[de] records management & moreq2 roadshow 2009 | project consult | tagungsband

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Records Management & MoReq2 | Seminarband der Roadshow Mai 2009 | Beiträge von AIIM, IBM, DGI, PROJECT CONSULT, SER; SAPERION, T-Systems, Iron Mountain, Humboldt Universität und anderen

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  • 1. Records Management fr die effektive und sichereDokumentation der GeschftsttigkeitMoReq2Das Seminar 2009Records ManagementMai 2009Records-Management-Softwareanbieter stellen ihrehttp://www.MoReq2.deFrankfurtund MoReq2MnchenP R O J E C TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHC O N S U L Tnbieter Lsung vor:PROJECT CONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHwww.PROJECT-CONSULT.com

2. P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHRecords Management fr die effektive und sichereDokumentation der GeschftsttigkeitInhaltsverzeichnisPROJECT CONSULT Unternehmensprofil- Unternehmen und LeistungenRecords Management: Herausforderung fr Akzeptanz und Weiterbildung- AIIMRecords Management: Standards, Nutzen und Einsatzgebiete- PROJECT CONSULTMoReq2:Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, Entwicklungen- PROJECT CONSULTAktenplne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management- SAPERIONRecords Management: die Bedeutung fr Wirtschaft, ffentliche Verwaltung, Lehreund Forschung- DGI e.V.Records Management und Archivierung- SERMoReq2 Test- und Zertifizierung- imbusRecords Management und Outsourcing- Iron Mountain DigitalRecords Management, Workflow und Case Management- IBMRecords Management und E-Discovery- T-SystemsVirtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management- Open TextAnhang Seminare von PROJECT CONSULT (berblick) CDIA+ Zertifikatskurs (Certified Document Imaging Architech)Separate Anlage Fragebogen zu MoReq2 mit Bitte um Rckgabe PROJECT CONSULT E-Newsletter (berblick, kostenfreies Probeabonnement) Zeitschriften unserer Medienpartner PROJECT CONSULT GmbH 2009 3. Agenda08:30 09:00 Registrierung09:00 Begrung(Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT)Records Management: Herausforderung fr Akzeptanz undWeiterbildung(Hans Khler-Krner, AIIM)Records Management: Standards, Nutzen und Einsatzgebiete(Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT)MoReq2 Requirements, XML-Schema, Datenmodell,Besonderheiten, aktuelle Entwicklungen(Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT)Aktenplne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im RecordsManagement(Volker John, Saperion)10:45 11:15 Kaffeepause und GesprcheRecords Management: die Bedeutung fr Wirtschaft, ffentlicheVerwaltung, Lehre und Forschung(Frankfurt: Prof. Dr. Stefan Gradmann, Humbold Universitt)Records Management und Archivierung(Frankfurt: Dr. Gregor Joeris, SER Gruppe; Mnchen: MarkusHartbauer, SER Solutions sterreich)MoReq2 Tests und Zertifizierung(Michael Sill, imbus)13:00 14:00 Mittagessen und Gesprche14:00 Records Management und Oursourcing(Stephan Haux, Iron Mountain Digital)Records Management, Workflow und Case Management(Thomas Schrenk, IBM Deutschland)15:30 16:00 Kaffeepause und Gesprche16:00 Records Management und E-Discovery(Gerd Hammer, T-Systems)Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit RecordsManagement(Dr. Marc Diefenbruch, Open Text)Ca. 17:30 Zusammenfassung und Veranstaltungsende 4. Records Management:Herausforderung fr Akzeptanz undWeiterbildungDr. Hanns Khler-Krner, AIIM 5. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Electronic RecordsManagement (ERM)Herausforderung fr Akzeptanz und Weiterbildungber AIIM2 PROJECT CONSULT 2009 1 6. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009International Mitglieder in 146 LndernUnabhngig Herrsteller unabhngigFocus auf Implementierungen Prozesseund nicht nur Technologien.Industry Intermediary - Anwender,Anbieter, Berater, Analysten und dieVertriebskanlewww.aiim.dewww.aiim.eu, www.aiim.org3Wer bin ich? PROJECT CONSULT 2009 2 7. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Wege aus dem Irrgarten5Das Digitale Universum IDC hat herausgefunden, dass sog.Knowledge-worker: 14.5 Stunden pro Woche Emails lesen und beantworten, 13.3 Stunden pro Woche Dokumente erstellen, 9.6 Stunden pro Woche Informationen suchen 9.5 Stunden pro Woche Informationen analysieren. Informationen nicht zu finden kosteteine Organisation mit 100Knowledgeworker im Jahr $ 530,000 .6 PROJECT CONSULT 2009 3 8. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Es gibt in diesem Moment281Milliarden exabytes Informationen imdigitalen Universumhttp://www.emc.com/digital_universe.pdf7Ein kleinesTaschenbuchentsprichtca. 1 Gb anInformationenhttp://www.emc.com/digital_universe.pdf8 PROJECT CONSULT 2009 4 9. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Das digitaleUniversumentspricht 12Stapeln vondiesen Bchernvon der Erde zurhttp://www.emc.com/digital_universe.pdf9Sonne !80%-20% & 90%-10%10 PROJECT CONSULT 2009 5 10. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Lge Meineid - Statistik! Japaner essen sehr wenig Fett und haben wenigerHerzinfarkte als die Briten oder die Amerikaner. Gleichzeitig essen aber die Franzosen sehr viel Fett aberhaben weniger Herzinfarkte als die Briten oder dieAmerikaner. Die Japaner trinken sehr wenig roten Wein und habenweniger Herzinfarkte als die Briten oder die Amerikaner. Die Italiener trinken groe Mengen roten Wein aber habenauch weniger Herzinfarkte als die Briten oder Amerikaner. Schlussfolgerung: Sie knnen essen und trinken was Siewollen, English sprechen bringt Sie um !11Fast 64% oder Anwender glaubendas ihr Unternehmen versteht wasPapier Records sind und wie siezu verwalten sind nur 34%haben das gleiche Vertrauenwenn es um elektronischeDokumente geht.http://www.aiim.org/tempfiles/31842.pdf12g PROJECT CONSULT 2009 6 11. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Nur13%Aller Organisationenhaben eine EmailManagement StrategieFirmenweit eingefhrt.http://www.aiim.org/tempfiles/32054.pdf13Die meisten Organisationenverstehen nicht einmal denUnterschied zwischenArchivieren und Back-up59% sagen E-mail istarchiviert wenn sie Teileines Backups ist.http://www.aiim.org/tempfiles/32054.pdf14g PROJECT CONSULT 2009 7 12. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Falsch verwendete Technologien15cartoon from:http://blogs.technet.com/tarpara/archive/2007/09/05/evolving-company-culture-starts-with-a-sharepoint.aspxDefinition eines RecordsInformation created, received, and maintained asevidence and information by an organization orperson, in pursuance of legal obligations or in thetransaction of businessSource: ISO 15489, MoReq2Copyright AIIM | All rights reserved 16 PROJECT CONSULT 2009 8 13. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Das Leben eines RecordsErstellenoderempfangenVerwalten undVerwenden entsorgenCopyright AIIM | All rights reserved 17Wir produzieren schneller als wir verwaltenWord, PowerPoint, ExcelfilesJPEGs, TIFFsE-mails mit AnhangBusiness systemDokumenteauf dem Netzwerk, PCs,USB Sticks, PDA, etc.18 AIIM | All rights reserved PROJECT CONSULT 2009 9 14. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Neue HerausforderungenCopyright AIIM | All rights reserved 19Informationen im Griff ? Accenture hat das folgende herausgefunden;Managers verbringen 25% Ihrer Zeit damit Informationenzu suchen 59 % sagen, dass weil Informationen schlecht verteiltwerden, sie jeden Tag wieder wichtige Informationenverpassen, die sie fr Ihren Job brauchen. 42 % der Manager sagen, dass sie mindestens 1 Mal proWoche die falschen Informationen verwenden.53 % sagen das weniger als die Hlfte aller Informationendie Sie bekommen wertvoll sind. 45 % der Manager sagen, dass es sehr schwierig istInformationen zu finden ber das, was andere Teile derOrganisation gerade machen.20Informationen, PROJECT CONSULT 2009 10 15. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009EIN PAAR FRAGEN21Copyright AIIM | All rights reservedMacht das explosiveWachstum an digitaleninformationen IhrUnternehmen mehr oderweniger i effektiv?ff kti ?22 PROJECT CONSULT 2009 11 16. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Knnen Ihre Mitarbeiter alleInformationen finden, die siebrauchen und zu demZeitpunkt an dem sie sieb brauchen?h ?23Knnen Ihre MitarbeiterZusammenarbeiten anProjekten, egal wo sie sichgerade in der Welt befinden?24 PROJECT CONSULT 2009 12 17. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Sind Sie in der der Lage zudokumentieren was IhreOrganisation getan hat,warum sie es getan haben,wer es getan t hat, h t und dwennsie es getan haben?25Knnen Kunden dieInformationen finden, die siesuchen und zum Zeitpunkt wosie diese suchen?26 PROJECT CONSULT 2009 13 18. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Laufen Ihre Prozesse soreibungslos wie sie das tunsollten?27Wenn man sie heute vorGericht bringen wrde,wrden die Prozesse derInformationsverwaltung einerUntersuchung gstandhalten?28 PROJECT CONSULT 2009 14 19. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Wenn die Antwortauf einer dieserFragenNEIN29ist, dann sind sienicht alleine.Wieviel Kontrolle haben Sie ?0% 20% 40% 60% 80% 100%Corporate recordsPaper correspondencePaper formsComputer reportsMarketing materialsWeb content - currentWeb content - archiveFaxesE-mailsInstant messagesOffice docs (Word, Excel, etc)Very well managed Well managed Managed Somewhat unmanaged Very unmanaged30E-mail attachmentsBlogs and WikisPictures & Sound filesSMS messagesAll respondents (476) PROJECT CONSULT 2009 15 20. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Was waren die grssten Probleme ?0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%Underestimated process and organizational issuesUneven usage due to poor procedures and lack ofenforcementLack of knowledge or training among our internal staff.Project derailed by internal politicsLow user acceptance due to poor design or clumsyimplementationExcessive "scope creep"Underestimated the effort to distill and migrate contentActualAnticipated31Poorly defined business caseFailed to secure agreement on fileplans, taxonomy andmetadataFailed to think of benefits/issues beyond our business unit.Lack of knowledge or training among our externalstaff/suppliers.Budget was overrunFailed to prioritize "high-value" contentpAll respondents(284)A Ausbildungenbild32 PROJECT CONSULT 2009 16 21. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009www.aiim.org/freetrainingUnd verwenden Sie den Code EDP2A933AIIM ERM Certificate ProgramERMERMERMCase StudyStrategyPractitionerSpecialistCopyright AIIM | All rights reserved 34 PROJECT CONSULT 2009 17 22. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093536 PROJECT CONSULT 2009 18 23. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093738 PROJECT CONSULT 2009 19 24. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093940 PROJECT CONSULT 2009 20 25. Electronic Records Management (ERM)Drs. Hanns Khler-KrnerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.200941 PROJECT CONSULT 2009 21 26. PROJECT CONSULT Unternehmensprofil- Unternehmen und Leistungen 27. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20091InformationenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20092Informationsverarbeitung undDokumenten-ManagementPROJECT CONSULT ist im Umfeld der DRTDocument Related Technologies spezialisiert auf dieBeratung zu modernen Informationssystemen undderen organisatorischer Einfhrung. PROJECT CONSULT GmbH 2009 1 28. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20093UnternehmensdatenGegrndet: 1.7.1992Stammkapital: 51.129 Geschftsfhrer: Dr. Ulrich KampffmeyerKarin BegemannMitarbeiter: > 17Teamkonzept: angestellte/stndige freie BeraterStandorte: Hamburg; bundesweitBeteiligungen: DLM Network EEIGPROJECT CONSULTbert und untersttzt ihre Kunden produkt- undherstellerunabhngig bei der ganzheitlichen Konzeption,optimalen Einfhrung und effizienten Nutzung vonmodernen Informationstechnologien unterBercksichtigung aller Faktoren:Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur,Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik,Zukunftssicherheit Roadshow 2009 und Projektarbeit.Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20094Mission Statement PROJECT CONSULT GmbH 2009 2 29. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20095Themenschwerpunkte Dokumenten-Management Workflow Elektronische Archivierung Enterprise Content Management Information Lifecycle Management Portaltechnologien Knowledge Management Automatische Klassifikation Business Process Management Migration Directory Service Elektronische Signatur ComplianceRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20096Beratungsleistungen (1) Strategieberatung Organisationsberatung Projektberatung Unternehmensberatung Business Process Engineering System- und Technologieberatung Seminare Coaching Projektmanagement, Moderation & Projekt-Controlling PROJECT CONSULT GmbH 2009 3 30. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20097Beratungsleistungen (2) Analysen Lsungsdesign Fachkonzepte Lasten- und Pflichtenhefterstellung Ausschreibung & Produktauswahl Vertragsgestaltung Qualittssicherung Tests & Abnahmen Verfahrensdokumentation Studien & Gutachten Seminare & Workshops: Public oder InhouseRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20098BeratungsprojekteBranchen Banken und Finanzdienstleister Industrie und Handel ffentliche Verwaltung Pharma und Chemie Versicherungen und Rententrger Wohnungsbau Logistik Energie Dienstleistung Internationale Beratungsprojekte PROJECT CONSULT GmbH 2009 4 31. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20099PROJECT CONSULTMitarbeiterqualifikationPROJECT CONSULT setzt Experten mit profunderErfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein.Unser Human Resource Management garantiert dasFach-Know-how zur kompetenten Kundenberatungdie kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissensaller Berater durch Unternehmens-, Qualitts- und Wissenskultur Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte Mitarbeiter-Fortbildung Gemischtes Teamkonzept Hausinterne SeminareRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200910Wissensvermittlung Newsletter14-16 Ausgaben im Jahr; Deutsch, Englisch, Franzsisch, Russisch, Spanisch (zuknftigauch Portugiesisch); Volltextarchiv Bcherbei AMAZON.de: ECM Enterprise Content Management 2006, Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? 2003,Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft 1999, u.a. Codes of Best PracticeGrundstze der elektronischen Archivierung 1997, Grundstze derVerfahrensdokumentation nach GoBS 1999 Industry White Paper7 AIIM/DLM Industry Whitepaper StudienEUROFORUM 4 Studien in 1995-1997, Workflow 2000, Business ProcessManagement 2001, DRT fr den Mittelstand 2003 Artikelber 400 seit 1992 KurseCDIA+ (Zertifikat), MoReq, Archivierung & ILM u.a. SeminareDokumenten-Management, Archivierung, ECM, Rechtsfragen, GDPdU,Verfahrensdokumentation, Einfhrung etc. national ber 60 Vortrgenational und international ber 170 PROJECT CONSULT GmbH 2009 5 32. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200911PROJECT CONSULT WebseiteRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200912PROJECT CONSULT Webseite PROJECT CONSULT GmbH 2009 6 33. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200913PROJECT CONSULT WebseiteRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200914Marktbersicht PROJECT CONSULT GmbH 2009 7 34. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200915PROJECT CONSULT WebseiteRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200916Newsletter Website PROJECT CONSULT GmbH 2009 8 35. PROJECT CONSULT InformationDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009177 Grnde fr PROJECT CONSULTals Beratungspartner1. Lsungsorientiert im Interesse des Kunden2. Erfolgreiche Projekte3. Know-how fr Dokumenten-Technologien4. Kompetenz der Mitarbeiter5. Wirtschaftlichkeit6. Effiziente Methoden7. Unabhngigkeit PROJECT CONSULT GmbH 2009 9 36. Thematische EinfhrungDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management:- Standards- Nutzen- Einsatzgebiete 37. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20091Records Management Standards, Nutzen und EinsatzgebieteDr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt und Mnchen, 12. und 14. Mai 2009P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20092Einfhrung:Umfeld und Definitionen PROJECT CONSULT 2009 1 38. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20093Umfeld1.1.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20094WasEs geht um wichtige, aufbewahrungswrdige oderaufbewahrungspflichtige Informationen ausGeschftsleben, Verwaltung und Gesellschaft. PROJECT CONSULT 2009 2 39. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.1.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20095WieEs geht um die sichere Aufbewahrung, effizienteErschlieung und einfache Wiedernutzung vonwichtigen Informationen mit Untersttzung vonSoftware.1.1.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20096WoEs geht um alle: Verwaltungen, Unternehmen,Organisationen und Gruppen ebenso fr jedePrivatperson. PROJECT CONSULT 2009 3 40. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.1.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20097WiesoEs geht um die Vernderung der Gesellschaft und dieVerlagerung des Geschfts- und Privatlebens in einevirtuelle, elektronische Welt, wo Transparenz &Schutz, Sicherheit & Offenheit und Verfgbarkeit &Qualitt gleichermaen gefordert sind.1.1.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20098WarumEs geht um Transparenz des Handelns, Bewahrungvon Informationen und Nachvollziehbarkeit derAktivitten in der globalisiertenInformationsgesellschaft. PROJECT CONSULT 2009 4 41. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.1.6Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 20099Skandale machen den Bedarf an Transparenz,Nachvollziehbarkeit und Dokumentation deutlich.1.1.6.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200910Deutsche Bank 2004Mangelhaftes E-Mail-ManagementDie Deutsche Bank muss 87,5 Millionen DollarStrafe zahlen, da sie groe Teile der von derBrsenaufsicht angeforderten E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeiter nicht finden konnte. PROJECT CONSULT 2009 5 42. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.1.6.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200911McLaren 2007IndustriespionageMcLaren-Mercedes hatte illegal technischeInformationen ber die Wagen von Ferrari erhaltenGeldstrafe in Hhe von 100 Millionen US-Dollar1.1.6.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200912Enron 2001BilanzflschungGewinne um 1,2 Milliarden US-Dollar zu hochausgewiesenDurch die Insolvenz vernichteter Brsenwert von 60Milliarden US-DollarGefngnisstrafen PROJECT CONSULT 2009 6 43. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200913Definitionen und das Problem der bertragung englischsprachigerBegriffe in das Deutsche 1.2.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200914Records ManagementRecords Managementdient dazu, Unterlagen geordnet, wiederfindbar,sicher und nachvollziehbar zu verwalten. PROJECT CONSULT 2009 7 44. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.2.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200915Was ist ein Record?Information, die erzeugt, empfangen und bewahrtwird, um als Nachweis einer Organisation oder Personbei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzugeiner geschftlichen Handlung zu dienen.(ISO 15489 Part 1)1.2.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200916Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschftsttigkeitoder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form spielt dabei keine Rolle, esgeht um Inhalt und Rechtscharakter. Beispiele sind E-Mails, Vertrge, Geschftsver-einbarungen,Kontobersichten, Berichte sowieVideo- und Audiodateien. PROJECT CONSULT 2009 8 45. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.2.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200917Was ist Records Management?Als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende effiziente undsystematische Kontrolle und Durchfhrung derErstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzungund Aussonderung von Schriftgut, einschlielich derVorgnge zur Erfassung und Aufbewahrung vonNachweisen und Informationen ber Geschftsablufeund Transaktionen in Form von Akten.(ISO 15489 Part 1)1.2.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200918Was ist Electronic Records Management? Records Management oder Electronic Records Management(ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- undOrganisationskomponente zur Handhabung vonAufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscherPrgung gleichzusetzen, obwohl viele Anstze sich hierwiederfinden. Records Mangement wird durch zahlreiche internationaleStandards gesttzt. PROJECT CONSULT 2009 9 46. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.2.6Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200919Was ist Records Management?Records Management ist unabhngig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B.Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung vondigitalen Objekten)1.2.7Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200920Was ist Records Lifecycle Management?Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswrdigEntsorgung von Informationen Regeln und Nachweis der Vernichtung PROJECT CONSULT 2009 10 47. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20091.2.8Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200921Was ist Records Management? Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturiertenVerzeichnissen zur geordneten Ablage vonInformationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gesttzteeindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (RetentionSchedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules) Schutz von Informationen entsprechend ihrenEigenschaften, z.T. bis auf einzelnenInhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oderzumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibungder gespeicherten Informationen2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200922Standards im Records Management PROJECT CONSULT 2009 11 48. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200923Standards betreffen unterschiedlicheEbenen Technik Methoden Architekturen Funktionalitt Protokolle Formate Ablufe Metadaten Schnittstellen Verfahren Analysen und Darstellungen Betrachtungsweisen und auerdem viele weitere Geschftsaspekte2.2.1 ERM TerminologieRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200924Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 15489: 2003, Teile 1 und 2 Information und DokumentationANSI/AIIM TR2-1998,TechnicalReport for Information and ImageManagementGlossar der Dokumenten-Technologien herausgegeben vonAIIM InternationalMoReq, Model Requirements forthe Management of ElectronicRecordsVerffentlicht vom Office for OfficialPublications of the EuropeanCommission, 2002ISO 12651:1999 Vokabular des Electronic ImagingGlossary of Records andInformation Management TermsARMA International, 3rd Ed., 2007 PROJECT CONSULT 2009 12 49. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Erstellen und Erfassen 2.2.2 von RecordsRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200925Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 12652 Technischer Bericht, der sich mit der Planungder Vorbereitung von Dokumenten fr Scanner-Systeme befasstISO 12653:2000 Testblatt fr das Schwarz-Wei-Scannen vonBro-DokumentenISO 1203:3 Anleitung fr die Auswahl von Kompressions-verfahrenfr Abbilder von DokumentenISO/TS 12022:2001 Anleitung fr Kompressionsverfahren frAbbilder von DokumentenANSI/AIIM TR15-1997 Planung der Vorbereitung von Dokumenten frdie bildliche ErfassungANSI/AIIM TR32-1994 Paper Forms Design Optimization for ElectronicImage Management2.2.2 Erstellen und Erfassen von RecordsRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200926Internationale Standards im ERMS-UmfeldIETF RFC 2821 Simple Mail Transfer Protocol.(http://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txt)IETF RFC 2822 Internet Message Format.(http://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txt)ISO 216 Writing paper and certain classes of printedmatter Trimmed sizes A and B series PROJECT CONSULT 2009 13 50. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Klassifikation 3.2.3 von RecordsRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200927Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 15489 Information und Dokumentation, BereichRecords ManagementMoReq, Model Require-mentsfor the Managementof Electronic Recordsverffentlicht von der EuropischenKommissionDIRKS Design andImplementation of Record -Keeping SystemsmethodologyEntwickelt von State Records New SouthWales and National Archives of Australia.Weitreichende Methodik fr dasReengineering von Records-Management-Systemen mit engem Bezug zum ChangeManagement bei GeschftsprozessenISO 2788 Richtlinien fr das Anlegen einsprachigerThesauri3.2.3 Klassifikation von RecordsRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200928Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 15489 Information und Dokumentation, BereichRecords ManagementMoReq, Model Require-mentsfor the Managementof Electronic Recordsverffentlicht von der EuropischenKommissionDIRKS Design andImplementation of Record -Keeping SystemsmethodologyEntwickelt von State Records New SouthWales and National Archives of Australia.Weitreichende Methodik fr dasReengineering von Records-Management-Systemen mit engem Bezug zum ChangeManagement bei GeschftsprozessenISO 2788 Richtlinien fr das Anlegen einsprachigerThesauri PROJECT CONSULT 2009 14 51. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.2.3.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200929Records Management: ISO 15489 Relevant fr die Schriftgutverwaltung im privaten undffentlichen Sektor und fr das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen vonSchriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich ber Definitionen zumThema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Lnder Problematische Terminologie in der deutschenbersetzung, z.B.Records Management = Schriftgutmanagement3.2.3.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200930Requirements for managing recordsGem ISO 15489 sollten Recordsaufweisen: Authentizitt Glaubwrdigkeit Integritt BrauchbarkeitIn vielen Teilen von MoReq2geht es um die Brauchbarkeit/Anwendbarkeit! PROJECT CONSULT 2009 15 52. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.2.3.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200931ICA - International Council on Archives Committee of Best Practices and Standards (CBPS):International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Die Endversion des Standards wurde dem ICAKongress 2008 in Kuala Lumpur prsentiert. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobei jedes aus folgendenTeilen besteht:a. dem Namen des Elementesb. einem Statement zum Zweck des Elementesc. einem Statement zu den Regeln und Daten-Constraints, die auf das Element anwendbar sindd. wo mglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzu implementieren ist3.2.3.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200932ICA - Principles and FunctionalRequirements for Records in ElectronicOffice Environments Das Ziel des Projekts ist es, global einheitlichePrinzipien und funktionelle Anforderungen anSoftware, die zum Erzeugen und Managen vonelektronischen Records eingesetzt wird, zudefinieren. Die Suite von Richtlinien und funktionellenAnforderungen ist in drei Modulen organisiert: Module 1 Overview and Statement of Principles Module 2 Guidelines and Functional Requirements forElectronic Records Management Systems Module 3 Guidelines and Functional Requirements forRecords in Business Systems PROJECT CONSULT 2009 16 53. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.2.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200933Internationale Standards im ERMS-UmfeldZugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in derInformationstechnikISO/IEC 15816:2002 Sicherheit-Informations-Objekte fr dieZugangskontrolleISO/IEC 17799:2005 Leitfaden fr das Management derInformationssicherheitISO/IEC 18028-1:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 1 Management derNetzwerksicherheitISO/IEC 18028-5:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 5 Der Gebrauchvon Virtual Private Networks zum absichern derKommunikation ber unsichere NetzwerkeX.509 ITU-T Recommendation X.509: Open systemsinterconnection The Directory: Public key andattribute certificate frameworks.(http://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-l/en)XKMS XML Key Management Spec.(http://www.w3.org/TR/xkms/)Aufbewahrung, Suche 3.2.5 und WiederauffindenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200934Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 15801:2004 Elektronisch gespeicherte Informationen Empfehlungen fr Glaubwrdigkeit undZuverlssigkeitANSI/AIIM TR25-1995 Der Einsatz von optischen Datentrgern frffentliche RecordsANSI Z39.50/ISO23950Protokoll fr das Wiederauffinden (Retrieval)von InformationenITU X.667 Generation and registration of UniversallyUnique Identifiers (UUIDs) and their use asASN.1 object identifier components.(http://www.itu.int/ITU-T/studygroups/com17/oid/X667-E.pdf) PROJECT CONSULT 2009 17 54. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Aufbewahrungsfristen 2.2.6 und VernichtungRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200935Internationale Standards im ERMS-UmfeldMoReq, ModelRequirements for theManagement ofElectronic Recordsverffentlicht von der EuropischenKommissionISO/TR 12037:1998 Empfehlungen fr die Lschung von Recordsauf einmal-beschreibbaren optischen Medien2.2.7 MetadatenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200936Internationale Standards im ERMS-UmfeldFEA Federal EnterpriseArchitectureDRM Data Reference Model EndgltigeVersion 2.0e-GMS UK e-Government Metadata StandardDCMI The Dublin Core Metadata InitiativeAIIM Integrated EDM/ERM Functional RequirementsThe National ArchivesMetadata Standard(UK) FunctionalRequirements for ERMLMER Langzeitarchivierungsmetadaten frelektronische Ressourcen. Nestor Projekt, 2007ISO 15489, Teile 1 + 2 Information und DokumentationPREMIS PREservation Metadata: ImplementationStrategies PROJECT CONSULT 2009 18 55. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.2.7 MetadatenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200937Internationale Standards im ERMS-UmfeldMoReq Model Requirements for the Management ofElectronic RecordsISO 23081, Teil 1 Records Management Prozesse, Metadaten frRecordsAustralian RKMS Recordkeeping Metadata SchemaMARC Machine-Readable CatalogingMETS Metadata Encoding & Transmission StandardDIRKS Designing and Implementing RecordkeepingSystems (Australia)US DoD Dept. ofDefense 5015.2-STDStandard fr Electronisches-Records-Management2.2.7 MetadatenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200938Internationale Standards im ERMS-UmfeldASCII, ISO 10646, ISO8859ZeichenkodierungISO 3166 LndernamenISO 8601, BSI DISCPD2000DatumsformateANSI Z39.50/ISO23950Protokoll fr das Wiederauffinden vonInformationenISO 639 Kennungen fr Namen von Sprachen,SprachcodesISO 2788, ISO 5964 Thesaurus PROJECT CONSULT 2009 19 56. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Auffinden 2.2.8 und PrsentierenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200939Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 15489, Teile 1 + 2 Information und DokumentationInhaltliche ErschlieungISAAR (CPF) International Standard Archival AuthorityRecord (for Corporate Bodies, Persons, andFamilies)2.2.9Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200940Internationale Standards im ERMS-UmfeldbermittlungEAC Encoded Archival ContextEAD Encoded Archival DescriptionMigrationISO 14721:2003 Spezifiziert ein Referenzmodell fr ein OAISOpen Archival Information System, das fr dieArchivierung von digitalen und physischenInformationen eingesetzt werden kann. PROJECT CONSULT 2009 20 57. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Langzeitarchivierung/2.2.10 Digital PreservationRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200941Internationale Standards im ERMS-UmfeldPADI Preservation and Access to Digital InformationDPC Digital Preservation CoalitionFile Format Information Registry InitiativesPRONOM On-line information system about data fileformats and their supporting software productsGDFR Global Digital Format RegistryInterPARES Creator Guidelines for Making and MaintainingDigital Materials, May 2007DPE: PLATTER Digital Preservation Europe: Planning Tool forTrustet Electronic Repositories2.2.10 Langzeitarchivierung/Digital PreservationRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200942Internationale Standards im ERMS-UmfeldLibrary of Congress Format DescriptionsISO 19005-1:2005 Dokumenten-Management Elektronische Dateiformate fr Dokumente zurLangzeitarchivierung;Teil 1, Der Einsatz vonPDF 1.4 (PDF/A-1)ISO 14721:2003 Spezifiziert ein Referenzmodell fr ein OAISOpen Archival Information System, das fr dieArchivierung von digitalen und physischenInformationen eingesetzt werden kann.ISO/TR 18492:2005 Langzeiterhaltung elektronischerdokumentenbasierter InformationISO 11799:2003 Aufbewahrung und BestandserhaltungISO 9706 Papierbestandserhaltung PROJECT CONSULT 2009 21 58. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.2.10.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200943Records und ArchiveRecords = Archive?Nein. Records beinhalten live Informationen. Records werden bei der tglichen Arbeitverwendet. Ein Groteil der Records sollte ins Archiv gestelltwerden. MoReq2 handelt nicht von Archiven es geht umRecords in verschiedensten Ausprgungen. Records Management ist nicht nur vor-archivischeSchriftgutverwaltung.3.2.11Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200944Internationale Standards im ERMS-UmfeldDokumentenformateISO 19005-1 Dokumenten-Management Elektronische Dateiformate fr Dokumente zurLangzeitarchivierung; Teil 1, der Einsatz vonPDF 1.4 (PDF/A-1)OOXML (ISO/IEC29500)Standardisierung von Office Open XML erfolgteam 7. Dezember 2006 als Ecma-StandardEcma 376. ISO-Standardisierung wurde imMrz 2008 erteilt.TIFF Tagged Image File FormatTXTWAVEXML Spezifikation des W3CISO 15444 JPEG 2000 Image Coding System PROJECT CONSULT 2009 22 59. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Software 2.2.12 ZertifizierungRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200945Internationale Standards im ERMS-UmfeldUS DOD 5015.2-STD Standard von Design Kriterien fr SoftwareAnwendungen des elektronischen Records-Management. Verffentlicht vom AssistantSecretary of Defense for Command, Control,Communications and Intelligence, 2007DOMEA ConceptRequirement catalogue2.0Herausgegeben von der KBst Koordinierungs-undBeratungsstelle der Bundesregierung frInformationstechnik in der Bundesverwaltung,2005Electronic Record-keepingSystemsStandardVerffentlicht von Archives New Zealand, 2005Functional specificationfor Integrateddocument and recordsmanagement solutionsHerausgegeben vom National Archives andRecords Service of South Africa, Department ofArts and Culture, 20042.2.12 Software ZertifizierungRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200946Internationale Standards im ERMS-UmfeldUS DOD 5015.2-STD Standard von Design Kriterien fr SoftwareAnwendungen des elektronischen Records-Management.. Verffentlicht vom AssistantSecretary of Defense for Command, Control,Communications and Intelligence, 2007DOMEA ConceptRequirement catalogue2.0Herausgegeben von der KBst Koordinierungs-undBeratungsstelle der Bundesregierung frInformationstechnik in der Bundesverwaltung,2005Electronic Record-keepingSystemsStandardVerffentlicht von Archives New Zealand, 2005Functional specificationfor Integrateddocument and recordsmanagement solutionsHerausgegeben vom National Archives andRecords Service of South Africa, Department ofArts and Culture, 2004 PROJECT CONSULT 2009 23 60. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.2.12.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200947DoD 5015.2 DoD 5015.2: Standard des amerikanischen Departmentof Defense fr Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die bentigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 RecordsManagement geht jedoch weniger auf die funktionalenBeschreibungen ein Einhaltung der Standards fr alle Hersteller erforderlich,die fr die Bundesverwaltung in den USA immilitrischen und angrenzenden Bereich anbietenwollen Zuletzt aktualisiert 2006Software 2.2.12 ZertifizierungRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200948Internationale Standards im ERMS-UmfeldMoReq ModelRequirements for theManagement ofElectronic Recordsverffentlicht von der Europische KommissionA-CERT CertificatePolicyRatification Authority, Version 1.5, Juni 2007NOARK-4 Norwegianrecordkeeping systemVersion 4Verffentlicht von Riksarkivet - The NationalArchives of Norway, 1999Protocollo Gestione Requirements for the management of electronicrecords by Italian government, herausgegebenvon CIPNA, 2001RDIMRecords/Document/Information Manage-mentIntegriertes DokumentenManagement-System fr die Regierung von Kanada.Verffentlicht von der Information ManagementStandards and Practices Division, NationalArchives of Canada, 1996 PROJECT CONSULT 2009 24 61. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Software 2.2.12 ZertifizierungRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200949Internationale Standards im ERMS-UmfeldRecords ManagementService ComponentsRequirementsDevelopment ProjectFinal ReportVerffentlicht von der National Archives andRecords Administration, 2005ReMANO Software-specificatiesvoorRecords ManagementApplicaties voor deNederlandse OverheidHerausgegeben von Archiefschool, 2004. Nur inNiederlndisch erhltlichRequirements forElectronic RecordsManagement SystemsVerffentlicht von The National Archives, 2002(4 Bnde)VERS VictorianElectronic RecordsManagement StrategyVerffentlicht von PROV Public Record OfficeVictoria, standard 99/007, 20032.2.13 Rechtliche EmpfehlungenRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200950Internationale Standards im ERMS-UmfeldISO 12654 Empfehlungen fr das Management vonSystemen zur elektronischen Erfassung vonAufzeichnungen, die eventuell als Beweismitteldienen mssen, auf optischen WORM-MedienCAN/CGSB-72.34-2005Elektronische Records als dokumentarischerBeweisANSI/AIIM TR31-2004 Rechtliche Anerkennung von Records, die vonIT-Systemen produziert wurden PROJECT CONSULT 2009 25 62. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200951Einige Records ManagementSpezifikationen2.3.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200952Weitere SpezifikationenNederlandse normNEN 2082(nl)Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuurRequirements for records managementfunctionality in software PROJECT CONSULT 2009 26 63. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.3.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200953Records Management in derffentlichen VerwaltungNationale Standards Australien VERS Deutschland DOMEA England (TNA) Frankreich AFNOR Italien Protocollo Luxemburg SEL GED Niederlande ReMANO Norwegen NOARK sterreich ELAK Schweiz GEVER USA DoD 5015 Slowenien MoReq Tschechien MoReq2u.v.a.2.3.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200954Records Management in derPrivatwirtschaftDie ISO-Norm 15489 Records Managementbeschreibt auch fr die Privatwirtschaft die BestPractices im Umgang mit Geschftsunterlagen: Die Standardisierung von Records ManagementRichtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allenGeschftsunterlagen angemessene Beachtung undSchutz zukommt, und dass die Fakten undInformationen, die sie beinhalten, effizienter undeffektiver gefunden werden knnen, indemstandardisierte Verfahren und Prozedurenverwendet werden. PROJECT CONSULT 2009 27 64. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20092.3.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200955Records ManagementBranchenvorgaben Pharma GxP, FDA part 11 Industrie/Anlagenbau DIN-Normen,Qualittsrichtlinie Bankenwesen Kreditvergaberichtlinien,Basel II Versicherungen Vertrge, Rckver-sicherungsvertrge,v. a.bei hohen Risiken Energieversorgung Kundenakte,Rechnungsverarbeitung,Anbindung GIS-Systeme Telekommunikation Kundenakte, Abrechnungs-informationen generische Anforderungen wie Handelrecht, Steuerrecht,Produkthaftungsrecht,Zivilprozessrecht,Datenschutzrecht 2.4MoReq2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200956ERM bezogene StandardsRECORDSISO 15801, 12654ISO 12033PDF/ARFC 2821, 2822,TIFF, JPEGISO 216ISO 12037MoReq2,ISO 15489DOD 5015.2GUIDXMLMetadata:DC, ISAAR, ISOs 23081,639, 2788, 5964, 8601ISO 18492, OAISX.509, XKMSISO 12142PDF/AISO 15801, 12654DOD 5015.2 PROJECT CONSULT 2009 28 65. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200957Die Perzeption des Begriffs RecordsManagement in der deutschen Sprache3.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200958Records Management in Deutschland,sterreich und der Schweiz Die Begriffe Record und Records Management sindungebruchlich in Deutschland, sterreich und derSchweiz Durch SAP wurde eine andere Auffassung vonRecords Management weit verbreitet Schriftgutverwaltung der Begriff, der in der ISO 15489bersetzung verwendet wird Abhngig von den jeweiligen Lndern werden Begriffewie Dokument, Akte, Dossier, Akt oder Vorgangim ffentlichen Bereich fr Record verwendet MoReq (1) ist nicht ins Deutsche bersetzt PROJECT CONSULT 2009 29 66. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200959BeispielWikipedia.de Der Artikel Records Management wird vonder Schweizer Terminologie und Auffassungdominiert. Der Artikel Schriftgutverwaltung verweistauf ISO 15489 und DOMEA. Es gibt keinen Eintrag zu dem BegriffRecord, aber zu dem BegriffDokument.3.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200960Records Management in Deutschland,sterreich und der Schweiz Im deutschsprachigen Raum wurden dieSoftwareprodukte als DMSDokumentenmanagementsysteme(Document Management im weiteren Sinn)oder Elektronische Archivierung (DigitalPreservation) vermarktet Diese Produkte haben viel RecordsManagement Funktionalitt, wurden abernicht als Records Management positioniert PROJECT CONSULT 2009 30 67. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200961Records Management in Deutschland,sterreich und der Schweiz Der Begriff Records Management bekannt in der akademischen Records Manager Welt im ffentlichen Sektor in der Schweiz in der Pharmaindustrie in der Finanzbranche Es gibt in DACH eine etwas andereRecords Management Kultur als imangloamerikanischen Sprachraum 3.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200962Records Management in Deutschland,sterreich und der Schweiz Standardisierung im ffentlichen Sektor wie DOMEA in Deutschland ELAK in sterreich GEVER in der Schweizhat einen anderen Ansatz verglichen mitRecords Management in anderen Regionender Welt PROJECT CONSULT 2009 31 68. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20093.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200963Records Management & MoReq2Viele Menschen in Deutschland, sterreichund der Schweiz vertreten die Meinung Records Management wird nicht bentigt Records Management, besonders MoReq2, ist zukomplex Records Management Konzepte wie sie beiMoReq2 prsentiert werden, sind bereits berholt MoReq2 ist eine Verschwendung voneuropischen Geldern 4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200964Der ECM- und Records Management-Markt: internationale Studien PROJECT CONSULT 2009 32 69. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.1.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200965Gartner Group 2008MarketScope for Records Management4.1.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200966Gartner Group2008MarketScope for Records Management PROJECT CONSULT 2009 33 70. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.1.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200967 und wo sind die deutschen Anbieter? Da es den Begriff Records Management in derdeutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereichund bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltunggesprochen) fehlen auch die Angebote. Viel Funktionalitt ist in Dokumentenmanagement- undArchivsystemen vorhanden, ohne dass es sich umexplizite Records Management Ausprgungen handelt.4.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200968DataMonitor ERDM Studie 2008Electronic Document & Records Management PROJECT CONSULT 2009 34 71. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.3.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200969Gartner Group Magic QuadrantECM 2007 & 2008September 2007 Gartner Group 2007 & 2008September 20084.3.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200970ECM-Anbieter mit RecordsManagement Komponente PROJECT CONSULT 2009 35 72. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200971CMS WATCH ECM Study 20095Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200972PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2Marktstudien 2007/2008Deutschland sterreich - Schweiz PROJECT CONSULT 2009 36 73. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200973Zwei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Internet-basierte Marktbefragung5.1.1.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200974Records Management & MoReq2Um MoReq2 und Records ManagementEinem greren Interessentenkreis bekannt zumachen, fhrte PROJECT CONSULT mehrereVeranstaltungsreihen durch: November 2007MoReq2 & Records Management Roadshow5 Stdte in Deutschland Mai/Juni 2008Efficient Use of Records Management RoadshowZrich, Wien, 2 Stdte in Deutschland Beide Roadshows: > 150 Teilnehmerca. 20% ffentlicher Bereich, 40% Privatwirtschaft,40% Anbieter PROJECT CONSULT 2009 37 74. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.1.1.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200975Roadshow TeilnehmerbefragungenDaten und Methodik Umfragebgen wurden am Ende des Events verteilt Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmglichkeiten 2007 und 2008 die gleichen Fragen Jedes Jahr 92 vollstndig ausgefllte Fragebgen 2007:gemischtes Publikum, nur Germany 2008:gemischtes Publikum, Deutschland, sterreich und Schweiz Viele Bgen waren personalisiert, was die Mglichkeit vongewisser Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenenBereiche bot Nur interessierte Personen 5.1.1.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200976Roadshow TeilnehmerbefragungenFragen: Wie ist Ihr Verstndnis von Records Management? Wie schtzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von RecordsManagement fr Ihr Unternehmen ein? Aktualitt von Records Management in Ihrem Unternehmen? Bedeutung von Records Management Standards? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach inEuropa erlangen? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach inDeutschland erlangen? Branchenfokus von MoReq2? Fr welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nachwichtig sein? PROJECT CONSULT 2009 38 75. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.1.2.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200977InternetumfrageDaten und Methodik ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugnglich via Web 22.April bis 23.May 2008 Authentifizierung der Teilnehmer durch bersendung Passcode perE-Mail 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen Separate Fragebogen fr Anwender und Anbieter Unterschiedliche Fragen/Formulierungen fr Anwender und Anbieter 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes Verwendbare Daten (vollstndig ausgefllte Fragebgen 112): Anbieterbgen: 69 Anwenderbgen: 43 27% ffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister,alle anderen unter 10% Hauptschlich Grounternehmen, die in mehr als einem Land aktivsind Umfrageergebnisse anonymisiert5.1.2.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200978InternetumfrageFragen zu: Branche, Position, Land, Gre Definition von Records Management / bersetzung Anwendung und Einsatz von Records ManagementLsungen Allgemeine Relevanz von Records Management Anwendungsgrnde / Anwendungsbereiche Relevanz fr bestimmte Anwendungsbereiche undBranchen Relevanz von Records Management fr fr dieErfllung nationaler und internationalerCompliance-Vorgaben Wissen ber und Bedeutung von RecordsManagement Standards und hnlichen Standards PROJECT CONSULT 2009 39 76. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.1.2.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200979InternetumfrageFragen zu: Die wichtigsten Funktionen von RecordsManagement (MoReq2 kernel modules) Die wichtigsten Ergnzungsfunktionen (MoReq2optional modules) elektronisches und papierbasiertes RecordsManagement Bedeutung von Zertifizierung Zuknftige Auswirkungen von MoReq2 in IhremLand und in Europa? Welche Quellen Nutzen Sie, um sich ber RecordsManagement zu informieren?5.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200980Ausgewhlte Ergebnisse derRoadshow-Umfragen PROJECT CONSULT 2009 40 77. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200981Wie schtzen Sie die Relevanz von MoReq2 inDeutschland / sterreich / Schweiz ein?sterreichgesamt121086420706050403020100DeutschlandSchweiz302520151050302520151050Weite Verbreitung undNutzungNur partielle Verbreitungund Nutzung5.2.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200982Wie schtzen Sie die Relevanz vonMoReq2 in Europa ein?sterreichgesamt12108642049484746454443424140DeutschlandSchweiz30252015105019,51918,51817,51716,516Weite Verbreitung undNutzungNur partielle Verbreitungund Nutzung PROJECT CONSULT 2009 41 78. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.3Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200983Wie schtzen Sie die Relevanz vonMoReq2 in Europa ein?200760 50 40 30 20 10 020080 10 20 30 40 50Weite Verbreitung undNutzungNur partielle Verbreitungund Nutzung5.2.3.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200984Wie schtzen Sie die Relevanz vonMoReq2 in Europa ein?2007Zu Hause ist Moreq2 nicht so wichtig,aber in der Nachbarschaft !60 50 40 30 20 10 020080 10 20 30 40 50Weite Verbreitung undNutzungNur partielle Verbreitungund Nutzung PROJECT CONSULT 2009 42 79. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.4Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200985Bedeutung von Records ManagementStandardsDeutschland44%9%21%26%sterreich46%12%23%19%Schweiz49%29%22%0%gesamt46%22%26%6%RM Standards sind beiBeschaffung und Betriebeines Systems wichtig.Die Zertifizierung desRecords ManagementProduktes ist wichtig.Das System muss intern.Standards wie DoD,MoReq etc. untersttzen.Das System muss ehernationale Standards wieDOMEA untersttzen.5.2.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200986Bedeutung von Record ManagementStandards200760 50 40 30 20 10 020080 10 20 30 40 50 60 70Das System muss ehernationale Standards wieDOMEA untersttzen.Das System muss intern.Standards wie DoD,MoReq etc. untersttzen.Die Zertifizierung desRecords ManagementProduktes ist wichtig.RM Standards sind beiBeschaffung und Betriebeines Systems wichtig. PROJECT CONSULT 2009 43 80. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.3.4.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200987Bedeutung von Record ManagementStandards2007Records Management Standardsund die Zertifizierung sind wichtig!60 50 40 30 20 10 020080 10 20 30 40 50 60 70Das System muss ehernationale Standards wieDOMEA untersttzen.Das System muss intern.Standards wie DoD,MoReq etc. untersttzen.Die Zertifizierung desRecords ManagementProduktes ist wichtig.RM Standards sind beiBeschaffung und Betriebeines Systems wichtig.4.3.5Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200988Ausgewhlte Ergebnisse derinternetbasierten Marktstudie PROJECT CONSULT 2009 44 81. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20094.3.5.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200989Online-MarktstudieZunchst wurde geklrt, was Records Management ist: ISO 15489 Definition Erklrungstext Links zu weiterfhrenden Artikeln undPrsentationen Die Befragung wurde mit Fragen ber dieAuffassung, Wissen ber den Begriff, Fragen zurTerminologie etc.so dass davon auszugehen ist, das der BegriffRecords Management richtig verstanden wurde.4.3.5.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200990Einsatz von RM: AnwenderPlanen Sie in den nchsten 2 Jahren ein RecordsManagement System?33,35,817,424,62,915,935,030,025,020,015,010,05,00,0zu erweiterndurch einanderesSystemabzulsenerstmalseinzufhrenunverndertzu belassennichteinzufhren,da kein RMSystemkeineAngabe PROJECT CONSULT 2009 45 82. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.5.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200991Einsatz von RM: AnwenderPlanen Sie in den nchsten 2 Jahren ein RecordsManagement System?33,3Es gibt 17,4einen Markt frRecords Management!Aber 5,8wie gro ist er?24,62,915,935,030,025,020,015,010,05,00,0zu erweiterndurch einanderesSystemabzulsenerstmalseinzufhrenunverndertzu belassennichteinzufhren,da kein RMSystemkeineAngabe5.2.6Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200992Zusammenfassung Planung und Einsatzvon RM: AnwenderKombination von 2 Fragen Alle Angaben in %2009zu erweiterndurch einanderesSystemabzulsenerstmalseinzufhrenunverndertzu belassennicht einzu-fhren,dakein RMSystem be-ntigtwirdkeine An-gabeinstalliert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%20072008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6% PROJECT CONSULT 2009 46 83. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.6.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200993Zusammenfassung Planung und Einsatzvon RM: AnwenderKombination von 2 Fragen Alle Angaben in %2009zu erweiterndurch einanderesSystemabzulsenerstmalseinzufhrenunverndertzu belassennicht einzu-fhren,dakein RMSystem be-ntigtwirdkeine An-gabeinstalliert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%20072008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6%5.2.7Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200994Einsatz von RM: AnwenderWie setzt ihr Unternehmen Records Managementein? (Mehrere Antworten mglich)9,3%11,5%11,5%13,7%6,6%7,7%7,7%6,0%20,3%0,5%1,1%1,6%2,2%in Verbindung mit RFID-Lsungin Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendungin Verbindung mit Outputmanagementin Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitungin Verbindung mit CAD oder GISin Verbindung mit Microsoft Sharepointin Verbindung mit IBM Lotus Notesin Verbindung mit elektronischer Archivierungin Verbindung mit ERPin Verbindung mit E-Mail-Archivierungeigenstndige Records Management Lsungpapierbasiert mit elektronischer Standortverwaltungpapierbasiert0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0% PROJECT CONSULT 2009 47 84. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.7.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200995Einsatz von RM: AnwenderWie setzt ihr Unternehmen Records Managementein? (Mehrere Antworten mglich)9,3%11,5%Integration andererAnwendungen ist wichtig!11,5%13,7%6,6%7,7%7,7%6,0%20,3%0,5%1,1%1,6%2,2%in Verbindung mit RFID-Lsungin Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendungin Verbindung mit Outputmanagementin Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitungin Verbindung mit CAD oder GISin Verbindung mit Microsoft Sharepointin Verbindung mit IBM Lotus Notesin Verbindung mit elektronischer Archivierungin Verbindung mit ERPin Verbindung mit E-Mail-Archivierungeigenstndige Records Management Lsungpapierbasiert mit elektronischer Standortverwaltungpapierbasiert0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%5.2.8 Anbieter AnwenderRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200996Relevanz bei nationalen rechtlichenVorgaben: Hohe Relevanz39,142,029,033,311,615,90,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,034,946,530,220,914,025,650,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,032,630,230,237,223,39,341,945,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,017,415,911,611,68,78,75,80,0 5,0 10,0 15,0 20,0ElektronischerGeschftsverkehrCorporateGovernanceQualitt + HaftungBeweisfhigkeitSteuerrechtHandelsrechtNationalBranchen-spezifischeAufsichtInternationalUSAEuropaInt. Branchen-spezifischeInt. Aufsicht PROJECT CONSULT 2009 48 85. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.8.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200997Relevanz bei nationalen rechtlichenVorgaben: Hohe Relevanz39,142,029,033,3Anbieter Anwender11,615,90,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,034,946,530,220,914,025,650,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,032,6Anbieter glauben mehr anCompliance als Markttreiber!30,230,237,223,39,341,945,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,017,415,911,611,68,78,75,80,0 5,0 10,0 15,0 20,0ElektronischerGeschftsverkehrCorporateGovernanceQualitt + HaftungBeweisfhigkeitSteuerrechtHandelsrechtNationalBranchen-spezifischeAufsichtInternationalUSAEuropaInt. Branchen-spezifischeInt. Aufsicht5.2.9Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200998Relevanz: AnwenderWie schtzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz derNutzung eines Records Management Systems inBezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine AngabeCompliance 2,9 31,9 50,7 14,5Vorgaben der Wirtschaftsprfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4Wettbewerbsfhigkeit erhhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5Innovationsfhigkeit strken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2Elektronisch untersttzte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8Ortsunabhngige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6 PROJECT CONSULT 2009 49 86. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.9.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 200999Relevanz: AnwenderWie schtzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz derNutzung eines Records Management Systems inBezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine AngabeCompliance 2,9 31,9 50,7 14,5Vorgaben der Wirtschaftsprfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4Wettbewerbsfhigkeit erhhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5Innovationsfhigkeit strken Dies soll Ihnen 8,7 23,2 lediglich29,0 15,9 23,2Elektronisch untersttzte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9Audit-einen Trails Eindruck der 2,9 Details 8,7 26,1 geben 40,6 21,7Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8Ortsunabhngige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,65.2.9.2hohe Ausprgung Compliance allgemeinRoadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009100Relevanz: AnwenderWie schtzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz derNutzung eines Records Management Systems inBezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine AngabeCompliance 2,9 31,9 50,7 14,5Vorgaben der Wirtschaftsprfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9Transparenz im Unternehmen 5,8 Transparenz29,0 56,5 8,7Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 Prfbarkeit29,0 55,1 10,1Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4Wettbewerbsfhigkeit erhhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5Innovationsfhigkeit strken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2Elektronisch untersttzte Prozesse Prozessuntersttzung2,9 36,2 58,0 2,9Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7Sicherheit der Informationen Informationssicherheit20,3 73,9 5,8Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5Informationszugriff verbessern Besserer Zugriff auf 2,9 Informationen17,4 73,9 5,8Ortsunabhngige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6 PROJECT CONSULT 2009 50 87. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.20095.2.10.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009101Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung:Hohe Relevanz (1)81% 50%50,7Anbieter Anwender20,321,755,156,533,30,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,081,432,630,218,641,937,2100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0Risiko ManagementNachvollziehbarkeitTransparenzCorporateGovernanceWP VorgabenCompliance5.2.10.2Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009102Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung:Hohe Relevanz (2)Anbieter Anwender15,917,458,040,673,929,00,0 20,0 40,0 60,0 80,037,237,218,644,248,823,360,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0WirtschaftlichkeitSicherheit derInformationenAudit-TrailsElektronisch unter-sttzteProzesseInnovationsfhig-keitWettbewerbs-fhigkeit PROJECT CONSULT 2009 51 88. Records Management & MoReq2Dr. Ulrich KampffmeyerRecords Management Roadshow 2009Frankfurt + Mnchen, 12. + 14.05.2009Fr Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welchehalten Sie fr Ihr Records Management 5.2.11 fr relevant?Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009103Standards und Normen: AnwenderAlle Angaben in % keine low middle high No statementsISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8MoReq Model Requirements (European Commission ) 2,9 11,6 39,1 17,4 29,0DoD 5015.2 (USA Department of Defense) 26,1 20,3 5,8 2,9 44,9EDM/ERM Functional Requirements (AIIMVerbandsempfehlung) 11,6 23,2 11,6 53,6ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, dievon IT-Systemen produziert wurden) 17,4 8,7 27,5 8,7 37,7ISO 15801 (Elektronisch gespeicherte Informationen -Empfehlungen fr Glaubwrdigkeit und Zuverlssigkeit) 8,7 8,7 20,3 27,5 34,8ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm frelektronische Archivsysteme) 8,7 18,8 26,1 14,5 31,9ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischerdokumentenbasierter Information) 5,8 20,3 23,2 20,3 30,4ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten frRecords) 5,8 11,6 23,2 20,3 39,1DOMEA (ffentliche Verwaltung in Deutschland) 23,2 8,7 30,4 8,7 29,0ELAK (ffentliche Verwaltung in sterreich) 30,4 8,7 11,6 5,8 43,5Gever (ffentliche Verwaltung in der Schweiz) 26,1 11,6 8,7 8,7 44,9Branchenspezifische Standards 8,7 14,5 11,6 21,7 43,5Interne Standards des Unternehmens (z.B. SOPs StandardOperation Procedures) 11,6 15,9 11,6 26,1 34,85.2.11.1Roadshow 2009Records Management& MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer12. + 14.05.2009PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2009104Standards und Normen: AnwenderFr Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welchehalten Sie fr Ihr Records Management fr relevant?Alle Angaben in % keine low middle high No statementsWirklich wichtig: ISO 15489Irgendwie wichtig: MoReq2ISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8MoReq