1

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Współpracy Międzynarodowej

ERASMUS+Przewodnik dla studentów

wyjeżdżających na studia (SMS) do Krajów Programu (KA103) i

Krajów Partnerskich (KA107)

2019/2020

2

SPIS TREŚCI

1. REKRUTACJA NA WYDZIALE .......................................................................................... 32. PODZIAŁ KOMPETENCJI W PROCEDURZE WYJAZDOWEJ .............................................. 43. NOMINACJE I ZGŁOSZENIA DO DZIAŁU WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ (DWM)... 54. WYSŁANIE APLIKACJI DO UCZELNI ZAGRANICZNEJ ....................................................... 65. POROZUMIENIE O PROGRAMIE ZAJĘĆ (LEARNING AGREEMENT) ORAZ WYKAZ

DOTYCHCZAS UZYSKANYCH ZALICZEŃ (TRANSCIPT OF RECORDS) ................................ 86. ZMIANY DO POROZUMIENIA O PROGRAMIE ZAJĘĆ (LEARNING AGREEMENT) .................... 117. ZAKWATEROWANIE ............................................................................................................ 118. UBEZPIECZENIE ................................................................................................................... 13 9. TESTY I KURSY JĘZYKOWE (OLS) .......................................................................................... 1510. WIZY I LEGALIZACJA POBYTU .............................................................................................. 1611. PODANIE DO REKTORA ....................................................................................................... 1612. UMOWA Z UMK .................................................................................................................. 1713. STYPENDIUM ERASMUS+ ................................................................................................. 1914. DODATKOWE STYPENDIUM DLA STUDENTÓW NIEPEŁNOSPRAWNYCH ..............................2215. STYPENDIUM - PO WER ...................................................................................................... 2316. W UCZELNI ZAGRANICZNEJ ................................................................................................ 2517. PRZEDŁUŻENIE/SKRÓCENIE POBYTU W UCZELNI ZAGRANICZNEJ ...................................... 2618. ROZLICZENIE WYJAZDU ....................................................................................................... 28PRZYDATNE ADRESY ....................................................................................................................... 31

3

1.REKRUTACJA NA WYDZIALE

Rekrutacja na wyjazdy na studia (SMS) w ramach programu Erasmus+ odbywa się w UMK w 2019 r. w terminie od 1 lutego do 15 marca (rekrutacja podstawowa, w której nie mogą brać udziału studenci III roku studiów I stopnia oraz ostatniego roku studiów magisterskich) oraz od 7 października do 4 listopada - dla studentów, którzy rozpoczną studia II stopnia (magisterskie) lub III stopnia (doktoranckie) w październiku 2019 r. i będą aplikować o wyjazdy w semestrze letnim 2019/2020.

Wyjechać można tylko do uczelni, z którymi wydział podpisał umowę międzyinstytucjonalną Erasmus+. Umowy są załączone na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/partnerzy/.

Rekrutację przeprowadzają wydziałowi pełnomocnicy dziekanów ds. mobilności/koordynatorzy kierunkowi w porozumieniu z dziekanami.

Do udziału w rekrutacji są uprawnieni studenci studiów stacjonarnych i niestacjonarnych - licencjackich, magisterskich oraz doktoranckich. Podstawowymi kryteriami kwalifika-cyjnymi są dobre wyniki w nauce oraz znajomość języka obcego. Szczegółowe warunki określają poszczególne wydziały. Informacji należy szukać u koordynatorów wydziałowych oraz na wydziałowych stronach internetowych i tablicach ogłoszeniowych.

Warunkiem formalnym udziału w rekrutacji jest wypełnienie przez studenta formularza zgło-szeniowego on-line, dostępnego na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/ i dostarczenie wydruku do pełnomocnika wydziałowego.

Każda kwalifikacja jest warunkowa do momentu potwierdzenia w formie pisemnej przez uczelnię zagraniczną faktu przyjęcia danego studenta na studia oraz podpisania przez niego indywidualnej umowy z UMK.

4

2. PODZIAŁ KOMPETENCJI W PROCEDURZE WYJAZDOWEJ

Wydział odpowiada za wszystkie kwestie akademickie, takie jak:

• kwalifikacja na wyjazd; • udzielenie zgody na wyjazd, przyznanie IOS (Indywidualnej Organizacji Studiów) lub IPS

(Indywidualnego Planu Studiów), zmianę uczelni zagranicznej, zmianę terminu wyjazdu;• zatwierdzenie planu studiów (Learning Agreement) oraz zmian do planu;• udzielenie zgody na skrócenie lub przedłużenie pobytu;• rozliczenie merytoryczne wyjazdu.

DWM koordynuje program Erasmus+ pod względem administracyjnym oraz formalno-finanso-wym, co uwzględnia m.in.:

• organizację procedury wyjazdowej w UMK (np.: opracowanie zasad rekrutacji, przygotowa-nie wzorów dokumentów);

• przyznanie wyjazdu w systemie USOS;• przygotowanie i wysłanie nominacji do uczelni zagranicznych;• gromadzenie dokumentacji dotyczącej programu oraz indywidualnych wyjazdów;• pomoc w wypełnianiu formularzy aplikacyjnych;• kontakt z uczelniami zagranicznymi; • wydawanie zaświadczeń;• koordynację dostosowania systemu USOS do realizacji programu Erasmus+; • sporządzanie umów indywidualnych oraz aneksów;• przygotowywanie list stypendialnych;• rozliczanie wyjazdów pod względem formalnym.

5

3. NOMINACJE I ZGŁOSZENIA DO DZIAŁU WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ (DWM)

Po zakończeniu kwalifikacji i na podstawie protokołów rekrutacyjnych, DWM przeprowadza w USOSie tzw. procedurę przyznania wyjazdu. W rezultacie, przy nazwisku zakwalifikowanego studenta pojawi się m.in. nazwa uczelni zagranicznej oraz planowany czas pobytu. Informacji o przyznanym wyjeździe należy szukać w USOSwebie w zakładce: dla studentów --> wymiana studencka.

Brak przyznanego wyjazdu w USOSie uniemożliwi wyjazd! Każdy student powinien sprawdzić w systemie, czy wszystkie dane dotyczące jego wyjazdu są prawidłowe. W razie wątpliwości należy skontaktować się z DWM.

Po otrzymaniu protokołów rekrutacyjnych z listami zakwalifikowanych studentów, DWM orga-nizuje (w kwietniu oraz w listopadzie) grupowe spotkania informacyjne dotyczące procedury wyjazdowej. Udział każdego zakwalifikowanego studenta w jednym ze spotkań jest obowiązkowy (DWM nie omawia procedury wyjazdowej w trybie indywidualnym).

Po przyznaniu wyjazdów w USOSie, DWM przesyła do uczelni zagranicznych tzw. nominacje (nomination), czyli podstawowe dane osobowe zakwalifikowanych studentów oraz ich adresy mailowe.

Nominacje są generowane z systemu USOS, a więc zawierają adresy mailowe studentów założone na serwerze uniwersyteckim.

DWM jest otwarte dla studentów od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem wtorku) od godz. 10.00 do godz. 14.00. Zalecamy wcześniejsze umówienie się na spotkanie, na konkretny dzień i godzinę.

mgr Marta Błaszczyk (e-mail: martaslo@umk.pl, tel. 56 611 22 46) - wydziały toruń-skie: WBiOŚ, WCH, WNoZi, WF, WPiA, WT mgr Martyna Malec (e-mail: malec@umk.pl, tel. 56 611 47 88) - wydziały toruńskie: WMiI, WFAiIS, WSP, WH, WNEiZ, WNH, WPiSM, WNP

6

4. WYSŁANIE APLIKACJI DO UCZELNI ZAGRANICZNEJ

Po wysłaniu przez DWM nominacji (bez uprzedniej nominacji uczelnia zagraniczna ma prawo odrzucić dokumenty aplikacyjne) można rozpocząć wypełnianie i wysyłanie dokumentów apli-kacyjnych.

Samo zakwalifikowanie na stypendium przez UMK nie gwarantuje wyjazdu! Ostateczną decyzję zawsze podejmuje uczelnia zagraniczna.

Podstawowe informacje i terminy dotyczące procedury aplikacyjnej w uczelni zagranicznej są zawarte w umowie międzyinstytucjonalnej. Wszystkie obowiązujące umowy są zamieszczone na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/partnerzy/.

Formularzy aplikacyjnych należy w pierwszej kolejności szukać na stronie internetowej (information for exchange students) lub w korespondencji z uczelni zagranicznej. Konieczne jest dokładnie zapoznanie się ze wszystkimi instrukcjami oraz informacjami dotyczącymi całej procedury aplikacyjnej w danej uczelni.

Poza formularzem aplikacyjnym (Application Form), uczelnia zagraniczna może wymagać prze-słania również innych dokumentów np. formularza dotyczącego zakwaterowania (Accomodation Form), zaświadczenia potwierdzającego znajomość języka obcego, planu studiów (Learning Agreement), wykazu przedmiotów i ocen końcowych, uzyskanych w trakcie studiów w UMK (Transcript of Records), portfolia (w przypadku studentów kierunków artystycznych). Należy wysłać wyłącznie te dokumenty, które są wymagane przez uczelnię zagraniczną.

Formularze mogą mieć formę on-line lub tradycyjną papierową. Przy ich wypełnianiu nie należy używać polskich znaków.

7

Konieczne jest wysłanie formularzy do odpowiedniej osoby i jednostki (najczęściej informacja o tym do kogo należy wysłać dokumenty jest podana na stronie internetowej lub w samym formularzu). Są to zwykle centralne Działy Współpracy z Zagranicą/Biura Erasmusa+ (Inter-national Relations Office, Erasmus+ Office) lub jednostki wydziałowe albo też bezpośrednio koordynatorzy wydziałowi.

Wysłanie dokumentów do niewłaściwej jednostki może wiązać się z odrzuceniem aplikacji! Dokumenty najlepiej w pierwszej kolejności wysłać mailem (skany), a następnie oryginały pocztą poleconą (chyba, że uczelnia zagraniczna ma inne wymagania). Obowiązkowe jest zachowanie kserokopii/skanów wszystkich wysyłanych dokumentów oraz zapisanie, do jakiej konkretnie osoby, na jaki adres i w jakim dniu dokumenty zostały wysłane (jest to niezbędne na wypadek pojawienia się problemów dotyczących aplikacji).

Wszystkie dokumenty muszą być przesłane w formie wymaganej przez uczelnię zagraniczną i do wyznaczonego przez nią terminu (deadline). Zdarza się, że terminy wysyłania różnych formularzy np. aplikacyjnych, dotyczących zakwaterowania czy też kursów językowych są różne.

W niektórych uczelniach przekroczenie terminu nawet o jeden dzień będzie wiązało się z automatycznym odrzuceniem aplikacji!

Informacje, które mogą być potrzebne przy wypełnianiu dokumentów: Koordynatorem Uczel-nianym Programu Erasmus+ (Erasmus+ Institutional Coordinator) jest mgr Marta Wiśniewska (e-mail: mawi@umk.pl, tel.: 56 611 4788), a pełnomocnikiem dziekana ds. mobilności/koordy-natorem kierunkowym (Departmental Coordinator) jest osoba powołana na to stanowisko na danym wydziale.

8

Dane UMK w wersji anglojęzycznej: Nicolaus Copernicus University in Torun Gagarina 11 87-100 Torun, Poland Erasmus code: PL TORUN01

Po zaakceptowaniu aplikacji uczelnia zagraniczna powinna przesłać (najczęściej w formie maila) tzw. list zapraszający (invitation letter) lub innego rodzaju potwierdzenie oraz pozostałe ważne informacje dotyczące pobytu w danej uczelni.

Potwierdzenie zaakceptowania, określające dokładne daty planowanego pobytu w uczelni zagranicznej, jest niezbędne do przygotowania indywidualnej umowy pomiędzy studen-tem a UMK.

5. POROZUMIENIE O PROGRAMIE ZAJĘĆ (LEARNING AGREEMENT) ORAZ WYKAZ DOTYCHCZAS UZYSKANYCH ZALICZEŃ (TRANSRCIPT OF RECORDS)

Przed wyjazdem każdy student musi przygotować Porozumienie o programie studiów (Learning Agreement - LA, część „Before the Mobility” - z tabelami A i B), czyli program zajęć, który pla-nuje zrealizować w uczelni zagranicznej. Informacji o ofercie dydaktycznej uczelni partnerskich należy szukać przede wszystkim na ich stronach internetowych, a także u pełnomocników/koordynatorów wydziałowych (UMK i uczelni zagranicznych).

LA należy wypełnić komputerowo (dokumenty wypełniane odręcznie nie będą w DWM akceptowane). W nagłówku LA musi być obowiązkowo wpisane imię i nazwisko studenta.

9

„1. Student za zgodą dziekana i po przyznaniu Indywidualnego Planu Studiów może re-

alizować część studiów w innej uczelni lub odbyć praktykę w instytucji zagranicznej na zasadach określonych w porozumieniach oraz w programach wymiany studentów, których Uniwersytet jest sygnatariuszem.

2. Dziekan zatwierdza Indywidualny Plan Studiów, który będzie realizowany w innej uczelni oraz określa warunki, terminy i sposób uzupełnienia przez studenta zaległości wynikających z różnic planów studiów.

3. Zaliczenie zajęć objętych indywidualnym planem studiów i programem kształcenia oraz wyniki uzyskane w innej uczelni traktuje się na równi z zaliczeniem i wynikami uzyskanymi w Uniwersytecie.

4. Zaliczenia przedmiotów realizowanych w innej uczelni dokonuje dziekan. 5. W sytuacji, gdy student odbywa studia w innej uczelni, dziekan może wyznaczyć stu-

dentowi inny niż określony zgodnie z § 23 okres zaliczeniowy. (...) 7. W przypadku niezaliczenia przedmiotów realizowanych w innej uczelni § 39 ust. 2

stosuje się odpowiednio.” (Regulamin studiów UMK - § 22) Jako załącznik do podania do rektora o zgodę na wyjazd oraz do rozliczenia formalnego i me-rytorycznego wyjazdu będzie brana pod uwagę wyłącznie oficjalna wersja LA, obowiązująca w programie Erasmus+ (do pobrania ze strony: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/).

Uznanie akademickie (zaliczenie okresu studiów) jest jednym z podstawowych warunków wyjazdów w ramach programu Erasmus+. Oznacza ono, że „wszystkie osiągnięcia i przypisane do nich punkty ECTS zgromadzone przez studenta podczas mobilności, które były wpisane do ostatecznej wersji LA są uznane przez uczelnię wysyłającą do dorobku studenta gromadzonego w celu uzyskania kwalifikacji (dyplomu) bez potrzeby ponownego uczestnictwa studenta w ja-kichkolwiek zajęciach czy egzaminach.”

10

W systemie ECTS pełny rok akademicki odpowiada 60 punktom, semestr - 30 punktom, a trymestr - 20 punktom.

Zgromadzenie 30 punktów ECTS za przedmioty wpisane do zaakceptowanego LA nie jest jednak w praktyce równoznaczne z automatycznym zaliczeniem semestru. Przed wyjazdem student powinien ustalić z wydziałem, czy będzie istniał obowiązek zaliczenia dodatkowych przedmio-tów po powrocie (ze względu na to, że w uczelni zagranicznej nie będzie możliwe uzyskanie określonych efektów kształcenia).

W takiej sytuacji konieczne jest przygotowanie przed wyjazdem aneksu do LA z wyszcze-gólnieniem przedmiotu/przedmiotów do obowiązkowego zaliczenia po powrocie. Aneks jest pisemnym porozumieniem zawieranym w języku polskim pomiędzy studentem a dziekanem/pełnomocnikiem dziekana ds. mobilności (nie ma narzuconego wzoru).

Learning Agreement powinien być podpisany przez trzy strony (studenta, UMK, uczelnię zagra-niczną) przed wyjazdem studenta do uczelni zagranicznej.

Bardzo często uczelnie zagraniczne wymagają przesłania wykazu dotychczas uzyskanych zali-czeń w uczelni macierzystej (Transcript of Records - TR). Taki wykaz, z nazwami przedmiotów przetłumaczonymi na język angielski, można wydrukować z systemu USOSweb [USOSweb --> dla studentów --> moje studia --> oceny końcowe --> drukuj kartę przebiegu studiów (wersja w języku angielskim)]. TR musi być następnie potwierdzony przez wydział (np. dziekanat).

Jeśli wydrukowanie TR z systemu USOSweb nie jest możliwe, należy przygotować dokument samodzielnie lub wykorzystać suplement do dyplomu (możliwe w przypadku studentów studiów drugiego stopnia).

11

6. ZMIANY DO POROZUMIENIA O PROGRAMIE ZAJĘĆ (LEARNING AGREEMENT)

Po przyjeździe do uczelni zagranicznej może się okazać, że będzie konieczne wprowadzenie zmian do LA (usunięcie lub dodanie przedmiotu, zmiana liczby punktów ECTS, zmiana kodu przedmiotu, itp.) W takiej sytuacji należy wypełnić drugą część LA (część „During the Mobility” - z tabelami A2 i B2), uzyskać podpis uczelni zagranicznej oraz przesłać skan dokumentu do DWM.

Wymagane jest wcześniejsze uzgodnienie wprowadzanych zmian z pełnomocnikiem dziekana ds. mobilności/koordynatorem kierunkowym.

Do DWM należy przesłać skan pełnej wersji LA tzn. wersję sprzed wyjazdu (część „Before the Mobility”) oraz zmiany do LA (część „During the Mobility”). Na dopełnienie całej procedury wpro-wadzania zmian do LA (wprowadzenie przedmiotów, uzyskanie akceptacji UMK, zatwierdzenie przez uczelnię zagraniczną) student ma 4 tygodnie od momentu rozpoczęcia zajęć w uczelni zagranicznej (zgodnie z datami pobytu określonymi w indywidualnej umowie z UMK).

W przypadku, gdy zmiany wprowadzone w tabeli A2 (Exceptional changes to Table A) mają wpływ na tabelę B (Recognition at the Sending Institution) - konieczne jest również wypełnienie tabeli B2 (Exceptional changes to Table B ) oraz ewentualnie zmiana aneksu do LA (jeśli przed wyjazdem uzgodniono, że konieczne będzie zaliczenie dodatkowych przedmiotów po powrocie).

W tabeli A2 obowiązkowo należy podać powody zmiany programu. Przykładowe uzasadnienia są podane w przypisie nr 12 na ostatniej stronie wzoru LA.

7. ZAKWATEROWANIE

Uczelnia zagraniczna może, ale nie ma obowiązku zapewnienia zakwaterowania studentom zagranicznym (np. niektóre uczelnie w ogóle nie posiadają akademików). Jednak w większości przypadków jest proponowane zakwaterowanie w domu studenckim.

12

DWM nie pośredniczy w poszukiwaniu zakwaterowania.

Informacja o sposobie ubiegania się o zakwaterowane może znajdować się w formularzu aplika-cyjnym. Wiele uczelni zagranicznych wymaga wypełnienia oddzielnego formularza (Accomodation form) i dołączenia go do innych obowiązkowych dokumentów, a jeszcze inne wysyłają pakiet informacyjny wraz z danymi odnośnie zakwaterowania dopiero po przesłaniu przez studenta podstawowej aplikacji.

Terminy wysyłania formularzy dotyczących zakwaterowania mogą być wcześniejsze, niż wysyłania podstawowych dokumentów aplikacyjnych.

Jeśli uczelnia zagraniczna nie oferuje pomocy, konieczne jest samodzielnie znalezienie zakwa-terowania. Warto zająć się tym wcześniej i np.: poprosić o radę studentów przebywających za granicą w tej samej miejscowości w roku poprzednim. Można również zajrzeć do ankiet DWM, których wyniki znajdują się na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus/studenci-stu-dia/ankiety/wyniki/ i przeczytać odpowiedzi na pytanie „W jaki sposób i w jakiej cenie znalazł Pan/Pani zakwaterowanie? Czy może Pan/Pani polecić jakieś lokum?”

Należy pamiętać, że w większości przypadków (zakwaterowanie uniwersyteckie i prywatne) trzeba uiścić kaucję (depozyt), która jest zwracana (po spełnieniu określonych warunków) po zakończeniu umowy. Czasami nie ma możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy lub też trzeba zapłacić np. za cały semestr lub 6 miesięcy z góry.

Rezygnacja z wyjazdu na stypendium po otrzymaniu potwierdzenia rezerwacji zakwaterowania lub podpisaniu umowy dotyczącej zakwaterowania, może wiązać się z koniecznością zapłacenia kary umownej np.: w wysokości miesięcznego czynszu. Dlatego też należy bardzo dokładnie przeanalizować wszystkie warunki formalne dotyczące wynajmu.

13

8. UBEZPIECZENIE

Posiadanie w trakcie pobytu na stypendium Erasmusa+ ubezpieczenia od kosztów leczenia (KL) oraz następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) jest obowiązkowe. Będzie do tego zobowią-zywała indywidualna umowa studenta z UMK, jak również uczelnia zagraniczna.

W przypadku braku ubezpieczenia od kosztów leczenia uczelnia zagraniczna ma prawo odmówić przyjęcia studenta lub zobowiązać go do wykupienia ubezpieczenia na miejscu, a to może wiązać się z wydatkiem w wysokości nawet kilkuset EUR.

W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego wskazana jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która zapewnia uzyskanie opieki zdrowotnej w kraju pobytu (UE/EFTA) na prawach obywatela tego kraju i jest wystawiana bezpłatnie przez wojewódzkie odziały Na-rodowego Funduszu Zdrowia lub Delegatury Narodowego Funduszu Zdrowia. Każde państwo członkowskie UE/EFTA wydaje kartę we własnym języku urzędowym, zawierającą ten sam zestaw danych. Można również wykupić prywatną polisę ubezpieczeniową (jeśli uzyskanie EKUZ będzie niemożliwe), jednak będzie ona działała na całkowicie odmiennych od EKUZ zasadach. W Toruniu EKUZ wydaje Kujawsko-Pomorski Odział NFZ, ul. Szosa Chełmińska 30, tel. 56 65 82 609, faks (56) 65-82-619.

Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej studentów z tytułu zgłoszenia jako członek ro-dziny wygasa z chwilą ukończenia 26 roku życia. Student może od tego momentu być ubezpieczony w NFZ na zasadzie dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Aby otrzymać EKUZ należy wypełnić odpowiedni wniosek i załączyć zaświadczenie z DWM o zakwalifikowaniu na wyjazd stypendialny w ramach programu Erasmus+ (samo uprawnienie do uzyskania karty EKUZ powinno zostać zweryfikowane przez NFZ na podstawie numeru PE-SEL). Karta EKUZ uprawnia do korzystania w innych państwach z opieki tylko tych placówek, które działają w ramach powszechnego systemu ochrony zdrowia. W niektórych krajach EKUZ przedstawia się bezpośrednio w placówce medycznej, w innych trzeba przed wizytą u lekarza

14

zarejestrować się w instytucji ubezpieczeniowej, która wyda zaświadczenie o prawie do nie-odpłatnej pomocy medycznej. Za leczenie prywatne trzeba zapłacić we własnym zakresie. W większości państw także placówki działające w ramach powszechnego systemu ochrony zdrowia pobierają pewne opłaty od ubezpieczonych. EKUZ nie zwalnia z poniesienia tych kosz-tów. Szczegółowe informacje dotyczące zasad ubezpieczania w konkretnych państwach można znaleźć w Informatorze NFZ Nasze zdrowie EU, na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia https://www.ekuz.nfz.gov.pl/

Studenci zakwalifikowani na wyjazd stypendialny do Turcji, Macedonii Północnej (FYROM)i Serbii (czyli Krajów Programu spoza EU/EFTA) oraz wszystkich Krajów Partnerskich, a także studenci nieposiadający obywatelstwa polskiego muszą obowiązkowo wykupić prywatną polisę ubezpieczeniową.

Studenci niepełnosprawni/chorujący na choroby przewlekłe powinni wykupić dodatkową polisę ubezpieczeniową od kosztów leczenia w wariancie rozszerzonym, ponieważ podstawowa opieka zdrowotna zazwyczaj nie obejmuje bezpłatnego leczenia specjalistycznego chorób przewlekłych. Studenci w w/w sytuacji powinni szczególnie przygotować się do wyjazdu (poprzez wykupienie dodatkowego ubezpieczenia w wariancie rozszerzonym, przetłumaczenie ważniejszych doku-mentów medycznych, przygotowanie wykazu tzw. substancji czynnych w zażywanych lekach czy substancji uczulających). Wskazane jest również poinformowanie uczelni zagranicznej o stanie zdrowia i ewentualnych, wynikających z tego, dodatkowych potrzebach.

Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), które należy wykupić we własnym zakresie, przy czym zdecydowanie odradzany jest wybór polis oferujących ochronę ubezpieczeniową jedynie na poziomie minimalnym. Zdecydowanie zalecane jest również wykupienie ubezpiecznia odpowie-dzialności cywilnej (OC).

15

9. TESTY I KURSY JĘZYKOWE (OLS)

Studenci zakwalifikowani na wyjazd do Krajów Programu (KA103) są zobowiązani do dwukrot-nego wypełnienia testu biegłości językowej w systemie Erasmus+ Online Linguistic Support (OLS). Pierwszy test wypełniany jest przed wyjazdem, a drugi po zakończeniu pobytu w uczelni zagranicznej (studenci, którzy uzyskali w pierwszym teście wynik C2 są automatycznie zwolnieni z wypełnienia drugiego testu).

Wymóg dotyczy studentów, którzy będą studiowali w jednym z wymienionych języków i dla których dany język nie jest językiem ojczystym. Języki dostępne w OLS: angielski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski, włoski. Test kompetencji językowej jest obowiązkowy, kurs językowy on-line jest opcjonalny.

Celem obowiązkowych testów jest wyłącznie badanie przyrostu kompetencji językowych, a wy-niki nie mają wpływu na kwestie formalno-merytoryczne związane z wyjazdem (np.: cofnięcie zgody na wyjazd, rozliczenie wyjazdu pod względem dydaktycznym). Obowiązek wypełnienia testu jest uregulowany odpowiednim zapisem w umowie indywidualnej, podpisywanej pomiędzy studentem a UMK. Każdy student kwalifikujący się do wykonania testu kompetencji językowej otrzyma na swój adres mailowy instrukcję uzyskania dostępu do systemu OLS w formie tzw. licencji. Licencja jest wysyłana automatycznie przez OLS po uprzednim wpisaniu przez DWM do systemu danych studenta (następuje to po podpisaniu przez studenta umowy indywidualnej).

Studentom, którzy w pierwszym teście osiągną wynik do poziomu B1 włącznie, system przyzna automatycznie licencję na kurs językowy online tego samego języka, którego dotyczył test. Studenci, którzy osiągną wynik na poziomie B2-C2, mogą otrzymać licencję na kurs językowy online opcjonalnie oraz wybrać język kursu pomiędzy językiem, którego dotyczył test lub języ-kiem kraju pobytu (zakładając, że języki te są różne i dostępne na platformie OLS). Kursy języków mniej popularnych dostępne są na poziomie A1 lub A1- B2.

16

10. WIZY I LEGALIZACJA POBYTU

Pomiędzy Polską a krajami UE oraz EFTA obowiązuje ruch bezwizowy (dotyczy obywateli tych państw), jednak w przypadku pobytów przekraczających 90 dni konieczne jest zalegalizowanie swojego pobytu zgodnie z procedurą obowiązującą w danym kraju.

Należy zapoznać się dokładnie z informacjami dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych www.msz.gov.pl/ (Informacje Konsularne --> Poradnik „Polak za granicą” --> Opis kraju) oraz opcjonalnie zarejestrować wyjazd w systemie Odyseusz (dotyczy wyłącznie studentów posiadających obywatelstwo polskie).

Zalecane jest również zainstalowanie w telefonie aplikacji mobilnej iPolak.

Studenci wyjeżdżający do krajów spoza państw członkowskich UE i EFTA powinni uzyskać wizy w ambasadzie danego kraju, na podstawie zaproszenia z uczelni zagranicznej oraz zaświadczenia z DWM z informacją o zakwalifikowaniu na wyjazd do danej uczelni zagranicznej. Konieczne jest także zapoznanie się z zasadami legalizacji pobytu w danym kraju.

Studenci UMK, będący obywatelami innych państw niż kraje UE i EFTA i chcący uczestni-czyć w wymianie, mają obowiązek spełnienia wymogów wizowych obowiązujących przy wjeździe do danego Kraju Programu lub Kraju Partnerskiego (wiza „PL” nie uprawnia do wjazdu do innego kraju UE/EFTA).

11. PODANIE DO REKTORA

Po otrzymaniu potwierdzenia zaakceptowania z uczelni zagranicznej konieczne jest złożenie podania z prośbą o zgodę na wyjazd do prof. dr hab. Wojciecha Wysoty, Prorektora ds. Współ-pracy z Zagranicą i Otoczeniem Gospodarczym. Obowiązkowo należy użyć wzoru podania, który znajduje się na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/ (Podanie o zgodę na wyjazd w ramach programu Erasmus+). Podania w innej for-mie nie będą akceptowane.

17

Podanie w pierwszej kolejności musi zaopiniować Dziekan macierzystego wydziału studenta, który może udzielić także zgody na Indywidualny Plan Studiów (IPS) lub Indywidualną Orga-nizację Studiów (IOS).

Następnie podanie należy złożyć w Biurze Rektora (na II piętrze Rektoratu), załączając kserokopię LA, zgodnego ze wzorem obowiązującym w programie Erasmus+ i zatwierdzonego przynajmniej ze strony UMK. Bez tego załącznika podanie nie zostanie rozpatrzone.

Biuro Rektora przekazuje podania bezpośrednio do DWM, które następnie informuje studentów o otrzymaniu dokumentu.

Ponadto studenci ostatniego roku studiów licencjackich i magisterskich, powinni poinformować promotorów o wyjeździe oraz uzgodnić (w formie pisemnej) sposób kontaktowania się i zali-czenia seminarium.

12. UMOWA Z UMK

Umowa indywidualna z UMK jest dokumentem określającym prawa i obowiązki studenta związane z uczestnictwem w programie Erasmus+. Generowana jest z systemu USOS i podpisywana przez studenta w DWM przed wyjazdem. Ze strony UMK umowę podpisuje prof. dr hab. Wojciech Wysota, Prorektor ds. Współpracy z Zagranicą i Otoczeniem Gospodarczym.

Wzór umowy indywidualnej opracowuje Narodowa Agencja Programu Erasmus+. Będzie dostępny w czerwcu na stronie http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci--studia/dokumenty/ (po podpisaniu umowy pomiędzy UMK a Narodową Agencją).

Umowy indywidualne są podpisywane nie wcześniej niż od początku lipca, co jest uzależnione od terminu podpisania umowy pomiędzy UMK a Narodową Agencją Programu Erasmus+. Umowę można podpisać najwcześniej na miesiąc przed planowanym rozpoczęciem pobytu w uczelni zagranicznej, nie później jednak niż na 2 tygodnie przed wyjazdem (w innym przypadku termin wypłaty stypendium przed rozpoczęciem pobytu w uczelni zagranicznej może nie być dochowany.)

18

W przypadku wyjazdów na semestr letni – wszystkie umowy muszą być podpisane do 31 stycznia 2020 r.

Student musi podpisać umowę w DWM osobiście. Konieczne jest wcześniejsze umówienie się na spotkanie w DWM na konkretny dzień i godzinę.

W przypadku, gdy student nie może podpisać umowy w DWM osobiście, musi upoważnić notarialnie do podpisania umowy inna osobę. Upoważnienie (oryginał) należy dostarczyć do DWM najpóźniej w dniu podpisywania umowy.

Do sporządzenia umowy wymagane są następujące dokumenty: 1) Zgoda Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Otoczeniem Gospodarczym na wyjazd (ory-

ginał); 2) Kserokopia LA (wersja obowiązująca w programie Erasmus+), zatwierdzonego przynajmniej

ze strony UMK; 3) Informacja z uczelni zagranicznej (mail lub tzw. list zapraszający) potwierdzająca akceptację

i zawierająca konkretne daty pobytu (wydruk/kserokopia); 4) Kserokopia ubezpieczenia/ubezpieczeń w zakresie kosztów leczenia oraz NNW, obowiązu-

jących w kraju uczelni przyjmującej w okresie wyjazdu; 5) Zaświadczenie z dziekanatu o wpisaniu na II roku studiów (dotyczy tylko studentów, którzy

zostali zakwalifikowani na wyjazd na I roku studiów licencjackich); 6) Wypełniony formularz konta walutowego (dostępny na stronie: http://www.umk.pl/wspol-

praca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/), jeśli student chce otrzymać stypendium na konto walutowe prowadzone w EUR;

oraz tylko w przypadku studentów wyjeżdżających z finansowaniem z PO WER: 7) Wypełniony i podpisany formularz danych statystycznych PO WER (dostępny na stronie:

http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/);8) Kopia decyzji o przyznaniu stypendium socjalnego.

19

Umowa może obejmować okres pobytu w uczelni zagranicznej maksymalnie do 14 sierp-nia 2020 r. Wszyscy studenci muszą rozliczyć się z wyjazdu pod względem formalnym do 15 września 2020 r.

Po podpisaniu umowy student otrzymuje w DWM:

• zaświadczenie w języku angielskim potwierdzające status studenta programu Erasmus+ oraz wysokość otrzymywanego stypendium (wymagane przez większość uczelni zagranicz-nych przy rejestracji/immatrykulacji);

• Kartę Studenta Erasmusa+;• Emergency Card.

13. STYPENDIUM ERASMUS+

Stypendium Erasmus+ ma w założeniu pokryć jedynie różnicę w kosztach utrzymania i studio-wania między Polską a krajem docelowym. Jego wysokość określa Narodowa Agencja Progra-mu Erasmus+. Stawki miesięczne obowiązują w takiej samej wysokości studentów wszystkich polskich uczelni.

Stawka miesięczna uzależniona jest od grupy krajów (ustalonych przez Komisję Europejską):

• I grupa - 500 EUR/mies. - Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania

• II grupa - 450 EUR/mies. - Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy

• III grupa - 400 EUR/mies. - Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna (FY-ROM), Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry

Stawka miesięczna dla Krajów Partnerskich (KA107) wynosi 700 EUR/mies., bez względu na kraj wyjazdu. Dodatkowo studenci wyjeżdżający otrzymują jednorazowy ryczałt na koszty podróży (od 20 EUR do 1500 EUR), w zależności od dystansu pomiędzy uczelniami naliczonego w kalkulatorze odległości Komisji Europejskiej.

20

Studenci w trudnej sytuacji materialnej (otrzymujący w momencie rekrutacji stypendium socjalne) będą otrzymywali dodatkowo 200 EUR/mies. Weryfikacja uprawnienia odbywa się w DWM na podstawie informacji zawartych w systemie USOS (na etapie przyznawania wyjazdu w USOSie), jednak student będzie zobowiązany do dostarczenia do DWM kopii decyzji o przy-znaniu stypendium socjalnego najpóźniej do momentu podpisania indywidualnej umowy na wyjazd. Całe stypendium (stypendium „standardowe” oraz dodatkowe z tytułu trudnej sytuacji materialnej) jest w takim przypadku wypłacane ze środków PO WER (Program Operacyjny Wie-dza Edukacja Rozwój) w PLN.

Długość pobytu w uczelni zagranicznej w programie Erasmus+ rozliczana jest z dokładnością do jednego dnia, przy czym kwota końcowa musi być liczbą całkowitą. Jakakolwiek zmiana długości pobytu będzie miała wpływ na ostateczną kwotę należnego studentowi stypendium. Do wyli-czania długości pobytu oraz kwoty całkowitej stypendium służy kalkulator opracowany przez Komisję Europejską w systemie Mobility Tool+ (w wersji roboczej zamieszczony jest na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/). Stypendium jest przyznawane wyłącznie na rzeczywisty okres zajęć (nie jest brany pod uwagę ogólny kalendarz akademicki) i uzyskiwania zaliczeń w uczelni zagranicznej (bez sesji poprawkowej). Dofinanso-wane mogą być także obowiązkowe dni/kursy orientacyjne, o ile odbywają się bezpośrednio przed rozpoczęciem zajęć i są uwzględnione w zaproszeniu z uczelni zagranicznej.

Maksymalny okres mobilności i dofinansowania nie może przekraczać dostępnego dla danego studenta tzw. kapitału mobilności, czyli w sumie 12 mies. na każdym stopniu studiów (licencjackich/magisterskich/doktoranckich), z wyjątkiem studiów magister-skich jednolitych (24 mies.) Wcześniejsza mobilność (wyjazd na studia i/lub praktyki) w ramach programu LLP/Erasmus i/lub Erasmus+ pomniejsza dostępny kapitał mobilno-ści. Minimalna długość pobytu w przypadku wyjazdu na studia wynosi 90 dni, zgodnie z kalkulatorem w Mobility Tool+.

Stypendium jest wypłacane w 2 ratach (wyjazdy trymestralne i semestralne) lub w 3 ratach (wyjazdy roczne), przy czym ostatnia rata (odpowiednio 100 lub 200 EUR) jest wypłacana po powrocie i formalnym rozliczeniu się z wyjazdu. Pierwsza rata jest wypłacana po podpisaniu przez

21

studenta indywidualnej umowy z UMK, jeszcze przed wyjazdem (pod warunkiem podpisania umowy najpóźniej na 2 tyg. przed rozpoczęciem pobytu w uczelni zagranicznej). Listy stypen-dialne są przygotowywane w DWM, a ich „obieg” (od sporządzenia listy do jej realizacji) wynosi ok. 2 tygodni.

Stypendia będą wypłacane od 15 sierpnia.

Stypendium Erasmus+ jest wypłacane w EUR, stypendium PO WER w PLN. W przypadku stypen-dium wypłacanego w EUR student może podać dane rachunku walutowego lub złotówkowego, przy czym:

• rachunek walutowy prowadzony jest w EUR w banku działającym w Polsce lub w banku za-granicznym i obsługującym przelewy w systemie SEPA, UMK pokryje wyłącznie koszt wysłania przelewu, a nie pokryje kosztów banków trzecich. W celu podania danych rachunku walutowego należy wypełnić formularz on-line, dodać go do bazy, wydrukować, podpisać oraz dostarczyć do DWM w dniu podpisywania umowy. Student musi być właścicielem lub współwłaścicielem rachunku bankowego. Przelewy na rachunki osób trzecich nie będą realizowane. Formularz jest dostępny na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/;

• stypendium jest przelewane w EUR na konto polskie złotówkowe, jeśli student nie podał da-nych rachunku walutowego. Przewalutowania stypendium dokonuje bank studenta. Numer rachunku bankowego w PLN jest automatycznie pobierany do umowy z USOSa. Dane rachunku w PLN może wprowadzić i zmienić w USOSie wyłącznie Dziekanat;

• zwrot stypendium w przypadku ewentualnego skrócenia pobytu, w obydwu powyższych przypadkach, odbywa się w EUR na konto Uczelni prowadzone w EUR;

• w przypadku wystąpienia konieczności kredytowania wypłat stypendium ze środków UMK (konieczne, jeśli grant Erasmusa+ nie wpłynie na konto UMK przed 15 sierpnia), stypendium (2 stawki miesięczne) jest wypłacane jako równowartość w PLN.

W czasie pobytu na stypendium Erasmus+, student zachowuje prawo do innych stypen-diów (np. naukowego, socjalnego, doktoranckiego).

22

W przypadku studentów UMK będących obywatelami Polski stypendium jest nieopo-datkowane. W przypadku studentów UMK nie będących obywatelami Polski, kwestia opodatkowania stypendium ustalana jest indywidualnie (na podstawie np.: umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania).

14. DODATKOWE STYPENDIUM DLA STUDENTÓW NIEPEŁNOSPRAWNYCH

Uczestnicy wymiany Erasmus+ posiadający orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (stopień lekki/umiarkowany/znaczny) mogą ubiegać się o dodatkowe dofinansowanie mające na celu pokrycie kosztów związanych ze specjalnymi potrzebami, takich jak np.:

• pobyt osoby towarzyszącej przez część lub cały okres pobytu (koszty podróży i pobytu oso-by towarzyszącej);

• opieka profesjonalnego opiekuna na miejscu (koszty wynagrodzenia miejscowego opiekuna),• specjalne materiały dydaktyczne;• specjalna opieka na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, leków kupowanych za gra-

nicą);• specjalny transport;• specjalne ubezpieczenie.

Dodatkowe dofinansowanie jest rozliczane kosztami rzeczywistymi tzn. wszystkie wydatki wymagają udokumentowania rachunkami/fakturami. Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i racjonalne.

Wniosek należy złożyć do Narodowej Agencji Programu Erasmus+ najpóźniej na 4 tygodnie przed wyjazdem. Szczegółowe zasady oraz wniosek będą dostępne od maja 2019 r. na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/.

Studenci niepełnosprawni, wyjeżdżający do Krajów Programu KA103, którym zostanie przyznane dodatkowe dofinansowanie, całe stypendium (stypendium „standardowe” oraz dodatkowe) otrzymają z funduszy programu PO WER.

23

15. STYPENDIUM PO WER (tylko Kraje Programu KA103)

Studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej oraz studenci niepełnosprawni (po-siadający orzeczenie o stopniu niepełnosprawności) wyjeżdżający na studia będą otrzymywali stypendium z funduszy programu PO WER (Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój). Decyzja o takim sposobie finansowania wyjazdów została podjęta na szczeblu ministerialnym. Ze środków PO WER będzie można finansować wyjazdy do wszystkich krajów uczestniczących w programie Erasmus+.

Narodowa Agencja Programu Erasmus+, ustaliła następujące stawki stypendialne obowiązujące w roku 2019/2020 dla wyjazdów do poszczególnych grup krajów docelowych:

A) wyjazdy studentów z dodatkiem socjalnym:

• I grupa – 2 995 PLN/mies. - Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania;

• II grupa – 2 781 PLN/mies. - Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Mal-ta, Niemcy, Portugalia, Włochy;

• III grupa – 2 567 PLN/mies. - Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna-(FYROM), Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry.

B) wyjazdy studentów niepełnosprawnych bez dodatku socjalnego:

• I grupa – 2 139 PLN/mies. - Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania;

• II grupa – 1 925 PLN/mies. - Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Mal-ta, Niemcy, Portugalia, Włochy;

• III grupa – 1 711 PLN/mies. - Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna (FYROM), Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry.

24

W przypadku studentów z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, dodatkowo przyznana kwota dofinansowania (przewyższająca miesięczną stawkę bez dodatku socjalnego) będzie rozliczana jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w postaci dowodów finansowych.

Z kolei student znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej będzie otrzymywać dodatkowo równowartość 200 euro na każdy miesiąc pierwotnie zaakceptowanego pobytu. Zwiększenie stawki miesięcznej stypendium o 200 euro przysługuje studentom, którzy w momencie rekrutacji otrzymywali stypendium socjalne.

Mobilność studenta otrzymującego stypendium z programu PO WER - w programie Erasmus+ będzie miała status wyjazdu ze stypendium zerowym.

Stypendia z PO WER będą wypłacane wyłącznie w PLN na konta polskie złotówkowe. Zmiana źródła finansowania wyjazdu nie powoduje zmian w pozostałych zasadach formal-no-merytorycznych obowiązujących studentów uczestniczących w programie Erasmus+.

Wzór umowy indywidualnej podpisywanej w programie PO WER pomiędzy studentem a UMK będzie załączony na stronie http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/, po podpisaniu umowy pomiędzy UMK a Narodową Agencją Programu Erasmus+.

Student, który w momencie rekrutacji otrzymywał stypendium socjalne, nie może zrezygnować z otrzymywania stypendium ze środków PO WER. Oznacza to, że nawet w przypadku pojawienia się wolnych środków w programie Erasmus+, przy jednoczesnym braku takich środków w PO WER, student otrzymujący stypendium socjalne nie może zostać zarekrutowany na wyjazd (dotyczy tzw. dorekrutowań po zakończeniu rekrutacji podstawowej).

25

16. W UCZELNI ZAGRANICZNEJ

W uczelni zagranicznej stypendysta programu Erasmus+ posiada takie same prawa, ale też i obowiązki jak studenci lokalni, co oznacza, że studiuje, uzyskuje zaliczenia oraz zdaje egzaminy bez żadnej taryfy ulgowej. Uczelnia zagraniczna nie ma prawa pobierać od studenta opłat za uczestniczenie w regularnych zajęciach. Możliwe są jedynie standardowe opłaty administracyjne wymagane od wszystkich studentów np.: za wydanie legitymacji.

Każda zmiana zaplanowanego programu i okresu studiów w uczelni zagranicznej wymaga uzgodnienia i akceptacji UMK w formie pisemnej, pod rygorem unieważnienia umowy.

W razie jakichkolwiek wątpliwości czy problemów w uczelni zagranicznej, należy jak najszybciej skontaktować się z DWM.

W trakcie pobytu na stypendium można doświadczyć zjawiska tzw. szoku kulturowego, który jest elementem procesu przystosowania się do nowego środowiska i odmiennej, nieznanej kultury (a po powrocie do kraju może wystąpić z kolei tzw. szok popowrotny).

Dla zainteresowanych studentów DWM organizuje warsztaty na temat szoku kulturowego, w dwóch terminach (zazwyczaj w czerwcu dla studentów wyjeżdżających w semestrze zimowym i w listopadzie/grudniu dla studentów wyjeżdżających w semestrze letnim). Informacje o konkretnych terminach i zapisach są zamieszczane w „Aktualnościach” na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/aktualnosci/ (ze względu na ograniczoną ilość miejsc - decyduje zawsze kolejność zgłoszeń).

26

17. PRZEDŁUŻENIE/SKRÓCENIE POBYTU W UCZELNI ZAGRANICZNEJ

W przypadku zaistnienia konieczności zmiany okresu studiów w uczelni zagranicznej, należy pamiętać, że każda modyfikacja wymaga uzgodnienia i akceptacji UMK w formie pisemnej.

Pobyt w uczelni zagranicznej można przedłużyć ze względu na sesję egzaminacyjną lub na cały drugi semestr. Podanie należy przesłać do DWM przynajmniej na miesiąc przed zakończeniem umowy.

W razie konieczności przedłużenia pobytu ze względu na sesję egzaminacyjną należy przesłać do DWM podanie skierowane do Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Otoczeniem Gospo-darczym z prośbą o przedłużenie pobytu ze względu na egzamin/egzaminy, które odbędą się w późniejszym terminie, niż przewidywała to umowa (obowiązkowo należy użyć wzoru podania dostępnego na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/doku-menty/).

Do podania należy obowiązkowo załączyć pisemną informację z uczelni zagranicznej, potwier-dzającą termin/terminy egzaminu/egzaminów.

Na okres przedłużenia ze względu na sesję zostanie przyznane stypendium Erasmus+, w miarę dostępności środków finansowych oraz zgodnie z ogólnymi zasadami naliczania stypendium.

Nie zdarzyło się w ostatnich latach, żeby zabrakło środków finansowych na stypendia związane z przedłużeniami pobytu ze względu na sesję egzaminacyjną.

Podstawą wypłaty stypendium na okres przedłużenia pobytu jest aneks do umowy indywidualnej studenta. Aneks przygotowuje DWM. Procedura podpisania aneksu przez studenta odbywa się drogą korespondencyjną.

Oczekiwanie na wyniki egzaminów w żadnym wypadku nie może być podstawą do prze-dłużenia pobytu w uczelni zagranicznej.

27

Drugim możliwym rodzajem przedłużenia jest przedłużenie pobytu na drugi semestr, jednakże bez gwarancji otrzymania stypendium na okres przedłużenia.

Możliwe są przedłużenia wyłącznie z semestru zimowego na semestr letni (pobyt w uczelni zagranicznej musi się rozpocząć i zakończyć w ramach tego samego roku akademickiego). Uczelnia zagraniczna oraz UMK nie mają obowiązku udzielenia zgody na przedłużenie pobytu o kolejny semestr.

W celu rozpoczęcia procedury należy skontaktować się z pełnomocnikiem dziekana ds. mobil-ności/koordynatorem kierunkowym, aby uzyskać jego wstępną zgodę, a następnie przesłać do DWM podanie skierowane do Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Otoczeniem Gospodar-czym. W podaniu muszą być podane dokładne daty pobytu w semestrze letnim, zaczynające się od następnego dnia, w którym kończy się indywidualna umowa studenta z UMK oraz uza-sadnienie. Obowiązkowo należy użyć wzoru podania dostępnego na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/. Do podania musi być dołączone zaświadczenie z uczelni zagranicznej o akceptacji na semestr letni.

Podania, w których nie będą podane dokładne daty pobytu w drugim semestrze będą automatycznie odrzucone. Dokładne daty są niezbędne do określania wysokości ewen-tualnego dofinansowania przedłużenia.

Podanie musi być przesłane (w formie skanu lub pocztą) w jednym egzemplarzu wyłącznie do DWM przynajmniej na miesiąc przed zakończeniem umowy. Podania przesłane bezpośrednio na wydział lub po zakończeniu indywidualnej umowy zostaną odrzucone.

Jeśli UMK wyrazi zgodę na przedłużenie pobytu, konieczne będzie przygotowanie przez DWM aneksu do umowy indywidualnej studenta. Procedura podpisania aneksu przez studenta odbywa się drogą korespondencyjną. Zgoda na przedłużenie pobytu jest zawsze warunkowa i zostanie cofnięta, jeżeli w międzyczasie student nie rozliczy się finansowo oraz merytorycznie z I semestru.

28

Podania będą przyjmowane wyłącznie do 31 stycznia 2020 r. Informacja o ewentual-nym dofinansowaniu przedłużenia pobytu zostanie przekazana studentom najpóźniej w pierwszych dniach lutego 2020 r.

Samowolne przedłużenie pobytu, bez zgody UMK, jest traktowane jako naruszenie umowy. Takie dodatkowe dni pobytu, potwierdzone przez uczelnię zagraniczną w zaświadczeniu, odliczają się od kapitału mobilności danego studenta, pomimo tego, że przedłużenie nie podlegało finansowaniu.

Skrócenie pobytu w uczelni zagranicznej z innych względów niż tzw. siła wyższa, jest możliwe, jeśli nie będzie miało wpływu na realizację programu studiów (np. skrócenie po wcześniejszym zaliczeniu wszystkich egzaminów) oraz nie naruszy zasad programu Erasmus+ odnośnie mini-malnej długości pobytu na studiach (tj. 90 dni zgodnie z kalkulatorem w Mobility Tool+). Każdy przypadek skrócenia pobytu jest traktowany indywidualnie - w sprawie szczegółowej procedury należy skontaktować się z DWM.

Każde skrócenie pobytu wiąże się z weryfikacją finansową umowy indywidualnej. Skró-cenia powyżej 5 dni (zgodnie z kalkulatorem długości pobytu w systemie Mobility Tool+) wiążą się z koniecznością zwrotu różnicy w należnej sumie stypendium.

18. ROZLICZENIE WYJAZDU

Rozliczenie wyjazdu pod względem formalnym odbywa się w DWM. Wydział natomiast rozlicza wyjazd pod względem merytorycznym.

W ciągu 30 dni kalendarzowych od zakończenia umowy student jest zobowiązany do dostar-czenia/przesłania do DWM następujących dokumentów:

1) Learning Agreement - wersja pierwotna wraz z ewentualnymi zmianami, zatwierdzona przez wszystkie strony (studenta, UMK, uczelnię zagraniczną) - oryginał lub skan;

29

2) Transcript of Records, czyli wykaz ocen i zaliczeń z uczelni zagranicznej – oryginał lub skan. Jeśli nie będzie możliwe uzyskanie TR przed wyjazdem z uczelni zagranicznej (np. ze względu na długą procedurę), można przedstawić indywidualne zaświadczenia od każdego z wykła-dowców, zawierające nazwisko studenta, nazwę przedmiotu oraz informację o uzyskanej ocenie i punktach ECTS;

3) Zaświadczenie o dokładnej długości pobytu (imienne, na firmowym papierze, podpisane i opieczętowane) wydane przez uczelnię zagraniczną - oryginał. Jeżeli uczelnia partnerska nie posiada własnego formularza zaświadczenia, można wykorzystać wzór dokumentu załączony na stronie: http://www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/.

Data wystawienia zaświadczenia o długości pobytu nie może być wcześniejsza niż po-świadczana data zakończenia pobytu w uczelni zagranicznej. W przeciwnym wypadku za datę zakończenia pobytu będzie uznana data wystawienia dokumentu.

Wymagane jest również wypełnienie w ciągu 30 dni kalendarzowych 2 ankiet:• Ankiety Działu Współpracy Międzynarodowej, dostępnej na stronie: http://www.umk.pl/

wspolpraca/erasmus_plus/studenci-studia/dokumenty/;• Ankiety Komisji Europejskiej w systemie Mobility Tool+. Każdy student otrzyma indywidualny

link do ankiety wygenerowany automatycznie przez system. Link zostanie wysłany na adres e-mail studenta wpisany przez DWM do Mobility Tool+;

• oraz drugiego testu językowego w systemie OLS (jeśli dotyczy).

Na podstawie przedstawionych dokumentów oraz wypełnionych ankiet nastąpi rozliczenie wyjazdu studenta pod względem formalnym i zostanie wypłacona ostatnia rata stypendium. Następnie wszystkie dokumenty związane z wyjazdem zostaną odesłane na wydział, gdzie, po rozliczeniu merytorycznym, powinny ostatecznie znaleźć się w teczce studenta.

Rozliczenie formalne wszystkich wyjazdów musi się zakończyć do 15 września 2020 r.

30

Narodowa Agencja Programu Erasmus+ kontroluje dokumenty wybranej grupy studentów. Brak któregokolwiek z dokumentów lub ankiety może być podstawą wezwania studenta do zwrotu całego wypłaconego mu stypendium.

Rozliczenie merytoryczne wyjazdu odbywa się na Wydziale. Zgodnie z § 21 Regulaminu studiów UMK zaliczenie przedmiotów realizowanych podczas wymiany studenckiej z innymi uczelniami dokonuje Dziekan. Rozliczenie merytoryczne wyjazdu odbywa się za pośrednictwem systemu USOS. Wpisaniem zaliczeń (TR) do systemu zajmuje się zazwyczaj dziekanat.

Wszystkie przedmioty wpisane w LA powinny się znaleźć w TR:

1. Jeżeli w TR będzie przedmiot, którego nie ma w LA, to wydział nie ma obowiązku jego uznania.

2. Jeżeli w TR nie będzie przedmiotu wpisanego w LA, oznaczać to będzie, że przed-miot nie został zaliczony i wydział ma prawo wyegzekwować brakujące punkty ECTS (np. obowiązek zaliczenia innego przedmiotu w UMK).

3. W przypadku niezaliczenia całego zaplanowanego programu studiów (brak TR lub 0 ECTS w TR), wydział ma prawo nie rozliczyć semestru/roku w UMK (co jest równoznaczne z wystawieniem studentowi wezwania do zwrotu całego wypłaconego stypendium Erasmus+).

Po osiągnięciu wszystkich wymaganych efektów kształcenia student zostanie ostatecznie rozli-czony z etapu studiów odbytego w uczelni zagranicznej.

31

PRZYDATNE ADRESY

Erasmus+ w UMK www.umk.pl/wspolpraca/erasmus_plus/

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji pełniąca funkcję Narodowej Agencji Programu Erasmus+ http://erasmusplus.org.pl/

Giełda Informacji Studentów Erasmusa http://www.erasmus.org.pl/gielda-informacji-studentow-erasmusa.html

Erasmus Student Network UMK Toruń http://www.umk.esn.pl/

Ministerstwo Spraw Zagranicznych www.msz.gov.pl

Narodowy Fundusz Zdrowia www.nfz.gov.pl

Twoja Europa (portal internetowy europejskich i krajowych służb publicznych) www.ec.europa.eu/youreurope

Online Linguistic Support (OLS) https://erasmusplusols.eu/pl/

Dział Współpracy Międzynarodowej UMK Rektorat, pokoje 507-508

ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń mgr Marta Wiśniewska (Koordynator Uczelniany Programu Erasmus+)

tel. 56 611 4788, e-mail: mawi@umk.pl mgr Marta Błaszczyk (wydziały: WBiOŚ, WCH, WNoZi, WF, WPiA, WT)

tel. 56 611 2246, e-mail: martaslo@umk.pl mgr Martyna Malec (wydziały: WMiI, WFAiIS, WSP, WH, WNEiZ, WNH, WPiSM, WNP)

tel. 56 611 4788, e-mail: malec@umk.pl

32

Autorami zdjęć wykorzystanych w Przewodniku są studenci UMK, którzy uczestniczyli w wy-mianie Erasmus (w kolejności alfabetycznej):

Łukasz Antczak, Sylwia Brzoskiewicz, Ewelina Dziubakiewicz, Marlena Gesek, Anna Głogow-ska, Dagmara Grzybowska, Malwina Jończyk, Katarzyna Kobrzyńska, Kaja Kozłowska, Kata-rzyna Lis, Dorota Lipińska, Paulina Owczarek, Agnieszka Pielak, Agnieszka Pruszek, Mirosław Przybyłowski, Ewelina Rogowska, Adrianna Sołtysiak, Agata Szkup, Magdalena Studzińska, Ewa Szczepaniak, Agnieszka Szczepańska, Kornelia Tyburska, Arkadiusz Wasilewski, Dorota Zaręba, Adriana Zawadzka.

wersja 01/2019/T

Ta publikacja została zrealizowana przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Projekt odzwierciedla jedynie stano-

wisko jego autora i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną.