Framgångsfaktorer och hinder för en lyckad implementering

Björn Trägårdh, docentHandelshögskolan vid Göteborgs universitet

”Temporära organisationer för permanenta problem”

I studien granskas sju ESF-projekt (2008-2011) vilka riktades mot ”unga vuxna långt från arbetsmarknaden”.

Utvärderingar visade att projekten lyckades rätt bra.

Men de implementerades inte – metoder och arbetssätt togs inte över i ordinarie verksamheter.

Huvudsyftet är att beskriva och analysera varför det blev så och diskutera alternativ.

Skrifter från Temagruppen Unga i arbetslivet, 2012:1

Navigator-Center,Göteborg

Jobbcoach, Ale

Mellan Rum, Ale

Tusen nya ungdomsjobb, Luleå

KomPaRe, Piteå och Skellefteå

Nuevo, Uppsala

Nuevo, Västerås

Projekt som ingått i studien:

Detta tänkte jag prata om

1. Projekt och implementering – några utgångspunkter

2. Varför blev det (nästan) ingen implementering? Eller varför blev det (lite) implementering?

3. Hur organisera så att implementering inte blir ett problem?

Projektens 4 T

TimeTeam

Task

Transition

Team: projektgrupper samverkar över organisationsgränser.Time: 2-3 år. Task: samverka och utveckla metoder och som bryter deltagarnas utanförskap.Transition: vid goda resultat – ordinarie verksamheter implementerar.

(Lundin& Söderholm, 1995)

Två grundläggande utmaningar vid utvecklingsprojekt:

1. Utveckla det vi behöver i projektform2. Implementera det vi har utvecklat

1 a) Idéfas 1b) Planerings-fas

1c) Genom-förandefas

2. Avslutnings- och överlämningsfas

En avgörande fråga för permanenta organisationer

$

Ordinarie verksamhet/kontinuitet

Alternativa metoder/arbetssätt prövas

Löser eller skapar projektutvecklade metoder och arbetssätt problem i ordinarie verksamhet?

Projekt som lösning;Särkoppling

Problem

A. Policyorganisationer

B. Permanenta organisationer

C. Temporära organisationer

Kommunenssocialtjänst

Lokal arbets-förmedling

ProjektProjekt

ESF-rådet

AF nationelltKommun-styrelsen

Tar initiativ till projektSätter regler och ramar

Agerar projektägareTillsätter styrgruppImplementerar

Genomför projekt

Temagruppen unga i arbetslivet

Projekt är beroende part

i ett större system ProjektProjekt

Implementering är särskilt problematiskt i samverkansprojekt

Huvudman 1

Huvudman 2

Samverkansprojekt?

?

Mål och ansvar

ESF-direktiv Sprida erfarenheter

Implementera lyckade projektmetoder/-arbetssätt

2. Utveckla metoderoch arbetssätt

3. Samverka i projektet

1. Coacha projekt- deltagare

Effektmål

Projektledar- ansvar Projektägar-

ansvar

Projektmål

Ge projektdirektiv

Resultat – fjäderlätt implementering

• I projekten samverkade man, prövade metoder och arbetssätt för att få deltagare i jobb/studier. Projekten rapporterade goda resultat. Alltså borde permanenta organisationer implementera metoderna och arbetssätten.

• Styrgrupper/ordinarie verksamheter måste bestämma sig – vad gör vi nu?

• Implementeringsfrågan hanterades genom a och/eller b: a) införa en liten (billig) del av projektets metod/arbetssätt/samverkanb) söka medel för nya projekt.

• Att starta nya projekt är betydligt enklare än att fullt ut implementera projektutvecklade metoder, arbetssätt och samverkan i ordinarie strukturer. Varför?

Varför bara svag implementering?

ESF-projektet Projektmål

Implementera lyckade projektmetoder/-arbetssätt

1. Ingen tar ansvar för att nå effektmål

Varför bara svag implementering?

Metod/arbetssätt i ordinarie verksamhet efter politiska villkor

Olika slags lärandeOlika identiteter

2. Två världar - särkoppling mellan permanent och temporär organisering

Metod/arbetssätt i projektet enligt plan

Parallella men olika processer

Varför bara svag implementering?

$

Ordinarie verksamhet i ständig förändring

Entusiastiska eldsjälari stabila projektJa tack!

Nej tack!

Implementering kanske lönar sig på sikt, men blir dyrt direkt!

3. Externa medel möjliggör stabila projekt,men ökar förändringskrav i ordinarie strukturer

”Den grå vardagen”

Varför svag implementering- en sammanfattning

$

Ordinarie verksamhet/kontinuitet

Ja tack!

Nej tack!

1. Ingen tar effektmålsansvar

2. Särkoppling – olika villkor, processer och lärande

3. Fördyrande på kort sikt

Projekt

Tre åtgärder för att underlätta implementering

$

Permanenta organisationer

Utveckla implementeringsvänliga metoder och arbetssätt (”lean projects”)

Ja tack!

Ja tack!

Styrningen - fokus på effektmål Minska särkopplingen:

- kontinuerlig dialog

Organisatoriskt problem

Organisatorisk lösningTemporär (projekt)

Hållbar utveckling

Permanent organisation

Implementering

2. Pärlbandsstrategin

(från projekt till projekt)

1. Tvåstegsstrategin

(från samverkansprojekt till löpande verksamhet)

4. Strategi för permanent samverkan

3. Huvudmanna- strategin

Fyra sätt att organisera samverkan

(Samordningsförbund )

(en huvudman/organisation har ansvaret)

1. Tvåstegsstrategin(Först utveckla i projekt och sedan implementera i permanent(a) organisation(er))

Poänger

• Ger möjlighet att pröva nya saker

• Anpassad till finansiärers utvecklingslogik

• Projektmål nås ofta

Problem

• Implementeringsfientliga lösningar

• Projekt utgår inte från realia i permanenta organisationer

• Effektmål nås sällan

Motsättningar bildas mellan projekt och ordinarie strukturDet som utvecklats blir ofta svårt att implementera

2. Pärlbandsstrategin

Poänger

• Lätt att få projektpengar och samverka i projektform

• Fokus på projektmål – stort stöd till projektdeltagare

• Stör inte löpande verksamhet

Problem

• Stick i stäv med finansiärens intentioner

• Bara för projektdeltagare - effektmål utesluts

• Ingen utveckling av löpande verksamhet

Det som utvecklats implementeras inteRyckigt för målgruppen

3. Huvudmannastrategin

Poäng

• En permanent organisation får ansvar och mandat att hantera ett permanent problem

Problem

• Ansvarig huvudman har inte mandat att styra andra huvudmän = fortsatta implementeringsproblem

Motsättningen mellan projekt och ordinarie strukturförskjuts till motsättning mellan ordinarie strukturer

4. Strategi för permanent samverkan

Poänger

• Permanent organisationhanterar permanenta (samordnings)problem

• En huvudman för målgruppen

• Implementering undviks

Problem

• Samordningsförbunden har svag ställning

• ”Stuprör” och ”hängrännor ” separeras = former stelnar och lärande begränsas

Huvudmännen outsourcar samverkansuppgifter, men avsätts makt och medel för hållbar utveckling?

Några råd om Tvåstegsstrategin fortsätter att vara officiell huvudstrategi:

Permanent organisation:• Specificera villkoren för

implementering under projektplaneringen.

• Avsätt resurser för implementering (pengar, tid, kompetens, uppmärksamhet …).

• Löpande dialog med temporär organisation om implementering.

Temporär organisation:• Designa projekten

”implementeringsvänligt” – anpassa till rådande villkor i ordinarie verksamheter.

• Fastställ, mät och värdera vad som varit framgångsrikt.

• Löpande dialog med permanenta organisationer om implementering.