TransportforumTorsdag den 13 jan -11

Hur utvecklar TRV sin upphandlingsverksamhet?

Jan SchönbeckInköpsdirektör TRV

2 2023-04-07

Efter sammanslagningen av Väg- och Banverket har ökat fokus satts på att realisera besparingar och kostnadseffektiviseringar

Banverket och Vägverket samordnades 2010-04-01 i den nybildade myndigheten Trafikverket

− Skälen till detta är flera och en av de förväntade nyttorna är besparingar och högre effektivitet i verksamheten

− Myndigheten, som får ett anslag på ca 40 mdr kronor och en total omsättning på ca 45 mdr kronor, kommer att vara en av de största myndigheterna i Sverige

I den nya organisationen har Strategiskt inköp fått högt fokus och en nyinrättad central funktion för detta område har bildats

− Funktionen kommer att ansvara för och bidra till att realisera besparingar och kostnadseffektiviseringar inom hela den volym som Trafikverket spenderar

Trafikverket gör upphandlingar på anläggningsmarknaden för ca 30 mdr kronor/år vilket utgör ca 30-35 % av totalmarknaden

− Myndigheten är därför den enskilt starkaste beställaren och har en mycket viktig roll i styrningen av marknaden

Bakgrund

3 2023-04-07

En studie har genomförts med fokus på att kartlägga nuläget och fastslå en väg framåt

Under sommaren har en förstudie genomförts i syfte att:

− Kartlägga nuläget samt identifiera utvecklingsområden inom Inköp & Upphandling

− Analysera inköpsvolymen och uppskatta besparingspotentialen

− Utarbeta en handlingsplan för vägen framåt

Målsättningen är att vid utgången av 2012 etablerat en inköpsverksamhet i internationell toppklass, vilket bl.a. innebär att Trafikverket:

− Bidragit till förbättrad produktivitet i anläggningsbranschen

− Har fastställt och implementerat en övergripande inköpsstrategi och -policy

− Har implementerat kategoristrategier för prioriterade kategorier

− Implementerat en gemensam total inköps- och upphandlingsprocess – från planering till betalning

− Implementerat en ny inköpsorganisation

− Implementerat ett heltäckande integrerat inköpssystem

Projekt “SISU 2012”

Slutrapport – SISU Förstudie

2010-09-17

4 2023-04-07

För att förverkliga målbilden 2012 – “Inköp i toppklass” behöver behoven och inköpsarbetet samordnas tvärfunktionellt i TRV

Effektivitet/Kumulativa besparingar

Transaktions-orientering

Komersiell-orientering

Koordineringav inköp-

Internintegration

Externalintegration

Integration avVärdekedjan

Org.Mognad

Tvärfunktionellt Fokus

DECENTRALISERAD

Funktionellt fokus

CENTRALT LEDD

TRV2010

TRV2011

TRV2012

ReaktivtAdministativtOperativtInköpsstategi saknasDålig insyn i exakt vad man köper

Inköp centralt placeratGemensamma policies, systemTvärfunktionell koordinationAvtalstrohetFormulering av inköpsstrategi

KarakteristikaTvärfunktionell problemlösningTvärfunktionella teamTotal Cost ofOwnershipIntegrerade inköpssystemMätning av inköpsprestanda

5 2023-04-07

Arbete pågår för att förbättra upphandlings- och leverantörsstrategier

– Öka konkurrens vid upphandlingar

– Attrahera utländska entreprenadföretag

Upphandling kommer att involveras tidigare i upphandlingsprocessen för att bättre kunna påverka slutkostnad och bidra till en förbättrad överblick över Trafikverkets upphandlingar

Initiativ pågår för att förbättra möjligheterna att paketera projekt. Exempelvis kan mindre upphandlingar konsolideras till större anbud

Insatser pågår för att förbättra Trafikverkets möjligheter att genomföra omvärldsanalys samt öka kunskapen om leverantörsmarknaderna

Initiativ pågår för att förbättra planeringen av upphandlingar över året för attkunna öka konkurrensen och kunna paketera upphandlingarna på ett mera optimalt sätt

Pågående Initiativ

Slutrapport – SISU Förstudie

2010-09-17

Pågående initiativ inom upphandlingsområdet

6 2023-04-07

En förutsättning för besparingspotentialens fulla realisering är att alla utvecklingsområden adresseras.

Process

Strategi

Systemstöd

Organisation

Primära utvecklingsområden

• Gemensam kategoristruktur

• Övergripande inköpsstrategi, kategoristrategier och beställarstrategi som drar nytta av den samlade köpkraften, standardiserings-möjligheter, leverantörsreduktion, möjlighet till långsiktig gemensam planering, industrialisering/standardisering, paketering, identifiering av kostnadsdrivare , säkerställande av rätt entreprenadform etc.

• Policys och regelverk

• Mål, nyckeltal, uppföljning och styrmodell

• Gemensam heltäckande inköps- och upphandlingsprocess men anpassad efter kategoriernas olika förutsättningar

• Större fokus på processer för det strategiska arbetet och leverantörsstyrningen

• Tidigare involvering av Inköp & Upphandling i processen

• Säkerställ en tydlig och koordinerad Inköps- och upphandlingsorganisation

• Tydliggjorda roller och ansvar

• Förstärkt inköpsstrategisk kompetens, såväl kunnande som dimensionering

• Implementera ett inköpssystem i Trafikverket med nödvändig funktionalitet

– Strategiskt och taktiskt inköp – kategoristrategi och upphandling

– Operativt inköp – avrop/ beställning, införskaffning och betalning

– Hantering av kontrakt – skapande av kontrakt, registrering av kontrakt, finansiella överenskommelser etc.

– ”Procurement intelligence” – insamling, strukturering och analys av inköpsdata

Besparingspotentialinom direkta inköpoch indirekta inköp

Besparingspotential

7 2023-04-07

% Potentiell besparing

Hög

Låg

Kriterier Tvärfunktionell process

Analys & kategoristrategi Upphandling & skriva avtal Avropa/Beställa och processa faktura & betalning

Fokus på Totalkostnad

Inköp- och upphandlingsexpertis

Pris

Processeffektivitet

Transaktionskostnad

Analys av funktion / affärsvärde

Alternativa produkter och lösningar

Konsolidera volymer

Global sourcing / ”Low Cost Sourcing”

Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer

Öka konkurrensen

Förhandlingsstrategi& kompetens

Elektroniska avrop & Attester

Samfakturering

Inköpskort

Automatisk faktura-matchning60-80% av potentiell besparing

Industrialisering/Standarisering

Förutsättningarna för 60-80% av den totala besparingspotentialen skapas i det strategiska inköpsarbetet, dvs. steget innan upphandling

8 2023-04-07

FörstudieUtredning och

tillåtlighetPlanering och laga

kraftProjekt-

eringByggande

Upphandlarna måste in tidigare i Anskaffningsprocessen för att ha möjlighet att substantiellt kunna påverka kostnaden av ny infrastruktur

Påverkbarhet på slutkostnaden

• Exempel på effekter av att upphandlarna kommer in tidigare i processen:

– Tidig identifiering av kostnadsdrivande krav i förfrågningsunderlagen– Utveckling av upphandlingsstrategi inkl. försörjningsrisker, marknadsanalys, resultat från liknande upphandlingar,

konjunkturläge, styrkeförhållande köpare/säljare– Paketering av upphandlingar för att nyttja leverantörsmarknadens resurser optimalt– Tillförande av kunskap om hur man bäst når flest anbudsgivare

9 2023-04-07

Pro

ce

ss

Systemstöd

Org

an

isa

tio

n

Hösten 2010 2011 2012

KommunikationStrategi

Nuläge

Inköpsprocess definierad och processägare utsedda

Kategoristruktur etablerad

Inköpsprocess implementerad i hela organisationen

Inköpsprocess testad i pilotmiljö

Enhetliga mallar utarbetade

Arbetssätt för erfarenhets-återvinningetablerat

IU:s roll och mandat etablerad i hela organisationen

Ny inköpsorganisation utvecklad inkl. roller & ansvar, dimensionering, struktur etc.

Ny inköpsorganisation implementerad

Kategoriteam implementerade för utvalda kategorierInköpsråd

etablerat

CTM-utbildninggenomförd

Kravspecifikation för inköpssystem

CTM implementerat

Verktyg för planering av upphandling utvecklat –samordna med Samhälle

Integrera inköpssystem med befintliga stödsystem

Inköpssystem implementerat

Inköpssystem upphandlat

Kategoristrategiprocess implementerad

Ny inköpspolicy och övriga styrdokument etablerade

Besparingspotential förankrad

Identifierade ”vågor” för utrullning av kategoristrategier

Utvecklad kanalstrategi (hur beställa?)

Kategoristrategier implementerade (piloter)

Strategi och handlingsplan för utländska leverantörer

IU:s roll, fokus och mandat kommunicerat i hela org.

Kommunikationsstrategi och -plan för IU

Utvecklat intranät samt arena ”Inköp och upphandling”

Inköp och Upphandling i internationell toppklass!

Marknadsundersökning (analys) avseende inköpssystem

Positiv atti tyd till och hög kännedom om IU

Ny inköpsstrategi etablerad

Nuvarande beställarstrategi etablerad

Utvecklad strategi för extern effektivitet

Målbild 2012

Transformationskartan visar milstolpar på vägen mot målet att skapa Inköp och upphandling i internationell toppklass

10 2023-04-07

Illustrativt

Kategoriteam etableras för prioriterade kategorier.

Kompetensprofil för kategoriteamet

• Teknisk/funktionell kunskap om de produkter/tjänster som ingår i kategorin

• Kunskap om hur produkterna/tjänsterna används internt inom organisationen

• Kunskap om leverantörer och leverantörsmarknad

• Strategisk inköpskompetens

• Upphandlings- och förhandlingskompetens

• Kunskap om vilka krav som de interna kunderna har, och hur det påverkar kraven på de produkter/tjänster som upphandlas

• Kunskap om lagar & regler som påverkar vad, hur och från vem som produkterna / tjänsterna ska upphandlas, t.ex. LOU/LUF

Sammansättning av kategoriteam

Kategoriteam är en sidostruktur till den funktionella organisationen ochbygger på att man sätter samman en tvärfunktionell grupp av personermed olika kunskap om de produkter/tjänster som ingår i kategorin

Kategori Team Ansvarig

Ekonomi

Specialist

Upphandlare

Beställare

Användare

Tekniker

Certifiering

Kategoriteam

11 2023-04-07

Former för kategoriteam utformas för utvalda direkta och indirekta kategorier

Stötta

• Bidrar med upphandlingsexpertis, historiska anskaffningsvolymer, och kunskap om leverantörs-marknaden

Leda

• Tar en mer ledande roll men med djup involvering av verksamheten i kommersiella beslut

Driva

• Driver processen med begränsad involvering av verksamheten

Strategiska inköpsfunktionens roll

Broentreprenader (serie) IT Hårdvara Kontorsmaterial

Kategori- ansvarig

Kategori- ansvarig

Kategori - ansvarig

”Verksamheten”

”Inköpsfunktionen”Involvering

Kategorier (exempel)

Verksamhetsområdena

Strategiska inköpsfunktionen

12 2023-04-07

Centrala funktioner

Genom att fokusera på kategorier snarare än funktion skapas en effektiv samverkan inom inköp och upphandling

Investering Trafik Stora Projekt Resultatenheter

Kategori 1

Kategori 2

Kategori 3

Kategori 4

Kategori 5

Kategori n

ILLUSTRATIVHuvudansvar för kategorin

Ett starkt kategorifokus kräver samarbetsvilja och gemensamma mål.

Medlem kategoriteam

13 2023-04-07

Varför ett systemstöd för upphandling?

Viktiga vinster är:

• Möjliggöra e-handel• Ett gemensamt och strukturerat arbetssätt• Förkortade upphandlingstider och effektivare

administration – Lägre kostnader• Enklare och effektivare uppföljning –

upphandlare/verksamheten• Enklare erfarenhetsåterföring• Förstärka leverantörernas bild av TRV som en

upphandlande enhet• Förenkla anbudsgivning för leverantörer

• Ligger i linje med Regeringens handlingsplan för e-förvaltning

14 2023-04-07

Potentiella intressenter för information om upphandlingsverksamheten

Upphandlare

TRV som myndighet

InternrevisonArbetstagarorg./fack

Projektledare/ uppdragsgivare

Marknadsstrateg

Externa tillsynsmyndigheter

Upphandlingschef

Ledningsgrupper

Upphandlingsstrateg

INTRESSENTER

15 2023-04-07

Syften med att fånga information –

mer för pengarna genom uppföljning, fakta och kunskap

Få underlag för:• att skapa nyckeltal• att utveckla och följa upp vårt sätt att upphandla, villkor, paketering etc -

erfarenhetsåterföring.• att utveckla våra relationer med leverantörer• marknadsanalys och strategiskt inköpsarbete• att utveckla och effektivisera vår egen upphandlingsverksamhet• att kvalitetssäkra rapportering av upphandlingsverksamheten