Jukka K. Korpela Muistio 1 (8)

23.11.2007

Word 2007:n tärkeimmät perusasetuksetTämä muistio sisältää ehdotuksen siitä, miten Word 2007:n käyttäjien kannattaa muuttaa ohjelman toiminta-asetuksia suomalaisessa käytössä. Mukaan on otettu järkevän käytön yleisesti vaatimat asetukset. Näiden lisäksi kannattaa tietysti tehdä sellaiset lisäasetukset, jotka sopivat omaan tilanteeseen ja mieltymyksiin.

”Tehdasasetuksilla” tarkoitetaan tässä Word 2007:n toiminta-asetuksia sellaisina kuin ne ovat valmistajan toimittamassa versiossa.

SisällysWordin asetukset -ikkuna...................................................................................1Käyttäjän asetukset.............................................................................................3Tarkistustyökalut................................................................................................3

Automaattinen korjaus....................................................................................3Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa..........................................................4Muut Tarkistustyökalut-asetukset...................................................................5

Tallentaminen.....................................................................................................5Lisäasetukset......................................................................................................6Mukauttaminen...................................................................................................6Kielentunnistuksen poistaminen.........................................................................6Oletusmuotoilut..................................................................................................7Näppäimistöasettelun vaihtumisen estäminen....................................................8

Wordin asetukset -ikkuna

Word 2007:ssä asetusten säätämiseksi napsautetaan ensin Wordin ikkunan vasemmassa ylälaidassa oa värikästä ns. Office-painiketta. Se on keskeisessä asemassa Word 2007:ssä ja muissa Office 2007 -ohjelmissa ja korvaa muun muassa vanhempien versioiden Tiedosto-valikon ja suuren osan Työkalut-valikoissa olleista toiminnoista.

Office-painike avaa uuden ikkunan. Seuraavaksi napsautetaan siinä Wordin asetukset -painiketta, joka on oikeassa alanurkassa olevan lopetuspainikkeen vasemmalla puolella.

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 2 (8)

23.11.2007

Tällöin avautuu Wordin asetukset -ikkuna, jossa on seuraavat välilehdet:

– Käyttäjän asetukset: sekalaisia ”suosituimpia asetuksia”.– Näyttäminen: sivun näyttöasetukset, muotoilumerkintöjen näkyminen ja tulostusasetukset. Ei mitään välttämättä korjattavaa.– Tarkistustyökalut: ns. automaattisen korjauksen ja kielentarkistuksen asetukset. Olennaisia asetuksia.– Tallentaminen: tiedostojen tallentamistavan asetukset.– Lisäasetukset: monia erityyppisiä asetuksia, mm. ns. muokkausasetukset.– Mukauttaminen: Wordin käyttöliittymän (työkalurivin ja ”pikanäppäinten”) muuttaminen.– Apuohjelmat: Officen apuohjelmien hallinta.– Valvontakeskus: tietoturva- ja tietosuoja-asetuksia, mm. makrojen suorituksen salliminen.– Resurssit: Officeen liittyviä online-palveluita.

Asetusten tekstit ovat suureksi osaksi viitteellisiä tai aivan hämäriä. Lisätietoja saa napsauttamalla ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kysymysmerkkiä, mutta saatavat selitykset ovat paljolti yhtä hämäriä kuin selitettävät kohdat. Lisäksi tähän sisältyy sudenkuoppa: Wordin vanhemmissa versioissa voi napsauttaa ensin kysymysmerkkiä ja sitten jotain asetusten kohtaa, jolloin saadaan tietoja juuri kyseisestä kohdasta. Word 2007:ssä kuitenkin kysymysmerkin napsauttaminen avaa asetusten avoinna olevan välilehden yleisen ohjeen. Tämän avautumiseen kuluu aikaa, joten käyttäjä ehkä ehtii napsauttaa asetusten jotain kohtaa – ja tulee näin ehkä huomaamattaan

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 3 (8)

23.11.2007

muuttaneeksi asetuksia! Siis: Kun haluat ohjeita, napsauta vain kysymysmerkkiä.

Seuraavassa on asetusohjeet välilehdittäin.

Käyttäjän asetukset

Tarkista, että Käyttäjänimi-kohdassa on oma koko nimesi. Tämä nimi tulee mukaan luomiesi asiakirjojen metatietoihin.

Tarkista, että Nimikirjaimet-kohdassa on nimikirjaimesi. Ne tulevat nimen sijasta mukaan joihinkin metatietoihin.

Word 2007 kysyy edellä mainitut tiedot ensimmäisellä käynnistyskerralla, joten niiden pitäisi olla kunnossa, mutta asia on hyvä tarkistaa.

Napsauta Kieliasetukset-painiketta ja valitse kohdassa Ensisijainen muokkauskieli se kieli, jolla kirjoitettuja asiakirjoja useimmiten käsittelet. (Muilla kielivalinnoilla näissä asetuksissa ei juuri liene merkitystä, sillä Word ottaa kielituen käyttöön automaattisesti, kun valitset käytettävän kielen.)

Tarkistustyökalut

Tästä välilehdestä on kuva jäljempänä kohdassa Muut Tarkistustyökalut-asetukset. Napsauta aluksi painiketta Automaattisen korjauksen asetukset, jolloin avautuu Automaattinen korjaus -ikkuna. Siinä on viisi välilehteä. Kahdella niistä on syytä tehdä muutokset, jotka kuvataan seuraavassa.

Automaattinen korjaus

Poista valinnat seuraavista kohdista:

– KOrjaa KAksi ISoa ALkukirjainta– Korjaa cAPS LOCK -näppäimen tahaton käyttö

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 4 (8)

23.11.2007

– Korjaa virheelliset näppäimistöasetukset.

Vaikka nämä korjaukset ovat joskus hyödyksi, ne liian usein aiheuttavat vahinkoa eli ”korjaavat” väärin.

Sen sijaan valinta ”Päivien nimet isolla” kannattaa jättää valituksi. Se vaikuttaa vain englanninkielisiin nimiin (Sunday jne.). Vaikka valintaikkunan otsikossa lukee kielen nimi, valinnat vaikuttavat kaikkiin kieliin.

Valinta ”Käytä automaattisesti oikeinkirjoituksen tarkistusohjelman ehdotuksia” on varminta poistaa. Ei ole selvää, mihin se vaikuttaa (jos mihinkään), mutta koko ajatus vaikuttaa huonolta.

Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa

Huomaa, että tämä on eri välilehti kuin Automaattinen muotoilu, joka on vähemmän tärkeä, sillä se koskee vain erikseen käynnistettäviä muotoiluja, joiden käynnistys lisäksi vaatii erityistoimia Word 2007:ssä.

Poista valinta seuraavista kohdista:

– Yhdysmerkit (--) viivoilla (–)– Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä– Kaikki viisi kohtaa otsikon ”Käytä kirjoitettaessa” alla (joista tehdasasetuksissa ovat valittuina muut paitsi ”Sisäiset otsikkotyylit”)– Muotoile luettelon kohdan alku samanlaiseksi kuin edellinen.

Ellei valintoja poisteta, Word tekee automaattisia muunnoksia, jotka ovat usein virheellisiä tai häiritseviä. Esimerkiksi kappaleen aloittaminen numerolla

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 5 (8)

23.11.2007

(kuten ”1. maailmansodassa – –”) aiheuttaa tällöin muotoilemisen numeroiduksi listaksi.

Muut Tarkistustyökalut-asetukset

Valitse kohta Saksa: Käytä uusia oikeinkirjoitussääntöjä. (Näitä virallisia joskaan ei kaikkien noudattamia sääntöjä kuvaa sivusto Dokumente zu den Inhalten der Rechtschreibreform, http://www.ids - mannheim.de/reform/ .)

Valitse Kirjoitustyyli-kohdassa vaihtoehto, joka vastaa kirjoittamiesi tekstien tyypillistä tyylitasoa. Jos kirjoitat ankaraa asiatekstiä, valitse Tiukka.

Jos käsittelet erikielisiä tekstejä, tarkista edellä mainittu tyyliasetus kullekin kielelle erikseen. Valitse ensin kieli komennolla Tarkista/Määritä kieli ja avaa sitten Wordin asetukset. Esimerkiksi englannin kielelle on tarjolla vaihto-ehdot Grammar Only (tehdasasetus) ja Grammar & Style. Kyseisessä kohdassa olevalla Asetukset-painikkeella pääsee säätämään tarkistuksia yksityiskohtaisemmin.

Tallentaminen

Valitse ensimmäisestä valikosta Tallenna tiedostot muodossa vaihtoehto Word 98 - 2003 -asiakirja (.doc), paitsi jos tiedostojasi tullaan käsittelemään pääasiassa vain Word 2007:llä.

Selitys: Oletustallennusmuoto Word-asiakirja (*.docx) tarkoittaa Word 2007 -muotoa. Jos asiakirjaa on voitava käsitellä vanhemmillakin versioilla tai niiden kanssa yhteensopivilla ohjelmilla, on syytä valita vanhempi muoto. Word 2007:n ohjeissa sitä kutsutaan yhteensopivuustilaksi.

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 6 (8)

23.11.2007

Tästä asetuksesta riippumatta voi tallennusmuodon valita halutuksi käyttämällä Tallenna nimellä -komentoa, jonka saa esille napsauttamalla Office-painiketta.

Vanhemmassa muodossa tallennettuja asiakirjoja käsiteltäessä kaikki Word 2007:n toiminnot, esimerkiksi matematiikkatila (Lisää/Kaava), eivät ole käytettävissä.

Lisäasetukset

Valitse Tallenna-otsikon alla kohta Kysy ennen Normal-malliin tallentamista. Tämä estää tahattomat Normal-mallin muuttamiset, jotka vaikuttavat kaikkiin uusiin asiakirjoihin.

Mukauttaminen

Tällä välilehdellä ei ole mitään välttämätöntä muutettavaa, mutta siihen kannattaa tutustua. Siellä nimittäin voi helposti lisätä kuvakkeita Wordin työkaluriville eli Wordin ikkunan yläpalkkiin, jos esimerkiksi kaipaat jotain vanhemmista versioista tuttua painiketta.

Kielentunnistuksen poistaminen

Tätä ei tehdä Wordin yleisissä asetuksissa kuten edellä kuvatut, vaan Tark-ista-välilehdellä valitaan Määritä kieli, jolloin avautuu Kieli-ikkuna. Siinä poistetaan valinta kohdasta Tunnista kieli automaattisesti.

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 7 (8)

23.11.2007

Selitys: Tehdasasetuksiin sisältyy, että Word pyrkii tunnistamaan tekstin kielen automaattisesti. Tämä vaikuttaa mm. välimerkkien käsittelyyn ja kieliasun tarkistukseen. Koska tästä seuraa paljon useammin haittaa ja häiriötä kuin hyötyä – Word päättelee usein väärin tai liian myöhään –, piirre on syytä poistaa käytöstä. Jostakin syystä valintaa ei ole varsinaisissa Wordin asetuksissa, vaan se tehdään kieltä asetettaessa kuin oheistoimintona. Valinta tarvitsee tehdä vain kerran: se säilyy Wordin käyttökerrasta toiseen.

Oletusmuotoilut

Word 2007:n tehdasasetusten mukaan leipätekstin fonttina on 11 pisteen Calibri (aiemmissa versioissa 12 pisteen Times New Roman), ja otsikkotyylit ovat varsin erikoisia, mm. väriltään sinisen eri sävyjä, osittain aivan liian vaaleita, ja fontiltaan Cambriaa. Tämä on typografisesti melkoisen kyseenalaista. Normaalimpaa on, että leipäteksti on antiikvaa (kuten Cambriaa) ja otsikot groteskia (kuten Calibria). Lisäksi Word 2007 käyttää oletusarvoisesti ns. 1,15-kertaista riviväliä, joka on Calibrille usein liian iso.

Suomalaisen asiakirjastandardin (SFS 2487) mukaan asiakirjan tekstissä ei käytetä värejä. Toisaalta otsikoiden värin korjaaminen mustaksi aiheuttaa sen, että fonttikokoa on syytä kasvattaa, jotta otsikot erottuisivat paremmin.

Tilannetta ei voi korjata Wordin yleisillä asetuksilla, vaan korjauksena on sellaisten tyylien ja asiakirjapohjien tai -mallien käyttö, joissa muotoilut ovat soivammat. Jos käytetään hyviä valmiita pohjia, ei ongelmia juuri ole, koska Wordin vanhoilla versioilla tehdyt pohjat toimivat myös Word 2007:ssä, tosin ns. yhteensopivuustilassa, jossa kaikki Word 2007:n uutuudet eivät ole käytettävissä. Jos pohjaa luotaessa ei ole erikseen asetettu fonttia, asettaa vanhemmalla Wordilla luotu pohja leipätekstin fontin Times New Romaniksi. Yksinkertainen peruspohja löytyy sivun http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/teksti/ kautta.

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617

Jukka K. Korpela Muistio 8 (8)

23.11.2007

Näppäimistöasettelun vaihtumisen estäminen

Tämä ei liity erityisesti Wordin asetuksiin vaan yleisesti Windowsiin, ja korjaus tehdään Windowsissa eikä Wordissa, mutta ongelman vaikutus tuntuu erityisesti tekstinkäsittelyssä.

Näppäily Alt+Vaihto (eli Alt+Shift) vaihtaa näppäimistöasettelun. Tavallisessa suomenkielisessä Windowsissa se vaihtaa suomalaisen ja amerikkalaisen asettelun välillä. Amerikkalaisessa Ä-näppäin tuottaa '-merkin (joka saattaa Wordissa muuttua kaarevaksi), Ö-näppäin ;-merkin jne. Usein asettelu vaihtuu vahingossa, eikä käyttäjä tavallisesti tiedä, että uusi Alt+Vaihto korjaa tilanteen. Jos vielä Wordin asetuksissa on käytössä automaattinen kielentunnistus ja automaattinen näppäimistön vaihto kielen mukaan (joista jälkimmäinen ei sentään oletusarvoisesti ole käytössä), voi näppäimistöasettelu vaihtua todella mystisen tuntuisesti. Lisäksi Alt+Vaihto saattaa vaihtaa myös Wordin kieliasetuksen.

Näppäimistöasettelun vaikutus on ikkunakohtainen. Jos esimerkiksi Wordissa tulee väärä asettelu käyttöön, on Wordin ikkunan oltava aktiivisena, kun korjaava Alt+Vaihto näppäillään. Muuten Wordiin jää väärä asetus, ja lisäksi toiseen ikkunaankin tulee väärä asetus!

Amerikkalaisen asettelun käyttöön ei Suomessa liene mitään syytä. Sen sijaan muille näppäimistöasetteluille voi hyvin löytyä käyttöä. Jos niitä ei tarvita, on ehkä parasta poistaa käytöstä näppäimistöasettelun vaihtaminen näppäilyllä Alt+Vaihto. Vistassa tätä varten avataan Windowsin Ohjauspaneeli ja napsautetaan kohtaa ”Vaihda näppäimistöä tai muita syöttötapoja”. Sitten napsautetaan (Näppäimistöt ja kielet -välilehdellä) Näppäimistöt-painiketta, valitaan Näppäinten lisäasetukset -välilehti, tarkistetaan että listasta on valittuna kohta ”Syöttökielten välillä”, napsautetaan Vaihda näppäinyhdistelmä -painiketta ja valitaan sekä sarakkeessa ”Vaihda syöttökieltä” että sarakkeessa ”Vaihda näppäimistöasettelua” vaihtoehto ”Ei määrätty”.

Menettelyt ovat erilaiset mutta yhtä sekavat muissa Windowseissa. Windows XP:ssä aloitetaan valitsemalla”Päivämäärä-, aika-, kieli- ja alueasetukset”, sitten ”Lisää tuki muulle kielelle”, sitten Kieli-välilehdellä ”Tiedot”.

Jukka K. Korpela, Päivänsäteenkuja 4 A, 02210 Espoo • jkorpela@cs.tut.fi • puh. 040 844 8617