jurnal skripsi .pdf
TRANSCRIPT
0
SISTEM INFORMASI PEMBUATAN SURAT PENGANTAR
PADA DESA MAOSKIDUL KECAMATAN MAOS
KABUPATEN CILACAP MENGGUNAKAN VB NET
Skripsi
Disusun Oleh :
Anjar Pramudita
08.11.0688
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
PURWOKERTO
2013
1
Anjar Pramudita
08.11.0688
ABSTRAK
Penduduk merupakan sumber daya yang sangat penting bagi negara,
sedangkan surat pengantar terdiri dari dua pengertian yaitu surat dan surat
pengantar itu sendiri. Surat adalah sehelai kertas yang didalamnya terdapat sebuah
pesan singkat yang disajikan dalam bentuk format khas yaitu format surat.
Sedangkan surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau
pejabat yang berisi penjelasan singkat tetntang surat, dokumen, barang atau bahan
lain yang dikirim. Dalam hal ini surat pengantar berfungsi sebagi sarana atau
jembatan bagi masyarakat untuk mendapatkan pelayanan atau pengakuan dari
desa sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Dalam kegiatan penduduk khususnya di Desa Maoskidul masih ditemukan
kendala dalam pembuatan surat pengantar, yaitu masih menggunakan sistem
manual dengan kata lain masih menggunakan media tulis tangan pada media
kertasuntuk membuat surat pengantar tersebutdan belum terkomputerisasi
sepenuhnya. Hal ini menyebabkan keterlambatan pelayanan kepada masyarakat
dan penyajian laporan terhadap kepala desa.
Dalam penelitian metode yang digunakan dalam penyusunan laopran skripsi
ini, yaitu metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Dimana
metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
metode waterfall. Sedangkan alat bantu yang digunakan dalam perancangan
dengan metode waterfall diantaranya Data Flow Diagram (DFD), Entity
Relationship Diagram(ERD),flowchart system. Sedangkan untuk software
pendukung yaitu menggunakan Microsoft Visual Studio.NET 2008 untuk
perancangan desain program aplikasi,Microsoft SQL Server 2005 untuk desain
database dan Crystal Report.Net 2008 untuk pembuatan laporan.
Setelah dilakukan penelitian mengenai proses pembuatan surat pengantar,
maka diperoleh hasi dari penelitian tersebut yaitu dengan adanya sistem informasi
pembuatan surat pengantar, alur proses pembuatan surat pengantar menjadi lebih
cepat, tepat dan akurat karena dalam proses pembuatanya sudah terkomputerisasi.
Kata kunci : Kependudukan, Surat Pengantar, Database
xvii
2
Information Systems Making A Covering Letter
In Village Maoskidul Maos Sub Distric
District Cilacap Vb Net Using
Abstract
Population is resources Very important for the state, While consisting of a
covering letter two definitions namely, letters and a covering letter itself. A letter
is actually a piece of paper it was a short message servedn form format typical
letter that format. While covering letter is a letter.Addressed to a person or
Containing officials brief explanation About letter document, goods or material
another sent. In this serves as a covering letter a means or a bridge to the
community to get or recognition of service viilage in accordance with the needs of
society.
In its inhabitants still maoskidul especially in the village Found difficulty in
making, covering letter Which is still using the manual in other words Still use the
media in the press writing paper to make a preface is not yet fully computerized.
This causes delay public service and the presentation of a report to the village.
In research methods used in drafting laopran this thesis the method of Data
and method of development system. Where systems used in method of
development this research using methods waterfall. While an auxiliary apparatus
used in design to method waterfall ata fow between diagram ( DFD) , Entity
relationship diagram ( the ERD) flowchart, system. Whereas advocates for
software is using visual studio.net 2008 to microsoft Design of application
program design, microsoft sql server 2005, to design a database and crystal
report.net 2008 for the report.
Having performed research on process of making, covering letter, and
obtained from research are hasiWith the information systems making a covering
letter, the process of making a covering letter become more quick, because
accurate accurate and in the process its computerized already.
Keywords: residence a covering letter, a database
xviii
3
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam era persaingan teknologi dewasa ini, sangat diharapkan peran dari
adanya kantor kepala desa yang mendukung segala aspek kependudukan untuk
memberikan kemudahan bagi warganya dalam membangun aktivitas nyata
guna membangun perekonomian dan mensejahterakan warganya, mulai dari
pembuatan surat pengantar hingga memberikan arahan dari aparat desa kepada
masyarakat, semua itu dilakukan tidak lain dan tidak bukan guna membangun
masyarakat yang produktif. Dalam hal ini diharaapkan dari dunia
kependudukan untuk mendapatkan suatu peran di mata masyarakat, guna
mewujudkan masyarakat yang terampil, mandiri, yang dapat membangun
sebuah bangsa berbasis teknologi global.
Desa Maoskidul salah satu instansi yang bergerak dalam bidang
kependudukan, yang mempunyai peran aktif membangun bangsa yang
didukung dengan pelayanan dari karyawan yang ramah, menambah
kepercayaan dari masyarakat untuk bersikap pro aktif turut membangun
bangsa dan negara. Salah satu dari tugas aparat desa adalah melayani
masyarakat dengan membuatkan surat pengantar kepada warganya yang
membutuhkan.
Sehubungan dengan masalah tersebut, khususnya bagian administrasi
yang bertugas melayani masyarakat dengan pembuatan surat pengantar kepada
warganya, masih menggunakan sistem manual sehingga membutuhkan waktu
yang lama, yaitu dengan kata lain masih menggunakan media tulis tangan pada
media kertas untuk membuat surat pengantar tersebut dan belum
terkomputerisasi sepenuhnya. Disamping itu juga pengolahan data penduduk,
masih tergolong manual karena sebagian datanya masih tersimpan dalam
bentuk arsip menggunakan buku mutasi sebagai media penyimpananya, maka
diperlukanya sistem dan proses kerja yang lebih mudah untuk memfasilitasi
dari berbagai bentuk interaksi yang kompleks, khususnya yang berkaitan
dengan masalah kependudukan. Oleh karena itu ketika masyarakat
mendambakan adanya reformasi dari sektor publik, maka diperlukanya sebuah
proses transformasi menuju penerapan sistem yang lebih baik.
Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti tetarik untuk membuat sebuah
aplikasi pembuatan surat pengantar di Balai Desa Maoskidul. Harapanya
dengan aplikasi tersebut dapat memajukan kinerja perangkat desa terhadap
masyarakat.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat diambil perumusan
masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi
pedesaan pada Desa Maoskidul.
1
4
C. Batasan Masalah
Agar dalam penelitian ini lebih terarah dan memudahkan dalam
pembahasa, maka perlu adanya batasan masalah meliputi :
1. Pembuatan aplikasi utama yang difunakan untuk membuat surat pengantar
adalah Visual Basic.Net 2008 dengan database SQL Server 2005.
2. Adapun hal yang dibahas dalam masalah ini adalah surat pengantar yang
meliputi surat pengantar kelahiran, surat pengantar kematian, surat
pengantar pindah, surat pengantar kehilangan, surat pengantar tidak mampu,
surat pengantar SKCK.
D. Tujunan Penelitian
Adapun tujuan yang akan dicapai adalah merancang dan membangun
sistem informasi pembuatan surat pengantar pada Desa Maoskidul.
E. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui bagaimana proses perancangan dan cara pembuatan aplikasi
kependudukan.
2. Membuat karya ilmiah dalam bentuk laporan berbasis database.
3. Menciptakan sistem yang baru, untuk pengembangan sistem yang sudah ada
menjadi sistem yang lebih baik.
2
5
LANDASAN TEORI
A. Landasan Teori
1. Konsep Dasar Sistem
a. Definisi Sistem
Barry E. Cushing dan Robert H Blissmer mendefinisikan sistem
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah
suatu kumpulan dari bagian-bagian yang ditata, berinteraksi bersama-
sama untuk melakukan suatu fungsi (Jogiyanto, 1999).
b. Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu
(Kusrini dan Koniyo, 2007) :
1) Komponen Sistem (Component)
2) Batasan Sistem (Boundary)
3) Subsistem
4) Lingkungan Luar Sistem (Environment)
5) Penghubung Sistem (Interface)
6) Masukan Sistem (Input)
7) Keluaran Sistem (Output)
8) Pengolahan Sistem (Process)
9) Sasaran Sistem (Object)
2. Konsep Dasar Informasi
a. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan
(Tata Sutabri, 2003).
b. Nilai Kualitas Informasi
Oleh karena itu, kualitas informasi perlu diperhatikan. Adapun
kualitas informasi yang baik harus mempunyai kriteria yaitu (Kusrini dan
Koniyo 2007) :
1) Akurat (Accurate)
2) Tepat Pada Waktunya (Timeliness)
3) Relevance (Relevance)
3. Konsep Sistem Informasi
a. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur
yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi
untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam
organisasi (Henry C. Lucas dalam Tata Sutabri, 2003).
3
6
B. Perancangan Database
Perancangan database ini terdiri :
1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) yaitu bagan (flow) lair yang menunjukan aliran
(chart) didalam program atau prosedur sistem secara logika yang berfungsi
sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi (Kusrini dan Koniyo,
2007).
2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas, merupakan diagram
dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar
dari sistem yang masuk dan keluar dari entitas luar (Kusrini dan Koniyo,
2007).
3. DFD
DFD (Data Flow Diagram) yaitu suatu proses yang menggambarkan
arus data dari sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
berada (Kusrini dan Koniyo, 2007).
4. ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual
yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan
untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini
relatife kompleks.
5. Konsep Dasar Relasi
Beberapa Konsep Database Relasi (relational database) yang
dikenal diantaranya adalah :
a. One-To-One
Misalnya suatu perusahaan mempunyai aturan satu sopir hanya
boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu (Kusrini dan
Koniyo, 2007).
Gambar 2.1 Bentuk Relasi One-to-One
b. One-To-Many
Misalnya suatu perusahaan selalu berasumsi bahwa satu
pelanggan dapat membeli banyak barang (Kusrini dan Koniyo, 2007).
Gambar 2.2 Bentuk Relasi One-to-Many
C. Basis Data dan DBMS
1. Pengertian DBMS
DBMS (Database Management System)adalah kumpulan file yang
saling berkaitan dengan program untuk pengolahanya. Database adalah
kumpulan datanya, sedangkan program pengelolaanya berdiri sendiri
4
7
dalam satu paket program komersial untuk membaca data, mengisi data,
menghapus data, melaporkan data dalam database (Kusrini dak Koniyo,
2007).
2. Bahasa Basis Data
Bahasa SQL mempunyai beberapa bagian yaitu (Kusrini dan
Koniyo, 2007) :
a. DDL (Data Definition Language).
b. DML (Data Manipulation Language).
c. DCL (Data Control Language).
d. DTL (Data Transaction Language).
D. Penduduk
1. Pengertian Penduduk Indonesia
Penduduk Indonesia adalah semua orang yang berdomisili diwilayah
geografis indonesia selama enam bulan atau lebih atau mereka yang
berdomisili kurang lebih enam bulan tetapi bertujuan untuk menetap
(Kusmiyati, 2005). Sedangkan dinamika penduduk adalah pertumbuahan
atau naik turunya jumlah penduduk di suatu negara (Kusmiyati, 2005).
E. Surat
1. Definisi Surat dan Surat Pengantar
Surat mempunyai arti yang berbeda bila dilihat dari (Soedjito dan
Solchan, 1994) :
a. Sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan. Didalam paparan
tersebut pengarang (penulis) menjelaskan maksud dan tujuan, apa yang
dipikirkan serta apa yang dirasakan.
b. Fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis.
Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau
pejabat yang berisi penjelasan singkat tetntang surat, dokumen, barang atau
bahan lain yang dikirim (Suparno dan Yunus, 2002).
2. Ciri Surat Resmi
Apabila surat tersebut menyangkut kepentingan tugas, maka surat
tersebut disebut surat resmi (Suparno dan Yunus, 2002). Surat resmi yang
baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Suparno dan Yunus, 2002) :
a. Menggunakan raganm bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian
yang singkat, jelas dan santun.
b. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umun.
c. Memperhatikan kerapihan dan kebersiha surat.
3. Penomoran Pada Surat
Setiap instansi atau organisasi biasanya memiliki aturan penomoran
dan pengkodean surat yang berbeda, dengan kata lain nomor surat
merupakan identitas surat tersebut, maka penulisan nomor atau kode surat
diatur sebagai berikut :
a. Kata Nomor atau No. diikuti tanda titik dua.
b. Setelah garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode surat,
tidak didahului dan diikuti oleh spasi.
5
8
c. Setelah angka tahun tidak diikuti oleh tanda baca apapun.
Contoh : Nomor : 996/C5/LL/1997
Gambar 2.4 Penulisan Nomor Surat
F. Desa (Ketentuan Umum Pemerintah Daerah)
Undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah
memberikan pengertian tentang beberapa istilah yaitu (Sundari dan Asy, 2004)
a. Kecamatan adalah wilayah kerja camat sebagai perangkat daerah kabupaten
dan daerah kota.
b. Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki kewarganegaraan
untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat
berdasarkan asal usul adat istiadat setempat yang diakui dalam sistem
pemerintahan nasional dan berada di daerah kabupaten.
G. Microsoft Visual Studio 2008
1. Definisi Microsoft Visual Basic 2008
Visual Basic 2008 merupakan salah satu paket bahasa pemrogaman
dari Visual Studio 2008. Visual Studio 2008 sendiri merupakan sebuah
software untuk membuat sebuah aplikasi seperti apilikasi database, aplikasi
inventory dan sebagainya.
2. SQL Server
SQL Server adalah sebuah platform database yang menyediakan
fondasi yang kuat dimana organisasi-organisasi kecil, sedang dan besar bisa
menampung instruksi IT untuk generasi mendatang
6
9
METODE PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah :
1. Kuisioner (Questionnaires)
2. Wawancara (Interview)
3. Observasi
4. Dokumentasi
B. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem merupakan suatu proses standar yang
diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan
untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem
informasi (Hoffer dkk dalam Kadir, 2008).
Proses pengembangan sistem juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya
disebut daur pengembangan sistem informasi (O’Brien dalam Kadir, 2008)
atau lebih umum dinamaka SDLC (System Development Life Cycle).
Gambar 3.1 Tahapan Model SDLC Waterfall Model
Berikut ini adalah tahap-tahap SDLC Waterfall Model Kadir (2003) :
1. Analisis Sistem
Tahapan analisis sistem dilakukan sesudah tahap perencanaan sistem
dan sebelum desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang
kritis dan sangat penting karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan
kesalahan di tahap sealanjutnya.
2. Desain Sistem
Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai akan pemecahan suatu
masalah yang teridentifikasi selama tahap analisis sistem muali dibuat
dengan memperhatikan hal sebagai berikut :
a. Perancangan Konseptual
1) Bagan Alir (flowchart)
Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah aliran data
mengenai proses pembuatan surat pengantar.
7
10
Gambar 3.2 Gambar Bagan Alir Proses Pembuatan Surat Pengantar
2) Diagram Konteks
Dalam kasus ini yang akan dibahas adalah diagram konteks
mengenai proses pembuatan surat pengantar.
Gambar 3.3 Gambar Diagram Konteks
3) DFD (Data Flow Diagram)
Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah DFD
mengenai proses pembuatan surat pengantar.
8
11
Gambar 3.4 DFD Level 1
9
12
4) ERD (Entity Relationship Diagram)
Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah ERD
mengenai proses pembuatan surat pengantar.
Gambar 3.5 DiagramERD
10
13
b. Perancangan Fisik
1) Relasi Antar Tabel
Dalam perancangan sistem informasi pembuatan surat
pengantar, relasi menggambarkan rancangan dari beberapa tabel yang
saling berhubungan yang merupakan fondasi awal dari sitem tersebut.
Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel
2) Struktur Tabel
Dalam perancangan sistem informasi pembuatan surat
pengantar, struktur tabel menjelaskan tetang isi komponen dari tabel
tersebut. Berikut adalah komponen tabelnya :
a) Tabel Petugas
b) Tabel KK
c) Tabel Pendidikan
d) Tabel Pekejaan
e) Tabel Penduduk
f) Tabel Kelahiran
g) Tabel Kematian
h) Tabel Pindah
i) Tabel Detpindah
j) Tabel Kehilangan
k) Tabel Skck
l) Tabel Tidak Mampu
11
14
3) Tampilan Antar Muka
a) Tampilan Form Surat Tidak Mampu
Gambar 3.7 Tampilan Form Cerak Keterangan Tidak Mampu
b) Tampilan Laporan Surat Tidah Mampu
Gambar 3.8 Tampilan Laporan Surat Keterangan Tidak Mampu
3. Implementasi Sistem
Merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru dimana
sitstem baru akan dioperasikan secara menyeluruh (Kusrini dan Koniyo,
2007). Kegiatan implementasi terdiri dari :
a. Pemrogaman
b. Pengujian
c. Konversi
4. Pemeliharaan Sistem
Setelah sistem baru diterapkan, maka sistem harus selalu dipelihara.
Hal ini dimaksudkan untuk membantu kinerja aplikasi atau program,
menditeksi kesalahan-kesalahan yang tidak terdeteksi selama masa
pengujian.
12
15
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Sistem Informasi Pembuatan Surat Pengantar di Desa Maoskidul,
kecamatan Maos, Kabupaten Cilacap telah berhasil di bangun sesuai dengan
rancangan yang telah di susun sebelumnya.
2. Dengan adanya penerapan sistem informasi pembuatan surat pengantar Di
Desa Maoskidul yang terkomputerisasi, diharapkan dapat membantu
petugas dalam proses pengerjaanya.
3. Diharapkan nantinya dapat membantu petugas dalam membuat laporan
penduduk, surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat
keterangan pindah, surat pengantar skck, surat pengantar kehilangan dan
surat pengantar tidak mampu.
B. Saran
1. Karena masih terbatasnya software yang digunakan pada penelitian,
diharapkan kedepanyan menggunakan softwaer yang lebih baik, lebih
canggih dan lebih lengkap dari sekarang
2. Setelah sistem informasi pembuatan surat pengantar di Desa Maoskidul
diterapkan, sebaiknya database harus lebih sering di back up agar data-
datanya tetap terjaga.
13