időmenedzsment

„Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész

Időmenedzsment

A hatékony időmenedzsment minden szakmában kritikus fontosságú. Mindenki

javíthat időbeosztásán, és e képesség fejlesztésének jelentős hasznai lehetnek.

Időbeosztása mindig közvetlen hatással (jó vagy rossz) lesz azokra, akikkel

együtt dolgozik, ezért érdemes időt szentelni olyan eszközök vagy technikák

kifejlesztésére, amelyek segítik időbeosztásának hatékonyabbá tételét, céljai

elérését, illetve a határidők teljesítését.

A mai rohanó világban a vezető emberek többségét érinti egy említésre méltó

probléma, mely nem más, mint az idő nem megfelelő beosztásából adódó

időhiány.

Általános problémának tekinthető, hogy manapság a „főnökök” nem csak

leterheltek, de nagy nyomás alatt is állnak. Ennek

következményként nem egyszer napi 10‐14 órákat

dolgoznak és még hétvégére sem tudnak elszakadni a

munkájuktól. Az ember azt gondolná, hogy ennyi munka a

minőséget és pontosságot is maga után vonja, de ez igen

kevés esetben mondható el. Aztán a határidők közeledtével

a munka sürgetővé válik, és igen nehézkesen megy a

megszabott időre elkészíteni a feladatot, sokszor nem is

sikerül. Ezek az emberek gyakran estére egészen

kimerültnek, fáradtnak érzik magukat, és úgy vélik,

semmire sincs elég idejük, szinte elrohan mellettük az idő

észrevétlenül, s ők lekésnek az „elrobogó vonatról”. Igazi eredményt ritkán

tudnak felmutatni.

Ahhoz, hogy megértsük ezt a problémát, nézzünk meg néhány fogalmat

pontosítva:

Időgazdálkodás: a rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó

döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges

idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése,

valamint rendelkezésre állásuk biztosítása

Vezetői időgazdálkodás: időgazdálkodás + kollégáink, beosztottjaink

időfelhasználásra vonatkozó döntéseinek befolyásolása

Sajnos egyik főnök sem tudja kiküszöbölni, hogy amikor dolgozik, senki ne

zavarja, és ne szakítsa meg a munkájában. Az idő hatékony beosztását

1


elsősorban az gátolja, ha a menedzser nem tudja kiválasztani, hogy melyik a

sürgős és fontos munka, illetve melyik az a teendő, amelyet később is ráér

elvégezni. Tennivalóink helyes sorrendét nem könnyű meghatározni, de

mindenképpen fontos, hiszen nagymértékben befolyásolja napi döntéseink

helyes meghozatalát. Az időgazdálkodási képesség egyik kulcstényezője a

fontossági sorrend gyors és pontos meghatározása, illetve szükség esetén a

rugalmas átszervezés. Természetesen ez a képesség nem velünk született

„érték”, tanulnunk kell az iskoláink segítségével és önmagunk fejlesztésével,

mely történhet csoportos tréningek alkalmával is.

A vezető időgazdálkodása jelentősen befolyásolhatja a cég vagy vállalat

teljesítményét, illetve azt, hogy mennyire tud megfelelni az ügyfelek

elvárásainak.

Rengetek segítő eszközt találunk, ha körül nézünk egy picit a piaci kínálaton, így

ma már nincs szükség se csomóra kötött zsebkendőre, sem pedig cetlizésre, bár

ez utóbbitól sokan nehezen tudnak elszakadni. Naptárokból rengetek a kínálat:

találhatunk napi, heti, havi beosztású kalendáriumot, de ha ettől egy kicsit

komolyabb és korszerűbb eszközre vágyunk, nézzünk körül a

menedzserkalkulátorok, telefonok, karórák, PC‐k, laptopok, háza táján. A kínálat

ma már egészen figyelemre méltó, de jó, ha szem előtt tartjuk, hogy az egyént

nem az határozza meg, hogy milyen márkás vagy milyen fajta terméket használ,

hanem sokall inkább az, hogy milyen hatékonyan dolgozik, és hogyan járul

hozzá a jobb teljesítmények eléréséhez.

A jól szervezett időgazdálkodás hiánya azon túl, hogy befolyásolja a vállalat

teljesítményét, egyéb súlyos következményeket is maga után vonhat. Ha egy

vezető időbeosztása nem megfelelő, könnyen jelentkezhetnek olyan tünetek,

mint a szorongás, alvászavar, magánéleti konfliktus vagy akár a

„munkaalkoholizmus” és különféle egészségügyi problémák, melyek főként

szomatikus jellegűek (magas vérnyomás). Nem beszélve az örökös

magyarázkodástól és pironkodásról amiatt, hogy miért késtük le éppen a végső

határidőt is, immáron sokadszorra. Sajnos nem elfogadható magyarázat, hogy

nem elég az idő vagy nincs időnk semmire, ugyanis potenciálisan az idővel

semmi baj nincs, a zavart és gyötrelmet minden esetben az idő rossz beosztása, és

a feladatok fontossági sorrendjének helytelen megállapítása eredményezi. Kinek

hiányzik az örök feszültség, a rossz közérzet vagy az örökös frusztráció? E

túlhajszolt élet következtében könnyen felőrlődhet a család, és az addig jól

működő házasság is zátonyra futhat. Természetesen egyszerűbb mindenért mást

hibáztatni vagy éppen a körülményeket, pedig a hatékony munka‐

2


gazdálkodással könnyedén megteremthető a harmónia, a feladatok és a

rendelkezésünkre álló idő között.

Néhány fontos kérdés a fontossági sorrend felállításánál:

milyen a feladat a határidő szempontjából:

a) sürgős – mindenképpen most kell vele foglalkozni

b) sürgető – most kérnek figyelmet, de az ügy nem feltétlenül szükséges

c) még nem sürgős – ha lehet, akkor várhat a dolog

d) nem sürgős

a vezető jelenlegi munkája szempontjából mennyire sürgős az ügy:

e) nagyon fontos

f) fontos

g) nem fontos

az adott feladatot a vezető hasznosnak vagy értelmetlennek találja.

A fontossági sorrend 9 fő kategóriája:

1. nagyon fontos, sürgős

2. fontos, sürgős

3. nagyon fontos, sürgető

4. fontos, sürgető

5. nagyon fontos, még nem sürgős

6. fontos, még nem sürgős

7. nagyon fontos, nem sürgős

8. fontos, nem sürgős

9. nem fontos, nem sürgős

A fent említett 9 kategóriát szem előtt tartva megfelelően oszthatja be a vezető az

idejét, de még így is vannak gyakori hiba lehetőségek. Abban az estben, ha a

menedzser az első két kategóriába tartozó feladatokkal foglalkozik: meg kell

vizsgálnia, hogy nem követel‐e túl sokat magától. Aki leginkább a nagyon fontos,

3


sürgető illetve a fontos, sürgető dolgokra figyel: valószínűleg túlságosan

elérhető. Meg kell tanulnia, hogy kisseb jelentőségű dolgokra nemet tudjon

mondani.

Az a vezető, aki leginkább az 5‐6. kategóriával foglalkozik: nagyon jól kézben

tartja ugyan a dolgokat, de érdemes fontolóra vennie, hogy nem kerüli‐e el

azokat a feladatokat, melyek fontosabbak és elsőként érdemelnének figyelmet.

Az, akik minden esetben a 7‐9. kategóriával foglalkozik: halogatja a munkáját,

nem tudja szelektálni a fontos teendőket, vagy csak akkor képes intenzíven

dolgozni, ha nyomasztja a határidő.

Természetesen a jó vezetés nem csak abban áll, hogy tisztában vagyunk a

feladattal, hanem abból is, hogy mindezeket a munkatársak el tudják‐e végezni,

és azt milyen hatékonysággal tudják tenni. Mindehhez az egyik legrosszabbul

használt erőforrásunk megfelelő beosztása szükséges: az időé. A jó

időgazdálkodás alapelve, hogy képesek vagyunk pontosan meghatározni és

betartani a fontossági sorrendet, és tudunk nemet mondani a jelentéktelen

dolgokra.

Tippek hatékony időgazdákodáshoz:

1. Legyen világos célkitűzésünk

Ezeknek két szintje van: főcél és alcélok, amelyeket a főcél elérése során kell

teljesíteni.

2. Legyen világos célkitűzésünk

A jó célok a SMART elvének felelnek meg.

Specific – Specifikusak (világosak és egyértelműek)

Measurable – Mérhetőek (tudjuk, hogy elértük‐e őket vagy sem)

Attainable ‐ Elérhetőek

Realistic – Reálisak (a szükséges erőforrások – emberek, berendezések, pénz,

idő – rendelkezésre állnak‐e)

Time specific – Időben korlátoltak (meghatározott az az időpont, amelyre

elérjük őket)

3. Legyünk tudatában annak, hogy milyen korlátaink vannak

Általában ezek a rendelkezésre álló erőforrásokhoz kapcsolódnak (ki tud

segíteni, milyen berendezéseket használhatunk, mennyit költhetünk, mennyi idő

4


áll rendelkezésünkre). Kapcsolódhatnak azonban bizonyos eljárásokhoz is

(egészség‐ megőrzési és biztonsági szempontok például) vagy kézségeink és

képességeink is korlátozhatnak egy bizonyos berendezés használatára.

4. Minden feladatot rangsoroljunk

ʺHa munkánkat hatékonyan akarjuk végezni, különbséget kell tudni tenni

lényeges és lényegtelen információ között, valamint rangsorolni kell a beérkező

feladatokatʺ.

A rangsorolásra elterjedt módszer az ʹABC metódusʹ, mellyel négy csoportba

sorolhatjuk a keletkező munkát: a., azonnal el kell intézni, b., nekünk kell elvégezni,

de nem annyira sürgős, c., kiosztható másnak (már, ha van beosztottunk), d.,

szemétkosárba való.

Az időgazdálkodásról szóló kutatások alapján a munkanap 60 százalékára

érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig váratlan vagy spontán

tevékenységekre szabadon kell hagyni: nyolc órás munkanapot alapul véve tehát

5 órára tervezzünk előre.

Racionalizáljuk a hivatali napunkat aszerint, hogy mire mennyi időt szán, majd

tartsa be! Az pedig presztízsnövelő, ha azt mondja tárgyalópartnerének a rá

szánt 60 perc végén: ʺElnézést, most mennem kellʺ ‐ nagyon fontos embernek

fogja tartani!

5. Napi teljesítménygörbe

A tervezésnél fontos figyelembe venni az egyéni teljesítménygörbét.

Mindenkinek a napi teljesítményében megfigyelhetőek hullámhegyek és

hullámvölgyek. Általában délelőtt teljesítünk jobban, délután rosszabbul, ám ez

mindenkinél más lehet. Érdemes a nehezebb, nagyobb koncentrációt igénylő

munkát azokra az órákra időzíteni, amikor ʹhullámhegyenʹ vagyunkʺ.

A megfigyelések alapján a hölgyek nagyobb terheléssel tartósan képesek

dolgozni, míg a férfiaknál nagyobb a hullámzás. Azt azonban jó szem előtt

tartani, hogy másfél óránként kis pihenőidőre van szükségünk, ami lehet

szellemi koncentrációt nem igénylő munka, például iratok rendezése.

6. Tervezzünk egy nappal korábban

Ajánlatos előző nap este átgondolni, néhány címszóban papírra vetni, hogy mit

tervezünk a következő napra. A célkitűzések azonban ne legyenek irreálisak, ne

vállaljunk egyszerre sokat, mert könnyen elúszhatunk a munkában és ez

frusztrációt okozhat. A napi terv ellenére lényeges, hogy rugalmasak maradjunk.

Ha nagyon fontosnak ítélt feladat érkezik, tudjunk váltani, képesek legyünk

átstrukturálásraʺ. Tanácsos egyszerre egy ügyre koncentrálni és az elkezdett

5


munkát megszakítás nélkül befejezni. A munkafeladatok végeztével ajánlatos

önellenőrzést végezni, sőt hasznos a munkát mással is átnézetni.

7. Írásban tervezni

Vegyünk magunknak egy határidőnaplót, és ne csak a találkozókat és

feladatokat írjuk bele, hanem tervezzük meg a napunkat is. Nyilazzuk meg a

sorrendet és a szükséges időráfordítást. (Járművek menetideje, kiszámíthatatlan

megakadások.) Feladatainkat soroljuk fel a rájuk fordítandó idővel együtt.

(Válaszlevelek, bevásárlás, szabadidő stb.) Tartsuk be ezeket a kiszabott

időintervallumokat és ha nem elegek, azonnal írjuk be a maradék ráfordítandó

időt a következő nap(ok)hoz.

8. Prioritásokat kijelölni.

Akinek minden egyformán fontos, megbolondul a kapkodástól. Irásban állítsunk

fel sorrendet az adott nap elintézendő ügyei között. Így önkéntelenül is

áttekinthetjük, rangsoroljuk és tartsuk be a programot és a kiszabott

időráfordítást. Látni fogjuk, hogy mire van igazán időnk egy max. 12 munkaórás

nap folyamán.

9. Szüneteket beiktatni.

A kis szünet nem időpocsékolás. Éppen ellenkezőleg, időmegtakarítás, hiszen

ellazulva, kipihenten hamarabb elvégezzük a feladatot, mintha szenvedve

rágódunk valamin. Az orvosi teljesítményvizsgálatok szerint minden aktív

hatvan percet tíz perc lazításnak kell követnie.

10. Egy óra csendespihenő

Azaz egy óra nyugalom, amikor senki sem zavar és elmélyülten tudunk

dolgozni. Nem létezik, hogy valakire állandóan szükség van. Ha állandóan

telefon után kapkodunk és válaszolgatunk, mindannyiszor értékes idő megy el,

míg visszazökkenünk a feladatba. Az üzleti életben 6x10 perc hosszabb, mint

1x60 perc. A legtöbb irodában csak erre (!) az értékes munkaidő egynegyede

megy el. Legjobban akkor járunk, ha délelőtt 10‐11 óra körül iktatjuk be ezt a

ʺfájrontotʺ, amikoris a telefont átirányítjuk a titkárnőre vagy üzenetrögzítőre

kapcsoljuk. A fontos embereket majd délután visszahívhatjuk.

11. Delegálni

Ne vállaljunk fel minden feladatot. Minden egyes feladatnál elemezzük, hogy ki

tudja a legjobban elvégezni. Minél magasabb pozícióban vagyunk, annál inkább

6


szükségünk van a minket helyettesítő szakemberekre. Ha nincs olyan beosztott,

aki bizonyos rutinmunkákat átvállal, összességében azzal járunk jobban, ha

szakosodott ügynökséget bízunk meg a feladat precíz elvégzésével.

12. Logikusan dolgozni

Sokan hiszik azt, hogy a ʺcsuklóbólʺ elvégzett apró feladatok, melyek a nagyobb

munkafázisokat megszakítják, időt takarítanak meg. Nem igaz! Az a

produktívabb, ha egy fix időben egymás után elvégezzük ezeket a feladatokat.

Például telefonon mindent elintézünk, majd válaszolunk valamennyi levélre és

lefaxolunk minden ajánlatot. Erre kijelölhetünk két órát. A túlzottan időigényes,

kellemetlen feladatokat hajlamosak vagyunk kitolni. Ne tegyük! Inkább osszuk

be logikus részfeladatokra. A részfeladatok listáját természetesen szintén

fektessük le írásban.

13. A legfontosabbra koncentrálni

A munkaideje 20%‐ában el tudja végezni munkája

80%‐át. Koncentráljunk minden munkánál a

legfontosabb, legalapvetőbb részletre, így

sikerülhet kiszűrni a kreatív alkotófázist a szürke

rutinmunkából. Azért, hogy már reggel ne

döntsön le a lábunkról valamiféle előre nem látott

program ‐ pl. délelőtt munkamegbeszélés,

amikorra pont a fontos reklámkampány

megalkotását terveztük be ‐, végezzünk el minden

ʺmuszájʺ munkát reggel. Így előnyre teszünk szert.

Útmutató a prioritások felállításához

Sok ember számára a prioritások felállítása túlságosan komplex feladat, amit

bármi áron el szeretnének kerülni. Ahelyett, hogy meghatároznák, mit szükséges

megtenni, és megtennék azt, inkább azzal intézik el a problémát, hogy nem

fogadják el azt, ami a legegyszerűbb megoldás lenne a feladat szisztematikus

megközelítése esetén. A prioritások felállítása meglehetősen összetett feladat,

mivel figyelnünk kell arra, hogy:

• mi a sürgős és mi a fontos;

• milyen kölcsönhatások vannak a megvalósítandó dolgok között;

• mekkora a feladat megvalósításához és befejezéséhez szükséges időmennyiség.

7


Az alábbi táblázat segít a döntéshozatalban, különösen, ha a sürgősség és a

fontosság az elsődleges szempontok. A táblázat mutatja, hogyan kezelhetők a

különféle típusú feladatok, megbízatások, találkozók, elkötelezettségek stb., a

sürgősség és fontosság függvényében.

Időrablók, melyek mindenkit fenyegetnek:

1. Telefonok és bejelentett vagy váratlan látogatók, hirtelen összehívott

értekezletek.

2. Túl hosszúra sikeredett, semmilyen eredményhez nem vezető tárgyalások.

3. Egyszerre, fejetlenül megkezdett feladatok, fontossági rangsor nélküli

projektek.

4. A feladatok elvégzésének magunk előtt tolása, majd elvégzése az utolsó

pillanatban, túlórán.

5. Káosz az íróasztalon, növekvő aktakupac, átláthatatlan rendszer.

6. A kellemetlen munkák elszabotálása, majd tessék‐lássék ellátása.

7. Állandó információhiány, gyenge kommunikáció.

8. Céltalan és bizonytalan tervek, vágyak, amiből abszolút értelmetlen napi

programok születnek.

9. Gyenge motiváció, kevés kitartás és munkakedv, majd emiatt egyre rosszabb

közérzet a munkahelyen.

10. Nem mond sem igent, sem nemet, mert fél állást foglalni ‐ ezért nem Ön

irányítja a mindennapjait, hanem a körülmények és a kollégák. Példa:

Egy menedzsernek sikerült annyira jól megszerveznie a munkaidejét, hogy napi

15 óráról lecsökkentette heti 4 órára a munkában eltöltött időt. És ugyanolyan jól

megy a vállalkozása, mint azelőtt. Először is elemezte a cége forgalmát, és

megfigyelte, hogy annak 95 %‐át a vevők 5%‐nak köszönheti. Ezután csak erre az

5%‐ra koncentrált, a többiek után nem szaladt többet. Második lépésként a

tevékenységeit ésszerűsítette: nem nézett többet TV‐t és nem vett több újságot.

Csak a címoldalakat nézi meg az újságárusnál. Hetente csak egy nap nézi meg az

üzleti e‐mailjeit, minden hétfőn egy órát szán erre. Ezt fokozatosan érte el,

először csak napi kettőre redukálta a levélolvasások számát, majd lassan

felhagyott azzal a szokásával, hogy első dolga az legyen reggel, hogy megnézze a

postaládáját. Korábban napi 200 üzleti e‐mailt kapott, ezért potom fizetésért

8


9

felfogadott egy indiai ügykezelőt, aki foglalkozik ezen e‐mailek többségével.

Még több időmegtakarítást hozott a telefonhívások redukálása. Vezetékes

vonalát átállította hangpostára, ez közli a hívóval, hogy naponta kétszer, éjfélkor

és délután négy órakor hallgatja le üzeneteit, ha sürgős, keresse mobilon, esetleg

küldjön e‐mailt (amit, ugye, az indiai kolléga kezel). A mobillal hasonló a

helyzet: a bejövő hívókat nem azonnal jelzi ki a készüléke, hanem csak azután,

hogy elterelte a hívásokat a hangpostára. Így rögtön látja mit hagyjon, és mi

sürgős, amit fel kell vennie.

Életfilozófiája az irányba változott, hogy a problémák megoldják önmagukat, ha

másokra hagyjuk a kezelésüket.

Források:

o www.jobpilot.hu/

o www.prodanmarta.blogspot.com/2007/05/idmenedzsment.html

o www.protokoll‐etikett.hu

o www.youth‐partnership.net/export/sites/default/youth‐

partnership/documents/Publications/T_kits/3/Hungarian/3_step_2.pdf

Kaffai Edit és Szentes Tünde

2009. február 24.

http://www.jobpilot.hu/

http://www.prodanmarta.blogspot.com/2007/05/idmenedzsment.html

http://www.youth-partnership.net/export/sites/default/youth-partnership/documents/Publications/T_kits/3/Hungarian/3_step_2.pdf

http://www.youth-partnership.net/export/sites/default/youth-partnership/documents/Publications/T_kits/3/Hungarian/3_step_2.pdf

időmenedzsment

Education