hankinnasta maksuun - miten prosessi tehostuu?
DESCRIPTION
Keijo Kettunenmaksuliikennepäällikkö, ValtiokonttoriValtio Expo 15.5.2012TRANSCRIPT
HANKINNASTA MAKSUUN – MITEN PROSESSI
TEHOSTUU?
Keijo Kettunen
maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 2
KILPAILUTUS SOPIMUSTEN
HALLINTA
HANKINTA-
EHDOTUKSEN
LUOMINEN TILAUS
HANKINTA-
EHDOTUKSEN
HYVÄKSYMINEN
VASTAANOTTO
Laskun käsittely Maksuunpano Tiliotteen käsittely
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?
• Hansel vastaa pääsääntöisesti kilpailuttamisesta
• Haasteena kilpailutusten tulosten hyödyntäminen koko laajuudessa
• Tilaustenhallintasovelluksen seurantaraportit kuntoon vuosien 2012 – 2013 aikana
• Tilaustenhallintasovelluksen minikilpailutus – osio testauksessa ja valmis tuotantoon v. 2013 ensimmäisellä vuosipuoliskolla
• Hankintaorganisaatio kuntoon kaikissa kirjanpitoyksiköissä
- Hankintojen keskittäminen kirjanpitoyksiköissä
- Yhtenäinen malli käyttöön vuosien 2013 – 2014 aikana
- Hankintojen ohjaamiseen selkeä mandaatti Valtiokonttorille?
- Aikataulu 2012 -
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 3
KILPAILUTUS
SOPIMUSTEN
HALLINTA
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu? • Hankintaosaamisen lisääminen
- Tilaukseen tulee sisällyttää kaikki hankinnasta aiheutuvat kustannukset
- Huomioitava jo tarjouspyynnössä
• Kaikki hankinnat pl. esim. matkustamiseen liittyvät hankinnat tilaustenhallintasovelluksen kautta tulevaisuudessa
• Hankintojen keskittämisellä prosessi tehostuu ja hankintoihin menevä aika sisältäen tiliöinnit saadaan minimoitua
• Tavoitteena 50 % hankinnoista tilaustenhallintasovelluksen kautta jo vuoden 2013 loppuun mennessä
- Valtiokonttori tekee noin 60 käyntiä kirjanpitoyksiköihin (30 kirjanpitoyksikköä) edistääkseen tilauksenhallintasovelluksen käyttöä sekä ns. hyvien käytäntöjen levittämistä.
- Toimittajien aktivointia jatketaan Hanselin ja kirjanpitoyksikköjen yhteistyönä.
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 4
HANKINTA-
EHDOTUKSEN
LUOMINEN
TILAUS
HANKINTA-
EHDOTUKSEN
HYVÄKSYMINEN
VASTAANOTTO
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu? • Kaikki laskut verkkolaskuiksi, vastuu siirretty
kirjanpitoyksiköille
- Kirjanpitoyksiköissä ei skannausta,
• Verkkolaskun sisältöä kehitettävä
- Sopimuksiin perustuvien laskujen (esim. vuokrat) automaattinen täsmäytys tulossa rondoon (R8 versio), tuotteistus menossa Valtiokonttorissa
- Laskulle yksilöivä tieto, joka mahdollistaa verkkolaskun automaattisen tiliöinnin ja täsmäytyksen (ei koske tilha- laskuja)
• Valtiokonttori hakee ratkaisua yhdessä toimittajien kanssa vuoden 2012 aikana
• Rondon R8 – versio kaikkien kirjanpitoyksikköjen käyttöön vuoden 2013 loppuun mennessä
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 5
Laskun
käsittely
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?
• Reskontran ulkopuoliset maksut minimiin
• Tiliotteen käsittely ostolaskujen osalta täysin
automatisoitavissa
- Ei erillistä hyväksyntää välitilikirjauksesta (per ostot an
välitili reskontramaksatuksen yhteydessä ja per välitili an
maksatus tiliotteelta), välitilin täsmäys normaaliin tapaan
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 6
Maksuunpano
Tiliotteen
käsittely
Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?
• Mittariston kehittäminen
- Pitää pystyä mittaamaan prosessia
- Joitakin yksittäisiä mittareita olemassa
- Perusmittarit vuoden 2012 aikana yhteistyössä Palkeiden,
Valtiokonttorin ja toimittajien sekä Hanselin kanssa
• Prosessiin osallisten järjestelmien toimintavarmuuden ja
laadun ylläpito
- Tuotannon palvelutason ylläpito yhteistyössä
Valtiokonttorin (VIP ja HO), Palkeiden sekä toimittajien
kanssa aikaisempaa suunnitelmallisemmalla tavalla.
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 7
Hankinnasta maksuun - prosessi
15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 8
Valtio
Toimittaja Tilauksen
tekeminen
tilaustenhallinta-
sovelluksella MARKKINAPAIKKA
Verkkokauppa
(Myynti)
Hankinta-
katalogi
Hyväksyntä
Sis. tiliöinnin Tilaus
Tilausvahvistus
Laskujenkäsittely
(Rondo)
Tilaustietojen
siirtyminen
Rondoon
Toimitus Vastaanotto-
tarkastus
Operaattorit
/Itella
Lasku/
sähköinen
Reskontra
Koneellinen
tarkistus Pankki
Automaattinen
siirto
Palaute
Tavoite: Hankintapäätöksen jälkeen
täysin automatisoitu prosessi