Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 1

CONTRLE FISCAL : AGIR DS MAINTENANT POUR LIMITER LES RISQUES2 grands exemples de dfis relever :

>> Produire un FEC conforme >> Supprimer les erreurs de TVA

ACL EBOOK

2 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 3

GNRER UN FEC EN CONFORMIT AVEC LA RGLEMENTATION ET OPTIMISER LE CONTRLE DE LA TVA DANS VOTRE ENTREPRISE

Le FEC est dsormais une obligation lgale entre en vigueur depuis le 1er janvier 2014.

Avec le recul, il savre que ce projet a t plus complexe que prvu pour les entreprises dans la mesure o il impacte des lments fondamentaux tels que la fiscalit, la comptabilit, linformatique.

A lorigine, le FEC a t conu dans une approche fiscale franaise, qui est encore plus complexe pour des entreprises ayant des habitudes en dehors du champ gnral franais ou pour des entreprises avec une comptabilit aux normes US GAAP par exemple.

Lors de la premire anne de mise en application du FEC, ladministration fiscale a t particulirement pointilleuse sur la forme, sans ouvrir le dbat sur le fond des donnes ainsi portes sa connaissance.

Si cette analyse est reste succincte, il ny a aucun doute sur le fait quune dmarche plus complte doit tre envisage par les entreprises.

Quels contrles valeur ajoute peuvent tre raliss dans le cadre de ce FEC ?

Au-del de la conformit fiscale, quelles sont les opportunits offertes par le FEC pour le fiscaliste, le directeur financier, et lauditeur interne ?

Comment anticiper la cration du FEC et imaginer des contrles comptables rguliers avant la clture de vos comptes?

Comment le contrle de vos flux TVA va vous permettre doptimiser vos flux financiers et rduire les risques derreurs ?

Comment devenir autonome sur vos donnes sans systmatiquement solliciter votre direction informatique souvent surcharge ?

Prvenir et grer les risques sont les lments cls de la bonne gestion dune entreprise.

En effet les pratiques comptables de lentreprise peuvent orienter la stratgie du vrificateur ou du contrleur fiscal.

Ce guide pratique dveloppe les dfis lis au FEC et au contrle de la TVA, et propose des recommandations en matire de risque fiscal.

? ?

4 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

Remettre un FEC conforme : un enjeu devenu majeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Dfinition et objectifs du FEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Exemples derreurs frquemment constates dans le FEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Gnration du FEC : Quelques difficults rencontres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Eviter les erreurs de TVA : une stratgie gagnante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Les 10 bonnes raisons de squiper dune solution logicielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Rpondre aux enjeux fiscaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Les 10 considrations intgrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

SOMMAIRE

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 5

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent leur comptabilit au moyen de systmes informatiss doivent sassurer de la conformit de leur systme comptable aux rgles fiscales et tre en mesure de remettre, au dbut dun contrle, un fichier des critures comptables (FEC).

Ce fichier doit respecter des rgles strictes, notamment avoir un contenu et un format technique conformes aux exigences de larticle A 47 A-1 du livre des procdures fiscales.

Or, il apparait que peu dentreprises aujourdhui sont capables de produire un fichier FEC dans le format requis par lAdministration fiscale. Ou bien si elles sont en mesure de lui communiquer ce fichier, les entreprises, par manque de temps, ne ralisent pas lensemble des contrles comptables ncessaires pour valider et commenter les critures suspectes. Elles doivent donc externaliser la prparation des lments auprs de cabinets externes et cette opration peut savrer onreuse, sans assurer une totale autonomie lentreprise. En effet, cette dernire devra chaque anne renouveler ces oprations de contrles.

Il est clair que les objectifs poursuivis par ladministration fiscale sont principalement :

Faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilit et de ralisation des contrles de cohrence entre les dclarations souscrites et la comptabilit prsente.

Valider la rgularit et la sincrit de la comptabilit.

En outre, la transmission de ce fichier permet ladministration doprer par la suite des contrles prcis et exhaustifs de la comptabilit, voire des demandes de traitements complmentaires.

Rappelons que les sanctions pour inciter les entreprises remplir cette obligation sont les suivantes :

Une amende de 5000 EUR par fichier sanctionnant le dfaut de remise du FEC ou la remise dun FEC non conforme.

Une pnalit complmentaire de 10% sur les redressements ventuellement effectus lissue du contrle.

Le rejet de la comptabilit.

Une procdure dvaluation doffice (L74 du LPF) avec le cas chant, lapplication de la majoration de 100 % prvue larticle 1732 du CGI.

Et, coup sr, la dgradation des relations de lentreprise avec ladministration fiscale.

Les contraintes imposes par ladministration sont importantes. Par consquent, les entreprises ont besoin de gagner en autonomie tout en squipant dune solution simple et conomique leur permettant de faciliter lanalyse du FEC, voire sa cration si ncessaire, avec les rgles du contrle de la comptabilit informatise.

REMETTRE UN FEC CONFORME : UN ENJEU DEVENU MAJEUR

6 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

01: Quelle est la finalit du fichier des critures comptables (FEC) ?

Le FEC sert de base aux contrles effectus par ladministration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des donnes. Il permet au contrleur de :

Rapprocher des documents comptables avec les dclarations fiscales dposes

Gagner du temps pour les vrifications

Passer moins de temps dans lentreprise contrle

Il est gnr directement par le logiciel de lentreprise ou bien produit par son expert-comptable.

La remise du fichier des critures comptables fait courir le dlai de 3 mois imparti ladministration fiscale pour effectuer ses contrles. A dfaut de remise du FEC, le dlai ne sapplique pas.

02: Quel est le contenu du FEC ?Le FEC est un document informatique contenant lensemble des enregistrements du systme comptable dune entreprise. Son contenu est le suivant :

1] Code du journal de lcriture comptable

2] Libell du journal de lcriture comptable

3] Numro de lcriture comptable (devant tre bas sur une squence continue)

4] Date de comptabilisation de lcriture comptable

5] Numro de compte (compte rellement utilise par lentreprise, en fonction de son plan comptable)

6] Libell de compte

7] Numro de compte auxiliaire ( blanc si non utilis)

8] Libell de compte auxiliaire ( blanc si non utilis)

9] Rfrence de la pice justificative

10] Date de la pice justificative

11] Libell de lcriture comptable (identification littrale du motif de lcriture comptable)

12] Montant au dbit

13] Montant au crdit

14] Lettrage de lcriture comptable ( blanc si non-utilis)

15] Date de lettrage ( blanc si non-utilis)

16] Date de validation de lcriture comptable

17] Montant en devise ( blanc si non-utilis)

18] Identifiant de la devise ( blanc si non-utilis)

Lorsque certaines donnes ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernes doivent tre laisses vides dans le FEC ; il ne faut surtout pas y inscrire des 0 ou des espaces.

Il doit tre prsent dans un format particulier et doit inclure tous les journaux existants dans la comptabilit de lentreprise. Les critures dinventaires et les critures d-nouveaux doivent galement y figurer.

DFINITION ET OBJECTIFS DU FEC

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 7

03: Qui est concern par le FEC ?Tous les contribuables qui tiennent leur comptabilit au moyen de systmes informatiss et qui font lobjet dun contrle fiscal doivent remettre une copie du FEC. Cette obligation concerne les entreprises soumises limpt sur les socits et celles soumises limpt sur le revenu, dans la catgorie des bnfices industriels et commerciaux (BIC), des bnfices non commerciaux (BNC) ou des bnfices agricoles.

04: Les entreprises soumises un rgime micro ne sont pas concernes par cette mesure : seules les contribuables relevant dun rgime rel dimposition sont viss. Quand doit-on remettre le FEC?

Le FEC doit tre prsent au vrificateur de comptabilit lors de sa premire visite sur place (cette disposition figure dans lavis de vrification qui est envoy lentreprise).

Il peut tre intgr sur tout support physique : CD, DVD, Cl USB, disque dur externe, etc.

05: Que devient le FEC a lissue de son utilisation ?

A lissue des travaux de ladministration fiscale qui aboutissent une mise en recouvrement ou bien une absence de rectification, le FEC est dtruit.

En rsum, depuis le 1er janvier 2014, le FEC doit obligatoirement tre prsent ladministration fiscale en cas de contrle. Il est ncessaire de sassurer que le logiciel de lentreprise est en mesure de produire ce fichier ou bien que lexpert-comptable de la socit le gnre bien de son ct.

DFINITION ET OBJECTIFS DU FEC

8 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

Gnration de FEC bricols avec divers outils

Dcalages de ligne entrainant une incohrence gnrale du FEC

Problmes de format:

Le nom du fichier est incorrect. Il doit respecter la syntaxe SIREN][FEC][DATECLOTURE].txt

Les formats de dates ou plus globalement de champs ne sont pas respects

Les champs obligatoires ne sont pas renseigns

Cohrences de fonds

Les balances reconstitues par journaux partir du FEC ne sont pas quilibres (voire la balance gnrale)

Les journaux ne sont pas quilibrs par mois

Le plan comptable utilis nest pas conforme

Les champs libells sont vides ou renseigns par des caractres ou chiffres sotriques

Il nest pas fait mention dune rfrence de pice pour la majorit des critures

Il existe des trous de squence dans les numrotations des critures

Les dates sont incohrentes entre elles : par exemple une date de pice plus rcente que la date de comptabilisation ou bien les dates de pices sont trs antrieures ou trs postrieures lexercice considr.

EXEMPLES DERREURS FRQUEMMENT CONSTATES DANS LE FEC

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 9

Localisation des critures comptables

La premire difficult consiste dans lobligation de localiser les critures comptables. En effet, il est ncessaire didentifier dans les systmes les applications qui sont la source des critures comptables intgrer dans le FEC. Frquemment, le logiciel de comptabilit gnrale comprend les critures centralises ou agrges. Or, lAdministration exige le fichier la maille des critures individuelles quil est ncessaire didentifier dans les sous-systmes, les comptabilits auxiliaires, voire dans les outils de gestion. Ce travail dextraction se rvlera dautant plus compliqu que larchitecture informatique est complexe et diversifie.

Un travail pralable rigoureux dinventaire et de cartographie des systmes est ncessaire pour mener bien les tapes successives des travaux dextraction pour mesurer lexhaustivit de la comptabilit gnrale la maille de lcriture comptable individuelle.

Volume des donnes

Le volume des donnes impactes est susceptible dtre gigantesque, plusieurs dizaines, parfois des centaines de millions dcritures.

Conformit aux rgles comptables franaises

Le fichier doit tre strictement conforme aux rgles comptables franaises : plan de compte, langue franaise, squentialit des critures. Ladministration avait initialement indiqu qu compter de lexercice 2014, le transcodage des critures ne respectant pas les normes comptables franaises, ne sera plus accept et la comptabilit devra tre tenue conformment aux normes comptables franaises et en langue franaise. Par mesure de souplesse, la tolrance est prolonge aux exercices clos en 2014. Cependant, compter des exercices clos en 2015, le transcodage ne sera plus admis dans le FEC de mme que les libells en langue trangre.

Ces difficults doivent tre anticipes et identifies avec une attention particulire, dautant plus que le non-respect du format de ce fichier pourra tre sanctionn par une amende importante comme mentionn prcdemment.

Il est donc fortement conseill de squiper dun logiciel permettant de gnrer un FEC conforme aux exigences formelles de ladministration.

GNRATION DU FEC : QUELQUES DIFFICULTS RENCONTRES

10 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

Les enjeux conomiques notamment des Etats Europens ont pouss les gouvernements renforcer les contrles fiscaux autour de la TVA.

En effet, la recherche permanente de ressources budgtaires supplmentaires a conduit les Etats Europens renforcer les contrles fiscaux lis la TVA, modifier les assiettes fiscales, et accroitre le nombre de rformes fiscales.

La trs grande majorit des contrles fiscaux sont motivs par des anomalies dans les dclarations de TVA. Cest son exigibilit qui pose gnralement problme. Tout dabord, il arrive que la TVA collecte ne soit rcupre auprs du client quun ou deux mois aprs son exigibilit. Mme si la TVA collecte est rgularise rapidement, ce dcalage de TVA est dcelable sur la liasse fiscale de lentreprise et dtecte quasiment automatiquement par les outils informatiques la disposition de la DGI.

Ensuite, de nombreuses entreprises dduisent au moment de la facturation leur TVA dductible. Or, il faut savoir que seule la TVA sur les achats est dductible la date de facturation. La TVA sur les prestations de service est dductible la date du paiement.

L encore, cette anomalie est facilement dcelable : ladministration recalcule la TVA dductible en fonction des fournisseurs de la socit la clture du bilan et effectue le rapprochement. Tout dcalage peut aboutir un contrle fiscal.

Les pnalits de 40 % (mauvaise foi) sont appliques quasi automatiquement sur les redressements lis au dcalage de TVA lorsque la socit a dj fait lobjet dun rappel de ce type.

La TVA est un enjeu majeur pour les entreprises en termes de cash , la fois en raison des risques de pnalits encourus et pour les problmatiques rencontres avec les crdits de TVA linternational. Il

sagit dun impt impliquant de nombreux acteurs de lentreprise, qui est diffus dans le systme dinformation (Les achats, les ventes )

Les entreprises doivent renforcer la fois leur politique de gouvernance fiscale, la transparence et la bonne foi sur les donnes enregistres dans leur systme dinformation.

En effet dans les annes venir elles prennent le risque daccrotre le nombre de conflits, de litiges et de procs.

A ce titre, les technologies daudit et de contrle interne vont leur permettre de renforcer les contrles grce un audit continu de leur flux fiscaux dans les donnes.

La TVA doit tre considre comme un risque financier part entire, do son contrle rgulier grce aux nouvelles technologies daudit.

Ces contrles rguliers vont permettre lentreprise doptimiser le cash et de faciliter lauto-liquidation de la TVA.

EVITER LES ERREURS DE TVA : UNE STRATGIE GAGNANTE

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 11

01: Rduction des cotsDevenez autonomes et crez des contrles cls automatiss

pour lanalyse du FEC .

02: Prvision des contrles

Anticipez les contrles fiscaux avec une meilleure analyse des

flux comptables.

03: Respect du format et des dlais imposs par

ladministrationAyez toujours la certitude que votre fichier FEC sera remis

correctement et document, en temps et en heure.

04: Fiabilit de votre contrle interne

Bnficiez dun contrle interne comptable plus rigoureux.

05: Matrise de votre comptabilit

Matrisez votre comptabilit en permanence et facilitez sa

gestion en priode de clture.

06: Dtection et contrle des erreurs

Surveillez et vitez les erreurs comme des taux de TVA

errons ou des doublons de paiement.

07: Fiabilit de vos informations

Assurez la fiabilit de vos informations financires.

08: Amlioration du dialogue avec

ladministrationEtablissez une relation de

confiance avec ladministration fiscale en remettant des documents conformes et

fiables.

09: Meilleure matrise de lactivit de lentreprisePrenez mieux en compte vos

risques et dveloppez lefficacit de vos oprations

financires.

10: Nouvelle organisation du travail et cration de

valeur ajoute Transformez la contrainte

rglementaire en opportunit : Profitez de la mise en conformit

de votre comptabilit pour renforcer les processus de votre contrle interne et amliorer vos

procdures.

LES 10 BONNES RAISONS DE SQUIPER DUNE SOLUTION LOGICIELLE

12 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

Concernant les enjeux fiscaux, il convient dopter pour une approche adapte permettant :

Dvaluer, anticiper et grer le risque fiscal.

De rpondre aux exigences de lAdministration fiscale (documentation, donnes, traitement).

De matriser le rythme du contrle fiscal.

De favoriser la confiance en utilisant les outils identiques ceux de la BVCI ou des DIRCOFI.

Une solution technologique adapte peut garantir aux entreprises la cohrence de leur systme comptable vis vis des rgles fiscales en vigueur ainsi quune parfaite matrise de leur comptabilit de manire continue.

Aujourdhui, lentreprise doit tre en mesure :

De construire de vritables dispositifs darchivages de bout en bout du SI.

Dassurer le contrle en continu des points cls de sa fiscalit :

Contrle de la TVA

Contrle des prix de transfert

De garantir la matrise des contrles de sa chane de facturation lectronique.

De certifier ses tats FATCA.

De rpondre efficacement aux contrles des BVCI.

RPONDRE AUX ENJEUX FISCAUX

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 13

La solution logicielle adquate doit pouvoir rpondre aux critres suivants :

01: Indpendance vis--vis des systmes dinformation : Exploitation de tout type de donnes et de fichiers, quelles que soient les applications de gestion utilises et leurs plateformes techniques dorigine : SAP/ORACLE/ERP/Fichiers (pdf/log/txt/Access,.etc).

02: Intgrit prserve des donnes analysesModification ou suppression des donnes source impossible au cours des traitements de contrle.

03: Traabilit des contrles effectusEnregistrement automatique de tous les travaux effectus sur les donnes (Piste daudit).

04: Absence de limites en termes de volumtrieAnalyse des donnes transactionnelles extraites des applications de gestion sans limite de taille et de lignes (Million, 10 millions, 100 millions).

05: Analyses sur lexhaustivit dune populationTraitement des donnes dans leur exhaustivit, et non par chantillonnage : conclusions fondes sur lintgralit dune population (et non par extrapolation).

06: Croisement facilit des donnes analysesAnalyses croises sur des donnes issues dapplications ou de domaines fonctionnels diffrents : revue dinterface, fichier dadhrents et cotisations, etc.

07: Fonctionnalits propres laudit de donnesIntgration de nombreuses fonctionnalits daudit : recherche de doublons, domission, trou de squence, stratification, chantillonnage, etc.

08: Automatisation des contrles effectus sur les donnesCration de scripts permettant de reproduire une analyse de donnes assurant ainsi la reproduction des contrles et des gains de productivit.

09: Analyse automatise et continueAnalyse automatise et continue pour pouvoir accder des fichiers de donnes volumineux, sans intervention du service informatique, et donnant la possibilit de rpondre plus efficacement aux demandes de ladministration fiscale.

10: Rduction derreursContrles internes plus stricts pour maximiser les recouvrements en liquidit, en rduisant les erreurs et les fraudes.

LES 10 CONSIDRATIONS INTGRER

14 - Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques

CONCLUSION

Il apparat fondamental aujourdhui de pouvoir gnrer un FEC conforme.

En utilisant la bonne technologie, les entreprises doivent tre assures de pouvoir :

Prparer en amont leur fichier conformment aux exigences requises par ladministration.

Rduire les cots en devenant autonome et en automatisant les contrles ncessaires au contrle du FEC.

Anticiper les contrles fiscaux avec une meilleure analyse des flux comptables.

Produire un fichier FEC correct et document, et le remette en temps et en heure.

Disposer dun contrle interne comptable plus strict.

Matriser leur comptabilit de manire continue et viter les retards de rapprochement des comptes en fin dexercice fiscal.

Eviter les erreurs comme des taux de TVA errons ou des doublons de paiement et plus de contrles encore. Au-del du respect des contraintes lies au format du fichier des critures comptables, ladministration peut mettre en uvre des contrles prcis sur chaque criture comptable de votre entreprise, et reprer par exemple des erreurs en matire de TVA.

Contrle fiscal : agir ds maintenant pour limiter les risques 15

Transformer la contrainte rglementaire en opportunit

La production dun FEC conforme peut galement reprsenter une chance pour lentreprise de renforcer son contrle interne et amliorer ses procdures comptables. Il est important de prendre en compte lopportunit quelle reprsente.

Au-del de la mise en conformit, il faut considrer cette nouvelle obligation comme une opportunit pour le fiscaliste daller plus en avant dans lanalyse des donnes comptables. En effet, laccs au fichier des critures ouvre des perspectives importantes de revue, de suivi, de reporting et danalyse de linformation des fins purement fiscales.

Cest loccasion dopter pour les solutions technologiques conues en vue de la matrise et du contrle des risques fiscaux.

La contrainte impose par ladministration peut par consquent servir lentreprise et lui permettre de mieux prendre en compte ses risques, de veiller la sauvegarde de ses actifs, et de sassurer de la fiabilit de ses informations financires.

Elle peut vritablement contribuer crer de la valeur ajoute.

2015 ACL Services Ltd. ACL and the ACL logo are trademarks or registered trademarks of ACL Services Ltd. All other trademarks are the property of their respective owners.

propos de lAuteur: Pascal Gadea

Pascal Gadea occupe depuis 10 ans, la fonction de Directeur des Ventes Entreprises en Europe chez ACL Services Ltd, leader mondial de solutions de contrle et daudit.

Diplm de lUniversit de Bourgogne (DESS), Pascal a plus de 20 ans dexprience dans lindustrie du logiciel notamment dans les ventes de solutions de Business Intelligence et de GRC, ainsi que dans le management des quipes commerciales dans un contexte franais et international.

propos dACL:

ACL propose des solutions technologiques qui rvolutionnent la gestion des risques et des audits, donnant ainsi aux entreprises une matrise ingale de leurs activits.

Notre famille intgre de produits, qui comprend notamment notre solution base dans le nuage pour la gouvernance et la gestion des risques et de la conformit (GRC) et nos produits phares pour lanalyse des donnes, est utilise tous les niveaux de lentreprise dans le but doptimiser les opportunits de croissance en identifiant et rduisant les risques, en protgeant les bnfices et en augmentant les performances.

Grce nos 25 annes dexprience et notre approche consultative, nos clients obtiennent rapidement des rsultats concrets en prenant peu de risques. Nos clients, qui sont plus de 14 000 travers le monde - parmi lesquels figurent des centaines de gouvernements et dont 89 % font partie du classement Fortune 500 - sauront mieux parler de nous.

www.acl.com/france

+33 (0) 662 403 293

info@acl.com

www.acl.com/francemailto:info@acl.com