agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire 1 13/09/2006 ir. geert de poorter...
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1 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
13/09/2006
ir. Geert De Poorter
Directeur général Laboratoires
Session de Formation Laboratoires
Plan de management et plan opérationnel (Avril 2006-Mars 2009)
2 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
Sommaire
1. Introduction 2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés 3. Modèle d’activités et mission 4. Réseau de Laboratoires : Organisation (Intranet) 5. Objectifs stratégiques et opérationnels 6. Conclusions 7. Contact
3 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
1. Introduction
Cadre légal- AR du 2001/12/06, article 10: Dans les trois mois qui suivent la désignation, un projet de plan de
management et un projet de plan opérationnel sont établis et transmis à l’Administrateur délégué par le titulaire de la fonction de management
Historique- Finalisation “projet version 1” : 2006/03/22- Concertation dans le Groupe de pilotage Laboratoires : 2006/04/16- Concertation avec Administrateur délégué : 2006/05/23- Présentation du “projet version 2”: 2006/06/19- Publication sur Intranet et sur Internet de la “version définitive 1” : 2006/07 en 2006/08
Contenu- Définition des missions de gestion et des obligations qui en découlent- Objectifs stratégiques- Objectifs opérationnels- Cadre budgétaire
4 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
2. Place de la DG et quelques chiffres clés
Gedelegeerd Bestuurder
Controle-beleid
AlgemeneDiensten
LaboratoiresControle
PlantenMeststoffen
Bestrijdingsmiddelen
VoedingsmiddelenFabricage & productie
DierenDierenvoeders
DiergeneeskundeDiergeneesmiddelen
Internationale betrekkingen
Databanken
Wetenschappelijk Comitémet secretariaat
Services centraux
Labos externes
Gent
Tervuren
Melle
Liège
Gembloux
Labos AFSCA
Primaire productieTransformatie
Distributie
ErkenningenIn/Uitvoer – RASFF –
CONSUM
Centrale diensten
Coördinatie NL & FR
Inspectiediensten
NOE
11 PCE’s
NICE
Personeel &
organisatie
ICT (informatica)
Budget en
beheerscontrole
Logistiek
Juridische dienst
Vertaaldienst
Sociale dienst
Communicatie & MeldpuntPreventie en bescherming o/h werk
Crisispreventie en –beheerKwaliteitszorg
Stafdiensten
Raadgevend Comité
Interne audit
5 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Le plan de personnel pour 2005 est aligné sur le futur modèle d’activités (total : 1290 ETP)
Strategische planning voor
budget, HR, ICT
ICT service levels & partner mgmt
HR Management
Facturatie & Inningen
Preventie en bescherming op het
werk
(Budg+Analyt) Boekhouding
Uitvoeren Budget Controle
ICT operationeel beheer
Ondersteuning logistiek, juridisch,
vertalen
Services de soutien
Opstellen management-
plannen
Relaties met stakeholders
Uitwerken Crisisstrategie
Opleiding geven
Opstellen en beheer Communicatieprogr
amma’s
Interne Audit & Kwaliteitszorg
Bepalen communicatie-
strategie
Fondsenbeheer voor derden
Administration générale
Opvolgen en evaluatie van
risicobeoordeling
Analyse input van de sectoren
Analyse van Europese berichten
(RASFF)
Analyse van meldingen/klachten
Uitwerken controle-strategie
ControleProgramma evaluatie
Ontwerpen Controle Programma
Richtlijnen voor Controles
Vereenvoudiging van wetgeving
Vastleggen Partner Strategie
Opvolging (sub)contractors
Contractor Performance Monitoring
Opmaken planning binnen PCE
Subcontractors en Sectoren
relatiebeheer
Opmaak controle planning per sector/PCE
Vastleggen Controle & inspectie
strategie
evaluatie van performantie van
controles
Uitvoering controles uit controle-programma
Controle op de werking van OCI
Coordinatie en evaluatie van
buitendiensten
Vastleggen van richtlijnen voor
opvolging
Afleveren certificaten
controlerapportering
Fraude-bestrijding
Afleveren erkenningen
Opvolgen vaststellingen
(non conformiteiten wanbetalers, PV’s)
Opvolgingscontrole meldingsplicht
klachten
Ondersteunen Wetenschappelijk
comite
Opvolgen
Wetgevend kader
Advies geven rond wetgeving
Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste -
grensposten
opzetten verbeterings-
programmma’s
Workforce Planning
Validatie van sectorgidsen
Omzetten (EU) reglementering
Dispatching van monsters
Vastleggen Labo Strategie &
kwaliteitsnormen
Labo Planning & prijsopvolging
Organisatie ringtesten
Uitvoeren van labo analyses
Uitvoeren van analyses voor
derden
Erkennen van Labo’s
Relatiebeheer met (lokale) overheden
Uitvoeren controles voor derden
ACS-audits op aanvraag
Opstellen Controle checklists
Uitwerken risico-strategie
Opzetten traceerbaarheid
Suivi des contrôles
Exécution des contrôles
Plans de contrôle
Evaluation du risque
Stratégie de programmation
Labos d’analyses
CODA dierenziekten
Europese RAS opvolging
Feedback naar bedrijven
Synthese & evaluatie van controle- &
analyseresultaten
Laborapportering
Crisis- en incidenten-
management
Orientation stratégique
ManagementActivités de
contrôle
Exécution
VakbondsoverlegRapportering aan
derden
52 niv A
9 niv B
11 niv C
5 niv D
77 ETP34 ETP
16.5 niv A
6 niv B
6 niv C
5 niv D
42 niv A
7 niv B
25 niv C
16 niv D
90 ETP
696 ETP
43 niv A
68 niv B
17 niv C
34 niv D
162ETP
64 niv A
44 niv B
56 niv C
66 niv D
231 ETP
522 Techn
211 niv A
247 niv B
60 niv C
4 niv D
174 Staff
45 niv A
6 niv B
71 niv C
52 niv D
6 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Plan de personnel 2008 basé sur le scénario de 100 % SAC et après BPR et automatisation (total : 1080 ETP hors audits))
Strategische planning voor
budget, HR, ICT
ICT service levels & partner mgmt
HR Management
Facturatie & Inningen
Preventie en bescherming op het
werk
(Budg+Analyt) Boekhouding
Uitvoeren Budget Controle
ICT operationeel beheer
Ondersteuning logistiek, juridisch,
vertalen
Services de soutien
Opstellen management-
plannen
Relaties met stakeholders
Uitwerken Crisisstrategie
Opleiding geven
Opstellen en beheer Communicatieprogr
amma’s
Interne Audit & Kwaliteitszorg
Bepalen communicatie-
strategie
Fondsenbeheer voor derden
Administration générale
Opvolgen en evaluatie van
risicobeoordeling
Analyse input van de sectoren
Analyse van Europese berichten
(RASFF)
Analyse van meldingen/klachten
Uitwerken controle-strategie
ControleProgramma evaluatie
Ontwerpen Controle Programma
Richtlijnen voor Controles
Vereenvoudiging van wetgeving
Vastleggen Partner Strategie
Opvolging (sub)contractors
Contractor Performance Monitoring
Opmaken planning binnen PCE
Subcontractors en Sectoren
relatiebeheer
Opmaak controle planning per sector/PCE
Vastleggen Controle & inspectie
strategie
evaluatie van performantie van
controles
Uitvoering controles uit controle-programma
Controle op de werking van OCI
Coordinatie en evaluatie van
buitendiensten
Vastleggen van richtlijnen voor
opvolging
Afleveren certificaten
controlerapportering
Fraude-bestrijding
Afleveren erkenningen
Opvolgen vaststellingen
(non conformiteiten wanbetalers, PV’s)
Opvolgingscontrole meldingsplicht
klachten
Ondersteunen Wetenschappelijk
comite
Opvolgen
Wetgevend kader
Advies geven rond wetgeving
Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste -
grensposten
opzetten verbeterings-
programmma’s
Workforce Planning
Validatie van sectorgidsen
Omzetten (EU) reglementering
Dispatching van monsters
Vastleggen Labo Strategie &
kwaliteitsnormen
Labo Planning & prijsopvolging
Organisatie ringtesten
Uitvoeren van labo analyses
Uitvoeren van analyses voor
derden
Erkennen van Labo’s
Relatiebeheer met (lokale) overheden
Uitvoeren controles voor derden
ACS-audits op aanvraag
Opstellen Controle checklists
Uitwerken risico-strategie
Opzetten traceerbaarheid
Suivi des contrôles
Exécution des contrôles
Plans de contrôle
Evaluation du risque
Stratégie de programmation
Labos d’analyses
CODA dierenziekten
Europese RAS opvolging
Feedback naar bedrijven
Synthese & evaluatie van controle- &
analyseresultaten
Laborapportering
Crisis- en incidenten-
management
Orientation stratégique
ManagementActivités de
contrôle
Exécution
VakbondsoverlegRapportering aan
derden
74 ETP34 ETP
86 ETP
522 ETP
370 contrôleurs 140 + 11 support
149ETP
215 ETP
89,5 ETP Audits SAC
7 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
2. Place de la DG et quelques chiffres clés : propositino budget 2007
Budget 2007Administration LaboratoiresTaux d'inflation 1,5
Description2005 réalisation
2006 après audit
2007 demandé pour bilatérale SPF
Différence (%) Remarque
Formation professionnelle (divisé) 34483 35.000 1,50 Adaptation inflationLocation matériel et mobilier (divisé) 10.466 262.000 265.930 1,50 Adaptation inflationEntretien et réparation de matériel et meubles (divisé) 375.474 365.000 471.975 29,31 100 000 € transfer de 526,050Dépenses de fonctionnement informatique (divisé) 600.000 250.000 -58,33
Majeure partie réalisation LIMS en 2006 (point de vue budget)
Matériel de bureau (divisé) 70.599 115.000 116.725 1,50 Adaptation inflationDiverses contributions "organisations internationales" 10.158 8.140 8.140 0,00 BIPEA, KDLLDépenses buerau : divers (activités sociales) (divisé) 13.063 14.088 13.619 -3,33 Adaptation nombre ETPPrestations par tiers : coûts pour labos externes 13.964.051 15.282.800 14.955.829 -2,14
Transfert de 509.747 au poste 527.000
Prestations par tiers : dépenses EST 1.943.218 2.394.839 2.671.154 11,54 davantage d'analysesDépenses EST : labos externes 10.098.246 9.802.000 9.558.775 -2,48 Diminution de prix de 1 €Prestations par tiers 906.450 906.450 0,00
Salmonella volailles/porcs CERVA
Achat de produits pour analyses 1.129.499 1.229.000 1.247.435 1,50 Adaptation inflationAchat de biens patrimoniaux : mobilier (divisé) 45.000 90.000 100,00
Déménagement Liège à Wandre; Melle
Achat de biens patrimoniaux 317.258 435.000 635.000 45,98 200.000 € transfert van 526.050
²
27.932.032 31.459.317 31.191.032 -0,85
8 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
3. Modèle d’activités et mission
Businessplan FAVV | 23 november 2004 | 14
FAVV
Federaal Agentschap voor deVeiligheid van de Voedselketen
De toekomstige werking is gebaseerd op een activiteitenmodel met kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten
Strategischeplanning voor
budget, HR, ICT
ICT service levels & partner mgmt
HR Management
Preventie en bescherming op het
werk
(Budg+Analyt) Boekhouding
Uitvoeren Budget Controle
OndersteunendeDiensten
Opstellenmanagement-
plannen
Relaties met stakeholders
UitwerkenCrisisstrategie
Opstellen en beheerCommunicatieprogr
amma’s
Interne Audit & Kwaliteitszorg
Bepalencommunicatie-
strategie
Fondsenbeheervoor derden
AlgemeenBeheer
Opvolgen en evaluatie van
risicobeoordeling
Analyse input van de sectoren
Analyse van Europese berichten
(RASFF)
Analyse van meldingen/klachten
Uitwerken controle-strategie
ControleProgrammaevaluatie
Ontwerpen ControleProgramma
Richtlijnen voorControles
Vereenvoudigingvan wetgeving
Vastleggen Partner Strategie
Opvolging(sub)contractors
Contractor Performance Monitoring
Opmaken planning binnen PCE
Subcontractors en Sectoren
relatiebeheer
Opmaak controleplanning per sector/PCE
Vastleggen Controle & inspectie
strategie
evaluatie van performantie van
controles
Coordinatie en evaluatie van
buitendiensten
Vastleggen van richtlijnen voor
opvolging
Afleverencertificaten
controlerapportering
Fraude-bestrijding
Afleverenerkenningen
Opvolgenvaststellingen
(non conformiteitenwanbetalers, PV’s)Opvolgingscontrole
meldingsplicht klachten
Opvolgen
Wetgevend kader
Advies geven rondwetgeving
opzettenverbeterings-
programmma’s
Workforce Planning
Validatie van sectorgidsen
Omzetten (EU) reglementering
Dispatching van monsters
Vastleggen Labo Strategie &
kwaliteitsnormen
Labo Planning & prijsopvolging
Uitvoeren van analyses voor
derden
Erkennen van Labo’s
Relatiebeheer met (lokale) overheden
Uitvoeren controlesvoor derden
ACS-audits op aanvraag
Opstellen Controlechecklists
Uitwerken risico-strategie
Opzettentraceerbaarheid
OpvolgingControles
UitvoeringControles
Controle-plannen
RisicoBeoordeling
Programma-beleid
Analyses-labo’s
Europese RAS opvolging
Feedback naarbedrijven
Synthese & evaluatie van controle- &
analyseresultaten
Laborapportering
Crisis- en incidenten-
management
Strategie richtinggeven
Managementcontroleaktiviteiten
Uitvoering
kernactiviteit uitgevoerd voor derdensupportactiviteit uitgevoerd met partners
VakbondsoverlegRapportering aan
derden
Facturatie & Inningen
ICT operationeelbeheer
Ondersteuninglogistiek, juridisch,
vertalen
Opleiding geven
Uitvoeringcontroles uit
controle-programma
Controle op de werking van OCI
OndersteunenWetenschappelijk
comite
Uitvoeringcontroles
- op aanvraag - verplicht
- ten dienste - grensposten
Organisatieringtesten
Uitvoeren van laboanalyses
CODA dierenziekten
Analyses – labos
Dispatching des échantillons
Fixation stratégie labos et normes de qualité
Planning Labos & suivi des prix
Exécution d’analyses pour tiers
Agrément de labos
Rapportage labos
Organisation de tests interlaboratoires
Exécution des analyses de labo
9 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
3. Modèle d’activités et mission
Mission de l’Agence : veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes
Mission de l’Administration : Le réseau de laboratoires a pour tâche centrale de fournir des résultats précis et ce dans un délai convenu et le plus bref possible et à un prix économiquement justifié
10 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
4. Réseau de laboratoires : organisation
Administration centrale
Laboratoires AFSCA
(5)
Laboratoires agréés
(42 au 2006/06/19)
A.R. 15/04/05
Laboratoires nationaux de
référence
(7)
Analyses de routine
Accréditation ISO 17025
Règlement (CE) n° 882/2004
11 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
4. Réseau de Laboratoires : Organisation
Gentbrugge
- résidus, contaminants (hormones, médicaments vétérinaires, métaux lourds…)
- chimie inorganique, engrais, amendements du sol
- aliments pour animaux, denrées alimentaires
Tervuren
- résidus, contaminants (mycotoxines, dioxines, PCB, HAP…, antibiotiques, coccidiostatiques…
- vitamines
Melle
- microbiologie
- dispatching
- chimie / chromatographie
Gembloux
- microbiologie
- dispatching
Liège
- analyse des composants essentiels
- phytopharmacie : formulation
- conservateurs
- denrées alimentaires irradiées
12 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
5. Objectifs stratégiques et opérationnels
OS2: Communication aux entreprises et aux consommateurs (4 OO) OS3: Qualité / Mener une gestion basée sur un modèle d’administration (9
OO) OS5: Gestion intégrée de l’information et des données (3 OO) OS6: Collaborateurs compétents et motivés/ La création d’un environnement
de travail stimulant pour les collaborateurs (8 OO) OS7: Collaboration avec d’autres instances officielles (4OO) OS8: Gestion (de crise) efficace (4 OO) OS11: Collaboration privé-public (3 OO) OS13: Développement réseau de laboratoires de référence (3 OO) OS14: Le fonctionnement des laboratoires tient compte de la sécurité et de
l’environnement (3 OO) Total: 8 OS, 41 OO
13 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
5. Objectifs stratégiques et opérationnels
Communication aux entreprises et aux consommateurs- Poursuite du développement du site web- Communication dirigée vers la CE et laboratoires tiers- Augmenter la visibilité sur le plan international- Poursuivre l’élaboration de la concertation structurelle avec les laboratoires tiers
Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration- Poursuite du processus d’accréditation des 5 labos AFSCA- Elaboration d’un système de mesure des prestations- Elaboration d’un audit interne des labos (ISO-17025) et de l’administration centrale
(ISO-9001)- Harmonisation système de qualité au sein des 5 laboratoires AFSCA- Demande d’audit de certification ISO-9001 Administration centrale
14 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
5. Objectifs stratégiques et opérationnels
Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration- Création groupe d’inspection pour contrôles dans les laboratoires tiers- Satisfaire aux critères de qualité imposés par la CE
Adaptation AR agréments Inventorier criètes de qualité microbiologie et chimie Assurer la formation dans les labos AFSCA et dans les laboratoires tiers
Gestion intégrée de l’information et des données- Analyse Delta LIMS- Introduction LIMS- Elaborations de clusters et de Centers of Competence
Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs- Accueil et coaching des nouveaux collaborateurs- Optimiser et automatiser processus deuxième cycle cercles de développement
15 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
5. Objectifs stratégiques et opérationnels
Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs- Exploiter résultats premier cycle- Elaboration d’une stratégie de gestion des compétences- Lancement projet Erasmus intra labos AFSCA et labos de référence- Prévoir des formations techniques
Etablissement d’un plan de besoins et estimation du coût Prévoir bibliothèques automatisées et système de recherche
- Elaboration d’un code de déontologie Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte
international- Collaboration avec autorités locales
Inventaire laboratoires locaux/DGZ/ARSIA/BIRB Concrétisation de conventions via protocole/BIRB
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5. Objectifs stratégiques et opérationnels
Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international- Collaboration avec autorités locales
Concrétisation de conventions via législation avec DGZ/ARSIA Elaboration d’un réseau CEN/Codex Alimentarius/AOAC
Gestion (de crise) eficace / Durée d’exécution des analyses en conformité avec les attentes du demandeur- Développement de Lablib- Poursuite du processus de rationalisation- Elaboration d’une business unit dispatching et de tests interlaboratoires- Constitution d’une équipe intralab pour analyses de crise
17 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
5. Objectifs stratégiques et opérationnels
Collaboration privé / public- Suivi des critères de l’arrêté agrément dans les laboratoires- Poursuivre le processus de collaboration avec Belac- Elaboration d’une méthode de validation et d’incertitude de mesure
Elaboration d’un réseau de laboratoires de référence- Inventaire et besoins en relation avec la réglementation européenne- Etablir un fichier modèle de contrat- Etablir des indicateurs de mesure des prestations
Le fonctionnement du labo tient compte de la sécurité et de l’environnement- Suivi des exigences d’exploitation et des exigences de sécurité- Introduction des parties applicables de l’EMS (ISO-14011)- Réorientation des tâches de Melle/Gentbrugge si pas de fusion/Déménagement
Wandre
18 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
6. Conclusions
Accréditation selon ISO-17025 pour tous les paramètres/matrices du programme de contrôle
La rationalisation doit encore être développée davantage- Appareillage- Combinaison d’analyses- Réactifs et contrats d’entretien
Introduction de systèmes de mesure des prestations et du benchmarking Création de business units indépendants (Tests interlaboratoires, 5 labos
AFSCA, centres de dispatching) Echange de connaissances via groupes de clusters (migration, métaux lourds,
spectrométrie de masse, microscopie, biosenseurs…) Le plan de management du Directeur général se trouve entièrement dans le
prolongement du Business plan de l’Administrateur délégué
19 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire
7. Contacts
Tous contacts avec Bruxelles via l’Administration centrale des Laboratoires Intranet, rubrique Laboratoires Internet: www.favv.be >Secteurs professionnels> Rubrique séparée
“Laboratoires” WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, B-1000 Bruxelles, 20e étage Tél.: + 32 2 208 47 42 Téléfax: + 32 2 208 49 75 E-mail: [email protected]: coordination personnel;
[email protected]: coordination budget