capitolul vi excel

126 - Microsoft Excel XP

� ��

VI. GESTIUNEA DATELOR ÎN EXCEL XP Organizarea tabelar� a datelor sub forma unor baze de date este o facilitate extrem de natural� în

cadrul unor programe de calcul tabelar. Microsoft Excel recunoa�te dou� tipuri de baze de date: � baze de date interne (denumite �i liste); � baze de date externe (dac� baza de date dep��e�te 2000 de linii). O baz� de date este util� în urm�toarele cazuri:

� c�utare sau interogare pentru ob�inerea de informa�ii; � extragerea unor subseturi de date conform unor criterii specificate; � realizarea unor calcule statistice pentru analiza datelor; � sortarea datelor dup� criterii (set de instruc�iuni) impuse; � listarea datelor care corespund anumitor cerin�e.

Fie c� trebuie s� stoca�i un catalog de produse pentru c�ut�ri rapide sau informa�ii despre persoane ce vor fi utilizate într-un program de contabilitate, pute�i crea, edita, sorta, analiza �i filtra datele cu ajutorul op�iunilor din meniul Date.

În acest capitol vom trata doar opera�iile privind gestionarea bazelor de date interne ale programului Excel, cele externe nef�când obiectul acestui ghid introductiv.

Obiective La sfâr�itul acestui capitol trebuie s� �ti�i cum s�: � crea�i �i s� gestiona�i o list�; � ad�uga�i înregistr�ri noi, s� modifica�i �i s� �terge�i înregistr�ri din list�; � c�uta�i înregistr�ri dup� con�inutul câmpurilor; � sorta�i înregistr�rile dintr-o list�; � folosi�i filtre automate �i avansate; � centraliza�i date din mai multe foi de calcul prin consolidare �i subtotaluri.

Crearea unei liste O list� este o modalitate de organizare a informa�iilor într-o structur� tabelar� (cu rânduri �i coloane).

Fiecare rând al bazei de date este numit� înregistrare �i fiecare element de informa�ie dintr-o înregistrare reprezint� valoarea unui anumit câmp al înregistr�rii. Toate înregistr�rile con�in acela�i num�r de câmpuri, de acela�i tip �i a�ezate în aceea�i ordine. Fiecare coloan� va memora aceea�i categorie de informa�ii. Pentru fiecare coloan� se precizeaz� o etichet�, care va fi numele câmpului. Structura bazei de date este descris� prin totalitatea câmpurilor din baza de date.

În mod concret, o list� Excel va fi conceput� sub forma unui tabel, procedându-se astfel: � în primul rând se introduc numele câmpurilor; � în rândurile urm�toare se introduc datele înregistr�rilor. Astfel, fiecare rând al tabelului va reprezenta o înregistrare �i fiecare coloan� va reprezenta un câmp

al listei. Structurarea unei liste este cea mai important� parte a procesului de crea�ie, deoarece, în ultim� instan��, acest lucru determin� ce ve�i putea extrage din list� �i cât de eficient ve�i putea gestiona lista dup� ce a�i creat-o. În construirea unei liste, consecven�a este extrem de important�: ortografia �i tipul de liter� devin importante. Iat� câteva reguli care trebuie luate în considerare:

� Se creeaz�, de obicei, o singur� list� într-o foaie de lucru. � Pentru evitarea confuziilor, numele câmpurilor (primul rând) se formateaz� diferit de restul

rândurilor (înregistr�rile listei). � Nu se introduc rânduri goale între rândul cu numele câmpurilor (primul rând) �i rândurile cu

înregistr�rile listei. Dac� trebuie s� ad�uga�i spa�ii între linii, folosi�i caracteristica de în�l�ime a liniei pentru a ajusta dimensiunea pe vertical� a fiec�rei linii.

� Nu se recomand� folosirea spa�iilor la începutul celulelor. � Folosi�i titluri scurte, dar clare pentru a denumi o list�. � Stabili�i nume de câmp care s� corespund� categoriilor de date introduse.

Gestiunea datelor în Excel XP- 127

� ��

Referirea la o baz� de date Excel se poate face: � folosind referin�a domeniului (în exemplul de mai jos A1:E17); � folosind numele atribuit listei (de exemplu Firme_confec�ii).

Exemplu: Presupunem c� a�i fost contactat de un mare produc�tor de ma�ini unelte din industria prelucr�rilor metalice pentru realizarea unui studiu de pia�� în zona de vest a României în acest domeniu. Înainte de a realiza o anchet� v� construi�i o baz� de date cu firmele existente pe pia�a româneasc�. În figura urm�toare este prezentat� o list� simplificat� con�inând date privind firmele din domeniul confec�iilor metalice din jude�ul Timi�.

Gestionarea unei liste Gestionarea datelor dintr-o list� Excel se poate realiza folosind comenzile speciale pentru lucrul cu

baze de date, grupate în meniul Date. Principalele opera�ii care se pot executa asupra unei liste sunt: 1. între�inerea listei:

� introducerea de noi înregistr�ri; � c�utarea unei înregistr�ri; � modificarea �i �tergerea unei înregistr�ri;

2. filtrarea (selectarea anumitor înregistr�ri); 3. sortarea listei (ordonarea dup� anumite criterii); 4. sintetizarea datelor din baza de date prin tehnici speciale (de exemplu consolidare, subtotaluri,

tabele pivot etc.); 5. analiza datelor din baza de date prin diverse procedee (de exemplu C�utare rezultat, Rezolvitor,

Ce-ar fi dac�? etc.). În acest ghid se prezint� doar opera�iile clasice de gestionare a unei baze de date (punctele 1-3 �i

par�ial 4 din enumerarea anterioar�). Tehnicile speciale oferite de Excel (punctele 4 �i 5) nu sunt prev�zute în programa analitic� a cursului de calcul tabelar oferit studen�ilor Facult��ii de Sociologie �i Psihologie �i de aceea nu vor fi tratate în aceast� lucrare.

Cea mai bun� metod� de gestionare a înregistr�rilor dintr-o list� este folosirea formularului pentru date. Afi�area acestui formular se face astfel:

1. Se execut� comanda Machet� din meniul Date. 2. Apare o caset� special� (numele este cel identic cu eticheta de foaie în care se g�se�te lista) în

care se reg�sesc numele câmpurilor, iar în dreptul acestora sunt afi�ate informa�iile din prima înregistrare. De asemenea este vizibil un indicator de înregistr�ri ce precizeaz� atât înregistrarea curent� cât �i num�rul total de înregistr�ri al listei.


� ��

Ad�ugarea de noi înregistr�ri Se urmeaz� pa�ii: 1. În formularul de date se ac�ioneaz� butonul Nou. 2. Apare un formular gol în care se introduc datele pentru o nou� înregistrare. 3. La terminare se apas� tasta Enter. Noua înregistrare va fi introdus� la sfâr�itul listei. Indicatorul de înregistrare din col�ul din dreapta-sus al casetei de dialog se modific� afi�ând cuvintele

Înregistrare nou�. Formularul de date func�ioneaz� ca un formular cu mai multe scopuri: introducerea datelor, c�utarea

unor elemente �i vizualizarea listei; mesajul din col�ul din dreapta-sus indic� modul în care este utilizat formularul. Utiliza�i tasta TAB, SIHFT+TAB, tastele corespunz�toare literelor subliniate sau mouse-ul pentru a trece de la o caset� de text la alta.

Cu toate c� formularul de date simplific� procesul de introducere a datelor în list�, el nu ofer� avantajul introducerii automate a informa�iilor introduse deja.

Modificarea unei înregistr�ri existente Pentru a modifica datele din câmpurile unei înregistr�ri se procedeaz� astfel: 1. Se selecteaz� înregistrarea supus� modific�rii (folosind bara de defilare sau butoanele Anteriorul

g�sit, Urm�torul g�sit). 2. Se face deplasarea la câmpul supus modific�rii cu ajutorul tastei Tab. 3. Se opereaz� modificarea. 4. Pentru prelucrarea modific�rilor se apas� tasta Enter. Renun�area la modific�rile f�cute se face cu butonul Restabilire înainte de a trece la alt� înregistrare.

�tergerea unei înregistr�ri din list� Aceast� opera�ie se realizeaz� parcurgând urm�torii pa�i: 1. Se selecteaz� înregistrarea vizat�. 2. Se ac�ioneaz� butonul �tergere. 3. Apare o fereastr� de avertizare în care se

cere confirmarea, putându-se opta pentru una din variantele: � clic pe butonul OK pentru confirmarea

�tergerii; � clic pe butonul Revocare pentru

abandonarea �tergerii.

Înregistr�rile odat� �terse nu pot fi recuperate.


� ��

C�utarea unei înregistr�ri Pentru c�utarea înregistr�rilor care con�in anumite informa�ii se procedeaz� astfel:

1. Se ac�ioneaz� butonul Criterii. Apare un formular gol în care se pot introduce informa�iile c�utate în casetele de câmpuri aferente. Acestea vor constitui condi�iile de c�utare (în cadrul expresiilor pot s� apar� operatori rela�ionali).

2. Se tasteaz� Enter, dup� care Excel va afi�a prima înregistrare care satisface condi�iile impuse.

3. Se poate continua c�utarea pentru alte înregistr�ri care îndeplinesc condi�iile specificate ac�ionând butonul Urm�torul g�sit.

Exemplu: Pentru c�utarea în lista cu firmele din domeniul confec�iilor metalice pe cele care sunt axate pe prelucr�ri mecanice se completeaz� formularul de date tastând „prelucr�ri mecanice” în câmpul „Domeniu”. Introducerea condi�iei de c�utare �i afi�area datelor pentru prima companie care îndepline�te condi�ia este prezentat� în figura urm�toare.

Observa�ie. Dac� nu se g�se�te nici o înregistrare care s� satisfac� condi�ia (condi�iile) de c�utare Excel va emite un

mesaj de avertizare sonor.

Afi�area listelor Deoarece listele cresc �i doar o anumit� parte din informa�ii trebuie afi�at� la un moment dat, Excel v�

permite s� crea�i moduri de vizualizare personalizate care s� prezinte doar datele relevante, definite de utilizator. Pute�i chiar s� denumi�i aceste moduri de vizualizare în func�ie de situa�ie.

Vizualiz�rile personalizate stocheaz� urm�toarele informa�ii: � dimensiunea/pozi�ia ferestrei, inclusiv împ�r�irile în mai multe panouri �i panourile blocate; � coloanele, liniile �i foile ascunse din registrul de calcul; � l��imile coloanelor; � op�iunile de afi�are; � celulele selectate, dac� exist�; � criteriile de filtrare a listei; � parametrii de configura�ie a paginii.

Pentru a crea o vizualizare personalizat� urma�i pa�ii: 1. Stabili�i vizualizarea pe care vre�i s� o salva�i ca personalizat�. În exemplul urm�tor l�s�m

vizibile numai denumirea firmelor �i adresa cu num�rul de telefon. 2. Alege�i Vizualizare-Vizualizare particularizat� pentru a deschide caseta de dialog

Vizualiz�ri particularizate. 3. Alege�i Ad�ugare pentru a deschide caseta de dialog Ad�ugare. 4. Introduce�i un nume nou pentru vizualizarea personalizat�. 5. Executa�i clic pe OK.

Exemplu: Am ascuns coloanele „Nr. crt.” �i „Domeniu”, r�mânând vizibile doar coloanele cu denumirile firmelor, adresele �i num�rul de telefon. Rezultatul vizualiz�rii personalizate este prezentat în figurile urm�toare.


� ��

Vizualiz�rile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul. Pentru a vedea o vizualizare

personalizat�, deschide�i registrul de calcul �i selecta�i Vizualizare-Vizualiz�ri personalizate. Se va deschide caseta de dialog Vizualiz�ri personalizate. Selecta�i vizualizarea dorit� �i executa�i clic pe Afi�are. Pentru a �terge o vizualizare personalizat�, deschide�i caseta de dialog Vizualiz�ri personalizate, selecta�i numele vizualiz�rii �i executa�i clic pe �tergere. Când vi se cere selecta�i Da pentru a confirma c� dori�i s� �terge�i vizualizarea respectiv�.

Observa�ie. Vizualiz�rile personalizate sunt utile în registrele de calcul folosite de mai mul�i utilizatori. Fiecare dintre ace�tia î�i poate stoca parametrii prefera�i de afi�are �i tip�rire.

Sortarea înregistr�rilor dintr-o list� Sortarea este opera�ia de rearanjare a înregistr�rilor dintr-o list�, dup� valorile unuia sau a mai multor

câmpuri specificate de utilizator. Sortarea se poate face: cresc�tor (ascendent) sau descresc�tor (descendent) Modul de ordonare este dependent de tipul câmpului.:

� ordonare numeric� pentru câmpuri numerice; � ordonare alfabetic� pentru câmpuri de text; � ordonare cronologic� (pentru date calendaristice).

Excel permite sortarea întregii liste sau numai a unei por�iuni din ea. În acest sens, se selecteaz� numai înregistr�rile sau câmpurile de interes.

Pentru realizarea opera�iei de sortare se urmeaz� pa�ii: 1. Se selecteaz� orice celul� din list� sau por�iunea pe care se aplic� sortarea. 2. Se execut� comanda Sortare din meniul Date.

Apare caseta de dialog Sortare în care specifica�i câmpurile care impun ordonarea �i detalii legate de modul de sortare (Op�iuni). Excel permite sortarea dup� maximum trei câmpuri simultan. Pentru dep��irea acestei limit�ri se repet� opera�ia de sortare de mai multe ori.


� ��

În caseta de sortare se mai poate specifica dac� lista de sortat are cap de tabel (Rând antet) sau nu (F�r� rând antet), dac� sortarea are loc de la stânga la dreapta, în loc de direc�ia prestabilit� de sus în jos sau dac� este sensibil� la tipul literei (Op�iuni).

3. Se ac�ioneaz� butonul OK. Rezultatul sort�rii este prezentat în figura urm�toare.

O modalitate rapid� de realizare �i ordonare a înregistr�rilor dintr-o list� Excel este dat� de folosirea

butoanelor de sortare ascendent� �i descendent�.


� ��

Observa�ii: 1. Pute�i sorta datele din orice coloan� sau linie, nu trebuie neap�rat s� fie o list�. 2. Excel utilizeaz� urm�toarea secven�� de sortare: 0-9 (spa�iu) ! ” # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z. 3. Celule �i liniile goale vor fi plasate la sfâr�itul listei, indiferent de ordinea de sortare. Când sorta�i valori logice re�ine�i

c� False vine înaintea lui True, iar valorile de eroare sunt toate egale (îns� vor fi plasate în ordinea în care au fost g�site).

Selectarea unor înregistr�ri din list� Selectarea sau filtrarea este opera�ia de alegere dintr-o list� a acelor înregistr�ri care satisfac

anumite condi�ii. În urma filtr�rii lista r�mâne neschimbat�, dvs. utiliza�i filtrul pentru a preciza ce date dori�i s� vede�i în acel moment �i pentru a ascunde restul înregistr�rilor. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afi�a un alt set de înregistr�ri. Înregistr�rile filtrate pot fi formatate, editate �i chiar reprezentate grafic. Filtrul activ este salvat cu registrul de calcul.

Exist� mai multe modalit��i de selectare (filtrare): � folosind formularul de date (Criteriu); � folosind comenzile Filtrare automat� �i Filtrare complex�.

Filtrarea automat� Este o metod� foarte simpl� în care criteriile de filtrare se specific� în mod interactiv folosind meniurile

derulante ale butoanelor de extensie ata�ate câmpurilor bazei de date. Se urmeaz� pa�ii: 1. Se execut� subcomanda Filtrare automat� a comenzii Filtrare din meniul Date. 2. Excel-ul ata�eaz� butoane de extensie (butoane cu s�geat�) în dreapta numelui fiec�rui câmp din

list�. Aceste butoane activeaz� meniuri derulante care v� permit s� stabili�i ce înregistr�ri dori�i s� vede�i la un moment dat.

3. Ac�ionând butoanele de extindere ale câmpurilor de interes, pot fi specificare criteriile de selec�ie din lista de valori unice ale fiec�rui câmp.

Rezultatul filtr�rii const� în ascunderea automat� a înregistr�rilor (rândurilor) care nu con�in valorile

selectate.


� ��

Înl�turarea filtrului impus unui câmp se face alegând din lista cu valori unice ale câmpului respectiv

elementul Toate. Tot cu Filtrare automat� se pot selecta primele valori (superioare sau inferioare) ale unei liste. Se

alege în acest caz elementul Primele 10 din lista derulant� a câmpului dup� care se face filtrarea. Folosind comanda Filtrare automat� exist� �i posibilitatea de precizarea unor condi�ii de selectare definite de utilizator (Defini�ie). Op�iunea Filtrare automat� personalizat� se folose�te pentru filtrarea înregistr�rilor care con�in una dintre valorile indicate sau valori dintr-un domeniu.

De asemenea, pentru coloane care con�in numere sau date calendaristice mai sunt disponibile dou� op�iuni în meniul derulant al butonului de extensie, �i anume: Necompletate pentru a afi�a înregistr�rile ce con�in celule goale într-un anumit câmp �i Completate pentru a afi�a toate înregistr�rile care nu sunt goale.

Exemplu: Pentru a vedea firmele care nu sunt axate pe confec�ii metalice �i construc�ii de ma�ini am f�cut apel la filtrarea personalizat� precizând pentru câmpul „Domeniu” cele dou� valori.

Comanda Filtrare automat� este un comutator. Dac� o repeta�i, pute�i dezactiva în orice moment filtrul automat.

Filtrarea avansat� Metoda aceasta se aplic� când se dore�te filtrarea dup� condi�ii mai complexe. Un filtru avansat este

similar unui filtru automat personalizat. Particularitatea acestei metode const� în faptul c� se scriu în prealabil criteriile de filtrare pe foaia de calcul.

Se urmeaz� pa�ii: 1. Se define�te domeniul condi�iilor într-o zon� liber� a foii în care se afl� lista de sortat. 2. Se selecteaz� orice celul� din list�. 3. Se execut� subcomanda Filtrare complex� din submeniul comenzii Filtrare aflat� în meniul

Date. 4. Apare o caset� de dialog. 5. Dup� precizarea locului de filtrare �i a domeniilor pentru list� �i pentru condi�iile de selec�ie se

apas� OK.

Exemplu: Zona condi�iilor de filtrare avansat� este domeniul G5:G7. Lista cu rezultatele filtr�rii apare începând cu celula H1.


� ��

Cea mai rapid� metod� de filtrare a unei liste este utilizarea

butonului Filtrare automat�. Pute�i ad�uga acest buton la orice bar� de instrumente, a�a cum s-a ar�tat în capitolul V – „Realizarea de reprezent�ri grafice”.

Centralizarea datelor prin consolidare Dac� a�i construit mai multe liste sau tabele cu configura�ii similare ve�i dori probabil s� combina�i

anumite seturi de date din acestea într-o singur� list� sau tabel centralizator. Programul Excel v� permite s� centraliza�i tabelele cu ajutorul comenzii Centralizare din meniul Date. Centralizarea v� permite analiza tabelelor sau a listelor cu func�ii oferite în caseta de dialog Sintetizare.

Cea mai bun� cale de centralizare a unui tabel sau a unei liste este s� configura�i un tabel care s� aib� formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitat� la o singur� foaie sau un singur registru de calcul; pute�i centraliza date pe aceea�i foaie de calcul, de pe o alt� foaie din acela�i registru de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din alte fi�iere create cu alte aplica�ii.

Datele pot fi centralizate în dou� variante: � dup� categorii; � dup� pozi�ie, caz în care datele trebuie s� fie identice cu destina�ia.

Prezent�m în cele ce urmeaz� un exemplu simplu de realizare a consolid�rii dup� pozi�ie. Presupunem c� dorim s� avem o imagine de ansamblu asupra vânz�rilor unei firme în ultimii trei ani. Pentru aceasta trebuie ca datele din fiecare foaie de calcul creat� în fiecare an s� fie puse într-una singur�. Proced�m astfel: pentru a putea vizualiza cele patru foi de calcul în acela�i timp trebuie s� le aranj�m pe ecran alegând op�iunea Aranjare din meniul Fereastr�. În caseta de dialog care se deschide alege�i op�iunea Rearanjat �i redimensionat. Ve�i ob�ine o imagine ca cea din figura urm�toare:


� ��

Pentru a copia cele trei foi de calcul în noul registru în vederea consolid�rii datelor într-un sumar pe

trei ani, parcurge�i urm�torii pa�i: 1. Activa�i una din cele trei ferestre care con�in foi de calcul. 2. �ine�i ap�sat� tasta CTRL �i prin glisarea mouse-ului trage�i foaia de calcul în noul registru,

plasând eticheta foii ori în dreapta ultimei foi ori în stânga primei foi din registrul de calcul. 3. Repeta�i pentru fiecare foaie de calcul în parte. 4. Alege�i op�iunea Centralizare din meniul Date. 5. S� presupunem c� dori�i s� calcula�i totalul vânz�rilor pe perioada celor trei ani. Asigura�i-v� c� în

caseta Func�ie apare op�iunea Sum�10. 6. Executa�i clic pe caseta Referin��, pentru a introduce domeniile pentru care se face consolidarea

datelor. Selecta�i pe rând foile de calcul nou inserate �i marca�i domeniul dorit, dup� care executa�i clic pe op�iunea Ad�ugare. Adresa domeniului este ad�ugat� în caseta Toate referin�ele.

7. Selecta�i casetele de validare Rândul de sus �i Coloan� stânga din zona Utilizare etichete în pentru a v� ap�rea pe ecran capul de tabel �i lunile, dup� care executa�i clic pe OK. Dac� se dore�te p�strarea leg�turii cu datele surs� se valideaz� caseta Creare leg�turi la datele surs�. Ve�i ob�ine o foaie de calcul ca în figura urm�toare.

Pentru a calcula totalul vânz�rilor pe cei trei ani nu v� r�mâne decât s� introduce�i formula „=SUM(E2:E13)” în celula E14.

��

10 alte func�ii disponibile sunt Contor, Medie, Max, Min, Produs, StDev, StDevp, Var, Varp, Contor de numere


� ��

Centralizarea datelor prin subtotaluri Pentru a rezuma rapid datele aflate în liste se poate folosi facilitatea de „însumare” automat�, par�ial�

sau general� a datelor aflate în anumite câmpuri. Procedeul de rezumare a datelor este urm�torul: 1. Se ordoneaz� înregistr�rile care trebuie luate în eviden�� (comanda Sortare din meniul Date). 2. Din meniul Date se alege comanda Subtotaluri. 3. În caseta de dialog Subtotaluri se precizeaz�:

� criteriul dup� care se dore�te gruparea – în caseta La fiecare modificare în (pentru fiecare grup de valori identice din câmpul specificat vor fi generate subtotaluri);

� func�ia folosit� la sintetizare (caseta Utilizare func�ie); � câmpurile pentru care se vor utiliza subtotalurile (se valideaz� casetele dorite din lista

Ad�ugare subtotal la). 4. Se ac�ioneaz� butonul OK. Rezultatul unei totaliz�ri poate fi observat în figurile urm�toare. Datele au fost sintetizate cu func�ia Sum�.

Observa�ii: 1. Pot fi create subtotaluri imbricate, specificând alte chei de sortare, dar având grij� s� fie deselectat� caseta Înlocuire

subtotaluri curente (în caz contrar, subtotalurile anterioare sunt înlocuite cu cele noi). 2. Dac� se dore�te ca fiecare grup de date sintetizat s� apar� pe o pagin� separat�, se valideaz� caseta Sfâr�it de

pagin� între grupuri.


� ��

3. Dac� se dore�te ca informa�iile de sintez� s� apar� sub date (nu deasupra lor, cum apar în mod implicit), trebuie activat� op�iunea Însumare sub date.

Se pot controla u�or gradele de detaliere a datelor sintetizate prin ac�ionarea urm�toarelor butoane:

� butoanele + sau – din dreptul unui subtotal, pentru a extinde/restrânge lista rândurilor aferente unui anumit rezultat (asemenea extinderii/restrângerii unui folder în Windows Explorer);

� butoanele cu cifre indicând nivelele de totalizare, situate în partea stâng�-sus, sub caseta de nume.

Pentru eliminarea subtotalurilor se afi�eaz� din nou caseta de dialog Subtotaluri dup� care se

ac�ioneaz� butonul Eliminare total�.


� ��

Minimul pe care trebuie s�-l �ti�i

O baz� de date este o list� cu o structur� specific�, definit� prin câmpurile sale, adic� prin categoriile

de informa�ii pe care le con�ine. Altfel spus, o baz� de date este o colec�ie de date organizate într-o ordine logic�, care permite un acces simplu �i flexibil, atât pentru actualizarea datelor, cât �i pentru ob�inerea acestora. Fiecare intrare complet� dintr-o baz� de date reprezint� o înregistrare.

Pentru

A crea o list� Folosi�i formulare de date. Din meniul Date alege�i comanda Machete.

A afi�a listele într-un mod personal Utiliza�i comanda Vizualizare particularizat� din meniul Vizualizare.

A sorta date dintr-o list� Utiliza�i comanda Sortare din meniul Date sau folosi�i butoanele de sortare ascendent� sau descendent� de pe bara de unelte Standard.

A organiza date dup� un anumit criteriu Se folose�te comanda Filtrare automat�. A centraliza datele dup� pozi�ie din mai multe foi de calcul

Folosi�i comanda Centralizare din meniul Date.

A centraliza datele prin subtotaluri Se folose�te comanda Subtotaluri din meniul Date. Întreb�ri de control: 6. Ce este o list�? Care sunt elementele componente ale unei liste? 7. Cum se nume�te fiecare celul� care con�ine date într-o list�? 8. Ce este o machet� de date? 9. Ce opera�ii se pot efectua cu ajutorul machetelor de date? 10. Care este dezavantajul utiliz�rii formularului de date pentru opera�ia de introducere a datelor? 11. Ce implic� opera�ia de consolidare a foilor de calcul? 12. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul:

a) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de rânduri. b) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de coloane. c) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt valori numerice.

13. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul: a) Într-o list� fiecare rând reprezint� o înregistrare. b) Într-o list� fiecare înregistrare reprezint� un rând. c) Într-o list� fiecare rând reprezint� un câmp.

14. Un rând alb (vid) într-o baz� de date semnific�: a) începutul bazei de date; b) sfâr�itul bazei de date; c) nu are nici o semnifica�ie.

15. O baz� de date poate avea: a) un num�r nelimitat de rânduri de antete �i coloane; b) maxim dou� rânduri de antete de coloan�; c) un singur rând de antete de coloan�.

16. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul: a) Pentru a utiliza o machet� de date, lista trebuie s� aib� etichete de coloan�. b) Pentru a utiliza o machet� de date, lista nu trebuie s� aib� etichete de coloan�. c) Pentru a utiliza o machet� de date, nu trebuie s� existe nici o list�.

17. Ce diferen�� este între sortarea �i filtrarea datelor?


� ��

18. Ce tipuri de filtr�ri se pot aplica unei baze de date? În ce condi�ii se aplic� fiecare tip de filtrare? 19. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul:

a) Sortarea datelor se poate face ascendent sau descendent. b) Sortarea datelor se face ascendent. c) Sortarea datelor se face descendent.

20. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul: a) Filtrarea automat� a datelor se face numai dup� un criteriu. b) Filtrarea automat� a datelor se face dup� maxim dou� criterii. c) Sortarea automat� a datelor se face dup� oricâte criterii dori�i, în func�ie de caracteristicile

bazei de date c�reia îi aplica�i aceast� opera�ie. 21. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul:

a) Filtrele personalizate permit aplicarea unor criterii mai complexe de filtrare a datelor. b) Filtrele personalizate permit g�sirea unor valori între dou� limite stabilite. c) Filtrele personalizate permit c�utarea înregistr�rilor care satisfac condi�ii diferite.

22. Stabili�i valoarea de adev�r a urm�toarelor afirma�ii. Justifica�i r�spunsul: a) Pentru folosirea unei filtr�ri avansate trebuie s� stabili�i criteriile de c�utare în foaia de lucru. b) Tabelul cu datele ob�inute în urma filtr�rii avansate va ap�rea întotdeauna într-o foaie de lucru

nou�. c) Domeniul de criterii nu trebuie stabilit înainte de folosirea filtr�rii avansate.

Lucru individual �

8. Realiza�i o list� cu maxim 10 înregistr�ri pe baza unei c�r�i de telefon, ale c�rei câmpuri s� includ� numele de familie, prenumele, adresa �i num�rul de telefon.

9. Crea�i o foaie de calcul pe care salva�i-o cu numele „Prieteni” �i care s� con�in� urm�toarele câmpuri: Nume, Prenume, Adres�, Ora�, Cod po�tal, Telefon, Sex, Data na�terii.

Se cere: a) Introduce�i 20 de înregistr�ri, folosind macheta de date corespunz�toare. b) Formata�i tabelul aplicându-i contururi �i efecte. c) Diferen�ia�i înregistr�rile pentru care persoanele sunt de sex feminin de cele de sex

masculin, aplicând un format condi�ional. d) Sorta�i lista dup� data na�terii. e) Sorta�i lista în ordine alfabetic� dup� numele ora�ului drept criteriu primar, precum �i

dup� nume, utilizat drept criteriu secundar. f) Utiliza�i Filtrarea automat� pentru a ob�ine din foaia de lucru o list� a tuturor persoanelor

de sex feminin care locuiesc în acela�i ora� cu dvs. g) Filtra�i to�i prietenii care au vârsta dvs. h) Dezactiva�i Filtrarea automat� �i salva�i registrul.

10. Imagina�i-v� c� a�i lucra într-un magazin de echipamente de calcul. În fiecare lun� se prime�te marf� în magazie. Realiza�i o foaie de calcul care s� con�in� situa�ia înregistr�rilor din magazie. Câmpurile folosite vor fi: data înregistr�rii, produs, cod, pre�, cantitate, valoare total�. Se cere:

a) Sorta�i produsele dup� data primirii. b) Filtra�i produsele care au fost primite între dou� date stabilite de dvs. c) Filtra�i produsele al c�ror pre� este mai mare de 500.000 lei. d) Dezactiva�i Filtrarea automat� �i salva�i registrul.

11. Considera�i c� sunte�i o persoan� ordonat� care �ine eviden�a cheltuielilor de familie. Astfel, pentru fiecare lun� în parte realiza�i o foaie de calcul cu structura celei din figura urm�toare:


� ��

Se cere:

a) Consolida�i datele din foile de calcul corespunz�toare lunilor din primul trimestru într-o foaie de calcul denumit� „Venituri”.

b) Salva�i registrul nou ob�inut sub numele „Trimestrul I”. c) Dac� informa�iile introduse dep��esc l��imea coloanelor, folosi�i op�iunea Potrivire automat�

pentru dimensionarea acestora. d) Deschide�i macheta de date corespunz�toare listei create. e) Introduce�i o nou� înregistrare pentru cheltuielile de transport. f) Introduce�i la sfâr�itul bazei de date înregistrarea TOTAL, pentru a calcula totalul cheltuielilor. g) Pentru valorile cheltuielilor mai mari de 500000 lei aplica�i un format condi�ional, astfel încât

valorile care respect� condi�ia dat� s� apar� scrise îngro�at cu culoare ro�ie. 12. Identifica�i activit��i din cadrul altor discipline care se pot rezolva cu ajutorul tabelelor de date.

capitolul vi excel

Documents