Uusi tapa tehdä töitä – palveluja tukevat joustavat ratkaisut

TE-palvelujen tarinaa

TEM 5.10.2015Marja-Riitta Pihlman

Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) vastaa

1• Suomen

yrittäjyyden ja innovaatio-toiminnan toiminta-ympäristöstä

2• Työmarkki-

noiden toimi-vuudesta ja työntekijöiden työllistymis-kyvystä

3• Alueiden

kehittymisestä globaalissa taloudessa

•Yli 60 (Finpro, Tekes, innovaatiokeskukset, FinChi, TF – Future Watch)

Ulkomaan toimi-

pisteitä

•Noin 300 toimipistettäKoti-maassa

• Noin 12 000(TEM noin 500)TEM-

konsernin henkilöstö-

määrä

TEM-konsernin toimijoita

ELY-keskukset TE-toimistot Tekes Finnvera Oyj

Finpro rySuomen

Teollisuus-sijoitus Oy

Teknologian tutkimus-keskus VTT Oy

Geologian tutkimus-keskus

Patentti- ja rekisteri-hallitus

Turvallisuus- ja kemikaali-

virasto

Kilpailu- ja kuluttaja-

virastoEnergia-virasto

Huolto-varmuus-keskus

TEM budjetti 20153,52 mrd €

Työnteon tavat, organisaatio ja palvelut murroksessa

5

TE-toimistot ja TE-palvelut• 2000-luvulla on tapahtunut iso muutos organisaatiossa,

toimintatavoissa ja palvelujen tarjoamisen tavoissa

• Palvelujen digitalisaatio ja käyntiasioinnin tarpeen voimakas lasku

• TE-toimistojen lukumäärä on supistunut voimakkaasti • 2000-luvun alkupuolella oli vielä 180 itsenäistä työvoimatoimistoa• Nyt TE-toimistoja 15 kpl ja niissä henkilöstöä noin 3000,

vuosibudjetti noin 160 M€, toimipisteitä edelleenkin noin 100

• TE-palveluja tarjotaan monikanavaisesti • TE-palvelut.fi - palvelua verkossa 24/7• TE-ASPA valtakunnallinen puhelinpalvelu• TE-palveluja tarjoavat toimipisteet kasvokkain asiointiin

6

Miksi uutta toimintatapaa tarvittiin?

• Palvelujen digitalisaatio, asiakkaiden asiointimuutokset ja organisaatiomuutokset

• Taloudelliset reunaehdot niukkenivat – niukemmilla toimintamenoilla kyettävä tarjoamaan asiakkaille sama tai jopa parempi palvelutaso

• Resurssien joustavampi käyttö tuli välttämättömäksi

• Seinistä kannatti etsiä säästöjä ja samalla miettiä, miten tilat entistä paremmin tukevat asiakastarpeita, asiakastyön uutta toimintatapaa ja digitalisoituvia palveluja

• Liiketoimintaa tukevat joustavat tilaratkaisut ja konseptit sopivat tilanteeseen hyvin

7

Miten saada uusista toimintatavoista kaikki hyöty irti? • Työnteon ja palvelujen muutoksia analysoitiin ja sen pohjalta

käynnistettiin toimintaa tukevien tila- ja palveluratkaisujen muotoilu• Julkinen tila ja henkilöstön tila• Taustatyötilat ja asiakasvastaanottotilat, kotityötilat• Asiakkaiden olohuonetilat

• Asiakkaiden muuttuvien tarpeiden tunnistaminen• Asiakkaat mukaan kehittämistyöhön

• Teknisten ratkaisujen mahdollisuudet • Toimitiloissa, verkossa, mobiilisti, kotona

• Palvelumuotoilun mahdollisuudet• Opastaminen, viestintä, palvelukieli

8

Miten urakkaan ryhdyttiin?• TEM:in ja ELY-keskusten työntekoa tukevasta

toimitilakonseptoinnista tuoreet ja pääosin myönteiset kokemukset

• TEM teki päätöksen siitä, että uusia työnteon tapoja tukevat tila- ja palvelukonseptit koskevat kaikkia TE-toimistoja

• Yhteinen käsikirja – toimitilakonsepti TE-toimistojen käyttöön

• Valmistelutyöhön otettiin mukaan niitä ihmisiä, joiden työhön konseptit suunnitellaan

• Valmistelussa hyödynnettiin myös asiakkaiden kokemuksia ja näkemyksiä

9

Mitä matkalla opittiin?• Kaikki ei mene niin kuin suunnitellaan – joustoa ja korjausliikkeitä

tarvitaan• Maailma ja toimintaympäristö muuttuu nopeammin ja

arvaamattomammin kuin ennakoimme => esim. digitalisaatio, etätyö, hallitusohjelmaan kirjatut TE-palvelujen muutostavoitteet

• Alkuvaiheessa henkilöstön taholta melkoisesti epäilyä siitä, että muutos ei ole myönteinen – johdon esimerkki ja sitoutuminen tärkeää

• Kun muutokseen pääsee itse vaikuttamaan, se johtaa innostukseen

• Hyvinkin laaditut kustannusarviot ja suunnitelmat tehdään usein osittain puutteellisin tiedoin

• Viestintä, keskustelu ja muutoksen seuranta ovat erittäin tärkeitä osia toimintatapamuutoksissa

10

Mitä seuraavaksi?• ”Iso kuva” voi olla oleellisesti toisenlainen vuonna 2019

• TE-palvelujen ja TE-toimistojen tulevaisuuskuvaa selvitetään hallitusohjelman kirjausten mukaisesti

• TE-palvelujen keskittyminen entistä vahvemmin työnvälitystehtävään

• Mahdollisuudet lisätä yhteistyötä yksityisten toimijoiden kanssa• Vahvaa palvelujen digitalisaatiota edelleenkin • Pitkään työttömänä olleiden asiakkaiden palveluvastuuta

kunnille• Uudet itsehallintoalueet julkisten palvelujen tarjoamisen

alustaksi

• Kaikki matkan varrella opittu on eväänä repussa, kun muutosmatkaa jatketaan

11

Uusi tapa tehdä töitä – muutoksen relevantit näkökulmat

Henkilöstön työtehtävät

Digitalisaationmahdollisuudet

Niukkenevat toimintamenot

Asiakkaiden tarpeet

Toimintaympäristönmuutokset

Hyvät kumppanit

Sitoutunut johto

12

Kiitokset !!