06b.- bases de datos en access.pdf

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Autor:

Dr. Ramón Roque Hernándezhttp://ramonroque.com/Materias/POOTec.htm

[email protected]:

n!. "#oria Ma. Rodr$!uez Mora#es!rodr$!uez@itnue%o#aredo.edu.m&

n!. 'runo (ópez Ta)eyas* M.+. ,,,.itnue%o#aredo.edu.m&/ta)eyas

ta)eyas@itnue%o#aredo.edu.m&

Unidad 6.- Bases de Datos en Access

Base de datos en Access Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB

En un sistema de base de datos relacional, los datos se

organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como puedenser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por

cada uno de ellos.


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Tablas de datos Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos.

Una tabla contiene información sobre un tema o asuntoparticular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentesdatos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se ledenomina registro o fila, así todos los campos de un clienteforman un registro.

Ejemplo

i consideramos una posible base de datos con los datos de una

empresa, una tabla de CLIENTES podría ser!

Campos

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro 1 1 Luis Pérez García Alemania ! "#$!

Registro %arta Gonz&lez Puente %a'or !" "##(

Registro ! ! )rancisco Ramírez Gutiérrez *alle (# "##(

Registro " " %aría %artínez Perea )ranciscano #$ "#(1


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Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una "isión personal

de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen "arios tipos de consultas para seleccionar, actualizar,borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de lastablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

#or ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todoslos datos de los clientes cuyo código postal sea 46625 .

Formularios Un formulario es el objeto de Access dise$ado para la

introducción, visualización y modificación de los datos de

las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que m%s se

utilizan tienen la forma de fichas de datos.


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Informes Un informe es el objeto de Access dise$ado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

&eneralmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa.

Crear una base de datos 'acer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel

de tareas que aparece a la derec(a de la pantalla.


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A continuación aparecer% el siguiente cuadro de di%logo donde

indicaremos el nombre de la base de datos que estamos

creando y el lugar donde se guardar%.

Autom%ticamente se crear% nuestra nue"a base de datos a lacual Access asignar% la extensión .MDB, y aparecer% la "entanaBase de datos!

Tipos de objetos quepodemos tener en laBD


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Crear una tabla de datos 'ay que posicionarnos en la "entana base de datos con el

objeto tablas seleccionado, si (acemos clic en el icono se abre

una "entana con las distintas formas que tenemos para crear

una tabla!

Vista o!a de datos consiste en introducir directamente losdatos en la tabla y seg)n el "alor que introduzcamos en lacolumna determinar% el tipo de datos que tiene la columna.

"sistente para tablas utiliza un asistente que nos "a guiandopaso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de

tablas que tiene ya predefinidas.

#mportar tabla consiste en crear una nue"a tabla a partir deotra existente en otra base de datos.

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tablaalmacenada en otra base de datos.


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$tra forma m%s r%pida de llegar a la "ista dise$o es desde la

"entana Base de datos con el objeto tablas seleccionado,

(aciendo doble clic en la opción %rear una tabla en vista

Dise&o.

Aparecer% la "entana Dise&o de tabla!Nombre de la tabla

Rejilla de datos

Fichas General yBúsqueda

Ayuda

• (e!illa de datos) Es donde definiremos cuales son los datos que compondr%n la tabla.

+ *ichas +eneral y Bsqueda) on para definir propiedades del campo es decircaracterísticas adicionales de la columna que estamos definiendo.

+ "yuda) Es un recuadro con un texto que nos da alg)n tipo de ayuda sobre lo que tenemosque (acer.


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Tipos de datos A la (ora de crear un campo en una tabla, (ay que especificar de qu

tipo son los datos que se "an a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son! Texto! #ermite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud m%xima de

- caracteres. /ormalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,direcciones o cualquier n)mero que no se utilice en c%lculos, como n)meros detelfono o códigos postales.

Memo! e utiliza para textos de m%s de - caracteres como comentarios o

explicaciones. 0iene una longitud m%xima de 1.21 caracteres. -mero! #ara datos numricos utilizados en c%lculos matem%ticos.

*echaora! #ara la introducción de fec(as y (oras desde el a$o 344 al a$o5555.

Moneda! #ara "alores de dinero y datos numricos utilizados en c%lculosmatem%ticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno ycuatro decimales.

"utonum/rico! /)mero secuencial 6incrementado de uno a uno7 )nico, on)mero aleatorio que 8icrosoft Access asigna cada "ez que se agrega unnue"o registro a una tabla.

01-o! 9alores 01 y -o y campos que contengan uno de entre dos "alores6í:/o, 9erdadero:;also o Acti"ado:desacti"ado7.

$b!eto $23! uta de acceso de un arc(i"o o p%gina.

Subdirección! #osición dentro del arc(i"o o p%gina. Sugerencia! El texto que aparece como información sobre (erramientas.


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Definir campos En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar

la tecla 3-T3( pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone

Texto como tipo de dato.

i queremos cambiar de tipo de datos, (acer clic sobre la flec(a

de la lista desplegable de la derec(a y elegir otro tipo.


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La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una cla"e principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de latabla y nos sir"e de identificador de registros de forma que conesta cla"e podamos saber sin ning)n tipo de equi"ocación el registroal cual identifica.

#ara asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientespasos! 'acer clic sobre el nombre del campo que ser% cla"e principal.

'acer clic sobre el icono %lave principal de la barra de (erramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecer% una lla"e indic%ndonos quedic(o campo es la cla"e principal de la tabla.

Guardar una tabla #ara guardar una tabla, podemos!

?r al men) "rchivo y elegir la opción +uardar .

< bien (acer clic sobre el botón +uardar de la barra de

(erramientas.

@omo nuestra tabla a)n no tiene nombre asignado, aparecer% el

siguiente cuadro de di%logo!

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