Digiloikka sosiaalihuollolle

– Case ApottiMari Tyllinen, DI, tohtorikoulutettava, käytettävyyspäällikkö

Piritta Wartiainen, VTM, sosiaalityöntekijä, sovelluspäällikkö

Oy Apotti Ab

26.10.2017

• Apotti on muutoshanke, jossa kehitetään sosiaali- ja

terveydenhuollon palveluita ja otetaan käyttöön alueellisesti

yhtenäinen sote-tietojärjestelmä

• Apotissa ovat mukana Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri

(HUS), Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kauniainen ja Tuusula

• Myös muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen

hankintasopimuksen mukaisesti

• Apotin ensimmäinen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2018 lopulla

Vantaalla ja HUS:n Peijaksen sairaalassa

• Ainoa Suomessa, jolla on valmius toteuttaa sote uudistukseen

liittyvä täydellinen tietointegraatio

Yleistä Apotista

Apotti-kuntien käytössä on tällä hetkellä

satoja järjestelmiä, jotka eivät kommunikoi

keskenään, eivätkä tue tarpeeksi

ammattilaisten päivittäistä työtä

Apotin keskeisenä tavoitteena on

yksi, alueellisesti yhtenäinen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä,

joka mahdollistaa toiminnan

kehittämisen ja paremman laadun

Apotti-järjestelmässä kaikki asiakasta tai potilasta koskeva tieto on

ajantasaisesti käytettävissä hoito- ja palvelutilanteissa.

Apotti sujuvoittaa sekä ammattilaisten työtä

että kuntalaisten asiointia

n. 35 000:lle

sote-ammattilaiselle

toimiva työväline

1,6 miljoonalle

kuntalaiselle parempaa

terveyttä ja hyvinvointia

Apotti-hanke nyt

2016 2017 2018 2019 2020

TOTEUTUS

1.

Käyttöönotto Laajat käyttöönototRakentaminen Testaus

Vantaa/Peijas

käyttöönotto

Hanke-suunnittelu

• Käytettävyys on puhuttanut paljon terveydenhuollon

tietojärjestelmien puolella

Sosiaalihuollon tietojärjestelmistä vastaavasti vähän puhetta ja tietoa olemassa

• Käytettävyydellä tarkoitetaan

”sitä tuloksellisuutta, tehokkuutta ja tyytyväisyyttä,

jolla määrätyt käyttäjät saavat suoritettua järjestelmällä

ne tehtävät, joita halutun tavoitteen saavuttaminen

tietyssä käyttötilanteessa edellyttää”. (Kansainvälinen ISO 9241-11 standardi)

• Selvitys nykyjärjestelmien käytettävyydestä, sekä sosiaalihuollon

erityispiirteistä tietojärjestelmäsuunnittelun tueksi

Sosiaalihuollon tietojärjestelmien nykytila

• Työnkulkuihin liittyvät käytettävyysongelmat vs. yksityiskohtaisen käyttöliittymäsuunnittelun ongelmat

• Havaittiin yli 60 erilaista ongelmatyyppiä, jotka vaikuttavat käytettävyyteen

• Järjestelmien tulisi vastata sosiaalihuollon ammattilaisten tavoitteisiin

• Kussakin työtehtävässä tarvitut oleelliset tiedot ja toiminnot saataville

• Järjestelmän toimintalogiikka tulisi olla tätä päivää

• Suhteellisen yksinkertaisten kirjaustehtävien tulisi olla myös järjestelmässä sitä, esim. päätöksen uusiminen

• Tulisi tukea työn erityispiirteitä, kuten vaikka usean asiakkaan tapauksen liittyminen toisiinsa

Havaittu käytettävyyden nykytila

• Tulisi tukea mm. muistia tai kokonaisuuksien hallintaa ja hahmottamista

• Tulisi tukea työnkulkuja, siirtymät työnkulun eri osien välillä sujuviksi,

työnkuluista poikkeaminen tai kesken jättäminen tulisi olla mahdollista

• Oleellinen tieto ei saisi hukkua ja pitäisi olla saatavilla helposti

• Tulisi tukea viestintää ammattilaisten välillä asiakkaan asioiden

hoitamiseen liittyen tietoturvallisesti

• Yksi tieto, useampi näyttöpaikka - ei tuplakirjaamista

• Asiakkuuden prosessin eteneminen tulisi olla näkyvää

• Järjestelmän kielen tulisi vastata ammattilaisten kieltä, ei outoja termejä

Havaittu käytettävyyden nykytila

• Lain tms. vaatimukset tulisi täyttyä ammattilaisen työn ohessa, ei

lisäkirjauksia

• Tulisi tarjota yhteenvetoja, joissa jonkin asian kannalta olennaiset asiat

koottuna

• Usein toistuvia kirjauksia tulisi tukea

• Toisiinsa liittyvä tieto tulisi ilmetä tietojärjestelmästä

• Tietojärjestelmä ei saisi olla osittainen kopio paperimaailmasta, esim. lomakkeet ja niiden täyttö

• Useiden järjestelmien käyttö pitäisi minimoida yhden tavoitteen saavuttamisessa

• Kopiointi tietojärjestelmän sisällä tai ulkopuolelta pitäisi minimoida

Havaittu käytettävyyden nykytila

• Käytettävyys ei ole ”päälle liimattava ominaisuus” vaan se muodostuu jokaisen

suunnitteluratkaisun yhteydessä ja ratkaisujen yhdistelmänä

jokainen toteutuksessa mukana oleva osallistuu hyvän käytettävyyden

tavoitteen saavuttamiseen

Tietojärjestelmätoteutuksen ja käytettävyyden suhde

ToteutusvaiheHankintaJatkuva

kehitys

käyttötapaukset ja käyttäjätarinat

suunnitteluratkaisujen tuottaminen / konfigurointi

tuotekandidaattien käytettävyyden arviointi

käyttökokemusten keräys

käytettävyyden arviointi osana hyväksymistestausta

käyttäjäkeskeinen suunnittelu

arviointivaatimusmäärittelyt: käytettävyys-vaatimukset

käytettävyys-ohjeet

käyttäjien tavoitteet ja tehtävät

työnkulut järjestelmässä yksittäiset näkymät

Ammattilaiset mukana järjestelmän toteutuksessa

n. 75 Apotti-asiantuntijaa

Laaja ymmärrys omien

yksiköiden työnkuluista

ja strategioista

Toimialajohto

Säännölliset

tapaamiset omissa

organisaatioissa

n. 102 aihealueasiantuntijaa

279 nimettyä asiantuntijaa

Asiakasorganisaatioiden

asiantuntemus käytössä

Apotin

toteutustiimit

Jokaisessa tiimissä on mukana

Apotti-asiantuntijoita

• Narratiivien luominen on sosiaalityön ydintä• Tarve tuottaa jäsenneltyjä narratiiveja, joilla on tietty rakenne

• Rakenteisuuden soveltuminen• Työntekijän kokemus ja hiljainen tieto tärkeää saada myös talteen

• Usean asiakkaan tilanne liittyy toisiinsa• Esim. lastensuojelussa sama tieto saattaa koskee useita, tietoa kertyy kerralla useasta

• Asiakastiedon säikeet • Tiedot jakautuvat yksityiseen, huoleen ja institutionaaliseen tietoon

• Tiedon ajallinen kertyminen• Pitkäaikaiset asiakkuudet ja vähitellen kertyvä tieto esim. arvioinnin aikana

• Tiedon suuri määrä• Tiedon määrä saattaa myös ennustaa tuen tarvetta

• Tiedon tyyppi• Tieto on matalassa hierarkiassa mutta sitä on laajasti, tieto on narratiivista luonteeltaan

Sosiaalihuollon huomioitavia erityispiirteitä

• Tieto sijoittuu kontekstiin• Yksilön sijoittuminen kontekstiinsa tärkeää

• Tiedon moninaiset tarpeet• Erilaiset tietotarpeet, tiedon ajallinen kehittyminen

• Sosiaalityön arki ja ennakoimattomuus• Kiire, työn liikkuvuus, työtehtävien vaihtelu, tiedon käytön ja tuottamisen vaihtelu

• Yhteistyö samanaikaista• Monialaisesti ja työparina toimiminen

• Laki• Lain vaatimukset määrittävät kirjattavia asioita

• Olemassa olevan tiedon käyttö• Työtehtäviä, joissa jalostetaan jo olemassa olevaa eteenpäin, esim. asiakassuunnitelman

päivitys

Sosiaalihuollon huomioitavia erityispiirteitä

Apotin toiminnan muutosalueita

Rakenteinen

kirjaaminen

Ohjaavat

työnkulutTiedon

hyötykäyttö

Sähköinen

asiointi

Yhtenäiset

toimintatavat

• Valmiita valintalistoja ja painikkeita Tiedot löytyvät nopeasti, kun niitä tarvitaan – helpot hakutoiminnot

Tekee mahdolliseksi tiedolla johtamisen

• Tarpeen vaatiessa ja lisäksi käyttäjä voi edelleen kirjata kuvailevaa tekstiä ja täydentää rakenteisia kirjauksia

• Mahdollistaa ohjatun kirjaamisen – ohjelma antaa käyttäjälle vaihtoehtoja myös jo kirjatun perusteella Parantunut kirjaamisen laatu ja tulkittavuus

Vähentynyt käyttäjän muistitaakka

• Mm. esitiedot, arvioinnit, suunnitelmat, päätökset, asiakaskertomukset, päivittäiskirjaaminen voidaan tehdä rakenteisesti

Mitä on rakenteinen kirjaaminen Apotissa?

• Kuvaus ajallisesti etenevästä toiminta/tapahtumaketjusta, joilla on

jokin keskinäinen riippuvuus

• Työnkulku voi sisältää mm.

• Ammattilaisen toimenpiteitä

• Asiakkaan/potilaan toimenpiteitä

• Ammattilaisen interaktiota tietojärjestelmän kanssa (esim. tietojen hakua ja kirjausta)

• Asiakkaan/potilaan interaktioita tietojärjestelmän kanssa (esim. itsearvioinnin

kirjaaminen)

• Tietojärjestelmien välisiä toimenpiteitä/tapahtumia (=integraatio)

• Työnkulku kuvaa siis loppukäyttäjien ja järjestelmän toimintaa jonkin

tavoitteen saavuttamiseksi (esim. asiakassuunnitelman teko)

Työnkulku Apotissa on

• Sisältö on järjestelmän työkaluilla rakennettavaa

• työnkulun sisältöä = toimintoja/osia/määrityksiä, jotta työnkulku toimisi järjestelmässä

oikein (esim. työnkulkuun liittyvien ajanvaraustyyppien luominen)

• loppukäyttäjän sisältöä = toimintoja, joita loppukäyttäjä täyttää/interaktio (esim.

lastensuojelun asiakassuunnitelma, iäkkäiden arvointityökalut)

• Sisältö liittyy pääsääntöisesti aina johonkin työnkulkuun samaa

sisältöä hyödynnetään yhdessä tai useassa työnkulussa

Työnkulun ja sisällön suhde

Apotin ohjaavuuden pääperiaatteet

Sosiaalihuollon sisällöt ja rakenneVIREILLETULO

PALVELU-TARPEEN

ARVIOINTI

SUUNNITELMA

PÄÄTÖKSENTEKO JA PALVELUN

JÄRJESTÄMINEN

PALVELUN TOTEUTTAMINEN

PALVELUN ARVIOINTI JA PÄÄTTÄMINEN

Sosiaalihuollon perusrakenne perustuu kansallisiin

määritelmiin

Sisältö luodaan palvelutehtäväkohtaisesti

1. Lapsiperheiden palvelut

2. Työikäisten palvelut

3. Iäkkäiden palvelut

4. Perheoikeudelliset palvelut

5. Lastensuojelu

6. Vammaispalvelut

7. Päihdepalvelut

Lisäksi kotihoito

Sosiaalihuollon asiakkuudet Apotti-järjestelmässä

Asiakas-suunnitelma

Päätökset

Perhetyön

palvelusuunnitelmaToistuvat

tapaamiset

Asiakas-suunnitelma

Sosiaalihuollon asiakkuus

Asiakkuus:

Lapsiperheiden

palvelut

Asiakkuus:

Lastensuojelu

Palvelu:Perhetyö

Vireilletulo ja

Palvelutarpeen arviointiVoi johtaa useampaan asiakkuuteen

Asiakkuus:

Vammaispalvelu

Sosiaalihuollon työnkulut ja sisällöt Apotissa

Asiakas-

suunnitelma

Asiakkuus:

Iäkkäiden palvelut

Suunnitelman

dokumentoinnin

työnkulut ja

sisällöt

Mittarit

Asiakkaan

osallisuus

Muu

toiminnan

ohjaus

Asiakassuunnitelma-

asiakirja

Tietokomponentit,

koodistot

Asiakirjamääritykset

• Aikaa potilaalle ja asiakkaalle

• Ydintehtävien sujuvuutta

• Aikaa johtamiselle

• Voimavarojen kohdentumista

• Parempaa tuottavuutta

Lupauksemme on palvelu, joka vapauttaa aikaa ihmisille

Kiitos!