dbt_projektledning 2015 09-07

Copyright 2002 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.Copyright 2003 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.

2015 7 sep kl 10-12 Umeå universitet

Del 1 – Vad, när och hur?

Del 2 – Uppstart och verktyg

PROJEKTLEDNING


Tillfällig:

• Uppgift

• Organisation

• Kollegor

• Rutiner

• Ledare

Projekt

Resultat

KostnadTid ?


Viktigast med ett Projekt?

Att kunden är nöjd!

UTTRYCKT

BEHOV!


Svårast med ett Projekt?

Att få ett slut på det!


Presentationsteknik

UX

Kort om mig

GAMIFICATION


Processmodell

UPPSTART GENOMFÖRANDE AVSLUT


Projektstyrning

Hantering av tid och kostnad

Riskhantering

Resurshantering

Kundrelationer

Kommunikation

Incident- /ärendehantering

Scope och Kravhantering

Kvalitetssäkring

Projektledning : strömmar

UP

PS

TA

RT

GE

NO

MF

ÖR

AN

DE

AV

SL

UT


Fler aktiviteter strömmar

beroende på projekt

Infrastruktur

CM (konfigurering o leverans)

Kunskapshantering/ kompetensutveckling

Upphandling/inköp

UP

PS

TA

RT

GE

NO

MF

ÖR

AN

DE

AV

SL

UT


Faser i projektledning

Pro

jec

t

Iss

ue

Sc

op

e o

r

Req

uir

em

en

ts

Ch

an

ge

Bills

Rec

eiv

ed

Su

pp

lie

r

Co

mm

un

ica

tio

n O

r

Deli

ve

rab

le R

ec

eiv

ed

Su

pp

lie

r A

ud

it

Req

uir

ed

Pro

jec

t A

ud

it

Or

Revie

w

Req

uir

ed

En

d O

f

We

ek

En

d O

f

Pe

rio

d

Sta

rt O

f D

eli

ve

ry

Ph

as

e O

r It

era

tio

n

En

d O

f D

eli

ve

ry

Ph

as

e O

r It

era

tio

n

Te

am

Me

mb

er

Ch

an

ge

Deli

ve

rab

le

Co

mp

lete

d

Fin

al

Ac

ce

pta

nc

e

Req

uir

ed

Pro

jec

t

Co

mp

leti

onP

roje

ct

Ma

na

ge

r

Invit

ed

Pro

jec

t M

an

ag

er

Co

mm

itte

d

Pro

jec

t

Te

am

Me

mb

ers

Req

uir

ed

Su

pp

lie

rs

Req

uir

ed

Te

am

Me

mb

ers

Arr

iva

l

Pro

jec

t

Co

nfi

rma

tio

n

Req

uir

ed

UP

PS

TA

RT

GE

NO

MF

ÖR

AD

E

AV

SL

UT

EVENT 02 - PROJECT MANAGER COMMITED

Task 07 - Initiate Project

Task 08 - Set-up Project Infrastructure

Task 09 - Refine Client Overview

Task 10 - Develop Client Acceptance Strategy

Task 11 - Set-up Invoicing and Billing Procedures

Task 12 - Produce Project Quality Plan

Task 13 - Update Project Budget

Task 14 - Update Project Plan

Task 16 - Contribute to Knowledge Repository

TASK 09 - REFINE CLIENT OVERVIEWSteps

1 - Establish Client Relationships Client Relationships Action List

2 - Update Project Contact List Project Contact List

3 - Clarify Client Profile Client Profile

4 - Define Client Satisfaction Criteria Client Satisfaction Criteria

5 - Get Int. Approval for Client Satisfaction Criteria Client Satisfaction Criteria

6 - Define Client Satisfaction Survey Client Satisfaction Survey

7 - Get Int.l Approval for Client Satisfaction Survey Client Satisfaction Survey

8 - Define Client Obligations Client Obligations

9 - Co-ordinate Client Steering Committee Set-up Client Steering Committee Description

SBA Local Practices Extended PERFORM

Guidelines Task Guidelines

Roles and Responsibilities

Project Quality Plan Writing Guidelines

Checklists Client Obligations

Techniques and Tools Communication


Projektstyrmodell

Utvecklingsmetod (Agilt, Linjär utv...

Godkäntresultat

Resultattidigare

fasDirektiv

Projekt-rapport

Kvalitets-plan

START-UP

(Projekuppstart)

EXECUTION

(Genomförande)CLOSE DOWN

Avslut

Direktiv

Förutsättning och bakgrund

Mål och inriktning

Omfattning och avgränsning

Tidplan

Organisation och bemanning

Kalkyl

Kvalitetsplan

1 Inledning 8 Arbetssätt

2 Tillämpliga dokument 9 Projektledning

3 Terminologi 10 Konfigurationsstyrning

4 Projektbeskrivning 11 Ändringshantering

5 Hantering av kvalitetsplanen12 Kvalitetsstyrning

6 Fasindelning 13 Säkerhet & Sekretess

7 Kvalitetsmål 14 Leverans, Service


• Fastställ slutleverans (sista milstolpen)

• Definiera milstolpar

• Identifiera huvudaktiviteter

• Kalkylera volymtid

• Fastställ resurser och tillgänglighet

• Bemanna aktiviteter (ev restriktioner)

• Upprätta kalenderplan

Planera

METOD?


Olika projektmetoder

VATTENFALL (ett steg levererar till nästa)

AGILA (lättrörliga)


Projektledare vs. ScrumMaster

BE

ST

AL

LA

RE

LE

VE

RA

NT

OR

..

..


Aktivitet

• Går att följa upp

• Entydigt "verifierbart" slutresultat

• 1 ansvarig

... Projektets minsta byggsten


Styr-

grupp

Projekt-

ledning

Projekt-

grupp

"Strategi"

"Operation"

"Taktik"

Organisation

Uppdrags-

givare


Beslut – ansvar - information

BUDGET

TIDPLANINNEHÅLL

RESURSER

Vem beslutar? Vem är ansvarig?

Vem ska informeras?

Projektledare

UppdragsgivareProjektGrupp

Styrgrupp

RACI


• Projektbeskrivningen

• Skapa "grupp"

• Roller och ansvar

• Regler för samarbete

• Motivation

UPPSTARTSMÖTE


KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER

• Projektledning

• Kravbestämning/tydliga krav

• Högsta ledningen

• Projektteamet

• Förmåga att hantera förändring

• Projektomfattning och mål

• Användardelaktighet

?

Källa: Ekonomihögskolan Lund, Kandidatuppsats juni 2015

”IT-projekt och dess kritiska framgångsfaktorer”

https://lup.lub.lu.se/student-papers/search/publication/5467558

https://www.mentimeter.com/s/50601e75228f7b8021ac9663e81135a2/387fcbc1e74e


KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER

1) Projektteam

2) Förmåga att hantera förändringar

3) Projektomfattning och mål

4) Kravbestämning/tydliga krav

5) Projektledning

6) Användardelaktighet

7) Högsta ledningen


Period BT NT NT-ack ÅT PG FP UA

Jan

Feb

Mar

Apr

Framstegsrapportering

Mar-

ginal

BT = Budgeterad Tid

NT = Nedlagd Tid (ack)

ÅT = Återstående Tid

PG = Prognos (NT + ÅT)

FP = Färdig-% (NT / PG)

UA = Utfört Arbete (FP x BT)

Marginal = BT - PG


Trenddiagram

0

150

300

450

600

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep

Tim

mar

BT = Budgeterad Tid

NT = Nedlagd Tid (ack)

ÅT = Återstående Tid

PG = Prognos (NT + ÅT)

FP = Färdig-% (NT / PG)

UA = Utfört Arbete (FP x BT)

BT

PG

ÅTUA

NT


”Hur mycket är det kvar på den aktiviteten?” – frågade du Kjell. Du är projektledare för ett utvecklingsprojekt och Kjell är en av åtta personer som arbetar i projektet.

Ni satt i ett projektmöte och skulle stämma av hur arbetet gick framåt. Projektet hade varit igång ett tag och just nu var aktiviteten på topp i projektet. Mycket var på gång samtidigt och ni hade en tuff tidplan att leva upp till. ”Bara 2-3 dagar till behövs för att vi skall bli klara” – svarade Kjell. Skönt tänkte du, då kommer vi att klara nästa delleverans. Dessutom kan du ge styrgruppen en positiv rapport när ni träffas imorgon. De hade ju valt att omprioritera projektet med fokus på just den här delleveransen. Det kändes bra, speciellt då du skulle ha semester nästa vecka.

14 dagar senare hade du kallat till ett nytt avstämningsmöte för projektet.

Tyvärr kom kallelsen ut lite sent så det blev bara fyra projektdeltagare som hade tid att delta. ”Vi kan inte delleverera som planerat nästa vecka, vi väntar på att Kjell skall bli klar med sina delar” – sa Håkan. Du förstod ingenting. Kjell hade ju sagt att han skulle bli klar inom 2-3 dagar. Du hade ju lovat styrgruppen leverans. Ni kunde inte göra så mycket mer på mötet eftersom Kjell inte var där så vi avslutade och du ringde Kjell direkt. ”Du sa ju för 14 dagar sedan att ni skulle vara klara nu?” – sa du, med en svag irritation i rösten. ”Nej, jag sa att det skulle ta 2-3 dagar att göra klart aktiviteten, men vi har ju haft fullt upp med annat. Det borde väl du veta, det är ju du som är projektledare” – sa Kjell.

Vad har du gjort för fel, och hur skulle du hantera situationen?

Övning 1


Tänkbara lösningsalternativ

1. Omprioriteringar och övertid

2. Meddela styrgruppen om situationen och försöka komma överens om ny leveranstid.

Tänkbara orsaker

Definiera begrepp och definitioner – Gemensamma definitioner och språkbruk i projektet är viktigt. Vad menas tex med hur mycket som återstår – kalendertid eller arbetstid?

Se till att alla får återkoppla vad som skall göras – be projektmedlemmar bekräfta och återkoppla vad vi beslutat så inte du som projektledare har en bild och projektdeltagarna en annan.

Skapa en gemensam syn av prioriteringen i projektet – Den bild som du som projektledare förmedlar till styrgruppen måste också delges projektgruppen. Alternativt, och kanske ännu bättre, är att man inom projektet diskuterar sig fram till vilken bild du som PL skall ge till styrgruppen innan styrgruppsmötet.

Skapa en plan för projektmöten – För att så många som möjligt skall kunna planera in projektmötet och därmed få så högt deltagande som möjligt.

Lösningsförslag Övning 1


Du har efter en diskussion med din chef beslutat dig för att ta projektledaransvaret för ett

nytt projekt.

Veckan efter får du ett mail från chefen som bestämt att Regina och Anton skulle jobba åt

dig i projektet och att de skulle komma till dig på eftermiddagen.

Du känner både två till viss del och bedömer att de hade kunskaper som skulle vara

mycket värdefulla för projektet. Samtidigt har du hört att Regina och Anton tidigare haft

svårt att samarbeta. Regina har ansett att Anton är en riktig slarvpelle som aldrig

analyserar situationerna ordentligt och aldrig gör något helt klart. Anton har, å sin sida,

uttryckt att han tycker att Regina är en perfektionist, och att hennes kliniskt välordnade

skrivbord, bara är lite för mycket för honom

Hur hanterar du situationen?

Övning 2


Tänkbart sätt att hantera situationen

• Boka ett gemensamt möte med Regina och Anton och förklara/gå igenom projektet och vad du förväntar dig av dom.

• Boka enskilda möten med båda- Kolla att de är engagerade och motiverade och framför allt hur de

känner för att jobba i samma projekt som ’den andre’.

• Tänk igenom en plan för hur de ska fungera i samma projekt

• Boka möte med chefen och klargör vad som bör gälla i framtiden avseende processen för resurstilldelning i projekt. Förankra även din plan för hur de ska jobba i projektet.

Att tänka på

Som projektledare har du tagit ansvar för att leverera ett resultat.

För att leva upp till detta ansvar måste du säkerställa att du har rätt resurser och förutsättningar.

Vid varje rekrytering till ett projekt är det viktigt att säkerställa att varje projektmedlem vill vara med och att de accepterar projekts mål och de egna arbetsuppgifterna. Utan denna acceptans kan man inte förvänta sig ett bra beteende eller goda arbetsresultat. Dessutom tillkommer all den extra energi som projektledaren måste lägga ner för att få någon, som inte tycker om sina arbetsuppgifter, att verkligen göra dessa enligt den plan som finns.

Lösningsförslag Övning 2


Behövs de?

Varför?

Typer?

AVRAPPORTERING

STATUS

BESLUT

PLANERING

KRAV

KRIS

MÖTEN


1 - Planering Tänk på... ...att i förväg tänka igenom

mötets målsättning

2 - Förhandsinfo. Tänk på... ...att deltagarna i förväg får

veta vad som ska diskuteras

3 - Förberedelser Tänk på... ...att upprätta dagordningen

så att frågorna kommer i

lämplig ordningsföljd och får

lämpligt tidsutrymme

...att inte uppehålla sig vid

oväsentliga frågor även om

de är intressanta för vissa

Möten...


EXEMPEL = SCRUM-möten

DAILY STANDUPS

- Det här har jag

gjort sen igår

- Det här kommer

jag att jobba med

idag

- Det här hindrar mig

från att komma vidare


4 - Genomförande Tänk på... ...att disponera varje punkt så

att du undviker upprepningar

och förhindrar privata dialoger

och ev. meningsskiljaktigheter

inom gruppen

5 - Protokollföring Tänk på... ...att samanfatta och notera

beslut man enats om under

mötet. (Glöm ej att justera

protokollet)

Möten...


Kvalitetsstyrning

Revisioner

Genomgångar

Granskningar


Kvalitet

“Den upplevda kvaliteten av ett system"

“Både uttalade och underförstådda behov"

“Nöjd kund?"


Verksamhet Användning InformationUtformning

Olika intressenter – Olika kvalitetskriterier

Kvalitetsfokus?

Förvaltare

Informationsmottagare

Ledning

Produkt

användare


Ändringshantering

Rutiner i projektbeskrivningen

Projektledare ansvarig

Beslutsmässig grupp

Komm. ombud för kontraktsfrågor

Ändrings-

Logg

Ändrings-

begäran

Ändrings-

offert


Utveckling Förseningar, Produktivitet

Kvalitet Standards följs inte, Otillräcklig dok.,

Testproblem, Underhåll "släpps in"

Organisation Samordningsproblem, för mycket/för

lite resurser

Ledning underleverantörer,

uppföljningsbrister, sidoprojekt,

Kommunikation Mötesdisciplin, Information, Språk,

Gruppsammansättning

Teknik HW, SW, Prestanda

Problemhantering


Vid avslut

Avslutsmöten

Projektrapport

Förvaltning


Personligt ledarskap

Våga vara ledare

Gruppdynamik

Konflikthantering

Situationsanpassat ledarskap


Stöd

Styrning

S3 S2

S1S4

Situationsanpassat ledarskap

ÖvertygaSamråda

Delegera Instruera


Informera

Delegera

Skapa laganda

Din egen tid

Fatta beslut

Personliga mål

Beredd på det oväntade

Alla måste förstå uppgiften

Skapa goda relationer

Du personifierar projektet

Projektet får inte stanna

Ledarskapets många sidor

Tillfälligt ledarskap

dbt_projektledning 2015 09-07

Business