analisis de diagnostico administrativo
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METODOLOGÍA
DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO Guevara Honores, Sara
Lázaro Rodríguez, Stefhanny
Lulichac Rojas, Eduardo
Grey Kelvin
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¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO?
• Sistemático• Integral• Periódico
ESTUDIO
• Conocer la organización y el funcionamiento del área objeto de estudio
PROPÓSITO • Detectar causas y efectos de los problemas administrativos para analizar y proponer alternativas de solución con los recursos disponibles.
FINALIDAD
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IMPORTANCIA
HACE
UN
ANÁLISIS
DE:
La Estructura administrativa y orgánica,líneas de autoridad y tramos de control
Las funciones de cada uno de los órganosadministrativos.
Los procesos generales y descripcióngráfica de la secuencia de sus funciones
Facultades delegadas dentro del personal, yla relación entre las funciones específicasde los puestos y el proceso de toma dedecisiones.
Comunicación y coordinación entre dos o másáreas.
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TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Cuestionarios
Entrevistas
Encuestas
Observación
Estudio Documental
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OTRA TECNICA: MATRIZ FODA
Surgió dentro del ámbito de la planeación estratégica del desarrollo empresarial.Herramienta de análisis,muy útil para describir el estado de una institución en un momento dado.
Posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro.
Las variables que se consideran en la matriz son:
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OTRA TECNICA: MATRIZ FODA
FORTALEZAS
aspectos favorables de la institución
que le garantizan la
obtenciónde sus
objetivos y la hacen
competitiva en el medio.
OPORTUNIDADES: Condiciones o factores que favorecen
externamente a la
expansión o mantenimiento
de la institución.
DEBILIDADESAbarca los elementos,
condiciones, procesos de la Institución
que no
funciona adecuadamente y limitan la consecución
satisfactoria de los
objetivos.
AMENAZAS:
Factores externos que afectan,
dificultan o limitan el desarrollo,
funcionamiento o estabilidad
de la institución.
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METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
Determinación de la situación actual
Análisis Organizacional o Administrativo
Presentación del diagnóstico
Ejecución del diagnóstico
Análisis Estructural
Análisis Funcional
Análisis Procedimental
Análisis de Facultades
Análisis de Relaciones
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DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Análisis Estructural:
Es el estudio específico de cada área de launidad administrativa, su conformación, losrecursos asignados, etc. Es necesario sobreel área en estudio:
Definir
• Estructura orgánica normada.• Estructura real actual.• Objetivo general, así como los específicosde cada órgano que la integra.
• Tramo de control por órgano (cantidad deórganos con dependencia directa de otro).
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DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Análisis Estructural:
Determinar
• Los órganos administrativos que integranel área en estudio, así como sunomenclatura.
• Niveles jerárquicos existentes.• Criterios de organización por órgano enrelación a su nomenclatura.
• Cantidad de recursos humanos empleadospor órgano y describir el tipo decontratación.
• Tipo de autoridad existente en el áreade estudio
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DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Análisis Funcional:
Es el estudio de las funciones asignadas a launidad administrativa y de cada órgano que laintegra, como conjunto de atribuciones yobligaciones que tiene que cumplir en eldesempeño de su trabajo; para ello se sigue elsiguiente proceso:
Confirmar • Funcionalmente los criterios de organización.
Determinar • Si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas.
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DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Análisis Funcional:
Determinar
• La naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.
• La correspondencia funcional del área en estudio.
• Las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.
• La afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura.
• Si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que desempeña.
Verificar • La compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo general.
Analizar y determinar
• El traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión.
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ANÁLISIS PROCEDIMENTAL
Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio, debe tener las siguientes acciones:
Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel
jerárquico
Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de
traslape o de corte
Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas
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ANÁLISIS DE FACULTADES
Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo; para su realización se debe observar lo siguiente
Definir las facultades de cada órgano
Determinar que facultades están normadas
Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades
Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico
Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas
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ANÁLISIS DE RELACIONES
Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la
unidad administrativa en estudio, se sigue entre otros procedimientos el siguiente
Definir las relaciones
que correspon-den a cada
órgano
Establecer la
normativi-dad de las relaciones
Determinar la correspondencia
de las relaciones de cada órgano,
con las funciones que
desempeñan y su nivel
jerárquico
Distinguir la duplicidad, traslape u
omisión de las relaciones por
órgano
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y
ADMINISTRATIVO
SIRVE:
• comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos
A EFECTO:
• relaciona los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y
ADMINISTRATIVO
Actividades a desarrollar Verificar el tramo de control de cada órgano
Analizar la cadena de mando de la dependencia
Determinar los niveles jerárquicos establecidos
Estudiar los criterios de organización
Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones
El tipo de correspondencia funcional
La correspondencia entre objetivos
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y
ADMINISTRATIVO
Actividades a desarrollar Relacionar la correspondencia de los
procesos respecto a las funcionesDeterminar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos
Comprobar la normatividad de las relacionesAnalizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos
Analizar la duplicidad de las relaciones
Indicar el porque de la omisión de relaciones
Analizar la continuidad en los procesos
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PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
Para exponer lo estudiado y analizado,
se utiliza:
INFORME
se concentran las incidencias obtenidas en el análisis en forma
narrativa
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PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
El orden de las actividades a presentar en el informe, dependen de las habilidades del investigador; se indica como una guía a seguir la siguiente secuencia:
Listar los juicios de los hechos detectados.
Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.
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PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
Redactar por órgano, las incidencias administrativas y/u organizaciones que lo afectan
Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio
Presentar alternativas de solución, en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas
Relacionar las recomendaciones por elemento
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Elementos
De
Informe
Antecedentes
Objetivo del estudio
Metodología empleada
Descripción de la situación
Conclusiones
Recomendaciones
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CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO
Trabajo de Equipo: Comprende la elaboración del Plan deInvestigación y el Plan de Trabajo; es necesario considerar losiguiente:
Fases del estudio.
Tiempo efectivo de trabajo de la organización.
Motivos (causas), objetos, objetivos y otros paraefectuar las funciones.
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CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO
Características de elementos propios y ajenos.
Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones yresponsabilidades)
Objetivos a corto y largo plazo de la organización(servicios que presta).
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CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO
PARA OBTENER LA INFORMACIÓN:
•Datos correctos, concisos y exactos.
•Fuentes de información (interna y externa)
•Registros de la organización (archivos)
RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
•Personal.
•Listado de funciones y/o atribuciones.