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Correo electrónico corporativo - Servicio de webmail OWA 2013

Manual de Usuario

CIBERC-MGW-000410-02

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Correo electrónico corporativo - Servicio de webmailOWA 2013

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Rev. Fecha Descripción

02 08/02/2017 Se añade apartado para compartir un buzón de correo

01 11/12/2014 Creación del documento

Fecha 1ª Aprobación 15/12/2014

Responsable actualización:

Microinformática

Documento: CIBERC-MGW-000410-02Correo electrónico corporativo - Servicio de webmail OWA 2013

Ubicación: https://www.gobiernodecanarias.net/cibercentro/documentos/soporte/index.html

Nivel de Seguridad: Interno

Preparado por Revisado por Aprobado por

Gestión de Proyectos

Fecha: 08/02/2017

DGTNT_Cibercentro

Fecha:15/02/2017

Jose Damián Ferrer Quintana

Fecha: 21/02/2017

https://www.gobiernodecanarias.net/cibercentro/documentos/soporte/index.html


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ÍNDICE

1 Introducción........................................................................................................................4 2 Objetivo..............................................................................................................................4 3 Destinatarios......................................................................................................................4 4 Alcance...............................................................................................................................4 5 Introducción a Outlook Wep App 2013 (OWA)..................................................................4 6 Acceso al servicio de OWA................................................................................................4

6.1 Inicio de sesión en el servicio de webmail..............................................................................................5 6.2 Fin de la sesión en el servicio OWA.......................................................................................................7

7 Ventana principal................................................................................................................7 8 Bandeja de entrada............................................................................................................8

8.1 La barra de herramientas de Correo....................................................................................................10 8.2 Leer el correo....................................................................................................................................... 11 8.3 Enviar un correo................................................................................................................................... 13

8.3.1 Opciones del mensaje................................................................................................................16 8.4 Firma digital mediante certificado (S/MIME).........................................................................................17

8.4.1 Instalación del complemento S/MIME.........................................................................................17 8.4.2 Configuración del complemente S/MIME....................................................................................19

8.5 Manejando la bandeja de entrada........................................................................................................20 9 Compartir un buzón de correo.........................................................................................21 10 Calendario......................................................................................................................27

10.1 La barra de herramientas del Calendario...........................................................................................27 10.2 Vista de un solo día............................................................................................................................ 28 10.3 Vista de semana laboral.....................................................................................................................29 10.4 Vista semanal..................................................................................................................................... 30 10.5 Vista mensual..................................................................................................................................... 31 10.6 Creando una nueva cita.....................................................................................................................31 10.7 El asistente de programación.............................................................................................................32 10.8 Compartir mi calendario.....................................................................................................................34 10.9 Agregar el calendario de otra persona...............................................................................................36 10.10 Dejar de compartir mi calendario......................................................................................................38 10.11 Quitar un calendario compartido.......................................................................................................40

11 Contactos.......................................................................................................................40 11.1 La barra de herramientas de Contactos.............................................................................................41 11.2 Creación de un nuevo contacto..........................................................................................................41 11.3 Creación de un nuevo grupo..............................................................................................................44 11.4 La barra de herramientas de un nuevo contacto o grupo...................................................................46 11.5 Modificación de un contacto o grupo..................................................................................................46


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11.6 Eliminación de un contacto o grupo....................................................................................................47 12 Tareas.............................................................................................................................47

12.1 La barra de herramientas de Tareas..................................................................................................48 12.2 Creación de una nueva tarea.............................................................................................................48 12.3 Edición de una tarea.......................................................................................................................... 50

13 Opciones........................................................................................................................50 13.1 Cuenta................................................................................................................................................ 51 13.2 Organizar correo electrónico..............................................................................................................52

13.2.1 Reglas de Bandeja de Entrada.................................................................................................52 13.2.2 Respuestas automáticas...........................................................................................................53 13.2.3 Informes de entrega.................................................................................................................. 54

13.3 Buzones del sitio................................................................................................................................ 55 13.4 Configuración..................................................................................................................................... 56

13.4.1 Correo....................................................................................................................................... 56 13.4.2 Calendario................................................................................................................................ 58 13.4.3 Regional.................................................................................................................................... 59

13.5 Bloquear o permitir............................................................................................................................. 59 13.6 Aplicaciones....................................................................................................................................... 61

14 Configurar la imagen corporativa del Gobierno de Canarias en la firma......................61 15 Contactos.......................................................................................................................64 16 Anexo I...........................................................................................................................65


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1 Introducción

Guía de usuario para el uso y conocimiento del servicio Microsoft Exchange Outlook Web App.

2 Objetivo

Este documento está orientado a todos los usuarios que tengan la necesidad de acceder al correo deGobierno desde el servicio de OWA.

3 Destinatarios

Usuarios que quieran acceder a su correo del Gobierno de Canarias.

4 Alcance

No aplica.

5 Introducción a Outlook Wep App 2013 (OWA)

Esta guía está diseñada para introducirle en la nueva versión de Microsoft Exchange Outlook Web App2013, más conocida como OWA 2013. Este nuevo servicio de webmail proporciona una cantidad de nuevascaracterísticas en términos de funcionalidad y fiabilidad que se detallará en este documento.

6 Acceso al servicio de OWA

El acceso al servicio de webmail se realizará desde su navegador de Internet a las direcciones URL que semuestran a continuación:

http://www.gobiernodecanarias.org/correo/ (Usuarios de Gobierno)http://www.justiciaencanarias.org/correo/ (Usuarios de Justicia)

http://www.canarias.org/correo/ (Usuarios externos)

Cuando se autentifica en el nuevo servicio, le será mostrada una ventana como aparece en la figurasiguiente.

http://www.canarias.org/correo/

http://www.justiciaencanarias.org/correo/%20

http://www.gobiernodecanarias.org/correo/%20


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Ilustración 1 - Pantalla de inicio de sesión.

6.1 Inicio de sesión en el servicio de webmail

El acceso se realizará identificándose con su nombre de usuario y su contraseña para el servicio de correo.

La opción “Equipo privado” establece el tiempo de duración de una sesión inactiva. Si se deja desmarcada,transcurridos 6 minutos de inactividad, el sistema volverá a pedir la identificación del usuario. Si la casilla“Equipo Privado” aparece marcada, el periodo de inactividad de la sesión será de 30 minutos. Si se deseaacceder a una versión de OWA más ligera y sencilla, caso de un acceso a internet muy lento, se recomiendamarcar la casilla “Usar Outlook Web App Light”.

Ilustración 2 - Pantalla de inicio de sesión.


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En el caso de que en el primer intento de autentificación introdujera incorrectamente los datos de Nombrede usuario y/o Contraseña, la ventana cambiará para mostrarle un sistema de validación adicional (captcha)que le solicitará que realice una sencilla operación matemática. El proceso que debe seguir es introducirnuevamente su Nombre de usuario y Contraseña y pulsar sobre el botón Introduzca número.

Ilustración 3 - Pantalla de inicio con CAPTCHA.

Al pulsar sobre el botón Introduzca número se le mostrará un teclado virtual donde debe introducir elresultado de la operación aritmética que se le muestra a la izquierda de la ventana y posteriormente pulsaren el botón Iniciar sesión.


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Ilustración 4 - Realización calculo aritmético del CAPTCHA.

6.2 Fin de la sesión en el servicio OWA

El cierre de la sesión se puede producir de dos maneras diferentes, una de forma automática establecidapor el propio servicio y una segunda de forma manual cuando pulsa el botón para cerrar la sesión.

En la primera forma el cierre se produce de forma automática a los tres minutos de iniciar la sesión cuandose encuentra usando el servicio desde un equipo marcado como publico o a los diez minutos si seencuentra usando el servicio desde un equipo marcado como privado.

En la segunda forma debe realizar manualmente el cierre de la sesión pulsando en la barra superior dentrode su nombre y posteriormente en la opción “Cerrar sesión” del menú desplegable que se le muestra tal ycomo puede comprobar en la siguiente figura.

Ilustración 5: Proceso de cierre de la sesión de usuario.

7 Ventana principal

La ventana principal de la aplicación se divide en dos partes principales, el panel de navegación y el panelprincipal.

El panel de navegación se encuentra en la parte superior derecha de la aplicación y que sirve para moversepor las distintas secciones y opción de la aplicación mientras que el panel principal ocupa el resto de laventana y se encuentra inmediatamente por debajo del panel de navegación.


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Ilustración 6: Ventana principal de OWA 2013.

8 Bandeja de entrada

Para acceder a al correo se deberá hacer clic sobre el botón Correo en el panel de navegación.


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Ilustración 7: Ventana principal de la sección Correo.


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8.1 La barra de herramientas de Correo

Botón Descripción de uso

Borra el mensaje.

Responde solamente al remitente.

Responde al remitente y a todos los demás receptores.

Reenvía el correo a otro usuario de correo electrónico.

Envía el mensaje.

Añade un fichero como un adjunto en el mensaje. El Anexo 1 detallalas extensiones de ficheros permitidas como datos adjuntos.

Acceso a más opciones mediante un menú desplegable.

Tabla 1 - Barra de herramientas de Correo.

En el menú desplegable oculto tras el botón de los tres puntos , se encuentran las opcionesmostradas en la siguiente tabla.


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Permite marcar el mensaje como no leído.

Guarda el mensaje en la carpeta Borradores para un uso posterior.

Muestra el campo para añadir un receptor que recibirá una copiaoculta del mensaje.

Muestra el campo “De” que le permite alternar entre distintas cuentasde correo de origen.

Verifica los nombres de los receptores para asegurarse de queexisten. Solo funciona con las direcciones que figuran en la libreta dedirecciones.

Permite marcar el mensaje como de alta, media o baja importancia.

Permite cambiar el formato del mensaje entre texto plano o HTML.Cuando el mensaje se encuentra en texto plano, el botón cambia a“cambiar a HTML”

Acceso a opciones relacionadas con los mensajes de confirmación yfirma del mensaje.

Tabla 2: Opciones adicionales de la barra de herramientas de Correo.

8.2 Leer el correo

Cada vez que se inicie una sesión en OWA, se mostrará la Bandeja de entrada. Esta bandeja muestra losmensajes que han sido recibidos. Los mensajes no leídos aparecerán marcados en negrita.

Para leer cualquier mensaje tiene dos opciones, haciendo clic una vez sobre el mensaje se le mostrará lavista previa mientras que si hace doble clic se le mostrará el mensaje completo en una ventana aparte.


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Ilustración 8: Acceso a los detalles completos del mensaje recibido.

En el caso de que haga doble clic sobre el mensaje se abrirá una nueva ventana similar a la que se muestraen la figura siguiente con toda la información correspondiente a ese mensaje.

Ilustración 9: Detalle de un mensaje de correo electrónico.


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8.3 Enviar un correo

Para enviar un correo, se hará clic en el botón nuevo correo en la parte superior de suBandeja de entrada.

Por defecto, la ventana del nuevo correo se ubica en el lado derecho de la ventana principal mostrándosede forma similar a la mostrada en la siguiente figura.

Ilustración 10: Nuevo mensaje de correo electrónico.

Si desea disponer de una área de edición más amplia puede pulsar en el icono que se encuentra en laparte derecha de la ventana y se le mostrará una ventana similar a la mostrada en la siguiente figura.


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Ilustración 11: Nuevo mensaje de correo electrónico en una ventana independiente.

En las dos figuras anteriores se representa la ventana que será mostrada cuando se haga clic para redactarun nuevo mensaje de correo electrónico. En la sección “Para” se tecleará directamente la dirección decorreo electrónico o hacer clic en el botón “Para…” para acceder a la libreta de direcciones. Esta libretacontendrá las listas de distribución y las cuentas de correo electrónico disponible en la agenda de contactos.


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Ilustración 12: Búsqueda de contactos en el campo Para.

Si se desea enviar una copia del correo electrónico a otras personas, entonces deberá introducir susdirecciones de correo electrónico en la sección “CC” o haga doble clic en el botón “CC…” para accedernuevamente a las agenda de contactos.

Ilustración 13: Búsqueda de contactos en el campo CC.

La sección “Asunto” es el asunto del correo electrónico que se desea enviar y la sección del Cuerpo delmensaje es donde se debe escribir el mensaje.


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8.3.1 Opciones del mensaje

Al seleccionar la opción “mostrar opciones de mensaje...” se le mostrará una nueva ventana donde podráseleccionar entre las siguientes posibilidades:

• Confidencialidad. Permite seleccionar un nivel de confidencialidad para el mensaje que se deseaenviar. Recuerde que este nivel de confidencialidad es meramente informativo y no tiene ningunavinculación con el contenido del mensaje ni con el tratamiento automatizado que realizará el serviciode correo para su transmisión. Si desea proteger el contenido del correo debe usar el cifradomediante certificado digital indicando en un párrafo proximo.

Ilustración 14: Confidencialidad.

• Solicitar una confirmación de entrega. Cuando activa esta opción se le remitirá una confirmaciónde que el mensaje ha sido entregado en el buzón del receptor. Recuerde que no siempre recibiráeste mensaje de confirmación ya que depende de cómo esté configurado el servicio de correoelectrónico del receptor.

Ilustración 15: Confirmación de

entrega.

• Solicitar una confirmación de lectura. Cuando activa esta opción se le remitirá una confirmaciónde que el mensaje haya sido leído por el receptor. Recuerde que no siempre recibirá este mensajede confirmación ya que depende de cómo esté configurado el servicio de correo electrónico delreceptor y si el propio receptor desea enviarle esa confirmación.

Ilustración 16: Confirmación de

lectura.

• Cifrar este mensaje (S/MIME). Si tiene instalado un certificado digital habilitado para el cifrado decorreo electrónico, puede seleccionar esta opción para que el mensaje se envíe cifradodigitalmente. Recuerde que el receptor debe disponer de la parte publica de su certificado parapoder leer el mensaje.

Ilustración 17: Cifrado de

mensajes con S/MIME.

• Firmar digitalmente este mensaje (S/MIME). Si tiene instalado un certificado digital habilitado parala firma de correo electrónico, puede seleccionar esta opción para que el mensaje se envíe firmadodigitalmente.


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Ilustración 18: Firma de mensajes

con S/MIME.

8.4 Firma digital mediante certificado (S/MIME)

Para el uso de la firma digital mediante certificado debe cumplir los siguientes requisitos previos:

• Disponer de un certificado digital valido instalado en el equipo que esté utilizando.

• El sistema operativo del equipo que utilice debe ser una versión de Windows Vista o superior.

• El navegador web que utilice durante la sesión de webmail deberá ser Internet Explorer.

• Instalar el complemento S/MIME proporcionado por el propio servicio.

• Por limitaciones propios de S/MIME el cifrado de correo electrónico no está operativo.

• Si desea disponer de la vista previa de los mensajes firmados digitalmente debe desactivar la vistade conversaciones. En caso contrario se le mostrará el siguiente mensaje en el panel de vistaprevia.

8.4.1 Instalación del complemento S/MIME

Para instalar el complemento S/MIME en su navegador Internet Explorer siga la siguiente secuencia depasos desde una sesión de webmail abierta:

• Haga clic sobre el botón de nuevo correo .

• Haga clic sobre el botón del nuevo correo dentro de la ventana de redacción y seleccione la opciónmostrar opciones de mensaje... dentro del menú desplegable que se le mostrará.

Ilustración 19: Acceso a las

opciones de mensaje


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• Haga clic en la opción Firmar digitalmente este mensaje (S/MIME) y posteriormente sobre el

botón aceptar .

Ilustración 20: Selección de la opción

de firma digital S/MIME

• En la ventana del nuevo correo se le mostrará el siguiente mensaje de error. Debe hacer clic sobreel texto “haga clic aquí”.

Ilustración 21: Instalación del complemento S/MIME para Internet

Explorer

• En parte inferior de la ventana de Internet Explorer se le mostrará el mensaje siguiente. Debe hacerclic sobre el botón Ejecutar para comenzar la instalación del complemento.

Ilustración 22: Aviso en la parte inferior del navegador Internet Explorer


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• Una vez que se haya instalado el complemente de S/MIME se le mostrará una ventana de avisosimilar a la representada en la siguiente figura. Debe hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ilustración 23: Confirmación de la instalación del

complemento S/MIME para Internet Explorer

8.4.2 Configuración del complemente S/MIME

Para configurar el complemento S/MIME en su navegador Internet Explorer siga la siguiente secuencia depasos desde una sesión de webmail abierta:

• Haga clic sobre el icono de configuración que se encuentra en la barra superior del webmail en laparte derecha al lado de su nombre.

Ilustración 24: Acceso a la

configuración del

complemento de S/MIME para

Internet Explorer

Dentro del menú que se despliega, haga clic sobre la opción Configuración de S/MIME y podrá configurarlos siguientes elementos:


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• Cifrar el contenido y los datos adjuntos de todos los mensajes que envío.

• Agregar una firma digital a todos los mensajes que envío.

• Elegir automáticamente el mejor certificado para la firma digital.

Ilustración 25: Modificación de las opciones de firma digital S/MIME

También es posible elegir el certificado digital mediante el botón elegir un certificado que se encuentra justodebajo de las opciones comentadas anteriormente.

Ilustración 26: Selección del certificado S/MIME para la

firma digital

Por último es posible reinstalar el control S/MIME. Haga clic en el texto “haga clic aquí”.

Ilustración 27: Reinstalación del

complemento S/MIME para Internet

Explorer

Cuando haya finalizado de configurar el complemente, haga clic en el botón aceptar o cancelar

los cambios realizados.

8.5 Manejando la bandeja de entrada

Se puede organizar los correos electrónicos en carpetas de correo de forma que encuentre documentosimportantes de una manera sencilla. Para crear una nueva carpeta debe hacer clic con el botón derecho ensu nombre en la sección Carpetas de correo en el lado izquierdo de la pantalla, y seleccionando Crearnueva carpeta.


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Ilustración 28: Nueva carpeta

de correo.

Se puede establecer un nombre significativo como por ejemplo Finanzas. Después simplemente sólo seránecesario seleccionar y arrastrar los elementos en estas carpetas desde la Bandeja de entrada. En elejemplo de arriba, hay dos carpetas llamadas Expedientes y Mensajes importantes.

Ilustración 29: Carpetas de

correo.

9 Compartir un buzón de correo.

Para dar permisos en los buzones desde la Web de Correo de Gobierno se deberá pulsar en el nombre delusuario con el botón derecho y se debe pulsar en Permisos.


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En la parte superior del cuadro de diálogo hay una lista con las personas que actualmente tienen permisos sobre dicha carpeta.

Para asignar permisos a una persona se debera marcar el signo (+) en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo y se deberá buscar a la persona a quien vamos a asignar permisos, como se muestra en la imagen:


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Para quitar permisos, en el mismo menú se deberá pulsar en el símbolo del cubo de basura.

Tras seleccionar el usuario y pulsar en la opción Añadir, se debe elegir entre varios permisos predefinidos o,configurar permisos personalizados.

Los permisos predefinidos se gestionan mediante un “nivel” o si se especifican qué permisos concretos sevan a permitir, se creará un nivel personalizado.

A continuación se indican las configuraciones de los diferentes permisos predefinidos:

Permiso de Propietario


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Permiso de Editor de Publicación

Permiso de Editor


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Permiso de Autor de publicación

Permiso de Autor

Permiso de Autor no Editor


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Permiso de Revisor

Permiso de Colaborador

Si en vez de seleccionar un nivel de permisos se desea gestionar las opciones que va a tener el usuario al que se le delegan los permisos, se deberá proceder a marcar los permisos que se les va a proporcionar, y se creará un nivel personalizado.


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En caso de querer asignar permisos a un usuario para ver una carpeta determinada dentro del buzón, la asignación de éstos se llevará a cabo directamente sobre la carpeta raíz.

Para poder ver la carpeta que el usuario principal acaba de compartir con él, se deberá seleccionar con el botón derecho del ratón y sobre la carpeta raíz del usuario al que se delega la opción Agregar carpeta compartida.Introduciendo el nombre del usuario que ha delegado en el cuadro de diálogo y si los permisos ya se han hecho efectivos, únicamente habrá que buscar y seleccionar el usuario principal para poder ver el contenido que se compartido con él, el cual aparecerá en la parte inferior bajo su estructura de carpetas.

Hay que tener en cuenta, que a pesar de que el usuario con permisos puede ver las carpetas que se han compartido con él, no podrá enviar correo en nombre del usuario principal.

10 Calendario

Para acceder al calendario se debe hacer clic en el botón Calendario en el panel de navegación.

Esto le llevará a su calendario por defecto que deberá mostrar un aspecto muy parecido al mostrado en lasimágenes mostradas durante las siguientes páginas.

10.1 La barra de herramientas del Calendario


Permite cambiar a la vista diaria del calendario.

Permite cambiar a la vista de semana laboral del calendario.

Permite cambiar a la vista semanal del calendario.

Permite cambiar a la vista mensual del calendario.

Permite agregar calendarios o bien compartir el propio con otros usuarios.

Permite crear una versión especial del calendario para imprimirla en papel.

Aceptación de los cambios realizados mediante el asistente.

Descarte de los cambios realizados mediante el asistente.


Tabla 3: Barra de herramientas del Calendario.


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10.2 Vista de un solo día

Ilustración 30: Vista de un solo día.

• Mes actual. Muestra el mes actual. Las fechas donde haya citas aparecerán marcadas en negrita.La fecha actual se muestra en una caja azul. Se puede navegar hacia delante o hacia atrás en los

meses usando los iconos y .

• Día actual. Es un resumen de las citas de los días remarcados. Las horas de trabajo por defectoestán definidas entre las ocho de la mañana y las cinco de la tarde, aunque esta configuración sepuede cambiar en la sección de Opciones. Se puede navegar hacia delante o hacia atrás en los

días a través de los iconos y .

• Panel de vista previa. Muestra detalles de la cita seleccionada actualmente en el panel de Díaactual.


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10.3 Vista de semana laboral

Ilustración 31: Vista de semana laboral.

• Mes actual. Muestra el mes actual. Las fechas donde haya tenga citas serán mostradas en negrita.La fecha actual será mostrada en una caja azul. La semana seleccionada está remarcada en azul.

Se puede navegar hacia delante o hacia atrás a través de los meses usando los iconos y .

• Vista semanal laboral. Muestra la semana laboral seleccionada en la vista resumen. Se puedeobtener más información acerca de cualquier cita concertada haciendo doble clic en cualquiera deellas. Se puede navegar hacia delante o hacia atrás a través de las semanas usando los iconos

y .


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10.4 Vista semanal

Ilustración 32: Vista semanal.

• Mes actual. Muestra el mes actual. Las fechas donde haya citas serán mostradas en negrita. Lafecha actual será mostrada en una caja azul. La semana seleccionada está remarcada en azul. Se

puede navegar hacia delante o hacia atrás a través de los meses usando los iconos y .

• Vista semanal. Muestra la semana seleccionada en la vista resumen. Se puede obtener másinformación acerca de cualquier cita concertada haciendo doble clic en cualquiera de ellas. Si deseamodificar la configuración para que la semana comience desde el lunes, se realiza en la sección deOpciones. Puede navegar hacia delante o hacia atrás a través de las semanas usando los iconos

y .


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10.5 Vista mensual

Ilustración 33: Vista mensual.

• Mes actual. Muestra el mes actual. Las fechas donde haya citas serán mostradas en negrita. Lafecha actual será mostrada en una caja azul. La semana seleccionada está remarcada en azul. Se

puede navegar hacia delante o hacia atrás a través de los meses usando los iconos y .

• Vista mensual. Muestra la semana seleccionada en la vista resumen. Se puede conseguir másinformación acerca de cualquier cita concertada haciendo doble clic en cualquiera de ellas. Puede

navegar hacia delante o hacia atrás a través de las semanas usando los iconos y .

10.6 Creando una nueva cita

Se puede crear fácilmente citas ya sea haciendo doble clic en la hora donde desea crear una cita desde una

de las vistas o haciendo clic en el botón “nuevo evento” .


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Ilustración 34: Generación de un nuevo evento en el Calendario.

El Asistente de programación permite consultar cuando otro usuario con el que desea concertar una citaestá libre en su agenda. Se puede incluso realizar una reserva de salas de reunión y de recursos para sureunión.

Los Detalles de la cita corresponden al asunto de su cita o reunión.

En la sección Fechas de la cita se indicará el inicio y el final de la cita, por defecto se creará con una hora,aunque se puede especificar como un Evento de día completo. También se puede incluir detalles de paracrear un recordatorio. Cualquier información adicional puede ser añadida en la sección de Detallesadicionales.

10.7 El asistente de programación

El asistente de programación proporciona ayuda para preparar una reunión con otros usuarios realizandosugerencias de cuando todos los asistentes o recursos están marcados como disponibles.


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Ilustración 35: Ventana del Asistente de programación de eventos.

La sección de fecha y hora es donde se puede seleccionar el inicio y el final de la cita. Al hacer doble clic enla hora, la vista del calendario quedará rellena automáticamente.

En la sección de asistentes se puede seleccionar a quién se desea invitar a la reunión. Comience a rellenarnombres en el cuadro “agregar asistentes”. Según se vaya tecleando aquí, el sistema realizará de formaautomática sugerencias de quién cree (el sistema) que se desea invitar.

La sección de recursos permite seleccionar cualquier sala o recurso que se desee usar para la reunión.

El panel de Día seleccionado muestra el día actual para cualquiera de las personas que hayan sidoseleccionadas. La disponibilidad del contacto se mostrará justo debajo del nombre de la persona comoLibre, Ocupado (si la persona ya tiene una cita), Provisional (si las personas fueron invitadas a otra reuniónpero no han aceptado), Ausente o Sin información si el sistema no puede obtener información del usuarioseleccionado.


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Ilustración 36: Estado de la

persona invitada al evento.

10.8 Compartir mi calendario

Para compartir su calendario debe seguir la secuencia de pasos que se describe a continuación. Por favor,lea atentamente todo el apartado antes de realizar esta acción, dado que está compartiendo informaciónque puede ser privada o sensible con otras personas.

1. Haga clic en el botón compartir de la barra de herramientas superior de la vista delcalendario.

Ilustración 37: Botón para compartir un

calendario.

2. Especifique el nombre de la persona con la que desea compartir su calendario en el cuadroCompartir con. El sistema buscará automáticamente el nombre en la libreta de direcciones. Unavez encontrado el nombre, se agregará automáticamente a la lista de personas con las que deseacompartir el calendario. Puede agregar tantas personas como desee.

3. Elija cuánta información desea compartir.

4. Si lo desea, puede editar el asunto.

5. Si tiene más de un calendario, elija cuál desea compartir. La mayoría comparte su calendariopredeterminado (denominado Calendario), pero usted puede compartir cualquier calendario queforme parte de su buzón

6. Una vez que haya agregado todas las personas con las que desea compartir el calendario y haya

determinado el nivel de acceso que desea que tengan, haga clic en Enviar paraenviar la invitación de uso compartido a las personas que ha agregado o en Descartar

para cancelar.


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Ilustración 38: Detalle de la ventana para compartir el calendario con

otras personas.

Cuando comparte su calendario tiene las siguientes posibilidades respecto a los datos que quierecompartir con otras personas:

• Disponibilidad unicamente. Muestra únicamente que tiene un evento a una hora en particular,pero ningún otro detalle. Los eventos privados siempre se mostrarán únicamente como ocupados.

• Detalles limitados. Muestra solamente el asunto y la ubicación.

• Detalles completos. Permite a dicha persona ver toda la información sobre eventos de sucalendario, excepto eventos que usted haya marcado como Privado.

• Editor. Permite a dicha persona leer, escribir y modificar el calendario compartido.

• Delegado. Permite a otra persona actuar en su nombre en todos los eventos relacionados con elcalendario como enviar invitaciones, aceptar eventos, etc.


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Ilustración 39: Niveles de compartición de datos en los calendarios.

10.9 Agregar el calendario de otra persona

Si ha recibido una invitación para compartir el calendario de otra persona, seleccione el vínculo que contienedicha invitación para agregar el calendario a su propia vista Calendario.

Ilustración 40: Botón para agregar el calendario compartido de otra

persona.

También puede ir a su propio Calendario para agregar los calendarios de otras personas a la vista.

1. Haga clic con el botón secundario en el panel donde vea Otros calendarios.

2. Seleccione Abrir calendario.


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3. Para agregar un calendario que pertenezca a un miembro de la organización, especifique sunombre en De directorio. Esta casilla funciona igual que la casilla Para de un correo electrónico

nuevo. Después de escribir el nombre, seleccione Abrir para agregar el calendario o

en Cancelar para no hacerlo.

Ilustración 41: Abrir un

calendario compartido por otra

persona.

Ilustración 42: Selección de

usuarios autorizados a

acceder al calendario.

4. Para agregar un calendario que no pertenezca a la organización, especifique la URL en la casillaCalendario de Internet y, después, seleccione Abrir. La URL debe acabar en .ics.

Ilustración 43: Abrir un

calendario compartido desde

Internet.

5. Una vez agregado el calendario podrá visualizarlo directamente en la ventana del calendario marcado en un color diferente al de su calendario.


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Ilustración 44: Visión de un calendario compartido abierto.

Después de agregar otro calendario, selecciónelo para agregarlo a la vista Calendario o para quitarlo dedicha vista, o bien use el menú contextual para cambiarle el nombre, el color o eliminarlo de la vista.

Ilustración 45: Cambio de propiedades

del calendario compartido.

10.10 Dejar de compartir mi calendario

Puede cambiar los permisos que ha definido para el calendario o bien cancelarlos totalmente, yendo alpanel de navegación del calendario situado en el lateral y usando el menú contextual del nombre delcalendario en Mis calendarios.

1. Haga clic con el botón secundario en el calendario que ya no quiera compartir.

2. Seleccione Permisos.


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Ilustración 46: Modificación de los

permisos de un calendario compartido.

3. Para dejar de compartir un calendario con una persona, busque dicha persona y elija un nivel depermisos nuevo o bien seleccione el icono de eliminar para quitar los permisos.

4. Haga clic en Guardar para confirmar los cambios o en Descartar para deshacerlos.

Ilustración 47: Modificación de los permisos de un calendario compartido.

Cuando elimine una persona de la lista de personas con las que ha compartido el calendario, la URL que seles envió dejará de funcionar.


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10.11 Quitar un calendario compartido

Para dejar de visualizar un calendario compartido de otro usuario que tenga abierto puede hacerlo yendo alpanel de navegación del calendario situado en el lateral y usando el menú contextual del nombre delcalendario en Otros calendarios.

1. Haga clic con el botón secundario en el calendario que ya no quiera visualizar.

2. Seleccione Quitar .

Ilustración 48: Quitar un

calendario compartido.

11 Contactos

Se puede acceder a sus contactos haciendo clic en el botón de Contactos en el panel de navegación.

La libreta de direcciones “Contactos” muestra los contactos actuales. El panel de detalles muestra todos losdetalles para el usuario seleccionado. La caja de búsqueda permite buscar entre todos los usuarios delsistema e irá haciendo sugerencias según vaya escribiendo en la caja.


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Ilustración 49: Venta principal de Contactos.

11.1 La barra de herramientas de Contactos


Crea un nuevo mensaje de correo con la dirección principal del contacto.

Abre el asistente para programar una nueva reunión con el contacto.


Tabla 4: Barra de herramientas de Contactos.

11.2 Creación de un nuevo contacto

Para crear un contacto, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desee crear el

grupo y haga clic en el botón Nuevo y posteriormente en el botón Crear contacto

.


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Ilustración 50: Selección de un contacto nuevo.

Cuando se selecciona el botón “crear contacto” se le muestra una figura similar a la que se encuentra al finalde este párrafo. Algunos de los detalles a incluir son Nombre, titulo de trabajo, Oficina, Departamento,Número de teléfono, Dirección de correo electrónico, Número de teléfono móvil y direcciones entre otrosdetalles. Cuando se haya introducido toda la información relevante acerca de la persona, simplemente basta

con hacer clic en el icono Guardar de la barra de herramientas que se en la esquina superior

izquierda.


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Ilustración 51: Ventana de creación de un nuevo contacto.

Al hacer clic en el botón con el símbolo “+” permite desplegar más campos para introducir información comodirecciones, notas, etc. En este ejemplo vamos a añadir información del puesto de trabajo del contacto.

Ilustración 52: Añadir más

datos a un contacto.


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Ilustración 53: Añadir más datos a un contacto.

Una vez creado el contacto se verá en la lista de contactos tal y como puede ver en la figura siguiente.

Ilustración 54: Visualización del contacto

añadido.

11.3 Creación de un nuevo grupo

El grupo personal se almacena en la carpeta Contactos y puede contener entradas de los Contactospersonales y de la libreta de direcciones de la organización.

Para crear un grupo personal, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desee crear

el grupo y haga clic en el botón Nuevo y posteriormente en el botón Crear grupo .


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Ilustración 55: Selección de un

grupo personal nuevo.

Esta opción abrirá un formulario de grupo en blanco. Escriba el nombre del grupo que desee en el campoNombre de grupo y cualquier nota en el campo Notas. Para agregar miembros, escriba el nombre de lapersona que desee agregar en Miembros. La aplicación buscará una coincidencia en los Contactos y en lalibreta de direcciones de la organización. También puede escribir una dirección de correo electrónicodirectamente en Miembros. Presione la tecla Intro de su teclado para agregar la selección al grupo.

Ilustración 56: Selección de un nuevo miembro del grupo personal.

Cuando haya acabado de introducir los datos, haga clic en el botón Guardar para guardar

los cambios o en el botón Descartar para descartarlos.


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Una vez creado el grupo se verá en la lista de contactos como un contacto más, pero con un icono diferentetal y como puede ver en la figura siguiente.

Ilustración 57: Visualización del nuevo grupo personal.

11.4 La barra de herramientas de un nuevo contacto o grupo


Guarda y cierra la información del contacto actual.

Descarta la información introducida en el contacto.

Permite añadir información adicional como direcciones, notas, etc.

Tabla 5: Barra de herramientas de un nuevo contacto o grupo.

11.5 Modificación de un contacto o grupo

Busque el contacto o grupo que desea editar y selecciónelo. Solo puede editar contactos en lascarpetas de Mis contactos. Cuando elija un contacto, verá sus detalles en el panel de lectura. Para editar la

información, haga clic sobre el botón Modificar .

Ilustración 58: Botón para modificar un contacto.


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11.6 Eliminación de un contacto o grupo

Busque el contacto o grupo que desea eliminar y selecciónelo. Solo puede eliminar contactos en lascarpetas de Mis contactos. Cuando elija un contacto, verá sus detalles en el panel de lectura. Para

eliminarlo, haga clic en el botón de los tres puntos y posteriormente en la opción eliminar .

Ilustración 59: Botón para eliminar un contacto o grupo.

12 Tareas

Se puede acceder a sus tareas haciendo clic en el botón Tareas en el panel de navegación.

En la sección de Tareas, se mostrará los detalles de cualquier tarea que necesite realizar, priorizar la cargade trabajo y mantener un registro de hasta qué punto ha completado una tarea específica.

El panel de la lista de tareas muestra más detalles de la tarea seleccionada en la lista de tareas. Estoincluye cualquier información que se haya asignado a la tarea, el estado de la tarea, la prioridad y elporcentaje actualmente completado. Este panel también muestra los detalles de cualquier recordatorio quese haya asignado para esta tarea.

Ilustración 60: Visualización del detalle de una tarea.


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12.1 La barra de herramientas de Tareas


Guarda y cierra la tarea actual.

Descarta los cambios introducidos en la tarea actual.

Permite adjuntar un fichero a la tarea actual.

Tabla 6: Barra de herramientas de Tareas.


Opción Descripción de uso

Tabla 7: Opciones adicionales de la barra de herramientas de Tareas.

12.2 Creación de una nueva tarea

Para crear una tarea, haga clic en nueva tarea . Se abrirá un formulario de tarea simpleen el panel de lectura.

La sección de Detalles de la tarea contiene un amplio resumen de la tarea. Desde aquí se puede establecerfechas de inicio, fechas de finalización, prioridades y detalles de recordatorio.

La sección de Más propiedades permite asignar una duración estimada para la tarea, cualquier kilometrajerealizado, detalles de facturas y otras propiedades relacionadas con tareas.

La sección de Más información sirve para que introducir cualquier información que pueda ser relevante parala tarea.


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Ilustración 61: Ventana para la creación de

una nueva tarea.

Cuando haya acabado de introducir los datos, haga clic en el botón Guardar para guardarlos cambios o en el botón Descartar para descartarlos.


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12.3 Edición de una tarea

Para editar una tarea, selecciónela en la vista de lista y haga clic en el botón MODIFICAR en elpanel de lectura.

Cuando está editando una tarea, puede hacer clic en el botón de los tres puntos para ver másopciones. Haga clic allí para ver opciones como eliminar, agregar una categoría o marcar la tarea comocompletada.

Ilustración 62: Menú para eliminar, categorizar o

marcada como completa una tarea.



13 Opciones

Se puede acceder a las opciones del buzón haciendo clic en el botón Opciones en la parte superior de laventana del OWA.

Esta es la sección donde se puede establecer opciones específicas para su buzón. La mayoría de lasopciones son auto-explicativas, pero si tiene cualquier pregunta al respecto no dude en contactar conCiberCentro a través de los medios habituales.


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Ilustración 63: Ventana principal con las opciones de OWA 2013.

13.1 Cuenta

Es donde se puede visualizar la información relativa a su cuenta de correo. Le recomendamos quemantenga estas opciones con los valores por defecto. Dentro de esta sección debe tener en cuenta lossiguientes apartados:

• Configuración para el acceso POP e IMAP. Proporciona información básica acerca de laconfiguración para el uso de un cliente de correo de escritorio mediante los protocolos POP o IMAP.

• Uso del buzón. Le indica el estado de la cuota de buzón de correo.

Ilustración 64: Estado de la cuota del

buzón de correo electrónico.


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Ilustración 65: Resumen de datos personales.

13.2 Organizar correo electrónico

Este apartado explica cómo organizar la recepción del correo electrónico, crear reglas que se ejecuten a lallegada del correo o realizar un seguimiento de los mensajes.

13.2.1 Reglas de Bandeja de Entrada

Las reglas se ejecutan en el momento de recibir el correo. Las reglas permiten buscar por contacto, asunto,cuerpo de correo,.. etc. y realizar acciones como eliminar el correo, categorizarlo, reenviarlo,etc. El OWAdispone de un asistente que facilita la creación de nuevas reglas.


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Ilustración 66: Ventana principal de reglas de bandeja de entrada.

13.2.2 Respuestas automáticas

Esta funcionalidad permite establecer un mensaje de Respuesta automática en el caso de que no se puedacontestar a correos electrónicos por un periodo extenso de tiempo. Éste mensaje permitirá informar a todoslos remitentes que no se puede tener acceso al correo electrónico y, en consecuencia, responder acualquier petición que pueda solicitarse. También se permite la opción de enviar este mensaje solamente alos usuarios de Gobierno de Canarias que usen este servicio o a cualquier usuario en general incluyendocuentas de correo externas.


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Ilustración 67: Ventana principal de respuestas automáticas.

13.2.3 Informes de entrega

Si se necesita realizar una búsqueda de los correos enviados o recibidos, puede realizarla en esta opciónpudiendo seleccionar según el contacto de origen o el destino e incluso según la línea del asunto. Indicarque esta búsqueda sólo muestra el registro de dicho correo, no incluyendo la totalidad del correopropiamente dicho.


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Ilustración 68: Ventana principal de informes de entrega.

13.3 Buzones del sitio

Esta opción de configuración se encuentra deshabilitada y no será accesible.


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Ilustración 69: Ventana principal de buzones de sitio.

13.4 Configuración

Desde aquí se puede establecer las opciones relacionadas con el correo electrónico, el calendario,configuración regional , correo seguro y las opciones generales.

13.4.1 Correo

Esta opción permite configurar detalles como la firma del correo, confirmaciones de lectura y/o entrega, o latipografía utilizada en el momento de generar un correo. También se puede configurar las preferencias parala lectura de los correos, las acciones tras mover o eliminar correos e incluso si deben aparecernotificaciones ante nuevos correos.

Para establecer la imagen corporativa del Gobierno de Canarias de la firma de correo electrónico, vaya alapartado Configurar la imagen corporativa del Gobierno de Canarias de la firma de este documento.


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Ilustración 70: Ventana principal de las opciones de Correo.


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13.4.2 Calendario

Desde este apartado puede establecer el horario de trabajo, la semana laboral y los detalles de losrecordatorios. Se recomienda utilizar la configuración mostrada en la ilustración.

Ilustración 71: Ventana principal de las opciones de Calendario.


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13.4.3 Regional

Permite establecer información específica regional. Le recomendamos que mantenga estas opciones conson valores por defecto, excepto en el caso especifico que se encuentre fuera del territorio insular.

Ilustración 72: Ventana principal de las opciones regionales.

13.5 Bloquear o permitir

Desde este apartado puede seleccionar dejar que todo el correo entre en su Bandeja de entrada o usar supropia lista de filtrado de correo no deseado. Este sistema es adicional al que ya incluye Gobierno deCanarias como parte del servicio, por lo que sirve para establecer un filtro adicional individualizado paracada buzón de correo.

También puede añadir direcciones de correo electrónico a las listas de remitentes “Bloqueados” y “Seguros”.La lista de remitentes bloqueados sirve para que cualquier correo electrónico que llegue a la bandeja deentrada de las direcciones incluidas en esta lista sea automáticamente descartado y no llegará a la bandejade entrada. Si se añade una dirección de correo a la lista de remitentes seguros todo el correo electrónicoremitido será entregado en la bandeja de entrada. Esta opción debe usarse cuando un correo esincorrectamente marcado como correo no deseado.


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Ilustración 73: Ventana principal de bloquear o permitir.


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13.6 Aplicaciones

Esta opción de configuración se encuentra deshabilitada y no será accesible.

Ilustración 74: Ventana principal de aplicaciones instaladas.

14 Configurar la imagen corporativa del Gobierno de Canarias enla firma

Si desea establecer la imagen corporativa de Gobierno de Canarias en la firma de los correos electronicosque envie mediante webmail, siga la siguiente secuencia de pasos:

1. Acceda desde su navegador Internet Explorer a la URL http://www.gobcan.es/firma_correo.jpg y sele mostrará una página web similar a la de la siguiente figura:

Ilustración 75: Ubicación de la imagen corporativa de la firma de correo

electrónico

2. Haga clic sobre la imagen con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Copiar.

http://www.gobcan.es/firma_correo.jpg


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Ilustración 76: Copia de la imagen corporativa de la firma de correo

electrónico

3. Acceda a las opciones de Configuración de su correo electrónico tal y como se le indica en elapartado 8.4.1 Correo de este documento.

4. En el cuadro destinado a la firma bajo el nombre “firma de correo electrónico”, haga clic con elbotón izquierdo dentro de ese cuadro y posteriormente vaya al menu Edición de Internet Explorer yhaga clic en la opción Pegar tal y como se le muestra en la siguiente figura.


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Ilustración 77: Pegado de la imagen corporativa del correo electrónico

5. Una vez se le muestre la imagen corporativa de la firma, cumplimente el resto de los datos que

desea que se muestren y haga clic en el botón Guardar .


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Ilustración 78: Guardado de la firma de correo electrónico

15 Contactos

Persona de contacto CiberCentro

Acceso Web https://www.gobiernodecanarias.net/cibercentro/sirvete

Correo electrónico [email protected]

Teléfono interno 912

Teléfonos 902 111 912 - 922 922 912 - 928 117 912

Fax 922 474 880 (24880) - 928 307 880 (87880)

mailto:[email protected]

https://www.gobiernodecanarias.net/cibercentro/sirvete


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16 Anexo I

Es necesario establecer medidas de seguridad que eviten la entrada y ejecución de virus o softwaremalicioso en el sistema. Por tanto, OWA bloqueará todos aquellos archivos cuya extensión suponga unriesgo de seguridad para la organización. A continuación se detalla todas las extensiones y tipos de archivosno permitidos como datos adjuntos a un mensaje de correoArchivos no permitidos:

– .ade, .adp, .app, .asp, .aspx, .asx, .bas, .bat, .cer, .chm, .cmd, .cnt, .com, .cpl, .crt, .csh, .der, .exe,.fxp, .gadget, .hlp, .hpj, .hta, .htc, .inf, .ins, .isp, .its, .js, .jse, .ksh, .lnk, .mad, .maf, .mag, .mam, .maq,.mar, .mas, .mat, .mau, .mav, .maw, .mda, .mdb, .mde, .mdt, .mdw, .mdz, .mht, .mhtml, .msc,.msh, .msh1, .msh1xml, .msh2, .msh2xml, .mshxml, .msi, .msp, .mst, .ops, .osd, .pcd, .pif, .plg,.prf, .prg, .ps1, .ps1xml, .ps2, .ps2xml, .psc1, .psc2, .pst, .reg, .scf, .scr, .sct, .shb, .shs, .tmp, .url,.vb, .vbe, .vbp, .vbs, .vsmacros, .vss, .vst, .vsw, .ws,.wsc, .wsf, .wsh, .xml

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