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INCONTRI FORMATIVI SEZIONALI Migliorare la qualità della gestione associativa

PARLARE IN PUBBLICO

Presentazione realizzata dalla Redazione di “Veci e Bocia”

Milano, 12 settembre 2015

Associazione Nazionale Alpini

Sezione di Milano

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C1. Scrivere testi – 13 giugno 2015

tecniche e suggerimenti per la redazione di testi

C2. Le fotografie – 20 giugno 2015

suggerimenti per le fotografie e per l’uso delle immagini

C3. Parlare in pubblico – 12 settembre 2015

principi e tecniche per parlare in pubblico

C4. Le pubbliche relazioni – 19 settembre 2015

gli strumenti e le tecniche delle pubbliche relazioni

C5. Il Web – 3 ottobre 2015

l’uso efficace di Internet e dei Social Media

COMUNICARE: TEMI, DATE E CONTENUTI DEGLI INCONTRI

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Breve presentazione dei partecipanti

Questo incontro è stato voluto per

condividere l’esperienza della Redazione di “Veci e Bocia”

fornire ai quadri sezionali i necessari strumenti operativi per

affrontare al meglio gli impegni associativi

Conosciamo bene l’importanza della comunicazione e vorremmo essere dei buoni comunicatori

Dobbiamo fare una comunicazione efficace usando con efficienza gli strumenti disponibili

Questo modulo non è specialistico né esaustivo; vuole solo dare alcune pratiche indicazioni e utili riferimenti sui temi di rilievo di questo argomento

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INTRODUZIONE (1)

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L’obiettivo di questo modulo Dare una visione razionale di cosa significa “parlare in

pubblico”, inteso come momento comunicativo diretto (sincrono e non mediato) tra persone

Le linee guida di questo modulo Parlare in pubblico è uno dei modi di fare comunicazione Parlare bene in pubblico non è tra le finalità associative, ma

è uno dei migliori strumenti per realizzarle Dobbiamo parlare bene in pubblico per far percepire la

qualità delle attività dell’ANA Parleremo del cosa dire (breve accenno) e del come dire

(organizzazione, strumenti e tecniche del discorso) Poiché la nostra scuola non insegna a parlare in pubblico,

questa capacità si apprende con l’esperienza e può essere migliorata con l’uso di alcune tecniche e con l’esercizio

INTRODUZIONE (2)

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PROGRAMMA DELL’INCONTRO

Parleremo di

Principi della comunicazione

Quando e quanto si parla in pubblico

Gli scopi del parlare in pubblico

La psicologia del discorso

Progettare il discorso

Tecniche e strumenti del discorso

Imparare a parlare in pubblico

I 15 consigli per parlare in pubblico

La lezione appresa

COMUNICARE (1)

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I principi generali di riferimento

Parlare è il modo più semplice per fare comunicazione Cosa è la comunicazione? Cosa vuol dire comunicare?

Far sapere qualcosa a qualcuno Ricordo gli assiomi della comunicazione

Non si può non comunicare

Si comunica SOLO ciò che viene percepito dagli altri!

Ed ecco i cinque postulati della buona comunicazione 1. Bisogna soddisfare le aspettative dell’interlocutore

2. La comunicazione deve avere successo

3. La buona comunicazione è costosa

4. La comunicazione deve mirare al più alto livello possibile

5. Non c’è mai una seconda opportunità per dare una buona prima impressione

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COMUNICARE (2)

La teoria dell’informazione (Shannon & Weaver – 1949)

La trasmissione di un messaggio è la risultante di un

processo di codifica e decodifica tra Emittente e Ricevente

Nel parlare in pubblico il “rumore” può essere molto importante, può avere origine esterna e non essere facilmente controllabile

Anche gestualità e mimica inadatti possono divenire “rumore”

Pause di silenzio, voce non ben percepibile o il non essere ben uditi possono distorcere il messaggio costruendo “rumore”

100% 80%? 50%? 20%?

codifica E decodifica R messaggio

rumore

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COMUNICARE (3)

La comunicazione ha cinque componenti

1) Linguistica - rappresentazione della realtà con sistemi di simboli e modelli convenzionali (segni nel linguaggio scritto e suoni verbali in quello parlato)

2) Paralinguistica - aspetti in grado di modificare il senso del linguaggio (per il parlato sono inflessioni, pause, volume e tono della voce; per lo scritto il tipo di carattere, i colori, …)

3) Di posizione o prossemica - posture dei protagonisti nel processo comunicativo (convenzioni sociali e ambientali)

4) Gestuale o cinesica - accentuazione del linguaggio a livello mimico (es. gli attori) o scritto (es. uso del cc con Email)

5) Retrocomunicazione o feedback - generazione e analisi dei segnali di ritorno dalla controparte (reazioni che possono condizionare la comunicazione con interazione continua)

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COMUNICARE (4)

Principi della comunicazione verbale

C’è contatto diretto e c’è continua interazione tra le persone

Parlare e fare un discorso significa sempre comunicare, ma comunicare con un discorso non significa solo parlare… esistono la comunicazione verbale e la comunicazione non

verbale

Un discorso può essere più persuasivo di un immagine o di un testo scritto

Anche la comunicazione verbale ha forma e contenuto

La comunicazione verbale avviene in un contesto definito

Il discorso deve essere inteso e correttamente interpretato. Sono importanti: la qualità percepita dal pubblico di quanto detto l’informazione di ritorno dal pubblico all’oratore (“feedback”)

con pareri e giudizi sul discorso (immediati e a posteriori)

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LA COMUNICAZIONE DI SUCCESSO

Ogni nostra attività deve sempre mirare al successo

Una comunicazione senza successo è inutile!

Il successo è la soddisfazione di qualcuno per qualcosa ciò che diciamo deve essere ciò che gli ascoltatori si aspettano

di udire (dobbiamo conoscere le aspettative degli interlocutori)

La soddisfazione è legata alla “qualità percepita” ciò che diciamo deve essere detto bene (con qualità)

ciò che diciamo deve essere bene inteso, capito e recepito

è importante capire bene di cosa si deve parlare, definendo con cura il tema del discorso

Il successo è il raggiungimento degli obiettivi prefissati

Il successo di un discorso non è l’applauso, ma il riuscire a trasmettere bene un messaggio

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I discorsi devono essere efficaci

Devono trasmettere quanto noi vogliamo I discorsi devono essere efficienti

Devono essere recepiti e ricordati con un giusto utilizzo delle risorse disponibili

Le risorse disponibili sono

il tempo nostro per preparare e tenere il discorso

degli uditori (= durata del discorso x numero degli uditori)

l’attenzione degli ascoltatori che può essere variabile

è influenzata dal contesto (occasione, pubblico, luogo)

se è alta favorisce il buon recepimento del messaggio

è il valore di ritorno che ci aspettiamo dal discorso

EFFICACIA ED EFFICIENZA

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QUANDO SI PARLA IN PUBBLICO (1)

Si parla quando le persone si incontrano o si riuniscono c’è contemporaneità di invio e ricezione del messaggio le componenti non verbali del messaggio hanno grande

importanza perché oratore e pubblico si vedono è importante il rumore che può rendere distorto il messaggio parlare in pubblico è un processo dinamico perché il feedback

dagli ascoltatori può influenzare l’andamento del discorso

Si parla in eventi organizzati raramente si deve improvvisare di solito c’è tempo e modo per preparare gli interventi

Si parla in situazioni che spesso hanno un importante aspetto formale e di serietà

E quando non si parla in pubblico? se non ci si è preparati, quando non è opportuno (sicurezza,

disagio), per solo protagonismo, quando il contesto è cambiato, quando si è stanchi, quando il pubblico è stanco

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Nel lavoro e nelle strutture organizzate

Nelle attività operative: riunioni di lavoro, presentazioni

Nelle attività di informazione e formazione: interviste, conferenze stampa, presentazioni, lezioni

Nelle attività culturali interne ed esterne alla struttura: attività formative, convegni, presentazioni di progetti, …

Nelle attività istituzionali e organizzative: assemblee, consigli, commissioni, riunioni, …

In manifestazioni interne ed esterne: presentazioni di eventi, manifestazioni e celebrazioni formali (speaker -oratore), premiazioni, partecipazioni e rappresentanze, ...

Si parla anche in modo non formale: MBWA (Managing By Walking Around), MBCA (Managing By “Coffeing” Around)

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16

QUANTO SI PARLA IN PUBBLICO? (1)

I momenti in cui si parla in pubblico sono molto preziosi e costosi in termini di attenzione e tempo dedicato durata effettiva = durata del discorso x numero presenti

(12 minuti con 100 persone sono venti ore di attenzione!)

Il tempo è prezioso per tutti: un buon consiglio per l’oratore è di avere un orologio a portata di sguardo

Per quanto tempo si deve parlare?

Dipende dal tipo di evento In una trasmissione televisiva: qualche minuto per risposta

In una intervista: qualche minuto per risposta

Per un discorso: non più di 5-10 minuti

in 5 minuti si leggono 60 righe dattiloscritte di 60 battute ciascuna (a corpo 16 sono una pagina e 2/3)

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Se siete il solo di relatore di una conferenza: sino a un’ora vedremo che questo è il limite medio dell’attenzione per un leader politico la durata di una relazione a un

congresso è un indicatore del livello di potere raggiunto

Talvolta ci si aspetta che una relazione sia ampia e

dettagliata (come quella del Presidente o di un

Capogruppo a un’assemblea), ma ciò richiede tempo

Per una presentazione indicate la durata (all’inizio) la durata ottimale è un’ora; se più lunga prevedere almeno

un intervallo (tema trattato nel Quaderno di “VeB” dedicato alle Riunioni)

Attenersi ai tempi concordati dimostra rispetto

per gli ascoltatori, serietà e professionalità

QUANTO SI PARLA IN PUBBLICO? (2)

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PARLARE IN PUBBLICO

Parlare in pubblico è la situazione comunicativa

di maggior impegno e tensione

Gli scopi del parlare in pubblico sono informare e formare

presentando punti di vista (l’oratore) presentando informazioni (lo speaker)

Gli strumenti per parlare in pubblico sono

la psicologia del discorso progettare la comunicazione il discorso, il testo, le parole il linguaggio del corpo (postura, gestualità e voce) l’interazione con il pubblico: ascolto attivo e fare domande

Vale il principio del miglioramento le capacità si possono sviluppare e migliorare

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GLI SCOPI (1)

Presentare punti di vista (opinioni, idee)

Usate frasi chiare e dirette rendete ben evidente che quanto dite è la Vostra posizione (o di

chi rappresentate)

Siate coscienti del “potere di posizione” la posizione espressa dall’oratore può essere interpretata come

la posizione dell’organizzazione che rappresenta

Tenete una posizione assertiva diritto a esprimere un’opinione e diritto degli altri ad avere

opinioni diverse

No ad approcci aggressivi o violenti cercate un giusto equilibrio tra aggressività (priorità solo ai

nostri obiettivi) e sottomissione (priorità solo agli obiettivi altrui)

AGGRESSIVITÀ SOTTOMISSIONE

Usate un linguaggio semplice e siate brevi

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GLI SCOPI (2)

Presentare informazioni

Siate bene informati preparatevi sull’argomento da trattare

preparatevi sul contesto (occasione, pubblico, luogo)

chiedete e ricercate informazioni

no alle improvvisazioni

Siate chiari su cosa volete dire

perché lo volete dire

Strutturate ciò che volete dire abituatevi a sviluppare uno schema mentale del discorso

fate brevi riassunti con dei riferimenti chiari

Siate brevi il tempo è un valore per tutti!

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GLI STRUMENTI LA PSICOLOGIA DEL DISCORSO (1)

Ognuno di noi ha delle capacità (più o meno latenti e note) per alzarsi e comunicare con sicurezza ed efficacia davanti a un auditorio

Prendete coscienza del ruolo dell’oratore è colui che ha la maggiore conoscenza del tema specifico di

cui si sta parlando Siate orientati agli uditori: dobbiamo conoscere chi ci

ascolterà per comprenderne i bisogni/aspettative e cercare di soddisfarli attenzione alla prima immagine data agli uditori: non c’è una

seconda opportunità per dare una buona prima impressione

Costruite empatia identificatevi intellettualmente ed emotivamente con gli altri

utilizzate la dinamica relazionale (trattata nel modulo sulle Pubbliche Relazioni)

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Primo obiettivo: trasmettere sicurezza mostrate da subito coraggio, entusiasmo, decisione, ottimismo

(a meno che non si tratti di una commemorazione)

siate convinti di ciò che dite

Non si deve avere, o far capire di avere, paura Secondo obiettivo: acquisire credibilità dite cose vere, non banali, non dite esagerazioni

Terzo obiettivo: acquisire fiducia l’uditore deve sentirsi vicino all’oratore

non eccedete nel ruolo di docente (non sentitevi “in cattedra”)

Perché parlare in pubblico ci può mettere a disagio o spaventare? ci ricorda il modello insegnante/allievo (vissuto come allievo)

è un’attività che non ci è familiare per mancanza di abitudine

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Dover parlare in pubblico può generare paura e stress da aumento dell’adrenalina per difesa istintiva (glossofobia)

Si può avere stress in situazioni nuove, imprevedibili, non controllabili o con sensazione di rischio sociale

lo stress non è un fatto soggettivo e imprevedibile, è un processo fisiologico che segue meccanismi noti e che può avere conseguenze serie (da blocchi sino a malesseri)

se parlare in pubblico Vi genera troppo stress, rinunciate

lo stress / tensione esiste sempre, è sensazione comune e va accettato (entro certi limiti)

Al di sotto di una soglia critica lo stress è un fattore positivo

(Yerkes, Dodson - 1908)

tensione eccitazione ansietà

stress

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Bisogna saper accettare lo stress Dobbiamo accettare il fatto che una certa quantità di stress

è necessaria e fisiologica

Come vivere positivamente lo stress dal dover parlare in pubblico? essendo consapevoli che è un problema comune a tutti coloro

che parlano in pubblico gestendo il nervosismo per non renderlo evidente all’uditorio preparando con cura ogni dettaglio per evitare situazioni

inattese che possano aumentare tensione e stress ricorrendo a tecniche di rilassamento (respirazione, yoga, …) scaricando la tensione nel parlare con tono di voce, gestualità,

contatto visivo allenandosi utilizzando tutte le opportunità per fare pratica

(incontri tra amici, riunioni condominiali, associative…)

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L’ATTENZIONE DEL PUBBLICO

È il valore che si vuol ricevere dal parlare in pubblico L’attenzione del pubblico tende a crescere nei primi 20-25

minuti per poi scendere Superati i 40-45 minuti c’è solitamente un crollo

dell’attenzione che risale quando si va verso la conclusione

AT

TE

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DURATA DEL DISCORSO

20-25 min. 40-45 min. conclusione

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Un buon discorso deve essere ben pianificato con l’analisi della situazione in cui si parlerà

la scelta e del tema del discorso

la raccolta delle informazioni di riferimento

l’elaborazione e raccolta delle idee e dei concetti da esporre

l’organizzazione del discorso (scaletta)

La stesura del testo (se lo si vuole scrivere) è la fase di redazione della bozza

La revisione del testo: fase di controllo e rilettura della bozza con l’eventuale riscrittura di alcune parti e prova del discorso

E si arriva così al discorso pronto per essere presentato in pubblico nelle sue componenti: testo, paratesto, postura, gestualità e voce, interazione col pubblico

PROGETTARE IL DISCORSO (1)

Parlare in pubblico è un “progetto comunicativo” che richiede alcune competenze di comunicazione, psicologia, negoziazione, logistica, recitazione, sceneggiatura e regia

Il progetto può richiedere dai pochi secondi per elaborare una risposta durante un’intervista, sino al lungo tempo necessario per preparare una conferenza

Organizzate il “progetto comunicativo” in fasi: pianificazione del discorso realizzazione, stesura della bozza revisione della bozza produzione del discorso

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PROGETTARE IL DISCORSO (2)

PIANIFICARE REALIZZARE RIVEDERE PRODURRE

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PIANIFICARE IL DISCORSO

Se avete accettato di tenere il discorso, gestitelo bene preparate con cura ogni fase dell’intervento pensate a “cosa succede se...” preparatevi a domande insolite


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Una buona pianificazione inizia con il dare la dovuta importanza al parlare in pubblico perché un buon discorso può fare la differenza tra una manifestazione ordinaria e una di successo

Quando con la Vostra realtà sezionale viene impostata una nuova attività o evento, è opportuno che sia ben considerato l’aspetto della comunicazione verbale

Incaricate qualcuno di tenere il discorso o di fare da guida alla manifestazione con un giusto anticipo; assegnate i tempi e reperite quanto necessario (informazioni e notizie)

Scegliete l’oratore valutandone la competenza in modo obiettivo; puntate al successo dell’evento

GLI STRUMENTI – PIANIFICARE (1)

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Se incaricate un oratore di tenere un discorso considerate che non è per tutti gratificante dover parlare in pubblico che per qualcuno può essere una situazione di forte stress indicate (o chiedete) il tempo a disposizione

Se siete Voi lo speaker incaricato di guidare una cerimonia lavorate a stretto contatto con il responsabile dell’evento fate in modo di essere sempre al corrente di tutti gli

aggiornamenti del programma fatevi dare l’elenco delle personalità che saranno presenti

(verificate la correttezza di nomi e cognomi, incarichi e ruoli) fate rispettare i tempi degli interventi attenetevi alla “Libretta” dell’ANA

Se dovete incaricare uno speaker, fategli avere per tempo il programma aggiornato dell’evento con tutti i dettagli organizzativi e tenetelo al corrente di ogni variazione


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Analizzate e valutate bene il contesto della comunicazione


PUBBLICO OCCASIONE LUOGO

CONTESTO

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Occasione - informatevi sulla ragione dell’evento e

documentatevi

Pubblico - è il destinatario della comunicazione: può essere

di centinaia di persone (vs. migliaia di un testo scritto).

Valutate bene: cosa gli si vuole far sapere (comunicazione divulgativa) cosa ha bisogno di sapere (comunicazione didattica) cosa è in grado di capire cosa si dovrà e cosa non si dovrà dire

Luogo - prendete contatto per tempo con gli organizzatori e

se possibile fate un sopralluogo fatevi assistere da qualcuno che possa darvi indicazioni

dall’uditorio durante il discorso

Si parla per il pubblico, non per il luogo o per l’occasione


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Curate la logistica Verificate la sede del discorso con un sopralluogo capienza e sicurezza; posizioni del relatore e del pubblico,

visibilità reciproca; acustica, ventilazione e riscaldamento della sala (se al chiuso), adeguatezza del podio e del palco; leggio; disposizione di sedie e tavoli (tipo di copertura dei tavoli); bevande; amplificazione, apparecchi tecnici (PC e proiettore) e illuminazione (riflettori o posizione del sole se all’aperto); rumori ambientali e casuali; valutate come distribuire il materiale presentato o il testo del discorso (meglio al termine), …

Durante il sopralluogo pensate alla sede del discorso come al set di un film in cui agirete da attore protagonista; sentitevi come un musicista che si prepara a un concerto

Definite orario e momento del discorso pensate all’attenzione che potrete avere da Alpini che hanno

fatto una sfilata di chilometri in una calda giornata estiva


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REALIZZARE


A questo punto conoscete il contesto e il tema del messaggio

comunicativo: ora si tratta di preparare contenuto e forma del

discorso

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GLI STRUMENTI - COSA DIRE

Cosa dire notizie inerenti al contesto che interessano il pubblico cose interessanti che rispondano alle domande “Perché si parla a quel pubblico, in quell’occasione e luogo?” “Cosa si vuole ottenere dal discorso?”

esempi ed esperienze comprensibili e vicini al pubblico fa piacere a molti sentire parlare di valori, concetti e fatti i “valori” sono principi morali condivisi e di impatto emotivo i “concetti” sono i pensieri soggettivi del relatore i “fatti” sono ciò che è oggettivo

verificare i temi da presentare con gli organizzatori

Cosa non dire ciò che non serve, ciò che non è opportuno dire luoghi comuni, banalità, informazioni generiche e arcinote termini tecnici, concetti complessi e ragionamenti astratti troppi dettagli

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Chi è esperto si limita a un semplice schema del discorso (la scaletta), ma si può anche scrivere l’intero testo

Mantenete il testo preparato, non parlate a “briglia sciolta” perché il testo (o la scaletta) è stato elaborato in un momento

di alta concentrazione mentale e con grande intensità di lavoro: difficilmente si potrà fare di meglio

Fate varianti al testo o alla scaletta solo se necessario per evitare ripetizioni di cose già dette da altri

se espressamente richiesto (meno tempo a disposizione)

per rispondere a domande o a interventi precedenti

Evitate distrazioni, divagazioni e mantenete alto il livello di concentrazione

Imparate a usare la voce e la gestualità

GLI STRUMENTI LA TECNICA DEL DISCORSO (1)

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GLI STRUMENTI LA TECNICA DEL DISCORSO (2)

Come strutturare il discorso? Così lo organizzava Cicerone:

1) exordium: nella parte iniziale indicava il messaggio principale e i criteri seguiti nella successiva esposizione

dico ciò che dirò 2) narratio et argumentatio: seguivano la descrizione dei fatti

e le argomentazioni a favore del messaggio

lo dico 3) peroratio: nel finale riproponeva sinteticamente gli argomenti

più importanti e ribadiva il messaggio

dico ciò che ho detto

E così lo organizzano ancora molti oratori

Ognuno può elaborare il proprio modo di esprimersi facendo riferimento alla propria esperienza

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GLI STRUMENTI LA STESURA DEL TESTO (1)

Il discorso è composto da frasi come i testi scritti, ma si deve considerare che l’ascoltatore non può riascoltare una parte che non ha udito o capito usate un linguaggio che tutti possono capire

Sono da preferire: frasi brevi (spezzare i periodi, massimo 20-25 parole) frasi coordinate (e, che) e non subordinate frasi con pochi concetti la costruzione personale la costruzione attiva invece che passiva l’uso di pochi aggettivi, per renderli credibili

Sono da evitare: le ripetizioni le abbreviazioni, se non note, e le frasi in gergo l’eccessivo uso della retorica

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Identificate bene il tema del discorso e mantenetelo

Puntate molto sui concetti e poco sui dettagli

Usate un linguaggio semplice, che è la via più breve tra due punti del discorso, e uno stile coerente con il contesto dalla “Libretta” dell’ANA; l’oratore “… dovrà evitare eccessi di

retorica, ricercando quella moderazione e semplicità da sempre caratteristica degli Alpini”

Per descrivere un fatto ricordatevi della legge delle 5W: Who, What, When, Where, Why + How: rispondete alle domande: Chi? Cosa? Quando? Dove? Perché? + Come?

Curate le componenti non verbali del discorso

Utilizzate buone tecniche espositive e di presentazione

Ricorrete a consigli di esperti e all’uso di tecniche di comunicazione note e accettate dalla controparte


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Limitate i temi del discorso a pochi punti; non è necessario dover parlare di tutto

Suddividete il discorso in pochi paragrafi da strutturare con un ordine preciso e semplice che dia modo di seguirne il filo logico (cronologico, gerarchico, …)

La tipica struttura di un discorso inizio: saluto al pubblico e alle autorità (se opportuno portare il

saluto del superiore gerarchico), presentazione ed esordio, sintetica descrizione di quanto direte è il solo momento per dare la buona prima impressione…

corpo: tema centrale del discorso e altri temi

chiusura: è la parte che verrà più ricordata; eventuale breve riassunto finale (ma non la ripetizione di tutto), chiusura forte con il messaggio chiave, ringraziamenti e commiato

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È utile la tecnica della piramide rovesciata anticipare la conclusione per poi descrivere il procedimento

logico per raggiungerla

Date prima l’informazione principale e poi il dettaglio è il titolo che attira l’attenzione

Può essere utile usare dei riferimenti (aneddoti, analogie, esempi, uso di immagini e di esperienze precedenti) che siano correlati con il tema del discorso che siano noti all’uditorio

Attenzione all’uso di umorismo e battute di spirito: potreste essere fraintesi

Non sempre quanto sentiamo è stato scritto dall’oratore… chi può permetterselo (politici, manager ad alto livello, attori,

presentatori, …) ha a disposizione uno o più autori (ghost writers) per la preparazione dei discorsi

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Un bravo oratore deve farsi capire e coinvolgere il pubblico con un linguaggio semplice e comprensibile usate parole semplici come nel linguaggio d’uso quotidiano usate la retorica al minimo necessario (un giusto uso) da evitare il burocratese (all’atto, apposito, in data odierna, in ragione

di, previo, quota parte, vigenti, il sottoscritto…) il corporatese che è il linguaggio gergale noto in ambito

associativo, ma non inteso da tutti (Sezione, bollino, …) le parole astratte e di difficile comprensione l’abuso di avverbi: “assolutamente, automaticamente,

evidentemente, semplicemente, …” l’uso di troppi aggettivi che diventano non credibili le parole inutili: “cioè; al limite; diciamo; si-si-no; no?” le abbreviazioni e sigle che, se necessarie, vanno spiegate le eccessive ripetizioni

GLI STRUMENTI – LE PAROLE

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Anche durante un discorso è possibile utilizzare alcune componenti che possono diventare strumento di semplificazione e organizzazione del messaggio titoli, cappelli introduttivi, note, glossari, sintesi, indici,

introduzioni, ecc. la loro tecnica d’uso non è facile e vengono resi con pause e

modulazione della voce

Le pause sono molto importanti per enfatizzare un passaggio del discorso o per realizzare un distacco tra argomenti diversi

È importante dare un buon titolo a una conferenza o relazione

GLI STRUMENTI – IL PARATESTO

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RIVEDERE

È la fase in cui rileggete la bozza del discorso e applicate le

altre competenze necessarie per un discorso di successo:

psicologia, recitazione, sceneggiatura e regia


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RIVEDERE IL DISCORSO (1)

Provate il discorso: provate più volte i passaggi importanti studiate le pause fate attenzione ai momenti di enfasi su alcuni concetti; provateli

con vari toni di voce e spostando le pause misurate la durata del discorso e valutate la velocità ottimale di

lettura tagliate le parti del discorso non necessarie provate la gestualità e la mimica che accompagnano il discorso registratevi (con il PC), ascoltatevi e osservatevi allo specchio chiedete a qualcuno di ascoltarvi e di darvi il suo parere

Ecco un classico esercizio. Con vari toni (neutro, euforico, ironico, sprezzante), variando il volume di voce e inserendo una o più pause tra le parole, dite:

«Mi sono proprio divertito!»

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RIVEDERE IL DISCORSO (2)

Stampate il testo finale (o la scaletta) del discorso usate caratteri grandi per renderne facile la lettura ordinate i fogli per poterli ricomporre con facilità (numeri di

pagina in bella evidenza) segnate di fianco al testo i momenti di pausa o i cambi di

diapositive (se accompagnate una presentazione) scrivete nomi e ruoli delle autorità che citerete nel discorso

Se distribuirete dei documenti in formato elettronico, verificate che il formato sia leggibile dai destinatari

E una revisione può essere necessaria anche appena prima di prendere la parola verificate con l’organizzazione dell’evento il programma degli

interventi e fate i necessari adattamenti al momento se possibile, confrontatevi con gli altri oratori per verificare i

temi dei discorsi in modo da non ripetere gli stessi concetti

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Dopo tanto faticoso lavoro di preparazione (la buona comunicazione è costosa!) il discorso è ora quasi pronto per essere presentato in pubblico in tutte le sue componenti verbali e non verbali: testo, paratesto, postura, gestualità, voce, interazione col pubblico e raccolta del feedback

PRODURRE


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… IL DISCORSO È QUASI PRONTO!

Discorso

Il testo e il paratesto

Postura e gestualità

La voce

L’interazione col pubblico

La lezione appresa

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La comunicazione non verbale

Utilizzate (e sappiate interpretare) il linguaggio del corpo

L’efficacia oratoria dipende solo per il 7% dal contenuto (Cosa si dice - le parole) e per il 93% dal linguaggio non verbale (Come lo si dice - la

forma e il contesto) La componente preminente del 93% è composta da: linguaggio paraverbale (intonazione, tipo di linguaggio) 38% linguaggio del corpo (immagine, gesticolare) 55% espressione del volto e contatto visivo uso delle mani, gesticolare, postura del corpo e movimenti uso degli spazi sociali (distanza e posizione rispetto agli

interlocutori)

La postura e i gesti sono parti integranti del discorso

GLI STRUMENTI POSTURA, GESTUALITÀ E VOCE

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Fate attenzione ai rischi da errate interpretazioni del linguaggio del corpo se l’uditorio è sensibile a questi aspetti si possono fare ottimi discorsi con ottimi contenuti, ma se

vengono percepiti con forma trascurata…

Abbiate e mostrate rispetto per gli ascoltatori tecnica del “body mirroring”: comportatevi come il pubblico per

instaurare e rafforzare l’empatia utilizzate la dinamica relazionale (trattata nel modulo dedicato

alle Pubbliche Relazioni)

Abbiate cura della persona e dell’abbigliamento curate l’aspetto (pettinatura, rasatura, …) giacca (abbottonata) e cravatta per gli uomini cappello alpino in ordine make-up e abbigliamento di circostanza per le donne

evitate vistosi status symbol (abiti, orologi, gioielli, accessori) evitate odori e profumi molto intensi

GLI STRUMENTI – LA POSTURA

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I gesti nel parlare in pubblico

Devono adattarsi al pubblico

Dal capitolo 2 del “Galateo” di mons. Della Casa (1558) “… dèi sapere che a te convien temperare et ordinare i tuoi modi non secondo il tuo arbitrio, ma secondo il piacer di coloro co’ quali tu usi, et a quello indirizzargli …”

È opportuno conoscere le convenzioni sociali e ambientali un esempio è il tipico gesto di negazione con lo scuotere il

capo lateralmente: in Italia meridionale la negazione è espressa con un colpo di testa all’indietro

altro esempio è il gesto della mano a borsa (o a carciofo)… significa interrogazione e perplessità in Italia, buono in Grecia,

lentamente in Tunisia, paura nella Francia meridionale, molto

bello in alcune comunità arabe ed è sconosciuto in Inghilterra

GLI STRUMENTI – LA GESTUALITÀ (1)

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Curate la gestualità no a iperdinamismo perché trasmette insicurezza attenzione all’uso delle mani (no in tasca, no ai fianchi, no a

braccia incrociate…) non giocherellare con oggetti (chiavi, penna) o sistemarsi la

cravatta attenzione all’interpretazione dei gesti secondo le culture attenzione nel maneggiare microfoni, piantane, bacchette,

puntatori, ecc.

No a gestualità forzata i gesti dovrebbero essere naturali e significativi, come

estensione spontanea dei messaggi verbali e delle emozioni (movimenti delle mani o della testa)

i gesti pianificati possono dare l’impressione di artificiosità se non sono consistenti con la situazione emotiva del momento

Curate la Vostra posizione di solito è fissa (podio) se siete in un’aula limitate gli spostamenti al minimo mai voltare le spalle all’uditorio!


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Usate bene la mimica facciale: durante il discorso il volto dell’oratore è il centro dell’attenzione sorriso o serietà no a sguardo perso nel vuoto che trasmette insicurezza un movimento della testa può dare accento ad alcuni

passaggi

Il contatto d’occhi trasmette la sicurezza del colloquio a due sia all’oratore, sia all’uditore riduce la possibilità di distrazione dell’oratore no allo “scanning”: al guardare negli occhi nervosamente e

rapidamente tutti gli astanti scorrete tutto l’uditorio con calma, evitando di fissare

qualcuno in particolare

Analizzate e imparate la gestualità e la mimica osservando altri oratori


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Un bravo oratore deve avere una dizione forte e chiara Per chi vuole ascoltare un discorso c’è poco di peggio

dell’oratore che non si riesce a sentire non è possibile capire parti del discorso non udite

La voce è lo strumento della comunicazione verbale noi sentiamo la nostra voce in modo diverso dagli altri curate la scelta del timbro di voce (volume e tono) evitate e prevenite situazioni che possono generare problemi

(mal di gola/raucedine da colpi di freddo o da fumo) la tensione può provocare secchezza delle fauci (se

necessario, preparate dell’acqua per bere)

Proiettate la Vostra voce non significa strillare, ma cercare di produrre un suono chiaro

Curate la dizione provate e fatevi ascoltare da qualcuno (o con un registratore)

GLI STRUMENTI – LA VOCE (1)

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Adottate la giusta velocità nel parlare eccessiva lentezza riduce l’attenzione eccessiva rapidità fa perdere comprensione adattare l’andatura alle possibilità di assimilazione del

pubblico e rallentate sino a cogliere la giusta velocità curate gli intervalli tra le frasi e tra le parole

Evitate i rumori fisiologici un promotore commerciale ha fatto della sua rumorosa

aspirazione la caratteristica del suo stile

Evitate le “non parole” come i suoni “Ehm, Uhm, Beh, Ah”

Evitate le continue ripetizioni, anche se involontarie «Ma, guardi, …»; «No?»; «Assolutamente…!»

Se necessario, procuratevi acqua e un bicchiere

GLI STRUMENTI – LA VOCE (2)

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Usate l’amplificazione in modo corretto non fidatevi molto dei sistemi di amplificazione sofisticati,

fate delle prove e cercate di capire come sarete uditi sentite la Vostra voce e posizionatevi bene rispetto al microfono volume non troppo forte, né troppo debole; no a distorsioni e

rumori di fondo; tono non troppo secco o troppo grave attenzione all’“effetto Larsen”: se il microfono capta il segnale

dagli altoparlanti ogni suono viene amplificato, aumentando di frequenza e generando sibili fastidiosi

fatevi assistere e consigliare da qualcuno che Vi ascolta da vari punti della sala e Vi indichi, anche durante il discorso, se la Vostra voce si sente bene o male

spegnete il microfono, se non è necessario

Se possibile, fate delle prove con il sistema di amplificazione come accenderlo e spegnerlo, come regolare volume e tono verificate che la sistemazione degli altoparlanti non produca

fastidio agli ascoltatori

GLI STRUMENTI – L’AMPLIFICAZIONE

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Lo scenario migliore per un discorso di successo è una situazione di alta concentrazione concentratevi e liberate la mente dalle distrazioni pensate al significato e all’impatto delle parole usate concentratevi sull’uso della voce (intonazione, tono) dimostrate di credere in ciò che si dice: con movimenti e cenni affermativi mantenendo il contatto degli occhi usando le giuste espressioni del volto

L’attenzione degli ascoltatori è il vero valore dal parlare in pubblico eliminate tutti i rumori di fondo (finestre o porte aperte) invitate a occupare i posti più vicini chiedete di spegnere o di non far suonare i telefoni portatili

Maggiore è l’attenzione degli uditori, più alta è la qualità della comunicazione

GLI STRUMENTI – L’ASCOLTO ATTIVO (1)

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L’attenzione di chi ascolta ha un forte impatto sulla qualità del messaggio e della comunicazione

Fate attenzione alla tipologia degli ascoltatori

che possono essere interessati, attivi, passivi, disturbatori, …

Fate attenzione agli umori degli uditori ascoltate e cogliete i segnali deboli usate sempre la giusta diplomazia usate dell’umorismo per spezzare le eventuali tensioni

Dedicate attenzione e concentratevi sulla parte attiva dell’uditorio

Date particolare attenzione alla noia degli uditori

non compensate la scarsa profondità dei concetti con la lunghezza del discorso

GLI STRUMENTI – L’ASCOLTO ATTIVO (2)

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Anche fare e rispondere a domande è parlare in pubblico

le domande dimostrano interesse, permettono di conoscere le posizioni altrui, chiarire punti oscuri e dissipare malintesi, di acquisire altre informazioni, costruiscono feedback sul livello di comprensione e sulla qualità percepita dagli altri aiutando il miglioramento

Migliore sarà la domanda, migliore potrà essere la risposta

Si può imparare a fare buone domande

Tipologia di domande (e di risposte): possono essere aperte, che inducono risposte generiche (descrizioni) chiuse, che inducono risposte specifiche (sì/no, numeri)

E se Vi fanno una domanda poco chiara? fate confermare la domanda come l’avete intesa; eviterete il

rischio di una errata riposta per fraintendimento

GLI STRUMENTI – FARE DOMANDE

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Un solo accenno alle interviste che possono essere

Interviste attive - Voi fate l’intervista preparatevi sull’argomento dell’intervista; documentatevi sul

tema o su fatti recenti dell’intervistato

Interviste passive - Voi siete intervistati se possibile, evitate le improvvisazioni definendo le linee

dell’intervista con l’intervistatore; e preparatevi date risposte dirette, senza troppi preamboli il tempo disponibile è sempre poco: evitate le ripetizioni che lo

fanno perdere (non iniziate la risposta ripetendo interamente la frase della domanda)

Auto interviste - Voi Vi fate l’intervista come i filmati messi nei Social media a scopo divulgativo o per

cercare visibilità; li tratteremo nell’incontro dedicato al Web

Curate bene anche l’immagine nel caso in cui ci sia un video

GLI STRUMENTI – LE INTERVISTE

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IMPARARE A PARLARE IN PUBBLICO (1)

Tutti noi possiamo dire qualcosa agli altri chi lo vuole fermamente può riuscire a parlare in pubblico

Come imparare? Con l’esercizio e con la pratica

Ascoltando molto e osservando con attenzione altri oratori venditori, imbonitori, docenti, attori, comici, politici, religiosi, … i grandi presentatori (Steve Jobs di Apple) analizzando cosa dicono, come lo dicono e il contesto in cui

parlano (occasione, pubblico, luogo)

Con l’esercizio nel raccontare i fatti successi nella giornata semplici racconti con varianti (inserite un fatto estraneo in una

storia nota) lo stesso fatto in diverse versioni, per diversi uditori, con varie

durate, con volume e toni di voce diversi

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IMPARARE A PARLARE IN PUBBLICO (2)

Con il parlare, parlare, parlare

Allenandovi a collegare fatti tra loro diversi abituatevi a “cucire” mentalmente quanto si dice, cercando gli

elementi comuni che legano concetti tra loro distanti

Con l’ausilio di strumenti tecnici registrate su nastro/PC/smartphone quanto dite

misurate la durata del discorso

ascoltatevi e miglioratevi

Facendo pratica, cogliendo le opportunità e le possibilità di parlare in pubblico

Elevando il livello dell’uditorio parlate in riunioni a livello operativo, nelle assemblee a livelli

più alti e nelle manifestazioni pubbliche

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IL MIGLIORAMENTO

Nel parlare in pubblico i buoni risultati vengono con il

miglioramento continuo e dall’esercitarsi nell’applicare

buone tecniche di comunicazione

Diventate i Vostri istruttori (manager di se stessi).

Chiedetevi e chiedete: come sono andato? Quale aspetto potrei migliorare?

Sappiate giudicare i risultati ottenuti, il Vostro livello di

qualità e mantenete una forte motivazione al miglioramento

Imparate dagli altri e analizzate chi parla in pubblico: cosa

dice, come lo dice, a chi parla, il contesto in cui lo dice,

l’efficacia del discorso, …

venditori, imbonitori, docenti, attori, comici, politici, religiosi…

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I 15 CONSIGLI (1)

1. Siate brevi - Non importa se state facendo dei semplici auguri o se state presentando un’idea che rivoluzionerà il mondo: dovrete riuscire a dirlo in pochi minuti

2. Siate intrattenitori - I discorsi dovrebbero riuscire a informare e a intrattenere. Diversamente dal leggere un Email o un articolo, chi ascolta un discorso si aspetta anche qualche emozione. Il solo racconto di fatti asciutti senza passione farà diminuire l’attenzione degli uditori

3. Rallentate - Gli oratori nervosi o inesperti tendono a parlare velocemente; rallentate coscientemente il discorso e aggiungete delle pause per enfatizzare qualche punto del discorso

4. Contatto con gli occhi – Incontrate gli sguardi di tutti e non solo di coloro che hanno ruoli chiave o che Vi pare diano approvazione al Vostro discorso

5. I discorsi raccontano storie – I grandi oratori sanno come usare una breve storia per costruire nell’uditorio una connessione emozionale tra le idee e i concetti presentati

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I 15 CONSIGLI (2)

6. Mettetevi nel ruolo del pubblico – Comprendete le aspettative del pubblico, sappiate cosa può comprendere e cosa non è opportuno dire

7. Proiettate la Vostra voce – C’è poco di peggio di un oratore che non si riesce a sentire. Non fidatevi di sistemi di amplificazione sofisticati, fate delle prove e cercate di produrre un suono chiaro

8. Non pianificate la gestualità - I gesti dovrebbero essere una estensione dei messaggi verbali e delle emozioni. I gesti pianificati possono dare l’impressione di artificiosità se non sono consistenti con la situazione emotiva del momento

9. “Buona Domanda!” – Frasi di questo tipo possono essere usate per guadagnare qualche attimo, sufficiente per ordinare le idee e organizzare la corretta risposta. Probabilmente nessuno si accorgerà di un lieve ritardo e il discorso sembrerà più scorrevole

10.Inspirare e non espirare! – Se sentite l’esigenza di ricorrere a fonemi come “Uhm”, “Ah” o altro che può uccidere un discorso o una presentazione, fate una breve pausa con una inspirazione. La pausa potrà sembrarvi imbarazzante, ma sarà appena notata

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I 15 CONSIGLI (3)

11. Arrivate presto, davvero presto! - Non siate maldestri con le apparecchiature tecniche e non fate in modo che il pubblico debba attendere che sistemiate amplificazione, PC e proiettore. Arrivate presto e curate la logistica della stanza; la preparazione può ridurre lo stress

12. Fate pratica – Cercate opportunità per fare pratica nel parlare in pubblico; Vi renderà più confidenti e competenti nel salire su un palco. Considerate ogni occasione per parlare in pubblico come una nuova opportunità di crescita personale

13. Non scusatevi – Non scusatevi per il nervosismo; difficilmente il pubblico potrà rendersi conto del Vostro stato di tensione e cercate di non focalizzare l’attenzione sul Vostro stress. Non ci sono invece scuse per l’incompetenza, la leggerezza o per la scarsa e cattiva preparazione

14. Ma scusatevi se sbagliate – Le scuse servono solo se avete fatto qualcosa di sbagliato; un’inesattezza può capitare a tutti e sarebbe peggio insistere nell’errore.

15. E divertitevi! – Impossibile? No, se ci mettete passione e orientamento al risultato. E l’entusiasmo è contagioso.

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METTIAMO IN PRATICA…

Con quanto abbiamo detto potete riuscire a preparare e a fare un discorso

Provate a esprimere la Vostra opinione su questa presentazione realizzando un discorso di almeno tre minuti

Registrate il discorso e ascoltatevi: quasi certamente Vi renderete conto di aver dimenticato o tralasciato qualcosa… … non commettete l’errore di ritornare sull’argomento per

aggiungerla; sarebbe inutile perché gli ascoltatori non noterebbero alcuna differenza!

Pazienza! Apprezzate quanto avete fatto e siate certi che la prossima volta farete meglio

Ci sono tre discorsi: quello che avete preparato, quello

che avete fatto e quello che avreste voluto fare

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LA LEZIONE APPRESA

Lo sviluppo di ogni capacità richiede pratica e buon uso delle informazioni di ritorno

L’informazione di ritorno è preziosa per migliorarci perché si può avere solo alla fine del lavoro ed è stato speso

un alto costo per produrla

Utilizzate ogni opportunità per avere informazioni di ritorno

Chiedete pareri a chi ha ascoltato il Vostro discorso (forma e contenuti, messaggi percepiti, impressioni) sono molto utili le informazioni ricevute “a caldo” tenete nota dei commenti e cercate di correggere i problemi siate flessibili nel modificare il Vostro stile fate tesoro dell’esperienza acquisita

e nel modo opportuno fornite consigli e pareri ad altri oratori

Ciò vale anche per oggi

Cosa pensate di questo incontro?

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RIEPILOGO E APPROFONDIMENTI

Parlare bene in pubblico è un risultato possibile Abbiamo visto come si possano ottenere risultati

soddisfacenti e come siano determinanti la conoscenza di alcune tecniche, la volontà di miglioramento, l’esercizio e la pratica

Per approfondire “Saper parlare in pubblico” di A. Conquet Gribaudi Editore, Torino - 1972

Nel Web trovate molto materiale; ecco alcuni spunti

“Consigli per parlare in pubblico” del Centro Servizi Volontariato http://www.ciessevi.org/sites/default/files/pubblicazioni/quaderni_vol

/016_Consigli_per_parlare_in_pubblico.pdf

“L’arte di parlare in pubblico: i consigli di Dale Carnegie” http://www.dalecarnegie.it/events/guide_books/

Vi abbiamo illustrato alcuni concetti di comunicazione

Forse VI erano noti o forse Vi sembrano troppo lontani dalla

nostra vita associativa

Dobbiamo fare tesoro di queste cognizioni perché, per

continuare a migliorare l’ANA, dobbiamo migliorare il

nostro lavoro e il miglioramento passa tramite la

conoscenza di queste informazioni

Tutti Voi fate un lavoro importante ed è giusto che di ciò

venga data la giusta evidenza nei momenti importanti della

vita associativa

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COMMIATO

Con questi incontri stiamo costruendo l’ANA di domani!

GRAZIE PER L’ATTENZIONE DEDICATA

La Sezione ANA di Milano

La Redazione di “Veci e Bocia”

www.milano.ana.it; [email protected]; [email protected]

71

COMMIATO

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