ALEPH Akvizice

Objednávka seriálu

Akviziční proces1. Vytvoření BIB záznamu2. Vytvoření objednávky, odeslání objednávky dodavateli, vázání částky v

rozpočtu3. Registrace došlých faktur od dodavatele a jejich navázání na rozpočty4. Registrace úplného nebo částečného dodání dokumentů do knihovny5. Urgence6. Vytváření zpráv, statistik

V systému Aleph je nutné nejdříve vytvořit: Záznamy dodavateleů Rozpočty Nastavit parametry akvizice (měny, tisky, rozpočty, způsoby nabytí, periodicity seriálů,

objednávkové skupiny atd.)

U seriálových objednávek zapisujeme předplatné a parametry vydávání (periodicita, ve které mají očekávaná čísla přijít do knihovny)

Akvizice - objednávka Před vytvořením objednávky je nutné mít vytvořen záznam dodavatele, u

kterého chci dokumenty objednat

Objednávku mohu vytvářet pouze pro dodavatele, pro nějž mám vytvořenou 2. úroveň (KNAV je správcem záznamů dodavatelů, dílčí knihovny si vytvářejí 2. úroveň hlavního záznamu dodavatele). KNAV si také musí vytvořit svou 2. úroveň dodavatele

Jednotlivé dílčí knihovny si nemohou prohlížet, editovat, mazat objednávky jiných dílčích knihoven

Systém hlídá, zda jsme v objednávce vybrali svou dílčí knihovnu a zda jsme vybrali dodavatele, u nějž máme vytvořenou 2. úroveň

Typy objednávek Monografická Seriálová Trvalá (např. pro evidenci edic, dílových dokumentů)

Objednávka seriáluObjednávku vytváříme ke konkrétnímu BIB záznamu

POSTUP: BIB záznam existuje - Najdu přes Hledání (dalekohled) v modulu Akvizice (případně lišta seriál –

ISSN, název, č. BIB záznamu)- Najdu přes Hledání v modulu Katalogizace – překliknu se do Akvizice

BIB záznam neexistuje - Vytvořím ho v katalogizaci, překliknu se do Akvizice- Vytvořím záznam v modulu Akvizice pomocí volby Objednávka –

Katalogizovat Objednávku – stručný zápis několika katalogizačních údajů

K vytvořenému BIB záznamu mohu vytvořit objednávku

Modul AkviziceVyhledávací lišty

ZáložkyNabídky jednotlivých záložek

Seznam objednávek k danému záznamu

Konkrétní údaje objednávky

Modře vysvícené údaje o záznamu, ve kterém se nacházím

Modul AkviziceLišta seriály

Lišta objednávka

Lišta faktura

Objednávka

Faktura

Správa (dodavatelé, rozpočty, měny)

Správa seriálůRejstřík objednávek

Vyhledávání

Nalezený záznam v modulu Katalogizace – proklik do akvizice

Modul Akvizice – Vyhledávání (dalekohled) – tlačítka na přepnutí do akvizice/seriálů – na seznam objednávek či správy seriálů

Vytvoření nové seriálové objednávky

Přidat – vytvořím objednávku – nabídne se okno s výběrem typu objednávky - seriályDuplikovat – zduplikuji existujícíTisk/Storno – nabídka typů tisku Odeslat – odešlu objednávku dodavateli

Údaje o konkrétní objednávce

Kód čítače – je možné navolit prefix před číslem objednávky (např. ústavu), poté se použije pro číslování objednávek vlastní čítač čísel objednávek pro danou dílčí knihovnu

Seznam již vytvořených objednávek k danému seriálu (BIB záznamu)

Objednávka seriálu – karta 2. Všeobecné informace

ID navrhovatele – propojení s výpůjčkou (čtenář, zaměstnanec atd.)

Nejdříve je nutné vybrat dílčí knihovnu, na té závisí nabídka ostatních údajů

Číslo objednávky generuje čítač. Lze nastavit čítač pro konkrétní dílčí knihovnu s vlastní řadou čísel

Např. jednotlivá odd. knihovny, která vytváří objednávky

Objednávka seriálu – karta 3. Dodavatel

Do objednávky se natáhnou i ostatní údaje dodavatele

Typ odeslání objednávky – určuje, zda odešlu dodavateli seznam objednávek (kód LI) nebo se vygeneruje dopis pro každou zvlášť (kód LE)

Datum urgence se automaticky vypočítá z údajů o zpoždění dodání v dodavateli

Objednávka seriálu – karta 3. Dodavatel

Pole v kartě 3. Dodavatel

•Datum urgence – datum urgence se automaticky vypočítá z údajů o zpoždění dodání v dodavateli, kde zadám počet dnů, které bude dodavatel potřebovat, aby dokument dodal (uzel správa – dodavatelé), např. pokud je v dodavateli zpoždění dodání 0 – urgence se po odeslání dodavateli nastaví na další den, pokud do zpoždění dodání napíšu 14, urgence se začne generovat po 14 dnech

• Zahájení předplatného, ukončení předplatného - Zadáme data, mezi kterými bude knihovna dostávat seriál

• Cyklus rozpočtů – uvedeme, pokud používáme rozpočty. Zde jsou definovány cykly pro roční rozpočty, v nichž bude vázána částka pro předplatné takto: Jestliže zadáme "1", pak bude částka vázána v každém ročním rozpočtu ihned po jeho otevření. Jestliže zadáme "2", pak bude částka vázána každý druhý rok, při zadání "3" každý třetí rok atd. (Souvisí se spouštěním služby Obnovení vázaných částek pro seriálové a trvalé objednávky)

• Datum prodloužení - Datum, kdy by mělo být předplatné prodlouženo nebo zrušeno.

Objednávka seriálu – karta 4. Množství a cena

Konečná cena = cena podle ceníku +/- slevy/přirážky

Slevy a přirážky - dotáhnou se ze záznamu dodavatele

Implicitní údaje – vztahuje se na celý formulář: Karta 1.: Číslo objednávky 1,2, Objednávková skupina , Status objednávky, Dílčí knihovna, Způsob nabytí, Druh dokumentu ;Karta 2.: formát dokumentu, druh dokumentu, DK, způsob nabytí, objednávková skupina; Karta 3. Dodavatel – doporučujeme před nastavením impl. údajů dodavatele z formuláře vymazatKarta 4. Počet exemplářů

Celková cena = počet exemplářů x cena za exemplář, vyplní se automaticky

Vázat částku - navázání na rozpočty

Lokální cena - vyplní systém (Cena v měně dodavatele X Slevy/přirážky X Směnný kurs měny = Cena v lokální měně)

Přidat – uložím objednávku

Cena podle ceníku – cena do zatížení rozpočtu, pokud nevyplníme, systém doplní celkovou cenu

Statusy objednávek Statusy objednávek:

Po vyplnění a uložení objednávky má objednávka status NEW. Poklikem na tlačítko Odeslat se změní status na RSV (pro seznam objednávek) nebo SV – odesláno dodavateli (pro jednotlivý dopis, viz dále). Jestliže je status dodání dokumentů úplný a faktura byla zaplacena (status platby je Placena), systém automaticky aktualizuje status na CLS - objednávka je uzavřena Je možné nastavit další statusy objednávek Statusy objednávek je možné měnit ručně

Postup po objednání dokumentů Vytvoříme předplatná a parametry vydávání. Jednotlivá čísla zaregistrujeme dodání v Uzlu Registrace – Evidence dodání a zaevidujeme do fondu (vytvoříme jednotku) Evidence faktur - můžeme zaevidovat fakturu, dodanou dodavatelem Pokud byl k objednávce připojen rozpočet, částka se po vytvoření obj. v rozpočtu rezervuje, po evidenci faktury se odečte Dle nastavení ve Správě v kartě Dodavatel systém hlídá, zda bylo číslo dodáno včas a po spuštění služby Urgencí vygeneruje podle zadání urgenční dopisy pro dodavatele (nebo jen zprávy o tom, že objednané číslo dosud nebylo dodáno) U trvalých objednávek (dílovky, edice) lze nastavit průběžné generování urgencí/zpráv (denně až 1x ročně)

Odeslání objednávky – jednotlivý dopis

Objednávka má status NEW. Po odeslání se změní na SV – Odesláno dodavateli

Odeslání seznamu objednávek – menu ALEPH – Služby – Odesílání seznamu objednávek dodavateli

Objednávka zasílaná jako seznam musí mít status RSV – připraveno na odeslání dodavateli. Status NEW na RSV změním buď ručně v objednávce v Kartě 2. či klikem na Odeslat – systém zahlásí, že mám poslat obj. seznam procedurou acq-14 (odesílání seznamu objednávek dodavateli) a změní status objednávky na RSV

Odeslání objednávky – seznam obj.Uvedeme:- název výstupního souboru (bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer, velkých písmen)- z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele -vybereme dílčí knihovnu – DŮLEŽITÉ!!-Aktualizovat databázi – ANO – systém přidělí objednávce status SV - odesláno dodavateli-zatrhneme-li „do historie“, budeme si moci příště tlačítkem Zobrazit historii vyvolat předešlý dotaz a můžeme ho jen upravit, )nemusíme zadávat všechny údaje znovu)-Potvrdíme tlačítkem Odeslat

Seznam objednávek najdeme ve správci úloh v KNA50 pod názvem výstupního souboru

Odeslání objednávky – seznam –správce úloh

1. Zkontroluji, zda jsem v bázi KNA50. 2. V dolní části okna najdu soubor – přesunu pomocí šipky (např. k archivaci) 3. zkontroluji konfiguraci tisku 4. Zkontroluji typ nastavení 5.Mohu potvrdit - tlačítko Tisknout

Rejstřík objednávek

Statusy objednávek (nejpoužívanější):NEW - nováRSV – připraveno k odeslání dodavateliSV – odesláno dodavateliCLS – objednávka je uzavřena (dokumenty jsou dodány)

Rejstřík nových a zrušených objednávek

Statusy nových a zrušených objednávek:NEW - nováLC – zrušeno knihovnouVC – zrušeno dodavatelemCNB - zrušeno bez rozpočtu(neobsahuje smazané objednávky!)