hệ thống thông tin quản lý - bài 5 quản lý httt trong doanh nghiệp (phần 3)

Bài 5Quản lý HTTT trong doanh nghiệp

(phần 3)

Nội dung bài học

1. Họp và hội nghị

2. Internet và email

Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 2

2. Internet và email

3. Hội thảo và các sự kiện đào tạo

Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau đểcùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyếtđịnhCác hình thức:

Họp chính thứcHọp định kỳ hoặc đột xuấtThảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp)

Khái niệm

Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau đểcùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyếtđịnhCác hình thức:



Bao gồm:Cuộc họp hội đồng quản trịHọp ủy banHội thảo làm việc nhómCác cuộc họp công khaiCuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bấtthường (EGM)Cuộc họp nhómHọp thẩm địnhPhỏng vấnTrao đổi tự do

Họp chính thức

Bao gồm:Cuộc họp hội đồng quản trịHọp ủy banHội thảo làm việc nhómCác cuộc họp công khaiCuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bấtthường (EGM)Cuộc họp nhómHọp thẩm địnhPhỏng vấnTrao đổi tự do


Hình thức chung

Họp chính thức


Kết quả thu được bao gồm:Thông báoChương trình làm việcBiên bản

Họp chính thức


Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:Các thành viên tham dự:

Quản trị dự ánCác thành viên đội dự ánĐại diện của khách hàng/chủ đầu tư

Gồm các nội dung:Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trướcHiện trạng dự ánTiến độ kỳ vọng của dự án trong tương laiChi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báoPhân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành

Họp dự án

Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:Các thành viên tham dự:

Quản trị dự ánCác thành viên đội dự ánĐại diện của khách hàng/chủ đầu tư

Gồm các nội dung:Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trướcHiện trạng dự ánTiến độ kỳ vọng của dự án trong tương laiChi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báoPhân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành


Cuộc họp giải quyết vấn đề:Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triểnkhai dự ánCần nhận thức rõ:

Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc raquyết địnhAi là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắcphục

Họp dự án

Cuộc họp giải quyết vấn đề:Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triểnkhai dự ánCần nhận thức rõ:

Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc raquyết địnhAi là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắcphục


Cuộc họp đánh giá dự án:Xảy ra cuối dự ánChương trình làm việc:

Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sáchThời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầuMức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự ánXác định và giải quyết vấn đềMối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việcLiên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng củakhách hàng

Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáokiểm toán

Họp dự án

Cuộc họp đánh giá dự án:Xảy ra cuối dự ánChương trình làm việc:

Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sáchThời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầuMức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự ánXác định và giải quyết vấn đềMối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việcLiên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng củakhách hàng

Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáokiểm toán


Hội nghị:Là phương pháp truyền thông đặc biệtPhục vụ một số mục đích khác nhauBao gồm các kỹ thuật:

Truyền thông trực quanTruyền thông bằng văn bảnTruyền thông bằng lời

Hội nghị

Hội nghị:Là phương pháp truyền thông đặc biệtPhục vụ một số mục đích khác nhauBao gồm các kỹ thuật:

Truyền thông trực quanTruyền thông bằng văn bảnTruyền thông bằng lời


Hội nghị công khai:Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhauThường là hoạt động truyền thông một chiềuMục đích chính là để thông báo

Hội nghị nội bộ:Đa phươngNgành dọc

Hội nghị bán hàng

Hội nghị

Hội nghị công khai:Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhauThường là hoạt động truyền thông một chiềuMục đích chính là để thông báo

Hội nghị nội bộ:Đa phươngNgành dọc

Hội nghị bán hàng


Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nốigiọng nói của các thành viên tham dựCó thể tổ chức qua:

Phần mềm SkypeHệ thống gọi điện qua InternetĐiện thoạiMáy phát thanh hai chiều

Hội nghị

Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nốigiọng nói của các thành viên tham dựCó thể tổ chức qua:

Phần mềm SkypeHệ thống gọi điện qua InternetĐiện thoạiMáy phát thanh hai chiều


Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọngnói):

Sử dụng máy tính và hệ thống videoHai kiểu hội nghị truyền hình chính:

Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụngSử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC

Hội nghị

Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọngnói):

Sử dụng máy tính và hệ thống videoHai kiểu hội nghị truyền hình chính:

Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụngSử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC


Quảng cáoMarketing trực tiếpQuảng cáo có hồi đápXúc tiến bán hàngCác chương khách hàng trung thànhQuan hệ truyền thông/báo chíQuan hệ công chúngTiếp thị mối quan hệ

Internet - kênh truyền thôngxúc tiến thương mại

Quảng cáoMarketing trực tiếpQuảng cáo có hồi đápXúc tiến bán hàngCác chương khách hàng trung thànhQuan hệ truyền thông/báo chíQuan hệ công chúngTiếp thị mối quan hệ


Tiếp thị bình dânPhân phối trực tiếpPhát triển quan hệ đối tácDịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuậtNghiên cứu thị trường/khách hàngBản sắc doanh nghiệp

Internet - kênh truyền thôngxúc tiến thương mại

Tiếp thị bình dânPhân phối trực tiếpPhát triển quan hệ đối tácDịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuậtNghiên cứu thị trường/khách hàngBản sắc doanh nghiệp


Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bánhàng và phân phối sản phẩm tới khách hàngXu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốcđộ ổn địnhCác hình thức khác:

Gian hàng trực tuyếnCác trang đấu giá

Mua sắm trực tuyến

Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bánhàng và phân phối sản phẩm tới khách hàngXu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốcđộ ổn địnhCác hình thức khác:

Gian hàng trực tuyếnCác trang đấu giá


Đang dần thay thế cho thư tay, bản ghi nhớ,bản fax, các tài liệu, các cuộc gọi điện thoạiKết hợp khả năng của các phương tiện truyềnthông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phívà sự tiện dụng

Email


Ưu điểm:Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóngChi phí thấpCó thể đính kèm tài liệu văn bảnGửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳPhần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi

Email

Ưu điểm:Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóngChi phí thấpCó thể đính kèm tài liệu văn bảnGửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳPhần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi


So sánh:Mạng nội bộ (intranet)Mạng diện rộng (extranet)Mạng Internet

Mạng nội bộ và mạng diện rộng

So sánh:Mạng nội bộ (intranet)Mạng diện rộng (extranet)Mạng Internet


Các nội dung của mạng nội bộ:Dữ liệu hoạt độngThông tin tuyển dụngHỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viênBảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tintới nhân viênTrang chủ của các phòng banNội san hoặc bản tin nội bộCác phương tiện thư điện tửTruyền thông từ cấp dưới lên cấp trênHồ sơ nhân sự cá nhân


Các nội dung của mạng nội bộ:Dữ liệu hoạt độngThông tin tuyển dụngHỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viênBảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tintới nhân viênTrang chủ của các phòng banNội san hoặc bản tin nội bộCác phương tiện thư điện tửTruyền thông từ cấp dưới lên cấp trênHồ sơ nhân sự cá nhân


Những lợi ích của mạng nội bộ:Tiết kiệm chi phíSử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyếnTruy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp


Những lợi ích của mạng nội bộ:Tiết kiệm chi phíSử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyếnTruy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp


Mạng diện rộng:Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanhCó thể được sử dụng để:

Cung cấp một dịch vụ “tập trung”Trao đổi tin tứcChia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triểnQuảng cáo thông tinTrao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịchCung cấp các bài thuyết trình trực tuyến


Mạng diện rộng:Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanhCó thể được sử dụng để:

Cung cấp một dịch vụ “tập trung”Trao đổi tin tứcChia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triểnQuảng cáo thông tinTrao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịchCung cấp các bài thuyết trình trực tuyến


Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic datatransfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữacác tổ chức thông qua phương tiện điện tửTầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinhdoanh bán lẻ đang ngày càng gia tăngTrong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI vàcác ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tinđang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống

Trao đổi dữ liệu điện tử

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic datatransfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữacác tổ chức thông qua phương tiện điện tửTầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinhdoanh bán lẻ đang ngày càng gia tăngTrong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI vàcác ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tinđang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống


Là kênh truyền thông công việc chủ yếuPhần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt:

Phỏng vấnCác bài diễn thuyết và thuyết trìnhCác chuyến thăm bán hàngCác cuộc họp nhóm chính thứcLiên lạc và thảo luận thân mậtCác phiên họpHệ thống báo tin mật

Truyền thông bằng lời

Là kênh truyền thông công việc chủ yếuPhần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt:

Phỏng vấnCác bài diễn thuyết và thuyết trìnhCác chuyến thăm bán hàngCác cuộc họp nhóm chính thứcLiên lạc và thảo luận thân mậtCác phiên họpHệ thống báo tin mật


Ưu điểm:Đem lại cảm xúc cho người ngheNgười nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồiđáp nhanh chóngHàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân.Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất

Nhược điểm:Không có biên bản ghi nhớXảy ra hiện tượng “co rút từ vựng”Không rút lại hay thay thế những câu đã nói

Truyền thông bằng lời

Ưu điểm:Đem lại cảm xúc cho người ngheNgười nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồiđáp nhanh chóngHàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân.Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất

Nhược điểm:Không có biên bản ghi nhớXảy ra hiện tượng “co rút từ vựng”Không rút lại hay thay thế những câu đã nói


Phong cách:Hội nghịPhát triển kỹ năng

Thường được sử dụng trong quá trình phân tíchhệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu ngườidùngNên có sự hỗ trợ của các trợ lý

Hội thảo người dùng

Phong cách:Hội nghịPhát triển kỹ năng

Thường được sử dụng trong quá trình phân tíchhệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu ngườidùngNên có sự hỗ trợ của các trợ lý


Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọnPhương pháp được chọn phải cho phép:

Có sự tham gia của học viên vào bài giảngCung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của họcviênTruyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việcTăng cường các hành vi mong đợiÁp dụng thực hành những điều được họcNâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực

Các sự kiện đào tạo

Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọnPhương pháp được chọn phải cho phép:

Có sự tham gia của học viên vào bài giảngCung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của họcviênTruyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việcTăng cường các hành vi mong đợiÁp dụng thực hành những điều được họcNâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực


Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước:Chuẩn bị học viên;Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cầnthiết và minh họa cách thực hiện công việc;Cho phép học viên thực hiện công việc; vàKiểm tra việc thực hành của học viên.

Các sự kiện đào tạo

Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước:Chuẩn bị học viên;Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cầnthiết và minh họa cách thực hiện công việc;Cho phép học viên thực hiện công việc; vàKiểm tra việc thực hành của học viên.


Thuyết trình (presentation)Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời vàtruyền thông trực quanThường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộchọp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hộinghị

Nên cơ cấu thành ba phần:Phần giới thiệu (introduction)Phần nội dung chính (main section)Phần kết luận (conclusion)

Thuyết trình

Thuyết trình (presentation)Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời vàtruyền thông trực quanThường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộchọp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hộinghị

Nên cơ cấu thành ba phần:Phần giới thiệu (introduction)Phần nội dung chính (main section)Phần kết luận (conclusion)


Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt củahoạt động truyền thông và có mối liên quan vớiviệc đào tạoNhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạocần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhânviên một cách nhanh chóng

Tập huấn

Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt củahoạt động truyền thông và có mối liên quan vớiviệc đào tạoNhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạocần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhânviên một cách nhanh chóng


Yêu cầu:Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thốngHình thức giảng dạy phù hợp với học viênCần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiếnvào kế hoạch

Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thôngtin dưới hình thức tập trung

Tập huấn

Yêu cầu:Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thốngHình thức giảng dạy phù hợp với học viênCần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiếnvào kế hoạch

Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thôngtin dưới hình thức tập trung


Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau đểcùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyếtđịnhCác hình thức họp:


Các kỹ thuật dùng cho hội nghị:Truyền thông trực quanTruyền thông bằng văn bảnTruyền thông bằng lời

Tổng kết bài học

Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau đểcùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyếtđịnhCác hình thức họp:


Các kỹ thuật dùng cho hội nghị:Truyền thông trực quanTruyền thông bằng văn bảnTruyền thông bằng lời


Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bánhàng và phân phối sản phẩm tới khách hàngEmail kết hợp khả năng của các phương tiệntruyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ,chi phí và sự tiện dụngTruyền thông bằng lời là kênh truyền thông côngviệc chủ yếu

Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bánhàng và phân phối sản phẩm tới khách hàngEmail kết hợp khả năng của các phương tiệntruyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ,chi phí và sự tiện dụngTruyền thông bằng lời là kênh truyền thông côngviệc chủ yếu


hệ thống thông tin quản lý - bài 5 quản lý httt trong doanh nghiệp (phần 3)

Documents