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USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
Lic. Victor Manuel Herrera Hernández
Director de TI Universidad Insurgentes
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
AGENDA
✓ QUIÉNES SOMOS
✓ ANTECEDENTES
✓ SOLUCIÓN
✓ REPORTES DE OPERACIÓN
✓ HERRAMIENTA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
¿QUIÉNES SOMOS?
• Introducción de quién es laUniversidad Insurgentes
HISTORIA
La Universidad Insurgentes es unainstitución de educación superior quecumple más de 20 años de existir en elámbito educativo de la Ciudad deMéxico.
Sin embargo, nuestros orígenes datande 1976 cuando se constituye el ColegioEjecutivas de México como unarespuesta a la demanda de educacióntécnica comercial.
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
Bajo el concepto deUniversidad Insurgentes noshemos fijado como Misión:
“Contribuir al desarrolloacadémico de nuestrosestudiantes, para el logro de sumejor desempeño laboral y desu calidad de vida”.
MISIÓN
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
VISIÓN
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
✓ Ser una institución en constante evolución
✓ Centrada en el estudiante
✓ Reconocida por la calidad de su docencia y de sus programas académicos
✓ Con procesos continuos de evaluación institucional y acreditación académica
✓ Con presencia en el país y con convenios de cooperación nacional
CRECIMIENTO
A partir del año 2005 la universidad ha tenido un crecimiento aceleradoderivado de la demanda creciente de educación superior en la Ciudad deMéxico.
Pasamos de 5 Planteles a 23 al día de hoy…
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
UBICACIÓN
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
Nuestros 23 Planteles están distribuidosestratégicamente en la Ciudad de México,Estado de México y León Guanajuato.
Se imparte la siguiente Oferta Educativa:
• Secundaria
• Preparatoria, 5 Bachilleratos Tecnológicos
• 25 Licenciaturas
• 7 Maestrías
POBLACIÓN
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✓ “Tenemos una población estudiantil de más de 23,000 estudiantes”
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
ANTECEDENTES
• Historia de la Universidad Insurgentes
SITUACIÓN ANTERIOR
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Sistema de Administración Escolar y Financiera por Plantel en Total 23 instalaciones
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Sistema Corporativo de Contabilidad que administraba 17 razones sociales
Sistema Corporativo de Nómina que le paga a 1,000 empleados administrativos y 1,300 docentes
SITUACIÓN ANTERIOR
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Cada uno de los planteles contaba con supropio sistema de administración escolar demanera local.
Cada Plantel se administraba de manera remotapara la apertura de ciclo escolar, es decir, habíaque hacer las cosas 23 veces cada 4 meses.
El corte de caja de cada plantel era registradoen el sistema contable del corporativomanualmente por cada auxiliar de contabilidad.
Las Nóminas eran procesadas por el plantel yreprocesadas por los auxiliares de nóminas delcorporativo.
SITUACIÓN ANTERIOR
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No se podía emitir informaciónconsolidada de los planteles.
La Implementación de alguna política decobro o académica era tardada por lalogística que implicaba.
No contábamos con datos fidedignos de lacapacidad de uso y/o cupo de nuestrasaulas.
La emisión de la información presupuestalera tardada por todo lo que implicaba elrealizar la extracción, consolidación yvalidación.
SITUACIÓN ANTERIOR
SOLUCIÓN IMPLEMENTADA
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Solución implementada por la Universidad Insurgentes
SOLUCIÓN
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En febrero del 2014 se acerco Ellucian con nosotros,
habíamos visto a lo largo de 2 años más de 5 opciones y se
decidió adquirir:
✓ Power Campus (Administración Académica y Financiera)
✓ Dynamics GP (Contabilidad)
✓ Nom 2001 (Nómina)
“Necesitabamos Integrar nuesta información para ser más eficientes
y brindale al alumno un Mejor Servicio”
PRINCIPALES RETOS
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Desafíos que enfrentamos con la implementación Power Campus
RETOS
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Mayo de 2014 comenzamos a recibir lacapacitación para la Implementación de PowerCampus, Dynamics y Nom 2001 al mismotiempo.
✓ Se decidió desde el principio migrar toda la
historia de cada plantel, es decir en algunos
casos migramos información académica,
financiera y de datos personales de los
alumnos desde el año 2000-Hemos
migrado más de 82,000 de alumnos
históricos.
RETOS
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✓ Trabajar con el personal de cada plantel en
la aceptación del cambio-Hemos
capacitado a personal de 17 planteles y
cerca de 700 usuarios.
✓ Trabajar con la comunidad Docente y de
Alumnos para dar a conocer el Proyecto-
Hemos capacitado a cerca de 800 docentes
y actualmente tenemos más de 16,200
alumnos activos en el sistema.
DEMO
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Reportes de Operación-Inscripción, Financieros y de Capacidad
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
✓ Actas Ordinarias
✓ Boletas
✓ Seguimiento de Clase
✓ Reporte de Status de Cupo de la Sección
✓ Alumnos Rezagados (Asignaturas por concluir)
✓ Reporte de Avance de los Créditos
✓ Monitoreo de Inscripción
✓ Reporte de Deserción
✓ Reporte de Eficiencia Terminal
✓ Reporte de Egresados
ALUMNOS REZAGADOS (ASIGNATURAS POR ACREDITAR)
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DEMO
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Reportes de Inteligencia de Negocios-Argos
REPORTE INGRESOS VS GASTOS VS CARTERA VENCIDA
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COSTO DE LA NÓMINA VS MATRÍCULA TOTAL DEL PLANTEL
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COSTO DE LA NÓMINA VS MATRÍCULA TOTAL DEL PLANTEL
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
“Se han construido más de 120 reportes para consulta del Plantel en Reporting Services y 28 en Inteligencia de Negocios Argos, incluyendo Reportes de Contabilidad (Dynamics GP), Nómina (Nom2001) y del CRM…se siguen construyendo más…”
– Universidad Insurgentes
PRINCIPALES LOGROS
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✓ Se estandarizó el proceso de captura de información.
✓ Se tiene un sistema de gestión de reclutamiento de aspirantes quepermite realizar campañas, que enfocan los recursos a la mejora dela gestión de admisión.
✓ Se cuenta con un sistema de información que brinda soporteintegral a los procesos Académicos de la Institución Educativabasado en procesos pre-definidos.
✓ Se establecieron herramientas de control y seguimiento de losalumnos (asistencia, notas parciales y monitoreo de deudas), quepermiten realizar un diagnóstico temprano de alumnos en riesgo dedeserción a fin de tomar acciones de forma proactiva.
USO DE LAS TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES
✓ Sistematizamos los procedimientos que se llevaban de maneramanual para optimizar los procesos en calidad y tiempo.
✓ Contamos con información fidedigna y actualizada.
✓ Mejoramos los tiempos de atención al alumno a través del Portalde Autoservicio.
✓ Acceso a información financiera y presupuestal en tiempo real yde manera simplificada para la toma de decisiones.
PRINCIPALES LOGROS
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Muchas Gracias
CONTACTO
Ciudad de México 47-37-11-63 ext. 871
– Tecnologías de la Información
Universidad Insurgentes