Centrale Regionale AcquistiL’esperienza della Centrale Acquisti in Regione Lombardia

A cura di

Andrea MartinoDirettore Centrale Regionale Acquisti

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AgendaAgenda

� Centrale di committenza

� Soluzioni e-procurement

� Risultati e prospettive

� Conclusioni

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AgendaAgenda

� Centrale di committenza

� Soluzioni e-procurement

� Risultati e prospettive

� Conclusioni

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Realizzazione e promozione di

soluzioni e-procurement, per la

gestione dei processi di

approvvigionamento online

Realizzazione e promozione di

soluzioni e-procurement, per la

gestione dei processi di

approvvigionamento online

e-Procurement

Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare

pubbliche aggregate

Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare

pubbliche aggregate

Centrale di

committenzaCENTRALE

REGIONALE

ACQUISTI

Regione

ed Enti regionali

Enti Sanitari

Enti Locali

ed altre PA

> 1700 Enti

Pubblici di

riferimento

Centrale Regionale Acquisti

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Ottimizzazione della spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti

Centrale Regionale Acquisti

Ente Pubblico

� Individua le opportunità sul mercato

� Ottimizza i fabbisogni di acquisto

� Seleziona i fornitori

� Incrocia domanda/offerta

� Monitora la qualità

� Individua le opportunità sul mercato

� Ottimizza i fabbisogni di acquisto

� Seleziona i fornitori

� Incrocia domanda/offerta

� Monitora la qualità

� gestisce direttamente il rapporto con fornitori

� effettua gli ordini ed i pagamenti online

� monitora il rispetto delle condizioni contrattuali

� gestisce direttamente il rapporto con fornitori

� effettua gli ordini ed i pagamenti online

� monitora il rispetto delle condizioni contrattuali

Centrale di committenza regionale

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Centrale Acquisti è

partner della DG

Sanità e di tutti gli

Enti sanitari nella

gestione degli

acquisti

Le categorie

merceologiche

oggetto di gara

sono definite

annualmente in

sede di comitato

strategico (DG

Sanità + RL + CRA)

Leve strategiche per ottimizzare la spesa sanitaria

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Enti sanitari

DG Sanità

Associazioni

dei pazienti

Associazioni

di categoria

Centrale

AcquistiTAVOLI TECNICI 2010-2011

� Soluzioni infusionali

� Ausili per diabetici

� Ausili per incontinenti

� Protesica

� Farmaci

� Fattori di coagulazione

� Tessuto non tessuto

Centrale Acquisti partecipa a tavoli tecnici che coinvolgono gli attori rilevanti

Continuo knowledge sharing su prodotti/servizi, fabbisogni, livelli di servizio

Il processo di aggregazione: tavoli tecnici

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Tramite il FOL Centrale Regionale

Acquisti può raccogliere in modo rapido

ed efficace i fabbisogni di spesa di centinaia di Enti in Lombardia

Tramite il FOL Centrale Regionale

Acquisti può raccogliere in modo rapido

ed efficace i fabbisogni di spesa di centinaia di Enti in Lombardia

Gare aggregate di CRA

Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di

questo strumento altamente flessibile per raccogliere ed analizzare dati relativi a procedure complesse, o per gestire in autonomia iniziative di acquisto/aggregazione della spesa

Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di

questo strumento altamente flessibile per raccogliere ed analizzare dati relativi a procedure complesse, o per gestire in autonomia iniziative di acquisto/aggregazione della spesa

Utilizzo degli enti

Fabbisogni OnLine: applicativo web per analizzare la domanda tramite questionari:

�fabbisogni di spesa

�Prezzi

�modalità di acquisto

�Livelli di servizio

Fabbisogni OnLine: applicativo web per analizzare la domanda tramite questionari:

�fabbisogni di spesa

�Prezzi

�modalità di acquisto

�Livelli di servizio

Il processo di aggregazione: fabbisogni online

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� “Quali elementi ritiene

possano costituire un

limite alla partecipazione

delle società

all’iniziativa?”

� “Nel caso di prodotti

importati, quali modalità

sono seguite per

l’esecuzione

dei controlli di qualità?”

� “Quali elementi ritiene

possano costituire un

limite alla partecipazione

delle società

all’iniziativa?”

� “Nel caso di prodotti

importati, quali modalità

sono seguite per

l’esecuzione

dei controlli di qualità?”

Barriere all’ingresso

� “Quali sono le principali

variabili che influenzano il

costo della fornitura?”

� “Quali sono i fattori su cui

si gioca la competizione?”

� “Quali sono le principali

variabili che influenzano il

costo della fornitura?”

� “Quali sono i fattori su cui

si gioca la competizione?”

Struttura mercato

� “Quali sono le principali

caratteristiche del

prodotto/servizio

offerto?”

� “Quali innovazioni ha

proposto e/o proporrà la

sua azienda

nell’immediato futuro

relativamente al

prodotto/servizio?”

� “Quali sono le principali

caratteristiche del

prodotto/servizio

offerto?”

� “Quali innovazioni ha

proposto e/o proporrà la

sua azienda

nell’immediato futuro

relativamente al

prodotto/servizio?”

Specifiche tecniche

Ogni gara aggregata è

preceduta da studi

approfonditi del mercato

di riferimento.

le imprese e le

associazioni di categoria

vengono consultate

tramite questionari

online ed incontrate

Il processo di aggregazione: analisi dell’offerta

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Le convenzioni della CA mettono a disposizione delle amministrazioni prodotti e/o servizi ecologici, ovvero in possesso

di certificati ambientali. I fornitori aggiudicatari sono selezionati anche sulla base di criteri ecologici

Focus: acquisti “verdi” e acquisti sostenibili

Regione Lombardia, Unioncamere Lombardia, ARPA Lombardia e Lombardia

Informatica – Centrale Regionale Acquisti stipulano un accordo volontario per

incentivare l’eco-innovazione mediante la promozione di beni e servizi verdi

all’interno del mercato

La Centrale sta mettendo in piedi il processo degli acquisti sostenibili, inserendo i

c.d. “criteri sociali” negli appalti pubblici, ossia regole per il raggiungimento di

finalità sociali, nel rispetto delle indicazioni della Commissione Europea e di quelle

del Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare.

Carta in

risme Cancelleria

Divise polizia

localeFotocopiatori

Agenzia

viaggi

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� Centrale di committenza

� Soluzioni e-procurement

� Risultati e prospettive

� Conclusioni

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RACCOLTA

FABBISOGNI

2011-20122011-2012

ANALISI

MERCATOE-SURVEYING ORDINE

SCELTA DEL

CONTRAENTEPAGAMENTOARCHIVIAZIONEE-ORDERINGE-TENDERINGE-INVOICING

E-PAYMENTE-ARCHIVING

Cloud computing

Sito webSito webPortale verifiche

ispettivePortale verifiche

ispettiveCRM

contact centerCRM

contact center

Strumenti a supporto

Business intelligence

Business intelligence PECFirma digitale

Strumenti abilitanti

NECANECASINTELSINTELFOLFOLConservazione

sostitutivaConservazione

sostitutiva

La gestione integrata della supply chain

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� Procedura aperta

� Procedura ristretta

� Procedura negoziata

� Procedura aperta

� Procedura ristretta

� Procedura negoziata

Soluzioni per l’e-tendering

� Acquisto in economia

� Asta elettronica

� Accordo quadro

� Acquisto in economia

� Asta elettronica

� Accordo quadro

One-stop service

� e-Notification

� e-Validation

� Tracciabilità eventi

� e-Notification

� e-Validation

� Tracciabilità eventi

� Gestione elenchi fornitori

� Reporting automatico

� Conservazione sostitutiva

� Gestione elenchi fornitori

� Reporting automatico

� Conservazione sostitutiva

Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da:

� Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia;

� Fornitori italiani e internazionali

Centrale Acquisti utilizza la piattaforma Sintel per le sue procedure di gara

È in corso il rilascio degli

aggiornamenti di Sintel, in seguito alle innovazioni introdotte del Regolamento attuativo del

Codice

È in corso il rilascio degli

aggiornamenti di Sintel, in seguito alle innovazioni introdotte del Regolamento attuativo del

Codice

Sintel, la piattaforma di e-procurement regionale

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Gestione della struttura

organizzativa

� Gestione di ordini provenienti da diverse sedi e centralizzazione della spesa

� Attribuzione di poteri di spesa diversi alle sottostrutture

� Gestione di ordini provenienti da diverse sedi e centralizzazione della spesa

� Attribuzione di poteri di spesa diversi alle sottostrutture

Da un solo ordinativo che copre il fabbisogno complessivo è possibile “staccare” diverse richieste di consegna nel corso del tempo, mediante la gestione dei “carrelli della spesa” inoltrati automaticamente ai fornitori

Da un solo ordinativo che copre il fabbisogno complessivo è possibile “staccare” diverse richieste di consegna nel corso del tempo, mediante la gestione dei “carrelli della spesa” inoltrati automaticamente ai fornitori

Richieste di consegna online

fase

transazionale

2

Ordinativi di fornitura online

Tramite il NECA è possibile effettuare ordinativi di fornitura (coerentemente con i fabbisogni annui) per i prodotti oggetto delle convenzioni CRA

Tramite il NECA è possibile effettuare ordinativi di fornitura (coerentemente con i fabbisogni annui) per i prodotti oggetto delle convenzioni CRA

fase

contrattuale

Ente-fornitore

1

� Il NECA può essere utilizzato in outsourcing, per gestire gli acquisti di procedure pluriennali complesse

� Il NECA può essere utilizzato in outsourcing, per gestire gli acquisti di procedure pluriennali complesse

OutsourcingGestione del magazzino

� Grazie alle richieste di consegna online e dilazionate nel tempo si ottimizza la gestione del magazzino

� Grazie alle richieste di consegna online e dilazionate nel tempo si ottimizza la gestione del magazzino

NECA (Negozio Elettronico della Centrale Acquisti)

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Qualità

Assistenza

Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva:

Affiancamento e consulenza tecnico –

specialistica Training on the job

Formazione in aula e moduli per la formazione a

distanza

Portale Web aggiornato

quotidianamente, knowledge base

Contact Center specializzato

- Numero Verde

- Fax

- eMail

� monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni

� rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying

� Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement

Il modello di customer care

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AgendaAgenda

� Centrale di committenza

� Soluzioni e-procurement

� Risultati e prospettive

� Conclusioni

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26 gare• Farmaci

• Mezzi di

contrasto

• Vaccini

• ……….

26 gare• Farmaci

• Mezzi di

contrasto

• Vaccini

• ……….

9 gare• Energia

elettrica

• Cancelleria

• Fotocopiatori

• ………..

9 gare• Energia

elettrica

• Cancelleria

• Fotocopiatori

• ………..

3 gare• Centro stampa

• Stampati

• Vigilanza

3 gare• Centro stampa

• Stampati

• Vigilanza

2 gare• Divise per la

polizia locale

• Opacimetri

2 gare• Divise per la

polizia locale

• Opacimetri

40 gare da Luglio

2007

40 gare da Luglio

2007

Prodotti e servizi “verdi”

Numero e valore gare bandite

Dati aggiornati al 17/05/2011

Risparmio medio

ponderato sui prezzi

storici d’acquisto

~30%

Aumento

della

qualità

delle

forniture

Enti di piccole dimensioni possono

accedere a forniture di qualità a

prezzi competitivi

Oltre 400 Enti

aderenti, di cui tutti

gli Enti sanitari

lombardi

Risultati raggiunti: gare aggregate

17

€ 2.057.317.472

€ 1.792.543.617

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€ 1.519.567.402€ 120.107.901

€ 86.664.187 € 35.277.680 € 1.761.617.170

Farmaceutici Beni e servizi sanitari Apparecchiatureelettromedicali

Vaccini Totale

2 gare• Farmaci

• Farmaci II

2 gare• Farmaci

• Farmaci II

12 gare• Mezzi di

contrasto

• Antisettici e

disinfettanti

• Pap test

• Ausili per

incontinenza

12 gare• Mezzi di

contrasto

• Antisettici e

disinfettanti

• Pap test

• Ausili per

incontinenza

7 gare• TAC

• Diagnostica

ossea

• Diagnostica

toracica

• Angiografia

7 gare• TAC

• Diagnostica

ossea

• Diagnostica

toracica

• Angiografia

5 gare• HPV I e II

• Anti-

influenzali

• Ad uso

umano I e II

5 gare• HPV I e II

• Anti-

influenzali

• Ad uso

umano I e II

26 gare da Aprile

2008

26 gare da Aprile

2008

Numero e valore gare bandite

Dati aggiornati al 17/05/2011

Focus: gare aggregate per la sanità

18

€ 1.792.543.617€ 151.034.348

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Focus: e-procurement nella Sanità Lombarda

� A 3 anni dall’introduzione di Sintel, l’e-procurement è una realtà consolidata per la Sanità lombarda,

grazie anche agli incentivi all’utilizzo posti da Regione Lombardia (obiettivi per il management)

� A 3 anni dall’introduzione di Sintel, l’e-procurement è una realtà consolidata per la Sanità lombarda,

grazie anche agli incentivi all’utilizzo posti da Regione Lombardia (obiettivi per il management)

Gara “tipo”

� Tipologia di procedura più

utilizzata: cottimo fiduciario,

procedura aperta

� Massimale di gara medio:

~€100.000

� Categorie merceologiche più

utilizzate: dispositivi medici;

beni di consumo (materiale

per EDP); piccole

attrezzature da laboratorio

� Tipologia di procedura più

utilizzata: cottimo fiduciario,

procedura aperta

� Massimale di gara medio:

~€100.000

� Categorie merceologiche più

utilizzate: dispositivi medici;

beni di consumo (materiale

per EDP); piccole

attrezzature da laboratorio

Best practice

� Prima esperienza di gara aggregata online gestita in

autonomia da Enti sanitari lombardi (gara farmaci 2009 per le

Aziende Ospedaliere della Lombardia orientale, massimale di

gara ~€500 mln). Numerose esperienze di aggregazione della

spesa nel 2010

� Nel 2010 gli Enti della Sanità lombarda hanno svolto online

mediamente il 15-20% delle proprie procedure per l’acquisto

di beni/servizi (contro una media nazionale inferiore al 4%*)

� Alcuni Enti utilizzano Sintel per la quasi totalità dei propri

acquisti

� Oltre 1000 fornitori registrati a Sintel sono specializzati nelle

forniture/servizi di natura sanitaria

� Prima esperienza di gara aggregata online gestita in

autonomia da Enti sanitari lombardi (gara farmaci 2009 per le

Aziende Ospedaliere della Lombardia orientale, massimale di

gara ~€500 mln). Numerose esperienze di aggregazione della

spesa nel 2010

� Nel 2010 gli Enti della Sanità lombarda hanno svolto online

mediamente il 15-20% delle proprie procedure per l’acquisto

di beni/servizi (contro una media nazionale inferiore al 4%*)

� Alcuni Enti utilizzano Sintel per la quasi totalità dei propri

acquisti

� Oltre 1000 fornitori registrati a Sintel sono specializzati nelle

forniture/servizi di natura sanitaria

*Rapporto 2010 Osservatorio eProcurement nella PA, Politecnico di Milano,2010

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SIN

TEL

� Procedure di gara lanciate con Sintel� Procedure di gara lanciate con Sintel

100% degli Enti Sanitari e Regionali

La maggior parte sono PMI lombarde

Dati aggiornati al 13 Maggio 2011

� Gare telematiche da Marzo 2008 2.234

� Sommatoria dei massimali di gara € 2,3 mld

� Sconto medio ponderato sui massimali di gara 15,5%

� Enti lombardi registrati 409

� Fornitori registrati 4.913

Sintel: Key Performance Indicator

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EFFICIENZA

� risparmio di ca. 6 gg/uomo delle

risorse coinvolte

� risparmio di ca. 6 gg/uomo delle

risorse coinvolte

42

36

Giorni

lavorativi

impiegati

dalle risorse

per una gara

tradizionale

Giorni

lavorativi

impiegati

dalle risorse

per una gara

tradizionale

Giorni

lavorativi

impiegati

dalle risorse

per una gara

Sintel

Giorni

lavorativi

impiegati

dalle risorse

per una gara

Sintel

Impiego di risorse

umane per gara

Sintel: impatti su obiettivi strategici

� Rispetto ad una

gara tradizionale

il processo dura mediamente il 27% in meno

� Rispetto ad una

gara tradizionale

il processo dura mediamente il 27% in meno

Durata gara

telematica vs

tradizionale

� Le informazioni

migliorano per

tempestività e

completezza

� Le informazioni

migliorano per

tempestività e

completezza

TRASPARENZA

Documentazione

ed esiti di gara

accessibili online

Gare

tradizionali

Gare

tradizionaliSintelSintel

� In Sintel gli Enti invitano

mediamente il

quadruplo dei fornitori

� In Sintel gli Enti invitano

mediamente il

quadruplo dei fornitori

COMPETITIVITÀ

7

25

Gare

tradizionali

Gare

tradizionaliSintelSintel

Fornitori invitati

a procedure

negoziate

Dati Analisi CRA – CEFRIEL (Politecnico di Milano) 2009

21

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L’uso “a regime” di Sintel consentirebbe

di preservare o reintegrare ogni

anno oltre il 40% del

Parco del Lambro

L’uso “a regime” di Sintel consentirebbe

di preservare o reintegrare ogni

anno oltre il 40% del

Parco del Lambro

668

177

Garatradizionale

Sintel

Consumo di fogli

di carta per gara:

procedura

tradizionale vs

telematica

Nota: i dati sono relativi ad analisi condotta da Centrale Regionale Acquisti su un campione di Enti lombardi, si riferiscono a gare svolte su Sintel dal 01/04/2008 al 01/04/2009

Ipotesi: 5 gr./foglio ; 17 alberi di medie dimensioni per 1 tonnellata di carta. Fonte: Istituto di ricerca sull’impresa e lo sviluppo del Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, CERIS-CNR, 2007

Per le gare sottosoglia, gli Enti pubblici

lombardi in media “consumano” 400

tonnellate di carta

l’anno, pari a ca. 6900 alberi (non

considerando i consumi dei

fornitori)

Per le gare sottosoglia, gli Enti pubblici

lombardi in media “consumano” 400

tonnellate di carta

l’anno, pari a ca. 6900 alberi (non

considerando i consumi dei

fornitori)

Alberi “consumati”

Nel 2009 sono state svolte ca. 700 gare con Sintel: hanno permesso di

“salvare” 30 alberi

Nel 2009 sono state svolte ca. 700 gare con Sintel: hanno permesso di

“salvare” 30 alberi

1 albero “salvato”

ogni 24 gare online

1 albero “salvato”

ogni 24 gare online

Alberi “salvati”

L’uso “a regime” di Sintel prevede che

1.600 Enti lombardi

realizzino il 30% delle gare

sottosoglia online

L’uso “a regime” di Sintel prevede che

1.600 Enti lombardi

realizzino il 30% delle gare

sottosoglia online

Ca. 1500 alberi

“salvati” all’anno

Ca. 1500 alberi

“salvati” all’anno30

Sintel: impatti su dematerializzazione GPP

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AgendaAgenda

� Centrale di committenza

� Soluzioni e-procurement

� Risultati e prospettive

� Conclusioni

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� La gara aggregata è una soluzione ottimale per ridurre gli sprechi e liberare risorse per i tessuti locali

� L’e-Procurement sta rapidamente affermandosi in Lombardia

� I benefici generati da queste soluzioni hanno ancora grandi margini di crescita

� Quali sono i fattori critici di successo per consolidare il network e massimizzare i benefici?

� La gara aggregata è una soluzione ottimale per ridurre gli sprechi e liberare risorse per i tessuti locali

� L’e-Procurement sta rapidamente affermandosi in Lombardia

� I benefici generati da queste soluzioni hanno ancora grandi margini di crescita

� Quali sono i fattori critici di successo per consolidare il network e massimizzare i benefici?

Conclusioni – consolidare il network degli acquisti

� Strumenti e-procurement aggiornati

� Servizi e flussi informativi integrati a livello centrale e locale

� Strumenti e-procurement aggiornati

� Servizi e flussi informativi integrati a livello centrale e locale

� Innovazione dei processi

� Adozione di standard

� Misurazione, reporting e

condivisione risultati

� Innovazione dei processi

� Adozione di standard

� Misurazione, reporting e

condivisione risultati

� Formazione e consulenza

� MBO

� Stimolo di logiche di networking, riuso e sfruttamento delle tecnologie

� Formazione e consulenza

� MBO

� Stimolo di logiche di networking, riuso e sfruttamento delle tecnologie

� Azioni di policy e

normativa

adeguate

� Governance territoriale con coinvolgimento di tutti gli attori rilevanti

� Azioni di policy e

normativa

adeguate

� Governance territoriale con coinvolgimento di tutti gli attori rilevanti

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