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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

AJUSTADA EN EL CONTEXTO SICA

Sandra Morelli Rico Contralora General de la Repblica

FEBRERO 2013

Sandra Morelli Rico Contralora General de la Repblica Carlos Felipe Crdoba Larrarte

Vicecontralor

Carlos Augusto Cabrera Saavedra

Director Oficina de Planeacin

Ana Mara Silva Bermdez

Contralora Delegada para el Sector de Minas y Energa

Mario Solano Caldern

Contralor Delegado para el Sector Social

Rafael Enrique Romero Cruz

Contralor Delegado para el Sector

Defensa, Justicia y Seguridad

Ligia Elena Borrero Restrepo

Contralora Delegada para el Sector Gestin

Pblica e Instituciones Financieras

Luis Alberto Higuera Malaver

Contralor Delegado para el Sector Agropecuario

Jorge Enrique Cruz Feliciano

Contralor Delegado para el Sector Medio Ambiente

Nelson Izciga Len

Contralor Delegado para el Sector de Infraestructura

Fsica, Telecomunicaciones, Comercio Exterior y

Desarrollo Regional

Javier Alonso Lastra Fuscaldo Contralor Delegado para Investigaciones Margarita Barreneche Ortiz

Directora Oficina de Comunicaciones

Magda Betsab Briceo Muoz Diseo y diagramacin

EQUIPO DE TRABAJO Carlos Augusto Cabrera Saavedra Director Oficina de Planeacin Mara Judith Reyes Gmez Asesora de Gestin Jos Miguel Zambrano Guerrero Coordinador de Gestin Jaime Rodrguez Tibocha Profesional Universitario Agobardo Cagua Castellanos Apoyo profesional en asuntos de auditora y de SICA Beatriz Garca Garca Apoyo Digitacin

CONTENIDO

CONTENIDO .......................................................................................................................... 4

INTRODUCCIN .................................................................................................................... 8

1. GENERALIDADES DE LA AUDITORA DE LA CGR ..................................................... 9

1.1. Normas de Auditora ................................................................................................. 9

1.2. Definicin de auditora .............................................................................................. 9

1.3. Componentes bsicos de la auditora ....................................................................... 9

1.4. Enfoque de la auditora ........................................................................................... 10

1.5. Propsitos de la auditora ....................................................................................... 11

1.6. Alcance de la auditora ........................................................................................... 12

1.7. Resultados esperados de la auditora ..................................................................... 12

2. PLANEACIN ESTRATGICA ..................................................................................... 12

2.1. Planificacin del PGA ............................................................................................. 13

2.1.1. Determinacin de la Importancia Relativa- IR. ................................................. 14

2.1.2. Matriz de Control MC. ................................................................................... 15

2.1.3. Determinacin del Nivel de Riesgo NR ......................................................... 15

2.1.4. Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking ................................... 19

2.1.5. Determinacin de Prioridades Nacionales y de las UES .................................. 20

2.2. Programacin y Seguimiento del PGA .................................................................... 21

2.2.1. Presentacin y Aprobacin del PGA ................................................................ 22

2.2.2. Modificaciones al PGA ..................................................................................... 23

2.2.3. Seguimiento y Monitoreo a la Ejecucin del PGA ........................................... 23

2.2.4. Actualizacin del Plan Nacional de Auditoras (PNA) ....................................... 24

2.3. Asignacin de Actividades de Auditora .................................................................. 24

2.3.1. Asignacin de Trabajo AT ............................................................................. 25

2.3.2. Objetivos Especficos de la Auditora (Actividad A1) ........................................ 28

2.3.3. Declaracin de Impedimentos ticos y Conflictos de Intereses. ...................... 28

2.3.4. Comunicacin al Auditado e Instalacin de la Auditora. .................................. 28

3. FASES DEL PROCESO DE AUDITORA ..................................................................... 29

3.1. Fase de Planeacin de la Auditora ........................................................................ 29

3.1.1. Actividades Fase de Planeacin de la Auditora .............................................. 30

3.1.2. Conocer la Entidad a Examinar (Actividad A2) ................................................ 31

3.1.2.1. Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal o Asunto a auditar

................................................................................................................. 31

3.1.2.2. Identificar Personal Clave del Ente objeto de control fiscal o Asunto a

Auditar ................................................................................................................. 32

3.1.2.3. Conocer la funcin de auditora interna .................................................... 32

3.1.2.4. Evaluar Controles. .................................................................................... 32

3.1.3. Identificar Factores de Riesgo (Actividad A3) .................................................. 33

3.1.3.1 Asociar materias especficas a procesos .................................................. 33

3.1.3.2. Asociar factores de riesgo de auditora a materias especficas ................. 33

3.1.3.3. Definir procesos significativos para la auditora ........................................ 33

3.1.4. Metodologa de Evaluacin de Controles ......................................................... 33

3.1.5. Definir plan de trabajo, elaborar y aprobar los programas de auditora.

(Actividad A4) ................................................................................................................ 37

3.1.5.1. Evaluacin de riesgo combinado de procesos significativos ..................... 37

3.1.5.2. Definir la estrategia para la auditora ........................................................ 39

3.1.5.3. Elaborar plan de trabajo y programas de auditora ................................... 39

3.2. Fase de Ejecucin de la Auditora .......................................................................... 43

3.2.1. Actividades de la Fase de Ejecucin de la Auditora. ....................................... 44

3.2.1.1. Ejecutar Procedimientos y Estructurar hallazgos de Auditora (Actividad .. 44

3.2.1.2. Actualizar Matriz de Riesgo y Justificar Cambios de Estrategia y de

Factores de Riesgo (Actividad A6). ............................................................................ 68

3.2.1.3. Elaborar Memorando de Preparacin de resultados de Auditora MPRA

(Actividad A7) ............................................................................................................. 69

3.3. Fase de Informe de la Auditora .............................................................................. 70

3.3.1. Generalidades del Informe de Auditora ............................................................... 70

3.3.1.1. Atributos y caractersticas del Informe ...................................................... 71

3.3.1.2. Estructuracin del informe ........................................................................ 73

3.3.1.3. Elaboracin de informe (Actividad A8) ...................................................... 73

3.3.1.4. Revisin y validacin del informe o reporte .............................................. 74

3.3.1.5. Aprobacin del informe ............................................................................. 74

3.3.1.6. Firma, liberacin y remisin del Informe ................................................... 74

3.3.2. Modelos de informes ....................................................................................... 74

3.3.3. Caracterizacin del producto informe .............................................................. 75

3.3.4. Generacin de informes .................................................................................. 77

3.3.5. Facultad del Contralor(a) General de la Repblica .......................................... 80

3.3.6. Cierre de auditora y publicacin de resultados ............................................... 80

3.3.7. Plan de Mejoramiento ...................................................................................... 81

3.3.8. Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Participacin

Ciudadana ..................................................................................................................... 81

3.3.9. Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Economa y Finanzas

Pblicas ........................................................................................................................ 81

4. ACCIONES POST AUDITORA Y EVALUACIN DEL PROCESO AUDITOR (Actividad

A9) ...................................................................................................................................... 82

4.1. Resumen Ejecutivo ................................................................................................. 82

4.2. Emitir conclusiones sobre el cumplimiento y alcance de los objetivos de la auditora .

............................................................................................................................... 82

4.3. Emitir opinin del equipo por lo logrado .................................................................. 83

4.4. Emitir opinin del equipo por lo no logrado ............................................................. 83

4.5. Recomendaciones para futuras auditoras .............................................................. 83

4.6. Autoevaluacin de desempeo ............................................................................... 83

4.7. Beneficios del Control Fiscal ................................................................................... 84

4.8. Cierre de la AT de la fase de Informe y de la Auditoria en el SICA ......................... 84

5. ADMINISTRACIN DEL PROCESO AUDITOR ............................................................ 84

5.1. Actividades en la Administracin del Proceso Auditor ................................................ 84

5.2. Roles del Proceso Auditor ...................................................................................... 89

5.2.1. Comits ........................................................................................................... 90

5.2.2. Comit Directivo .............................................................................................. 90

5.2.3. Comit Intersectorial ........................................................................................ 90

5.2.4. Comit Tcnico (nivel central ........................................................................... 91

5.2.5. Comit Tcnico (nivel desconcentrado) ........................................................... 92

5.2.6. Directivo Superior Unidades Ejecutoras Nivel Central (Contralor Delegado

Sectorial) ....................................................................................................................... 93

5.2.7. Directivo Superior Unidades Ejecutoras del Nivel Desconcentrado (Presidente

de la Colegiatura) .......................................................................................................... 94

5.2.8. Ejecutivo de Auditora Nivel Central (Director de Vigilancia Fiscal) .................. 94

5.2.9. Ejecutivo de Auditora Nivel Desconcentrado (Directivo de la Colegiada que no

sea el presidente de la Colegiatura Designado por el Comit Tcnico del nivel

Desconcentrado) ........................................................................................................... 95

5.2.10. Director de Estudios Sectoriales .................................................................. 96

5.2.11. Supervisor Encargado de las UES ............................................................... 96

5.2.12. Supervisor .................................................................................................... 97

5.2.13. Responsable de auditora ............................................................................ 97

5.2.14. Lder de auditora (punto de control) ............................................................ 98

5.2.15. Equipo auditor .............................................................................................. 99

5.2.16. Funcionario Experto del Proceso de Responsabilidad Fiscal ..................... 100

5.2.17. Mesas de trabajo........................................................................................ 100

5.2.18. Solucin de controversias .......................................................................... 100

5.2.19. Interpretaciones tcnicas y jurdicas........................................................... 102

5.3 Administracin documental y Papeles de Trabajo ................................................ 102

5.3.1. Elaboracin y registro de los papeles de trabajo en el SICA .............................. 102

5.3.2. Conservacin y custodia de los papeles de trabajo ............................................ 103

5.4 Aseguramiento de la calidad ................................................................................ 107

8

INTRODUCCIN

La presente actualizacin de la Gua de Auditora de la Contralora General de la Repblica (CGR), contiene las nuevas pautas fundamentales para adelantar el Proceso Auditor, y su articulacin con el Sistema Integrado para el Control de Auditoras SICA -.

De otra parte, se da continuidad al cumplimiento de lo establecido en el Plan estratgico 2010-2014, en su primer objetivo corporativo que seala: Establecer un nuevo modelo integral de control fiscal, cuyo propsito es ejercer un control fiscal en tiempo real, orientado a la medicin de impacto y acorde con la modernizacin del control y vigilancia fiscal.

En el desarrollo del citado objetivo, se suscribi el convenio de cooperacin tcnica con la Contralora General de la Repblica de Chile, la cual dona un sistema tecnolgico para administrar los procesos auditores que se ejecutan en la Contralora General de la Repblica de Colombia.

Dentro de los principales ajustes introducidos en la presente Gua de Auditora, se sealan los siguientes: Estructuracin de la Gua con base en las Actividades y Procedimientos de la Herramienta SICA; Enfoque de la Auditora basada en riesgos por macroprocesos y procesos; Planeacin Estratgica del Proceso Auditor, en lo relacionado con las herramientas tcnicas que pone a disposicin el SICA (Matriz de Importancia Relativa, Matriz de Control, Matriz de Riesgo, Priorizacin de entes objeto de control fiscal Ranking y Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras UES); Metodologa para la Evaluacin de Controles Internos (Diseo y Efectividad); Actividades en la Administracin del Proceso Auditor para cada Fase; Roles del Proceso Auditor; Conservacin, Custodia y Referenciacin de los Papeles de Trabajo; y Reestructuracin de flujos y formatos.

La Gua aplica para todo proceso auditor que adelante la Contralora General de la Repblica, por lo que se refiere a ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, categorizados as: Entidad Principal, Punto de Control, Recurso Vigilado, Inversiones y Particulares.

La Gua debe aplicarse en armona con las Normas Internacionales de Auditora (NIAs) y busca garantizar una mayor autonoma y criterio profesional de los auditores. Los formatos, procedimientos e instancias de revisin a travs del SICA son los esenciales para la planeacin, programacin, seguimiento, monitoreo, supervisin y ejecucin de las auditoras. Los criterios de calificacin apuntan a la consistencia entre los resultados de las auditoras y la situacin real de los entes objeto de control fiscal o asuntos a auditar.

Como complemento a esta Gua, los funcionarios encuentran para consulta las bibliotecas; as como, los manuales que explican la forma como se incorporan en el SICA, las actividades y procedimientos que reglamenta la Gua, que deben ser aplicados para fortalecer el proceso auditor.

Se espera que con la aplicacin de esta Gua actualizada se contine fortaleciendo la labor vigilancia y control fiscal de la CGR y se contribuya en general con el mejoramiento de la gestin pblica del pas, en el contexto de los fines constitucionales y legales del Estado.

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GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

1. GENERALIDADES DE LA AUDITORA DE LA CGR

1.1. Normas de Auditora La Gua de Auditora que establece las actividades y los procedimientos para realizar el proceso auditor, se fundamenta en las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, las cules son compatibles con las Normas Internacionales de Auditora (NIAS), con las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), con las normas de la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las indicaciones de la Organizacin Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS).

1.2. Definicin de auditora Es un proceso sistemtico que evala, acorde con las normas de auditora generalmente aceptadas vigentes, la poltica pblica y/o la gestin y los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la aplicacin de los sistemas de control fiscal o actuaciones especiales de vigilancia y control, para determinar el cumplimiento de los principios de la gestin fiscal, en la prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos, y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del Estado, de manera que le permita a la Contralora General de la Repblica fundamentar sus opiniones y conceptos.

1.3. Componentes bsicos de la auditora En el ejercicio de control fiscal que le corresponde a la Contralora General de la Repblica se podrn aplicar sistemas de control establecidos1, como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control interno2, as: Control Financiero: Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditora de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Control de Legalidad: Es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control de Gestin: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y

1Artculos 9 a 19 de la Ley 42 de 1993

2Igualmente, por disposicin constitucional y desarrollo legal, la Contralora General de la Repblica podr ejercer las siguientes competencias o controles: Excepcional,

Prevalente, y Concurrente.

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la identificacin de la distribucin del excedente que estas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Control de Resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado. Revisin de Cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un perodo determinado, con miras a establecer la economa, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Evaluacin de Control Interno: Es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Adems de los sistemas de Control, la Contralora General de la Repblica, adelantar actuaciones especiales de vigilancia y control, de conformidad con el procedimiento que para tal fin, defina la normatividad vigente. Actuacin Especial de Vigilancia y Control: Son acciones de vigilancia y fiscalizacin breves y sumarias, en el que un funcionario o equipo de trabajo aborda la investigacin de un hecho o asunto que llegue al conocimiento de la Contralora General de la Repblica, por cualquier medio de informacin o denuncia ciudadana, que adquiere connotacin fiscal por su afectacin al inters general, la moralidad administrativa y el patrimonio pblico. La Contralora General de la Repblica podr aplicar los sistemas de control fiscal establecidos en la Ley 42 de 1993 y dems herramientas y actuaciones anteriormente descritas, en forma individual, simultnea o combinada, en aras de evaluar todos los aspectos de la gestin pblica.

1.4. Enfoque de la auditora La auditora practicada por la Contralora General de la Repblica est orientada a evaluar la gestin fiscal de los entes objeto de control fiscal, a travs de: la evaluacin de las polticas pblicas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters, vistos como un sistema o como parte de l, los cuales poseen un conjunto interrelacionado de recursos con la capacidad de crear, regular y producir bienes y/o servicios en cumplimiento de los fines del Estado. Los entes objeto de control fiscal, se categorizan as: Entidad Principal: Son todos aquellos organismos de naturaleza jurdica exclusivamente pblica del nivel nacional, sobre los cuales tiene competencia la Contralora General de la Repblica y que cuentan con algunas de las siguientes caractersticas: Son una seccin del Presupuesto General de la Nacin o una persona jurdica pblica del

Orden Nacional. Cuentan con un cdigo de entidad en la Contadura y por tanto estn obligadas a

presentar Estados Contables.

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Derivado de lo anterior, el alcance de la vigilancia y control fiscal de las entidades, es adems del concepto de gestin y resultados, la opinin a los Estados Contables y el fenecimiento de la cuenta. En forma excepcional, se tipifica como Entidad Principal los entes objeto de control fiscal, que a criterio de la Contralora General de la Repblica, se consideren importantes y estratgicos dentro del contexto poltico, econmico y social del pas. Punto de Control: Son aquellas dependencias de una Entidad Principal, de carcter descentralizado o desconcentrado con una jurisdiccin y/o prestacin de servicios a nivel territorial, que se considere relevante para la evaluacin de la gestin de la entidad y en dicha dependencia se realice gestin fiscal. En la identificacin de los puntos de control se deber priorizar los niveles territoriales y locales que representen relevancia por cobertura o volumen de recursos que administran y hacen parte de la entidad principal consolidada en los Estados Contables, los cuales no se fenecen ni dictaminan de forma independiente. Dentro de los Puntos de Control se incluyen los Patrimonios Autnomos que administran las Entidades Principales sobre los cuales tienen los derechos fiduciarios, y los Fondos Cuenta y de administracin de Parafiscales. Recurso Vigilado: Son los recursos pblicos, de competencia de la Contralora General de la Repblica, pero la entidad responsable de su gestin, administra otros recursos cuya competencia de vigilancia y control fiscal pertenece a las Contraloras Territoriales como entidad. El alcance de la vigilancia y control fiscal no incluye ni fenecimiento de la cuenta ni dictamen a los Estados Contables. Inversiones: Incluye las entidades de economa mixta del orden nacional con capital pblico nacional inferior al 90%. Su examen se focaliza a evaluar la rentabilidad econmica de la inversin realizada. Particulares: Incluye las personas naturales y jurdicas privadas que administran recursos pblicos. Para el caso de las personas naturales se incluyen dentro de la categora nicamente aquellos de relevancia econmica. En forma excepcional, en entes objeto de control fiscal, bajo la categora de particulares, se pueden considerarla inclusin de Puntos de Control, teniendo en cuenta la complejidad del alcance del ejercicio del control fiscal.

1.5. Propsitos de la auditora Vigilancia y control oportunos y efectivos Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos pblicos destinados al cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado Social de Derecho.

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Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos pblicos Adelantar un control y vigilancia, generador de confianza, abierto a la participacin ciudadana y promotor de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la gestin, conforme a lo establecido en la Ley 850 de 2003 y en el artculo 78 de la ley 1474 de 2011. Fortalecimiento del apoyo tcnico al Congreso de la Repblica La Contralora como organismo tcnico debe brindar al Congreso informacin resultado del proceso auditor, que no tenga carcter reservado (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin), para apoyar su labor de control poltico.

1.6. Alcance de la auditora

La Auditora de la CGR tiene un enfoque basado en riesgos, a partir del conocimiento del ente objeto de control fiscal; es decir, el auditor debe comprender y entender las polticas, sus asuntos misionales, macroprocesos, procesos, entorno en que operan, naturaleza de sus operaciones, mapas de riesgo, mtodos y procedimientos utilizados y su control interno, entre otros. Dentro de este enfoque basado en riesgos, es importante comprender y evaluar el riesgo inherente al que las actividades de la entidad estn expuestas y el riesgo de control. Lo anterior, implica profundizar en la evaluacin de los Controles Internos, de manera que con base en los resultados de su evaluacin se identifiquen: reas crticas de los entes objeto de control fiscal, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters a auditar y se establezca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditora.

1.7. Resultados esperados de la auditora El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora General de la Repblica, mediante la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan, establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros y tecnologas de informacin y comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, econmica y de manera transparente en cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado.

2. PLANEACIN ESTRATGICA Dentro del Direccionamiento Estratgico de la CGR, se contempla la planificacin y programacin del Plan General de Auditoras PGA -; as como, la asignacin de actividades de auditora que la alta direccin determina adelantar en cada vigencia, con el fin de realizar una vigilancia y control efectivo y oportuno a los recursos, en cumplimiento del mandato constitucional.

13

2.1. Planificacin del PGA

ALTO MEDIO BAJO

ALTO 1

ALTO

2

ALTO

4

MEDIO

MEDIO 3

ALTO

5

MEDIO

7

BAJO

BAJO 6

MEDIO

8

BAJO

9

BAJO

ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA

NIVEL DE RIESGO

IMPO

RTA

NCI

A

RELA

TIV

A

RANKING

INICIO

DETERMINAR Y APROBAR EL

NIVEL DE IMPORTANCIA

RELATIVA DE LOS ENTES OBJETO DE CONTROL FISCAL

CON LA MIR

ELABORAR Y APROBAR LA

MATRIZ DE CONTROL-MC

LEVANTAR O ACTUALIZAR

INVENTARIO DE ENTES OBJETO DE CONTROL

FISCAL

CONFIGURAR MACROPROCESOS,

PROCESOS Y FACTORES DE RIESGO

DE CADA ENTE OBJETO DE CONTROL

FISCAL

DETERMINAR Y APROBAR NIVEL DE

RIESGO DE CADA ENTE OBJETO DE CONTROL FISCAL

- EN LA MATRIZ DE RIESGO -MR-,

1

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES

EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)



EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE






SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)


ACTIVIDAD RESPONSABLE

14

La Planificacin del Plan General de Auditoras consiste en la identificacin de los entes objeto de control fiscal, as como, las polticas pblicas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters que deben ser auditados durante una vigencia, atendiendo las prioridades nacionales, los lineamientos de la alta direccin, las prioridades de las unidades ejecutoras UES (Contraloras Delegadas Sectoriales, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupcin, Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas).

Para la planificacin del PGA, se deben utilizar entre otras, las siguientes herramientas tcnicas que pone a disposicin el SICA:

Matriz de Importancia Relativa. Matriz de Control Matriz de Riesgo Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras- UES.

2.1.1. Determinacin de la Importancia Relativa- IR.

La importancia relativa hace referencia al riesgo estratgico de los entes objeto de control fiscal, mediante la aplicacin de indicadores no financieros y financieros.

Para efectos de la determinacin del nivel de importancia relativa, el SICA aplica la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la cual mediante la conjugacin del inventario de los entes objeto



PRIORIZAR ENTES OBJETO DE CONTROL

FISCAL - RANKING

DEFINIR Y APROBAR PRIORIDADES

NACIONALES Y DE LAS UES

FIN

ALTO MEDIO BAJO

ALTO 1

ALTO

2

ALTO

4

MEDIO

MEDIO 3

ALTO

5

MEDIO

7

BAJO

BAJO 6

MEDIO

8

BAJO

9

BAJO


NIVEL DE RIESGO

IMPO

RTA

NCI

A

RELA

TIV

A

RANKINGSERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES


CONTRALOR (A) GENERAL Y/O DIRECTIVOS (UES) COMIT DIRECTIVO

1

15

de control fiscal y los indicadores previamente establecidos, los clasifica de acuerdo con su nivel de Importancia Relativa IR.

La MIR es una herramienta tcnica que permite generar un listado de entes objetos de control fiscal ordenados en forma descendente en trminos de ALTO, MEDIO o BAJO, de acuerdo con su importancia relativa. Para la determinacin de esta importancia relativa se aplican indicadores financieros y no financieros, los cuales son definidos previamente por la alta direccin.

La planificacin para el perodo siguiente inicia con la consecucin de la informacin requerida para la determinacin de los indicadores que permitirn construir en el SICA, las Matrices de Importancia Relativa (MIR) por parte de las UES.

Las matrices de importancia relativa que construirn las UES, segn sea el caso, son:

MIR Nacional: Incluye entidades clasificadas en las categoras Entidades Principales y Puntos de Control.

MIR Territorial: Incluye las entidades territoriales clasificadas en la categora Recursos. MIR Particulares e Inversiones: Incluye los entes objeto de control fiscal categorizados

como Particulares e Inversiones.

2.1.2. Matriz de Control MC. La Matriz de Control es una herramienta que permite determinar la prevalencia de la Contralora General de la Repblica sobre las Contraloras Territoriales para auditar entes objeto de control bajo la categora de recursos vigilados, mediante el control prevalente o concurrente para el perodo de planificacin.

Con la Matriz de Control, el sistema permite excluir del proceso de Planificacin de la Contralora General de la Repblica, los recursos que pueden ser vigilados por las Contraloras Territoriales, previa coordinacin con la CGR y debidamente aprobado por el Comit Directivo.

El sistema selecciona aquellos entes objeto de control fiscal que van a ser objeto de auditora de otra Contralora Territorial y genera un listado en forma descendente.

Para que las UES utilicen la matriz de control como herramienta de cobertura de control fiscal, deben consultar el Plan Nacional de Auditora, para determinar posibles duplicidades en la programacin de auditoras a los entes territoriales.

2.1.3. Determinacin del Nivel de Riesgo NR En concordancia con el enfoque basado en riesgos que tiene la auditora, a cada ente objeto de control fiscal se le determinar un Nivel de Riesgo NR, mediante la utilizacin de la herramienta SICA Matriz de Riesgo MR, a travs de la cual se evalan los factores de riesgo de los Macroprocesos y Procesos asociados a los mismos, calificndolos en Alto, Medio o Bajo. La asignacin de los pesos o ponderadores para cada macroproceso, proceso y factor de riesgo son parametrizables de acuerdo con la relevancia de cada uno de stos en los entes objeto de control fiscal.

16

La CGR ha elaborado e incluido en el SICA un catlogo de Macroprocesos, Procesos y Factores de Riesgo aplicables a los Entes objeto de control fiscal y asuntos, de modo que en forma transversal aplique a todas las UES

MACROPROCESO: Conjunto de procesos econmicos, financieros, jurdicos, administrativos y de otra ndole, ejecutados por los entes objeto de control fiscal para cumplir los fines constitucionales y legales del Estado, sobre los que la Contralora General de la Repblica debe focalizar el control y la vigilancia de la gestin fiscal, porque considera que en ellos puede existir elevado riesgo de prdida de recursos o detrimento patrimonial por inadecuada gestin fiscal, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.

A continuacin, se mencionan algunos de los Macroprocesos identificados para la configuracin de las MR de cada ente objeto de control fiscal:

Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de control fiscal cumplen su objeto social o su razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.

Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de control fiscal hacen la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.

Macroprocesos Especiales: Son procesos que obedecen a asuntos especficos o particulares, de inters de la Contralora General de la Repblica, para atender compromisos con la Banca Multilateral o la Cooperacin Internacional o porque a travs de la evaluacin de los mismos puede focalizar el control fiscal a evaluar el cumplimiento de una poltica pblica, un plan, un programa o un proyecto y en donde para ejercer el control fiscal pueden intervenir en su ejecucin ms de un sujeto de control o ms de una dependencia de la CGR del nivel central o desconcentrado.

A su vez en cada Macroproceso se pueden identificar diferentes PROCESOS relacionados con la adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los fondos o bienes pblicos; as como, a la recaudacin, manejo e inversin de sus ingresos, realizadas por los entes objeto de control fiscal para su cumplimiento misional.

FACTORES DE RIESGO: Situaciones cuyo eventual ocurrencia afectara negativamente la adecuada utilizacin del recurso pblico y el cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado por parte de los entes objeto de control fiscal, reflejadas en la legalidad, la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad, la imparcialidad, la moralidad, la transparencia, la publicidad y/o los costos ambientales con que los mismos ejecutan su gestin fiscal.

A continuacin, se reflejan algunos factores de riesgos de los Macroprocesos, los cules pueden ser complementados, en la medida que el enfoque de riesgos y controles y la dinmica del Estado y de los auditados, as lo ameriten:

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FACTORES DE RIESGO

MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES

MACROPROCESOS DE APOYO

1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no reflejen la realidad de manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los sistemas de informacin o prueben situaciones que no han sucedido en la prctica, induciendo al error a quien toma como insumo los presupuestos, estados financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas.

1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no reflejen la realidad de manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los sistemas de informacin o prueben situaciones que no han sucedido en la prctica, induciendo al error a quien toma como insumo los presupuestos, estados financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas.

2. COMPETENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por el funcionario facultado para tal efecto o no cuente con la experiencia y/o conocimientos necesarios.

2. COMPETENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por el funcionario facultado para tal efecto o no cuente con la experiencia y/o conocimientos necesarios.

3. ECONOMA Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no se haya realizado una adecuada adquisicin y asignacin de recursos humanos, fsicos, tcnicos y naturales, en procura de maximizar sus resultados.

3. ECONOMA Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no se haya realizado una adecuada adquisicin y asignacin de recursos humanos, fsicos, tcnicos y naturales, en procura de maximizar sus resultados.

4. EFICACIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no posibiliten que sus resultados se logren de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas.

4. EFICACIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no posibiliten que sus resultados se logren de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas.

5. EFICIENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra

5. EFICIENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,

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FACTORES DE RIESGO



ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no produzcan la mxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados.

referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no produzcan la mxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados.

6. EFECTIVIDAD Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no demuestren el grado de satisfaccin o impacto que produce el bien o servicio a su cargo o bajo su responsabilidad, dentro de una comunidad o poblacin objeto.

7. EQUIDAD Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no identifiquen los receptores de la accin econmica o realicen una indebida distribucin de costos y beneficios entre los diferentes sectores econmicos y sociales.

6. EQUIDAD Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no identifiquen los receptores de la accin econmica o realicen una indebida distribucin de costos y beneficios.

8. LEGALIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no se hayan realizado de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables.

7. LEGALIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no se hayan realizado de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables.

9. OPORTUNIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera de los trminos establecidos para su ejecucin, generando perjuicios para los intereses de la entidad y por ende afectando el bienestar de la comunidad o poblacin objeto.

8. OPORTUNIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera de los trminos establecidos para su ejecucin, generando perjuicios para los intereses de la entidad.

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FACTORES DE RIESGO



10. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no hayan tomado medidas para mitigar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y no demuestren gestin en la proteccin, conservacin, uso y aprovechamiento responsable de los mismos.

9. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no hayan tomado medidas para mitigar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y no demuestren gestin en la proteccin, conservacin, uso y aprovechamiento responsable de los mismos.

La adecuada calificacin de los factores de riesgo permite hacer un mejor aprovechamiento de los recursos asignados a la Auditora y se constituyen en la base para la definicin de los objetivos generales y especficos de la misma.

Las UES, deben realizar el mayor esfuerzo y dedicacin en la construccin de las matrices de riesgo por cada ente objeto de control fiscal que tiene a su cargo para auditar en su jurisdiccin, para lo cual deben establecer las estrategias, cronogramas necesarios e involucrar a los servidores de los diferente niveles de la dependencia que conocen los sectores y los entes auditados; as como, tener en cuenta, los resultados de auditoras anteriores, los resultados de la atencin de denuncias, los informes sectoriales, los resultados de los controles en tiempo real y dems informacin que permita visualizar los riesgos que tienen las entidades auditadas y de esta manera tener elementos de juicio para asignar las ponderaciones y los niveles de riesgo.

2.1.4. Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking La priorizacin se realiza mediante la utilizacin del ranking como herramienta tcnica que permite generar una clasificacin de los entes objeto de control fiscal ordenados en forma descendente, conforme a la Importancia Relativa y el Nivel de Riesgo que obtuvieron a travs de la MIR y la MR, bajo los siguientes parmetros:

ALTO MEDIO BAJO

ALTO 1

ALTO

2

ALTO

4

MEDIO

MEDIO 3

ALTO

5

MEDIO

7

BAJO

BAJO 6

MEDIO

8

BAJO

9

BAJO


NIVEL DE RIESGO

IMP

OR

TAN

CIA

REL

ATI

VA

RANKING

20

La Oficina de Planeacin verificar el ranking nacional y verificar la observancia a las polticas y lineamientos definidos por la alta direccin.

La Oficina de Planeacin concertar con las UES los cambios propuestos sobre el ranking. As mismo, a efectos de garantizar los insumos para los informes de ley en cuanto a productos y fechas se concertar lo pertinente con la Contralora Delegada de Economa y Finanzas Pblicas, y para la articulacin del control fiscal con la sociedad civil se convocar a la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana.

La Oficina de Planeacin informar sobre el resultado de la concertacin, para que se proceda por parte de cada UE, a realizar en el SICA los ajustes pertinentes.

2.1.5. Determinacin de Prioridades Nacionales y de las UES Las prioridades nacionales son los programas y las materias que tienen cobertura nacional y que son de inters de la CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana, los cuales son definidos por el Comit Directivo de la Entidad, en cabeza del Contralor (a) General de la Repblica. Estos programas entrarn como prioridad nacional en el Plan General de Auditora de cada UE, subordinando el ranking de sta, significa entonces que estas auditoras deben ser programadas en forma obligatoria por todas las dependencias que participan en el plan programa, o proyecto a auditar.

As mismo, las UES pueden hacer propuestas de prioridades sectoriales, sub sectoriales, regionales o locales, sobre entes o asuntos objeto de control fiscal, que sean de impacto en su mbito o en donde se vislumbre riesgo de prdida de recursos pblicos o de detrimento patrimonial. Estas prioridades deben ser presentadas por cada UE ante el Comit Directivo para su respectiva aprobacin y posterior comunicacin a la Oficina de Planeacin.

21

2.2. Programacin y Seguimiento del PGA

OFICINA DE PLANEACIN

INICIO

ELABORAR MATRIZ DE PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN

DEL PGA

ESTIMAR RECURSOS PARA EJECUTAR EL PGA

PRESENTAR PGA

SE APRUEBA?

SI

NO

EJECUTAR EL PGA

ACTUALIZAR EL PLAN NACIONAL DE AUDITORAS (PNA)

EFECTUAR MONITOREO Y SEGUIMIENTO

AL PGA

FIN


COMIT TCNICO Y SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (UES)

COMIT TCNICO DE LAS UNIDADES EJECUTORAS (UES)


COMIT DIRECTIVO

DIRECTOR SUPERIOR - UES - EJECUTIVO DE AUDITORA - UES -

DIRECTOR SUPERIOR - UES - EJECUTIVO DE AUDITORA - UES -


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El proceso de programacin se materializa con el Plan General de Auditora (PGA), en el sistema, con la matriz de planificacin y programacin (PLPR), donde se determinan los entes o asuntos a los cuales se les va a realizar control fiscal en un perodo de tiempo. Tiene como objetivos: Determinar los entes objetos de control fiscal o asuntos a ser auditados por la CGR, de

acuerdo con el horizonte de planeacin definido. Definir las fechas de inicio, su duracin y la fecha de terminacin de las auditoras Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar

eficientemente el proceso auditor de acuerdo con la disponibilidad de los mismos. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor. Para efectos de la conformacin del PGA, el SICA contempla la Matriz de Planificacin y Programacin del PGA MPLPR. Como parte del proceso de programacin del PGA, se deben considerar la disponibilidad del talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros; as como, la determinacin de tiempos y cronogramas requeridos para la ejecucin del PGA.

2.2.1. Presentacin y Aprobacin del PGA La Oficina de Planeacin con base en los registros realizados por las UES en el mdulo de planificacin y programacin del SICA, presentar al Comit Directivo el PGA consolidado para su respectiva aprobacin. Para la aprobacin del PGA, el Comit Directivo debern tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones: Talento humano disponible a nivel central y nivel desconcentrado. Evaluacin y asignacin de recursos de tecnologa de informacin y comunicaciones

(TICs) Disponibilidad de recursos financieros, fsicos y tecnolgicos. Programas de capacitacin y re entrenamiento. Coordinacin y cooperacin con otros organismos nacionales e internacionales. Con base en los ajustes requeridos a la programacin del PGA por el Comit Directivo, las UES realizarn el correspondiente registro en el SICA. Una vez determinado y aprobado el Plan General de Auditora PGA, se deben elaborar las asignaciones de actividades de auditora - ATs, las cuales se construyen a travs de los mdulos Asignacin de Trabajo y Auditoras dispuestos en el SICA. En el siguiente grfico se visualizan las actividades de: Planificacin y Programacin de Auditoras, Asignacin de actividades, Planeacin, Ejecucin, Informe, Supervisin, Seguimiento, Coordinacin y Monitoreo que se realizan aprovechando las funcionalidades y la informacin que pone a disposicin de la CGR, el Sistema Integrado para el Control de Auditoras SICA -:

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2.2.2. Modificaciones al PGA A partir de la aprobacin del PGA, cualquier modificacin se efectuar mediante solicitud de la Contralora Delegada respectiva a la Oficina de Planeacin, con base en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad. La Oficina de Planeacin verificar las modificaciones propuestas frente a las polticas y lineamientos y si detecta que no se ajustan, negar tal solicitud, comunicando su decisin. De ser necesario, esta solicitud podr ser llevada a Comit Directivo y si es aprobada, se comunicar a la UE para que realice el ajuste respectivo en la asignacin de trabajo.

2.2.3. Seguimiento y Monitoreo a la Ejecucin del PGA El seguimiento y monitoreo a la ejecucin del PGA ser realizado de manera permanente por el Comit Directivo y por cada UE, con base en la informacin que se refleja en el mdulo auditoras del SICA. De acuerdo con los resultados de este seguimiento, cada una de ellas tomar, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PGA, se cumpla. Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administracin del PGA en la Oficina de Planeacin, realizar un monitoreo o en su defecto, cuando el Contralor General lo solicite, sobre el avance y ejecucin de los procesos auditores. Este monitoreo lo efectuar a travs de la consulta y anlisis de los reportes generados por el SICA.

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2.2.4. Actualizacin del Plan Nacional de Auditoras (PNA) El Plan Nacional de Auditoras es la programacin anual armonizada y articulada entre la CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal en todo el pas, a travs de una herramienta tecnolgica, que facilita la planeacin y racionalizacin del proceso auditor. Este sistema de informacin sobre el plan de auditoras que adelantan las contraloras territoriales y la CGR, permite agrupar todos los planes generales de auditora de las contraloras departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonoma e independencia de los diferentes organismos de control. A travs de este aplicativo, la CGR puede: Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y contraloras territoriales; Identificar los casos en los que se requiera acudir a la competencia concurrente; Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zonas del territorio nacional e

identificar los vacos de control; Determinar cobertura en cuanto a nmero de sujetos de control y valor de los recursos

que se auditan; Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y Poner a disposicin de la ciudadana la informacin anterior. La Oficina de Planeacin adelantar la respectiva actualizacin del PNA con el PGA aprobado en la CGR.

2.3. Asignacin de Actividades de Auditora


EQUIPO AUDITOR Y CUALQUIER ROL DEL PROCESO AUDITOR

INICIO

*APROBAR OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS Y CONFORMAR EQUIPO AUDITOR

ELABORAR ASIGNACIN DEL TRABAJO - AT - , OBJETIVO GENERAL, MATERIA A AUDITAR Y DESIGNACIN DEL EQUIPO

AUDITOR

APROBAR Y COMUNICAR ASIGNACIN DE TRABAJO

EXISTEN IMPEDIMENTOS Y

CONFLICTOS DE INTERESES?

NO

SI

*COMITS TCNICOS/COMIT INTERSECTORIAL

SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA

EJECUTIVO DE AUDITORA (DIRECTOR DE VIGILANCIA FISCAL - NIVEL CENTRAL Y PRESIDENTE DE LA COLEGIATURA - NIVEL DESCONCENTRADO)

1

25

Objetivos Designar el supervisor encargado y los auditores y definir quin de ellos asume el rol de

responsable o lder de auditora. Aprobar la asignacin de actividades de auditora. Comunicar oportunamente el inicio del proceso auditor al equipo auditor mediante correo

electrnico o a travs del mdulo del SICA identificado como Asignacin de Trabajo y a los auditados mediante oficio.

Administrar y registrar en el SICA, no solamente la informacin con respecto a las auditoras, sino al trabajo y desempeo de los auditores.

Asignar y realizar seguimiento del trabajo por parte del equipo auditor. La asignacin de actividades de auditora, est conformada por la asignacin de trabajo y por el establecimiento de objetivos especficos y designacin del equipo auditor; actividades que estarn a cargo del servidor pblico que tenga el rol de supervisor encargado de la auditora, las mismas deben ser revisadas y aprobadas en los comits tcnicos respectivos y registrados en el SICA. Para el caso de la asignacin de actividades de auditora de las UES del nivel desconcentrado, el nivel central realizar las actividades necesarias para garantizar la articulacin respectiva.

2.3.1. Asignacin de Trabajo AT Esta actividad se inicia previo a la aprobacin de los objetivos generales y especficos, y la conformacin del equipo auditor, por parte de los Comits Tcnicos e Intersectorial, segn sea el caso. El SICA considera dos asignaciones de trabajo AT, la primera AT de ejecucin para activar y desarrollar la fase de planeacin y ejecucin y la segunda AT para activar y realizar la fase de informe, esta ltima se crea al finalizar la fase de ejecucin del proceso auditor.

DIRECTIVO UNIDADES EJECUTORAS (UES) COMUNICAR AL AUDITADO E INSTALAR AUDITORA

ACTUALIZAR EL OBJETIVO GENERAL Y DETERMINAR OBJETIVOS

ESPECFICOS (ACTIVIDAD A1, mdulo auditoras)

FIN

SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA

1

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La Asignacin de Trabajo AT de ejecucin, contempla: el objetivo general, la materia a auditar, la designacin del supervisor encargado y los integrantes del equipo de auditora, y la determinacin de las fechas de inicio y terminacin del proceso auditor. La Asignacin de Trabajo AT de Informe se genera sobre la AT de ejecucin para iniciar la fase de informe del proceso auditor. Las ATs deben incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades IMA, para cada integrante del equipo auditor, lder, responsable, supervisor encargado, y supervisor, tanto para el nivel central como desconcentrado. Estas Asignaciones de Trabajos sern validadas y aprobada por el Director de Vigilancia Fiscal en el nivel central y en el nivel desconcentrado por un Directivo de la Gerencia Departamental Colegiada diferente al presidente de la colegiatura; quienes para efectos del SICA, tienen el rol de Ejecutivo de auditora. En las actuaciones especiales (ACES) se genera una sola Asignacin de Trabajo AT que es la de Ejecucin. Las denuncias que las Unidades Ejecutoras UES- (Contraloras Delegadas Sectoriales, Gerencias Departamentales Colegiadas, Contralora Auxiliar de Regalas, Unidad Anticorrupcin), sern analizadas por el Directivo Superior y el Ejecutivo de Auditora, quienes de acuerdo con su complejidad y las posibles irregularidades denunciadas por el ciudadano, podrn tomar las siguientes decisiones: a) Que la denuncia se resuelva y atienda por auditoras planificadas, cuando las posibles

irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que se pueden resolver por la auditora que inicia o est en curso. Si la auditora est en curso, se verificar que la misma tenga AT de Ejecucin en Proceso y la pertinencia de avocarla a travs del proceso auditor sin que afecte su normal funcionamiento.

b) Que la denuncia se resuelva y atienda por Demanda imprevisible, es decir, con actividades de fiscalizacin no planificadas, para lo cual la denuncia se podr resolver; as:

Auditoras no planificadas, cuando las posibles irregularidades o situaciones

denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por la auditora planificada que est en curso o porque no hay auditora PGA en el ente objeto de control fiscal de donde se comunican las posibles irregularidades y adems, porque los soportes entregados por el ciudadano vislumbran que es necesario adelantar una evaluacin a diferentes reas del ente objeto de control fiscal y por tanto es ms pertinente utilizar los diferentes procedimientos que prev el SICA en el mdulo de Auditoras.

Actuaciones Especiales (ACES), cuando las posibles irregularidades o situaciones

denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por auditoras planificadas o no planificadas y adems, los soportes entregados por el ciudadano vislumbran indicios de daos patrimoniales que es necesario evaluarlos con procedimientos ms expeditos que los previstos en el mdulo de auditora con el fin de obtener resultados en un perodo de tiempo menor.

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Atencin de denuncias (ADES), cuando las posibles irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos de baja complejidad y por tanto no ameritan ser tramitadas a travs de los mdulos de auditora o de actuaciones especiales del SICA.

Cuando se atiendan denuncias por Auditoras o Actuaciones Especiales que involucren otros aspectos, se debe realizar AT de actividades de fiscalizacin no planificadas, Tipo Atencin de denuncias (hoy Atencin de referencias), para mantener el control de las denuncias tramitadas por la CGR. Es decir, el servidor pblico que atienda una denuncia, tendr dos ATs, una de Auditora o Actuacin Especial y otra de Atencin de Denuncia. Es importante reiterar que cada denuncia se debe configurar en SICA con una AT propia y que para vincularla a actuaciones en curso o por iniciar (Auditoras, Actuaciones Especiales o Atencin de Denuncias) se debe crear una ADE, excepto aquellas que se resuelvan como auditoras No Planificadas o Actuaciones Especiales, cuyo objetivo y materia a auditar se focaliza exclusivamente a dar respuesta de fondo al ciudadano, es decir, no contempla otros objetivos o asuntos a examinar. El servidor pblico con rol Supervisor cuando crea la AT de ADE incluye en el campo Observaciones el tratamiento que se dar a la misma (si se resuelve dentro de la auditora planificada o no planificada, dentro de la ACE o nicamente en el mdulo de ADE), y la remite al Ejecutivo de auditora para su validacin. Una vez asignada la AT, los servidores pblicos proceden a resolverla bajo las siguientes opciones: a) Si es por auditora planificada, en desarrollo de este proceso incluirn procedimientos

para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en el mdulo de Auditoras.

b) Si es por una Auditora No Planificada o una Actuacin Especial que incluye ms objetivos que atender exclusivamente la denuncia, en desarrollo de estos procesos incluirn procedimientos para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en los mdulos de Auditoras o de Actuaciones Especiales, segn corresponda.

c) Si la denuncia se atiende a travs de una Auditora No Planificada, una Actuacin Especial o una Atencin de Denuncia, cuyo objetivo es exclusivamente atender la misma, el proceso se realizar nicamente en los mdulos respectivos.

No obstante lo definido en los literales a) y b) anteriores, en el mdulo de atencin de denuncias opcin Documentacin, los servidores pblicos asignados en la AT, crearn una carpeta y una actividad en la que se referencie la AT de Auditora o de Actuacin Especial, en donde se ejecutaron los procedimientos que soportan la respuesta de fondo al ciudadano. As mismo, en el mdulo de Atencin de Denuncias, el servidor pblico asignado en la AT iniciar el flujo de revisin oficio de respuesta, adjuntando el proyecto de comunicacin de respuesta de fondo, para que los roles de Supervisor (si fue configurado), Ejecutivo de Auditora y Directivo Superior, realicen la revisin que les corresponde de acuerdo con sus responsabilidades.

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El rol que firma la comunicacin (Directivo Superior / Ejecutivo de Auditora) deber registrar el oficio de respuesta de fondo, en la opcin Envo Oficio Respuesta. Este procedimiento se adelantar en el mdulo de Atencin de Denuncias por cada una de las denuncias asignadas y atendidas por el funcionario ya sea por Auditora o Actuacin Especial.

2.3.2. Objetivos Especficos de la Auditora (Actividad A1) En razn a que la asignacin de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario que el Supervisor Encargado establezca los objetivos especficos de la auditora. De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el supervisor encargado tambin acopiar informacin sobre: Antecedentes sectoriales y de Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro y Fechas claves del proceso, las cuales sern registradas en el SICA. Si por algn motivo el supervisor encargado considera que hay necesidad de cambiar la materia o el objetivo general del PGA o de la asignacin de trabajo, lo puede registrar en el SICA, previa aprobacin del Comit Tcnico del nivel central. En la materia auditar se precisarn los Macroprocesos que en la Matriz de Riesgo - MR se vislumbran como riesgosos; as como, los perodos a auditar. Con base en el objetivo general y la materia auditar, el Supervisor encargado registra en el SICA los objetivos especficos aprobados por los Comits Tcnicos respectivos. Estos objetivos especficos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de riesgo reflejan los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditora (si es a un ente o un asunto) y la coherencia con el objetivo general.

2.3.3. Declaracin de Impedimentos ticos y Conflictos de Intereses. Si los auditores, el supervisor encargado u otros que participen en cualquier rol dentro del proceso auditor tienen causales de impedimentos a la independencia u objetividad relacionados con la auditora asignada, debern declarar esta situacin ante la instancia superior jerrquica correspondiente, mediante comunicacin justificada, el da hbil siguiente al recibo del correo electrnico sobre la asignacin del trabajo o la consulta de la AT directamente en el SICA. En caso de presentarse esta situacin, la instancia respectiva proceder a nombrar a otro funcionario y reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de esta modificacin por parte del Comit Tcnico.

2.3.4. Comunicacin al Auditado e Instalacin de la Auditora. En reunin previa al inicio de la auditora con el o los representantes legales o su delegado, y la participacin del Director de Vigilancia Fiscal o Directivo de la Gerencia Departamental o Distrital Colegiada, se presenta el equipo auditor, se hace entrega de la comunicacin escrita, suscrita por el Contralor Delegado o Presidente de la Colegiatura, donde informa al auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la Carta de Salvaguarda3, y se da por

3La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que entregar toda la informacin nica y oficial solicitada por la CGR.

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instalada la Auditora. De la sesin se elaborar una Ayuda de Memoria. (1. Formato carta salvaguarda y 2. Formato carta de presentacin)

3. FASES DEL PROCESO DE AUDITORA

3.1. Fase de Planeacin de la Auditora

RESPONSABLE DE AUDITORA O LDER Y EQUIPO AUDITOR


INICIO

COMPRENDER LA ASIGNACIN DEL TRABAJO - AT --, ENTENDER LOS OBJETIVOS ESPECFICOS,

COMPRENDER LA MATRIZ DE RIESGO Y ELABORAR CRONOGRAMA DE LA FASE DE

PLANEACIN


CONOCER EL ENTE OBJETO DE CONTROL FISCAL O ASUNTO A

AUDITAR:

Conocer en detalle del Ente objeto de control fiscal o Asunto a auditar

Identificar Personal Clave del Ente objeto de control fiscal o Asunto a

Auditar

Conocer y evaluar la funcin de auditora interna

Evaluar el Control Interno


IDENTIFICAR FACTORES DE RIESGO DE MACROPROCESOS Y PROCESOS:

Asociar materias especficas a procesos

Asociar factores de riesgo de auditora a materias especficas

Definir riesgo y procesos

significativos para la auditora

1

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Objetivo Definir el alcance y la estrategia de auditora a partir del conocimiento del auditado y de la evaluacin de los controles que el ente objeto de control fiscal tiene establecidos para mitigar los riesgos identificados por la CGR en la matriz de riesgos construidas por las Unidades Ejecutoras UES-. Alcance Esta fase se inicia con la asignacin de actividades (asignacin de trabajo AT y la actividad A1 del mdulo de auditoras) y comprende: la elaboracin del cronograma de actividades para la fase de planeacin; el conocimiento en detalle del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar; la evaluacin de los controles que el ente objeto de control fiscal tiene diseados para mitigar los riesgos identificados por la CGR en la matriz de riesgos, mediante la aplicacin de pruebas de recorrido; la determinacin de los criterios tcnicos de evaluacin, alcance y estrategia de auditora; hasta la elaboracin y aprobacin del Plan de Trabajo y de los Programas de Auditora.

3.1.1. Actividades Fase de Planeacin de la Auditora Como inicio de la fase de planeacin, se requiere conocer: la Asignacin de Trabajo AT, la informacin registrada por el supervisor encargado en la actividad A1 Establecer objetivos especficos de la auditora y la Matriz de Riesgo del ente objeto de control fiscal a auditar; con el fin de comprender, el objetivo general, los objetivos especficos y dems informacin relevante para el proceso auditor.


SE APRUEBA PLAN DE TRABAJO Y PROGRAMAS

DE AUDITORA?

EVALUAR EL RIESGO COMBINADO, DEFINIR LA ESTRATEGIA DE

AUDITORA, ELABORAR PLAN DE TRABAJO Y LOS PROGRAMAS DE

AUDITORA

COMIT TCNICO RESPONSABLE DE AUDITORA Y LDER DE AUDITORA

FIN

SI

NO

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Cronograma de actividades fase de planeacin En mesa de trabajo, el equipo auditor deber definir un cronograma a ejecutar en la fase de planeacin, el cual contendr como mnimo las siguientes actividades y el tiempo establecido para cada una: conocer el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar; identificar controles para mitigar los riesgos de la MR hacia donde se focaliz el proceso auditor y definir plan de trabajo, y elaborar y aprobar los programas de auditora.(3. Cronograma Fase de Planeacin) Cuando el desarrollo de una auditora comprenda la actuacin en ms de una jurisdiccin territorial, el responsable de auditora, tendr a cargo la consolidacin y la coherencia de los cronogramas que cada UE genere en el SICA. Para efectos del SICA, el cronograma consolidado de actividades de la fase de planeacin quedar registrado en la UE a la cual pertenezca el responsable de auditora. La informacin requerida al ente objeto de control fiscal o asunto a auditar para desarrollar las etapas del proceso auditor, ser solicitada por el responsable de auditora o el lder de auditora, si es punto de control, a travs de comunicaciones escritas, estipulando los tiempos para la entrega de la misma por parte el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, teniendo especial cuidado en no solicitar informacin que haya sido remitida a travs de la rendicin de cuenta e informes SIRECI. Dicha informacin deber ser utilizada en el proceso auditor y no para otros fines y cuando tenga el carcter de reservada, confidencial y/o de uso restringido, el auditor debe pactar las condiciones para su acceso y salvaguarda. As mismo, el acceso a la consulta de los sistemas de informacin est restringido al uso exclusivo de la auditora. Cuando la entidad disponga de bienes de su propiedad para el uso del equipo auditor, el responsable de auditora o el lder de auditora, si es punto de control, recibir por escrito, mediante inventario, especificando para cada uno de los elementos: estado, nmero de placas o identificacin y las condiciones de seguridad. El equipo auditor debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes y documentos que son propiedad de la parte interesada suministrados para su utilizacin.

3.1.2. Conocer la Entidad a Examinar (Actividad A2) Esta actividad comprende los siguientes procedimientos:

Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal o asunto a auditar Identificar personal clave del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar Conocer la funcin de auditora interna Evaluar controles

3.1.2.1. Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal o Asunto a auditar El obtener una comprensin del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar y su entorno, es un proceso continuo y dinmico, que se inicia en la fase de planeacin de la auditora y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma. Esta comprensin facilita la determinacin del objeto principal del auditado; el bien y/o servicio a prestar; la naturaleza,

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caractersticas, actividades y/o procesos; los riesgos de prdida o de inadecuada utilizacin de recursos, que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos. Esto implica realizar, entre otras, las siguientes actividades y preguntas: conocer cul es su da a da; qu actividades desarrollan su razn de ser?; cules son los productos y/o servicios que ofrece?; qu necesidades especficas satisfacen sus productos y/o servicios?; cul es la poblacin objetivo? Cul es su relacin con otras entidades pblicas?; cmo es el flujo de recursos pblicos? Teniendo en cuenta los Objetivos de la auditoria y la matriz de riesgo del ente objeto de control fiscal, el equipo auditor focalizar su anlisis y conocimiento en los aspectos especficos objeto de la auditora. Existen diferentes mtodos y herramientas para que el auditor obtenga un entendimiento holstico del negocio y una visin de conjunto del ente o asunto a auditar, como por ejemplo: entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de complejidad, PEST o modelo de revisin del negocio. De manera complementaria, el equipo auditor debe consultar y analizar la informacin del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, disponible en los sistemas de informacin de la CGR, y del Gobierno Nacional y Territorial. Para asegurar que todos los integrantes se apropien del conocimiento integral del auditado, en mesa de trabajo se socializar dicho conocimiento, y se deja constancia sobre los aspectos analizados de mayor importancia en la ayuda de memoria y en el formato 4. Conocimiento del ente o asunto a auditar. Para soportar el conocimiento de la entidad, el equipo auditor debe subir al sistema todos los documentos y archivos que evidencian esta actividad.

3.1.2.2. Identificar Personal Clave del Ente objeto de control fiscal o Asunto a Auditar El propsito de este procedimiento es identificar a los funcionarios con los cuales se interacta durante el proceso auditor para el conocimiento de la entidad o para la evaluacin del control interno; tales como: representante legal, jefe de control interno, contador, revisor fiscal, tesorero, ordenadores del gasto, gestores fiscales para los casos en los que se identifiquen hallazgos fiscales, entre otros.

3.1.2.3. Conocer la funcin de auditora interna En este procedimiento se debe indagar sobre la labor desarrollada por las Oficinas de control interno o de Auditora interna o quien haga sus veces, para evaluar si cumple con las funciones determinadas por la normatividad vigente.

3.1.2.4. Evaluar Controles. Consiste en obtener suficiente comprensin de los controles y la importancia que tienen para facilitar el logro de los objetivos del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar. Este conocimiento implica que el auditor deber aplicar pruebas de recorrido en la fase de

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planeacin, y pruebas de cumplimiento y sustantivas en la fase de ejecucin para emitir concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno, en concordancia con los resultados finales del proceso auditor. Por lo anterior, para efectos del SICA, este procedimiento ser firmado por el lder o responsable de auditora una vez culminada la fase de ejecucin.

3.1.3. Identificar Factores de Riesgo (Actividad A3) Esta actividad comprende los siguientes procedimientos: Asociar materias especficas a procesos Asociar factores de riesgo de auditora a materias especficas Definir procesos significativos para la auditora

3.1.3.1 Asociar materias especficas a procesos Para realizar este procedimiento, el auditor tendr en cuenta la matriz de riesgos previamente elaborada en el mdulo de Planificacin y Programacin PGA; as como, el objetivo general de la AT y los objetivos especficos registrados en el SICA por el Supervisor encargado. En este procedimiento se seleccionan los Macroprocesos y procesos que tengan que ver con la materia a auditar y con los objetivos especficos de la auditora.

3.1.3.2. Asociar factores de riesgo de auditora a materias especficas En este procedimiento a cada proceso de los Macroprocesos seleccionados en el procedimiento anterior, se le asocian los factores de riesgos que mediante las pruebas de recorrido y la comprensin del Control Interno y del conocimiento del ente o asunto auditado se consideran de mayor impacto, debido a que se observa que los controles no siempre estn bien diseados o no se aplican sobre todo para la proteccin y salvaguarda de los recursos pblicos.

3.1.3.3. Definir procesos significativos para la auditora En este procedimiento se califican los factores de riesgo de cada uno de los procesos desplegados de acuerdo con su impacto (Alto, Medio o Bajo) y posteriormente se proceden a seleccionar los procesos considerados significativos para el desarrollo de la auditora, los cuales se obtienen mediante el conocimiento del ente o asunto a auditar, las pruebas de recorrido y la comprensin del diseo de los controles verificando si mitigan el riesgo de prdida de recursos pblicos.

3.1.4. Metodologa de Evaluacin de Controles El modelo adoptado por la CGR para la evaluacin del Control Interno, es un instrumento que permite a los auditores determinar durante el desarrollo del proceso auditor, el grado de confianza que stos puedan depositar en los controles implementados por el ente objeto de control fiscal, establecer la profundidad de las pruebas de auditora y soportar el concepto que se emita por parte de la CGR, sobre la calidad y eficiencia de los controles.

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La evaluacin del control interno, se realiza en dos eventos, as: En la fase de planeacin Con base en los riesgos inherentes que identific la UE en la matriz de riesgo MR, los auditores debern: Identificar y comprender los controles Evaluar el diseo de los controles Identificar y comprender los controles: Los objetivos de identificar y comprender los controles, son:

Identificar controles que generen seguridad razonable de que las desviaciones en los

procesos son detectados de manera oportuna. Identificar controles que provean seguridad razonable de que los riesgos significativos

identificados son prevenidos o son detectados. Identificar los controles que puedan ser probados. Determinar si faltan controles que sean necesarios. Determinar la dependencia de los controles sobre Tecnologas de Informacin - TI. Los controles pueden corresponder a cualquier procedimiento o medida que el auditado haya establecido para prevenir o mitigar riesgos o errores durante la ejecucin de las actividades

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dentro de un proceso y el procesamiento de transacciones o para detectar oportunamente las desviaciones que puedan haber ocurrido. Mitigacin de Riesgos: Sobre aquellos procesos considerados en la matriz de riesgo del ente objeto de control fiscal, que presentan factores de riesgo calificados preferiblemente en Alto o Medio, los auditores aplicarn las pruebas de recorrido para verificar si las medidas que la entidad ha establecido se orientan a reducir, transferir o asumir el riesgo; para esta ltima opcin, el ente objeto de control deber presentar los estudios tcnicos que demuestren el costo/beneficio de esta decisin, sin perjuicio que esta situacin sea revelada en el informe de auditora. Evaluar el Diseo de los Controles: Esta procedimiento se ejecutar mediante pruebas de recorrido. (5. Formato Pruebas de recorrido). Las pruebas de recorrido tienen como propsito verificar, el diseo de los Controles Diseo de los Controles: Para determinar si el control est bien diseado, el auditor debe verificar que el control cumpla con los siguientes criterios: Apropiado: Que el control identificado previene o mitiga los riesgos de la actividad a

controlar. Responsable de ejecutar el control: Si hay una persona responsable de ejecutar el

control, si la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempea y si existe segregacin de funciones.

Frecuencia del control: La periodicidad de la aplicacin del control es correspondiente con la frecuencia de ejecucin de las actividades para las cuales se estableci el control.

Documentacin del control: El control se encuentra debidamente formalizado (Polticas / Manuales de procedimiento y de funciones)

Con la aplicacin de las pruebas de recorrido, se determinar si el diseo del control es: Adecuado, Parcialmente Adecuado o Inadecuado Para efectos de cuantificar su resultado, la equivalencia numrica es la siguiente:

EVALUACIN DEL DISEO DE

CONTROLES

CRITERIOS PUNTAJE

Adecuado Cumple con todos los criterios 1

Parcialmente Adecuado Cumple con el criterio: apropiado pero incumple algn otro de los

criterios

2

Inadecuado Incumple con el criterio

apropiado o no cumple con ninguno de los criterios

3

En la fase de ejecucin El equipo auditor con la aplicacin de los procedimientos de auditora que incluye pruebas de cumplimiento y sustantivas deber determinar si los controles son efectivos.

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Efectividad de los Controles: Para determinar la efectividad del control, el auditor debe verificar que cumple con los siguientes criterios: Existe evidencia en la muestra examinada, que el control implementado est siendo

utilizado. El control examinado en la muestra, previene o mitiga los riesgos. No se determinaron hallazgos de auditora asociados a ese control.

Para efectos de cuantificar su resultado, la equivalencia numrica es la siguiente:

EVALUACIN DE LA

EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES

CRITERIOS

PUNTAJE

Efectivo Cumple con los criterios

1

Con deficiencias Incumple uno de los criterios 2

Inefectivo Incumple los criterios

3

Calidad y Eficiencia del Control Interno La evaluacin y calificacin de la calidad y eficiencia de los controles que el ente objeto de control fiscal tiene implementados, resulta de la evaluacin del diseo y de la efectividad de los controles. (6. Matriz de Evaluacin de la calidad y eficiencia del Control Interno). La evaluacin final del control interno, se realiza en forma automtica en la matriz bajos los siguientes parmetros: De acuerdo con el puntaje asignado a las evaluacin del diseo de los controles y de

efectividad. El diseo se pondera con un 30% y la efectividad equivale a un 70% sobre el total. Por cada evaluacin (diseo y efectividad) se realiza la sumatoria de los puntajes asignados a cada control evaluado, el resultado se multiplica por el porcentaje de ponderacin de cada criterio y se divide por el nmero de controles que fueron evaluados. La evaluacin final del Control Interno, ser la sumatoria de los resultados obtenidos por cada criterio (diseo y efectividad), y ser la que se traslada a la matriz de evaluacin de Gestin y Resultados, teniendo en cuenta que uno (1) equivale a 100% y tres (3) es igual a 0%. Para efectos de la evaluacin final de la calidad y eficiencia del control interno, se han definido los siguientes rangos:

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RANGOS

CONCEPTO

De 1 a < 1,5 Eficiente

De = >1,5 a < 2 Con deficiencias

De = >2 a 3 Ineficiente

El responsable de auditora con base en los resultados de la evaluacin de los controles de la matriz de calidad y eficiencia de control interno a nivel de ente objeto de control fiscal, garantizar la emisin de un concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno, para ser reflejado en el dictamen integral o en la carta de conclusiones segn sea el caso. As como un concepto sobre la operatividad de la oficina de Control Interno. Consolidacin Control Interno con puntos de control Cuando el auditado cuente con puntos de control, en el nivel central o descentralizado, el responsable de auditora debe tomar los resultados de la matriz de calidad y eficiencia del control interno de cada punto de control para efectuar la respectiva consolidacin. El responsable de auditora deber tener en cuenta todos los resultados de la evaluacin de los controles y consolidarlos por Macroprocesos en una nica matriz de calidad y eficiencia de control interno a nivel de ente objeto de control fiscal, la cual arrojar la calificacin que alimentar la matriz de evaluacin de gestin y resultados, acompaada de un concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno, para ser reflejado en el dictamen integral o en la carta de conclusiones segn sea el caso, con el concepto de la operatividad de la Oficina de Control Interno.

3.1.5. Definir plan de trabajo, elaborar y aprobar los programas de auditora. (Actividad A4)

Esta actividad comprende los siguientes procedimientos: Evaluar riesgo combinado de procesos significativos Definir la estrategia para la auditora Elaborar Plan de trabajo y programas de auditora.

3.1.5.1. Evaluacin de riesgo combinado de procesos significativos En este procedimiento se califica por cada proceso significativo el riesgo combinado que resulta de confrontar el riesgo inherente que viene de la Matriz de Riesgo con el riesgo de control que se obtuvo al aplicar las pruebas de recorrido y en la evaluacin de controles. Para este efecto se deben considerar las definiciones de riesgo inherente y riesgo de control, as: Riesgo inherente: Es la susceptibilidad de una aseveracin a una representacin

errnea, que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con

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otras representaciones errneas, suponiendo que no hubiera controles internos relacionados (Normas Internacionales de Auditora). Est asociado a la naturaleza de una entidad y a las actividades que desarrolla, es el riesgo propio del negocio o del proceso.

Riesgo de control: Es el riesgo de que no se prevenga o detecte y se corrija oportunamente, por el control interno de la entidad, una representacin errnea que pudiera ocurrir en una aseveracin, y que pudiera ser de importancia relativa, en forma individual o en agregado con otras representaciones errneas. Significa que aunque existan los controles stos pueden ser vulnerables, por lo que existir alguna posibilidad que se presenten errores o irregularidades. Es el riesgo de que los controles no operen.

Al realizar este procedimiento es necesario justificar la calificacin (alto, medio o bajo) y el objetivo clave del proceso significativo. Para efectos de la determinacin del riesgo combinado, se han definido los siguientes rangos:

RIESGO COMBI

guia aud cgr ajustada al contexto sica.pdf

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