empresas municipales de cali - emcali e ice esp ...€¦ · abren procesos de investigación,...

Lineamientos / ACTIVIDADES PORTADORAS DE ÉXITO

ProgramadasResponsables Actividades Cumplidas

% de

avanceObservaciones

Identificación o mapeo de los procesos más vulnerables de riesgos de corrupción en Emcali.Meta 100% - Producto: Lista de procesos muy vulnerables a la corrupción en EMCALI - Fecha :

15/02/2019

Indicador: Numero de procesos identificados por estadísticas de corrupción 2018 /numero de procesos

del MOP

Priorización de los procesos vulnerables a la corrupción.

Meta 100% - Producto: Procesos a fortalecer en el sistema de gestión integral de riesgos de corrupción

- Fecha: 15/02/2019

Indicador: Numero de procesos vulnerables / total procesos MOP

Talleres de acompañamiento a la integración de riesgos de proceso y de corrupción.Meta 80% - Producto: Actividades del MOP vulnerables a actos de corrupción clasificadas por delito -

Fecha: 15/04/2019

Indicador: Numero de actividades del MOP clasificadas en posibles delitos de corrupción / total

actividades del MOP

Dir. Planeación Corporativa /

Dir. Control Disciplinario /

Responsables de R. de

Corrupción

Implementar un comité multidisciplinario de gestión integral de riesgos en EmcaliMeta o Producto: Comité Establecido

Dir. Planeación Corporativa

RC1 USO INDEBIDO DE ACTIVOS

1. Ejecución de los Protocolos de Seguridad

2. Socializaciones de los Códigos de Ética y Código Disciplinario.

3. Seguimiento del Inventario de Existencias (Materiales e Insumos Químicos) en Almacenes de

Almagran y las Plantas Operativas.

4. Inventarios del SRF-Sistema de Recursos Físicos. (Seguimiento a las cuentas personales

periódicamente)

5. Seguimiento a la programación de horas extras.

6. Seguimiento a Ordenes de Trabajo en Terreno SAP y Open Smart Flex

7. Uso Aplicación de Smartphone para monitoreo de la localización de los vehículos corporativos y

operativos

8. Registro Electrónico de Combustible

1.Directores, Jefes de Dpto.

Agua Potable, Aguas

Residuales y Gestión

Operativa y Dpto. de

Seguridad.

2,3,4,5,6,7 Dpto. Planeación

y GAGHA.

a. PROGRAMAN HORAS EXTRAS. Dpto. de Gestión Administrativa adelanta control y seguimiento a los recursos

asignados a cada Dirección y Dpto. Operativo, por necesidad del servicio en PTAPS o PTAR-C.

b. La GAGHA realiza inventarios periódicos a las cuentas personales, cada empleado es responsable de los

elementos a su cargo.

c. El retiro de materiales para atender actividades operativas, se hace a través del sistema SRF después de ser

aprobados por el Jefe de Depto. se reportan los materiales o insumos utilizados y se genera control de consumo. El

Dpto. Gestión Operativa genera bases de datos identificando comisión o funcionario, cantidad y tipo de materiales

utilizados y realiza inventarios de seguimiento y control.

d. Atienden denuncias y/o quejas Ciudadanas a través de WHATSAPP, atienden Derechos de Petición y, Línea roja

ANTI-CORRUPCIÓN de la Dir. de Control Disciplinario. Abren procesos de investigación, emiten sanciones

disciplinarias y suspensiones del contrato de trabajo.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso

normal en la vigencia

2020

RC2 SOLICITUD DE COBROS INJUSTIFICADOS A TERCEROS

1. Socializaciones de los Códigos de Ética y Código Disciplinario.

2. Seguimiento a la programación diaria de trabajo

3. Políticas de Operación

4.Seguimiento a la programación de horas extras

1. Dpto. Planeación y

GAGHA.

2, 3 y 4 Dptos. de DAP, DAR

y DGO

a. PROGRAMAN HORAS EXTRAS. Dpto. de Gestión Administrativa adelanta control y seguimiento a los recursos

asignados a cada Dirección y Dpto. Operativo, por necesidad del servicio en PTAPS o PTAR-C.

b. La GAGHA realiza inventarios periódicos a las cuentas personales, cada empleado es responsable de los

elementos a su cargo.

c. El retiro de materiales para atender actividades operativas, se hace a través del sistema SRF después de ser

aprobados por el Jefe de Depto. se reportan los materiales o insumos utilizados y se genera control de consumo. El

Dpto. Gestión Operativa genera bases de datos identificando comisión o funcionario, cantidad y tipo de materiales

utilizados y realiza inventarios de seguimiento y control.

d. Atienden denuncias y/o quejas Ciudadanas a través de WHATSAPP, atienden Derechos de Petición y, Línea roja

ANTI-CORRUPCIÓN de la Dir. de Control Disciplinario. Abren procesos de investigación, emiten sanciones

disciplinarias y suspensiones del contrato de trabajo.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo de

Corrupción

ESTRATEGIA:Integrar y alinear los

riesgos de proceso con los

riesgos de corrupción,

para fortalecer la cultura

de transparencia y

compromiso con Emcali.

EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP - DIRECCION DE CONTROL INTERNO

TERCER SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2019

Fecha de PUBLICACION: ENERO 16 de 2020

Fecha de Corte: DICIEMBRE 31 de 2019 Fecha de Seguimiento DCI: ENERO 2 AL 16 de 2019

COMPONENTE

DIR. PLANEACIÓN CORPORATIVA

PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO

Dir. Planeación Corporativa

Dir. Control Disciplinario

Al iniciar el 2019, se revisaron las 295 actividades del Modelo de Operación por Procesos, permitiendo identificar 47

posibles riesgos de corrupción. En el 2o. seguimiento cuatrimestre, la gestión realizada por los líderes de la empresa

permite ajustar el Mapa eliminando 4 posibles riesgos de corrupción respecto a los 47 presentados en el periodo

anterior.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Al finalizar el 2019, la gestión de control de riesgos de corrupción dio como resultado 40 riesgos, indicando con ello,

que la empresa está comprometida con la prevención y no materialización de corrupción. Zona Extrema: 9. Zona Alta

17. Zona Moderada 14 y Zona Baja 0

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

3er-SegDCI-PAyAC-Dic-19 Página 1



% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RC3 ACTUACIONES INDEBIDAS EN LA PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS

PROYECTOS DE INVERSIÓN

1. Diseño e Implementación de la lista de chequeo para validar los requerimientos mínimos para

formular un proyecto.

2.Actualización y Capacitación del personal (Normas, procedimientos y nuevas tecnologías)

relacionadas con la Gestión Integral de Proyectos

3. Seguimiento Trimestral a los Proyectos de Inversión de la UENAA.

4. Seguimiento Interventoría de Obra.

5. Seguimiento a la Ejecución de la Inversión

1. Dpto. Planeación

2..Dpto Ingeniería e

Interventoría

3. Dptos. Planeación,

Ingeniería e Interventoría

4. Dpto. de Interventoría

5. Dpto. de Gestión

Administrativa

El área de Gestión integral de Proyectos (Depto. Planeación ), adelanta actividad de control previa a la formulación de

los proyectos. Revisan y verifican pre-requisitos de viabilidad técnica y financiera, para garantizar la correcta

ejecución de los recursos de inversión asignados por la Nación y evitar la materialización de los delitos de peculado

por apropiación, tráfico de influencia, enriquecimiento ilícito, uso indebido de información privilegiada e inhabilidades e

incompatibilidades.

Registran recursos financieros, alineación estratégica, responsables, fechas de inicio y fin, riesgos y cronograma de

ejecución. Monitorean el avance trimestral con indicadores estratégicos, tácticos u operativos, identifican

desviaciones. Realizan seguimiento trimestral a los proyectos tanto físico y financiero por cada actividad.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RC4 MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS INFORMES DE ENSAYOS O

CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE LA DAP, DAR Y

MEDIDORES

1. LAR: A través del Memo. 3100257932019 envió al IDEAM de soportes de contrato No. GUENAA-

201900032, para visita de renovación de la Acreditación del LAR. Fecha de visita 27 al 30 de May/19,

mediante el comunicado 20196010006331.

2. LAR y LAP: A través del Memo. 3100275292019, envió al Dpto. Gestión Administrativa UENAA

requerimiento para contrato de Auditorías Internas Laboratorios de Ensayos UENAA.

3. LMA: Revisión de certificados de Calibración para impresión del Software de Gestión SOFTMED

P&P V3, de Calibración de Medidores Acueducto

4. LAR , LAP y LMA: Revisión por la Dirección los Laboratorios de Ensayo y Calibración de la UENAA

5. LAR y LAP: Revisión y verificación diaria, datos primarios y resultados de ensayos para consolidación

del informe.

6. LAR, LAP y LMA: No se detectaron conductas contrarias en los valores de lealtad y honestidad del

código de ética.

LAR: AL Toledo, Prof.

Ensayos y Calibraciones I.

LAP: CJ Devia, Prof.

Ensayos y Calibraciones I.

LMA: JACapurro, Prof.

ensayos y Calibraciones II.

El IDEAM realizó la evaluación de renovación de la acreditación del Laboratorio de Aguas Residuales LAR, con

resultados satisfactorios: 05 Fortalezas, 03 Observaciones y 0 No conformidades.

Se adelantó la Auditoría Interna NTC-ISO/IEC 17025:2017 al Laboratorio de Agua Potable LAP, con resultados

satisfactorios: 6 Fortalezas, 18 Oportunidades de mejora y 4 No conformidades.

En los LAR, LAP y Laboratorio de Medidores Acueducto LMA, se adelantó auditoría interna NTC-ISO/IEC 17025:2017

a los procesos de Soporte empresarial de EMCALI que apoyan a los laboratorios, con resultados satisfactorios: 9

Fortalezas, 8 Oportunidades de mejora y 0 No conformidades.

En los LAR y LAP adelantan Revisión y verificación diaria de los datos primarios y los resultados de los ensayos para

la consolidación del informe, sin novedades.

EN el LMA adelantan Revisión y verificación diaria de los resultados de las calibraciones mediante verificación del

software utilizado para las actividades de calibración del Laboratorio de Medidores.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RCGE01 UTILIZAR LOS BIENES, RECURSOS Y/O EQUIPOS DEL SISTEMA DE

DISTRIBUCION DE ENERGIA EN BENEFICIO PROPIO Y/O DE TERCEROS.

1. Comité de maniobras

2.Control de materiales del área

3. Coordinación con el centro de control

4.Control de vehículos

5. Base de datos y georeferenciación de los activos del SDL

6. Sistema de gestión de calidad

7. Ordenes de trabajo

1. Dptos. Operación y

Mantenimiento.

2, 3 y 4. Jefe Depto. de

Mntto, Dir. Distribución y

Gerencia de Energía.

5.Siter Catastro de energía

1, 3 y 4. Reunión con Gerencia de Energía solicitando software para estos controles.

2. Participación de Ingenieros Líderes funcionales en Comités de maniobras.

5. software técnico de energía actualizado.

1. Participación activa de todas las áreas que requieren maniobras

2 y 7 Se encuentra en desarrollo implementación del SG Trabajo en Terrenos, donde se llevará este control.

Depto. Control de Energía, falta implementación para Distribución.

3. Seguimiento en comités operativos de distribución el primer día de la semana.

4. Instalación de AVL para todos los vehículos, (CODE) para seguimiento a la ruta, se gestiona aplicación para el

control desde Distribución. Registro de ingreso y salida de la panta Diésel I.

5. Cumplen protocolo de cambios en el SDL por mantenimiento, Implementación del SAP en el módulo de gestión de

activos.

6. Aplicación del sistema de gestión de calidad

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RCGE02 NO EJECUTAR, NO REVISAR Y NO REPORTAR LAS IRREGULARIDADES

ENCONTRADAS PARA LA REDUCCIÓN DE PÉRDIDAS DE ENERGÍA.

1. Interventoría al contrato. 2. Informe de interventoría. 3. Indicadores de gestión.

4. Actas de revisión e instalación en terreno. 5. Sistema comercial de EMCALI EICE ESP open Smart

Flex. 6. Informe mensual de conciliación de actividades ejecutadas por programa.

7. Software de pérdidas. 8. Seguimiento operativo a las actividades del plan de pérdidas de energía.

Dpto. Control de Energía

Seguimientos semanales a los programas de disminución de pérdidas con el apoyo del contratista de interventoría

WSP. Informe trimestral.

Comités de pérdidas mensuales con cada Contratista en compañía de la interventoría WSP.

Se ejecutan los contratos de disminución de pérdidas no técnicas de energía 500-GE-PS-1111-2016 DELTEC, 500-

GE-PS-1145-2016 CAM, contrato de Detección de irregularidades 500-GE-PS-1267-2016 PROING y el contrato de

interventoría 500-GE-PS- 0707-2017 WSP.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo de

Corrupción





de transparencia y


PRESTACION DE SERVICIOS ENERGETICOS




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RCGE03 MAL REPORTE DE ACTIVIDADES EJECUTADAS Y MATERIALES

SUMINISTRADOS EN LOS DIFERENTES PROGRAMAS DE DISMINUCIÓN DE

PÉRDIDAS DE ENERGÍA

1. Interventoría al contrato. 2. Informe de interventoría. 3. Indicadores de gestión.

4. Actas de revisión e instalación en terreno. 5. Sistema comercial de EMCALI EICE ESP

open Smart Flex. 6. Informe mensual de conciliación de actividades ejecutadas por

programa. 7. Software de pérdidas. 8. Seguimiento operativo a las actividades del plan de

pérdidas de energía.

Dpto. Control de Energía

Seguimiento al diligenciamiento de actas, calificación de rendimiento de cuadrillas, procedimientos efectuados,

resumen de no conformidades, en conjunto con el personal de los contratistas CAM, DELTEC y la interventoría WSP

Se actualiza continuamente el proceso de actuaciones administrativas, se implementa alternativa de Recuperación

Ágil que permite cerrar y conciliar rápidamente las irregularidades detectadas.

El proceso de despacho operativo se encuentra en etapa de maduración, aún en compañía de interventoría WSP en

pro de tener mas seguridad en cada caso y acta que se diligencia.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RCGE04 INTERVENCION EN LA TRAMITACIÓN, APROBACIÓN O CELEBRACION DE

UN CONTRATO CON VIOLACION AL REGIMEN LEGAL EN FAVORECIMIENTO PROPIO

O DE UN TERCERO.

1. Comité operativo de compra venta de energía

2. Comité directivo de compra venta de energía

3. Revisión por otros funcionarios de las actas de pago

Jefe Dpto.

PROF. Oper. I

Dan Aplicabilidad a la Res. GG 0975 May/23/11 - REVISION Y APROBACION DE LAS ACTAS DE PAGO

Actas de Comité Operativo de Compra/Venta de Energía (Acta). (Carpeta W:\Comun\COMITES GE\COMPRA VENTA

DE ENERGIA\COMITE OPERATIVO\2019)

Actas de Pagos (Carpeta W:\Comun\A-F TRANSACCIONES\CONTRATOS\CONTRATOS 2019\XM

S.A\COMERCIALIZADOR\Actas Definitivas)

Actas de Pagos (Carpeta W:\Comun\A-F TRANSACCIONES\CONTRATOS\CONTRATOS 2019\XM

S.A\GENERADOR\Actas Definitivas)

Actas de Pagos Contratos bilaterales (Carpeta T:\Facturacion\2019) - Varios Contratos con Agentes del MEM

100%Sigue su curso


2020

RCGE05 MANIPULACION DE LOS RESULTADOS DE ENSAYOS Y CALIBRACIONES

1. Sistematización de los ensayos y calibraciones

2. Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

3. Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

4. Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

Jefe Dpto. Servicios UDI,

Laboratorios y Alumbrado

Público

Prof. Laboratorio Energía

El Soporte, Actualización y Mantenimiento de la Base de Datos y Software de Calibración para la vigencia 2019 se

encuentra en trámite de contratación.

Evidencias de implementación de Planes de Acción para atender HNC de la Evaluación de Vigilancia de la

acreditación realizada en diciembre de 2019 aprobadas por el ONAC en diciembre de 2019 .

100%Sigue su curso


2020

RCGE06 MANIPULACION Y OMISION DE LA INFORMACION DE LOS ROYECTOS PARA

EL USO DE LA INFRAESTRUCTURA EN BENEFICIO DE TERCEROS

1.Aplicación de Normatividad vigentes. 2. Verificación en terreno. 3. Verificación y análisis de la

información. 4. Rotación del personal de terreno. 5. Sistematización del proceso

Carlos F. Florez. Jefe Dpto.

Héctor E. Guayupe Prof.

Oper. III

a. Revisan en terreno la solicitud enviada.

b. En caso de ser Viable, construyen el proyecto.

c. Para la entrega del proyecto, un técnico se encarga del recibo de la obra.

2. Adelantan Interacción con los cableoperadores.

3.Visitas a terreno por parte del Jefe de Dpto.

100%Sigue su curso


2020

RC040102-01 Posibilidad de recibir cualquier beneficio a nombre propio o de terceros con el

fin de utilizar información sensible de aplicativos desarrollados propios del negocio.

(RS=Moderado)

Número de formatos de confidencialidad firmados x contrato/ total contratos * 100

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Planeación

Identificado en el Subproceso de “Arquitectura de Telecomunicaciones y Conectividad”. En el mes de Julio se renovó

el contrato a dos trabajadores de prestación de servicios a quienes se les hizo firmar los formatos de confidencialidad,

cumpliendo con el 100% el indicador.

Se solicitó a los contratistas que obtengan los perfiles para uso de los aplicativos, gestión servicios, gestión ADSL y

portal servicio; actividad que se realiza mediante una solicitud en el aplicativo ticketguent.emcali.net.co con ticket SI-

06806 para el proceso de instalaciones.

33%

No registro avance

en el Cuatrimestre 3

Sigue su curso


2020

RC040104-01 Posibilidad de solicitar o recibir dádivas a nombre propio o de terceros con el

objetivo de utilizar información sensible de diseños desarrollados propios del negocio,

generar pago a contratistas sin el cumplimiento de los requisitos u obligaciones contractuales

y por el incumplimiento de todas las actividades del objeto contractual de los proyectos.

Número de formatos de confidencialidad firmados x contrato/ total contratos * 100

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Proyectos

Jefe Dpto. Implementación de

la Infraestructura

Identificado en el Subproceso “040104 - Desarrollo de Proyectos de Telecomunicaciones y Conectividad” en el mes

de Julio se firmó el compromiso de confidencialidad de dos trabajadores de prestación de servicios a cargo del área,

cumpliendo así con en 100% el indicador.

Por mesa de servicios sistema de tickets y/o correo electrónico de Emcali, se lleva control de las solicitudes de

diseños requeridas por otras áreas para dar solución al cliente. Los diseños de red interna de EMCALI no se

comparten con clientes externos.

33%

No registro avance

en el Cuatrimestre 3

Sigue su curso


2020

1er. COMPONENTE:Gestión del Riesgo de

Corrupción





de transparencia y


PRESTACION DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RC040105-01 Posibilidad de recibir cualquier beneficio a nombre propio o de terceros con el

fin de mostrar resultados positivos de la gestión del Negocio.

1. Informes mensuales de crecimiento del negocio por tipo de producto.

2. Informe Trimestral de gestión de Telecomunicaciones.

3. Seguimiento al plan de acción de la UENT.

Jefe Dpto. Administrativo y

Financiero UENT. (Beatriz

Narvaez Borrero)

Para este 2o. Cuatrimestre, se retira este riesgo de corrupción del subproceso del Dpto. Adm. y Financiero. Se

consideró que esa área funcional no era propensa a presentar algún riesgo de corrupción debido a que su

operatividad está sujeta a datos que se bajan de sistemas de información que alimentan múltiples personas y son

transversales dentro de la organización y que además, quedan como evidencia.

Para el 3er. cuatrimestre del año, se aplicará nuevamente la metodología incluyendo las demás áreas funcionales

para determinar si en su operatividad existe o no la posibilidad de estar expuesto a un riesgo de corrupción y proceder

a su identificación, control y seguimiento.

NA

En el Cuatrimestre 2,

se retira este riesgo

de corrupción del

subproceso del Dpto.

Adm. y Financiero

RC040201-01 Posibilidad de recibir o pedir dádivas a beneficio propio o de terceros con el

propósito de alterar las funciones del proceso de reparación de un servicio.

1. Plan de capacitaciones anual. 2. Actas de comité y registros de asistencia firmados.

3. Listado de llamadas telefónicas a clientes y observaciones. 4. Registro de asistencia a

capacitaciones, sensibilizaciones y socializaciones realizadas por la Dirección de control Disciplinario.

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur

- W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto.

Corporativos y Valor

agregado - F. ARROYAVE.

Capacitación, socialización y sensibilización por parte de la Dir. de Control Disciplinario sobre la Ley 734, código de

Ética y código penal frente al delito de Concusión y cohecho con frecuencia anual; incluyen contratistas y

supervisores.

Revisión y atención de PQR's referente a temas de corrupción por parte de los funcionarios; actividad que realiza el

ingeniero de planta externa del Dpto. al cual pertenezca el caso.

Efectúan muestreo trimestral, mediante consulta al cliente acerca del servicio recibido

100%Sigue su curso


2020

RC040201-02 Posibilidad de recibir o solicitar dádivas o beneficios a nombre propio o de

terceros con el fin de hurtar materiales, equipos y herramientas.

1. Actas de comité y registros de asistencia firmados.

2. Registro de orden de retiro de material impresa del SRF con Vo.Bo de responsables.

3. Actas de pago al proveedor de cable con la chatarra recuperada.

4. Ordenes de trabajo de instalación de sistemas de seguridad en la red.

5. Actas de pago al proveedor con material recuperado o retirado de la red.

6. Informe de Hurtos

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur

- W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto.

Corporativos y Valor

agregado - F. ARROYAVE.

Capacitación, socialización y sensibilización por parte de la Dir. de Control Disciplinario sobre la Ley 734, código de

Ética y código penal frente al delito de Concusión y cohecho con frecuencia anual; incluyen contratistas y

supervisores.

Denuncias ante la fiscalía frente a casos de hurto de cable de cobre donde se halla en flagrancia al presunto

delincuente.

Realizan filtros de autorización de retiros de material de almacén para la operación, asi como para la devolución a

bodega de transito de inservibles, material cable de cobre retirado, cuando realizan cambio de sección, según formato

diseñado.

Expiden órdenes de trabajo diarias, especificando cantidad, tipo de material (cable y alambre) y dirección de

instalación, según lo descrito en planilla del localizador y orden de trabajo del reparador. Verifican en sitio el

supervisor o interventor del grupo de trabajo del material utilizado.

100%Sigue su curso


2020

RC040202-01 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier dadiva o beneficio a nombre propio o

de terceros con los fines de realizar reactivación o reconexión de un servicio no autorizado

en la información comercial; hurtar equipos como baterías, aires acondicionados, tarjetas de

centrales, entre otras; y realizar o permitir conexiones de servicios no autorizadas, con

condiciones diferentes a las contratadas. (RS=Alto)

Dir. Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

El líder del área funcional de Gestión garantiza que los sistemas de gestión operen correctamente, mediante rutinas

de mantenimiento preventivo. De existir algún inconveniente para la realización rutinas, se escala al Jefe de Depto.

Multiservicios para tomar acciones. La evidencia queda registrada en los informes trimestrales.

El líder del área funcional de Gestión reporta al Dpto. de Facturación inconsistencias, mediante la revisión de las

solicitudes de inconsistencias reportadas por los sistemas. La evidencia queda registrada en los informes generados

por el área.

Los líderes de las áreas funcionales del Dpto. Multiservicios, (Gestión, Nodo e Iptv) garantizan que se legalice el

servicio contratado, mediante la realización de las rutinas correspondientes. En caso de que exista algún

inconveniente para la realización de las rutinas, se escala al Jefe de Depto. Multiservicios para tomar acciones. La

evidencia queda registrada en los informes trimestrales

100%Sigue su curso


2020

RC040301-01 Posibilidad de aceptar o pedir beneficios a nombre propio o de terceros con el

fin de alterar el proceso de homologación de equipos.

Certificados de homologación / Protocolos de prueba

numero de pruebas validadas / numero de pruebas realizadas

Dir. Ingeniería David Blandón

Jefe Dpto. de Proyectos

Del Subproceso “040301 - “Normalización y Estándares de Telecomunicaciones y Conectividad”. Se realizaron seis

(6) protocolos de pruebas de homologación de equipos, es decir, de los diez (10) protocolos de pruebas realizados,

seis (6) corresponden a homologación y cuatro (4) a validación.

El 40% de las pruebas no surtieron el procedimiento de homologación requerido debido a que no se cumplió con el

procedimiento de homologación de equipos por parte de otras áreas.

33%

No se registros

avance en el

Cuatrimestre 3

Sigue su curso


2020

RC040302-01 Posibilidad de recibir o solicitar beneficios a nombre propio o de terceros con

los fines de; no actualizar debidamente las ordenes cumplidas para servicios corporativos y

darle un uso indebido a las bases de datos de clientes, (LEY DE HABEAS DATA). • El indicador: Esta división debe tener tendencia a (1), porque la información suministrada de sistema

en estado, debe ser igual a la información de facturación o sistema comercial, de esta manera se está

garantizando que la facturación de órdenes se está realizando de manera efectiva.

Dir. Comercial Jorge E.

Martinez Velez

El coordinador (por segmento) canal comercial, revisa y actualiza órdenes cumplidas facturadas, aplicando acciones

correctivas, mediante solicitud de informes de ventas, instalación y cumplimiento, solicita a los vendedores informes

semanales.

Establece política de seguridad, manejo de base de datos, identifica veracidad de la información, identifica datos

sensibles, críticos y cómo se almacenara la información, blinda la información y reduce posibles fugas de información.

Fomenta buenas prácticas empresariales, por medio de reuniones, charlas, promueve la cultura anticorrupción,

valores éticos y sentido de pertenencia.

100%Sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y





% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RC040402-01 Posibilidad de recibir o aceptar dadivas a nombre propio o de terceros con los

propósitos de tener un indebido comportamiento en la ejecución de ajustes y descuentos de

manera irregular (descontar valores de facturas) que no poseen soportes y a clientes no

autorizados.

Los indicadores: ((# de descuentos y ajustes aprobados)/( # (de descuentos y ajustes))) *100

((# de ventas aprobadas )/(# de ventas )) *100

Jefe Dpto. Masivo Soffy

Mejia

Jefe Dpto. Corporativo

Nerieth Cardona

El coordinador canal comercial (por segmento) se reúne con su grupo de apoyo, discute acciones de seguimiento a

emplear, realiza supervisión de transacciones que requieran implementación de descuentos con base a la política

prestablecida. Evidencia actas de reuniones, e informe de contratos con transacciones aprobadas.

El coordinador (por segmento) canal comercial fomenta buenas prácticas empresariales, por medio de reuniones,

charlas, promueve cultura anticorrupción, valores éticos y sentido de pertenencia.

100%Sigue su curso


2020

RC040403-01 Posibilidad de aceptar o solicitar beneficios a nombre propio o de terceros con

el fin de hacer malversación de materiales y equipos utilizados en el proceso de instalación.

Informes de supervisión / Vales de entrega de materiales / Balance de consumo de materiales

cantidad materiales consumidos / cantidad materiales entregados *100

Jefe Dpto. Implementación

Juan M. Sanchez

El supervisor del contrato Venta-Instale, semanalmente genera balance entre lo entregado por Emcali y lo consumido

por el contratista (reporte almacén), este documento está soportado con la información descargada de las ordenes de

trabajo y las requisiciones de entrega de materiales realizadas por el almacén.

Con periodicidad mensual, se realiza el inventario físico en el almacén, validando los materiales disponibles. Los

porcentajes de entrega de materiales más relevantes son: Modem 96%, Cable telefónico 2x20 80%, STB 76%, ONT

94% y pashcort scapc 89%.

33%

No se registra

avance en el

Cuatrimestre 3

Sigue su curso


2020

RC040202-02 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier dadiva o beneficio a nombre propio o

de terceros con los fines de hurtar equipos como baterías, aires acondicionados, tarjetas de

centrales, entre otras

Director Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

Dptos. Multiservicios, Equipos de Apoyo y Multiacceso, reportan al Dpto. de Seguridad hurtos presentados. Hacen

reportes correspondientes. La evidencia queda en los oficios.

Depto. de Control Disciplinario charlas de prevención

Dptos. Multiservicios, Equipos de Apoyo y Multiacceso gestión en las diferentes centrales los accesos requeridos para

que los funcionarios realicen los mantenimientos. Hacen reportes. La evidencia queda en los oficios, en el módulos de

apertura de los equipos OUTDOOR, en las bitácoras del personal de seguridad de las plantas y en las OT de los

mantenimientos.

33%

Riesgo registrado en

este cuatrimestre.

Sigue su curso


2020

RCGCSC01 Manipulación de Expedientes. 1. Indexación de documentos en el operativo de gestión

documental en On Base ver memorando 6200114062019 en aplicativo de gestión documental. 2.

Presentación de proyecto corporativo para la custodia y organización física y digital del archivo, ver acta

de comité de Gerencia General No 004 del 7 de febrero del 2019

Dirección de Atención al

Cliente

CABINET en ONBASE fue creado, se cierra el Q137904 en oct-3-19, pendiente capacitación por parte del Dpto.

Gestión Documental a las Areas Funcionales de Atención Personalizada y Atención Escrita, para iniciar indexación de

documentos.

Presentación de proyecto corporativo para custodia y organización física y digital del archivo, acta de Comité de GG

No. 004 del 7 de feb/19. Se debe retomar con la nueva administración. Acta del Comité No. 13 de la Dir. Atención al

Cliente (6201013942019) de dic/27/19.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RCGCSC2 Requisitos incompletos y/o Adulterados. 1. Los Lideres de puntos de atención revisan

el 100% de requisitos aportados para ventas y financiaciones. 2. Los asesores comerciales pueden

verificar los requisitos aportados por el usuario a través del VUR (limitado a la cantidad de perfiles

asignados a la empresa) o solicitar revisión a Notarias por medio de correos electrónicos. 3. Los

Funcionarios del grupo de archivo del área funcional atención escrita, generan listado de tramites

realizados en la vigencia para confrontar contra los documentos entregados la complemitud y lleno de

requisito, antes de entregarlos al archivo fiscal.


Cliente

Los líderes de oficinas físicas de atención al usuario, entregan al Coordinador del Área funcional Atención

Personalizada, relación de tramites de ventas y financiaciones realizadas por los grupos de trabajo que tienen a

cargo, no reportan inconsistencias para este periodo.

Entre ago-9 y 16 de dic-19, el Area Funcional Atención Personalizada, reportó 21 casos de documentos que en

proceso de atención se detectaron con presunta alteración.

100%Sigue su curso


2020

RCGCSC3 Recibir dádivas o beneficios a nombre propio o de terceros o inducir al usuario a

otorgarlas para realizar trámites sin el cumplimiento de los requisitos.

1) Difundir información de trámites en canales de atención: Portal corporativo:

http://www.emcali.com.co/web/guest/tramites-y-servicios. / En las carteleras físicas de los puntos de

atención. / A través del Canal Telefónico: (http://weblog.emcali.net.co/) / En los centros de atención en

los televisores (terneros pendiente). 2) Requisitos publicados en los formatos de cada trámite. 3)

Participación de funcionarios en talleres de código de ética y de control disciplinario. 4) Publicación de

los Riesgos de Corrupción en (http://weblog.emcali.net.co/)


Cliente

Se re - emitieron los cinco (5) videos relacionados con gestión de trámites y de atención al usuario, a través de las

redes sociales (Facebook, twitter y YouTube).

No se registra acción nueva para este cuatrimestre, los requisitos están publicados en:

https://www.emcali.com.co/web/guest/tramites-y-servicios

Asistieron seis (6) personas a los talleres presenciales de Código Único Disciplinario.

Se revisó el estado de la actividad en el Comité No. 13 de la Dir. de Atención al Cliente (6201013942019) de dic-27-

19. Se indica que dependencias diferentes a la Gcia Comercial no han definido roles de conformidad con lo solicitado.

El tema debe retomarse en la próxima vigencia.

100%Sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


GESTION COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CLIENTE




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RCGCSC4 Uso indebido del Perfil (Dir. Atención al Cliente)

1) El sistema para ajustes tiene establecidos montos por cada rol, ver Res. GG-0775 sep./21/17. 2)

Revisión de ajustes realizados mediante generación de reportes diarios de ajustes y reportes que se

generan en la formas EMCCONDIFE (consulta de diferidos para rango de fechas). EMCGEREC (reporte

detallado de ajustes por funcionario) y reporte de generación automática

http://blade02bi/Reportrserver?%2FReclamos%2FREPORTE%20DIARIO&rs%3AParameterLanguaje=e

s-CO. y periódica mes vencido de reportes. 3) Documentación y/o actualización de documentos de

trabajo a través del Sistema de Gestión de Calidad


Cliente

Se atendieron 6.045 reclamos correspondientes a TPBC, Internet Banda Ancha y EMCALITV, se analizaron 782

reclamos, 13%.

Se encontraron 1433 inconsistencias, 92% error en la causa y 8% error en el ajuste. Se reporta al contratista y a las

áreas de atención personalizada para su respectiva gestión.

CABINET en ONBASE creado, cierre del Q137904 en oct-3-19, pendiente la capacitación por parte de Dpto. Gestión

Documental a Areas Funcionales Atención Personalizada y Atención Escrita, para iniciar indexación de documentos.

100%Sigue su curso


2020

RCGCSC5 Uso indebido del Perfil (Dpto. Facturación)

1) Monitoreo del uso adecuado del perfil con la verifican aleatoria de datos generados por reportes para

su análisis. / Solicitar al GTI la generación de auditorias e informes periódicos para el seguimiento a las

formas definida en cada rol del subproceso de facturación que puede generar eventuales modificaciones

en la facturación.

2) Monitorear las variables que intervienen en la liquidación de los servicios: Consumos por

desviaciones significativas, cobro de servicios instalados de telecomunicaciones entre otros.

3) Talleres, programas de formación y capacitación, para conocer derechos y deberes en el servicio

publico, fomento de autocontrol, además de variables para el análisis en la liquidación de la facturación.

4) Revisión y Actualización de los procedimientos, instructivos asociados al subproceso facturación

acorde con el Sistema de Gestion de Calidad.

Las actividades para la realización de análisis a la facturación están documentadas en procedimiento e

instructivos.

Departamento de

Facturación

El subproceso de facturación continúa con la operación para cada una de sus actividades en el OSF, conforme con el

proyecto de roles estructurado y documentado. Requerimiento GTI Memo. No. 611.1-DF-673-2017. Roles y controles

100% implementados.

Seguimientos SSPD: Controles e informes por ciclo por mes.

Telecomunicaciones: Controles de ciclo por mes, revisión de servicios instalados vs facturación, análisis de

inconsistencias.

Se efectuaron mesas de trabajo y capacitaciones puntuales:

a) Cambio de medidores por desarrollo tecnológico y preventivo” a cargo de la UENAA

b) SERVICIO Y RELACIONAMIENTO CON CLIENTES”,

c) ECONOMIA FAMILIAR, INTELIGENCIA EMOCIONAL”, RELACIONES INTERPERSONALES”.

100%Sigue su curso


2020

RCGF01 Realizar causaciones sin el cumplimiento de los requisitos legales.

1.Rotación de los funcionarios para la asignación de causaciones

2. Un funcionario es el que reconoce el hecho económico y otro funcionario la verifica.

Dir. Contabilidad

Los Controles diseñados, permiten que durante el periodo evaluado no se presenten eventos de materialización.

Se adopta estrategia de “Monitoreo y seguimiento periódico de las actividades susceptibles de corrupción”, contribuye

con el cumplimiento de los objetivos de los subprocesos, alineados al objetivo estratégico C4 Consolidar a EMCALI

como una empresa rentable y sostenible.

100%Sigue su curso


2020

RCGF02 Alteración de información financiera oficial privilegiada.

Contabilidad: 1.Rotación de funcionarios - 2. Autoevaluación a las cuentas antes del cierre

Presupuesto: 1. Rotación de actividades durante cada periodo a los funcionarios que conforman

grupos de trabajo. 2.Verificación y validación de la información antes de su entrega

Dir. Contabilidad

Dir. Presupuesto





100%

Sigue su curso


2020

RCGF03 Direccionar a beneficio propio o de terceros los recursos de la Empresa.

1. Verificación periódica de autoridades en el aplicativo.

2. Revisión aleatoria de los pagos aplicados

Dir. de Tesorería





100%Sigue su curso


2020

RCGF04 Liberar la cuenta sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.

1.Realizar chequeos permanentes.

2. Realizar seguimiento a requerimientos hechos a la GTI.

Dir. de Tesorería





100%

Sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


GESTION FINANCIERA




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RCGF05 Retener o adelantar el pago de un tercero a beneficio propio.

Validar las cuentas al cierre de mes que quedan pendientes de orden de pago en la Dirección de

Tesorería.

Dir. de Tesorería





100%Sigue su curso


2020

RCGF06 Inadecuado uso del perfil y/o selección de plan para la rebajas de los recargos de

mora en los acuerdos de pago.

1) Visto bueno del jefe del departamento en los descuentos de recargos por mora de acuerdo al art. 5

literal C de la Resolución GG 000921 de 2017

2) Socialización de la Resolución No. 000921 de 30 de noviembre de 2017

3) Verificación mensual de los descuentos de recargos por mora en acuerdos de pago

4) Revisiones mensuales en el Informe de notas - Detalle notas por mes y causa.

Causas: 55- 76-83 y 98, se verifica los perfiles usuarios respecto a los valores rebajados y se informa

a las Áreas de Cobro Coactivo y Atención al Cliente y demás que hayan efectuado rebajas.

1,2,3,5 Jefe Dpto. Cobro

Coactivo

4 Jefe Dpto. de Cartera

Cartera: Reporte mensual y correo electrónico. Verificación mensual de los descuentos de recargos por mora en

acuerdos de pago.

Cobro Coactivo: Reportes

Controles que evitan eventos de materialización en el período.




100%Sigue su curso


2020

RCGF07 Dar de baja la cartera de un usuario sin autorización.

1) Socialización de la Res. GG-001224 de 2015

2) Revisión del Informe de notas - Detalle notas por mes y causa. Extinción de cartera jurisdicción

coactiva 39, 44, 48, 59 y 86

3) Verificación del reporte por uso de causas y perfil ( -3, -2, 62, 93)

1,2 Jefe Dpto. Cobro

Coactivo

3 Jefe Dpto. de Cartera





100%Sigue su curso


2020

GAGHA01 Direccionamiento por tráfico de influencias en la provisión de personal.

1. Gestionar la provisión de personal de EMCALI a partir de aplicación de la política de talento humano,

lineamientos, directrices y los procedimientos vigentes de selección y vinculación de personal directo e

indirecto (Servidores públicos, aprendices y contratistas por prestación de servicios).

Gerencia General

GAGHA

Dpto. Gestión Talento

Humano y Organizacional

En cumplimiento de las directrices de la Gerencia General y en concordancia con las necesidades y priorización de

provisión de personal, a fin de proveer a los procesos personas idóneas y competentes, se aplicaron los

procedimientos de selección y vinculación establecidos.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

GAGHA02 Uso indebido de la información asociada a la Gestión de Talento Humano.

1. Realizar las actividades producto de las directrices y lineamientos emitidos desde la gestión del

comité de gobierno Digital, que corresponda adelantar la Gerencia de Área de Gestión Humana y

Activos

Gerente de Área Gestión

Humana y Activos

Gerencia de Área Tecnología

de la Información

La GAGHA participa de manera activa en la ejecución del proyecto Planificación de Recursos Empresariales – ERP,

en las diferentes etapas definidas, de Parametrización. En el módulo de HCM se gestionan las siguientes actividades:

100% de los workshop (presentaciones de los módulos); se contextualizan procesos y se conoce la operación de la

herramienta.

Se construyen libros de trabajo y BPDD, se consigna la información de la forma de gestionar los RRHH, se configuran

módulos de acuerdo a necesidades y el estándar de la herramienta; el módulo de nómina y administración de personal

requirió desarrollos para cumplir requerimientos de Emcali.

Especificaciones técnicas: Se adelantó la revisión de dichos documentos, se incluye la información técnica para la

configuración de los módulos

Pruebas Unitarias: Se agotaron pruebas unitarias para los módulos de PT, PY, PA y OM

Iteraciones: Para el módulo de SSFF adelantan iteraciones (pruebas unitarias). Pendiente la iteraciones 2

El módulo de HCM tiene pendiente construir matrices de los roles y perfiles.

Se evidenció en el autodiagnóstico de Gobierno Digital, que el proceso de Gestión de Incidentes de Seguridad aún no

está operativo.

Cuenta con hoja de ruta establecida para mejorar el indicador de Seguridad de la Información

La mesa de trabajo designada por el Comité Técnico del SGSI cuenta con un plan de trabajo que de manera integral

desarrolle las temáticas relacionadas con este aspecto.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


GESTION DE TALENTO HUMANO




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

GAGHA03 Uso indebido de los activos y recursos de la empresa asociadas a la Gestión de

Talento Humano (Tiempo laboral, elementos de protección personal, dotación, entre otros)

para realizar otras actividades y/o realizar actividades propias de los servicios a cambio de

beneficios particulares.

Asociados con el tiempo laboral:

1. Personal y Sistema de control de ingreso y salida en las sedes de EMCALI

2. Fortalecer gestión de registro y control de tiempo laboral, horas extras y turnos- Informes de

Ausentismos Horas extras y turnos

3. Equipos Biométricos de ingreso y salida del personal

4. Realizar las jornadas de Socialización e interiorización del código de ética de EMCALI

Asociado con la dotación y elementos de protección personal:

1. Personal especializado en las sedes de la empresa que realizan seguimiento y control a cumplimiento

de normatividad asociada con dotación y elementos de protección personal

2. Gestión de entrega y control de uso de la dotación

3.Gestión de entrega y control de uso de los elementos de protección personal


Humana y Activos

Gerentes UEN's

Jefes de Dpto. de Gestión

Administrativa y de Activos

Adelantan control del registro ingreso y salida del personal en las 98 sedes de EMCALI donde se cuenta con personal

activo,

Verifican la información asociada con el reporte del tiempo extra y turnos, preparación y emisión de informe de

ausentismo.

Registran ingresos y salidas del personal de la empresa, soporte para la liquidación de nómina (permisos, faltas de

asistencia, tiempo no laborado, entre otros).

Gestionan actualización del código de ética de EMCALI, dado que el anterior está sujeto a la adopción del modelo de

Gobernanza. Adoptan instrumentos del gobierno corporativo, esperan contar con el código de ética ajustado a

principios del 2020.

Personal especializado en las sedes de la empresa adelanta seguimiento y control a cumplimiento de normatividad

asociada.

Adelantan proceso de provisión de personal profesional mediante concurso interno, fortaleciendo la gestión del SST

en la empresa, a dic/19 proveen 3 personas con el cargo Profesional Administrativo II.

Gestionan entrega y control de uso de la dotación. Adelantan proceso contractual adjudicado a la empresa UNIROCA.

Proyectan iniciar entrega al personal a partir del 27 de ene/2020 por espacio de siete semanas.

Gestionan entrega y control de uso de los elementos de protección personal EPP's. Realizan inspecciones de

seguridad en las actividades de alto riesgo y vías públicas, verificando el cumplimiento de uso de EPP's. Ejecutaron

500 Inspecciones en tareas de alto riesgo y vías públicas.

Realizan sensibilización en peligros y riesgos asociados a accidentalidad. Involucraron contratistas PS, Terceros y

Contrataciones Externas.

Adelantan capacitación y evaluación en la eficacia de la formación PS´s o Terceros en temas de SST a 259 Personas,

3 Funcionarios,14 PS, 181 Contratistas, 63 Subcontratistas en 35 Jornadas.

Adelantaron Medición y análisis de los indicadores de gestión a 29 contratistas. Verifican cumplimiento de las normas

de SST a contratistas.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

GLBS01 Uso indebido de la información asociados a la gestión logística de bienes y

servicios.

1. Realizar las actividades producto de las directrices y lineamientos emitidos desde la gestión del

comité de gobierno Digital, que corresponda adelantar la Gerencia de Área de Gestión Humana y

Activos


Humana y Activos

Gerencia de Área Tecnología

de la Información

La GAGHA participa de manera activa en la ejecución del proyecto ERP en las diferentes etapas definidas,

Parametrización de la herramienta.

Módulo MM- SAP Almacén: Definidos Centros Logísticos de EMCALI (EJEMPLO: DIESEL 1, NAVARRO, CAM).

Definen e identifican los datos a diligenciar para la plantilla de datos maestros.

Definen Categoría y Subcategorías Para Grupos de Artículos: Requeridos Para Diligenciar La Plantilla De Datos

Maestros, Igualmente Tipos De Material. Homologan Código SRF – SAP, para cargue de datos. Definen movimientos

del almacén, los cuales se deben configurar en SAP.

Adelantan pruebas unitarias de los movimientos del almacén. Definen roles padres para módulo MM.

Participación permanente y activa en los módulos AA (Activos), MM (Almacenes) y PM (Mantenimiento). El contrato

200-PS-1133-2018 inicia en sep./19. En nov/19 se asigna líder funcional para PM. Cuentan con los datos maestros

para el modulo PM de los equipos a cargo de la GAGHA que serán migrados al módulo PM SAP. (Parque Automotor,

Aires Acondicionados, Ubicaciones Técnicas corporativo).

Como avances en el módulo de PM se reporta: Se tienen listo y revisado los Script para las pruebas integrales de PM

Corporativo incluido los datos maestros necesarios para las pruebas. Tienen elaborados los perfiles simples padres

para el modulo PM. Los perfiles simples hijo (con restricciones) se tiene un avance del 90% se espera entregar antes

del 10 de ene/20. Cuentan con plan de capacitación para modulo PM corporativo. GTI agenda fechas para las

respectivas capacitaciones.

El proceso de Gestión de Incidentes de Seguridad aún no está operativo. Cuentan con hoja de ruta establecida para

mejorar el indicador de Seguridad de la Información. La mesa de trabajo designada por el Comité Técnico del SGSI

cuenta con un plan de trabajo que de manera integral desarrolle las temáticas relacionadas con este aspecto.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


GESTION LOGISTICA DE BIENES Y SERVICIOS




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

GLBS02 Uso indebido de los recursos y activos de la empresa asociados a la gestión

logística de bienes y servicios.

Acción General

1. Informe de resocialización

Asociados con los equipos y vehículos:

1. Implementar del PESV -Plan Estratégico de seguridad vial .

2. Asociados con la gestión de seguridad física:

2.1 Aplicación de protocolo de seguridad - ingreso y salida de activos

2.2 Medición y Reporte de resultados de indicadores de daño a la infraestructura y hurtos

GAGHA

Gerentes UEN's.

Jefes de Dpto. Gestión

Administrativa

Depuran carnet de conducción, verifican vigencias, categorías y restricciones de licencias de tránsito, para el mes de

noviembre se logran verificar en la página RUNT 177

Incrementan el registro de chequeo pre operativo a través del Smartphone, pasando de 40 a 100 reportes,

registrando un 19% de cumplimiento en el diligenciamiento, dentro del proyecto de implementación de Gerenciamiento

de Flota.

Asociados con la gestión de seguridad: Tecnifican protocolos de seguridad en cada sede; disponen de 2 centros de

operaciones de seguridad las 24 horas y un dispositivo de seguridad física para velar por el orden y control en 130

sedes de las diferentes unidades de negocio.

Desarrollan proyecto de seguridad electrónica en Centro Operativo Navarro, Boulevard del Río y CODE. Contrato 800-

CS-1014-2019

Realizan proyecto de optimización del sistema de control de acceso del CAM. Contrato No. CMA-1020-2018-800-OS-

1490-2019, el cual tiene como alcance: Optimiza sistema de tornos control de acceso. Entrega de Web Service a GTI

para adelantar desarrollo de integración con el sistema de nomina. Instalan puerta persiana para mejorar seguridad

del edificio. Instalan y enlazan biométricos en accesos al edificio. Enrolamiento de tarjetas de proximidad (carné

institucional). Módulo time and attendence para gestión de transacciones de tiempos y asistencias.

Realizaron visitas de supervisión propuestas en plan operativo de seguridad, reducen índice de novedades en las

sedes, en lo referente a hurto y agresiones al patrimonio. Disminuyen índices de suplantación de funcionarios y

acceso inconsulto a las redes de EMCALI por parte de terceros. No se presentaron eventos de hurto durante las

jornadas de recaudo en los C.A.L.I´s durante el año 2019. Realizan 85 aprehensiones por agresión y vandalismo a la

red y 865 acompañamientos a funcionarios para labores en terreno en zonas de alto de riesgo.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

RCGAE01 - Sesgar la inteligencia de mercado en o para beneficio de un tercero.

Acciones:

• Utilizar herramienta tecnológica para el manejo de las inteligencias de mercado

• Consultar o acceder a Base de Datos de proveedores y listados de precios

• Desarrollar y asistir a eventos con proveedores, así como, conocer modelos de contratación y de

mercado de otras empresas

• Capacitar y re - entrenar al personal al puesto de trabajo o enfocado a las funciones asignadas

Gerente Abastecimiento de

Bienes y Servicios

Dir. Abastecimiento y

Coordinadores a cargo

Utilizan herramienta tecnológica para manejo de inteligencias de mercado. Consultan y acceden a Base de Datos de

proveedores y listados de precios. Asisten a eventos con proveedores, conocen modelos de contratación y de

mercado de otras empresas. Capacitan y re-entrenan personal al puesto de trabajo o enfocado a las funciones

asignadas. Para Registro de Proveedores, programan evento para dinamizar relacionamiento y participación en

formulaciones de necesidades y servicios y manera óptima de abastecimiento. Establecen relación cercana EMCALI -

PROVEEDOR.

Adelantaron 19 Inteligencias de Mercado, 5 alcances de Inteligencias que venían del año anterior, 4 Workshops y

Capacitación del personal de la GAE.

100%Sigue su curso


2020

RCGAE02 - Manipular un proceso de contratación a favor de un tercero.

Acciones: * Establecimiento de lineamientos, unificando y fortaleciendo criterios y procedimientos. *

Implementación de seguimientos, controles y acciones

Dir. Contractual y

Coordinadores a cargo

Definen requerimientos, actividades y reportes del proceso, para administrar el flujo en los módulos: Modulo Registro

de Proveedores (Supplier Lifecycle and Performance-SLP): Capacitan a los usuarios finales, se encuentra en pruebas

y ajustes. Módulo Sourcing - Etapa precontractual: se encuentra en configuración por parte de los consultores, se

iniciaron pruebas para los ajustes.

Módulo Contract – Etapa contractual: se encuentra en pruebas y ajustes.

Módulo Material managemente (MM): se encuentra en la consolidación de los datos maestros de bienes y servicios y

en la construcción de los scrips para pruebas integrales con los otros módulos de ERP. Diseño y configuración del

proceso en SAP-ARIBA Levantamiento de procesos y flujogramas. Definen estructuras en cada uno de los módulos

del ERP. Adelantan entendimiento de los procesos y mejores prácticas definidas en SAP-ARIBA. Rediseñan árbol de

categoría de abastecimiento. Cierran brechas entre los procesos manejados física y manualmente y los gestionados

por medio de la herramienta tecnológica. En la página web de EMCALI publican en línea las inteligencias de mercado

que se van requiriendo.

100%Sigue su curso


2020

RCGAE03 - Interés indebido en la supervisión de contratos.

Acciones: Establecimiento de lineamientos, unificando y fortaleciendo criterios como procedimientos

para la evaluación. Estandarización de procesos. * Implementación de seguimientos, controles y

acciones

Gerente Abastecimiento

Bienes y Servicios, Dir.

Abastecimiento, Dir.

Contractual y Coordinadores

a cargo

Adelantan reuniones con supervisores, acompañamientos y asesorías. Actualizan procedimiento, formatos e

instructivos. Adelantan talleres con contratistas, dan importancia a proveedores en la cadena de valor, aplican

criterios para evaluación y revaluación de proveedores. Socializan responsabilidad social de Emcali: objetivos de

desarrollo sostenible – ODS y política de sostenibilidad, materialidad desde la visión de los proveedores,

socialización en SST aplicada a los contratista. Identifican funciones de aseguramiento, con modelo de operación por

procesos.

100%Sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS - GAE




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RC060502-01 Posibilidad de percibir o pedir dádivas o beneficios a nombre propio o de

terceros con el fin de usar indebidamente la información

1. Fallas en la asignación de roles, perfiles y accesos. 2. Deficiencia en la gestión de seguimiento y

control por parte del responsable de la información. 3. Falta de mecanismos de reporte de actos de

corrupción que guarde la confidencialidad.

Actividades de control: a) Depuración periódica de permisos y gestión de roles de aplicativos de

sistemas de información. b) Determinación de la información reservada de la organización para generar

respectivas herramientas de control y medidas sancionatorias en caso de publicación de las mismas. c)

Activación de un mecanismo de registro de acciones de corrupción guardando la confidencialidad del

denunciante. Indicador: Número de registros reportados en la herramienta de gestión y base de datos

Gerente TI,

Jefe Dpto. Operaciones TI, y

Jefes Dpto., Directores y

Coordinadores de las

diferentes áreas

Se adicionó una causal relacionada con la selección del ejecutor de los proyectos con base a un perfil asignado

previamente; con el fin de determinar que el contratista elegido sea el idóneo para la ejecución del proyecto. Gran

parte de la gestión de GTI, se mide con estos resultados. El control será realizar un chequeo de acuerdo con los

requerimientos para que el seleccionado sea el óptimo y, con ello, presentar justificaciones de la elección en caso de

encontrar inconsistencias

100%Sigue su curso


2020

RCDRS 02 Ofrecer o difundir información reservada en beneficio propio o de terceros.

1 Acceso ilimitado de los contratistas a la información confidencial de la empresa 2. Falta

de seguimiento y control a los acuerdos de confidencialidad

Carlos Rodriguez Fuentes,

Carlos Alberto Diaz

Sanclemente

Incluyen cláusula que obliga mantener confidencialidad sobre información reservada durante el plazo de ejecución del

contrato y dos años más. Respetan acuerdos de confidencialidad suscritos por EMCALI con terceros para celebración

de negocios, pre-acuerdos o acuerdos por el mismo tiempo por el que EMCALI se compromete con los terceros a

guardar la debida reserva. Limitan acceso a información confidencial de la empresa y de la DRS al funcionario y al

contratista solamente al ejercicio de su pertinencia, competencias y funciones.

100%Sigue su curso


2020


Corrupción





de transparencia y


GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA

GESTION DE SERVICIOS LEGALES

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

Sandra L. Alvarez.

Alba L. Pantoja.

Juan C. Delgado.

Paola A. Vernaza.

Marcela Ramirez.

Diana M. Contreras

Alexandra Chavez.

Ramiro Torres

Diana Lucero Mejía.

Gerente TI,

Jefe Dpto. Operaciones de

TI, y Jefes Dptos., Dir. y

Coordinadores de las

diferentes áreas

RC060503-01 Posibilidad de recibir o solicitar dádiva o beneficios a nombre propio o de

terceros con el fin de asignar perfiles sin autorización

1. Injerencia externa y de la estructura de poder organizacional. 2. Insuficiente adopción de buenas

prácticas de seguridad de la información. 3. Insuficiente desarrollo de Sistemas de información, lo que

implica actividades manuales facilitando la manipulación o adulteración.

4. Adaptación subjetiva de las normas. 5. Discrecionalidad. 6. Amiguismo

Actividades de control: a) Depuración periódica de permisos y gestión de roles de aplicativos de

sistemas de información. b) Se realiza de acuerdo a los procedimientos establecidos en DARUMA con

formatos estandarizados para la ejecución del control. Ejemplo: lista de asistencia, acta de buen uso de

perfil, entre otros.

Indicador: Número de registros reportados en la herramienta de gestión.

1. DÉBIL PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. Se encuentra en un nivel de Índice de

Riesgo (IDR) en zona media, lo cual genera la atención para la aplicación de los controles

reformulados y mejorar las medidas de prevención de los controles en los procesos de las

actividades de los procesos de la Dirección Jurídica (Defensa Jurídica, Análisis y Conceptos

Jurídicos, Contratación), Gestión Documental, Relaciones Institucionales y Gobierno

Corporativo, de la Gestión Legal en EMCALI EICE ESP.

2. DESCONOCIMIENTO DE AGENDAS LEGISLATIVAS, REGULATORIAS Y

JURISPRUDENCIALES. Se encuentra en un nivel de Índice de Riesgo (IDR) en zona media,

lo cual genera la atención para la aplicación de los controles reformulados y mejorar las

medidas de prevención de los controles en los procesos de las actividades que realiza el

proceso de Gestión de Regulación, de la Gestión de Servicios Legales.

Diseñan plan de trabajo para 2020 con jefes y Gerente TI para realizar la adecuada gestión de los riesgos de

corrupción, contemplan comportamiento presentados en este seguimiento.

Socializan e Implementan “La guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas” a

todos los responsables de las áreas del GTI.

Implementan 6 pasos para construcción de un “buen” control con base a los cambios realizados en los riesgos:

responsable, periodicidad, propósito, cómo lo implemento, resultantes y las evidencias del control

Promueven mesas de trabajo quincenales de cultura de riesgo y anticorrupción en los procesos. Diligencian formatos

presentados por el grupo de riesgos del GTI.

Realizan reuniones con responsables de otras gerencias para alinear seguimientos y determinar el levantamiento del

riesgo de corrupción, revisar y diseñar controles compartidos.

100%Sigue su curso


2020

No se presentan eventos de materialización.

Realizan jornadas de trabajo para la definición de Líneas de defensa en los procesos de Gestión de Servicios

Legales.

Consolidan el Sistema de información para la consulta y acceso de la información de Gestión de Riesgos y de

procesos.

Implementan mecanismo para la atención de denuncias de Actos de Corrupción de EMCALI EICE ESP.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

RCDRS 03 Trafico de influencias en beneficio propio o de un tercero a partir de actividades

derivadas en el ejercicio de su cargo

1. Falta de capacitación

2. Ausencia de valores éticos

3. Falta de controles


Carlos Alberto Diaz

Sanclemente

Realizan programación semanal de actividades comunitarias planeadas y presentan informes periódicos. Hacen

evaluación y seguimiento de gestión comunitaria a funcionarios y contratistas en Comités de Dirección el primer día

laboral de la semana. En matrices de seguimiento y control verifican porcentajes de cumplimiento de funcionarios,

especialmente en atención a requerimientos y PQR’s reportados al CALL CENTER. Realizan acompañamiento y

verificación de la calidad de la gestión de funcionarios y contratistas encargados de la gestión comunitaria.

100%Sigue su curso


2020

RCDRS 01 Solicitar o recibir dinero o dadivas a cambio de favores o beneficios

1. Falta de ética

2 Falta de profesionalismo

3 Ausencia o valores débiles


Carlos Alberto Diaz

Sanclemente

Exigen a los funcionarios informes con los respectivos soportes de los asuntos y de la forma que son tratados en las

reuniones con los grupos de valor para atender Requerimientos y Derechos de Petición. Verifican la gestión a

funcionarios y contratistas de manera aleatoria e imprevista. Elaboran matriz de seguimiento al reporte de las

actividades que realizan funcionarios y contratistas. Promueven el autocontrol y permiten que los usuarios formalicen

la mayoría de sus requerimientos al Call Center 177. Realizan talleres y actividades de sensibilización y formación

para reforzar la toma de conciencia sobre las consecuencias de realizar actos de corrupción.

100%Sigue su curso


2020

Categoría 1. Seguimiento a la Politica de Racionalización de trámites.

Realizar seguimiento a la Política de Racionalización de Trámites. Realizar seguimiento periódico

mediante el autodiagnóstico MIPG a la política de racionalización de trámites. Fecha Máxima: 3er.

Cuatrimestre. Meta: Producto: Autodiagnósticos diligenciados

Dir. Atención al Cliente

El autodiagnóstico de Trámites con base en el MIPG, cerró en 89 puntos. Las actividades de mejoramiento realizadas

fueron las siguientes:

1) Implementación de encuesta para medir facilidad de acceso a los trámites e injerencia de tramitadores para

realizarla.

2) Difusión de canales y de acceso a trámites mediante redes sociales.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Categoría 2. Registrar y actualizar trámites y otros procedimientos administrativos en el

SUIT. 1) Revisar trámites cargados para verificar si requieren actualización: Se tienen cargados 16 trámites en

el SUIT, la meta es revisar al menos tres (3) priorizando aquellos sobre los cuales se detecten cambios

a nivel normativo o procedimental. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Meta: Tres (3) trámites revisados

2) Diseño del proyecto para implementar el trámite "Denuncio del Contrato de Arrendamiento": Este

trámite requiere diseño para posterior implementación, en su diseño intervienen Secretaria General,

Seguros y Financiero, para determinar y manejar pólizas, seguros o consignaciones monetarias.

Facturación, Cartera y Tecnología de la Información para cálculo de valor a asegurar y posterior

expedición de paz y salvo contra valores facturados. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto:

Evidencias implementación proyecto

1) Dir. de Atención al Cliente

2) Dir. Atención al Cliente

Dpto. Facturación

Secretaria General

Dpto. de Cartera

Gerencia Financiera

1) No se realizaron actividades de actualización de trámites

2) El tema continua en revisión para implementación, se están revisando propuestas de aseguradores para establecer

como aplicaría en EMCALI.

66%Tienen continuidad

en la vigencia 2020

Categoría 3. Identificar trámites de alto impacto y priorizar.Revisar priorización para identificar cambios: Ampliación de fuentes con las cuales se realizó la

priorización de trámites. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto: Evidencia de trámites priorizados


Cumplida en segundo cuatrimestre.

En la plataforma SUIT, están diligenciados los datos de operación en relación con la cantidad de trámites atendidos y

PQR's que derivan de esta atención.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Categoría 4. Estrategia de racionalización de trámites.1) Verificar que están incluidos los riesgos de corrupción asociados a la prestación de trámites y

servicios: Revisión de matriz de riesgos de corrupción. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto:

Matriz de Riesgos de Corrupción con inclusión de relacionados con gestión de trámites.

2) Definir y/o implantar acciones de racionalización administrativas en al menos dos (2) trámites de

acuerdo con la priorización: Continuar con las racionalizaciones de tipo administrativas (unificación de

procedimientos, atención de trámites en canal telefónico, presencial). Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre.

Meta: Definición de acciones de racionalización administrativas

3) Realizar la caracterización de al menos (2) trámites para revisar su implementación, bajo la

metodología de "Historia de Usuario", suministrada por GTI . (paso previo para la automatización): Antes

de iniciar la racionalización de tipo tecnológica, se deben caracterizar cada uno de los trámites "Historia

de Usuario". Adicionalmente, es conveniente esperar que culmine el proyecto "Implementación de

solución tecnológica para mejorar y automatizar el proceso gestionar PQR’s - PL_Q99863_CRMPQR",

dado que esta es la plataforma para gestión del trámite. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto:

Dos (2) historias de usuarios (1) (2)

1,2,3 Dir. Atención al Cliente

3 GTI

1) Se revisó la matriz de riesgos de corrupción en el Comité No. 13 de la Dirección de Atención al Cliente (acta

6201013942019), sin novedades en relación con riesgos materializados.

2) Para los trámites (1) Factibilidad, (2) Viabilidad y Disponibilidad Trámites, se tienen diseñados el formulario de

registro y las acciones de gestión. Se espera que entren en producción en abril de 2020.

3) Para los trámites (1) Factibilidad, (2) Viabilidad y Disponibilidad Trámites, se tienen diseñados el formulario de

registro (emcalicrmdp.crm2.dynamics.com) y las acciones de gestión. Se espera que entren en producción en abril de

2020.

66%

Actividad 1)

Cumplida

Actividades 2) y 3)

siguen en ejecución

en la vigencia 2020


Corrupción





de transparencia y


2o. COMPONENTE:Racionalización de

Trámites

ESTRATEGIA:Cerrar brechas en la Política

de Racionalización de

tramites y definir trámites para

racionalizar

2o. COMPONENTE: Racionalización de Trámites




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

Categoría 5. Resultados de la racionalización cuantificados y difundidos.

1) Diseñar y establecer metodología para cuantificar el impacto de las acciones de racionalización para

divulgarlos a la ciudadanía: Identificar cuales serian los métodos más eficiente para cuantificar el

impacto de las racionalizaciones realizadas. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto: Medios de

cuantificación diseñados e implementados

2) Diseñar y realizar campañas de apropiación de las mejoras realizadas sobre los trámites internas y

externas: Identificar cuales serian los métodos más eficiente para comunicar el impacto de las

racionalizaciones realizadas. Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre. Producto: Campañas diseñadas y

realizadas.

Dir. Atención al Cliente,

GTI

Coordinación de

Comunicaciones

1) Encuesta implementada en octubre de 2019, con cinco (5) preguntas sobre acceso a trámites y facilidad de

realizarlos sin requerir intermediación de terceros.

2) Los videos se publicaron en las redes sociales YouTube, twitter y Facebook.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Diseñar estrategias como: encuestas, grupos focales, visitas a la comunidad

Meta: Informe de necesidades, expectativas y respuestas de los grupos de interés

impactados.

Fecha Máxima: 1er. Cuatrimestre


Daniela Urrutia

Dir. Resp. Social

Se define como estrategia de evaluación el diseño de una encuesta que será aplicada por la Dir. de responsabilidad

Social, en el 3er. cuatrimestre a los usuarios beneficiarios de obras acordadas en visitas y recorridos del Alcalde y el

Gerente General de Emcali. Encuesta diseñada por la Dir. de Responsabilidad Social. Una vez definidas se validara

con Coordinación de Comunicaciones para acordar cuestionario final, validado por desarrollo organizacional y calidad.

Se realizaron 4 visitas, durante los cuales se atendieron inquietudes y requerimientos de la comunidad en materia de

servicios públicos y realización y/o finalización de obras: • Normalización servicio de energía sector altos de Santa

Elena, • entrega de obra entamboramiento Canal Cauquita Sur comuna 14. • Recuperación de más de un kilómetro de

espacio público comuna 14.

100%

El Gerente General

consideró que no le

aplica y que se daba

cumplimiento

mediante las visitas a

la comunidad

1) Realizar encuesta de satisfacción por uso de canales (personalizado, telefónico y virtual),

servicios de telecomunicaciones.

Meta: Cuatro (4) satisfecho. Periodicidad: Trimestral. Fecha máxima: 3er. Cuatrimestre

Dir. Atención al Cliente.

El indicador es de cálculo trimestral, por lo que, para este informe se presentan resultados con corte a septiembre de

2019: Canal Telefónico: Prom 4. NSU Canal Presencial: Prom 5. NSU Canal Virtual: Prom 4.

Los resultados de NSU para los servicios de energía, acueducto y alcantarillado se mostraron en el primer

cuatrimestre de 2020.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

2) Seguimiento a ubicación y actualización de información en portal corporativo.

Producto: Evidencia de actualizaciones en Portal Corporativo. Fecha máxima: 3er.

Cuatrimestre


Coordinación

Comunicaciones GTI

De septiembre a la fecha, se publica en YouTube, Facebook y twitter, videos sobre ubicación de información de

interés al usuario en el portal corporativo. 100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

3) Inventariar cantidad de encuestas adicionales requeridas para medir percepción y

satisfacción de acuerdo con Politica de Servicio al Ciudadano y Racionalización de Trámites

(MIPG). / Requerimientos establecidos. / Mediciones.

Producto 1: Inventario de encuestas requeridas. Producto 2: Requerimientos. Meta: Cuatro

(4) satisfecho. Periodicidad: Trimestral. Fecha máxima: 3er. Cuatrimestre


Coordinación

Comunicaciones

GTI

Encuesta inicia en octubre 1 de 2019 por parte de la UT Servicios Comerciales. 100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

4) Continuar con la ejecución del proyecto "Implementación de solución tecnológica para

mejorar y automatizar el proceso gestionar PQR’s - PL_Q99863_CRMPQR"

Producto: Avances y entregables sobre el proyecto.


Coordinación

Comunicaciones

GTI

Las actividades que han sumado para el cumplimiento del plan ha sido la implementación 100% de grandes clientes

de energía, la Gestión de conocimiento (Reemplazo de Weblog) y la estabilización de ambas plataformas. En el tema

de daños continúa pendiente las integraciones entre Open y CRM, las cuales deben tener un tiempo de afinamiento

del software, las pruebas técnicas y funcionales del mismo, capacitación del personal y puesta en producción.

El retraso ha sido por 2 situaciones: 1. No hay disponibilidad del Recurso humano técnico para el manejo de las

integraciones. 2. La incertidumbre en el cambio de las integraciones con Open, considerando los cambios que puedan

existir en la nueva versión con el proyecto avanza con la versión 7 de open. %Estimado: 100%. % Real: 94%. SPI:

94%

100%Sigue su curso


2020

2o. COMPONENTE:Racionalización de

Trámites

ESTRATEGIA:Cerrar brechas en la Política

de Racionalización de

tramites y definir trámites para

racionalizar

3er. COMPONENTE: Rendición de Cuentas3er. COMPONENTE:Rendición de Cuentas

ESTRATEGIA:Atender eficientemente los

requerimientos de los

grupos de interés.

Subcomponente 2. Fortalecimiento de los canales de atención.

4o. COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención del Ciudadano

4o. COMPONENTE:Mecanismos para Mejorar

la Atención del Ciudadano

ESTRATEGIA:Incrementar el

conocimiento que tenemos

de nuestros clientes /

usuarios para fortalecer

canales de atención




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

Ejecutar el programa de formación y capacitación establecido para el proceso Servicio al

Cliente.

Meta: Ejecución del 70% del PIFC .

Fecha máxima: 3er. Cuatrimestre

Gerencia de Gestión

Humana y Activos.


Cliente.

Se realizaron 13 de 18 eventos de capacitación programados, es decir el 72%. Las capacitaciones programadas y

dejadas de capacitar fueron: 1) ACCES intermedio. 2) Herramientas de georeferenciación (ARCGIS). 3) Manejo del

tiempo y 4) Lectura de medidores nuevas tecnologías (Energía y Acueducto). Las dos (2) primeras no se realizaron

por presupuesto, ya que se priorizaron aquellas que tuvieron mas impacto a nivel de cantidad de personal que se

beneficiarían del programa. La tercera se dejó para ser abordada por el Depto. de Seguridad y Salud en el trabajo,

como causa del riesgo psicosocial, y la cuarta se aplaza para ser realizada en el primer trimestre de la vigencia 2020.

100%Sigue su curso


2020

Caracterizar - segmentar a los usuarios de servicios

Meta: Revisar y actualizar caracterización / segmentación usuarios.


Dirección Comercial

La segmentación continua en proceso de revisión por parte de las Unidades de Negocio, se adiciona la actividad de

alimentar el sistema operativo comercial con la segmentación, se inició de forma paralela la caracterización de usuario

por comunas. Fecha propuesta de entrega marzo de 2020.

50%Sigue su curso


2020

Fortalecimiento del relacionamiento interinstitucional

Meta: Cantidad de acompañamiento a programas gubernamentales


Dirección de

Responsabilidad Social

Se articuló trabajo comunitario con 90 funcionarios de participación ciudadana, EMAS, el programa entornos

saludables y el programa TIOS 100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Propiciar espacios de sensibilización sobre uso eficiente y seguro de los servicios públicos

Meta: Capacitaciones a grupos de interés.


Dirección de


Se brindó capacitación a 4249 usuarios de las comunas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 16, 17, 19, 20, 21, los

municipios de Yumbo, Palmira, Bogotá, Florencia Caquetá y el departamento del Cauca100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Mesas de trabajo con grupos de interés organizados para socialización de obras y atención

de requerimientos relacionados con el servicio.

Meta: Cantidad de mesas de trabajo.


Dirección de


En cumplimiento de esta actividad se atienden 1563 usuarios habitantes de las comunas 1, 2,3, 5, 6, 7, 9,10, 11, 13,

14, 15, 16, 17, 21, 22, 57,59, corregimiento de Dapa, la Buitrera y el municipio de Yumbo100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Actividad:1) Desarrollar un canal de comunicación entre el cliente y todos los grupos de

valor de la empresa que permita identificar en tiempo real actos de corrupción y/o

transparencia al interior de la empresa.

Tarea: a) Elaborar e implementar protocolo para atención de los actos de corrupción. b) Adicionar al interior del

IVR (línea de atención al cliente 177), opción del reporte de actos de corrupción. c) Incluir en el botón de

transparencia en la página web, botón para reporte de actos de corrupción y afectación a la

transparencia. Meta o producto: a) Protocolo adoptado b) Opción adicionada IVR c) Botón

implementado. Indicadores: Porcentaje de implementación del canal. Fecha de cumplimiento: 01

enero 2019 al 31 diciembre 2019.

Actividad: 1. Proteger y asegurar el patrimonio documental de EMCALI.

Tarea: 1) . Centralizar la documentación resultante de la gestión en los Archivos de Gestión en el

Centro Único de Información, CUI. Meta o producto: Expedientes de los archivos de gestión

técnicamente organizados en físico y electrónicamente. Indicadores: Expedientes de los archivos de

gestión organizados técnicamente/Expedientes remitidos por las dependencias.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2019 al 31 diciembre 2019.

5o. COMPONENTE:Mecanismos para la

Transparencia & el Acceso

a la Información

ESTRATEGIA:Fortalecer la gestión

de información

empresarial

5o. COMPONENTE: Mecanismos para la Transparencia & el Acceso a la Información

LINEAMIENTO 2. Propender por el fortalecimiento de gestión tecnológica en EMCALI: Implementación aplicativo

ONBASE.

Se recibieron expedientes de archivos de gestión de 2018 de 20 dependencias y, de 2019 de 5 dependencias,

actualmente el Dpto. de Gestión Documental se encuentra realizando la integración con los documentos que llegan

por Ventanilla Única, a los expedientes respectivos y la validación de la organización técnica de expedientes.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

1. Secretaría General - Dpto.

Gestión Documental-todas

las dependencias de

EMCALI.

Secretaría General

Coordinación de Relaciones

Institucionales y Gobierno

Corporativo) -GTI - Dir.

Control Disciplinario

Gerencia Área Comercial y

Gestión al Cliente

Tarea Cumplida en el 2o. Cuatrimestre 2019

El protocolo para atención de los actos de corrupción se encuentra elaborado, se iniciaron las sesiones de trabajo con

los corresponsables para su consolidación; el porcentaje de avance de estas tareas, se cumple en un 100%, según lo

programado al 30 de agosto de 2019. A la fecha se encuentra activo, el formulario para las denuncias que podrán

hacer los ciudadanos, en la página WEB de la entidad en el encabezado de transparencia.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

LINEAMIENTO 1. Diseñar e Implementar acciones de “Alto Impacto” para promover la Transparencia & el Acceso a la

Información pública en EMCALI EICE ESP

Subcomponente 5.Relacionamiento con el ciudadano

Subcomponente 3.Talento Humano.

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para Mejorar

la Atención del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que tenemos

de nuestros clientes /

usuarios para fortalecer

canales de atención




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

Tarea: 2) Estructurar el proceso de digitalización de la documentación física que reposa en el

CUI. Meta o producto: Proceso Contractual. Indicadores: N/A.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2019 al 31 diciembre 2019.


Documental- Gerencia de

Abastecimiento

Se dio inicio, se ejecutó y terminó contrato con la firma especializada IMPRETICS para la organización técnica,

digitalización e indexación en el aplicativo gestor documental de los expedientes que reposan en el Centro Único de

Información CUI, digitalizando 4.239.040 folios.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Tarea: 3).Estructurar el proceso de digitalización e indexación de los documentos resultantes

de los procesos contractuales en conjunto con las áreas responsables.

Meta o producto: Reporte del aplicativo ONBASE de los expedientes electrónicos contractuales

almacenados

Indicadores: Expedientes contractuales organizados electrónicamente en el aplicativo OnBase/Total

de Expedientes Contractuales en ejecución.

Fecha de cumplimiento: 01 de Julio 2019 al 31 diciembre 2019.

3.Todas las dependencias de

EMCALI-Dpto. Gestion

Documental

Se expidió circular No. 1100798102019 del 16 de octubre donde se dieron directrices claras para que cada servidor

público encargado de gestionar la contratación

en su área, inicie la conformación del expediente electrónico en

OnBase, como requisito indispensable para la continuidad del proceso asi como la transferencia primaria al Archivo

Central, donde también se cuenta con un apoyo importante por parte de los gestores contractuales de GAE quienes

realizan permanentemente el cargue de documentos correspondientes a procesos contractuales.

Se capacitaron los equipos de trabajo que cumplen funciones dentro de las etapas contractuales. Para un total de

22.850 expedientes de contratos y 5.937 de procesos contractuales cargados.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2021

Actividad:2. Facilitar y estimular el conocimiento, y uso del aplicativo ONBASE en toda la

empresa, para fortalecer el servicio al cliente

Tarea 1: Elaborar y ejecutar cronograma de capacitación sobre el mejoramiento de la herramienta

OnBase en su versiona miento. Meta o producto: Listados de asistencia de los funcionarios

capacitados. Indicadores: % de funcionarios capacitados.


Tarea 2: Estructurar E-learning sobre el mejoramiento de la herramienta OnBase en su

versiona miento. Meta o producto: Publicación del e-learning en la intranet para evaluación de los

funcionarios. Indicadores: % de funcionarios capacitados.



Documental - GTI

Evidenciamos que como los cambios de la versión fueron netamente de diseño mas no de funcionalidad y

considerando las capacitaciones personalizadas y grupales que permanentemente realiza el Dpto. de Gestion

Documental, no fue necesario realizar el diseño del e-learning, que se había planteado en 2o. seguimiento.

50%

No fue necesario,

estructurar E-

learning sobre la

herramienta OnBase

en su

versionamiento.

Actividad:3. Liderar cultura “CERO PAPEL” en EMCALI y fortalecimiento gestión

documental

Tarea: 1) Generar lineamientos de cultura CERO PAPEL a través de la política de Gestión

Documental.

Meta o producto: Acto Administrativo formalizado de la Política de Gestión Documental.

Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2019 a 30 de abril 2019.

2, Depto. de Gestión

Documental

Se formalizó Acto Administrativo

Se realizó publicación semanal hasta el 30 de junio de piezas publicitarias con las directrices de la política, igualmente

en las capacitaciones y mesas de trabajo sostenidas con las áreas se ha socializado los lineamientos establecidos.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Tarea: 2). Socialización e Implementación Politica de Gestión Documental

Meta o producto: Publicaciones en la intranet de tips de la política y listados de asistencia de las

socializaciones con las dependencias

Indicadores: Dependencias socializadas/Total de dependencias

Fecha de cumplimiento: 01 de mayo 2019 al 31 de diciembre de 2019

2, Depto. de Gestión

Documental

Aparte de las publicaciones semanales realizadas con piezas publicitarias de las directrices de la politica, a través de

capacitaciones y mesas de trabajo sostenidas con las áreas se socializan lineamientos establecidos.100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2021

Actividad:4. Actualización Tablas de Retención Documental

Tarea: 1) Talleres de actualización de las TRD realizados a las dependencias de la empresa. (Vigencia

2018).

Meta o producto: Listados de Asistencia de los talleres realizados

Indicadores: Dependencias capacitadas/Total de Dependencias

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2019 a 30 de abril 2019.


Documental - todas las

dependencias de EMCALI

Desde el primer cuatrimestre se adelantaron talleres en todas las dependencias de EMCALI. Se cumplió en un 100%. 100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Tarea: 2) Revisión, ajuste y aprobación de las TRD enviadas por las dependencias.

Meta o producto: Acta de Comité de Gestión Documental.

Indicadores: Actualizaciones de TRD realizadas / Actualizaciones de TRD solicitadas.

Fecha de cumplimiento: 01 de mayo 2019 al 31 de diciembre de 2019.


Documental - todas las

dependencias de EMCALI

Se revisaron por parte del equipo de gestión documental, 39 TRD, las cuales fueron sometidas y aprobadas por el

comité de Gestion Documental. No se han realizado mas aprobaciones de TRD en Comité de Gestión Documental por

cuanto las áreas aun están pendientes de su envío y de la respectiva mesa de trabajo para conciliar ajustes.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2021



a la Información


de información

empresarial


Documental.

Se da continuidad al acompañamiento en sitio y refuerzo de capacitaciones a las diferentes áreas de la empresa, para

el tercer cuatrimestre del año se capacitaron 340 funcionarios, para un total capacitado de 2.371 servidores públicos

desde la implementación de la herramienta.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

Tarea: 3) Hacer actualizaciones en ONBASE. Meta o producto: Tablas de retención Documental

Actualizadas en OnBase. Indicadores: Actualizaciones de TRD realizadas / Actualizaciones de TRD

solicitadas. Fecha de cumplimiento: 01 de mayo 2019 al 31 de diciembre de 2019.


Documental.

Tarea: 4) Socializar la puesta en producción de las TRD actualizadas. Meta o producto: Circular de

Implementación de TRD actualizadas y publicación en la intranet de las mismas. Indicadores:

Actualizaciones de TRD realizadas / Actualizaciones de TRD solicitadas. Fecha de cumplimiento: 01

de mayo 2019 al 31 de diciembre de 2019.


Documental.

Actividad:5. Institucionalizar el uso del aplicativo.

Tarea 1: Seguimiento a la producción e indexación de documentos electrónicos de acuerdo a las TRD,

y al uso adecuado de la aplicación. Meta o producto: *Producción documental de las dependencias

sobre la herramienta OnBase. * Circulares y directrices del uso del aplicativo ONBASE. * Memorandos

de seguimiento a los funcionarios de la empresa sobre el uso del aplicativo ONBASE. Indicadores:

Comunicaciones enviadas a las dependencias. Fecha de cumplimiento: 01 enero 2019 al 31

diciembre 2019

Secretaría General -

Coordinación de

Comunicaciones.

Se realiza seguimiento al uso del aplicativo, indexación e implementación de firma digital con el fin de garantizar la

gestión del documento electrónico. Mensualmente se realiza el reporte de producción documental de las

dependencias en la herramienta. Se realizaron 27.884 consecutivos, e informes de estadísticas por dependencia. Se

hace seguimiento a directivos de la empresa en el uso de la firma digital, y seguimiento en el cargue de los correos

electrónicos en OnBase, actualmente el 99% de directivos (86 de 87) están utilizando la firma digital y el restante está

en proceso de reactivación por olvido, con esta implementación se restringe la impresión de memorandos en el flujo

de correspondencia interna.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Actividad:1) Integración e implementación.

Tarea:

1)Hacer pruebas pilotos con los aplicativos a integrar con OnBase

2) Puesta en producción.

Meta o producto: Pruebas piloto-integraciones.

Indicadores:1.Aplicativos integrados / Aplicativos viables para su integración.

Fecha de cumplimiento: a 31 diciembre 2019 (avance)

Actividad:1. Establecer convenios y acuerdos interinstitucionales.

Tarea: 1) Concertar mesas de trabajo con las entidades con que se requiere establecer sinergia con

sus plataformas.

Meta o producto: Actas y formatos de asistencia de las mesas de trabajo con entidades.

Indicadores: Mesas de trabajo realizadas/Empresas analizadas

Fecha de cumplimiento: a 31 de diciembre de 2019

LINEAMIENTO 3 (viene de año 2018). Declaración de compromisos por la

transparencia, la integridad y la prevención de la corrupción.

Actividad: 1) Elaborar, suscribir y difundir Declaración de compromisos por la transparencia, alineado

con el suscrito por la Alcaldía en julio de 2017.

Tarea: a) Elaborar proyecto de Declaración de Transparencia, aprobación y perfeccionamiento. b)

Seguimiento, socialización y sensibilización de la declaración de compromiso por la transparencia de

EMCALI al interior de la empresa. Meta o producto: a) Declaración de Transparencia. a) Declaración

de Transparencia socializada y sensibilizada.

Indicadores: a) # Declaraciones de Transparencia suscritas / Total de declaraciones de transparencia

por alinear. b) # Declaraciones de Transparencia suscritas / Total de declaraciones de transparencia por

alinear. Fecha de cumplimiento: a) 1er cuatrimestre de 2019 b) 2o. y 3er cuatrimestre de 2019

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:Diseño e implementación de

la propuesta de integridad y

prevención de corrupción



a la Información


de información

empresarial

6o. COMPONENTE: Otras Iniciativas

LINEAMIENTO 3.Integrar ONBASE con otros aplicativos de EMCALI.

LINEAMIENTO 4.Establecer sinergia con plataformas tecnológicas de otras entidades

Con la SSPD, se ha logrado una sinergia electrónica, los cumplimientos realizados por la Dir. de Atención al Cliente

son enviados directamente al correo dispuesto por la SSPD evitando la impresión física, así mismo la SSPD notifica a

EMCALI a través del correo [email protected] administrado por la ventanilla única y se radican en

OnBase para su trámite sin necesidad de imprimirlas ni enviarlas físicamente. Se continúa evaluando otras entidades

de interés de EMCALI para realizar las respectivas mesas de trabajo.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Secretaría General- /



Corporativo)

50%Sigue su continuidad

en 2020

a) La Declaración de Transparencia se encuentra elaborada, se sigue a la espera de ajuste y aprobación.

b) Una vez se apruebe la declaración se procederá a su socialización y sensibilización al interior de la empresa.

a) 80%

b) 3%

En el presente

cuatrimestre no se

registran avances

Actividad que

continua en la

vigencia 2020

Comité de Gestión

Documental - GTI.

Adicional a la integración con el SRH de OnBase que permite reflejar los funcionarios que se encuentran en periodo

de vacaciones o retirados, impidiendo asignarles documentos, actualmente se encuentra disponible en producción la

integración con el aplicativo para la gestión de procesos judiciales Jurisoft, permitiendo adelantar los tramites jurídicos

y el documento resultante ser archivado en la estructura documental de Onbase, de igual manera se dispuso en el

cliente de Outlook un icono de OnBase que permite cargar y ejecutar tareas de workflow directamente desde ahí. Se

esta evaluando y definiendo actividades para la integración con los diferentes módulos del ERP.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

Secretaria General -

Unidades estratégicas de

negocios. - GTI.

Se realizaron los siguientes requerimientos SD495832 y SD519198 a GTI solicitando que se debe garantizar el

versionamiento de las TRD en el aplicativo OnBase, para que en la producción documental, se evidencie la TRD

vigente y en el cargue y archivadores, se visualicen todas las versiones de TRD en diferentes estructuras; en mesas

de trabajo con GTI y los técnicos de SONDA se explico la operación y la estructura, realizándose el modelo conforme

a la necesidad. Una vez ejecutado este desarrollo por el proveedor de la herramienta, se procederá a realizar el

cargue respectivo.




% de

avanceObservaciones





COMPONENTE

Actividad: 2) Política Empresarial de transparencia y lucha contra la corrupción en EMCALI EICE

E.S.P.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política, aprobación y perfeccionamiento.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política de Lucha contra la Corrupción de EMCALI al

interior de la empresa.

Meta o producto: a) Política de prevención anticorrupción aprobada y suscrita. b) Politica anti

corrupción socializada y sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política de prevención anticorrupción. # de actividades de

socialización y sensibilización.

Fecha de cumplimiento: a) 1er cuatrimestre de 2019. b) 2o. y 3er cuatrimestre de 2019.




Corporativo)

a) La Política Empresarial de Transparencia se encuentra elaborada, se sigue a la espera de ajuste y aprobación.

b) Una vez se apruebe la política se procederá a su socialización y sensibilización al interior de la empresa.

a) 80%

b) 3%

Actividad: 3) Política para la declaración y trámite de los conflictos de interés.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política y aprobación.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política para la declaración y trámite de los

conflictos de Interés de EMCALI al interior de la empresa.

Meta o producto: a) Política de trámite de conflicto de interés aprobada y suscrita. b) Politica de trámite

de conflicto de interés socializada y sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política trámite de conflictos de interés. # de actividades de

socialización y sensibilización.

Fecha de cumplimiento: a) 1er cuatrimestre de 2019. b) 2o. y 3er cuatrimestre de 2019.




Corporativo)

a) La Politica para declaración y trámite de los Conflictos de Interés se encuentra elaborada, se sigue a la espera de

ajuste y aprobación.

b) Una vez se apruebe la política se procederá a su socialización y sensibilización al interior de la empresa.

a) 80%

b) 3%

Lineamiento 1. Código de Ética.

a) Implementar código de ética ajustado: - Gestionar la elección de miembros de comité

de ética de EMCALI. - Definir el plan de acción para la implementación de código de ética

ajustado. - Ajustar el Código de Ética de EMCALI de acuerdo con los lineamientos. -

Gestionar aprobación del acto administrativo que adopta código de ética ajustado. -

Gestionar comunicación masiva de acto administrativo de adopción código de ética ajustado

Meta o producto: Contar con implementación de código de ética ajustado

Indicadores: Cumplimiento de implementación de código de ética ajustado: (No. De

actividades cumplidos para implementar código de ética ajustado / No. total de actividades para

implementar código de ética ajustado) *100% Fecha de Cumplimiento: Abril - Julio de 2019

b) Realizar medición de cobertura de la gestión ética de EMCALI: - Determinar plan de

trabajo de la gestión de socialización e interiorización. - Desarrollar actividades de

socialización e interiorización de los valores éticos. - Preparar y presentar informes

asociadas al resultado de la gestión realizada.

Meta o producto: Nivel de cobertura de la población de servidores públicos a impactar con

la socialización e interiorización del código de ética en un 60% durante el 2019 Indicadores:

Nivel de cobertura en socialización e interiorización del código de ética: (# de servidores

públicos impactados en la socializados e interiorizados del código de ética / # total de servidores

públicos a impactar con la socialización e interiorización del código de ética) Fecha de

cumplimiento: Agosto - Diciembre de 2019

Gerente de área Gestión

Humana y Activos

Jefe de Dpto. Gestión

Talento Humano y

Organizacional

Comité de ética de EMCALI

Gestionan la actualización del código de ética de EMCALI, dado que el anterior está sujeto a la adopción del modelo

de Gobernanza. Se adoptan instrumentos del gobierno corporativo, se espera contar con el código de ética ajustado a

principios del año 2020.

En el primer cuatrimestre de 2019, se aprobó en Comité de Secretaría General, reasignar las tareas descritas a la

Coordinación de Relaciones Institucionales y Gobierno Corporativo, para lo cual se programaron y cumplieron mesas

de trabajo con el propósito de adelantar la entrega y recibo de las evidencias y/o antecedentes del componente 06.

A la fecha la Declaración de Transparencia, la Política Empresarial de Transparencia y la Política para declaración y

trámite de los Conflictos de Interés se encuentran elaborados, se sigue a la espera de ajuste y aprobación. Una vez

se apruebe la declaración se procederá a su socialización y sensibilización al interior de la empresa.

El porcentaje de avance de estas tareas, con fecha 30 de diciembre de 2019 se encuentra en un 80% de ejecución

para la elaboración, ajuste y aprobación de las políticas referenciadas. Una vez aprobados, continuará la segunda

fase consistente en el seguimiento, socialización y sensibilización de las políticas al interior de la empresa.

100%

Se dio cumplimiento

y sigue su curso


2020

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:Diseño e implementación de

la propuesta de integridad y

prevención de corrupción

Dirección de Control Interno DCI - Enero 16-2020 Directora de Control Interno DCI - Enero 16-2020

ELABORO: DIOGENES VELASCO LERMA - [email protected] CARMENZA PAZ GOMEZ - [email protected]

En el presente

cuatrimestre no se

registran avances

Actividad que

continua en la

vigencia 2020


empresas municipales de cali - emcali e ice esp ...€¦ · abren procesos de investigación,...

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