Tehokkaan tietotyön pullonkaulat

-kyselytutkimus

Sulava Oy 29.2.2012

• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:

Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden

tehokkuutta?

Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja

tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?

Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin

hyötyä?

• 104 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista niin

yksityiseltä kuin julkiseltakin sektorilta.

• Seuraavissa dioissa esitellään kyselyn tulokset

Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely

Organisaatiossamme on käytössä

0,0 %

20,0 %

40,0 %

60,0 %

80,0 %

100,0 %

120,0 %

Alle puolella organisaatioista pääsy

järjestelmiin mobiililaitteesta

Intranet käytössä peräti 86% vastanneista

Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksien

kehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationne

toiminnan tehokkuutta? | Valitse enintään kolme

0,0 %5,0 %

10,0 %15,0 %20,0 %25,0 %30,0 %35,0 %40,0 %45,0 %50,0 % Intranetissä suurin

potentiaali

Sähköpostin käyttötavoissa eniten

parannettavaa

Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin

näistä?

0 10 20 30 40 50 60 70

Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen,kirjoittamiseen ja käsittelyyn.

Organisaatiota tai omaa työtä koskevantärkeän tiedon etsimiseen.

Työajalla tapahtuvaan matkusteluun taisiirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.

Kokouksiin ja palavereihin, joissa eioikeastaan tarvitsisi olla läsnä.

0=ei lainkaan 100=erittäin paljon

Yli 60% käyttää liikaa aikaa

sähköpostin ja tiedon etsimisen

parissa

Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä

pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

Ohjelmistot jajärjestelmät ovat

ominaisuuksiltaanvanhanaikaisia tai

puutteelisia.

Organisaatiommeohjelmistot ja

järjestelmät ovathelppokäyttöisiä.

Hyödynnämmetoiminnassammenykyteknologian

tarjoamiamahdollisuuksia

hyvin.

Osahenkilöstöstämme

käyttää töidentekemiseen omia

työvälineitätyönantajantarjoamien

ratkaisujen sijasta.

Minulla on kotonaparemmat välineet

tietotyöntekemiseen.

58% vastanneista ei hyödynnä

nykyteknologiaa hyvin

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

Henkilöstöntaidot eivät riitä

nykyistenvälineiden

tehokkaaseenhyödyntämiseen.

Uusiakäyttöönotettaviajärjestelmiä ei ole

osattumarkkinoida ja

myydä sisäisestihenkilöstölle niin,

että he olisivatmotivoituneitamuuttamaantyötapojaan.

Organisaationnykyinen

työkulttuurivaikeuttaamodernientyötapojen

käyttöönottoa.

Käyttöohjeistuson puuttellista tai

olematonta.

Meillä ontietoturvasyistäkielletty asioita,jotka lisäisivättyöskentelyntehokkuutta.

Meillä on selkeätprosessit tai

toimintamallittietotyön

tekemiselle.

Koulutustaohjelmistojen ja

järjestelmienkäyttöön onriittävästi.

Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi

64% vastanneista ei ole onnistunut motivoimaan

työntekijöitään käyttämään uusia järjestelmiä

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

80,0 %

Työntekijät tekevätpäällekäisiä tehtäviä

tai ratkovat toisistaantietämättä samoja

ongelmia.

Työntekijöidentiedostoja on

tallennettu jaetullelevyasemalle (esim. Y-

asema)

Tärkeä tieto onkätköissä yksittäisten

työntekijöidensähkopostilaatikoissatai henkilökohtaisilla

työasemilla.

Suuri määrätyötehtävää

koskevasta tiedostakatoaa pois lähteväntyöntekijän mukana.

Organisaatiotammekoskeva tieto löytyy

nopeammingooglaamalla kuin

sisäisistäjärjestelmistä.

Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

75% vastanneista organisaatioista

työntekijät tekevät päällekkäistä työtä

Asiakirjoja ja tiedostoja lähetellään sähköpostilla edestakaisin organisaation sisällä. 80,8 % Sähköpostiviestejä lähetetään usein 'varmuuden vuoksi' turhan laajalle vastaanottajajoukolle. 75,0 % Pääsen näkemään työkavereideni työkalenterit. 71,2 % Tiedämme, milloin ja miten työkaverit ovat tavoitettavissa työpäivän aikana. 61,5 % Mistään ei näe kootusti kokonaiskuvaa siitä miten organisaatiollamme menee. 55,8 % Tiedot tallennetaan muistitikulle, kun niitä tarvitaan työpöydällä olevan tietokoneen ulkopuolella. 32,7 % Lähetän itselleni sähköpostilla muistutuksia tai tiedostoja. 27,9 %

Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on ajan tasalla. 14,4 %

Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

71% näkee kollegoiden kalenterit, mutta vain 61%

tietää miten työkaverit tavoitettavissa

Sähköpostin käyttötavoissa puutteita 80% organisaatioista vaikka (tai ehkä

juuri siksi) se on yleisin työväline

62,5 %

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

Työntehokkuudenlisäämiseentähtäävien

investointienkannattavuutta

Työtapojentehokkuutta

Työvälineidenkäytön

tehokkuutta

Tietotyöntehokkuuden tai

tuottavuudenkehitystä

organisaatiossa

Ei mitään näistä

Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista?

Suurin osa organisaatioista ei mittaa

mitään tietotyön tuottavuuteen liittyvää

• Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin

vanhentunutta

• Suurin tietotyön tuottavuutta heikentävä ongelma on kuitenkin työtavat ja

kulttuuri

• Henkilöstön taidot eivät ole ajan tasalla eikä henkilöstöä ole motivoitu muuttamaan

työtapojaan

• Ohjeistuksia tietotyön toimintatavoille ei ole

• Sähköpostia väärinkäytetään yleisesti eikä tiedon jakamiselle tunnu olevan yhteisiä

hyviä käytäntöjä

• Sähköposti myös ainoa väline joka kaikilla organisaatioilla käytössä, mikä johtaa

väärin- ja ylikäyttöön vaikka parempiakin vaihtoehtoja on

• Organisaatioissa tehdään yleisesti turhaa päällekkäistä työtä

• Tietotyön tuottavuutta ei mitata yli 60 % organisaatioista ollenkaan

Johtopäätökset

Toimintamallit tehokkaaseen

tietotyöhön – kuinka ne tehdään?

Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota

käyttöön selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja

rutiineihin.

Hyväksi havaittuja käytäntöjä:

• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät

toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä

• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka

tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa

käyttää.

Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvät

valmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muuta

organisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.

Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?

• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen

• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen

• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä

• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja

tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä

• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja

käyttö

• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa

ja koulutuksissa

Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?

Sulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossa

selvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja sen

kehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa ja

jakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista:

Sulava Oy:n* ratkaisu

Järjestelmä- kartoitus

Lähtö-tilanteen

analysointi

Toiminta-mallien

kuvaaminen Ohjeistus

Käyttöön-otto

Tehokkuus- arviointi

*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunut parantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovat pilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyvät erityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.

1. Tietojärjestelmä- ja

toiminnallisuuskartoitus

• Teemme kartoituksen kaikista

yrityksessänne käytössä olevista työkaluista

ja toiminnallisuuksista

• Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista

työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat

yrityksenne tuottavuuden kannalta

kriittisimpiä

2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja

lähtötasosta

• Määrittelemme mittarit jotka mittaavat

edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja

toiminnallisuuksia

• Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella

tekniset mittaukset järjestelmille ja

kyselytutkimuksen henkilökunnalle

• Tunnistamme analyysin pohjalta

yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja

tietotyön toimintatapojen heikkoudet

Mitä palvelu sisältää? 1/3

Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön tuottavuuden lähtötasosta

3. Uudet, työntekoa tehostavat

toimintamallit

• Luomme uudet toimintamallit

edellisessä vaiheessa valituille

toiminnallisuuksille

4. Selkeät käyttöohjeet

• Luomme keskitetyn paikan ohjeille

ja toimintamalleille, johon

järjestämme ne helposti

löydettävään ja omaksuttavaan

muotoon

• Tuotamme keskeisimmille

työtehtäville oman ohjeistuksen.

Mitä palvelu sisältää? 2/3

5. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja

oheistuksen käyttöönotosta

• Autamme muutoksen viestinnässä ja

läpiviemisessä

6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja

projektin vaikuttavuudesta

• Toistamme alkuperäisen mittauksen

muutoksen todentamiseksi

Siirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyvän

tiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksen

toistamiseksi myöhemmin.

Mitä palvelu sisältää? 3/3

Esimerkkiraportti uusien toimintamallien vaikutuksista työn tehokkuuteen

Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien

hoitamiselle.

Työtehokkuus paranee.

Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja

optimoidut työtavat.

Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee

mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi

johtaa.

Hyödyt yritykselle

Haluatko kuulla lisää?

Petteri Kankkunen

Konsultti, partneri

puh. 0400 872 169

petteri.kankkunen@sulava.com