venezia, 17 febbraio 2009 european commission enterprise and industry cooperazione territoriale...
TRANSCRIPT
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONEMichela Bergamin
Eurosportello - Unioncamere del Veneto
European CommissionEnterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Argomenti trattati
La rendicontazione finanziaria di un progetto Il budget del progetto Ammissibilità delle spese Voci di spesa Giustificativi di spesa e documentazione di supporto Il controllo di primo livello Richieste di pagamento Alcuni suggerimenti e raccomandazioni
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
LA RENDICONTAZIONEFINANZIARIA DI UN PROGETTO
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Una definizione di rendicontazione
• La rendicontazione è l’attività riassuntiva di tutti gli aspetti di un progetto
• Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata delle attività svolte per il raggiungimento degli obiettivi del progetto
• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamenti rispetto all’idea progettuale
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
….. il rendiconto finanziario rispecchia le
azioni previste dal progetto e approvatenel relativo budget.
PROJECT MANAGER (gestione attività progettuali) e FINANCE MANAGER (gestione finanziaria del progetto)dovrebbero lavorare in sinergia
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Il Logical Framework
OBIETTIVO GENERALE
OBIETTIVI SPECIFICI
RISULTATI ATTESI
ATTIVITÀRISORSE BUDGET
Project Manager
Finance Manager
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Diverse regole di rendicontazione
Diversi programmi di cooperazione
Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
IMPLEMENTAZIONE ATTIVITÀ
RENDICONTAZIONE FINANZIARIA
COSTRUZIONE DEL BUDGET
Financial Manager
Progettista Project Manager
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
IL BUDGET DEL PROGETTO:
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria• Qual è l’ammontare del budget approvato per
il progetto?• Quali sono le tipologie di spesa previste dal
progetto?
cfr. Voci di spesa – Macro Azioni• Quali attività devono essere portate avanti?
cfr. Cronogramma – Piano di lavoro
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
%
Preparation activities
CP1
0,00
Sub-projects
0,00
0,00
0,00
Equipment (see 4.4)
0,000,00 0,00
0,00
0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 0,00
0,00
TOTAL per CP
0,00 0,00
0,00 %
0,00 100 %
0,00 %
0,00 0,000,00
0,000,00
0,000,00
0,00
0,00
Travel and accommodation
CP3
0,00
Staff
0,00 0,00 0,00 %
CP2Field depends on Type of intervention (cover sheet), please select
Management and coordination
Communication and dissemination
CP5
0,00 %
0,00
0,00
0,00
Administration
0,000,00
External expertise and services (see 4.3)
EUR
0,00
CP4
0,00
0,00
TOTAL per budget line
EUR
0,000,00
0,00 %% 0,00 % 0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %0,00
100 %0,00 %
0,00
0,00 %0,00
Esempio di Budget – AF Interreg IVC
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
no
v-08
dec
-08
jan
-09
feb
-09
mar
-09
apr-
09
may
-09
jun
-09
jul-
09
aug
-09
sep
-09
oct
-09
no
v-09
dec
-09
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
3.1.1 Detailed WP3 Work plan X
3.1.2 Development of overall WP3 methodology X
3.1.3 Refinement of Scope for all Outputs X
3.1.4 Key Lessons Learned from WP3
3.1.5 Work package technical coordination
3.2.1Consolidating common results and experiences from previous projects
X
3.2.2Characterization and development of SoNorA
base transport network X
3.2.3Key interconnections in the EU and extra EU
multimodal transport network X
3.2.4 Traffic Model Update X
3.2.5Future transport infrastructure scenarios:
2020 and 2030 X
3.2.6Case Study: Analysis of Railway Axis Rostock-
Berlin-Trieste X
3.3.1Intermodal network: definition of development
priorities for deployment X
3.3.2Consolidated intermodal network deployment
priorities X
3.3.3 Ten-T 2010 recommendations X
3.3.4Intermodal platforms network: identification
and national strategy updates X
3.3.5Strategic intermodal sections: localization and
national strategy update
3.3.6Identifying deployment mechanisms and
innovative solutions in intermodality
3.3.7 Intermodality recommendations
Lev
erag
ing
In
term
od
al N
etw
ork
Me
tho
do
log
y an
d T
ran
sver
sal
Co
ord
inat
ion
fo
r W
P3
Co
nn
ecti
ng
to
Oth
er N
etw
ork
s
WP Action Activity
Meeting in Italy ….
Technical meeting during Consortium meeting 1
Consortium meeting …...
3.3.3 meeting led by CZR in Prague - final report draft
Technical meeting during Consortium meeting 2
Esempio di Cronogramma
Piano di lavoro
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Previsioni di Spesa
Preparation costs to be added in first reporting period
4.2 Payment forecast
Jul-Dec 2011
0,00 % 0,00 %0,00 %0,00 %
0,00 %
0,00 % 0,00 %
EUR%
0,000,00
Jul-Dec 20100,000,00 0,00
0,00
%
Total
0,00
Jan-Jun 2011Jan-Jun 2008
Jan-Jun 2013
EUR 0,00Jan-Jun 2009Jul-Dec 2008
0,00Jul-Dec 2009 Jan-Jun 2010
Jul-Dec 2013Jul-Dec 2012
0,000,00
0,00 %
0,00 %
Jan-Jun 2014Jan-Jun 2012 Jul-Dec 2014
Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.
0,000,000,00 %
0,00
0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %0,00
REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Le fasi del progetto
- Presentazione AF
- Selezione proposta progettuale- Firma del Subsidy Contract
- Implementazione attività
- Monitoraggio: progress report - Valutazione finale : final report
• Costruzione budget
• Convalida budget
Elevata attenzione: • Corretta gestione finanziaria
• Rendicontazione periodica• Certificazione delle spese• Richieste di pagamento
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Corretta gestione finanziaria – criteri di base
• Ogni spesa deve avere attinenza ed essere congruente con gli obiettivi del progetto
• Deve essere temporalmente funzionale con gli obiettivi del progetto e temporalmente effettuata nell’arco di tempo di vita del progetto
• Deve essere comprovata da documenti probanti• Deve inoltre essere pagata entro i termini stabiliti nel
contratto di finanziamento (Subsidy Contract)
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Corretta gestione finanziaria – principi di base
• Principio di economicità: le risorse usate dall’ente per perseguire le attività dovrebbero essere disponibili a tempo debito, nella quantità e qualità appropriate e al miglior prezzo.
• Principio di efficienza: migliore relazione tra risorse impiegate e risultati raggiunti.
• Principio di efficacia: raggiungimento degli obiettivi specifici e dei risultati attesi.
(1605/2002 §27.2)
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Ammissibilità delle spese – le fonti
• Regolamenti CE• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56
• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7
• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53
• Regole nazionali
• Regole di programma
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo
Le spese sono considerate ammissibili solo se rispettano i seguenti principi
Spese effettivamente sostenute Spese riferite ad un progetto debitamente approvato dal
Comitato di Monitoraggio Ammontare delle spese adeguato per il raggiungimento
dell’obiettivo del progetto Spese non in contraddizione con specifici criteri di
ammissibilità
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo
NON sono ammissibili
L’IVA recuperabile Gli interessi passivi Ammende, penali, spese per controversie legali
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Ammissibilità delle spese – Regolamento CE 1083/2006
Art. 56 § 4“Le norme in materia di ammissibilità delle
spese sono stabilite a livello nazionale, fatte
salve le eccezioni previste dai regolamenti
specifici per ciascun Fondo.”
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano
• Art.2 – Spese effettivamente sostenute• Art.3 – Oneri finanziari e di altro genere e spese legali• Art.4 – Acquisto di materiale usato• Art.5 – Acquisto di terreni• Art.5 – Acquisto di edifici• Art.7 – IVA• Art.8 – Locazione finanziaria• Art.9 – Spese di assistenza tecnica• Art.10 – Spese connesse alle singole operazioni
DPR N. 196 DEL 03/10/2008
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008
• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.” principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del doppio finanziamento, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma
• Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario
NOTA BENE:Normalmente le spese sono ammissibili se
sostenute entro l’area di programma.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi ammissibili – principi generali
• Tenere a mente i criteri di base generali
• Verificare di volta in volta nei manuali finanziari di ogni singolo programma prima di procedere ad assumere impegni di spesa !
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
VOCI DI SPESA
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Tipologie di spesa finanziabili• Personale• Consulenze• Spese generali / costi di amministrazione• Promozione / Informazione e pubblicità• Organizzazione incontri / eventi• Viaggi• Attrezzature• Investimenti
• Costi preparatori• Controllo di primo livello
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di Personale (1/4)
• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro)
• Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partner ufficialmente incluso nell’AF del progetto
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di Personale (2/4)• I costi del personale includono il costo aziendale (lordo
+ oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge)• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto
lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico).
• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.
• NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di Personale (3/4)
Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orarioin genere si calcola nel seguente modo:
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di Personale (4/4)
Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmenteindicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / leore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti ilProgetto.
Il timesheet deve essere firmato dal personale econtrofirmato dal responsabile del progetto.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Esempio di timesheet
Employee Hours/working day
PARTNER CODE Month Year_______
In Europe
Outside Europe
123456789
10111213141516171819202122232425262728293031
0 0 00 0 0
Date, signature of staff/expertinde/pp1/ts
Contract Number3B017 INDE
LocationDAY
Number of hours
workedWP ACTION Activity description Comments
Date, signature of employer
Total hours
Total hours per wp-action
Total days
TIMESHEET
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di amministrazione (1/4)Includono, normalmente:• Spese di cancelleria• Fotocopie• Spese postali• Canoni di affitto• Telefono, fax, internet• Riscaldamento, elettricità• Oneri bancari per operazioni transnazionali• Altre spese amministrative assolutamente necessarie al
raggiungimento degli obiettivi progettuali
NOTA BENE: NON devono includere costi che possono rientrarein altre voci di spesa!
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di amministrazione (2/4)
• Costi diretti: derivano esclusivamente dal progetto (es. spese di spedizione corriere)
• Costi indiretti: legati alle attività progettuali e calcolati pro-rata (è necessario stabilire e giustificare il metodo di calcolo utilizzato)
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di amministrazione (3/4)
• Metodo di calcolo suggerito per l’imputazione di costi indiretti (se non indicato diversamente da altre disposizioni)
tot. ore lavorate sul progetto dallo staff di progetto tot. ore lavorate dal personale dell’ente/dipartimento
Non utilizzare mai importi forfettari, ma evidenziare criterio trasparente e scegliere costi reali ed effettivamente utili per l’implementazione del progetto!
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di amministrazione (4/4)• Limite massimo di imputazione al
progetto: è buona norma consultare i manuali riferiti al singolo programma
• es per SEE / Interreg IVC non devono superare il 25% dei costi del personale del progetto
• per il programma Italia-Slovenia 2007-2013 la percentuale massima ammissibile è pari al 5% dei costi totali del progetto
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Consulenze esterne e servizi (1/2)• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni
per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche)
• Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF
• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi.
NB. I partner di progetto non possono essere assunti inqualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi apagamento
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Consulenze esterne e servizi (2/2)
Regole in materia di evidenza pubblicaDecreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 inattuazione delle Direttive 2004/17/CE e2004/18/CE
La scelta deve essere motivata da criteri tecnicied economici
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Viaggi e alloggio• Solo per il personale che lavora effettivamente nel progetto
(spesso le spese di viaggio/alloggio sostenute dai consulenti esterni rientrano direttamente nella voce di spesa “Consulenze”.
• Nella scelta del mezzo di trasporto valutare il miglior rapporto costo-efficienza
• Viaggi in seconda classe o economy / Alberghi ***• Durata della missione chiaramente in linea con lo scopo: un
giorno prima e un giorno dopo in genere sono consentiti se si dimostra la convenienza economica
• I costi devono essere direttamente pagati dall’ente partner (se anticipati dallo staff, occorre provare l’effettivo rimborso spesa, di norma nel cedolino paga).
• Per diem e/o le indennità di missione in genere sono considerati costi ammissibili ma devono essere debitamente ridotti se il partner ospitante offre il pranzo o la cena.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Incontri - eventiIncludono, normalmente:• Spese di noleggio della sala• Spese di noleggio attrezzature (es. videoproiettori, cabine di
interpretariato)• Servizio di catering • Servizio di interpretazione e traduzione• Rimborso spese relatori / “gettoni presenza”
Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia dievidenza pubblica e norme in materia di comunicazione epubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di promozione
Includono, normalmente:• Articoli di giornale / comunicati stampa / inserzioni in giornali• Volantini• Brochure • Pubblicazioni• Newsletter
Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia dievidenza pubblica e norme in materia di comunicazione epubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
AttrezzatureIncludono, normalmente:
• Attrezzature informatiche e software solo per uso interno all’ufficio (es. pc, stampanti)
• Attrezzature d’ufficio ove strettamente necessario (es. proiettori)
L’acquisto di attrezzature, ad ogni modo, deve essere strettamentefunzionale alla corretta implementazione del progetto e deveessere specificato nell’AF formalmente approvata.
Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per ilperiodo di utilizzo delle attrezzature.
Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenzapubblica.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
InvestimentiIncludono, normalmente:• Acquisto di terreni• Acquisto di immobili• Acquisto di infrastrutture
Sono ammissibili solo se previste nell’AF, direttamente collegati agliobiettivi del progetto e se è chiaramente dimostrata l’utilitàdell’investimento (anche a livello transfrontaliero/transnazionale)
Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periododi utilizzo delle attrezzature.
Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenzapubblica.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Ulteriori costi ammessi
• Costi preparatori (con un limite prefissato dal programma)
• Costi per il controllo di primo livello
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
GIUSTIFICATIVI DI SPESA E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
Tutti i giustificativi di spesa e tutta la
documentazione di supporto deve essere
trasmessa in copia conforme all’originale.
In genere si invia una apposita dichiarazione delresponsabile legale e si appone un timbro di copiaconforme su tutta la documentazione inviata
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di PersonaleGiustificativi di spesa includono:
• Elenco del personale• Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)• Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.• Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal resp.le)• Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo
usato) • Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto
(timbro)• F24 con indicazione degli oneri sociali a carico del progetto• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Timesheet mensili
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Esempio di elenco del personale impiegato nel progetto
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di amministrazione
Giustificativi di spesa includono:
• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto)
• Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Consulenze esterne e serviziGiustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale /
fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Relazione attività svolte • Output di progetto realizzati
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Viaggi e alloggioGiustificativi di spesa includono:
• Copia della autorizzazione alla missione• Nota spese della persona che ha effettuato la missione• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus, treno,
carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar - ristorante – fattura albergo)
• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga)• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per
prenotazione aerea / alberghiera • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Rapporto di missione
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Incontri - eventiGiustificativi di spesa includono:
• Copia dell’invito • Copia dell’agenda/programma dell’incontro• Verbale della riunione• Lista dei partecipanti con elenco firme • Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle
procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Costi di promozioneGiustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Copia del materiale prodotto
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
AttrezzatureGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto
norme evidenza pubblica) • Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Bolla di consegna o fattura di installazione• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Copia del registro dei beni capitalizzati
NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi delprogetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebberoriportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nelregistro degli inventari.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
InvestimentiGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di appalto (nel rispetto
norme evidenza pubblica) • L’atto di aggiudicazione dell’appalto• Copia del contratto di compravendita / costruzione*• Perizia giurata di stima redatta da soggetti autorizzati e indipendenti
che attesti che il valore del terreno e dell’immobile non superi il valore di mercato / stato di avanzamento o finale dei lavoro con relativo certificato di collaudo*
• Fattura o ricevuta fiscale o altri documenti di valore probatorio• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Altri documenti previsti obbligatoriamente dalla normativa vigente a
livello nazionale
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
IL CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Controllo di primo livello
Solamente le spese certificate dai controllori di primo livello possono essere formalmente incluse nelle richieste di
pagamento, predisposte periodicamente dal Lead Partner (in conformità con le
regole dei singoli Programmi).
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Controllo di primo livelloArt.16 EC 1080/2006
“Al fine di convalidare le spese, ciascun Stato Membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura di beni e servizi co-finanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio, e la conformità di tali spese e delle relative operazioni o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali.”
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Art.13 EC 1828/2006
• “Le verifiche (…) riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari , tecnici e fisici delle operazioni.’’ = TUTTO
• “(…) consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali.’’
• “Esse comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali e o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione.’’
Controllo di primo livello
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Controllo di primo livello
Il controllo di primo livello riguarda tutti i partner beneficiari ed è condotto dai controllori designati dallo Stato Membro (in grado di interpretare correttamente la documentazione e giustificativi di spesa e tenendo a mente le regole nazionali).
Ciascuno dei beneficiario è responsabile per la corretta imputazione e rendicontazione delle spese e si assume la responsabilità in caso di eventuali irregolarità riscontrate nelle spese da esso dichiarate.
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
RICHIESTE DI PAGAMENTO
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Sistema di controllo e reporting
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Pagamenti quote FERS
• Cadenze periodiche (report attività e finanziari ogni 6 mesi in genere con scadenza prefissata per presentazione report e conseguenti richieste di pagamento)
• Trasferimento fondi ai PPs• Problema a livello italiano: non ancora
definito sistema di controllo di primo livello
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONEALCUNI SUGGERIMENTI PRATICI
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
La gestione finanziaria del progetto
• Registrare ogni impegno di spesa• Tabella excel con avanzamento di spesa
costantemente aggiornata• Rendiconto finanziario con cadenza periodica
(ogni 3/6 mesi)• Evitare variazioni di budget o contenerle
entro il limite prefissato dallo specifico programma, con l’autorizzazione del LP
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
La contabilizzazione delle spese
• Gestione contabile analitica e separata in alcuni casi (per il LP)
• Chiara indicazione della tipologia di spesa imputata al progetto (riferimento progetto, annullamento con timbro…)
ATTENZIONE AL DOPPIO FINANZIAMENTO !
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Archiviazione giustificativi di spesa
Documentazione amministrativo-contabile• Fatture di fornitori• Fatture di consulenti / Note di accredito• Note spese con pezze giustificative (biglietti bus,
treno, scontrini fiscali, …)• Cedolini paga del personale
Documentazione a supporto(cfr. elenco per singole voci di spesa)
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
Come organizzare la rendicontazione
• Produrre la documentazione necessaria conformemente a quanto richiesto dal Programma (giustificativi di spesa e documentazione di supporto
• accertarsi di seguire le procedure richieste!• costante dialogo e collaborazione tra Financial
Manager e Project Manager ! • Sistema trasparente di contabilità del progtto
• attenzione al doppio finanziamento !• Archiviazione funzionale della documentazione
Venezia, 17 febbraio 2009
European CommissionEnterprise and Industry
GRAZIE DELL’ATTENZIONE!
EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO [email protected]