innbokskontroll for lederne, tromsø - 23.mai 2017
TRANSCRIPT
Lederne, Tromsø
Tromsø, 23.mai 2017
Jørn KippersundForedragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no
Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløsteoppgaver
Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
E-post ulik en tradisjonell innboks?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
Etterrettelig:
- Å si NEI, er også etterrettelighet
Etterrettelighet”En leder uten innbokskontroller en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm, 2013)
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste(= den er jeg ferdig med)
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Rasjonell arkivering- Mapper
-fravær av mapper?-Prosjektorganisering
- Kategorier??
System 1
vs
System 2(Daniel Kahneman)
System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser
HURTIGTASTER
System 1 vs System 2
- Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser
Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
Hurtigtaster i gmail - noen viktige:
NB! Husk å slå på hurtigtastfunksjonen først, under innstillinger i gmail
G + I = go to inboxJ = nesteK = forrigeX = markerV = flytt til# = slettE = arkiverL = label/etikett
/ = gå til søkefeltR = replyA = reply allCtrl + Enter = sendC = compose/skriv ny meldingCtrl + shift + C = kopiCtrl + shift + B = blindkopiCtrl + enter = sendF = forward
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Filtrér-Automatisk-Manuelt
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare énmelding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe
Hver e-post er en oppgave
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?
Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!
Handlingeller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaveri innboksen= handling
Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for
= arkiv= referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Varsel elleroriginalinformasjon?
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner?
Lettere med tiden?
Neste skritt
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende merverdifulle
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
Oppgave
Ene
rgi o
g b
ege
istr
ing
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Oppgave
Platåfase
Ene
rgi o
g b
ege
istr
ing
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ferdig!!
Platåfase
Ene
rgi o
g b
ege
istr
ing
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Større skrivebord = større produksjon?
Løsning – større skrivebord?
Mange oppgaver på arbeidsflaten =
mange kontekstbytter
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-varsling når du
jobber med noe annet
System 1 vs System 2
- Å aktivt la være å sjekke - krever system 2-ressurser
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@@@@@@
@
@@@
@@
@
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker
en innboks
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)