crear y recrear teoria- uso word

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CREAR

Abrir documento (plantillas, documento en blanco)

Formato del documento (márgenes, orientación, papel de fondo...)

Guardar: guardar como... tipo de documento final (distintas extensiones).

Las carpetas de destino.

Escribiendo:

mostrar caracteres no visible

modos de ejecución más precisos con ayuda del teclado

copiar formato... una vez dado a un fragmento de texto

pegar: pegado especial

Ortografía y gramática: agregar

Listas numeradas

Notas al pie

Tablas: crear, ampliar, suprimir, ajustar, desplazarse, dirección texto, alineación...

Imágenes: tipos y formatos, el tamaño importa...

Dibujos: autoformas con texto.

RECREAR

El menú contextual: el botón de la derecha que sabe siempre dónde

está y qué puede hacerse allí.

Buscar y reemplazar: una herramienta automática.

Saltos de página y sección.

Autocorrección: usar nuestro PC como aliado.

Las tablas: convertir tabla en texto o texto en tabla.

Poner y quitar hipervínculos.

Herramientas de revisión.

Nombrar y renombrar doc ya existentes: ojo con las extensiones y tipos.

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CREAR

Chispas de información

Abrir documento (plantillas, documento en blanco)

- VAMOS a probar a abrir documento

desde el botón de office. Veremos

todo lo que allí se aloja: HAY TODO

UN REPERTORIO DE PLANTILLAS que

nos facilitarán nuestra tarea.

- Además vamos a CREAR nuestra propia plantilla: crea un doc con

encabezado y pie y luego guárdalo con la extensión correcta (dot/dotx)

como tipo de archivo plantilla.

Formato del documento (márgenes, orientación, papel de fondo...)

- Revisamos estas opciones e iconos. Si todavía usas la versión 2003, encontrarás también estas

opciones. Si no estás familiarizada con la versión 2007, existe un tutorial on-line que te ayudará

mucho:

Interactiva: Guía de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007

Recuerda que en la plataforma tienes todo un manual de referencia para recordar lo que practicamos en el aula semipresencial.

La opción color de página es muy interesante para pequeños carteles o notas, para portadas de los

documentos…¡Pruébala!.

http://office.microsoft.com/es-es/word-help/interactiva-guia-de-referencia-de-comandos-de-word-2003-a-word-2007-HA010074432.aspx?pid=CH100487433082




Guardar: guardar como... tipo de documento final (distintas extensiones). Las carpetas de

destino.

- la opción que elijas de guardado le dará al documento un NOMBRE y un LUGAR: cuando buscas

conviene recordar dónde y con qué nombre…

Es muy interesante comprobar las múltiples opciones de formato (otras versiones de word,

plantillas…

Una opción interesante es el guardar como pdf . Si no la tienes instalada en tu office, puedes

descargar el complemento e instalarlo: es muy sencillo:

Complemento de Microsoft Office 2007: Guardar como PDF o XPS de Microsoft

Con respecto al destino: repasamos cómo se llega a las distintas

carpetas ya creeadas, cómo crear una nueva y las VISTAS de los

documentos dentro de las carpetas.

En la vista DETALLES: podemos ordenar y clasificar por nombre,

fecha de creación, tipo y tamaño.

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=7

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=7




Escribiendo: mostrar caracteres no visible

Mostrar todo, marcas de párrafo, espacios, tablas…Familiarmente la llamo "la mosca"

porque es cierto que molesta un poco en la edición, que emborrona la vista del doc. Pero

¡es tan útil!. Sobre todo cuando queremos entender por qué algo no funciona como esperamos y

no "vemos" que hay algo debajo impidiéndolo. Se activa y desactiva con un solo clic.

Para el procesador de texto es tan relevante un espacio en blanco como una letra, nosotros vemos

el espacio en blanco, pero eso es una información más para él.

Escribiendo: modos de ejecución más precisos con ayuda del teclado y el ratón

ATAJOS: Hay miles y puedes encontrar documentos muy completos en la red. Pero yo te ofrezco

una mini selección de los más habituales en mi trabajo como docente. Pruébalos y y verás cómo no

te arrepientes:

Teclado Acción

F4 Repite la última acción

Ctrl + c Copia

Ctrl + v Pega

Ctrl + x Corta

Impr pant Imprime (copia) y pone en portapapeles todo lo que esté en pantalla: si das a pegar en un programa de texto o imagen puedes verlo como imagen y manipularlo.

Ratón

Para seleccionar: un clic, dos o tres… depende de dónde apuntes con él

Seleccionas una palabra, una línea o el texto completo dependiendo de si el cursor está sobre una palabra, un párrafo o en el borde del texto

Selección precisa: de aquí hasta… aquí Haz clic delante de la palabra que quieras seleccionar, desplázate (barra, scroll o teclas de dirección) hasta el sitio exacto hasta el que quieres que llegue la selección PERO ANTES DE DAR OTRO CLIC pulsa la tecla Mayúsculas (flecha arriba)…ya está.

Tras la selección, si pinchamos SOBRE la misma con el ratón y lo movemos…

Corta y desplaza el texto seleccionado hasta el lugar en el que hagamos de nuevo clic. Fíjate que a la flecha que muestra el ratón le ha salido un cuadradito debajo y nos advierte.




Escribiendo: copiar formato... una vez dado a un fragmento de texto

Tras una sesión intensa de maquillaje para un texto, qué mejor que con un clic

poder dárselo también a otros fragmentos. Y para está la brocha.

Primero hay que darle el formato que queramos a un texto (color, tamaño, efectos…) luego lo

seleccionamos y clic sobre la brocha para que se aprenda qué tiene que hacer (un clic: uso de una

vez; dos clic: nos sirve para muchos… hasta que la soltemos pinchando sobre su icono). Al poner el

cursor junto al texto que queremos modificar nos fijaremos en que se la brocha y

clic+arrastre… ¡ya está!

Escribiendo: pegar: pegado especial

A veces pegamos y vemos que el resultado es desconcertante…

aparecen cosas que no esperábamos (pasa mucho cuando pego

desde internet o desde un documento ajeno). Eso quiere decir que

me traigo formatos, hipervínculos u otras características que no

quiero.

Entonces debemos usar el "pegado especial" para poder decidir si

quiero el texto sin esas cosas a mayores que no esperaba.

Escribiendo: Ortografía y gramática: agregar

Ya sabes cómo corregir directamente mientras escribes ¿verdad?. Si reconoce lo

escrito como "una falta" lo subrayará en verde o rojo (nunca sale en impresión) y con

el ratón> botón derecho > clic sobre la alternativa que consideres válida.

Pero también puedes "enseñarle", añadirle, palabras al diccionario que maneja tu

procesador. Bastará que con el mismo procedimiento pulses en "Agregar al diccionario", asi los

nombres propios, topónimos, siglas, etc queden incorporados y ya no se señalen como

falta.




Listas numeradas

Farragoso asunto en ocasiones. Un consejo para evitar esos líos de los

cambios de icono o de posición que en ocasiones nos dan tanta guerra:

haz primero la lista sin ordenar, es decir, cada elemento separado en punto y aparte (intro). Luego

aplica la numeración o las viñetas que quieras y después con la SANGRÍA vete desplazando los

elementos para darles la posición significativa.

En el caso de numeración, puedes "obligar" a la lista a que empiece en el número que tú desees:

"establecer valor de numeración".

Si lo que insertas es un símbolo o pequeño dibujo recuerda que puedes modificar su color o tamaño

con el formato de fuente.

Notas al pie: por eso de que muchas veces se nos olvida citar fuentes.

Es tan sencillo como colocar el cursor en el lugar deseado y clic en

"Insertar nota", puedes decidir dónde aparecerán y cómo. Es

importantísimo citar cuando usamos textos o materiales de otros, no

lo olvides. Las notas al pie las puedes editar como cualquier otro texto,

darle formato, etc.

Tablas: crear, ampliar, suprimir, ajustar, desplazarse, dirección texto, alineación...

Un tema muy extenso pero como prometimos en el curso sólo unas "chispas" de información.

- Cualquier opción de la celda, fila o columna estará disponible usando el botón derecho (menú

contextual) del ratón: selecciona celda, fila o columna y podrás añadir, eliminar, colorear, dar

formato al texto que contenga, ajustarlo, darle dirección..

- Otra opción es usar el menú de tabla en el que están todas esas opciones y más: estilos, formatos

prediseñados…

- Un consejo: es mejor crear primero la tabla sin mucho miramiento y una vez llena de información

darle la forma que se desee.




- Es más que recomendable tener la estructura básica de la tabla clara para pasar después a

combinar celdas, pero es siempre posible hacerlo o deshacerlo.

- Cuando copias una tabla de internet es muy frecuente que copies "Tablas anidadas" (unas dentro

de otras) eso complica mucho el tratamiento. Te aconsejo visualizarlas (ponerles borde visible a

todas) y tratarlas por separado.

- En las tablas de listados de alumnado que frecuentemente hacemos, si dejas una columna vacía a

la izquierda, puedes usar la numeración automática para darles orden. Es más fácil y cómodo.

También puedes ordenarlas por los criterios que desees, con o sin encabezado… (Recuerda el

tutorial disponible en la plataforma del curso y consulta en las sesiones presenciales.)

Imágenes: tipos y formatos, el tamaño importa...

Otro gran tema. De nuevo nos centraremos en algunos consejos

útiles.

- Antes de montar tu documento conviene que tengas prevista una

carpeta con las imágenes que vayas a usar, eso te facilitará la tarea.

- Existen muchos tipos de imágenes, los formatos (bmp, jpg, gif, png…)

nos pueden indicar sus características (vectoriales, de mapa de bites…) Cada una tiene sus

posibilidades, no todas admiten el mismo tratamiento pero la barra de herramientas de imagen te

dirá con sus iconos activos o inactivos lo que puedes hacer.

El tamaño lo puedes escalar fácilmente (de forma proporcionada o no) pero el "tamaño" de la

imagen no varía por eso y si no lo comprimes el documento terminará siendo muy pesado. Debes ir

a la barra de herramienta de imagen y seleccionar la opción "comprimir" esa o todas las imágenes

del documento. Lógicamente la calidad final puede variar pero para un tamaño final de A4 o folio

no será significativo.

La opción de ajuste del texto será tu mejor aliada para manejar las

imágenes en el doc. Si no la usas, las imágenes se insertarán como si fueran un caracter más, una

letra -por ejemplo- sujeta a un renglón. Por eso lo que tiene alrededor se descompone, es como si

en un renglón a una sola letra le pones un tamaño muy grande. Fíjate que al insertar la imagen

aparece enmarcada en unas líneas… está "anclada", cuando -con el "perrillo" ajustas al texto como

cuadrado, estrecho o lo que elijas, entonces desaparecen esas rayas y sólo verás los puntos de

control. Además el cursor en forma de flechas te indica que puedes moverla, arrastrarla por el

documento.

Una vez liberadas, las podrás colocar una encima de otra, ordenar…. Seleccionando primero una y

pulsando CONTROL o MAYÚSCULAS antes de seleccionar la siguiente, seleccionarás a todas a la vez.




A menudo, cuando insertamos imágenes en Word y queremos después moverlas, para colocarlas en el lugar que más nos convenga, moverlas con el ratón se hace incomodo. Para hacerlo más fácil, una vez que tengamos seleccionada la imagen, apretamos la tecla control y con las flechas de dirección movemos la imagen de forma bastante más controlada, de píxel en píxel. Si mantenemos seleccionada la imagen, la tecla control pulsada y la movemos con el ratón iremos haciendo duplicados de la imagen.

Dibujos: cuadros de texto, autoformas con texto.

No confundas IMAGEN y DIBUJO.

Son cosas diferentes, cada una con su propia barra de herramientas.

Los dibujos más frecuentes son las autoformas y en ellas puedes escribir:

botón de la derecha: "agregar texto". Pero ten cuidado, debes ajustarlo para que sea legible, podría

quedar oculto.

Cuando añadas varias autoformas próximas formando un esquema o similar: ¡AGRUPALAS!. Es

decir, haz que todas formen un único dibujo: selecciona la primera, luego con la tecla de

mayúsculas pulsada, selecciona el resto (intenta seguir un orden) y SOBRE LA SELECCIÓN, pulsa

botón de la derecha: agrupar.

El nuevo office ofrece posibilidades interesante, prediseños fáciles de usar. Úsalos.

Una situación peculiar: Podría pasar que al escanear o al pasar de pdf a word, el texto aparezca

metido dentro de marcos, de cuadros de texto. Para sacar el texto y liberarlo: seleccionar el cuadro

de texto> botón derecho> formato de marco> quitar marco.




RECREAR

Chispas de información

El menú contextual: el botón de la derecha que sabe siempre dónde está y qué puede

hacerse allí.

Clic con el botón de la derecha: Sabe dónde está ASÍ ES QUE FÍJATE BIEN

dónde haces el clic. Si es sobre..

- La barra de herramientas o la de estado: abre el menú para que las

modifiques o muestres.

- Texto: da opciones de formato, ortografía…

- Párrafo, página, tabla… te muestra lo apropiado.

Ese es su brillante comportamiento: hazlo tu aliado.

Buscar y reemplazar: una herramienta automática.

Muy útil cuando rehaces documentos. Imagínate que en un doc has usado un

término obsoleto o incorrecto o simplemente quieres precisar mejor… localízalo

y modifícalo.

Por ejemplo en un documento cambiar "educación de adultos" por "educación de personas

adultas".

Saltos de página y sección.

Si queremos que desde un punto el texto aparezca en la siguiente página nos colocamos donde deseamos que termine la página e insertamos un Salto de página.

Cuando tenemos un documento con varios capítulos de forma que cada capítulo lleva su propio encabezamiento y su propio formato suele ser aconsejable dividir los capítulos

mediante secciones. De esta forma podemos poner por ejemplo diferentes encabezamientos a las diferentes partes del texto de una forma




sencilla. El control sobre los documentos extensos se facilita cuando lo dividimos por secciones.

Autocorrección: usar nuestro PC como aliado.

Desde el botón de office> opciones de word > revisión.

Debes visitar este menú para ver cómo el procesador de texto

de forma predeterminada va a comportarse. Tú puedes

personalizar esa configuración.

Entre las muchas opciones de autocorrección está la de

activar o desactivar el uso de mayúscula como inicio de oración. Eso suele ser muy molesto cuando

copiamos un poema por ejemplo ya que cada verso lo lee como inicio de oración y lo escribe de

forma automática con mayúscula. Prueba a activar y desactivar.

Las tablas: convertir tabla en texto o texto en

tabla.

Cuando tenemos un texto comprimido en el formato de tabla

pero queremos disponer de él de forma lineal: puedes convertir

la tabla en texto (también puede hacerse al revés: texto a tabla).

Debes seleccionar la tabla y en el menú de Tabla encontrarás

esta opción. Sólo debes aceptar aunque antes te dejará elegir el

carácter a utilizar para separar la información que antes estaba en celdas.

Poner o quitar hipervínculos.

Un hipervínculo es un enlace, normalmente entre dos páginas web, a un documento, a una imagen, etc. También se conocen como hiperenlaces, enlaces o links.

En este mini-curso sólo vamos a apuntar los usos más básicos, pero el procedimiento que aprenderás es básicamente el mismo, la experimentación y el uso te irán dando confianza en su uso y podrás ir ampliando las posibilidades.

¡Vamos con ello! (He aprovechado este mismo documento como ejemplo de uso de hiperenlaces y marcadores)




PONER: ¡fácil! Selecciona la palabra, frase, imagen.. que quieras que sirva de enlace y haz clic en el icono Hipervínculo (también en el botón derecho del ratón). Se abrirá una ventana como ésta y allí debes optar por el destino:

- Una web: debes escribir la dirección completa.

- Otro documento: direcciónalo, pero no olvides que si envías este doc, pero no el de destino el enlace quedará huérfano.

- Un lugar en el mismo documento: opción muy interesante en documentos largos. Imagínate un índice con cada capítulo enlazado con la página de destino (dentro del mismo doc). Para ello, antes de enlazar tienes que "marcar el terreno", lógico ¿verdad?. Es decir, antes de echar el lazo debemos poner las marcas en el texto para que el enlace se dirija a ellas: insertar marcadores.

- Desplázate por el texto y en cada lugar-destino inserta marcador: Insertar > marcador (en la ventana que se muestra debes nombrar al marcador con una sola palabra). Nada parece cambiar en el documento, el marcador es invisible, pero ahí queda.

- Ve al índice o lugar desde donde quieres crear el vínculo: Hipervínculo > "lugar en el documento"/marcadores > elige el nombre del marcador que creaste… ¡listo!

QUITAR: sitúa el ratón sobre el objeto enlazado> botón derecha > quitar hipervínculo. ¡Listo!

Al hacer clic en un hipervínculo, si el destino es otra página web, el navegador la cargará y la mostrará, pero si el destino es un documento de Word, el navegador nos dará la posibilidad de abrir una sesión de Word para visualizarlo o de guardar el archivo. Podemos usar los hipervínculos para conducir a los lectores a donde queramos. Además, si queremos que se pongan en contacto con nosotros, nada mejor que ofrecerles un hipervínculo a nuestro correo electrónico. Aquí te dejo el mío mailto:[email protected].

En los ejercicios probaremos las opciones más frecuentes.

Herramientas de revisión.

Muy útil cuando recibo un documento en el que

quiero colaborar y proponer modificaciones para

compartirlo de nuevo.

Basta con situarme en la palabra o línea

y allí hacer clic en "nuevo comentario".

Automáticamente el texto se repliega hacia el margen izquierdo para dejar a

la derecha un espacio (como ves en la imagen) en el que escribir nuestros

comentarios.

mailto:[email protected]




En el ejemplo, yo recuerdo a la autora que esa imagen debe estar comprimida. Cuando llegue el

documento a esa persona, ella podrá: aceptarlo, rechazarlo…

El documento final -sin comentarios- volverá a tener los márgenes iniciales.

Nombrar y renombrar doc ya existentes: ojo con las extensiones y tipos.

La extensión (con frecuencia oculta) es una cadena de caracteres anexada al nombre de un archivo mediante la cual el sistema operativo reconoce de qué tipo de archivo se trata. Por eso es fácil abrir un documento simplemente haciendo doble clic sobre él.

Normalmente, en el explorador de Windows se ve el nombre del archivo sin la extensión. Es una opción buena para evitar que al cambiar el nombre nos carguemos el apellido, pero a veces la

extensión te da información sobre el tipo de archivo que manejas.

Si quieres que se muestren siempre, debes darle la orden a tu PC: en cualquier carpeta, ve al menú "Opciones de carpeta". Allí, en la pestaña "Ver" quita la verificación de la casilla: "ocultar las

extensiones de archivo para tipos de archivo conocido".

La separación entre el nombre del archivo y su extensión se realiza mediante un punto (.), por ejemplo, foto.jpg, donde “foto” es el nombre propiamente dicho y “jpg”, la extensión. Las extensiones se vinculan a un determinado programa, por eso Windows reconoce qué software puede abrir cada archivo. Es como un apellido que sirve para localizar a la familia.

Otro asunto es renombrar archivos ya creados, ya

sabes que es tan fácil como "cambiar nombre" con el botón de la derecha del ratón y poner el

nuevo nombre… ¡ojo con la extensión!. PERO ¿y si tenemos muchos archivos que queremos

renombrar en grupo, a todos a la vez?

Imagínate que tienes 60 fotos de tu último viaje y tienen un nombre tipo DC0457.jpg, es difícil que

en vista de nombre sepamos qué contiene (aunque sabremos que es una imagen por la extensión).

Podemos renombrar masivamente sin tener que ir uno a uno:




Seleccionamos con el ratón todas las fotos a las que queramos cambiar el nombre: clic sobre

la primera y ANTES del clic sobre la que cierra el grupo mantén pulsada la tecla Mayúsculas

(se selecciona el bloque).

Pulsamos en la tecla F2, nos dejara renombrar la primera foto, la llamamos por ejemplo

“Fotos_viaje_Madrid.jpg” y pulsamos la tecla Intro, se renombrarán las demás fotos y las

dejara diferenciará añadiendo un nº de orden. (También sirve la forma clásica de cambiar

nombre pero ahora afectará a TODAS).

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