scenari di collaborazione intranet alberto polzonetti
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Scenari di Collaborazione Intranet
Alberto Polzonetti
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Agenda
• Scenari di Collaborazione Intranet• La soluzione SharePoint Portal Server
2003• Funzionalità di Gestione
Documentale• Integrazione con Office System 2003
Scenari
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L’Information Worker
• Attore della PA che partecipa attivamente alle procedure dicreazionemanipolazionegestionefruzione
delle informazioni.
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Il Team Work
• La produttività di un team può essere misurata dalla capacità che hanno i suoimembri di trasformare le informazioni gestite in qualcosa che l’aziendapuò utilizzare.
• La produttività di un team, quindi, impatta sulla produttività aziendale.
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Problematiche
• Sovraccarico di informazioni, soprattutto e-mail
• Duplicazione involontaria di informazioni esistenti.
• Informazioni aziendaliconservate in “Documenti”
• Informazioni aziendali che vengono perse e non tesaurizzate quando un dipendente lascia l’azienda
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Problematiche
• Difficoltà nella distribuzione degli aggiornamenti di pertinenza del singolo attore
• Difficoltà nella gestione delle versioni dei documenti
• Il valore delle informazioni si perde a causa della difficoltà di poter “cercare”
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Esigenze
• Non devono esistere troppe possibilità di archiviazione delle informazioni
• Per i team deve essere facile avere accesso alle informazioni ad alto valore collaborativo
• Il backup di dati frammentati non deve rappresentare un costo eccessivo a carico dell’infrastruttura IT
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Soluzione: Intranet Aziendale• Genericamente semplice da consultare• Ma:
Tipicamente “statica” nel tempoDifficile da aggiornareSpesso contiene informazioni
obsoleteNon sostituisce altri strumenti di
collaborazione (e-mail, server di file)
La Soluzione SharePoint Portal Server 2003
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Architettura
Applicazioni e Componenti WebApplicazioni e Componenti Webdi Office 2003di Office 2003
Infrastruttura Web PartInfrastruttura Web PartInfrastruttura Web PartInfrastruttura Web Part
Microsoft .NET FrameworkMicrosoft .NET Framework
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Panoramica
• Prodotto server della famiglia Office System 2003
• Obiettivi:Offrire funzionalità di ricerca e di
definizione di aree per trovare ed organizzare informazioni
Creare portali / bacheche tematiche: sindacale, ricreativa, news…
Inviare contenuti personalizzati a particolari utenti
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Cos’è un “Portale”?
• Servizio che opera da mediatore di informazioni (infomediario)
• Consente di raggiungere numerose informazioni contestualmente rilevanti tramite un unico punto di accesso
• Un portale è sostanzialmente un aggregatore di informazioni, che facilita il lavoro di ricerca, filtro ed accesso a dati, servizi ed applicazioni
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Componenti• Motore per la creazione di
siti SharePoint• Parte di Windows Server
2003• Supporta la team
collaboration
• Motore per la creazione di siti SharePoint
• Parte di Windows Server 2003
• Supporta la team collaboration
• Prodotto server per la creazione di portali
• Consente di creare siti web direttamente nel portale
• Consente all’azienda di creare e gestire siti web personali e di team
• Prodotto server per la creazione di portali
• Consente di creare siti web direttamente nel portale
• Consente all’azienda di creare e gestire siti web personali e di team
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• Integrati in Windows Server 2003• Soluzione per lavorare insieme su documenti,
task, contatti, eventi• Piattaforma scalabile• Personalizzabile attraverso l’infrastruttura
Web Part• Gestione del versioning e del check-in/check-
out dei documenti
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• Gestisce, organizza e aggrega siti SharePoint• Offre un punto di accesso unico a:
Informazioni, applicazioni, conoscenze• Offre funzionalità evolute di indicizzazione e
ricerca• Consente di personalizzare la fruizione dei
contenuti in base ad audience di appartenenza
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Interfaccia
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Web Parts
• Componenti riutilizzabili che consentono all’utente finale di personalizzare l’home page di SharePoint semplificando o aggiungendo il dettaglio richiesto
• Si possono facilmente costruire soluzioni personalizzate utilizzando Web Parts già esistenti
• Gli sviluppatori possono creare Web Parts personalizzate
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Caso Studio: Provincia di Ravenna
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Caso Studio: Provincia di Ravenna
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Caso Studio: Provincia di Ravenna
Costruzione del Portale
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Raccolte Web Part
ProprietàWeb Part
ProprietàWeb Part
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Pagine Web Part• Composte di una o più Web Part.• Consolidano in un’unica interfaccia utente molteplici funzionalità
organizzate.• Si parte da modelli preconfezionati successivamente personalizzabili.
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Aggiungere una pagina Web part
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Lavori in corso…
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Lavori in corso……
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Pagina Web Part completa!
Funzionalità di Gestione Documentale
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Le Raccolte Documenti (Library)
• Le Library consentono di condividere file con gli utenti del sito
• Il tipo di Library dipende dal tipo di file (immagini, documenti,…)
• Presentano gli oggetti con varie viste informative con hyperlink agli oggetti
• È disponibile anche una vista “explorer” che consente anche la manipolazione dei documenti
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Creazione di una Raccolta
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Raccolta Documenti
• Consente:Gestione approvazione documentiCheck-in/check-out dei fileGestione delle versioniUpload di file
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Raccolta documenti
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Upload documenti
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• Funzionalità attivata a livello di Raccolta documenti
• I documenti “approvati” appaiono nelle viste pubbliche
• I documenti “in sospeso” o “rifiutati” non appaiono nelle viste pubbliche
Approvazione dei documenti
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Approvazione dei documenti
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Approvazione/Rifiuto Documento
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Approvazione/Rifiuto Documento
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Stato Documenti della Raccolta
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Estrai (Check-out)
• Quando un autore vuole modificare un documento, lo sottopone ad estrazione (“check-out”).
• Una volta effettuate le modifiche, il documento viene salvato nella relativa Raccolta.
• Mentre un documento è in “check-out”, nessun altro potrà effettuarvi modifiche.
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Estrazione Documento
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Archivia (Check-In)
• Gli altri utenti vedranno la nuova versione quando:L’autore effettua il
“check-in”oppureL’autore effettua il
“check-in” delle sole modifiche e mantiene il documento in “check-out”
Gestione daArea di Lavoro Condivisa
Gestione daArea di Lavoro Condivisa
Gestione in chiusuradel documento
Gestione in chiusuradel documento
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Versioni
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Raccolta Immagini
• Offre varie viste:DettaglioAnteprimaPellicola
• Genera slide-show• Consente l’invio di immagini ad
applicazioni
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Raccolta Immagini
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Elenchi
• Simili alle Raccolte documenti (versioni, workflow)
• Possono essere generati da fonti di dati Excel
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Importazione da Excel
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Elenco con Somme
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“Modifica nel foglio dati”
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Lista Attività
• È possibile assegnare attività ai membri di un team, definire priorità, visualizzare lo stato di avanzamento .
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Lista Problematiche
• Per generare report delle problematiche di un progetto.
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Liste Calendario• Per gestire sia eventi singoli che ricorrenti.• Collegamento con Outlook.
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Connessioni fra Web Part
• Consentono ad una Web Part di ricevere/inviare dati.
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Avvisi• Consentono di ricevere una notifica
tramite e-mail in caso di modifiche apportate al contenuto del sito.
• È possibile creare avvisi per Liste e Raccolte, e per singoli elementi.
• È possibile specificare il tipo di modifiche di cui si desidera tenere traccia (aggiunta, modifica o eliminazione di un elemento o di un file).
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Impostazione Avviso
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Avvisato!
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Elenco Siti• Serve a dare accesso, elencare ed
indicizzare i siti SharePoint o esterni.• Gestisce i link a siti esterni.• Offre viste organizzate e personalizzate.
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Funzionalità di Ricerca
• SharePoint Portal Server 2003 aggrega dati da più fonti:Cartelle ExchangeCondivisioniPagine e siti webDatabase Lotus Notes
• Può inviare Avvisi quando vengono aggiunti nuovi elementi
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Filtri per l’Indicizzazione
• SharePoint Portal Server 2003 include nativamente filtri per:Microsoft Office + Publisher + VisioHTML, XML, MIME, MHTTIFFFile testo (.txt)
• Disponibili IFilter aggiuntivi:VisioAdobe Acrobat (.pdf)Autodesk Autocad (.dwg)
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Risultati Ricerca
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Caratteristiche
• Risultati raggruppabili per origine.
• Ricerche per ambiti.
• Salvataggio delle query nei Collegamenti Personali.
Gestione dei Contenuti rispetto agli Utenti
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Accesso al Portale
• Gli utenti possono accedere al sito portale quando vengono inseriti in Gruppi del Sito.
• Gruppi standard:LettoreMembroCollaboratoreDesigner Web AmministratoreGestore Contenuto
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Gestione Utenza
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Concetti Base
• Profili utente Informazioni dettagliate sui singoli individui
dell’organizzazione (proprietà)
• Aree Modalità alternative di navigare fra i contenuti e di
effettuare ricerche
• Gruppi di destinatari (audience) Gruppi dinamici di utenti che condividono una o più
proprietà. Con le audience è possibile determinare quale Web Part compare nella pagina e filtrare le informazioni che compaiono nelle web part.
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Profili Utente
Utenti:• Persone che possono
accedere al sito
Profili:• Metadati sulle persone
utili per ricerche e perottenere informazioni
• Si possono importare direttamente da Active Directory
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Gruppi di destinatari
• Creati in base ai profili utente• Servono a veicolare le informazioni• Alcune Web Part consentono il
targeting
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Definizione Gruppo di Destinatari
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Aree
• Obiettivo:Archiviare ed accedere alle
informazioni in modo intuitivo• Le aree possono essere
organizzate dopo la lorocreazione
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Creazione Area
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Targeting di informazioni
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Sito Personale
• Creato automaticamente la prima volta che si clicca “Sito Personale”
• L’utente ne ha pieno controllo• È dotato di una visibilità “pubblica” e di una
“privata”• L’utente può aggiungere Web Part e sub-siti• Gli elementi della vista pubblica possono
essere automaticamente aggiunti all’indice del portale
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Vista Personale e Vista Pubblica
Integrazione conOffice System 2003
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Aree di Lavoro Condivise
• Utilizzabili da Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Visio
• Area ospitata da un server SharePoint dove colleghi possono condividere documenti e informazioni
• Fra le caratteristiche:• Raccolte Documenti• Liste di link• Liste di attività• Avvisi via e-mail
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Aree di Lavoro Condivise
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Discussioni Web
• Funzione collaborativa che consente agli utenti di avviare discussioni in thread a proposito di un documento, di una pagina web, di un paragrafo ecc.
• Sono disponibili per ogni documento salvato in un server SharePoint.
• Vengono salvate separatamente rispetto al documento nel database SharePoint.
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Discussioni Web da Word e da Browser
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Meeting Workspace• Sito web per centralizzare
informazioni e materialiinerenti un certomeeting (o serie dimeeting)
• Una richiestadi meeting inOutlook puòessere collegataad un MeetingWorkspace ocrearne uno
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Integrazione con FrontPage 2003
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Domande?