dr . fehér csaba (bfl) fle, badacsony, 2012
DESCRIPTION
Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása. dr . Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012. BFL 2010 (FLEXUS) / MOL 2012 (ITA ). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
dr. Fehér Csaba (BFL)
FLE, Badacsony, 2012
Két felmérés – két eredmény,a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása
BFL 2010(FLEXUS) / MOL 2012(ITA) Célok, hatókör azonos: elektronikus iratok terjedelme, jellege,
alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, maradandó érték
Járulékos hozadék: a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás feltöltése
Előzmények: BFL 2007 és 2008 nem teljeskörű, nincs kontroll, becsült adatok
Konklúzió levonása - a metodika kidolgozása!
MÓDSZERTAN – lényegileg azonos
Előkészítés: munkacsoport, korábbi kérdőívek felülvizsgálata, teljeskörű szervjegyzék meghatározása, módszertani alapvetés - Pilot-projekt –workshop
Végrehajtás: kérdőív kiküldése (postai, elektronikus), tájékoztató levél, helyszíni személyes interjúk, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése, adatrögzítés táblázatban - szervcsoportonkénti összegzés
Értékelés: a felmérés adatainak összefoglaló elemzése, értékelő tanulmány és jelentés elkészítése
Különbség: online felmérés, website, feldolgozás
Kérdőív témakörei - alapvetően azonos
1. az elektronikus iktatás helyzete,(e)2. az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása, (e)3. az e-mail-ek archiválása, 4. elektronikus aláírással alkalmazása, 5. az elektronikus adatbázisok helyzete, (e)6. a hang- és képrögzítés, (e)7. a konvertálás, migrálás kérdésköre, 8. az intézményi honlapok, 9. az e-irattári szolgáltatások,10. selejtezés (MOL),11. egyéb elektronikus adattartalmak (MOL, e),12. elektronikusan tárolt adatállományok összesen (e).
A vizsgált iratképzők szakterületenként (BFL)Önkormányzatok: 24Jogszolgáltatás: 6Egészségügy: 13Dekoncentrált szervek: 9Oktatás: 2 Rendészeti szervek: 2Köztestület: 1Összesen 57 270 szerv
MOL szakterületi besorolása:85 ténylegesen felmért iratképző (+80 online adatszolgáltató)Államhatalom, közigazgatás, külügy (10) – miniszterelnökség, választási ir.Belügy, rendészet, nemzetvédelem (9) – nemzetbiztonság, info hiv.
Egészségügy, szociális, rehabilitáció foglalkoztatásügy (11)Energiagazdálkodás és bányászat (5) – MOL kimaradt
Földművelésügy (7)Hírközlés és informatika (6)Igazságügy (6)Ipar- és kereskedelem, építésügy (9)Közlekedés (8)Kultúra, oktatás, sport (6)Pénzügy, gazdálkodás, vagyon (8) – államkincstár kimaradt
Kisebbségi önkormányzatok (5) – csak online!
Termékek tartalmaTáblázatok, diagramok – MOL Vezetői összefoglaló – 10 pont – MOL TENDENCIÁKÁgazati-szakterületi elemzések – BFL KIDOLGOZOTTKérdőpontok szerinti elemzés – 1-9. BFL
KIDOLGOZOTTMellékletek – kérdőív, szervjegyzék, Térinformatika, digitalizálás – BFLOnline felmérés - MOL
BFL (49 TB) - MOL (1083 TB) E-iratok összesen (48679 GB)
26 296,36; 54% 2 603,70; 5%
9 251,97; 19%
430,51; 1%
10 096,70; 21%
FELMÉRT IRATOK
9682,48
28826
10096,7 10598
26296,36
98993
2603,7
53962
0
30000
60000
90000
120000
Iktatás ésdokumentum
kezelés
Hang/kép Adatbázis E-mail
BFL MOL
MOL online felmérés203 online megkeresett szervKamarák, intézetek, kisebbségi önkormányzatok….80 tényleges válaszoló - 73 TB ténylegesen bevallottBevallott mennyiség átlaga 1.1 TB szemben a 11 TB-
os helyszíni felmérés átlagávalValidálás hiánya – bizonytalanság magas kockázata
Korábbi BFL-es tapasztalatok!Értékelhetősége kétséges – jelzés!
Maradandó érték számítása!?
BFL MOL
Iktatás 100% 100%Ügyiratkezelés 50% 50%E-mail 20% 5%Adatbázis 80% 25%Hang/kép 10% 40%
BFLMARADANDÓ ÖSSZESEN (27623 GB)
1009,67; 4%430,51; 2%
4625,985; 17%
520,74; 2%21037,088; 75%
Iktatás
Iratkezelés
Adatbázis
Hangkép
MOL (maradandó)
130 TB egzakt módon felmért – 12 % (BFL 56%!)300-350 TB a becsült mennyiség – 30-35 %15 évnél régebbi (BFL nincs adat) – azonnal átvehető!
Iktatás, ügykezelés 700 GBE-mail, kép/hang, adatbázis becsült 8-10 TB%-os megoszlás alapján: 1083TB – 276 TB maradandó
10% irat-ügykezelő, 1% e-mail, 2% hang/kép, 87% adatbázis
Iratfajtánként éves maradandó/ éves gyarapodó tábla nem készült!
BFLÉves gyarapodás
5840 GB
Iktatás: 48,87
Iratkezelés: 1566,44
Adatbázis; 4224,70
Iktatás Iratkezelés Adatbázis
BFL
48,87
783,22
3379,76
0,00 1000,00 2000,00 3000,00 4000,00
Iktatás
Iratkezelés
Adatbázis
Éves maradandó4212 GB
Mennyiségi különbség okaiállami szektor – önkormányzati szektor
feladatai, jellege, előbbi központosítása%-os maradandó érték számításaidőtényező – 2 év különbség - adatgyarapodásfelmért iratképzők száma – alárendeltségi
körük terjedelme (57/270-85+80)informatika fejlődése, elterjedése,
beruházásokjogszabályi környezet kialakulása, illetve
beépülése a gyakorlatba
Fontos informatikai megállapítások - MOLIratképzők 91 % az alábbi fájlformátokat
használja: doc/docx, pdf, tif, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt, htm/html
Adatbáziskezelők korlátozott száma: Oracle, MS-SQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper (iratkezelő 94%)/MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché (adatbázis 91%)
Exportformátumok (80%): txt/csv dump, xls, xml, html, pdf
(BFL nincs statisztikai adat, de a gyakoriság jellemző)
Az elektronikus iktatás helyzete Elektronikus iktatás elterjedtsége jellemző, de
túlnyomórészt nem akkreditált szoftverek!Szoftverek sokszínűsége, kimeneti formátumok
változatossága tapasztalható!MOL- egységesülő folyamat – EKEIDR (Poszeidon),
KKIR, ROBOTZSARU NEO!MOL – együttesen kezeli az iktató és ügykezelő
szoftvereketHasonló: 80-as 90-es évek migrálatlan adatállománya –
lokális gépeken – veszélyeztett.
Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása Teljes funkcionalitás használatának hiánya
(metadata)
Informatikai rendszerek központosítása (országos adatbázisok)
Dinamikus növekedés
Akadály: az elektronikus irat hitelességének költségei, elektronikus aláírás, időbélyegző
E-mail archiválás (MOL hasonló)Minden szerv használ levelező rendszertÜzemi mentések aránya 80% felettiArchiválás inkább kivételIratképzői szemlélet: a hivatali iktatásra kerülLevéltári szemlélet: döntés-előkészítő, félhivatalos is
maradandó (leválasztás?)Megoldás: hivatalos, vezetői postafiók, felvétel az
irattári tervbe!
Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása
A szervek döntő többsége nem használja – MOL ellentétes tapasztalata (42 %) – állami szektor!
Kivételek oka jogszabályi kötelezettségPl. APEH: igazolási kérelmek, Földhivatal: e-tulajdoni lap,Kórházak:
OEP gyógyinfo, Önkormányzatok: elsorvadás!
OK: költséges, alternatíva hivatali és ügyfélkapu
AdatbázisokIratképzők túlnyomó része rendelkezik (MOL- kiemelkedő
mennyiség 92%)
Jellemzően: bér, számviteli, munkaügyi, eszköz (nem maradandó)
Maradandó: BFL:ingatlan és térképnyilvántartás, vagyonkataszter, építési és
térinformatikai, szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, képviselőtestületi információs rendszerek, betegnyilvántartó és digitális röntgen, központi: népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartás
MOL: országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (804 nyilvántartás, adatbázis!)
AdatbázisokMentés általános – archiválás ritka (MOL 20%)
Adatállományok évenkénti elkülönítése nem jellemző
Export lehetőségek nem biztosítottak
Probléma: informatikusoknak nincs rálátása az adott szerv összes adatbázisára (külső üzemeltető)
Hang- és képrögzítés Iratképzők több mint fele használ megfelelő (digit) eszközöket
Hangrögzítés: jellemzően képviselőtestületi ülések, építési hatósági ügyek, OGY, rendvédelem, minisztérium
Képrögzítés: rendészeti szervek, bv. intézetek, kórházak, OGY HIV
Maradandó értékű (archiválás külső adathordozókon és kijelölt szervereken)
Nyilvántartás nem megoldott (kiv. APEH, kórházak)
Migrálás/konvertálásIratképzők (BFL20%-a, MOL 12%) rendelkezik nem migrált
– veszélyeztetett - adatállományokkal
Valószínűsíthetően jóval több és szélesebb körűOk: forráshiány, technikai problémák, ügyviteli érdekmúlásKonvertálás az iratképzők felénél megtörtént (MOL 46%)Általában 100%-os siker, kevés kivétel 5-10%-os adatvesztés
(kézi javítás)Leggyakrabban külső vállalkozók végezték – forrásigényes –
tapasztalatok hiánya
HonlapokIratképzők kivétel nélkül rendelkeznek honlappalKülönbség: követlen elérés, vagy központiÜzemeltetés: központi, vagy vállalkozó által, ritkábban
helybenJobbára üzemletetési mentés, archiválás elenyészőGyakori a statikus honlapDinamikus honlap archiválási nehézségei
E-irattári szolgáltatásokÉlénk érdeklődés a tárhely-szolgáltatás iránt az
iratképzők többségénél – MOL – 54%!
Előnyök: 0 ft, katasztrófatűrő rendszer, adatvédelem és adatbiztonság
Kétségek: költségek, adatvédelem és adatbiztonság, sebesség,
Eelenyésző adat, magas szintű informatikai rendszer, adatbiztonság (MOL)
A felmérés hasznosulásaÚj módszertani eszközök alkalmazása a gyakorlatban Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítéseProblémák megvilágítása (szabályozatlanság, konvertálás,
migrálás, informatika, archiválás)
Friss információk az iratképzőkről Hivatalos megbeszélések A levéltár szerepének tudatosítása
Következtetések Nagy erőforrás szükséglet! Időigényes! Szükséges 2-3 évente újabb felmérés – kontroll, gyarapodás,
szervek átalakulása, megszűnése (éves gyarapodás!) Maradandó érték mennyiségi meghatározása bizonytalan,
nem egzakt Megoldás a gyakorlati tapasztalatok bővítése!
Paradigmaváltás!
tárgy: papír alapú vs elektronikus irat célcsoport: irattáros vs informatikus