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SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023

Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ?

26.05.2009

Workshop e-HR,

Projectorganisatie

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D ataB aseO racleH umanR esourcesA dministration

Projectnaam DBOHRA

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• FAVV:– Centrale administratie– Standaard pakket– Geïntegreerd werken

• FOD VVVL:– Bijkomende wensen:

Interface C.D.V.U. Training Administratie Posities en budgetting Self-service

Aanleiding

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Review Board

PM CronosPM

FAVV/FOD VVVL

Team lead FunctionalFAVV

Team lead Functional FOD VVVL

Functional TeamTechnical Team ICT

ICT FAVV ICT FOD VVVLKey-users

Key-users Part Time

Key-users

Key-users Part Time

Project organisatie

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Project methodologie

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Organiseren van werkgroepen per functioneel domein

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Projectaanpak as is to be in kaart brengen

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Signalitiek & affectatie Proces werving Proces loopbaanbeheer

Afwezigheden & Anciënniteiten Registratie afwezigheden & anciënniteiten

Ontwikkelcirkels Proces Ontwikkelcirkels

Posities & budgetting Beheer personeelsplan

Trainingen Beheer van trainingen

Payroll & interfacing Proces Loonverwerking

Onderhoud werkstructuren, Self-Service & Security

Processen

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Applicant Management

Staffing Strategy Vacancy Management

HR1310ManageBudgets

HR1310ManageBudgets

HR0189Identify

Vacancy

HR0189Identify

Vacancy

HR0195/HR0196Screen

Applicants

HR0195/HR0196Screen

Applicants

• Identify funding

Enterprise Flows: HRMS : Recruit to Hire

• Describe Openings• Gain Approval• Contract/ Permanent

PlanStaffing

PlanStaffing

• From Organisational Structure ChangeProcess

ApplyRecruitingPolicies

ApplyRecruitingPolicies

Prepare to Recruit

HR1222PostJobs

HR1222PostJobs

• External Agencies• Web• Adverts• Referrals

Pre-Hire Processes

HR0197MakeOffers

HR0197MakeOffers

HR1249Manage

RemainingApplicants

HR1249Manage

RemainingApplicants

HR0192Manage

Contracts

HR0192Manage

Contracts

AttractProspects

AttractProspects

HR1248Recruitment

Strategy

HR1248Recruitment

Strategy

• Proactive • Job Boards• Agencies• Intranet & Internet

HR0198Track

Applicants

HR0198Track

Applicants

• Terms and conditions• Document Generation

• Automated

• Applicant status• Communication

• Interviews• Assessment tests• Competency based

• EEO

EvaluateRecruitment

HR1250Analyse

RecruitmentPerformance

HR1250Analyse

RecruitmentPerformance

Vision Corporation

Applicant

HR Specialist

HR Administrator

Line Manager

HR Director

Employee

Payroll Clerk

Payroll Manager• x

Place Workers

StartInductionProcess

StartInductionProcess

• Mass updates• Retain on file• Reject

• See separate flow

•Measure recruitment effectiveness

Apply fora Job

HR0191Make and progress Application

HR0191Make and progress Application

• Personal details

• Job Preferences

Return

Flow Value Statement

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To-be Hoofdprocessen

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Voorbeeld: To-be Proces voor Trainingen

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Projectopvolging: maandelijkse stuurgroepen

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• Project Initiatie Document• Kwaliteitsplan• Communicatieplan

Concrete deliverables per fase: project

definitie fase

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• Project Management:– Project detailed planning & opvolging– Ondertekening Project Documenten:

Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan

• “Definition” fase:– Hardware inrichting + Installatie Oracle HRMS– Inrichting FOD template– Systeeminitiatie voor Key-users– Vastleggen Detailed Business Requirements in de verschillende

werkgroepen– Overleg met C.D.V.U. over interface

Voorbeeld voortgangsrapportage - Volgende periode

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Project Management:• Opvolging werkgroepen business requirements• Afspraken met ICT Infrastructuur FAVV ongoing “Definition” fase:• Deze fase houdt het bepalen van de detailed business

requirements in, en inrichting FOD VVVL template. • 8 werkgroepen samengesteld, met 8 Teamleiders (in totaal

30 klant projectmedewerkers) => business requirements klaar en gereviewed

• Alle documenten staan op eCommunities met hun verschillende versies

• Business requirements goed in beeld, buiten nog een aantal issues (Issue log / Kwaliteitsrapport)

• FOD VVVL template ingericht; werk aan common template kan starten 01/06/2006.

Voorbeeld voortgangsrapportage-Vooruitgang deze maand

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Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

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Ref. Type Omschrijving Kans Effect Risico UpdateR-001 Eisen en wensen C.D.V.U. op dit

moment nog niet gekendZo snel mogelijk afspraken maken met C.D.V.U. en terugkoppelen in de Stuurgroep

5 5 25 SG1

2 5 10 SG20 5 0 SG3

R-002 Werken voor en met 2 verschillende organisaties; uitloop door discussiepunten

Goede afstemming met de Stuurgroep; Korte lijnen naar Stuurgroep leden (zie ook Kwaliteitsplan)

4 4 16 SG2

3 4 12 SG3

R-003 Momenteel zijn er 30 Key-users voorgesteld in het project; uitloop

Indeling in 8 werkgroepen; inrichting gebeurt enkel door de teamleiders van elke werkgroep

3 2 6 SG2

R-004 Beschikbaarheid van de Key-users Opnemen in Kwaliteitsplan 3 3 9 SG2Vakanties 4 5 20 SG3

R-005 Project start vertraagd; planning einde van het jaar mogelijk niet haalbaar (geen slip op de planning)

Strak sturen; "early warning": aandacht van de Stuurgroep trekken, zodra probleem dreigt te ontstaan. (zie ook Kwaliteitsplan)

4 4 16 SG2

R-006 Voortschrijdend inzicht Duidelijke PID en Kwaliteitsplan, vooraf goedgekeurd

4 1 4 SG1

Self-Service financieel; Payroll interface (o.a. Gesper koppeling)

4 2 8 SG2

BR030 duidelijk en vastgelegd; werkgroepen komen tot oplossingen

2 4 8 SG3

R-007 Blocking issues waar het project niet uit geraakt

Mogelijkheid om tussentijdse Stuurgroepen samen te roepen

4 3 12 SG2

R-008

R-999 Allerlei kleinere risico's Geen 5 1 5 SG24 1 4 SG3

Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

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• Uitvoerend werk

Mijlpaal Budget Besteed ETC EAC%

Complete

Balance Score

W / EAC E / EAC

1 85 89 4 93 95,7% 109,4% 22 192 0 187 187 0,0% 97,4% 13 165 0 155 155 0,0% 93,9% 14 62 0 57 57 0,0% 91,9% 15 10 0 10 10 0,0% 100,0% 1

Totaal 514 89 413 502 17,7% 97,7% 16 20 0 20 20 0,0% 100,0% 17 15 0 15 15 0,0% 100,0% 18 80 0 80 80 0,0% 100,0% 19 15 0 15 15 0,0% 100,0% 1

10 5 0 5 5 0,0% 100,0% 1Totaal 135 0 135 135 0,0% 100,0% 1

Budgets

Voortgangsrapport - financieel (1)

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• Project based

• Samenvatting

Last Updated on

Budget Gebruikt Voortgang Gepland Duration Balance Score

Progress

139 32 23,0% 23,0% 100% 1DBA 60 16 26,7% 25,0% 107% 2

63 0 0,0% 5,0% 0% 1262 48 18,3% 42,0% 44% 1Total

dinsdag, mei 30, 2006

Profiel

PM

Budgets

Contingency

Budget Besteed ETC EAC%

Complete Balance Score

W / EAC EAC / E

911 137 774 911 15,04% 100,00% 1

Budgets

Voortgangsrapport - financieel (2)

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Centrale bibliotheek van alle projectdocumentatie

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E-HR: un rêve ou un cauchemar?

Gestion Fonctionnel de DeBOHRA26/05/2009

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Inhoud

1. Base de données: suivi2. Manuel de qualité: processus3. Rôles:

-Utilisateurs clés-Gestionnaire fonctionnel-ICT-Consultants

4. Communication- Utilisateurs clés - Utilisateurs

5. Etat des lieux depuis le go-live

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Suivi des demandes Base de données en Access: depuis mars 2007

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Manuel de qualité

• Le Processus de la gestion fonctionnelle: 4 sous-processus– Suivi des demandes– Analyse fonctionnelle– Analyse technique– Tester les nouvelles applications

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Première analyse au moment de l’enregistrement de la demande:

• Module + Chemin de navigation • Type de demande: liste de valeurs, interface,

workflow, erreur de conversion,..• Déterminer les priorités : 1, 2, 3• Problème Bloquant / Non-bloquant• Impact sur les interfaces (exp. Protime)• Rédiger un rapport :

– En cas d’un message d’erreur: reproduction du message d’erreur

– Accorder le suivi à ICT ou à Cronos suite à une concertation avec ICT

Suivi des demandes

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Analyse fonctionnel

• Nouvelle application / adaptation d’une application • Structure:

– Nom de l’application– S’il s’agit d’une modification: analyser l’impact sur les

données existantes– En deux langues: liste des champs à ajouter ou à supprimer

avec mention du libellé et du type de champ (texte, numérique, liste des valeurs et les valeurs, obligatoire/non-obligatoire).

– Proposition pour l’écran– Workflow: s’il s’agit d’une application en self-service – Texte de l’aide en deux langues: s’il s’agit d’une application

en self-service– Validation par l’utilisateur clé

• Rapport pour ICT/Consultant

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Analyse technique

• ICT / Consultant– Estimation des frais et du temps– Explication de la solution

• Consultation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT

• Après approbation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT :– Exécution par ICT / Consultant– Documentation détaillée

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Tester

• Par le gestionnaire fonctionnel / Membre du team e-HR/ utilisateur clé

• Feedback des tests à ICT / Consultant– Application OK: mail confirmation pour mettre la

nouvelle application en production.– Application pas OK: mail modifications demandées

ou rapport avec reproduction des messages d’erreur.

• Implémentation en Production – Le gestionnaire fonctionnel teste l’application dans

l’environnement de production– Communication vers le Service P&O et les utilisateurs

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Communication

• Tous les trois mois un rapport des demandes clôturées est envoyé aux utilisateurs clés/ICT/Consultants/Peter Samyn

• Utilisateurs: une nouvelle application en Self-service – Via l’intranet / newsletter– En consultation avec le service de communication

• Support:– Via module e-learning– Formation

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Rôles

• Utilisateurs clés

• 1 ou 2 Utilisateurs clés par module:- Signaler les problèmes et les modifications nécessaires- Participer aux réunions de suivi- Tester les nouvelles applications du module

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Rôles

• Gestionnaire fonctionnel : Vera De Wilde

• Responsabilités– Enregistrer change requests / issues dans la base de

données– Préparer une analyse fonctionnelle avec l’utilisateur clé– Collaboration avec ICT et consultants– Assurer le suivi des change requests et issues– Tester les nouvelles applications– Communication vers les utilisateurs finaux (back-office

et self-service) – Faire le suivi du budget – Former les utilisateurs finaux– S’informer de façon proactive des besoins des services

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Suivi du budget

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Rôles

• ICT– Peter Wauters (Conseiller Program Management)– Beert Vanden Eynde (Attaché Business Analyse)

• Responabilités - Gestion des profils de sécurité et des user accounts - Cloning de PRD vers TST: 2 fois par an- Gestion workflow self-service

- Analyse technique des issues et change requests- Résoudre les issues et implementer les change requests

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Gestion des profils de sécurité

Security

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Gestion workflow self-service

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Rôles

• Consultants externes de Cronos – Paul Van Hoof (fonctionnel)– Reinout Decock (fonctionnel)– Ann Van Roosbroeck (fonctionnel)– Frederik Van Huffel (technique)– Kurt Vanclooster (technique)

• Responsabilités - Donner des estimations du travail pour implémenter un change request - Analyse technique des issues et change requests- Résoudre les issues et implementer les change requests- Documenter les solutions : transfert des connaissances

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Demandes depuis le go-live• Depuis mars 2007: 233 demandes

Overzicht

9%6%

7%

70%

0%

2%

6% Afgewezen

In behandeling

Nieuw

Opgelost

Ready for testing

Ticket Oracle

Waiting forfeedback user

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Nouvelles applications depuis le go-live

• Utilisateurs (Self-service)– Demande d'autorisation d'utiliser la bicyclette /

Demande paiement indemnité vélo– Demande allocation de foyer– Demande d’activité rémunérée – Adaptations de l’interface : usabilité – Cercles de Développement : Enregistrement des

entretiens avec les rapports– Rapports pour les managers

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Nouvelles applications depuis le go-live

• Back-office– Extension de l’outil de rapportage Intelligence Plus :

plusieurs change requests– Adaptations des listes de valeurs: très fréquent– Conversion des numéros bancaires vers les codes IBAN

+ code BIC– Conversion des articles budgétaires (SCDF)– Ajouter la responsabilités pour la gestion les listes des

valeurs dans le back-office

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En développement

• Elargir les fonctionnalités du module Cercles de Développements– Gestion des compétences– Gestion des objectives

• En self-service: suivi des stagiaires et du mémoire de stage

• Adaptation de l’interface Protime-DeBOHRA (phase 2): demande congé, récupération, régularisation

• Demande de télétravail• Plan de recrutement

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Souhaits

• Gestion des accidents de travail• Optimalisation du plan de personnel• Simplification du module Formations:

usabilité• Développement d’autres modules e-learning

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Conclusion

• Demandes – 2007 (mars-décembre): 63– 2008 (janvier-décembre): 116– 2009 (janvier-mai): 54

• Constat : les demandes augmentent• Raisons:

– P&O s’est approprié l’outil e-HR– P&O découvre l’utilité de e-HR pour d’autres

applications– Suivi plus rapide des dossiers

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Questions et réponses?

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Dank u!Merci!

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Documents