sharepoint hpr case jyväskylän energia

www.jyvaskylanenergia.fi

Case Jyväskylän Energia: Kokemuksia ja oppeja uusien välineiden käyttöönotossa

Sharepoint HPR 19.-20.11.2015

Kehitys- ja viestintäjohtaja Satu Kuusinen20.11.2015

2 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi

Jyväskylän Energiasta ja puhujastaJyväskylän Energia

Energia- ja vesiyhtiö, joka tuottaa, myy ja jakelee sähköä, lämpöä ja vettä

n. 250 työntekijää, neljä toimipaikkaa, liva n. 200 M€

Tuotannollinen + asiantuntijaorganisaatio

Isoja muutoksia viimeisten vuosien aikana: strategia, organisaatiorakenne, yrityskulttuuri, liiketoimintamallit, toimipaikat…

• Erityisen paljon tarvetta uudistuville sisäisen viestinnän ja johtamisviestinnän välineille

www.jyvaskylanenergia.fi / www.ilovirta.fi

@JKLenergia / @ilovirta

Satu Kuusinen, kehitys- ja viestintäjohtaja

Palvelujen johtaminen: HR, ICT, yritysviestintä, yritysturvallisuus, assistenttipalvelut

Kehitystehtävät: johtaminen, strategia, ohjelmajohtaminen, kehitysprojektisalkku

Ammatilliset kiinnostuksen kohteet: ihmisten ja toiminnan johtaminen, strategiat, viestintä, toimintatapojen uudistaminen, digitalisaatio, sosiaalinen media …

[email protected]

@satukuusinen

http://www.jyvaskylanenergia.fi/

http://www.ilovirta.fi/

mailto:[email protected]

Einari -intranet

Yammer

Havainnot

Työtilat• Sisäiset• Extranet• Tiimeille• Projekteille• Prosesseille• Yhteiset

sähköpostilaatikot• Mobiilikäyttö

Arkistointi• Integraatiot

Haku jäädytettyihin vanhoihin aineistoihin

Asianhallinnan askeleet


Sharepoint intranet, ”EINARI”• Ensimmäiset tarpeet:

• Ohjeet, työkalut, tiedotteet, organisaatiotieto ym yhdestä paikasta, helposti löydettävissä

• Dokumenttien hallinta, prosessien tehostaminen, sähköpostin vähentäminen

• Viestinnällinen intra ensin • Ns ”pysyvämpi” tieto, eli uutiset, tiedotteet, ohjeet, tapahtumat, blogit,

mediaseuranta, asiakastiedotteet…• Työkalulinkit eri järjestelmiin (HR, matkustuksenhallinta, taloushallinto…)

• Työtilojen käyttöönotto seuravaksi• Ryhmätyötilat, projektityötilat, ryhmien välinen yhteistyö

• Asianhallinta + dokumenttien hallinta etenevät parhaillaan• Havaintojen (aloitteet, poikkeamat, turvallisuushavainnot ym) käsittely• Sopimusprosessi, sopimusten hallinta• Palaveriprosessi, tehtävien hallinta• Ohjaavien työnkulkujen hyödyntäminen työprosessien kehittämiseen (esim.

aikaisemmin sähköpostilla hoidettavat töiden ja dokumenttien jakamiset ym)

2013Päivitys SP 2010:stä vuonna 2013


Yammer• Ensimmäiset tarpeet:

• Kuinka liikkuvaa työtä tekevä johtoryhmä (tai jokin muu ryhmä) saisi tehokkaasti kommunikoitua ja jaettua tietoa, ajatuksia ja mielipiteitä sekä tehtyä päätöksiä tehokkaasti, kun yhteistä palaveriaikaa on aina liian vähän

• Kuinka useammalla toimipaikalla työskentelevää työyhteisöä saisi tiivistettyä, tuotua lähemmäksi toisiaan

• Kuinka saada aikaan työpaikan kahvipöydän tunnelma virtuaalisesti ja mobiilisti -> ”250 työkaveria taskuun”

• Liikkeelle epävirallisella mallilla, eli annettiin asian levitä vapaasti hetken aikaa

• Johtoryhmä loi itselleen tunnukset + Sharepoint –koulutuksessa ollut muutaman työntekijän ryhmä

• Huhu liikkeelle (”tulkaa yammeriin”), ei virallista viestintää tai ohjeistusta aiheesta

• Kun kolmasosa henkilöstöstä oli luonut itselleen tunnukset, keskustelu kävi jo vilkkaana, ryhmiä oli perustettu ym, aloimme olla vakuuttuneita siitä, että väline on toimiva

• Johtoryhmällä tässä vaiheessa jo kokemusta välineestä: päätöksentekoprosessi onnistuneesti Yammerissa, strategisten aiheiden käsittelyä avoimessa keskustelussa, ryhmän yhteishengen ylläpitämistä ym

2014Liikkeelle ilmaisversiolla ja viraalilla kampanjalla


Yammer-käyttöönotossa kysymys muustakin kuin yhden järjestelmän käyttöönotosta, siksi huolellinen suunnittelu tärkeää• Osana asiahallinnan projektia ja viestinnällisenä kärkenä eri

viestintävälineiden sopivuus eri tarkoituksiin

• Onnistumista edisti yhteisömanagerien kouluttaminen ja projektiryhmän laajentaminen (markkinointi, viestintä, HR, ICT…)

• Ennakoiva viestintä ennen käyttöönottoa: blogit intrassa, sissimarkkinointi kahvihuoneissa ja työpaikan vessojen peileissä, virallinen tiedote, johdon kirjoitukset aiheesta…

• Lanseerauspäivänä jalkautuminen työpisteisiin ja neukkareihin, auttaminen kädestä pitäen: sosiaalinen lähestymistapa

• Käyttötapausten pohdinta ennakkoon ja epävirallisessa käytössä olleen ilmaisversion sisällön siirtyminen lisenssiversioon: Yammerissa jo elämää käyttöönoton alusta alkaen

• Yammerin ja intran yhdistäminen

• Kirjautumiset kerralla kuntoon, eli ei erillisiä kirjautumisia Yammeriin ja intraan

Elämä uusien välineiden käyttöönoton jälkeen?


Onnistumisia• Viestinnän monipuolistuminen ja moniäänistyminen

• Työnantajan jakama tieto monipuolisempaa, taustoittavampaa

• Kaikki viestii- periaatteen eteneminen: uutisten ja yammer-postausten kynnys matalana ja osallistumisen aktiivisuus pysynyt hyvänä

• Mahdollisuus tavoittaa koko henkilöstö ja jakaa tietoa ja käydä keskustelua ainutlaatuisilla kokoonpanoilla

• Herätys työprosessien kehittämiseen, mahdollisuudet vaikuttaa esim. turhien työvaiheiden poistamiseen

• Kun sisäinen some-kynnys on ylitetty, astuminen ulkoiseen sosiaaliseen mediaan ja työntekijälähettilyys helpottuu

• Konkreettisia esimerkkejä: keskustelut toimialan ja toimintaympäristön strategiaan vaikuttavista muutoksista, äänestykset henkilöstön joululahjan suuntaamisesta hyväntekeväisyyteen, asiakaslupausten konkretisoiminen ja lanseeraus, biisilista pikkujouluihin, kysymykset ja saadut vastaukset…


Haasteita ja kompasteluja• Miten tavoitetaan ne, jotka eivät istu työkseen

ruudun äärellä?

• Miten työhanskat ja kosketusnäyttö toimivat yhteen?

• Nimellä vai nimimerkillä?

• Lipsahdukset ja äkkipikaistukset keskusteluissa

• Tiedon avoin jakaminen vs yksityisyyden tarve: tuleeko kaiken työskentelyn olla läpinäkyvää koko organisaatiolle?

• Elämää helpottaviksi suunnitellut uudet välineet eivät aina osoittaudukaan niin helpoiksi

• Yammer-keskustelujen jatkuessa ja jatkuessa ja ryhmien lisääntyessä vaarana homman rämettyminen ja tiedon hukkuminen


Uusien välineiden käyttöönottojen haasteellisuus vaihtelee. Mikä saa työntekijän innostumaan?

• Yammer-käyttöönotto kuitenkin yksinkertaista: talo on valmiiksi rakennettu, alat vain leikkimään

• Sharepoint-pohjaiset ratkaisut voivat olla haastavia: vaativat osaamista, suunnittelua ja harkintaa, räätälöintien sudenkuopat väisteltävä, on-prem vs pilvi -erot ymmärrettävä jne. Palikoista saa rakennettua vaikka mitä, mutta vaatii suunnittelua ja osaamista

• Uusien toimintamallien ja välineiden käyttöönottaminen vaatii myös paljon pois oppimista: mistä vanhoista toimintatavoista luovutaan?

Miten tapa tehdä työtä muuttuu? (esimerkkejä)

Sähköposti minulle Yksisuuntainen tiedottaminen Tiedostot tallennettu kansioihin Hankala tiedon etsiminen Käyttöoikeuksien hallinta vaikeaa Asiat hajallaan siellä täällä Asioiden muistelu, post-it –laput,.. Työskentely ”sidottu” työpaikkaan

Sähköposti tiimille/ryhmälle (Työtilat)Monisuuntainen viestintä (Yammer)Tiedosto merkitään tunnisteilla (SP)Tehokas haku (SP, verkkolevyt)Asioiden läpinäkyvyys organisaatiolle Asiat löytyvät yhdestä paikastaOhjaava työnkulku: muistuttaa ja vastuuttaaMobiilikäyttö: asioidenhallinta paikasta riippumatonta


Ymmärrämmekö riittävästi, millaisia muutoksia olemme tekemässä, kun otamme uusia välineitä käyttöön?• Ylhäältä alas – muutoksenohjaus ei aina toimi!

• On jalkauduttava rohkeasti lattiatasolle: tutkimaan, millaisia työtehtäviä oikeasti tehdään ja millaisia välineitä niihin tarvitaan

• Työ ei aina tapahdu siistissä sisätoimistossa oman läppärin äärellä eikä mobiili työ tarkoita vain autolla neukkarista toiseen ajelemista

• Esim. rakennuttajat: millaisia prosesseja ko työhön liittyy, millaisia asioita (dokumentteja, tietoja, aikatauluja, listoja, kalentereita, kuvia jne) käsitellään ja käytetään

• Esim. voimalaitoksen kunnossapidon asentajat: millaisia välineitä he käyttävät, millaisissa olosuhteissa he työskentelevät

• Valitettavasti käytettävyydeltään vaikeat uudet ratkaisut aiheuttavat aina vastarintaa ja vievät luottamusta muihinkin uusiin välineisiin

Kun kädessä on vasara, kaikki alkaa

näyttää naulalta?

kaikille välineille on omat hyvät käyttö-

tarkoituksensa

Välineitä rohkeasti kokeilemalla oppii

varmasti!

KIITOS JA NÄKEMIIN!

Muista myös: www.jyvaskylanenergia.fi

[email protected]

@satukuusinen

http://www.jyvaskylanenergia.fi/

mailto:[email protected]

sharepoint hpr case jyväskylän energia

Leadership & Management