Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas HUKUM Universitas Islam IndragiriTugas Proposal Penelitian

Diajukan oleh :

Ade Putra 093510214

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Perangkat Lunak Universitas Islam Riau Juni 2012

1

2

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung

manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Fakultas HUKUM Unisi telah berdiri sabagai fakultas Melalui Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 86/D/O/2008 tanggal 22 Mei 2008, Dengan berdirinya fakultas hokum ini diharapkan dapat menjawab tantangan global

dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia dan profesionalisme hukum, dimana dewasa ini semakin urgennya pengetahuan hukum yang dibutuhkan dalam setiap sektor aktivitas kehidupan, misalnya dunia usaha, Kepengacaraan, Konsultan Hukum, Jaksa, Hakim, Polisi, Birokrasi Pemerintahan, dan lain-lain, khususnya di Kabupaten Indragiri Hilir. Subbagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi merupakan unsur pelaksana akademik Fakultas HUKUM yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan dibidang akademik. Dalam rangka meningkatkan dan menghimpun data

3

tentang mahasiswa diperlukan tersedianya data-data mahasiswa sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien dan efektif. Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun strategis. Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem informasi pendataan mahasiswa Fakultas HUKUM. Hal ini pula yang menjadi latar belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam skripsi ini yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas HUKUM Unisi

1.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

4

a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi dalam menyajikan data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam pencarian dan penyajian informasi yang berhubungan dengan data mahasiswa itu sendiri; b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak; c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala penulis dalam merancang suatu sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, serta bertujuan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna meraih gelar pada jurusan Teknik Perangkat Lunak di Universitas Islam Riau.

1.3 Batasan Masalah Karena banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu membatasi masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut hanya menitik beratkan pada pendataan biodata mahasiswa HUKUM Unisi 1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai berikut : a. Library Research (penelitian kepustakaan) Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari bukubuku atau teori-teori yang dapat mendukung penulisan skripsi ini.

5

b. Field Research (Penelitian lapangan) Dalam hal ini penelitian dilakukan dilapangan untuk memperoleh informasi serta data yang diperlukan. Adapun teknik yang ditempuh adalah : 1. Observasi atau pengamatan langsung ke objek penelitian guna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan; 2. Interview atau wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan karyawan/i Fakultas HUKUM Unisi khususnya pada Subbagian Pendidikan guna mendapatkan data-data dan keterangan yang diperlukan.

1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang disusun sedemikian rupa dengan materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN, Bab ini menjelaskan tentang latar belakang permasalahan, Tujuan Penulisan, Batasan Masalah, Sumber-sumber Bahan Penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Bab ini menjelaskan Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Diagram Arus Data (DAD), Konsep Databasae Manajemen Sistem (DBMS), Pendataan Biodata Mahasiswa, Bahasa Pemrograman yang Dipakai. BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN, Bab ini berisi Analisa Organisasi, Analisa Masalah, Analisa Masukan, Analisa

6

Keluaran, Analisa Proses, Analisa Waktu, Analisa Tenaga Kerja serta Analisa Biaya. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan tentang Rancangan Masukan, Rancangan Keluaran, Rancangan File, Rancangan Proses, Rancangan Kontrol, Rancangan Waktu, Rancangan Tenaga Kerja dan Rancangan Biaya. BAB V PENUTUP, Pada bab terakhir ini disajikan Kesimpulan dan Saran-saran yang penulis angkat berdasarkan pembahasan pada bab-bab

sebelumnya.

7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Ponco W.Sigit, 1999:1). Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya. Andri Kristanto (2003:1), mendefinisikan sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. Menurut Aji Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem dan subsistem terdiri atas komponen-komponen atau elemen-elemen.

8

Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap operasi sistem.

2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data, data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar dibawah ini :Penyimpan Data

Data

Pengolah

Informasi

Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi

9

Dari gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi (Andri Kristanto, 2003:6). Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem, kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya. Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

10

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi. Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8) mendefiniskan sistem informasi adalah : Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Andri Kristanto (2003,11), mendefinisikan sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

11

Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk

mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. - Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. - Blok model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk

menghasilkan keluaran yang diinginkan.

12

- Blok keluaran : merupakan

keluaran

yang

merupakan

informasi

yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna. - Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat software dan hardware. - Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. - Blok kendali : dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.

2.4 Diagram Arus Data (DAD) Diagram arus data sering digunakan untuk mengambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika. Menurut Ponco W.Sigit (1999:40) menyatakan bahwa Diagram Arus Data

(DAD) merupakan alat analisis terstruktur yang baik dan populer, karena dapat menggambarkan arus data pada suatu sistem secara terstruktur dan jelas. Ada beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain : a. External Entity (kesatuan luar) Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan

13

luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat memberikan input atau output dari luar sistem. Kesatuan luar digambarkan dengan simbol persegi panjang :Nama Kesatuan Luar

Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar b. Proces (proses) Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output. Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

Identifikasi Identifikasi Nama Proses Nama Proses

atau

Gambar 2.3 Simbol Proses c. Data Store (simpanan data) Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya.

14

Media Nama Data Strore

Gambar 2.4 Simbol Data Store d. Data Flow (arus data) Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.Nama Arus Data

Gambar 2.5 Simbol Arus Data Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang tertera dibawah ini :Nama Arus Data Nama Arus Data

Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah

2.5 Konsep Database Manajemen Sistem Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi. Menurut Harianto Kristanto (1994:1) menyatakan Suatu Database Management System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari

15

Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data. Suatu DBMS terdiri dari beberapa elemen antara lain : a. Entity, adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang administrasi siswa misalnya, entity adalah siswa, buku, pembayaran, nilai test; b. Atribute, setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nomor siswa, nama, alamat, nama orang tua, hobbi; c. Data Value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribut nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedangkan data value adalah syafrizal merupakan isi data nama karyawan tersebut; d. Record, merupakan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewaklli satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota, tanggal masuk; e. File, merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribute yang sama namun berbeda-beda data valuenya; f. Database, adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.

16

2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa Data mahasiswa merupakan hal yang penting disajikan secara tepat, akurat dan mudah dipahami serta sangat diperlukan sebagai acuan dalam menyajikan laporan biodata mahasiswa. Menurut Tri Rama K dalam kamus Bahasa Indonesia menyatakan Biodata merupakan riwayat hidup singkat yang dimiliki seseorang yang berupa daftar kepribadian seseorang tentang segala hal yang menyangkut diri pribadi sebagai identitas diri. Dalam meningkatkan akurasi data serta penyempurnaan dan

pengembangan biodata mahasiswa di Fakultas HUKUM Unsyiah pada setiap semesternya melakukan kegiatan antara lain : a. Pengumpulan data mahasiswa F HUKUM; b. Pengolahan data mahasiswa yang telah dikumpulkan dari jurusan-jurusan di Fakultas HUKUM Unisi; c. Pengolahan data mahasiswa Fakultas HUKUM Unisi. Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa, orang tua, serta dosen yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan suatu sistem informasi yang handal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menghemat biaya, tenaga serta mengefisienkan jalannya kegiatan akademik.

2.7 Bahasa Pemrograman yang dipakai Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan informasi telah menjadi kebutuhan pokok perusahaan. Komputer digunakan

17

sebagai alat penunjang pemroses data dan informasi serta dapat meningkatkan kinierja perusahaan dan operasionalnya. Language software berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam sehari-hari mejadi bahasa mesin (machine language) yang dimegerti oleh komputer. Bila language software tidak tersedia, maka pembuat program harus menulis programnya langsung dengan bahasa mesin yang berbentuk bilangan-bilangan binari. Bahasa pemograman yang penulis pakai dalam membuat sistem ini adalah Microsoft Visual Foxpro. Visual Foxpro merupakan perangkat lunak yang memudahkan untuk menciptakan aplikasi-aplikasi database berbasis grafik atau GUI (Grafical User Interface), yang berarti program database yang diciptakan dengan Visual Foxpro akan mempunyai tampilan seperti program-program windows. Microsoft Visual Foxpro tergolong pada jenis pemrograman OOP (Object Oriented Programming), yang terdiri dari sejumlah aplikasi pengembangan yang bergabung menjadi satu. Beberapa aplikasi yang disediakan antara lain database designer, table designer, query designer, view designer, form designer, menu designer, report designer, project designer.

18

BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Analisa Organisasi Fakultas HUKUM Unisi telah berdiri sabagai fakultas Melalui Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 86/D/O/2008 tanggal 22 Mei 2008, Dengan berdirinya fakultas hokum ini diharapkan dapat menjawab tantangan global

dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia dan profesionalisme hukum, dimana dewasa ini semakin urgennya pengetahuan hukum yang dibutuhkan dalam setiap sektor aktivitas kehidupan, misalnya dunia usaha, Kepengacaraan, Konsultan Hukum, Jaksa, Hakim, Polisi, Birokrasi Pemerintahan, dan lain-lain, khususnya di Kabupaten Indragiri Hilir. Adapun struktur Organisasi Fakultas HUKUM Universitas Islam Indragiri terdiri dari: a. Dekan b. Pembantu Dekan I c. Pembantu Dekan II d. Tata Usaha e. KaSub Bagian Pendidikan f. KaSub Bagian Umum dan Perlengkapan g. KaSub Bagian Keuangan dan Kepegawaian h. KaSub Bagian Kemahasiswaan i. Jurusan/Prodi

19

Visi Fakultas HUKUM Menjadikan Fakultas Hukum yang Berjaya dan Gemilang 2025 di Indonesia dengan berlandaskan kemampuan akademik dan profesional dibidang hukum serta menjunjung tinggi nilai-nilai Islam.

Visi Fakultas Hukum UNISI diatas merupakan pernyataan yang menggambarkan kondisi FH UNISI di masa akan datang. Visi yang ditetapkan merupakan visi strategik yang mudah diartikulasikan, mudah dipahami dan diterima semua pihak sebagai acuan pengembangan institusi. Visi diatas memiliki kesesuaian dengan Visi Universitas Islam jjIndragiri yaitu TERWUJUDNYA UNIVERSITAS ISLAM YANG BERJAYA DAN GEMILANG DI INDONESIA TAHUN 2025

Selanjutnya Visi FH UNISI akan dijabarkan dalam Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi Pencapaiannya serta dilaksanakan secara sistematis dan berkelanjutan melalui Rencana Strategis (Renstra)

Misi Fakultas HUKUM Unisi

1. Menyelenggarakan

pendidikan

hukum

yang

berorientasi

kepada

kemampuan akademik, profesional dan Islami. 2. Menyelenggarakan penelitian hukum yang inovatif sehingga dapat meningkatkan dan mengembangkan Ilmu Hukum sebagai dasar

pertimbangan dalam pembuatan, penerapan atau penegakkan hukum.

20

3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berdasarkan hasil pendidikan dan penelitian.

3.2 Analisa Masalah Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi dalam pengolahan data mahasiswa sudah menggunakan komputer. Akan tetapi penggunaan komputer belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semesternya masih terdapat beberapa hambatan atau kendala. Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah : kurang akurat/lengkapnya laporan yang dihasilkan serta kurang disiplin dalam pengisian data yang disajikan pada setiap tahun akademik khususnya pada semester ganjil.

3.3 Analisa Masukan Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Universitas Islam Indragiri adalah data mahasiswa, data dosen, data orang tua. Adapun beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata mahasiswa adalah : a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari : - Nama ; - Tempat/Tanggal Lahir ; - No.Induk Mahasiswa ; - Jurusan ; - Jenis Kelamin ; - Agama ;

21

-

Anak yang ke ; Asal SMU ; Jurusan SMU ; Tahun lulus ; Nomor Ijazah ; NEM ; Organisasi yang diikuti ; Kedudukan di Organisasi ; Organisasi diluar ; Kedudukan di Organisasi ; Kegemaran/Hobby ; Jalur masuk FH ; Tahun masuk FH ; Alamat.

b. Data Orang Tua, terdiri dari : - Nama Ayah ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Nama Ibu ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Alamat. c. Dosen Wali; - Nama Dosen Wali; - NIP Dosen Wali.

3.4 Analisa Keluaran Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Universitas Islam Indragiri berupa : a. Tabel Biodata Mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik b. Tabel Biodata Mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik c. Tabel Data Mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik

22

3.5 Analisa Proses Proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Universitas Islam Indragiri pada dasarnya telah menggunakan komputer. Pendataan biodata mahasiswa setiap tahunnya dibuat sebuah laporan mengenai perkembangan mahasiswa. Sub Bagian Pendidikan setiap tahunnya mengirimkan form biodata mahasiswa khususnya mahasiswa baru ke setiap Jurusan yang ada pada Fakultas HUKUM Unisi. Selanjutnya Jurusan menginformasikan form tersebut kepada mahasiswa untuk diisi yang kemudian dkembalikan kepada Jurusan. Setelah semua data lengkap, Sub Bagian Pendidikan membuat laporan rekapitulasi mengenai data mahasiswa tersebut menurut jurusan, Kabupaten/kota dan perjenis kelamin. Agar lebih jelas sistem pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat di diagram konteks dibawah iniF_B_Mhs_Isi Lp_Bio_Mhs

Jurusan

0 SIBIMAHUKU MF_B_Mhs Df_Bio_Mhs

F_B_Mhs Lp_Bio_Mhs

F_B_Mh_Trs

Pimpinan

Mahasiswa

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan

23

Dari gambar 3.1 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :0 SIBIMAHUKU M

1.0 P Penerimaan Biodata Mahasiswa

2.0 Tabel Biodata Mahasiswa

3.0 P Pembuatan Pelaporan

2.1P Tabel Biodata Mahasiswa Per Jurusan

2.2 P Tabel Mahasiswa Per Kab/Kota

2..3 P Tabel Mahasiswa Per Jns Klmin

Gambar 3.2 Diagram Berjenjang

24

Berdasarkan gambar 3.2 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Unisi terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, pembuatan tabel biodata mahasiswa dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat pada gambar 3.3.

F_B_Mhs _Isi

Jurusan

1.0 PLp_Bio_Mhs

F_B_Mhs Df_Bio_Mhs F_B_Mhs

Penerimaan Biodata MahasiswaEn_B_Mhs

Mahasiswa2.0 Tabel Biodata MahasiswaRkp_B_Mhs F_B_Mh_Trs

D1 F. MhsBk_Dt_Mhs

3.0 P Pembuatan Pelaporan

Lp_Bio_Mhs

Pimpinan

Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan

25

Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan menginformasikan ke mahasiswa. Setelah form tersebut diisi oleh mahasiswa lalu diserahkan ke jurusan kemudian jurusan menyerahkan kembali ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Selanjutnya setelah form biodata mahasiswa terkumpul dari setiap jurusan lalu Sub Bagian Pendidikan membuat rekapitulasi biodata mahasiswa yang disimpan dalam file mahasiswa dan dibukukan dalam buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas HUKUM Unisi.2.0 Tabel Biodata MahasiswaD_Mh_Jrs D_Mh_Klm

D_Mh_Kab

2.1 P Tabel Biodata Mahasiswa Per JurusanRk_Mh_Jrs

2.2 P Tabel Mahasiswa Per Kab/Kota

2.3 P Tabel Mahasiswa Per Jns KlminRk_Mh_Jns

Rk_Mh_Kab

D1 F. Mhs

Gambar 3.4 Diagram arus data level 1 proses no.2 sistem berjalan

26

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa setelah daftar biodata mahasiswa diterima oleh Subbag Pendidikan (sistem) dari setiap jurusan, lalu Subbag Pendidikan membuat rekapitulasi data tersebut dalam bentuk tabel yang dipisahkan menurut jurusan, kabupaten/kota serta perjenis kelamin. Tabel 3.1 Kamus DataNo 1 Nama Arus Data F_B_Mh_Isi Sumber Data Subbag. Pendidikan Tujuan Jurusan, Mahasiswa Frekuensi Tiap Tahun Akademik Penjelasan Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa

2

F_B_Mhs

Subbag. Pendidikan Mahasiawa

Jurusan, Mahasiswa Jurusan, Subbag Pendidikan Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan Jurusan, Pimpinan Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan Jurusan, Pimpinan

Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik

3

F_B_Mh_Trs

4

Df_Bio_Mhs

Jurusan

Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik Tiap Tahun Akademik

Kumpulan form biodata mahasiswa Rekap biodata Mahasiswa dalam bentuk tabel Laporan biodata mahasiswa

5

Rkp_B_Mhs

Jurusan

6

Lp_Bio_Mhs

Subbag. Pendidikan Mahasiswa, Jurusan Mahasiswa, Jurusan Mahasiswa

7

D_Mh_Jrs

Data Biodata Mahasiswa perjurusan Data Biodata Mahasiswa perkabupaten Data Mahasiswa perjenis kelamin Entry biodata mahasiswa dalam bentuk tabel Buku biodata mahasiswa dari hasil pengentryan data serta dicetak

8

D_Mh_Kab

9

D_Mh_Klm

10

En_B_Mhs

Mahasiswa, Jurusan Subbag. Pendidikan

11

Bk_Dt_Mhs

27

3.6 Analisa Waktu Hasil wawancara dengan para karyawan pada Sub Bagian Pendidikan, dalam membuat tabel sampai dengan pembuatan laporan pendataan biodata mahasiswa Fakultas HUKUM Unisi, menghabiskan waktu sekitar 2,43 jam perjurusan berdasarkan rumus : t = (tr + tp) x vr t = (2 + 1 ) x 48,6 t = 3 x 48,6 t = 145,8 menit t = 2,43 jam Keterangan : t = waktu yang diperlukan untuk pembuatan tabel sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa tp = waktu penyesuaian vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa Adapun pendataan yang dilakukan dalam mempersiapkan laporan biodata mahasiswa adalah : a. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik. b. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik. c. Pembuatan tabel data mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik.

28

3.7 Analisa Tenaga Kerja Dalam pelaksanaan kerja sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Unisi selama ini dilakukan oleh karyawan pada Sub Bagian Pendidikan. Jumlah tenaga yang mengerjakan pekerjaan tersebut adalah sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing karyawan mempunyai tugas sebagai berikut : Satu orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan) Empat orang sebagai operator

3.8 Analisa Biaya Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari pengaruh faktor biaya. Dalam menangani proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas HUKUM Unisi yang selama ini membutuhkan biaya dengan rincian seperti pada tabel berikut :

No 1 2 3 4 5 6 7

Bahan/Peralatan Komputer P IV 2,2 GHz Biaya perawatan komputer Printer canon S200SPx Tinta Printer Alat Tulis/Pulpen Stip Ex HVS

Jumlah

Satuan

@ Rp 4.000.000 100.000 500.000 23.000 1.500 5.000 25.000 4.654.500

Sifat Pengadaan / Total Biaya Pengadaan Setiap Triwulan Setahun sekali Bulan Rp. Rp. Rp. Rp. 16.000.000 500.000 16.500.000 400.000 400.000 1.600.000 23.000 6.000 5.000 25.000 1.659.000

4 4 1 1 4 1 1

Unit Unit Buah Kotak Buah Kotak Rem

Jumlah

29

Tabel 3.2 Rincian Biaya

Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah : a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 16.000.000,b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 400.000,c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 400.000,d. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 1.659.000,-