göteborgs universitet förnyas 2012-04-10

www.gu.se

Göteborgs universitet förnyas

2012-04-10

www.gu.se

Innehåll

• Inledning• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration

– Processöversikt– Nivå 1-beskrivning – Nivå 2-beskrivning

• Administrativ organisation; förslag – Institution – Fakultet – Gemensamma förvaltningen, struktur – Gemensamma förvaltningen, arbetssätt

• Allmänt om implementeringen

Verksamhetsområde

STÖD

PROCESS

LEDNING OCH STYRNING

ORGANISATION

KUNDPERSPEKTIV

Beställning

Utförande

Vision och mål

Begäran om åtgärd

Direktiv

StrategierMål Styrmodell Policies Kultur

UppdragVision Kunder Intressenter Erbjudande

Leverantör

Input

Mottagare

Output

Abc...

www.gu.se

Utforma Arbetsordnin

g

Resultat • Arbetsordning• Delegations-

ordning

Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav

Resultat• Beskrivning av

framtida gemensamma arbetssätt

• Definition av kompetenskrav

Specificera befintlig kompetens

Utforma struktur för den administrativa organisationen

Input

Input


framtida administrativ funktionell organisation och forum


befintlig kompetens

Etapp 2,5

Resultat• Insikt om

respektive förändringsresa

• Acceptans • Detaljerad plan

för hösten • Ta emot

resultaten• Bedöma resursbehov

i processerna• Genomföra riskanalys• Specificera respektive nuläge• Definiera eventuellt

kompetensgap• Utforma modell för bemanning

A-D

Input

• Realisera

Resultat• Nytt

arbets-sätt

Implementering

Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt

Maj-sep 2011

Okt-dec 2011

Okt 2011-apr 2012

Mar-apr 2012

Apr-maj 2012

Vår-sommar2012

Höst2012

1/12013

Resultat• Nya

dekaner• Nya

prefekter

1/72012

www.gu.se

Innehåll





www.gu.se

Stödprocessområde

Identifierade styrdokument

Utformade rollbeskrivningar

Utformade prioriterade processer

Identifierade stöd

Lag och förordning Policy

Kompe-tenskrav i processen

Rollbe-skrivningar

t ex: IT Mallar Checklistor

www.gu.se

Innehåll





www.gu.se

Arbetsgrupp Administrativ organisation

• Anna Lindholm• Bengt Ove Boström• Håkan Berg• Ingela Dahllöf• Karin Cedhagen • Lars Nilsson• Lena Rogström• Mats Edvardsson• Thomas Hartvigsson• Thomas Vestin• Yvonne Söderling

• Christina Rogestam• Karoline Axelson• Anne-Charlotte Karlsson• Viktoria Björcke

www.gu.se

Ämnen/verksamhetsindelning

• Ekonomi• PA/HR• Utbildning/forskning• Kommunikation• Infrastruktur • Allmän administration

• Kommitté för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

• Kommitté för utbildning på forskarnivå

• Forskningskommitté

• Ledningsgrupp

StudierektorKursansvarigProgramansvarig

Teknisk chef

Prefekt

Pro Vice

Institution

Administrativ chef

www.gu.se

Institution

Dekanus

Kanslichef

• Strategisk verksamhetsplanering och budget• Utbildning• Forskning• Kvalificerat stöd till Lärarförslagsnämnden• Kommunikation• Övrig fakultetsrelaterad administration

Pro Vice

Prefektråd/LG

Institution

Institution

Fakultet

www.gu.se

Gemensamma förvaltningen

Förvaltningschef

Forskningsservice/ Utbildning/Student • Forsknings- och

innovationsservice• Samverkan • Rekrytering av studenter• Antagning • Examina • Studie- och

karriärvägledning • Kommunikation ”extern”• Internationalisering• Analys och utvärdering

Personal/Ekonomi/Myndighetsstöd• Personal• Ekonomi • Kommunikation ”intern”• IT-staben• Projektkontoret • Miljöenheten • Myndighetsstöd

Rektors kansli• Samordning • Kommunikation• Verksamhetsplanering• Intern styrning och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till

universitetsledningen

Infra• IT-avdelningen• Service Center • Fastigheter• Investeringar• Vaktmästeri• Facility Management• Säkerhet • Lokalvård

Övergripande uppgifter• Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis• Planering

Samordnande chef Samordnande chef Samordnande chef Chef

www.gu.se

Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss

Forskningsservice/Utbildning/Student Personal/Ekonomi/Myndighetsstöd Infra/IT/Lokaler

F U S I IT L

FK Inst Inst FK Inst Inst Inst

TeamTeam Team Team

ServiceCenter

Campus

1. Prefekter och fakultetskanslier vänder sig till sitt team

2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan

3. Vid behov tar teamet frågan vidare

Team 1• Personal• Ekonomi



P E M

www.gu.se

Innehåll





www.gu.se

Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q2 Implementering

Q1

2012 2013

26/4 Information i styrelsen

• Bedöma resursbehov i processer och organisation

• Definiera eventuellt kompetensgap• Bemanna organisationen• Etablera administrativ organisation• Etablera roller och arbetssätt för

processutveckling, inkl. processansvar• Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av stödprocesser

Rektors beslut om ny

administrativ organisation

Apr Maj Jun

• Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av organisationsförslag• Samordna administrativ organisation och

stödprocesser • Genomföra kompetenskartläggning• Definiera konsekvenser och skapa

förutsättningar • Utforma utbildningspaket• Beslutsunderlag om processverktyg• Utforma tillvägagångssätt för bemanning

av administrativ organisation• Genomföra riskanalys• Formera organisation för realisering,

samordning och införandegrupper• Information till berörda nyckelpersoner

Ny administrativ organisation

Förutsättningar inför implementeringImplementering av organisation och arbetssätt

Tidplan

www.gu.se

Fakultet KanslichefFakultet

Kanslichef

Universitetsledning

Information och utbildning

SamordningspersonSamordningsgrupp

Samordningsforum• Förvaltningschef/

samordningsperson• Kanslichefer

Ledningsrådet

Implementerings-organisation

Modell för bemanning

Administrativ organisation

Institution Administrativ

chef


chef

FakultetKanslichef

Gemensamma förvaltningen


chef

Införandegrupper

www.gu.se

Här håller vi på att landa

• Utredes utanför GU förnyasInternationaliseringsorganisationen

• PerspektivKommunikation

• Enstaka fakultetsspecifika förutsättningarFortsatt dialog mellan rektor och dekan

• Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationenLokalfrågorna (Campus, Service Center)ArbetsmiljökommittéverksamhetenMedbestämmandeförhandlingar

www.gu.se

Bemanningsfrågorna är inte lösta ännu

Förutsättningar• Vi har ett ”nyrekryteringsstopp”• Vi behöver ha en transparent åtgärdsplan som är bestämd med de fackliga

organisationerna (ev ansökningsförfaranden, ev avgångsproblematik etc)• Prefekterna/avd cheferna kommer att ha en bild av personalens kompetens• Vi måste genomföra detta så bra som möjligt tillsammans för att hålla

kostnaderna nere• Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och ett slags

övertalighet

www.gu.se

Kontroll över utvecklingen

Vi håller på att ta fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och efter

• SUHF:s personalredovisning nedbrutet på institution/avdelning• Andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per

institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av

kompetensflöden

www.gu.se

Normerande beslut

• Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just presenterat

• Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument – Vilka kan tas bort– Vilka behöver justeras– Vilka behöver skapas

www.gu.se

Innehåll





göteborgs universitet förnyas 2012-04-10

Documents