sistema universitario ana g. mÉndez. a través de ejercicios, los participantes podrán: ...
TRANSCRIPT
SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ
A través de ejercicios, los participantes podrán:
Identificar elementos de éxito de una reunión efectiva.
Identificar barreras en la coordinación y convocatoria.
Definir soluciones efectivas a su proceso de coordinación y convocatoria.
Identificar métodos de convocatoria efectivos.
Identificar características de una agenda.
Identificar elementos de etiqueta protocolar general: seguimiento, bienvenida, registro, arreglo de las facilidades, alimentos, etc.
Definir acuerdos generales de coordinación exitosa.
¿Para que nos sirven las reuniones?
¿Cómo sabemos que una reunión fue efectiva?
Grupo de dos (2) o más personas que concuerdan hablar o aclarar algo de un
mismo interés.
Se puede ELIMINAR LA REUNIÓN mediante
el uso de…
◦Una llamada o conferencia telefónica.◦Carta, memorando o correo electrónico.◦Tomando decisión y aceptando
responsabilidades.◦Consolidarla con otra reunión futura.◦Mejorando la organización.
1. Selección del lugar apropiado según el tipo de reunión y la cantidad de participantes.
2. Preparativos y elaboración de materiales.
3. Tres semanas antes enviar la convocatoria o invitación.
4. Dos semanas antes se enviará el material informativo a los participantes.
5. Dos días antes se cotejará todo lo requerido para la Reunión.
6. El día de la reunión.
7. Después de la reunión.
INFORMATIVAS TOMA DE DECISIONES
Presentación Tiempo específico. Facilitador presenta y la
audiencia escucha. Tamaño de la audiencia
varía. Se invita a todo el que
necesite participar.
Interacción Tiempo varía
dependiendo necesidades.
Facilitador y audiencia participan activamente.
Grupo no mayor de 12 personas.
1. Reuniones para identificar los problemas.
2. Reunión para generar soluciones.
3. Reuniones para evaluación y toma de decisiones.
4. Reunión para planificar.
5. Reunión para administrar.
Convocatoria
Roles y Responsabilidades
Agenda
Actas
Líder Anotador o Escribano Administrador del Tiempo Responsable del Orden Facilitador Participante
AGENDA REUNIÓN (Tema): Proyecto de Revisión Curricular
Lugar: Salón de ConferenciaDía: 20 de noviembre de 2008 Hora: 9:00 a.m. - 10:30 a.m.
OBJETIVOS PARTICIPANTES Y ROLESMARQUE
ASISTENCIA
1.Identificar objetivos cumplidos del proyecto.2.Describir actividades por completar. 3.Identificar necesidades y acuerdos.
Julio - Líder
Carmen – Time Keeper
Pedro - Observador
María – Anotador Acuerdos
TEMA O ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (MINUTOS)
1.Bienvenida y objetivos. Julio – Líder 1
1.Verificar la agenda. Julio – Líder 1
1.Verificar los roles para la reunión. Julio – Líder 1
1.Reconocimientos Todos 5
1.Proyecto revisión de objetivos Todos 20
1.Informe de actividades y necesidades. Todos 20
1.Identificar acuerdos. Carmen y María 10
1.Temas libres. Todos 5
1.Próxima reunión. Julio - Líder 5
1.Evaluar reunión Pedro - Observador 5
Listado de acuerdos.
Próximas actividades.
Personas responsables y roles.
Compromiso y fechas para éstos.
Participantes de la reunión.
Resultados de la evaluación.
Reunión: ______________________________________________________________Fecha: _____________________________ Tiempo de duración: ____________Asistentes: _____________________________________________________________
MATRIZ DELEGACIÓN DE TAREAS (PLAN DE ACCIÓN)
ACTIVIDADESFECHA
ESPERADARESPONSABLES
FECHA SEGUIMIENTO
ACUERDOS GENERALES
ACUERDOSPRIORIDAD
(1-3)
1.
2.
3.
Visita nuestro website: www.peoplesadvantage.com