gli eventi - costruisci il tuo futuro
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Gli eventi – definizione e tipologie, le fasi di realizzazione, gli aspetti legaliTRANSCRIPT
B. GLI EVENTI
Gli eventi – definizione e tipologie
Le fasi di realizzazione
Gli aspetti legali
Di cosa parleremo
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Perché?
Rafforzare la propria immagine nella comunità in cui opera,
Sensibilizzare rispetto alle proprie cause sociali
Reclutare nuovi volontari
Raccogliere fondi per sostenere la propria mission.
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Definizione I
Evento: Avvenimento o iniziativa di particolare rilievo (Zingarelli, 2005)
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Definizione II
L’evento è una manifestazione pubblica resa
nota al fine di attirare l’attenzione e di suscitare
interesse nei confronti dell’ente o dell’azienda
che l’organizza e che prevede la
partecipazione di un pubblico interessato ai
contenuti esposti.
Fare eventi è creare relazioni, è comunicare, è
mettere in rapporto cose, idee e persone.
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Classificazione per dimensione
• Eventi più grandi, di solito hanno un target internazionale• Es. I giochi olimpiciMega Events
• Eventi che diventano un tutt’uno con le città ospitanti• Es. Carnevale di VeneziaHallmark Events
• Competizioni di respiro internazionale che attrarre un interesse da parte del pubblico attraverso la partecipazione diretta e i media• Es. Internazionali di Tennis a Roma
Major Events
• Eventi locali o di comunità, realizzati per il loro valore sociale e di intrattenimento
• Es. Festival culturali, Sagre, Mostre Minor Events
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Classificazione per forma I
• Conferenze, congressi, seminari, incontri, meeting, conventionConvegnistica
• Mostre, esposizioni, installazioni, inaugurazioniArti
• Rassegne, festival, proiezioni speciali, anteprime, installazioni e percorsiCinema e video
• Gare e competizioni, gare amichevoliSport
• Sfilate e anteprimeModa
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Classificazione per forma II
• Sagre, feste popolari, carnevali; festival e feste contemporanee, grandi mostre, grandi eventi sportivi
Marketing territoriale e
turistico
• Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontriTerzo settore
• Seminari, incontri, workshopFormazione e didattica
• Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere, eventi speciali
Marketing e comunicazione
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Eventi Culturali
Sono eventi di arte, musica, teatro, ma anche eventi enogastronomici.
Gli eventi artistici possono essere classificati in diverse
categorie:
Festival dedicati ad una forma d’arte (es. festival del
Fumetto, Presentazione libri)
Eventi che celebrano una particolare località (es.
sagre)
Eventi a calendario: culturali o religiosi (es.
celebrazioni San Patrick in Irlanda) Festival musicali
commerciali (es. Mondo Ichnusa)
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Gli eventi – Il ciclo di vita
Ideazione e Progettazio
ne
Pianificazione
Gestione e realizzazion
e
Chiusura e Valutazione
vengono definiti gli aspetti di contenuto (obiettivi, target, formato, contenuti budget, stile dellacomunicazione) e quelli logistici (modalità di realizzazione dell’evento, date, sedi, staff organizzativo)
si stabilisce un piano di lavoro (linee guida operative: azioni, timing,gruppi di lavoro): progetto interno + per i partners/interlocutori
analisi e controllo dei risultati in base agli obiettivi fissati in sede progettuale, nonché di consolidamento di lungo periodo delle relazioni attivate con i destinatari dell’evento
gestione operativa degli aspetti logistici e di contenuto indicati dal piano di lavoro (location, allestimento, strumenti di supporto, linea grafica, budget, merchandising;gestione del budget)
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Fase I – Ideazione e Progettazione
In questa fase l’evento viene definito nelle sue linee essenziali per
quanto riguarda obiettivi, destinatari, periodo e sede di svolgimento;
si effettua in sostanza una prima analisi di fattibilità del
progetto.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Stabilire gli obiettivi
Stabilire il tema
Individuare gli Stakeholders
Individuare la sede
Decidere la data
Stabilire il budget
Individuare lo staff organizzativo
Richiedere i patrocini
Individuare eventuali sponsor
Individuare le criticità
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Fase I a – Gli obiettivi dell’evento
Perché si fa l’evento? Quali sono le sue vere finalità?
La risposta a queste domande dovrebbe guidare tutto il planning.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Profitto per l’organizzatore
Portare fondi all’economia locale
Aumentare il numero dei turisti / Allungare la stagione turistica
Lanciare un prodotto nuovo (obiettivo di marketing aziendale)
Migliorare il percepito di una città, di un luogo, di un’attività
Celebrare un evento storico, una ricorrenza (es. Capodanno)
Aumentare la vendita di un prodotto
Raccogliere fondi
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Fase I b – Il tema dell’evento
Il tema è legato alla finalità dell’evento.
La scelta dei temi è infinita.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Storici
Geografici
Culturali
Sportivi
Musicali
D’intrattenimento
Artistici,
Culinari
Legati ad oggetti (barche,
fumetti, ecc.)
La scelta del tema è fortemente orientata dai gusti degli
Stakeholders
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Fase I c – Gli Stakeholders
Gli Stakeholders sono i “portatori di interesse”
Sono tutti coloro che hanno un ruolo, positivo o negativo,
nell’intero ciclo di vita di un progetto
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Partecipanti
Spettatori (e star)
La Comunità (che ospita l’evento)
Media
Sponsor
Organizzazione e team di lavoro
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Fase I d – La sede I
Il luogo dove l’evento viene realizzato è
determinante per la riuscita dell’evento e per
minimizzarne i vari rischi.
Alcuni luoghi sono spettacolari (es. grotte, antichi
anfiteatri…), ma occorre investire in attrezzature
per renderli agibili e funzionali.
Altri luoghi sono strutturati già per realizzare
spettacoli e ospitare del pubblico (es. teatri, centri
congresso)
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase I d – La sede II
Principali requisiti:
Ambiente
Località geografica
Accesso ai trasporti pubblici
Parcheggio
Opportunamente attrezzata (sale workshop, area ristorazione)
Quantità di posti a sedere
La presenza di attrezzature e dotazioni audio/video
Vicina a strutture ricettive per partecipanti e relatori
Costo decorazioni, suoni e luci
Rispetto requisiti di sicurezza
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase I e – La data
Il timing di un evento è legato al pubblico che si intende
coinvolgere, alle condizioni meterologiche o alla stagione e,
soprattutto, al provare ad evitare sovrapposizioni con altri eventi
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Stagione
Giorno/i della settimana
Orario
Durata
Occorre poi considerare anche il tempo per pianificare e organizzare
l’evento, con particolare attenzione ai tempi della burocrazia
La valutazione del concetto di evento deve considerare questi
fattori,a livello di timing:
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Fase I f – Il budget
Quando si studia il concetto di un evento è indispensabile una
stima iniziale dei costi
Ci vuole equilibrio tra la parte creativa e la parte economica. Spesso
gli aspetti creativi vincono … a scapito dei profitti!
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Principali voci di costo:
Location
Protagonisti
Comunicazione
Attrezzature
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Fase I g – Lo staff organizzativo I
Quando si sviluppa il concetto di un evento è importante
considerare anche le capacità della squadra che gestirà l’evento
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento
Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori,
concomitanze, sovrapposizioni)
Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed
uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti
Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato
all’evento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi
fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata.
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Fase I g – Lo staff organizzativo II
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i
fornitori (es. sedie, gazebo)
Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.):
prenotazioni, esigenze particolari
Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia,
uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di
garantire una omogeneità in termini di comunicazione
Occuparsi del recall
Occuparsi dell’accoglienza
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Fase I h – I patrocini
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi contenuti può
essere importante valutare l’opportunità di chiedere patrocini e
contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o altre
istituzioni.
Il patrocinio rappresenta una forma simbolica di adesione e una
manifestazione di apprezzamento per iniziative ritenute meritevoli
da parte dell’Ente
Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati
interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati
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Fase I i – Le sponsorizzazioni I
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Un’impresa fornisce un supporto finanziario o in natura a una
persona, un gruppo o un’organizzazione al fine di permettere a
questi di svolgere le loro attività e, al tempo stesso, di ottenere una
serie di controprestazioni in modo da favorire il perseguimento dei
propri obiettivi di marketing e comunicazione
L’impresa sponsor ha la facoltà di associare all’attività o alla
manifestazione sponsorizzata il proprio nome e/o la propria marca
assicurandosi un beneficio in termini di notorietà e di immagine
complessiva, con lo scopo di perseguire, in ultima istanza, finalità
di tipo commerciale
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Fase I i – Le sponsorizzazioni II
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Cosa possono portare gli sponsor all’evento?
Un finanziamento generico
per coprire le spese
Il sito dell’evento
La copertura media
(media partner)
I servizi di telecomunicazione
Il supporto IT
Oggetti fisici (es. premi, gadget,
ecc.)
Cibo e bevande
Il trasporto per artisti, atleti e
performers in generale
Intrattenimento e spettacolo
La ricerca degli sponsor chiede tempi anche lunghi, per cui è meglio
intraprenderla subito, anche per inserire gli nella realizzazione
grafica
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Fase I l – Le criticità
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
L’evento è una buona idea?
Abbiamo le capacità richieste per pianificare e realizzare
l’evento?
La comunità (ospitante) ci supporta?
Abbiamo le infrastrutture a disposizione?
Possiamo ottenere il luogo destinato all’evento ad un prezzo
ragionevole?
L’evento attirerà il pubblico?
Attirerà i media?
E’ finanziariamente sostenibile?
Quali sono i rischi?
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Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Fase II – Pianificazione
In questa fase viene programmata la realizzazione dell’evento,
identificando le risorse da reperire, le linee economiche da seguire e
il calendario delle attività. Vengono stabiliti i canali e gli strumenti
per promuovere l’evento (strategie di media relation) e preparati i
materiali utili alla campagna d’informazione
Definire e approfondire i contenuti dell’evento e il calendario
Individuare i protagonisti
Impostare la comunicazione
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase II a – Contenuti e Calendario
In questa fase è necessario rendere operativa la pianificazione
ovvero programmare le attività sulla base di quanto stabilito nella
fase di progettazione.
Si prepara un piano operativo in cui determinare tutte le
condizioni indispensabili per poter realizzare il progetto.
Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che
compongono il programma;
Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al
meglio i protagonisti.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase II b – I protagonisti
In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i
protagonisti dell’evento: relatori, attori, sportivi , ecc.
I protagonisti devono essere contattati formalmente con ampio
anticipo, specificando le caratteristiche tecniche dell’intervento
richiesto
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase II c – La comunicazione I
In questa fase è fondamentale impostare la linea grafica e
comunicativa del l’evento.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Il primo passo è la ricerca di un nome, di un logo, di un’immagine
che lo rappresenti e che lo renda distintivo.
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Fase II c – La comunicazione II
Quando si pianifica una campagna pubblicitaria, il primo passo è
definire CHI deve essere il destinatario del messaggio
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Una volta definito il target si cerca di capire a quali media è esposto.
TUTTI i media, classici e non (dall’affissione ai blog specializzati,
alle locandine in palestra)
Il primo strumento di comunicazione dovrebbe essere il sito
internet dell’evento
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Fase II c – La comunicazione III
Le domande fondamentali da
porsi:
Chi devo raggiungere
(target)
In quanto tempo
Con quale tipo di messaggio
Quanti soldi ho a
disposizione (budget)
Cosa fanno i miei concorrenti
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase II c – La comunicazione: promozione
Scegliere i mezzi di informazione per raggiungere il pubblico
potenziale: stampa, radio, TV; media locali, nazionali, internazionali;
ecc.
Decidere le modalità e i tempi per contattare i giornalisti e
mettere a punto i materiali utili da inviargli
Mettere a punto i materiali illustrativi dell’evento (pieghevoli,
brochure), tenendo conto del mezzo con cui vengono spediti (e-mail,
fax, posta, consegna a mano) dei tempi di consegna e dei costi
Organizzare una conferenze stampa (ovviamente se compatibile
con tempi e risorse economiche)
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase III – Gestione e Realizzazione
Occuparsi dell’articolazione dell’evento significa definire le modalità
operative e la tempistica di quanto già programmato e pianificato. In
sostanza si tratta di prevedere nel dettaglio le azioni da mettere
in atto prima, dopo e durante lo svolgimento della manifestazione,
prendendo in considerazione tutti gli aspetti legati all’evento
Aspetti comunicativi
Aspetti logistici
Aspetti organizzativi
Svolgimento dell’evento
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase III a – Aspetti comunicativi
In questa fase vanno effettivamente realizzati tutti i materiali
informativi decisi in precedenza.
Si tratta quindi di approntare i file definitivi degli elaborati grafici e
inviarli per la stampa, almeno 20 giorni prima dell’evento, per
avere il tempo di distribuirli in tutti i canali prescelti.
Allo stesso modo, gli inviti e il programma definitivo dell’evento da
allegare a questi ultimi deve essere pronto almeno 20 giorni prima
dell’evento.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase III b – Aspetti logistici I
La logistica è l’insieme di quelle attività che riguardano lo
spostamento di persone e materiali necessari alla realizzazione
dell’evento.
Principalmente riguarda:
Viaggi, trasferimenti e trasporti di persone
Trasporti e spedizioni di materiali
La gestione dell’accoglienza, degli alloggi e della ristorazione
L’organizzazione logistica influisce fortemente sulla buona riuscita
dell’evento, e ha un forte peso in termini di immagine
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase III b – Aspetti logistici II
La logistica deve essere attentamente pianificata:
Deve essere individuato il coordinatore dell’attività, l’unico ad
avere la responsabilità di stendere i calendari dei viaggi e degli
spostamenti di persone e materiali, ad aggiornare eventualmente il
budget, a trovare le soluzioni più opportune ed efficace in caso di
emergenza;
Vanno individuate le attività e assegnati i compiti da svolgere
nelle diverse aree: viaggi di persone, trasporto di materiali,
accoglienza.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase III b – Il responsabile della logistica
Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare come si
svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Decidere la disposizione dei posti dei relatori (e predisporre i
cavalieri), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico;
Decidere le modalità dell’accoglienza (ed eventualmente
predisporre il kit di benvenuto) e della registrazione dei
partecipanti ;
In caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei
relatori;
Assicurarsi della presenza del proiettore, se necessario, e
assicurarsi di avere preventivamente le slides da proiettare;
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Fase III b – Gestione dell’accoglienza
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Per gestione dell’accoglienza si intende un insieme di attività di
benvenuto che vanno dal gestire gli spostamenti degli ospiti da e
per il luogo di svolgimento dell’evento, al fornire (possibilmente per
iscritto) una serie di informazioni organizzative e tecniche
strettamente legate all’evento, o semplicemente ricreative,
finalizzate a rendere più piacevole la permanenza in un determinato
luogo, alla prenotazione dell’alloggio all’organizzazione dei pasti.
Nel caso di un convegno, l’accoglienza si preoccupa anche di
organizzare e gestire l’afflusso del pubblico.
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Fase III c – Aspetti organizzativi
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Perché l’evento “fili liscio”, devono essere ben gestiti due aspetti
fondamentali, che garantiscano a monte la corretta organizzazione
di ogni aspetto.
Segreteria organizzativa
Attività di contorno
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Fase III c – La segreteria organizzativa I
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione.
Nei materiali promozionali, negli inviti o nelle comunicazioni
devono essere chiaramente specificati:
Il nominativo esatto del responsabile/i,
I suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.)
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Fase III c – La segreteria organizzativa II
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che
serviranno per il giorno dell’evento, vale a dire:
Cartelline
Cavalieri
Badge
Fogli presenze
Eventuali materiali da consegnare
Eventuali manifesti da appendere
Prevede punto di accoglienza
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Fase III c – Attività di contorno
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Per attività di contorno si intendono tutte quelle attività che
garantiscono che l’evento si svolga in maniera fluida, che gli intoppi
vengano tempestivamente risolti e che vengano raccolte tutte le
informazioni necessarie per la comunicazione post evento.
Svolgimento del servizio fotografico
Organizzazione di un servizio d’ordine in caso di evento
all’aperto
Predisposizione di una segnaletica che faciliti l’individuazione
della location e le varie sezioni o che dirotti il traffico
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Fase III d – Svolgimento dell’evento I
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
All’effettiva partenza dell’evento, ognuno deve essere preparato a
rivestire il ruolo che gli è stato assegnato.
La Segreteria organizzativa si posizionerà
possibilmente in prossimità della sala che si
è deciso di utilizzare per l’evento,
predisporrà l’occorrente per la registrazione
dei partecipanti, farà in modo di snellire le
attese e consegnerà a tutti i partecipanti il
kit di benvenuto
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Fase III d – Svolgimento dell’evento II
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
Il “personale di sala” dovrà accogliere gli ospiti e farli posizionare
nei posti previsti, condurre le autorità dal presidente o dai membri
del direttivo o dai relatori e soprattutto sapere a memoria il
programma dell’evento
Il responsabile logistico deve garantire lo svolgimento lineare
dell’evento e risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi
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Fase III d – Svolgimento dell’evento III
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
È importantissimo che gli organizzatori dell’evento intrattengono
relazioni dirette con relatori, attori, pubblico, autorità: l’evento
non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro modo di
intendere le cose.
È importante far rispettare gli orari e affrontare tempestivamente gli
imprevisti in modo che vengano risolti nel modo più fluido possibile,
dando l’impressione che tutto proceda per il meglio.
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Fase VI – Chiusura e Valutazione
Nella fase di chiusura e valutazione l’evento viene concluso e si
procede con la verifica dei risultati.
Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati
Archiviare i materiali prodotti
Realizzazione delle eventuali prodotti editoriali
Verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale
Stesura e invio delle lettere di ringraziamento
Relazione finale
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Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Fase VI – Chiusura e Valutazione II
L’entità delle presenze registrate,
l’interesse suscitato nel pubblico,
l’adesione dei relatori, gli articoli apparsi
sui giornali, la quantità dei materiali
distribuiti, i consensi dei partecipanti,
sono i fattori che determinano la buona
riuscita di un evento, e aiutano a
costruire un’immagine vincente
dell’organizzazione.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e Progettazione
Pianificazione
Gestione e Realizzazione
Chiusura e Valutazione
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Aspetti legali – Adempimenti I
Per la realizzazione di eventi pubblici, o aperti al pubblico, la normativa italiana
richiede l’espletamento di diversi adempimenti.
In fase di programmazione è importante tener conto di tutti i requisiti, tecnici e
organizzativi, che vengono richiesti dagli Enti Pubblici per il rilascio di tali
autorizzazioni.
Tra gli altri aspetti da tenere in considerazione ci sono:
Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal testo
unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n.
196/2003)
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Aspetti legali – Adempimenti II
Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di
contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione
delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza.
Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre la
vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto.
Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di un’iniziativa
culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento dei diritti
d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia di zona della Società Italiana Autori
Editori (S.I.A.E.).
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
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