be the change -tilaisuuden materiaali, kouvolassa 14.5.2013 (osa 2)

1

26.8.2011

MUUTOKSEN TYÖKALUPAKKI

Be the Change

© Humap Oy, www.humap.com sivu 1

12.3.2013 sivu 2

TYÖKALUJEN TARKOITUS

MUUTOSTYÖKALUJEN TARKOITUS ON SYNNYTTÄÄ KESKUSTELUJA

•  Muutos elää keskusteluissa. •  Muutos on oppimista. •  Muutos syntyy kytkemällä ihmiset toisiinsa ja haasteeseen. •  Osallisuus saa asiat tapahtumaan.

Osallistuminen ja osallistamisen periaatteet Jokainen haluaa: •  tulla kuulluksi •  saada arvostusta •  saada autonomiaa sovituissa kehyksissä

2

12.3.2013 sivu 3

TYÖKALUJEN TULOKSET

JOKAINEN KESKUSTELU TAI MUUTOSFOORUMISSA:

1. Syntyy päätöksiä sekä sovittuja ja vastuutettuja tekoja -> Action Points ja toimintasuunnitelma 2. Vaikutetaan osallistujien omaan toimintaan -> Miten sovellan ja toimin ajattelun mukaisesti? 3. Sovitaan viesti seuraaviin foorumeihin -> Mitä kerromme muille? 4. Rakentaa luottamusta läsnäoleviin ihmisiin ja tulevaisuuteen -> Ymmärrämme toisiamme?

1.   Keskustelun tavoite ja konteksti 2.   Tunteet: miltä muutos on tuntunut? 3.   Faktat: esim palkkaturva, sovitut

pelisäännöt jne 4.   Ajattelu, toiveet ja motiivit (perustelut)

-  vaihtoehdot -  kysymykset

5.   Osaamisen kehittäminen; mitä edellyttää? 6.   Mitä jos asiat ei mene niinkuin haluaa? 7.   Aikataulut ja eteneminen 8.   Foorumit: missä asioista voi puhua? 9.   Mitä odotat esimieheltäsi jatkossa? 10.  Miten jatketaan, milloin palataan asiaan?

Tärkeitä puheenaiheita muutostilanteessa, esim:

Hyvä keskustelu ei ole mekaaninen kaava. Hyvä keskustelu rakentaa luottamusta, mutta ei synnytä salaisuuksia. Hyvässä keskustelussa otetaan esille faktat ja hyväksytään erilaiset tunteet. Hyvä keskustelu auttaa toista pohtimaan omaa tilannetta ääneen ja moninäkökulmaisesti. Kuinka paljon tarvitset faktaa että voit käydä keskusteluja tulevaisuudesta? Milloin on hyvä aika?

3

maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 5

MUUTOKSESSA JOHTAMISEN TYÖKALUT

MINÄ: Oma muutoksen (kasvun) tutkimisen työkalut - itsetuntemus ja reflektio - omat ajatukset, tunteet, arvot - oman ammattimaisen johtajaroolin tunnistaminen

ORGANISAATIO: Työkalut organisaation muutoksenhallintaan - esimiesten yht periaatteet - foorumien organisointi - strategiatyö, seuranta - suhteet omaan johtoon RYHMÄT/TIIMIT: Työkalut ryhmän muutoksen fasilitointiin - fasilitointi ja osallistaminen - eri näkökulmien esiintuominen - yhteisen ajattelun rakentaminen - yhteistyön organisointi

YKSILÖ: Työkalut jokaisen yksilön kohtaamiseen muutoksessa - uteliaisuus, tunteenpurku - valmentaminen, dialogi - tulevaisuuden tavoitteiden löytäminen

INTERVENTIO-TYÖKALUT: Kun rajat ylittyvät: - toistuvan havaitseminen - puheeksiottaminen - pysäytys - muut keinot

26.8.2011

MINÄ


4

ESIMIESTEN ROOLI VAIKEASSA MUUTOSTILANTEESSA

Mihin rooliin ajaudut tai tietoisesti liikut? Mikä rooli houkuttaa?

AMMATTIMAINEN ESIMIES – Ymmärrys, tuki, tulevaisuus – Avoimuus, luja ja ymmärtävä ote

OMAN EDUN TAVOITTELU – Mahdollisuus edetä – Mahdollisuus kostaa

NEGATIIVINEN VOIVOTTELU – Pisteiden kalastus – Yhtiön haukkuminen

Tukee ihmisiä: työnsä menettäviä/ muuttavia ja työpaikalle jääviä

Varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden Käsittelee omat

tunteet ja ajattelun


Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten/vähiten kokenut muutostilanteessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Missä kaipaat kehitystä? Mitä et ehkä ole huomannut? Mitä odotuksia puuttuu ajatuskartasta?

”Muutos-tilanteessa esimieheen kohdistuvia rooliodotuksia”

ESIMIESTYÖ JA ESIMIEHEN ROOLI MUUTOKSESSA Esimiestä ja hänen toimintaansa katsotaan muutostilanteessa uudella tavalla. Johtamistyöhön liittyy tällöin monia odotuksia. Muutosjohtajan rooliodotusten kartta:

messias: valmistelee ja ratkaisee puolestamme asiat, kertoo mitä tehdään

lähetti: tuo meille koko ajan faktoja muutoksen etenemisestä

pysäyttäjä: rauhoittaa ja kokoaa ihmiset yhteen tutkimaan tilannetta

avittaja: auttaa meitä ajattelemaan tilannetta rakentavasti

toimeenpanija: toteuttaa johdon haluamat muutokset

kuuntelija: kuuntelee minun huoleni ja kysymykseni

huolehtija: varmistaa että perustehtävä tulee tehdyksi ja asiakas saa palvelunsa

puolustaja: pitää meidän puolta tässä mylläkässä

innostaja: auttaa oppimaan ja katsomaan tulevaisuuden mahdollisuuksiin

5


TAITOJEN SATEENVARJO: Keskeisiä taitoja muutoksessa ja jatkuvasti muuttuvassa työympäristössä työskentelyyn. Arvioi itseäsi: Missä olet mielestäsi hyvä = 3? Missä tarvitset kehittymistä = 0? - piirrä sateenvarjosi

TYÖKALU TAITOJEN TUTKIMISEEN JA NIISTÄ KESKUSTELUUN

Luottamus omaan osaamiseen ja sen kehittämiseen

3 2 1 0

Priorisoimisen taito itse ja yhdessä (Ei:n rakentava sanominen)

Pysähtymisen taito (pohdin itseäni – tutkimme yhdessä)

Tunteiden käsittelyn ja ymmärtämisen taito (omat tunteet, muiden tunteet)

Luopumisen taito - aloittamisen taito

Tutkimisen taito: eri näkökulmien tarkastelun taito

Rakentavan vuorovaikutuksen taito: kysymisen, kuuntelun, kannustamisen ja rakentamisen taito

Keskeneräisyyden sietokyky - keskeneräisyydessä toimintakyvyn säilyttäminen

Mahdollisuuksien näkemisen taito

Ideoimisen taito

MUUTOKSESSA ELÄMISEN TAIDOT


1. KOKEMUKSET

2. AJATUKSET & TUNTEET

3. TEOT

-  Mitä on tapahtunut? - Millaisia ajatuksia minulla on ollut - Minkälaisia tunteita eri tavalla tekeminen minussa herättää?

-  Mikä auttaisi minua tässä muutoksessa? -  Mistä tärkeää puhua? -  Mitä olen tehnyt? Millainen asenne minulla on?

Kuinka tietoinen olen kyvystäni tehdä havaintoja ilman selityksiä? Tunnistanko miten ne vaikuttavat ajatteluuni?

KOKEMUKSET – AJATUKSET - TEOT

6

26.8.2011

YKSILÖN KOHTAAMINEN



Muutoksessa johtamisen työkalut: 1 - 1 Muutoskeskustelu yökaluja jokaisen yksilön kohtaamiseen ja tukemiseen Kohtaa toinen ihmisenä: pysähdy, oma agenda sivuun, kiinnostu Katsekontakti, ystävällisyys, asiallisuus, palvelu...kysy, kuuntele, Miten tämä keskustelu voisi auttaa meitä eteenpäin? Kerro lisää, tarkenna, kuulin sinun sanovan, auta minua ymmärtämään? Kysymyksiä tunteista ja järjestä: Miltä muutos on tuntunut? Mikä on vaivannut mieltäsi? Mistä olet tyytyväinen? Mitä ajatuksia syntynyt? Miten ymmärrät/hyväksyt tämän muutoksen? Mitä et ymmärrä? Mitä haluaisit tietää? Miten voisin auttaa että sinua toimimaan tässä muutoksessa? Kerro mitä tiedät muutoksesta ja sen etenemisestä: Faktat, Vaiheistus, Aikataulut, Sovitut periaatteet... Kerro myös se mitä et tiedä...

Kysymyksiä roolista, asenteesta ja prioriteeteistä Minkä ajattelet asiakkaillemme olevan muutosvaiheessa tärkeää? Mikä on nyt meille tärkeää? Miten sisnun nyt kannattaa asennoitua? Minkä ajattelet olevan muutosvaiheessa sinun roolisi? Mitä sinulta nyt odotetaan? Kysymyksiä tulevaisuudesta: Mitä haluasit tietää muutoksen etenemisestä? Minkä tekeminen on tulevaisuudessa tärkeää? Millaisia tehtäviä olisi tärkeää ja haluaisit tehdä tulevaisuudessa? Mihin sinun kannttaa asiakkaan näkökulmasta keskittyä tulevaisuudessa? Mitä kannattaa tehdä heti / kohta / myöhemmin? Miten voit edistää että muutos rakentuu hyvällä tavalla? Miten voin auttaa sinua tekemään hyvää työtä tässä muutoksen keskellä? Millaisia vaiheita näet että on tulossa?

INTERVENTIO-TYÖKALUT: Kun rajat ylittyvät: - toistuvan havaitseminen - puheeksiottaminen - pysäytys - muut keinot

Tärkeät puheenaiheet: - Keskustelun tavoitteesta - Tunteista - Ajatuksista ja ymmärryksestä - Roolista muutoksessa - Etenemisen vaiheista, aikatuluista - Tulevaisuuden tekemisistä

7

PUHUMISEN TAPA : MISTÄ PUHUTAAN? Kumpi kehittämisen ajatus ohjaa keskustelua ja oppimista?

Se kumpaa ajatusta seurataan, vaikuttaa energiaan ja motivaatioon.

ONGELMAT SE MIKÄ EI TOIMI SE MITÄ PITÄÄ KEHITTÄÄ VAIKEUDET EPÄKOHDAT KONTROLLI IKUISUUSASIAT

ONNISTUMISET OSAAMISET VAHVUUDET MAHDOLLISUUDET TOIMIVAT ASIAT LUOTTAMUS UUDET, SYNTYVÄT ASIAT

maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 14 maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 14

Arvostava haastattelu muutosjohtamisessa: Tutki onnistumisia!

PERUSKYSYMYKSET 1.  Missä asiassa olet onnistunut?

2.  Mitä teit hyvin? Mikä tai mitkä tekosi vaikuttivat onnistumiseesi?

3.  Mikä sinun osaaminen, ominaisuus tai asenteesi mahdollisti onnistumisen?

4.  Mikä on keskeinen haasteesi lähitulevaisuudessa?

5.  Miten voit käyttää onnistumisen kokemustasi ja siihen johtanutta osaamistasi/ominaisuuttasi kohdatessasi tuon haasteen?

Valitse pari/esimieskollega. Järjestäkää rauhallinen tila ja asettakaa tuolinne lähekkäin. Valitkaa roolit: Sparraaja (kysyjä) ja sparrattava (oman johtamistyön pohtija). Sparraaja haastattelee /ajatteluttaa oheisen kysymysrakenteen mukaan. Tee syventäviä kysymyksiä tarvittaessa mutta pysy asiassa ja rakenteessa. Älä tuo omia kokemuksiasi, mutta vahvista jos olet aidosti samaa mieltä. Vaihtakaa roolit Lopuksi käykää reflektio: - Oliko kysymysprosessi hyödyllinen - Toimisiko se omassa johtamistyössä?

8

26.8.2011

RYHMÄN AJATTELUN JOHTAMINEN



MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : NYKYTILA A & TAVOITETILA B

•  Mikä pakottaa, kutsuu, haastaa organisaatiotamme tähän muutokseen? Vetäjä kirjoittaa taululle ison A-kirjaimen. Osallistujat kirjoittavat omille post it -lapuilleen mieleensä tulevia syitä ja muutospaineita, yksi asia kullekin lapulle. Liimatkaa laput seinälle A-kirjaimen ympärille. Kun kaikki laput on liimattu, lukekaa ne ääneen ja ryhmitelkää toisiinsa kuuluvat asiat yhteen. Keskustelkaa syistä yhdessä.

NYKYTILA (A) TAVOITETILA (B)

•  Miten ymmärrämme tämän muutoksen ja sen tavoitteet? •  Mitä toivomme tältä muutokselta? Työskentelytapa sama kuin edellä (nykytilan kartoitus), tavoitetilaa kuvataan B-kirjaimella.

9

Mihin emme voi vaikuttaa -> Hyväksyttävä

Mihin voimme vaikuttaa

Mihin ehkä voimme vaikuttaa -> Selvitä

Mihin varmasti voimme vaikuttaa -> Ryhdy toimiin

Kun muutos on alussa, työyhteisön kanssa on hyvä tehdä oheinen analyysi ja pohdinta. Listatkaa ryhmissä asioita oheisiin sarakkeisiin. Energiaa kannattaa kohdistaa sellaisiin asioihin joihin aidosti voi vaikuttaa. Toki muutoksen syyt kannattaa ymmärtää.

Siis mitä voimme tehdä, tai alkaa tekemään....

Miksi näin on....?


MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : MUUTOSVOIMAT

Kirjatkaa fläppipaperille T-kaavio, jonka vasemmalle puolelle kirjatkaa Muutosta vastustavat voimat. Kaavion oikealle puolelle kirjatkaa Muutosta vetävät/edistävät voimat. Näillä voimilla tarkoitetaan kaikkia niitä faktoja, ilmiöitä, rakenteita ja asenteita, jotka voivat vaikuttaa muutoksen etenemiseen ja onnistumiseen. Aluksi jokainen miettii itsekseen ja tuottaa ainakin yhden post it -lapun kumpaankin sarakkeeseen. Keskustelkaa lopuksi kaaviosta yhdessä.

VASTUSTAVAT VOIMAT EDISTÄVÄT VOIMAT

10

Esimies muutosjohtajana, T-työkaluja: Lisää esimerkkejä

MIKÄ ON NYT HYÖDYLLISTÄ

MIKÄ ON NYT HYÖDYTÖNTÄ

MIHIN VOIMME LUOTTAA

MIKÄ ASKARRUTTAA

Sidosryhmäanalyysi: Nimetkää keskeiset muutoksen sidosryhmät. Miten ryhmittelisitte eri sidosryhmät? Mitä tietoa sidosryhmistä voisi kerätä?

Nimeämällä ja tutkimalla sidosryhmiä ja niiden odotuksia/tarpeita voidaan löytää keinoja tuoda informaatiota ja eri näkökulmia. Tutkimisen pohjalta voidaan saada eri ryhmät muutoksen rakentajiksi. Mieti mitkä ovat hyvät kysymykset sidosryhmäanalyysiin.

Sidosryhmä Tavoite tai odotus suhteessa muutokseen

Miten voi vaikuttaa/antaa edistymiseen? Osaaminen/ resurssit

Ketkä ovat avainhlöt? Keskeiset kysymykset..

Osallistamisen tapa / suunnitelma

11


Tiekartan avulla voi miettiä: •  Minkälaisia tekoja ja asioita tarvitaan

-  mitä on hyvä tehdä, hoitaa tai mihin on tartuttava, jotta muutos etenee parhaalla mahdollisella tavalla?

•  Millaisia foorumeita on järjestettävä

-  ketkä keskustelevat, kenen kanssa, mistä?

•  Aikatauluttaa -  mitä tehdään nyt/heti, kohta ja myöhemmin

MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : TIEKARTTA

heti 3 kk 6kk 12kk

ü  Millaisia tekoja tarvitaan? ü  Millaisia foorumeja järjestettävä? (keitä mukaan)

PUHUTAAN PALJON PUHUTAAN VÄHÄN, OLISI TÄRKEÄÄ PUHUA LISÄÄ

EI PUHUTA, MUTTA PITÄISI NOSTAA KESKUSTELUUN

PUHEEN TUTKIMINEN – VINKKI (KOHINASÄÄDIN)

12

ONNISTUMINEN

EPÄONNISTUMINEN

MENNYT TULEVA

WAU

APUA

IDEA

MITEN JATKETAAN - VINKKI

Missä onnistuimme hyvin?

Mikä haastoi? Missä tarvitsen erityisesti toisia onnistuakseni?

Mitä haluan kokeilla?

HUPS

1.   Faktat

Mitä todella on tapahtunut? Mitä itse olet havainnut?

Mitä olet kuullut? Mitä tietoa sinulla on olemassa?

Mitä tietoa sinulla ei ole? Miten vaikuttaa työn tekemiseen?

2. Tunteet

Onko tämä tilanne helppo vai vaikea? Millaisia tunteita sinulla liittyy tähän

tilanteeseen? Entä toisella työntekijällä? Entä muilla työntekijöillä?

Kiusallisuus? Epävarmuus?

3. Olettamukset

Mistä luulet että tässä on kysymys? Voiko tilanteelle olla jokin

vaihtoehtoinen selitys? Onko henkilö vaikea?

Onko ihmisen elämäntilanne vaikea? Mikä rooli on organisaatiolla tai

työyhteisöllä, esimiestyöllä?

OTA PUHEEKSI – VALMISTAUTUMISEN TUKI

13

Muutoksen mittaaminen Työkaluesimerkki:

Millainen se on? Maine

Onko projekti tunnettu?

Saavutettavuus Onko projekti realistinen?

Viehatys

Tekeeko projekti kateelliseksi?

Tarpeellisuus Onko projekti todella

tarpeellinen?

Tämä työkalu mahdolistaa tutkimisen: •  Miten muutosprojekti on ymmärretty? •  Miten eri osapulet näkevät sen?


MUUTOSJÄNNITTEIDEN TUNNISTAMINEN

12. Kokonaisuuksien ja yksityiskohtien jännite

11. Ajattelun ja suorittamisen kulttuurin, lähtee työstä ja työn tavoitteesta. erilaisten työkulttuurien väliset jännitteet

10.Poliittinen vs toiminnasta lähtevä jännite vai vaikutusmahdollisuuksien ja mahdottomuuksien jännite: ihmisillä on tunne että ei voi vaikuttaa

9. Valmiiden suunnitelmien ja matkalla ilmaantuvan uuden jännite

8. Nopean ja hitaan päätöksen jännite

7. Pysyvien prosessien ja uusien prosessien välinen jännite

6. Perustehtävän ja kehittämisen välinen jännite

5. Sisällöllinen poteroituminen

4. Osallisten/tietävien ja osattomien/tietämättömien jännite

3. Horisontaalinen hajaannus

2. Vertikaalinen hajaannus

1. Epävirallisen ja virallisen organisaation jännite

Hyvin vahva jännite

Heikko jännite Ei jännitettä Nimetyt jännitteet

14

EXTRAT

sivu 27

MIKÄ MUUTTUU TYÖSSÄ?

Mistä voin luopua? Mistä joudun luopumaan? Mitä saan tilalle? Mikä säilyy ja mistä voin pitää kiinni? Mitä tästä voi oppia? Mitä on vaikea hyväksyä? Mitä voin tehdä juuri nyt? Keihin voin liittyä ja keiltä saan tukea?

MIHIN OLEN MATKALLA?

MISSÄ OLEN OLLUT?

15

12.3.2013 sivu 29

MITEN MUUTOS ETENEE IHMISEN MIELESSÄ

Kuulla

Ymmärtää

Hyväksyä

Sitoutua

Toimia, muuttaa toimintatapaansa

mutta ei ymmärtää

mutta ei hyväksyä

mutta ei sitoutua

mutta ei toimia

Paperi tai lattiatyöskentelynä Merkitse fläppipaperille tai asetu nelikentälle. Missä ihmiset ovat muutoksen kanssa ajattelussaan? Mistä johtuu, että joku kuullut, joku jo hyväksynyt asian?

---------------------------

Tästä johtuu joskus tunne, että asiat eivät etene. Ollaan jääty jumiin johonkin vaiheeseen!

MENETELMÄ

Mistä luopua kokonaan?

Mitä vähentää?

Mitä täysin uutta?

Mitä vahvistaa/lisätä?

Mitä säilyttää

ennallaan? − +

ESIMIEHISYYDEN MUUTOKSEN KOLME TYÖTÄ

be the change -tilaisuuden materiaali, kouvolassa 14.5.2013 (osa 2)

Documents