In questo libro, in formato PDF, trovate una selezione dei più in-teressanti approfondimenti tematici dedicati ad Excel creati dagli esperti di Office Magazine. L’idea è quella di ottenere una sorta di prontuario, un manuale del foglio di calcolo da avere sempre a disposizione e di facile lettura. Testo e guide passo passo concorrono a guidarvi nella realizzazione dei progetti. Le tematiche sono dif-ferenti: dalle funzioni più utili di Excel, ai fogli di lavoro indispen-sabili per aziende, liberi professionisti e famiglie. Il testo è suddiviso in due macro aree logiche. La prima (Excel fai da te) è dedicata a progetti e approfondimenti verticali che affrontano i temi nella loro interezza. La seconda sezione (Excel in pratica) è pensata, invece, per guidare il lettore all’uso e alla comprensione di funzioni Excel specifiche da seguire passo passo davanti al computer.Fra gli argomenti: Libro Cespiti, Registro Antiriciclaggio, gestione di clienti/fornitori, personale e crediti verso i clienti, eliminazione degli errori dalle formule, formattazione condizionale, recupero di cartelle danneggiate e molti altri. Tutto al fine di trattare tanto progetti specifici, quanto funzioni che possano migliorare e velociz-zare le attività di ogni giorno, risolvendo anche quei piccoli gratta-capi che sopraggiungono (quasi sempre!) con l’utilizzo quotidiano di Excel. Nella speranza di aver fatto cosa utile, vi auguriamo una buona lettura.

La redazione

N.B. - Per facilitare la comprensione di ogni argomento trattato, i progetti sono corredati dei relativi file d’esempio che trovate nel CD-Rom allegato a Office Magazine n.116 (sezione Esempi). Se state leggendo questo libro e non siete in possesso del suddetto CD-Rom con gli esempi, chiedete alla redazione di Office Magazine (officemagazine@edmaster.it) informazioni su come reperire i file di esempio.

Excel fai da te Analisi di sensibilità Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi di sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte le variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti p. 4

Business Intelligence Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel p. 8

Clienti Fornitori IGrazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come p. 12

Clienti Fornitori IIQuanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc p. 16

Dai un taglio alla bollettaCrea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura elettrica. Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti, puoi monitorare facilmente i consumi e ridurre i costi p. 20

Fatture facili con ExcelStanchi delle solite rigide applicazioni per la fatturazione? Nessun problema, ecco la soluzione: creare un’applicazione ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio di calcolo p. 24

Amministrare i crediti verso i clientiRealizza un’applicazione che tenga traccia dei crediti vantati verso i clienti. Potrai archiviare ciascun pagamento, inserire nuovi debitori ed emettere una ricevuta per ogni rata estinta p. 28

Gestire il personale con le tabelle Pivot Strumenti efficaci e pratici per gestire ogni tipo di informazione. Ecco come sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007 ed amministrare facilmente il personale della nostra azienda p. 32

Libro CespitiUtilizza i fogli di calcolo per realizzare un registro dei beni ammortizzabili e generare, per ognuno di essi, il relativo piano di ammortamento in modo automatico p. 35

Matrici di portafoglioL’allocazione delle risorse attuata dal management necessita di validi supporti decisionali. Ecco come usare le matrici di portafoglio per studiare e migliorare la struttura strategica aziendale p. 38

Excel in pratica

Budget Evento Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese da sostenere e prevedere (se possibile) gli introiti futuri. Scopri come crearlo facilmente grazie alle funzioni avanzate del foglio di calcolo p. 52

Catalogo ProdottiScopriamo come raggruppare o separare forme, immagini e tanti altri oggetti in Excel al fine di velocizzare il lavoro ed ottenere migliori risultati da un punto di vista estetico p. 54

Condividere i fogli di lavoroEcco come gestire la condivisione dei fogli di lavoro nelle reti locali o sul Web, proteggerne il contenuto e valutare le differenti modifiche apportate da più utenti contemporaneamente p. 56

Confrontare elenchi di datiImpariamo a confrontare elenchi di dati con il semplice utilizzo di una funzione del foglio di calcolo. Potremo così individuare diversità e variazioni con un solo clic p. 58

Creare un organigramma aziendaleLe SmartArt sono un ottimo strumento per rappresentare i rapporti gerarchici all’interno di un’impresa. Ecco come utilizzare questi elementi per realizzare organigrammi professionali p. 60

Eliminare gli errori nelle formuleElimina per sempre gli errori nelle formule con i comandi del gruppo Verifica formule. Seguendo alcune accortezze eviterai spiacevoli inconvenienti e potrai creare fogli di calcolo perfetti p. 62

Estrarre figure, immagini e grafici da Excel Scopri come estrarre velocemente foto, figure e grafici da un foglio di calcolo ed averne immediatamente una copia disponibile da inserire in altri documenti Office p. 64

Sommario

Formattazione Condizionale Impara a visualizzare o nascondere dati in funzione di determinati risultati, con un pizzico di fantasia è posibile associare anche effetti grafici così da rendere meno noioso il foglio di lavoro p. 66

Funzioni di ricerca Impariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT. Grazie a questo strumento potremo eseguire ricerche specifiche sui dati e copiare in automatico, in una nuova tabella, solo le informazioni desiderate p. 68

Grafici tridimensionali Utilizziamo i fogli di calcolo della suite Office per andare oltre gli standard in 2D. Grazie ai grafici a bolle è possibile rappresentare una classica tabella anche in tre dimensioni p. 70

Il Wizard Microsoft per i grafici Con il nuovo add-in Microsoft per la creazione dei diagrammi non dovrai più scegliere fra le tante alternative di Excel. Sarà il programma a determinare il grafico più adatto ai tuoi dati p. 72

Importare dati dal Web Scopri come inserire nei tuoi progetti i dati e le informazioni provenienti da Internet. Con una specifica funzionalità del foglio di calcolo potrai aggiornare e tenere sotto controllo ogni elemento p. 74

Le tabelle dati Valuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria e le possibili alternative. Con le Tabelle dati potrai creare delle analisi condizionali su misura per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo i risultati p. 76

Lo strumento Risolutore Scopriamo come utilizzare il Risolutore, uno degli strumenti di analisi e simulazione presenti nel foglio di calcolo, per trovare automaticamente la soluzione migliore ai nostri problemi p. 78

Recuperare cartelle danneggiate Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni manuali per ripristinare i fogli di calcolo corrotti. I nostri esperti ti spiegano i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro p. 80

Riferimenti di cella Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli a dovere nei fogli di calcolo p. 82

Scenari di Excel Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare in anticipo il modo in cui evolverà una situazione finanziaria. Ecco come eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa p. 84

Protezione dei datiQuando si lavora con importanti informazioni, per evitare di andare incontro a perdite o alterazioni, è consigliabile applicare delle protezioni ad hoc. Vediamo quali p. 42

Registro AntiriciclaggioScopri come utilizzare i fogli di calcolo della suite Office per organizzare e gestire il tuo registro antiriciclaggio. Tutto gratuitamente ed in modo semplice e funzionale p. 44

Scegliere il mutuo miglioreDal tasso fisso al variabile CAP con tetto massimo. Ecco come utilizzare i fogli di calcolo per individuare, senza timore, il contratto più adatto alle proprie esigenze p. 48

46

Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi

di sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte

le variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti

Excel, il consulente per i tuoi affari

Office Magazine Maggio 2010

parole povere, la resa di un inve-stimento. In genere un progetto va perseguito se genera un Tasso di Rendimento minimo, definito Hurdle Rate, che può essere le-gato al costo del capitale o sem-plicemente ad una valutazione a priori dell’investitore. Il Valore Attuale Netto, invece, definisce il valore attualizzato di una se-rie di flussi di cassa, in base al tasso di rendimento (Tasso An-nuo Nominale), che rappresen-ta a sua volta il costo derivante dal mancato utilizzo alternativo delle risorse economiche dedi-cate al progetto. Excel offre due formule che consentono il cal-colo degli indicatori economici TIR e VAN. Per il TIR, la formula da digitare è =TIR.COST(“Celle flussi di cassa”). Come flusso di cassa si considerano tutte le dif-ferenze fra entrate ed uscite in un determinato arco temporale del progetto.

Quando ci si appresta a fare la stima costi/bene-fici di un ipotetico inve-

stimento, al fine di valutarne l’ef-fettiva fa ttibilità e l’impatto che questo ha sulla struttura societa-ria promotrice, è necessario por-re particolare attenzione a tutte quelle variabili, particolarmente sensibili, che al loro variare pos-sono generare sostanziali modi-ficazioni degli indicatori sintetici di risultato. Le variabili che van-no a comporre gli scenari futuri di un’iniziativa sono di solito elevate e caratterizzate da incer-tezza. Questo rende indispensa-bile il compimento di un primo ed importantissimo passo verso la comprensione dei costi e dei

benefici, che tale iniziativa com-porterà: la scelta delle variabili critiche. Esse variano da caso a caso e vanno scelte con accura-tezza. Un criterio generale sug-gerisce di considerare le varia-bili che generano una variazione dell’1%, per una corrispondente medesima variazione (1%) del Tasso Interno di Rendimento (TIR) o una variazione del 5% del Valore Attuale Netto (VAN).

Gli indicatori economiciPoniamo il caso di aver realizza-to con Excel un Business Plan (BP) relativo ad una particolare iniziativa. E che a questo punto si desideri realizzare un’anali-si di sensibilità sulle variabili critiche. Per prima cosa dovre-mo dotare il nostro BP degli indicatori TIR e VAN, necessari per valutare la bontà del nuo-vo investimento (e importan-te campanello d’allarme per l’individuazione delle variabili sensibili). Il TIR rappresenta, in

Nel CD / EsempiAnalisi di sensibilità.xlsm

Office fai da te

� ���������� ������� �������

47

Analisi di sensibilità

Maggio 2010 Office Magazine

automaticamente, all’interno di un range prescelto di valori, una o due variabili sensibili e gene-

rare così una matrice che riporti il valore di VAN e TIR per tutte le combinazioni possibili. Si potrà

Predisporre il Business PlanPer affrontare il problema con una mag-

giore tangibilità, cercheremo di calarci in un esempio pratico. Poniamo il caso di avere una piccola azienda volta alla produ-zione di gadget e che si presenti l’opportuni-tà di inserire in catalogo un nuovo prodotto. Dalle relative indagini di mercato, questo risulta essere molto richiesto e, per aggiun-gerlo al nostro listino, si riscontrano due ne-cessità: investire in una nuova macchina ed assumere un’unità specializzata per la sua gestione. Senza complicarci la vita in cal-coli finanziari complessi, buttiamo giù un quadro economico della situazione, consi-derando costi e ricavi connessi alla nuova iniziativa. Successivamente applichiamo al flusso di cassa le formule di TIR e VAN, che rappresenteranno i nostri indicatori econo-mici di valutazione.

1La prima cosa da fare è quella di approntare un piccolo Business Plan che evidenzi costi e

ricavi. Inseriamo una piccola matrice all’interno della quale aggiungeremo i dati relativi all’inve-stimento. È importante distinguere quale quota del costo totale rimane a carico dell’investitore (Equity) e quale viene finanziata.

I dati dell’investimento

4 A questo punto, nella cella A16, appena sotto il flusso di cassa, inseriamo la formu-

la per calcolare il Tasso Interno di Rendimento. Il codice da digitare è il seguente: =TIR.COST(B15). Proseguiamo con la cella A17 inserendo =TIR.

COST(B15:C15) e così via. All’anno 15 avremo la formula =TIR.COST(B15:Q15).

Il calcolo del TIR

3 Creiamo in un secondo foglio una tabella che contenga tante colonne quanti sono gli

anni su cui vogliamo fare l’analisi, aggiungendo l’anno 0. Inseriamo nelle righe costi e ricavi, ri-chiamandoli dal foglio di inserimento dati creato. Ottenuto l’utile aggiungiamo l’esborso negativo dell’investitore (equity) all’anno 0.

Entrate ed utili

2 Approntiamo le altre tabelle di inserimento dati ed elaborazione relativamente a tutti

i Costi Variabili (Cv) e i Costi Fissi (Cf). Inseriamo una tabella per inserire i ricavi ed una per i dati generici (come la tassazione). Per la rata del finanziamento usiamo la formula =-RATA(tasso

interesse;anni;capitale.

Costi e ricavi

5 Sotto la riga del TIR inseriremo il Valo-

re Attuale Netto. Il funzionamento è simi-le alla formula del TIR, dovremo solo ag-giungere il tasso di attualizzazione sempre uguale. Nella cella A16 digiteremo =VAN(tasso

di attualizzazione;B15). All’anno 15 avremo =VAN(tasso di attualizzazione;B15:Q15).

Ed ora il VAN

Un file ad hoc per le macro

Se, come nel caso esaminato in questo articolo, ci stiamo apprestando ad inserire delle macro in Visual Basic nel nostro foglio di calcolo, con la versione

2007 della suite di Office dovremo salvare il file in formato .XLSM. Si tratta di un nuovo formato, inserito nell’ultima release, che consente l’attivazione delle macro nel documento. L’icona sarà contraddistinta da un punto esclamativo. Questa estensione, come quelle simili degli altri software di Office, si basano sullo standard XML per il salvataggio dei dati. Le prime tre lettere individuano Excel XLS mentre M significa: “con attivazione macro”. Grazie a questo nuovo standard Excel riesce a creare file più compatti (fino al 75%), garantendo maggiore riservatezza, facilitando il recupero delle informazioni e molto altro ancora.

Dal problema alla soluzioneCompletato il Business Plan dell’iniziativa con gli indicatori economici TIR e VAN, dobbiamo individuare tutte le variabili uti-lizzate per il calcolo degli output e degli input. Ovviamente sarà necessario restringere il campo di scelta su quelle più significative. Ad esempio, nel caso in cui l’in-vestimento preveda il consumo di un combustibile, una variabi-le significativa sarà sicuramente legata al suo costo di acquisto. Raggruppiamo quindi le nostre scelte in categorie omogenee. Immediatamente dopo la loro individuazione, occorrerà accer-

tare che si tratti di sole variabili indipendenti e andranno escluse di conseguenza tutte le quelle di-pendenti. Di solito queste ultime sono inserite in input dall’utente e non subiscono variazioni nel calcolo. A questo punto dell’ana-lisi di sensibilità è necessario fare perno sulle macro di Excel. Infatti, individuate le variabili dipenden-ti, dovremmo modificare manual-mente volta per volta il loro valore, andando a registrare il rispettivo impatto sugli indici economici. Il tutto appurando qualitativamen-te e quantitativamente le variabili sensibili che possono generare criticità. Grazie invece all’aiuto di una macro, possiamo far variare

������������ ������� �������

48 Office Magazine Maggio 2010

Office fai da te

successivamente utilizzare la for-mattazione condizionale per ren-dere leggibile, a colpo d’occhio, la matrice dei risultati.

La macroLa funzione principale della macro che ci apprestiamo a realizzare in questo articolo, è quella di far variare automa-ticamente una o due variabili sensibili prescelte, andando a registrare in una matrice i va-lori degli indici economici ot-tenuti. Faremo in modo di po-ter scegliere, di volta in volta, su quale elemento intervenire. La macro utilizza due cicli For concatenati, nei quali si preve-

de di modificare le variabili con i valori del range prescelto, e ri-portare ciclo per ciclo il TIR e il VAN nella matrice predisposta. È anche necessario considerare la predisposizione di una varia-bile di parcheggio, nella qua-le verrà memorizzato il valore iniziale delle variabili. Questo verrà poi reinserito per riporta-re il foglio di calcolo alla situa-zione iniziale. Per l’attivazione della macro useremo un pul-sante, mentre impiegheremo la formattazione condizionale per tutta la matrice; stabilen-do i valori soglia e i colori che le celle dovranno assumere. In questo modo potremo delinea-

re le aree di convenienza, o di non convenienza, dell’iniziati-va. In particolare predisporre-mo una matrice 2x3, all’interno

della quale andremo a digitare riga e colonna delle due varia-bili da modificare; nonché la riga e la colonna della cella che

L’analisi di sensibilitàDefinita la prima parte, possiamo fi-

nalmente entrare nel vivo del nostro progetto: l’analisi di sensibilità. Con la compilazione di un piccolo business plan, abbiamo a disposizione le variabili del problema, i costi e i ricavi in particolare, e gli indici che utilizzeremo come indicatori dell’investimento (insomma una base di partenza per mettere in pratica l’analisi). Nella fattispecie useremo il TIR, e le sue variazioni, per stabilire come le variabili del problema lo influenzano. Il Tasso In-terno di Rendimento rappresenta la resa di un investimento. In particolare è calco-lato sulla parte di investimento sostenuta direttamente dall’investitore (equity), in quanto la restante parte verrà erogata dalla banca sottoforma di finanziamento e resti-tuita con i ricavi di esercizio.

1Per prima cosa creiamo una matrice che con-tenga, nell’intestazione di riga, la prima va-

riabile sensibile; e nell’intestazione di colonna, la seconda variabile. Scegliamo ad esempio il costo della materia prima ed il numero di prodotti ven-duti in un anno come variabili sensibili, inserendo sette valori. La matrice sarà 7x7.

Una tabella su misura

4 Ora memorizzeremo tutti i valori neces-sari all’interno delle variabili dichiarate. In

particolare i e j sono due variabili numeriche che serviranno come contatori dei cicli For successivi. Memorizzeremo righe e colonne di variabili e indice, salvando nelle variabili par-cheggio i valori di partenza di queste ultime.

Le prime intestazioni

3 Inseriamo una tabella 3x2 sotto la prece-dente. Aggiungiamo numero di riga e co-

lonna della prima e della seconda variabile sensibile, in questo caso F3, quindi 3 e 6 per la prima e C15, quindi 15 e 3. Faremo la stes-sa cosa per l’indice da monitorare, in questo caso il TIR all’anno 15 Q16, quindi 16 e 16.

Le variabili sensibili

2 Selezioniamo la scheda Sviluppo. Se non è visibile attiviamola dalle Opzioni di Excel.

Clicchiamo su Visual Basic nel menu Codice. Dal menu Inserisci selezioniamo Modulo. Qui inizia-mo a scrivere l’intestazione della macro, che chiameremo Analisi e iniziamo a dichiarare le variabili come in figura.

Le variabili della macro

5 A questo punto passiamo ad analizzare il cuore della macro. Questo sarà composto

da due cicli For, che scansionano la matrice creata inserendo i valori dell’indice( ottenuti so-stituendo di volta in volta i diversi valori delle variabili sensibili). Al termine ricopiamo i valori delle variabili parcheggio al loro posto.

Il cuore del progetto

Le sigle che contano

Equity: indica il capitale di rischio che il promotore investe in un’iniziativa. La restante parte necessaria viene erogata dall’istituto di credito sotto forma di finanziamento. Di solito la percentuale di Equity viene stabilita con la banca, in base alla bontà dell’investimento e all’affidabilità dell’investitore.EBIT: Earnings Before Interests and Taxes, acronimo inglese che si traduce in Risultato ante oneri finanziari e definito anche come Reddito operativo aziendale.What If: si tratta di un’analisi finalizzata alla determinazione di diversi risultati finali, derivati da altrettante differenti ipotesi di partenza. L’analisi di sensibilità è basata su questo tipo di esame.

� ���������� ������� �������

Analisi di sensibilità

49Maggio 2010 Office Magazine

Un pulsante per elaborare i dati

2Nella pagina di Visual Basic che appare sotto all’intestazione della macro Sub Ini-

zio_Analisi (), scriviamo Call Analisi. Facciamo attenzione che la macro termini con il codice

End Sub. In questo modo ogni volta che verrà cliccato il pulsante, automaticamente verrà chiamata la macro creata precedentemente.

La chiamata

1Dal menu Illustrazioni, della scheda Inserisci, clicchiamo su Forme e disegniamo un pul-

sante. Selezioniamolo e scriviamo un’intesta-zione a piacere. Clicchiamo sulla forma creata con il tasto desto del mouse e selezioniamo Assegna macro. Scriviamo il nome della macro Inizio_Analisi e premiamo su Nuovo.

Il bottone

3Andiamo alla scheda Home, selezioniamo con il mouse la tabella della simulazione e

clicchiamo su Formattazione condizionale/Gestisci

regole. Premiamo ora Nuova regola e scegliamo Set a 3 colori. Impostiamo come Numero: Mini-

mo = 0,05, Punto centrale = 0,10 e Massimo = 0,15. Clicchiamo poi due volte su Ok.

Formattazione condizionale

L’investimento in un grafico

2 I dati da considerare sono quelli che si di-scostano dal valore centrale. Nel caso in cui

il calcolo del TIR sia troppo basso, e dia quindi errore, consideriamo come valore minimo zero. Nel nostro caso abbiamo considerato solo le variazioni positive. Selezioniamo la tabella cre-ata e grafichiamola con un istogramma.

Un grafico per i dati

1Creiamo una piccola tabella ed inseriamo, nella prima cella, la formula =(J3-I3)/I3 per

la variabile Numero di pezzi venduti e nella cella affianco =J7-I7. Come si vede si ha una varia-zione del 14,68%, a fronte di una variazione del 10%. La variabile è sicuramente molto sensibile. Stessa cosa per l’altra.

L’incidenza delle variabili

3 Inseriamo all’interno dei fogli creati delle figure a piacere, tante quante sono i fogli

di lavoro meno quello attivo. Selezioniamo ad una ad una le forme e, con il tasto destro del mouse, premiamo Collegamento ipertestuale. Se-gliamo poi Inserisci nel documento e selezionia-mo il foglio di destinazione. Clic su Ok.

I pulsanti di navigazione

contiene l’indicatore economi-co da monitorare. I sei numeri interi, corrispondenti a righe e colonne, verranno memorizzati in sei variabili. Utilizzeremo poi altre due variabili contenenti rispettivamente il numero di righe e di colonne della tabella da riempire con i risultati della simulazione. Ed ancora, come già accennato, due variabili di parcheggio nelle quali memo-rizzare i valori iniziali.

La rappresentazione grafica dell’analisiL’analisi di sensibilità si basa sul What If, ovvero sul cosa accade se. Dopo aver effettuato l’ana-lisi su tutte le variabili sensibi-li, avendo cura di registrare la variazione dell’indicatore volta per volta, sorge il problema di come rappresentare al meglio graficamente il risultato. Nella compilazione dell’Information Memorandum, che riporta le

conclusioni finali di un’analisi di fattibilità dell’investimento, è buona norma inserire grafici e tabelle che rendano di imme-diata comprensione i risultati ottenuti. Essi vengono di solito presentati mediante grafici a ra-gnatela (spider plot) o grafici a barre (tornado diagram). Que-sti ultimi illustrano quanto varia complessivamente l’indice di va-lutazione, al variare di ciascuna variabile sensibile considerata

tra i due valori estremi. Di solito si posizionano le barre in ordine discendente, inserendo per pri-me le variabili che maggiormente influiscono sull’indice considera-to. La presentazione della tabella con la formattazione condiziona-le ed il grafico a barre consento-no, in un unico colpo d’occhio, l’individuazione di come le varia-bili sensibili scelte influiscono, al loro variare, sull’investimento che ci si appresta ad eseguire.

������������ ������� �������

46

Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel

Il business si fa intelligente

Office Magazine Settembre 2009

litico?”. Per fare ciò dobbiamo in-trodurre lo strumento dell’analisi OLAP. L’analisi OLAP, acronimo di On Line Analytical Processing, designa un insieme di tecniche software per effettuare l’analisi interattiva di una grande mole di

Ad ogni azione del corpo A sul corpo B, corrispon-de una reazione uguale e

contraria del corpo B sul corpo A. Recita pressappoco così l’assioma fondamentale della meccanica, applicabile a tutte le forze riscon-trate in natura, conosciuto come terza legge di Newton. Senza sco-modare il battito d’ali generatore di uragani della teoria del caos o i principi fisici, risulta eviden-te come un’azione compiuta in un qualsiasi campo delle attività umane, generi delle conseguenze più o meno prevedibili e/o auspi-cabili. Nel Business, inteso come attività economica che si svolge al fine di produrre profitto, possiamo immaginare semplificando, che il corpo A sia rappresentato dal-le aziende mentre il corpo B, che riceve e risponde agli stimoli da esse prodotti, costituisce il mer-cato. Non risulta difficile immagi-nare che le azioni compiute dalle aziende sul mercato siano finaliz-zate al conseguimento del profitto, ma come stabilire, ad esempio, se e quanto lo sforzo profuso nel brand management di un partico-lare prodotto ha esito positivo sul volume di affari? Un valido stru-mento, che può dare una risposta a questa domanda, è costituito dal Business Intelligence.

Che cosa è il BI?Il concetto di Business Intelligen-ce (BI) venne coniato nel 1958 da Hans Peter Luhn, ricercato-re tedesco della IBM. Adoperato

spesso a sproposito per indicare la semplice reportistica azienda-le, il termine BI si riferisce a un insieme di procedure, tecnologie e processi atti a raccogliere, inte-grare e analizzare informazioni strategiche di business. L’obiettivo principe del BI consiste, mediante l’utilizzo di soluzioni software, di carpire all’interno della mole di dati prodotti dal business azien-dale, i fattori chiave che consento-no conseguentemente di prendere decisioni strategiche. In pratica si tratta di un valido strumento che offre supporto alle decisioni ope-rative e strategiche di un’azienda. L’implementazione di un sistema di Business Intelligence pone tre fondamentali problemi da risolve-re: dove raccogliere le informazio-ni necessarie, come raccoglierle e infine come elaborarle. Risponde-re alla prima delle tre domande è abbastanza semplice, le informa-zioni possono provenire da una qualsiasi sorgente dati presenti in azienda. In genere database dei software gestionali, Internet, web services o ancora i log dei server sono ottime fonti di dati. Inizia ad essere più complesso rispondere alla seconda domanda in quan-to si tratta di una mole di dati ri-levante spesso basati su formati e tecnologie eterogenee fra loro, ad esempio file XML, database relazionali o file di testo. A risol-vere questo problema ci pensa il processo ETL (Extraction, Tran-sformation, Loading). Si tratta di mettere a punto una procedura

automatizzata in grado di estrarre i dati dalle sorgenti, rielaborare e scremare gli stessi da eventuali informazioni poco interessanti e infine caricare il flusso all’interno di un nuovo database, il database analitico.

L’analisi dei datiEffettivamente manca una rispo-sta alla terza domanda: “Come analizzare i dati del database ana-

Office fai da te

NEL CDBusiness Intelligence.xlsxVendite.accdb

Schematizzazione semplificata di una piattaforma di Business Intelligence

� ���������� ������� �������

47

Business Intelligence

Settembre 2009 Office Magazine

essere gerarchizzate (es. tempo = anno > trimestre > mese > giorno > ora). A prescindere dal prodotto di B.I. che si utilizza, in genere è presente una interfaccia grafica che consente l’esecuzione di dif-ferenti funzionalità quali: slice and dice per compiere analisi su porzioni specifiche dell’ipercubo e per operare su di esso da diverse prospettive; drill-down per visua-lizzare i dati a livelli di dettaglio diversi in modo da capire quale possa essere il fattore determi-nante; roll-up operazione inversa del drill-down ovvero vedo i dati dal livello di dettaglio a quello ge-nerale; detect and alert per filtra-re, ordinare e classificare i dati in modo da individuare situazioni di particolare significatività; calcolo standard per effettuare operazio-ni banali come somma, media, varianza oppure per costruire nuove variabili o indicatori.

Il BI Open SourceUn ambiente di Business Intel-ligence necessita del contribu-to di varie componenti (ETL, database analitici, reportistica, OLAP, analisi statistica ecc.). Nel mondo del software Open Source fortunatamente è possi-bile trovare tutte le componenti per realizzare sistemi di Business Intelligence in tutte le loro sfac-cettature. Risulta tuttavia ovvia la complessità insita nell’integra-zione di più applicazioni softwa-re in una soluzione personaliz-zata al problema, ciò fa preferire nella maggior parte dei casi una piattaforma di BI che integri di default gli strumenti necessari. Per la delicata fase ETL, ovve-ro l’alimentazione del database analitico, chiunque voglia evita-re costose soluzioni commerciali può affidarsi all’ottimo Talend Open Studio, scaricabile dal sito

Microstrategy Reporting Suite gratuito

La storica software house, leader nella produzione di applicazioni per la Business Intelligence, ha reso gratuita la sua Suite di reporting con licenze perpetue, valide

fino a 100 utenti. Ottima notizia per tutte le aziende che in un momento critico per l’eco-nomia globale possono contare su software come questo per realizzare notevoli risparmi sulle licenze. Il software consente, fra le tante funzioni, di visionare i report in pdf o di esportare i risultati in un file di Microsoft Excel. Inoltre viene garantito il supporto on line e la risoluzione dei problemi mediante la comoda On Line Community. Microstrategy Reporting Suite può essere scaricato alla pagina www.microstrategy.com/freereportingsoftware.

dati in tempi ridotti seguendo mo-dalità di elaborazione complesse. Abbiamo chiesto al dott. Paolo Mazzeo, ricercatore del CASPUR (Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercal-colo per università e ricerca), di spiegarci brevemente in che cosa consiste e come funziona l’analisi OLAP per la Business Intelligen-ce: le tecnologie OLAP (On Line Analytical Processing) fanno par-te degli strumenti applicativi fi-nalizzati all’analisi dei dati gestiti all’interno del Data Warehouse. Il loro uso in contesti aziendali è finalizzato a consentire un’age-vole lettura interattiva dei dati direzionali, secondo diversi sche-mi/modelli, anche ai manager,

“non informatici”, al fine di effet-tuare analisi mirate, che siano di supporto ai processi decisionali per il raggiungimento di obiettivi specifici. L’interrogazione avviene attraverso il cosidetto “ipercubo” ovvero una matrice multidimen-sionale i cui assi rappresenta-no quelle dimensioni aziendali (es. tempo, area geografica, tipo cliente, ecc.) in base alle quali andiamo a rappresentare i vari fe-nomeni di analisi oppure gli indi-catori; in questo modo le variabili di analisi, ad esempio le vendite, vengono riassunte in base alle di-verse dimensioni, e all’interno di questa struttura esse rappresen-tano la cella dell’ipercubo. Le di-verse dimensioni possono anche

La rappresentazione di un cubo OLAP

La struttura del databaseLa tabella “vendite” La tabella “formazione”

2 PSelezioniamo Tabella nel gruppo Tabelle del-la scheda Crea. A questo punto possiamo ri-empire la tabella inserendo i mesi dell’anno

e per area geografica, ad esempio, gli investimenti in formazione e addestramento del gruppo vendite che si occupa dello specifico prodotto. Al termine salviamo la tabella e il database.

1Creiamo un nuovo database vuoto di Mi-

crosoft Access e inseriamo, facciamo clic con il tasto destro sull’intestazione della

colonna e selezioniamo Rinomina colonna. Inseriamo i 12 mesi dell’anno nella prima colonna e successi-vamente le tre colonne riportanti il fatturato mensi-le per area geografica. Salviamo la tabella.

In queste pagine verranno illustrate al-cune semplici funzioni che consentono

l’analisi e l’interpretazione dei dati, non-ché il reporting utilizzando Microsoft Ex-cel e i database di Microsoft Access. Per prima cosa dovremo crearci un database, utilizzando Access, che contenga tabelle di dati relativi alle attività dell’azienda. Per semplicità immaginiamo una tabella all’interno della quale sono memorizzati, mediante una maschera di inserimento, i dati relativi al fatturato generato da un determinato prodotto nei 12 mesi dell’an-no nelle tre aree geografiche Nord, Sud e Centro. Successivamente creiamo una seconda tabella all’interno della quale sa-ranno registrate le spese di formazione e addestramento della forza vendite, sem-pre in una scansione temporale mensile.

������������ ������� �������

48 Office Magazine Settembre 2009

Office fai da te

www.talend.com. Per quanto riguarda il DB Analitico, periodi-camente aggiornato nella fase di ETL, vengono utilizzati di solito comuni database relazionali. Se non si hanno particolari pretese la scelta può ricadere su MySQL, www.mysql.it. Il cuore della BI è costituito dall’analisi OLAP che nella forma più semplice vie-ne definita ROLAP (Relational OLAP) che consente di utilizzare i comuni database relazionali. La soluzione Open Source più dif-fusa è Mondrian, motore OLAP sviluppato in linguaggio Java implementato in quasi tutte le piattaforme di BI Open Source. Mondrian non ha un’interfaccia

utente che solitamente è fornita da Jpivot, http://jpivot.source-forge.net, che consente la na-vigazione dei cubi OLAP. Per la reportistica si può utilizzare Ja-sperReports, http://jasperfor-ge.org, libreria Java molto diffusa che consente mediante l’utilizzo di iReport la creazione di report in modo intuitivo. È necessa-rio distinguere i report creati da un’interrogazione del database con i Cruscotti che di solito sono pagine sintetiche e interattive che illustrano i risultati grafica-mente. Citiamo a tal proposito la libreria grafica Java JFreeChart con cui è possibile realizzare de-cine di grafici differenti.

Piattaforme pronte all’usoL’approccio migliore alla Business Intelligence per le PMI, pur restan-do nell’ottica Open Source, consi-ste nell’utilizzare una piattaforma pronta all’uso. Fra le tante esistenti citiamo SpagoBI, una piattaforma Open Source made in Italy total-mente gratuita. Le funzionalità di SpagoBI coprono tutte le esigenze di reporting, analisi OLAP, analisi geografica, alerts, cruscotti e Data Mining. I documenti vengono svi-luppati utilizzando i vari strumen-ti che compongono la piattaforma e successivamente integrati sem-pre all’interno di SpagoBI. La fase ETL può essere realizzata con un

software a libera scelta dell’uten-te, anche se SpagoBI consiglia e supporta l’utilizzo del già citato Talend Open Studio. SpagoBI può essere scaricato al sito http://spa-gobi.eng.it.Citiamo anche l’ottima Pentaho, una delle piattaforme più cono-sciute per la Business Intelligence, scaricabile in versione Trial dal sito www.pentaho.com.

L’approccio di Big M al BISecondo la società di ricerca in ambito IT Gartner, negli ultimi anni le aziende hanno speso più di 40 miliardi di dollari in sof-tware aziendali. Ciò comporta la

Da Access ad ExcelIl nostro database Access 2007 sarà la data

warehouse dalla quale estrapoleremo le in-formazioni desiderate. Per rappresentare ed analizzare i dati contenuti nel database usere-mo Microsoft Excel 2007 e le Tabelle Pivot. Una Tabella Pivot è uno strumento analitico e di re-porting necessario alla creazione di tabelle rias-suntive. Uno dei fini principali di queste tabelle è l’organizzazione di dati complessi tramite una scelta opportuna dei campi e degli elementi che devono comporla. Le tabelle pivot vengono usa-te principalmente per raccogliere dati in modo strutturato al fine di evidenziare le relazioni tra gruppi diversi. Si rendono particolarmente utili se si presenta la necessità di esaminare diverse categorie di dati in configurazioni diverse. An-che per questo sono apprezzate soprattutto nel caso in cui sia necessario elaborare tabelle di elevate dimensioni.

1Apriamo un foglio Excel e rinominiamo il Foglio1. Selezioniamo dal menu la sche-da Inserisci e facciamo clic su Tabella Pi-

vot nel gruppo Tabelle. Nella finestra spuntiamo Selezione connessione e scegliamo Seleziona con-

nessione. Mediante Sfoglia selezioniamo il data-base Access. Clic su Apri e Ok.

La tabella “vendite”

4 Per visualizzare l’elenco campi nella finestra laterale selezioniamo Elenco

campi nel gruppo Mostra/Nascondi nella scheda Opzioni del menu Strumenti tabella pivot che appare quando viene scelta la tabella. Per aggiornare la tabella facciamo clic su Aggiorna nel gruppo Dati della scheda Opzioni.

Aggiorniamo la tabella

3Come già detto l’ultima riga contiene di default la somma dei dati in colonna. Per modificare la formula facciamo clic nella

finestra di dialogo laterale nel riquadro Valori, sele-zionano Somma di nomecampo. Dal menu a tendina scegliamo Impostazioni campo valore. Spuntiamo la formula e confermiamo con Ok.

La riga dei valori

2Nella finestra laterale Elenco campi tabella

pivot spuntiamo i campi del database che desideriamo inserire nel report. Appari-

ranno ad ogni spunta le colonne selezionate. Au-tomaticamente sono riconosciute le etichette di riga e colonna. L’ultima riga di default mostrerà la somma dei valori per colonna modificabili.

Impostiamo la tabella Pivot

5 Per creare un grafico di report che ri-porti i dati del database riassunto nella tabella pivot facciamo clic all’interno

del gruppo Strumenti, sul pulsante Grafico Pivot. Il pulsante è contenuto nella scheda Opzioni. Selezioniamo la tipologia di grafico e infine se-lezioniamo Ok per creare il grafico.

Grafico Pivot

�� ���������� ������� �������

Business Intelligence

49Settembre 2009 Office Magazine

costituzione di data warehouse sempre più corpose contenenti informazioni, che se ben inter-pretate, possono costituire un valido supporto ai processi de-

cisionali. “Pensiamo alla BI per tutti” afferma Nic Smith, PM Se-nior Microsoft, “I collaboratori desiderano disporre della BI in un ambiente familiare e devono

essere in grado di condividere informazioni e racchiuderle in un contesto”.La softwarehouse di Redmond al fine di supportare le attività di Bu-

siness Intelligence ha aggiunto di-verse funzionalità a Microsoft Of-fice Excel 2007, Microsoft Office Share Point 2007 e Microsoft SQL Server 2007.

La formula “Correlazione”F ra le formule statistiche implementate in Microsoft Excel tro-

viamo la funzione Correlazione che consente di individuare il grado di dipendenza esistente fra due serie di dati. Per corre-lazione si intende una relazione tra due variabili casuali tale che a ciascun valore della prima variabile corrisponda con una certa regolarità un valore della seconda. Non si tratta necessariamente di un rapporto di causa ed effetto ma semplicemente della ten-

denza di una variabile a mutare in funzione di un’altra. Talvolta le variazioni di una variabile dipendono dalle variazioni dell’altra (relazione tra la statura dei padri e quella dei figlio ad esempio), talvolta sono comuni (relazioni tra la statura e il peso di un in-dividuo); talvolta sono reciprocamente dipendenti (relazione tra prezzo e domanda di una merce: il prezzo influisce sulla domanda e la domanda influisce sul prezzo).

2 La funzione Correlazione restituisce un va-lore fra -1 e +1. Più il risultato sarà pros-simo a +1 e più ci sarà un legame fra i

dati. Selezioniamo la cella vuota al di sotto della Somma di Fatturato Centro e digitiamo la seguente formula=CORRELAZIONE(B3:B14;Formazione!B3:B14). Abbiamo così inserito le due colonne Centro.

La Correlazione

1Con lo stesso procedimento già applicato facciamo clic su Inserisci/Tabella pivot e se-lezioniamo i campi della tabella da inseri-

re. A questo punto abbiamo le due serie di dati da analizzare mediante la funzione Correlazione. Analizzeremo la variazione del fatturato per area al variare degli investimenti in formazione.

Tabella pivot “Formazione”

3 Trasciniamo la formula nelle celle accanto per eseguire il calcolo di correlazione sui dati Nord e Sud. Per il Centro avremo come risul-

tato 0,23. Ciò vuol dire che i risultati ottenuti non di-pendono molto dagli investimenti in formazione, oc-correrà dunque verificare la bontà di tali investimenti. Una correlazione maggiore si ha per i dati Sud.

Analizziamo i risultati

La formattazione condizionaleScegliamo il tipo La Correlazione

2Oltre all’evidenziazione tramite barre, pos-siamo assegnare un colore alla cella in base al valore. Selezioniamo Scale di colori selezio-

nando Formattazione condizionale e facciamo clic su Altre regole. Da questa finestra è possibile modifica-re i criteri con cui vengono colorate le celle in pochi clic personalizzando la formattazione.

1Un ottimo strumento per il reporting e per l’analisi a colpo d’occhio dei dati è costi-tuito dalla Formattazione Condizionale di Excel

2007. Selezioniamo la tabella di dati con il mouse che si vuole formattare e dalla scheda Home fac-ciamo clic su Formattazione Condizionale nel gruppo Stili. Scegliamo Barre di dati.

Per favorire la presentazione dei dati, Excel dispone di una utile funzionali-

tà recentemente potenziata. Stiamo par-lando della Formattazione condizionale. Quest’ultima consente agli utenti di ag-giungere effetti speciali come colori e om-breggiature, che migliorano graficamente la visualizzazione dei risultati numerici. Naturalmente come molti di voi già sa-pranno, la formattazione potrà essere lega-ta direttamente ai risultati delle formule in modo da evidenziare esclusivamente alcu-ni risultati in base al loro valore. Oltre alla formattazione condizionale, Excel 2007 comprende anche diverse funzionalità che consentono di filtrare e ordinare i dati in tabelle pivot e grafici pivot. tali funzionali-tà potranno essere sfruttate proficuamente durante l’analisi di Business Intelligence.

������������� ������� �������

62

Office fai da te

Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come

Excel diventa il tuo contabile

Office Magazine Dicembre 2008

L’informaticaPrima di descrivere la struttura del nostro progetto, è necessaria una precisazione. La contabilità gene-rale, definita anche ordinaria, è tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile. Sia le grandi im-prese che le più piccole hanno l’ob-bligo di produrre determinati do-cumenti contabili e di registrarli in base a precisi criteri. E per una sana,

In una realtà d’impresa, piccola o grande che sia, qualsiasi evento di

rilevanza economica deve es-sere annotato e registrato. Ogni spostamento di denaro deve es-sere contabilizzato attraverso un metodo efficace e secondo criteri specifici che ne permettano una rapida elaborazione. E a dover essere annotate non sono solo le finalità relative agli spostamenti di denaro, ma anche le specifiche dei soggetti economici, clienti e fornitori, ai quali le transazioni si riferiscono. Nella pratica con-

tabile, esistono due metodi prin-cipali di gestione: la contabilità generale e quella industriale. Quest’ultima registra solo fatti di gestione interna, e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti o in erogazione di servizi. La pri-ma, invece, riguarda i rapporti tra l’azienda e il mondo esterno, quindi con i fornitori per l’ac-quisto di materie prime e con i clienti per la vendita di prodotti e servizi. La contabilità generale è l’oggetto di questo approfon-dimento, essendo più generica e

comune a tutte le aziende. Infatti, al di là del puro sistema contabile che è disciplinato da precise nor-me, in ogni azienda c’è sempre la necessità di amministrare i rap-porti tra clienti e fornitori. Di cre-are un registro personale con il quale amministrare i rapporti tra chi viene a contatto con l’impre-sa. Ecco perché abbiamo deciso di dar vita ad un’applicazione Excel che permetta di gestire con semplicità questi contatti. Un’ap-plicazione da affiancare al nostro software gestionale dedicato alla pura contabilità generale.

Elenco clienti e copertina

2 Le caselle combinate sono un oggetto che racchiude in un elenco a discesa il contenuto di un intervallo di celle. Per

usarle attivare la scheda Sviluppo: cliccare sul bottone Microsoft Office, poi su Opzioni di Excel. In Impostazioni generali selezionare Mostra sche-da Sviluppo sulla barra multifunzione.

Casella combinata

1Aprire un nuovo documento di Microsoft Excel. Rinominare il Foglio1 in ElencoGenera-leClienti, quindi inserire una tabella conte-

nente l’anagrafica di tutti i clienti di cui occorre tenere la contabilità. Tale foglio rappresenta, so-stanzialmente, il database di riferimento dal qua-le si sviluppa l’intero documento.

Tabella client

3 In un nuovo foglio, da usare come coper-tina, colorare lo sfondo e inserire una ca-sella. Nel gruppo Controlli della scheda Svi-

luppo fare clic su Inserisci, quindi selezionare la ca-sella combinata. Posizionarsi con il puntatore del mouse nella parte del foglio dove si vuole inserir-la e dimensionarla a piacimento.

Copertina

ESEMPI ClientiEFornitori.xlsm

�� ���������� ������� �������

63

Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Dicembre 2008 Office Magazine

sizione un elenco di tutti i clienti assistiti. Tale elenco è rappresen-tato in una casella combinata o elenco a discesa. Selezionando un cliente l’evento che si “scatena” è lo spostamento in un diverso foglio di calcolo, che racchiude tutte le informazioni relative alla persona o all’azienda selezionata: l’elenco dei clienti, quello dei fornitori, il re-gistro delle fatture emesse e quello delle fatture pagate. Ovviamente tutte queste tabelle dati, racchiu-se in un solo foglio, si prestano ad una lettura non semplice alquanto farraginosa. È bene, quindi, opera-re in modo tale da migliorare la si-tuazione. In pratica quando si apre il foglio relativo al singolo cliente

assistito ci si focalizza su una ma-schera in cui ci sono una tabella ri-epilogativa e dei pulsanti. La tabella racchiude il resoconto immediato, mese per mese, della differenza tra quanto pagato e quanto incassato tramite le fatture. In tal modo istan-taneamente si ha un riscontro per capire se il cliente è in perdita o sta guadagnando. E già questa è un’in-formazione basilare. I pulsanti, invece, sono presenti allo scopo di visualizzare, o nascondere, le altre tabelle dati. Esempio: si nota che l’assistito è in perdita. Per capire il perché si clicca su un pulsante e si visualizza la tabella dati relativa alle fatture pagate. Qui è presente un ulteriore pulsante che chiude la vi-

chiara e corretta tenuta della con-tabilità, è ad esse che si rimanda. Fortunatamente, gli uffici ammini-strativi delle aziende godono oggi dei vantaggi offerti dai sistemi infor-mativi professionali, che si aggior-nano in tempo reale ed effettuano i dovuti controlli di corrispondenza con le norme civili e fiscali e con i principi contabili nazionali e in-ternazionali. E se tale supporto è ormai obbligatorio per la singola azienda, ancora più fondamentale è l’uso di un software ad hoc per chi di mestiere gestisce la conta-bilità degli altri, come ad esempio gli studi commerciali e i centri di elaborazione dati. Quello che i sof-tware avanzati spesso non fanno, è

amministrare, appunto, i rapporti personali e commerciali tra clien-ti e fornitori, soprattutto quando le aziende sono numerose, come nei casi di studi amministrativi e contabili. L’applicazione che ci ac-cingiamo a realizzare è perfetta per questo tipo di impiego. È ideale per affiancare un programma contabile e fornire un supporto in più per la registrazione dei movimenti con-tabili. Senza contare la possibilità di personalizzarla in base ai propri gusti ed alle proprie esigenze. Il nostro progettoIl foglio di calcolo che stiamo per costruire presenta una pagina di partenza in cui l’utente ha a dispo-

Il foglio per il singolo clientePer ogni singolo cliente assistito, inserito

nell’elenco, occorre costruire un foglio di calcolo dedicato contenente i dati ad esso relativi. In particolare occorre inserire le seguenti informazioni: la lista dei clienti, l’elenco dei fornitori, il riepilogo mensile delle fatture emesse, quelle delle fatture pagate e una tabella riepilogativa, mese per mese, delle spese e degli incassi. In tal modo si riesce ad avere tanto un tipo di informa-zione immediata quanto una più dettaglia-ta. Il foglio si costruisce molto semplice-mente, anche se occorre utilizzare qualche tabella, perché comunque al di là di qualche somma non occorre l’uso di particolari for-mule o di strumenti complessi. È una fase che richiede un po’ di pazienza, ma una vol-ta costruito il primo foglio gli altri sono una banale copia.

1Rinominare un nuovo foglio di calco-lo con il nome di uno dei clienti della li-sta, quindi colorare l’intero sfondo del-

lo stesso. A partire dalla cella B1 costruire una tabella contenente l’anagrafica dei clienti rela-tivi dell’assistito. Formattare la tabella usando il tasto Formatta come tabella del gruppo.

Clienti

4 La tabella precedente va ora ricopiata nelle celle sottostanti in modo tale da averne una per ogni singolo mese. Suc-

cessivamente a ciò copiare le colonne da P a Z e incollarle a partire dalla colonna AB. Nelle intestazioni di tali tabelle cambiare la dicitura Emesse con Pagate e variarne la formattazione.

Fatture per mese

3Costruire ora la tabella per registrare le fatture. Inserire le colonne numero, data, cliente, descrizione e importi con aliquote

in percentuali diversificate. La colonna Importi ope-razioni fa la somma delle celle adiacenti, mentre l’aliquota è una semplice moltiplicazione tra l’im-porto e la percentuale specificata.

Registro fatture emesse

2Con lo stesso principio a partire dalla colonna I costruire la tabella dei fornito-ri e formattarla utilizzando nel caso uno

stile differente. Per il fornitore, così come per il cliente, i campi che interessano sono ragione sociale, indirizzo, partita IVA e contatti tipo te-lefono o indirizzo di posta elettronica.

Fornitori

5Definire ora un’ultima tabella riepilogativa. Mese per mese calcolare il totale delle fat-ture emesse (guadagno), quello delle fat-

ture pagate (spese) e farne la differenza. Ogni ca-sella contiene il totale mensile calcolato nelle re-lative tabelle delle fatture. L’ultima colonna è, in-vece, la differenza tra le prime due.

Riepilogo totali

������������� ������� �������

64

Office fai da te

Office Magazine Dicembre 2008

sualizzazione attuale e riporta sulla maschera principale. La situazione è identica per ogni tabella. Grazie alla realizzazione delle maschere contenenti la registrazione delle

entrate e delle uscite, si ha anche a disposizione una sorta di prima nota, con cui verificare lo stato di liquidità e solvibilità delle singole aziende inserite.

Logica illustrataRealizzare quanto prima descrit-to è certamente impegnativo, ma non così complesso come potreb-be apparire. Lo sviluppo pratico è conseguenza della logica illustra-ta. Per cui dapprima si realizza il foglio che funge da copertina per l’intero documento; nel contem-po in un secondo foglio si riempie la tabella contenente tutti i clienti assistiti; tale tabella è la base per la casella combinata. Successiva-mente si passa a implementare la struttura del foglio di calcolo del singolo cliente, contenente le quat-tro tabelle di elenco clienti, elenco fornitori, fatture emesse e fatture pagate. Tale struttura non contiene

formule particolari se non som-me tra opportune celle. Si arriva, quindi, all’inserimento dei pulsanti per passare da una visualizzazione all’altra e l’implementazione delle relative macro.

Le macroUna macro è un insieme di coman-di e funzioni memorizzata in un modulo di Microsoft Visual Ba-sic. Il suo concetto d’uso è molto semplice: se si eseguono più volte le stesse operazioni, per esempio nascondere o visualizzare delle co-lonne, possiamo racchiudere la se-quenza delle istruzioni in questione in un unico comando. Eseguendo quest’ultimo si ripetono automati-

L’utilizzo delle macroIl foglio del singolo cliente, così com’è

realizzato, non si presta ad una consul-tazione agile. Anzi appare piuttosto far-raginoso. Un miglioramento sotto questo punto di vista si ottiene ricorrendo a dei pulsanti e associandogli delle macro. La situazione che si vuole raggiungere è la seguente: quando si apre il foglio deve es-sere centrato sulla tabella riepilogativa dei totali mensili, nascondendo tutte le altre tabelle. Da qui devono essere disponibili quattro pulsanti al cui clic si devono apri-re rispettivamente la tabella dei clienti, quella dei fornitori, l’elenco delle fatture emesse e quello delle fatture pagate. In ognuna di queste si inserisce un ulteriore pulsante al cui clic si richiude la relativa tabella. In tal modo la consultazione del foglio è molto più veloce e semplice.

1La prima cosa da fare è nascondere le colonne delle tabelle dei clienti, dei for-nitori, delle fatture emesse e di quelle

pagate. Selezionare quindi le colonne dalla B alla G, fare clic destro e selezionare Nascondi. Operare analogamente per le colonne delle al-tre tabelle tranne quella dei totali mensili.

Le colonne

4 Registrare ora le macro per visualizzare le altre tabelle, selezionando di volta in volta le colonne interessate. Inoltre re-

gistrare altre quattro macro per nascondere le tabelle. Per esempio per nascondere l’elenco fornitori nella registrazione della relativa ma-cro selezionare le colonne I:N, e nasconderle.

Altre macro

3Nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice. Assegnare un nome alla stessa, ad esempio mostraE-

lencoClienti e cliccare su OK. Selezionare le co-lonne A e H, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della tabella e in-terrompere la registrazione.

Registrare una macro

2Nel foglio resta visualizzata la sola ta-bella dei totali mensili. Sotto di essa in-serire quattro pulsanti utili a mostrare le

quattro tabelle nascoste. Per inserire un pul-sante fare clic su Inserisci nel gruppo Control-li della scheda Sviluppo. Per editare il testo del pulsante basta un doppio clic su di esso.

Inserire i pulsanti

5 Per assegnare una macro ad un pulsan-te selezionarlo, fare clic destro, sceglie-re Assegna Macro e selezionare la macro.

Prima di ciò inserire 4 pulsanti per la chiusura delle 4 tabelle. Esempio: sotto la tabella clien-ti inserire il pulsante Chiudi Elenco�Clienti. Quindi assegnare ad ogni pulsante la giusta macro.

Assegnare le macro

I pulsanti di ritornoPer migliorare l’efficienza del lavoro fatto e rendere il documento ancora più agile facilitandone la lettura, è consigliabile inserire in ogni foglio del

singolo cliente un ulteriore pulsante. Questi ha lo scopo di far ritornare l’utent e alla copertina qualora volesse consultare un altro cliente. A tale pulsante va quindi associata una semplice macro che svolga tale compito. Si tratta di una macro, che si può per esempio chiamare TornaHome, che deve contenere una sola istru-zione: Sheets(“Copertina”).Select. L’obiettivo che si raggiunge è quello di otte-nere dei fogli di calcolo perfettamente “navigabili”, quasi come delle pagine web.

�� ���������� ������� �������

65

Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Dicembre 2008 Office Magazine

camente le sue istruzioni costituen-ti. Per quanto detto, nella registra-zione di una macro, le informazioni relative a ciascun passaggio sono memorizzate mentre si esegue una serie di comandi. Per eseguire la macro registrata, la si può associare ad un pulsante o a una certa combi-nazione di tasti. Una volta registrata una macro, è possibile visualiz-zarne il codice nell’editor di Visual Basic per correggere eventuali er-rori o modificare l’azione eseguita

dalla macro. Tornando alla nostra applicazione, una volta implemen-tate le macro, il più è praticamente fatto. Il passo successivo è quello di ricopiare tale foglio di calcolo tante volte per quanti sono i clienti conte-nuti nell’elenco dei propri assistiti. L’ultimo passaggio riguarda ancora le macro, ed in particolare l’imple-mentazione di una macro che al cambiare del nome selezionato nel-la casella combinata apre un foglio di calcolo piuttosto che un altro.

Realizziamo gli altri fogli

2Nella finestra che si apre selezionare il fo-glio da copiare quindi spuntare la casella Crea una copia e fare clic su OK. Il foglio è

interamente ricopiato. Non resta ora che rinomi-narlo con un altro nome tra quelli nella lista. Le funzionalità quali macro o formule restano funzio-nanti anche nel nuovo foglio.

Copia

1Il foglio di calcolo realizzato per il singolo cliente va replicato per ogni persona pre-sente nell’elenco del foglio ElencoGenerale-

Clienti. A tale scopo fare clic destro sulla linguet-ta in basso del foglio di calcolo contenente i dati del cliente, RossiSanto nell’esempio, e seleziona-re la voce Sposta o copia.

Replica

3Utilizzando la medesima procedura rico-piare tanti fogli per quanti clienti sono pre-senti nell’elenco nel foglio ElencoGenerale-

Clienti e rinominarlo opportunamente. Alla fine si ha un foglio perfettamente funzionante per ogni singolo cliente. Rimane soltanto da poterlo sele-zionare automaticamente dalla copertina.

Per tutti i clienti

Completiamo il lavoro

2Quando si seleziona un nome dalla ca-sella si deve aprire il corrispondente foglio. A tale scopo registrare la macro

vuota SelezionaCliente. Subito dopo fare clic su Macro nel gruppo Codice della scheda Sviluppo, scegliere SelezionaCliente e fare clic su Modifica. Si apre la finestra del codice della macro.

Macro di selezione

1Nel foglio Copertina selezionare la casel-la combinata; fare clic destro su di essa e scegliere Formato controllo. Nella sche-

da Controllo in Intervallo�di� input immettere l’in-tervallo A2:E11 del foglio ElencoGeneraleClienti contenente la tabella di tutti i clienti. La casel-la contiene ora l’elenco interessato.

La casella combinata

3 Il codice della macro di selezione del cliente è racchiuso nell’istruzione If Sheets(“ElencoGeneraleClienti”).Cells(14,

1).Value = “Rossi Santo” Then Sheets(“RossiSanto”).Select End If che significa se il cliente seleziona-to è Rossi allora mostra la sua pagina. Tale co-dice va ripetuto per ogni cliente.

Codice della macro

La funzione IndiceLa macro di selezione del cliente fa riferimento alla cella A14 (riga 14 colonna 1) del foglio ElencoGeneraleClienti. Tale cella con-

tiene il nome del cliente selezionato. Tale nome è scritto nella cella grazie ad una proprietà della casella combinata ed alla funzione INDICE. Quan-do si definiscono le proprietà della casella combinata in Collegamento cella si specifica la cella dove inserire l’informazione sullo stato della casella. Nell’esempio la cella è A13, quindi se si seleziona Rossi Santo in tale cella appare 1. A questo punto in A14, tramite la funzione INDICE si recupera il nome associato all’indice in A13.

������������� ������� �������

48

Office fai da te

Quanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc

IVA, teniamola sotto controllo

Office Magazine Gennaio 2009

produttivo commerciale l’IVA è an-ticipata dai soggetti passivi di dirit-to dell’imposta, e cioè le imprese, le società, gli enti, gli esercenti arti e professioni. Tali soggetti hanno l’obbligo di liquidare periodica-mente all’apposito ufficio l’importo dell’IVA addebitata sui propri beni o servizi, anche se ancora non l’han-no incassata. Sopportano, inoltre, anche il costo della complessa ge-stione amministrativa dell’imposta,

Nell’appuntamento del mese scorso abbiamo visto come realizzare

una cartella Excel per mantenere la contabilità di più clienti. Fogli di calcolo che sostanzialmente sono utili a registrare tutte le mo-vimentazioni delle fatture, tanto in entrata quanto in uscita. Tale movimentazione comporta che in un determinato periodo l’azienda si ritrova con dei soldi da versare allo stato dovuti alle fatture emes-se e con dei soldi da detrarre dalle tasse e dovuti alle fatture pagate. L’obiettivo allora è quantificare i

suddetti ammontare e capire mese per mese se l’azienda ha più soldi da pagare rispetto a quelli da de-trarre o viceversa. Integrando tale funzionalità nel foglio di calcolo realizzato nel precedente appun-tamento si ottiene una cartella abbastanza completa che aiuta a mantenere una prima contabilità di più clienti in modo efficiente, permettendo all’utilizzatore di accedere velocemente a informa-zioni basilari quali, appunto, la si-tuazione dell’IVA. Prima di capire come fare è opportuno, però, fare una breve panoramica sull’IVA e

sul suo funzionamento, in modo da avere ben chiaro come operare.

Imposta sul valore aggiuntoL’IVA è un’imposta generale sui consumi che tiene conto dell’incre-mento di valore che un bene o un servizio acquista ad ogni passaggio economico nel percorso che com-pie dalla produzione al consumo. Tale imposta è un costo che alla fine grava sulle spalle dei consumatori, in quanto è di fatto un componen-te del prezzo dei beni e dei servizi ad essa soggetti. Tuttavia nel ciclo

Aggiungere delle nuove colonne

2 La colonna inserita assume lo stesso for-mato della tabella che stava alla sua sini-stra. Selezionare allora la colonna AN, fare

clic su Copia formato nel gruppo Appunti della sche-da Home e quindi cliccare sulla colonna AM, che adesso assume la stessa formattazione della po-sizione dalla quale è stata copiata.

Formato colonna

1Aprire l’applicazione realizzata nel pre-cedente appuntamento e posizionarsi in uno dei fogli relativi al singolo cliente.

Visualizzare quindi tutte le colonne nascoste. Selezionare poi la colonna AM, fare clic destro e scegliere Inserisci. In tal modo è inserita una colonna sulla sinistra di quella selezionata.

Inserire nuove colonne

3Occorre inserire almeno dieci-dodici co-lonne. Si può continuare a inserire una co-lonna per volta come mostrato, a partire

da AN per non aver più problemi di formato. Op-pure si possono selezionare più colonne e proce-dere all’inserimento. Sono così inserite tante co-lonne per quante ne sono state selezionate.

Inserimento multiplo

ESEMPI IVA.xlsm

�� ���������� ������� �������

49

Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

Gennaio 2009 Office Magazine

bassare una o innalzare l’altra. Per esempio, se ci si rende conto che si ha troppa IVA a debito si può pen-sare di abbassarla attraverso opera-zioni di sponsorizzazione e sosten-tamento di associazioni o enti, il cui importo è deducibile, secondo la legge, dal monte IVA.

Integrazione del foglio di calcoloSulla scorta di quanto detto come operare allora sul foglio di calcolo per integrarlo opportunamente? L’obiettivo è quello di avere sem-pre una fotografia precisa della si-tuazione relativa alle imposte sul valore aggiunto, sia per un arco di tempo mensile che nell’ottica di

un riepilogo annuale. Avendo già implementato una sorta di registro delle fatture emesse e di quelle pa-gate, con relative differenziazioni di aliquota, raggiungere l’obietti-vo dichiarato è sostanzialmente semplice. Occorre infatti aggiun-gere delle tabelle all’interno delle quali con delle banali operazioni di somma si ottengono le informa-zioni desiderate. Sono tabelle che successivamente sono visualizzate o nascoste attraverso delle macro dedicate. Diversamente da quanto precedentemente fatto si sceglie di avviare, poi, le stesse non attra-verso dei pulsanti ma tramite delle forme che rendono esteticamente migliore l’applicativo. Sono forme

l’onere finanziario dell’anticipazio-ne dell’imposta, e se si trovano a credito, l’onere finanziario ed il co-sto della procedura del rimborso. A quanto ammonta l’imposta sul va-lore aggiunto? L’aliquota ordinaria è stabilita nella misura del 20% della base imponibile. Ci sono però casi di aliquote ridotte che si applicano ad operazioni esplicitamente indi-cate quali, per esempio, la cessione di fabbricati a destinazione abitati-va, le case di abitazione non di lusso destinate a prima casa, locazione di immobili di civile abitazione e altro. Ecco perché nella cartella della contabilità sono state previste anche delle aliquote al quattro ed al dieci per cento. Da questa bre-

ve descrizione appare abbastanza chiaro come per ogni cliente assisti-to occorra tenere sempre ben pre-sente la situazione relativa all’IVA. L’importanza di ciò risiede nel fatto che in base al periodo temporale ed ai soldi “in gioco” nello stesso inter-vallo può essere opportuno valuta-re di fare un acquisto piuttosto che non farlo o cose del genere. Poiché movimenti di questo tipo incido-no in maniera anche abbastanza pesante sulle liquidità disponibili. In particolare poi, con l’avvicinarsi della fine dell’anno, è determinante capire quantificare l’IVA a debito e quella a credito che si sta maturan-do. In modo da poter operare, con opportune movimentazioni, ad ab-

La liquidazione periodica Isoggetti passivi sono obbligati alla liqui-

dazione periodica dell’IVA. Essa consiste nella determinazione della posizione debi-toria o creditoria ai fini IVA relativamente ad un determinato periodo di tempo. La liquidazione IVA può essere mensile o tri-mestrale ed è calcolata come segue: IVA sulle fatture emesse meno IVA detraibile delle fatture di acquisto nel periodo di rife-rimento. Un segno più indica IVA a debito, un segno meno IVA a credito. Nell’esempio si considera un intervallo di tempo men-sile. Inoltre si fa il calcolo dell’acconto an-nuale. È importante conoscere tale infor-mazione poiché se a fine anno emerge una posizione creditoria, anziché riportarla alla liquidazione del periodo successivo, si può compensare il credito con altri tributi nel modello F24, cioè si pagano meno tasse.

1A partire da AN2 costruire una tabella di due colonne per sei righe. Inserire come titolo la dicitura Liquidazione di più il mese

di riferimento, gennaio per la prima tabella. Prevedere poi una cella per la somma dell’IVA sulle fatture emesse e una per quella sulle fat-ture pagate. In AO7 inserire AO4-AO5.

La prima tabella

4Dopo aver inserito nella cella AO5 la formu-la che somma gli importi dell’IVA relativa alle fatture pagate non resta che selezio-

nare l’intera tabella, copiarla e incollarla tante vol-te quanto basta per raggiungere le dodici mensi-lità. Controllare quindi le formule di somma e for-nire il riferimento alle celle giuste.

Ricopiare la tabella

3Occorre ora calcolare a quanto am-monta l’IVA relativa alle fatture emesse e quella relativa alle fatture pagate. Per

esempio selezionare la cella AO4 e fare clic su Inserisci funzione nella scheda Formule. Selezio-nare Somma dall’elenco quindi inserire le celle contenenti l’IVA alle diverse aliquote.

Le somme dell’IVA

2 Tale funzione restituisce un valore se una certa condizione è vera, un altro valore se è falsa. Per cui in AN7 inserire la formula

SE(AO4>AO5;”IVA da versare”;”IVA a credito”) il cui si-gnificato è chiaro: se la somma dell’IVA relativa alla fatture emesse è maggiore di quella sulle fat-ture pagate si ha IVA a debito.

La funzione SE

5Nascondere le colonne AN e AO, quindi nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice, assegnare un

nome alla stessa e cliccare su OK. Selezionare le colonne AM e AP, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della ta-bella e interrompere la registrazione.

Registrare la macro

������������� ������� �������

50

Office fai da te

Office Magazine Gennaio 2009

predefinite, disponibili nei disegni di Excel, quali rettangoli, cerchi e similari, e che rispetto al classico pulsante sono personalizzabili e stilisticamente più belli da vedere. Sempre per migliorare il prodotto da un punto di vista dell’”apparire” alcune celle contenenti un importo visualizzano quest’ultimo solo se lo stesso ha senso, altrimenti visua-lizzano un testo esplicativo. Tale ri-sultato è ottenibile facendo ricorso alle funzioni logiche. Le funzioni in generale sono formule predefinite che eseguono calcoli utilizzando valori specifici, gli argomenti. Que-sti possono essere numeri, testo, va-lori logici come vero o falso, matrici. Quando si tratta di valori logici sono appunto dette logiche.

Funzioni definite dall’utenteEsaurita la parte operativa, che, come si può notare, ricalca con qualche lieve modifica quanto già fatto nel precedente appro-fondimento, l’obiettivo che ci si pone è quello di fare uno step in più che migliora la qualità della struttura applicativa. Si tratta di creare una funzione personaliz-zata che dati in ingresso un im-porto e un’aliquota restituisce in uscita l’ammontare dell’IVA. Seb-bene, infatti, l’offerta di funzioni predefinite è alquanto ampia e diversificata, Excel permette di creare delle proprie funzioni.

Esportare la funzione

Per rendere disponibile la funzione definita nelle altre

cartelle Excel basta semplicemen-te trasferirla su altre cartelle: aprire l’editor Visual Basic quindi il modulo contenente la funzione e fare clic su Esporta file nel menu File; rinomi-nare opportunamente il file, che avrà estensione .bas e salvarlo in una di-rectory qualsiasi. Successivamente aprire una nuova cartella, aprire l’edi-tor Visual Basic, fare clic su Importa file nel menu File e selezionare il file .bas salvato. A questo punto se si inserisce una funzione in una cella della cartella aperta, tra quelle defini-te dall’utente si ritrova quella appena realizzata.

�

Il calcolo dell’IVANelle tabelle delle fatture pagate ed in

quella delle fatture emesse l’IVA è cal-colata moltiplicando l’importo per la relati-va aliquota, al 4, 10 o 20 per cento. Si vuole generalizzare la cosa creando una funzione ad hoc, che riceve in ingresso un importo ed un’aliquota e restituisce la relativa IVA. Per creare delle funzioni personalizzate occorre usare il linguaggio Visual Basic: ovviamen-te per funzioni più complesse ne necessita una buona conoscenza, ma la maggior parte delle funzioni può essere creata utilizzando solo operatori aritmetici e semplici formule. La funzione creata si sostituisce, nelle cel-le interessate, alla banale moltiplicazione effettuata. Inoltre la funzione stessa è uti-lizzabile in altre cartelle Excel salvando la cartella in cui è generata come componente aggiuntivo.

Nuova routine

4 Non resta che utilizzare la funzione. Posizio-narsi nella cella V4 e inserire la funzione crea-ta. Alla richiesta dei parametri passare come

importo la cella contenente lo stesso, U4 nell’esem-pio, e la percentuale di aliquota desiderata, 4 nel caso in questione. Cliccando su OK si ottiene il ri-sultato cercato.

Utilizzo

3 Per richiamare la funzione all’interno di una cella del foglio di calcolo è sufficiente utilizzare il comando Inserisci funzione nella

scheda Formule. Selezionare la categoria Definite dall’utente. Si può notare che la funzione si diffe-renzia da quelle di Excel soltanto perché è priva della Guida in linea.

Richiamare la funzione

2 Dichiarare le variabili all’interno delle paren-tesi tonde, di fianco al nome della funzione, e trascrivere la formula tra le istruzioni Pu-

blic Function e End Function. Il codice da trascrivere è quello mostrato in figura. Se l’importo è un numero e non è vuoto lo si moltiplica per l’aliquota, compre-sa tra 0 e 100.

Scrivere la funzione

5 Per rendere più generale il tutto salvare l’ali-quota in una cella, nell’esempio 4 in V2, 10 in X2 e 20 in Z2 e riferirla nella formula in modo

assoluto. Poi, con un po’ di pazienza, ricopiare la tabella per tutti i dodici mesi nelle celle sottostanti e ripetere tale lavoro anche per le tabelle delle fatture pagate.

Nelle altre celle

1Aprire Visual Basic cliccando su Visual Basic nel gruppo Codice della scheda Sviluppo. Usare il comando Inserisci/Modulo quindi In-

serisci/Routine; nella finestra che appare a video digitare il nome da assegnare alla funzione e se-lezionare le opzioni Function in Tipo e Public in Area di validità.

�� ���������� ������� �������

51

Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

Gennaio 2009 Office Magazine

Per fare ciò si passa attraverso l’uso del linguaggio Visual Ba-sic. Nello specifico del presente approfondimento, perché realiz-zare una propria funzione per il calcolo dell’IVA quando questa stessa cosa si può fare con una semplice moltiplicazione? Beh, per due motivi principalmente. Il primo è che la funzione defi-nita dall’utente rimane dispo-nibile all’interno del file in cui è stato creata ma può essere mes-

sa a disposizione in tutte le altre cartelle: basta salvare la cartella in cui si è generata la funzione come componente aggiuntivo di Excel quindi visualizzare le componenti aggiuntive quando si apre una nuova cartella. Que-sto comporta un maggiore livello di generalizzazione e riusabilità, soprattutto quando serve spesso fare gli stessi calcoli. Il secondo è che acquisire conoscenza su questa particolare, ma molto uti-

le funzionalità dei fogli di calco-lo consente, una volta raggiunta una buona dimestichezza, di re-alizzare anche funzioni più com-plesse che implementano cal-coli certamente non fattibili con semplici moltiplicazioni.

ConclusioniNella trattazione presentata biso-gnerebbe considerare altri concet-ti quali operazioni escluse o fuori campo dell’IVA, operazioni esenti,

Determiniamo l’acconto annuale

2 In AX5 inserire la somma delle celle IVA sulle vendite delle liquidazioni mensili. Analogamente in AX6 inserire la somma

delle celle IVA sugli acquisti. Infine nell’ultima riga, le cui celle sono state unite, inserire la formula =SE(AX5-AX6<103,29;”Versamento non dovuto, importo inferiore al minimo”;AX5-AX6).

Inserire le formule

1Per il calcolo annuale dell’acconto IVA è necessaria un’ultima ma molto sempli-ce tabella. Sostanzialmente servono tre

celle: una che riepiloga le somme del registro delle fatture emesse, una che registra le ope-razioni relative alle fatture pagate e infine una che faccia la differenza tra le due quantità.

Strutturare la tabella

3 Registrare ora una macro che visualizzi le colonne AQ:AX. Registrare poi due macro che nascondono le colonne AN:AO e AQ:AX.

Anziché registrare le macro si può inserirne il co-dice direttamente nell’editor Visual Basic. Aprire quest’ultimo dal relativo pulsante della scheda Sviluppo e scrivere il codice mostrato.

Registrare le macro

Ed infine, qualche piccolo ritocco

2Occorre inserire quattro forme, due nella maschera principale per aprire le tabelle, e due nelle relative colonne per chiuderle.

Per editare il testo delle forme selezionarle, fare clic destro e scegliere Modifica testo. Stili e colo-ri sono invece editabili selezionando la forma e sfruttando la scheda Formato.

Proprietà

1Per richiamare le nuove macro realizza-te si utilizzano delle forme al posto dei pulsanti. Per inserire una forma spostarsi

nella scheda Inserisci e cliccare su Forme nel gruppo Illustrazioni. Scegliere la forma deside-rata tra quelle disponibili quindi posizionarsi nel foglio e dimensionarla secondo necessità.

Inserirne una

3 Per assegnare una macro ad una forma occorre seguire la medesima procedura utilizzata per assegnare una macro ad un

pulsante. Quindi selezionare la forma, fare clic de-stro e scegliere Assegna macro. Nella finestra che si apre fare doppio clic sul nome della macro inte-ressata o selezionarla e cliccare su

Assegnare le macro

non imponibili e campi di appli-cazione. Tutti cose che ricadono nella naturale gestione economica di un cliente. Ma sono elementi un po’ più complessi che esulano dal presente contesto. E che possono essere comunque integrati con una certa semplicità se si tratta di ele-menti comuni al proprio lavoro e laddove si è raggiunta una buona padronanza di alcuni strumenti di Excel. Che è poi l’obiettivo dell’ap-profondimento presentato.

������������� ������� �������

46

Crea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura

elettrica. Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti,

puoi monitorare facilmente i consumi e ridurre i costi

Accendi il risparmio e riduci la bolletta

Office Magazine Aprile 2010

fazione bioraria, avremo in evidenza il consumo di energia (scatti del conta-tore) nelle differenti fasce orarie. Nei casi in cui sulla bolletta siano riportati diversi costi (in base ad una suddivi-sione in scaglioni), sarà indicato lo scatto di una differente tariffazione al superamento di un determinato nu-mero di kWh in un mese e così via.

Il periodo di crisi economica che stiamo vivendo impone un’ocu-lata gestione delle spese e, dove

possibile, l’adozione di abitudini volte al risparmio. Un aiuto salva euro, almeno nel primo trimestre del 2010, arriva dal calo delle tariffe di riferimento dell’energia elettrica del 2,2% (stabilito dall’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas), con un

risparmio calcolato pari a 10 euro annui. Ciò nonostante è necessario fare molta attenzione a tutte quelle risorse che assorbono costante-mente elettricità, al fine di evitare l’insidia del caro bolletta. In questo articolo vedremo come impiegare i fogli di calcolo di Excel per creare un’applicazione, che ci consenta di mettere a nudo la bolletta energeti-

ca e ridisegnare i consumi in modo da ottenere un oculato risparmio.

Dietro le vocidella bollettaIl primo passo verso la comprensio-ne di cosa paghiamo bimestralmente con il conto elettrico, ha come tappa obbligata l’analisi dettagliata della bolletta. Capire esattamente come si compone la spesa elettrica e quali sia-no le voci sulle quali possiamo inter-venire per conseguire un risparmio, ci aiuterà nello sviluppo del progetto di monitoraggio e simulazione dei con-sumi. Nell’esempio riportato analiz-zeremo una bolletta elettrica di ENEL Distribuzione, ma le stesse operazio-ni sono eseguibili considerando qua-lunque resoconto di altri fornitori. La classica ricevuta bimestrale del conto energetico, oltre al bollettino per il pagamento, include generalmente almeno un foglio A4 contenente di-verse informazioni. Nel frontespizio del primo foglio è possibile leggere, sulla sinistra, i dati della fornitura. Fra questi troviamo la tariffa applicata, la potenza impegnata da contratto e la potenza disponibile (rappresentante la soglia oltre la quale avverrà il distac-co automatico dell’utenza). In una colonna posta sulla destra dello stesso foglio troveremo l’importo da pagare, il periodo di riferimento e, in alcuni casi (ad esempio ACEA), una breve sintesi relativa ai consumi. Il secondo foglio e i successivi contengono in-vece le letture e i consumi registrati o calcolati, e un dettaglio di tutte le voci di costo che vanno a comporre la bol-letta. Se la fornitura prevede una tarif-

Nel DVD / EsempiConsumi.xlsx

Office fai da te

Energia

alternativa

Non c’è dubbio, il risparmio energetico è alla base di tutto.

Risparmiando energia si alleggerisce meno il portafogli e soprattutto si con-tribuisce a salvare il nostro pianeta. Vale la pena fare un ulteriore sforzo ed usare, per la quota indispensabile, energia pu-lita. Il 2010 sarà un anno decisivo per la realizzazione di un piccolo impianto FV sul tetto della propria casa. Gli attuali incentivi saranno infatti validi fino al 31/12/2010. Nel 2011 verranno riag-giornate al ribasso, molto probabilmen-te, le tariffe incentivanti. Un impianto da 3 kW integrato nel tetto, avviato nel 2010, prenderà per 20 anni 0,47€ per ogni chilowattora prodotto. Per mag-giori informazioni si può visitare il sito del Gestore dei Servizi Energetici (GSE) all’indirizzo www.gse.it/ATTIVITA/CON-TOENERGIAF/Pagine/default.aspx.

�� ���������� ������� �������

47

Risparmio energetico con Excel

Aprile 2010 Office Magazine

Il calcolo dei consumiPer stimare i consumi di energia elet-trica ricorreremo all’aiuto di Micro-soft Excel. Nel particolare, l’esempio affrontato simula i costi di un’abita-zione. In realtà l’applicazione è per-sonalizzabile facilmente anche per

un ufficio (la base del progetto rima-ne sempre la stessa). Scendendo nei particolari, per il calcolo dei consumi faremo riferimento alla potenza as-sorbita dai vari dispositivi durante il funzionamento (dato riportato fra le caratteristiche tecniche nel libretto di istruzioni). Questa, moltiplicata per il tempo di impiego, ci fornirà diretta-mente l’energia consumata. L’utilizzo di una casella combinata dalla sche-da Sviluppo di Excel, ci consentirà di guidare l’inserimento dei dati per il calcolo dei consumi. Ad esempio se il nostro portatile da 90 watt di po-tenza assorbita lavora per 14 ore alla settimana, l’energia consumata in un anno sarà pari a 90 watt x 14 ore = 1260 Wattore. O in chilowattore: 1260

Le basi del progettoPer compiere un’analisi oculata della

bolletta elettrica, è necessario che la prima parte del foglio di calcolo sia dedicata all’individuazione dei consumi ed alla loro stima. Al fine di ottenere un elenco esau-stivo di apparecchiature connesse alla rete elettrica, analizzeremo gli ambienti di una comune abitazione, uno ad uno. Per ottene-re un’applicazione che sia intuitiva anche sotto l’aspetto grafico, utilizzeremo un’im-magine rappresentante un appartamento. Questa fungerà da pagina di navigazione per l’inserimento dei dati. Dedicheremo quindi un foglio a stanza per la registra-zione dei consumi relativi. In un foglio del progetto inseriremo poi un elenco comple-to di apparecchiature, che possono essere presenti in casa, e li selezioneremo con una casella combinata.

1Nel primo foglio Excel del progetto inseri-remo l’immagine che ci consentirà di navi-

gare nelle diverse stanze di un appartamento. Clicchiamo su Immagine nel menu Illustrazioni della scheda Inserisci. Selezioniamo l’immagi-ne che avremo preventivamente disegnato o scaricato dal Web e clicchiamo su Inserisci.

L’immagine di navigazione

4 Selezioniamo ad una ad una le forme dise-gnate e clicchiamo con il tasto destro del

mouse. Dal menu a tendina, fra le caratteristi-che di modifica, scegliamo come riempimento e contorno Nessun riempimento e Nessun contor-

no. Così facendo renderemo le figure invisibili, lasciando comunque i link intatti.

Ed ora le trasparenze

3 Utilizzando Forme, nel menu Illustrazioni della scheda Inserisci, disegniamo tanti ret-

tangoli quante sono le stanze. Scegliamo una figura e poi, con il tasto destro, selezioniamo Collegamento ipertestuale. Nella finestra clicchia-mo Inserisci nel documento, indichiamo il foglio da collegare e premiamo Ok.

Collegare il menu

2 Clicchiamo con il tasto destro del mouse sulle linguette dei fogli in basso e selezio-

niamo Inserisci o usiamo il tasto rapido di fian-co. Nella finestra selezioniamo Foglio di lavoro e clicchiamo su Ok. Ripetiamo l’operazione per le stanze dell’appartamento (o dell’ufficio) e ri-nominiamo i fogli con i nomi delle stanze.

Un foglio per ambiente

5 Inseriamo un nuovo foglio per inserire il da-tabase degli elettrodomestici. Ci basteran-

no 5 colonne. Nella prima inseriremo un numero progressivo, nella seconda il nome dell’elettro-domestico e nella terza la potenza assorbita. La quarta sarà dedicata al tempo di utilizzo e la quinta alle ore per un solo utilizzo all’anno.

La lista di elettrodomestici

Sul sito internet di ENEL Distribuzione, all’indirizzo: www.edmaster.it/url/836 è possibile visualizzare nei dettagli una bolletta interattiva per comprendere meglio le voci che la compongono

������������� ������� �������

48 Office Magazine Aprile 2010

Office fai da te

Wh / 1000 Wh/kWh = 1,260 kWh/set-timana, che per un costo di circa 0,18 €/kWh comporta una spesa di circa 0,22 euro la settimana (ovvero circa 11 euro in un anno).

Risparmio con classeUn primo passo verso il risparmio si compie all’atto dell’acquisto di un nuovo elemento elettronico. La clas-se di efficienza energetica suddivide tutte le apparecchiature in funzione dei consumi e sono distinte da lettere maiuscole dalla A alla G (rappresen-tando un consumo crescente). Uno o due simboli + associati alla lettera A, indicano una maggiore efficien-za rispetto alla già ottima classe A. E quindi un minor dispendio energeti-co. Tanto negli uffici quanto nelle abi-tazioni, dunque, è più conveniente investire qualche euro in più inizial-mente per l’acquisto di un prodotto con una classe energetica vantaggio-sa, a fronte di un risparmio successivo nel tempo.

Il contatore elettronicoAvere una concreta visuale della spesa elettrica, significa anche con-trollare periodicamente il contato-re. Tutti i moderni contatori digitali sono dotati di un interruttore, di un display e di un pulsante. Premendo inizialmente due volte il pulsan-

�

Il calcolo dei consumiDovremo inserire ora le tabelle di calcolo

dei consumi nei diversi ambienti. Utiliz-zeremo le caselle combinate per la scelta dei dispositivi elettrici presenti in ogni ambiente, e la formula CERCA.VERT per cercare, all’in-terno della matrice dispositivi, i dati relativi ad ognuno di essi. Impiegheremo la colonna riportante il numero progressivo di inseri-mento come indice. Questo sarà inserito al fianco di ogni riga della tabella. Per il calcolo dei consumi basterà successivamente molti-plicare il dato di impiego inserito, per i valori che rappresentano il numero di ore per unità di utilizzo. Ad esempio usufruendo dell’illu-minazione un certo numero di ore al giorno, il valore di riferimento in un anno sarà 365 giorni e così via. I passi seguenti andranno in parte ripetuti per ogni ambiente.

Tabella e colonne

4 Inseriamo ora la formula CERCA.VERT nelle cel-le potenza e funzionamento, inserendo come

valore l’ID della colonna F; come matrice tabella, la tabella dei dispositivi elettrici presi in considera-zione; e come indice, il progressivo della colonna che contiene il dato da stampare nella cella (3 e 4 in questo caso).

Il riempimento della tabella

3 Ripetiamo l’operazione per tutte le righe del-la tabella. Selezioniamo la casella combinata

e, con il tasto destro, clicchiamo su Formato con-

trollo. Alla scheda Controllo inseriamo la lista dei dispositivi creata nel campo Intervallo di input e la prima cella disponibile sulla destra in Collega-

mento cella.

Controlli e celle

2 Clicchiamo sul simbolo di Office e su Opzioni

di Excel. Spuntiamo Mostra scheda sviluppo sul-

la barra multifunzione. Attivata la scheda Sviluppo, clicchiamoci sopra e selezioniamo Inserisci dal menu Controlli. Scegliamo fra i Controlli modulo il secondo oggetto Casella combinata e inseriamola nel foglio di calcolo.

Le caselle combinate

5 Nella colonna G inseriamo, utilizzando sempre la formula CERCA.VERT(F3;Elettrodomestici!$A$2:$

E$20;5) il dato che è rappresentato nell’ultima co-lonna della tabella dei dispositivi, che corrispon-de al consumo unitario annuale da moltiplicare al dato di utilizzo inserito dall’utente. Compiliamo tutti gli ambienti.

Ultimi accorgimenti

1Per il calcolo dei consumi da addebitare ad ogni ambiente, ci serviranno 5 colonne per: la scelta

dell’apparecchio, la potenza, l’utilizzo, la tipologia di funzionamento, il consumo annuo. Predisporre-mo inoltre due colonne libere per il coefficiente uni-tario di consumo e l’indice progressivo dell’elettro-domestico scelto.

Uno sguardo

al contatore

Il contatore elettronico può es-sere utilizzato per verificare l’ef-

fettivo consumo delle apparecchiature presenti in casa. Per fare ciò dovremo disattivare tutti i dispositivi, sconnet-tendo la spina, e lasciare connessa solo quella per la quale desideriamo verifi-care i consumi. Attendiamo che siano trascorsi i 2 minuti di aggiornamento del contatore e andiamo a leggere sul display la potenza istantanea registrata (pigiando più volte il pulsante). Questo dato potrà essere usato per affinare il foglio di calcolo che simula il consumo elettrico realizzato. L’operazione può es-sere ripetuta con vari dispositivi in varie fasi di funzionamento. Otterremo così una mappatura di tutti i consumi effettivi delle apparecchiature utilizzate.

�� ���������� ������� �������

Risparmio energetico con Excel

49Aprile 2010 Office Magazine

te apparirà il numero cliente che individua l’utenza. Un’ulteriore pressione farà apparire la tariffa in atto. La sigla T3 indica che l’attuale tariffa è fissa, mentre nel caso di ta-riffazione bioraria apparirà T2 nelle ore di maggior costo e T3 in quelle di costo inferiore. Un’altra pressione sul tasto mostrerà la potenza istan-tanea media assorbita dalle appa-recchiature negli ultimi 2 minuti e, continuando, si potrà accedere alla sezione relativa ai consumi effettivi.

La prima informazione rappresenta la lettura del periodo, riportante i consumi in chilowattora. Il secondo dato, ottenuto ripigiando il pulsan-te, individua il picco di massima potenza prelevato nel periodo di riferimento. Successivamente il di-splay mostrerà la lettura del periodo di fatturazione precedente e la re-lativa potenza di picco. Infine verrà indicata la data, l’ora, il numero ver-de per comunicare con il gestore e la tipologia di contratto stipulato.

La presentazione dei dati

2Nel foglio iniziale di navigazione inseriamo una tabella con il nome degli ambienti nella

colonna M e le celle linkate al totale consumato nella colonna N. Aggiungiamo infine, nella cella immediatamente al di sotto dell’ultimo valore di consumo, cella N13, la formula di somma di tutti i consumi annui =SOMMA(N7:N12).

Un foglio di riepilogo

1Nella colonna del consumo moltiplichiamo i dati della colonna C, per G e per B. Successi-

vamente dividiamo il tutto per 1000. Ad esem-pio in E3 digitiamo la formula =C3*G3*B3/1000. Inseriamo poi nella cella E13 di ogni foglio la formula SOMMA(E3:E12). Così facendo somme-remo i consumi per ogni ambiente.

Il totale consumato

3 In basso inseriamo una cella con il costo dell’energia a kWh. Ad esempio nella cella

N15 immettiamo il valore 0,18. Aggiungiamo poi una colonna Spesa annua al fianco dei consumi e inseriamo la formula =N7*N15 e così via, ottenendo la spesa per ambiente. Infine predisponiamo la cella O13 come elemento per eseguire la somma.

Costi e spesa annua

Monitoraggio, stima e spesa

2Per eseguire la media dei consumi giorna-lieri, dal secondo dato inserito, inseriamo

la formula che divide la differenza delle letture per il numero di giorni intercorsi fra due letture. Ad esempio in D3 digiteremo =SE(C3=””;””;(C3-

C2)/(B3-B2)). Il SE consente di far apparire il dato solo se è stata inserita la lettura.

La media dei consumi

1Creiamo un nuovo foglio di registrazione dei dati e predisponiamolo con una tabella

a quattro colonne. In particolare esse indiche-ranno rispettivamente: il numero progressivo della registrazione, la data in cui si effettua la lettura, la lettura del contatore e la media gior-naliera dei consumi.

La registrazione dei dati

3Per la stima annuale faremo una media delle medie giornaliere registrate. Con la formu-

la =MAX(D3:D101) troviamo la media massima, mentre con la formula =MIN(D3:D101) il valore minimo. Per la stima annuale inseriremo in G4 la formula =(G2+G3)/2*365, che calcola la media dei valori e la moltiplica per 365 giorni.

Una stima appropriata

Una guida online

Per approfondire il significato delle varie voci che appaiono in bolletta è possi-bile visitare in rete la pagina di ENEL www.enel.it/enelenergia/come_fare_per/

bollette_consumi/guida_bolletta. Qui viene spiegata nel dettaglio la composizione di una bolletta mediante pop up interattivi. Per quanto riguarda invece il funzionamento del con-tatore elettronico possiamo visitare il link www.enel.it/distribuzione/enel_distribuzione/la_nostra_rete/contatoreelett/contatore/istruzioni. Qui si potrà visualizzare un simulatore del contatore elettronico, con le relative istruzioni sulla lettura dei dati. Basterà attivare il contatore cliccando sull’interruttore e schiacciare ripetutamente il pulsante per avere le indicazioni sui dati mostrati nel display.

������������� ������� �������

64

Stanchi delle solite rigide applicazioni per la fatturazione? Nessun problema, ecco la soluzione: creare un’applicazione ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio di calcolo

Fatture facilicon Excel

Office Magazine Novembre 2009

Un elemento indispensabile, ad esempio, è costituito dalla pos-sibilità di creare una banca dati contenente gli estremi di tutti i clienti. Utilizzando la cosiddet-ta “anagrafica clienti” saremo in grado di compilare la parte descrittiva del documento con i dati del cliente semplicemen-te, richiamandoli dal database. Lo stesso ragionamento dovrà

Prima di addentrarci nella realizzazione della nostra applicazione, facciamo

un breve riepilogo delle parti es-senziali di un documento conta-bile. Questa operazione ci sarà utile per non commettere errori di forma, considerando, soprat-tutto, la moltitudine di elementi presenti. Partiamo col dire che la fattura è un documento com-posto da una parte descrittiva e da una parte tabellare. E gli ele-menti che la compongono sono: la data di emissione, un numero progressivo che ogni anno deve

ri-partire da uno, i dati identi-ficativi dell’emittente (ragione sociale, indirizzo, numero di Partita Iva), i dati identificativi dell’acquirente (ragione sociale o nominativo, indirizzo), il tipo di pagamento, gli estremi dei documenti di trasporto, se si tratta di fattura differita (non prodotta all’atto della consegna dei beni), la natura dei beni ce-duti (quantità e qualità), il prez-zo unitario e il complessivo dei beni acquistati, eventuali sconti, aliquota e ammontare dell’IVA e infine il totale della fattura che

corrisponde alla cifra dovuta al venditore dall’acquirente. Quel-li appena elencati sono i dati che la nostra applicazione dovrà ne-cessariamente stampare su ogni documento. Per fare ciò dovre-mo prevedere, all’interno del foglio di calcolo, formule, macro e campi compilabili preimpo-stati e pronti da riempire. Tut-tavia, una buona applicazione per l’elaborazione di fatture non si limita alla compilazione e alla stampa dei documenti, ma annovera al suo interno al-tre caratteristiche necessarie.

Office fai da te

Impostiamo l’estensione correttaIl file Un foglio A4

2Una pagina A4 in Excel comprende il ret-tangolo A1:I50. Per visualizzare le interru-zioni di pagina selezioniamo la scheda

Visualizza e clicchiamo su Anteprima interruzioni di pagina dal menu Visualizzazioni cartella di lavoro. Clicchiamo nuovamente su Normale per visualiz-zare i contorni del foglio tratteggiati.

1Apriamo Microsoft Excel 2007. Clic-chiamo in alto a sinistra nella finestra di Excel sul simbolo di Office e selezionia-

mo la freccetta posta di fianco alla voce Salva

con nome. Dal menu a tendina facciamo clic su Cartella di lavoro con attivazione macro di Excel. Di-gitiamo il nome del file e clicchiamo su Salva.

Microsoft Office 2007 ha introdotto notevoli cambiamenti rispetto alla

precedente versione. Si è parlato più volte dell’aspetto grafico, in stile Windows Vista, che ha rivoluzionato la modalità di acces-so alle funzioni dei software della suite. Una delle particolarità introdotte riguar-da l’estensione dei file creati che, nel caso di Excel, non è più .XLS ma bensì .XLSX. In realtà i fogli di calcolo che contengono una macro vengono salvati utilizzando un ulteriore estensione .XLSM che ne con-sente l’esecuzione. Il primo passo consi-sterà dunque nel salvare il nostro foglio di calcolo utilizzando l’esatta estensione. Successivamente potremo iniziare a rea-lizzare la base grafica della nostra fattura e programmare gli automatismi necessari utilizzando le macro.

NEL CDFatture.xlsm

�� ���������� ������� �������

65

Emettere fattura con Excel

Novembre 2009 Office Magazine

essere applicato alla compila-zione della parte tabellare del documento. Il foglio di calcolo dovrà prevedere al suo interno un database contenente l’elenco dei prodotti o dei servizi ven-duti completo di descrizione e prezzi. La realizzazione di que-sti moduli consente la velociz-zazione e la standardizzazione delle operazioni di emissione fattura, a condizione però che precedentemente si popolino di dati i database. Altra funzio-ne importante è la possibilità di archiviare i documenti creati se-guendo un ordine logico e tem-porale. Tale funzione consentirà

Creiamo la struttura dell’applicazioneImpostando la visualizzazione delle

interruzioni di pagina saremo in gra-do di creare un documento stampabile in formato A4. Per la realizzazione del nostro progetto partiremo con l’impo-stazione del modello di fattura su di un foglio Excel completo delle formule ne-cessarie al calcolo dell’IVA e dei totali. Successivamente provvederemo ad inse-rire le automazioni utili al suo funziona-mento, utilizzando le macro. Inseriremo il logo dell’azienda nell’intestazione del-la fattura ed evidenzieremo, utilizzando differenti colori di sfondo delle celle, i numeri più significativi come sconti, im-poste e totali. Potremo inoltre utilizzare l’editor di disegno contenuto in Excel per rendere più accattivante il nostro docu-mento.

1 Impostiamo la parte tabellare che detterà le dimensioni delle colonne. Lasciamo le prime 12 righe per la parte compilativa e

selezioniamo il quadrato B13:G42 e per comodità delimitiamolo digitando la combinazione di ta-sti Ctrl+Maiusc+& o selezionando Bordi esterni dal menu Carattere della scheda Home.

Dimensioni

4Utilizzando lo strumento Disegna bordi, al quale si accede cliccando sul pulsante Bordi esterni posto nel menu Carattere della

scheda Home, disegniamo i contorni della griglia che conterrà l’elenco di oggetti venduti, avendo l’accortezza di distinguere, mediante linee più spesse, l’intestazione e il fondo della lista.

La griglia

3Inseriamo nella prima riga di ogni colonna l’intestazione dei dati contenuti in essa. La colonna A e la colonna I fungeranno da di-

stanziatori dal bordo del foglio. Selezioniamo la cella B13 e digitiamo Codice e a seguire Descrizione in C13, Q.tà in D13, iva in E13, Pr. Uni. in F13 e Totale nella cella H13.

Le intestazioni

2Iniziando dalla colonna A selezioniamo cliccando sull’intestazione e clicchiamo con il tasto destro del mouse. Dal menu a

tendina selezioniamo Larghezza colonna. Inseriamo i seguenti valori per le larghezze delle colonne A=2, B=10, C=32, D=6, E=6, F=10, G=10, H=2. A questo punto possiamo passare al riempimento.

Le colonne

5Selezioniamo le celle C36:E40 e inseria-mo un bordo di delimitazione. Inseriamo nella colonna C le voci: Spese di trasporto,

Sconto applicato, Totale imponibile fattura, Iva e Totale fattura. Uniamo le celle corrispondenti alle co-lonne D ed E utilizzando Unisci e centra. Eviden-ziamo il totale.

Il totale

La schermata principale del progetto sviluppato in queste pagine è senza dubbio quella che riporta il modello della fattura e i principali pulsanti di comando. Da questo foglio è possibile compilare il corpo della fattura con estrema semplicità e mandare in stampa il documento cliccando sul pulsante Stampa Fattura.

������������� ������� �������

66 Office Magazine Novembre 2009

Office fai da te

di ritrovare in formato elettro-nico tutti i documenti emessi consentendone la ristampa o la consultazione in caso di smarri-mento.

Anche l’occhio vuole la sua parteLa fattura, come tutti i documen-ti emessi all’esterno da un azien-da, è bene che sia curata anche nella parte grafica. Il logo, la for-mattazione del testo, l’utilizzo di

un font particolare sono tutti ele-menti che trasmettono un mes-saggio a chi li osserva. Per cui un’azienda dinamica e moderna cercherà di comunicare, anche con la grafica delle fatture emes-se, il dinamismo e la modernità che la contraddistingue. Utiliz-zando gli strumenti di Microsoft Excel possiamo curare nei parti-colari la grafica del documento, impostando gli stili, aggiungen-do elementi grafici e scegliendo

le opzioni ottimali di stampa. A differenza dei software precon-fezionati Excel consente estrema flessibilità, le personalizzazioni sono possibili solo su softwa-re gestionali a pagamento, e di conseguenza un considerevole risparmio di tempo e denaro. Nel caso di liberi professionisti o piccole imprese non è da sot-tovalutare l’utilizzo di software conosciuti, come lo sono le ap-plicazioni della suite Microsoft

Office, che non necessitano di formazione ad hoc del personale ed offrono un valido strumento liberamente implementabile.

Le fatture con ExcelExcel è senza dubbio l’applicazio-ne della suite di Office più utilizzata dopo Microsoft Word. Le applicazio-ni sviluppabili, utilizzando Excel e le macro VB, hanno come unico limite le capacità dell’utente. Il progetto sviluppato consente di trasformare

Il modello prende forma

2Nelle colonne B e C inseriremo i dati della fattura mentre nelle restanti co-lonne D,E,F e G, utilizzando lo strumento

Centra e unisci, inseriremo i dati del cliente. Sele-zioniamo la cella dove andrà l’intestazione del cliente e clicchiamo su Testo a capo nel menu Allineamento della scheda Home.

L’intestazione

1Selezioniamo le colonne F14:G33 e fac-ciamo clic con il tasto destro del mouse. Selezioniamo Formato celle dal menu a

tendina. Ora selezioniamo la categoria Valuta. La-sciamo il simbolo dell’euro e le due posizioni de-cimali e clicchiamo su Ok. Ripetiamo l’operazione per tutte le celle che conterranno un prezzo.

Formato celle

3Clicchiamo su Inserisci e nel menu Illu-

strazioni selezioniamo Forme. Copriamo perfettamente i dati inglobando le due

parti e selezioniamo la forma. Clicchiamo con il tasto destro. Facciamo clic su Formato forma e impostiamo al 100% la trasparenza. Inseriamo il logo cliccando su Immagine.

Le forme

Una fattura nuova di zecca!

2 Facciamo doppio clic sul pulsante e copiamo il codice come nell’immagine. Nell’area Proprietà inseriamo un nome e

nel campo Caption scriviamo Nuova Fattura. Tor-niamo in Excel e nel Foglio2 inseriamo nella cel-la A1 l’anno in corso e nella cella A2 il numero 1. Nella cella A3 inseriamo Falso.

La macro

1Facciamo clic sulla scheda Sviluppo. Dal menu Controlli clicchiamo su Inserisci e se-lezioniamo il Pulsante di comando che è il pri-

mo oggetto dei Controlli ActiveX. Disegniamo il pul-sante. Sulla destra del nostro modello di fattura con il mouse. Clicchiamo su Visualizza/Anteprima

interruzioni di pagina.

Il pulsante “Nuova Fattura”

3 Inseriamo un nuovo pulsante e facciamo doppio clic. Nell’editor inseriamo fra le due intestazioni presenti ActiveWindow.Se-

lectedSheets.PrintOut Copies:=2. Possiamo creare un terzo pulsante per l’anteprima inserendo il codice ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Preview:=True. Modifichiamo il campo Caption.

Titolo

�� ���������� ������� �������

Emettere fattura con Excel

67Novembre 2009 Office Magazine

Excel in una comoda e semplice ap-plicazione per la compilazione e la stampa delle fatture. In un unico file sono state inserite l’anagrafica clien-ti, l’elenco dei prodotti commercia-lizzati e la pagina di stampa del do-cumento. Con l’aiuto della funzione Convalida e delle formule SE e CER-CA.VERT è stato possibile rendere automatica la compilazione dei cam-pi dedicati ai prodotti venduti, men-tre è stato necessario scrivere una piccola macro per la compilazione dei dati relativi al cliente e all’intesta-zione della fattura. Per l’inserimento del cliente si è optato per un menu a discesa che va a pescare la ragione sociale nel foglio di anagrafica. L’in-serimento di poche semplici formule di somma, sottrazione e percentuale consentono l’ottenimento dei totali in basso. L’obiettivo principale è ov-viamente quello di automatizzare il più possibile l’applicazione median-te l’utilizzo di macro azionate da pul-santi. Tre pulsanti fondamentali, col-legati rispettivamente a tre spezzoni di codice VB, permettono la pulizia dei campi della fattura, l’attivazione dell’anteprima di stampa e infine la stampa del documento.

�

Ed ora la compilazioneL’anagrafica clienti

4 Selezioniamo tutta la colonna Codice nel foglio della fattura. Clicchiamo su Conva-

lida Dati nella scheda Dati. Selezioniamo Elenco nel campo Consenti e digitiamo =codice nel campo Origine. Clic su Ok per confermare. Mol-tiplichiamo, nella colonna dei totali, la quantità per il prezzo unitario.

L’inserimento

3 Rinominiamo il Foglio3 con la dicitura Elenco Prodotti. Inseriamo una tabella che riporti il codice del prodotto a magazzino, la descri-

zione e il prezzo unitario. Nel foglio dei prodotti selezioniamo la colonna dei codici, tasto destro e clic su Inserisci nome intervallo. Scriviamo Codice nel campo intervallo. Clic su Ok.

L’elenco prodotti

2 Per l’inserimento del cliente nel documento andremo a modificare la macro Nuova fattu-

ra. Clicchiamo sulla scheda Sviluppo e suc-cessivamente sul pulsante Modalità progettazione. Facciamo doppio clic sul pulsante Nuova Fattura e modifichiamo il codice della macro relativa come illustrato nell’immagine.

L’inserimento del cliente

5 Per richiamare i campi dei prodotti parten-do dalla selezione del codice utilizziamo la formula CERCA.VERT. Inseriamo, ad esem-

pio, nella cella C14 la formula =SE(B14=””;””;CERCA.

VERT(B14;’Elenco Prodotti’!$A$2:$C$10;2)). La formula SE serve a tenere la cella vuota quando non è sele-zionato un prodotto.

Titolo

1Rinominiamo il Foglio2 con Anagrafica Clienti, non mo-difichiamo i dati della co-

lonna A e inseriamo una semplice griglia con in colonna i dati es-senziali di intestazione dei clienti. Non dimentichiamo l’inserimento di un campo per la Partita Iva e un campo per il Codice Fiscale. Useremo un menu a tendina per la selezione. Clicchiamo ora su Inserisci nella scheda Sviluppa e selezioniamo nei Controlli modulo il secondo oggetto, la Casella com-

binata. Disegniamo poi l’oggetto vicino i pulsanti e clicchiamo con il tasto destro. Selezioniamo la voce Formato Controllo. Inseriamo nel primo campo ’Anagrafica Clien-

ti’!$D$2:$D$26 ed il resto come in figura.

Stampare

con Excel

L’ultima release di Microsoft Excel è dotata di un foglio di

calcolo veramente chilometrico. A stamparlo tutto ci vorrebbe una pa-gina fuori misura dalle dimensioni da guinness 5 km x 4 km. Se non siamo intenzionati ad una menzione d’ono-re nel libro dei primati e vogliamo limitarci alla stampa di un comune foglio A4 verticale, senza modificare la larghezza delle colonne, basterà ritagliarci il rettangolo di celle A1:I50. Cliccando sul pulsante Area di stam-

pa contenuto nel menu Imposta pa-

gina della scheda Layout di pagina e selezionando la voce Imposta area di stampa è possibile selezionare univocamente il gruppo di celle che si desidera stampare. L’area selezionata apparirà bordata di blu, mentre tut-te le celle esterne all’area di stampa verranno oscurate. È possibile trasci-nare l’area di stampa con il mouse, ridefinendone i contorni, in qualsiasi momento.

������������� ������� �������

48

Realizza un’applicazione che tenga traccia dei crediti vantati

verso i clienti. Potrai archiviare ciascun pagamento, inserire nuovi

debitori ed emettere una ricevuta per ogni rata estinta

Recupera i tuoicrediti con Excel

Office Magazine Settembre 2010

entro i quali si vuole recuperare la somma che ci spetta. È bene sot-tolineare, a tal proposito, che si parla di un numero limitato di pa-gamenti, o rate, proprio per tenere fede allo scopo dell’applicazione. Essa, infatti, è destinata a gesti-re i crediti di una piccola realtà commerciale e non, per esempio, di una finanziaria. Se si vendo-no condizionatori, ad esempio, è immaginabile che si possa essere pagati in tre, quattro soluzioni; certamente non in 48 rate. Detto ciò, nello scadenzario descritto si prevedono alcuni pulsanti che possano automatizzare alcune operazioni. Di base ne servono due: uno per inserire un nuovo credito nello stesso scadenzario e uno per registrare un pagamento per un credito già in essere. En-trambi i pulsanti devono ridirigere su un foglio diverso e dedicato alle rispettive operazioni. Per inserire un nuovo credito si costruisce un form in cui immettere i dati prin-cipali: nome del soggetto, impor-to totale del credito, descrizione del credito e data di scadenza. Per rendere più efficiente l’opera-zione si prevede che il nome del debitore sia selezionabile da un elenco a discesa. Ciò significa che occorre creare a parte un foglio che funga da Rubrica. In merito a quest’ultima, nell’esempio che si va a realizzare, si prevede un

Nei momenti di crisi eco-nomica uno dei problemi più sentiti, che si somma

alle difficoltà già di per sé causate da tale condizione, è la disponibi-lità di liquidi. Questo fa si che, so-prattutto in ambito commerciale, si incontrino non pochi problemi per ottenere il pagamento di pro-dotti venduti o servizi prestati. Il fenomeno non riguarda solo le grandi aziende, ma anche e so-prattutto le piccole realtà. Negozi, piccole imprese e studi, sempre più spesso si sentono richiedere pagamenti dilazionati in più so-

luzioni (dopo tot mesi). Bisogna avere una memoria di ferro per ricordarsi “chi deve quanto” ed “entro quale data”. E quando le cifre cominciano ad accavallarsi, anche una proverbiale memoria da elefanti può non bastare. Pro-prio per questo è bene affidarsi a qualche strumento più efficiente e la suite Office è un valido alleato per far fronte a problematiche di questo tipo. Nello specifico sarà necessario realizzare qualcosa di semplice, certo, ma che non sia nemmeno l’agenda cartacea su cui segnare nomi e importi do-

vuti. L’idea è quella di sfruttare ancora una volta le potenzialità e l’intuitività fornite dal foglio di calcolo, per creare un’applica-zione Excel orientata alla ge-stione dei crediti.

Scadenzarioe nuovi contattiInnanzitutto occorre prevedere un foglio principale di riferimen-to, una sorta di scadenzario nel quale (in forma tabellare) riepilo-gare: i soggetti verso cui si vanta un credito, l’importo dello stesso e un numero limitato di pagamenti

Nel DVD / EsempiGestione Crediti.xlsm

Office fai da te

�� ���������� ������� �������

49

Recupero crediti con Excel

Settembre 2010 Office Magazine

relativo ad un contatto non pre-sente nella rubrica (modificabile in ogni momento), è prevista la possibilità di aggiungere un nuo-vo contatto. Questa operazione è eseguibile sempre nella scheda di inserimento nuovo credito ed è attivabile mediante l’impiego di un pulsante. Cliccando su di esso si può registrare il nuovo soggetto, passando attraverso un foglio a ciò dedicato e contenente un form per i dati necessari.

Registrare i pagamentiUtilizzando una logica simile a quanto visto per i contatti, si co-struisce il foglio per la registrazione

di un pagamento. Un pagamento è certamente relativo ad un credi-to già in essere, per cui il nome di chi lo effettua è comunque selezio-nabile da un elenco a discesa che rifletta la rubrica. Una volta scelto il nome si visualizzeranno: il debi-to complessivo di tale soggetto e il residuo che gli rimane da paga-re prima dell’attuale versamento. Cliccando su un apposito pulsan-te il pagamento viene registrato. A questo punto il sistema rimarrà sempre nello stesso foglio, visualiz-zando il residuo comprendente il versamento effettuato. Per conclu-dere il ciclo relativo al saldo di una rata, si può prevedere un pulsante che esegua una stampa, da inten-

indirizzario nel quale si possano inserire una cinquantina di con-tatti, che sono più che sufficienti allo scopo prefisso (ovviamente

nell’esempio fornito sono preca-ricati di default dei nomi fittizi per provare l’applicazione). Dato che può capitare di inserire un credito

In merito alla stampa

ll comando ActiveSheet.PrintOut From:=1, To:=1, Copies:=1, Preview:=False manda in stampa il foglio attivo. Si noti che in tale co-

mando è possibile determinare il numero di copie da stampare agendo sulla pro-prietà Copies; e si può abilitare l’anteprima di stampa settando Preview:=True. Le proprietà From e To servono a stabilire quali pagine stampare qualora ve ne fosse più di una. Il comando PrintOut, invece, opera direttamente sulla stam-pante predefinita del computer sul quale si usa l’applicazione. Volendo usare una stampante diversa si dovrà impiegare, nello stesso comando, la proprietà ActivePrinter settata sul nome della stampante interessata.

Sette fogli per un’applicazionePer realizzare l’applicazione descritta

occorrono sette fogli: lo scadenzario, la rubrica, l’archivio storico, il form di in-serimento credito, quello di inserimento nuovo contatto, uno per la registrazione di un pagamento e l’ultimo per la stampa della ricevuta del pagamento stesso. Prima di tutto, quindi, sarà necessario dedicarsi alla loro realizzazione. È bene prevedere, in questa fase, anche i pulsanti necessari a implementare le funzionalità di inserimen-to, registrazione e spostamento da un foglio all’altro. Al posto dei pulsanti si possono in realtà utilizzare le forme, che offrono mag-giore flessibilità in merito all’estetica. Per gli elenchi a discesa si ricorre invece allo stru-mento di convalida dei dati. Infine si im-mettono un paio di formule per effettuare dei semplici calcoli.

1In un foglio vuoto creare una semplice ta-bella contenente nome, indirizzo, Partita

Iva, telefono e e-mail del contatto. Formattarla usando l’apposito comando nel gruppo Stili, prevedendo 50 righe. Selezionare l’intervallo A2:A51, fare clic sulla casella Nome in alto a sini-stra e digitare il nome Contatti.

La rubrica

4 Realizzare il form per l’inserimento di un nuovo credito. Nel foglio immettere campi

e pulsanti mostrati in figura. Il nome del debi-tore si deve selezionare da un elenco: mettersi nella cella D4, fare clic su Convalida dati, nella scheda Dati, scegliere Elenco in Consenti e digi-tare =Contatti in Origine.

Form di inserimento

3 Ricopiare la tabella dello scadenzario, così com’è, in un nuovo foglio chiamato Storico.

Fatto ciò tornare nello scadenzario e inserire nelle celle D7 e E7 rispettivamente le formule =SE(B7=””;””;SE(B7=E7;”ESTINTO”;B7-E7)) e =SOM

MA(F7;H7;J7;L7;N7;P7;R7;T7;V7;X7;Z7;AB7). Selezio-nare infine la riga 7 e nasconderla.

Formule e storico

2 Questo è il foglio principale. Deve conte-nere informazioni quali: nome del debitore,

credito vantato verso di esso, scadenza, resi-duo e saldo corrente. Prevedere 12 possibili rate con relativo importo e data. Sfruttando infine il tasto Forme, della scheda Inserisci, im-mettere quattro pulsanti con il testo mostrato.

Lo scadenzario

5 Realizzare infine un form per aggiungere un contatto (che non ha particolari difficoltà) e

uno per registrare un pagamento. Qua il nome deve essere selezionabile da un elenco, quindi operare come prima. Scelto il nome si devono vi-sualizzare credito e valore residuo, cosa ottenibile usando la funzione CERCA.VERT come in figura.

Ultimi fogli

������������� ������� �������

50 Office Magazine Settembre 2010

Office fai da te

dere come ricevuta del pagamento stesso; e un pulsante che ripulisca i campi del form ai fini di una nuo-va registrazione. Questa procedura

è la più delicata di tutta l’applica-zione ed a tal proposito è il caso di porre l’attenzione su una particola-re scelta implementativa.

Alcune accortezzeNel registrare un pagamento si sceglie un soggetto da un elenco a discesa. Se il nome selezionato è presente più volte nello scaden-zario, nel form viene visualizza-ta solo la prima occorrenza, che potrebbe far riferimento ad un debito estinto oppure ad un debi-to che non è quello per il quale si sta effettuando il versamento. Per semplificare le cose, e renderle più agevoli, si opera una doppia scelta. La prima è quella di fare in modo che, una volta recuperato interamente un credito, lo stesso “sparisca” dallo scadenzario. Sic-come non sarebbe saggio elimi-narlo completamente, si imple-

menta una procedura automatica mediante la quale, a partire dallo scadenzario, ne elimini tutti i de-biti estinti e li ricopi in un foglio a parte (che opera come una sorta di archivio storico). La seconda scelta è quella di usare una logica per cui un determinato contatto può essere presente solo una volta nello scadenzario. Scelta giustifi-cata dal fatto che l’applicazione è rivolta ad un contesto di una pic-colo-media realtà commerciale, per la quale è difficile vantare più crediti contemporaneamente ver-so lo stesso cliente. Fermo restan-do che si può ovviare al problema inserendo, per esempio, un unico credito che sommi gli importi di

Tutto il codice che contaLa struttura di base del progetto è pronta,

completa di fogli, tabelle, form e pul-santi. È come se fosse una scatola vuota, che occorre riempire implementando le funzio-nalità che danno vita a tutta l’applicazione. Occorre quindi aprire l’editor Visual Basic, inserire un nuovo modulo e scrivere il co-dice relativo. È necessario realizzare una funzione per ogni pulsante inserito nella struttura, più alcune funzionalità di appog-gio. Alcune funzioni contengono una sola istruzione utile ad aprire un determinato foglio. Altre sono leggermente più comples-se, ma con istruzioni semplici e intuitive. Le parti più interessanti del codice sono quelle che vanno a ricercare la prima cella vuota in una tabella, nonché quelle utili a ricopiare determinati valori da una cella all’altra (di fogli differenti).

1Per aprire un certo foglio occorre un’uni-ca istruzione del tipo: Sheets(“Nomefoglio”).

Select. Serve poi una funzione per sbiancare i campi di RegistraPagamento e una per stampare una ricevuta. Questa ricopia i dati in un foglio nuovo e stampa, con l’istruzione: ActiveSheet.

PrintOut From:=1, To:=1, Copies:=1, Preview:=False.

Le funzioni più semplici

4 Si preleva il nome del contatto cui registrare il pagamento. Usando il ciclo While si cerca

non la prima riga vuota, ma la riga contenente il nome interessato; e sempre con un ciclo si cerca la prima colonna (rata) disponibile. Indivi-duata la cella giusta si copiano i valori control-lando se sia l’ultima rata o meno.

Registrazione pagamento

3 Il codice per l’inserimento di un contatto nella rubrica è del tutto simile a quello per

l’inserimento di un credito. Cambiano ovvia-mente i riferimenti a celle e fogli di lavoro, ma le istruzioni e l’impostazione è praticamente la stessa. A meno della parte di ricopiatura di formule da una cella all’altra.

Aggiungere un contatto

2 In questa funzione ci si posiziona nel-lo scadenzario e, attraverso il ciclo While

Wend, si cerca la prima riga libera. A partire da questa si ricopiano i valori di InserisciCredi-

to, quindi si copiano le formule di D7 e E7, utili a calcolare residuo e saldo corrente. Infine si sbiancano i campi del form.

Inserimento credito

5 L’ultima funzione da realizzare è quella per eliminare dallo scadenzario i debiti estinti.

La logica è molto semplice: si analizzano tutte le righe dello scadenzario fintanto che ve ne sono, se nella cella Residuo compare la scritta ESTINTO, l’intera riga viene prima copiata nello storico e quindi eliminata.

Eliminare debiti estinti

Messaggi a video

Nell’applicazione, quando si compiono determinate operazioni, compaiono dei messaggi a video che confermano la corretta esecuzione. Tale compor-

tamento si ottiene attraverso la funzione MsgBox. Questo comando è utile quando si sta per mandare in esecuzione una procedura e si vuole il consenso dell’utente. Op-pure può essere impiegata nella gestione degli errori, avvisando o impedendo l’ese-cuzione di una routine che porterebbe il programma alla generazione di un errore. È utile anche per chiedere ulteriore conferma per operazioni delicate, quale può essere la cancellazione di un file. In sostanza è una funzione che permette di comunicare direttamente con l’applicazione in uso.

�� ���������� ������� �������

51

Recupero crediti con Excel

Settembre 2010 Office Magazine

due cose differenti. Questo aspet-to potrebbe essere un’interessane spunto per ampliare e migliorare quanto realizzato e descritto nel presente approfondimento.

La programmazionedietro al progettoDa un punto di vista implemen-tativo quanto è difficile arrivare a creare quanto indicato? E quali dif-ficili funzionalità di Excel occorre realizzare? In realtà non sussistono grandi problemi, perché si usano poche funzionalità. Differentemen-te si ricorre a molto codice Visual Basic e quindi alle macro. Ad ogni modo il codice realizzato è basato

su poche istruzioni e anche abba-stanza intuitive. Come funzionalità specifiche dei fogli di calcolo occor-rono semplicemente la convalida dei dati, utile alla realizzazione de-gli elenchi a discesa, e la funzione cerca verticale, per recuperare una certa informazione una volta che ne sia stata scelta un’altra (per esempio il debito residuo di un determinato contatto). Qualche somma per capi-re se un credito è stato interamente riscosso o meno ed il gioco è fatto. È certamente molto più difficile descrivere in sé l’applicazione che non realizzarla. Al termine avremo un performante applicativo Excel, semplice e pratico da gestire.

Il credito è servitoAquesto punto gran parte del lavoro è sta-

to svolto. Restano gli ultimi dettagli che riguardano l’accoppiamento tra pulsanti e funzioni definite. L’operazione è veloce, ba-sta fare un semplice assegnamento. In linea di massima la logica seguita è la seguente: cliccando su un pulsante non si compie di-rettamente qualcosa, ma si è reindirizzati verso un foglio dove compiere quanto volu-to. Per esempio nello scadenzario, cliccando sul tasto di registrazione pagamento, si vie-ne spostati nell’apposito foglio. Lì trova poi posto il pulsante che materialmente esegue l’operazione dopo aver inserito i dati. Detto ciò l’applicazione è pronta e può essere pro-vata. Il risultato è uno strumento agile, che svolge bene i compiti previsti; e che con un po’ di buona volontà può anche essere raffi-nata e migliorata.

1Per assegnare una funzione ad un pulsan-te fare clic destro sullo stesso e, nel menu

contestuale, scegliere Assegna macro. Seleziona-re dalla lista la funzione e cliccare su OK. Si può facilmente verificare, nel file esempio, l’esatta associazione tra tutti i pulsanti e le funzioni, i cui nomi sono abbastanza intuitivi.

Funzioni e pulsanti

4 Registrato il pagamento (che è stato inserito nello scadenzario anche se non viene diretta-

mente mostrato) si può ora stampare una ricevu-ta dello stesso. È da rispettare questa cronologia: prima si registra il pagamento, poi se ne stampa la ricevuta. In tal modo il residuo visualizzato, e poi stampato, è sempre quello corretto.

Stampa ricevuta

3 Nello scadenzario fare clic su Registra Pa-

gamento. Nell’apposito foglio scegliere il nome del debitore cui registrare il pagamento. A questo punto compaiono l’importo totale e il residuo. Inserire importo e data del pagamen-to e cliccare su Registra. Apparirà così un mes-saggio che conferma l’avvenuta operazione.

Nuovo pagamento

2 Proviamo il funzionamento. Dallo scaden-zario fare clic su Inserisci Credito. Nel relati-

vo foglio scegliere un nome dalla lista, oppure inserire un nuovo contatto in rubrica. Digitare i dati necessari e fare clic su Inserisci. Nello scadenzario appare il nuovo credito e un mes-saggio di conferma per il corretto inserimento.

Nuovo credito

5 Qualora un debito venga estinto, cosa ve-rificabile nello scadenzario (perché nella

casella Residuo si visualizza la parola Estinto), occorre avviare la procedura di spostamento di tale debito dallo scadenzario all’archivio storico. Questa attività è eseguita semplice-mente cliccando sull’apposito pulsante.

Debiti estinti

Cliccando sul pulsante Registra Pagamento, si accede all’omonima sezione in cui indicare i dati relativi l’estinzione di una rata e visualizzare il credito residuo

������������� ������� �������

Office fai da te

48

Strumenti efficaci e pratici per gestire ogni tipo di informazione. Ecco come sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007 ed amministrare facilmente il personale della nostra azienda

Fai il “riassunto” con i grafici pivot

Office Magazine Settembre 2008

“un metodo per visualizzare sotto forma differente i dati con-tenuti in una tabella”. In realtà, le tabelle pivot sono un mezzo ben più potente, in quanto per-mettono di raccogliere i dati in modo strutturato, al fine di evi-denziare le relazioni esistenti tra le informazioni e di consentire l’analisi delle categorie dei dati presenti.

�

Costruiamo una tabella standardP er capire la funzionalità delle tabelle pi-

vot facciamo un esempio: si immagini di realizzare una tabella contenente i dati ana-grafici dei dipendenti di un’azienda di medie dimensioni. Per ogni singolo dipendente si possono conservare informazioni ineren-ti i giorni di malattia e le ore di permesso di cui ha usufruito nel corso del mese. Ipotiz-zando, quindi, che il foglio di calcolo faccia riferimento al singolo mese. Ovviamente, tale situazione può essere facilmente estesa a trimestri, semestri o anni. Con una tabella così fatta è naturale porsi delle domande tipo “quante persone hanno usufruito di più di due giorni di malattia?” oppure “quante persone hanno usufruito di più di cinque ore di permes-so?”. È facile verificare come a questo stato non è immediato fornire delle risposte. Ma grazie alle tabelle pivot...

2 Inserendo in D2 la formula =(ANNO(OGGI())-1-ANNO(C3)+SE(DATA(ANNO(OGGI());MESE(C3);GIORNO(C3))<=DATA(ANNO(OGGI());MESE(OGGI())

;GIORNO(OGGI()));1;0)), e trascinando la stessa per un numero di righe sufficiente a contenere tutti i dipendenti, si rende automatico il calcolo dell’età a partire dalla data di nascita.

Calcolo dell’età

1A partire dalla cella A1 inserire i campi d’in-teresse, uno per ogni colonna. Il primo rap-presenta la matricola del dipendente, quindi

a seguire nome e cognome, data di nascita, anno di assunzione, stipendio, giorni di malattia e ore di permesso. Può essere interessante inserire an-che un campo destinato all’età.

I campi

Immaginate di dispor-re di una tabella Excel in cui siano annotati i

dati anagrafici di tutti i 10.000 appartenenti ad un’associa-zione sportiva o ad una gran-de azienda... In questi casi, rispondere a domande del tipo:”Quanti associati vivono a Roma? Quanti sono gli omo-nimi? Quanti hanno un’età tra 20 e 35 anni?”, richiederebbe una ricerca approfondita e un lavoro lungo e monotono, se non fosse per le funziona-lità avanzate di Excel che, per

fortuna, mette a disposizione diversi strumenti in grado di semplificare e velocizzare tut-to il lavoro. Le funzioni offerte dal foglio di calcolo di casa Mi-crosoft, per la consultazione di una grande mole di dati, sono numerose: è possibile ordina-re l’elenco, filtrarlo, utilizzare le funzioni di conteggio e tan-to altro. Tutti metodi efficaci, ma spesso non propriamente efficienti, almeno in termini di operazioni e tempi di ela-borazione. I filtri, ad esempio, consentono di individuare un

sottoinsieme di dati in un in-tervallo, ma non consentono di riorganizzarlo e non offrono la possibilità di visualizzare i dati in una maniera alternativa che soddisfi le varie esigenze.

Dati aggregatiUna funzionalità ben più ap-propriata, in grado di risolvere il problema presentato e di ese-guire le operazioni elencate in modo istantaneo, è senza dub-bio la creazione delle tabelle pi-vot. Possiamo definire quest’ul-timo strumento di Excel come

Xxxxxxxxx

ESEMPI

TabellaPivot.xlsx

�� ���������� ������� �������

Gestire il personale con le tabelle pivot di Excel 2007

Un riassuntoCon le tabelle pivot i dati sono strutturati e snelliti. E non solo. Questo strumento, infatti, non si limita a r aggruppare le in-formazioni, ma aggiunge ulte-riori dimensioni di profondità all’analisi. La struttura viene de-terminata dall’utente con la scel-ta dei campi e degli elementi da elencare. Ad ogni modo, è bene sottolineare che i dati presentati nella tabella pivot derivano dalla tabella originaria e ciò che si vede nelle celle è un’informazione in sola lettura. Le tabelle pivot sono legate al momento in cui queste sono state generate e perciò una modifica della tabella padre non

comporta necessariamente una modifica nei dati della tabella pi-vot derivata.

Facile facileBisogna, poi, porre in eviden-za l’estrema semplicità con la quale Excel consente di creare tale tipo di reportistica. Dopo aver generato una tabella è possibile analizzare i dati sot-to vari punti di vista grazie alla sola funzione di trascinamen-to. Come per ogni strumento potente, però, è bene porre la massima attenzione nell’uti-lizzo: le diverse combinazio-ni possono portare alla cre-azione di tabelle pivot molto

differenti tra loro e, spesso, si corre il rischio di ottenere ag-gregazioni di dati poco signi-ficative.

Rinominare una tabella in pochi passi

Ai rapporti di tabella o di grafici pivot sono assegnati dei nomi predefiniti che seguono una determinata convenzione. Per cui si

hanno nomi del tipo Tabella pivot1, Grafico 1 e così via. È consigliabile usare nomi più significativi che meglio identificano i rapporti. Per rin ominare un rapporto di tabella pivot fare clic sullo stesso quindi nel gruppo Tabella pivot della scheda Opzioni fare clic sulla casella di testo Nome tabella pivot. Digitare il nuovo nome e premere Invio. Per i grafici fare clic sul rapporto di grafico pivot e digitare il nuovo nome nella casella Nome grafico della scheda Layout nel gruppo Proprietà.

49Settembre 2008 Office Magazine

�

Inseriamo i dati e formattiamo il tuttoPreparata la tabella, occorre ora inserire i

dati e formattare la stessa in modo ade-guato. Da notare che ancora la colonna rela-tiva all’età riporta dei valori senza senso che spariscono non appena si riempiono tutte le date di nascita. Per la formattazione si può agire passo per passo scegliendo personal-mente grandezza e tipo dei caratteri, colori, dimensioni di colonne e righe e via dicendo. Oppure, in alternativa, si può ricorrere alla formattazione automatica delle tabelle di-sponibile in Microsoft Excel 2007. Nella fase di inserimento dei dati non è necessario se-guire alcun ordine, né alfabetico, né di ma-tricola o altro. Questo perché la costruzione della tabella (o del grafico) pivot non richiede tale condizione e comunque si possono ordi-nare successivamente i dati tramite le appo-site funzioni.

Inserimento dati

4 Selezionare le colonne dalla A alla H. Nel gruppo Carattere fare clic sul pulsan-te relativo ai bordi della tabella. Si apre

un elenco a discesa dal quale è possibile sce-gliere quanti e quali bordi impostare. La scelta più semplice è Tutti i bordi. È possibile anche impostare colore e stile della linea.

Bordi

3 Ora occorre impostare il formato delle cel-le. Selezionare la colonna Stipendio, fare clic destro quindi scegliere Formato celle. Nella

scheda Numero in Categoria selezionare Valuta e impostare due cifre decimali. Allo stesso modo per ogni colonna può essere assegnato il formato celle più adatto al contenuto.

Formato celle

2 Selezionare la prima riga e assegnare stile grassetto dal gruppo Carattere della scheda Home. Successivamente, selezionare tutte

le colonne della tabella tranne Cognome e nome e assegnare allineamento centrato dal gruppo Al-lineamento. Per selezionare una parte di colonne tenere premuto il tasto [Ctrl].

Formattazione

5 Selezionare l’intera tabella cliccando sul quadratino in alto sulla riga 1 e a sinistra della colonna A e fare clic su Colore riem-

pimento sempre nel gruppo Carattere. Tra i colori disponibili scegliere quello più gradito. Suc-cessivamente impostare, allo stesso modo, un colore differente per l’intestazione.

Colorare la tabella

1La prima cosa da fare, a questo punto, è l’inserimento dei dati, che è anche la parte un po’ più lunga ma inevitabile. Nell’esem-

pio sono stati inseriti dati di 90 dipendenti, spe-cificando per ognuno di loro stipendio e anno di assunzione nonché giorni di malattia e ore di per-messo relativi ad un generico mese.

[Ctrl]+[Shift]+[;]

inserisce nella cella

la data del giorno

������������� ������� �������

50

Office fai da te

Office Magazine Settembre 2008

Dalla tabellaal grafico Associata alla tabella vi è la possi-bilità di creare un grafico pivot che ripropone in automatico la strut-tura assegnata. Il grafico così cre-ato interagisce automaticamente con la tabella e, se vengono scelte aggregazioni di dati differenti, si ot-terrà la rappresentazione del nuovo prospetto. Allo stesso modo, una modifica delle voci in elenco nei campi del grafico si ripercuote di-

�

2 L’opzione Seleziona tabella o intervallo è già selezionata e nella casella Tabella/In-tervallo è visualizzato l’intervallo dei dati

selezionati. Selezionando l’opzione Nuovo foglio di lavoro il rapporto è inserito in un nuovo foglio mentre cliccando su Foglio di lavoro esistente è inserito nello stesso foglio.

Selezione dati

1Dopo aver preparato i dati, posizionare il cursore in un punto qualsiasi al loro interno per includerli tutti nel rapporto

in creazione. Nel gruppo Tabelle della scheda Inserisci fare clic su Tabella pivot, quindi fare di nuovo clic su Tabella pivot. Si visualizza la fine-stra di dialogo Crea tabella pivot.

Avvio procedura

3 Per organizzare i dati secondo le pro-prie esigenze trascinare i campi nelle varie aree di rilascio: per esempio in Eti-

chette di riga trascinare Cognome e nome e Giorni malattia e in Valori Ore di permesso. Così per ogni dipendente per righe si hanno i giorni di malat-tia e per colonna le ore di permesso.

Strutturazione tabella

Le potenzialità della tabella

rettamente sulla tabella. L’utilizzo dei grafici consente di creare una rappresentazione e di visualizza-re i dati in modi diversi. Il grafico predefinito è un istogramma che confronta il contributo di ciascun valore al totale in più categorie. I grafici normali sono collegati alle celle del foglio mentre i rapporti di grafico pivot possono basarsi su tipi diversi di dati, tra cui elenchi e DB di Excel, più intervalli di dati da consolidare e origini esterne.

�

Anche i grafici sono... pivot!

2 Per creare un grafico pivot selezionare una cella in un intervallo. Nel gruppo Tabelle della scheda Inserisci fare clic su

Tabella pivot e quindi su Grafico pivot. Si visualiz-za la finestra di dialogo Crea tabella pivot con gra-fico pivot. Selezionare l’origine dati quindi fare clic su OK per terminare.

1La creazione di un grafico pivot a parti-re da un tabella esistente è immediata. Fare clic sul rapporto di tabella pivot. Nel

gruppo Grafici della scheda Inserisci fare clic su un tipo di grafico. Non è possibile usare grafi-ci di tipo xy, ovvero il grafico a dispersione, il grafico a bolle o il grafico azionario.

Grafico pivot Impostare il rapportoCreazione

3 A tal punto non resta che impostare il rapporto e il grafico si genera automati-camente. Inserendo l’età come valore e il

nome come etichetta di riga e filtrando adegua-tamente i dati si mostrano i dipendenti con età compresa tra 24 e 27 anni. Lo stile del grafico si può impostare dal relativo gruppo in Progettazione.

Visualizzare o nascondere?In un rapporto di tabella pivot è possibile che vengano mostrate informazioni non necessarie. In virtù di ciò è possibile nascondere

specifici elementi in un’etichetta di riga o di colonna. Nascondendo un elemento del genere lo stesso viene rimosso dal rapporto, ma continua ad essere visualizzato nell’elenco a discesa dell’etichetta. La procedura è semplice: selezionare uno o più elementi fare quindi clic destro sulla selezione, scegliere Filtro, quindi Nascondi elementi selezionati o Mantieni solo elementi selezionati. Per visualizzarli nuovamente fare clic destro su un elemento correlato, scegliere Filtro, quindi Cancella filtro.

�� ���������� ������� �������

46

Utilizza i fogli di calcolo per realizzare un registro dei beni

ammortizzabili e generare, per ognuno di essi, il relativo piano

di ammortamento in modo automatico

Crea il tuo Libro cespiti con Excel

Office Magazine Marzo 2010

tuati). In tale registro vanno indica-ti sostanzialmente l’anno di acqui-sizione, il costo originario, il fondo di ammortamento, il coefficiente di ammortamento effettivamente adottato nel periodo di imposta e la quota annuale di ammortamen-to. Un bene inserito nel libro può essere eliminato solo se lo stesso è estromesso dal processo produt-tivo. È da sottolineare, inoltre, che il registro dei beni ammortizzabili

Per un’impresa sono molti gli adempimenti di carattere bu-rocratico che devono essere

assolti. E tanta, forse anche troppa, la documentazione che è necessario conservare. Libri, giornali, registri e molto altro ancora. Tra tutti questi si vuole porre particolare attenzione su un registro: il libro dei cespiti. I cespiti indicano quei beni strumentali acqui-stati dall’azienda e che sono destinati ad essere utilizzati per più esercizi. Esempi comuni sono i macchinari o i computer e loro accessori. La dedu-zione del costo dei cespiti non può avvenire per intero nel corso dell’eser-

cizio nel quale vengono acquistati, ma devono essere spalmati nel tempo. Questo in funzione di precise diret-tive date dalle tabelle ministeriali. In queste pagine vedremo come realiz-zare una pratica applicazione Excel che crei proprio un registro dei beni ammortizzabili. E gestisca, per ogni cespite, il relativo ammortamento.

Fra costie percentualiLa procedura utilizzata per ripar-tire il costo dei cespiti prende il nome di ammortamento. Se si dice che il bene strumentale A è am-

mortizzabile al 20%, si intende che ogni anno è possibile dedurre il co-sto sostenuto per l’acquisto di quel bene per una percentuale non su-periore al 20%. Il libro cespiti, quin-di, altro non è che un registro che tiene nota di tutti i beni strumentali dell’azienda e del loro piano di am-mortamento. Nella sua forma clas-sica, il registro si compone di tante schede quanti sono i cespiti acqui-stati. Ogni scheda è intestata ad un bene e riporta tutti i movimenti che, nel corso del tempo, hanno interes-sato quell’elemento (tipicamente acquisto ed ammortamenti effet-

Nel CD / EsempiCespiti.xlsm

Office fai da te

�

Pannello di controllo e categorieInserire una forma Creare la tabella

2 La tabella è formata da due colonne. Per assegnarle uno stile selezionarla e sfrutta-

re il pulsante Formatta come tabella, nel gruppo Stili della scheda Home. Selezionare l’interval-lo A2:A12, cliccare sulla casella Nome a sinistra della barra della formula e digitare il nome ca-

tegorie da assegnare alle celle.

1In un primo foglio, chiamato Pannello, inse-rire due forme che fungano da pulsanti. Per

farlo fare clic su Forme nel gruppo Illustrazioni e scegliere il rettangolo arrotondato. Posizio-narlo opportunamente nel foglio e assegnarli un testo esplicativo facendo clic destro e sce-gliendo Modifica testo.

L a parte più semplice nella realizzazio-ne dell’applicazione è la creazione dei

primi due fogli che la compongono. Il pri-mo è una sorta di pannello di controllo che contiene due soli pulsanti: uno per inserire un nuovo cespite e uno per consultare la tabella delle categorie. Il suo aspetto este-tico può essere fatto a proprio piacimento, non ha importanza. Per i pulsanti, onde ottenere un risultato migliore, si preferi-sce utilizzare le forme. Il secondo foglio è una semplice tabella in cui si ha un elen-co di categorie e, al loro fianco, i relativi coefficienti di ammortamento espressi in percentuale. È bene pertanto assegnare tale formato alle celle contenenti gli stes-si coefficienti. Si premette che la tabella in esempio non è esaustiva, ma contiene le principali categorie.

������������� ������� �������

47

Un Libro cespiti con Excel

Marzo 2010 Office Magazine

ha una valenza esclusivamente fiscale. L’ammortamento da ripor-tare su esso è pertanto solo quello fiscalmente rilevante. Ovviamente, quando si parla di libro cespiti si fa riferimento ad un registro cartaceo o comunque ad una gestione otte-nuta attraverso software gestionali dedicati. Nella realtà, soprattutto per piccole aziende, è abbastanza difficile trovare una vera e propria gestione dei cespiti. Sovente si ac-corda la propria preferenza al foglio

elettronico (molto più conosciuto e diffuso nell’ambito lavorativo), per procedere al calcolo delle quote di ammortamento di competenza dell’esercizio.

Ammortamenti e fogli di calcoloLo scopo del presente approfondi-mento è proprio quello di realizzare un’applicazione con Microsoft Excel che agevoli la gestione dei cespiti e la conseguente determinazione delle

La funzione VAL.ERRORE

Nel foglio del modello, se alla voce descrizione non si seleziona nulla e si lascia il campo bianco, nella casella del coefficiente di

ammortamento compare l’errore #N/D. Per ovviare a tale problema si può ricorrere alla funzione VAL.ERRORE. Questa ha un solo argomento che può essere un valore, nel caso restituito da altra funzione, e restitu-isce vero se tale valore è un errore. Inserendo nella cella G9 la formula =SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FALSO));””

;CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FALSO)) l’errore non compare più. Questo perché se CERCA.VERT restituisce errore inseriamo un va-lore vuoto, altrimenti il valore restituito da CERCA.VERT.

Aliquote, fondo e valore residuo

2 In  E16 usare la funzione =SE(C16=””;0;SE

(C16=$G$11;1-I15;$G$9)): se la cella dell’eser-cizio è vuota scrive zero. Se è uguale alla cel-la G11, cioè se siamo nell’ultimo esercizio di ammortamento, scrive il coefficiente residuo 1-I15, altrimenti scrive il valore standard del coefficiente contenuto in G9.

Esercizi successivi

1In  D15  inserire  =SE(C15<>””;$F$7;0) e ri-copiare verso il basso. In E15 inseri-

re =SE(C15=””;0;G9/2), che calcola il coefficiente di ammortamento ridotto alla metà. In I15 inse-rire =E15, mentre in I16  usare =I15+E16  e rico-piare verso il basso: somma le percentuali di ammortamento, è una colonna di appoggio.

Aliquota cumulata

3Per completare occorrono ancora tre sem-plici formule. In F15 inserire =SE(C15=””;0;AR

ROTONDA(E15*D15;2)). In G15 inserire =F15, men-tre in G16 inserire =SE(C16=””;0;G15+F16). Infine in H15 usare =SE(C15=””;0;D15-G15). Ricopiare tutte le formule verso il basso. Il modello ades-so è terminato.

Le ultime formule

La costruzione del modello

2Per determinare il periodo di ammortamen-to in G11 inserire la formula ARROTONDA(1/

G9+1;0): il numero di anni si ottiene dividendo 1 per il coefficiente di ammortamento più 1. Dato che al primo anno il bene è ammortizzato alla metà del coefficiente, è necessario sommare 1 per ammortizzare completamente il bene.

Periodo di ammortamento

1Inserire le voci mostrate in figura. Selezio-nare D5, nella scheda Dati, gruppo Strumenti

dati, cliccare su Convalida dati. In Consenti sce-gliere Elenco e in Origine inserire =categorie. In G9 inserire =CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FA

LSO), che data la categoria seleziona il relativo coefficiente.

Categoria e coefficiente

3Tale calcolo deve variare in base al coeffi-ciente. Inserire un elenco da 1 a 35 nell’in-

tervallo B15:B49. In C15 inserire =SE(O($G$11=””;

B15>$G$11);””;B15), che darà o vuoto o il nume-ro presente a fianco. Trascinare la formula sino a C49 e verificare che al variare del coefficiente varia il numero di esercizi.

Calcolo esercizi contabili

�� ���������� ������� �������

48 Office Magazine Marzo 2010

Office fai da te

Le macro per i cespitiCreato il modello per il nuovo cespite, e definita

la tabella delle categorie, rimane l’ultimo pas-so: definire due funzioni Visual Basic da associare ai pulsanti inseriti nel pannello principale. La pri-ma, per aggiungere un nuovo cespite, è formata da sole tre istruzioni che apportano un nuovo foglio di calcolo e vi ricopiano il modello. Successivamente basta selezionare la categoria del cespite e inserire

il suo costo. Automaticamente si ottiene il piano di ammortamento. L’altra si basa invece su una sola istruzione, che apre il foglio di calcolo contenente la tabella delle categorie. Il risultato è un’applica-zione snella ed efficace, volutamente semplificata nell’esempio descritto. Seguendo le indicazioni date, e con un po’ di fantasia, realizzare qualcosa di più completo non è complicato.

3Nel foglio Pannello selezionare la forma Con-

sulta Categorie, fare clic destro e selezionare Assegna macro. Scegliere poi ApriTabella e cliccare su OK. Allo stesso modo assegnare la macro Nuo-

voCespite al pulsante Inserisci Cespite e la macro ApriPannello al pulsante Torna al Pannello nel foglio Categorie.

Assegnare le macro

2La seconda funzione serve per aprire la ta-bella delle categorie. È formata dall’istruzio-

ne Sheets(“Categorie”).Select. Inserendo una ter-za funzione che contiene la singola istruzione Sheets(“Pannello”).Select, e inserendo un pulsante nel foglio della tabella, è possibile tornare al pannello con un clic.

Tabelle delle categorie

1Per aprire l’editor Visual Basic premere [Alt]+[F11]. Nel menu Inserisci cliccare su Mo-

dulo e quindi scrivere il codice mostrato in figu-ra. La prima istruzione attiva il foglio Modello, la seconda lo ricopia posizionandolo dopo l’ultimo foglio. La terza lo rinomina con la dicitura Cespite più un numero.

Editor e prima funzione

4Nel foglio del modello sbiancare i campi relati-vi alla descrizione del cespite ed al suo valore.

Quindi tornare nel pannello e cliccare su Inserisci

Cespite. Se tutto funziona correttamente si genera un nuovo foglio di calcolo, uguale al modello, nel quale inserire il nuovo cespite e ottenerne il piano di ammortamento.

Testare l’applicazione

quote di ammortamento. Il princi-pio cui ispirarsi per raggiungere tale obiettivo è la semplicità. Utilizzan-do poche formule, e qualche riga di codice, si può ottenere un efficiente strumento che ci aiuti nella gestio-ne dei cespiti. L’applicazione si basa principalmente su tre fogli. Una maschera principale contenente un

paio di pulsanti: uno che offre la pos-sibilità di inserire un nuovo cespite e uno che consente di consultare la tabella delle categorie e dei relati-vi coefficienti di ammortamento. A quest’ultima è dedicato proprio il secondo foglio. Secondo le indica-zioni ministeriali sono individuate delle categorie specifiche. E per ogni

categoria sono esplicati i coefficien-ti di ammortamento del costo dei beni materiali strumentali, impiegati nell’esercizio di attività commerciali. È utile quindi tenere queste informa-zioni in un foglio appartenente all’ap-plicazione, anticipando che la tabella presentata non è esaustiva di tutte le categorie, ma contiene solo quelle

principali. Il terzo foglio è un modello da utilizzare per ogni singolo cespite. All’interno contiene tutti i dati che è necessario conservare per un bene (secondo quanto detto in preceden-za), più il relativo piano di ammor-tamento ordinario. La forza del mo-dello realizzato è la sua flessibilità. La categoria del cespite è selezionabile da un elenco a discesa, che racchiude le categorie segnate nella tabella pri-ma menzionata. Scelta la categoria si determina automaticamente il coef-ficiente di ammortamento, prelevato comunque dalla tabella, ed in base a quest’ultimo si determina il piano di ammortamento (che ha un numero di anni variabile proprio in base al coefficiente). Tutto ciò è facilmente ottenibile usando un numero limi-tato di formule, neanche tanto com-plicate, e senza dover scrivere codice. Questo serve invece per creare delle macro che automatizzano il funzio-namento dell’applicazione nella sua interezza. Quando dalla maschera si clicca sul pulsante per l’inserimento di un nuovo cespite, serve una pro-cedura che aggiunga un nuovo foglio di calcolo, copi il modello sopra de-scritto e sposti il controllo nel nuovo foglio. Ciò consentirà la descrizione del cespite e la generazione del suo piano di ammortamento.

Uno sguardo

alle impostazioni

Aprendo una cartella con-tenente delle macro com-

pare il messaggio relativo la loro attivazione. Per modificare tale impostazione fare clic sul pulsante

Microsoft Office e poi su Opzio-

ni di Excel. Fare clic su Centro

protezione, poi su Impostazioni

Centro protezione e quindi su Impostazioni macro. Le opzioni disponibili sono: Disattiva tutte

le macro senza notifica, Disat-

tiva tutte le macro con notifica, impostazione predefinita, Disatti-

va tutte le macro tranne quelle

con firma digitale, Attiva tutte le

macro (scelta non consigliata,

potrebbe venire eseguito codice

dannoso) e Considera attendibi-

le l’accesso al modello a oggetti

dei progetti VBA, riservata agli sviluppatori. Scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.

������������� ������� �������

44

L’allocazione delle risorse attuata dal management necessita di validi

supporti decisionali. Ecco come usare le matrici di portafoglio

per studiare e migliorare la struttura strategica aziendale

Rendi competitivala tua impresa

Office Magazine Giugno 2010

Uno strumento professionaleLa Matrice General Electric McKinsey (GE Matrix) nasce come critica alla Matrice BCG; in quanto, al contrario di essa,

Una moderna e competiti-va azienda è composta da un insieme di Aree Stra-

tegiche di Affari (ASA), note an-che come Strategic Business Unit (SBU). Si tratta, in poche parole, degli specifici settori aziendali che ricoprono un ruolo rilevante per la società sotto il profilo strategico. Appare evidente come, ad ogni specifica area strategica d’affari, corrisponda un ambito competi-tivo differente e caratterizzato da diversi livelli di rischio, opportu-nità e soprattutto distinte opzioni di sviluppo. Le ASA, o SBU che dir si voglia, sono delle vere e proprie aziende nell’azienda, elementi di un corpo complesso ed artico-lato alla testa del quale risiede il management. È di fondamentale importanza raccogliere i dati al contorno della specifica unità ed elaborarli affinché diventino im-mediatamente comprensibili ed entrino a far parte degli strumenti decisionali a disposizione del ma-nagement. Ci troviamo nell’am-bito del Marketing Strategico ed in particolare vogliamo studiare il posizionamento competitivo

delle singole ASA, attraverso uno strumento specifico: le matrici di portafoglio strategico.

Le matrici di portafoglioLe matrici di portafoglio strate-gico sono strumenti in grado di rappresentare sinteticamente le strutture strategiche di un’im-presa. I dati così rappresentati vengono utilizzati dagli organi decisori, il management, per va-lutare le strategie da intrapren-dere, l’allocazione o la dealloca-zione di eventuali risorse nella gestione delle singole Business Unit. Le matrici di portafoglio sono sostanzialmente carat-terizzate da due fondamentali dimensioni: una esterna, volta all’individuazione delle condi-zioni al contorno in cui la SBU

si muove (e quindi l’attrattività dell’ambiente circostante); e una seconda dimensione interna, che evidenzia il posizionamento rispetto alla concorrenza diret-ta sul mercato. Fra le principali matrici utilizzate nel Marketing Strategico ricordiamo la Matrice BCG (Boston Consulting Group), la Matrice GE McKinsey, la Ma-trice Arthur D. Little ed infine la Matrice Marakon. Nell’arti-colo in questione prenderemo in considerazione la matrice GE McKinsey, più complessa e per-formante della Matrice BCG.

Nel CD / EsempiMatrice_GE.xlsm

Office fai da te

�� ���������� ������� �������

45

Analisi di sensibilità

Giugno 2010 Office Magazine

Dai dati ai grafici Graficamente la Matrice McKin-sey rappresenta due variabili x e y. La prima individua la forza

competitiva, che esprime la capa-cità dell’azienda all’acquisizione ed al mantenimento del vantag-gio competitivo nei confronti dei

Il processo di implementazioneIl primo passo nell’implementazione

della matrice GE McKinsey consiste nell’individuazione dei prodotti, aziende o mercati da analizzare. Supponiamo di dover valutare uno specifico prodotto, ad esempio uno snack dolce, in rapporto allo specifico mercato e della concorrenza di-retta. Parallelamente dovremo ora stabilire i fattori chiave necessari alla determinazio-ne dell’attrattività del mercato e della forza competitiva messa in campo dall’azienda. Successivamente, in ordine cronologico, occorrerà attribuire ad ogni singolo pro-dotto una stima della sua posizione rispet-to al particolare fattore esaminato. È ovvio che questi dati scaturiscono da ricerche di mercato effettuate per la parte interna nella stessa struttura e per la parte esterna diret-tamente sul mercato di riferimento.

1Creiamo per prima cosa una colonna conte-nente i criteri che intendiamo analizzare per

lo specifico prodotto, relativamente all’attratti-vità del mercato. In questo caso considereremo sicuramente la dimensione del mercato, il tasso di crescita prospettato e la sua redditività. Inse-riamo in fondo una riga per il fatturato.

I criteri di attrattività

4 Creiamo ora una colonna ponderazione. Qui indicheremo con un numero da 1 a 100 il

peso dello specifico fattore sulla variabile sinte-tica complessiva. La somma di tutti i criteri deve essere pari a 100. Anche in questo caso ripetia-mo l’operazione Convalida dati come nel passo successivo. Inseriamo la somma al termine.

La ponderazione

3 Selezioniamo le due colonne create e, dal menu Strumenti dati della scheda Dati, clic-

chiamo sulla voce Convalida dati. Nella finestra che appare selezioniamo la scheda Impostazio-

ni. In Consenti scegliamo Numero intero ed inse-riamo 1 e 5 come Valore minimo e Valore massimo. Clic su Ok per finire.

Convalida dati

2 Aggiungiamo due differenti colonne per l’inserimento dei valori, una che rappre-

senterà la nostra azienda e una seconda che identifichi l’azienda immediatamente concor-rente per prodotto. I valori verranno inseriti in base ad una scala suddivisa in cinque gradi, che vanno da molto favorevole a sfavorevole.

I valori

5 Selezioniamo tutte le aree per le quali abbia-mo inserito la convalida dei dati e clicchiamo

nuovamente su Convalida dati. Ora selezioniamo la scheda Messaggio di errore dalla finestra che appare. Inseriamo il titolo della finestra ed il messaggio di errore indicando il range di valori esatti. Premiamo su Ok per finire.

Messaggio di errore

I grafici a bolle

Il grafico a bolle, presente nel set di grafici utilizzabili in Microsoft Excel, è utilizzato per rappresentare tre serie di dati. Due serie vengono rap-

presentate lungo gli assi cartesiani (x e y), mentre la terza serie viene espressa come dimensione della bolla. Attraverso le bolle si esprime maggiormente un dato qualitativo che quantitativo, ciò a causa della difficoltà di leggere nella dimensione della bolla il valore rappresentato. In ambito aziendale il grafico è molto utilizzato per la rappresentazione di dati, la cui somma ha un particolare significato; o ancora per realizzare presentazioni nelle quali la dimensione del-

non utilizza variabili semplici ma variabili aggregate. Ovvero un insieme di dati caratteriz-zanti l’attrattività del settore e la posizione che occupa l’azienda all’interno di esso, in relazio-ne alla competitività. La forza di tale strumento risiede nella maggiore accuratezza di analisi e nella possibilità di effettuare, oltre che analisi della situazione attuale, analisi della prospettiva futura. La GE Matrix consente di visualizzare graficamente le re-lazioni esistenti tra un insieme di elementi qualitativi, elabora-ti precedentemente in modo da generare un flusso di informa-zioni utili alla Pianificazione

Strategica del business. Tutte le decisioni, prese seguendo le interpretazioni della Matrice GE, sono definite strategie na-turali e cioè indicazioni logiche per lo sviluppo del particolare business. Il tutto in linea con la posizione che esso ha rispetto alle variabili interne ed esterne. Uno degli utilizzi più frequen-ti è quello dedicato ai Mercati di riferimento, che consente l’analisi delle aziende multibu-siness impegnate attraverso le diverse SBU. O ancora l’analisi di un portafoglio di prodotti vol-ta all’individuazione della posi-zione occupata all’interno del mercato di riferimento.

������������� ������� �������

46 Office Magazine Giugno 2010

Office fai da te

competitors. La seconda, invece, identifica l’attrattività del merca-to, variabile che esprime la reddi-tività del mercato per l’azienda in

una visione prospettica. Le due variabili citate sono il risultato di un processo che condensa in un indice sintetico ad esse attribui-

bile, una serie di ponderazioni di un insieme più ampio di elemen-ti qualitativi che caratterizzano le due variabili. I fattori presi in considerazione possono essere sinteticamente suddivisi in: fatto-ri di mercato (quantità, tasso di crescita atteso, ciclo di vita di un prodotto, ecc.), fattori finanzia-ri ed economici (ROI, margini di contribuzione, andamento eco-nomico, ecc.), fattori competitivi (barriere in entrata o uscita, qua-lità dell’immagine dell’azienda, skills aziendali, ecc.), fattori poli-tico-sociali, economici e tecno-logici, (analisi PEST, ecc.). La Gri-glia Multicriteri che scaturisce, la Matrice GE, dopo aver analiz-

zato il prodotto o azienda in base a tutti i criteri scelti, simile per la sua bidimensionalità alla Matrice BCG, suddivide le due variabili attrattività e competitività in tre gradi di giudizio: Elevato, Medio e Debole. In tal modo si creano nove combinazioni differenti di posizionamento. In alto a destra vi è una Crescita Aggressiva pa-ragonabile al quadrante Star della BCG, mentre in basso a sinistra sul Disinvestimento paragonabile al quadrante Dog del BCG.

Il progettoIn queste pagine viene utilizzata la Matrice McKinsey, integran-dola all’interno di un foglio di

Un foglio per le variabili interneNel foglio precedente abbiamo riassun-

to tutte le variabili esterne relative al mercato. Nel secondo foglio inseriremo in-vece i fattori interni utili all’individuazione di una variabile sintetica che riassuma la Forza competitiva della società, nello spe-cifico mercato. Replicando lo schema rea-lizzato nel precedente tutorial inseriremo i seguenti criteri: Quota di mercato, Attività di marketing, Immagine aziendale, Qua-lità dei prodotti e Risorse finanziarie. Ri-cordiamo che questi sono solo alcuni dei criteri che si possono prendere in conside-razione per la creazione della matrice GE McKinsey. Anche in questa tabella inseri-remo valori da 1 a 5 (da molto sfavorevole a molto favorevole), per la valutazione dei criteri e una colonna di ponderazione che dia un “peso” allo specifico fattore.

1Come abbiamo fatto per il foglio dedicato all’attrattività del mercato, creiamo una colon-

na contenente i criteri che andranno a generare la variabile sintetica complessiva relativa. Inseri-remo criteri come: la quota di mercato, l’imma-gine dell’azienda o ancora l’attività di marketing. All’ultima riga aggiungiamo il fatturato.

Criteri di competitività

4 Per le celle che dovranno contenere i valori qualitativi da 1 a 5 e per la colonna delle

ponderazioni applichiamo la funzione Convalida

dati, cliccando sull’omonimo pulsante conte-nuto nel menu Strumenti dati della scheda Dati. Selezioniamo in Consenti la voce Numero intero ed impostiamo gli intervalli.

Convalida dati

3 A questo punto non resta che inserire la co-lonna relativa alle ponderazioni dei vari criteri.

In questa colonna inseriamo il valore percentua-le con un numero intero da 1 a 100, che carat-terizzerà l’importanza del particolare criterio. Più il valore è alto e maggiore sarà il suo peso nella formazione del valore sintetico finale.

Il peso dei criteri

2 Ricopiamo le colonne dedicate al prodotto della propria azienda ed al prodotto imme-

diatamente concorrente. Nella griglia inseriamo i valori da 1 a 5, i quali caratterizzano in una scala da molto sfavorevole a molto favorevole, come si colloca il prodotto rispetto al particolare crite-rio. Ricopiamo il fatturato dei prodotti.

I due prodotti

5 Inseriamo un foglio iniziale per navigare all’interno del progetto. Dal menu Illustra-

zioni, della scheda Inserisci, aggiungiamo delle forme cliccando su Forme. Successivamente premiamo Collegamento ipertestuale dal menu Collegamenti e selezioniamo Inserisci nel docu-

mento scegliendo il foglio da linkare.

Qualche link

A differenza della GE McKinsey, la matrice BCG è suddivisa in quattro quadranti che individuano una particolare collocazione di un prodotto

�� ���������� ������� �������

Analisi di sensibilità

47Giugno 2010 Office Magazine

Dall’analisi dei dati ai risultati

2 Inseriamo la formula che individuerà il va-lore sintetico legato alla variabile attrattivi-

tà del mercato. Inseriamo per i due prodotti la seguente formula =valore criterio 1*ponderazione

relativa criterio 1 + valore criterio 1*ponderazione re-

lativa criterio 1 +…. Avremo in questo modo un valore ponderato in base ai pesi.

La variabile x

1Creiamo nel foglio dedicato ai risultati delle variabili sintetiche, che rinomineremo Posi-

zionamento competitivo, una tabella con tre righe e tre colonne. Nella prima colonna inseriremo le due variabili di attrattività, forza competitiva e fatturato. Le altre due colonne saranno dedi-cate ai valori per i due prodotti.

La tabella

3Ripetiamo la stessa operazione per la va-riabile forza competitiva. Moltiplichiamo i va-

lori di ogni criterio relativo a ciascun prodotto per il relativo peso, facendo la somma di tutti i valori così ottenuti. Avremo a questo punto la tabella di partenza per la creazione della no-stra Matrice McKinsey.

La variabile y

lavoro Excel. In realtà il proget-to potrebbe suddividersi in tre passi fondamentali. Il primo, in cui andremo a definire la strut-tura della matrice stessa, indi-viduando prodotti, aziende o

mercati da analizzare. E per ogni prodotto si cercherà di attuare una stima della sua posizione rispetto al particolare fattore esaminato. Nel secondo step si dovranno prendere in esame le

variabili interne, ovvero creare un secondo foglio dedicato ai fattori interni utili all’individua-zione di una variabile sintetica; che riassuma la forza competi-tiva della società nello specifi-

co mercato. Ultima operazione da eseguirsi è l’estrapolazione ed analisi dei dati. Questa fase prevede, ovviamente, l’estrinse-cazione grafica di quanto evince dallo studio eseguito.

Matrice e attrattività di mercatoPer disegnare la Matrice GE McKinsey utilizzeremo il grafico a bolle

di Microsoft Excel. Questo consente di tracciare, per ogni prodot-to, le tre variabili studiate in questo progetto. La posizione della bolla è determinata dalle variabili sintetiche di attrattività del mercato e di forza competitiva, mentre il fatturato ne determinerà la grandezza. In particolare suddivideremo la griglia del grafico in nove quadran-

ti, considerando che il valore minimo deve essere 100 (tutti i criteri valgono 1 che moltiplicati per 100 dei pesi danno appunto 100) ed il massimo 500 (tutti i criteri valgono 5 e moltiplicati per 100 dei pesi danno 500). Per suddividere equamente gli intervalli useremo 90 e 510 come minimo e massimo, infatti la differenza (420) è perfettamente divisibile per 3 (140).

2Clicchiamo con il tasto destro del mouse sul riquadro del grafico appena inserito e

selezioniamo Seleziona dati. Nel campo Intervalli

dati grafico clicchiamo sul pulsante posto alla destra e selezioniamo, nel foglio Posizionamen-

to competitivo, la griglia di valori tre per tre cre-ata. Clicchiamo su Ok.

Selezioniamo i dati

1Nell’ultimo foglio, dedicato al plottaggio del grafico, clicchiamo sulla scheda Inse-

risci e selezioniamo dal menu Grafici la voce Altri grafici. Selezioniamo il grafico Bolle 3D che consente di disegnare tre valori, riportando la bolla secondo ascisse ed ordinate e dimen-sionandola in base alla terza variabile.

Il tipo di grafico

3L’ultimo passo consiste nel dimensionare la griglia del grafico in modo tale da rico-

struire una tipica Matrice McKinsey a nove ri-quadri. Selezioniamo uno per volta gli assi e clicchiamo su Formato asse. In Opzioni assi inse-riamo come valore minimo 90, massimo 510, unità principale 140. Inseriamo la griglia.

La scala

������������� ������� �������

66

Office fai da te

Quando si lavora con importanti informazioni, per evitare di andare incontro a perdite o alterazioni, è consigliabile applicare delle protezioni ad hoc. Vediamo quali

Excel protegge anche i tuoi dati

Office Magazine Febbraio 2009

possibile sbloccare gli intervalli che si desidera siano modificabili dagli utenti o nei quali gli utenti devono essere in grado di immettere dati. Se la cartella è composta da più fogli la procedura della protezione deve es-sere applicata ad ogni singolo foglio e le password non devono essere uguali.

Tuteliamo l’intera cartellaLa protezione di una cartella di la-voro limita l’accesso impedendo la creazione di nuovi fogli o consen-tendo l’accesso solo a utenti speci-

Lo strumento della protezio-ne ha come scopo quello di impedire ad un utente

di modificare, spostare, eliminare dati importanti, involontariamen-te o meno; questo può essere fatto prevedendo o meno l’uso di una password. La protezione è fonda-mentale non solo quando si lavora in condivisione con altri, ma anche quando si devono inviare dei docu-menti come allegato ad un messag-gio di posta elettronica o quando si devono consegnare dei file su pen drive, CD o su altri supporti. Micro-soft Office Excel 2007 mette a di-

sposizione vari livelli di protezione e di sicurezza dei dati volti a tenere sotto controllo i vari utenti che pos-sono avere accesso ai dati di Excel e apportarvi delle modifiche.

Proteggiamo il foglio Per garantire una sicurezza ottima-le, la scelta può essere orientata ad una protezione dell’intero file di Excel applicando anche una pas-sword da inserire per rimuovere la protezione del foglio e consentire le modifiche; si tratta di un metodo che limita l’accesso ad una cartella di lavoro, ad un foglio di lavoro, ad

una parte di esso. La protezione consente solo agli utenti autorizzati di intervenire sui dati, visualizzan-doli, modificandoli, spostandoli, cancellandoli. E’ possibile specifi-care quali azioni gli utenti possono compiere in presenza di una prote-zione del foglio. Ad esempio si può impedire che gli utenti apportino delle variazioni alle celle bloccate o alla formattazione del documen-to. Nel momento in cui si proteg-ge un foglio di lavoro, tutte le celle per impostazione predefinita sono bloccate e quindi non modificabi-li: prima di proteggere un foglio è

Password per un file di Excel

2 Per impostare una password necessaria per salvare le modifiche apportate alla cartella di lavoro, digitare una password

nella casella di testo Password di scrittura. Que-sto tipo di password non usa la crittografia avan-zata, è progettata per la collaborazione con revi-sori di contenuti ritenuti attendibili

Di scrittura

1Aprire Excel, clic sul pulsante Office, clic-care su Salva con nome. Cliccare su Stru-menti e selezionare Opzioni generali. Per

impostare una password necessaria a visualizza-re la cartella di lavoro digitare una password nella casella di testo Password di lettura. Questo tipo di password usa la crittografia avanzata.

Di lettura

3 Per modificare le password, ripetere il punto 1 del presente tutorial, sele-zionare le vecchie password, inserire

quelle nuove, confermarle, cliccare su Salva; se richiesto cliccare su Sì per sostituire il file esistente. Per cancellare le password selezio-narle e premere CANC.

Password modificate

�� ���������� ������� �������

67

Proteggere i fogli di calcolo

Febbraio 2009 Office Magazine

fici. Si può impostare una password nel momento in cui si salva il file o in un momento successivo. E’ possibile definire due password di-stinte che l’utente deve digitare per poter aprire e quindi visualizzare la cartella di lavoro, in questo caso si parla di protezione di accesso ai dati non autorizzati, si deve cono-scere la password di entrata per poter accedere al file, l’altra invece serve per apportare delle modifiche al file di riferimento, in questo caso si limita la modifica e il salvataggio delle modifiche.

Attenzione alla struttura…Per impedire modifiche inde-siderate quali ad esempio spo-stamenti, inserimenti o elimi-nazioni all’organizzazione della cartella di lavoro si può proteg-gere la struttura, anche in que-sto caso è possibile specificare una password da immettere per rimuovere la protezione e con-sentire ogni tipo di variazione. I principali elementi di una cartel-la di lavoro sono essenzialmente due: la struttura e la finestra. La struttura consente di visua-lizzare i fogli di lavoro nascosti, spostare, cancellare, nascon-dere, rinominare i vari fogli che compongono la cartella, inserire nuovi fogli o grafici, copiare o spostare in un altro file il foglio,

in presenza di tabelle pivot ope-rare sulle stesse per estrarre i dati di proprio interesse, se sono stati creati degli scenari creare i relativi rapporti di riepilogo dello scenario, registrare delle macro per velocizzare delle ope-razioni di routine. La finestra invece consente di modificare la dimensione (ridurre ad ico-

Protezione elementi specificiQuando si applica una protezione ad un foglio

di lavoro, per impostazione predefinita tutte le celle vengono bloccate, pertanto non sono sog-gette a modifiche. Generalmente un foglio è com-posto da dati che devono essere compilati di volta in volta dall’utente perché variabili, sempre modifi-cabili e dinamici, da celle contenenti formule che si aggiornano in automatico all’inserimento di dati e

quindi non devono essere modificate se non quan-do si aggiungono colonne, righe, e riferimenti, altre informazioni, invece, sono sempre fisse in quanto rappresentano le intestazioni di righe o di colonne, o descrivono il titolo della tabella di riferimento, e quindi rimangono costanti nel tempo; a tutti questi elementi ad eccezione di quelli variabili è consiglia-bile attribuire un livello di protezione.

3 La password è facoltativa, tuttavia se non viene fornita, ogni utente potrà eliminare la protezione del foglio (Scheda Revisione, grup-

po Revisioni, voce Rimuovi protezione foglio) e modifi-care gli elementi protetti. E’ inoltre possibile sele-zionare quali elementi potranno essere modificati dall’utente.

Password

2 Scheda Protezione, deselezionare la casella di controllo Bloccata, OK. Così facendo si bloc-cano tute le celle del foglio quando si pro-

tegge il foglio. Ritornare nel foglio, selezionare solo le celle da bloccare (possono essere consecutive o no, tenere premuto il tasto CRTL per selezioni non consecutive).

Blocco di celle

1Aprire Excel 2007, scheda Revisione, sele-zionare l’intero foglio cliccando sul pulsan-te Seleziona tutto (intersezione tra l’intesta-

zione della colonna e della riga), clic sulla scheda Home, gruppo Carattere, cliccare sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Formato celle carattere.

Primo passo

4 Se si tenta di scrivere qualcosa in una cella protetta, compare un messaggio che avvi-sa della presenza di protezione e che i dati

sono di sola lettura. Nel caso in cui si conosca la password, rimuovere la protezione, nel caso in cui la si dimentichi non c’è alcun modo di annullare la protezione applicata.

Messaggio di protezione

na, ripristinare la dimensione, chiudere) e la posizione della cartella di lavoro quando si sta lavorando sul file. Questo tipo di protezione si applica all’intera cartella di lavoro.

Protezione di elementi …In caso di condivisione di una car-tella di lavoro con altri utenti può

essere utile proteggere i dati pre-senti in elementi specifici di un foglio di lavoro, ad esempio le celle contenenti formule, in quanto l’eli-minazione di una formula da un foglio può avere un effetto di crea-re confusione, perché un’altra for-mula collegata a quella modificata potrebbe produrre errori o risultati sbagliati.

Accesso limitato o illimitato?

Excel consente di limitare le autorizzazioni per l’accesso

al contenuto di documenti, cartelle di lavoro tramite Information Rights Management (IRM), disponibile in Microsoft Office System 2007. IRM consente a singoli utenti ed ammini-stratori di specificare autorizzazioni di accesso ai vari file, proteggendo così le informazioni personali per evitare che vengano stampante, inoltrate, copiate da persone non autorizzate. Dopo aver impostato le autorizzazioni limitate per un file tramite IRM, le limitazioni di ac-cesso e utilizzo vengono applicate in-dipendentemente dalla posizione delle informazioni, in quanto le autorizzazioni per un file di Excel sono archiviate nel file stesso.

������������� ������� �������

58

Scopri come utilizzare i fogli di calcolo della suite Office

per organizzare e gestire il tuo registro antiriciclaggio.

Tutto gratuitamente ed in modo semplice e funzionale

AntiriciclaggioCi pensa Excel

Office Magazine Febbraio 2010

più recente in materia di antiri-ciclaggio è il Decreto n. 141 del 3 febbraio 2006, che fissa una serie di adempimenti utili nella lotta al riciclaggio. Tali osser-vanze possono essere riassun-te in tre operazioni principali: identificazione della clientela, registrazione e tenuta dell’ar-chivio unico, segnalazione delle operazioni sospette. I primi due sono quelli di maggiore interes-se per la presente discussione. Prima di approfondirli è bene però citare anche i destinata-ri del provvedimento. Ovvero quelli che sono i soggetti tenu-ti ad adempiere agli obblighi fissati dal decreto. Le persone interessate sono tutti gli iscritti nell’albo dei dottori commer-cialisti, nel registro dei revisori contabili, nell’albo dei ragio-nieri e dei periti commerciali e nell’albo dei consulenti del lavo-ro. Nonché notai e avvocati che assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizza-zione di operazioni finanziarie o immobiliari.

La clientelaPer quanto riguarda il primo adempimento, e cioè l’identi-ficazione del cliente, il decreto stabilisce che debba essere ef-fettuata in tutti i casi in cui la prestazione professionale sia

Sempre più spesso si sente parlare di antiriciclaggio e

di leggi e normative che tendono a contrastare il riciclaggio di denaro. Per molti liberi profes-sionisti vige l’obbligo di

tenere un registro anti-riciclaggio, proprio per

combattere il re-inse-rimento (all’in-

terno del

normale circuito monetario legale) dei profitti ottenuti con operazioni illegali. Compilare ed amministrare questo regi-stro, però, non è certo cosa fa-cile. Scopo di questo articolo è approfondire tale argomento, cercando di semplificare la ge-stione dell’antiriciclaggio con gli strumenti forniti dalla Suite Office. Ed in particolare, realiz-zando un registro elettronico sfruttando i fogli di calcolo di Microsoft Excel.

Fra le magliedella normativaIl termine “antiriciclaggio” in-dica nello specifico le norme e le disposizioni che hanno lo scopo di contrastare e com-battere l’utilizzo, in circuiti

economici legittimi, di de-naro o altri beni che abbia-no provenienza illecita. I

primi passi, da un punto di vista legislativo, sono

stati compiuti verso la fine degli anni settanta,

a cui sono poi seguiti una serie di provve-dimenti anche a li-vello internazionale.

Se fino qualche anno fa, però, i soggetti chiama-

ti in causa erano per lo più gli operatori del settore finanzia-rio, recentemente si è cambiato orientamento; seguendo come principale obiettivo quello di includere un numero sempre più esteso di soggetti. La norma

ESEMPIAntiriciclaggio.xlsm

Office fai da te

�� ���������� ������� �������

59

Registro Antiriciclaggio con Excel

Febbraio 2010 Office Magazine

Nell’applicazione che andremo a realizzare in Excel, cerchere-mo di tenere conto di tutte que-ste osservanze. Realizzando un modulo completo che gestisca

la registrazione di ogni cliente e di tutte le voci ad esso associate (compreso anche l’indicazio-ne del documento di identità utilizzato). Questa operazione,

Costruire i fogli per l’applicazionePrima operazione da compiere è quel-

la di creare i fogli di base per la no-stra applicazione. Questi riguarderanno rispettivamente l’anagrafica dell’intesta-tario, il form d’inserimento del cliente, il database dei clienti ed il form dedicato all’inserimento di una registrazione. Ov-viamente nei passi seguenti non è possi-bile mostrare tutto il codice utilizzato per realizzare i pannelli descritti. Vengono dunque riportate nelle figure alcune por-zioni di codice più importante. Per avere comunque un’idea più dettagliata dell’in-tero progetto, nel CD allegato viene forni-to un file di esempio (Antiriciclaggio.xlsm) in cui è possibile osservare la struttura di base del progetto. E visualizzare il registro completo e funzionante in ogni sua parte (con tanto di pannelli e macro attive).

1Come prima cosa occorre realizzare il pan-nello principale in cui sono presenti i dati

anagrafici della società, o soggetto intesta-tario del registro antiriciclaggio. Prevedere i campi mostrati in figura e scegliere una for-mattazione di proprio gradimento. Assegnare al foglio il nome .

Anagrafica intestatario

4 Nel quarto foglio realizzare la maschera dei dati relativi ad una nuova operazione

da registrare. Nella cella F6 si usa la convalida dati, così da selezionare il cliente da un elenco a discesa che fa riferimento al database dei clienti identificati; clienti è il nome dell’interval-lo =’Database Clienti’!B3:B100.

Inserimento dei dati

3 Nel terzo foglio, denominato Database Clien-

ti, ci si limita ad inserire in forma tabellare i dati raccolti in Inserisci Cliente. Fatto ciò, pro-prio nel foglio Inserisci Cliente, cella H4, inserire la formula =MAX(‘Database Clienti’!A:A)+1. Questa genera automaticamente l’ID per il prossimo cliente da inserire.

Database clienti

2 Il secondo foglio, che possiamo denomi-nare Inserisci Cliente, è destinato allo scopo

di consentire l’inserimento di un nuovo cliente nel database degli stessi. Deve perciò conte-nere tutte le informazioni richieste dal decreto in modo da essere funzionale al primo adempi-mento della normativa, l’identificazione.

Form inserimento cliente

5 In ultimo il quinto foglio è destinato a conte-nere l’archivio delle registrazioni, con tutte

le voci in forma tabellare. Fatto ciò lo schema di base dell’applicazione è pronto. Al momento, però, manca di ogni forma di automatizzazione delle operazioni. Abbiamo cioè il contenitore e la sua forma, mancano i contenuti.

Archivio registrazioni

Sulle registrazioni delle macro

Per definire le funzioni utilizzate nell’applicazione abbiamo creato un nuovo modulo, Modulo1, e li dentro abbiamo inserito il codice. Registrando una ma-

cro, cosa fatta per generare il codice di ordinamento del database dei clienti, Visual

Basic genera automaticamente un nuovo modulo, Modulo2. In esso salva il codice di interesse, con un nome di funzione che è quello scelto in fase di registrazione. Per maggiore ordine e chiarezza conviene copiare tale funzione in Modulo1 e darle il nome ordina, usato nella funzione inserisciCliente che la richiama. Fatto ciò Modu-

lo2 può essere eliminato, senza che la cosa comporti conseguenze.

di valore superiore a 12.500 euro. Questo considerando an-che le cosiddette “operazioni frazionate” (operazioni, cioè, unitarie di valore superiore a 12.500 euro, ma che vengono poste in essere attraverso più operazioni, effettuate in mo-menti diversi, singolarmente di valore non superiore a 12.500 euro). E qualora le prestazioni abbiano ad oggetto operazioni di valore indeterminato o non determinabile. Per la verifica del superamento dell’importo fissato, non si deve tener con-to del compenso spettante al soggetto che effettua la presta-zione, e della compensazio-

ne tra quanto imputabile allo stesso cliente. L’identificazione del cliente deve avvenire o in presenza del soggetto interes-sato, tramite un documento di identità valido o in modo indiretto tramite atti pubblici che abbiano già identificato il soggetto. O anche a distanza se l’interessato è in possesso di un’attestazione rilasciata a se-guito dell’identificazione effet-tuata da intermediari abilitati, o da enti creditizi, o finanziari dell’UE. L’identificazione deve essere eseguita dal professio-nista, o comunque da un suo collaboratore (o dipendente opportunamente delegato).

������������� ������� �������

60 Office Magazine Febbraio 2010

Office fai da te

infatti, è molto importante. Oc-corre raccogliere le complete generalità del soggetto interes-sato (ovvero: nome, cognome, luogo, data di nascita e indiriz-zo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denomi-nazione, e la sede legale in caso di altri soggetti) il codice fiscale (ove disponibile) e gli estremi

del documento di identifica-zione per le persone fisiche. È anche necessario raccogliere i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera, l’attività lavorativa svol-ta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce e la data dell’avvenuta identifica-zione. Il tutto infine corredato

dalla descrizione sintetica del-la tipologia di prestazione pro-fessionale fornita e del valore dell’oggetto della prestazione professionale (se conosciuto).

Un archivio ad hocI dati così raccolti, e qui venia-mo al secondo adempimento, devono essere registrati nell’ar-

chivio unico. Tale archivio può essere cartaceo oppure infor-matico e deve essere tenuto in maniera trasparente ed or-dinata, in modo da favorire la consultazione, ricerca e tratta-mento dei dati. Il tutto in modo da garantire la storicità delle informazioni e la loro conser-vazione (dunque seguendo uno stretto ordine cronologi-co). Proprio per questo motivo la nostra applicazione vedrà la presenza di un numero progres-sivo, che andrà ad identificare ciascuna operazione eseguita. È bene ricordare, che la nor-mativa prevede anche la pos-sibilità di utilizzare un archivio informatico tenuto da terzi. In questo caso, però, il soggetto obbligato deve mantenere un accesso diretto ed immediato all’archivio. I dati devono esse-re registrati nell’archivio entro 30 giorni dall’identificazione del cliente. E lo stesso termine vale nei casi di modifica o cor-rezione dei dati. Tralasciando il terzo adempimento previsto dalla normativa, e cioè la se-gnalazione di casi sospetti (che esula dallo scopo del presente articolo), è evidente l’impor-tanza che riveste l’archivio, o registro, cui il decreto fa riferi-mento. Ed è inutile sottolineare che, sebbene sia data la possi-bilità di avere tale registro in forma cartacea, per questioni di efficienza, semplicità d’uso e risparmio di tempo, ogni pro-

La realizzazione delle macroLa parte più impegnativa nello sviluppo dell’ap-

plicazione è quella relativa alla realizzazione del codice Visual Basic. Consideriamo i clienti: serve una funzione principale che inserisca un cliente nel database. Al suo interno essa utilizza altre funzioni di appoggio. Ovvero una per rico-piare i dati dal form al database, una per ordinare i dati nel database stesso e una per sbiancare le

celle del form una volta inserito il cliente. In modo speculare si opera per le registrazioni. Schema e numero delle funzioni sono identici, cambiano i nomi e le celle di riferimento. In sostanza si tratta di realizzare un’unica, impegnativa funzione, con un’interessante scorciatoia in fase di ordinamen-to. Per il resto basta ricopiare la procedura realiz-zata apportando le giuste modifiche.

3La funzione ordina riordina i clienti nel data-base in base al cognome. Il codice è compli-

cato, ma si può generare facilmente: avviare la registrazione di una macro dalla scheda Svilup-

po, selezionare l’intervallo A3:AC100 e ordinarlo in base alla colonna B tramite la funzione Ordina della scheda Dati.

L’ordinamento

2La funzione copiaCampiCliente(iRow) è richia-mata per copiare i campi di Inserisci Cliente in

Database Clienti. Consta di una sequenza di istru-zioni del tipo Cells(riga, i).Value = Sheets(“Inserisci

Cliente”).Cells(j, k).Value: i, j e k variano in base ai campi e riga è il valore di iRow passato in in-gresso.

Ricopiare i campi

1Aprire l’editor Visual Basic premendo [Alt]+[F11]. Nel menu Inserisci cliccare su Mo-

dulo e scrivere il codice mostrato. Tramite l’istru-zione While Wend si ricerca la prima riga vuota dove effettuare l’inserimento e si memorizza in

iRow tale informazione. A seguire si richiamano le altre funzioni.

Funzione principale

4Si usano altre due funzioni: sbiancaForm e vi-

sualizzaDBClienti. La prima sbianca i campi in Inserisci Cliente dopo aver fatto l’inserimento, la seconda è formata da una sola istruzione che attiva il foglio del database. Questa può essere associata ad un pulsante per visualizzare il fo-glio del database.

Altre funzioni

Ordinamento

e filtro dei dati

Tramite la funzione Ordi-

na, disponibile nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati, è possibile ordinare i dati in base al testo, ai numeri o alle infor-mazioni di data e ora presenti in una o più colonne. Solitamente gli ordinamenti sono eseguiti in base alle colonne, ma è anche possibi-le ordinare per righe. Salvando la cartella di lavoro si salvano anche i criteri di ordinamento. È anche possibile ordinare in base a un elenco di colonne, o in funzione del formato.

�� ���������� ������� �������

Registro Antiriciclaggio con Excel

61Febbraio 2010 Office Magazine

fessionista dovrebbe tenere un archivio in forma elettronica.

Il progettoAl fine di rispettare il più pos-sibile quanto sancito dalle normative in vigore, l’applica-zione che si vuole realizzare prevede le seguenti operazioni: conservazione di un databa-se dei clienti; registrazione di un’operazione; consultazione del registro delle operazioni. Più nello specifico si prevede di realizzare una cartella con 5 fo-gli. Il primo fungerà da pannel-lo principale, in cui raccogliere tutti i comandi. In pratica, in tale foglio, si inserirà l’anagrafi-ca dell’intestatario del registro, più i pulsanti necessari per avviare le operazioni previste. Ovvero uno per aggiungere un cliente nel database, uno per visualizzare il database stesso, uno per registrare una nuova operazione e uno per visualiz-zare l’elenco di tutte le opera-zioni effettuate. Di conseguen-za gli altri 4 fogli sono destinati a contenere il database dei clienti, quello delle operazioni effettuate e i relativi pannel-li di inserimento di un nuovo

cliente e di registrazione di una nuova operazione. Questi fogli, ovviamente, racchiudono tut-te le informazioni necessarie e previste dal decreto legislativo di riferimento. Da un punto di vista tecnico, le funzionalità di Excel cui si fa pesantemen-te ricorso sono le macro. Esse servono a gestire al meglio i

passaggi da un foglio all’altro, nonché gli inserimenti di clien-ti e nuove operazioni. Lavorare con le macro non è certo sem-plice e richiede un po’ di pa-zienza. Ad ogni modo, visto i benefici che ne susseguono in termini di risparmio di tempo e di perfetta tenuta di un archi-vio elettronico in ottemperanza

alla normativa vigente in tema di antiriciclaggio, vale la pena dare fondo alle più profonde ri-sorse di Excel. Tutto ciò al fine di ottenere un progetto com-pleto, che possa rappresentare un utile strumento di lavoro. Ricordiamo che come sempre il progetto è disponibile sul CD-Rom allegato.

Completare il progettoPer completare il progetto mancano ancora

due cose. La prima sono le funzioni relative all’inserimento di una registrazione. Siccome il concetto è lo stesso di quello di un inserimento di un cliente, si possono ricopiare le stesse funzioni, modificando ovviamente il nome delle medesime e i riferimenti a celle e fogli di lavoro. Un lavoro un po’ noioso, ma con coefficiente di difficoltà prati-

camente zero. La seconda cosa che manca sono i pulsanti cui associare le macro, che consento-no l’esecuzione automatica di tutte le operazioni coinvolte e la gestione dell’intera applicazione. In realtà, al posto dei pulsanti si usano delle forme. Il risultato è lo stesso, ma da un punto di vista este-tico, con queste ultime, c’è maggiore possibilità di intervento su colori e aspetto.

3Definita l’estetica del pulsante non resta che assegnargli la macro. Basta fare clic destro

sulla forma e premere Assegna macro. Dall’elenco selezionare quella desiderata. Con la stessa logi-ca inserire il pulsante per visualizzare il database delle registrazioni e aggiungere due pulsanti an-che in Inserisci Cliente.

Assegnare una macro

2Selezionando la forma si attiva la scheda For-

mato del componente Strumenti disegno. Nel gruppo Stili forma è possibile scegliere uno stile per il pulsante. Per cambiargli colore sfruttare il tasto Riempimento forma, mentre con il tasto Effet-

ti forma si possono impostare effetti molto belli, come in figura.

Proprietà dell’oggetto

1Spostarsi, per esempio, nel foglio di inse-rimento di una nuova registrazione. Nella

scheda Inserisci fare clic su Forme, nel gruppo Il-lustrazioni, e scegliere il rettangolo arrotondato. Posizionarlo opportunamente nel foglio e asse-gnargli un testo esplicativo, facendo clic destro e scegliendo Modifica testo.

Inserire una forma

4Per terminare il progetto non resta che inseri-re altri due pulsanti in Pannello di Comando: uno

cui assegnare la macro che apre il foglio Inserisci

Cliente, e uno cui assegnare la macro che apre il foglio Nuova Registrazione. A questo punto è tutto pronto. Non resta che provare il nostro registro antiriciclaggio!

Ultimi pulsanti

Idee utili

per migliorare

Per migliorare il progetto si possono aggiungere dei

pulsanti per ottimizzare la naviga-zione. Come ad esempio inserire, in ogni foglio, un pulsante che riporti al pannello di comando. Nel codice, invece, si possono ag-giungere dei controlli sulle celle. Se eseguiamo un inserimento, e la casella del cognome è vuota, possiamo segnalarlo con istruzio-ni del tipo IF Cells(i,j) == “” THEN

MsgBox “Attenzione! Inserire

un cognome”. Si possono poi inserire più elenchi a discesa. Al momento, nella casella Sesso, si può inserire qualsiasi lettera. Me-glio fare in modo che si possa in-serire solo M o F. Infine estendere i database di clienti e registrazioni oltre i 100 elementi attualmente previsti.

������������� ������� �������

Scelta del mutuo con Excel

51

Dal tasso fisso al variabile CAP con tetto massimo.

Ecco come utilizzare i fogli di calcolo per individuare,

senza timore, il contratto più adatto alle proprie esigenze

Scegli il mutuomigliore con Excel

Office Magazine Marzo 2010

Fra fisso e variabileNei periodi in cui la differenza rispetto al tasso fisso raggiun-ge o supera il 2%, il mutuo a tasso variabile attira molto. Al tempo stesso una variabilità senza limiti è motivo di seria preoccupazione, a causa degli effetti che un’esplosione dei tassi potrebbe produrre sulla rata. Per mediare tra queste due esigenze, conservando quindi i vantaggi del tasso variabile e limitando il rischio, sono nati i mutui a tasso misto (che cerca-no appunto il giusto equilibrio tra tasso fisso e variabile). Tra le offerte oggi più in voga, partico-lare attenzione meritano i mu-tui CAP. Essi rappresentano un prodotto proposto e progettato per cercare un punto di equi-librio tra due diversi obiettivi: sfruttare al meglio le fasi di ribasso dei tassi d’interesse e tutelarsi dalle eccessive oscil-lazioni dei tassi verso l’alto. Il CAP, infatti, è un tetto mas-simo, una soglia oltre la quale, indipendentemente dall’anda-mento dei tassi, il mutuo con-tratto non potrà attestarsi. Que-sta soglia, di fatto, fa si che il contraente non si trovi a dover pagare rate oltremodo onero-se e che potrebbero mettere in crisi il proprio bilancio. Il mec-canismo è di facile attuazione

In un periodo di difficoltà fi-nanziarie crescenti e di crisi economica di cui ancora si fa-

tica a vedere la fine, uno dei fronti più caldi è certamente quello dei mutui. Il problema basilare sta nel capire verso quale tipologia oriz-zontarsi. Tasso fisso, variabile, mi-sto. Una risposta certa che identifi-

chi la scelta ottima è difficilmente individuabile. Ciascun individuo, infatti, vive situazioni differenti, in cui i parametri di riferimento potrebbero rendere conveniente uno scenario piuttosto che un al-tro. Quello che però si può fare, è fornirsi di strumenti utili a valuta-re, caso per caso, le differenti pro-

poste. A questo proposito Excel è un ottimo assistente, in grado di seguirci e consigliarci nella scelta del mutuo migliore. In queste pa-gine vedremo come realizzare un progetto che ci consenta di esegui-re una scelta ad hoc, analizzando le differenti tipologie di mutuo, in relazione alle nostre esigenze.

Nel CD / EsempiMutui.xlsx

Office fai da te

�� ���������� ������� �������

Xxxxxxxxx

Office fai da te

ESEMPI

Titolo titoloneTitolo titolone

acdm v gvfm vg vgmvsrg rvse mgvr;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovr-

gokprvge ,vergvemovrempo-vregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr nbyst nystr nytsrn ysn ystn sy r;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovrgokprvge ,vergvemovrem-povregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr

Mutuo a tasso fisso: l’ammortamentoPer generare il piano di ammortamen-

to per un mutuo a tasso fisso servono quattro input: il capitale finanziato, com-prensivo di eventuali spese, il tasso appli-cato, la durata in anni e la periodicità dei pagamenti. Si utilizzano due fogli di cal-colo. Nel primo si inseriscono, con sfondo bianco, proprio questi valori; su sfondo grigio si mettono invece variabili (numero rate, ammontare interessi, totale restituito) che sono calcolate con formule a partire dagli input dati e quindi non editabili. Nel secondo foglio invece si riporta, attraverso riferimenti tridimensionali, il riepilogo dei dati del primo foglio e si genera il piano di ammortamento. A questo scopo si ricorre ad una semplice macro che ricopia la prima riga del piano di ammortamento, tante volte per quanto è il numero di rate.

1Prevedere lo spazio per i parametri di in-put, facendo attenzione a dare formato

percentuale alla cella del tasso. Per la periodi-cità usare la convalida dati con l’elenco speci-ficato nella colonna K. Per il calcolo della rata usare l’apposita formula: il tasso da fornire è quello dato diviso il numero di rate annuali.

Primo foglio

4 Aprire l’editor di Visual Basic, inserire un nuovo modulo e in questo il codice mo-

strato. La funzione Pulisci seleziona le righe a partire dalla 18 e le cancella. La funzione Ammorta seleziona la prima riga della tabella dell’ammortamento, la ricopia per tante righe quante sono le rate totali e salva la cartella.

Macro e funzioni

3 In E17 inserire la formula =-INTERESSI($H$5;B

17;$H$8;$E$7;0), che dati il tasso di interes-se, il numero di rata corrente, il numero di rate totali e il capitale, restituisce la parte di quota interessi della rata. Le altre formule sulla riga sono calcolate a partire da questa, come veri-ficabile nel file allegato.

La formula Interessi

2 Nella parte superiore preparare una ta-bella di riepilogo che riporti, attraverso

riferimenti tridimensionali, i dati contenuti nel primo foglio. Ad esempio per il capitale nella cella E5 inserire =Pannello!C3. Predisporre suc-cessivamente l’intestazione di una tabella che tenga conto dei campi mostrati.

Secondo foglio

5 Nel primo foglio inserire un pulsante e as-sociargli la macro Ammorta. Inserire quindi

come dati di input un capitale di 100.000 euro, durata anni 20, periodicità mensile, tasso del 5% e un importo spese di 500 euro. Cliccare sul pulsante: se tutto è andato bene otteniamo il piano di ammortamento nel secondo foglio.

Ultimi accorgimenti

perché molti istituti di credito propongono contratti precon-fezionati, che includono già la copertura assicurativa. La ban-ca si occupa, cioè, di sostenere il costo assicurativo preten-dendo in cambio, dal cliente, un tasso più alto di quello ap-plicato ad un normale mutuo a tasso variabile. Quali sono i pro e i contro di un tale tipo di finanziamento? Trattandosi sostanzialmente di un mutuo appartenente alla famiglia di quelli a tasso variabile, il van-taggio tangibile è il tasso d’in-gresso molto più basso rispetto a qualsiasi altro prodotto a tas-so fisso o misto. Lo svantaggio,

al contrario, è che dovendosi la banca garantire dalla copertu-ra assicurativa offerta, il tasso praticato è più elevato rispetto ai mutui a tasso variabile. Que-sta forbice viene evidenziata dall’ammontare dello spread che, di norma, è più alto nei mutui protetti dal cap. Come regolarsi, quindi, al momento di effettuare una scelta così de-licata? Un modo intelligente di affrontare la questione, è quello di affidare le proprie riflessioni non solo ad ovvie e necessarie valutazioni “teoriche”. Ma an-che a degli strumenti previsio-nali che offrano delle chiavi di lettura tangibili.

52 Office Magazine Marzo 2010

All’indirizzo internet www.mutuionline.it è possibile confrontare, in base alle proprie esigenze, i mutui forniti da 40 banche differenti

������������� ������� �������

Scelta del mutuo con Excel

Il nostro progettoL’obiettivo del presente appro-fondimento è quello di realizza-re un modello, attraverso i fogli di calcolo Excel, che indichi, in modo quanto più possibi-le obiettivo, la giusta strada da seguire per effettuare la scelta migliore. Nella costruzione del modello non si può prescindere dal prendere come riferimento il mutuo a tasso fisso, perché è l’unico che offre certezze. L’importo della prima rata, che viene pagata oggi, è sicuramen-te uguale a quello dell’ultima rata che si andrà a pagare tra vent’anni. Così come occorre

sottolineare che per un mutuo di tipo CAP, data la variabilità del tasso, si possono fare delle previsioni e delle simulazioni che nessuno può assicurarci non siano smentite dai fatti. È chiaro, però, che tali ipotesi ri-sultano abbastanza indicative laddove si considerino delle stime di variazione dei tassi af-fidabili. Per meglio dire, se nella previsione che si compie si uti-lizza un tasso d’interesse basato sul suo stesso andamento negli ultimi dieci anni, la stima che ne consegue può ritenersi af-fidabile. Anche se non si può avere la sicurezza che la realtà

futura rispecchi esattamente quanto stimato. Ciò premesso, l’applicazione finale è formata da due parti principali. La pri-ma, che dati valori d’ingresso

quali capitale, numero di anni, periodicità delle rate e tasso ap-plicato, genera il relativo piano di ammortamento. La seconda, invece, che deve generare lo

ESEMPI

Titolo titoloneTitolo titolone

acdm v gvfm vg vgmvsrg rvse mgvr;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovr-

gokprvge ,vergvemovrempo-vregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr nbyst nystr nytsrn ysn ystn sy r;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovrgokprvge ,vergvemovrem-povregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr

La rateazione del mutuo CAPIn questo caso si usa un solo foglio e nes-

suna macro. Solo formule mantenendo comunque una caratteristica di variabilità. Si ipotizza che al massimo si possano avere 480 rate, cioè un mutuo di 40 anni con pe-riodicità mensile. Il tasso è calcolato come somma del tasso di riferimento Euribor, usato dalle banche nei mutui a tasso va-riabile, e dello spread applicato. Se la som-ma supera il CAP, si applica quest’ultimo. Quando il tasso varia, l’ammontare della rata va ricalcolato considerando non il ca-pitale iniziale, ma il debito residuo. E non il numero di rate iniziali, ma quelle rimanen-ti. Euribor e spread vanno inseriti come dati di input: in tal modo si può fare una previ-sione variando i tassi a proprio piacimento, o sfruttare il foglio per inserire dati reali ogni volta che si paga la rata.

1Costruire una tabella contenente i dati di ingresso capitale, spese, anni, numero

di rate in un anno e tasso CAP. In I2 inserire =F5*F6. Creare un elenco da 1 a 480 nell’in-tervallo A10:A489 e le intestazioni di tabel-la mostrate, quindi in I5 mettere la formula =SOMMA(G10:G489) e in I6 =SOMMA(F10:F489)

Operazioni preliminari

4 Per calcolare la quota interessi della sin-gola rata non si necessita di alcuna distin-

zione tra la prima cella e le altre. Per cui in G10 immettere la formula =SE(B10<>””;-INTERESSI(E

10/$F$6;B10;$I$2;$F$4;0);””) e ricopiarla sino alla fine. La quota capitale è data dalla differenza tra rata e interessi.

Quota interessi

3 In F10 usare la formula della rata dando il capitale contenuto in F4 e il numero di rate

in I2. In F11 stessa formula, ma come capitale fornire il debito residuo in I10 e come numero rate la differenza tra I2 e B10: ricopiarla sino a F489. Se il tasso cambia si ha la nuova rata, altrimenti resta invariata.

Calcolo della rata

2 In B10 inserire =SE(O($I$2=””;A10>$I$2);””

;A10), che darà o vuoto o il numero a fian-co, e ricopiarla sino a B489. In E10 inserire il tasso di partenza. In E11 inserire =SE(B11<>””;S

E((C11+D11)<=$I$3;C11+D11;$I$3);””) e ricopiarla sino a E489: se Euribor più spread è maggiore del CAP inserisce quest’ultimo.

Numero rata e tasso

5 Manca solo la formula del debito residuo: in I10 usare =SE(B10<>””;F4-H10;””) mentre

in I11 usare =SE(B11<>””;I10-H11;””) trascinan-dola sino alla fine. Per verificare che tutto funzioni bene, immettere i dati di ingresso dell’ammortamento a tasso fisso: se i due pia-ni sono uguali allora sarà tutto ok.

Completamento e verifica

Convalida dei dati

Per limitare l’immissione di dati a voci specifiche usare un elenco a discesa, compilato con il contenuto di celle che si trovano in altra posizione. Digitare

tali voci in un’unica colonna e poi selezionare la cella in cui inserire l’elenco a discesa. Nel gruppo Strumenti Dati fare clic su Convalida Dati. Nella scheda Impostazioni, della finestra che si visualizza, selezionare Elenco dalla casella Consenti: Nella ca-sella Origine immettere un riferimento all’elenco (se lo stesso è nel foglio di lavoro corrente). Se esso è in un altro foglio di lavoro, inserire il nome definito per l’elenco. In entrambi i casi far precedere dal segno di uguale.

53Marzo 2010 Office Magazine�� ���������� ������� �������

54 Office Magazine Marzo 2010

Office fai da te

Formato percentuale

Nelle formule RATA e INTERESSI tra i parametri di input occorre passare il tasso di interesse diviso la periodicità prevista. Esempio: se il tasso applicato

è del 5%, e la periodicità mensile, si fornisce in input 5/12. A questo proposito bisogna prestare massima attenzione al formato del tasso. Infatti, se è contenuto in una cella formattata secondo il formato percentuale, allora va bene passare il tasso diviso la periodicità. Se il formato della cella è numerico, allora va dapprima diviso per 100 e poi per la periodicità. Il consiglio è quello di utilizzare il formato percentuale che non lascia adito ad ambiguità o equivoci.

stesso tipo di piano in modo di-namico. Questo perché la varia-bilità del tasso applicato com-porta, ad ogni sua variazione, il ricalcolo dell’importo della rata considerando un nuovo capita-le (dato dal debito residuo, e un nuovo numero di rate, dato da quelle rimanenti). Tale risultato è in realtà ottenibile abbastanza facilmente, grazie alle potenti funzioni di Excel.

Macro e graficiAttraverso le macro e con qualche piccolo “trucchetto” il tutto può anche rendersi automatico. Cam-biando infatti pochi, o anche un

solo parametro di ingresso, il pia-no di ammortamento si rigenera immediatamente. La cosa interes-sante è quella di fare poi un con-fronto grafico tra i due casi presi in esame. Per esempio mettere in un grafico l’andamento della rata per un mutuo a tasso fisso, che ovviamente è una retta, e l’anda-mento della rata per un mutuo cap. In questo modo ci si può ren-dere conto, in modo previsionale, di quanto la rata può mantenersi più alta o più bassa di quella fissa. Interessante è anche un confron-to tra la quota capitale e la quo-ta interessi che formano la rata: da questo grafico si può dedurre

dopo quante porzioni la quota ca-pitale supera la quota interessi. Il modello descritto, quindi, si offre come un valido strumento per va-lutare serenamente la convenien-

za di un mutuo CAP piuttosto che di uno fisso. Fermo restando che l’imprevedibilità del tasso varia-bile potrebbe cambiare sensibil-mente le previsioni fatte.

ESEMPI

Titolo titoloneTitolo titolone

acdm v gvfm vg vgmvsrg rvse mgvr;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovr-

gokprvge ,vergvemovrempo-vregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr nbyst nystr nytsrn ysn ystn sy r;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr rvovrgokprvge ,vergvemovrem-povregmpovrgmporvg vrepovrg prevg rvg rveg vg ve v erv h whbwy btny ytw yt y tnytr snystr

Confronto grafico fra mutuiIn ultimo è interessante fare due preven-

tivi, uno per un mutuo a tasso fisso e uno per un mutuo CAP. Si utilizzerà l’applica-zione per generare i due piani di ammor-tamento e creare dei grafici per confron-tarli. Per entrambi si considerano capitale di 100.000 euro, spese di 500 euro, 20 anni e periodicità mensile. Per il mutuo a tasso fisso il tasso è del 5%. Per il mutuo CAP la prima rata è del 2,18% (0,43 di Euribor più 1,75 di spread, fisso sui vent’anni). Per le altre va simulato, mentre il tasso cap è del 5,50%. La simulazione riguarda quindi l’Eu-ribor: nell’esempio si è considerato il suo andamento negli ultimi dieci anni e lo si è usato a ritroso, dall’attuale 0,43 sino al va-lore che aveva nel 1999. Ogni tasso mensile, inoltre, è stato ripetuto due volte, in modo da coprire i 20 anni.

1 Il primo confronto è tra l’andamento della rata del mutuo a tasso fisso, che è una ret-

ta, e quella del mutuo CAP, per vedere quan-to questa vari rispetto al riferimento certo. In Ammortamento CAP selezionare F10:F249. Nella scheda Inserisci, gruppo Grafici, cliccare su Gra-

fici a linee e scegliere Linee.

Prima il tasso fisso

4 Un secondo grafico interessante è quello che mette a confronto la quota capitale

con la quota interessi. Facciamolo per il mutuo a tasso fisso: nel foglio Ammortamento selezio-nare l’intervallo B17:B256 e poi tenendo premu-to Ctrl l’intervallo D17:E256. Scegliere quindi il grafico Dispersione con linee smussate.

Quota capitale e interessi

3 Per dare un titolo al grafico ed ai relativi assi sfruttare la scheda Layout del compo-

nente Strumenti grafico. Inoltre si può fare uno zoom maggiore sull’importo della rata: fare clic destro sull’asse delle ordinate e scegliere Formato grafico; in Opzioni assi impostare valore minimo e massimo.

Opzioni per i grafici

2 Il grafico mostra l’andamento della rata del mutuo CAP. In Progettazione, gruppo

Dati, cliccare su Seleziona dati. Nella finestra che si apre selezionare Serie1, cliccare su Modifica e dare il nome CAP. Cliccare poi su Aggiungi e alla nuova serie dare nome Fisso e valore =Ammortamento!$C$17:$C$256.

Ed ora il CAP

5 Dopo aver dato un nome significativo alle serie dei dati, attraverso il pulsante Sele-

ziona dati del gruppo Dati (presente nella sche-da Progettazione), e aver dimensionato in modo ottimale gli assi, si può ben osservare come, nell’esempio trattato, il “pareggio” tra interessi e capitale si raggiunge intorno alla 75ma rata.

Il dato del grafico

������������� ������� �������

80 Office Magazine Novembre 2008

Excel, la tua sfera di cristallo!Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese da sostenere e prevedere (se possibile) gli introiti futuri. Scopri come crearlo facilmente grazie alle funzioni avanzate del foglio di calcolo

Foglio spese

Ricavi e speseFoglio ricaviStile valuta

7 Per completare il foglio delle spese oc-corre solo un’ultima operazione, riguar-dante la formattazione delle celle desti-

nate a contenere dei valori numerici. Selezionare tali celle, fare clic destro e scegliere Formato celle. Nella scheda Numero alla voce Categoria selezio-nare Valuta, quindi Euro.

8 È facile ora, analogamente a quanto fatto per il foglio delle spese, costruire un corri-spondente foglio dei ricavi. La struttura è

leggermente diversa, ma la logica, tra ricavi sti-mati ed effettivi, è la stessa. Si può applicare una formattazione differente così da distinguerla già visivamente dalle spese.

9 Il terzo foglio deve contenere una sempli-ce tabella che riepiloghi il totale delle spe-se stimate ed effettive, e la somma tota-

le dei ricavi stimati ed effettivi. Dalla somma di questi fattori si arriva allo scopo del documento, cioè si quantifica il profitto o la perdita realizzata, sempre divisa tra preventivato e reale.

Altre voci di spesa

3 Inserire ora tante tabelle per quante sono le possibili voci di spesa, sempre diffe-renziando tra stimate ed effettive. È bene

operare per tipologia di spese, ad esempio spe-se di promozione, e per ogni tipologia indicare le singole voci, ad esempio “stampa volantini”. Per ognuna prevedere una riga dei totali.

Nuova cartella

1Aprire una nuova cartella di Excel 2007 con-tenente i classici tre fogli di lavoro. Rinomi-nare il Foglio1 in Spese, Foglio2 in Ricavi e Fo-

glio3 in ProfittiPerdite. Per rinominare un foglio fare clic destro sul relativo nome, selezionare Ri-nomina dal menu contestuale e digitare il nome desiderato.

Excel in pratica

2 Tale foglio è destinato all’annotazione di tutte le spese sostenute, da confrontare con quelle preventivate. Pertanto inserire

una intestazione del foglio, selezionando più cel-le e sfruttando il tasto Unisci e centra, e una prima tabella che riassuma il totale delle spese soste-nute e quello delle spese preventivate.

�� ���������� ������� �������

81Novembre 2008 Office Magazine

Il completamento automaticoQuando i primi caratteri digitati in una cella corrispondono a una voce già esi-

stente nella stessa colonna, i rimanenti vengo-no immessi automaticamente. Sono comple-tate solo le voci che contengono testo o una combinazione di testo e numeri e non le voci che contengono solo numeri, date e ore. Per accettare una voce proposta, premere [INVIO]. Per sostituire i caratteri immessi automatica-mente, digitare la parte restante della voce da immettere. Per eliminare i caratteri immessi automaticamente, premere [BACKSPACE]. Tale funzione è attiva solo per le colonne, quindi le voci ripetute all’interno di una riga non sono completate automaticamente.

12 Tra gli istogrammi disponibili sceglierequello più a sinistra nel gruppo Colon-ne 2D facendo clic su di esso. CompareD

il grafico riassuntivo. Nell’esempio si evince subitoche a fronte di una stima di guadagno si è in realtàrealizzata una perdita, in quanto i dati effettivi sonostati al di sotto di quelli stimati.

Completamento grafico

11Non resta ora che inserire i dati nellediverse tabelle e ottenere la somma ditutti i ricavi e di tutte le spese e capi-

re se si è in presenza di un profitto o una perdi-ta. Tale risultato può essere evidenziato in forma grafica. Selezionare l’intervallo A5-F7 quindi nella 7scheda Inserisci fare clic sui Istogramma.

Inserimento dati

10 Per la tabella dell’ultimo foglio si usano formule che fanno riferimen-to ai dati degli altri fogli. Per cui, in

C6 inserire la formula 6 =Ricavi!E6, mentre in66 C7 in7 -serire =Spese!F6. Similmente in 66 E6 e 6 E7 inserire7=Ricavi!F6 e 6 =Spese!G6. Infine, in66 C8 e 8 E8 calcolare8la differenza tra costi e ricavi.

Formule 3D

6Ora non resta che inserire le formule per il calcolo del totale complessivo delle di-verse voci. Per cui in F5 inserire la formu5 -

la =B12+F13+B20+F19+B28+F25+B35 mentre in5 G5la formula =C12+C20+C28+C35+G13+G19+G25. Nel 55contempo scegliere una formattazione anche per intestazione e tabella dei totali complessivi.

Totale complessivo

5 Ripetere la medesima operazione per tut-te le altre tabelle, nel caso scegliendo an-che formattazioni differenti. Fatto ciò, oc-

corre inserire le formule per il calcolo dei totali delle singole tipologie di spesa. Per esempio inF13 inserire la formula3 =SOMMA(F8:F12) ed in ) G13la formula =SOMMA(G8:G12), e così via.

Inserimento totali

4 Selezionare una singola tabella relativa aduna tipologia di spese, quindi nel gruppo Stili della scheda i Home cliccare sue Format-tt

ta come tabella. Per selezionare lo stile desiderato cliccarvi di sopra e, nella nuova finestra, spunta-re la voce Tabella con intestazioni. Cliccare suii OKper terminare.

Formattazione tabelle

Quasi sicuramente molti di noi si sono ritrovati, almeno una volta nella vita, ad organizzare un evento,

una manifestazione, un convegno, o anche una semplice festa. Una “cortesia” maga-ri, alla quale non è stato possibile rinun-ciare! E della quale, magari, si poteva farevolentieri a meno. Ma non si è potuto. Ma non per tutti è così! Molti, infatti, dell’atti-vità di “organizzatore” ne hanno fatto una vera e propria professione, trasforman-dola in un lavoro. Anche ben retribuito. In ogni caso, che sia un’attività occasiona-le o un lavoro quotidiano, una certezza c’è: bisogna preparare un bilancio preventi-vo. È necessario predisporre un prospettodi budget, da raffrontare poi con le speseeffettivamente sostenute, al fine di orien-tarsi prima su quanto avremo bisogno per

l’organizzazione dell’evento. La predispo-sizione di un prospetto di budget è basila-re anche per eventi di piccole dimensioni;anche per chi si dedica solo come hobby a quest’attività e ha semplicemente la neces-sità di tenere sotto controllo esclusivamente le poche spese future. In tal caso, un’ottima soluzione è, come al solito, rappresentata da Microsoft Excel, i cui fogli di calcolo si prestano perfettamente al confronto eco-nomico tra spese e guadagni. Realizzare delle tabelle che tengano conto di tutto ciò è alquanto semplice. Ma non troppo. Vedia-mo quindi come operare e quali elementiconsiderare.

[Ctrl]+[B] attiva la funzione Vai alla data

NEL CDBudget.xlsx

������������� ������� �������

78 Office Magazine Settembre 2008

Aprire un nuovo foglio

Attributi unici

Titolo e sfondo

Selezione singola

Excel in pratica

3Il catalogo funziona così: per ogni pro-dotto si inserisce un’immagine e una de-scrizione. Per prima cosa, quindi, inserire

l’immagine di un prodotto. Nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci cliccare su Immagine e sele-zionare quella desiderata sul proprio computer. L’immagine è inserita nel foglio.

2 Nella parte alta del foglio di calcolo inse-rire un titolo per il documento sfruttando il comando Unisci e centra nel gruppo Al-

lineamento. Successivamente selezionare tutte le celle cliccando sul rettangolo in alto a sinistra, dove inizia la sequenza di lettere e numeri, e as-segnare un colore per lo sfondo.

1Supponiamo di voler costruire un catalogo prodotti per un negozio che vende acces-sori per il computer. Per prima cosa aprire

Microsoft Excel lanciandone l’esecuzione con un doppio clic sulla relativa icona del desktop, se disponibile, oppure da Start/Tutti i programmi/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007.

8 In un raggruppamento è possibile selezio-nare i singoli oggetti che lo compongono. Basta selezionare il gruppo e fare clic sul

singolo oggetto. Per esempio per assegnare uno stile immagine differente alla foto del prodotto sele-zionare solo l’immagine e assegnare il nuovo stile da Stili immagini della scheda Formato.

Separare un gruppo

Separare un gruppo

7 Il raggruppamento consente di capovol-gere, ruotare, spostare o ridimensionare tutti gli oggetti o le forme come se fos-

sero un singolo oggetto. Se vogliamo aggiustare le dimensioni selezionare l’oggetto raggruppato e dal gruppo Dimensioni della scheda Formato di Strumenti disegno fissare quelle desiderate.

9 Potrebbe sorgere la necessità di separa-re un raggruppamento precedentemente creato. Per separare un gruppo di forme

o di altri oggetti selezionare il gruppo che si desi-dera separare. Di seguito nel gruppo Disponi della scheda Formato in Strumenti disegno fare clic su Raggruppa quindi scegliere Separa.

Anche l’occhiovuole la sua parteScopriamo come raggruppare o separare forme, immagini e tanti altri oggetti in Excel al fine di velocizzare il lavoro ed ottenere migliori risultati da un punto di vista estetico

Excel in pratica

�� ���������� ������� �������

79Settembre 2008 Office Magazine

Una forma Raggruppare gli oggettiDimensioni

6Mettere i due oggetti uno di fianco allíaltro, selezionare quindi líimmagine e tenendo premuto il tasto [Ctrl] selezionare anche la]

forma. Posizionarsi nella scheda Formato di o Stru-menti disegno e nel gruppoo Disponi premere i Rag-gruppa e scegliere nuovamentea Raggruppa. Si ha così un unico oggetto.

4 Sempre dal gruppo Illustrazioni della schei -da Inserisci fare clic sui Forme e scegliere, eper esempio, un rettangolo, quindi posi-

zionarsi con il cursore sul foglio e disegnare laforma. Successivamente fare clic destro sulla stessa, scegliere Modifica testo e inserire la deo -scrizione del prodotto mostrato.

5 Inserite l’immagine e la forma, è bene di-mensionarle in modo tale da avere le giu-ste proporzioni. Per l’immagine fare clic

destro su di essa e scegliere Dimensioni e proprietàquindi definirne le proporzioni percentuali desi-derate. Per la forma si può selezionare la stessa e dimensionarla trascinandone i bordi.

Tra le tante funzioni contemplatein un foglio di calcolo, di particolare interesse è senza dubbio quella che

prevede il raggruppamento degli oggetti.E lavorare in Excel con forme ed immaginilo con oggetti come i grafici o le equazioni, è un’attività, spesso sottovalutata, ma cheracchiude grandi potenzialità! Attraverso talefunzione si possono capovolgere, ruotare,spostare o ridimensionare tutti gli oggetti o le forme contemporaneamente come se fossero una cosa sola. Ed è inoltre possibile modificaresimultaneamente gli attributi di tutte le forme che fanno parte di un gruppo, intendendo con attributo una caratteristica di un oggettoo del testo, come il riempimento delle lineeo il colore, che è anche possibile modificare utilizzando gli strumenti di disegno ed icomandi dei menu. Pertanto si può, ad

esempio, modificare il colore di riempimento o aggiungere un’ombreggiatura ad un insiemedi oggetti e creare così gradevoli sfumature...quasi come se ci trovassimo a lavorare con unprogramma di disegno. Ovviamente, quelleappena citate sono funzionalità che tornano molto utili nel momento in cui si usa il foglio di calcolo anche per documenti in cui sonocontenute delle immagini. Nei passi di questotutorial scopriremo quali comandi adoperare,e soprattutto come adoperarli, al fine direalizzare un catalogo prodotti con Excelda distribuire ai nostri clienti direttamente in formato elettronico. Il tutto sfruttando,appunto, il raggruppamento degli oggetti.

12 Possiamo dare un ultimo aggiustamen-to di tipo estetico al catalogo assegnan-do uno s tile di tipo WordArt al testo

descrittivo. Selezionare l’oggetto quindi cliccare su Stili veloci nel gruppoi Stili WordArt della scheda t Forma-to di o Strumenti disegno. Scegliere lo stile desiderato tra ooquelli disponibili.

Stile WordArtIl catalogo

11A questo punto completare il catalogo utilizzando gli strumenti sin qui illustrati: inserire le immagini dei diversi prodotti,

creare delle forme per il contenere la descrizione degli stessi quindi raggruppare la forma e líimmagi-ne per ottenere un singolo oggetto. Il risultato è undocumento semplice ma essenziale.

10 Come per l’immagine si può cambiareanche lo stile della forma. A questo sco-po selezionare la stessa all’interno del

gruppo Stili forma della scheda a Formato ino Strumentidisegno selezionare lo stile desiderato. Cliccando ino -vece su Effetti forma si possono aggiungere effetti di aombreggiatura o rilievo.

Stile forma

Copia e incolla superveloceSpesso si perde del tempo prezioso in operazioni banali come il copia e incolla

di interi fogli di calcolo. In questi casi occorre selezionare l’intero prospetto di lavoro, fare clic con il tasto destro del mouse o scegliere il comando Sposta o Copia dalla linugetta in basso. Successivamente, bisogna spuntare la casella Crea una Copia, scegliere la posizione attraverso la casella Prima del foglio e spostare il foglio da una cartella all’altra agendo sulla casella Alla cartella. Un sistema più veloce è quello di aprire le due cartelle e fare clic su Disponi tutto nel gruppo Finestra della scheda Visualizza e scegliere Orizzontale: da qui basta trascinare i fogli da una cartella all’altra e il gioco è fatto.

[MAIUSC]+[F2] per inserire un commento in una cella

ESEMPI

CCatalogoProdotti.xlsx

������������� ������� �������

74 Office Magazine Maggio 2010

Il foglio Excel si fa in quattroEcco come gestire la condivisione dei fogli di lavoro nelle reti

locali o sul Web, proteggerne il contenuto e valutare le differenti

modifiche apportate da più utenti contemporaneamente

Consentire le modifiche

Rimuovere una cartellaUna password per il fileRevisioni e protezione

Nome utenteOpzioni di condivisione

Excel in pratica

7Nell’area Revisioni è presente anche un altro strumento che fornisce una maggiore prote-

zione al file. Fare clic su Proteggi e condividi cartella

di lavoro. Nella finestra, attivare la voce Condividi

con rilevamento modifiche (in modo da tenere sem-pre attivo il rilevamento e impedire che gli altri utenti possano disabilitarlo).

8Per aggiungere una password di sicurezza, che va ovviamente resa nota a tutti coloro

che utilizzano il file, inserire una password nel campo Password (facoltativa) e ripeterla nella fine-stra Conferma password. La parola chiave può es-sere inserita, però, solo quando la cartella non è ancora condivisa.

9È possibile rimuovere la password con il co-mando Rimuovi protezione cartella condivisa, pre-

sente nell’area Revisione. Dopo aver fatto clic sullo strumento, è necessario inserire la password. Un messaggio avverte subito che in tal modo si to-glierà la cartella di lavoro dalla modalità di con-divisione.

3 Nella scheda Modifiche è visibile il nome de-gli utenti che stanno utilizzando la cartella di

lavoro. Si può escludere un utente dalla condi-visione con un clic su Rimuovi utente. Ogni nome può essere modificato o inserito nella scheda Impostazioni generali dal Pulsante Office e cliccando Opzioni di Excel.

2 Nella finestra Condivisione file sono presenti due diverse schede. Per rendere il file dispo-

nibile alle modifiche degli altri membri del team, è necessario posizionarsi all’interno della sche-da Modifiche e spuntare la voce Consenti modifiche

contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di

lavoro.

1Per prima cosa si dovrà creare una cartella di lavoro o aprirne una già esistente. Per condi-

viderla con altri utenti, e fare in modo che anche loro possano modificarla, è necessario selezio-nare la scheda Revisione e, nell’area Revisioni, fare clic sullo strumento denominato: Condividi cartella

di lavoro.

�� ���������� ������� �������

75Maggio 2010 Office Magazine

Consolidamento dei dati

Se non si vuole condividere in rete con altri utenti una stessa cartella di lavoro, e si prefe-

risce evitare di avere modifiche simultanee, esiste un metodo alternativo. L’idea è che ogni utente possieda il foglio di lavoro e ognuno lavori su di esso per con-to proprio. Tutte le copie del documento vengono poi fatte convergere ad un’unica persona, che valuterà le varie modifiche attraverso uno specifico strumento di Excel. Il comando in questione è Consolida, che si tro-va nell’area Strumenti dati della scheda Dati. Tutte le copie del file vengono confrontate e il riepilogo dei dati, contenuti in ogni singola copia, è visibile all’interno di un unico foglio di lavoro.

Disattivare la condivisioneQuante modifiche?Limiti di accesso

Salvataggi personalizzatiCome evitare i conflittiModifiche ad hoc

Quando si lavora in gruppo capitafrequentemente di dover utiliz-zare gli stessi file e documenti.

Esempi comuni sono: aggiornare l’inven-tario di un magazzino, modificare un ca-lendario di eventi, attingere allo stessoelenco di clienti. Ma i casi possono esse-re molti altri. Mentre un tempo i brain-storming si fondavano prettamente suincontri in sale riunioni, ora, grazie aglistrumenti di condivisione online, è pos-sibile collaborare facilmente a distanza.Il tutto condividendo ed operando sugli stessi file. Ovvero un unico progetto chesubisce modifiche da più parti. General-mente si tratta di file condivisi, ai quali più utenti possono accedere contempo-raneamente. Ma quando si parla di con-divisione, si fa riferimento anche ad altro.

E cioè al fatto che questi file siano salva-ti nel punto in cui tutti gli utenti posso-no accedere, grazie ad una rete. Ciascunmembro del team che utilizza il sistemacondiviso deve poter apportare delle mo-difiche ai file; a meno che non vi siano particolari impostazioni che ne limitino l’uso o che deleghino l’amministrazionedel documento solo a utenti specifici.Tutto ciò è realizzabile anche con Excel.È necessario solo impostare le giuste op-zioni e mantenere le accortezze indispen-sabili per la protezione dei contenuti.Nell’articolo analizzeremo i metodi con iquali poter attivare la condivisione di unacartella di lavoro e impostarne la gestio-ne. Infine affronteremo anche l’aspettosicurezza, vedendo come proteggere il contenuto dei file.

[CTRL]+[T] apre la finestra Crea Tabella

12 Per disattivare la condivisione fare clic su Condividi cartella di lavoro e deselezionare la o

voce Consenti modifiche contemporaneamente da più

utenti e unione cartelle di lavoro. Se ciò non fossepossibile, si deve prima eliminare la password,o la protezione, utilizzando Rimuovi protezione car-rr

tella condivisa.

11Per vedere le modifiche effettuate, da Re-

visioni/Revisioni/Mostra revisioni, spuntare la ii

voce Rileva durante la modifica e condividi la cartella

di lavoro. Selezionare i campi Quando, Da chi, ii Per-rr

corso e spuntare o Elenca modifiche su un nuovo foglio.Si aprirà un foglio con tutta la cronologia delle modifiche.

10 Da Revisioni/Consenti agli utenti la modifica

degli intervalli, si può proteggere da modiii -fica alcune celle (clic su Nuovo e poi inserire le o

celle da bloccare) e consentire la modifica solo aspecifici utenti (clic su Nuovo, poi su Autorizzazioni, ii

Aggiungi e inserire i nomi in i Immettere i nomi degli

oggetti da selezionare).ee

6 Se l’opzione scelta è Chiedi quali modifiche

preferire, in presenza di altre modifiche verrà sempre chiesto quali salvare (le proprie o quelle di altri utenti?); se invece si seleziona l’opzione: Preferisci modifiche in corso di salvataggio, si sce-glie automaticamente di considerare valide le proprie.

5 Si originano le cosiddette “modifiche in con-flitto” quando utenti diversi apportano dei

cambiamenti agli stessi contenuti del foglio di lavoro. Nell’area Modifiche in conflitto tra gli utenti, èii

bene selezionare una delle due opzioni. Così da specificare quali sono le modifiche che devono essere ritenute valide.

4 Nella scheda Avanzate è possibile impostaree

alcune opzioni. Si può decidere di rilevareo meno le modifiche effettuate specificando unarco di tempo (ad esempio: gli ultimi 10 giorni),scegliere se aggiornare le modifiche ad ogni sal-vataggio (o in modo automatico) e ancora solo leproprie, quelle degli utenti o entrambe.

������������� ������� �������

74 Office Magazine Gennaio 2010

Excel trova le differenzeImpariamo a confrontare elenchi di dati con il semplice utilizzo

di una funzione del foglio di calcolo. Potremo così individuare

diversità e variazioni con un solo clic

Selezionare l’intervallo

Ecco la posizioneAttenzione al contenutoCelle e matrice

Un nome per l’elencoPredisporre il foglio

Excel in pratica

7 Nel secondo campo della finestra di dialogo Argomenti funzione, ovvero quello corrispon-

dente alla voce Matrice, va inserito l’intervallo di celle da considerare per il confronto. In partico-lare si dovrà digitare il nome associato prece-dentemente alle celle dell’elenco Abbonati 2009, ovvero elenco2009.

8Rimane l’ultimo campo, e cioè Corrisp.. Attri-buendo ad esso un certo valore, si stabilisce

la modalità con cui verrà effettuata la ricerca. In questo caso digitare come valore il numero 0. Il confronto avverrà così tra celle con contenuto esatto, cioè la cella A1 del primo elenco sarà con-frontata con la cella A1 del secondo.

9Per terminare la procedura vista nei passi precedenti fare clic su OK. Durante la digita-

zione della formula nella cella C1, appariranno man mano i valori che la compongono. Una volta eseguita tale operazione, sarà visibile un numero (1) il quale indicherà la posizione di quel nome nell’altro elenco.

3 Fare clic sulla scheda Formule e nell’area Nomi definiti scegliere il comando Definisci nome. Si

apre una piccola finestra di dialogo. Nel campo Nome associare un nome da attribuire alle celle, ad esempio elenco2009, mentre nel campo Riferito

a è visibile l’intervallo di celle selezionate. Per ter-minare fare clic su OK.

2 Lo scopo è verificare se gli abbonati sono gli stessi o sono diminuiti. Per procedere

nel confronto si userà l’elenco 2009. Selezionare dunque tutti i dati da Abbonati 2009, dalla cella A1 alla cella A8. Alla selezione sarà così associato un nome che sarà usato poi al momento oppor-tuno per indicare l’interno blocco.

1Aprire il documento con gli elenchi da con-frontare. Se invece questi non sono già pron-

ti occorrerà crearli. In tal caso aprire un nuovo documento in Excel e digitare gli elenchi in due diversi fogli. In questo esempio le liste utilizzate (ed a cui si farà riferimento nel tutorial) sono: Ab-bonati 2008 e Abbonati 2009.

�� ���������� ������� �������

75Gennaio 2010 Office Magazine

Unire nome e cognome

Il confronto nell’esempio è stato effettuato prendendo in considerazione l’intervallo di

A1:A8. A questa colonna di celle corrisponde il co-gnome dei soggetti abbonati alla rivista. Se però ci fossero due abbonati con lo stesso cognome, si metterebbe a rischio la validità dei risultati. All’in-terno di tutte e due gli elenchi è quindi più oppor-tuno unire in un’unica cella nome e cognome dei soggetti. Per farlo si utilizza la funzione CONCATE-

NA. Prima ancora di avviare il confronto, nella cella

C1 dei due fogli digitare =CONCATENA(A1;””;B1). Per terminare, è necessario estendere la formula anche alle altre celle.

Filtrare i valoriIl risultato che contaRiempimento automatico

Campo valoreLo strumento confrontaFormula automatica

Sono piuttosto frequenti i casi in cui ci si ritrova a dover porre a confron-to dati contenuti in uno stesso file.

Per quanto questa operazione sia spessoestremamente necessaria, pensare di effet-tuare un raffronto visivo tra due serie di dati spesso spaventa l’utente. Alla fine, quella che dovrebbe essere un’operazione veloce, viene considerata molto complicata. Ma in realtà non è così. Basta solo servirsi di alcune funzioni specifiche messe a disposizione dai fogli di calcolo Excel. Si pensi a un caso tipi-co: una rivista che archivia i nominativi dei propri abbonati. In un’unica cartella di lavo-ro, ogni foglio può corrispondere all’elencodi un determinato anno. In base a questa disposizione dei dati, è possibile attuare un confronto tra i vari elenchi per valutareaspetti differenti. Si può verificare, ad esem-

pio, se il numero degli abbonati da un annoall’altro sia diminuito o aumentato. Oppureindividuare i nuovi iscritti e gli utenti che non hanno effettuato il rinnovo e così via. La funzione di confronto è supportata dai variprogrammi di Office. Nel particolare, in Ex-cel 2007, si presenta come una formula chel’utente può digitare manualmente oppure,ancora meglio, eseguire automaticamente grazie ad uno strumento automatizzato. Inentrambi i casi è sufficiente conoscere glielementi necessari a comporre la giusta for-mula ed applicarla al proprio progetto.

12 Se nella lista si vogliono visualizzare solo i risultati #N/D, è possibile farlo con l’appli-

cazione di un filtro. Posizionare il cursore sullacella C1. Nella scheda Home scegliere il comandoe

Ordina e filtra dell’area Modifica. Nel menu scegliereFiltro. Nella cella appare un elenco: selezionare solo #N/D.

11Nell’intervallo C1:C10 sono visibili i risultati0

del confronto fra gli elenchi. In due puntivi è la scritta #N/D, che in Excel denota un errore(ovvero la mancanza di dati). Questo è per noi ilrisultato che conta. Infatti #N/D indicherà le perD -rrsone che non hanno rinnovato l’abbonamento enon sono presenti nell’elenco 2009.

10 La formula è associata solo alla cella C1, ma è necessario applicarla anche alle al-

tre. Questa operazione può essere eseguita velo-cemente, estendendo la formula alle celle sotto-stanti. Posizionare il mouse sull’angolo in bassoa destra di C1 e quando il cursore ha la forma di un [+] trascinare fino alla fine delle celle. ]

6 Nella finestra Argomenti funzione è necessae -rio inserire tre tipi di informazione. La prima

dovrà essere digitata nel campo Valore. Questa si riferisce al valore che si desidera ricercare e confrontare tra i due elenchi. Scrivere in questocaso A1, in modo da iniziare a confrontare la pri-ma cella.

5 Nell’area Libreria di funzioni della scheda i For-rr

mule, fare clic sul comando Ricerca e riferimen-

to. Nell’elenco sono presenti varie azioni, quella che bisogna scegliere è CONFRONTA. Dopa averla selezionata apparirà una finestra di dialogo, che si dovrà compilare con i dati necessari al corretto funzionamento della formula.

4 Nell’elenco Abbonati 2008 posizionare il cur8 -rrsore nella cella C1; in questa colonna infatti,

sarà visualizzato il risultato del confronto tra lecelle dei due elenchi. Per semplicità, invece di scrivere manualmente la formula, si può utilizza-re l’apposito strumento automatico che si trova nella scheda Formule.

[CTRL]+ [Segno meno] per eliminare le celle dalla finestra Elimina

ESEMPIconfronto elenchi.xlsx

������������� ������� �������

74 Office Magazine Febbraio 2010

Organizza la tuaazienda con ExcelLe SmartArt sono un ottimo strumento per rappresentare i rapporti

gerarchici all’interno di un’impresa. Ecco come utilizzare questi

elementi per realizzare organigrammi professionali

I primi nomi

Gli stili SmartArtUn po’ di coloreSpostare una forma

La posizione nel graficoGli oggetti SmartArt

Excel in pratica

7 Se dobbiamo spostare di livello una risorsa, possiamo utilizzare un’apposita funzione.

Selezioniamo con il mouse la forma che si inten-de trasferire e successivamente clicchiamo su Alza di livello (o in alternativa su Abbassa di livello). Le due voci sono presenti nel menu Crea elemento

grafico della scheda Progettazione.

8Ogni forma inserita nel nostro organigramma può essere modificata a piacimento (com-

preso il colore) cliccando con il tasto destro del mouse su di essa e selezionando Formato forma. Tuttavia si possono utilizzare dei set di colori preimpostati, cliccando su Cambia colori dal menu Stili SmartArt della scheda Progettazione.

9Oltre ai colori è possibile cambiare anche gli effetti applicati alle forme (come ad esempio

quello 3D). Per applicare un effetto mediante l’utilizzo degli stili SmartArt, basterà selezionarne uno all’interno del menu Stili SmartArt. Passandoci sopra con il mouse, potremo vedere l’anteprima dell’effetto.

3 In un organigramma si possono aggiungere forme al di sotto o al disopra di una deter-

minata posizione, o inserire un Assistente. Ovvero una figura che interviene orizzontalmente nell’or-ganigramma. Compiliamo il resto degli elementi presenti o eliminiamoli (se superflui) utilizzando il tasto Canc della tastiera.

2 Clicchiamo sul primo rigo della finestra Digita-

re qui il testo e scriviamo il primo nome seguito dalla carica aziendale. Le dimensioni del testo verranno adattate automaticamente in base alla sua lunghezza. Se vogliamo modificare le dimen-sioni della forma, selezioniamola e trasciniamone i bordi.

1Clicchiamo sul pulsante SmartArt, posto nel menu Illustrazioni della scheda Inserisci. Nella

colonna di sinistra della finestra di dialogo che appare, clicchiamo sulla voce Gerarchico. Suc-cessivamente, nel riquadro di destra, selezionia-mo il primo elemento denominato Organigramma. Clicchiamo su Ok.

�� ���������� ������� �������

75Febbraio 2010 Office Magazine

Modificare il formato

Ogni singolo elemento che compone l’orga-nigramma creato può essere personalizzato a

piacimento, utilizzando gli strumenti delle schede Pro-

gettazione e Formato. Esiste comunque la possibilità di variare le caratteristiche di tutte le forme contem-poraneamente, accedendo alla finestra Formato og-

getto dell’organigramma. Per eseguire tale operazione selezioniamo l’organigramma e clicchiamo con il tasto destro del mouse sulla cornice dell’oggetto. Dal menu a tendina premiamo Formato oggetto. Qui possiamo modificare il riempimento dello sfondo, il colore di linea della cornice, nonché lo stile linea, l’ombreggiatura, gli effetti 3D ed altro ancora.

L’organigramma in PDFStampare l’organigrammaIl formato corretto

Ed ora un assistenteInserire altri livelliAggiungere forme al livello

-no della quale interagiscono variefigure professionali (contraddistin-

te da mansioni e responsabilità specifiche), i rapporti gerarchici e l’area di influenza vengono rappresentati graficamente. Que-sto mediante l’uso di uno o più organi-grammi. Ovvero grafici volti ad evidenzia-re la posizione di ogni risorsa all’interno dell’azienda, mediante l’uso di forme geo-metriche collegate fra loro in cascata. Ogniforma geometrica, solitamente rettangola-re, contiene il nome e l’area di azione dellarisorsa. Mentre i collegamenti fra una formae l’altra determinano, la posizione gerarchi-ca di un soggetto nella struttura azienda-le. Office 2007 introduce un comodissimostrumento che consente la realizzazionedi organigrammi professionali, accattivan-

ti e pronti all’uso. Nella scheda Inseriscidella barra menu di Excel, troviamo infattilo strumento SmartArt. Esso rappresentauna collezione di elementi grafici preimpo-stati, fra i quali è presente la categoria Ge-rarchie. Tale sezione contiene sette diversimodelli di grafici gerarchici, da riempire epersonalizzare a piacimento. Lo strumentoSmartArt è presente anche in Word 2007.Tuttavia, per la realizzazione di un organi-gramma complesso e di elevate dimensioni,Excel risulta essere di gran lunga preferibi-le. Il grafico potrà essere infine consultato avideo, stampato utilizzando un plotter (nel caso in cui il foglio necessario sia più grande di un formato A3) o ancora salvato in PDFper la condivisione online.

12 Per salvare in formato PDF l’organigrammaclicchiamo sul simbolo di Office e selezio-

niamo Salva con nome/PDF. Ricordiamo che per eseFF -guire tale operazione è necessario avere installato l’add-in di Microsoft SaveAsPDFandXPS. Per chi nonSS

possedesse questo plug-in, è possibile scaricarlodal sito: www.microsoft.com/downloads.

11Nella scheda Layout di stampa selezioniamo a

l’orientamento orizzontale del foglio, clic-cando sulla voce Orientamento. Spostiamo l’orga-nigramma trascinando con il mouse la cornice.Se lo desideriamo, possiamo anche variare la di-mensione del progetto. Clicchiamo sul simbolodi Office e successivamente su Stampa.

10 Clicchiamo sulla scheda Formato per acceo -dere ai menu di modifica delle forme. In

questa scheda possiamo variare forme e coloridirettamente, senza accedere alla finestra Forma-

to forma. Clicchiamo ad esempio sulla voce Stili

WordArt, per applicare stili di testo grafici all’intertt -rrno delle forme.

6 Per aggiungere una risorsa che non dipenda direttamente dalla precedente, ma che funga

da assistente alla funzione, selezioniamo la risor-rrsa desiderata e clicchiamo su Aggiungi forma (prea -sente nel menu Crea elemento grafico della scheda o

Progettazione). Premiamo quindi sulla voce ee Aggiun-

gi assistente.

5 Inseriamo ora un ulteriore livello a quelloesistente. Selezioniamo una delle forme pre-

senti all’interno dell’ultimo livello dalla quale la risorsa dipenderà. Clicchiamo poi con il mouse sul pulsante Aggiungi forma, dal menu Crea elemen-

to grafico della scheda o Progettazione, e selezionareAggiungi forma sotto.

4 Per aggiungere una nuova forma ad un de-terminato livello, selezioniamo la forma che

sta al livello prescelto e clicchiamo sul pulsan-te Aggiungi forma, dal menu Crea elemento grafico. Selezioniamo poi la voce Aggiungi forma dopo, per inserire la forma di fianco a quella precedente-mente selezionata.

[ALT]+[N]+[P]�visualizza il Layoutdi pagina

������������� ������� �������

74 Office Magazine Settembre 2010

Controlli avanzatiper ogni progettoElimina per sempre gli errori nelle formule con i comandi del gruppo

Verifica formule. Seguendo alcune accortezze eviterai spiacevoli

inconvenienti e potrai creare fogli di calcolo perfetti

Informazioni e dettagli

Verifiche passo passoValutare le formuleControlli personalizzati

La guida in lineaControllo errori

Excel in pratica

7Nella sezione Regole controllo errori ci è con-sentito definire anche le situazioni in cui

vogliamo che il controllo sia attivato. Oltre agli errori veri e propri, è quindi possibile evidenziare formule non coerenti, gli anni con due cifre, il te-sto preceduto da apostrofo o formule presenti in celle non bloccate.

8Per gestire gli errori, Excel ci mette a dispo-sizione la funzionalità di verifica delle formule

Valuta formule. Clicchiamo sulla cella contenente la formula da analizzare e poi su Valuta formula. Nella finestra omonima viene riportato il riferi-mento della cella e l’espressione verrà visualiz-zata nel riquadro Valutazione.

9Facendo clic su Valuta, Excel mostra il risulta-to dell’espressione sottolineata nella formula

(formattando in corsivo). Ad ogni nuovo clic sul pulsante viene elaborata l’espressione successi-va, fino a esaurire l’intera formula e visualizzare il risultato finale. In tal modo si giungerà anche all’origine dell’errore.

3 A seconda dalla cella selezionata lo stru-mento rileva gli errori presenti e riporta il

riferimento di cella interessato, con la formu-la corrispondente. Viene anche descritto bre-vemente il tipo di errore. Per avere più detta-gli sullo sbaglio, facciamo clic su Informazioni

sull’errore.

2 A seconda dalla cella selezionata lo stru-mento rileva gli errori presenti e riporta il

riferimento di cella interessato, con la formula corrispondente. Viene anche descritto breve-mente il tipo di errore. Per avere più dettagli sullo sbaglio, facciamo clic su Informazioni

sull’errore.

1Apriamo il foglio Excel contenente i dati, le formule e gli errori che vogliamo analizzare.

Facciamo clic sulla scheda Formule e su Control-

lo errori nel gruppo Verifica formule. Appare così la finestra di dialogo omonima, i cui pulsanti ci consentono di saperne di più sulle inesattezze contenute nel foglio.

�� ���������� ������� �������

75Settembre 2010 Office Magazine

Se il riferimento è circolare?

Durante la modifica di una formula, Excel po-trebbe improvvisamente mostrare un messag-

gio di errore relativo la presenza di un riferimento

circolare nella cella. E cioè di una formula che fa riferi-mento alla propria cella, direttamente o indirettamente. Cliccando su Controllo errori è possibile individuare e rimuovere facilmente il problema. Selezioniamo il co-mando Riferimenti circolari e facciamo clic sulla pri-ma cella riportata nell’elenco a discesa del sottomenu. Sulla barra di stato Excel possiamo leggere le parole “Riferimenti circolari”, seguite dal riferimento alla cella coinvolta nel riferimento circolare. Finché queste voci non spariranno il problema non sarà corretto.

…ed ora i dipendentiEcco i precedenti…Dentro l’espressione

Alcune opzioniErrore successivoIgnorare o modificare?

-zione di un progetto può capitareche, nell’inserire alcune formule, ci si

accorga di aver commesso degli errori. Que-sto perché il programma segnala, nelle celle corrispondenti, dei particolari codici come:“NOME?” o “VALORE!”; evidenziando il pro-blema con i caratteristici triangolini colorati idel controllo errori in background. Per correg-gere il nostro operato abbiamo due alternative. La prima è verificare ad una ad una le formulee modificarle a mano; sempre che si riesca adindividuare tutti gli errori (i riferimenti circolari,per esempio, non vengono segnalati). Oppure, ed è l’opzione più consigliabile, possiamo af-fffidarci ad Excel e ai suoi strumenti di verifica formule; che consentono di esaminare in det-taglio le espressioni evidenziate e individuarnegli errori. Come vedremo nel tutorial la prima di

queste funzionalità, Valuta formula, permettedi esaminare ogni elemento che compone unaformula. Questo consente di capire in qualepunto sia contenuto l’errore. Individua prece-denti e dipendenti, invece, visualizza in modografico i collegamenti tra le celle coinvolte nellaformula; mentre Controllo errori offre una fii -nestra di dialogo interamente dedicata alla ge-stione dei problemi. Da essa è possibile: naviga-re tra gli errori nel foglio di lavoro, individuarneil tipo, avere informazioni su di essi dalla Guida in linea, ignorarli o modificarli a mano. Trovia-mo i medesimi comandi anche cliccando sullo smart tag, che compare selezionando le celleggevidenziate dal triangolino colorato.

12 Cliccando invece su Individua dipenden-

ti, apparirà un messaggio che comuniii -ca di non aver trovato formule riferite alla cel-la attiva. Se facciamo più volte clic su di unacella (ad esempio E7) contenente la formula77

=SE(B7=””;””;MIN(E8:E15)), vedremo apparire le frecce delle celle sia precedenti, cheii dipendenti.ii

11Per conoscere i riferimenti che colleganouna cella con altre, usiamo gli strumenti In-

dividua precedenti ei Individua Dipendenti. Scegliamo ii

la cella con la formula da verificare, ad esempio D5, con55 =D6/O6. Clicchiamo su66 Individua precedenti.iiAppare una freccia rossa che collega la cella conD6 e una blu che giunge a6 O6.66

10 Cliccando su Entra, appare il riferimento dicella cui l’espressione corrente è connes-

sa (formattato in blu) e l’eventuale formula chela cella collegata contiene. Cliccando su Valu-

ta, possiamo controllare se anche il risultato diquest’ultima formula è corretto. Facendo clic suEsci ritorneremo alla formula precedente.i

6 Possiamo anche modificare il comportamen-to del Controllo errori aprendo la finestra delle i

opzioni. Facciamo dunque clic sul pulsante Op-

zioni. Nella scheda ii Formule possiamo scegliere di e

disabilitare il controllo in background, impostareun diverso colore per indicarli o ripristinare glierrori ignorati.

5 La barra della formula si attiverà per consen-tirci le modifiche. Eseguite le operazioni, per

continuare a usare i controlli nella finestra, fac-ciamo clic su Riprendi. Procediamo analizzando i ii

restanti errori del foglio cliccando su Successivo. Ilfocus si sposterà così sulla prossima cella errata, a destra della precedente.

4 Abbiamo anche la possibilità di ignorarel’errore con Ignora errore. In tal modo Excel

passa all’errore successivo. Nel caso si decidadi correggere a mano la formula, facciamo clic su Modifica nella barra della formula. Ciò mette in pausail Controllo errori e pulsanti e testo vengono moi -mentaneamente disabilitati.

Nel DVD / EsempiVerificaFormule.xlsx

attiva o disattiva la modalitàdi estensione[F8]

������������� ������� �������

82 Office Magazine Gennaio 2009

Immagini e formeTiriamole fuori!Scopri come estrarre velocemente foto, figure e grafici da un foglio di calcolo ed averne immediatamente una copia disponibile da inserire in altri documenti Office

Creare il grafico

Aggiungere datiVariare le dimensioniL’immagine del grafico

7 Aprendo uno dei due file immagine si os-serva che l’immagine include solo il grafi-co e non la relativa tabella. Tale immagine

è quindi facilmente riutilizzabile in altri documen-ti e non c’è bisogno di aprire la cartella in cui è incluso per visualizzarlo. La qualità dell’immagi-ne .png è migliore di quella .gif.

8 Volendo variare le dimensioni dell’imma-gine si possono variare le dimensioni del grafico e salvare nuovamente al cartella.

La nuova immagine avrà dimensioni maggiori o minori, a seconda della modifica. Per variare la dimensione del grafico basta selezionarlo, pun-tare il mouse in uno dei 4 angoli e trascinare.

9 Supponiamo ora di voler fare un nuovo grafico, che confronti i fatturati dell’anno in corso con quelli dell’anno precedente.

Bisogna inserire una nuova colonna dati nella ta-bella, contenente il fatturato relativo all’anno pre-cedente. Copiare la colonna già presente, incol-larla di fianco e inserire i nuovi dati.

Stile del grafico

3 Creato il grafico si possono definire a pro-prio gusto vari dettagli. Per esempio se-lezionando il grafico stesso si attiva la

scheda Progettazione. Nel gruppo Stili grafici della medesima si trovano numerosi colori tra cui sce-gliere, basta selezionarne uno e cliccarvi di sopra per applicare il relativo stile.

Inserire i dati

1Aprire una nuova cartella di Excel. Occorre inserire nel foglio di calcolo i dati da illustra-re. Si consideri, come esempio, una rete di

negozi di una stessa catena, distribuiti su più cit-tà, e i relativi fatturati per l’anno in corso. In una colonna mettiamo le diverse sedi e nella colonna a fianco gli importi.

Excel in pratica

2 I grafici a torta sono ideali quando si esa-mina, come nell’esempio, una sola serie di dati. Per cui selezionare le colonne dei

dati inseriti quindi spostarsi nella scheda Inserisci. Nel gruppo Grafici fare clic sul pulsante Grafico a torta e scegliere il grafico di tale tipo preferito tra quelli disponibili.

�� ���������� ������� �������

83Gennaio 2009 Office Magazine

Formati graficiLe cartelle di lavoro e i relativi fogli di calcolo supportano molti dei formati di file grafici di più

ampia diffusione, sia direttamente, sia indirettamente, attraverso l’utilizzo di filtri grafici separati. I formati di file grafici supportati direttamente sono i .emf, .jpg, .png, bitmap di Microsoft Windows, .gif e .wmf. Oc-corre invece installare un filtro grafico per inserire tutti gli altri formati di file. Se al momento dell’installazione di Microsoft Excel non è stato installato il filtro necessario, è sempre possibile aggiungerlo in un secondo tempo. Tra i tanti si segnalano il filtro grafico TIFF che supporta il formato .tiff, utilizzato per lo scambio universale di grafica digitale, ed il filtro grafico JPEG che supporta le immagini dell’omonimo formato.

12 Excel come pagi-na web è facile prevedere che nella car-rrtella Esempio_file ci sono adesso quattro e

file immagine, due per ogni grafico, sempre una in for-rrmato .gif ed una in formatof .png. Tali immagini, ovvia-mente, possono essere rinominate a piacere e salvateda un’altra parte.

Più immagini

11Come per il grafico a torta anche per l’isto-gramma è possibile tra tantissimi stili pre-definiti. Basta nuovamente spostarsi nella

scheda Progettazione, che si visualizza selezionando il grafico, e nel gruppo Stili grafici scegliere quello piùiadatto tra quelli che si visualizzano cliccando sulla freccetta a destra.

Lo stile dell’istogramma

10 Avendo ora due serie di dati e volendo un confronto il grafico più adatto è unistogramma. Per cui selezionare la ta-

bella, spostarsi nella scheda Inserisci, fare clic suiiIstogramma nel gruppo a Grafici e selezionarne unoitra quelli presenti. Per esempio un istogramma tri-dimensionale con i cilindri raggruppati.

Il nuovo grafico

6Spostandoci ora nella directory dove ab-biamo salvato la cartella Excel come paginaweb possiamo notare che vi sono un file,

Esempio.html, che è proprio la pagina web, ed unallcartella, Esempio_file. All’interno di questa si tro-vano, tra gli altri, due file immagini, con estensio-ne .png uno e .gif l’altro.f

I files salvati

5Per salvare la cartella come pagina web cliccare sul Pulsante di Office in alto a sinie -stra, selezionare Salva con nome e sce-

gliere Altri formati. Inii Tipo file selezionaree Pagine Web. Di seguito scegliere l’opzione Tutta la cartel-llla, in caso cliccare su Cambia titolo per cambiare onome quindi premere OK.KK

Salvare come pagina web

4 Sempre selezionando il grafico e spostan-dosi nella scheda Layout si può agire sutdettagli quali titolo del grafico, la posizio-

ne della legenda, la visualizzazione o meno delle etichette. Per esempio per visualizzare gli importinel grafico nel gruppo Etichette cliccare su Eti-iichette dati e selezionarei Adatta.

Layout del grafico

Molto spesso si manifesta la ne-cessità di utilizzare le immagini presenti in una cartella di Excel inl

ambiti diversi. Per esempio si ha la necessi-tà di usare l’immagine di un grafico in una relazione scritta oppure in una presentazio-ne. Occorre allora estrarre l’immagine dalcontesto della cartella e utilizzarla la dovenecessario. In Excel non esiste una funl -zione specifica per l’esportazione di figuree grafici presenti all’interno di un foglio dicalcolo. Per estrarle allora bisogna fare ri-corso ad una procedura differente che cipermette comunque di raggiungere l’obiet-tivo definito. Il metodo è semplicissimo: ba-sta salvare la cartella come pagina web. Intal modo nella directory dove si è effettuatoil salvataggio si trovano il file con estensione .html e una cartella all’interno della qualel

vengono salvate le immagini contenute nel foglio di calcolo. In questo modo si possono anche ottenere immagini grandi a piacere senza spiacevoli perdite di qualità: basta ingrandirle nel foglio Excel e il file dell’iml -magine sarà creata delle dimensioni volute.Si potrebbe anche ricorrere alla funzionali-tà Incolla speciale, ma in tal modo non si avrebbe un file a parte per l’immagine: per ottenerla bisognerebbe copiarla in un pro-gramma di elaborazione d’immagini e poi salvarla. Con una maggiore perdita di tem-po. Salvando il file come pagina web, invece,ci si ritrova l’immagine in un file in formato leggero già bello e pronto all’uso.

[ALT]+[INVIO] inizia una nuova riga nella stessa cella

ESEMPIImmaginiExcel.xlsx

������������� ������� �������

74 Office Magazine Ottobre 2009

Il bello delle condizioni!Impara a visualizzare o nascondere dati in funzione dei risultati. Con un pizzico di fantasia è po sibile associare anche effetti grafici, così da rendere meno noioso il foglio di lavoro

Contiamo i valori

La funzione “SE”Un esempioSomma condizionata

7 E’ possibile anche effettuare la somma di alcune celle in un dato intervallo che soddisfano un dato criterio in un secon-

do intervallo. La funzione da usare è la SOMMA.SE che prevede tre argomenti: l’intervallo in cui fare la ricerca, il criterio da soddisfare e l’intervallo dal quale prendere i valori da sommare.

8 In base a quanto detto la funzione SOMMA.

SE può quindi essere utilizzata per calco-lare l’importo totale delle spese sostenute

da tutti i clienti che hanno sede, per esempio, a Bologna. A tale scopo è sufficiente inserire la formula =SOMMA.SE(C2:C13;”Bologna”;E2:E13) nella cella H23 ed il gioco è fatto.

9 Nella tabella lo sconto è stato dato come dato fisso. Se ne può condizionare il suo valore in base al volume di spesa. Ciò è

possibile grazie alla funzione SE, che restituisce un valore se la condizione specificata è vera e un altro se viceversa. Per esempio, chi ha speso più di 4000 euro ha diritto al 10% di sconto.

Solo celle vuote

3 La funzione speculare di quella che conta i valori è la CONTA.VUOTE, che fa esattamen-te il contrario. Permette cioè di contare

quante celle non contengono alcun valore al loro interno. Simmetricamente la prima può essere sfruttata per calcolare il numero di clienti che non usufruiscono di uno sconto.

Nuova cartella

1Aprire una nuova cartella di lavoro. Si supponga di voler costruire un piccolo database dei propri clienti per conservare

informazioni sulle quali eseguire dei calcoli. In-serire per colonna le principali voci di interesse, come mostrato, quindi formattare la tabella tra-mite apposito comando nel gruppo Stili.

Excel in pratica

2 La funzione CONTA.VALORI consente di calcolare quante celle, in un intervallo specificato, contengono un qualsiasi va-

lore, come formula, funzione, numero o testo. Per esempio, inserendo nella cella E15 la formula =CONTA.VALORI(H2:H13) si ottiene il numero totale di clienti che usufruiscono di uno sconto.

�� ���������� ������� �������

75Ottobre 2009 Office Magazine

Note sulle tabelle

Utilizzando il comando Formatta come tabella, nel gruppo Stili della scheda Home, disponibile nella

versione 2007 di Excel, oltre ad ottenere la formattazione automatica delle tabella, si raggiunge un altro interessante risultato. Si possono infatti riferire gli intervalli tramite nome anziché specificarne gli estremi. Per esempio, volendo fare il calcolo della somma dei valori sull’intervallo E2:E13 normal-mente si scriverebbe SOMMA(E2:E13). In modo analogo ora si può scrivere SOMMA(Tabella1[Tot.Spesa]), dove sono specificati nell’ordine il nome della tabella e quello della co-lonna interessata. Un’alternativa molto utile.

12 La formula inserita nella cella H2, e re22 -lativa al primo cliente, può essere co-piata per trascinamento in tutte le celle

sottostanti in modo da calcolare automaticamente lo sconto per ogni cliente. In tal modo, in modo sempli-cissimo, in base al valore della spesa di un cliente siottiene subito il relativo sconto.

Copiare la formula

11Combinando le funzioni SE ed E E è possibiE -le effettuare calcoli particolari. Per esem-pio si vuole che lo sconto sia zero per una

spesa fino a 2000 euro, del 5% tra 2000 e 3000, del 10% tra 3000 e 4000 e del 15% oltre 4000 usare la formula =SE(E2<=2000;0;SE(E(E2>=2001;E2<=3000);0,

05;SE(E(E2>=3001;E2<=4000);0,1;0,15))).

Sconti ad intervallo

10 Altra interessante funzione è la E. RestiEE -tuisce vero se tutti gli argomenti hanno valore vero e falso se uno o più argo-

menti hanno valore falso. In pratica è la funzione che realizza l’AND logico. Il suo utilizzo è particolarmen-te interessante se usato in combinazione con altre funzioni, come ad esempio la SE.EE

La funzione “E”

6 Un’evoluzione della CONTA.SE è la funzioneE

CONTA.PIU.SE, che consente di specificare EE

più intervalli in cui cercare e più criteri di ricerca, siano essi valori esatti o formule. Tramite essa ad esempio, è immediato calcolare quanti clienti della città Firenze hanno fatto acquisti per e

un numero maggiore di 50.

Criteri multipli

5 La funzione CONTA.SE può essere utilizE -zata per calcolare il numero di clienti di una data città, con sintassi pari a=CONTA.

SE(C2:C13;”Napoli”). Il valore da cercare può ancheessere il risultato di una formula. Se si vuole sape-re allora quanti clienti hanno spesso più di 2000 euro, basta scrivere =CONTA.SE(E2:E13;”>2000”.

Uso delle funzione

4 Se si vuole calcolare il numero di volteche, in un dato intervallo, compare unospecifico valore e non uno qualsiasi, bi-

sogna ricorrere alla funzione CONTA.SE. Rispetto EE

alle due precedenti è più complessa perché pre-senta due argomenti: l’intervallo in cui cercare edil valore specifico che si vuole contare.

Conteggio condizionato

Una necessità di cui spesso si avverte il bisogno lavorando su un foglio di cal-colo Microsoft Excel è quello di condil -

zionare alcune formule al verificarsi di determi-nati eventi. Oppure di considerare in un calcolo solo quei valori che soddisfano un dato criterio. In questa ottica le funzioni più importanti dausare e dalle quali non si può prescindere sono quelle logiche. Sono funzioni che effettuano un test su una specificata condizione e determi-nano un valore piuttosto che un altro in base alla veridicità o meno della condizione stessa. Si immagini, per esempio, di avere dei valori di spesa prevista e dei valori di spesa effettiva. Con le funzioni logiche si possono confrontare tali dati e scrivere un dato in una cella in base al fatto che si sia sforato o meno il budget. Mol-to utili però, si dimostrano essere anche quelle funzioni matematiche che consentono comun-

que di condizionare il calcolo. Sono funzioniche permettono di contare le occorrenze di unvalore o di considerarlo in una somma solo sesi verificano le condizioni specificate. Questo tipo di funzioni inoltre, si dimostrano preziosenel momento in cui si vogliono creare dei mo-delli in un certo senso interattivi. Modelli cioèche vanno a modificare valori o etichette sololaddove si realizzano determinati presupposti.Sostanzialmente quindi, imparare ad utilizzaretali formule significa conferire maggiore leggi-bilità ai propri fogli di calcolo evidenziando inmodo automatico valori e risultati di interesse.

[CTRL]+[MAIUSC]+[?] seleziona tutte le celle che contengono commenti

NEL CDEsempio.xlsx

������������� ������� �������

70 Office Magazine Luglio/Agosto 2010

Ricerche perfetteed automatizzateImpariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT. Grazie a questo

strumento potremo eseguire ricerche specifiche sui dati e copiare

in automatico, in una nuova tabella, solo le informazioni desiderate

Prima tabella

Indice e IntervalloMatrice tabellaGli argomenti

Secondo elementoPreparare il foglio

Excel in pratica

7Nella finestra Argomenti funzione specificare i criteri della funzione. Per un corretto funzio-

namento è meglio selezionare i valori richiesti con il mouse, inserendoli automaticamente nella finestra. Nel campo Valore indicare la cella da cui deve partire la ricerca: spostarsi nel foglio Fonte e selezionare la cella (qui B7).

8Nel campo Matrice_tabella è necessario indica-re la tabella da cui attingere i dati o un suo

intervallo. In questo caso, selezionare la prima colonna della tabella Fonte (da B7 a B16). Nel-la finestra appare l’intervallo Fonte!Fonte [Nome]; questa successione indica la colonna Nome della tabella Fonte del foglio Fonte.

9Nel campo Indice è necessario indicare la co-lonna in cui cercare il valore interessato (in

questo caso 1, cioè la prima colonna). In Intervallo si dovrà indicare un criterio di ricerca. Digitare FALSO in modo che la ricerca venga eseguita con una corrispondenza perfetta e non approssimati-va. Fare clic su OK.

3 Dopo aver riempito con i dati la tabella in Fonte, passare al foglio Risultato. Creare una

seconda tabella, inserendo però questa volta solamente due colonne (Nome e Numero prodotti

venduti). L’obiettivo è quello di creare una tabella nuova che funga da classifica, per individuare chi tra i dipendenti ha venduto più prodotti.

2 Si supponga di dover creare nel foglio Fon-

te una tabella con i nomi dei dipendenti di un’azienda e la quantità di prodotti venduti nel corso di un mese. Nella tabella del foglio Fonte inserire i nomi (magari in ordine alfabetico), il nu-mero delle vendite e altre eventuali informazioni come il settore e i reclami dei clienti.

1Prima di tutto è necessario aprire le tabelle con cui andremo a lavorare e che fungeranno

da base per l’esempio. In questo caso, saranno creati due fogli di calcolo in una stessa cartella di lavoro. Fonte è il foglio che contiene i dati ori-ginali; mentre Risultato è il foglio che contiene il risultato che si vuole ottenere.

�� ���������� ������� �������

71Luglio/Agosto 2010 Office Magazine

Funzione CERCA.ORIZZ

Nell’articolo è descritto il funzionamento del-la funzione CERCA.VERT. Esiste, però, anche

CERCA.ORIZZ, che può essere inserita dalla finestra di dialogo Inserisci funzione. Accedere alla scheda Formule e, dall’area Libreria di funzione, scegliere il comando Inserisci funzione. Selezionare la categoria Tutte e scorrere l’elenco fino alla voce CERCA.ORIZZ. Selezionarla e fare clic su OK. Definire la funzione indi-cando il Valore, la Matrice_tabella, l’Indice e l’Inter-

vallo. Ovviamente la funzione CERCA.ORIZZ va usata quando la ricerca viene eseguita orizzontalmente tra le righe, quindi al campo Indice non corrisponde il nume-ro di una colonna, ma di una riga.

Ultime accortezze Messaggio d’erroreCopiare la funzione

Trovare la funzioneLo strumento FormuleNome alle tabelle

sembrano talvolta ostacoli in-sormontabili e ostici. Eppure, la

conoscenza di alcune specifiche funzio-ni della suite Office, consente di svolge-re più correttamente ed efficientemente il lavoro nei fogli di calcolo. È il caso del-la funzione CERCA.VERT. Si supponga di dover confrontare due tabelle e ri-portare alcuni dati da una all’altra. Nel-lo specifico si pensi ad un’azienda, chevaluta le competenze e le prestazioni deipropri dipendenti in base alle venditerealizzate mensilmente. Misconoscendo le funzionalità di Excel, l’operazione più immediata è copiare manualmente i datio utilizzare il classico metodo Copia-In-colla. L’altra soluzione consiste nell’uti-lizzare la funzione CERCA.VERT. Nel

corso dell’articolo sarà possibile vederel’interazione tra due tabelle. La primatabella contiene i dati di origine da cui estrapolare alcuni valori (ad esempio,una tabella che racchiuda una descri-zione dettagliata dei vari dipendenti); laseconda tabella raccoglie solo i dati che si desidera mettere in evidenza rispettoagli altri (quindi contiene solo ciò chesi vuole sapere sui dipendenti: chi havenduto più prodotti?). Si vedrà, quin-di, come è possibile usare la funzione diricerca verticale per estrapolare, dallaprima tabella, solo alcuni dati specificiriportandoli nella seconda tabella.

12 Per la colonna dei prodotti, inserire la funzione nel primo campo e, con il mou-

se, indicare in Valore la cella di partenza (e B7); in 77

Matrice_tabella l’intervallo di ricerca (e cioè tutta a

la tabella Fonte[#Tutto]); in]] Indice il numero della e

colonna (4); in44 Intervallo digitare o FALSO. Copiare poi la funzione negli altri campi.

11Se la funzione viene copiata anche in uncampo in cui alla tabella Fonte non corrie -

sponde alcuna voce, potrà essere visualizzata la scritta #N/D; che indica la presenza di un errore.In questo caso basta cancellare il campo, ma è sempre bene controllare che l’errore non sia do-vuto a un inserimento scorretto della funzione.

10 Nel campo della tabella Risultato in cui èo

stata inserita la funzione, appare il valo-re cercato in Fonte. È possibile facilitare l’inseri-mento della funzione in tutti gli altri campi della colonna Nome, semplicemente copiandola. Posi-zionare il cursore all’angolo del primo campo etrascinare fino all’ultima riga.

6 Nella finestra di dialogo Inserisci funzione,selezionare una categoria in cui cercare la

funzione. Per una questione di semplicità sce-gliere la categoria Tutte; scorrere l’elenco con le funzioni disponibili fino ad arrivare alla voceCERCA.VERT. Una volta individuata, selezionarla e TT

fare clic su OK. KK

5 L’obiettivo è riportare nella tabella Risulta-to i valori di due colonne della tabella Fonte:

il nome dei dipendenti e il rispettivo numero di vendite. Posizionare il cursore nel primo campo della colonna Nome nella tabella e Risultato. Sele-zionare la scheda Formule e, nell’areae Libreria di

funzione, scegliere Inserisci funzione.

4 È bene associare un nome alle due tabellecreate. Per una questione di coerenza, asso-

ciare ad ogni tabella lo stesso nome del foglio incui si trovano (Fonte e Risultato). Per assegnareil nome basta selezionare una tabella e digitarlonel campo Nome tabella dell’area a Proprietà, nella scheda Progettazione.

Nel DVD / EsempiCercaVert.xlsx

apre la finestra di dialogo Inserisci funzione

[SHIFT]+[F3]

������������� ������� �������

74 Office Magazine Marzo 2010

I nostri esperti ti spiegano come realizzarla, compilarla e stamparlain pochi e semplici passi. Imparerai anche ad usare i campi, i modelli e le formule di calcolo nell’editor di testo

Crea la tua primaNota di accredito

aWord in pratic

Le tre dimensionidei grafici ExcelUtilizziamo i fogli di calcolo della suite Office per andare

oltre gli standard in 2D. Grazie ai grafici a bolle è possibile

rappresentare una classica tabella anche in tre dimensioni

La corretta modalità

Uno sguardo d’insiemeNomi e modificheAutomatizzare l’inserimento

7 Il sistema prevede che si inserisca, in ogni campo, l’indirizzo della cella relativo al dato

corrente. Per velocizzare questo compito, pos-siamo semplicemente premere il pulsante alla destra di ciascuna voce e cliccare poi sulla cella interessata. Così facendo Excel inserirà per noi gli indirizzi e non si commetteranno errori.

8 Terminato l’inserimento, premiamo Ok e ripe-tiamo l’operazione per tutti gli altri fornitori.

Per ogni serie ricordiamo di inserire come Nome

Serie, il riferimento alla cella relativa al nome di ciascun soggetto. Nel caso di eventuali errori o modifiche, è possibile cliccare su Modifica per eseguire le variazioni desiderate.

9 A questo punto, se tutto è andato a buon fine, avremo nella sezione Voci legenda (serie)

della finestra Seleziona origine dati, l’elenco dei for-nitori. Non resta che terminare questa fase clic-cando su Ok. Avremo così uno sguardo d’insieme del nostro grafico, con a destra indicati i nomi delle serie e i rispettivi colori.

La bolla 3D

3 Una volta premuto il pulsante Altri grafici, comparirà un elenco degli strumenti non vi-

sualizzati di default da Excel nella barra Inserisci. Scorriamo le voci presenti fino a giungere all’area Bolle. Qui troveremo due differenti opzioni. Pre-miamo sulla seconda icona per inserire l’oggetto relativo al grafico a bolle 3D.

2 Spesso per inserire un grafico viene utilizza-ta la procedura automatica prevista da Excel

(selezionando semplicemente le colonne di inte-resse). In questo caso, però, dovremo procedere manualmente, per evitare spiacevoli errori. Clic-chiamo quindi su una cella vuota e premiamo, nella scheda Inserisci, il pulsante Altri grafici.

Operazioni preliminari

1Prima operazione da eseguire è certamente la realizzazione della tabella. Così come per

ogni grafico “standard”, infatti, anche i grafici a bolle necessitano di una fonte. Nell’esempio specifico andremo a considerare 6 fornitori e 3 colonne di dati, relativi rispettivamente a 2 servizi ed il totale dei costi ad essi relativi.

Excel in pratica

�� ���������� ������� �������

75Marzo 2010 Office Magazine

Un tocco di classe

Quando si realizzano dei grafici, è fondamentale fare attenzione all’inserimento dei dati, ma allo

stesso modo è bene scegliere la veste grafica migliore per il progetto. Proprio per questo Excel mette a dispo-sizione diversi strumenti volti a personalizzare al me-glio i grafici. Aprendo il menu contestuale della sezione Layout grafici, presente nella scheda Progettazione, ad esempio, è possibile scegliere fra differenti layout pronti all’uso. Ognuno di essi ha prerogative differenti, capaci di aumentare la leggibilità di quanto rappresen-tato. Anche tramite la sezione Stili grafici è possibile personalizzare il proprio lavoro, attribuendo colori e formati ad hoc.

12 Come ultima opzione, possiamo aggiunge-re delle etichette alle bolle. Premiamo col

tasto destro su ciascuna di esse e selezioniamo Aggiungi etichette dati. Clicchiamo col tasto destro ii

sul valore apparso e premiamo Formato etichetta

dati. Nella nuova finestra che appare, scegliamo ii

infine il dato da inserire come etichetta.

Il grafico è servito

11Per migliorare la leggibilità del grafico, pos-siamo scegliere di aggiungere delle griglie

che identifichino esattamente la posizione delle bolle 3D. Facciamo doppio clic sull’asse delle Xe selezioniamo prima la voce Aggiungi griglia prin-

cipale e poi ripetiamo la procedura cliccando su e

Aggiungi griglia secondaria.

Ultimi ritocchi

10 Terminato l’inserimento dobbiamo pen-sare anche all’aspetto puramente grafico.

Per prima cosa è bene assegnare un titolo. Fac-ciamo quindi doppio clic sulla voce Titolo del grafi-fifi

co ed inseriamo l’indicazione desiderata. Facciao -mo poi lo stesso per il Titolo asse delle X e delle Y, e

specificando un nome per entrambi.

Ed ora i titoli

6 Qui troviamo i campi che andranno poi a cre-are le bolle relative a ciascun fornitore. Nel

particolare in Valori X serie dovremo inserire il prie -mo dato (nel nostro caso il costo del servizio A). In Valori Y serie indicheremo la cella del secondo e

valore da analizzare, ed infine in Dimensioni bolla

serie l’ultimo dato (il totale).e

Un campo per dimensione

5 La nuova finestra Seleziona origine dati ci guii -derà nell’assegnazione dei dati al grafico.

Per prima cosa clicchiamo su Aggiungi per inserii -re una nuova serie. Nel nostro caso abbiamo sei fornitori, di conseguenza dovremo aggiungeresei differenti serie. Comparirà ora la finestra Mo-

difica serie indicante i campi da compilare.e

L’origine dei dati

4 A questo punto nel foglio di calcolo compa-rirà un oggetto bianco, senza alcuna indica-

zione grafica. Quello che dovremo fare ora è as-segnare manualmente i dati per la realizzazionedelle bolle 3D. Portiamoci quindi sulla barra degli strumenti, selezioniamo la scheda Progettazione e, e

nell’area Dati, clicchiamo suii Seleziona dati.ii

Una fonte per il grafico

Excel è certamente l’applicativo delpacchetto Office che più si adattaalla creazione ed uso di tabelle. In

particolare, la composizione di un prospetto può essere facilmente seguita dalla realiz-zazione di un grafico. Quando abbiamo lanecessità di rappresentare dati, Excel pone a nostra disposizione una folta schiera di strumenti, adatti alle esigenze più dispara-te. Spesso, però, l’abitudine porta l’utenza ad impiegare quasi esclusivamente i classicigrafici bidimensionali, ignorando altri stru-menti di ben più grande efficacia. Infatti Ex-cel consente di rappresentare i dati anche in modo tridimensionale, ad esempio tramite iconi 3D o i grafici a bolla. Proviamo a pen-sare ad un caso molto semplice: un’azienda con più fornitori, ognuno dei quali fornisce all’impresa due tipologie di servizi o prodot-

ti. Per ognuno di essi avremo un costo e, peresigenze aziendali, è fondamentale avereben chiaro quale sia il totale dovuto a cia-scun fornitore. Il progetto si articola quindicon una tabella, contenente 3 differenti in-dicazioni. Il costo del primo e del secondo servizio ed infine il totale per ogni soggetto.Come rappresentare tutte e tre queste ca-ratteristiche? Una buona soluzione è quelladi utilizzare i grafici a bolla di Excel. Questi rappresentano un ottimo strumento per raf-fffigurare i dati, specie nelle situazioni in cui è necessario evidenziare una serie di risultatitra loro correlati.

[CTRL]+[F3]�definisce un nome

Nel CD / EsempiGrafico 3D.xlsx

������������� ������� �������

72 Office Magazine Maggio 2010

Un wizard ad hocper i tuoi graficiCon il nuovo add-in Microsoft per la creazione dei diagrammi

non dovrai più scegliere fra le tante alternative di Excel. Sarà

il programma a determinare il grafico più adatto ai tuoi dati

Sempre connessi

Filtrare i datiModificare il graficoDati e percentuale

Una nuova finestraFasi preliminari

Excel in pratica

7La percentuale indica l’attinenza del grafico ai dati selezionati. Portando il cursore su di

essa, apparirà un box indicante tutte le motiva-zioni e la somma dei punteggi che hanno portato al valore di pertinenza indicato. In più, passando semplicemente il mouse sulle miniature, si visua-lizzerà l’anteprima per ciascun grafico.

8Scelto il grafico, Chart Advisor mette a nostra disposizione gli strumenti per modificarne i

dati e vederne in tempo reale le variazioni. Portia-moci nella colonna di sinistra e clicchiamo Modify

Chart. Nella sezione Data Columns possiamo esclu-dere alcune colonne dalla selezione, eliminando il rispettivo segno di spunta.

9Per rendere effettive le modifiche premiamo

Update Chart. Il grafico mostrerà così in auto-matico il nuovo risultato. Chart Advisor consente anche di filtrare i dati. Nel piccolo menu in bas-so selezioniamo Filter Data. Nell’area Data Columns scegliamo una colonna e, dal menu a tendina che appare, selezioniamo un’opzione.

3 Nella nuova finestra spuntiamo I accept the

terms of this agreement e premiamo Install. Dopo pochi istanti l’installazione termina. Clic-chiamo dunque Finish e apriamo Excel (o chiudia-mo e riavviamolo se attivo). Nella barra del menu troveremo, sia in Inserisci che in Componenti aggiun-

tivi, la finestra di Chart Advisor.

2 Il sistema, per la corretta esecuzione del-la procedura, richiede il download di alcuni

componenti (operazione eseguita in automatico). È quindi necessario compiere l’intera installazio-ne collegati alla Rete. Dopo pochi istanti, appari-rà la schermata Welcome to Chart Advisor. Spuntia-mo il box presente e premiamo Next.

1Per prima cosa dobbiamo scaricare il plug-in Chart Advisor. Apriamo il nostro browser e di-

gitiamo l’indirizzo internet: www.edmaster.it/url/884. Comparirà in automatica un box. Clicchiamo su Sal-

va file e successivamente facciamo doppio clic su di esso (ChartAdvisorSetup.exe) e premiamo Esegui e Accept per avviare l’installazione.

�� ���������� ������� �������

73Maggio 2010 Office Magazine

Personalizzare i diagrammi

Chart Advisor è uno strumento molto utile per individuare immediatamente il tipo di grafico

più opportuno per i nostri dati. Ad ogni modo, una vol-ta inserita nel foglio di calcolo l’alternativa desiderata, sarà bene modificare alcuni campi. Infatti il plug-in inserisce come titolo del grafico le colonne del foglio stesso. Si dovrà quindi fare doppio clic su di esse ed inserire un nome ad hoc. Stesso dicasi per i nomi da assegnare agli assi cartesiani. Per quanto concerne invece i colori, abbiamo a disposizione i normali stru-menti previsti da Excel. Basterà accedere alla sezione Strumenti grafico per modificare a piacimento il dia-gramma creato.

Modelli differentiEd ecco il risultatoAlcune accortezze

Un ampio parterrePrima la selezione Un esempio pratico

Excel è certamente uno degli strumenti più poliedrici del pac-chetto Microsoft Office. Con sem-

plici operazioni è possibile definire gliandamenti dei propri profitti, redigeretabelle, creare progetti pratici e quant’al-tro. Ma una delle funzionalità a cui piùspesso si fa ricorso è quella dei grafici.Grazie all’apposita sezione del program-ma, è possibile realizzare dei diagrammi che rappresentino i dati contenuti nelletabelle redatte. Il problema sorge, però, quando si deve scegliere il tipo di graficopiù adatto alle proprie esigenze. A torta?Un istogramma? O forse è meglio una spezzata? Proprio per far fronte a questa diffusa esigenza Microsoft ha rilasciato un nuovo add-in, denominato Chart Ad-visor (ancora in versione beta). Grazie a

questo componente aggiuntivo, si potran-no realizzare i grafici in Excel velocemen-te, in modo decisamente più efficiente edintuitivo. Una volta selezionati i dati, il programma visualizzerà una nuova fine-stra con l’indicazione di un certo numero di grafici. E, per ognuno di essi, riporteràuna percentuale. Questa è frutto di op-portuni calcoli (visionabili passando il mouse sulla percentuale stessa) ed indicail grado di pertinenza di quell’alternativaalla serie di dati selezionati. Individuata la tipologia ad hoc per i propri scopi, si potranno apportare modifiche, filtrare leinformazioni e infine inserire il diagram-ma nel foglio di calcolo. Ovviamente lealternative offerte da Chart Advisor cam-biano in funzione delle celle selezionate edei dati ivi presenti.

[CTRL]+[F3] definisce un nome

12 Nell’esempio visto abbiamo selezionato una porzione 3x3 della tabella. Cambiando sele-

zione varia anche il numero e il tipo di grafici propo-sti. Proviamo a selezionare tutti i dati e premiamo Chart Advisor (dalla scheda r Inserisci). Come potremo ii

facilmente notare, i layout cambiano e così anche le proposte offerte dal programma.

11Eseguite tutte le modifiche che desideria-mo, possiamo infine inserire il grafico nel

foglio di lavoro. Basterà cliccare sul pulsante Insert Chart (posto in basso a destra). Una volta t

aggiunto il grafico, potremo interagire normal-mente su di esso, modificando eventualmente titolo, indicazioni, colori ecc.

10 Successivamente scegliamo la seconda opzione per il filtro. Optando per is greater

than (è più grande di), selezioniamo il valore di riferimento e premiamo Ok. Il grafico si modifikk -cherà in automatico. Per eliminare le operazionieseguite con i filtri, basterà invece cliccare sul pulsante Clear Filters e premere s Ok. kk

6 Un messaggio ora ci notifica che il program-ma sta elaborando i dati, per determinare i

grafici più adatti. Dopo qualche istante (variabile a seconda della complessità dell’operazione), apparirà la finestra di Chart Advisor. Qui trove-remo nella parte superiore l’elenco dei grafici, ognuno con l’indicazione di una percentuale.

5 A questo punto selezioniamo il numero di celle da sottoporre a Chart Advisor e per le

quali desideriamo ottenere il grafico. Supponia-mo inizialmente di voler considerare solo un in-sieme ridotto di dati. Selezioniamo quindi le pri-me 3x3 celle. Andiamo poi sulla barra del menu e, da Inserisci, premiamoii Chart Advisor.rr

4 Per provare le funzionalità di Chart Advisor creiamo in Excel una tabella contenente un

certo numero di dati. Dato che faremo più esem-pi, in funzione di differenti selezioni, è bene cre-are una tabella con molti valori. Così da vedere idifferenti comportamenti dell’add-in in relazioneal numero di celle selezionate.

������������� ������� �������

72 Office Magazine Settembre 2010

Il Web dialogacon i fogli ExcelScopri come inserire nei tuoi progetti i dati e le informazioni

provenienti da Internet. Con una specifica funzionalità del foglio

di calcolo potrai aggiornare e tenere sotto controllo ogni elemento

Finestra di navigazione

Questione d’intervalloI dati su ExcelSelezionare le tabelle

Scegliere le informazioniDati web dall’esterno

Excel in pratica

7Di conseguenza le frecce gialle indicano le ta-belle che possono essere collegate ad Excel.

Fare clic su di esse per indicare i dati da inserire. In questo esempio è stata selezionata la tabella delle previsioni settimanali. Dopo aver fatto clic sulla freccia gialla, questa si trasformerà in un segno di spunta verde.

8È il momento di inserire i dati nel foglio di calcolo. Per confermare la scelta della ta-

bella, è necessario fare clic sul pulsante Im-

porta posizionato in basso. In questo modo la finestra di dialogo Nuova Query Web si chiude, per lasciare spazio alla piccola finestra deno-minata Importa dati.

9Nella finestra Importa dati è necessario indi-care la cella o le celle in cui si vuole inseri-

re le informazioni. Selezionare la voce Nel foglio

di lavoro esistente. È possibile digitare l’intervallo manualmente, oppure selezionare le celle con l’aiuto del mouse. Nel secondo caso, l’intervallo è inserito in automatico.

3 A questo punto, è necessario scegliere il tipo di dati da inserire nel foglio di calcolo. Po-

trebbe risultare utile, ad esempio, conoscere le previsioni meteo della propria città. Questi dati saranno inseriti in Excel direttamente dal Web e aggiornati automaticamente. Collegarsi con il browser al sito di interesse (www.ilmeteo.it).

2 Dopo aver fatto clic sul comando, si apre una nuova finestra di dialogo denominata Nuova

Query Web. Da qui sarà creata la connessione ver-so il sito interessato. La particolarità di questa fi-nestra è determinata dalla possibilità di navigare sul Web. Appena aperta, essa conterrà la pagina iniziale del proprio browser.

1Per prima cosa è necessario accertarsi di es-sere connessi ad Internet, diversamente non

si potrebbe effettuare l’operazione. Aprire quindi un nuovo file in Excel. Nella barra multifunzio-ne selezionare la scheda Dati e, al suo interno, fare clic sul comando Da Web che è contenuto nell’area Carica dati esterni.

�� ���������� ������� �������

73Settembre 2010 Office Magazine

L’alternativa in un file

Il metodo descritto nell’articolo è quello più semplice, ma ne esiste un altro. Copiare l’URL

del sito che interessa e incollarlo all’interno di un file di testo (Blocco note). Salvare il file con l’estensione .iqy. Nel file Excel selezionare la scheda Dati e fare clic su Connessioni esistenti in Carica dati esterni. Nella finestra di dialogo Connessioni esistenti preme-re Sfoglia e indicare il file .iqy. Clic su Apri, indicare l’intervallo di celle in cui inserirlo e confermare con Ok. È chiaro che in questo modo non c’è il collegamen-to ad una tabella specifica, ma alla pagina indicata. È possibile creare la query in Excel usando l’apposito co-mando contenuto in Da altre origini dell’area Carica

dati esterni.

Aggiornare il foglioLe proprietàAlcune impostazioni

Attenzione alle frecceIncollare l’indirizzoEd ora l’URL

Excel consente di gestire diverse tipologie di dati e allo stesso tem-po di importarle da fonti esterne.

Una funzione forse poco nota è legata allapossibilità di inserire nel foglio di calcoloanche dati provenienti dal Web. Si ha lanecessità di tenere sotto controllo i valoridelle proprie azioni in borsa? Si desideraessere sempre aggiornati sulla classifica settimanale dei film in uscita al cinema?Oppure, come sarà mostrato in questo articolo, si preferisce avere a portata di mano le previsioni meteorologiche della propria città? Invece di controllare ognivolta queste informazioni sui rispettivi sitiweb che le forniscono, è possibile creareuna connessione diretta con la tabella deidati online interessati e visualizzarne tut-te le informazioni in un foglio di calcolo.

L’utilità di questa funzione è data, oltreche dalla comodità di raccolta delle noti-zie, anche dalla possibilità di selezionaresolo i dati di cui si desidera essere a co-noscenza. Questo, di conseguenza, senzadover filtrare i vari contenuti che affollanonormalmente un sito. La connessione sibasa sulla creazione di una query struttu-rata, nella quale inserire l’URL da prende-re in considerazione. La query web rende semplice l’inserimento, perché funzionaallo stesso modo di un qualsiasi browser.Impostando una serie di caratteristichesarà inoltre possibile decidere la modalitàcon cui aggiornare i dati.

12 Dopo aver chiuso la finestra Importa dati,iibasteranno pochi secondi e la tabella se-

lezionata sul sito apparirà nel foglio di calcolo. La visualizzazione non è come quella online, male informazioni sono comunque ordinate e suddi-vise nelle celle. I dati possono essere aggiornati cliccando su Aggiorna tutti in i Dati/Connessioni.

11Nella finestra Proprietà intervallo dati esterno

sarà possibile: assegnare un nome all’in-tervallo dei dati, stabilire la modalità dell’aggior-rrnamento dei dati, indicare la formattazione e illayout delle celle e altro ancora. Eseguire le mo-difiche interessate e fare clic su Ok per confermak -re i cambiamenti.

10 Prima di completare l’operazione, e con-fermare l’inserimento dei dati, è bene sta-

bilire alcune importanti impostazioni. Fare clic,dunque, sul comando Proprietà che si trova in à

basso a sinistra all’interno della finestra Importa

dati. Si apre la finestra di dialogo ii Proprietà interval-ll

lo dati esterno.

6 Una volta caricata la pagina, bisogna indica-re i dati che si intende inserire nel foglio di

Excel. Tuttavia, non tutti gli elementi della pagi-na possono essere introdotti nel progetto. Quelliche il sistema riconosce come importabili, sonocontrassegnati dalla presenza di alcune piccolefrecce gialle.

5 Tornare alla finestra di dialogo Nuova Query

Web. Incollare l’URL nel campo in alto, de-nominato Indirizzo. Successivamente fare clic sul comando Vai per avviare la navigazione. Lai

finestra funziona esattamente come il browser ein pochi istanti verrà visualizzata la pagina Webindicata precedentemente.

4 Dopo la connessione al sito, è necessariocercare le informazioni specifiche che devo-

no essere tenute sotto controllo, ad esempio ilmeteo della città di Roma. Una volta trovata la pagina giusta, è necessario ripetere l’indirizzo(URL). Copiare, quindi, www.ilmeteo.it/meteo/Roma

utilizzando il tasto destro del mouse.

Nel DVD / EsempiDati web.xlsx

apre la finestraFormato Cellepp[CTRL]+[1]

������������� ������� �������

68 Office Magazine Ottobre 2010

Excel: il signoredelle variabiliValuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria e le possibili

alternative. Con le Tabelle dati potrai creare delle analisi condizionali su misura per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo i risultati

Formule e dati

Periodi e tassiDue variabiliBarre di scorrimento

La cella di inputCreazione della struttura

Excel in pratica

7Per rendere più navigabile la tabella possia-mo anche strutturarla in un altro modo. Ov-

vero modificarla disponendo gli importi dei mutui in una riga superiore e aggiungendo due barre di

scorrimento. Una orizzontale sulla parte superiore ed una verticale lungo il lato sinistro, entrambe con avanzamento 10.

8Un pò diversa è la struttura della tabella dati a

due variabili. In questo caso la formula va spo-stata in una cella posta al di sopra dell’elenco di valori di input e si devono aggiungere altri dati. Ipotizziamo di voler conoscere la rata di mutui con il medesimo capitale, ma con durata a: 36, 48 e 60 mesi e tassi diversi.

9 Inseriamo i valori di input per riga e colon-na. In I6:I8: il tasso d’interesse, per esempio

10%, in I6, il periodo in I7, per esempio “48”, e il capitale, per esempio “25000”, in I8. In J6:J8 digitiamo i tassi alternativi 11%,11,5% e 12%. Nelle celle K5, K6 e K7 immettiamo le durate di 36, 48 e 60 mesi.

3 Facciamo clic su Dati-Analisi di simulazione e poi su Tabella dati. Dal momento che i valori di

input sono elencati in una colonna, nella finestra Tabella dati aggiungiamo il punto di inserimento nella casella Cella di input in colonna, dove va im-messo un riferimento di cella. Clicchiamo sulla cella B4 e confermiamo con OK.

2 Applichiamo il formato percentuale all’inter-vallo E5:E20 e immettiamo in esso i valori degli

interessi, da “5” a “12,”5. Inseriamo “5” in E5 e in E6 digitiamo la formula =E5+0,005, ricopiando-la trascinando la cella fino alla E20. Formattiamo in Valuta le celle C4 e F4:F20. Selezioniamo quindi l’intervallo E4:F20.

1 In un foglio vuoto impostiamo la struttura che conterrà i dati. Lasciamo vuota la cella B4 e

in C4 immettiamo =A2*25, che calcola il capitale e ci servirà in seguito. In F4 inseriamo la formula =ASS(RATA($B$4/12;360;$C$4)). Questa converte in numero intero il risultato, altrimenti verrebbe re-stituito con segno negativo.

�� ���������� ������� �������

69Ottobre 2010 Office Magazine

Non toccate la matrice!

Quando si crea una Tabella dati si realizza, allo stesso tempo, una matrice; i cui valori non pos-

sono essere separati. Se infatti si prova ad intervenire su una cella, anche senza modificare nulla, e si preme Invio, Excel visualizzerà il messaggio “La funzione

utilizzata non è valida”. Nel caso poi si tenti di can-cellare una parte della matrice, il programma rispon-derà con il testo “Impossibile cambiare parte di una

tabella”. È quindi necessario selezionare e cancellare l’intera matrice. Inoltre, se si intende ritornare indietro, una volta inseriti i dati non si può cliccare su Annulla (il comando non è attivo). Per ripristinare la situazione di partenza non resta che premere ESC.

Matrice con due argomentiPer riga e per colonnaTutto l’intervallo

Impostare il formatoCasella di selezioneTassi in matrice

Nella categoria dei metodi “whatif” previsti da Excel, di cui fannoparte Scenari e Ricerca obiettivo,

troviamo una terza funzionalità di analisi condizionale: la Tabella dati. Questo stru-mento, che non ha nulla a che fare con le ta-belle di Word o Access, può rivelarsi molto utile per controllare come i risultati di una formula cambino; modificando una partedei valori coinvolti nel calcolo. Si potranno così ottenere e paragonare più soluzioni, utilizzando anche una sola formula; con l’ulteriore vantaggio di visualizzare le va-riazioni nello stesso foglio di lavoro. Tabelladati sostituisce un valore (la variabile) con-tenuto in una cella di input, con un elencodi altri valori alternativi (anche detti valori di input). Questi possono essere disposti in colonna e/o in riga, ma la formula deve

sempre riferirsi alla cella di input. Vi sonodue tipi di Tabelle: una variabile, che ri-chiede una sola cella di input (ma può ge-stire più formule); e una a due variabili, chesi avvale di due celle di input e di una solaformula. Nel tutorial sfrutteremo la Tabelladati per analizzare l’ammontare della ratadi un gruppo di mutui. Costruendo corret-tamente la struttura della tabella, possiamoconcentrare in poche celle un gran nume-ro di dati. Se poi aggiungiamo ad essa unacasella di selezione, o la racchiudiamo tradue barre di scorrimento, consultare il contenuto risulterà ancor più comodo.

12 Osserviamo le celle di input. Clicchiamo su tt

K6 e troviamo in essa la formula a matri6 -ce {=TABELLA(I7;I6)}, che prende come riferimentoentrambe le celle di input: C17, contenente la du77 -rata del mutuo, e riferita ad i valori in riga K5:M5. 55

E C16, relativa al tasso, riferita ai valori in colonna66

dell’intervallo J6:J8.88

11Nella finestra tabella dati clicchiamo in Cel-ll

la di input per riga e poi sulla cella a C17. Quindi 77

posizioniamoci in Cella di input per colonna, faccia-mo clic sulla cella C16 e poi su OK. Nelle celle seKK -lezionate saranno restituiti i valori prodotti dalle varie combinazioni tra tassi e periodi, come ave-vamo richiesto.

10 Aggiungiamo in J5 la formula5 =ASS(RATA

(I6/12;I7;I8)). Non ci resta che seleziona-re l’intervallo J5:M8, con la formula, la riga e la88

colonna di valori. Facciamo clic su Dati-Analisi di

simulazione-Tabella dati. Dal momento che i valori ii

di input sono orientati sia in riga che ina colonna, vanno specificati entrambi.

6 Facciamo clic col tasto destro sul controllo e dal menu scegliamo Formato controllo. In Avan-

zamento digitiamo o 1000, clicchiamo su 00 Collegamen-

to cella e su a A2. Confermiamo con22 Ok. Ad ogni clic kk

sulla freccia verso l’alto del controllo, gli importi vengono aumentati di 25.000 euro e le rate cam-biano di conseguenza.

5 Completiamo il progetto con l’aggiunta di una casella di selezione alla tabella. Dalla e

scheda Sviluppo (se non c’è attiviamola dalleo

Opzioni) clicchiamo su ii Controlli e sui Inserisci. Qui ii

selezioniamo il controllo Casella di selezione, dalla sezione Controlli modulo. Tracciamo poi la formanell’intervallo C5:C8.88

4 Nelle celle F5:F20 appariranno i risultati del 0

calcolo, rapportati ai tassi di interesse cheutilizzano la formula presente in F4. Nella barra della formula, invece, vedremo ciò che sta die-tro” i valori. Da notare la sintassi {=TABELLA(;B4)}. Le parentesi graffa indicano che la formula è in-serita in forma di matrice.

Nel CD / EsempiTabelleDati.xlsx

incolla una funzione in una formula [MAIUSC]+[F3]

������������� ������� �������

68 Office Magazine Giugno 2010

L’ottimizzazionepassa da ExcelScopriamo come utilizzare il Risolutore, uno degli strumenti

di analisi e simulazione presenti nel foglio di calcolo, per trovare

automaticamente la soluzione migliore ai nostri problemi

Una tabella di partenza

Ed ecco i risultatiObiettivo raggiuntoAvviare il Risolutore

Costi da rispettareInstalliamo il componente

Excel in pratica

7Quando i vincoli sono completati, facciamo clic su Ok per tornare alla finestra Parametri

del Risolutore. Notiamo che tutti i vincoli definiti in precedenza compaiono nell’elenco Vincoli; da cui è possibile modificarli o eliminarli. Fac-ciamo clic su Risolvi oppure premiamo Invio per avviare il Risolutore.

8Durante l’operazione, nella barra di stato, appaiono i calcoli eseguiti da Excel mentre

passa in rassegna i vincoli. Quando il Risolutore raggiunge una conclusione, appare una finestra che indica il risultato e le modifiche apportate, ai valori specificati nel foglio di lavoro, per rag-giungere l’obiettivo.

9Una volta che il Risolutore avrà trovato la so-luzione ottimale per il problema, nelle celle

modificate i progetti ammontano tutti a € 50.000 e il budget totale è stato impostato a € 500.000. Possiamo salvare i risultati e creare un rapporto di risoluzione, che mostri lo scenario originale di costi e il risultato finale.

3 Nella cella J15, il secondo vincolo da inserire è rappresentato dai costi di marketing, che

non devono essere inferiori a € 6.000 per pro-getto. Mentre il budget massimo per progetto nella cella J14 è fissato a € 50.000. Selezioniamo la cella obiettivo, J12, e scegliamo Risolutore dal gruppo Analisi (scheda Dati).

2 Costruiamo la tabella in un foglio vuoto. Nell’esempio, i costi di produzione sono in

F5:F10, i costi fissi in G5:G10, i costi di marke-ting in H5:H10, i costi per la pubblicità in I5:I10 e i costi totali in J5:J10. Prepariamo i vincoli dei costi: il primo è in J16, con il costo massimo del progetto (€ 500.000).

1Apriamo Excel. Se nella scheda Dati/Gruppo

Analisi manca il Risolutore, carichiamolo clic-cando sul pulsante Office e su Opzioni di Excel. Qui premiamo Componenti aggiuntivi e, dal menu in basso Gestisci, selezioniamo Componenti aggiuntivi

di Excel. Premiamo Vai, spuntiamo la voce Compo-

nente aggiuntivo Risolutore e clicchiamo OK.

�� ���������� ������� �������

69Giugno 2010 Office Magazine

Tempo al tempo

Prima di avviare il Risolutore su un problema complesso (e che quindi prevediamo lungo

da risolvere), o che potrebbe richiedere un’eccessiva potenza di calcolo, è bene modificare alcune imposta-zioni. Clicchiamo sul pulsante Opzioni, della finestra contenente i Parametri del Risolutore. Verrà così vi-sualizzata la sezione Opzioni del Risolutore. Qui, oltre a specificare opzioni avanzate riguardanti il comporta-mento dello strumento di analisi, sarà possibile indicare il numero massimo di iterazioni consentite al problema. In alternativa, si può optare per la definizione del tempo massimo (in secondi) da impiegare nella ricerca della soluzione, prima di abbandonare l’iterazione.

Iterare la soluzioneScenari a confrontoTornare all’origine

Altre relazioniIl primo vincoloCella obiettivo

Quando in Excel si ha la neces-sità di eseguire sui dati verifichee previsioni, che rispondano alla

domanda “che cosa succede se” (in ingle-se “what-if ”), è possibile disporre di alcu-ni potenti strumenti di analisi e simula-zione. Questi hanno la funzione di fornireun aiuto nel risolvere problemi (ancheabbastanza complessi) grazie all’impiegodi variabili e vincoli. Il Risolutore, di cui ci occupiamo in questo articolo, è una diqueste funzionalità, tra cui sono incluseanche la Ricerca obiettivo, gli Scenari e laTabella dati. Esso consente di trovare unvalore ottimale e simulare scenari ipote-tici per una formula (contenuta nella cel-la obiettivo), in presenza di un risultatonoto. Il tutto affidando ad Excel il compi-to di modificare i valori delle celle varia-

bili riferite a tale formula, per far sì cheessa generi il risultato richiesto. È anchepossibile restringere il campo dei valorida utilizzare nel modello, applicando più vincoli alle celle variabili. Nell’esempiodell’articolo ricorriamo al risolutore per ottimizzare il costo totale di un insieme di progetti aziendali, intervenendo oppor-tunamente sui costi di marketing e pub-blicità impiegati per ciascuno di essi. E impostando come vincoli il limite massi-mo del budget totale, del budget per ogni progetto e il valore minimo per i costi dimarketing.

12 Se il Risolutore raggiunge il tempo massi-mo, o il numero fissato di iterazioni, senza

trovare una soluzione, compare la finestra So-

luzione di prova. Cliccando su Interrompi faremo i

apparire la finestra Risultato del Risolutore, mentre cliccando su Continua il processo riprenderà, fora -rrnendo la soluzione successiva.

11Se il risultato ci soddisfa clicchiamo OK, KK

cosicché Excel generi due scenari del pro-blema. Questo porterà al ripristino dei valori ecreerà il rapporto su un foglio separato, per con-sentire il confronto tra i valori originari (assiemeal nome della categoria) e quelli modificati; vi-sualizzando così le celle con variazioni.

10 Selezioniamo Valori, sotto ii Rapporti nella i

finestra Risultato del Risolutore, e facciamo clic sul pulsante Salva scenario (per visualizzare la o

finestra omonima). Se invece lo scenario finalenon corrisponde a quello che stavamo cercando,ritorniamo allo stato originario del foglio cliccan-do su Ripristina i valori originali.ii

6 Nell’intervallo H5:H10 aggiungiamo il vincolo0

riguardante i costi di marketing, maggiori o uguali al vincolo impostato nella cella J15, di 55 €

6.000. Facciamo clic su Aggiungi e specifichiai -molo usando l’operatore >=. L’ultimo vincolo èrappresentato dal budget totale, che deve equi-valere a € 500.000, cioè “J12=J16”.66

5 In Cambiando le celle selezioniamo le celle e

H5:I10 (i costi di marketing e pubblicità che 0

il Risolutore modificherà per ottenere il risultato ottimale). Con Aggiungi creiamo il primo vincolo, i

cioè la spesa massima di € 50.000 a progetto. Selezioniamo J5:J10, scegliamo l’operatore 00 = e =

clicchiamo sulla cella J14.

4 Nella finestra Parametri del Risolutore definiae -mo i parametri da usare per risolvere il pro-

blema. Vogliamo che nella cella obiettivo (cellaJ12 selezionata) vengano memorizzati gli euro totali spesi, che devono equivalere al budgetmassimo, € 500.000. Clicchiamo su Max e digix -tiamo 500000 nella casella Valore di. ii

Nel CD / EsempiRisolutore.xlsx

nasconde le righe selezionate[CTRL]+[Q]

������������� ������� �������

70 Office Magazine Aprile 2010

Recupera le cartelle Excel danneggiateDalla modalità di recupero dati alle soluzioni manuali

per ripristinare i fogli di calcolo corrotti. I nostri esperti ti spiegano

i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro

Ripristino manuale

Recupero dei dati graficiSalvare la cartellaChiudere i file SYLK

Estrarre i datiIl caso più semplice

Excel in pratica

7Alla chiusura del file viene richiesto di salva-re le modifiche apportate. Clicchiamo Sì nel

messaggio visualizzato e nuovamente Sì in quel-lo relativo alla non compatibilità della cartella. Adesso è possibile verificare che tutte le modifi-che apportate siano state salvate, aprendo nuo-vamente il file.

8Per salvare tutti i fogli della cartella, facciamo clic su Tutti i file o su File SYLK nell’elenco Tipo

file. Dal logo di Office selezioniamo Salva con nome. Nella casella Nome file digitiamo un nome per cre-are una copia senza sostituire l’originale e clic su Salva. Continuiamo salvando ogni foglio di lavoro separatamente.

9Qualora al nostro foglio di lavoro fosse colle-gato un grafico, possiamo provare a recupe-

rare quantomeno i sui dati attraverso l’uso di una macro. Apriamo il foglio di calcolo con il grafico e inseriamo un nuovo foglio con nome ChartData.

Apriamo l’editor Visual Basic con la combinazio-ne [Alt]+[F11].

3 A questo punto è possibile recuperare la maggiore quantità di dati dalla cartella di

lavoro deteriorata con un clic su Ripristina. In al-ternativa, si possono anche estrarre solo valori e formule. Quando il tentativo di ripristinare la car-tella di lavoro per intero non riesce, basta clicca-re su Estrai dati.

2 Agiamo diversamente se l’annullamento del ricalcolo non funziona, cercando di interveni-

re manualmente. Facciamo clic sul pulsante logo di Microsoft Office, quindi su Apri. Nella finestra di dialogo selezionare la cartella rovinata e fare clic sulla freccia accanto ad Apri, per selezionare Apri

e ripristina.

1Se la cartella di lavoro non si apre, modifi-chiamo le impostazioni dell’opzione di calco-

lo. Apriamo una nuova cartella di lavoro, clicchia-mo il logo di Office e poi Opzioni di Excel. Scegliamo la voce Formule e, nelle Opzioni di Calcolo, facciamo clic su Manuale e su OK. Riproviamo quindi ad aprire la cartella.

�� ���������� ������� �������

71Aprile 2010 Office Magazine

Un aiuto da Word

Un’alternativa al recupero dei dati è aprire la cartella danneggiata con Word (è necessario

che sia installato il convertitore di Excel). È bene spe-cificare che questo metodo non recupera fogli mo-dulo, di dialogo, grafici, macro o grafici incorporati. Stesso dicasi per le formule. In alternativa, possiamo riprendere solo i risultati visualizzati in quel dato mo-mento nelle celle della cartella di lavoro danneggiata. Anche WordPad consente l’apertura della cartella. Nel caso questa stentasse ad aprirsi, sarà necessa-rio recuperare il codice Visual Basic nei moduli e nei moduli di classe, ricercando le parole Sub o Function per individuare il codice più velocemente.

Specifiche del backupMeglio prevenireUna macro ad hoc

Cartella incompatibileSalvare il foglioIl formato SYLK

Lavorando con il foglio di calcolo a tutti sarà capitato, almeno una volta,di incorrere nello spiacevole incon-

veniente di ritrovarsi con una cartella di la-voro Excel che non si vuole più aprire. Comefar fronte a questo problema? In realtà esi-stono diversi metodi da seguire per arginarel’inconveniente. Innanzi tutto, solitamen-te, il programma avvia automaticamente lamodalità di recupero dati, eseguendo untentativo di ripristino e riapertura della car-tella di lavoro. Tale operazione non sempreva a buon fine, per cui bisogna procedere alrecupero manuale o eventualmente tentare manovre alternative. Qualora anche questedovessero risultare vane, si può far uso disoluzioni software di terze parti (per salva-re i dati della cartella danneggiata). Spesso,però, il problema è più semplice di quello

che può apparire, in quanto può verificarsiun errore del disco, o un errore di rete, cheimpedisce l’apertura del file. In tal caso bastaspostare la cartella su un altro disco rigido, odalla rete su un disco locale, e ripristinare ilnostro lavoro. Ad ogni modo prevenire è me-glio che curare, perciò è sempre utile salvarespesso la cartella ed eventualmente crear-ne una copia di backup (tutte le volte che si esegue il salvataggio). Inoltre si può pre-vedere la creazione automatica di un file direcupero a intervalli specifici, che permettal’accesso ad una copia della cartella di lavo-ro qualora l’originale venisse danneggiata oeliminata involontariamente.

[Alt]+[F8] apre la finestra visualizza macro

12 A questo punto assicuriamoci che la ca-sella disattiva salvataggio automatico solo per

questa cartella di lavoro non sia selezionata, altri-menti il programma non effettuerà alcun salva-taggio. Specifichiamo in Percorso file salvataggio

automatico la posizione in cui sarà salvato il file di o

recupero e infine confermiamo con OK.KK

11Per prevenire la perdita di dati facciamo clic su logo di Office/Salva con nome. Nuo-

vamente clic su Opzioni generali e selezioniamoSalvataggio. Attiviamo ora la casella Salva informa-

zioni di salvataggio automatico ogni e specifichiamonell’apposita casella la frequenza di salvataggio in minuti.

10 Dal menu Inserisci selezioniamoi Modulo

e dalla sezione Esempi del DVD apriamoi

il file Macro_recupero.txt. Copiamone il testo nel tt

modulo vuoto. Chiudiamo l’editor, selezioniamola serie x dei dati del grafico e visualizziamo lamacro con [Alt]+[F8]. Premiamo]] Esegui. I dati reii -cuperati saranno incollati nel foglio ChartData.

6 Quando viene salvata la cartella di lavoro nel formato SYLK, a volte capita che Excel

segnali la non compatibilità della cartella stessa con il formato scelto. Nel caso si presenti questa eventualità, facciamo clic su Sì nel messaggio visualizzato e, dal pulsante logo di Office, clic-chiamo su Chiudi.ii

5 Salvando in formato SYLK è possibile salva-re solo il foglio attivo nella cartella di lavoro.

Nel caso in cui la cartella contenga più fogli, il programma ci segnala che il tipo di estensione selezionata non supporta le cartelle a fogli multi-pli. A questo punto non resta che cliccare su OK

per salvare solo il foglio attivo.

4 Qualora la cartella non dovesse aprirsi con imetodi sinora elencati, possiamo provare ad

escludere gli elementi danneggiati del file, sal-vando la cartella in formato SYLK (Symbolic Link). Dal pulsante di Office andiamo in Salva con nome/

Altri Formati, selezioniamoii SYLK (Connessione logica)

come tipo file e poi clic su Salva.

Nel DVD / EsempiMacro_recupero.txt

������������� ������� �������

72 Office Magazine Aprile 2009

Non perdiamo i Riferimenti!Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli a dovere nei fogli di calcolo

Aumenti di prezzo

Riga o colonnaNomi da etichetteAggiunta nome

7 Nella finestra che appare, Nuovo nome, digi-tiamo il nome scelto, quindi indichiamo a quale ambito vogliamo associarlo (tutta la

cartella di lavoro o un foglio specifico). Possiamo aggiungere un commento (massimo 255 caratteri). In basso, in Riferito a, appare già inserito il riferimento della cella, di tipo assoluto.

8 Un modo più rapido per denominare celle e intervalli consiste nel digitare il nome direttamente nella Casella nome e

premere[Invio]. Possiamo inoltre estrarre i nomi dalle etichette di riga e colonna esistenti nell’in-tervallo. Per farlo, ci basta selezionare la tabella includendo le etichette (intervallo B2:I9).

9 Nel gruppo Nomi definiti (scheda Formule) facciamo clic su Crea da selezione. Appare la finestra Crea nomi da selezione. Indi-

chiamo la posizione delle etichette nella tabella selezionando la casella Riga superiore, Colonna sini-

stra, contenenti le celle in cui sono presenti i nomi dei mesi e dei prodotti.

Riferimenti relativi

3 Notiamo che l’operazione ha generato una serie di errori palesi: gli importi risul-tanti infatti sono abnormi. Ciò accade per-

ché abbiamo usato riferimenti di cella relativi. In F3 appare infatti la formula =E3*(1+D3), che molti-plica per E3 il valore di D3 anziché quello presente in C3, cioè la percentuale.

Creazione prospetto

1In un foglio di lavoro vuoto creiamo una ta-bella nell’intervallo B2:J10. In C2 digitiamo l’etichetta “% aumento”. In D2:J2 inseria-

mo i nomi dei primi sei mesi dell’anno. In B3:B10 digitiamo nomi di prodotti informatici. Formattia-mo C3:C10 con formato percentuale, inseriamo 0,02 in C3 e ricopiamolo fino a C10.

Excel in pratica

2 Formattiamo D3:I9 come Valuta. Inseriamo prezzi ipotetici in D3:D9. In E3 digitiamo =D3*(1+C3) che calcola il prezzo di genna-

io aumentato del 2%. Ricopiamo la formula fino a E9. Selezioniamo l’intervallo E3:E9 e ricopiamo-lo in F3:F9, posizionando il mouse nella cella E9 e trascinando verso destra.

�� ���������� ������� �������

73Aprile 2009 Office Magazine

Nomi sotto controllo

In Excel 2007 l’aspetto e l’organizzazione della finestra per la visualizzazione dei nomi creati

nella cartella di lavoro corrente sono stati ridisegnati. Per accedere alla funzionalità va fatto clic su Gestione nomi, nel gruppo Nomi definiti. La finestra consente di individuare i nomi con errori, controllarne il valore o il riferimento, visualizzare o modificare i commenti o de-finire l’ambito. Cliccando su Filtro è possibile filtrarne l’elenco, il che risulta utile per esempio per isolare i nomi contenenti errori. Gli altri pulsanti permettono di aggiungere nuovi nomi, modificare o eliminare quelli esistenti

12 Possiamo usare i nomi delle celle definitiin base alle etichette in formule anche esterne alla tabella, con il comando Usa

nella formula. Per esempio, con Somma ci basta digi-tare il segno “=”, la funzione, aprire la parentesi, clicsul nome nell’elenco Incolla nomi, chiudere parentesie premere[Invio].]]

Incolliamo nomi

11Otteniamo un risultato simile digitando una formula che calcoli il totale dei va-lori di una riga. Prima però spostiamo la

colonna “% aumento” nell’intervallo A2:A9. Poi clic99 -chiamo in I3, digitiamo33 =SOMMA, apriamo parentesi eselezioniamo C4:H4. Appare il nome dell’etichetta 44 Pc.cc

Chiudiamo parentesi e premiamo [Invio].]]

…ed in riga

10 Se nella cella D10 digitiamo una for0 -rrmula che calcola la somma dei valoripresenti nella colonna D sottostante

l’etichetta gen e selezioniamo le celle D3:D9 con il9

mouse, notiamo che nella cella D10, dopo la fun00 -zione =SOMMA(, appare automaticamente il nome((

dell’intervallo gen, con la formula =SOMMA(gen).

Nomi in colonna…

6 Se nelle formule utilizziamo nomi di celle anziché riferimenti, possiamo riconoscer-rrle e gestirle più facilmente. Excel consen-

te di dare un nome ad un intervallo di celle, una funzione, una costante o una tabella. Clicchiamosulla cella C3, per esempio, e selezioniamo la 33

scheda Formule/Nomi definiti/Definisci nome.

Celle denominate

5 Si possono anche usare i riferimenti mi-sti, che prevedono l’uso di una colonnaassoluta e una riga relativa o viceversa.

Se copiamo la formula =C3*(1+$A3) nelle righe)

adiacenti e nelle colonne sottostanti, il riferimen-to relativo alla riga 3 si adatta automaticamente,3

mentre quello assoluto alla colonna A no.

Riferimenti misti

4 Per correggere i calcoli dobbiamo usare i riferimenti assoluti nella formula della cel-la E3, in questo modo:33 =D3*(1+$C$3) . Per 33

inserire i segni di “dollaro” in C3 usiamo il tasto 3

[F4]. Premiamo]] [Invio]. Ricopiamo la formula fino ]]

a E9 e l’intervallo 9 E3:E9 nella colonna adiacente. 9

Otteniamo così risultati corretti.

Riferimenti assoluti

Una delle prime nozioni che vengonoinsegnate a chi è sta iniziando ad uti-lizzare Excel, riguarda i riferimenti di

cella ossia il meccanismo tipico dei fogli elettroa -nici per cui, quando si ricopia una formula da auna cella verso un’altra, cambia in automaticoanche il riferimento alle celle contenute. Se per esempio, ci troviamo nella cella C4, e la formula nella cella è A4+B4, trascinando dalla cella C4 la formula sulla cella C5, ci ritroveremo con la stessa formula ma riferita a una riga sottostan-te (A5+B5). Questa sorta di “aggiustamento”automatico dei riferimenti, che per tale motivo vengono detti “relativi”, è molto comoda per chi lavora con celle e formule. Come vediamo nell’articolo, però, nel caso in cui si voglia man-tenere fissa una delle due celle coinvolte in unaaformula, bisogna ricorrere ad un diverso tipo di riferimento, detto “assoluto”. Per definirlo

basta inserire davanti alla lettera della a colon-na (per tenere fissa la colonna) o al numero diariga (per tenere fissa la riga) il simbolo a $, il co-siddetto “segno di dollaro”, che per l’appunto mantiene immutato il riferimento nella copia.Terzo tipo di riferimento è quello “misto”, in cui ad aggiustarsi è o la riga o la colonna, a secondadella posizione del “$”. Un modo per fare chia-rezza e gestire meglio le formule, comunque, è assegnare nomi a celle o intervalli che si vuoleirendere “assoluti”, e del resto Excel consente an-che di denominare in modo automatico gli in-tervalli in base alle etichette di riga o a colonnain cui si trovano.

[CTRL]+[MAIUSC]+[:] inserisce l’ora corrente

ESEMPIRiferimenti.xlsx

������������� ������� �������

68 Office Magazine Luglio/Agosto 2010

Prevedi il futurocon gli scenariGrazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare in anticipo

il modo in cui evolverà una situazione finanziaria. Ecco come

eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa

Impostare le celle

Una visione d’insiemeRecuperare gli originaliUna copia dei dati

Primo scenarioDefinire il foglio

Excel in pratica

7Se selezioniamo uno scenario e poi clicchia-mo su Mostra, possiamo visualizzare i risultati

modificati direttamente nelle celle variabili e nelle celle risultato. I valori reali in tal modo vengono sostituiti da quelli ipotizzati. Per evitare di di-struggere i dati originali, è consigliabile salvare una copia del foglio.

8 Il vantaggio di usare il comando Mostra con-siste nel poter mettere a confronto immedia-

tamente l’ipotesi con i dati reali nella medesima posizione. Ad ogni modo le informazioni originali sono recuperabili subito dopo l’operazione. An-che dopo aver fatto clic sul pulsante Mostra, an-nullando la sostituzione con Annulla.

9Per ottenere la visione globale degli importi, si può utilizzare lo strumento Riepilogo scenari;

con cui Excel produce un nuovo foglio in modo automatico. Creandone più di uno, il programma li numera in sequenza. Per avviare il Riepilogo Sce-

nari clicchiamo sul pulsante Riepilogo nella fine-stra Gestione scenari.

3 Nella finestra Gestione scenari Excel ci comuni-ca di non aver trovato scenari nel foglio cor-

rente. Per crearne uno facciamo clic su Aggiungi. Nella finestra successiva Aggiungi scenario, in Celle

variabili è visibile l’intervallo B9:C9. Questo primo scenario va denominato “Tasso basso a termine corrente”.

2 In F9 inseriamo =Rata*Periodo-Importo, ovvero il valore “Totale.interessi”, che calcola la dif-

ferenza tra rate annuali e importo iniziale. Questa, e la formula in E9, costituiranno le celle risultato; mentre B9 e C9 le celle variabili. Selezioniamo le celle variabili e clicchiamo Dati/Analisi di simulazio-

ne/Gestione scenari.

1 In un foglio vuoto denominiamo le celle B9, C9, D9 e E9 “Tasso.interesse”, “Periodo”,

“Importo” e “Rata”. In B9 immettiamo il tas-so in formato percentuale, in C9 il periodo (la durata del pagamento in mesi), in D9 l’importo prestato. In E9 digitiamo la formula =RATA(Tasso.

interesse/12;Periodo;-Importo).

�� ���������� ������� �������

69Luglio/Agosto 2010 Office Magazine

Se il riepilogo è pivottante…

Abbiamo accennato al fatto che, nella fase rela-tiva alla creazione del riepilogo scenari, è pos-

sibile trasferire i gruppi di dati alternativi nella struttura di una particolare tabella pivot, detta Scenario rappor-

to di Tabella pivot (anziché visualizzarli nel rapporto riepilogativo 2D, come descritto nel tutorial). In tal caso, nell’area Dati della tabella pivot, il programma pone automaticamente le celle risultato; e, nell’area Riga, le celle variabili (poi “ruotabili” a piacere). È bene consi-derare che: più numerosi sono gli scenari confrontati, più utile risulta la possibilità di visualizzare i dati secon-do prospettive sempre diverse.

Il report finaleRiepilogo completatoCelle variabili

Modificare o eliminare?Secondo scenarioTasso e periodo

Quando si è alle prese con inve-stimenti, la richiesta di finanzia-menti, o qualsivoglia operazione

finanziaria, individuare la migliore tra piùopzioni non è sempre facile. Avere unostrumento che ci supporti nelle decisioni, indicandoci magari i possibili scenari futu-ri, potrebbe certamente rendere più sem-plice la valutazione. Proprio per far frontea questa esigenza, Excel mette a disposi-zione le “analisi di simulazione”. Queste consentono di confrontare le possibilità disponibili, valutando l’effetto delle diffe-renti variazioni dei dati. In questo articolo ci occuperemo di uno di questi strumenti:gli scenari (detti anche gruppi di dati al-ternativi). Essi prevedono singolarmentefino a 32 valori variabili e si possono appli-care a più fogli o cartelle di lavoro; unen-

doli poi in un unico foglio (il Riepilogo Scenari). Ogni scenario ha bisogno di unao più celle variabili (da sostituirsi poi conle alternative) e di una o più celle risultato,contenenti una formula. È possibile crea-re e salvare diversi gruppi di valori di un foglio di lavoro e passare a tali scenari per visualizzare i vari risultati. Di solito si parla di scenari al plurale, in quanto uno solo di essi può proporre un’unica alternativa ai dati da confrontare. Ecco perché vengono utilizzati più elementi in una singola ses-sione. Nell’esempio trattato useremo gli scenari per scegliere il più conveniente fra tre tipi di prestiti.

12 Facendo clic su Unisci, nella finestra ii Gestio-

ne scenari, possiamo inserire e combinare ii

in un foglio di lavoro gli scenari già creati in unaltro. Una volta selezionati i fogli di origine, dei quali viene indicata la presenza o meno di uno scenario, ci è possibile creare un Riepilogo Scenari

con gli scenari raggruppati.

11Confermiamo l’inserimento con Ok. Il nuovokk

foglio Riepilogo scenari viene creato automai -ticamente da Excel, che lo posiziona alla sinistradel foglio corrente (contenente i dati reali). Pos-siamo ora confrontare i tre finanziamenti e avereil colpo d’occhio sulle differenze che intercorro-no fra le alternative.

10 Si aprirà così la finestra Riepilogo Scenari, inii

cui possiamo scegliere tra due differen-ti tipi di rapporto: Riepilogo e o Scenario rapporto di

Tabella pivot. Clicchiamo sul primo. Nella casella tt

sottostante immettiamo le celle risultato. Sul fo-glio di lavoro dovremo selezionare entrambe le celle E9 ed F9.

6 Per modificare uno o più scenari clicchia-mo su Modifica. Excel aggiunge nell’area dei

commenti il testo “Modificato da…..il….” sotto al”

commento precedente. Con Aggiungi si possono i

creare altri scenari, con Elimina rimuoverli. Clica -cando su Chiudi gli scenari non producono alcuni

effetto, ma non vengono cancellati.

5 Ripetiamo una seconda volta l’operazione di inserimento, con un tasso analogo al prece-

dente ma un numero doppio di mesi. Al termine clicchiamo su Ok. Nella finestra di kk Gestione scenari

è riportato l’elenco dei tre scenari creati. In bas-so ritroviamo il riferimento assoluto delle celle variabili e l’eventuale commento.

4 Clicchiamo Ok. In kk Valori scenario digitiamo i o

valori da sostituire a quelli reali. Nella casella1 immettiamo un tasso inferiore rispetto al pre-cedente e, nella 2, inseriamo un numero di mesiuguale a quello corrente. Clicchiamo su Aggiungi

per attivare il secondo scenario che chiameremo“Tasso corrente a lungo termine”.

Nel DVD / EsempiScenari.xlsx

definisce un nome[CTRL]+[F3]

������������� ������� �������

������������� ������ ��

�������������������������� �!��"#�#��#

$�������������� ������ !�%���#�&�'���!�$������($! �)��!��*���'�!� !�'$�����'��� '�$��&� �����!�����!*������$+�'�,������!� �!'�-'�!��! ��� �.�&��/��!����%�&�������!�����*�

��! ���!��!���$ �� '���!���#��)!�����!����� ��� $,!��&'$����! ��� �.�&��/��!�����������!�����������!����'�$ ������&&)$��&������!&&!���0��,�������'���!�$�!�

�!&&����! !��!���!��#�1�,��!�,��'�������!���� ����'������ !��������'��!����!&���%��.�!%!���#�1! $�������!��!&��! ����$+�! !�!�����&'$��,��������������� !�����$�����������!�

'�������!&&������������ �!�#�

�����!����������� �!��"#�#�#

"!�!������&���2�3��� #� ���!���*���4���������&���"!�!�����!��!2� #����!''�*���������#�4�56��7��!��!�8 "9

�:��!����!��������&!2��� �,��"! ��

:��!����!��! ��� �.�&!2��� �,��"! ���! ��� �.�&!��������&!2��� �,��������!

�!������!2�;���'! '��;��! ��!�� �� $&!��!�����%��/�!�������&!2�����!����''�

�&&�.�������2���$ !��!� ����&� !*�&!��� &! '�%�'�*�����������!���*�;���'! '������'�*�;�.�������!%� �

�!�&��������!����-'�2� ��,���<��"�&� #����!''�*���������#�56��7��!��!�8 "9

����:��!'���2�������3!&����! ��� �.�&!����-'���������!���2��!������� �'!����

�! ��� �.�&!���!��!'��'�2�����'��&��"�'�&���,����������!�!&!������'�2�;���'! '�� � ���!

�&&!��������0-'!��������!��=��7