kaugtÖÖ rakendamine riigi ja kohaliku omavalitsuse … › wp-content › uploads › 2010 ›...

TALLINNA TEHNIKAÜLIKOOL

Humanitaarteaduskond

Humanitaar- ja Sotsiaalteaduste Instituut

Sander Põllumäe

KAUGTÖÖ RAKENDAMINE RIIGI JA

KOHALIKU OMAVALITSUSE ASUTUSTES

Magistritöö

Juhendaja: professor filosoofiakandidaat Ülo Kaevats

Tallinn 2003

2(181)

Sisukord

Sisukord...........................................................................................................................................2

Sissejuhatus .....................................................................................................................................6

1. Kaugtöö teke, eeldused ja mõistemääratlus...........................................................................10

1.1. Kaugtöö tekke põhjused .................................................................................................12

1.2. Kaugtöö kohta tehtud uuringud ......................................................................................15

1.2.1. Kaugtöö kohta tehtud uuringud Euroopas ...............................................................15

1.2.2. Kaugtöö kohta tehtud uuringud Eestis ....................................................................20

1.3. Arengud kaugtöö reguleerimises ....................................................................................23

1.3.1. Arengud rahvusvahelises õiguses............................................................................24

1.3.2. Arengud Eesti õigussüsteemis .................................................................................25

1.4. Arengud infotehnoloogia valdkonnas.............................................................................31

1.5. Magistritöö põhimõistete määratlemine .........................................................................38

1.5.1. Mõiste "kaugtöö" määratlemine ..............................................................................38

1.5.2. Mõiste "haldusjuhtimine" määratlemine .................................................................42

1.6. Kaugtöö rakendamine halduses ......................................................................................43

2. Kaugtöö rakendamine asutustes. Töökorraldus.....................................................................49

2.1. Kultuur ja väärtused........................................................................................................49

2.2. Missioon ja eesmärk .......................................................................................................53

2.3. Juhtimiskultuur ...............................................................................................................56

2.4. Töökorraldus...................................................................................................................63

2.4.1. Planeeritud koosolek................................................................................................65

2.4.2. Välkkoosolek ...........................................................................................................66

2.4.3. Telefon.....................................................................................................................67

3(181)

2.4.4. E-post.......................................................................................................................70

2.4.5. E-kalender................................................................................................................74

2.4.6. E-arutelu ..................................................................................................................76

2.4.7. E-suhtlus ..................................................................................................................78

2.5. Asjaajamine ....................................................................................................................79

3. Uuringud kaugtöö rakendamise kohta...................................................................................87

3.1. Taustauuring kaugtöö kasutamise kohta ........................................................................87

3.1.1. Riigihaldusasutused.................................................................................................87

3.1.2. Omavalitsusasutused ...............................................................................................94

3.2. Uuringute läbiviimise metodoloogia ja teostus ..............................................................96

3.3. Kaugtöö rakendamine Justiitsministeeriumis.................................................................98

3.3.1. Taustinformatsioon Justiitsministeeriumi kohta......................................................98

3.3.2. Justiitsministeeriumis läbiviidud kaugtööalane uurimus.......................................111

3.4. Kaugtöö rakendamine Sisekaitseakadeemias ...............................................................119

3.4.1. Taustinformatsioon Sisekaitseakadeemia kohta....................................................119

3.4.2. Sisekaitseakadeemias läbiviidud kaugtööalane uurimus.......................................131

3.5. Kaugtöö rakendamine Tartu Linnavalitsuses ...............................................................143

3.5.1. Taustinformatsioon Tartu Linnavalitsuse kohta ....................................................143

3.5.2. Tartu Linnavalitsuses läbiviidud kaugtööalane uurimus.......................................153

3.6. Uuringute kokkuvõte ning hinnang uuringule..............................................................162

Kokkuvõte ...................................................................................................................................166

Influence of Telework to Organisation of State and Local Offices.............................................170

Viidatud kirjandus .......................................................................................................................174

Tabel 1: Kaugtööle kalduvuse mudel eGap uuringus....................................................................18

Tabel 2: Organisatsiooni iseloomustavad näitajad (JusMin, SKA, TrtLV) ..................................52

Tabel 3: Organisatsiooni väärtused ja töökorraldus (JusMin, SKA, TrtLV) ................................53

Tabel 4: Töökorralduslikud meetodid ja vahendid (JusMin, SKA) ..............................................64

Tabel 5: Justiitsministeeriumi organisatsiooni põhijooned .........................................................113

Tabel 6: Justiitsministeeriumi väärtused ja eesmärgid ...............................................................113

Tabel 7: Justiitsministeeriumi nägemus organisatsioonist ..........................................................114

Tabel 8: Justiitsministeeriumi tippjuhi otsustamisstiil ................................................................115

Tabel 9: Justiitsministeeriumi otsustamisprotsessid....................................................................115

4(181)

Tabel 10: Justiitsministeeriumis kasutatavad koostöövahendid..................................................116

Tabel 11: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Justiitsministeerium)........................117

Tabel 12: Sisekaitseakadeemia organisatsiooni põhijooned .......................................................134

Tabel 13: Sisekaitseakadeemia väärtused ja eesmärgid ..............................................................135

Tabel 14: Sisekaitseakadeemia nägemus organisatsioonist.........................................................135

Tabel 15: Sisekaitseakadeemia tippjuhi otsustamisstiil...............................................................136

Tabel 16: Sisekaitseakadeemia otsustamisprotsessid ..................................................................137

Tabel 17: Sisekaitseakadeemias kasutatavad koostöövahendid ..................................................138

Tabel 18: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Sisekaitseakadeemia).......................141

Tabel 19: Tartu Linnavalitsuse organisatsiooni põhijooned........................................................156

Tabel 20: Tartu Linnavalitsuse väärtused ja eesmärgid ..............................................................156

Tabel 21: Tartu Linnavalitsuse teenistujate motivatsioonitegurid ..............................................156

Tabel 22: Tartu Linnavalitsuse nägemus organisatsioonist.........................................................157

Tabel 23: Tartu Linnavalitsuse tippjuhi otsustamisstiil...............................................................157

Tabel 24: Tartu Linnavalitsuse otsustamisprotsessid ..................................................................158

Tabel 25: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Tartu Linnavalitsus).........................161

Joonis 1: Arvutitöökohtade arvu ja vajaduse muutused 1995--2002 ............................................35

Joonis 2: Arvutitöökohtade ja kohtvõrkudesse ühendatud tööjaamade arvu areng 1996-2002 ....36

Joonis 3: Arvutikohtvõrkude areng 1996--2002............................................................................36

Joonis 4: Töötaja rahulolu muutus infotehnoloogia kasutuselevõtu tõttu .....................................48

Joonis 5: Ratsionaalsus ja emotsionaalsus juhi ülesannete täitmisel.............................................61

Joonis 6: Kaugtöö kasutamine riigiasutustes (taustauuring) .........................................................88

Joonis 7: Justiitsministeeriumi organisatsiooni skeem................................................................110

Joonis 8: Sisekaitseakadeemia sümboolika muutumine..............................................................123

Joonis 9: Sisekaitseakadeemia organisatsiooniskeem .................................................................130

Joonis 10: Tartu Linnavalitsuse töökorralduse ja front office—back office mudeli võrdlus......145

Joonis 11: Tartu Linnavalitsuse organisatsiooniskeem ...............................................................152

Lisa 1: Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga;

Lisa 2: Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Priidu Pärna'ga;

Lisa 3: Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Andres Johannson'iga;

Lisa 4: Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga;

5(181)

Lisa 5: Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga;

Lisa 6: Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Aune Visnapuu'ga;

Lisa 7: Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga;

Lisa 8: Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Kalev Pullonen'iga;

Lisa 9: Riigihaldusasutustes läbiviidud uuringu küsimused ja tulemuste koond;

Lisa 10: Sisekaitseakadeemias läbiviidud küsitluse ankeet. Näidisankeet;

6(181)

Sissejuhatus

Aastal 1995 leidsid Euroopa Komisjoni uurijad Sheila Moorcroft ja Valerie Bennet, et nende

uurimuste, mida on viidud läbi kaugtöö teemal, hulk on jõudmas piirini, kus rohkem inimesi on

hõivatud kaugtöö uurimisega, kui on neid, kes tegelikult kaugtööd kasutavad1. Sellest ajast on

uurimuste arv ennem kasvanud kui kahanenud. Selle tähelepaneku valduses vajaks erilist

põhjendamist, millist kasu on oodata sellest magistritööst.

Eestis on tehtud ainult üks ulatuslikum uurimus kaugtöö kasutamisest ning see ei hõlmanud

avalikku sektorit. Kaugtöösse puutuvast kirjandusest ei leia just kuigi palju käsitlusi kaugtöö

rakendamisest avalikus sektoris, eriti avaliku võimu teostamise valdkonnas. Autorile on

kättesaadavaks osutunud uurimustes vaadeldud kaugtööd kui eesmärki iseenesest (küll mõne

kaugema eesmärgi saavutamiseks), mitte kui töökorralduse ühte loomulikku osa. Uuringute puu-

dumisele vaatamata on ajakirjanduses kaugtöö rakendamisest riigi- ja kohaliku omavalitsuse asu-

tustes on kirjutatud palju2 ning riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste tehniline ettevalmistus on

samuti väga hea. Nii jääb küsimuseks, mis on piiranguks kaugtöö kasutuselevõtul riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutustes.

1 Moorcroft,S. & Bennet,V. European Guide to Teleworking: A Framework for action. – Luxembourg: European Foundation For the Improvement of Living and Working Conditions, (1995), p 12. 2 Kõige laiemalt on see leidnud käsitlemist "Äripäevas", nt Ojasson,M. "Ametnikud hakkavad kodus tööle". – "Äripäev" 31.mai 2001.a. Artikli autor kuulutas siis, et ligi kolmandik ametnikke hakkab kodus tööle. Tänane reaalsus on sellest prognoosist erinev.

7(181)

Kaugtöö rakendamine riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes on kuidagi juhuslik. Magistritöö

eesmärk on muuta otsustused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste töökorralduse

kujundamisel, sealhulgas kaugtöö rakendamise kohta, põhjendatumaks ja asutuse eripära

arvestavamaks. Selle eesmärgi saavutamiseks on autor uurinud riigi ja kohaliku omavalitsuse

asutuste tööd ning kaugtöö rakendamise juhtusid, ning toob selle põhjal välja parimad

lahendused, ohud ning võimalikud kaalutlused kaugtöö rakendamisel.

Töökorraldus tähendab suhteid 1) inimese ja inimese vahel ehk vahetu suhtlemine ning 2)

inimese, asjade (materjalid, masinad, seadmed) ja inimese vahel ehk vahendatud suhtlemine.

Sõltumata suhtluse vormist on küsimuseks ikkagi suhtlus kui selline. Selle magistritöö raames

uuritakse 1) inimeste suhteid inimestega ning kuidas kaugtöö neid suhteid mõjutab; 2) inimeste

suhteid asjadega ning kuidas inimeste teadmised asjadest võimaldavad neid kasutada töö

tegemiseks.

Töö- ja teenistussuhetele on kõige iseloomulikumaks ja eristavamaks tingimuseks see, et esineb

alluvussuhe. Seega on töö- ja teenistussuhte raames kõige olulisemaks suhteks juhi ja juhitava –

kohati paraku veel ka ülemuse ja alluva – suhe. Selle magistritöö koostamisel on autor

püstitanud hüpoteesi, et peamiseks piiranguks kaugtöö rakendamisel riigi- ja kohaliku

omavalitsuse asutustes on keskastme juhtide juhtimisoskused ja organisatsioonikultuur.

Selle väljaselgitamiseks uurib autor otsustusprotsesse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes

ning vahendatud suhtluse mõju nendele suhtetele. Sellisele järeldusele on jõudnud oma raportis

ka Kokovkin jt raportis peaministri büroole: "Kõige problemaatilisemaks võib saada kaugtöö

juurutamisel avalikus halduses rakendustasandile lähemal seisvate juhtide vastuseis: igapäeva

tegevuste korraldamisega kaugtöö vahendeid kasutades saavad nad hakkama, kuid kriitiliste

(kiirete) situatsioonide juhtimine ei ole vahendatud kommunikatsiooni korral samavõrd vahetu ja

lihtne kui näost näkku suheldes. [--] Paratamatult muutuvad kaugtöö rakendamisel nõuded

juhtidele ja samuti juhtide motivatsioon. Ametiauto, kabineti suurus, sisustus ja sekretäri

olemasolu ei oma enam kaalu alluvate silmis – kaugtöötajad ei puutu nendega pidevalt kokku.

Palju suurema kaalu saavad juhi isikuomadused ja professionaalsed oskused. [--] Eelnevale

toetudes võib väita, et juht, kes juhib oma kaugtöö meetodil töötavaid alluvaid, satub tänases

Eestis mitmepoolse surve alla: ühelt poolt kaotavad tähenduse tänases kultuurikontekstis

kehtivad staatuse sümbolid ja paljude juhtide korral ka olulised motivaatorid, samas nõutakse

8(181)

neilt palju enam nii professionaalset kui isiksuslikku kvaliteeti säilitamaks oma

liidripositsiooni."3

Magistritöö aluseks on riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste enda töö käigus koostatud

dokumendid kaugtöö ning infotehnoloogia kasutamise võimaluste kohta ning üleriigilised

uuringud. Lisaks on töötatud läbi Paul J. Jacksoni ja Jos M. van der Wieleni 1998. a avaldatud

uurimus "Teleworking: International Perspectives", kui Rahvusraamatukogus kättesaadavates

selleteemalistest teostest kõige hilisem, ning Euroopa Komisjoni eestvedamisel koostatud

aruanne "eWork 2002: Status Report on New Ways to Work in the Knowledge Economy".

Lisaks haldusdokumentidele ja tervikuurimustele töötati magistritöö koostamise käigus läbi

üleriigilistes ajalehtedes avaldatud artiklid kaugtöö rakendamisest. Peamiseks allikaks oli ajaleht

"Äripäev". Saadud materjalid olid aluseks kaugtöö rakendamise analüüsimisel konkreetsetes

riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes.

Selle magistritöö raames on lähemalt uuritud kolme asutuse näitel organisatsioonikultuuri,

töötajate motivatsiooni, otsustamisprotsessi ja kaugtöö meetmete rakendamist. Nendeks

asutusteks on Tartu Linnavalitsus, Justiitsministeerium ja Sisekaitseakadeemia. Kõigis neis

asutustes viidi läbi küsitlused ja intervjueeriti tippjuhte.

Magistritöö kätkeb autori aastatel 1999—2001 Sisekaitseakadeemia üldosakonna juhatajana

töötades omandatud teadmisi ja oskusi asutuse töö ja asjaajamise korraldamisest. Toonased

järeldused ja lahendused on selle töö leide arvestades uuesti läbi töötatud.

Magistritöö on jagatud kolmeks peatükiks. Töö on ehitatud üles põhimõttel üldiselt üksikule.

Esimeses peatükis annab autor ülevaate kaugtöö kohta koostatud uuringutest, kaugtöö

valdkonnas toimunud arengutest ning täpsustab kaugtöö mõiste piirid ja sisu. Esimene peatükk

on järgneva käsitluse aluseks. Teises peatükis vaatleb autor lähemalt Eesti ametnike kultuuri ja

motivatsiooni, juhtimiskultuuri ja töötajate mõjutamise võimalusi kaugtöö korral. Seejärel teeb

autor konkreetse ettepanekud asjaajamise ja töökorralduse kujundamisega seoses. Teine peatükk

on suunatud riigi- või kohaliku omavalitsuse juhile, kes kaalub kaugtöö rakendamist või soovib

parendada infotehnoloogia vahendite kasutamist asutuses (sõltumata sellest, kas paiktöö või 3 Esta,T., Kokovkin,R., Kokovkin,T., Lüsi,M., Telviku,A. 22.jaanuari 2000.a raport peaministri büroole "Kaugtöö avalikus halduses"; http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/toogrupid/kokovkin.htm.

9(181)

kaugtöö vormis). Kolmandas peatükis kajastab autor tema enda läbiviidud kaugtöö alaste

uurimuste tulemused. Kõigepealt esitab autor riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes läbiviidud

taustauuringute tulemused ning selle järel Tartu Linnavalitsuse, Justiitsministeeriumi ja

Sisekaitseakadeemia juhtumianalüüsid. Magistritööle on lisatud läbiviidud intervjuude

stenogrammid, riigihaldusasutuste taustauuringu tulemuste koond, juhtumianalüüsi aluseks oleva

ankeedi näidis ja küsitlustulemuste kokkuvõtted.

10(181)

1. KAUGTÖÖ TEKE, EELDUSED JA MÕISTEMÄÄRATLUS

Selle peatüki eesmärk on piiritleda täpsemalt magistritöö uurimisobjekt, anda ülevaade kaugtöö

tekkest ja arengusuundadest Eestis ja Euroopa Liidus ning määratleda "kaugtöö" mõiste.

Enne sisuliste küsimuste juurde asumist tuleb määratleda ja piiritleda uurimisobjekt. Kaugtööks

nimetatakse töötamise viisi, milles töötaja füüsilist kohalolekut asendab info-tehnoloogiliste

vahendite kasutamine. Kaugtöö puhul asendab töötajate liikumist teabe liikumine, füüsilist

kohalolekut asendab virtuaalne kohalolek.4

Kaugtöö puhul räägitakse selle väga erinevatest vormidest. Selle magistritöö raames ei ole

võimalik tegeleda kõigi kaugtöö vormidega. Valitud on sellised kaugtöö vormid, mis puutuvad

kõige rohkem riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste sisemist töökorraldust. Gaabriel Tavits

toob oma 2000.a artiklis välja järgmised kaugtöö vormid: 1) satelliitbürood; 2) naabrusbürood;

3) kaugteenuskeskus; 4) eranditult eksterne kaugtöö (magistritöös edaspidi: täielik ekterne

kaugtöö); 5) alternatiivne eksterne kaugtöö (magistritöös edaspidi: osaline eksterne kaugtöö); 6)

mobiilne kaugtöö5. Selles magistritöös keskendutakse selle liigituse kohaselt täielikule ja

osalisele eksternsele kaugtööle.

Täielikult eksterne kaugtöö on töökorralduse viis, mille korral tehakse tööd väljaspool asutuse

ruume, ilma et teenistujal oleks asutuse ruumides oma töökohta. Sellise töökorralduse viisi

4 Esta,T., Kokovkin,R., Kokovkin,T., Lüsi,M., Telviku,A. 22.jaanuari 2000.a raport peaministri büroole "Kaugtöö avalikus halduses"; http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/toogrupid/kokovkin.htm. 5 Tavits,G. "Kaugtöö ja töösuhete reguleerimine". – Juridica 2000/II, lk 93--99; sama Moorcroft,S. & Bennet,V. European Guide to Teleworking: A Framework for action. – Luxembourg: European Foundation For the Improvement of Living and Working Conditions, (1995), p 13--14.

11(181)

kasutamise põhjuseks on tihti kulude kokkuhoid – saates osa riigi- või omavalitsusteenistujaid

koju tööle, saab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus hoida kokku halduskulusid asutuse

ruumide pealt. Tihti on just hirm täieliku eksternse kaugtöö ees see, mis tekitab asutuse

töötajates vastuseisu mistahes kaugtöö rakendamisele. Täielik eksterne kaugtöö on rakendatav ka

nendel juhtudel, kus teenistuja ei saa ajutiselt (haigus, perekonnaliikme hooldamine või rasedus

vms) asutuses kohapeal töötada – sellistes tingimustes kaugtöö võimaldamine on tihti

organisatsiooni vastutulek oma teenistujale.

Osaline eksterne kaugtöö on töökorralduse viis, mille korral peab töötaja ainult ühe osa oma

tööst tegema asutuses ja ülejäänud aja võib töötada näiteks oma kodus. Ühelt poolt säilib kontakt

asutuse teiste teenistujatega, kuid teiselt poolt on võimalus kodus töötada. Osaline eksterne

kaugtöö on tihti selline töökorralduse vorm, mida töötaja isegi ei taju kaugtööna. Ametnik võib

dokumendi kavandi ettevalmistamisel töötada raamatukogus, ajutiselt teise asutuse juures,

teenuse tarbija juures või (õhtuti) kodus – kui vahepealne edust ettekandmine ja juhiste saamine

toimub telekommunikatsiooni vahendite abil, siis on sisuliselt tegemist kaugtööga. Tuleb siiski

rõhutada, et töö koju kaasa võtmine ei ole kaugtöö vorm, sest juhtimine ja ülesannete täitmisest

ettekandmine ei toimu telekommunikatsioonivahendite abil.

Eksternse kaugtöö vormidest tuleb eristada internse kaugtöö vorme ehk

telekommunikatsioonivahendite kasutamist asutuse siseselt. Põhjus, miks inimesed algselt

kogunesid ühtedesse ruumidesse – esines ruumilise läheduse vajadus – oli suuresti tingitud

telekommunikatsioonivahendite puudumisest. Sellises olukorras oli võimalik kiire infovahetus

üksnes kabinetti sisse astudes või nõupidamiseks kogunedes. Telekommunikatsioonivahendite

tekkides kasutatakse neid ka asutuse siseselt. Levinumad neist on 1) asutusesisene helistamine;

2) sisekirjavahetus e-posti ja postitusnimekirjade teel; 3) dokumentide kooskõlastamine e-posti,

MSN-i või spetsiaalse bürootarkvara abil ning 4) siseveeb tööalase informatsiooni jagamiseks.

Sisuliselt ei erine selliste sisekommunikatsioonivahendite kasutamine eksternsest kaugtööst ning

piiri paiktöö ja kaugtöö vahel seab see, milline on kaugtöövahendite osakaal igapäevases

tööalases suhtlemises. Selles magistritöös eraldi kaugtöö vahendite kasutamist asutuse siseselt ei

analüüsita. Selles magistritöös käsitletakse telekommunikatsioonivahendite asutuse sisest

kasutamist kaugtöö eeldusena. See iseenesest ei välista ülesande teistmoodi püstitamist mõnes

muus uurimuses.

12(181)

Selles peatükis käsitletu on aluseks kaugtöö rakendamise kohta tehtavatele ettepanekutele

(2. ptk, lk 49) ning kaugtöö kohta läbiviidud uurimustele (3. ptk, lk 87).

1.1. Kaugtöö tekke põhjused

Ajalooliselt on inimene elanud ning töötanud ühes kohas – mölder elas ja töötas veskis, sepa

sepakoda oli tema kodus, talumehe põld algas maja tagant ning laut oli tihti elumajaga ka

füüsiliselt ühendatud, mõisnik elas ja valitses mõisas jne. Ühiskonna arengust tingitud suurema

hulga informatsiooni kiirema vahetamise ning spetsialiseerumise vajadus on tinginud selle, et

hakkasid tekkima ettevõtted ja asutused, kuhu inimesed kogunesid töö tegemiseks. Töö ise oli

jagatud lõikudeks ja alalõikudeks ning iga alalõigu eest vastutasid spetsialistid.

Ricardo Semler räägib loo töökorraldusest: "Ma tean ettevõtet, mis kudus suurepärast

inglisevillast kangast. 200 inimest töötasid masinaist tuubil tehases, kohas, mida võiks nimetada

linnaväliseks tööstuspargiks. Peadirektor oli kahtlemata tulemusele orienteeritud ja ta alustas

iseendast, saabudes vara ja lahkudes hilja, langetades vahepeal kõik tähtsad otsused. Tehas oli

jagatud spetsialiseeritud tootmispiirkondadeks, igal oma ülemus. Igale ülemusele allus

omakorda rühm meistreid, kes jälgisid töölisi. Raamatupidajad ja müügipersonal istusid

tootmissaali kohal galeriil ja kandis oma tööst ette osakonnajuhatajale. Kõik oli rangelt

hierarhiline ja püramiidikujuline. [--] Ainult et see tekstiilitehas töötas aastal 1633. Ja loo

moraal: meie edusammud tehnoloogias on kaugelt suuremad kui edusammud mentaliteedis. [--]

Minu arvates on konflikt arenenud tehnoloogia ja arhailise vaimsuse vahel peamine põhjus, miks

tänapäeva töökohta iseloomustavad rahulolematus, frustratsioon, paindumatus ja stress."6

Kas pole suur osa tänaseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusi korraldatud sarnaselt selle

tekstiiliettevõttega – püramiid, hierarhia, selge rollide jaotus ja käsuliinid, ülemused ja alluvad.

Need on osa riigi- ja kohaliku omavalitsuse ametniku igapäevast ajastul, kus võimas kompuuter

kaalub ca 200 g ning mahub põuetaskusse, kus suhtlemine ei sõltu inimeste asukohast.

6 Semler,R. Ketser. – Tallinn: OÜ A.Y.Goldratt Baltic, (2002), lk 286.

13(181)

Kaugtöö üheks tekkepõhjuseks oli vahemaa töökoha ja elukoha vahel, aeg ja kulud, mida

inimesed pidid kandma seoses tööl käimisega. Eriti teravalt tõusetus see seoses energiakriisiga

1970-datel, kus kaugtöös nähti võimalust vähendada energiakulusid. Kiirustavatest tööle

tõtlejatest tingitud liiklusoht ning ummikud panid inimesi mõtlema sellele, kas tõesti ei saaks osa

sellest tööst teha kodust lahkumata.

Kaugtöö leviku eelduseks on infotehnoloogia olemasolu7. Ilma tänapäevase infotehnoloogiata ei

oleks kaugtöö küsimus tõusetunudki. Infotehnoloogia areng on Eestis olnud väga kiire ning

jõudnud tänaseks seisu, kus infotehnoloogia tagab ja toetab kaugtööd; ennem ei ole inimeste

tööharjumused sellega sammu pidanud8. Siiski on areng mõlemas sfääris toimunud küllaltki

kiiresti ning seda näitab ka uue "rätsepatöös" valminud tarkvara kasutuselevõtt Eesti riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutustes.

Tartu Linnavalitsuse abilinnapea Hannes Astok: "Eesti inimesed on sellised, kellele meeldib

uusi tehnilisi vahendeid kasutada. Kui nad on need vahendid kätte saanud ning nendega

harjunud, siis nad tõesti tunnevad ennast paremini. Kogu maailm liigub üha suurema

infotehnoloogia kasutamise suunas, siis inimestele ikkagi meeldib selle trendiga kaasa minna.

Veelgi enam, et lapsed paljudes peredes on palju vingemad IT kasutajad, kui vanemad, ja

vanematele on see ka enesetunde küsimus natuke."9

Eesti on muutumas infoühiskonnaks. Suurem osa riigiastutuste tööd kätkeb endas informatsiooni

töötlemist – nad on teabeküllased ettevõtted ehk teabeettevõtted. Infoühiskonnas teeb üha

suurem osa töö tegijatest infotööd, i.e. tööd, mis ei ole vältimatult aja ega kohaga seotud.10 Kuigi

vahendatud suhtlus ei asenda inimeste vahetut läbikäimist, annab infotehnoloogia võimaluse

korraldada oma tegevusi nii, et informatsiooni hankimise ja rutiinse asjaajamise asemel saame

7 Artikleid kaugtöö tehnoloogia kohta vt Bergson,J. "Kaugtöö toob kontori koju". - Äripäeva lisaleht "IT.ee" 15.oktoober 2002.a; Vare,J. "Kaugtöötajale laua- või sülearvuti". – Äripäev 19.veebruar 2003.a ja Einberg,E. "Telefoniside virtuaalbüroos". – Äripäev 08.juuni 2003.a, Tihanov,J. "IT-lahendused virtuaalbüroos". – Äripäev 26.veebruar 2003.a; varasematest Einama,K. "Virtuaalbüroo reaalsed töövahendid". - Äripäeva lisaleht "Virtuaalbüroo" 02.mai 2001.a. 8 Samas näitavad rahvusvahelised uuringud, et infotehnoloogia kasutuselevõtt ei vasta üks-üheselt kaugtöö kasutamise kasvule – Jackson,P.J. and Wielen,J.M. Teleworking: International Perspectives. From telecommuting to the virtual organisation. – London: Routledge. (1998), p 4. 9 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga; lisa 7. 10 "Tietoyhteiskunnassa yhä suurempi osa työn tekijöistä tekee tietotyötä, i.e. työtä, joka ei välttämättä ole aikaan ja paikkaan sidottua." - Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#.

14(181)

kõik rohkem pühenduda olulisemale11, sellele, mis on meie töö põhisisu ja mis toetab meie

eesmärki. Sellest tulenevalt on ilmselt lähiajal järjest ebatavalisem olukord, kus bürootööd

tegevad inimesed lähevad igal hommikul kindlal kellaajal büroosse. Pigem minnakse sinna

kokkulepitud kohtumistele või koosolekutele. Muu rutiinne töö ja infotöötlus tehakse üha

suuremal määral kodus.12 Infosektori töö osatähtsuse suurendamist on täheldatud ka Eesti

Tuleviku-uuringute Instituudi läbiviidud tööhõive suundumuste uuringus.13

Mati Heidmets jt leiavad, et Eesti avalik sektor seisab täna dilemma ees: funktsioone ja tööd

tuleb juurde, raha jääb vähemaks. Ainsaks lahenduseks on valdava osa toimingute realiseerimine

infokommunikatsioonitehnoloogia kaudu, teisisõnu - üleminek ametnikuta ühiskonnamudelile.

Väike ühiskond ei saa endale lubada ülemehitatud ja kallist riiki, ainus viis seda odavamaks teha

on riik radikaalselt virtualiseerida.14 Ilmselt on ka vähem radikaalseid vahendeid riigiasutuste töö

tõhusamaks muutmiseks. Avalikku sektorit ei saa vaadelda ühtse organisatsioonina, vaid väga

erinevate organisatsioonide ühendusena, mis nõuavad erineva iseloomuga töökorraldust ja ka

erinevaid reforme.15 Seetõttu on iga riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuse juhi ülesanne hinnata,

kuidas kasutada infokommunikatsioonitehnoloogiaid ning selle abil võimalikku kaugtööd oma

asutuse eesmärkide taotlemisel.

Nüüdisaegses halduses ei oodata ametnikult mitte ainult senistele kogemustele toetumist ja

käskude täitmist hierarhilises otsustusprotsessis, vaid kõrget motiveeritust, pidevat teadmiste ja

oskuste kaasajastamist, initsiatiivi, eetilist ja sõbralikku käitumist, samuti erasektori ja

mittetulundussektori tundmist16. Avaliku halduse efektiivsust ja teenuste kvaliteeti on võimatu

parandada vaid jõumeetodite abil, ilma ametnikepoolse aktiivse toetuseta. Halduskultuuri

muutmine on organisatsiooniliste muudatuste eelduseks. Kõige radikaalsemaks halduskultuuri

11 Heidelberg,M. Saateks. - Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei (2002); http://www.ria.ee/it2002/. 12 Heidmets,M, Einberg,R., Kokk,A., Meerits,H., Viik,L. "Infotehnoloogiline Eesti". - Ahto Oja (koostaja) Agenda 21 (1999); http://www.agenda21.ee/EA21/4_03info.html. 13 Loogma,K., Terk,E., Raim,J., Sirel.) "Eesti tööhõive trendide analüüs majandusarengute taustal". – Tallinn: Eesti Tuleviku-uuringute Instituut, (2003), lk 28. 14 Heidmets,M, Einberg,R., Kokk,A., Meerits,H., Viik,L. "Infotehnoloogiline Eesti". - Ahto Oja (koostaja) Agenda 21 (1999); http://www.agenda21.ee/EA21/4_03info.html. 15 Randma,T., Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2; 16 vt Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Möldriga; lisa 5.

15(181)

muutmise viisiks on personali väljavahetamine (millega ei kaasne küll automaatselt kultuuri

muutust), kuid selle kõrval eksisteerib ka erinevaid “pehmemaid” mooduseid.17

Näide: Sisekaitseakadeemias hakati e-kirja teel suhtlema just uute ja noorte 1999.a ja hiljem

värvatud töötajate vahel. Hiljem on vanemad töötajad olnud sunnitud samu kanaleid

kasutama, et mitte infovoogudest sootuks ilma jääda. 1999. ja 2000.a oli veel sage, et töötajad

puudusid koosolekutelt või tulid valel ajal koosolekule, kuna nad ei olnud neile saadetud e-

kirju lugenud (autori isiklikud mälestused). Samuti hakati Sisekaitseakadeemia avaliku õiguse

õppetoolis kasutama MSN Messengeri peale seda, kui tööle võeti palju uusi õppejõude, kellelt

kohe nõuti MSN Messengeri kasutamist.18

Sarnaselt võib täheldada, et Justiitsministeeriumis on 23,9% ametnikest vanuses 20—24

aastat ning suur osa personalist on viimase 10 aasta jooksul vahetunud. Ka Tartu

Linnavalitsuse linnasekretäriga tehtud intervjuust ilmnes, et uuendused võtavad paremini

omaks uued töötajad19.

Põhilised vahendid on kvaliteetne haridus, täiendkoolitus, soovitava käitumise tunnustamine

ning eeskuju. Tuleb teadvustada, et kiired “ülalt-alla” lahendused, samuti ähvardamine,

kohustamine ja manipuleerimine soodustavad muutuste tagasipöördumist ning avalikkuse ja

ametnike vastuseisu reformile ning nõrgendavad demokraatlikku otsustusprotsessi. Seetõttu

peavad reformi plaanid olema realistlikud, lähtudes olemasolevast teenistujate kvaliteedist ja

ametnikueetikast, mida ei ole võimalik hüppeliselt ja massiliselt muuta.20.

1.2. Kaugtöö kohta tehtud uuringud

1.2.1. Kaugtöö kohta tehtud uuringud Euroopas

Kaugtöö vastu on tuntud huvi nii Ameerika Ühendriikides kui ka Euroopa Liidus. Läbi viidud

uuringute eesmärk on olnud mõneti erinev. Ameerika Ühendriikides läbi viidud uuringud

keskenduvad kaugtöö kasutamisega kaasneda võivale majanduslikele kriteeriumitele – tõhusus,

17 Randma,T., Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2; vrd Sisekaitseakadeemia juhtumianalüüsi taustainformatsiooniga osa 3.4, lk 119. 18 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga; lisa 1. 19 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga; lisa 5. 20 Randma,T., Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2;

16(181)

säästlikus – ning vähemal määral töömotivatsioonile. 1970.a pidi kaugtöö rakendamine

lahendama energia kasutamise probleemi. 1980-datel nähti kaugtöös paindliku töökorralduse

vormi. 1990-datel pööratakse kaugtööga seoses rohkem tähelepanu ajajuhtimisele ning

tootlikkuse ning tõhususe suurendamisele.21

Euroopas tehtud uuringutes vaadeldakse kaugtööd eelkõige makromajanduse tasandil. Kaugtöö

on Euroopa Liidu tööhõive poliitika osa. Selle põhimõtted lepiti kokku Lissaboni kokkusaamisel

märtsis 2000.a – et muuta Euroopa "kõige konkurentsivõimelisemaks ja dünaamilisemaks

teadmistepõhiseks majandusruumiks, mis on võimeline säilitama majanduslikku kasvu enamate

ja paremate töökohtade ning suurema sotsiaalse kokkukuuluvuse tingimustes". Seda on hiljem

täpsustatud Stocholmi ja Goteborg'i kokkulepetega ning selle täpsem rakendus on dokumendis

"e-Europe Action Plan in 2000"

Kaugtöö juurutamiseks on moodustatud ADAPT. See on Euroopa Sotsiaalfondi Inimressursside

Ühenduse Algatus (European Social Fund's Human Resource Community Initiatieve), mis on

loodud selleks, et aidata tööandjaid ja töötajaid kohaneda tööstuslike muudatuste ning saada

hakkama selle mõjudega. Selle eriliseks ülesandeks on julgustada projekte, mis on suunatud

inimressursside kasutamisele uute teabe ja suhtluse tehnoloogiate abil. Selle algatuse raames on

koondatud informatsioon 100 kaugtöö projekti kohta, mis on saanud tavaliselt alguse kohalikul

tasandil, kuid mille raames tehakse koostööd rahvusvaheliselt. Selle projekti kaugem eesmärk on

saavutada täistööhõive Euroopas22

Näide: ADAPT-1997-IT-785 "Teleworking and Local Development". Napali kohalik

omavalitsus kavandab kaugtöö kasutamist oma igapäevastes tööprotseduurides. Kohaliku

teleteenuste keskuse, mis põhineb interneti leheküljel, arendamine toimub selleks, et luua

kohaliku omavalitsuse töötajatele võimalusi kaugtöö tegemiseks, selleks, et edendada

21 Jackson,P.J. and Wielen,J.M. Teleworking: International Perspectives. From telecommuting to the virtual organisation. – London: Routledge. (1998), p 1. 22 ADAPT Community Initiaitive (1998), Telework. Some 100 examples from ADAPT. – European Commission Directorate General for Employment, Industrial Relations and Social Affairs, page I. Kogumikus avaldatud kaugtöö projektidest enamusel puudus veebileht. Kogumikus avaldatud projektide, millel oli veebileht, veebiaadresside kontrollimisel selgus, et aastal 2003 pole ükski neist aadressidest enam toimiv. Jäi mulje, et see algatus ei ole väga häid tulemusi andnud.

17(181)

koostööd kohalike omavalitsuste ja töötavate kaugtöötajate vahel ning selleks, et tõhusalt

aidata kaasa munitsipaalasutuste kaudu kohalikule arengule.23

Projekti ECaTT 9824 kaugtöö alane uurimus tuvastas nii positiivseid kui ka negatiivseid mõjusid

nendele uutele organisatsiooni vormidele, kuid tõi välja ka erinevused Euroopa riikide vahel

kaugtöö kasutamise osas. Kaugtöö täiendavaks uurimiseks on moodustatud eGap programm25.

Projekt eGap on Euroopa Liidu rahastatav uurimus, mis analüüsib põhjuseid, miks teatud

tegevusvaldkondades esinevad väike- ja keskmise suurusega ettevõtetes raskused või ei

saavutata edu kaugtöö rakendamisel.

Projekti eGap raames märtsis 2003.a läbi viidud esimene suurem kaugtöö alane uurimus, mis

hõlmas 1700 ettevõtet Prantsusmaal, Ungaris, Soomes, Itaalias ja Suurbritannias väljendas

optimismi kaugtöö kasutamise kohta. Selles uurimuses toodi välja, et ettevõtted, kus kaugtööd

rakendatakse, on tehniliselt suhteliselt arenenud – suuremas osas neist kasutatakse e-posti ja

mõnel on isegi veebileht olemas. Uurimuses peeti kriitiliseks, et kõik või vähemalt osa

töötajaskonnast pääseks ligi organisatsiooni andmekogudele ning konstateeriti, et andmed selles

osas on optimistlikud üksnes Prantsusmaal. Organisatsioonilisi meetmeid eriti ei kasutata. Ainult

Soomes kasutatakse projekttöö meetodit. Kõigis riikides on töötajate, kellel on õigus kujundada

oma tööaega, osakaal alla 1/3. Samas järelevalve osas tõusevad esile Soome ja Suurbritannia

ettevõtted, kus ülesannete täitmise jälgimine on enam tulemusega seotud; Itaalias ja Ungaris on

järelevalve valdavalt traditsiooniline. Töötamist väljaspool tööandja ettevõtet üldiselt eitati, välja

arvatud Suurbritannia, kus ligi 75% küsitletutest vastas, et töötajad võivad töötada väljaspool

tööandja asukohta. Ligi pooled arvasid, et inimesed töötaksid kodus vähem, sest pole ülemuse

järelevalvet; samas kui pisut vähem kui pooled nõustusid väitega, et töötaja töötaks tõhusamalt26,

kui saab ise oma aega korraldada. Uurimuse läbiviijad järeldavad: "Numbrid kinnitavad meie

eelnevat oletust – juhid omistavad väga väikest tähendust sellistele kasuteguritele nagu

23 ADAPT Community Initaitive (1998), Telework. Some 100 examples from ADAPT. – European Commission Directorate General for Employment, Industrial Relations and Social Affairs, page 33. 24 vt http://www.bbw.admin.ch/html/pages/abstracts/html/fp/fp4/e99.0009.html. 25 vt. http://www.egap-eu.com. 26 Eestis on samal teemal ilmunud Tibbo,L. (2003) "Mobiilne kontor suurendab personali efektiivsust". - Äripäeva lisaleht "IT.ee" 18.märts 2003.a.

18(181)

"suurenev tootlikkus" või "kontoripinna arvel kokku hoidmine"."27 Kui võrrelda selle uurimuse

tulemust Eesti riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste olukorraga, siis on autori hinnangul Eestis

tehnika kasutamise osas olukord tunduvalt parem, samas kui organisatsioonilise korralduse ja

inimeste meelsuse poolest oleme samal tasemel.

Tabel 1: Kaugtööle kalduvuse mudel eGap uuringus28

tehnoloogiaindeks kaugtöökalduvus

madal keskmine kõrge

puudub kaugtöö kogemus

ei ole huvitatud (28,1%) vastuseis (19,1%)

kalduvus/ soov kaugtööks

huvitatud (32,6%)

neutraalne

ükskõikne (20,1%)

Eeltoodud eGap uurimuse raames on viidud läbi põhjalikum uurimus Soomes – "Etätyötutkimus

Pirkanmaalla 2003" -, mille tulemused on Eesti jaoks eriti olulised meie ruumilise ja kultuurilise

läheduse ning tehnika arengu taseme sarnasuse tõttu. Samuti seetõttu, et Eduskunta võttis

30.detsembril 1999.a vastu seaduse elektroonilisest menetlusest halduses29. Uurimuses leitakse,

et veeb ja e-post on tavalised töövahendid, kuid ettevõtted ei oska sellele vaatamata saada

nendest vahenditest suurimat võimalikku kasu.30 Kui uuritavatelt küsiti, millised on takistused

tehnika tõhusamal kasutuselevõtul, leidis kolmandik, et mingeid takistusi ei ole. Ainult 1/5

vastajatest pidas vanust suurimaks takistuseks.31 Töökorralduslikuks muutuseks, mis on

27 Como,E. and Ratta1,F.D. "The Development of Telework in Five European Regions: First Results of the eGap Project". - Telework in SMEs, N° 3 - July-September 2003; http://www.egap-eu.com/ egap/pdf/eGap3.pdf. 28 Como,E. and Ratta1,F.D. "The Development of Telework in Five European Regions: First Results of the eGap Project". - Telework in SMEs, N° 3 - July-September 2003; http://www.egap-eu.com/ egap/pdf/eGap3.pdf. 29 Oikeusministeriö (2000) Sähköinen asiointi hallinnossa. – Helsinki: Oikeusministeriön lainvalmisteluosaston julkasu 8/2000. 30 "Tämä tutkimus tukee edellä esitettyjä väitteitä. Internet ja sähköposti ovat tavallisia työkaluja yrityksissä. Toisaalta näyttäisi siltä, ettei yrityksissä kuitenkaan olla täysin hyödynnetty teknologian tarjoamia mahdollisuuksia. [--]Perustyökalut kuten sähköposti ja internet ovat käytössä lähes jokaisessa kyselyyn osallistuneessa yrityksessä. Tutkimukseen vastanneista yrityksistä 95 prosentissa käytettiin sähköpostia ja 94 prosentilla oli internet-yhteys. Lisäksi 82 prosentilla yrityksistä oli oma internet-sivunsa. Sen sijaan huomattavasti vähemmän yrityksissä käytettiin muita tieto- ja viestintäteknisiä välineitä kuten intranetiä, ryhmätyöohjelmia tai videoneuvotteluita.," - Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#. 31 Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#.

19(181)

põhjustanud kaugtöö rakendamist, on projekttöö (valdavalt ühiste hangete korraldamine).32 Ligi

kolmandikus ettevõtetes said kõik töötajad kujundada oma tööaega ning ainult 17%-s ettevõtetest

oli tööaeg kõigi jaoks fikseeritud.33 Samas kaugtööd tegelikult tegi väga vähe töötajaid – 14%

mobiiltööna tööteel ning 7% kodus töötades.

Uurimuse raames esitati viis väidet ning saadi järgmised tulemused: 1) väitega "inimesed teevad

kodus vähem tööd, kuna neid ei kontrollita" ei nõustunud 48% vastajatest, vaid arvati, et

inimesed hindavad võimalust oma tööd ise korraldada ning töö tulemus toimib töö aja ja töö

enda mõõdikuna; 2) väitega "kodus töötades on raske tasakaalustada töö- ja vaba aega" nõustus

37%; 3) väitega "kodus töötamine sobib ainult usaldusväärsetele ning lähedastele töökaaslastele"

nõustus 38%; 4) väitega "kodus on parem töötada, kuna kontoris on häirijaid" nõustus 25%; ning

5) väitega "kodus töötavad inimesed on tõhusamad, kuna nad saavad korraldada oma töö ise"

nõustus 28%, kuid 40%-l ei olnud selle kohta arvamust.34 Kui pidada eesti ja soome kultuuri

sarnaseks, võib osaliselt need tulemused ka eesti töökultuurile üle kanda.

Selleks, et tagada kaugtöö juurutamine on Euroopa Komisjoni teabeühiskonna projekti juurde

moodustatud @Work töörühm, kelle ülesandeks on muu hulgas anda välja iga-aastane aruanne

kaugtöö rakendamise kohta. Aruande "eWorks 2002" eessõnas kirjutatakse: "Nüüd on põhiliseks

huviks töötamise kvaliteet. Arvestatakse, et töötamises endas on toimunud revolutsioon ning

suurem osa inimesi on varustatud juhtmeteta ja kuvariga kontori tööriistadega, ja ka töö enda

iseloom muutub teadmiste keskses majanduses, kus loovus ja uuenduslikkus muutuvad enam

oluliseks kui lihtsalt tootlikus rutiinsetes ülesannetes.35

Euroopa Komisjon on pakkunud välja mõiste "kaugtöö" avara määratluse, määratledes kaugtööd

kui "töö korraldamise ja läbiviimise viisi, mille puhul on arvestatav osa töötaja tööajast eemal

tööandja valdustest või kohast, kus tulemus toimetatakse kohale ning tööd tehakse kasutades

32 Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#. 33 Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#. 34 Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#. 35 Johnston,P., Nolan,J. eWorks 2002: Status Report on New Ways to Work in Knowledge Societies. Foreword. (2002)- http://www.egap-eu.com/egap/pdf/ework2002en.pdf.

20(181)

infotehnoloogiat ja andmeedastamise tehnoloogiat, eriti veebi". See hõlmab kaugtööd kodus,

kodu ja tööandja asukoha vahel valimist ja tööd kohalikes kaugtöö keskustes.36

2001.a näitas esimene uurimus "Eurobaromeeter", et üldine ametlikult registreeritud kaugtöö tase

liikmesriikides on ligikaudu 4% kogu Euroopa Liidu töötajaskonnast. Sellele vaatamata näitas

uurimus samas, et 74% kõigist "valgekraelistest" töötajatest kasutas arvuteid oma tööülesannete

täitmiseks. Viimatise "Eurobaromeeter" uuringu tulemused novembrist 2001.a näitavad, et

ootused kaugtöö kiirele levikule pole täitunud ning ametlikult kasutavad kaugtööd 5% Euroopa

Liidu töötajatest. Kasinale kaugtöö levikule vaatamata näitas uurimus, et igast 10-st vastajast 9

väidavad, et infotehnoloogia kasutamine aitab neil kasutada kõrgemaid oskusi, suurendada

vastutust, töötada tulemuslikumalt, juhtida paremini tööalast teabevoogu ning paremini seostada

töö ja eraelu. 37

Projekti eEurope raames käivitati TELEBALT projekt, mille eesmärgiks oli tutvustada kaugtöö

võimalusi Balti riikides. Projekti raames avati veebileht http://www.telebalt.infopress.ee/, mis

tänaseks on toimimise lõpetanud. Projekti raames toimus 4.—5. aprillil 2002.a Riias seminar

"Information Technologies, Tourism and Social Integration"38.

eWork 2002 aruandes on toodud ära ka Eestis Sotsiaalministeeriumi juhtimisel läbi viidud

kaugtöö alase uuringu tulemused. Käsitleme neid tulemusi eraldi peatükis (vt allpool). Eesti ja

teiste riikide kaugtöö rakendamise võrdlus ei mahu enam selle magistritöö raamesse.

1.2.2. Kaugtöö kohta tehtud uuringud Eestis

Eestis on kaugtöö kohta tehtud ainult üks üleriigiline uuring. Märtsis 2002.a viis Ariko

Marketing Sotsiaalministeeriumi tellimusel ja rahastamisel läbi uurimuse "Infotehnoloogia,

36 "The Commission has proposed a wide definition of telework as “a method of organising and/or performing work in which a considerable proportion of an employee’s working time is : away from the firm’s premises or where the output is delivered, and when work is done using information technology and technology for data transmission, in particular the Internet”. This covers telework at home, alternation between work in the firm’s office and at home;mobile telework, and work in local telework centres." - eWorks 2002: Status Report on New Ways to Work in Knowledge Societies. Foreword, p 10 - http://www.egap-eu.com/egap/pdf/ework2002en.pdf. 37 eWorks 2002: Status Report on New Ways to Work in Knowledge Societies. Foreword, p 11, 12 and 13 - http://www.egap-eu.com/egap/pdf/ework2002en.pdf. 38 vt lähemalt http://www.Telebalt.lv/.

21(181)

telekommunikatsiooni ning kaugtöö kasutuse mõju tööhõivele"39. Uuring oli Eestis esimene

sellelaadne ning toimus eWork projekti raames. Uuring ei hõlmanud töötamist ega teenistust

riigi- ega kohaliku omavalitsuse asutustes.

Uuringu käigus leiti, et 3,5% täiskasvanud elanikkonnast teeb uuringu läbiviimise ajal kaugtööd.

Kaugtöö vormidest kasutatakse kõige enam osalist eksternset kaugtööd, kusjuures töökoht

tööandja asukohas on kaugtöötajatel siiski olemas. Kaugtööd tehakse peaaegu võrdselt oma

kodus (43%) ja liikuvalt ilma statsionaarse kohata (42%). Satelliitbürood on töövaldkondadest

kõige enam levinud müügitöös 49%, klienditöös 35% ja raamatupidamises 29%. Ametirühma

poolest on kaugtöötajad enam spetsialistid või lihtametnikud/teenistujad. Uuringu kohaselt on

85%-l juhtudest tehakse kaugtööd tööandja initsiatiivil ja vaid 15% -l juhtudest töötaja

initsiatiivil.

Peamisteks töövahenditeks, millega ettevõte varustab oma kaugtöötajaid, on kontoritarbed,

mobiiltelefon, arvutitarkvara ning statsionaarne arvuti. Kodus töötavad kaugtöötajad kasutavad

töövahenditest enim lauatelefone (86% on isiklikud), arvuteid (71% on isiklikud), mobiiltelefone

(71% on isiklikud) veidi vähem tööalaselt autot (80% on isiklikud). Seega tuleb Eestis täielikku

või osalist eksternset kaugtööd teha põhiliselt isiklike vahenditega. Uuringu kohaselt 48%-s

kaugtööd kasutavates ettevõtetes pääsevad vastavad töötajad ühel või teisel kujul arvuti kaudu

ettevõtte andmebaasidesse, sh 1) 11%-s pääsevad kõik kaugtöötajad kõikidesse

andmebaasidesse; 2) 37%-s ei pääse kaugtöötajad ettevõtte andmebaasidesse; 3) 13%

ettevõtetest mainib, et neil pole mingeid ühiseid andmebaase.

Uuringu tulemuste kohaselt on kaheks peamiseks takistuseks kaugtöö levikul 1) kaugtöö

juhtimise ja kontrolli nõrkus (37% kogu valimist) ning 2) kaugtööks sobivate ametikohtade

vähesus (36%).

Selle uuringu tulemuste tutvustamiseks korraldas Sotsiaalministeerium koostöös ILO ja Euroopa

Komisjoniga 25.-26. aprillil 2002.a Tallinnas Rahvusraamatukogus konverentsi "Infotehnoloogia

ja inimväärne töö: Infoühiskonnas lahenduste leidmine" Konverentsist võttis osa enam kui 120

delegaati Eestist, EL kanditaatriikidest, Kesk- ja Ida-Euroopast ning mõningatest EL

39 Ariko Marketing. "Infotehnoloogia, telekommunikatsiooni ning kaugtöö kasutuse mõju tööhõivele" (2002). - http://www.sm.ee/est/HtmlPages/kaugtoo/$file/kaugtoo.pdf. Järgnevalt on refereeritud aruannet, viidet kordamata, selles osas, mis selle magistritöö seisukohalt oli oluline.

22(181)

liikmesriikidest. Seminari põhiküsimuseks oli info- ja kommunikatsioonitehnoloogia laienemise

mõju töösuhetele ja tööhõivele.40 Sotsiaalministeeriumi tööosakonna spetsialisti Katrin Lepisk'i

sõnul 'töötati konverentsil välja soovitused, mis annavad juhtnöörid nii töötajatele, tööandjatele

kui ka seaduseloojatele'41. Iseasi, kui paljud neist juhtnööridest on tööõigusaktidesse jõudnud (vt

allpool).

Teiseks kaugtööd käsitlevaks kitsamaks uuringuks oli raport, mille koostas töörühm koosseisus:

Tammo Esta, Hiiu maavalitsus ja Tartu Ülikool; Reet Kokovkin, Hiiu maavalitsus; Toomas

Kokovkin (töörühma juht), Uurimiskeskus Arhipelaag ja Biosfääri Kaitseala; ning Matti Lüsi,

vabakutseline konsultant; Aivi Telvik, Sihtasutus Tuuru koostatud ning 22.jaanuaril 2000.a

peaministri büroole esitatud raport "Kaugtöö avalikus halduses".42 Raport on koostatud

haldusreformi raames. Raporti peamiseks väärtuseks on kaugtöö teema esmakordne lahtikirjutus

ja peamiste probleemide - juhtide juhtumisoskused ning kultuurikontekst – lahtimõtestamine.

Lisaks otseselt kaugtööd käsitlevatele uurimustele seondub magistritöö teemaga põgusalt ka

uurimus infoühiskonnast. Nagu eelmine uurimus, on seegi uurimus viidud läbi Euroopa

Komisjoni ja Riigikantselei riigi infosüsteemide osakonna koostöös SA Archimedes poolt

projekti ESIS raames. Projekt ESIS (European Survey of Information Society) kutsuti ellu 1997.

aasta jaanuaris eesmärgiga koguda infoühiskonna arenguga seonduvat informatsiooni Euroopa

Liidu liikmesriikidest. Programmi eduka käivitumise järel otsustati samalaadsed uurimused

teostada Kesk- ja Ida-Euroopa riikide ning Vahemere regiooni riikides43. Eestis viis uurimuse

läbi SA Archimedes. Magistritöö seisukohalt on oluline järeldus: "Huvi kaugtöö, -õppimise jne

vastu on kiiresti kasvanud. Projektidel on ja saab olema oluline roll inimeste

arusaamade/suhtumiste kujundamisel."44

40 Konverentsil käsitletu kohta vt http://hot.ee/iloestonia/pohisisu/IT_ajakava.htm; Seeder,K. "ILO konverentsil arutati kaugtöö kvaliteedi ja tingimuste üle" (2002). - http://www.ettk.ee/src/uudised/index.php3?uudise_id=1095; Eesti Tööandjate Keskliit. "ILO konverentsil arutati infoühiskonna plusside ja miinuste üle" (2002). - http://www.ettk.ee/src/uudised/index.php3?uudise_id=1097. 41 Lepisk,K, "Rahvusvaheline konverents "Informatsiooni ja kommunikatsiooni tehnoloogiad ja inimväärne töö: lahenduste leidmine infoühiskonnas"" (2002). – Eesti Tervishoid 2002/2, lk 6; http://www.ttk.ee/ ETT_2_2002.pdf. 42 Esta,T., Kokovkin,R., Kokovkin,T., Lüsi,M., Telviku,A. 22.jaanuari 2000.a raport peaministri büroole "Kaugtöö avalikus halduses"; http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/toogrupid/kokovkin.htm. 43 "Uurimus Euroopa infoühiskonnast" (ESIS): Valimik projekti raames koostatud raporteid. – Tartu, lk 3; http://www.esis.ee. 44 "Uurimus Euroopa infoühiskonnast" (ESIS): Valimik projekti raames koostatud raporteid. – Tartu, lk 53; http://www.esis.ee.

23(181)

Aastatel 1995—1999 viidi Euroopa Liidu PHARE CBC programmi raames läbi Saaremaa ja

Hiiumaa maaettevõtluse arendamine projekt. Eesmärgiks oli leida alternatiive klassikalistele

põllumajandusharudele, et suurendada saarte ettevõtlust ja luua uusi töökohti. Projekti

lähteülesande järgi valmis kaugtöö tasuvusuuring, mis aitab kaugtööst huvitatud tööotsijatel leida

oma võimetele ja huvidele vastavat turgu või tööandjat. Seega oli projekti ülesandeks luua kõrg-

ja eriharidusega inimestele infotehnoloogia abil tasuvaid töökohti, et inimeste äravoolu saarelt

pidurdada.45 Andmed uuringu tulemuste rakendamise kohta puuduvad.

1.3. Arengud kaugtöö reguleerimises

25.-26. aprillil 2002.a Tallinnas toimunud konverentsil "Infotehnoloogia ja inimväärne töö:

Infoühiskonnas lahenduste leidmine" rääkis rahvusvahelise ametiühingute koostöövõrgu juht

Gerhard Rohde informatsiooni ja kommunikatsiooni tehnoloogia arengu ohtlikust mõjust

tööandjate ja ametiühingute organisatsioonidele. Elektron-kirjade vahetamine lammutavat

traditsioonilisi hierarhiaid ja bürokraatlikke süsteeme. Inimesed suhtlevad omavahel otse, ilma

vahendajateta. Suhteliselt korrastatud tööstuslik tootmine muutub kiiresti ja piirid tööde vahel

ähmastuvad. Infotehnoloogia areng soodustab teenindussektori kasvu, mis traditsiooniliselt ei ole

aldis organiseeruma ametiühingutesse. Madala kvalifikatsiooniga tööde osakaal jääb järjest

väiksemaks. Kõrgema kvalifikatsiooniga töötajaid on aga raskem ametiühingute tegevusse

kaasata. Hoopis uus situatsioon on ka see, kui tööandja ja töötaja asuvad erinevates riikides.

Sellises olukorras on ametiühingul raske pakkuda oma teenuseid, kuna kollektiivlepingud jäävad

tavaliselt riigi piiridesse. Kaugtöö tegijad on ametiühingute jaoks oma hajusa paiknemise tõttu

kättesaamatud.46

Järgnevas kahes jaotises käsitlen arenguid üksnes töö- ja teenistusalastes õigusaktides. Muud

informaatika ja teabeõiguse alased õigussüsteemi arengud – andmekogude ja isikuandmete

kaitse, digitaalallkiri, haldusasutuste asjaajamise korraldus, telekommunikatsiooni ja sideõigus,

avaliku teabe õigus jms - on magistritöö kompaktsuse huvides käsitlemata jäetud.

45 Eesti Linnade Liit ja Taani Kohalike Omavalitsuste Liit. Euroopa Liit ja kohalikud omavalitsused: Euroopa Liidu otsene ja kaudne mõju Eesti kohalikele omavalitsustele. – Tallinn, (2002), lk 33—34. 46 Eesti Tööandjate Keskliit. "ILO konverentsil arutati infoühiskonna plusside ja miinuste üle" (2002). - http://www.ettk.ee/src/uudised/index.php3?uudise_id=1097.

24(181)

1.3.1. Arengud rahvusvahelises õiguses

20:juunil 1996.a võttis ILO üldine konverents Genfis vastu kodus töötamist käsitleva

konventsiooni nr C17747. Konventsioon jõustus 22.aprillil 2000.a, see on 12 kuud peale seda, kui

Soome 17.juunil 1998.a ja Iiri 22.aprillil 1999.a selle ratifitseerinud ja ratifitseerimiskirjad

esitanud olid (vt art 12 lg 2).

Konventsiooniga on määratud kodus töötamise mõiste. Konventsiooni tähenduses on selleks töö,

mida tehakse i) inimese pool, kellesse suhtutakse kui kodutöötajasse, tema kodus või muus tema

valitud valduses, mis ei ole tema tööandja töökohaks, ii) tasu eest; iii) kui töö või teenuse

tulemus on määratud tööandja poolt, vaatamata sellele, kes annab vahendid, materjali või muud

kasutatavad sisendid, välja arvatud juhul, kui inimene on niivõrd iseseisev ja majanduslikult

sõltumatu, kui on vajalik, et lugeda teda kohaliku seaduse, määruse või kohtu otsuse kohaselt

füüsilisest isikust ettevõtjaks48. Konventsiooni tähenduses ei omistata kodus töötaja seisundit

isikule, kes lihtsalt aeg-ajalt täidab oma tööülesandeid kui töötaja kodus, ennem kui oma

tavalises töökohas49. Probleemiks on see, kas kaugtöö on kodutöö konventsiooni mõistes (vt 1.5,

lk 38).

Konventsiooni kohaselt peab liikmesriigi siseriiklik poliitika toetama, niivõrd kui võimalik,

võrdsust kodus töötajate ja teiste palga teenijate vahel, võttes arvesse kodus töötamise erilisi

iseloomujooni ja, kus kohane, tingimusi, mis on kohaldatavad samale või sarnast liiki tööle

ettevõtetes50. Nende seaduste või määruste rikkumise eest nähakse ette kohased tagajärjed,

sealhulgas karistused, kus see on asjakohane, ja neid rakendatakse tõhusalt51. Siseriiklikku

poliitikat viiakse ellu seaduste ja määrustega, kollektiivlepingutega, vahekohtu määrustega või

muude siseriikliku praktikaga sobivate vahenditega52.

47 http://www.ilo.org/public/english/employment/skills/recomm/instr/c_177.htm. 48 ILO kodus töötamist käsitleva konventsiooni art 1a. 49 ILO kodus töötamist käsitleva konventsiooni art 1b. 50 ILO kodus töötamist käsitleva konventsiooni art 4.1. 51 ILO kodus töötamist käsitleva konventsiooni art 9.2. 52 ILO kodus töötamist käsitleva konventsiooni art 5.

25(181)

Eesti selle konventsiooniga liitunud ei ole. Hetkel ei ole see ka Vabariigi Valitsuse töökavas ega

toimu selle üle avalikku arutelu. Kodutöö on reguleeritud TLS üldistel tingimustel selle

erisusega, et kodutöö korral võib töötaja kasutada kõrvalise isiku abi, jäädes tulemuse eest

isiklikult vastutavaks53.

1.3.2. Arengud Eesti õigussüsteemis

Kaugtöö õigusliku reguleerimise küsimus sai suuresti alguse Justiitsministeeriumi ja

Sotsiaalministeeriumi vaidlusest töölepingu regulatsiooni asukoha küsimuses. Vaidluse käigus

sündis Justiitsministeeriumi töölepingu sätete eelnõu ning professor Inge-Maret Orgo koostatud

eelnõu. Justiitsministeerium leidis, et Tartu Ülikooli õigusteadlaste poolt esitatud eelnõus

üritatakse kramplikult säilitada 1992. aastast kehtivat töölepingu seaduse regulatsiooni.54 See

vaidlus tingis tööõiguse põhjaliku läbitöötamise ja aktiivse vaidluse nii õigusteadlaste, -

praktikute vahel kui ka meedias. Selle vaidluse osana ilmus ka Gaabriel Tavitsa artikkel

kaugtööst – seni ainuke õigusteaduslik käsitlus kaugtööst, mis Eesti ilmunud.

Selles artiklis leidis Gaabriel Tavits: "Samaaegselt esitab selline muutus majanduses ja tööturul

otsustava väljakutse tööõigusele. On selge, et nimetatud uute meetodite tarvituselevõtmisega ei

saa enam töösuhteid reguleerida tööõigusega, mis lähtub 19. sajandi töötaja ja tööandja vaheliste

suhete mudelist. Seetõttu vajab tööõigus otsustaval määral saneerimist ja ümberstruktureerimist.

[--]Töösuhte virtualiseerimisega muutuvad paljud tööõiguse põhimõisted ja tööõiguse

põhitunnused."55 Selle artikliga oli põhimõtteliselt kaardistatud töölepingut reguleerivate sätete

muutmise vajadus. Toon järgnevalt kolm näidet.

1. Olgu üheks näiteks töösuhte alguse määratlemine. Tööõiguses kehtib põhimõte, et tegelikult

tööle lubamine tööandja poolt on võrdsustatud töölepingu sõlmimisega, sõltumata töölepingu

vormistamisest.56 Mis hetkest jõustub aga tööleping siis, kui tegemist on kaugtööga ning

töötajale ei anta kunagi lauda, arvutit ega muud sarnast tööandja ettevõttes. Kas see, kui

53 Eesti Vabariigi töölepingu seaduse § 52 lg 2. 54 Võlaõigusseaduse eelnõu nr 116 SE I; http://www.riigikogu.ee 55 Tavits,G. "Kaugtöö ja töösuhete reguleerimine". – Juridica 2000/II, lk 93--99 56 Eesti Vabariigi töölepingu seaduse § 28 lg 2.

26(181)

tööandja annab töötajale võimaluse juurde pääseda tema andmebaasidele, oleks kaugtöö korral

võrdsustatav tööle lubamisega ning töölepingu sõlmimisega. Ilmselt oleks see lahendus kaugtöö

puhul mõistlik.

2. Kaugtöö üheks olulisemaks jooneks peetakse seda, et töötaja on suhteliselt vaba oma töö- ja

puhkeaja kujundamisel, nii kaua kui töö on tehtud ja sooritus vastab ligikaudselt tööaja normile.

Seevastu töö- ja puhkeaja seadus näeb ette kindlad tööaja normid57 ning töö, mida töötaja teeb

üle tööaja normi, on juba ületunnitöö58. Mõned tööandjad on lahendanud probleemi täna

summeeritud tööaja arvestuse rakendamisega59, kuid tegelik ülevaade kaugtöö raames tehtavast

tööst puudub ka neil.60 Ühelt poolt võib kaugtöö tuua kaasa töö- ja puhkeaega reguleerivate

sätete rikkumise, teiselt poolt aga osutuvad kaugtöö puhul teatud sätted liigseks (nt lapsetoitmise

vaheaegade tagamine). Sätete rikkumise osas on kõige olulisem ületunnitöö, töötamine õhtusel-

ja ööajal61 ning töötamine puhkepäevadel ja riigipühadel62. Kuna kaugtöö võimaldab töötajal ise

valida, kuna ta oma tööd teeb, siis töö- ja puhkeaja segunemine on paratamatu. Puhkepäevade ja

riigipühade ajal töötamise erilise kaitse vajadus – tagada isikule võimalus viibida koos

perekonnaga ehk põhiseaduse § 27 lg 1 tagamine – langeb kodus töötamise korral ära või

väheneb oluliselt. Ka muus osas on kaitse nõrgenemine õigustatav töötaja õigusega vabalt valida

tööaega. Tööseadusega tuleb tagada, et tööandja oleks töö sisulise mahu õigesti määratlenud, et

töötajal oleks põhimõtteliselt võimalik tööaja jooksul kõik tööülesanded nõuetekohaselt täita

ning täiendav töö oleks tasustatud.

3. Tegeliku praktika ning tööõiguses valitseva seisukoha kohaselt peab tööandja maksma palka

ainult selle osa tööle kulutatud aja eest, millal töötaja täidab otseselt töökohas tööülesandeid.

Muu tööle kulutatud aja eest ei pea tööandja töötajale tasu ega hüvitist maksma. Tööle kulutatud

aja hulka kuulub vaieldamatult töötee. Senise praktika kohaselt arvestab töötee ajakulu töötaja

oma tööga seotud kulude hulka. Samas puudub tööandjal igasugune huvi soodustada või soosida

kaugtööd.

57 Töö- ja puhkeaja seaduse § 4 ja 5. 58 Töö- ja puhkeaja seaduse § 5 lg 1. 59 Töö- ja puhkeaja seaduse § 5 lg 2. 60 Veelgi enam, selle magistritöö käigus läbi viidud intervjuudest ilmnes, et kaugtööd kasutatakse vastupidi selleks, et töötaja saaks lõpetada või teha need tööd, mida ta tööpäeva jooksul ei ole jõudnud lõpetada, kodus. Selle töö tegemine töö juures oleks ilmselge ületunnitöö tegemine. Samas kodus töötades on see varjatum – töötaja justkui tegutseks vabatahtlikult oma huvides, mitte tööandja korraldusel ja huvides. 61 Töö- ja puhkeaja seaduse § 11. 62 Töö- ja puhkeaja seaduse § 22 ja 26.

27(181)

Paraku ei ole Tartu Ülikooli õigusteadlaste ega Justiitsministeeriumi väljatöötatud sätted kumbki

jõudnud võlaõigusseadusesse – viimane võeti Riigikogus vastu 26.septembril 2001.a ilma

töölepingu regulatsiooni sisaldavate säteteta.

Seevastu 06.juunil 2001.a algatas Vabariigi Valitsus töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE.

Eelnõu ei sisaldanud erilisi sätteid kaugtöö vormis töötamise kohta. Eelnõus nähti töölepingu

kohustusliku tingimusena ette töötamise koha kindlaksmääramine (§ 5 lg 1 p 8) ning töötaja

omavoliline lahkumine töökohast võib olla töölepingu erakorralise ülesütlemise (§ 66 lg 1) ning

kahju hüvitamise nõude (§ 30) aluseks.

Samas on eelnõus reguleeritud täpsemalt tööandja kohustus varustada töötajat tööks vajalike

materjalide ning töövahenditega (§ 42 lg 2) või hüvitada töötajale tema oma vahendite kasutami-

se kulu (§ 42 lg 2); samuti peab tööandja töötajale hüvitama töö tegemisel tööandja juhiste või

korralduste täitmise tõttu tekkinud kulutused (§ 43 lg 1). Selline vahendite ja kulude regulatsioon

võimaldab senisest paremini kaitsta kaugtöötajat kohustuse, täita töö oma vahenditega, eest ning

soodustab sellega töötaja aspektist kaugtöö kasutamist. Seletuskirjas kommenteeriti seda

paragrahvi järgmiselt: "Oluline on, et nõue kulutuste hüvitamiseks ei ole vältimatult seotud ainult

tööandja korralduse või kantud kulutuste vajalikkusega vaid ka subjektiivsete kriteeriumidega.

Nimelt saab töötaja nõuda ka nende kulutuste hüvitamist, mille tegemist ta vastavalt asjaoludele

võis pidada vajalikuks (§ 43 lg 1)." Kaugtöö rakendamise seisukohalt võib seda sätet siiski

ebaõnnestunuks pidada, sest antud sõnastuses on norm keerulise faktilise koosseisuga, mille

elementideks on 1) kulutused on tekkinud a) tööandja korralduste täitmise või b) juhiste täitmise

tagajärjel ning 2) kulutused olid tööülesannete täitmiseks vajalikud või 3) töötaja võis kulutusi

vastavalt asjaoludele vajalikuks pidada. Selle sätte kohaselt ei kuulu kulutused hüvitamisele, kui

töötaja toimis tööandja huvides, kuid ei olnud saanud konkreetse asja tegemiseks korraldust või

juhist. Tänapäeva emantsipeerunud kaugtöötajad tegutsevad sageli tööandja huvides

konkreetseid korraldusi saamata; säte sellega ei arvesta.

Eelnõu § 45 lg 3 eristatakse tööohutuse seisukohast 1) tööd, mida töötaja teeb tööandja

juhtimisel ja korraldusel, ning 2) tööd, mille tegemisel töötaja ei allu tööandja juhtimisele ega

28(181)

korraldusele. Sellega vabastatakse tööandja suhteliselt võimatust kohutusest tagada tööohutus

töötaja kodus vms kohas63.

29.augustil 2001.a toimus töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE I lugemine, kus saadeti eelnõu II

lugemisele. 10.veebruari. 2003.a võttis Vabariigi Valitsus töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE

tagasi ilma Riigikogu istungil menetlemata.

Esimene seaduse eelnõu, milles arvestati kaugtöö võimalusega ning nähti see otsesõnu ette, oli

avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I. Eelnõu § 46 (vt allpool) nähti ette, et asutuse juht

võib rakendada asutuses kaugtööd ja lähtuvalt teenistus- või tööülesannete iseloomust

võimaldada ametnikel või töötajatel töötada väljaspool asutuse ruume. Asutuse juhi

diskretsioonivolitus oli piiratud – eelnõu kohaselt võis kaugtööd rakendada ainult

tippspetsialistide ja keskastme spetsialistide põhigruppi kuuluvate ametnike või töötajate puhul.

Ühtlasi pidi asutuse juht tagama kaugtööd tegevale ametnikule vajalikud töövahendid (§ 46 lg 3),

hüvitama kulutused elektrile, internetiühendusele ja telefonile (§ 75 lg 1). Ülesanded, mida on

võimalik täita asutuses kohal viibimata, loetletakse ametijuhendis ja kaugtöö korraldus

määratletakse asutuse sisekorraeeskirjas.64 Eelnõu regulatsiooni lugedes nähtub, et suuresti on

arvestatud Justiitsministeeriumi kogemusi kaugtöö rakendamisel (vt jagu 3.3, lk 98).

Avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I § 46: "(1) Asutuse juht võib rakendada

asutuses kaugtööd ja lähtuvalt teenistus- või tööülesannete iseloomust võimaldada ametnikel

või töötajatel töötada väljaspool asutust. (2) Kaugtööd võib rakendada ainult tippspetsialistide

ja keskastme spetsialistide põhigruppi kuuluvate ametnike või töötajate puhul.(3) Asutuse juht

peab tagama kaugtööd tegevale ametnikule vajalikud töövahendid. (4) Ülesanded, mida on

võimalik täita asutuses kohal viibimata, loetletakse ametijuhendis. (5) Kaugtöö korraldus

määratletakse asutuse sisekorraeeskirjas."

63 Ilmselt on oluline märkida, et töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE seletuskirjas on kirjutatud lahti selle paragrahvi lõiked 1 ja 2, mis reguleerivad tööohutust töökohal, öeldes sealjuures: "Seejuures on eriti olulise tähtsusega erinevad avalik-õiguslikud töökaitsenormatiivid, mis näevad ette seadusliku miinimumstandardi töötaja isiku kaitseks. Kohustuslikest töökaitsenõuetest peab tööandja alati kinni pidama." Kolmandat lõiget ei ole seletuskirjas üldse lahti kirjutatud. Võimalik, et selle sätte rakendusala, oli ka eelnõu koostajate jaoks ebamäärane. 64 Avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I seletuskiri; http://www.riigikogu.ee

29(181)

Avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I § 51 lg 1 p 3: "Sisekorraeeskirja kehtestab

asutuse juht: [--] 3) kaugtöö rakendamise puhul ametniku ülesannete täitmise tingimused ja

kord;[--]"

Avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I § 75: "(1) Paragrahv 46 alusel kaugtööd

tegevale ametnikule hüvitatakse kulutused elektrile, internetiühendusele ja telefonile. (2)

Koduste halduskulude hüvitamise korra ning hüvitise piirmäära kehtestab Vabariigi Valitsus

määrusega."

Teiseks 2003.a novembris menetluses olevaks eelnõuks, mis võib tulevikus kaugtöö kasutamise

võimalust riigiasutuse töötajate suhtes mõjutada, on Sotsiaalministeeriumis selle magistritöö ajal

väljatöötamisel olev ning ministeeriumitevahelisele kooskõlastusringile esitatud töölepingu

seaduse eelnõu65. Tegemist on töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE edasiarendusega.

Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) mõistekasutus ei erine töö asukoha

või tööaja määratlemisel millegi poolest kehtivast seadusest ega soodusta sellega kaugtöö

kasutusele võttu; nt "ei asu tööle või lahkub omavoliliselt töölt"66 Töölepingu seaduse eelnõu

(05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 6 lg 1 p 5 sätestab otsesõnu: "Tööleping peab sisaldama

vähemalt järgmisi tingimusi ja andmeid: [--] 5) töö tegemise koht, selle määramise võimatuse

korral töötamiskoha asula, selle osa või tööpiirkond ja tööandja registrijärgne asukoht või

tööandja elukoht; [--]"

Eelnõus on vastamata töötingimuste tagamise kohustuse täitmise kaugtöö korral küsimus. Kui

Gaabriel Tavits püstitas oma artiklis küsimuse seoses töötingimuste loomisega kodus, siis jättis

ta tähelepanuta, et sageli toimub kaugtöö bussis, rongis, toitlustusasutuses vms kohas. Ei ole

mõistlik panna tööandjale kohustust tagada kõigis neis kohtades ohutuid töötingimusi67, kui

sisuliselt on ette näha, et selle kohustuse täitmine on võimatu. Isegi kui eelnõu § 51 lg 1

65 Sotsiaalministeeriumi 04.novembri 2003.a 09:23 vastus autori 27.oktoobri 2003 10:38 teabenõudele; avaldamata. 66 Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 33. 67 Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 36: "Tööandja on kohustatud: [--] 5) kindlustama ohutud töötingimused;[--]" ning selle rakendamiseks § 51 lg 3: " Tööandja peab korraldama tema juhtimisel ja korraldusel toimuva töö sellisel viisil ning sisustama ja hooldama töö tegemiseks kasutatavaid ruume, masinaid ja seadmeid selliselt, et töötaja elu ja tervis oleks lõikes 2 sätestatud ulatuses kaitstud." Samas muus osas paneb töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 51 lg 1 kohustuse "arvestada ja kaitsta töötaja isikut ja osutada mõistlikku tähelepanu tema tervisele". Sama töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE § 45 lg 3.

30(181)

leevendab seda kohustust, on põhiseaduse § 29 lg 4 tuleneva põhiõiguse riigi kaitsele seisukohalt

tegemist nii olulise ebamäärasusega, et see võib viia põhiseaduse § 13 lg 2 rikkumisele.

Mõningal määral muudab eelnõu töövahendite kasutamisega seonduvat. Kehtiv Eesti Vabariigi

töölepingu seadus ei ütle selgesõnaliselt midagi töövahendite ega materjalide kohta. Teoorias on

üldist tunnustamist leidnud, et kõik töövahendid ja –materjalid peavad olema tööandja poolt

antud (kuigi praktikas töötajad siiski kasutavad töö tegemiseks oma vahendeid eriti kaugtöö

korral). Eelnõu § 46 lg 1 ütleb selgesõnaliselt, et materjalid ja töövahendid peab töötajale andma

tööandja. Eelnõu § 46 lg 2 sätestab isiklike vahendite ja materjalide hüvitamise eelduse ning § 47

sätestab üldise kulutuste hüvitamise kohustuse. Selles osas parandab eelnõu kaugtöötaja

positsiooni varaliste kulude kandmisel.

Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 46: "(1) Tööandja peab

varustama töötaja töövahendite ja -materjaliga, mida töötaja töö tegemiseks vajab, kui ei ole

kokku lepitud teisiti. (2) Kui töötaja annab tööandja nõusolekul töö tegemiseks ise

töövahendid või materjali, tuleb see töötajale vastavalt käesoleva seaduse §-s 47 sätestatule

hüvitada, kui ei ole kokku lepitud teisiti."

Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon) § 47: "(1) Tööandja peab

töötajale hüvitama töö tegemisel tööandja juhiste või korralduste täitmise tõttu tekkinud

kulutused, kui kulutused olid tööülesannete täitmiseks vajalikud. (2) Kui töötaja kasutab töö

tegemisel tööandja nõusolekul enda sõidukit, tuleb talle lisaks hüvitada sõidukiga seotud

avalikud maksud, kohustusliku liikluskindlustuse kindlustusmaksed ning maksta mõistlik

hüvitis sõiduki amortisatsiooni eest ulatuses, milles sõidukit töö jaoks kasutati. (3) [--]

Töötaja võib nõuda tööandjalt hüvitamisele kuuluvate kulutuste eest ettemakse tegemist. Kui

tööandja ei täida töötaja põhjendatud nõuet ettemaksu tegemiseks, võib töötaja keelduda

juhiste või korralduste järgimisest, millega kulutused kaasnevad. [--]"

Töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsiooni) ministeeriumidevahelisel

kooskõlastamisel jättis Justiitsministeerium eelnõu sisuliselt kooskõlastamata. “Eelnõu sisaldab

31(181)

vastuolusid ning õiguslikke probleeme. Samuti on osaliselt problemaatiline eelnõu ühilduvus

kehtiva õigusega,” kirjutas justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna68.

Võib öelda, et töö- ja teenistusõiguses on kaugtöö aspektist toimunud suur areng avaliku

teenistuse regulatsiooni osas, kuid tööõiguses ei ole arengut peaaegu toimunud.

Võlaõigusseaduse töölepingu regulatsiooni väljatöötamise raames sedastatud kaugtöö ra-

kendamise probleemid ei ole kehtivas õiguses lahendamist leidnud ega ole neid arvestatud ei

avaliku teenistuse seaduse uue redaktsiooni ega ka töölepingu seaduse uue redaktsiooni

koostamisel.

1.4. Arengud infotehnoloogia valdkonnas

Kaugtöö peamiseks tehnoloogiliseks eelduseks on infosüsteemi andmevahetuskihi olemasolu.

Infosüsteemi andmevahetuskihi loomise teel tekib turvaline andmevahetuse keskkond, kus on

võimalik luua kaugtööd tegevatele teenistujatele turvaline juurdepääs asutuses peetavatele

andmetele. Kaugtööd soodustaks üleminek paberdokumendilt e-dokumendile69, kuid kaugtöö on

võimalik ka siis, kui paberkandjal dokumendid skänneeritakse. Näideteks sellistest

keskkondadest on e-Õiguse või e-Valitsuse süsteem, asutusesisesel tasandil Tartu Linnavalitsuse

dokumendihalduse programm ja Justiitsministeeriumi eBüroo programm.

Tänaseks on muutunud arusaam e-dokumendi olemusest. Kui veel paar aastat tagasi oli valitsev

suhtumine, et e-dokument (tavaliselt e-kiri) oli mitteametliku suhtluse viis, mida kinnitas

paberkandjal vormistatud ametlik dokument, siis nüüd on suundumus käsitleda neid õiguslikult

(ja psüühiliselt) võrdsetena. Selline muutus on äärmiselt oluline eeldus strateegilise otsuse,

minna üle kaugtöö vormile, realiseerimiseks.

Tartu Linnavalitsuse kantselei spetsialist Aune Visnapuu vastas küsimusele "Kas

paberkandjal dokument või suuline käsk on olulisemad?" järgmiselt: "Mingi aeg see oli nii.

Päris alguses tuli sotsiaalabi osakonna poolt tagasiside, et 'elektronposti teel saadetud kiri

pole mingi kiri ja ma ei võta seda täitmiseks'. Me tegime inimesele selgeks, et kogu

68 vt http://www.epl.ee/artikkel_249929.html. 69 e-dokument – dokument, mis on koostatud ja allkirjastatud või viseeritud elektrooniliselt. Siin ei peeta silmas paberkandjal koostatud ja hiljem skanneeritud dokumente.

32(181)

asjaajamine käibki elektrooniliselt. Me ei saada paberkandjal resolutsioonikaarte, me ei saada

paberkandjal dokumenti."70

Sisekaitseakadeemia haldusprorektor Andres Johannson vastas küsimusele "Kas vahetult

antud käsku suhtutakse vastutustundlikumalt?" järgmiselt: "Ma arvan, et see teatud juhtudel

peab paika, et teatud inimesed tõesti suhtuvad teist moodi, kui juht annab sulle ülesande

vahetult, suhtleb silmast silma ning see on kiireloomuline, siis ta tõesti läheb oma tuppa

sellega tegelema. Kui see ülesanne antakse e-posti teel või telefoni teel, siis see ei pruugi olla.

See on psühholoogiline aspekt asja juures, kuidas inimesed käituvad ja kuidas nad rea-

geerivad."

Tõhus kaugtöö eeldab seda, et asutuse kogutud andmeid on võimalik kasutada erinevates

füüsilistes asukohtades; samuti on võimalik andmeid sisestada erinevatest füüsilistest

asukohtadest. Sellega seoses on olulised kaks aspekti:

- infosüsteemide kättesaadavus ning

- infosüsteemide turvalisus.

Avalikus sektoris võib infokommunikatsioonitehnoloogia kilbiletõstmise alguseks lugeda aastat

1992, kui loodi Informaatikanõukogu ja Eesti Informaatika Fond (praegune Eesti

Informaatikakeskus). Samal ajal töötati Informaatikanõukogu poolt välja esimesed

informaatikapoliitikat ja infopoliitikat käsitlevad dokumendid. 1993. aastal loodi Riigikantselei

riigi infosüsteemide osakond ja alustati infotehnoloogiaalaste investeeringute suunamist riigi

poolt. 71 Vabariigi Valitsus võttis 1993. aastal vastu otsuse kasutada alates 1994. aastast teatud

osa riigieelarve vahendeid infotehnoloogilise keskkonna ühtlaseks väljaarendamiseks. IT-

kuludeks on riigieelarves (artikkel 37) planeeritud keskmiselt 1% aastas, kokku on aastatel

1994–2001 eraldatud ligi 1,5 mld krooni. Infosüsteemid72 on loodud peaaegu kõigis

riigihaldusasutustes.

13. mail 1998.a kiitis Riigikogu heaks Eesti infopoliitika põhialused. Riikliku infopoliitika

põhialused on dokument, mis kirjeldab ühiskonnas jagatud väärtusi ja mille põhjal on võimalik

teha halduspoliitilisi otsuseid, aitamaks kaasa infoühiskonna kujunemisele. Saanud heakskiidu

70 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Aune Visnapuu'ga, lisa nr 6. 71 Heidmets,M., Einberg,R., Kokk,R., Meerits,H., Viik,L. "Infotehnoloogiline Eesti" (1999). 72 Infosüsteem on infot andev, jaotav ning koguv infotöötlussüsteem koos juurdekuuluvate organisatsiooniliste ressurssidega, sealhulgas inim-, tehniliste ja rahaliste ressurssidega (EVSISO/IEC 2382-1:1998 Infotehnoloogia. Sõnastik. Osa 1:Põhiterminid)

33(181)

erinevatelt poliitilistelt jõududelt, tagab see riigi ja ühiskonna stabiilse liikumise infoühiskonna

poole.73 Aluste kohaselt on infopoliitika põhieesmärk: "Lõppkokkuvõttes on infopoliitika

eesmärgiks üldise heaolu tõusule kaasaaitamine."74 Kahetsusväärselt nähakse selles programmis

inimressursside tõhusamat kasutamist infotehnoloogia vahendite abil üksnes seoses erasfääriga,

kuigi küsimus on sama või veelgi ajakohasem ka avalikus halduses.

Riigikogu 13.mai 1998.a otsusega kinnitatud "Eesti infopoliitika põhialused" punkt 14:

"Eestis tuleb peatähelepanu pöörata infotehnoloogia rakendusproblemaatikale, sest juba

praegu on tehnoloogia arengust tulenevad võimalused palju suuremad, kui neid kasutatakse.

Infotehnoloogia rakenduslike lahenduste väljatöötamisel asetatakse keskne rõhk Eesti

inimressursside kasutamisele."

Lisaks õigus- ja juhtimisdokumentidele on väga oluline, et riik on astunud reaalseid samme

vajalike ühenduste loomiseks ning riist- ning tarkvara soetamiseks. Järgnevalt tuuakse välja

olulisemad arengud selles valdkonnas, niivõrd kui see on vajalik kaugtöö riigi- ja kohaliku

omavalitsuse asutustes rakendamise võimaluste hindamiseks.

1. Oluliseks avaliku sektori sidevõimalusi avardavaks programmiks on riiklik sihtprogramm

“PeaTee”, mis on algatatud Riigikantselei Riigi Infosüsteemide Osakonna poolt. Projekti

eesmärgiks on kiirendada ja lihtsustada maakondades paiknevate riigiasutuste või nende

allüksuste jaoks andmeside kasutuselevõttu ning vähendada riigi kogukulusid andmesidele.75

Sidekiirused lõpptarbijani võivad olla kuni 8Mbit/s, erijuhtudel aga ka kuni 155 Mbit/s. (vt

Error! Reference source not found., lk Error! Bookmark not defined.)

2. Maakondade andmeside sihtprogramm "KülaTee" on maavalitsuste, Riigikantselei Riigi

Infosüsteemide osakonna ning Eesti Informaatikakeskuse koostöös algatatud infotehnoloogia

alane programm, mis on Vabariigi Valitsuse poolt võetud 2000. ja 2001.aastal tõstetud

73 Riigikogu 13.mai 1998.a otsusega kinnitatud "Eesti infopoliitika põhialused" punkt 3. 74 Riigikogu 13.mai 1998.a otsusega kinnitatud "Eesti infopoliitika põhialused" punkt 10. 75 "Uurimus Euroopa infoühiskonnast" (ESIS): Valimik projekti raames koostatud raporteid. – Tartu, lk 33; http://www.esis.ee.

34(181)

eelisarendamisele kuuluvate programmide hulka. KülaTee eesmärgiks on andmesideteenuste

arendamine maapiirkondades, programmi erilise tähelepanu all on kohalikud omavalitsused.76

Ajaloolisest ja tehnoloogilisest arengust johtuvalt oli enamik enne 2000. aastat loodud

infosüsteemidest ja nende koosseisus olevatest andmekogudest asutusekesksed, sobimata

asutustevaheliseks koostööks ja infoteenuste osutamiseks väljapoole valitsemisala77.

3. 2001. aastal asuti riigi ja erasektori koostöös looma eeldusi riigi andmekogude ühiseks

kasutamiseks. Seda püüdis kõrvaldada projekt X-tee. Projekti X-tee tulemusel arendati välja

infosüsteemide andmevahenduskiht, see on tehniline ja organisatsiooniline keskkond, mis

võimaldab korraldada turvalist internetipõhist andmevahetust digitaalselt peetavate riigi

andmekogude vahel, turvalist andmevahetust avalikku võimu teostavate asutuste/isikute vahel,

samuti korraldada isikute juurdepääsu riigi andmekogudes säilitatavatele ja töödeldavatele

andmetele. Põhimõtteliselt on X-tee programm selgroo ehitamine riigisisesele

nüüdisandmevahetusele.78 Andmevahenduskihi talitlemist koordineerib Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeerium. Andmevahenduskihti haldab Eesti Informaatikakeskus, täites

selleks järgmisi ülesandeid: 1) andmevahenduskihi keskserverite haldamine;

2) andmevahenduskihi monitooring; 3) andmevahenduskihi turvaintsidentide käsitlemine;

4) andmevahenduskihi dokumentatsiooni haldamine; 5) andmevahenduskihti puudutava

mittekonfidentsiaalse iseloomuga teabe kättesaadavuse tagamine kõigile soovijatele.79

Oluliseks strateegiliseks dokumendiks infosüsteemide andmevahenduskihi edukaks

rakendamiseks on 14.detsembri 2001. a kolme ministri – justiitsministri, siseministri ning teede-

ja sideministri vahel sõlmitud koostööprotokolli80 täitmine ning teiste avalikku võimu teostavate

asutuste ühinemine protokolliga.

76 "Uurimus Euroopa infoühiskonnast" (ESIS): Valimik projekti raames koostatud raporteid. – Tartu, lk 34; http://www.esis.ee. 77 Sissesõidukeeldude riiklik register, riiklik pagulaste register, EV viisataotluste register, välismaalaste seaduse rikkujate andmekogu, Eestis ebaseaduslikult viibivate välismaalaste andmekogu, varjupaigataotlejate ja pagulaste andmekogu, andmebaas Eestis akrediteeritud välisesindajate kohta. 78 Liiv,D. "Uued tehnoloogiad avalikus halduses". - Riigikogu Toimetised 2001/4; http://www. riigikogu.ee/rva/toimetised/rito4/artiklid/22liiv.htm. 79 Eesti Informaatikatalituse direktori 15. veebruari 2002.a käskkirjaga nr 10 kinnitatud "Infosüsteemide andmevahetuskihi rakenduskord". 80 Vt http://x-tee.riik.ee/koostooprotokoll.htm.

35(181)

Andmevahetuse võimaluste olemasolust ei ole kasu, kui asutustel endil puuduvad tehnilise

eeldused andmete loomiseks, töötlemiseks, säilitamiseks ja edastamiseks.

4. Oluliseks kaugtöö võimaluste indikaatoriks on tööprotsessis arvutite kasutamise vajaduse

tunnetamine riigiasutustes (vt Joonis 1, lk 35). Jooniselt nähtub, et arvutit peab vajalikuks töös

kasutada püsivalt rohkem inimesi, kui seda on võimaldatud. Arvuti kasutamine näitab, et osa töö

käigus tekkivast info- ja dokumendivoost toimub elektrooniliselt. 2001.a lõpul moodustas

arvutikohtadega varustatus 93,7% hinnatud vajadusest.

Joonis 1: Arvutitöökohtade arvu ja vajaduse muutused 1995--200281

2001. aasta lõpuks oli riigihaldusasutustes kokku ca 16 000 töökohaarvutit, millest üle 7000 ehk

ca 44 % oli kasutuses keskasutustes. Töökohaarvutite park kasvas seega 2001. aasta jooksul üle

1800 arvuti võrra.

81 Odrats,I. "Ülevaade infotehnoloogiavahendite arengust riigihaldusasutustes 2001/2002". – Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei; http://www.ria.ee/it2002/.

36(181)

Joonis 2: Arvutitöökohtade ja kohtvõrkudesse ühendatud tööjaamade arvu areng 1996-200282

Operatsioonisüsteemidest on kõige eelistatum MS Windows-põhised operatsioonisüsteemid,

muid operatsioonisüsteeme oli 2001. aasta lõpul kasutuses vaid 2,4 %, neist MS-DOS-i

kasutajaid – 0,5 %. MS Windows versioonidest oli enamkasutatavad MS Windows 95 (25,5%),

MS Windows 98 (32,3 %) ja MS Windows NT (20,6 %). Windows XP osatähtsus oli 2001. aasta

lõpul veel vaid 1,1 %.

Kaugtöö rakendamine võib sujuda ladusamalt, kui töötajad on harjunud kasutama kohtvõrgu ja

koostöö vahendeid üle kohtvõrgu. Kui kohapeal on harjutud võrguülese koostöö vahendeid

kasutama, siis väheneb oluliselt teise inimese ruumilise asukoha tähtsus. See võib anda ajendi

kasutada osaliselt kaugtööd nendes valdkondades, kus võrguülene koostöö toimis laitmatult.

Joonis 3: Arvutikohtvõrkude areng 1996--200283

82 Odrats,I. "Ülevaade infotehnoloogiavahendite arengust riigihaldusasutustes 2001/2002". – Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei; http://www.ria.ee/it2002/. 83 Odrats,I. "Ülevaade infotehnoloogiavahendite arengust riigihaldusasutustes 2001/2002". – Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei; http://www.ria.ee/it2002/.

37(181)

Üldotstarbelise kontoritarkvara kasutamise areng on toimunud integreeritud paketi Microsoft

Office versioonide rakendamise ja uuendamise suunas, mis on lõplikult välja tõrjunud kõigi

teiste tark-varafirmade tooted, sealhulgas ka vabavara (osakaal 2001. a. lõpul 97,3 %).

Vabavarast on kasutuses 602 Pro – 1,55%, StarOffice ja Open Office kokku osakaaluga 0,25%.84

Kaugtöö seisukohalt tuleb pöörata tähelepanu, millist versiooni asutuses kasutatakse, sest just

Office XP versiooni väljatöötamisel on spetsiifiliselt peetud silmas võrguülese koostöö tegemise

ja andmeedastuse vajadusi ning ühtlasi suudetud tagada ka programmi laitmatu toimimine.

Programmis on spetsiifiline tarkvara läbivaatamiseks saadetud dokumendi võrdlemiseks

algdokumendiga, eritarkvara failide rar-formaadis või zip-formaadis pakitult edastamiseks ning

võrguüleseks dokumendi ühiseks läbivaatuseks. Autor on pidanud korduvalt nentima probleeme

koostöös, kui vastaspool kasutab vanemat versiooni või vabavara.

Kaugtöö kasutamise suurimaks takistuseks peetakse andmete vahetuse turvalisuse küsimust.

Osaliselt maandab seda riski infosüsteemide andmevahetuskihi loomine, kuid seal, kus

töödeldakse delikaatseid isikuandmeid või muid salajasi andmeid, peab kogu suhtlus toimuma

registreeritult ja turvaliste kanalite kaudu.

5. Kaugtöö turvalisuse tagamise seisukohalt on olulist rolli mänginud ka pankade ja

telefoniteenuse pakkujate tegevus. Pankate loodud isiku tuvastamise süsteemid ning nüüd ühiselt

asutatud SA Sertifitseerimiskeskus on olnud kaugtöö eelduste loojatena olulise tähtsusega

otsused. Seda on toetanud Eesti Telefon AS-i tegevus püsiühenduse pakkumisel ning nüüdisajal

hakkab seda toetama ka GPRS ja G3 tehnoloogia kasutuselevõtt.

6. Eesti Telefon pakub turvalist Atlas Kodutöö ADLS ühendust, mis võimaldab ka arvuti

muutumatu aadressi kasutamist. Viimane on oluline riigiasutuste turvasüsteemide ülesehitamise

aspektist, kuna võimaldab piirata juurdepääsu andmetele lisaks kasutajanime ja paroolile ka selle

kaudu, et fikseerib konkreetsed arvutid, mille kaudu üldse andmetele ligi pääseb. Sellisena

muutub kaugtöö kodutöö vormina senisest veelgi turvalisemaks.

84 Odrats,I. "Ülevaade infotehnoloogiavahendite arengust riigihaldusasutustes 2001/2002". – Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei; http://www.ria.ee/it2002/.

38(181)

1.5. Magistritöö põhimõistete määratlemine

1.5.1. Mõiste "kaugtöö" määratlemine

Mõiste "kaugtöö" määratlemine on tekitanud mõnda aega probleeme. Probleemid iseenesest

tulenevad mõiste ajaloolise sisu muutumisest ning mõistete "kaugtöö" ja "kodutöö" vaheteost

ning mõistete "töö" või "teenistus" ja "töövõtt" või "käsund" vaheteost. Selle magistritöö

eesmärk ei ole anda ammendavaid määratlusi, vaid mõned mõistemääratluslikud juhised, mida

kaugtöö rakendamise korral silmas pidada.

Ajalooliselt on kaugtöö tähendanud füüsilise töö tegemist väljaspool ettevõtet85. Korraldused ja

suunised saadi tööandja juurest kohapealt, aga töö tehti iseenesest valmis kusagil mujal ning

toodi siis ettevõttesse. Tänapäeval sellist tööd kaugtöö alases kirjanduses kaugtööna ei käsitleda,

vaid selle kohta kasutatakse mõistet "kodutöö" (vt mõistet "kodutöö", lk 24). Mõiste "kaugtöö"

oluliseks tunnuseks on see, et seda tehakse kommunikatsioonivahendi (arvuti, telefon, faks) abil;

aga mõistel "kodutöö" see tunnus puudub. Vaatleme järgnevalt mõnda mõiste "kaugtöö"

määratlust ning püüame mõista, kas kaugtöötamine on kodutöötamine eelviidatud ILO kodutööd

käsitleva konventsiooni mõistes.

Mõiste "kaugtöö" (inglise keeles "telework"; saksa keeles "telearbeit"; soome keeles "etätyö")

määratlemine grammatilise tõlgendamise vahenditega näib esmapilgul probleemivaba. Mõistet

on võimalik määratleda läbi sootunnuse "töö" (vastavalt "work", "arbeit" või "työ") ja sellele

lisanduva liigierisusetunnus "kaug" ("tele" või "etä-") kui töötamist mingi vahemaa tagant.

Selleks, et rääkida kaugtööst, peavad grammatilise tõlgenduse kohaselt olema täidetud

kriteeriumid "töösuhe" ja "vahemaa". Toomas Kokovkin'i jt peaministri büroole esitatud raportis

lisandub sellele mõistemääratlusele veel teine liigierisuse tunnus "sidevahend".86

85 ettevõte - majandusüksus, mille kaudu ettevõtja tegutseb. Ettevõte koosneb asjadest, õigustest ja kohustustest, mis on määratud või olemuselt peaksid olema määratud ettevõtte tegevuseks (äriseadustiku § 5 lg 1). 86 "Kaugtööks nimetatakse töötamise viisi, milles töötaja füüsilist kohalolekut asendab infotehnoloohiliste vahendite kasutamine. Kaugtöö puhul asendab töötajate liikumist teabe liikumine, füüsilist kohalolekut asendab virtuaalne kohalolek," - Esta,T., Kokovkin,R., Kokovkin,T., Lüsi,M., Telviku,A. 22.jaanuari 2000.a raport peaministri büroole "Kaugtöö avalikus halduses"; http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/toogrupid/kokovkin.htm.

39(181)

See mõistemääratlus ei erine erialakirjanduses kasutatavast mõistemääratlusest87. Mõiste

"kaugtöö" rahvusvaheliselt tunnustatud mõistemääratluse kohaselt peavad esinema kolm osist:

- töösuhe;

- vahemaa;

- sidevahend.

Kaugtöö korral töötab töötaja küllaltki iseseisvalt, määrates vähemalt osaliselt oma töötamise

aega või kohta ise. Just selletõttu on tekkinud probleem kaugtöö korral töösuhte ja töövõtusuhte

eristamine. Töösuhe on töölepingu alusel tekkiv suhe ehk töölepingu objekt. Töösuhet on seega

võimalik määratleda töölepingu mõiste kaudu. Töösuhte eristamine teistest töötamise

tsivilistlikest vormidest on oluline selletõttu, et töösuhte tingimused on riigi erilise järelevalve

all88. Avaliku teenistuse mõiste on määratletud töö ehk töösuhte kaudu89 – seega peame vähemalt

osaliselt avaliku teenistuse analüüsimisel lähtuma samast tööõiguslikust "töö" mõistest.

Tööleping kuulub kõige üldisemalt töö tegemise lepingute hulka. Tööleping on üks käsundi

alaliik, mis reguleerib töötaja poolt sõltuva ja mitteiseseisva töö tegemist.90 Tööleping on töötaja

ja tööandja kokkulepe, mille kohaselt töötaja kohustub tegema tööandjale tööd, alludes tema

juhtimisele ja kontrollile, tööandja aga [--].91 Mõiste töö on töö- ja teenistusõiguses eelkõige

protsessi tähenduses ehk tähenduses "täitma mingit funktsiooni"; seevastu tsiviilõiguses

tähendab töö eelkõige resultaati.92

87 Qvortrup,L. "From teleworking to networking: definitions and trends". – Jackson,P.J. and Wielen,J.M. Teleworking: International Perspectives. From telecommuting to the virtual organisation. – London: Routledge. (1998), p 21—39; Moorcroft,S. & Bennet,V. European Guide to Teleworking: A Framework for action. – Luxembourg: European Foundation For the Improvement of Living and Working Conditions, (1995), p 13—15; Salmelin,B. Telework in single European e-Economy. Presentation at SEEM workshop in March 2003; http://europa.eu.int/information_society/topics/ework/about/about_us/index_en. htm; jt. 88 Eesti Vabariigi põhiseaduse § 29 lg 4: "Töötingimused on riigi kontrolli all." 89 Avaliku teenistuse seaduse § 1 sätestab: "(1) Avalik teenistus (edaspidi teenistus) on töötamine riigi või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses. (2) Riigiametis töötamiseks loetakse töösuhet seadusandlikku, täidesaatvat või kohtuvõimu, riiklikku järelevalvet, kontrolli või riigikaitset teostava institutsiooni koosseisus ettenähtud valitaval või nimetataval ametikohal käesoleva seaduse või muude seaduste alusel." ATS ise töötamise mõistet ei ava. Seega tuleb kasutada mõiste tõlgendamisel TLS sätteid, sõltumata TLS § 7 punktis 2 ja ATS § 13 lõikes 1sätestatud sõnaselgest eitusest TLS teenistussuhtele. 90 Võlaõigusseaduse eelnõu nr 116 SE I; http://www.riigikogu.ee 91 Eesti Vabariigi töölepingu seaduse § 1. 92 Vrd võlaõigusseaduse § 635 lõige 1.

40(181)

Mõiste "tööleping" sootunnuseks on "leping" ning seda eristab teistest lepingutest

liigierisusetunnuseks olev "töö". Töö on vastavalt töölepingu objektiks. Kuna leping eeldab alati

vähemalt kahe osapoole olemasolu, siis on selle mõiste vaikivaks tunnuseks "suhe".

Peamine rõhk töötaja määratlemisel on asetatud asjaolule, kas töötaja võttis vabatahtlikult üle

ettevõtjale iseloomuliku tururiisiko. Töötaja teeb tööd 1) kestvalt ainult ühele tööandjale; 2) ilma

teiste isikute abita; 3) ta tegutseb oluliselt ilma oma kapitalita ja ilma isikliku organisatsioonita.

Seevastu iseseisvalt töötav isik astub turul üles 1) piiramatule arvule klientidele; 2) oma isikliku

organisatsiooniga; 3) oma töötajatega; 4) oma isikliku kapitaliga.93 Seega on kaugtöötajaga

tegemist siis, kui ta on kaasatud liikmena tööandja või ametiasutuse organisatsiooni.

Näide: Kui Justiitsministeerium valmistas ette 5 õpiku tõlkimist, siis kaaluti tõlgi ametikoha

loomise või tõlketeenuse sisseostmise vahel. Neid õpikuid oli vaja tõlkida ja toimetada ning

huviks oli, et õpikud ise oleksid võimalikult samas stiilis ja kvaliteediga. Justiitsministeeriumi

kantsler Priidu Pärna selgitas valikut järgmiselt: "Me tegime viis tõlkeõpikut ning neid on

vaja pidevalt toimetada. Sellises olukorras on oluline, et on üks ja see sama seltskond ja

samad inimesed, kes seda kogemust oma pähe akumuleerivad. On oluline, et nad oleksid

siinsamas sinu käe, jala juures ja sinuga seotud, et nad ei ütleks, et nad enam ei tee." Seega

otsustati ametikoha loomise kasuks just vajadusest siduda inimene tihedamalt

Justiitsministeeriumi organisatsiooniga, võtta ta vastu organisatsiooni liikmeks ning tagada

sellega suurem usaldus ja kindlus. Tõlk ja toimetaja töötasid ligi 100% kodus.94

Seega võib organisatsiooni seisukohalt olla oluline töötaja sidumine organisatsiooniga n.ö

moraalselt, isegi kui töötaja ei pea alluma töö protsessi – töösisekorraeeskirjad jms – osas

tööandjale ning töö hindamise aluseks on tulemus. Organisatsioonilises mõttes võib inimese

töötajana organisatsiooni kaasamine olla eelistatud teenuse sisseostmisele ka siis, kui

konkreetsele teenusele lisaks on vajalik pidev suhtlemine inimesega ning ülesannete

määratlemine funktsiooni, mitte konkreetse tööna. Eriti oluline on see siis, kui on vaja tagada

pikaajaline koostöö ja tihe suhtlemine.

93 Tavits,G. "Kaugtöö ja töösuhete reguleerimine". – Juridica 2000/II, lk 93—99. 94 Sander Põllumäe 26.oktoobri 2003.a intervjuu Priidu Pärnaga; lisa 2.

41(181)

Tööandja õigus kehtestada töösisekord tuleneb ja töösisekorra instituut on määratud TLS § 39—

47; ametiasutuse sisekorra kehtestamise õigus ja sisekorra instituut on määratud ATS § 77 ja 78.

Sisekorraga määrab tööandja ühepoolselt poolte käitumisreeglid töösuhetes. Kui vaadata

sisekorraeeskirjade sisu, siis määratakse sellega nii tööaeg, puhkamiseks ja einestamiseks

antavad ajad kui ka töökaitse ja tuleohutuse alased üldjuhised ja käitumisreeglid teenistussuhtes.

Tsiviilõiguslike lepingute puhul ei ole nii ulatuslik reguleerimine mõeldav. Seega on üheks

kriteeriumiks kaugtöö eristamisel tsivilistlikust suhtest see, kas isik on allutatud tööandja

kehtestatud sisekorrale või mitte. Töösisekorrast kinnipidamise kontrolli pädevus tuleneb

üldisest juhtimispädevusest. Töösisekorraeeskirjades või sisekorraeeskirjades ja teistes

siseõigusaktides sätestatud organisatsiooni sisemine korraldus vajab järelevalve mehhanismi.

Ilma sellise kontrollita ei saa rääkida töösuhtest.

Kontrolliga tagab tööandja/ ametiasutus, et töötaja/ teenistuja tegevus vastaks asutuse

eesmärkidele, oleks õiguspärane ja otstarbekas. Erinevus tööõiguse ja avaliku teenistuse vahel

seisneb selles, et töötaja teeb kokkulepitud tööd (TLS § 50 punkt 1), kuid teenistuja täidab

teenistusülesandeid, lähtudes avalikest huvidest (ATS § 60 lõige 1). Seega tegutseb töötaja alati

tööandja huvides, seevastu kui teenistuja võib ja peab teinekord tegutsema ka ametiasutuse

ametkondlike huvide vastaselt, kui see on avalikes huvides. Sellest tulenevalt erineb ka kontrolli

eesmärk. Seevastu tsiviilõigussuhtes on kontrolli eesmärk tagada kauba või teenuse kvaliteedi

vastavus tavalisele või eraldi kokkulepitud eesmärgile.

Kaugtööga on tegemist siis, kui töötaja allub ka kaugtööd tehes töösisekorrale ja tööandjal/

ametiasutusel on reaalne ja õiguslik võimalus kontrollida töösisekorraeeskirjast kinnipidamist

ning tööülesannete täitmist ning reeglina ka tööohutuse ja töökeskkonna nõuete järgmist.

Kontrollimise objektiks peab olema töötamise protsess kui selline, mitte ainult tulemus.

Eelneva põhjal võib eristada kaugtöö mõistet organisatsioonilises ja juriidilises tähenduses.

Organisatsioonilises tähenduses on kaugtööga tegemist siis, kui inimene võetakse vastu asutuse

teenistujate hulka. Juriidilises mõttes on kaugtööga tegemist siis, kui inimene on allutatud

tööandja juhtimisele, sh sisekorrale, ning seda kontrollitakse.

42(181)

1.5.2. Mõiste "haldusjuhtimine" määratlemine

Niivõrd, kui see on selle magistritöö mõistmiseks oluline, pean vajalikuks juhtida tähelepanu

mõiste "haldusjuhtimine" tõlgendamisel esineda võivale puudusele tänases juhtimisalases

diskursuses. Täna peetakse endastmõistetavaks, et suurem osa ärijuhtimises kasutatavaid

meetodeid ja eesmärke on kasutatavad ka avalikus juhtimises ning avalike organisatsioonide

juhtimises. Sellise täite taustaks on veendumus, et juhtimise põhimõtted on üldkehtivad ning

rakendatavad valdkonnast suhteliselt sõltumata. Sellest võib järeldada, et mõisted

"haldusjuhtimine" ja "ärijuhtimine" on mõiste "juhtimine" eriliikideks.

Mõistete tõlgendamisel tuleb lähtuda nende mõistete loojate eesmärkidest ning mõistete

tähendusest keelesüsteemis. Haldusjuhtimine on selliste meetodite kogum, mis võimaldab

tõhusalt teostada avalikku haldust. Avaliku halduse eesmärk on omakorda avalike ehk

ühiskondlike hüvede pakkumine. Ärijuhtimine seevastu on selliste meetmete kogum, mis

võimaldab tõhusalt teostada äri. Äri eesmärk on omakorda ettevõtjale kasumi tagamine.

Mõiste "haldusjuhtimine" sootunnuseks ei ole "juhtimine", vaid on "haldus"; niisamuti kui

mõiste "ärijuhtimine" sootunnuseks ei ole "juhtimine", vaid on "äri". Mõiste "haldusjuhtimine"

kuulub just mõiste "haldus" hulka ehk on üks liik haldamise nähtusi, mida eristab teistest

haldamise nähtustes juhtimisvõtete kasutamine. Seega tuleb iga juhtimisvõtte kasutamist

avalikus halduses hinnata kriitiliselt halduse eesmärgi seisukohalt.

Kui ärijuhtimise praktikat saab otseselt siduda rahaliste näitajatega, siis juhtimine avalikus

halduses peab lisaks tagama kõikidele inimestele võrdsed õigused ning võimalused korraldada

oma elu neile sobival viisil. Ärijuhtimise seisukohalt vaadates toob see avaliku halduse

juhtimispraktikasse nii majanduslikult kui juhtimise seisukohalt ebaratsionaalseid elemente. See

väljendub kas või võrdsuse põhimõtte ranges rakendamises avalike teenistujate puhul.

Täiendavad probleemid tekivad seoses avaliku sektori kahekordse juhtimisega poliitikute ja

organisatsioonide tippjuhtide poolt (nn sisemine ja väline juhtimine), mis tähendab vastutuse

jagamist Kui erasektoris on juhtimise peamiseks ülesandeks inimeste ja protsesside juhtimine

ühes organisatsioonis (mikrojuhtimine), siis avalikus halduses lisandub sellele hoopis laiem

institutsionaalne ja ühiskondlik dimensioon (makrojuhtimine). Mõningaid erasektori kogemusi,

43(181)

eriti just organisatsiooniliste muutuste osas, võib olla võimalik üle kanda avaliku sektori

mikrotasandile, kuid mitte makrotasandile (haldusreformile).95 Kaugtöö rakendamisel riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutuses tuleb administratiivkulude vähendamise ja ametnike rahulolu

suurendamise (mikroefektiivsus) kõrval samaaegselt jälgida, et ei tekiks ametniku kaugenemist

kodanikust või halduse autoriteedi vähenemist (makroefektiivsus).

Põhimõtteline vahe haldusjuhtimise ja ärijuhtimise vahel seisneb ka tulemustes ja nende

mõõtmises. Erasektoris on organisatsiooni edukust kergem hinnata finantsnäitajate kaudu.

Avalikus sektoris raskendavad tulemuste hindamist vastuolulised eesmärgid ja kvantitatiivsete

kriteeriumide küsitavus. Mitmed avalikule sektorile omased ühiskondlikud eesmärgid (näiteks

elanike turvalisus või riigi julgeolek) ei ole juba oma olemuse tõttu kergesti numbritesse

paigaldatavad. See muudab nendes valdkondades tulemusjuhtimise rakendamise, aga ka töö

tulemuste kontrollimise ja efektiivsusele hinnangu andmise väga keeruliseks.96

Järgnevalt on autor püüdnud seostada kaugtööd kui juhtimismeetodit avaliku halduse

eesmärkidega ning hinnata selle kasutatavus avaliku halduse eesmärkide saavutamisel (vt ptk

1.6, lk 43).

1.6. Kaugtöö rakendamine halduses

Eesti Vabariigi regionaalpoliitika eesmärgiks on tasakaalustatud regionaalne areng,

regionaalpoliitika killustatuse lõpetamine, samuti "on koalitsiooni selgeks eelistuseks

omavalitsuste tulubaasi tugevdamise ja riigieelarveliste investeeringute suurendamise kaudu, aga

ka ELi struktuurifondide abil arendada välja regionaalsete keskuste infrastruktuur ja parandada

märkimisväärselt kohalikke teeolusid".97 Koalitsioonilepingus nähakse ette küll toetused

infrastruktuuri ja ettevõtluse arendamiseks, kuid ei nähta ette meetmeid riigiasutuste

maapiirkondadesse üleviimiseks ega riigiteenistujatele kaugtöö võimaluste loomiseks.

Regionaalpoliitika seisukohalt oleks sellel sarnane mõju maapiirkondade ettevõtluse

95 Randma,T. ja Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2; 96 Randma,T. ja Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2; 97 Ühendus Vabariigi Eest – Res Publica, Eesti Reformierakonna ja Eesti Rahvaliidu 2.veebruari 2003.a koalitsioonilepingu aastateks 2003—2007 lk 24 ja 30.

44(181)

toetamisega. Näiteks kohtu, politsei, prokuratuuri ja maavalitsuse säilitamine Jõgeva linnas tagab

oluliselt paremini selle linna elujõudu, kui väikeettevõtete toetamine puuduva kohaliku turu

tingimustes. Kaugtöö ulatuslikum rakendamine annab võimaluse paljudele riigiametnikele jääda

või naasta oma vanematekodudesse, arendades nii elu maapiirkondades.9899

Eesti Vabariik on loodud "kaitseks sisemisele ja välisele rahule ning pandiks praegustele ja

tulevastele põlvedele nende ühiskondlikus edus ja üldises kasus"100, ning sellele eesmärgile

peavad vastama kõik Eesti Vabariigi rakendatavad meetmed mistahes valdkonnas. Eesti

ühiskonna edu ja üldine kasu on tagatud, kui riik kasutab meetmeid Eesti riigi ja tema

territooriumi kui terviku arendamiseks ning üldiste huvide edendamiseks. Riigiasutuste

töökorraldus on üks võimalikke meetmeid selle eesmärgi saavutamiseks, sest just tõhus

töökorraldus võimaldab riigil paremini oma eesmärki saavutada.

Kaugtöö võib osutuda sobivaks vahendiks mitmete riigi õiguslike ja poliitiliste eesmärkide

saavutamiseks. Sellega vähemalt võrdset tähtsust evib asjaolu, et avaliku sektori organisatsioon

ise on muutunud ja muutunud on ka inimesed, kes avalikus sektoris töötavad. Arie de Geus kirju-

tas: “Kunagi kahekümnenda sajandi jooksul siiski tulid lääneriigid välja kapitali ajastust ja saa-

busid teadmiste ajastusse. Vähesed juhid said sellest tol ajal aru, kuid kapital ei olnud enam nii

napp.”101 Nappideks osutusid hoopis uuenduslikud ideed ja loominguline mõtlemine – vaja oli

teadmisi. “Uuenduslikkus [--] eeldavad organisatsioonilise ruumi olemasolu – vabadust

kontrollist, juhendamisest ja ebaõnnestumiste eest saadavatest karistustest. Eksperimendid

peavad olema suhteliselt ohutud. Vestlus peab olema vaba ja avameelne, ilma survevahendite

tarvitamiseta. Töötaja liikumised peavad olema suures osas tema enda otsustada [--]”102 Need

muutused ei toimunud mitte ainult eraõiguslikes ühingutes, vaid ka avaliku sektori

organisatsioonides.

98 Meerits,H. "Elu koondumine Tallinna on ohtlik". – Äripäev 31.mai 2000.a; vastupidine seisukoht Toompark,T. "Maale, aga milleks?". – Äripäev 21.veebruar 2002.a. 99 Selles magistritöös ei vaadelda kaugtöö vormidena satelliitbüroosid ega piirkondlikke töökeskusi. Ametite ja inspektsioonide kohalikud asutused on olemuselt lähedased satelliitbüroole ning vaadeldavad kaugtöö vormina. Seda eeldusel, et suurem osa ülesandeid ja juhiseid tuleb ametist või inspektsioonist. Samuti oli periood, kus maavalitsuse juures tegutsesid mitmete inspektsioonide ametnikud, alludes funktsionaalselt inspektsioonile – sellist töökorraldust saab tinglikult käsitleda piirkondliku töökeskusena. Kuigi nende väidete tõsikindlus vajab täiendavaid uuringuid, tuleb möönda, et mistahes dekontsentratsioonisüsteem kätkeb endas kaugtööle omaseid elemente. 100 Eesti Vabariigi põhiseaduse preambula. 101 Geus,A. Elav ettevõte. – Marge Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese Kirjastus, (1999), lk 34. 102 Geus,A. Elav ettevõte. – Marge Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese Kirjastus, (1999), lk 170.

45(181)

Senised organisatsioonilised meetodid – reeglid ja protseduurid – riigiasutuste juhtimises enam

ei aidanud. Kui olud muutuvad kiiresti, siis ülalt alla juhtimine reeglite ja standardite seadmise

teel ei toimi. Kiiresti muutuvas olustikus peab organisatsioon iga üksiku liikme tasandil suutma

ennast ise juhtida.

Mida varem saavad selgeks määratletud postmodernistliku ühiskonna põhimõtted, seda varem

on võimalik vähendada ettekirjutusi, eeskirju, juhendeid ja lubasid avaliku sektori süsteemi

sees. Need traditsioonilised sisemise enesejuhtimise bürokraatlikud meetodid lähevad

vastuollu tunduvalt detsentraliseerituma ja osalemist soodustavate "postmodernistlike"

juhtimise viisidega. Viimane nõuab delegeerimist koos otsustamisvastutusega, vastastikuse

informatsioonivahetuse ja nõuannetega.103

Uueks ja üha suuremat tähendust evivaks juhtimisvahendiks on muutunud strateegiline

planeerimine. Selleks, et strateegiline planeerimine toimiks organisatsiooni ise juhtiva

vahendina, tuleks eelistatult kaasata kõik organisatsiooni liikmed, eelkõige need, kes vahetult

puutuvad kokku teenuse tarbijaga. Juhi ülesanne on vahendada ja ergutada,104 luua soodus

keskkond ning soodustada organisatsiooni eneseregulatsiooni.

James A.Belasco ja Ralph C.Stayer kirjutavad: "Liidrina olen ma vastutav keskkonna loomise

eest, mis võimaldaks kõikidel organisatsiooni liikmetel võtta vastutust oma tulemuste eest.

Vastutus heade töötulemuste eest kuulub töötajatele endile. Mina ole vastutav keskkonna

loomise eest, milles see vastutusevõtmine toimub."105

Tänaseks on info edastamise võimalused oluliselt muutunud. Asutuse ruumidest eemalviibimine

ei tähenda, et teenistuja on kolleegida ja juhi jaoks kättesaamatu. Juht, kes on paariks nädalaks

komandeeringusse sõitnud, võib häirimatult teostada kontrolli oma osakonna teenistujate üle

103 Böhret,C. "Avaliku sektori juhtimise vahendid". – Kjell A.Eliassen ja Jan Kooiman (koostajad), Kadri Reinthal ja Külli Viks (tõlk), Avaliku sektori juhtimine. Euroopa riikide kogemused, Tallinn: Eesti Keele Sihtasutus, 2002, lk 124. 104 Böhret,C. "Avaliku sektori juhtimise vahendid". – Kjell A.Eliassen ja Jan Kooiman (koostajad), Kadri Reinthal ja Külli Viks (tõlk), Avaliku sektori juhtimine. Euroopa riikide kogemused, Tallinn: Eesti Keele Sihtasutus, 2002, lk 128: "Traditsiooniliste juhtide, sihiseadjate, juhendajate ja kontrollijate asemel saavad neist juhtidest, kes on ametisse nimetatud tähtajaliselt, sageli informatsiooni vahendajad, ergutajad, koordineerijad, läbirääkijad ja kooskõlastajad [--] Tähtsam kui asjatundja teadmised on bürokraatiast ja kivinenud harjumustest hoidumine ning ametikoha võimu vähendamine." 105 Belasco,J.A. ja Stayer,R.C. Piisoni lend. – Tallinn: OÜ A.Y.Goldratt Baltic (2001), lk 73.

46(181)

arvuti ja telefoni teel. Kui info liikumiseks ei pea inimesed paiknema füüsiliselt lähestikku ning

seda ei eelda ka muu töö eripära, on kaugtöö kasutamine töökorralduse loomulik vorm.

Selleks et inimene ennast tõeliselt oma organisatsiooni nimel pingutaks, pidi ettevõte mõtlema ka

inimese kuulumisvajadusele. Riigiasutuses kui teabeküllases organisatsioonis ei anna teenistuja

suurepärast tulemust ega pinguta ennast, kui teda käsutatakse. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse

teenistujad pingutavad rohkem, kui on suudetud luua meeskonnatunne ning teenistujad tunnevad

ennast partneritena. Selle magistritöö käigus läbi viidud intervjuudes rääkis suurem osa

intervjueeritavaid kaugtööst kui organisatsiooni poolt töötajate vajadustele vastutulekust (vt

intervjuusid Monika Mikiveriga (lisa 1), Priidu Pärnaga (lisa 2), Eve Limbachi (lisa 4) ning

Hannes Astokiga (lisa 7)). Samale suundumusele viitasid valitsusasutustele suunatud küsitluse

mitmed vastused (sõnaselgelt ütlesid selle välja Rahandusministeerium ja Statistikaamet). Need

tulemused näitavad, et asutused arvestavad senisest enam teenistujate vajadustega.

Partnerid peaksid arvestama üksteise huvide ja vajadustega. Kui ühelt poolt tunnetavad

tööandjad, et töötajad ei ole enam nii lihtsalt allutatavad, siis töökorralduse osas oodatakse

endiselt samasugust allumist ja ülemuse tujude vaikivat ärakannatamist jms. Ilmselt tekitab

selline rollide segunemine pingeid töötaja ja tööandja vahel. Kõige lihtsam töölt lahkuda ja uus

töökoht leida on ilmselt just nendel, kelle haridus või tööoskused on kõige paremad. Riigi

ülesandeks on avaliku teenistuse valdkonnas sellise ohu vältimine ning selleks peab riik

ilmutama uuendusmeelsust ja paindlikkust teenistussuhetes. Kaugtöö on selle paindlikkuse üheks

vormiks.

Suurendamaks avaliku sektori tõhusust, kodanikusõbralikkust ja avatust on keskseks muudatuste

suunaks infotehnoloogia arengust tulenevate võimaluste rakendamine. Nüüdisaegse

infotehnoloogia kasutamine on oluliselt muutnud avaliku halduse ülesehitust, toimimist ja

suhtlemist kodanikega. On kasvanud detsentraliseerimine, elektrooniline asjaajamine ja

suurenenud asjaajamise läbipaistvus. Parimaks näiteks on e-Maksuamet, kus suur osa suhtlusest

maksumaksjaga on korraldatud elektroonilise andmeside vahendusel, muutes kogu menetluse nii

mõlema poole jaoks mugavamaks ja tõhusamaks.

Infotehnoloogiavahendite kasutuselevõtt suurendab inimeste rahulolu tööst (vt Hannes Astok'i

arvamust lk 13), sest see võimaldab saavutada rohkem ja paremaid tulemusi (vt ametnike

47(181)

eneseteostuse vajaduse kohta lk 51)106. Ka rahvusvahelised uuringud näitavad, et infotehnoloogia

kasutuselevõtt suurendab töötajate rahulolu. Veelgi suurem on töötajate rahulolu aga siis, kui

sellega kaasnevad muudatused organisatsiooni töökorralduses (vt Joonis 4, lk 48).

Kaugtöö tähendab seniste fikseeritud töökohta eeldanud kommunikatsioonistruktuuride

ümbervaatamist ja teist moodi kasutama õppimist. Teadlased on esile tõstnud mitu põhilist

vastuolu senise haldussüsteemi ja tekkiva uuel tehnoloogial põhineva haldussüsteemi vahel.

Tõsisemaks võib pidada vastuolu senise asutusekeskse ja tsentraliseeritud hierarhilisele

otsustamisele toetuva haldusmudeli ja horisontaalsetel sidemetel põhineva, võrgustikulaadse

haldusmudeli vahel.107 Üleminek kaugtööle on organisatsiooni kommunikatsiooni ja keskkonna

jaoks strateegiline otsus, mis võimaldab teha teisi strateegilisi otsuseid; nt vastustena küsimustele

"Kes on meie teenistujad?", "Keda kodanikest ja kuidas me teenindame?" või "Millist kasu saab

meie organisatsioon ühiskonnas luua?" või siis täpsemalt "Kes saavad olema meie teenistujad

3—5 aasta pärast?", "Keda ja millisel viisil me 3—5 aasta pärast teenindame?" või "Millist kasu

saab meie organisatsioon ühiskonnas luua 3—5 aasta pärast?". Muu hulgas tähendab see, et kõik

asutused ei pea täitma üksinda oma ülesandeid ning on võimalik lihtsamini moodustada

asutustevahelisi töögruppe, luua ühiskasutatavat infrastruktuuri jms108.

106 Tibbo,L. "Mobiilne kontor suurendab personali efektiivsust". - Äripäeva lisaleht "IT.ee" 18.märts 2003.a. ja "Virtuaalbüroo suurendab töötajate motivatsiooni" - Äripäeva lisaleht "Juhtimine" 30.august 2000.a. 107 Liiv,D. "Uued tehnoloogiad avalikus halduses". - Riigikogu Toimetised 2001/4; 108 Salmelin,B. Telework in single European e-Economy. Presentation at SEEM workshop in March 2003; http://europa.eu.int/information_society/topics/ework/about/about_us/index_en.htm.

48(181)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

IT kasutamine +

muudatused

töökorralduses

IT kasutamine ilma

muudatusteta

töökorralduse

Joonis 4: Töötaja rahulolu muutus infotehnoloogia kasutuselevõtu tõttu109

Täna määravad avaliku teenistuse kujunemist riigi suutmatus maksta palka piisavalt paljudele

ametnikele ning avalikkuse arvamus, et ametnikke on liiga palju. Sellises vastuolulises olukorras

tuleks kaaluda kaugtööd ning kaugtöö vahendeid olemasoleva tööga toimetulemiseks. Kui

järelevalveametnik saab võtta kaasa kõik vajalikud toimikud pihuarvutiga, kui ta ei pea kulutama

aega sellele, et minna töökäskude saamiseks ja tööst ettekandmiseks ametiasutuse asukohta, kui

ta saab koostada kõik dokumendid ja sisestada need asutuse andmebaasi objektil olles, siis võib

see muuta ametniku tegevuse tõhusamaks ning avalikud ülesanded saada täidetud ka

olemasolevate ametnikega.

109 Eyben,D. "ICT and Decent Work: an EU employment & social perspektives". – Sotsiaalministeeriumi, ILO ja EC korraldatud rahvusvahelise konverentsi "Infotehnoloogia ja inimväärne töö: infoühiskonnas lahenduste leidmine" 25.—26.aprill 2002.a materjalid; avaldamata. Autori tõlge.

49(181)

2. KAUGTÖÖ RAKENDAMINE ASUTUSTES. TÖÖKORRALDUS

Esimeses peatükis andis autor ülevaate kaugtööst, selle arengutest ning uuringutest. Selles

peatükis asub autor uuringute tulemusi rakendama riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste

töökorralduse kujundamise aspektist. Selleks analüüsib autor kõigepealt riigi- ja kohaliku

omavalitsuse asutuste kultuuri ning teenistujate motivatsiooni, seob selle seejärel

juhtimiskultuuri ning missiooniga. Käsitlenud need teemad võtab autor vaatluse alla konkreetsed

töökorralduse ja asjaajamise reguleerimist vajavad aspektid.

2.1. Kultuur ja väärtused

Kõik inimesed on pärit oma minevikust ning teatud määral kannavad nad minevikku endaga

kaasas. Kaugtöö rakendamise seisukohalt riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes on see

konstateering vajalik niivõrd, kui see minevik võib avalduda organisatsioonikultuuris ning

töötajate eelistatavates töövahendites ja -meetodites. Kõige lihtsam on mineviku mõju vältida

sellega, et senised töötajad vahetatakse välja. 1994.a suvel näitas riigi valitsusasutustes

läbiviidud uuring, et eelmise kolme aasta jooksul, st alates Eesti taasiseseisvumisest 1991.aastal

oli välja vahetatud 73% asutuste tippjuhtidest, 45% keskastme juhtidest, 35% ametnikest-

spetsialistidest ja 33% tehnilisest personalist. Muudatuste käigus tuli riigiteenistusse küllaltki

palju noori. Nii olid nooremad kui 30-aastased 48% Välisministeeriumi, 31%

Rahandusministeeriumi, 27% Justiitsministeeriumi ja Kaitseministeeriumi töötajatest.110

110 Harry Roots ja Natalia Karotam (1996) Prelimenary Report of the Interviews. In: Evaluation of the Public Administration Needs 1995—1996. A National Seminar Work Document, May 15, 1996. EC/Phare; viidatud

50(181)

Noorte inimeste, kes pole varem avalikus sektoris töötanud, tööle võtmine (formaalses mõttes on

avalikust teenistusest õige rääkida alates 01.jaanuarist 1996.a, kui jõustus avaliku teenistuse

seadus) muudab kindlasti riigiasutuste organisatsioonikultuuri. Tõenäoliselt muutub see

tegusamaks, ründavamaks, võistluslikumaks ja riskialtimaks. Noorte värbamisega ei pruugi

kaasneda juhtimisega erialase kogemuse kaasamist ega sellele vastavaid oskusi.

1993.a sügisel tegid Eesti riigiametnikega seeria intervjuusid Maastrichtis asuva Euroopa

Avaliku Halduse Instituudi eksperdid. Ekspertide mitmed tähelepanekud puudutavad ka Eesti

ametnikkonna kvalitatiivseid näitajaid: 1) otsuste tegemine on liigselt tsentraliseeritud; 2)

asutusesisene info ei liigu ning kesk- ega allaste ei tea, mis tippastmel toimub; 3) tippjuhid

koormavad ennast liigselt detailidega; 4) kohustust, võimu ega vastutust ei delegeerita;

5) spetsialistid tegelevad ainuüksi väga kitsa valdkonnaga; 6) juhi ametikohale edutatud

ametnikud säilitavad ka uuel ametikohal spetsialisti hoiaku; 7) uued tippjuhid ei mõista juhtiva

töö olemust, ei saa aru oma uuest rollist, ei huvitu planeerimisest, analüüsist, otsuste tegemisest,

ametkonna üldise poliitika ja arengustrateegia väljatöötamisest; 8) alluvad jäetakse omapead,

juhid ei tunne alluvate probleeme, ei toeta neid kui vaja jne.111 Kui näitajad 7 ja 8 on justkui

ideaalsed eeldused kaugtöö rakendamiseks – kui alluv on omapead, siis võib ta seda olla ka

kodus -, siis näitajad 1—4 toovad ka välja põhjuse, miks noorte töötajate värbamine ei toonud

kaasa mingit kvalitatiivset muutust Eesti avaliku sektori töökultuuris. Ilmselt olid need noored

õppinud ikkagi vanade pealt või – kuna omal teadmised ja nägemus uuelaadsest juhtimisest

puudus – elasid lihtsalt senistesse rollidesse sisse. Näitaja 3 viitab mikro-juhtimisele, mis on

eelkõige omane juhtidele, kes on oma positsioonis ebakindlad.

Spetsialiseerumine ja selge töövaldkonna eristamine (vt näitaja 5) võib luua head eeldused töö

iseseisvumiseks ning kaugtööks. Kui spetsialiseerumine ületab kriitilist piiri, siis toob see kaasa

täiendava konsulteerimise ja kooskõlastamise vajaduse, mis tõenäoliselt pärsib nii

spetsialiseerumisest saadava tõhususe, kui ka võimalused kaugtööks. Suur konsulteerimise

vajadus muudab töötaja väga sõltuvaks kolleegide kättesaadavusest, sest iga toiming tuleb

Roots,H. Eesti bürokraatia järjepidevus ja uuenemine. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia kirjastus, (2000), lk 65--66 kaudu. 111 Roots,H. Eesti bürokraatia järjepidevus ja uuenemine. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia kirjastus, (2000), lk 67. Refereeritud osaliselt, niivõrd kui allikas nimetatud näitajad puutusid magistritöö teemasse. Autor.

51(181)

kooskõlastada. Suur kooskõlastamise ja nõupidamise vajadus eeldab töökorraldusena

kontoritööd ning tööajast rangelt kinnipidamist (see iseloomustab riigi- ja kohaliku omavalitsuse

asutuse organisatsioonikultuuri ka täna).

1997.a küsitleti SA Eesti Teadusfondi grandiprojekti N 1682 raames ligi 400 ametnikku.

Uuringu tulemusena selgus, et Eesti ametnike motivatsiooni kriitiliseks stiimuliks on

eneseteostuse võimalus, mitte ametniku (madal) palk. Ametniku motivatsiooni ei pärsi mitte

niivõrd ranged ettekirjutused, vaid selgete sihtide puudumine ning ametiülesannetega

kokkusobimatu töökorraldus. Kavandamise ja analüüsi osatähtsust ametniku töös peeti

uuringu tulemuste kohaselt väikeseks. Ametnikud on koormatud üle rutiinse ja juhuslikku laadi

tööga, mis ei võimalda neil realiseerida oma ametioskusi ega tagada ülesannete täitmise

kvaliteeti. Sellele vaatamata või just selle tõttu on ametnikud õpihimulised ning soovivad muu

hulgas omandada teadmisi, mida saab kasutada väljaspool riigisektorit.112

1990-date lõpp oli aeg, millal Eestis hakati tõlkima Ameerika juhtimiskirjandust ning paljud

ameerikalikud suundumused ilmnesid ka avaliku sektori reformipüüdlustes. Teisalt käidi

omandamas kogemusi Skandinaavias, Saksamaal ja mujal Kesk-Euroopas. Teiste riikide

juhtimiskogemuse ülevõtmise tuhinas oli väga ajakohane eelkäsitletud SA Eesti Teadusfondi

grandiprojekti N 1682 raames läbiviidud uuringu järeldus, et Eesti ametnikkonna hoiakud on

oluliselt erinevad sellest, mida eeldavad Mandri-Euroopa administratiivsüsteemid ja väga

suures osas ühtivad hoiakutega, millel rajanevad Skandinaavia riikide

administratiivkultuur (ühiskonnakeskne riigikäsitlus, suhtumine legalismi, tulemusele,

mitte protsessile, orienteeritus, egalitaarsed hoiakud jms).113

Hilisemaid uuringuid riigi- ja kohaliku omavalitsuse ametnike hoiakute ja motivatsiooni kohta

autorile teadaolevalt läbi viidud ei ole (välja arvatud asutusesisesed uuringud). Selle magistritöö

koostamise käigus läbiviidud uurimuses esitati ka mõned küsimused asutuste

organisatsioonikultuuri ja hoiakute suhtes. Küsitluse eesmärk ei olnud uurida asutuste

112 Sootla,G. Eesti Vabariigi valitsemis- ja haldusstruktuuride, nende töökorralduse ja ametnikkonna uurimine – sihtasutus Eesti Teadusfond grandiprojekti N 1682 lõpparuanne. - Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, (1999), lk 4—5. 113 Sootla,G. Eesti Vabariigi valitsemis- ja haldusstruktuuride, nende töökorralduse ja ametnikkonna uurimine – sihtasutus Eesti Teadusfond grandiprojekti N 1682 lõpparuanne. - Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, (1999), lk 4—5.

52(181)

organisatsioonikultuuri iseenesest, vaid üksikuid kaugtööga seotud tegureid. Mõningaid üldistusi

nende küsitluste põhjal siiski teha saab.

Esimene rühm küsimusi käsitles organisatsiooni iseloomustavaid näitajaid (vt Tabel 2, lk 52)

eelkõige kommunikatsiooni ja tööharjumuste aspektist. Muudest näitajatest ülekaalukalt

olulisemaks peeti tulemuste saavutamist ja tähtaegade järgimist, mitte tööajast kinnipidamist

(keskmine 5,77). Samuti ei peeta oluliseks töötamise kohta, vaid valitseb arvamus, et teenistuja

võib teha töö ära seal, kus ta seda kõige sobivamaks peab. Oluline on tagada informatsiooni

jõudmine teiste teenistujateni (keskmine 5,07). Samuti nõustuti rohkem väitega, et

organisatsioonis on inimesi, kellega ei ole võimalik vahetult suhelda, aga e-posti teel on võimalik

suhtlemist jätkata (keskmine 4,58), kui vahetuid suhteid kolleegide ja ülemusega. Tähtsusetuks

või töörahulolu vähendavaks peeti nii tööpäeva alustamist koos kolleegidega kui ka juhi

ametiseisundit kinnitavaid väliseid märke (ametiauto, kabinet jms).

Tabel 2: Organisatsiooni iseloomustavad näitajad (JusMin, SKA, TrtLV)

väide/küsimus/kriteerium �skaala (1—7) JusMin SKA TrtLV 1) Oluline on see, et töö saaks tehtud ja tähtaegasid järgitakse – millal töötaja selle töö konkreetselt ära teeb, ei ole oluline.

5,95 6,00 5,37 5,77

2) Töötaja täidab tööülesandeid seal, kus vaja – oluline on, et informatsioon jõuaks asutusse ja oleks teistele tööalaselt kättesaadav.

5,50 5,24 4,47 5,07

3) Organisatsioonis on mitmeid inimesi, kellega ei ole võimalik vahetult suhelda. Samas võimaldab e-posti teel suhtlemine nendega siiski koostööd jätkata.

5,50 4,51 3,74 4,58

4) Organisatsiooni seisukohalt on väga tähtis ülemuse ja alluva vahetu suhe – ülemuse isiklik eeskuju ja juhised loovad tööülesannete täitmiseks vajalikud eeldused.

4,40 4,35 4,92 4,56

5) Kõige suurema väärtuslikum osa infost – asjad, mida ei oska küsida - jõuab kolleegilt kolleegile juhuslikult kokkusaamiste, nõupidamiste või eraviisilise vestluse käigus.

3,90 4,43 4,12 4,15

6) Igapäevased kontaktid kolleegidega annavad võimaluse erialaselt ennast arendada ning on peamiseks põhjuseks, miks üldse selles asutuses töötatakse.

3,90 4,41 4,15 4,15

7) Tööülesannete täitmisel on väga palju koordineerimist ja kooskõlastamist ning ühe töötaja füüsiline eemalolek takistab oluliselt teiste töötajate tööd.

3,30 3,53 4,12 3,65

8) Ametiruum (ja vormiriietus) ei ole vajalikud niivõrd inimestele, vaid ametnikule endale, et ta tunneks ennast organisatsiooni liikmena.

2,70 3,86 3,28 3,28

9) Kõige parem stiimul tööpäeva alustamiseks on pooltund kolleegidega, kogunemine, hommikukohvi joomine vms. See annab emotsionaalset tuge ja tööks vajalikku teavet.

2,50 3,24 3,74 3,16

10) Ülemuse kabinet, ametiauto, sulepea jt mängivad olulist rolli ametisuhte ja rollijaotuse kujunemisel ning aitavad kaasa ülesannete täitmisele.

1,75 1,89 2,21 1,95

Need tulemused langevad üllatavalt täpselt kokku 1997.a läbiviidud intervjuude tulemustega.114

Uuritavate asutuste teenistuja tahab ise otsustada oma töö aja ja koha üle, laskmata silmast

eesmärki. E-post on laialt tunnustatud töövahend, kui kolleegiga tekkinud konflikt või töö

erineva ajaline ja ruumiline korraldus ei võimalda vahetult suhelda, aga ka tavalises olukorras.

114 Autor rõhutab siinjuures, et selle uuringu tulemused said talle teatavaks peale Tartu Linnavalitsuse, Justiitsministeeriumi ja sisekaitseakadeemia uuringute läbiviimist ning seetõttu selle uuringu tulemused ei saanud mõjutada autori enda uurimuse probleemipüstitust ega järeldusi. Autor.

53(181)

Madal hinnang ülemuse välistele võimutunnustele on seostatav egalitaarse

organisatsioonikultuuriga.

Teine rühm küsimusi käsitles organisatsiooni väärtusi ja töökorraldust (vt Tabel 3, lk 53).

Organisatsiooni väärtustest oli vankumatult esikohal eesmärkide saavutamine ja klientide

(üldsuse, üliõpilaste, teiste riigiasutuste või linnaelanike, sõltuvalt vastajast) rahulolu (keskmine

6,06) ning sellele järgnes 1,14 punktise vahega hea töökeskkonna loomine (keskmine 4,92).

Sellest võib järeldada, et asutused on koondanud endasse keskmisest enam inimesi, keda

motiveerib asutuse eesmärkide saavutamine ning kes näevad selles eneseteostuse viisi (vt 1997.a

uuringu tulemustega). Kõige vähem nõustuti väitega, et organisatsiooni väärtuste või kultuuri

hulka võiks kuuluda teenistujate alandlik suhtumine ja juhtide enesetähtsustamine (keskmine

1,96).

Tabel 3: Organisatsiooni väärtused ja töökorraldus (JusMin, SKA, TrtLV)

väide/küsimus/kriteerium �skaala (1—7) JusMin SKA TrtLV 1) eesmärkide saavutamine ja klientide rahulolu (uuringute tulemused) 6,00 6,14 6,03 6,06 2) hea töökollektiivi loomine, töötajate vastastikkused suhted ja meeldiv töökeskkond 4,05 5,57 5,14 4,92 3) kord ja protseduuride järgimine, tööajast kinnipidamine 3,80 4,16 5,02 4,33 4) kindlate rollide täpne täitmine ja rollid oleksid täpselt paigas 4,00 4,50 4,10 4,20 5) töötajate rahulolu, töö- ja pereelu ühitamine ning kultuurilised üritused 3,05 4,97 4,12 4,05 6) ühise vaenlase tunnetamine ja kõrge motivatsioon tema hävitamiseks 2,60 2,49 2,55 2,55 7) töötajate alandlik suhtumine ja juhtide enda tähtsustamine 1,70 2,14 2,03 1,96

Eesmärgi kõrval oli organisatsioonide keskseks väärtuseks hea töökollektiivi loomine. Kui

kolleegid ei puutu igapäevaselt vahetult kokku, siis tekkib küsimus, mis on see, mis neid

omavahel seob, mis loob meeskonnatunde. Vastus sellele küsimusele saab aluse põhjusest, miks

inimesed sellesse organisatsiooni üldse on kogunenud. Kui oleks tegemist sõpruskonnaga, siis

seoks ilmselt vastastikkune sümpaatia. Nii varasemad kui ka selle magistritöö raames läbiviidud

uuringud näitavad, et sidusaineks on organisatsiooni eesmärk. Organisatsiooni eesmärkide

saavutamine ei olegi võimalik ilma, et organisatsiooni eesmärk ja missioon oleksid täpselt

määratletud. Kui ühine eesmärk ja missioon ongi need, mis inimese üheks organisatsiooniks

seovad – mitte ruumiline lähedus – siis on need juhtimise instrumentidena senisest tunduvalt

olulisemad.

54(181)

2.2. Missioon ja eesmärk

Missioon ja eesmärk loovad vaimse ühtsuse inimeste vahel, on koostöö sihiks ja aluseks ning

samuti ühiseks pinnaks konflikti lahendamisel. Missioon ei tohi olla vormitäide, vaid selle

sõnum peab puutuma organisatsiooni liikmete südametesse – sellisel juhul on tal tugev

isereguleeriv ja integreeriv toime.

Missioon peab ütlema midagi organisatsiooni sotsiaalse rolli kohta; näiteks "…oleme ainus

kõrgemaid riigiametnikke koolitav asutus Eestis, kuid seda suuremat rõhku ja tähelepanu peame

pöörama selle õppe kvaliteedi tagamisele".

Missioon peab ütlema midagi inimeste kohta, see tähendab nende pürgimuste ja standardite

kohta. Missioon peab vastama küsimusele, mis seob selle töökoosluse liikmeid kokku siis, kui

täna sihiks seatud ülesanne on täidetud. Seetõttu peab asutuse missioon kajastama inimeste enda

tõekspidamisi, väärtusi ja hoiakuid (ja neid väärtusi ja hoiakuid mõnel määral ka kujundama).

"Sada või enam aastat tagasi asutatud firmade juhid ja asutajad ei sidunud oma

väärtushinnanguid konkreetsete toodete, teenuste või tööülesannetega. Nad teadsid või

tajusid, et töökoosluse elueesmärk ei ole toota mingit toodet või osutada mingit teenust, vaid

ellu jääda, töökooslusena püsida. Nende manifestides olid väärtushinnangud ja eetilised

tõekspidamised, mis on sarnased tänapäeva “äripõhimõtete manifestidele” või mõne

religiooni õpetusele. Selle firma praegused ja tulevased liikmed peavad need

väärtushinnangud omaks võtma, vastasel juhul ei teeni nad ära oma kohta selles firmas.115

Justiitsministeeriumi missioon "Justiitsministeeriumi põhiülesanne õigusriigi printsiipe ja

põhiseadust ning ühiskonna arengut järgides kujundada terviklik õigussüsteem, et tagada

õiguskindlus ning igaühe õiguste kaitse ja igaühe õigusteadlikkus. Õigus on õigluseni jõudmise

vahend!" võib osas "kujundada terviklik õigussüsteem" ühel päeval ammenduda. Tõepoolest, see

võib olla Justiitsministeeriumi strateegiline eesmärk, kuid tema tegelik missioon, niivõrd kui see

eeltoodud tsitaadist nähtub, on kätketud just väärtustesse "õiglus", "õigusriik", "õiguskindlus" ja

115 Geus,A Elav ettevõte. – M.Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese, (1999), lk 135.

55(181)

"õigusteadvus". Need on ilmselt väärtused, mis seovad Justiitsministeeriumi ametnikke ning

hoiavad seda organisatsiooni koos ka siis, kui õigusloome aktiivne periood Eestis mööda saab.

Tartu linna missioon "Tartu linna missioon on kindlustada elanikele, asutustele, ettevõtetele,

organisatsioonidele ja külalistele majanduslikult, sotsiaalselt ning ökoloogiliselt turvaline ja

esteetiliselt nauditav keskkond ja osutada kõrgekvaliteedilisi teenuseid," on väga ülesandekeskne

ning tiivustab ilmselt vähem kui moto "Tartu, heade mõtete linn". Võimalus olla osa arenevast

organisatsioonist, kus väärtustatakse häid mõtteid, mille rakendamine parendab linnaelanike

heaolu, on tõenäoliselt palju inspireerivam. Just soov tagada linnaelanike rahulolu ja parendada

nende olukorda, on see keskne väärtus, mis hoiab linnavalitsuse organisatsiooni koos.

Hea missioon kasvab välja organisatsioonist enesest. Head missiooni ei saa juhtkond sõnastada

ajurünnaku tagajärjel väljasõiduistungil linnalähedasse puhkekeskusesse. Samas peab keegi selle

kirja panema ning tõenäoliselt on selleks juhtkond. Missiooni sõnastamisel peaks silmas pidama,

et missioon oleks organisatsiooni missioon, mitte juhtkonna oma. Seega tuleks võimaluste piires

kaasata kõiki töötajaid.

Missiooni sõnastamise järgselt peavad kõik juhtkonna otsused olema missiooniga kooskõlas ning

neid tuleks põhjendada lähtuvalt missioonist. Igasugune juhtkonna kõrvalekaldumine missioonist

on ilmne ja oluline ohumärk organisatsiooni liikmetele. Kultuuri ja vaimse ühtusse kujundamise

aspektist ei ole oluline mitte tegelik formaal-loogiline, süstemaatiline, grammatiline,

teleoloogiline, ajalooline vms vastuolu missiooniga, vaid see, kas organisatsiooni liikmed

subjektiivselt tajuvad vastuolu või mitte. Eeltoodu ei tähenda, et juhtkonna tegevus ei pea olema

formaal-loogilises, süstemaatilises, grammatilises, teleoloogilise või ajaloolises kooskõlas

missiooniga, kui organisatsiooni liikmed seda kooskõlas olevana tajuvad.

Missioon, eriti kaugtöötaja jaoks, on kõige üldisem tööjuhis. Samas tuleb missioon töötajani viia.

Missiooni töötajani viimiseks on mitmeid vahendeid. Kui asutuse keskseks väärtuseks on ausus,

siis aitavad seda väärtust töötajani viia lood altkäemaksust keeldumisest, valetamisega vahele

jäänud töötajate väljaheitmisest või kasvõi märgi "OLEN AUS AMETNIK" kandmine. Asutuse

sümboolika kasutamine on oluline kõigi asutuse töötajate jaoks, kuid kaugtöötaja jaoks on kodus

hommikukohvi joomine asutuse märgiga kohvitassist või märkmete tegemine asutuse logoga

56(181)

pastakaga või asutuse logoga rõõmus ekraanikaitse olulised emotsionaalsel tasandil kontaktid

organisatsiooni ja selle missiooniga.

2.3. Juhtimiskultuur

Kaugtöö vormis töötav töötaja muutub isejuhtivamaks. Kõige olulisem tööalane juhis tema

tegevuseks on asutuse missioon ja eesmärk (vt ülalpool). Kaugtöö puhul ei pruugi õnnestuda

töötajale väga täpseid reegleid kehtestada ega üksikjuhtudel töötajat väga täpselt suunata ning

töötaja pidev kontrollimine võib hävitada kogu kaugtöö kasuliku mõju. Seetõttu tuleks kaugtöö

vormis töötava töötaja juhtimisel eelistada üldiste käitumisjuhiste andmist.

Näide: Sisekaitseakadeemias valmistati 2000.a ette ja arutati "Töökorralduse üldeeskirja"

kehtestamist. See eeskiri oleks reguleerinud asutusesisest töökorraldust selles osas, mis on

töösisekorraeeskirjade ja asjaajamise korraga kehtestamata. Eeskirja ei ole siiamaani

kehtestatud, kuid selle kavandi 31.jaanuari 2001.a redaktsioonis on sõnastatud mõned üldised

käitumisjuhised töötajale, mille tsiteerimine võiks olla siinkohal sobiv:

" 5. Asjakohasuse põhimõte. Töötajate täidetavad ülesanded peavad vastama asutuse

eesmärkidele ja ülesannetele ja olema suunatud nende saavutamisele ja täitmisele

(asjakohasus). Asutuses kogutakse ja dokumenteeritakse asjakohased ja asutuse tegevuseks

vajalikud andmed.

6. Olulisuse põhimõte. Töötajad tegelevad ennekõike asutuse ja nende töö seisukohalt

oluliste küsimustega, koguvad ennekõike olulise informatsiooni ja teabe ning tagavad selle

säilimise. [--]

7. Tulemuslikkuse põhimõte. Asutuses tehtav töö, sealhulgas andmete kogumine ja

säilitamine, peab olema tulemuslik, see tähendab andma parema tulemuse, kui sellele

kulutatav ressurss. Tulemuslikkust hinnatakse asutuse mastaabis pakutava teenuse või

saavutatava tulemuse aspektist, see tähendab töötaja töö on tulemuslik, kui sellega

vähendatakse tema enda või teiste töötajate töö mahtu enam, kui töö tegemata jätmise korral,

arvestades vea võimalust. See ei mõjuta õigusaktidega pandud kohustuste nõuetekohast

täitmist. 8. Arvestavuse põhimõte. Töötaja peab arvestama oma töö tegemisel üliõpilaste ja teiste

töötajatega. Töötajate vahelise koostöö raames toimuva suhtlemisega ei või takistada ega

oluliselt häirida teise töötaja tööd."

57(181)

Seoses kaugtöö rakendamisega on peamiseks hirmu või vastuväitena esitatud, et juht kaotab

kontrolli juhitava üle. Traditsioonilise juhtimiskäsitluse kohaselt on üheks juhi viiest ülesandest

töö tegemise kontrollimine. See juhi ülesanne tugineb eeldusel, et alluvad ise ilma kontrollita

tööd ei tee. Kaugtöö korral kardab juht kontrolli kaotada.116

"Juhid kardavad kõige rohkem seda, et koju minevad inimesed "kaovad" ning tähtaja

saabudes pole nad midagi teinud. Seetõttu oli alguses karm kontroll igal hommikul

sisselogimise ja online-oleku üle vajalik. Kiiresti sai selgeks, et see on ülearune ja inimesed,

kes teavad, minda nad teevad, suudavad seda teha ka kodus."117

Douglas McGregor oli esimene, kes tõi välja selge eristuse juhtimisstiilides ning suhtumises

alluvatesse. Hirm, et alluvad ei taha tööd teha ning et neid tuleb kontrollida, on omane ainult

ühele võimalikest juhtimisstiilidest, mida Douglas McGregor nimetas X-teooriaks118. Samas tõi

ta oma ainsas, kuid maailma vallutanud, raamatus "The Human Side of Enterprise" ka teisese

võimaliku lähenemise, mida tema ise nimetas Y-teooriaks119. Selle lähenemise kohaselt on

töötajad motiveeritud ning tahavad tööd teha. Sellise juhtimisfilosoofia korral võib kontroll

traditsioonilisel kujul hoopis pärssida töötajate motivatsiooni ning vähendada töö tulemuslikkust.

Y-teooria kohaselt on juhi ülesanne koos alluvatega seada eesmärke, kooridineerida ja toetada

ning anda alluvale tagasisidet tema senise edu kohta – luua tööks sobiv kliima. See tähendab, et

mitte juhil ei ole vaja alluvat kontrollida, vaid alluv vajab ise juhi toetust ja tagasisidet. Y-teooria

mõistevaramusse kuulub ka asutuse ja isiku eesmärkide ja huvide tasakaalustamine – see on

kaugtöö rakendamise kõige sagedasem põhjus seni Eestis aset leidnud juhtumitel120.

Selle magistritöö koostamisel läbi viidud uurimused näitavad, et uuritavate asutuste teenistujad

olid orienteeritud eesmärgi saavutamisele ning nemad ise vajasid vahetut sidet juhtidega (vt

Tabel 2, lk 52 ja Tabel 3, lk 53). Ka intervjuud juhtidega (lisad 1—5 ja 7) näitasid, et mõõdikud

116 Leiten,L. "Juhid kardavad kontrolli kaotada". – Äripäev 28.mai 2003.a; samal teemal Elenurm,T. "Kaugtöö väljakutse juhile". – Äripäev 12.märts 2003.a; Elenurm,T. "Kodutöö eeldab kohusetunnet". – Äripäev 30.aprill 2003.a. 117 Einama,K. Kodukontor. Töötan seal, kus tahan. – Tallinn: Äripäeva kirjastus, (2002), lk 128. 118 McGregor,D. The Human Side of Enterprice. – Boston: McGraw-Hill, (1985), p 33. 119 McGregor,D. The Human Side of Enterprice. – Boston: McGraw-Hill, (1985), p 45. 120 vt taustauuringut jagu 3.1, lk 87; samuti McGregor,D. The Human Side of Enterprice. – Boston: McGraw-Hill, (1985), p 33.

58(181)

on seatud just tulemuste mõõtmisele ning protsesse ei ole esmatähtis. Suuresti kajastasid juhtide

argumendid just Y-teooria põhimõtteid. Sellest võib järeldada, et kontrolli probleem kaugtöö

rakendamisel ei ole oluline.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach ütles: "Minu jaoks algavad vastused

mõlemale küsimusele ühest asjast ja see asi on, et õppejõud on täiskasvanud inimene, kellel

on vastutus ja kellel on eneseteadvus. See tähendab, et ta planeerib oma elu ning ta vastutab

ka selle eest, mis on selle tulemus. Kui ta seda ei tee – üks kõik kumba pidi – siis see tuleb

varem või hiljem välja ning mitte väga kauges tulevikus."

Kaugtöös nähti ohtu ainult siis, kui puudub usaldus töötaja vastu, ehk kui töötaja ise oma

käitumisega õigustab X-teooria meetmete rakendamist. Mitte kõigi juhtide jaoks ei tähendanud

see aga töötaja füüsilist kohalolekut. Ka need juhid, kes pidasid vajalikuks töötaja füüsilist

kohalolekut, nimetasid emotsionaalseid põhjuseid (juhi hingerahu), mitte ratsionaalseid

kaalutlusi.

Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna arvas: "Kui on inimene, kellel on probleeme

ülesannete täitmisega, tähtaegade järgimisega, siis ma nagu tunnetan, et ma tahaks, et ta

oleks mu kõrval, et ma siis rohkem juhendaksin ja küsiksin, kui kaugele ta on jõudnud. Mingil

määral see kaugtöö sõltub ka isikust, kas ma võin ikkagi usaldada, et ta kodus töötab. Mingil

määral on see vahetu ülemuse tunnetuslik otsustus."121

Sisekaitseakadeemia avaliku õiguse õppetooli juhataja Monika Mikiver selgitas: "Kui mõne

töötajaga on probleeme või mul on tema suhtes kahtlus, siis püüan temaga rohkem kontaktis

olla. See kontakt võib olla ka MSN-i kaudu või kui ta siin käib. Rohkem küsida, et kuidas

asjad on edenenud jne. Ma ei nõuaks, et töötaja peab kogu aeg töökohal olema. Ma ei näe

seost."122

Juhi rolli töö kontrollimisel õigeks mõistmiseks tuleb mõtestada lahti ka töö sisu kui selline. Kui

töö seisnebki mingil ajal mingis kohas olemises – nt vangivalvur, korrapidaja või öövaht oma

postil, õppejõud loengus –, siis on vahetu kontroll ilmselt põhjendatud. Mitte kõik tööd riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutuses ei ole sellise iseloomuga. Kui töö seisneb probleemi 121 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Priidu Pärna'ga, lisa 2. 122 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga, lisa 1.

59(181)

lahendamises, andmete analüüsi põhjal järelduste tegemises vms, siis evib pelgalt töötaja

töökohal olek marginaalset tähendust. Spetsialisti ja juhi tööalane suhe ja kontroll sõltuvad

sellise töö korral suuresti sellest, kas juht ise on valdkonna spetsialist või generalist.

Valdkonna spetsialistist juht suudab sõnastada täpselt ja õigesti eesmärgi ja tööülesande, määrata

õigesti selle täitmise mõõdikud ning vajalikud ressursid ning hinnata õigesti tulemust või sellest

kõrvalekaldumise põhjuseid. Ükski eelnevatest ei eelda juhi ja alluva viibimist samas ruumis.

Kui generalistist juht ei suuda sõnastada spetsialisti jaoks mõistetavat ja selget eesmärki, täpset

tööülesannet ega seada täpseid mõõdikuid, siis ei ole tal võimalik hinnata ka seda, kas spetsialist

üleüldse tegeles tema antud ülesandega, kui palju ta vajas selleks ressursse ega seda, kas tulemus

saavutati. See kommunikatsiooniprobleem ei sõltu juhi ega alluva viibimisest ühes ruumis. Küll

võib sellise juhi jaoks asendada pidev kommunikatsioon alluvaga tulemust ennast; tekitada

tunda, et sai tehtud väga palju tööd. Kui organisatsioon on tervikuna orienteeritud tulemusele,

siis ei anna juhi rahulolu pingelistest tööpäevadest organisatsioonile vajalikku tulemust ning taas

pole vahet, kas teenistuja töötas kaugtöö või püsitöö vormis.

Eelnev põhjal leiab autor, et juhi ja alluva töösuhte ning tulemuse saavutamise seisukohalt ei

sõltu koostöö tulemuse sellest, kas töötatakse kaugtöö või püsitöö vormis, vaid sellest, kui hästi

suudab juht sõnastada alluva jaoks eesmärgi, tööülesande ja mõõdikud ning neid kontrollida.

Organisatsiooni või struktuuriüksuse juhtimine seab juhi paratamatult olukorda, kus ta ühel või

teisel korral peab märkama ja lahendama töötajate vahelisi konflikte. Kaugtööga seoses võivad

konfliktid jääda kergesti märkamata või nende lahendamine kaugtöö vahendite abil võib osutuda

keeruliseks.

Kui vahetu suhtlemise korral peab juht suutma aimata konflikte õhust, siis kaugtöö korral peab ta

suutma ennem neid lugeda ridade vahelt. Mõlemal juhul on konflikt selle õige tunnetamise ja

lahendamise ajal veel latentses faasis. Konflikti kindlakstegemise metoodika on erinev. Teisalt

saab juht organisatsioonikultuuri otsekohesemaks ja siiramaks muutmisega ise aidata kaasa

sellele, et töötajad räägivad talle õigeaegselt oma muredest, kahtlustest ja probleemidest.

60(181)

Sisekaitseakadeemia avaliku õiguse õppetooli juhataja Monika Mikiver: "[--] kui kellelgi oli

mingi mure või kellelgi oli mingi küsimus, siis nad võtsid ikka ise ühendust. Ma ise ei ole küll

MSN-is teemat algatanud, et küsida, kas kellelgi on mure, aga võib-olla on see viga. Võib-olla

peaks kord nädalas MSN-is küsimuse algatama ja küsima, et "Kuidas siis läheb?" või "Kas

mure on?". Ma arvan, et kui inimeste vahel on hea suhe, räägivad nad oma probleemidest ja

edusammudest siiski ka siis, kui seda mitte nii otse küsida, ja vastupidi."123

Lisaks konflikti tunnetamisele on tihti juht ka see isik, kes peab konflikti lahendama. Konflikti

lahendamine ei seisne ainult sõbraliku e-kirja saatmises palvega rahuliku meelega edasi töötada.

Lisaks konfliktidele töötajate vahel tuleb juhil lahendada ka muid ebameeldivaid asju. Seda,

milliseid ebameeldivaid asju saab lahendada telekommunikatsioonivahendite abil – töötagu

inimene kaugtöökohal või püsitöökohal – sõltub sellest, kas keeruline küsimus eeldab eelkõige

ratsionaalset või emotsionaalset argumentatsiooni.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach selgitas vastuseks küsimusele, kas raskeid

juhtimisasju on lihtsam ajada e-posti teel: "Ma arvan, et asjad jagunevad kaheks 1) on

ebameeldivad asjad, mida sa saad niimoodi ajada ning need reeglina on formaalsemad ning

ei ole reeglina seotud inimeste või hoiakutega või selliste pehmemate asjadega ja 2) on

ebameeldivaid asju, mida ei saa ega tohigi elektrooniliste või masinlike kanalite kaudu ajada,

vaid mille puhul – nii ebameeldiv, kui see ka pole – sa lihtsalt pead sinna "põllu peale" kohale

minema; "torkama näpu sinna sipelgapessa" ja vaatama, mis siis toimuma hakkab. Minul on

lihtsam minna inimese juurde, kui ei ole väga markantsed inimesed ja väga markantsed

situatsioonid, aga neid on minu jaoks väga harva."124

Eelneva juhi ülesannete – mitte ainult keeruliste küsimuste lahendamise – võibki

süstematiseerida kahe näitaja – ratsionaalsuse ja emotsionaalsus – abil nelja välja maatriksisse

(vt Joonis 5, lk 61).

Juhi ülesanne on mõjutada alluvat täitma tööülesandeid võimalikult hästi. Mõjutamine tähendab

suhte kahe osapoole vastastikkust võimet põhjustada suhte teise poole teatud viisil käitumist või

123 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga, lisa 1. 124 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga, lisa 4.

61(181)

reaktsiooni.125 Juhi ja alluva suhet mõjutab kõige enam juhtimisstiili vastastikkune sobivus.

Ainult juhul, kui juht ja töötaja tajuvad juhtimisstiili elemente ühte moodi, võib juhi mõju

töötajale olla tõhus ja viia eesmärkide saavutamisele, vastasjõudu tekitamata. Ebaõnnestumine

suhtluslaadi või juhtimisstiili valikul on juhi viga, kuna just juhi ülesanne on juhtida protsessi,

sealhulgas tagada õige, adekvaatne ja ladus suhtlemine.

Joonis 5: Ratsionaalsus ja emotsionaalsus juhi ülesannete täitmisel

Juhtimisstiili tajumise korrespondeerimine on oluline juhtimisinstrumentide varjatud tähenduse

tajumisel. Demokraatliku juhtimisstiiliga juht jätab alluvale suure otsustusruumi, konsulteerib

alluvatega kõigis olulistes küsimustes ning delegeerib muud ülesanded ning tahab saada

informatsiooni üksnes tulemuste või ebaõnnestumiste kohta, adudes ise seda usalduse ja tõhusa

meeskonnatööna. Autoritaarse juhtimisstiili eelistavad ja juhtimisinstrumente selle läbi

tõlgendavad alluvad näevad eelnimetatud toimingutes juhi suutmatust ja soovimatust otsustada,

kontrolli puudumist, meeskonna hajumist ja juhtimise puudumist. Sama kehtib ka vastupidi.

Vahetu suhtlemise korral saavad nii juht kui ka töötaja nii-öelda "aimata õhust" teise

suhtluspoole arusaamasid. Kaugtöö meetodil meeskonda juhtiv juht võib alles tähtaja künnisel

avastada, et suurem osa tema alluvaid on jätnud oma tööülesande sisuliselt täitmata ning petnud

125 French,J.R.P., & Bertham,R. “The Bases of Social Power” . – Dorwin P. Cartwright (ed), Michigan: Institute for Social Research, The University of Michigan, (1959), p 150.

eelkõige ratsionaalsel argumentatsioonil tuginevad juhtimisülesanded, kus

oluline on selgitada, põhjendada või esitada muid ratsionaalseid argumente;

nt - erilise töökäsu andmine, - reeglist erandi tegemine.

ülesanded, kus juht peab kombineerima nii ratsionaalsed põhjendused kui ka

emotsionaalsed põhjendused ja kaastunde, näitama välja hoolivust; nt

- töötajate koondamine, - töötaja karistamine.

ülesanded, mis reeglina ei eelda juhilt ei ratsionaalset ega emotsionaalset

põhjendamist ega hoolivuse näitamist; nt

- rutiinse töökäsu andmine, - andmete ja teabe küsimine, - andmete ja teabe edastamine.

ülesanded, mis eeldavad juhilt hoolivuse väljanäitamist, kaastunnet või

rõõmu jagamist, meeskonnatunde loomist; nt

- õnnitlemine sünnipäeval, - kaastunne leina korral, - vigastatud töötaja külastamine.

ratsionaalsus

emotsionaalsus, empaatiavõime

62(181)

tema usaldust; samas kui alluvad leiavad, et neid pole piisavalt juhendatud, konkreetseid

ülesandeid antud, huvi nende tegevuse vastu ilmutatud.

Kaugtöö puhul tuleb arvestada, et siin ei ole juhuslik kontakt tõenäoline ning juhi võimalused

saada teada töötajate väärtõlgendustest ja tegevusetusest oluliselt piiratud. Juht peab olema

aktiivne ning kutsuma esile "juhuslikke" küsimusi, sealhulgas muu diskussiooni raames.

Sealjuures ei tohiks juht piirduda konkreetse tööülesande täitmise eesmärgiga – mis on

vaieldamatult oluline – vaid taotlema töötaja tööstiili muutumist avatumaks, et töötajad ise

esitaksid küsimusi. Pikas perspektiivis on see ainuke viis koostööd säilitada ning tõenäoliselt ka

tõhustada.

Mõne aja vältel võib juhil olla võimalik hoida alluvat hirmu all, mis sunnib alluvat pingutama.

Samas tekitavad hirmutamine ja käskimine alluvas tugeva vastasjõu selle hirmu alt pääseda.

Niisugustel juhtudel on tõenäoline, et alluv lakkab töötamast, kui juhi vahetu mõju temale on

lakanud.126 Sund ei ole kaugtöö korral sobiv mõjutamise vahend.

Kaugtöö ei tähenda kaugeltki alluva mõjutamisest loobumist, vaid see asendatakse teiste

meetoditega. Eelkõige on selleks eesmärgi ja ülesannete täpne sõnastamine ning konkreetsete

tähtaegade ja mõõdikute seadmine (tulemusjuhtimine). Kui juht on harjunud iga päev alluva

juurest läbi astuma ning küsima, kuidas tal üks või teine töö edeneb, ei ole mingit põhjus jätta

kaugtöö korras töötavale alluvale korra päevas helistamata või temaga mõned laused

suhtlustarkvara kaugu vahetada (vt Monika Mikiver'i arvamust lk 59).

Suured ja olulised dokumendid ei valmi ühe päevaga ning juht võib paluda alluval saata endale

iga paari päeva tagant dokumendi uue redaktsiooni (kusjuures töötamise kindlustamiseks piisab

reeglina kohustusest uus versioon saata, isegi kui juht neid üksnes pisteliselt loeb, kuid aeg-ajalt

tuleks anda sisulisi juhiseid ja soovitusi). Samuti võib nõuda alluvalt iga tööpäeva või nädala

kohta olulisimate saavutuste või tööde aruannet. Kuigi dokumendi saatmise või aruande

esitamisega saab juht tööks vajalikku informatsiooni (vt Andres Johannsoni arvamust lk 125), on

nende juhtimisvahendite tähtsus teine. Oluline on see, et töötaja ise saab aruannet koostades või

dokumenti esitades tagasisidet selle kohta, kui palju ta tegelikult tööd on teinud.

126 French,J.R.P., & Bertham,R. “The Bases of Social Power” . – Dorwin P. Cartwright (ed), Michigan: Institute for Social Research, The University of Michigan, (1959), p 154.

63(181)

Sisekaitseakadeemia haldusprorektor Andes Johannson: "Näiteks see, et ma olen andnud

haldusala inimestele ülesande, et teeme järgmise aasta tööplaani. Kui ma sellelt töötajalt

küsin "Kuidas Sul tööplaani koostamine läheb?" – kuigi tähtpäevani on veel aega – siis tema

miimikast, tema vastusest, tema käitumisest loen ma välja, kas ta tegelikult tegeleb selle

asjaga või mitte. Telefoni teel, e-posti teel ammugi, ei ole võimalik seda selgeks teha. Milleks

seda vaja on? Juhil on vaja kindlust, et inimene tegeleb selle asjaga, et ta ei jäta seda

viimasele päevale, mis tegelikult mõjub asja kvaliteedile halvasti. See on see positiivne pool,

et ma saan järeldada inimesega vahetult suheldes, mis faasis mingi asi on [--]"127

On levinud arvamus, et paiktöö korral annab juht korraldusi, töökäske ja juhiseid reeglina

suuliselt, kaugtöö korral antakse neid kirjalikult. Magistritöö koostamise raames läbi viidud

uurimuse tulemuste seas selgus, et mitmed töötajad arvavad, et kaugtöö parandaks nende

töötingimusi just selletõttu, et igast ülesandest ja selle täitmisest jääb märk maha. Töötajad

tunnevad ennast seetõttu kaitstumana (vt allpool). See ei pruugi õige olla, sest korrektselt antud

töökäsk on ka paiktöö korral kirjalik (kirjalik resolutsioon resolutsioonilehel või täidetaval

dokumendil, eraldi dokumendina töökäsk või koosolekul protokollitud töökäsk). Iseasi, kui palju

juhid Eestis täna kirjalikku töökäsku kasutavad ja millises osas antakse töökäsk suuliselt. Ainuke

erinevus võib seisneda töökäsuga kaasnevas emotsionaalses momendis, kui juht tahab rõhutada

ülesande olulisust või konfidentsiaalsust või saada töötaja reaktsioonist kinnitust, et viimane teda

õigesti mõistis.

2.4. Töökorraldus

Paljud riigiasutuste ametnikud ja teenistujad faktiliselt töötavad kaugtöö põhimõttel, seda ise

hoomamata. Märkamatult on tekkinud organisatsioonikultuuri elemendina tava edastada

dokumente läbivaatamiseks ja küsimusi kaastöötajatele e-posti vahendusel. Helistamist või

kabinetti astumist peetakse mõnikord ebaviisakaks, pealetükkivaks kaastöötaja häirimiseks. Neid

vahendeid võib kasutada üksnes kiiretel juhtudel. Ka kiiretel juhtudel on eelistatud

suhtlustarkvara (MSN Messenger, AOL Messenger jt) kasutamine. Kui dokumendid ja

küsimuse/vastused edastatakse e-posti teel, siis on ainsaks takistuseks kodutöö tegemisel

juurdepääs keskselt hallatavatele andmetele. Niivõrd, kui üha enam andmeid on olemas

127 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Andres Johannson'iga, lisa 3.

64(181)

elektrooniliselt, puudub vajadus asutuses füüsilise kohaloleku järgi. Eelnevalt nimetasime

infotehnoloogiavahendite kasutamist asutusesiseses töös internseks kaugtööks. Erinevus internse

ja eksternse kaugtöö vahel seisneb vahemaa suuruses ning võimaluse reaalselt kokku saada

säilimises internse kaugtöö korral. Eksternse kaugtöö korral on reaalne kokkusaamine oluliselt

takistatud.

Infotehnoloogia vahendite kasutamine asutuste töökorralduses tähendab ka vajadust mõningal

määral reguleerida nende kasutamist. Need reeglid on valdavalt määratud organisatsiooni

kultuuri ja tavadega. Oleks küllaltki haruldane lugeda asutuse sisekorraeeskirjast, et teenistuja on

kohustatud jooma teistega koos hommikukohvi. Siiski võib see olla välja kujunenud tava, mille

eirajatesse suhtutakse kolleegide poolt halvakspanuga - "Hoiab eemale!"

Järgnevalt on toodud tabel Justiitsministeeriumis ja Sisekaitseakadeemias kasutatavates

töövahenditest (vt allpool). See tabel näitab, et kõige enam kasutatakse tööalaselt e-posti. Selle

ligulähedaselt sama palju planeeritud koosolekuid ja telefoni. Suhtlustarkvarasse ning e-

aruteludesse suhtutakse ükskõikselt ning need ei ole täna veel valitsevad kommunikatsiooniva-

hendid nendes asutustes.

Tabel 4: Töökorralduslikud meetodid ja vahendid (JusMin, SKA)

väide/küsimus/kriteerium JusMin SKA 1) e-kiri. Küsimuse kohta saadetakse e-kiri, milles selgitatakse küsimuse tausta ning algataja mõtet või ettepanekut, palutakse kommentaare. Tavaliselt on märgitud vastamise tähtpä…

4,95 5,17 5,06

2) planeeritud koosolek. Koosolekud on pikaks ajaks ette määratud ja kõigile asjaosalistele teada. On päevakord ja küsimused arutatakse enne juhtiga ükshaaval läbi. Osalejatel on kü...

5,42 4,59 5,01

3) telefon. Suhtlemine telefoni teel võimaldab saada teada teise inimese arvamuse või seisukoha või temaga konsulteerida, oma tööarvuti juurest eemaldumata ja tööprotsessi k…

5,05 4,86 4,96

4) vahetu nõustamine. Vaatamata kõigile telekommunikatsioonivahenditele on oluline ikkagi võimalus astuda kolleegi juurde tema kabinetti või üle laua küsida – saada vastus o...

4,45 5,08 4,77

5) MSN, AOL vms suhtlustarkvara. Suhtlustarkvara kasutatakse kõiksugu tööalaste küsimuste arutamiseks – küsitakse nõu või koostatakse ühiselt veebiüleselt dokumenti. S..

4,95 2,81 3,88

6) välkkoosolek või -nõupidamine. Mõnel ülemusel või kolleegil tuleb mingi mõte ja siis peavad kõik kohe tormama nõupidamisele seda arutama. Mingit päevakava, ideekavandit ...

3,40 3,08 3,24

7) e-arutelud. Küsimusi arutatakse eraldi intranetis asjaosalistele kättesaadavatel aruteludel. Arutelu kohta saadetakse teada. Arutelul saavad avaldada kõik mõtteid. Mõnikord piir...

2,70 2,76 2,73

Järgnevates punktides vaatleme lähemalt, kuidas ühe või teise töövahendi või –meetodi

kasutamine võib mõjutada kaugtööd ning milliseid võimalusi see vahend kaugtööks annab.

Järgnev käsitlus põhineb autori tööalastel kogemustel, uuringutel ja analüüsil, mille autor viis

läbi seoses Sisekaitseakadeemia töökorra väljatöötamisega, ning selle magistritöö koostamise

65(181)

käigus läbiviidud uuringute (vt ptk 3, lk 87) leidudel. Magistritöö mahu piiratuse tõttu on

esitatud üksnes järeldused.

2.4.1. Planeeritud koosolek

Planeeritud koosolek on töökorralduse viis, mille korral ette on kindlaks määratud koosoleku või

nõupidamise aeg, osalejate ring, arutamisele tulevad küsimused või teemad ning need teemad või

küsimused on mõne osaleja või kolmanda isiku poolt ette valmistatud. Õigesti kavandatud,

ettevalmistatud ja läbiviidud planeeritud koosolek on kõige infotihedam koostöö viis, sest kõik

on saanud ennast teemadega kurssi viia, kujundada oma põhjendatud seisukohad ning vajadusel

vaidlusalused küsimused või eriarvamused lahendada.

Planeeritud koosolek on siis eesmärgikohaselt ettevalmistatud, kui osalejatele on saadetud -

tavaliselt kalendriteate või e-kirjaga – koosoleku toimumise aeg, osalejad ja päevakord.

Päevakorra iga teema juures oleks soovitav määrata, kes selle päevakorrapunkti ettevalmistamise

eest vastutab, kas soovitakse ettepanekute ja märkuste eelnevat esitamist. Kui soovitakse

märkuste või ettepanekute eelnevat esitamist, siis on soovitav märkida, mis tähtpäevaks need

peavad olema esitatud.

Kui päevakorrapunktide kohta on olemas eelnõud või dokumentide kavandid, siis on soovitav

need eelnevalt teatavaks teha kas koos päevakavaga või avada nende kohta eraldi e-arutelud (vt

allpool). Päevakorrapuntki ettevalmistaja peaks seda e-arutelu juhtima ning vajadusel olulistest

ettepanekutest või muudatustest koosolekul osalejaid eraldi teavitama.

Kui asutus rakendab kaugtööd, siis oleks soovitav koondada planeeritud koosolekud ühele või

kahele päevale nädalas. Koosolekute toimumise kindlad päevad aitavad kujundada nädalasisese

rütmi nii paiktöö tegijatele, kui ka nendele, kes oma kaugtöö kohtadest selleks päevaks asutusse

kohapeale tulevad.

Kui asutuses on perioodilise koosolekuid või nõupidamisi, siis on soovitav planeerida need

pikaks ajaks ette, et nii paiktöö kui ka kaugtöö tegijad saaksid nende toimumisega oma

66(181)

ajakavade kujundamisel arvestada. Selliste koosolekute planeerimisel tuleks koosoleku aeg

määrata selliselt, et vajadusel saab samal päeval enne koosoleku algust pidada nõupidamisi.

2.4.2. Välkkoosolek

Välkkoosolek on vähem sisutihe koostöö vorm. Välkkoosolek kutsutakse kokku mingi olulise

päevakajalise probleemi arutamiseks, idee arendamiseks või muul ettekavatsemata juhtumil

kriisi lahendamiseks. Välkkoosolekule on iseloomulik see, et osalejaid teavitatakse koosolekust

ette väga lühikest aega. Reeglina on probleem või arutatav asi ka algataja poolt ettevalmistamata

ning koosolekult soovitaksegi eelkõige ideid ja ettepanekuid probleemi lahendamiseks. Ka

osalejad ise ei jõua reeglina küsimuses ennast ette valmistada ning nende informeeritus

arutatavast teemast on poolik. Välkkoosolek võib seisneda ka selles, et kolleeg astub teise

kolleegi poolt läbi tema enda tööalase probleemi lahendamiseks või mõtete saamiseks.

Välkkoosolek on suhteliselt ajamahukas koostöö vorm. Välkkoosoleku tõttu peavad kõik

osalejad katkestama planeerimatult oma jooksva töö ning keskenduma muule probleemile.

Paiktöö tegija jaoks võib see tähendada ajakulu seoses olemasoleva töö katkestamise ja taas

sellele ülesandele lülitumisega peale koosoleku lõppu. Kaugtöötaja jaoks võib see tähendada

pikka reisi ja muude tööde lükkumist.

Kuna välkkoosolekuks ei ole jõutud ette valmistuda, siis tähendab välkkoosolek suures osas

probleemi enda selgitamist ja edasises töös kokkuleppimist. Selletõttu tuleks tõsiselt kaaluda, kas

on mõistlik probleemi või idee tekkides kohe koosolekut kokku kutsuda või peaks algataja

kõigepealt ise olulise informatsiooni koguma, oma seisukoha kujundama ja sellejärel koosoleku

(planeeritud koosoleku) kokku kutsuma. Välkkoosolek oleks õigustatud siis, kui vajadus

lahendada asi kiiresti õigustab edasilükkamatute meetmete rakendamist.

Välkkoosoleku asendajaks on suhtlustarkvara ja virtuaalse konverentsi tarkvara kasutamine.

Koosolekukutse võib siis tähendada palvet osalejatele olla kindlal kellaajal arvuti juures ning

veebiga ühendatud. Sellise eelteatega välditakse juhuslikku arvuti juurest eemalviibimist või

muu töö, mis ei eelda arvuti kasutamist, samal ajal tegemist. Oluline on see, et töötaja praktiliselt

ei pea oma muud tööd katkestama või asukohta muutma.

67(181)

2.4.3. Telefon

Telefon on üks esimesi ja kõige levinum telekommunikatsioonivahend, mida kontoritöös hakati

kasutama. Telefoni teel on võimalik suhteliselt kiiresti saada vastus küsimusele, koguda

informatsiooni ning lahendada oma tööülesanne. Telefoni kasutamisel esineb ka probleeme.

1. See, kellele helistatakse, võib olla hõivatud oma tööülesandega, ning kõne võib teda häirida.

Helistades teisele inimesele ei tea helistaja, millise tegevuse juurest või millises olukorras ta

vastuvõtja tabab. Kui telefon heliseb, siis ei ole seda võimalik võtta vastu viie minuti pärast, kui

teine vestlus on lõppenud või ametikiri, aruanne vms asi lõpetatud, vaid kõne tuleb võtta vastu

kohe128. Isik võib olla hõivatud keerulise probleemi lahendamisega ning telefonikõne – alati ei

ole võimalik telefoni välja lülitada - häirib seda teist töötajat oluliselt. See väide kehtib sõltumata

sellest, kas kaastöötaja teeb paik- või kaugtööd.

Kolleegid, niisamuti kui juhid ja alluvadki, peaksid austama üksteise aega ning tööülesandeid.

Helistades teisele kolleegile, alluvale või juhile annab töötaja märku, et peab enda tööd või

ülesannet või küsimust olulisemaks teise kolleegi, juhi või alluva tööst.

Kui asutuses puuduvad ühesed tavad telefoni kasutamise kohta, siis tuleks kaaluda vajalike

reeglite kehtestamist. Selliseks reegliks võiks olla telefonikõnede vältimine, välja arvatud tõesti

olulistes ja kiiretes asjades. Telefonikõne asendab suhtlemine suhtlustarkvara abil (vt allpool) või

selle puudumisel ka e-posti teel. Oluliseks erinevuseks võrreldes telefoni kasutamisega on e-

posti või suhtlustarkvara kasutamisel see, et inimene saab vastata mõne minutilise viivitusega,

kui ta on teise vestluse või kirjatöö või muu tegemisel oleva töö lõpetanud.

Asutuse asjaajamiskorras või muud töökorraldust reguleerivas eeskirjas võib seda küsimust

käsitleda näiteks järgmiselt: "Asutusesiseselt kasutatakse telefoni siis, kui asja kiirus ja olulisus

ei luba kasutada suhtlustarkvara või elektronposti. Usalduslikud küsimused lahendatakse

128 Kui telefon võimaldab kõnetuvastust või tagasihelistamise teenust või kõnepostkasti, siis on kõne tunduvalt lihtsam eirata, kui nende lisateenuste puudumisel.

68(181)

telefoni teel ainult siis, kui vahetu suuline arutamine ei ole võimalik. Informatiivseid küsimusi

lahendatakse telefoni teel, kui sellega tõenäoliselt ei häirita teise töötaja tööd."

2. See, kellele helistatakse on hetkeks ruumist lahkunud või pakilise tööga hõivatud. Helistades

me ei näe, kas inimene viibib hetkel telefoni juures või millega ta tegeleb. Sama kehtib ka siis,

kui isik on oma mobiiltelefoni välja lülitanud või hääletule režiimile seadistanud. Kui juhi, alluva

või kolleegide ootused on suunatud sellele, et nende alluv, ülemus või kolleeg on alati

kättesaadav, siis eitatakse selle teenistuja oma ülesannete olemasolu. Pettumus sellest, et isikut

kätte ei õnnestunud saada, võib olla – õigustatult või mitte - konfliktide allikaks. Kaugtöö korral

kipuvad sellised konfliktid võimenduma väiteks, et isik ei ole kunagi kättesaadav.

Samas on selge, et personalitöötaja ei jäta personalivestluse ajaks telefoni helisemise režiimile.

On viisakas, et koosoleku või nõupidamise ajaks lülitatakse telefon välja või helitule režiimile.

On loomulik, et kodaniku teenindamise ajal ei võeta vastu kõnesid.

Kui asutuses puuduvad ühtsed tavad helistamise kohta, mille kohaselt oleks soovitavaks

käitumiseks eelnevalt vaadata teise töötaja kalendrist järgi, millal tal on vaba hetk kõnelemiseks,

siis tuleks kaaluda selliste reeglite sisseviimist (see eeldab, et töötaja täidab regulaarselt oma

kalendrit, aga sellest allpool). Sellega oleks võimalik vältida konflikte, eriti kaugtöötajate puhul.


käsitleda näiteks järgmiselt: "Asja arutamiseks telefoni teel kontrollitakse töötaja kalendrist vaba

aega. Pikemateks kõnedeks varutakse aeg teenistuja kalendris. Aja varumise teates märgitakse

telefonikõne kavandatav teema."

3. Kui isik ei saa ise kõne vastu võtta, siis tuleks võimalusel kaaluda kõnede suunamist. Kõnede

suunamisest on kasu siis, kui kõne suunatakse töötajale, kelle töö üks osa on telefonikõnede

vastuvõtmine ja suunamine (reeglina ametinimetusega sekretär või juhiabi) ning sellele töötajale

jäetakse informatsioon eemalviibimise aja ja põhjuse kohta. Oluline on see, et helistaja saaks

jätta teate või paluda tagasi helistada või saada teada aja, millal oleks mõistlik uuesti helistada.


käsitleda näiteks järgmiselt: "Kui teenistuja ei saa telefonile vastata, suunab ta oma telefoni

69(181)

asutuse või struktuuriüksuse üldtelefonile. Enne suunamist teatab teenistuja üldtelefoni

haldavale töötajale põhjuse, miks ta ei saa telefonile vastata ja millal ta taas telefonile vastab.

Teenistuja äraolekul tema telefonile saabunud kõnede kohta saadab üldtelefoni haldav töötaja

sellele töötajale elektronkirjaga lühikese teate, milles märgib kõne sisu ja selle, kas helistaja

helistab uuesti või ootab tagasihelistamist. Naastes töökohale, teatab teenistuja naasmisest

üldtelefoni haldavale töötajale ning lõpetab suunamise."

Kõnede suunamist oleks soovitav kasutada ka siis, kui töötaja on hõivatud olulise ja kiire

ülesandega, kuid telefoni väljalülitamine ei ole võimalik. Viivitusega suunamist võib kasutada ka

kõnede kaotamise vältimiseks, kui töötaja viibib hetkeks ruumist väljas või on unustanud

lahkudes kõned suunata.

Autori isiklik kogemus näitab, et peale suunamise kasutamist väheneb oluliselt telefonikõnede

arv. Eriti nende kõnede arvelt, kus ei soovita arutada mingit konkreetset tööalast või küsitakse

pisiasju. Teadetele kõnede kohta – MS Outlook sisaldab ka spetsiaalset vormi – saab reeglina

sama tõhusalt vastata e-kirja teel.

4. Asutuseväliste asjade telefoni teel ajamisel tekib probleeme info kogumise ja säilitamisega.

Haldusmenetluse käigus telefoni teel tehtud haldustoimingute kohta peaks olema kohustuslik

toimikusse märkuste tegemine, sest teenistuja peab arvestama võimalusega, et sama asja peab

hakkama ajama tema asendaja või see asi võib tulla läbivaatamisele vaide- või kaebemenetluse

käigus. Ka muude ametialaste asjade ajamisel telefoni teel on soovitav märkmete koostamine.

On selge, et kõigi telefonikõnede kohta ei ole mõttekas märkmeid koostada. Asutuse

kommunikatsioonipoliitika raames tuleks anda teenistujatele juhised selle kohta, millal on

märkmete tegemine soovitav või kohustuslik. Üheks selliseks juhtumiks on asja lahendamine

telefoni teel – sellisel juhul tuleks dokumendiregistris märkida asi lahendatuks. Märke tegemisel

peaks teenistuja mõtlema, millist informatsiooni selle asja lahendamise kohta võiks vajada teine

teenistuja sama asjaga korduvalt tegelemisel. Kindlasti tuleks märkida, kellega, mis telefoni

numbril, mis kuupäeval ja kellaajal räägiti ning milles sisuline lahend seisnes, samuti olulised

seisukohad ja arvamused. Reeglina on võimalik selliseid märkmeid teha telefonikõne enda

käigus ning see ei võta märkimisväärselt täiendavat aega.

70(181)


käsitleda näiteks järgmiselt: "Telefoni teel asja lahendamise, haldusmenetlustoimingu tegemise

või muu olulise kõne kohta koostatakse märkmed toimikus või dokumendiregistris. Märkmetes

kajastatakse isiku nimi, kuupäeval ja kellaajal, telefoninumber ning asja sisuline lahend,

haldusmenetlustoimingu sisu või muu asja edasiseks või korduvaks menetlemiseks olulised

andmed."

See ei puutu juhtudesse, kus vastavalt haldusmenetluse seadusele tuleb haldusmenetluse toiming

või suuline avaldus protokollida. Protokollile esitatavad nõuded on kehtestatud seadusega.129

2.4.4. E-post

Suhteliselt kiiresti on e-post saanud kõige enamkasutatavamaks töövahendiks ja peamiseks

kommunikatsiooniallikaks Eesti riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes. Seda vaatamata

asjaolule, et masinakirja valdamine vähemalt 180 tm/min ei ole Eestis ametniku kohustuslik

kvalifikatsiooninõue, on – eriti nooremad – ametnikud võtnud selle kasutusele kui kiire ja tõhusa

suhtlusvahendi. Sellele vaatamata ei ole Eesti tekkinud veel elektronposti kasutamise kultuuri

ning asutuste töökorraldusega tuleb ilmselt selle kultuuri tekkele kaasa aidata.130

1. E-posti kasutamise seisukohalt on oluline, et asutuse kõigil töötajatel oleks ühe nimekujuga e-

posti aadressid. E-posti aadressi kuju peaks olemas selline, et teades töötaja nime oleks võimalik

tuletada aadress (vt näidet Haridus- ja Teadusministeeriumi sisekorraeeskirjas, allpool).

Nimekuju loomisel tuleks arvestada asutuse stiili ning seda, et tegemist on ametisuhtluse

vahendiga.

Haridusministri 30.novembri 2001.a käskkirjaga nr 803 kinnitatud "Haridus- ja

Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 9.2: "Kolme päeva jooksul peale teenistuja

tööleasumist annab infosüsteemide talitus talle elektronposti aadressi kujul

129 Haldusmenetluse seaduse § 18. 130 Elenurm,T. "Kaugtöö väljakutse juhile". – Äripäev 12.märts 2003.a: "Kas juht suudab kujundada virtuaalse suhtluse reeglid, mis kiirendavad e-posti lugemist ja sõnumites orienteerumist ning hoiavad ära virtuaalse infouputuse? Näiteks kindel süsteem e-kirjade teemarea täitmisel, oluliste sõnumite eristamisel, sõnumite kättesaamisest teatamisel, To, Cc ja Bcc kasutamisel sõnumite adresseerimiseks arvestades sõnumi saaja rolli talle saadetava informatsiooni kasutajana."

71(181)

[email protected] ning vajadusel ministeeriumi infosüsteemi kasutajatunnuse.

Teenistuja teenistusest vabastamisel säilitatakse elektronposti aadressi kuni 6 kuud."

2. Asustus oleks soovitav töötada välja erakirjavahetuse pidamise poliitika ning otsustada, kas

asutuse aadressilt on lubatud pidada erakirjavahetust. 2003.a on Eestis piisavalt palju tasuta ja

mõõduka tasu eest toimivaid avalikke servereid, et erakirjavahetuse pidamine eraldi aadressilt ei

tohiks kellelegi probleemi valmistada. Kui selline poliitika on vastu võetud ning erakirjavahetuse

pidamine on keelatud, siis on asutuse õigus kontrollida sellest keelust kinnipidamist üksnes

erakirjavahetuse fakti osas.

Kirjade sisu saladus, sõltumata sellest, mis serveris kirjad on ja kas nende kirjade selles serveris

hoidmine on lubatud või mitte, kuulub Eesti Vabariigi põhiseaduse § 43 esimese lause

kaitsealasse, eeldades kvalifitseeritud seaduse reservatsioonile vastava formaalsest seadusest

tuleneva sekkumist õigustava normi olemasolu ning nende eelduste esinemist.

Ilmselt oleks mõistlikuks lahenduseks teenistujale kohustuse panemine eristada oma

kirjavahetuses isiklikud ja ametialased kirjad ning – kui asutuse asjaajamiskord ja

dokumendiregister seda võimaldavad – salvestada ametikirjad sarjadele vastavatesse

kaustadesse.


käsitleda näiteks järgmiselt: "Teenistuja kasutab asutuse elektronposti aadressi reeglina

ametialaseks kirjavahetuseks. Erakirjad eristab teenistuja selgelt ametikirjadest, salvestades

need selleks eraldi kausta. Ametialased kirjad registreerib teenistuja dokumendiregistris ning

salvestab kaustadesse vastavalt dokumentide loeteluga määratud sarjadele."

3. E-kirja koostamisel lähtutakse ametikirja koostamise reeglitest, niivõrd kui need on

kasutatavad. Tavaliselt on e-kirja teel saadetud ametikirjad siiski vähem formaalsed, kuid see ei

lähtu mitte niivõrd e-kirja olemusest, vaid viimastel aastatel toimunud muutustest ametnike

suhtluskultuuris. Autori arvates on teatud mööndused isegi kasulikud ning aitavad kaasa

ametisuhtluse eesmärgile – probleemi kiirele lahendamisele -, nt lugupidamisavalduse asemel

tervituse kasutamine ametikirjas.

72(181)

Kuna e-kirjana vormistatud ametikiri või asutusesisene kiri saadetakse teisele või mitmele

vastuvõtjale, peab autor arvates e-kirja koostamisel ja jaotuskava määramisel eriti silmas pidama

teatud ametikirja koostamise reegleid, mis tagavad kirjade süstematiseerimise, kiire

andmetöötluse ning nende hilisema kiire leidmise. Järgnevalt toob autor välja olulisimad:

1) kirjavahetust peetakse ühe küsimuse kohta. Mitme küsimuse käsitlemisel ühes kirjas ei ole

võimalik neid küsimusi viia adekvaatse ühe pealkirja alla (pealkirja kohta vt allpool). Olulisem

on ainult ühe küsimuse käsitlemine ühes kirjas selle kirja allsarjale vastavasse kausta

paigutamisel ja arhiveerimisel. Kiri, mis käsitleb kolme personaliga seotud probleemi, võib

juristi jaoks kuuluda kausta "Personaliteenistuse nõustamine", samas kui personalitöötaja jaoks

kuuluvad kõik kolm küsimust erinevatesse kaustadesse nagu "Töötajate distsiplinaarasjad",

"Töötajate värbamine" ning "Töövaidluste dokumendid" ning asutuse tippjuhi jaoks kausta

"Personaliinfo ja koopiad teadmiseks". Kui ühest kirjavahetusest kasvab välja uus teema, siis

alustatakse selle kohta uut kirjavahetust;

2) kirjavahetus pealkirjastatakse ja sama pealkiri säilitatakse kogu kirjavahetuse jooksul. Kirja

pealkirjal on mitu rolli. Pealkiri on esimene informatsioon, mida vastuvõtja kirja kohta saab.

Pealkirja järgi otsustab vastuvõtja, kas ja millises järjekorras ta selle kirjaga tegelema hakkab või

millisesse kausta ta kirja salvestab. Ilma pealkirjata kiri tähendab vastuvõtja jaoks lisatööd ja lisa

ajakulu kirja sisu ja põhiprobleemiga tutvumiseks. See võib eriti koormavaks muutuda tipp- ja

keskastme juhtide jaoks, kes saavad tõenäoliselt palju kirju teadmiseks ning peaksid eelkõige

pealkirja järgi otsustama, kas kirja sisuga tutvumine ja kirjale reageerimine on vajalik. Kirja

sisule mitte vastav peakiri võib eksitada vastvõtjad kirja menetlemisel.


käsitleda näiteks järgmiselt: "Kirjavahetuse alustamisel koostab teenistuja kirjavahetuse

pealkirja, mida selles küsimuses toimuva kirjavahetuse vältel ei muudeta. Pealkiri peab lühidalt

ja üldistavalt võtma kokku kirjavahetuse sisu ning sisaldama märksõnu ja muid kirjavahetuse

grupeerimist ja sorteerimist lihtsustavaid andmeid."

3) asjaajamises seostatakse algatuskiri vastuskirjaga. Kirjavahetuse seostamine on vajalik

kiireks infootsinguks. Nüüdisaegne koostöötarkvara – eelkõike MS Outlook 2000 – võimaldab

omavahel seostada algatuskirja vastuskirjaga ning esitada otsingut "seotud kirjavahetus".

73(181)

Selletõttu oleks sobi kehtestada reegel või kujundada tava, et vastamisel kasutab teenistuja

funktsiooni “vastamine” (ehk “REPLY”);

4) algatuskirja tekst taasesitatakse lühidalt. Asjaajamise hea tava kohaselt taasesitatakse või

refereeritakse vastuskirjas algatuskirja põhiküsimust. See on vajalik eelkõige vastuvõtjale kirja

kiireks töötlemiseks, aga ka uutele kaasadressaatidele või koopia saajatele kirja sisu

mõistmiseks. Reeglina säilitatakse vastuskirjas eelnevate kirjade, tavaliselt vahetult eelneva

kirja, tekst sellise ulatuses, mis lihtsustab vastuskirja mõistmist. Kogu eelneva kirjavahetuse

kogumine vastuskirja lõppu ei ole üldjuhul otstarbekas;

5) kirja jaotuskavas eristatakse selgelt adressaate ja informeeritavaid isikuid. Infoajastul on

informatsiooni üleküllus muutunud peamiseks probleemiks, millega teenistujatel igapäevaselt

kokku tuleb puutuda. Osa informatsioonist on selline, mis eeldab nende tegutsemist. Samas osa

informatsioonist on vajalik neile üksnes teadmiseks. Kuidas e-kirja teel saadavast

informatsioonist see oluline eristada?

Kuigi lõpliku otsuse teeb alati e-kirja vastuvõtja, on oluline roll siin ka kirja autoril või algatajal.

Eelkõige peab kirja algataja selgitama välja, kellelt on vaja saada vastus või kommentaar kirjas

käsitletava küsimuse kohta. Need isikud tuleb määrata kirja adressaatide real.

Töötaja võib evida mitmeid põhjuseid selleks, et informeerida asjast ka teisi isikuid, kes otseselt

kirjale vastama ei pea. Juht, kes annab töökäsu või suunab dokumendi konkreetsele töötajale

täitmiseks võib pidada vajalikuks teavitada asjast töötaja teisi otseseid juhte. Viimased võivad,

kuid ei pruugi, anda täiendavaid juhiseid. Alluv, kes saadab täidetud töökäsu järgi koostatud

dokumendi või aruande täitmise kohta töökäsu andnud juhile, võib soovida teavitada sellest ka

vahepealsete astmete juhte. Koopia teadmiseks saatmisega võib saada kolleegidelt häid soovitusi

ja ettepanekuid või ennetada süüdistusi selle kohta, et mõnel teenistujal ei olnud võimalik kaasa

rääkida. Samas tuleks täitjate ja koopia saajate ring määratleda võimalikult kitsalt, et vältida

infouputust.

E-kirjaga teavitamine ja saajate ringi määramine on suuresti töökultuuri küsimus ja peaks selleks

ka jääma. Asutuse asjaajamiskorras või muud töökorraldust reguleerivas eeskirjas võib seda

küsimust käsitleda näiteks järgmiselt: "Töökäsu või dokumendi täitmiseks saatmisel teavitatakse

74(181)

sellest täitja otseseid juhte. Töökäsu või dokumendi täitmisel teavitab täitja täitmisest oma

otseseid juhte. Vajadusel võib dokumendist koopia teadmiseks saata teistele teenistujatele, kes

tööülesannetest või erialastest teadmistest lähtuvalt võivad teha ettepanekuid, anda lisateavet või

teha parandusi."

4. Kui asutuses on esinenud probleeme seoses asutuse aadressilt saadetavate kirjade sisu mõjuga

asutuse mainele – või seda soovitakse ennetada – tuleks töötada välja poliitika selle kohta,

millistele nõuetele peab vastama asutuse aadressilt saadetava e-kirja sisu, sõltumata sellest, kas

kiri saadetakse ametiülesannete täitmise või eraelu raames. Mõnikord teenistujad ei oska

arvestada sellega, et asutuse aadressilt peetav erakirjavahetus võib avalikuks tuleku korral

diskrediteerida asutust ning olla distsiplinaarkaristuse aluseks.131

2.4.5. E-kalender

Kalendrit on teenistujad täitnud läbi aegade. Infotehnoloogia areng on muutnud võimalikuks

kalendri täitmise arvutis ning täidetud kalendri väljajagamise. E-kalendri kasutamise ja

väljajagamise teema on olemuselt sarnane andmekogude kasutamisega. Kui andmekogu peetakse

vihikus, siis on see kättesaadav ainult ametniku asukohas. Kui seda peetakse elektrooniliselt, on

andmekogu võimalik kätte saada ka serveri füüsilisest asukohast eemal viibival ametnikul. Kui

andmekogu jagada välja, siis on sellest kasu kõigil võimalikel kasutajatel.

Kalendri, nagu iga teise andmekogu, automatiseerimisega on võimalik lisada programmi

funktsioone, mida vihikus peetaval kalendril olla ei saa; nt otsing, andmete seostamine, erinevad

kuvad ning andmete risttöötlus. Kui andmekogu teatud osad teha avalikuks, siis on võimalik

teistel isikutel saada andmekogust andmeid, neid parandada ning täiendada neile lubatud

ulatuses. E-kalendri põhiliseks eeliseks ongi see, et teised teenistujad saavad selle abil määrata –

ilma isikliku konsulteerimise vajaduseta – kiiresti ühiseid aegu nõupidamisteks ning neid ka

teiste teenistujate kalendritesse sisestada. E-kalender võimaldab automaatselt otsida lähimat ühist

vaba aega ning suudab eristada teenistuja hõivatuse erinevaid kategooriaid.

131 Avaliku teenistuse seaduse § 84 p 3: "Distsiplinaarsüütegudeks on: [--] 3) vääritu tegu, s.o. süüline tegu, mis on vastuolus üldtunnustatud kõlblusnormidega, ametnikule esitatavate eetiliste nõuetega või diskrediteerib ametnikku või ametiasutust, sõltumata sellest, kas niisugune tegu pandi toime teenistuses või väljaspool teenistust."

75(181)

E-kalendreid ei ole siiski nii massiliselt kasutusele võetud kui e-posti. Ilmselt ei ole paljud

teenistujad üldse harjunudki kalendrit kasutama. Teiseks on kalendri pihuarvutiga kaasavõtmise

võimalus suhteliselt hiljuti tekkinud, aga kalender on just see vahend, mis peab teenistujal ka

väljaspool kontorit kaasas olema.

Justiits-, Välis- ja Rahandusministeeriumis, Eesti Pangas ja Riigikontrollis, on e-kalendri

kasutamine kohustuslik132. Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirjas on reguleeritud e-kalendri

kasutamist ning eraldi sellesse kaugtöö kohta kannete tegemist.

Justiitsministri 04.juuni 2002.a käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi

sisekorraeeskirja" punkt 6.5: "Tööaja planeerimisvahendina kasutatakse kogu

organisatsioonile nähtavat Outlookì kalendrit. Teenistuja sisestab oma tööpäeva planeeringu

ja kasutuse kalendrisse. Kohustuslik on kanda kalendrisse nõupidamised, väljaspool töökohta

täidetavad ülesanded (sh koolitused, konverentsid jmt), puhkused ja kaugtöö. [--]"


sisekorraeeskirja" punkt 6.6: "Nõupidamisi planeeritakse Outlookì kalendris reeglina

ajavahemikule kell 9.00-12.00 ja 13.30-15.30. Nõupidamiskutsele või muule kolleegi poolt

tehtud ajaplaneeringule tuleb saata vastus. Vastuse mittesaamisel on kutsujal õigus eeldada

nõustumist."


sisekorraeeskirja" punkt 6.8: "Lõunavaheaja kestus on 30 minutit päevas, üldjuhul

ajavahemikul 12.00–13.30.Eeltoodust erineval ajal kasutatav lõuna peab kajastuma Outlookì

kalendris."


sisekorraeeskirja" punkt 7.5: "Kaugtöö kasutamise korral planeeritakse graafik Outlook’i

kalendris ette vähemalt kahe nädala ulatuses, reserveerides ka töövahendid, mida soovitakse

kasutada Justiitsministeeriumis. Graafikut on õigus täiendada jooksva perioodi kestel, kuid

töötajal puudub õigus keelduda talle graafikus vabale ajale tehtud planeeringutest,

132 Ojakivi,M. "Ametnikud peavad iga päeva töö kohta aru andma". - Eesti Päevaleht 13.november 2003.a. Selles artiklis ei tee ajakirjanik vahet tööaruandel ja kalendri pidamisel, mille tõttu ei ole artikli muud andmed usaldusväärsed. Autor.

76(181)

põhjendades keeldumist kaugtöötamiskavatsusega. Kaugtöö ajamärkeid tehakse tavalises,

planeeritud tegevusi kirjeldavas korras, lisaks tuleb sisestada ka teenistuja kontakttelefoni

number."

Osaliselt on vastuseis e-kalendrile tekkinud sellest, et juhid on kasutanud e-kalendrit tööaja

detailse aruande asemel. Sellisel juhul ei ole e-kalender enam ametniku töö loomulik osa, vaid

moodustab osa ametniku aruandekohustusest. E-kalender peaks sisaldama ametniku enda ja tema

kolleegide jaoks olulist informatsiooni. E-kalender on vahend, mille abil ametnik kavandab oma

aega, seega on kalendri täitmine ajaliselt ette suunatud tegevus. Aruanne tehtud töö kohta on

ajaliselt taha suunatud tegevus. Autor on seisukohal, et nii, nagu on reguleeritud e-kalendri

pidamist Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirjas (vt ülalpool), on see eesmärgikohane ning peaks

aitama kaasa teenistujate vahelise koostöö paremale korraldamisele.

2.4.6. E-arutelu

Kuigi jututoad ja foorumid on tänapäev ühiskonnas küllaltki levinud suhtlusviis, ei ole

kummalisel kombel e-arutelud asutuse koostöövahendina laialdaselt levinud (vt Tabel 4, lk 64).

Asutuse seisukohalt on koostöö ja tihe suhtlemine ametnike vahel eriti oluline seoses selles

saadava sünergia kadumisega. Seetõttu oleks just asutuse enda huvides suunata inimesi rohkem

asutuse sisestes e-aruteludes (jututoad, foorumid jms) osalema.

Kuigi õppimine on omane inimesele, on organisatsiooni raames võimalik õppimist kiirendada ja

suunata see asutuse eesmärgi saavutamisele. Õppimine organisatsiooni tähendab inimeste

õppimist töö käigus töörühmades ("parvlemine", kui kasutada siin ja edaspidi Arie de Geus'i

metafoori133). Kaugtöö korral inimeste vahetu kokkupuude väheneb või puutub sootuks.

Pikas perspektiivis võib suhtlusvõimaluste vähenemine anda tagasilööke eelkõige korporatiivsete

teadmiste ehk know-how tekkele. Suhtlusvõimaluste vähenedes kahaneb töötajate võimalus

õppida teiste kaastöötajate kogemustest, arutada ühiselt tõusetud probleeme ja juhtkonna

avaldusi. Viimane on eriti oluline selle tõttu, et juhtkonna avaldustes sisalduvad juhtkonna

133 Geus,A. Elav ettevõte. – Marge Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese Kirjastus, (1999), lk 170.

77(181)

väärtushinnangud. Nende avalduste avameele arutamine annab töötajale võimaluse jõuda endas

selgusele, mõista paremini oma veendumusi ja enda kallutamiseks valmisoleku piire. Samuti

saab töötaja sellises arutelus teada teiste töötajate veendumustest ning nende valmisolekust enda

kallutamiseks juhtkonna väärtushinnangute suunas. Selline teadmine tagab tõhusa horisontaalse

kommunikatsiooni. Samas annab see võimaluse kinnitada missiooni ja eesmärki.

Arutelurühmad toimivad osaliselt kvaliteediringide põhimõttel, kuid kaasavad palju laiemat

töötajaskonda. Arutelurühmad on tõenäoliselt tõhusad siis, kui neis arutatakse reaalseid, ettevõtte

tegevusega seotud välis- või sisekeskkonnategureid, plaane, tegevuskavasid ja juhtkonna

kavandatavaid otsuseid. Töötajatelt oodatakse eelkõige nende ametikohast, asukohast ja erialast

lähtuvat ekspertiisi, aga ka kultuurilisi jms soovitusi. Juhtkond peaks olema eriti hoolikas selles

osas, et ta võtab kõik ettepanekud ja arvamused arvesse ja seostab need vastuvõetud otsustega.

"Kui otsus tehakse kaasamata inimesi, kelle koostöö on oluline, võidakse uuele järeldusele

jõudmise hetke kiirendada, kuid võidetud aeg kaotab mõtte, kui otsus viiakse ellu aeglaselt ja

peaaegu kindlasti ka oskamatult.”134

Arutelurühm on edukas tõenäoliselt siis, kui juhtkond selles aktiivselt osaleb ja juhtkonna tehtud

avaldused on ennem toetavat laadi. Juhtkonna osalus kinnitab töötajatele, et nende ettepanekuid

tõepoolest pannakse tähele. Seda tunnet aitab süvendada veelgi see, kui juhtkond analüüsib

tehtud ettepanekuid ning neid konstruktiivselt kritiseerib, teeb vastuettepanekuid jms. Juhtkonna

ülesanne peaks olema küsida iga arutelu ja ettepaneku kohta "kuidas see aitab kaasa meie

missiooni realiseerimisele" või "kuidas see aitab kaasa meie ühise eesmärgi saavutamisele".

Arutelurühmades võiks olla ruumi isiklikel teemadel, kuulujuttudel ja ametivälistel aruteludel.

Kui neid arutelusid viiakse läbi avameelselt, siiralt ning ilma karistamise taotluseta, siis aitab see

kaasa inimeste vahel üksteise paremale tundmaõppimisele.

Autori hinnangul on edukad need arutelud, mis käsitlevad töötajate jaoks olulisi probleeme.

Arutelude objektiks võivad olla nii konkreetset tööülesanded, tegevuskava, ruumikava muutmise

plaan vms. Samas oluline on see, et töötajad osaleksid nendes aruteludes. Juhtide üheks

134 Geus,A. Elav ettevõte. – Marge Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese Kirjastus, (1999), lk 229.

78(181)

tööülesandeks võiks olla jälgida, millised töötajad võtavad aruteludest osa ja millised töötajad

hoiavad ennast aruteludest kõrvale.

Kui mõni töötaja ei ole mõne aja jooksul aruteludes osalenud, kui töötajal ei ole olnud ühegi

arutatava küsimuse kohta midagi enda poolt lisada või küsida, siis peaks juht küsima selle

põhjuse järgi. Kas selline töötaja üldse loob ettevõtte jaoks väärtust? Kas see töötaja ei ole mitte

liigselt eemaldunud asutusest, ei tunne ennast võõra ja organisatsioonist väljaspool seisvana?

Võimalik jaatav vastus neile ja teistele sarnastele küsimustele peaks tähendama juhi jaoks ohu-

märki.

Seda ohumärki tajunud juht peaks pöörama töötajale senisest enam tähelepanu, toetama ja

tunnustama töötajat. Juht võiks arutada töötajaga isiklikult küsimusi, mis seonduvad ettevõtte ja

töötaja valdkonda kuuluva ülesande täitmisega. Kuigi eriti oluline on see kaugtöö vormist

töötajate puhul, on pea sama oluline tagada paiktöötajate osalemine aruteludes.

2.4.7. E-suhtlus

Suhtlustarkvara - MSN Messenger, AIM Messenger, Yahoo Messenger, ICQ Messenger ja võib-

olla mõned veel – on 2003.a sarnases seisus, mis oli e-post 1990-date keskpaigas. Asutustes on

töötajaid, kes on seda tarkvara juba aastaid isiklikuks suhtlemiseks kasutanud. Osa

struktuuriüksusi või töötajate gruppe on hakanud suhtlustarkvara kasutama oma isiklikelt

aadressidelt ning muu hulgas aetakse selle kaudu ka tööasju. Asutuse ametlikud asjaajamistavad,

asjaajamiskorrast või sisekorraeeskirjadest rääkimata, sellesse küsimusse ei sekku.

Justiitsministeerium oli autorile teada olevalt esimene ja ainus, kus anti ametlik suuline soovitus

MSN Messengeri kasutamiseks tööalasel suhtlemisel. Järgnevalt toob autor välja mõned

küsimused, millele võiksid asutused tähelepanu pöörata, kui kaalutakse kaugtöö rakendamist

asutuses.

1. Sarnaselt e-posti aadressiga tuleb kaaluda suhtlustarkvara aadressi kuju ja kasutaja nimekuju

reguleerimist asutuse sisekorraeeskirjade või asjaajamiskorraga. Kasutaja aadress ja nimekuju –

eriti asutusevälisel suhtlemisel – peavad olema ametlikud ning võimaldama kasutajat tuvastada.

See on eriti oluline, kui kasutajate arv ületab kriitilise paarikümne kasutaja määra ning isik ei

suuda enam kokku viia "sootuid ja seosetuid" kasutajanimesid tegelike inimestega. Autori

79(181)

arvates oleks soovitav, kui töötajad kasutaksid oma tegelikku ees- ja perekonnanime ning

suhtluse aadress oleks teenistuja ametlik e-posti aadress asutuses.

2. Suhtlustarkvara kasutamine annab asutusele telefoni kasutamisest kvalitatiivselt erineva

tulemuse siis, kui a) töötaja on kogu arvuti läheduses viibitava aja programmi sisse logitud ning

b) tema seisund programmis näitab tema valmidust suhtlemiseks. Töötaja olek suhtlustarkvara

programmis ei peaks olema juhi töökontrolli vahendiks, vaid andma kolleegidele märkus sellest,

kas ja kui kiiresti nad oma küsimusele vastuse saavad.

Kui suhtlustarkvara kasutamine ei ole veel juurdunud, võiks kaaluda selle reguleerimist

sisekorraeeskirjades. Asutuse asjaajamiskorras või muud töökorraldust reguleerivas eeskirjas

võib seda küsimust käsitleda näiteks järgmiselt: "Tööajal töökohal viibides kasutab teenistuja,

kelle tööülesanded eeldavad arvuti kasutamist ja kolleegide suhtlemist, suhtlustarkvara. Kui

töötaja täidab olulist ja kiiret ülesannet, võib ta märkida oma seisundiks "kiire". Teenistujale,

kelle seisundiks on "kiire", reeglina küsimusi ei esitata ning teda ei kaasata aruteludesse, kui

kõnealune asi ei kaalu üle teenistuja häirimist."

2.5. Asjaajamine

Digitaalallkirja seaduse § 4 lg-s 2 on sätestatud, et avalik-õiguslikes suhetes kasutatakse

digitaalallkirja vastavalt digitaalallkirja seadusele ning selle alusel antud õigusaktidele. See

näitab suundumist sinnapoole, et viia asutustevaheline suhtlemine digitaalsele kujule, muutes

sellega kogu asjaajamise kiiremaks ja efektiivsemaks.135 Digitaalne asjaajamine algab asutusest

Mõistet asjaajamine kasutatakse kahes tähenduses. Mõiste "asjaajamine" võib tähendada kogu

asutusesisest menetlust ühe asja lahendamisel, sealhulgas teenistujate koostöö, töövahendite

kasutamine ja ülesannete jaotus jms. Eestis on levinud mõiste "asjaajamine" kitsam tähendus.

Asjaajamisena mõistetakse asutuse töökorralduse dokumendikäibe ametlikku korraldust.

Asjaajamise korraldamise eesmärk on dokumendiringluse mitteloomingulised toimingute

135 eBüroo arenduse kontseptsioon. Justiitsminsteerium; http://www.just.ee/index.php3?cath=1570.

80(181)

suurim võimalik lihtsustamine ja automatiseerimine. Infotehnoloogia vahendite kasutamine

asjaajamises peabki tagama asjaajamise kiiremaks ja tõhusamaks muutmise.136

Selleks, et isik üldse saaks kaugtööd teha, tuleb asjaajamisega tagada kaugtöö eeldused. Kaugtöö

on motiveeriv ja tõhus siis, kui see on kiire ja ladus ning toimub tööprotsessi iseenesliku osana.

Asjaajamise seisukohast eeldab kaugtöö, et dokumendid ringlevad või neid menetletakse

asutuses elektrooniliselt, dokumendiga seotud toimingud – registreeringud, resolutsioonid,

kooskõlastused ja soovitavalt ka allkirjastamine – tehakse elektrooniliselt ning jooksvas

asjaajamises on dokumendid elektrooniliselt veebiüleselt kättesaadavad nii indeksi kui otsingu-

mootori abil.

Järgnevalt käsitleb autor mõningaid kaugtöö tegemiseks vajalikke muudatusi või täiendusi

asjaajamises. Nende märkuste ja ettepanekute tegemisel rõhutab autor, et suures osas on

praktikas need juba teostatud, kuid vastavaid parandusi ei ole asjaajamiskordadesse tehtud.

1. Reeglina hoitakse asjaajamises toimikuid riiulitel arvestusega, et need on kasutamiseks ainult

asutuse selles ruumis, kus nad on moodustatud või kuhu suunatud ja kus neid säilitatakse. Nii on

asjaajamise eeskirjades reguleeritud, et dokumente hoitakse kaustades või toimikutes ning need

asuvad koostajale vastavas struktuuriüksuses. Kaugtöö tegemiseks on oluline, et dokumendid

oleksid veebiüleselt kättesaadavad. Seetõttu tuleks dokumente hoida elektroonilisel kujul asutuse

dokumendiregistris või eraldi file-server'is sarjadele vastavates kaustades. Kaugtöötajale tuleb

lubada juurdepääs temale vajalikele kaustadele või dokumendiregistri osale.

Tartu Linnavalitsuse 03.12.2002.a. määrus nr. 35 "Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste

hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 160, § 161: "Aktiivses asjaajamises peetavaid

dokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi

toimik), millised märgistatakse dokumentide loetelus antud sarjatähisega, nimetusega ja

asjaajamisaasta numbriga. [--] Toimikuid hoitakse kappides või riiulitel selliselt, et oleks

välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele. Piiratud juurdepääsuga dokumente

hoitakse lukustatud kappides."

136 Asjaajamise ja arhiivi arendamise kava. Justiitsministeerium. http://www.just.ee/index.php3?cath=1516.

81(181)

2. On võimalik, et kõiki dokumente ei ole mõistlik arvutis säilitada või arvutisse sisestada.

Kaugtööga seoses tuleks sellisel juhul asutuse asjaajamiskorras reguleerida, kas ja millistel

tingimustel võib töötaja toimikuid koju kaasa võtta. Paljudes asutustes lõpetavad töötajad

niikuinii päevatöö õhtul kodus ning selget poliitikat dokumentide kaasavõtmise või selle keelu

kohta vajavad asutused kaugtöö rakendamisest sõltumata. Kaugtöö rakendamisel on sellise

regulatsiooni kehtestamine vältimatu.

3. Asjaajamine ning dokumentide esitamine teenistusalluvuse korras on olnud läbi aegade kindel

tehnika dokumendi liikumise tagamiseks. Iseasi on see, kas võimaluste muutumine ei ole viinud

olukorrani, kus dokumentide esitamine teenistusalluvuse korras on paremuselt teine lahendus.

Mitmed uuritavad asutused (Tartu Linnavalitsus, Justiitsministeerium jt) on läinud üle

elektroonilisele asjaajamise korraldusele. Asutuse asjaajamise korraldamiseks kasutatakse

elektroonilist dokumendihalduse tarkvara, mis on nende erivajaduste järgi loodud. Lisaks sellele

on töötatud välja väga selge ülesannete jaotus või on see ajapikku loomulikult välja kujunenud.

Samas asjaajamises kasutatakse endiselt meetodeid ja mõttemalle, mis olid omased ajale, kus

informatsioon liikus paberkandjal.

Üheks selliseks näiteks on dokumentide edastamine täitjale teenistusalluvuse korras. See

tähendab, et kõik dokumendid saadetakse kõigepealt läbivaatajale, kelleks on sageli küllaltki

kõrgel ametikohal olev juht. Algselt oli läbivaatamise mõte selles, et juht sai informatsiooni

alluvate töö ja kõnesolevate teemade kohta. Täna võib juht ja iga teine saada sama

informatsiooni päringuga dokumendiregistris. Kuigi dokumentide läbivaatamine ei mõjuta ainult

kaugtööd, peab autor asjaajamise korraldamisel vajalikuks hinnata, kas saabunud dokumendi

läbivaatamine sellisel kujul on hädavajalik. Kindlasti on asju, millest tuleb juhti informeerida –

kaebused, vaided, kohtuasjad – kuid neid juhtumeid ei saa olla palju ning nendel juhtudel peab

teavitamine olema asjaajamisteenistuse või täitja enda kohustus.

Tartu Linnavalitsuse 03.detsembri 2002.a. määrus nr. 35 "Tartu linna ametiasutuste ja

ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 128--130: "§ 128. Volitatud töötleja

saadab dokumendi pärast esialgsete andmete registrisse kandmist läbivaatamiseks vastava

valdkonna või haldusalaga tegelevale abilinnapeale, struktuuriüksuse juhile või

82(181)

kõrgemalseisvale ametnikule, kes määrab täitja(d), tähtaja ning vajadusel asja lahendamise

korra ja muud asjaolud."

§ 129. Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja täitmise tähtaeg

märgitakse registrisse.

§ 130. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga

esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise

eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide

väljatrükke või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale."

Läbivaatamise üks funktsioone võib olla ka juhi võimalus juhiste andmiseks. Asutus võiks

hinnata, kui sageli ja millistes küsimustes juhid tegelikult juhiseid on andnud, ning millal oleks

täitja saanud ise ülesande lahendada. Ka nendel juhtudel, kus juhiste andmine võiks olla vajalik,

ei pea dokumenti ilmtingimata teenistusalluvuse korras edastama, vaid vahepealseis

subordinatsiooniastmeid või dokumendist või töökäsust teavitada koopia teadmiseks saatmise

teel.

Tartu Linnavalitsuse abilinnapea Hannes Astok kirjeldas oma tööd: "Mis puudutab töövoo

suunamist ja ülesannete andmist, siis me oleme sellise tava juurutanud, et kui kodanikul poolt

tuleb mingi avaldus, et talle ei meeldi, kui mingid tänavad on kehvasti remonditud või seal on

augud, siis ma saadan subordinatsiooni mõttes teatise osakonnajuhatajale, aga ma saadan

dokumendi juba sellele konkreetsele ametnikule, kes sellega konkreetselt tegelema peab

hakkama. [--] Ametnik võib saada täiendavalt juhiseid, aga ta ka kujutab juba ette, mida ta

tegema peab hakkama. See on kindlasti tööprotsessi lühendanud. Me oleme muutnud

kodanike teenindamisel efektiivsemaks ja kiiremaks."137

Asutused võiksid oma töö korraldamisel hinnata, millised saabunud dokumentidest vajavad

kindlasti asutuse juhi resolutsiooni enne täitjale edastamist (avaldused ja ametikirjad

organisatsioonilistes või poliitilistes küsimustes ning dokumendid, milles puudub konkreetne

täitja vms) ning millised dokumendid võib edastada otse tööjaotuse järgi asutusesiseselt pädevale

täitjale. Viimasel juhul kaaluda, millistest dokumentidest või töökäskudest tuleb teavitada täitja

otseseid ülemusi. See töökorralduse muutus võimaldab saada infotehnoloogiasse tehtud

investeeringult ka reaalset kasu.

137 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga; lisa 7.

83(181)

3. Dokumentide kooskõlastamine toimub sageli samuti astmete kaupa. Paberdokumendi puhul

on ilmne, et see ei saa olla samaaegselt kõigi kooskõlastajate käes, kuid e-dokumendi puhul ei

ole see enam nii üheselt kindel. Dokumendi esitamisel e-kirja teel on igal kooskõlastajal küll

oma koopia, kuid kontoritarkvara võimaldab koostajal salvestada automaatselt kõigi

kooskõlastused ühte dokumenti (tarkvara ise tuvastab algdokumendi ning kuvab ilma

erikorralduseta kõik tehtud muudatused algdokumendis. Seejärel võib vaadata üle kas kõik

parandused korraga või iga paranduse teinud isiku parandused eraldi).

Dokumenti ei pea edastama läbivaatamiseks e-kirjaga, vaid seda saab teha salvestades

dokumendi kavandi siseveebis või dokumendihalduse tarkvaras. Sellisel juhul teeb iga

kooskõlastaja oma märkused ja parandused samasse dokumenti. Tartu Linnavalitsuses kasutusel

olev tarkvara võimaldab koostajal tellida teateid iga kooskõlastuse kohta eraldi või viimase

kooskõlastuse kohta koondteate. Tarkvara võib siduda dokumendiga ka e-arutelu. Suuremate ja

olulisemate dokumentide koostamisel oleks see ilmselt vajalik, väiksemate puhul sõltuda

koostaja kaalutlusist.

Tartu Linnavalitsuse 03.detsembri 2002.a. määrus nr. 35 "Tartu linna ametiasutuste ja

ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 137—140: "Dokument saadetakse

kooskõlastamiseks astmelt madalamale asutusele, ametnikule või ametnikele ning seejärel

kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või ametnikele. [--] Kui

dokument on asjaomaste asutuste ja ametnikega kooskõlastatud, saadetakse see

allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega. [--] Kui

dokumendi kooskõlastaja ei kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada

selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine. [--]

Linnavalitsuse struktuuriüksuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult,

kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. Pärast elektroonilise registri käivitumist

kooskõlastatakse dokumendid registri kaudu elektrooniliselt."

4. Elektroonilise dokumendihalduse korral muutub asjaajamisteenistuse senine roll. Kui

eelnevalt oli tegemist tehnilist paberitööd tegevate töötajatega, siis täna on asjaajamisteenistuse

roll suunata, juhendada, koordineerida ning kontrollida dokumendihalduse laabumist. Suure osa

toiminguid seoses dokumendi registreerimise, täitmise ja edastamisega teevad ära täitjad

programmi abil.

84(181)

Ka täitmisel esinevate viivituste kohta annab juhile väljatrüki programm otse või

asjaajamisteenistuse kaudu. Asjaajamisteenistus pelgalt seirab ja toetab asjaajamise laabumist

ning arutab selle arendamise võimalusi. Näiteks Tartu Linnavalitsuses on struktuuriüksuste

sekretäridest moodustatud dokumendihalduse programmi rakendamise tugigrupp, kes õpetab ja

toetab osakondade teenistujaid ning koguneb kord kuus praktika ühtlustamiseks ning programmi

arendamiseks.


hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 147: "Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide

kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja registrisse või paberdokumendi korral

dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas."


hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 152, § 153: "Volitatud töötleja teavitab 3 tööpäeva

enne tähtaja saabumist dokumendi resolutsioonis märgitud täitjat täitmise tähtaja

saabumisest. [--] Kui avaldusele jäetakse tähtaegselt vastamata, siis volitatud töötleja

teavitab koheselt täitja vahetut juhti ja sisekontrolliteenistust."

5. Seoses elektroonilise asjaajamise arenguga ning kaugtöö võimaliku rakendamisega on

muutunud ja muutumas üha aktuaalsemaks teenistujate kohustus hoida saladuses neile antud

salasõnu ja koode. Asutuse sisekorraeeskirjadega tuleks reguleerida salasõnade hoidmise

kohustus, niisamuti kui kohustus siseneda infosüsteemi ainult oma nime ja salasõnaga138. Kokku

tuleb leppida selles, et töötaja nime alt ja salasõna abil tehtud toimingud omistatakse sellele

töötajale. Hetkel puudub Eestis selles küsimuses selge kohtupraktika ning selletõttu on vastava

kohustuse paneku õiguslikud tagajärjed raskesti hinnatavad, ent isikusamasuse fiktsiooni

sätestamine sisekorraeeskirjades koos salasõna saladuses hoidmise kohustusega on vähim, mida

asutus oma turvariskide maandamiseks teha saab.

138 Selle teema kohta vaata lisaks Einama,K. "Salasõna ei maksa kellelegi võrgu kaudu anda". – Äripäev 17.detsember 2002.a ning turvalisusest üldisemalt Levo,L. "Arvutivõrgu turvalisuse tagavad selle kasutajad". Äripäeva lisaleht "IT.ee" 21.jaanuar 2003.a. ja Piik,M. "Iga arvuti tuleb kaitsta ründajate eest". – Äripäev 21.mai 2001.a.

85(181)

Tartu Linnavalitsuse infotehnoloogia teenistuse juhataja Kalev Pullonen hindas olukorda

järgmiselt: "[Paroolide saladuses hoidmine] on ja jääb ka üheks lõputuks võitluseks. Teha

kasutajale selgeks, et see on tema vastutus, et see, mida tema parooli alt tehakse, loetakse

tema tehtuks. See ei lõppe enne, kui selle taga on mingi reaalne kohtuasi ja on määratud

karistus. Tõsi, selles osas on paremaks läinud ning massilist teise parooliga sisse minemist ei

ole. Kuid on juhuseid, eriti seoses asendamise või puhkusega, et kui üks läheb puhkusele, siis

antakse asendajale üle paroolid ja salasõnad, mitte ei tehta asendajale uut

ligipääsuvõimalust."139


Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 9.4: "Arvutivõrgu kasutaja peab kasutama

ainult oma kasutajanime ja parooli ning tegema kõik endast oleneva, et kellelgi teisel poleks

võimalik tema kasutajanime ja -tunnusega arvutisse või arvutivõrku siseneda."

6. Asjaajamise eeskirjades ja sisekorraeeskirjades on reguleeritud teenistuja asjaajamise

üleandmisega seonduvat töötaja puhkuse või teenistusest lahkumise korral. Need regulatsioonid

räägivad paberdokumentide üleandmisest, akti koostamisest jms, kuid nendes ei reguleerita kes

ja kuidas loob asendajale või uuele teenistujale juurdepääsuõigused, kes ja kuidas kannab

asendajale või uuele töötajale üle e-kalendri ja e-posti aktuaalsed andmed. Vältida tuleks

olukorda, kus asendajale antakse üle nimekiri salasõnade ja koodidega ning asendaja kasutab

neid töö jätkamiseks. Personalitöötaja võiks teha selles osas enam koostööd infotehnoloogia

töötajatega, kes loovad vajadusel asendajale või uuele töötajale juurdepääsuõigused. Sellega

oleks tagatud, et andmekogud kajastaksid õigesti, kes andmeid töötles, ning ei oleks ohtu

salasõnade ja koodide levikuks. See on paiktöö puhul sama oluline kui kaugtöö korral.

7. Andmekogude koostamisel tuleb tagada, et andmete töötlemisest jääks alati alles logi. Paiktöö

korral on asutusel rohkem teavet selle kohta, kes võis mingeid andmeid töödelda; nt töötleja

räägib sellest kohvilauas. Kaugtöö korral on logi ainuke tõend. Arvesse tuleb ka psüühiline as-

pekt – kaugtöötaja on organisatsiooni teistele liikmetele võõram ning teda kiputakse ennem süü-

distama vigades, kui paiktöötajaid. Seetõttu on logi vajalik ka kaugtöötaja kaitsmiseks.

139 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Kalev Pullonen'iga, lisa 8.

86(181)

Tartu Linnavalitsuse infotehnoloogia teenistuse juhataja Kalev Pullonen rääkis: "Oli ühe

osakonnaga probleeme, kust kurdeti, et andmed kaovad. Peale seda, kui tarkvara tootja viis

programmi parandused sisse ja logi fikseeriti, selgus, et üks inimene ühel pool lauda sisestas

andmeid ja teine inimene teisel pool lauda kustutas need andmed ära, sest tema aruannetesse

need andmed ei kõlvanud. Seda andmete kadumist sai jälgitud ligi kaks kuud ja alles siis, kui

andmekogusse sai ehitatud sisse jälgimise süsteem, saime jälile, kuhu need andmed kaovad.

See on selline kogemuse… Tegelikult peab olema ikka täielik logi selle kohta, mis toimub."140

140 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Kalev Pullonen'iga, lisa 8.

87(181)

3. UURINGUD KAUGTÖÖ RAKENDAMISE KOHTA

Eelnevad kaks peatükki on andnud selle magistritöö tausta ja rakenduse. Selles peatükis võtab

autor kokku tema enda läbiviidud uurimuse tulemused. Kõigepealt käsitleb autor kahte

taustauuringut, mis annavad üldise pildi kaugtöö rakendamisest riigi- ja kohaliku omavalitsuse

asutustes. Seejärel esitab autor kolm tema enda koostatud juhtumianalüüsi. Iga juhtumianalüüsi

raames esitab autor kõigepealt taustinformatsiooni selle asutuse kohta, mis aitab järgnevat

analüüsi mõista. Seejärel tutvustab asutuses läbiviidud uuringut ning alles seejärel esitab uuringu

tulemused. Juhtumianalüüside tulemused on lühidalt kokku võetud selle peatüki viimases jaos.

3.1. Taustauuring kaugtöö kasutamise kohta

3.1.1. Riigihaldusasutused

Selleks, et asetada Tartu Linnavalitsuses, Justiitsministeeriumis ja Sisekaitseakadeemias läbi

viidud uuringud õigesse konteksti, viidi riigihaldusasutuste seas läbi taustauuring. Uuringu

eesmärk oli teha kindlaks, millistes teistes riigihaldusasutustes kasutatakse kaugtööd ning kui

levinud see töökorralduse viis riigihaldusasutustes on. Küsimus esitati teabenõudena ning saadeti

kõigile riigihaldusasutustele nende e-posti aadressil. Kokku saadeti teabenõuded 74

riigihaldusasutusele. Vastused saadi 62 riigihaldusasutusest (seisuga 18.november 2003.a),

kusjuures suur osa vastajatest lisas omapoolseid selgitusi, kommentaare või näiteid. Järgnevalt

tehakse kokkuvõtte taustauuringu tulemustest, vastajate loetelu on lisatud (vt lisa 9).

88(181)

jah, ületunnid jms; 2,00; 3%

jah, osaline kaugtöö; 9,00; 12%

jah, täistööajaga; 8,00; 11%

vastus puudub; 11,00; 15%

ei ole rakendanud; 44,00; 59%

Joonis 6: Kaugtöö kasutamine riigiasutustes (taustauuring)

Täistööajaga on teenistuja töötanud kaugtöö vormis või vähemalt on see võimalus õiguslikult ja

tehniliselt loodud Justiitsministeeriumis (vt juhtumianalüüsi), Rahandusministeeriumis,

Õiguskantsleri kantseleis, Sotsiaalministeeriumis, Ravimiametis, Sideametis, Statistikaametis ja

Andmekaitse Inspektsioonis.

Rahandusministeeriumis on pikaajalist kaugtööd kasutatud erandjuhul, kui seda on tinginud

töötaja isiklikud põhjused (nt väikese lapsega kodus olevad vanemad) ja töö iseloom võimaldab

teha kaugtööd. Sellisel juhul kasutab teenistuja kodus Rahandusministeeriumi arvutit, kuid

internetiühenduse kulusid ei kompenseerita ja otsest juurdepääsu Rahandusministeeriumi

sisevõrku ei võimaldata. 2003.a novembris on Rahandusministeeriumis üks sellistel tingimustel

kodus töötav inimene. Lühiajaliseks kodus töötamiseks (mõned päevad) on teenistujal võimalik

kasutada Rahandusministeeriumi laptopi. Andmevahetu kontoriga on võimalik läbi veebipõhise

e-posti. Lühiajaline kodustöötamine on üsna sagedaselt kasutatav kodustöötamise vorm.

Kehtivates Rahandusministeeriumi sisekorraeeskirjades ei ole kaugtöötamist fikseeritud, kuid

89(181)

vastav muudatus on plaanis sisse viia; samuti kehtestada eraldi halduseeskirjana kodus töötamise

kord.141

Õiguskantsleri Kantseleis on loodud võimalused kaugtöö kasutamiseks. Pidevalt kasutavad

kaugtöö võimalust Kantselei ametnikud, kelle töökoht on väljaspool Tallinna. Õiguskantsleri

Kantselei sisekorraeeskiri ei sätesta eraldi kaugtöö võimaluse kasutamist. Õiguskantsleri

Kantselei sõlmis detsembris 2002 IT alase koostöölepingu Justiitsministeeriumiga.

Koostöölepingu alusel tagab Justiitsministeerium Kantseleile IT alase teeninduse, aga ka kõigi

ministeeriumi kasutuses olevate tehniliste lahenduste kasutamise võimaluse.142

Sotsiaalministeeriumis on kaugtööd rakendatud ühe ametniku osas. Eraldi regulatsiooni

sisekorraeeskirjades pole ja kuna tegemist ei ole väga ulatuslikku ametnikkonda hõlmava

probleemiga, siis ei peeta reguleerimist ka vajalikuks. Siseministeeriumi ametnike üldine hoiak

on, et iga töö puhul on oluline selle tulemuslikkus; kus ja millal seda tehakse on teisejärguline.143

Ravimiametis töötavad kaugtöö vormis mõned registreerimisosakonna koosseisus olevad

spetsialistid, kes tegelevad ravimi registreerimisdokumentatsiooni hindamisega, samuti Euroopa

farmakopöa büroo koosseisus ja bioloogiliste preparaatide osakonnas olevad spetsialistid.

Kaugtööd tegevad töötajad töötavad Ravimiametis osalise tööajaga (0,25 kohta) ja teevad oma

põhitööd Tartu Üliokooli õppejõududena. Töö toimub peamiselt elektroonilises vormis.

Raviminameti peadirektori 17.juuni 2003.a käskkirjaga nr 12 kinnitatud "Sisekorraeeskirja"

punkt 5.5 sätestatakse: "Töö efektiivsuse huvides võib peadirektor teatud tööülesannete puhul

anda teenistujale loa töötamiseks väljaspool Ravimiameti ruume."144

Sideametis loodi kasutajatele kaugtöövõimalused 2003.a septembris. 2003.a novembris töötab

täisajaga kodus 1 inimene. Muudel juhtudel kasutatakse kodutöö võimalusi õhtuti,

nädalavahetusel või kontorist eemal olles konverentsidel vms. Kasutajal on võimalik kasutada

kodutööd kolmel viisil: 1) VPN (virtual private network) – kasutaja saab logida VPN ühendust

kasutades Sideameti sisevõrku ja teha tööd nagu oleks Sideametis kohapeal (saab kasutada

141 Ele-Mall Vainomäe 10.novembri 2003.a 10:04 e-kiri. 142 Egle Käärats, Õiguskantsleri kantselei 18.novembri 2003 kiri nr 9-4/1445. 143 Mai Aavisto 07.novembri 2003.a 15:30 e-kiri. 144 Lauri Maran'i 14.novembri 2003.a 11:14 e-kiri.

90(181)

Sideameti sülearvutitega); 2) TERM (Windows 2003 Serveri terminal teenus, desktop

redirection) – aadressil www.sa.ee/remote kuvatakse kasutajale tema töökeskkonna pilt. Kasutaja

saab teha kõike nagu ta oleks Sideametis kohapeal oma arvuti taga. Saab kasutada koduste

arvutitega ja isegi pihuarvutiga (PDA); 3) OWA (Exchange 2003 Outlook Web Access) –

aadressil www.sa.ee/remote. saab kasutaja kasutada oma e-kirja, kalendrit ja Sideameti ühiseid

kaustu (public folders). OWA-t saab kasutada kõikide arvutitega kaasa arvatud nt

internetikohvikud. Sideameti sisekorra eeskirjades kodutööd reguleeritud ei ole.145

Andmekaitse Inspektsiooni tehakse kaugtööd ülemuse ja alluva kokkuleppel. Kaugtöö meetodil

töötab süsteemide administraator-analüütik, kelle ülesandeks on muu hulgas igal ajal tagada

süsteemide toimimine. Seetõttu saab ta väljastpoolt asutust serveritesse sisse ja teha parandusi.

Põhitööl järelevalves ei ole kaugtööd kasutatud, sest järelevalvet tehakse n.ö kohapeal ja selleks

on kõik tehnilised vahendid olemas, andmeid saadakse telefoni teel, kui vaja. Mõned nõunikud

saavad ka teha tööd väljaspool asutuse ruume. Kaugtöö meetodil töötamist on reguleeritud

Andmekaitse Inspektsiooni peadirektori 04.detsembri 2002.a käskkirjaga nr 31 kinnitatud

"Kaugtöö tegemise reeglistikuga".146


"Kaugtöö tegemise reeglistiku" punkt 2: "Kaugtöö tegemise võimalus luuakse kõikidele

inspektsiooni ametnikele, välja arvatud juhul, kui kaugtöö ei ole võimalik tulenevalt

ametijuhendijärgsete teenistusülesannete iseloomust." Samas punkti 3 kohaselt ei tohi

kaugtöö takistada teenistujal teenistusülesannete täitmist ega olla tähtaegade pikendamise

põhjuseks.


"Kaugtöö tegemise reeglistiku" punkt 4: "Kaugtöö tegemine toimub otsese ülemuse loal ja

järelevalvel, kes peab omama ülevaadet kaugtöö kestvusest, täidetavatest tööülesannetest ja

vajadusel asendama kaugtööd tegevat ametnikku. Kaugtöö tegemisest tuleb informeerida

üldosakonna inspektorit," ning punkt 5: "Osakonnajuhataja võib kaugtööd tegeva ametniku

kiireloomuliste tööülesannete täitmiseks määrata teise ametniku."

145 Kalev Truusalu 11.novembri 2003.a 08:58 e-kiri. 146 Lea Medri 12.novembri 2003.a 14:30 e-kiri.

91(181)


"Kaugtöö tegemise reeglistiku" punkt 8: "Tallinnas elav kaugtööd tegev ametnik peab

vajaduse korral ilmuma inspektsiooni 45 minuti jooksul, väljaspool Tallinna elav ametnik 1

tunni jooksul. Vastava korralduse teeb ametnikule osakonnajuhataja või peadirektor."

Statistikaametis on sektori töö otstarbekaks korraldamiseks (nt kui teenistuja ei soovi

lapsehoolduspuhusele jääda) lubanud teenistujatel töötada osalise töökoormusega ja täita

ametikohast tulenevaid ülesandeid kodus töötades. Teenistuse siseselt ja juhtkonnaga

kooskõlastatult teostavad nimetatud teenistujad ülesandeid osaliselt töökohas või kodus.

Nimetatud teenistujatele on üksikjuhtudel võimaldatud näiteks arvuti kasutamine kodus. Samuti

töötavad mõned Statistikaameti teenistujad väljaspool Tallinna, näiteks Viljandis ja Tartus, kus

algselt on asunud asutuse piirkondlik osakond või büroo. Nimetatud teenistujad töötavad

Statistikaameti poolt renditud tööruumides, kus neile on tagatud kõik tööks vajalikud tingimused

(satelliitbüroo). Asutuse sisekorraeeskirjades ei ole kaugtöötamist ega tööd satelliitbüroodes

reguleeritud.147

Osalise kaugtöö vormi on kasutatud või planeeritud Riigikontrollis, Riigikohus, Riigikantseleis,

Haridus- ja Teadusministeeriumis, Välisministeeriumis, Maksuametis ja Muinsuskaitseametis.

Riigikontrolli sisekorraeeskirjas ei ole kaugtöö võimalust otseselt sätestatud. Juhtkond ei ole

pidanud kaugtöö rakendamist majanduslikult otstarbekaks. 2003.a sügisel tegi Riigikontrolli

juhtkond otsuse, millega antakse osakonnajuhatajatele pädevus otsustada koostöös IT

teenistusega iga kaugtöötaotluse puhul eraldi, kas ja mil määral on võimalik seda konkreetsele

ametnikule võimaldada. Seda tingimusel, et kaugtöö ei tohi põhjustada Riigikontrollile

täiendavaid kulutusi s.t. ametnik peab eelnevalt endale ise looma kõik võimalused kodus

töötamiseks (riistvara, tarkvara, internetiühendus, piisava turvalisuse tagamine jms). Paljudel

audiitoritel on tööarvutiteks sülearvutid, mida on samuti võimalik kaugtööks rakendada.148

Riigikohtus on osalise koormusega töötajaid, kes täidavad tööülesandeid väljaspool Riigikohtu

ruume ning kasutavad tööülesannete täitmiseks ka infotehnoloogia abi. Nende töö puhul loeb

147 Aime Lauk 10.november 2003.a 13:22 e-kiri. 148 Jaana Tõnisson 14.novembri 2003.a 10:47 e-kiri.

92(181)

tulem, mille nad esitavad tööandjale ning nende tööaega või -kohta otseselt ei reguleerita.

Riigikohtu sisekorraeeskirjad kaugtöö kasutamist ei reguleeri.149

Riigikantseleis on üksikutel juhtudel kaugtööd rakendanud kas ajutiselt või pikemal perioodil 1-3

tööpäeval nädalas. Riigikantselei sisekorraeeskirjas kaugtööd ei ole reguleeritud. Sätestatud on

võimalus, et vahetu juhi ettepanekul ja teenistuja nõusolekul võib ametisse nimetamise õigust

omav isik kehtestada teenistuja suhtes üldisest erineva tööajarežiimi. Kaugtöö rakendamise

võimalus on reguleeritud ametikoha ametijuhendiga, kus on kirjas teenistuja õigus täita

tööülesandeid väljaspool püsitöökohta, tundide arv ning kohustus selles eelnevalt vahetu juhiga

kokku leppida.150

Haridus- ja Teadusministeeriumis kasutatakse kaugtööd alates 2001.a erandkorras eraldi

kokkulepete alusel. Kaugtöötamist käsitletakse kui erijuhtumit töö korraldamiseks, mille osas on

vajalik töötaja, juhi ja osakonnajuhataja kokkulepe. Hüvitatakse tegelikud kulud (kodutelefon,

osa arvutikaugsidekuludest).151 Samas on Haridus- ja Teadusministeeriumil Tallinnas esindus,

mille töö korraldamine toimub satelliitbüroo meetodil (vrd Justiitsministeeriumi Tartu osakonna-

ga).


Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 2.5. "Teenistuja teeb ministeeriumi missiooni

silmas pidades kõik enesest oleneva ministeeriumi eesmärkide ja tööplaani täitmiseks ning

ministeeriumis asjaliku, koostöövalmis ja konstruktiivse tööõhkkonna loomiseks ja hoidmi-

seks."


Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 4.2.2. "Kui teenistuja töötab ajutiselt või

alaliselt väljaspool ametiruume (kaugtöö), lepib ta oma tööaja korralduse, sealhulgas

kohalolekuaja ametiruumides, kokku vahetu ülemusega ja osakonnajuhatajaga. Teenistuja

teavitab kokkulepitud töökorraldusest sekretär-asjaajajat ning personalitalitust. Ühtlasi

teatab ta neile oma kontaktandmed üldisel tööajal."

149 Piret Raadom 14.novembri 2003.a 11:50 e-kiri. 150 Viire Rannasoo 07.novembri 2003.a 13:03 e-kiri. 151 Leelo Muru 16.novembri 2003.a 17:30 e-kiri.

93(181)


Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 5.2.4: "Teenistusalane korraldus võib olla

antud suuliselt või kirjalikult. Suuline korraldus tehakse teatavaks vahetult, nõunike, vahetu

ülemuse või sekretär-asjaajaja kaudu. Kirjalikud korraldused antakse eraldi dokumendina,

resolutsioonina teisel dokumendil või elektrooniliselt."


Teadusministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 9.3: "Ministeerium loob teenistujatele

teenistusülesannete täitmiseks töökeskkonna, kus kaasaegsete info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia vahendite kaudu on võimalik juurde pääseda ministeeriumi

inforessurssidele ja muule teenistusalasele teabele. Vastavat teavet kasutatakse

teenistusalastel eesmärkidel, ettevalmistamisjärgus olevate materjalide (õigusaktide eelnõud)

ja teabe avalikustamine on keelatud."

Välisministeeriumis on üks teenistuja, kes osalise tööajaga töötab kodust - kodulehekülje

toimetaja. See on Välisministeeriumi esimene katsetus, et näha kuidas kaugtöö toimib ja millised

probleemid võivad kerkida. Välisministeeriumi sisekorraeeskirjad kehtivad alates 1996.a ning

neis kaugtöö teemat ei reguleerita.152

Maksuametis on kasutatud kaugtöö võimalust 2 korral. Mõlemal juhtumi puhul on rakendatud

osalist tööaega. Maksuameti sisekorraeeskiri kaugtööd ei reguleeri.153

Muinsuskaitseametis praktiseeritakse teatud juhtudel kaugtööd. Muinsuskaitseameti

sisekorraeeskirjades kaugtööd ei ole reguleeritud. Loa annab ja kaugtöö tingimused määrab

otsene ülemus.154

Päästeametis ei ole kaugtööd kui töövormi ametlikult arutatud, aga kõigil osakonnajuhatajatel on

sülearvutid ja suure töömahu tõttu, kui mingil põhjusel ei saa isik olla kabinetis, siis töötatakse

kodus või lähetuses vms. Päästeameti sisekorraeeskirjas ei ole kaugtööd reguleeritud, kuid

vastava regulatsiooni kehtestamist kavandatakse.155

152 Heili Klandorf 12.novembri 2003.a 16:04 e-kiri. 153 Heli Kaares 13.novembri 2003.a 18:27 e-kiri 154 Muinsuskaitseameti 10.novembri 2003.a 09:25 e-kiri. 155 Katrin Peets 12.november 2003.a 08:53 e-kiri.

94(181)

Tolliametis ei ole kasutusel kaugtöö vormi tööks Tolliameti sisevõrgus IT vahendeid kasutades

ning sisekorraeeskirjas kaugtöö kasutamist reguleeritud ei ole, kuid üksikutel juhtudel on lubatud

kodus töötada tõlkidel kirjalike tõlgete tegemisel eraldiseisval arvutitöökohal. Informatsiooni

edastamiseks on siis kasutatud e-posti või disketti. Tolliametis arutati kaugtöö vormi kasutamise

võimalusi 2004.a säästukava koostamise raames ja leiti, et rakendamiseks on vaja põhjalikult

läbi töötada kodus asuva arvutitöökoha kasutaja käitumisest tulenevate riskide maandamine

suhtlemisel Tolliameti sisevõrguga. 2003.a novembri seisuga ei plaanis kaugtöö vormi

kasutusele võtta.156

3.1.2. Omavalitsusasutused

2002.a augustis viis magistritöö autor läbi uurimuse kaugtöö kasutamise kohta kohaliku

omavalitsuse asutuste seas. Ankeet saadeti e-posti teel 224 linna ja valda nende riigi- ja kohaliku

omavalitsuse asutuste andmekogus avaldatud e-posti aadressil. 17 e-kirja naasid veateatega e-

posti aadressi või serveri puudumise kohta. Seatud tähtaja jooksul saadi tagasi 36 ankeeti, see on

16% väljasaadetud ankeetidest.

Ankeedis paluti hinnata avalike teenuste taset kohaliku omavalitsuse üksuses ning seejärel

hinnata, milliste vahenditega võiks seda taset parendada (valikvastused ja avatud vastuse

võimalus). Vastuvõtuaegade muutmist pidasid lahenduseks 4 vastajat ehk 11% vastajatest.

Veebilehe avamist pidasid lahenduseks 19 vastajat ehk 52% vastajatest. Teeninduskeskuste

avamist külades pidasid lahenduseks 17 vastajat ehk 47% vastajatest. Täiendavalt nähti teenuste

parandamise võimalustena koduteenuste hulga suurendamist, vajadust muuta ametnikud

paremini kättesaadavateks, suurendada kodanikega tegelevate ametnike hulka ning muuta

andmekogud kõigile ametnikele kättesaadavaks.

Küsimusele, kas kodus töötamise võimalus suurendaks omavalitsusametnike rahulaolu vastas

jaatavalt või pigem jaatavalt 10 vastajat ehk 27,8% vastajatest ning eitavalt või pigem eitavalt 22

vastajat ehk 62,8% vastajatest. Samas leidsid 28 vastajat ehk 77,6% vastajatest jaatavalt või

156 Rein Velling 07.novembri 2003.a 17:01 e-kiri.

95(181)

pigem jaatavalt küsimusele selle kohta, kas omavalitsusametnikud oleksid oskuste ja tehniliste

teadmiste poolest võimelised kodus töötama. Elva Linnavalitsusest saadud ankeedis kirjutati:

"Kaugtöö korral muutuvad sidemed linna elanikega tihedamaks, kuid institutsionaalne tugevus

väheneb. Paljude ametnike tööks on inimestega suhtlemine. Kui ametnik kohtub inimestega

kodus, siis ametlik tööaeg, nädalavahetused ja puhkeaeg sulavad ühte, sest inimesed tahavad

kohtuda just sellel ajal, mis neile sobib."

Küsimusele, kas vastaja arvates on asjade ajamine inimesega oma külast mugavam, kas see

suurendab rahulolu, vastas jaatavalt või pigem jaatavalt 21 vastajat ehk 58,2% vastajatest. Samas

Nissi vallast saadud ankeedis kirjutati: "Seda ei saa pidada kodus töötamiseks tavalises mõttes,

kuivõrd kodanikega suhtlemine ei ole probleemivaba töö, sellest tuleneb palju pingeid. Enda

tegevusest sõltumata peab see inimene võimaliku sõimu valla ja/või riigi aadressil vastu võtma.

Võib juhtuda, et senised head naabrid ei olegi enam head naabrid. Kollektiivi tugi ja

suhtlemisvõimalus töökaaslastega on sel juhul eriti tähtsad."

Üldiselt võis uurimuse tulemuse põhjal järeldada, et nendes 36 omavalitsusüksuses kaugtööd

ilmselt kasutama ei hakata. Kuna see uurimus oli viidud läbi üksnes taustainformatsiooni

saamiseks, ei pidanud autor vajalikuks seoses magistritöö valmimisega uurimuse kordamist

2003.a.

---

Kokkuvõtteks võib öelda, et kaugtööd on viimastel aastatel riigihaldusasutustes üha enam

kasutama hakanud. Need juhtumid, kus seda on kasutatud, näitavad kaugtöö kasutamise vajadust

ja võimalusi. Osalt kajastavad tulemused ka Eesti kui väikeriigi põhiprobleemi, et ei ole piisavalt

vastava ettevalmistusega spetsialiste, et korraldada asendamist. Need probleemid ei puutu

otseselt aga kohalikku omavalitsusse, kus kaugtöös nähakse ennem ohtu eraelu puutumatusele

ning inimestevahelistele suhtetele. Kummagi uurimuse tulemused ei võimalda järeldada, et

kaugtööd nähtaks töökorralduse loomuliku elemendina, erandid välja arvatud. Järgnevalt

vaadeldaksegi kaugtööd kolme üksiku juhtumi näitel.

96(181)

3.2. Uuringute läbiviimise metodoloogia ja teostus

Selle magistritöö raames on lähemalt uuritud kolme asutuse näitel organisatsioonikultuuri,

töötajate motivatsiooni, otsustamisprotsessi ja kaugtöö meetmete rakendamist. Nendeks

asutusteks on (küsitluste ajalises järjestuses) Tartu Linnavalitsus, Justiitsministeerium ja

Sisekaitseakadeemia.

Tartu Linnavalitsuse kantselei ja osakonnad on kohaliku omavalitsuse ametiasutus (st uuriti

kantselei ja osakondade organisatsioonikultuuri ja kaugtöö rakendamise võimalust, mitte

linnavalitsuse kui poliitilise organi suhtumist ja nägemust). Tartu Linnavalitsus valiti seetõttu, et

selle infotehnoloogia on teistest omavalitsustest enam arenenud ning see on suuresti tingitud

osakondade hajali üle terve linna paiknemisest. Tartu Linnavalitsus oli sunnitud 2003.a suvel

kapitaalremondi tõttu töötama osaliselt kaugtöö meetodil. Uuringu tulemused kajastavad

töötajate suhtumist ajal, mil kaugtöö rakendamise algusest oli möödunud umbes kuu aega;

intervjuud on seevastu viidud läbi mõned kuud hiljem.

Justiitsministeerium on valitsusasutus. Justiitsministeerium valiti seetõttu, et võimaliku

uurimisala esialgse kaardistamise ajal oli Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirjas ainukesena

reguleeritud kaugtöö ning olid olemas andmed kaugtöö kasutamise kohta. Samuti on

Justiitsministeeriumi infotehnoloogia kasutamine kõige kaugemale arenenud – alates 1999.a on

töötajatel kohustus täita elektroonilist kalendrit ning jagada seda asutusesiseselt välja. Samuti on

Justiitsministeerium eelnõude elektroonilise menetlemise süsteemi (eÕigus) üks peamisi init-

siaatoreid.

Sisekaitseakadeemia on valitsusasutuse hallatav riigiasutus. Sisekaitseakadeemia valiti seetõttu,

et suur osa asutusesisesest suhtlemisest toimub Sisekaitseakadeemias e-posti ja MSN vahendusel

sõltumata sellest, kas töötaja töötab ametlikult tööandja asukohas või muus kohas.

Kõigis neis asutustes intervjueeriti tipp- ja keskjuhte ning funktsioonijuhte (vt lisad 1—8) ning

viidi läbi küsitlused (vt näidisankeet, lisa 10), samuti tegid asutused kättesaadavaks oma

töökorraldust reguleerivad dokumendid.

Küsitlused viidi läbi järjekorras 1) Tartu Linnavalitsuses juuli 2003.a; 2) Justiitsministeeriumis

september ja oktoober 2003.a; ning 3) Sisekaitseakadeemias oktoobris 2003.a. Tartu

Linnavalitsusest ankeedi kohta saadud tagasiside ning andmetöötlemisel tekkinud probleeme

97(181)

arvestades korrigeeris autor ankeeti. Korrigeeritud ankeedist olid jäetud välja küsimused, mis

küsisid sama asja eri aspektist, lisatud töö seisukohalt olulised küsimuse, mis eelnevalt olid välja

jäänud (nt küsimus töövahendite kohta, vt Tabel 4; lk 64), ning fokuseeritud ankeet vastas

paremini magistritöö eesmärgile. Justiitsministeeriumis ja Sisekaitseakadeemias viidi küsitlus

läbi sisu poolest sama ankeedi alusel (magistritööle on lisatud Sisekaitseakadeemias kasutatud

ankeet; vt lisa 10).

Ankeedis paluti väiteid hinnata 7-palli süsteemis, kus 1 oli madalaim hinne, väljendades mitte

nõustumist, ning 7 oli kõrgeim hinne, väljendades täielikku nõustumist. Vastused järjestati

esimeses astmes mediaani järgi, teise astmena keskmise järgi, saades nii vastuste pingerea. Tartu

Linnavalitsuses läbiviidud küsitluses olid mitmed küsimused esitatud valikvastustena, mis tekitas

vastajates segadust, kui nad nõustusid mitme kriteeriumiga või kriteeriumid olid ebavõrdsed.

Tartu Linnavalitsuse ankeetides olid vastajad jätnud paljud küsimused vastamata, mille põhjal

polnud võimalik hinnata, kas isik ei pea küsimust teemasse puutuvaks või ei osanud ta

küsimusele vastata. Sisekaitseakadeemia küsitluses esitatud ankeetidesse lisati lahter, kuhu isik

sai märkida, kui tema arvates ei ole küsimus üldse teemasse puutuv. Vastuseta küsimuste arv

vähenes oluliselt, kuid ilmselt kasutasid mitmed vastajad seda kui kõige madalamat nõustumise

hinnangut lahtri 1 asemel. Autor on nende erinevustega küsitluste tulemuste hindamisel

arvestanud ning leiab, et tulemused on siiski võrreldavad.

Kuna magistritöö eesmärk on vaadelda kaugtööd just asutuse töökorralduse ühe elemendina, on

1) pööratud suurt tähelepanu asutuse organisatsiooni kujunemisele ja seda kujundavatele

faktoritele (vt 3.3.1, lk 98; 3.4.1, lk 119; 3.5.1, lk 143), seejärel 2) toodud välja tulemused, mis

iseloomustavad otsustamisprotsessi, organisatsioonikultuuri ja töövahendeid nendes asutustes (vt

3.3.2.2; lk 112; 3.4.2.2, lk 132; 3.5.2.2, lk 154) ning alles seejärel 3) vaadeldud juba konkreetselt

kaugtöö rakendamist selles asutuses ning toodud välja kõige iseloomulikumad näitajad (vt

3.3.2.3, lk 116; 3.4.2.3, lk 139; 3.5.2.2, lk 154). Uurimuste järel on tehtud lühike kokkuvõte

uurimuste tulemustest.

98(181)

3.3. Kaugtöö rakendamine Justiitsministeeriumis

3.3.1. Taustinformatsioon Justiitsministeeriumi kohta

Justiitsministeeriumi ajalugu157 algab koos Eesti riigi sünniga - 24. veebruaril 1918.a kuulutati

välja iseseisev Eesti Vabariik ja nimetati ametisse Eesti Ajutine Valitsus, kelle koosseisu kuulus

kohtuministri ja Ministrite Nõukogu abiesimehena Jüri Vilms. 1. juulil 1929.a ühendati

Kohtuministeerium ja Siseministeerium üheks ministeeriumiks. Pärast nelja-aastast

kooseksisteerimist lahutati Kohtu- ja Siseministeerium 1.aprillil 1934.a taas kaheks

ministeeriumiks.

1940.aasta augustist – detsembrini suudeti Eesti Vabariigi õigussüsteem lõhkuda ja asendada

totalitaarse riigi õigussüsteemiga. Seadusloome töö muutus teisejärguliseks ja pärast Teist

maailmasõda soikus mõneks ajaks (1957.aastani) hoopis, sest liiduvabariikidel polnud õigust

välja töötada oma seadusandlikke akte. NSV Liidu juhtimissüsteemi reformimise käigus

likvideeriti ENSV kohtuministeerium (1946.aastani Kohtu Rahvakomissariaat) nii nagu

enamikus liiduvabariikides ja tema funktsioonid anti üle ENSV Ministrite Nõukogu juurde

loodud Juriidilisele Komisjonile ja ENSV Ülemkohtule. 1970. aasta lõpul, pärast 10 aastat

kestnud ebaõnnestunud eksperimenti taastati kohtuministeerium. Tol ajal Eestis tugevnenud

venestamise mõjul sai kohtuministeerium nimeks ENSV Justiitsministeerium.

Aastal 2003 on Justiitsministeeriumi põhiülesanne õigusriigi printsiipe ja põhiseadust ning

ühiskonna arengut järgides kujundada terviklik õigussüsteem, et tagada õiguskindlus ning

igaühe õiguste kaitse ja igaühe õigusteadlikkus. Õigus on õigluseni jõudmise vahend.158

Alates 1990-datest on Justiitsministeerium õigusloome valdkonda koordineerivaks

ministeeriumiks ning õigusloome kõrval on tema tegevusvaldkonnaks justiitshaldus.

Justiitsministeeriumis on 5 osakonda ca 170 töötajaga. Justiitsministeeriumi valitsemisalas on

maa-, linna-, haldus- ja ringkonnakohtud, prokuratuur, vanglad, Eesti Kohtuarstlik

Ekspertiisibüroo, Justiitsministeeriumi Registrikeskus ning Eesti Õiguskeele Keskus.

157 http://www.just.ee/index.php3?cath=4722. 158 http://www.just.ee/index.php3?cath=1530.

99(181)

Justiitsministeerium alustas laialdasemat infosüsteemide arendust 1994 aastal. Arenduste

objektiks olid perioodil 1994—2002 just erinevate justiitshalduse asutuste spetsiaaltarkvarad

(äriregister, kinnistusraamat, politsei ja prokuratuuride ühisinfosüsteem ProPol, pärimisregister,

vangide register, kohtutäiturite infosüsteem jt). Justiitsministeeriumi infosüsteemi arengut on

mõjutanud Justiitsministeeriumi paiknemine kolmes eri hoones, millest kaks on Tallinnas ja üks

Tartus.159

Infotehnoloogia vahendite kasutamine Justiitsministeeriumi igapäeva töös on mõjutanud oluliselt

ministeeriumi töökorraldust ning aidanud kaasa nüüdisaegse organisatsioonikultuuri tekkele.

Infotehnoloogia kasutamine – e-post, e-kalender, projekt eBüroo – on muutunud nii

intensiivseks, et vaid mõned aastad tagasi varuga ehitatud sisevõrgu läbilaskevõime ja serverite

kiirus on hakanud tööd takistama.

Justiitsministeeriumi sisekommunikatsiooni 2001.a uuringu kohaselt on kõige aktiivsemaks

infoallikaks otsene ülemus ning otsene ülemus on ka see, kellelt kõige rohkem infot

oodatakse. Infokanalitest kasutavad ministeeriumi töötajad kõige rohkem e-posti,

kasutatavuselt viimasel kohal on siseveeb. Ootustele vastava infokanalite osatähtsuse

hindamisel jäi kõige vajalikumaks e-post, kuid kõige mittevajalikumaks hinnati telefon.160

Justiitsministeeriumi töötajatel on alates 1990-date keskpaigast olnud kindla nimekujuga e-posti

aadressid ning nende kasutamise kohustus. E-posti postkastidele on alates 1990-date lõpust

tagatud juurdepääs veebiüleselt, nii et töötaja saab oma posti lugeda ja kirjadele vastata

sõltumata oma asukohast.

Sisekommunikatsiooni süsteemi uuendati ministeeriumis 2001. aastal pärast

sisekommunikatsiooni spetsialisti tööle asumist. Muudetud ja korrastatud süsteemi oluliseks

elemendiks kujunes siseveebi „Juss“, mille kasutamist peetakse küllaltki aktiivseks161. Uus

siseveeb rakendus 2002. aasta lõpul. 2003.a jooksul on toimunud muutused Justiitsministeeriumi

teenistujate kasutusharjumustes ning siseveeb on muutunud oluliseks suhtlusvahendiks. Seetõttu

jõuab suurem osa tööks vajalikku teavet töötajani sõltumata tema füüsilisest asukohast.

Siseveebis on info struktureerid ja lihtsalt kättesaadav – see aitab säästa töötajate elektroonilisi

postkaste infouputusest. 159 eBüroo arenduse kontseptsioon. Justiitsministeerium; http://www.just.ee/index.php3?cath=1570. 160 Mari Saarniit 16.juuli 2003.a 16:04 e-kiri. 161 vt lisa 2, intervjuu kantsler Priidu Pärnaga.

100(181)

Alates 2000.a on rakendatud elektrooniliste kalendrite süsteem MS Outlook, mis võimaldab

avada kõigi töötajate kalendrid, saada infot töötajate päevakava kohta, lugeda nõupidamiste

protokolle jne. Elektrooniliste kalendrite kasutamine on fikseeritud Justiitsministeeriumi

sisekorraeeskirjas.162

Justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi

sisekorraeeskirja" punkt 6.5: "Tööaja planeerimisvahendina kasutatakse kogu

organisatsioonile nähtavat Outlook`i kalendrit. Teenistuja sisestab oma tööpäeva planeeringu

ja kasutuse kalendrisse. Kohustuslik on kanda kalendrisse nõupidamised, väljaspool töökohta

täidetavad ülesanded (sh koolitused, konverentsid jmt), puhkused ja kaugtöö. Töökohalt

äraolekul kogu tööpäeva kestel on kohustuslik kasutada äraoleku automaatvastust, näidates

selles esmase kontaktivõimaluse."


sisekorraeeskirja" punkt 6.6: "Nõupidamisi planeeritakse Outlook`i kalendris reeglina

ajavahemikule kell 9.00-12.00 ja 13.30-15.30. Nõupidamiskutsele või muule kolleegi poolt

tehtud ajaplaneeringule tuleb saata vastus. Vastuse mittesaamisel on kutsujal õigus eeldada

nõustumist. "

1990-datel oli Justiitsministeeriumis probleemiks teabe kadumine seoses töötaja lahkumisega,

kuna info dokumenteerimine ja süstematiseerimine oli puudulik. Suur osa töö jätkamiseks

vajalikust teabest oli töötajate peades ning segi erakirjavahetusega. Selleks tagati

töökorraldusega tööks olulise info dokumenteerimine; nt kohtumise kohta tuli vormistada

memorandum e-kalendri kohtumise kandesse ning vajadusel salvestada kande juurde seotud

dokumendid. Asjaajamiskorra järgmist kontrollivad ja vajadusel juhendavad struktuuriüksuste

sekretärid.

Alates 2000. aastast on Justiitsministeeriumis juurutatud elektrooniline dokumendihaldus PC

Docs, mis võimaldas jälgida dokumentide liikumist organisatsioonis ning tagab ligipääsu kõigile

ministeeriumis koostatud ametlikele dokumentidele või eelnõudele. 2003. aastaks on välja

töötatud täiustatud dokumendihalduse süsteem eBüroo, mis eelduste kohaselt aitab lahendada

162 Eesti avaliku sektori kvaliteediauhinna pilootprojekt 2003 "Arenev riigiasutus" Justiitsministeeriumi taotlusdokument. – Justiitsministeerium, 2003, lk 19—20.

101(181)

info süstematiseerituse ja säilimisega seotud probleemi.163 2003.a sügisel viidi

Justiitsministeeriumis läbi küsitlus eBüroo kasutajate seas. Küsitluse tulemused164 näitasid, et

kasutajad ei olnud rahul programmi tehniliste näitajatega (aeglus, hangumine, vormide

korduvtäitmine), kuid ideed peeti iseenesest kasulikuks. Küsitluse tulemused tõid välja vajaduse

töötajate koolitamise järgi (1.tsitaat, vt allpool), samas näitasid, et dokumendi menetlemine on

muutunud kindlamaks ja jälgitavamaks (2.tsitaat, vt allpool) ning programmile süüks pandavad

puudused võivad olla tingitud inimeste enda hooletusest (3. tsitaat, vt allpool).

Kas skanneeritud dokumentidest on abi? Vastanutest 7 ei olnud rahul, 15 oli väga rahul ja

2 oli ükskõik. Rahulolematuse põhjuseks toodi arvuti kasutamise kahjulikku mõju silmadele,

käsikirjaliste skanneeritud dokumentide halba loetavust ning harjumuspäraseid eelistusi.

Küsitlusel saadud vastustest ilmnes: "Probleem ilmnes osadel vastanutel, et nad ei näe peale

esimese lehekülje teisi. Ilmselt pole siin selgitatud, et lisasid on võimalik edasi järjest

lehitseda."165

Positiivset leiti, et dokumentide menetlemine on ülevaatlikuks muutnud. Dokumendid ei jää

kuskile vedelema, lihtne on neid järgida ja ühendust võtta just õige inimesega. Hea on

ülevaade ka dokumendi kinnitamise protsessist. Menetlused annavad hea ülevaate, mis töö

parajasti käsil on. [--] Osa leidsid, et elektroonilisel suunamisel kaob vastutus ära, ei asuta

kiiresti ülesannet täitma. Paberdokumentide puhul pidi olema vastutustunne suurem (seda ei

saa eelneva töö korraldusel küll täheldada, et kellelegi oleks paber väga tähtis olnud, kadusid

ikka kuhugi lauasahtlisse ära).166

Küsitlusest selgus, et päringud ei anna õigeid tulemusi, paljudel päringutel on 0 vastust, kuigi

peaksid vastuseks olema konkreetsed dokumendid. Sissetulnud dokumente ei leita, kindlal

perioodil koostatud dokumentidele ei tule õiget vastust. [--] Dokumente ei leita ka sellepärast,

et profiilid on valesti või puudulikult täidetud.167

163 Eesti avaliku sektori kvaliteediauhinna pilootprojekt 2003 "Arenev riigiasutus" Justiitsministeeriumi taotlusdokument. – Justiitsministeerium, 2003, lk 20. 164 Küsitluse tulemused sain Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärnalt 30.oktoobri 2003.a intervjuu järel. Tulemusi ei ole minule teada olevalt avalikustatud. 165 Justiitsministeerium (2003) Kokkuvõte eBüroo küsitlusest, lk 1. 166 Justiitsministeerium (2003) Kokkuvõte eBüroo küsitlusest, lk 1. 167 Justiitsministeerium (2003) Kokkuvõte eBüroo küsitlusest, lk 2.

102(181)

Infotehnoloogia kasutamine Justiitsministeeriumi töövaldkonnas ei piirdu ministeeriumi sisese

tegevusega. Eesmärgiga ajakohastada õigusloome korraldus, tagada õigusaktide parem kvaliteet

ja õigusloome protsessi sujuvus, käivitas Justiitsministeerium koostöös Riigikantselei ja

Riigikogu kantseleiga eelnõude elektroonilise menetlemise süsteemi eÕigus.168

Selleks, et tagada õigusmõistmise kvaliteet ja suurendada kohtusüsteemi autoriteeti ja

usaldusväärsust, kavandab Justiitsministeerium võtta senisest enam kohtus kasutusele

infotehnoloogia vahendeid, sealhulgas tagada kohtuotsuste jõudmine veebilehe kaudu

avalikustatud andmebaasi.169 Koostöös sidusstruktuuridega arendab Justiitsministeerium

elektroonilist kohtumenetlust.170 10.novembril 2003.a sõlmisid justiitsiministeeriumi kantsler

Priidu Pärna, siseministeeriumi kantsler Märt Kraft ja politseiameti peadirektor Robert Antropov

koostööleppe, et arendada õiguskaitseasutuste infosüsteeme. Justiitsministeeriumi kantsler Priidu

Pärna ütles: "Oluline on, et nii prokuratuuri kui politsei töös kasutatavate infosüsteemide

ühisandmed oleksid kvaliteetsed ja vastaksid kehtivale kriminaalmenetluse seadustikule. Samuti

tuleb valmis olla järgmise aasta juulist kehtima hakkava kriminaalmenetluse seadustikuga

töötamiseks."171

1990-date keskpaigani koostati Justiitsministeeriumis töö planeerimiseks iga-aastaseid

tööplaane. Need tööplaanid olid kaootilised ja juhuslikku laadi ega täitnud seetõttu oma

eesmärki. Aastatel 1997—1999 alustati Justiitsministeeriumis strateegilise planeerimisega 4

aasta peale ette. Strateegia koostatakse ministeeriumi peale tervikuna ja siis eraldi veel üksikute

valdkondade lõikes. Selleks, et see oleks ka juriidiliselt kohustuslik järgida, kinnitatakse

strateegia justiitsministri käskkirjaga. Iga aasta vaadatakse strateegiline plaan üle. Plaani

poliitilised eesmärgid kooskõlastatakse ministriga. See tagab, et Justiitsministeeriumi strateegial

on poliitiline toetus ja see on suure tõenäosusega ka poliitiliselt ja rahaliselt tagatud.

Igal aastal (alates 2001) toimub kahepäevane (väljasõidu-) nõupidamine arengustrateegia

täiendamise eesmärgil, kus osaleb kogu juhtkond (minister, kantsler, asekantslerid,

168 Justiitsministri 27.novembri 2002.a. käskkirja nr 554 kinnitatud "Justiitsministeeriumi arengukava aastani 2006" üldiste tegevuseesmärkide peatüki punktid 1.2 ja 4.2. 169 "Kohtusaal kolib internetti". – Eesti Päevaleht 12.november 2003: "Justiitsministeeriumis valminud uus tsiviilkohtumenetluse seaduse eelnõu sätestab ühe võimalusena ka kohtuistugi pidamise interneti vahendusel." http://www.epl.ee/artikkel_250171.html. 170 Justiitsministri 27.novembri 2002.a. käskkirja nr 554 kinnitatud "Justiitsministeeriumi arengukava aastani 2006" kohtute tegevuse peatüki punkt 2.2. 171 Eesti Õiguskeskuse foorumi 2003-11-10 15:38 uudis.

103(181)

siseauditiosakonna juhataja), lisaks arendus- ja personalijuht, 2 vastutavat nõunikku ning riigi

peaprokurör. Nõupidamisel määratletakse organisatsiooni missioon, arutatakse läbi

olulisemad saavutatud tulemused, kerkinud probleemid, muutused nii organisatsioonis kui

väliskeskkonnas ja eesmärgipüstitused. Eesmärkide sätestamise eelduseks on selge visioon,

mille osas juhid konsensusele peavad jõudma. Kokku lepitakse eesmärkide elluviimise

peamistes meetmetes, mis kajastuvad arengukavas.172

Strateegilistest plaanidest on kasvanud välja täpsed tööplaanid. Tööplaanidega on määratud juba

konkreetsed eesmärgid või tulemused, nendele vastavad täpsed mõõdikud mõõdikutega,

vastutajate ja tähtaegadega. Siseauditi osakond viib täiendavalt läbi ka riskide hindamise.

Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna hinnangul on kogu planeerimise protsess läinud

täpsemaks ja see on võimaldanud ka täitmise faasi tuua rohkem paindlikkust – eesmärgid on pai-

gas, mõõdikud on paigas, tähtajad paigas, vastutajad paigas. See on võimaldanud jõuda sellise

paindlikuma töökultuurini.173 Osa sellest paindlikust töökultuurist ongi kaugtöö.

Kaugtöö on Justiitsministeeriumis olnud asutuse loomuliku arengu ja praktilise vajaduse

tulemus. Kaugtööd on ministeeriumis tehtud juba 1990-date algusest ning tehniline

infrastruktuur, strateegiline planeerimine jms eelnimetatud faktorid on seda toetanud. Isegi

perioodil, kui Justiitsministeeriumi kantsleriks oli Mihkel Oviir, kes nõudis täpset tööajast

kinnipidamist – küll ainult tööaja normist kinnipidamise, mitte ületöö vältimise mõttes -, alustas

koosolekuid täpselt tööpäeva alguses, kontrollis tööajast kinnipidamist ja viis sisse

elektrooniliste kalendrite täitmise kohustuse, tegutsesid samaaegselt kaks struktuuri kaugtöö

põhimõttel.

1990.a keskpaigast moodustati Justiitsministeeriumi õigusloome osakonna koosseisus Tartu

büroo (1990-date lõpust kuni 2002.a Justiitsministeeriumi Tartu osakond, kuid tänaseks

kaotatud). Töökorralduselt sarnaneb selline eraldiseisev osakond satelliitbüroole. Osakonna

loomise põhjuseks oli Justiitsministeeriumi huvi teha koostööd Tartu Ülikooli

õigusteaduskonnaga ning Riigikohtuga, kaasata nende institutsioonide inimressursid

õigusloomesse. Samuti oli põhjuseks mitmete Justiitsministeeriumi ametnike isiklik seotus Tartu

172 Eesti avaliku sektori kvaliteediauhinna pilootprojekt 2003 "Arenev riigiasutus" Justiitsministeeriumi taotlusdokument. – Justiitsministeerium, 2003, lk 7. 173 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärnaga; vt lisa 2.

104(181)

Ülikooli või Riigikohtuga ning Justiitsministeerium eelistas jätkata nende inimestega

teenistussuhet kaugtöö vormis, ennem kui nad teenistusest vabastada.

Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna sõnul on ministeeriumi Tartu osakonnaga esinenud

teatud perioodil ka kogemusi: "[--] seal oligi vahepeal probleeme, et inimesed ei olnud

kättesaadavad ja asi läks käest ära. Seda asja sai muudetud, et ülesanded muutusid täpsemateks,

ajagraafikud konkreetsemateks. Ainult nii sa saad sellist distantsjuhtimist teha, kui sul mingit

varjatud kaamerat üleval pole."174 Seega on Justiitsministeeriumil olemas kogemus kaugtööga

seotud juhtimisprobleemide lahendamisel.

Seoses kaugtöö üldregulatsiooni kehtestamisega kadus ära vajadus kajastada

Justiitsministeeriumi struktuuris eraldi Tartu osakonda (vt Joonis 7, lk 110). Seevastu on

eraõiguse talituse üheks tööülesandeks toetada ministeeriumi koostöö arendamist Riigikohtu,

Tartu Ülikooli õigusteaduskonna ja Õiguskeskusega ning aitab esindada ministeeriumi huve

Tartus175.

Teine juhtum, kus Justiitsministeerium on kaugtööga kokku puutunud, oli Justiitsministeeriumi

atašee Brüsselis ametikoha loomisel. Sellega seoses oli alguses probleem, et kuidas veenduda, et

ta töötab seal piisavalt efektiivselt, et ta ei raiska tööaeg, sest vahemaa ei võimaldanud vahetut

kontrolli tema töö üle. Sellise töökoha loomine tingib vajaduse püstitada ülesandeid täpselt,

panna täpsed tähtajad, panna täpsed mõõdikud ja jälgida tööde laekumist.176 2003.a novembris

töötab Justiitsministeeriumis kaugtöö korras atašee justiitsküsimustes Eesti Vabariigi alalises

esinduses Euroopa Liidu juures Kristi Raba ning Justiitsministeeriumi atašee justiitsküsimustes

Helsinkis Jüri Urm.

2001.a toimus Justiitsministeeriumis suur struktuurireform, mille käigus koondati mitmed

haldus- ja tugifunktsioone täitvad osakonnad ühte üldosakonda. Selle struktuurireformiga

kaasnesid ka suured koondamised ja avalike teenistujate väljavahetamine. Uuesti kokku pandud

arendus- ja personalitalitus koosnes suures osas uutest inimesest. Arendus- ja personalitalituse

174 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärnaga; vt lisa 2. 175 Justiitsministri 21.01.2003.a. käskkirjaga nr 23 kinnitatud "Õigusloome osakonna tööplaan"; http://www.just.ee/files/tooplaanid/2003/6igusloom.htm. 176 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärnaga; vt lisa 2.

105(181)

juhataja Kairi Kübarsepp sai ülesande muuta ministeeriumi töökeskkonda ja asjaajamist

nüüdisaegsemaks. Sellele järgnenud kahe aasta jooksul on muutunud Justiitsministeeriumi

palgapoliitika ja tööajarežiim paindlikumaks, toodud sisse libiseva tööaja graafik ja muud

sarnast.177

Eelnevad kogemused ning asutuse töökultuuri areng koostoimes tehnilise infrastruktuuri ja

strateegilise juhtimise süsteemi tekkega lõid Justiitsministeeriumi eeldused kaugtöö

ulatuslikumaks kasutuselevõtuks. 2000-date alguses hakkas kaugtöö rakendamise võimalust

arutama Justiitsministeeriumi juhtkond. Kaugtöö rakendamise algataja oli arendus- ja

personalitalitus, kes esitas selle ettepaneku juhtkonnale. Seda tingisid kaks olulist põhjust.

1. Justiitsministeeriumi ametnikkond on küllaltki noor. Sellega seoses tekib mitmetel

spetsialistidel vajadus perekondlikel põhjustel ajutiselt töölt kõrvale jääda. Paljudel juhtudel on

nad avaldanud, et töötaksid parema meelega kodust. Organisatsioon on neile vastu tulnud.

2. Justiitsministeerium asetseb kahes eraldiseisvas hoones. Suurem osa Justiitsministeeriumi

Tallinna osakondi asuvad Tõnismäe 5a majas, kuid kohtute osakond paikneb Lõkke 4 hoones.

2000—2001.a tekkis Justiitsministeeriumis kava ehitada Tõnismägi 5a hoone katusealuse

viiendaks korruseks ja koondada ministeerium ühte majja kokku. Selleks, et terve ministeeriumi

ametnikud ühe majja ära mahuks, pidi ministeerium leidma inimesed, kes oleks valmis töötama

põhiliselt kodus.

Ministeeriumi ühte hoonesse koondamine ning sellega seoses ruumiprogrammi tihendamine ja

osade ametnike üleviimine kaugtööle oleks andnud ministeeriumile majanduslikku säästu. Kahes

eraldi hoones paiknemine – nagu see 2003.a novembris endiselt on – tähendab, et

Justiitsministeeriumi hoones Tõnismäe 5a on palju tühje ruume ja tühje töökohti, mida meil ei

ole võimalik terviklike struktuuridega täita. Justiitsministeerium maksab Riigi Kinnisvara AS-le

iga kuu nende tühjade töökohtade eest renti178. Tihendamine ja teatud ruumidest loobumine ja

177 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärnaga; vt lisa 2. 178 Vabariigi Valitsuse 21.detsembri 2001. aasta korraldusega on aktsiaseltsile riigipoolse mitterahalise sissemaksena aktsiakapitali suurendamiseks üle andnud Justiits- ja Siseministeeriumi valitsemisel oleva riigivara - kirjapandud koguväärtusega (väidetava hariliku väärtusega) üle 400 miljoni krooni. 28.detsembril 2001.a sõlmisid toonane rahandusminister hr Siim Kallas ja Riigi Kinnisvara AS-i juhatuse esimees hr Enn Teimann ehitiste ja kinnistute

106(181)

kodutöö tervikuna oleks andnud Justiitsministeeriumile majanduslikus mõttes kulude

kokkuhoidu.

Justiitsministeeriumi ühte hoonesse koondamist ja osade töötajate kaugtööle üleviimist arutati

kõigepealt juhtkonna koosolekul. Juhtkonda kuuluvad minister, kui poliitilise persooni kõige

kõrgem tase, kantsler ja asekantslereid. Kuna Justiitsministeeriumi personalipoliitika nägi ette

paindlikku töökorraldust ning teisalt oli vajadus ka hõredalt sisustatud hoonesse rohkem

ametnikke kokku tuua, siis sai idee juhtkonna toetuse.

Idee teostamise etapis vaadati üle ministeeriumi ruumiprogramm. Selle tulemusena liideti kokku

ministeeriumi võimalikud töökohad - kabinettide kaupa pandi töökohti juurde ja viiendale

korrusele kavandati 26 töökohta – ja arvestati kokku ministeeriumi ametnikud, kes oleksid

pidanud nendes ruumides tööle hakkama. Selle arvestuse tulemusena selgus, et Justiitsministee-

riumis on ligi 10% rohkem ametnikke kui võimalikke töökohti. Juhtkonna nõupidamisel lepiti

kokku, et 10% on kontrollnumber, see on kaugtööle üleviidavate ametnike arv.

Selle idee teostamise algetapis ega ka teostamise varajases staadiumis ei konsulteeritud

Justiitsministeeriumi teenistujatega. Ideed arutati üksnes juhtkonna koosolekutel. Osakondade

juhid said ülesande hinnata tööd ning teha ettepanekud, milliseid töötajaid nende

struktuuriüksustest võiks viia üle kaugtööle. Justiitsministeeriumi ametnikel puudus ühene teave

juhtkonna kavatsustest. Selle infotühimiku täitsid kuulujutud.

Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna: "Kodutöö rakendamise kavadega käis kaasa

informatsioon, et kui ministeeriumi ruumiprogrammi hakatakse tihendama, siis osa ametnikke

saadetakse kodutööle sunniviisiliselt. Nendega räägitakse küll läbi, et "Sinu töökoha profiil on

selline, et sa võiksid töötada kodus. Ministeerium loob sulle sellised tingimused, katab

sellised kulud. Meie jaoks ei ole hädavajalik, et Sa istuksid siin ministeeriumis poliitilise

juhtkonna lähedal, mis sinuga ei lävi ja mis sinuga ei suhtle. Sa võid täiesti vabalt suhelda

asutusega elektrooniliselt." Selline informatsioon tekitas negatiivset vastukaja."

mitterahalise sissemaksena üleandmise lepingu ning asjaõiguslepingu, mille alusel anti Riigi Kinnisvara AS-le üle kokku 70 kinnistut ja hoonet, sh Justiitsministeeriumi hoone.

107(181)

Idee rakendamist takistas asjaolu, et muinsuskaitse- ja tuleohutusjärelevalve asutused ei andnud

luba katusealust välja ehitada. Protsess jäi venima, samas see informatsioon, et tuleb kodutöö

sundrakendamine, oli juba laiali läinud. Otsustamatus ruumiplaani muutmise ja kaugtöö

sundrakendamise küsimuses tekitas probleeme ja ärevust.

2003.a kevadel jõudis Justiitsministeeriumi juhtkond uuesti veendumusele, et ministeerium

ikkagi tuleks ühte hoonesse koondada. Seoses Vabariigi Valitsuse koosseisu vahetumisega tõusis

poliitilisse päevakavasse ministeeriumi kesklinna hoonest mujale odavamale pinnale kolimine.

Selletõttu ministeeriumi ühte hoonesse koondamist ja hoone 5. korruse selleks otstarbeks

väljaehitamist alates 2003.a kevadest Justiitsministeeriumis ei arutata.

Vaatamata sellele, et kava tihendada ministeeriumi ruumiprogrammi ja viia osa

Justiitsministeeriumi riigiteenistujaid sundkorras üle kaugtööle takerdus, oli Justiitsministeerium

siiski üks esimesi asutusi, kus kaugtööd ametlikult kasutama hakati ning ka sisekorraeeskirjades

reguleeriti. Kaugtööd reguleerib justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud ning

23.jaanuari 2003.a käskkirjaga nr 28 muudetud "Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirja"

osa 7 "Kaugtöö" ning ametijuhendid. Ametnike hirmu nende sundkorras kaugtööle saatmise ees

vähendamiseks on sisekorraeeskirjades sõnaselgelt öeldud: "Kaugtöö eelduseks on töötaja

kinnitus mujal töötamise võimalikkuse kohta ning nõusolek selleks.179"

Kaugtöö all mõistetakse töötamist väljaspool Justiitsministeeriumi ametiruume180. Seega erineb

Justiitsministeeriumis kasutatav mõiste "kaugtöö" selle mõiste üldlevinud tähendusest (vt lk 38)

ning vastab pigem mõiste "kodutöö" määratlusele (vt lk 24). Kaugtöö võimalikkus nähakse ette

ametijuhendis. Kaugtöö rakendamiseks on vajalik teenistuja taotlus ning vahetu juhi nõusolek

sellega. Rakendatava mahu määrab iga teenistuja puhul eraldi tema struktuuriüksuse juht

kooskõlastatult üldosakonna arendus- ja personalitalitusega lähtudes organisatsioonilistest

vajadustest ning töö iseloomust. Kaugtöö rakendamine Justiitsministeeriumis kehtiva sisekorra

järgi on eelkõige teenistuja ja organisatsiooni huvide ja vajaduste tasakaalustamine, üksikjuhtu

arvestava sobiva töökorralduse valik.

179 Justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 7.2. 180 Justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 7.1.

108(181)

Sisekorraeeskirjas on nimetatud ka kriteeriumid, millest kaugtöö rakendamise otsustamisel

tuleks lähtuda. Kaugtööna täidetavad ülesanded vastavad üldjuhul järgmistele omadustele:

1)analüüsi- ja keskendumisvajadus; 2)tööprotsessi kestel puudub vahetu suhtlemise vajadus

töökohal; 3)töö edastamine ja aruandlus on võimalik kaugtööperioodi järel või kindlalt määratud

lõpptähtajaga või infotehnoloogiavahendeid kasutades; 4)töö on teostatav ilma

Justiitsministeeriumis paberkandjail paikneva informatsioonita (kirjavahetus jmt). Samas on

peetud juhtimisülesandeid sellisteks, mille puhul kaugtöö osakaal ei saa ühelgi juhul ületada 20%

ehk ühte tööpäeva nädalas181.

Kaugtöö kasutamise korral planeeritakse graafik Outlook’i kalendris ette vähemalt kahe nädala

ulatuses, reserveerides ka töövahendid, mida soovitakse kasutada Justiitsministeeriumis.

Graafikut on õigus täiendada jooksva perioodi kestel, kuid töötajal puudub õigus keelduda talle

graafikus vabale ajale tehtud planeeringutest, põhjendades keeldumist kaugtöötamiskavatsusega.

Kaugtöö ajamärkeid tehakse tavalises, planeeritud tegevusi kirjeldavas korras, lisaks tuleb

sisestada ka teenistuja kontakttelefoni number.182 Viimane on vajalik selleks, et kaugtööd tegeva

töötajaga oleks võimalik saada ühendust, et kaugtöö ei halvendaks töö kvaliteeti.

Kui algselt oli kaugtöö rakendamise eesmärgiks ruumiplaani tihendamine, siis sisekorraeeskirjas

selle küsimuse reguleerimisel on see eesmärk kõrvale jäetud. Sisekorraeeskirja punkt 7.6

kohaselt võimaldab Justiitsministeerium teenistujal hoida oma töövahendeid ja –materjale

teenistujale selleks personaalselt ettenähtud kohas (sahtlikapp, riiul) ning tagab töötamiseks

arvuti, töökoha ja lauatelefoni. Ainult juhul, kui vähemalt 60% teenistuja tööst toimub

kaugtööna, soetab Justiitsministeerium töötajale kasutamiseks vastava arvuti ja võrguühenduse

ning kannab kasutamise kulud. Seega on ministeerium loonud kaugtööd tegevatele töötajatele

topelt-töökohad.

Kaugtöö selline reguleerimise sisekorraeeskirjades on andnud tulemusi. Kodutöö kasutamise

sagedus on suurenenud (MS Outlook’i elektrooniliste kalendrite kohaselt).183 Samas ei ole

Justiitsministeeriumis mõõdetud, kuivõrd mõjutab kaugtöö töötulemuse või –rahulolu ning ei ole

181 Justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 7.4: "Talituse ja osakonna juhataja puhul ei määrata kaugtöö osakaaluks üle 20% nädalas." 182 Justiitsministri 4.juuli 2002.a. käskkirjaga nr 316 kinnitatud "Justiitsministeeriumi sisekorraeeskirja" punkt 7.5. 183 Eesti avaliku sektori kvaliteediauhinna pilootprojekt 2003 "Arenev riigiasutus" Justiitsministeeriumi taotlusdokument. – Justiitsministeerium, 2003, lk 29.

109(181)

ka sisulist hinnangut sellele, kas kaugtöö kasutamise juhud moodustavad töökorralduse

loomuliku osa või on ennem töötaja isiklikest vajadustest lähtuv vastutulek.


sisekorraeeskirja" sätestatud topelt-töökoha nõuet ning töötajate kaugtöö vabatahtliku

rakendamise nõuet arvestades on mõistetav Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna hinnang

kaugtöö rakendamisele: "Kulude kokkuhoid oleks hakanud toimima siis, kui me oleksime selle

maja siin ära tihendanud ja oleksime siis loonud võib-olla osakonna peale kodustöötajatele ühe

ühise töökoha. [--] Mis siis tegelikult praktikas juhtus, nendel juhtudel, kus asuti kodutööd

rakendama? Minu arvates ei ole praktikas – vähemalt hetkel – kodutöö kulude kokkuhoidu kaasa

toonud."184

184 Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Priidu Pärnaga; lisa 2.

110(181)

Joonis 7: Justiitsministeeriumi organisatsiooni skeem185

---

Kokkuvõtteks võib öelda, et Justiitsministeeriumis on valmisolek kaugtöö ulatuslikumaks

rakendamiseks küllaltki hea. Infotehnoloogiline varustatus võimaldab kaugtööd ning

185 http://www.just.ee/index.php3?cath=31.

minister

kantsler ministri nõunikud siseauditi osakond

ministeeriumi nõunikud

kantsleri abi

õigusloome asekantsler

halduse asekantsler

õigusloome osakond asekantsleri abi

avaliku õiguse talitus

eraõiguse talitus

karistusõiguse talitus

EL õiguse ja välissuhete talitus

büroo

üldosakond

finants- ja varahaldustalitus

kantselei

arendus- ja personalitalitus

avalike suhete talitus

ministeeriumi haldustalitus

asekantsleri abi

kohtute asekantsler

kohtute osakond

kohtuhaldustäite talitus

tsiviiltäite talitus

notariaadi ja registrite talitus

Kriminaalhoolduse talitus

kriminaalpreventsiooni talitus

asekantsleri abi

infosüsteemide talitus

prokuratuuri talitus

rahvusvahelise õigusabi talitus

vanglate asekantsler

vanglate osakond

karistuse täideviimise talitus

õiguse ja arenduse talitus

sotsiaalhoolekande talitus

kriminaalhoolduse talitus

asekantsleri abi

111(181)

organisatsioonil on olemas ka kaugtöö rakendamise kogemus. Sõnastatud on organisatsiooni

missioon, mis seob inimesi ning motiveerib neid ka kaugtöö korral ning koostatud strateegiline

plaan. Järgnevalt vaadeldakse, kuivõrd kajastavad eelnenud järeldused Justiitsministeeriumis läbi

viidud uuringus.

3.3.2. Justiitsministeeriumis läbiviidud kaugtööalane uurimus

3.3.2.1. Sissejuhatus

Justiitsministeeriumi ankeet oli esitatud 15 teenistujale lähtuvalt järgmistest kriteeriumitest

1) teenistuja on teistest rohkem kasutanud võimalust kodutööd teha ja 2) juhtkonna arvamus

oleks esindatud. Teenistujatelt, kellele ankeet esitati, laekus tagasi 14 ankeeti. Lisaks sellele tehti

ankeet kõigile teenistujatele kättesaadavaks asutuse siseveebis. Kokku laekus 20 ankeeti.

Haridus. Vastajatelt küsiti nende haridustaset. Justiitsministeeriumi teenistujatest on

teaduskraad 20 inimesel ehk 8,6% teenistujatest, kõrgharidus 134 inimesel ehk 58,3%

teenistujatest ning kesk- või kutseharidus 76 inimesel ehk 33,0% teenistujatest.186 Vastajatest oli

teaduskraad 1 inimesel ehk 10% vastajatest, kõrgharidus 15 inimesel ehk 75% vastajates ning

kesk- või kutseharidus 2 ehk 10% vastajatest (üks vastaja jättis haridustaseme märkimata). Seega

kajastavad küsitluse tulemused pigem teaduskraadi ja kõrgharidusega teenistujate nägemust.

Vanus. Vastajatelt küsiti nende vanust kolmes vanusegrupis: 1) 18—30aastased; 2) 30—

55aastased ning 3) 55 ja enam aastat vanad. Justiitsministeeriumi personaliprogramm ei

võimaldanud võtta välja aruannet nende vanusegruppide kaupa, vaid järgmistes

vanusegruppides: 20-24aastaseid on Justiitsministeeriumis 55 teenistujat ehk 23,9%

teenistujatest; 25-54aastaseid on 163 teenistujat ehk 70,8% teenistujatest ning üle 55 aastaseid on

12 teenistujat ehk 5,2% teenistujatest.187 Vastanutest kuulus vanusegruppi 18—30aastased 19

vastajat ehk 95% vastajatest, vanusegruppi 31—55aastased 1 vastaja ehk 5% vastajatest ning

ühtegi üle 55 aastast vastajat polnud. Seega kajastavad küsitluse tulemused pigem noorte

teenistujate nägemust.

186 Mari Saarniit 23.oktoobri 2003.a 13:47 e-kiri. 187 Mari Saarniit 23.oktoobri 2003.a 13:47 e-kiri.

112(181)

Tasand. Vastajatelt küsiti nende juhtimistaset või spetsialisti astet. Kuna vastus sellele

küsimusele oli suuresti subjektiivse hinnangu küsimus toon välja üksnes suundumuse – enamus

vastajatest (85%) pidas ennast keskastme- või tööjuhtideks või vanemspetsialistideks.

3.3.2.2. Uuringu tulemused Justiitsministeeriumi kohta

Justiitsministeeriumi põhiliseks väärtuseks on asutuse eesmärgi saavutamine. Olulisim on, et töö

saaks tehtud ja tulemus saavutatud - sellega nõustus enamus vastanutest (vt Tabel 5, lk 113

esimene rida; vastuste mediaan 6, keskmine 5,95). Olulisimaks väärtuseks pidasid vastajad

eesmärkide saavutamist ning klientide rahulolu (vt tabel Tabel 6, lk 113 esimene rida; mediaan

6, keskmine 6) ning alles seejärel hea kollektiivi loomist ja meeldivat töökeskkonda (vt tabel

Tabel 6, lk 113 teine rida; mediaan 4, keskmine 4,5). Eelnev juhtumi taustainformatsioon

kinnitab strateegilise planeerimise, ülesannete seadmise ja mõõtmise ning tulemuse saavutamise

olulisust organisatsiooni jaoks. Justiitsministeeriumi kantsler Priidu Pärna seostas töö

planeerimist usalduse kasvuga ning töömotivatsiooni paranemisega (vt ülalpool). Seega võib

eesmärkide saavutamist pidada organisatsiooni keskseks väärtuseks, millele kogu muu

töökorraldus ja –suhted on allutatud. Kahe näitaja koostoimes võib pidada Justiitsministeeriumi

ülesandele orienteeritud organisatsiooniks.

Olulise Justiitsministeeriumi iseloomustava joonena sedastus, et organisatsioonis on inimesi,

kellega ei ole võimalik vahetult suhelda, vaid koostööd tehakse e-posti teel (vt Tabel 5 teine rida,

lk 113; vastuste mediaan 6, keskmine 5,50). Seevastu tööpäeva alustamist koos kolleegidega

pidas heaks stiimuliks (7 punkti) ainult üks vastaja (vt Tabel 5 üheksas rida, lk 113; vastuste

mediaan 2, keskmine 2,50). Rohkem nõustuti väitega, et igapäevased kontaktid kolleegidega

aitavad ennast arendada (vt Tabel 5 viies rida, lk 113; vastuste mediaan 4, keskmine 3,90).

Kommunikatsiooni seisukohast on oluliseks tulemuseks, et tunduvalt enam vastajaid arvab, et

töötada võib seal kus on kõige sobivad tingimused (vt Tabel 5 kolmas rida, lk 113; vastuste

mediaan 5,5, keskmine 5,50), võrreldes nendega, kes arvavad, et olulisim osa tööalasest

informatsioonist saadakse juhuslikel kokkusaamistel ja nõupidamistel (vt Tabel 5 kuues rida, lk

113; vastuste mediaan 3,5, keskmine 3,90). Taustauuringu käigus selgus, et kohtumiste ja

nõupidamiste informatsioon on kättesaadav töötajate e-kalendrite kaudu ka teistele töötajatele

113(181)

ning siseveebi kaudu on oluline osa tööalasest informatsioonist süstematiseeritud kujul

kättesaadavaks tehtud. Nende andmete koostoime põhjal võib järeldada, et Justiitsministeeriumis

ei ole vahetu suhtlemine vajalik niivõrd tööalase informatsiooni saamiseks, vaid ennem mõtete

läbiarutamiseks.

Küllaltki tähtsaks peetakse ülemuse isiklikku eeskuju ja vahetut suhet ülemusega (vt Tabel 5

neljas rida, lk 113; vastuste mediaan 5, keskmine 4,40). Samas on teenistujate nägemus

organisatsioonist selgelt rollikeskne (vt Tabel 7 esimene rida, lk 114; mediaan 5, keskmine 5,30)

ning seda suhet iseloomustab ilmselt rohkem rollitunnetus kui isiklik karisma. Igatahes ei ole

alluva alandlikkus ja ustavus juhile vastajate seas vähimalgi määral tunnustatud väärtusteks (vt

Tabel 6 seitsmes rida, lk 113; mediaan 1, keskmine 1,70).

Tabel 5: Justiitsministeeriumi organisatsiooni põhijooned

mediaan keskmine max min 1) Oluline on see, et töö saaks tehtud ja tähtaegasid järgitakse – millal töötaja selle töö konkreetselt ära teeb, ei ole oluline.

6 5,95 7 2

2) Organisatsioonis on mitmeid inimesi, kellega ei ole võimalik vahetult suhelda. Samas võimaldab e-posti teel suhtlemine nendega siiski koostööd jätkata.

6 5,50 7 2

3) Töötaja täidab tööülesandeid seal, kus vaja – oluline on, et informatsioon jõuaks asutusse ja oleks teistele tööalaselt kättesaadav.

5,5 5,50 7 3

4) Organisatsiooni seisukohalt on väga tähtis ülemuse ja alluva vahetu suhe – ülemuse isiklik eeskuju ja juhised loovad tööülesannete täitmiseks vajalikud eeldused.

5 4,40 7 2

5) Igapäevased kontaktid kolleegidega annavad võimaluse erialaselt ennast arendada ning on peamiseks põhjuseks, miks üldse selles asutuses töötatakse.

4 3,90 7 1

6) Kõige väärtuslikum osa infost – asjad, mida ei oska küsida - jõuab kolleegilt kolleegile juhuslikult kokkusaamiste, nõupidamiste või eraviisilise vestluse käigus.

3,5 3,90 7 2

7) Tööülesannete täitmisel on väga palju koordineerimist ja kooskõlastamist ning ühe töötaja füüsiline eemalolek takistab oluliselt teiste töötajate tööd.

3 3,30 6 1

8) Ametiruum (ja vormiriietus) ei ole vajalikud niivõrd inimestele, vaid ametnikule endale, et ta tunneks ennast organisatsiooni liikmena.

2,5 2,70 6 1

9) Kõige parem stiimul tööpäeva alustamiseks on pooltund kolleegidega, rivistus, hommikukohvi joomine vms. See annab emotsionaalset tuge ja tööks vajalikku teavet.

2 2,50 7 1

10) Ülemuse kabinet, ametiauto, sulepea jt mängivad olulist rolli ametisuhte ja rollijaotuse kujunemisel ning aitavad kaasa ülesannete täitmisele.

1 1,75 5 1

Seisundi ja väärtuste välised tunnused ehk artefaktid evivad väga väikest tähtsust teenistujate

ametisuhtlemise kujundamisel. Rohkem hinnati välistest tunnustest teenistuja endaga seotud

tunnuseid (vt Tabel 5 kaheksas rida, lk 113; vastuste mediaan 2,5, keskmine 2,70) kui ülemuse

rolliga seotud positsioonitunnuseid (vt Tabel 5 kümnes rida, lk 113; vastuste mediaan 1,

keskmine 1,75).

Tabel 6: Justiitsministeeriumi väärtused ja eesmärgid

mediaan keskmine max min 1) eesmärkide saavutamine ja klientide rahulolu (uuringute tulemused) 6 6,00 7 3

114(181)

2) hea töökollektiivi loomine, töötajate vastastikkused suhted ja meeldiv töökeskkond 4 4,05 7 1 3) kindlate rollide täpne täitmine ja rollid oleksid täpselt paigas 4 4,00 7 1 4) kord ja protseduuride järgimine, tööajast kinnipidamine 4 3,80 7 1 5) töötajate rahulolu, töö- ja pereelu ühitamine ning kultuurilised üritused 2 3,05 7 1 6) ühise vaenlase tunnetamine ja kõrge motivatsioon tema hävitamiseks 2 2,60 7 1 7) töötajate alandlik suhtumine ja juhtide enda tähtsustamine 1 1,70 5 1

Tabel 7: Justiitsministeeriumi nägemus organisatsioonist

mediaan keskmine max min 1) nagu hoone, kus igal töötajal on selge roll või ülesanne, tänu millele maja koos püsib 5 5,30 7 2 2) nagu kellavärk, kus reeglid ja protseduurid tagavad laitmatu toimimise 4 3,90 7 1 3) nagu külaturg, kus kõik küsimused lahendatakse läbirääkimiste ja tingimise teel 2,5 2,50 5 1 4) nagu perekond, kus on üks pea, kes otsustab, kes mida teeb ja kes mida saab 2 2,70 6 1

Teiseks uuriti otsustamisstiili Justiitsministeeriumis. Kaugtööd soodustab ilmselgelt selline

organisatsioonikultuur ja otsustamistava, kus otsustatakse ainuisikuliselt ning konsulteerimise ja

nõupidamiste osatähtsus otsustamisprotsessis on väike.

Küsitluse tulemustest ilmnes (vt Tabel 8 esimene kuni kolmas rida, lk 115), et tippjuhi

otsustamisstiilis puudub ühtsus. Kõige kõrgema tulemuse sai demokraatlik otsustamismudel,

mille kohaselt asjassepuutuvad alluvad otsustavad küsimuse ise ning juht kiidab selle heaks

pisiparandustega (mediaan 2, keskmine 4,15). Olulisuselt järgmise tulemuse sai autoritaarne

otsustusmudel, mille kohaselt juht teeb ise otsuse ja saadab alluvatele täitmiseks (mediaan 4,

keskmine 3,95). Tannenbaum'i ja Schmidt'i juhtimisstiilide kontiinuumi kohaselt on need

otsustamisstiilide äärmusvariandid188, mis justkui peaksid üks teist välistama. Samuti oli kõrge

tulemusega esindatud keskastme juhtidele delegeerimise otsustamismudel (mediaan 4, keskmine

3,89). Ilmselt ei ole Justiitsministeeriumis veel kujunenud välja ühtset otsustamisstiili. Ainsana

vastanud tippjuhi vastuse muster vastab eelnevale tulemuste järjestusele hinnangutega 5, 3 ja 3

punkti.

Samas võib öelda, et kogu organisatsiooni otsuste vastuvõtmisesse ei kaasata (vt Tabel 8 neljas

rida, lk 115; mediaan 2, keskmine 2,89). Seda kinnitab ka asjaolu, et kaugtöö kavandamise

otsustamisel ei viidud läbi uuringuid läbi ei viidud või Justiitsministeeriumi arengukava käivad

arutamas üksnes juhtkond, mitte ei ole see üldise arutelu objektiks (vt ülalpool).

188 Roots,H. Organisatsioonikultuuri tüübid. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia, (2002), lk 95; viitega edasi Gerald A.Cole (1993) Management: Theory and Practice, 4th ed. – DP Publications, p. 48.

115(181)

Tabel 8: Justiitsministeeriumi tippjuhi otsustamisstiil

mediaan keskmine max min 1) kutsutakse kokku mõned asjaga seotud isikud, kes otsustavad sisuliselt (sisuline ettepanek juhile). Tavaliselt saadetakse selline otsus veel laiemale inimeste grupile läbivaatamiseks ja arvamuse avaldamiseks. Tippjuht reeglina nõustub töörühma ettepanekuga. Äärmisel juhul teeb ta pisiparandusi või otsustab asja arutamist jätkata

4 4,15 6 2

2) tippjuht teeb ise otsuse. Reeglina tippjuht konsulteerib eelnevalt mõne üksiku nõuniku või ametnikuga. Otsuse teksti ettevalmistamine tehakse ülesandeks ühele ametnikule ning talle antakse ühesed juhised. Tehtud otsus saadetakse täitmiseks

4 3,95 7 1

3) antakse asja otsustamine vastavale ametnikule või osakonnajuhtajale, välja arvatud organisatsioonilise tähtsusega küsimused. Tippjuht teostab pistelist kontrolli tehtud otsuste üle ning sekkub ainult kaebuste või tõsiste puuduste avastamise korral

4 3,89 7 1

4) kutsutakse kokku hästi palju inimesi, kellest osa selliste küsimustega muidu kokku ei puutu. Asja arutatakse mitmel erineval koosolekul. Mingit otsust vastu ei võeta. Juht annab asja otsustada ühele oma usaldusisikutest. Pärast vaatab juht ettevalmistatud otsuse uuesti läbi ning teeb sellise –vahel sisuliselt uue – otsuse, mida ta ise õigemaks peab

2 2,89 7 1

5) asja ettevalmistamine tehakse ülesandeks töötajale, kelle tööülesannetesse see küsimus üldse ei puutu. Töötaja peab siis kooskõlastama otsuse kõigiga, kellesse see otsus võiks puutuda. Lõpuks vaatab tippjuht ikkagi otsuse sisuliselt läbi ning sageli teeb sisuliselt uue otsuse

1 1,84 6 1

Üksiku teenistuja tasandil seevastu teenistusalaste otsuste vastuvõtmine meelsasti

konsulteeritakse kolleegide ja juhtidega ning otsus kooskõlastatakse (mediaan 6, keskmine 5,65).

Küllaltki sage on ka alluva volitamine üksnes järelkontrolli teostamisega (mediaan 5, keskmine

4,47). Ühelt poolt näitab see teenistujate hirmu ainuisikuliselt otsustada ja teha vigu – seega ei

ole organisatsioonis vigade tegemine ilmselt lubatud, normaalne nähtus.189 Teisalt näitavad

tulemused, et juhid on siiski valmis alluvaid volitama. Arvestades, et organisatsiooni keskseks

väärtuseks on tulemuse saavutamine ning hea kollektiivi väärtustamine (vt ülalpool), võib siiski

oletada, et konsulteerimine on ennem ideede hankimine ja edasiarendamine, mitte niivõrd vigade

vältimine, ning töötajad on piisavalt iseseisvad ja motiveeritud, et ise hinnata, mida ja millal

kooskõlastada.

Tabel 9: Justiitsministeeriumi otsustamisprotsessid

mediaan keskmine max min 1) konsulteeritakse kolleegide ja juhtidega, võimalusel kooskõlastate otsused 6 5,65 7 4 2) volitatakse sisulise otsuse tegemine alluvale, teostatakse üksnes järelkontrolli 5 4,47 7 2 3) kutsutakse kokku töörühm asja arutamiseks ja otsuse ettevalmistamiseks 4,5 4,75 7 3 4) lahendatakse ja võetakse vastu otsused ainuisikuliselt, kui just ei pea kooskõlastama 4 3,75 6 1 5) püüate ülesandega seotud otsused lasta teha juhil või mõnel kolleegil 3 3,00 5 1 6) hoidutakse asja lahendamisest, viivitatakse meelsasti 2 2,26 6 1

189 "Iga ametniku jaoks on kõige tähtsam mitte teha vigu. Suurim viga, mida ametnik teha saab, on võtta vastu kooskõlastamata otsus," –Roots,H. Eesti bürokraatia järjepidevus ja uuenemine. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia kirjastus, (2000), lk 61. James A.Belasco ja Ralph C.Stayer kirjutavad vigade kohta: "Kas te olete kunagi muretsenud selle pärast, et teil ei ole õigus. [--] Mina olen ja midagi hullemat olla ei saa. Ilmselt ma arvasin, et eksimine võrdub läbikukkumisega. Aga ma olen avastanud, et läbikukkumine ei tapagi. Nüüd ma tean, et vigu vältides olen ma lasknud käest rea õpivõimalusi," - Belasco,J.A. ja Stayer,R.C. Piisoni lend. – Tallinn: OÜ A.Y.Goldratt Baltic (2001), lk 225. Organisatsiooni seisukohalt on oluline tagada, et vigade vältimine ei hakkaks takistama organisatsiooni arengut.

116(181)

Organisatsioonikultuur ja otsustamisprotsessid on tihedalt seotud kasutatavate töövahenditega (vt

Tabel 10, lk 116) ning viimased peavad esimesi toetama. Samavõrd oluline on teada kasutatavaid

töövahendeid ja meetodeid kaugtöö rakendamise võimaluste hindamisel. Kaugtööd on ilmselgelt

lihtsam korraldada, kui koosolekud ja nõupidamised on ette planeeritud ning oluline osa

teabevahetusest toimub vahendatult, raske aga juhul, kui toimub palju kiireloomulisi ad hoc

nõupidamisi ning suur osa teabevahetusest toimub vahetult.

Justiitsministeeriumis kasutatakse töömeetoditest kõige enam planeeritud koosolekut (mediaan 6,

keskmine 5,42). Planeeritud koosolek, kui see on õigesti ettevalmistatud ning läbi viidud,

võimaldab tihendada olulisemate küsimuste arutamise lühikesele ajale ning on tihedaim

teabevahetuse vorm (selle küsitluse põhjal ei ole võimalik hinnata, kas planeeritud koosolekuid

kasutatakse eesmärgikohaselt ja tõhusalt). Samas on planeeritud koosoleku kõrval väga

olulisteks teabevahetuse vahenditeks telefon (mediaan 5, keskmine 5,05), e-kiri (mediaan 5,

keskmine 4,95) ning suhtlustarkvara (mediaan 5, keskmine 4,95). Justiitsministeeriumi

taustauuringust selgus, et suhteliselt oluline tähtsus on asutuse siseveebil ja dokumendihalduse

tarkvaral eBüroo ning e-kalendril, mida peetakse MS Outlook'is. Selle põhjal võiks järeldada, et

Justiitsministeeriumis kasutatavad töövahendid ja –meetodid on sobivad kaugtöö rakendamiseks.

Tabel 10: Justiitsministeeriumis kasutatavad koostöövahendid

mediaan keskmine max min 1) planeeritud koosolek 6 5,42 7 2 2) telefon 5 5,05 7 2 3) e-kiri 5 4,95 7 2 4) MSN, AOL vms suhtlustarkvara 5 4,95 7 2 5) vahetu nõustamine 5 4,45 7 1 6) välkkoosolek või –nõupidamine 3 3,40 6 1 7) e-arutelud 2 2,70 7 1

3.3.2.3. Uuringu tulemused kaugtöö rakendamise kohta

Vastajatest ei ole ainult üks inimene üldse kasutanud kaugtööd. Oma tööst 1—30% teevad

kaugtööna 70% vastajatest, 31—50% oma tööst teevad kaugtööna 5% vastajatest, 51—85% oma

117(181)

tööst teevad kaugtööna 5% vastajatest ning 85—100% oma tööst teevad kaugtööna 10%

vastajatest190. Samas ainult 85% vastajatest leidis, et kaugtöö parandab nende töötingimusi191.

Kodus töötades tunneksid Justiitsministeeriumi vastajad kõige enam puudust eelkõige

võimalusest suhelda oma kolleegidega kas tööalasel või muul päevapoliitilisel teemal, arutada

mõnda ideed või mõtet. Samuti kardeti, et kaugtöö korras suheldes võib väheneda juhi tunnustus.

Suhteliselt oluliseks peeti võimalust juhiga silmast silma suhelda. Samuti arvati, et pereliikmed

hakkavad töötamist segama ning tekib konflikt pere- ja ametirollide vahel (vt Tabel 11, lk 117).

Tabel 11: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Justiitsministeerium)192

Kodus töötamise puudused med kesk Kontoris töötamise puudused med kesk

1) vähenevad võimalused teavitada kolleege oma tegemistest, saada ideid, mõtteid

5 4,78 1) ei saa valida oma harjumustele või vajadustele vastavat tööaega

6 5,58

2) väheneb võimalus astuda kolleegi juurest läbi ja arutada töist probleemi/ ideed

5 4,55 2) pidevalt heliseb telefon ja küsitakse pisiasju, ei lasta keskenduda

5 4,72

3) väheneb võimalus astuda kolleegi juurest läbi ja päevakohast probleemi arutada

5 4,47 3) ei saa valida endale meeldivat töökeskkonda või seda ise kujundada

4,5 3,95

4) juht ei oska mind tunnustada tehtud pingutuste eest, ei näe minu tööd

5 4,33 4) suur osa korraldusi ja juhiseid on suulised – raske on tõestada, kes mida ütles

4,5 3,94

5) tõenäoliselt hakkaks pere minu tööd segama (tulemus väheneks)

5 4,13 5) viisakusest tuleb raisata aega hommikukohvile, sünnipäevadele ja tühjale lobale

4 3,94

6) pere ja koduste tööde kõrvalt ei ole võimalik keskenduda, eriti pingelistel aegadel

5 4,07 6) juhid/kolleegid korraldatavad ootamatult ettevalmistamata koosolekuid

4 3,82

7) vähem võimalust suhelda vahetult juhiga, rääkida silmast silma probleemidest

4,5 4,30 7) tööle ja tagasi sõiduks kulutatu aeg on raisatud kasutult

3 3,79

8) tõenäoliselt tekkiksid konfliktid minu pere- ja töörollide vahel

4,5 3,88 8) ei saa valida oma harjumustele või vajadustele vastavaid töövahendeid

3 3,63

9) osa minu tööga seotud kuludest pean ise kinni maksma

4 4,42 9) kolleege tuleb sageli nõustada, kuigi see ei ole minu töö

3 3,35

10) ma ei saaks suhelda iga päev oma kolleegidega – nende huvitavate inimestega

4 4,38 10) kolleegid arvavad, et võivad iga kell oma probleemiga läbi astuda

2,5 3,11

Seevastu kontoris töötades tunneksid Justiitsministeeriumi vastajad kõige enam puudust valida

endale sobivat tööaega ega valida endale sobivat töökeskkonda. Kõige enam häiriva

keskkonnafaktorina kontoritöös toodi välja telefoni helisemine ja igasugu pisiasjade küsimine.

Kontoritöö võimaldab küll juhi ja alluva vahel vahetut suulist suhtlemist – millest teenistujad

kodus töötades puudust tunneksid, vt ülalpool – kuid häirib see, et juhi antud juhistest ja

korraldustest ei jää kirjalikku tõendit. Seda, et kolleegid võivad iga hetk oma murega läbi astuda,

ei peetud märkimisväärseks probleemiks (mediaan 2,5, keskmine 3,11) võrreldes eespool 190 vt Justiitsministeeriumis läbiviidud küsitluse kokkuvõtte küsimus 7, lisa 13. 191 vt Justiitsministeeriumis läbiviidud küsitluse kokkuvõtte küsimus 15, lisa 13. 192 Kontoris töötamise puudus, et inimene ei näe piisavalt oma perekonda ning lapsed peavad olema lasteaias (mediaan 2, keskmine 3,38), osutus kõige vähem häirivaks asjaoluks. See võis olla tingitud sellest, et vastajad olid suhteliselt noored. Teisalt võib olla tegemist ka postmodernistliku ühiskonna ilminguga, kus inimene ei keskendu perele, vaid ennem erialasele karjäärile. Asjaolu, et 4 vastajat pidasid seda küsimust suisa asjakohatuks võib näidata, et kontoris nähakse kohta pere eest põgenemiseks.

118(181)

nimetatud telefonikõnedega (mediaan 5, keskmine 4,72) – seega tajutakse vahetut suhtlemist

meeldivamana kui telefoni teel suhtlemist ning sellest tingitud töökatkestusi ei panda niivõrd

pahaks.

Viis faktorit, mis kõige rohkem rõõmustaksid Justiitsministeeriumi vastajaid kodutöö juures on

1) saab mugavalt riietuda (mediaan 5, keskmine 4,58); 2) saab kuulata just sellist muusikat, mis

vastajale meeldib (mediaan 5, keskmine 4,25), 3) töölkäimine ei oleks enam eemalviibimine

(mediaan 4; keskmine 4,5), 4) kontoripäevad muutuksid sisukamaks ja meeldivamaks (mediaan

4, keskmine 4,20) ning 5) saaks rohkem osaleda ühiskondlikus elus (mediaan 4, keskmine 3,87).

Kaugtööd käsitlevas kirjanduses ja retoorikas räägitud võimalus, et kaugtööd tegev isik kolib

meeldivamasse ja paremasse või odavamasse keskkonda, ei leidnud Justiitsministeeriumis läbi

viidud küsitluse käigus kinnitust. Ainult üks vastaja märkis, et kaugtööga seoses ta kindlasti

muudaks elukohta. Kaks vastajat vastas kindlalt eitavalt ning paar vastajat kõhklesid. Samas 11

vastajat leidsid, et see küsimus on asjakohatu või ei puutu teemasse.

Viimaseks analüüsisid vastajad, millistele ametikohtadele vastavat tööd võiks viia üle kaugtööle.

Viis vastajat leidsid, et nende ametikoha töö võiks korraldada kuni 51--85% kaugtööna. Üksteist

vastajat leidsid, et nende ametikohale vastava töö võiks korraldada kuni 50% osas kaugtööna.

Neli vastajat – kusjuures üks igalt juhtimistasemelt - leidsid, et nende ametikohale vastavat tööd

ei saa üldse teha kaugtöö vormis.

3.3.2.4. Kokkuvõte

Justiitsministeeriumi organisatsioon ja töökultuur on 90-date algusest arengus jõudnud

staadiumisse, kus töö tegemiseks ei ole hädavajalik viibida asutuses kohapeal. Nii töö

planeerimise korraldus kui ka tehnilised võimalused on sellised, mis võimaldavad töötada

vähemalt osa aega väljaspool asutuse ruume. Sellele vastavalt on Justiitsministeerium

reguleerinud kaugtööd ka oma sisekorraeeskirjades. Täna kasutavad kaugtöö võimalusi siiski

vähesed. Kaugtöö sundjuurutamine tekitas töötajates vastuseisu, nii et sisekorraeeskirjades tuli

koguni sedastada sõnaselgelt teenistuja nõusoleku nõue.

119(181)

Justiitsministeeriumis läbiviidud uuringu tulemusel võib järeldada, et Justiitsministeerium on

tulemusele suunatud organisatsioon, kelle jaoks on põhiliseks väärtuseks välistele teenuse

tarbijatele – seadusandja ja ühiskond tervikuna – suurima rahulolu loomine. Selleks peetakse

vajalikuks tihedat omavahelist suhtlemist nii vahetult kui ka vahendatult.

Põhiliseks töömeetodiks on planeeritud koosolek kui kõige sisutihedama vahetu suhtluse vorm.

Vahendatud suhtluse vahenditest kasutatakse võrdselt telefoni, e-posti ja suhtlustarkvara. Samas

peetakse telefonikõnesid peamiseks kontoritööd häirivaks teguriks. Kolleegi juurest läbi astumist

ning vahetult mõne probleemi või aktuaalse teema arutamist, samuti kolleegi abistamist

küsimustes, mis isegi ei pruugi kuuluda teenistuja töövaldkonda, ei tajuta samavõrd häirivana.

Küllaltki oluline on vahetu tihe kontakt juhiga. Juhilt oodatakse küll eeskuju, aga see lähtub tema

rollist. Juhi seisundiga seotud artefaktidel ei ole märkimisväärset tähendust. Teenistujalt ei

oodata alandlikkust.

Puudused, mida kontoritöö puhul täheldati, on kõrvaldatavad ka paindliku tööaja rakendamisega,

kokkuleppega selles, millistel juhtudel telefoni kasutatakse, (mis võib olla vajadusel

sisekorraeeskirjadesse kirja pandud) ning töötajate suurema kaasamisega töökeskkonna

kujundamise ning töövahendite valiku otsustamisse ning paindlikkusega selles valdkonnas.

Töötajate motivatsioonist lähtuvat täiendavat vajadust kaugtöö rakendamiseks uurimus ei

sedastanud. See võib muutuda, kui töötajad harjuvad kasutama rohkem suhtlustarkvara või

ministeerium muudab oma füüsilist asukohta, nii et töötee pikeneb. Ilmselt ei ole hetkel viimase

osas valuläve ületatud.

3.4. Kaugtöö rakendamine Sisekaitseakadeemias

3.4.1. Taustinformatsioon Sisekaitseakadeemia kohta

Vabariigi Valitsus asutas Sisekaitseakadeemia 15. aprillil 1992. a. Eesti Sisekaitse Akadeemia

nime all193 Kultuuri- ja Haridusministeeriumi valitsemisalas. 23. juulil 1992. a. anti Eesti

193 Vabariigi Valitsuse 15. aprill 1992.a määrus nr. 117 (RT 1992, nr. 14, art. 234) "Eesti Sisekaitse Akadeemia kohta" punkt 1: "Asutada Sisekaitse Akadeemia ja registreerida tema ajutine põhikiri." Põhimääruse art 3 punkt 1 kohaselt oli akadeemia põhiülesanne "humanistliku maailmakäsituse, arenenud kodanikutunde ja põhjalike erialaste

120(181)

Sisekaitse Akadeemia kasutusse endise NSV Liidu Ehitusvägede kõrgema poliitkooli

hoonetekompleks Tallinnas Pirita-Kosel. Eesti Sisekaitse Akadeemia rektoriks sai Eduard Raska.

Vabariigi Valitsuse 8. mai 1992.a määrusega nr. 139 likvideeriti Riikliku Politseiameti

Politseiakadeemia ja anti tema materiaal-tehniline baas ja vahendid üle Eesti Sisekaitse

Akadeemiale. Eesti Sisekaitse Akadeemia rektori 8. mai 1992.a käskkirjaga nr 6. moodustati

endise Politseiakadeemia baasil Eesti Sisekaitse Akadeemia Nõmme filiaal iseseisva juriidilise

isikuna. 20. juulil 1992.a kinnitati Riigikantseleis sümboolika osakonnas Eesti Sisekaitse

Akadeemia embleem.

Õppetöö algas 12. oktoobril ja vastu võeti 180 politsei-, uurimise-, tolli, korrektsiooni-,

kaitseväe- ja piirivalve eriala üliõpilast. Õppimine Eesti Sisekaitse Akadeemias võrdsustati

kaitseväeteenistusega194. Eesti Sisekaitse Akadeemia juhtkond, spetsialistid, õppejõud ja

üliõpilased loetakse Eesti kaitsejõudude reserviks, keda vajaduse korral võib rakendada Eesti

Vabariigi siseministri alluvuses tegutseva iseseisva sisekaitseüksusena.195

1993.a. nimetati akadeemia ümber Eesti Riigikaitse Akadeemiaks196. 1993.a. avati pääste eriala.

16.mail 1995.a viidi Eesti Riigikaitse Akadeemia üle Kultuuri- ja Haridusministeeriumi

valitsemisalast Siseministeeriumi valitsemisalasse.197 1996.a. avati rahvastikukorralduse eriala.

Rektori 12. aprillist 1996.a käskkirjaga nr 50 võttis Sõjakool taastatud kujul kasutusele Vabariigi

Valitsuse 15. augusti 1928. a. otsusega kinnitatud lipu.

21. juunil 1996. a. lõpetas I lend.

teadmistega spetsialistide ja ametnike koolitamine Eesti politseile, kinnipidamiskohtade, kohtueelse uurimise- ja päästeametile, piirivalvele, kaitseväele ning teistele kodanike ja riigi turvalisust kaitsvatele talitustele". 194 Vabariigi Valitsuse 15. oktoober 1992. a. määrus nr. 299 (RT I 1993, nr. 42, art. 564) "Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta tegevteenistusega Eesti kaitseväes" punkt 1. Tunnistatud kehtetuks Vabariigi Valitsuse 21. detsembri 1999.a määrusega nr 394 "Vabariigi Valitsuse 15. oktoobri 1992. a määruse nr 299 «Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta tegevteenistusega Eesti kaitseväes» kehtetuks tunnistamine". 195 Vabariigi Valitsuse 15. oktoober 1992. a. määrus nr. 299 (RT I 1993, nr. 42, art. 564) "Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta tegevteenistusega Eesti kaitseväes" punkt 2. Vabariigi Valitsuse 4. juuni 1998. a määrus nr 125 (RT I 1998, 51, 770) "Eesti Riigikaitse Akadeemia ümbernimetamine Sisekaitseakadeemiaks ja Sisekaitseakadeemia põhimääruse kinnitamine" punkt 2. 196 Vabariigi Valitsuse 7. juuli 1993.a. määruse nr. 209 (RT I 1993, nr. 48, art. 655) " Eesti Sisekaitse Akadeemia struktuuri ja nime muutmine" punkt 1. 197 Vabariigi Valitsuse 16. mai 1995.a määrus nr 211 (RT I 1995, 49, 753) "Eesti Riigikaitse Akadeemia üleviimine Siseministeeriumi valitsemisalasse".

121(181)

1998.a suvel nimetas Vabariigi Valitsus Eesti Riigikaitse Akadeemia ümber

Sisekaitseakadeemiaks ning kinnitas Sisekaitseakadeemia uue põhimääruse.198 Uue põhimääruse

kohaselt ei olnud selles rakenduskõrgkooli riigikaitseliste erialade õpetamist ette nähtud ning

senine Eesti Riigikaitse Akadeemia kaitsekolledž kujundati ümber Kaitseväe Ühendatud

Õppeasutusteks. Sellega viidi välja militaarsed erialad Sisekaitseakadeemiast.

Sisekaitseakadeemia uueks rektoriks sai endine Justiitsministeeriumi avaliku õiguse osakonna

juhataja Heiki Loot.

Uue erialana avati 1999. a. halduskorralduse eriala. 2000. a. liideti halduskorralduse ja

rahvastikukorralduse eriala. Uurimise eriala liideti politsei erialaga. Seisuga 25.oktoober 2002

õpib Sisekaitseakadeemias 818 üliõpilast, kellest 514 õpib päevaõppes, 254 kaugõppes ning 50

magistriõppes.199

Aastal 2003 on Sisekaitseakadeemia missiooniks ausate ja pädevate riigiametnike

koolitamise ning avaliku teenistuse arendamisega kaasa aidata arengule ja turvalisele elule

Eesti riigis.200

Alates 1998.a on Sisekaitseakadeemias toimunud ümberkorraldused, mille suunaks on olnud

kõrgetasemeline riigi- ja omavalitsusametnike rakenduskõrgkooli loomine.

Organisatsioonikultuurist on kadunud militaarkultuuri elemendid. Kommunikatsioon toimub nii

horisontaalselt kui ka vertikaalselt otse, probleemide arutamiseks moodustatakse erinevate

valdkondade töötajatest gruppe, tegutseb omaalgatuslikult tekkinud õppejõudude klubi. Suur osa

informatsioonist liigub e-posti ning siseveebi kaudu ning infohalduseks on loodud

kommunikatsioonijuhi ametikoht.

Kuna muudatused võtsid küllaltki kaua aega, siis muudatuste perioodil ca 1998.—2001.a

eristusid kaks vanuselist subkultuuri: vanade kultuur ja noorte ehk uute kultuur. Kuna

personalipoliitika soosis suhteliselt noori töötajaid, siis oli nendel kultuuridel ka ilmne

vastasmõju – uute kultuur oli ennast kehtestavas positsioonis ja vanade kultuur ilmses ennast

198 Vabariigi Valitsuse 4. juuni 1998. a määrus nr 125 (RT I 1998, 51, 770) "Eesti Riigikaitse Akadeemia ümbernimetamine Sisekaitseakadeemiaks ja Sisekaitseakadeemia põhimääruse kinnitamine" punkt 1. Põhimääruse punkt 3 alapunkt 1 kohaselt oli akadeemia põhiülesandeks "kõrgharidusega politseiametnike, tolliametnike, tuletõrje- ja päästetöötajate, vanglaametnike ja haldusametnike ettevalmistamine." 199 http://www.sisekaitse.ee/yldinfo.php3. 200 http://www.sisekaitse.ee/yldinfo.php3?id=missioon.

122(181)

kaitsvas positsioonis. Vaid üksikud vanad töötajad suutsid võtta omaks uute kultuuri.201 Uued

töötajad olid kõik e-posti ja sisevõrgu aktiivsed kasutajad, samas kui vanad töötajad e-posti ega

sisevõrku kuigi aktiivselt ei kasutanud. Sellele vaatamata edastati juba 2000.a suurem osa

tööalastest informatsioonist elektrooniliselt. Seetõttu võis teatud hetkel olla uute ja vanade

vastuseis tingitud ka sellest, et vanad ei saanud kogu seda informatsiooni, mis oli uutele

kättesaadav. 202

Vast kõige suuremaks muutuseks Sisekaitseakadeemia organisatsioonikultuuris oli muutus

suhtumises üliõpilastesse. Kui 1999.a oli valitsev suhtumine üliõpilasesse üleolev (vt tsitaati

allpool), siis 2003.a on hakatud üliõpilastesse suhtuma enam kui klienti, neile on loodud

juurdepääs Sisekaitseakadeemia siseveebi, arvuti kasutamise võimalused ning nähtud ette

mitmeid soodustusi. Töötajad ise näevad ennast üliõpilase aitaja ja teenindajana203.

Esmalt on tegemist reeglitega selle kohta, mida Sisekaitseakadeemia töötajad näevad ja

millest räägivad ning mida Sisekaitseakadeemia töötajad ei näe ja millest nad selletõttu ka ei

räägi. Eelkõige tuleb näha, kui kasvatamatud, lohakad, hooletud ja laisad on

Sisekaitseakadeemia üliõpilased, millised probleemid sellest tulenevad ning keda üliõpilastest

tuleks selle tõttu eksmatrikuleerida. Samas ei ole Sisekaitseakadeemias kombeks näha seda, et

üliõpilastele teatavaks tehtud tunniplaanis tehakse viimasel hetkel ad hoc muudatusi, millest

üliõpilasi loetakse informeerituks ka juhul, kui seda informatsiooni ei ole teadetetahvlile välja

pandud. Kombeks ei ole näha, ning selle tõttu sellest ka ei räägita, et referent unustab

informatsiooni teadetetahvlile aegsasti välja panna.204

Teine oluline muutus seisnes Sisekaitseakadeemia sümboolika asendamises. Kuni 1998.a

kasutusel olnud Eesti Riigikaitse Akadeemia märk kandis endas uue juhtkonna hinnangul

militaarseid tunnuseid. Kuna Sisekaitseakadeemias peeti oluliseks süvendada politsei, pääste ja

korrektsiooni teenistuste demilitariseerimist, siis loobuti ka senise märgi kasutamisest. Samas

201 Põllumäe,S. Organisatsioonikultuur Sisekaitseakadeemias. Analüüs (2001), lk 2. 202 Põllumäe,S. Kommunikatsiooni probleemid Sisekaitseakadeemia haldusprorektori haldusalas. Analüüs, (2001), lk 3. 203 Kaugtöö peamiseks takistuseks peetakse seda, et see võib muuta suhtlemise üliõpilase jaoks ebamugavamaks. See ilmnes eelkõige Sisekaitseakadeemias läbiviidud küsitlusele antud vormivabast tagasisidest kaaskirjades või suulistes kommentaarides. Mitmed vastajad viitasid häiretele veebiõppe juurutamisel. Samuti viitasid üliõpilaskesksusele mitmed õppeprorektor Eve Limbach'i intervjuus antud vastused (vt lisa 4). 204 Põllumäe,S. Organisatsioonikultuur Sisekaitseakadeemias. Analüüs, (2001), lk 4.

123(181)

tuleb märkida, et, kuigi ametlikel dokumentidel jm on Eesti Riigikaitse Akadeemia märk

asendatud väikse riigivapiga, kasutavad üliõpilased mitteametlikult oma lõpusõrmustel endiselt

vana märki.

Joonis 8: Sisekaitseakadeemia sümboolika muutumine

Sisekaitseakadeemia hakkas töö planeerimisega tegelema alles 2000.a alates. Siis viidi sisse

aasta töökavade koostamise ja perioodilise kontrollimise süsteem. Aasta alguses toimusid

töökavas koosolekud, kus juhtkond leppis töötajatega kokku nende aasta töö tulemused.

Sisekaitseakadeemial puudus sellel ajal kirjaliku dokumendina strateegiline plaan või

arengukava. Töökavasse nõustuti võtma ka jooksvaid ülesandeid. Selline töö planeerimise

süsteem võimaldas töötajatel, kes oskasid sellesse kirjutada ülesanded, mida nad niikuinii täitma

pidid, ning jätta välja ülesanded, mille rahastamine oli kahtluse all, jätta muljet parematest tule-

mustest. Aasta 2001 tööplaani koostamisel oli juhtkond ette määratlenud prioriteedid, millest

lähtuvalt hakati ülesandeid määrama. Sisekaitseakadeemia nõukogu 29. novembri 2001. a otsus

alusel loodi arengukava koostamiseks töögrupp, kuhu kuulusid rektoraadi liikmed, üksuste juhid,

õppejõud ja üliõpilaste esindajad. 29.--30.novembril 2001.a toimus Kolga mõisas arengukava

nõupidamine, mille tulemusena sõnastati Sisekaitseakadeemia missioon: "Kaasa aidata riigi

haldussuutlikkuse suurendamisele professionaalse ja kõrgeltkvalifitseeritud ametnikkonna

kujundamise kaudu."

Suurimaks kommunikatsiooniprobleemiks on suhtlus Sisekaitseakadeemia haldus- ja

õppepersonali vahal. Ruumiliselt on Sisekaitseakadeemia hoone jagatud kaheks majaks, mida

ühendab teise korruse tasandil koridor. Ühes majas on juhtkond ja halduspersonal (A-maja) ning

teises majas on õppepersonal (B-maja). Vahetu suhtlus on mõlema maja siseselt tihe, kuid kahe

maja vahel väga väike205. Suurem osa A-majast, sh juhtkonnalt, tulevat informatsiooni saab

õppepersonal (B-maja) e-posti ja siseveebi kaudu. Seda on nimetatud "A- ja B-maja sündroo-

miks".206 205 Padar,A. ja Põllumäe,S. Sisekaitseakadeemia diagnostika. Analüüs (2002), lk 6. 206 vt Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga; lisa 4.

124(181)

Kaugtöö tehnilise eeldusena on oluline infotehnoloogia areng. 1998.a oli Sisekaitseakadeemias

koksiaalvõrk ning mõned arvutid, kuid puudus struktuuriüksus, kes infotehnoloogiaga tegeleks.

1999.a loodi infotehnoloogia osakond ning saadi ka riigieelarvest infotehnoloogia arendamiseks

vahendeid. 1999—2000.a loodi asutuse siseveeb, kuid see oli passiivne. Siseveebi kaudu

kättesaadavaks mitmed töödokumendid (dokumendivormid, õppekavad, rektori üldkäskkirjad

jms).207 1999.a alates on soetatud pea kõigile töötajatele uued arvutid. 2001.a on käivitatud Lotus

NOTES andis võimaluse kasutada ühiseid kalendreid, ühist kontaktide andmebaasi, mis sisaldab

nt üliõpilaste e-posti andmeid, ning elektronposti süsteemi, mis on ka veebiüleselt kättesaadav.

Kuni 1999.a kasuta Sisekaitseakadeemia asjaajamises programmi Commence, mis oli

installeeritud ainult ühte arvutisse ning mujalt seda töödelda ei saanud. Aastatel 1999—2000

otsiti uut programmi ning püüti juurutada programmi Amphora. Amphora üldine kasutuselevõtt

oleks võimaldanud dokumentide sisestamist ja töötlemist kõigilt töökohtadelt ning sõltumata

asukohast ka veebiüleselt. Amphora juurutamine ei õnnestunudki ning 2003.a tellis

Sisekaitseakadeemia OÜ-lt Geotime spetsiaalselt Sisekaitseakadeemia vajadustele suunatud

dokumendihalduse programmi. Programm sisaldab kõiki dokumente, mis on

dokumendiringluses ja kuuluvad registreerimisele, välja arvatud hinnetelehed, mis on eraldi

seotud Lotus NOTES'iga. Tegemist on võrguüleselt töödeldava programmiga, mida saavad

kasutada kõik, kes peaksid mingeid dokumente programmist kätte saama. 2003.a novembri

alguses programmil veel juhendit ei olnud, aga see koostatakse programmi üleasutuselise

kasutuselevõtu ajaks. 2003.a novembri alguses toimus programmis üksnes dokumentide

registreerimine, kuid novembri jooksul oli kavandatud skänneri soetamine ning kõigi

paberkandjal dokumentide skänneerimine ning elektrooniline menetlemine. Haldusprorektor

Andres Johannsoni hinnangul on see programm on küllaltki paindlik ning võimaldab ka kaugtöö

korras sinna programmi siseneda.208

Sisekaitseakadeemias on olnud kaks kaugtöö rakendamise juhtumit.

1. juhtum. 2001.a augustist kuni 2003.a augustini täideti Sisekaitseakadeemia juristi ülesandeid

osalise kaugtöö vormis. 2001.a veebruarist jäi Sisekaitseakadeemia üldosakonna juhataja, kes

207 Põllumäe,S. Kommunikatsiooni probleemid Sisekaitseakadeemia haldusprorektori haldusalas. Analüüs, (2001), lk 3. 208 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Andres Johannson'iga, lisa 3.

125(181)

täitis ka juristi ülesandeid, lapsehoolduspuhkusele. 2001.a suvel tekkis vajadus juristi ülesannete

täitmise järgi, sest osaajalise töölepingu aluselt juristi ülesandeid täitnud isik ei saanud

ülesannete täitmist jätkata. Lapsehoolduspuhkusel olev töötaja ei saanud täisajaga tööl kohapeal

käia, kuid oli nõus täitma juristi ülesandeid kaugtöö vormis.

2001.a suvel ja sügisel viibis jurist 1 päeva nädalas kohapeal, planeerides sellele päevale

nõupidamised ning arutelud, mis eeldasid isiklikku kohalolekut. Muud päevad töötas jurist

kodust telefoni ja arvuti kaudu ülesandeid saades ning oma arvamusi ja hinnanguid, dokumente

jms edastades. Kuna üldosakonna juhatajana oli sama isik saanud enamuse ülesandeid e-posti

teel ning ka need täitnud e-posti teel, siis olulist erinevust isik ise ei tunnetanud.

Tagantjärgi selle töömeetodi rakendamise mõjusid hinnanud haldusprorektor Andres Johannson

arvas, et suuresti on harjumuse küsimus, kas ajada asju telefoni ja e-posti teel või vahetult.

Samas just oluliste ülesannete puhul oleks vahetu kontakt oluline, sest selle käigus saab juht

isiku hoiakust ja reaktsioonidest informatsiooni selle kohta, kui tõsiselt töötaja selle ülesandega

tegeleb.

Haldusprorektor Andres Johannson: "[--] lõpuks hakkad üle saama sellest, et ajad asja

telefoni teel, et sa ei näe inimest näost näkku. Saad oma küsimused ka nii ära lahendada, ei

pea inimene olema sul silmsides. Enim on see harjumuse küsimus. [--] Vahetu kontakt ja et sa

oled saanud rääkida inimesega silmast silma, see mõjub kinnitavalt, et sa oled probleemi ära

lahendanud ja teise inimese käest vastuse saanud. [--]"209

Õppeprorektor Eve Limbach ütles, et kaugtöö vormis töötava töötaja puhul väärtustatakse

rohkem tema õigust ise planeerida ja kujundada oma tööaega. Samuti peab suheldes kaugtöö

vormis töötava inimesega ise planeerima rohkem asjade arutamist ja asjade edastamist, et kaob

ära võimalus asja spontaanselt arutada.

Õppeprorektor Eve Limbach, vastates küsimusele, kuidas kaugtöö töökorraldust tema jaoks

mõjutas, rääkis: "Paljud asjad oleksin ma püüdnud kiiremini Sulle anda, siis kui nad olid

minu jaoks peas värsked, siis ma tõenäoliselt oleks võtnud asja kaenlasse ja vantsinud Sinu

209 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Andres Johannson'iga, lisa 3.

126(181)

juurde nende asjadega. Võib-olla oleksin ma saanud ka Sinuga läbi arutada kogu selle puntra

ja saanud Sinu tagasisidet ja saanud Sinu arvamuse vastu. Nüüd panin ma nad sahtlisse ritta

ning kui tööjärg selleni jõudis, siis ma panin nad posti ning saatsin minema. See sundis mind

neid asju n-ö üks kord üle keetma. Või ootasid asjad selle päevani, kui Sa tulid."

Õppeprorektor Eve Limbach vastates küsimusele, kas miski takistas asja operatiivselt telefoni

teel arutada: "Kui üldse miski takistas telefoni võtmast oli respekt teise inimese tööaja suhtes

või selle töökorralduse suhtes. Kui on nagu selline kaugtöö, siis iga minut lihtsalt ei taha

teisele helistada. Siis üritad oma asjad niimoodi kokku korjata või kokku pakkida ja niimoodi

ära saata, et teine saaks ka oma aega planeerida, nii nagu tema tahab seda teha. Ma kogu

aeg ei istuks vaimselt telefoni teel tema kukil. [--] Mulle ei meeldi ka telefoni teel rääkida.

Mulle meeldib inimesega otse rääkida."210

2. juhtum. Sisekaitseakadeemias avaliku õiguse õppetoolis on alates 2001.a hakatud kasutama

töökorralduse ühe elemendina kaugtööd. Õppejõududel ei ole kunagi “kaheksast viieni” tööpäevi

ning pideva kohaloleku kohustust olnud. Õppejõudude puhul pole kaugtöö kui selline tegelikult

uus nähtus. Koolis on isegi tavaline, et õpetajatel on üks tuba, kust võetakse oma mapp ja

minnakse klassi; eraldi tööruume ei ole – see on olnud õppeasutuste töökorralduse eripäraks.211

Sisekaitseakadeemias on reeglina siiski eeldatud, et õppejõud on tööpäeva vältel asutuses

kohapeal kättesaadavad ning neile on selleks otstarbeks eraldatud tööruumid.

Avaliku õiguse õppetoolis sai kaugtöö alguse vastutulekust töötajate vajadustele. 2001.a asus

õppetooli tööle lektor Triin Roosve, kes laste tõttu eelistas algusest peale töötada kodus. Alates

2002.a asus õppetooli tööle Sander Põllumäe, kelle elukoht on Jõgeval, kes viibib Tallinnas

üksnes loengupäevadel. Peamiseks suhtlemisvahendiks õppetooli siseselt kujunes MSN

Messenger. 2002—2003.a õppetooli tööle asunud õppejõududele ning assistendile on õppetooli

juhataja juba teinud MSN Messengeri kasutamise kohustuseks. Avaliku õiguse õppetooli liikmed

– niisamuti ka enamik halduskolledži referente - on MSN Messenger-i väga hästi omaks võtnud

ega pea seda ebamugavaks. Alati, kui inimene on arvuti taga, on see programm käigus. MSN

Messenger'i kasutavad suhtlemiseks õppejõududega ka paljud üliõpilased ning nii saavad nad

210 vt Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuud Eve Limbach'iga; lisa 4. 211 vt Sander Põllumäe 30.oktoobri 2003.a intervjuu Priidu Pärna'ga; lisa 2.

127(181)

õppejõududega kontakti ka õppetöövälisel ajal asukohast sõltumata. See on olnud väga tõhus

siis, kui üliõpilane viibib praktikal ning asutusse kohapeale tulek on olnud takistatud.

Sisekaitseakadeemia avaliku õiguse õppetooli juhataja Monika Mikiver selgitab, kuidas tekkis

mõte võtta suhtlustarkvarana kasutusele MSN Messenger: "MSNi kasutamine tekkis nii, et ma

sain ise teadlikuks, et selline suhtlustarkvara üldse on olemas ja hakkasin seda kasutama. Ma

nägin, kui mugav on sellega asju ajada ja kui palju tal on eeliseid e-kirja ja telefoni ees. E-

kirjaga ei saa kiiret mõttevahetust läbi viia. E-kiri on ikka teistsuguste küsimuste jaoks. Selles

osas asendab MSN pigem telefoni. MSN-i on hea kasutada, kui on vaja selliseid kiireid

korralduslikke küsimusi lahendada. Samuti on seeläbi võimalik ka teatud arutelusid läbi viia,

mis muidu toimuksid kabinetis. [--]Teine hea asi on see, et kui MSN annab teatest märku, ei

pea ju momentaalselt sellega hakkama tegelema, vaid sa saad oma lause ära lõpetada ja siis

reageerida. Telefoniga on, et ta pläriseb ja sa pead ta vastu võtma, ei ole teist võimalust."212

Õppetooli töökorraldus on ainult osaline kaugtöö. Õppejõud korraldavad ise oma aja selliselt, et

ülesandeid, mida ei ole vaja ilmtingimata töökohal täita, täidetakse seal, kus see on kõige

tõhusam. Õppetooli juhataja hinnangul on peamine see, et kõigile õppetooli töötajatele selline

töökorraldus sobib. See töökorraldus ei ole meeldinud aga kõrgema astme juhtkonnale.

Sisekaitseakadeemia avaliku õiguse õppetooli juhataja Monika Mikiver: "Triin Roosve kodus

töötamine on olnud kolledži direktori jaoks väga suur probleem. Kolledži direktor on öelnud:

'sa ei saa kontrollida, kas ta kodus tööd teeb. Ta peaks olema rohkem siin. Kui ta siin ei ole,

siis me ei saa kontrollida, kas ta tööd teeb.' Nagu inimese kindlas füüsilises ruumis viibimine

tagaks töö tegemise. [--]Siis ma rääkisin talle, et nüüd on olemas selline suurepärane

programm MSN ja ma olen ikkagi kontaktis nende töötajatega ja me suhtleme ja arutame

asju, mis probleemid kellelgi on. Ma näen, et inimesed valmistavad loenguid põhjalikult ning

teevad oma tööd südamega. [--] Seepeale ta natuke rahunes, aga ta jäi oma nõudmise juurde,

et inimesed peaksid olema rohkem kohal, sest siis on asi rohkem kontrolli all."213

Õppetooli juhataja ja kolledži direktori seisukohtade ja kartuste erinevus peegeldab selgelt

töötajasse suhtumise erinevust. Kui kasutada McGregori tüpoloogiat (vt ülalpool), siis õppetooli 212 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga; lisa 1. 213 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga; lisa 1.

128(181)

juhataja lähtus Y-teooriast ja kolledži direktor X-teooriast. Kolledži direktori jaoks tundus

mõeldamatu, et keegi tõepoolest naudib oma tööd, tahab seda ilma välise sunnita hästi teha

(kontrolli probleem). Seevastu õppetooli juhataja uskus ja teadis, et töötajad on oma tööst

huvitatud ja tahavad seda hästi teha ning töökorraldus pidi tagama töötajate vahelise suhtlemise

(suhtlemise probleem). Töökorralduses tuleb arvestada sellega, et mida kõrgema taseme

spetsialistiga on tegu, seda iseseisvam ta oma töö korraldamises on. Osaliselt on see tingitud

sellest, et heaks spetsialistiks saada, peab pühenduma oma tööle ning see valdkond peab siirast

huvi pakkuma – see annab aluse eeldada, et inimene on sama pühendunud ka oma töös.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach arvas õppejõudude kaugtööst järgmist: "Mis

puutub sellesse küsimusse, et kas ta peaks olema kohapeal, siis kindlasti ta peaks olema

kohapeal. Ta peaks olema kohapeal rohkem, kui see ametlik vastuvõtu aeg 2 tundi. Miks ma

seda arvan on see, et kui me eeldame sellist ühist õpetamist ja seoseid ainete vahel ja ühist

õppekava ja üldainete seotust erialaainetega jne. Kõike seda, mida me räägime oma õppe

juures, siis see tekkib ühisest tööprotsessist. See ei tekki ainult e-kirja teel suheldes. See

paratamatult tekkib juhuslikest kontaktidest koridorinurgal kohtumistest, lõunal käimistest ja

sellistest täiesti mitteametlikest momentidest," ning õppejõudude juhtimisest: "[--] õppejõud

on täiskasvanud inimene, kellel on vastutus ja kellel on eneseteadvus. See tähendab, et ta

planeerib oma elu ning ta vastutab ka selle eest, mis on selle tulemus. Kui ta seda ei tee – üks

kõik kumba pidi siis – siis see tuleb varem või hiljem välja ning mitte väga kauges tulevi-

kus."214

Hiljuti kolis avaliku õiguse õppetool uutesse ruumidesse. Kuidas mõjutas kaugtöö rakendamine

ruumiplaani koostamist? Õppetooli juhataja kinnitas, et oli ruumide jaotamisel teadlikult

arvestanud sellega, et ühte ruumi jagaksid need, kellest on teada, et üks eelistab rohkem kodus

töötada ja teine rohkem tööruumise viibida.215 Juhtkonna tasandil ruumiplaani koostamisel

kaugtöö rakendamise võimalusega siiski ei arvestata.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach kaugtöö võimalikust mõjust ruumiplaani

koostamisele: "Kaugtöö kasutamine ruumiprobleemi lahendamiseks oleks hädalahendus.

Võimalik, et õppetoolid lahendavad oma ruumiprobleemi selliselt, et see õppetooli tuba on

õppejõudude kooskäimise koht. Selles toas on mõned töökohad, mille taga mitmed inimesed 214 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga; lisa 4. 215 Sander Põllumäe 29.oktoobri 2003.a intervjuu Monika Mikiver'iga; lisa 1.

129(181)

saavad töötada ning neil on omavahel kokkulepe, kes millal töötab. Ülejäänud töö tehakse

kodus. Sellise kokkuleppe tasand peab olema võimalikult madalale viidud. Rektoraadi

tasandil ei saa otsustada, millal keegi ja kui palju tohib töötada."216

---

Kokkuvõtteks võib öelda, et Sisekaitseakadeemias on valmisolek kaugtöö ulatuslikumaks

rakendamiseks küllaltki hea. Infotehnoloogiline varustatus võimaldab kaugtööd ning

organisatsioonil on olemas ka kaugtöö rakendamise kogemus. Sõnastatud on organisatsiooni

missioon, mis seob inimesi ning motiveerib neid ka kaugtöö korral. Kaugtöö rakendamine ei ole

andnud praktikas negatiivseid tagasilööke, kui ehk olnud alguses pisut harjumatu, ning viinud

koguni vastastikkuse lugupidamise suurenemisele. Järgnevalt vaadeldakse, kuivõrd kajastavad

eelnenud järeldused Sisekaitseakadeemias läbi viidud uuringus.

216 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga; lisa 4.

130(181)

Joonis 9: Sisekaitseakadeemia organisatsiooniskeem217

217 Autori koostatud veebilehe http://www.sisekaitse.ee/kontakt.php3?id=kontakt andmete alusel.

rektor nõukogu

õppeprorektor

täiendõppekeskus

üldosakond

rahandusosakond

IT- ja sideosakond

remondi ja transporditalitus

majandustalitus

haldusprorektor

rektori nõunikud

personaliosakond

valvetalitus

õppe- ja arendusosakond

spordikeskus

arvutiklass

raamatukogu

kirjastus

finantskolledž

kolledži direktor referendid maksunduse õt

tolli õt

halduskolledž

kolledži direktor referendid avaliku õiguse õt

eraõiguse õt

EL õigus ja inst. õt

haldusõpetuse õt

politseikolledž

kolledži direktor direktori asetäitja referendid

politseiõpetuse õt

karistusõiguse õt

kriminaalmenetluse õt

kriminalistika õt

krimino- ja sotsioloogia õt

relvade ja erivahendite õt

päästekolledž

kolledži direktor referendid inseneriainete õt

matemaatika õt

rakenduskeemia õt

päästetehnoloogia õt

tuleohutusjärelevalve õt

kriisireguleerimise õt

psühholoogia õt

majanduse ja rahanduse õt

keeltekeskus

jurist

131(181)

3.4.2. Sisekaitseakadeemias läbiviidud kaugtööalane uurimus


Sisekaitseakadeemia ankeet esitati e-posti teel juhtkonnale, peamistele õppe- ja tugiüksustele218.

Ankeet oli suunatud eelkõige juhtidele, õppejõududele, referentidele, rahandus, personali ja

õppekorraldusega tegeleva struktuuriüksuse töötajatele - kokku ligikaudu 120 võimalikku

vastajat. Küsitust toetas Sisekaitseakadeemia personaliosakond219. Ankeet sai esitada nii

elektronposti teel kui ka väljatrükina paberkandjal. Kokku laekus küsitluse käigus 37 ankeeti ehk

ligikaudu 30% võimalikest vastajatest.

Haridus. Vastajatelt küsiti nende haridustaset. Sisekaitseakadeemia töötajatest on teaduskraad

16 töötajal ehk 9,7% töötajatest, kõrgharidus 80 töötajal ehk 48,7% töötajatest, kesk- või

kutseharidus 58 töötajal ehk 35,4% töötajates ning põhi- või algharidus 10 töötajal ehk 6,1%

töötajatest.220 Vastajatest oli teaduskraad 9 vastajal ehk 24,3% vastajatest, kõrgharidus 25

vastajal ehk 67,6% vastajates ning kesk- või kutseharidus 3 ehk 8,1% vastajatest (ühtegi alg- ega

põhiharidusega vastajat ei olnud). Seega kajastavad küsitluse tulemused pigem teaduskraadi ja

kõrgharidusega teenistujate nägemust.

Vanus. Vastajatelt küsiti nende vanust. Sisekaitseakadeemia töötajad jagunevad

vanusegruppidesse järgmiselt 1) vanusegrupis alla 30 aastased on Sisekaitseakadeemias 46

töötajat ehk 28,1% töötajates; 2) vanusegrupis 31-55aastased on 62 töötajat ehk 37,8%

töötajatest; 3) vanusegrupis 56 ja vanemad on 56 töötajat ehk 34,2% töötajates.221 Vastajatest

kuulus vanusegruppi alla 30 aastased 18 vastajat ehk 48,7% vastajatest, vanusegruppi 31—

55aastased 13 vastajat ehk 35,1% vastajatest ning vanusegruppi üle 56 aastast 6 vastajat ehk

16,2% vastajatest. Seega kajastavad küsitluse tulemused kõigi vanuserühmade vaateid, kuigi

kalduvus on nooremate töötajate kasuks.



vastajatest (81%) pidas ennast keskastme- või tööjuhtideks või vanemspetsialistideks.

218 Sander Põllumäe 13.oktoobri 2003.a 15:05 e-kiri. Korratud Sander Põllumäe 17.oktoobri 2003.a 16:16 e-kirjaga. 219 Kristel Ainsalu, personalijuht 16.oktoobri 2003.a 11:30 e-kiri. 220 Aino Lodi 23.oktoobri 2003.a 16:13 e-kiri. 221 Aino Lodi 23.oktoobri 2003.a 16:13 e-kiri.

132(181)

3.4.2.2. Uuringu tulemused Sisekaitseakadeemia kohta

Sisekaitseakadeemia põhiliseks väärtuseks on eesmärgi saavutamine. Sellega, et olulisim on, et

töö saaks tehtud ja tulemus saavutatud, nõustus enamus küsitlusele vastanutest (vt Tabel 12

esimene rida, lk 134; vastuste mediaan 6, keskmine 6,00). Olulisimaks väärtuseks pidasid

vastajad eesmärkide saavutamist ning klientide rahulolu (vt Tabel 13 esimene rida, lk 135;

mediaan 6, keskmine 6,14) ning alles seejärel hea kollektiivi loomist ja meeldivat töökeskkonda

(vt Tabel 13 teine rida, lk 135; mediaan 6, keskmine 5,57). Sisekaitseakadeemia taustauuringust

nähtub, et viimastel aastatel on Sisekaitseakadeemias toimunud mitmeid muudatusi, mis viitavad

organisatsiooni kliendikesksemaks muutumisele, samuti strateegilise planeerimise juurutamisele

ning on seega liikumas ülesandekeskse organisatsiooni suunas.

Olulise Sisekaitseakadeemiat iseloomustava joonena sedastus, et organisatsioonis on inimesi,

kellega ei ole võimalik vahetult suhelda, vaid koostööd tehakse e-posti teel (vt Tabel 12 kolmas

rida, lk 134; vastuste mediaan 5, keskmine 5,24). See on enam kui juhuslikest kokkupuutumisest

saadava info väärtustamine või isegi ülemuse ja alluva vaheline suhe. Tööpäeva alustamist koos

kolleegidega pidas heaks stiimuliks alla poole vastajatest (vt Tabel 12 üheksas rida, lk 134;

vastuste mediaan 3, keskmine 3,24). Rohkem nõustuti väitega, et igapäevased kontaktid

kolleegidega aitavad ennast arendada (vt Tabel 12 üheksas rida, lk 134; vastuste mediaan 4,

keskmine 4,41).

Sisekaitsetöötajad jagavad suhteliselt ühiselt arvamust, et töötaja võib töötada seal, kus vaja,

ning oluline on informatsiooni ja tulemi jõudmine kaastöötajateni (vt Tabel 12 teine rida, lk 134;

vastuste mediaan 6, keskmine 5,24). See "seal, kus vaja" ei pruugi tähendada kaugtööd, sest väga

paljud vastajad leiavad, et kõige väärtuslikum osa informatsioonist jõuab kolleegilt kolleegile

juhuslike kokkusaamiste, nõupidamiste ja eraviisiliste vestluste käigus (vt Tabel 12 viies rida,

lk 134; vastuste mediaan 5, keskmine 4,43). See võib muu hulgas tähendada kuulujuttude kui

infokanali suurt osatähtsust ja ametliku informatsiooni hilinemist või puudulikkust. Seega oleks

kaugtöö vormis töötaval inimesel oht jääda ilma talle tööalaselt olulisest või muust asutuse

tegevuse kohta käivast olulisest informatsioonist. Sisekaitseakadeemia taustauuringu käigus

selgus, et suur osa ametlikust informatsioonist liigub e-posti teel ja siseveebi kaudu, samas on

133(181)

olulised kommunikatsioonitõkked lähtuvalt sellest, et osa vanasid töötajaid ei kasuta aktiivselt e-

posti ega siseveebi, ning informatsiooni jaotumist mõjutab "A- ja B-maja sündroom". Sellises

olukorras võib töötaja kasvõi "asjade õhust aimamiseks" eelistada füüsiliselt sündmuste lähedal

olla, osaleda sünnipäevade tähistamistel jms mitteametlikel üritustel, kus on tavalisest rohkem

informatsiooni õhus. Samuti võib suurem vajadus suhtlemise järgi on tingitud ka sellest, et suur

osa töötajaid näeb organisatsiooni kui suurt külaturgu (vt allpool), kus lepitakse rollide piirides ja

protseduurides jooksvalt ad hoc igakordselt kokku.

Küllaltki vajalikuks pidasid Sisekaitseakadeemia töötajad võimalust igapäevases suhtlemises

kolleegidega ennast arendada või peeti seda tööl käimise üheks põhjuseks (vt Tabel 12 viies rida,

lk 134; vastuste mediaan 4, keskmine 4,41). Pisut vähem tähtsaks peeti ülemuse ja alluva vahetut

suhet ega ülemuse eeskuju (vt Tabel 12 kuues rida, lk 134; vastuste mediaan 4, keskmine 4,35).

Kindlasti ei iseloomusta juhi ja alluva suhet alluva alandlikkus või juhi enesetähtsustamine (vt

Tabel 13 seitsmes rida, lk 135; vastuste mediaan 2, keskmine 2,14). Tööpäeva alustamisse koos

kolleegidega suhtuti negatiivselt või vähese entusiasmiga (vt Tabel 12 üheksas rida, lk 134;

vastuste mediaan 3, keskmine 3,24). Sellest lähtuvalt võiks eeldada, et kaugtöö korral juhist või

kolleegidest märkimisväärset puudust ei tunta.

Seisundi ja väärtuste välised tunnused ehk artefaktid evivad ennem negatiivset kui positiivset

tähendust. Ametiruumi, -riietusse jms suhtuti ükskõikselt (vt Tabel 12 seitsmes rida, lk 134;

vastuste mediaan 4, keskmine 3,86), kusjuures seda tulemust võis mõningal määral mõjutada

vormikandjate eriline suhtumine vormi (see seob pigem vormile vastava ametiga, kui

organisatsiooniga). Samas juhiga seotud artefaktidesse suhtuti ennem negatiivselt või ei peetud

neid üldse oluliseks (vt Tabel 12 kümnes rida, lk 134; vastuste mediaan 2, keskmine 1,89,

kusjuures seitseteist vastajat ei pidanud seda üldse oluliseks ehk "1"), see tähendab nende

kaotamine ei muuda suhtumist rolli või ennem parandab seda. Egalitaarne organisatsioonikultuur

ja ükskõikne või halvustav suhtumine juhi ametitunnustesse on üldomane Eesti ja Skandinaavia

organisatsioonikultuurile222.

222 vt Sootla,G. Eesti Vabariigi valitsemis- ja haldusstruktuuride, nende töökorralduse ja ametnikkonna uurimine – sihtasutus Eesti Teadusfond grandiprojekti N 1682 lõpparuanne. - Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, (1999), lk 4—5.

134(181)

Tabel 12: Sisekaitseakadeemia organisatsiooni põhijooned

mediaan keskmine max min 1) Oluline on see, et töö saaks tehtud ja tähtaegasid järgitakse – millal töötaja selle töö konkreetselt ära teeb, ei ole oluline. 6,00 6,00 7 2 2) Töötaja täidab tööülesandeid seal, kus vaja – oluline on, et informatsioon jõuaks asutusse ja oleks teistele tööalaselt kättesaadav. 6,00 5,24 7 1 3) Organisatsioonis on mitmeid inimesi, kellega ei ole võimalik vahetult suhelda. Samas võimaldab e-posti teel suhtlemine nendega siiski koostööd jätkata. 5,00 4,51 7 1 4) Kõige suurema väärtuslikum osa infost – asjad, mida ei oska küsida - jõuab kolleegilt kolleegile juhuslikult kokkusaamiste, nõupidamiste või eraviisilise vestluse käigus. 5,00 4,43 7 2 5) Igapäevased kontaktid kolleegidega annavad võimaluse erialaselt ennast arendada ning on peamiseks põhjuseks, miks üldse selles asutuses töötatakse. 4,00 4,41 7 1 6) Organisatsiooni seisukohalt on väga tähtis ülemuse ja alluva vahetu suhe – ülemuse isiklik eeskuju ja juhised loovad tööülesannete täitmiseks vajalikud eeldused. 4,00 4,35 7 1 7) Ametiruum (ja vormiriietus) ei ole vajalikud niivõrd inimestele, vaid ametnikule endale, et ta tunneks ennast organisatsiooni liikmena. 4,00 3,86 7 1 8) Tööülesannete täitmisel on väga palju koordineerimist ja kooskõlastamist ning ühe töötaja füüsiline eemalolek takistab oluliselt teiste töötajate tööd. 3,00 3,53 7 1 9) Kõige parem stiimul tööpäeva alustamiseks on pooltund kolleegidega, rivistus, hommikukohvi joomine vms. See annab emotsionaalset tuge ja tööks vajalikku teavet. 3,00 3,24 6 1 10) Ülemuse kabinet, ametiauto, sulepea jt mängivad olulist rolli ametisuhte ja rollijaotuse kujunemisel ning aitavad kaasa ülesannete täitmisele. 2,00 1,89 6 1

Eesmärgikesksuse kõrval on Sisekaitseakadeemias väga oluline hea töökollektiivi loomine (vt

Tabel 13 teine rida, lk 135; vastuste mediaan 6, keskmine 5,57) ning töötajate rahulolu ja töö- ja

pereelu ühitamine (vastuste mediaan 5, keskmine 4,97). Sisekaitseakadeemia taustauuringu

käigus selgus, et Sisekaitseakadeemias on kehtestatud detailne regulatsioon töötajatele

preemiate223, lisatasude224 ja toetuste225 maksmiseks perekondlikel ja eraelulistel põhjustel.

Kaugtöö rakendamise üheks kaalutluseks Sisekaitseakadeemias võib saada just töö- ja pereelu

ühitamine ja töötajate rahulolu suurenemine. Töötajate tugev orienteeritus eesmärgile seab

sellele ilmselt loomuliku piiri.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach: "See võimalus oma tööd paindlikult

korraldada, on õudselt mõnus ja paneb inimesi palju rohkem tööle, palju rohkem andma

endast. See, kui Sa kramplikult peaksid istuma nii kaua oma laua taga, kuni sa saad oma

asjad tehtud, oleks märksa halvem variant, kui sa võid minna tunnike varem, võtta mõnes

asjad kaenlasse, teha pakitsevad isikliku elu asjad ära vahepeal ning siis öösel edasi teha."226

223 Sisekaitseakadeemia rektori 27. juuni 2003.a käskkirja nr 2.1-1/ 112 "Preemiate ja toetuste määrad" punktis 1 nähakse ette preemia maksmine doktorikraadi kaitsmise korral 10000 krooni, magistrikraadi kaitsmise korral 5000 krooni, bakalaureusekraadi kaitsmise korral 1000 krooni jm eraelulistel juhtudel. 224 Sisekaitseakadeemia rektori 26. juuni 2003.a käskkiri nr 2.1-1/ 111 "Sisekaitseakadeemia töötasustamise kord". 225 Sisekaitseakadeemia rektori 27. juuni 2003.a käskkirja nr 2.1-1/ 112 "Preemiate ja toetuste määrad" punktis 2 nähakse ette toetuse maksmine töötaja lapse sünni, abiellumise, lapse koolimineku ja lähedasse surma korral. 226 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga, lisa 4.

135(181)

Tabel 13: Sisekaitseakadeemia väärtused ja eesmärgid

mediaan keskmine max min 1) eesmärkide saavutamine ja klientide rahulolu (uuringute tulemused) 6,00 6,14 7 2 2) hea töökollektiivi loomine, töötajate vastastikkused suhted ja meeldiv töökeskkond 6,00 5,57 7 1 3) töötajate rahulolu, töö- ja pereelu ühitamine ning kultuurilised üritused 5,00 4,97 6 2 4) kindlate rollide täpne täitmine ja rollid oleksid täpselt paigas 5,00 4,50 7 2 5) kord ja protseduuride järgimine, tööajast kinnipidamine 4,00 4,16 7 1 6) ühise vaenlase tunnetamine ja kõrge motivatsioon tema hävitamiseks 2,00 2,49 7 1 7) töötajate alandlik suhtumine ja juhtide enda tähtsustamine 2,00 2,14 7 1

Enamus töötajaid näeb organisatsiooni kui suurt külaturgu, kus asjad lepitakse omavahel kokku

(vt Tabel 14 esimene rida, lk 135; vastuste mediaan 5, keskmine 5,00), mitte ei lähtuta

kehtestatud eeskirjadest või rollide jaotusest. Selline organisatsiooni tajumine võiks olla tingitud

Sisekaitseakadeemias viimase viie aasta jooksul aset leidnud suurtest muudatustest

organisatsioonis. Muudatuste perioodil on vältimatult paljud asjad reguleerimata ning tavad välja

kujunemata, niisamuti kui võivad hägustuda piirid rollide vahel. Kui Sisekaitseakadeemia

tajumine "külaturuna" oleks tingitud muutustest organisatsioonis, siis peaksid muudatuste

kinnistumise faasis liitunud reeglina nooremad töötajad tajuma organisatsiooni rolli- ja

protseduurikesksemana kui n-ö vanad olijad, kes on teatud ebaselgusega harjunud.

Vanuserühmade võrdlus seda oletust ei kinnita. Vanuserühmas kuni 30 aastased oli valitsevaks

organisatsiooni tajumine läbirääkimistekesksena (keskmine 5,11). Vanuserühmas 31—

55aastased oli valitsevaks organisatsiooni tajumine protseduurikeskselt (keskmine 5,10).

Vanuserühmas 51aastased ja vanemad oli valitsevaks organisatsiooni tajumine rollikesksena

(keskmine 5,33). Võimalik, et noored on võtnud kergemini omaks muudatuste perioodile omase

läbirääkimistekeskse organisatsioonikultuuri, samas kui vanemad ei ole seda kultuuri omaks

võtnud või on kiiremini naasnud oma muudatuste-eelse nägemuse juurde.

Tabel 14: Sisekaitseakadeemia nägemus organisatsioonist

mediaan keskmine max min 1) nagu külaturg, kus kõik küsimused lahendatakse läbirääkimiste ja tingimise teel 5,00 5,00 7 3 2) nagu hoone, kus igal töötajal on selge roll või ülesanne, tänu millele maja koos püsib 5,00 4,70 7 2 3) nagu kellavärk, kus reeglid ja protseduurid tagavad laitmatu toimimise 5,00 4,49 7 2 4) nagu perekond, kus on üks pea, kes otsustab, kes mida teeb ja kes mida saab 4,00 3,92 7 1

Läbirääkimistekeskne nägemus organisatsioonist eelistas rollikeskset ainult pisut (vt Tabel 14

teine rida, lk 135; vastuste mediaan 5, keskmine 4,70). Tõenäoliselt on nüüd, kus muudatuste

136(181)

protsess on lõpule jõudnud ning rollide piirid on muutunud selgemaks, vähenenud ka vajadus

läbirääkimisteks. Viimane peaks vähendama vahetu kommunikatsiooni vajadust.

Organisatsioonikultuuri kõrval uuriti otsustamisprotsessi Sisekaitseakadeemias. Otsustamist

vaadeldi nii tippjuhi kui ka jooksva otsustamise tööülesannete tegemise tasandil. Kaugtöö

kasutamist iseloomustab eelkõige viimane, sest see näitab tegeliku suhtlemise tööülesannete

täitmisel vajadust.

Sisekaitseakadeemia töötajate arvates domineeris tippjuhi autoritaarne otsustamisstiil (vt Tabel

15 esimene rida, lk 136; vastuste mediaan 5, keskmine 4,51), kusjuures neljast vastanud

tippjuhist ainult üks pidas seda kõige tavalisemaks otsustusstiiliks. Juhtimistasemete aspektist ei

ole tippjuhi juhtimisstiili oluliselt erinevalt hinnatud. Küll ilmneb erinevus vanusegruppides

suundumusega mida vanem seda autoritaarsemana tippjuhi otsustamisstiili tajutakse (alla 30

aasta vanusterühmas keskmine 4,11; 31—55aastaste vanuserühmas keskmine 4,62 ning üle 56

aastaste vanuserühmas 5,60). Sellest võib järeldada, et otsustamisstiili tajumine sõltub vähemalt

osaliselt töötaja vanusest.

Tabel 15: Sisekaitseakadeemia tippjuhi otsustamisstiil

mediaan keskmine max min 1) tippjuht teeb ise otsuse. Reeglina tippjuht konsulteerib eelnevalt mõne üksiku nõuniku või ametnikuga. Otsuse teksti ettevalmistamine tehakse ülesandeks ühele ametnikule ning talle antakse ühesed juhised. Tehtud otsus saadetakse täitmiseks 5,00 4,51 7 1 2) kutsutakse kokku mõned asjaga seotud isikud, kes otsustavad sisuliselt (sisuline ettepanek juhile). Tavaliselt saadetakse selline otsus veel laiemale inimeste grupile läbivaatamiseks ja arvamuse avaldamiseks. Tippjuht reeglina nõustub töörühma ettepanekuga. Äärmisel juhul teeb ta pisiparandusi või otsustab asja arutamist jätkata 4,00 4,00 7 1 3) antakse asja otsustamine vastavale ametnikule või osakonnajuhtajale, välja arvatud organisatsioonilise tähtsusega küsimused. Tippjuht teostab pistelist kontrolli tehtud otsuste üle ning sekkub ainult kaebuste või tõsiste puuduste avastamise korral 4,00 3,94 7 1 4) kutsutakse kokku hästi palju inimesi, kellest osa selliste küsimustega muidu kokku ei puutu. Asja arutatakse mitmel erineval koosolekul. Mingit otsust vastu ei võeta. Juht annab asja otsustada ühele oma usaldusisikutest. Pärast vaatab juht ettevalmistatud otsuse uuesti läbi ning teeb sellise –vahel sisuliselt uue - otsuse, mida ta ise õigemaks peab 3,50 3,67 7 1 5) asja ettevalmistamine tehakse ülesandeks töötajale, kelle tööülesannetesse see küsimus üldse ei puutu. Töötaja peab siis kooskõlastama otsuse kõigiga, kellesse see otsus võiks puutuda. Lõpuks vaatab tippjuht ikkagi otsuse sisuliselt läbi ning sageli teeb sisuliselt uue otsuse 2,00 2,50 7 1

Jooksva töö otsustusi võetakse vastu kooskõlastades ning võimalusel juhtide ja kolleegidega

konsulteerides (vt Tabel 16 esimene rida, lk 137; vastuste mediaan 5, keskmine 5,19). Pea

samavõrd nõustuti sellega, et otsustamiseks kutsutakse kokku töörühmasid ja nõupidamisi (vt

Tabel 16 teine rida, lk 137; vastuste mediaan 5, keskmine 4,51). See näitab suurt tööalase

suhtlemise vajadust, kusjuures tulemused ei erine vanuserühmade lõikes. Arvestades, et

137(181)

töövahenditest kasutatakse Sisekaitseakadeemias suhteliselt palju vahetut nõustamist (vt Tabel

17 teine rida, lk 138), võib see saada tõsiseks takistuseks kaugtöö rakendamisel.

Teisalt ei saa jätta tähelepanuta, et suhteliselt oluliseks peeti tööalaste otsuste tegemisel ka

ainuisikulist otsustamist (vastuste mediaan 5, keskmine 4,38). Ainuisikulist otsustamist eelistasid

(hinded 7 ja 6) valdavalt nooremad kõrghariduse või teaduskraadiga töötajad, samas kui selline

otsustusstiil oli ebasobiv kas alla 30 aastastele või üle 56 aastastele töötajatele. Sellest võib

järeldada, et tööalase otsustusstiili poolest võib kaugtöö olla sobivam erialaselt kogenenumatele

noortele või keskealistele töötajatele.

Tabel 16: Sisekaitseakadeemia otsustamisprotsessid

mediaan keskmine max min 1) konsulteeritakse kolleegide ja juhtidega, võimalusel kooskõlastate otsused 5,00 5,19 7 3 2) kutsutakse kokku töörühm asja arutamiseks ja otsuse ettevalmistamiseks 5,00 4,51 7 2 3) lahendatakse ja võetakse vastu otsused ainuisikuliselt, kui just ei pea kooskõlastama 5,00 4,38 7 1 4) volitatakse sisulise otsuse tegemine alluvale, teostatakse üksnes järelkontrolli 4,00 3,81 6 1 5) püüate ülesandega seotud otsused lasta teha juhil või mõnel kolleegil 3,00 3,59 6 2 6) hoidutakse asja lahendamisest, viivitatakse meelsasti 3,00 3,27 7 1

Viimaseks mõjutab kaugtöö rakendamist töötajate harjumused töövahendite ja –meetodite

kasutamisel. Mida suurem osatähtsus on vahetul suhtlemisel või välkkoosolekutel ja –

nõupidamistel, seda vähem sobib kaugtöö sellise organisatsiooni töökultuuriga et vica versa.

Kõigi levinum töövahend Sisekaitseakadeemias on e-kiri (vt Tabel 17 esimene rida, lk 138;

vastuste mediaan 5, keskmine 5,17). Sisekaitseakadeemias on tavaline, et küsimuse kohta

saadetakse e-kiri, milles selgitatakse küsimuse tausta ning algataja mõtet või ettepanekut,

palutakse kommentaare. Asjaosalistel on aega mõelda ja vastata. Harva arutatakse seda

konkreetset küsimust omavahel eraldi telefoni teel, MSN-is või vahetult.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach: "Seda ilmselt sellepärast, et

Sisekaitseakadeemia maja on jagatud kaheks pooluseks – õppe- ja haldushoone -, nii et kõik

töötajad ei liigi kogu aeg ühes ruumis ringi. Teine põhjus on see, et inimestel on erinevad

ajad ringikäimiseks või on need ajad väga lühikesed. Osa õppejõude on loengutes

hommikupoole ning lähevad seejärel ära, teised vastupidi. [--] Osa asjade ajamine e-posti

teel on sellepärast välja kujunenud, et on vaja rääkida mitme inimesega korraga või mitme

138(181)

inimesega ühte ja sama asja. Siis selle asemel, et käia kõik need inimesed läbi, paned teele e-

kirja, mis läheb neile kõigile."227

Võrdselt e-postiga kasutatakse vahetut suhtlemist (vt Tabel 17 teine rida, lk 138; vastuste

mediaan 5, keskmine 5,08). Teabe edastamise mugavuse kõrval peetakse sama oluliseks

võimalust astuda kolleegi juurde tema kabinetti või üle laua küsida – saada vastus oma

probleemile või pidada oma probleemi üle nõu. Oluline on füüsiline lähedus ja silmast silma

kontakt, kehakeel. Ilmselt on oluline ka see, et e-kiri valitses vahetu suhtlemise ees kõigis

vanusegruppides, välja arvatud üle 56 aasta vanused. Lühemates küsimustes kasutatakse ilmselt

rohkem telefoni kui teise kabinetti minekut, sest telefoni kasutamist peeti samuti väga oluliseks

töövahendiks (vastuste mediaan 5, keskmine 4,86).

Koosoleku vormidest erines selgelt planeeritud koosolek välkkoosolekust. Planeeritud

ettevalmistatud või perioodiliselt toimuvat koosolekut peetud tunduvalt olulisemaks koostöö

vormiks (vastuste mediaan 5, keskmine 4,59) kui välkkoosolekut või –nõupidamist (vastuste

mediaan 3, keskmine 3,8). Planeeritud koosoleku kasutamine, eriti kokkuleppe kasutada

konkreetseid nädalapäevi koosolekuteks ning teistel päevadel koosolekuid mitte korraldada, loob

hea töörütmi ning ühtlasi eeldused kaugtöö kasutamiseks.228

Tabel 17: Sisekaitseakadeemias kasutatavad koostöövahendid

mediaan keskmine max min 1) e-kiri 5,00 5,17 7 1 2) vahetu nõustamine. 5,00 5,08 7 2 3) telefon. 5,00 4,86 7 1 4) planeeritud koosolek. 5,00 4,59 7 1 5) välkkoosolek või -nõupidamine. 3,00 3,08 7 1 6) MSN, AOL vms suhtlustarkvara 2,00 2,81 6 1 7) e-arutelud 2,00 2,76 7 1

Märkus: Vabade vastuste lahtris nimetati kahte ülesannete lahendamise viisi. Üks vastaja tõi

välja, et "üsna tähtsad on seltskondlikud koosviibimised, kus tekib arusaam kolleegi

olemusest ja tänu sellel parem pinnas hilisemaks koostööks" ning teine vastaja kriitilisemalt

227 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga, lisa 4. 228 04.novembril 2003.a tehtud intervjuus ütles Eve Limbach, et rektoraat on korduvalt üritanud luua korda, et teatud nädalapäevad on koosolekuteks ning teistel päevadel saaks rahulikult paberitööga tegeleda, kuid sellise korralduse loomine ei olevat praktikas jooksvate probleemide hulga tõttu õnnestunud; vt lisa 4.

139(181)

"peamine töömeetod on asjaga viivitamine kuni "tulekahju" tekkimiseni, mille kustutamiseks

otsitakse esimene toimiv kommunikatsioonikanal, kust inimene kätte saadakse. Valik tehakse

juhuslikult, puudub kindel trend ja süsteem tööalaste arutelude läbiviimiseks."

Kasutatavate töövahendite ja –meetodite põhjal on raske hinnata kaugtöö rakendamise võimalusi

Sisekaitseakadeemias. E-posti, telefoni ja planeeritud koosolekute kasutamine looks justkui hea

eelduse kaugtöö kasutamiseks. Samas vajadus vahetu nõustamise ja suhtlemise järgi näib seda

pärssivat. Avaliku õiguse õppetooli kogemuste põhjal (vt ülalpool) võib eeldada, et MSN

Messengeri kasutamine võib vähendada vajadust vahetu suhtlemise järgi, kuid täies ulatuses

kaugtöö vormis töötamist ei ole ilmselt võimalik Sisekaitseakadeemias rakendada.


Sisekaitseakadeemia vastajatest ei ole kaugtööd üldse kasutanud 4 töötajat ehk 10,81%

vastajates. Oma tööst 1—30% teevad kaugtööna 21 töötajate ehk 56,75% vastajatest, 31—50%

oma tööst teevad kaugtööna 7 töötajat ehk 18,92% vastajatest, 51—85% oma tööst teevad

kaugtööna 4 töötajat ehk 10,81% vastajatest229. Samas ainult 37,84% vastajatest leidis, et

kaugtöö parandab nende töötingimusi230.

Kodus töötades tunneksid Sisekaitseakadeemia töötajad kõige enam puudust võimalusest

kolleegi juurest läbi astuda ning oma probleemi või ideid arutada (vt Tabel 18, lk 141; vastuste

mediaan 5, keskmine 4,40), samuti võimalusest teavitada kolleege oma tegemistest, saada ideid

ja mõtteid (vastuste mediaan 5, keskmine 4,24). Selline järeldus korreleerub hästi vahetu

suhtlemise suure osatähtsusega Sisekaitseakadeemia töömeetodite hulgas (vt Tabel 17 teine rida,

lk 138;vastuste mediaan 5, keskmine 5,08). Samuti väitega, et igapäevased kontaktid

kolleegidega aitavad ennast arendada (vt Tabel 12 üheksas rida, lk 134; vastuste mediaan 4,

keskmine 4,41) ning hea töökollektiivi loomise (vt Tabel 13 teine rida, lk 135; vastuste mediaan

6, keskmine 5,57) ning töötajate rahulolu tagamise ja töö- ja pereelu ühitamise (vastuste mediaan

5, keskmine 4,97) väärtustamisega. Alles nende faktorite omavahelises seoses vaatlemine annab

võimaluse õigesti hinnata vahetu suhtlemise tähtsust Sisekaitseakadeemia töötajate jaoks. 229 vt Sisekaitseakadeemias läbiviidud küsitluse kokkuvõtte küsimus 7, lisa 14. 230 vt Sisekaitseakadeemias läbiviidud küsitluse kokkuvõtte küsimus 15, lisa 14..

140(181)

Kui töösuhtes üldiselt peeti tähtsaks ülemuse ja alluva vahetut suhet ja ülemuse eeskuju (vt Tabel

12 kuues rida, lk 134; vastuste mediaan 4, keskmine 4,35), kuid see ei olnud peamine, siis

kaugtöö korral on juhiga vahetu suhtlemise võimaluse vähenemine tähtsuselt kolmas faktor (vt

Tabel 18, lk 141; vastuste mediaan 4, keskmine 4,03). Näib, et juhi puhul peetakse eriti oluliseks

just vahetu, mitte vahendatud, suhtlemise võimaluse olemasolu. Sama tulemust kinnitasid ka

küsitluse osa, milles küsiti ametikohti, millel töötavat isikut ei tohiks kindlasti kaugtööle üle viia

(ülekaalukalt olid esindatud selles kategoorias juhid ja sekretär).

Selge murena eristus hirm, et tööstress ja mured kanduvad kaugtöö korral senisest enam koju üle

(vastuste mediaan 4, keskmine 3,85), puudub selge eristus töö- ja eraelu vahel (vastuste mediaan

4, keskmine 3,85) ning ei saa hetkekski perekonnast välja lülituda (vastuste mediaan 4, keskmine

3,77), samuti et kodustes tingimustes on raskem ennast tööle sundida (vastuste mediaan 4,

keskmine 3,71). Arvestades, et paljud vastajatest teevad osa oma tööst kodus (vt ülalpool), on

sellised hinnangud vägagi tõsiseltvõetavad. Arvestades, et Sisekaitseakadeemia töötajatel on suur

vahetu suhtlemise vajadus ning vajadus jagada oma edusamme (vt ülalpool), siis võib arvata, et

osaliselt on nende probleemide põhjuseks see, et töötajad hakkavad kandma kolleegi rolli

osaliselt üle oma pereliikmele, seda võib-olla isegi teadvustamata. Ilmselt vähendaks seda riski

suhtlustarkvara ulatuslikum kasutamine.

Kontoris töötades häirivatest teguritest tõuseb selgelt esile rühm tegureid, mis on kõrvaldatavad

kaugtööd rakendamata töökorralduse paindlikumaks muutmisega ning töötajate kaasamisega

neid puudutavate otsuste tegemisse. Need tegurid on: 1) ei saa valida oma harjumustele vastavat

töökeskkonda (vastuste mediaan 5, keskmine 5,03); 2) ei saa valida endale meeldivat

töökeskkonda või seda ise kujundada (vastuste mediaan 4, keskmine 3,82) ning 3) ei saa valida

oma harjumustele vastavaid töövahendeid (vastuste mediaan 3, keskmine 3,63). Loomulikult

saab töötajate eelistusi arvestada üksnes siis, kui need aitavad kaasa organisatsiooni arengule.

Ilmselt ei kuulu arvuti asemel taas pliiatsi, arvelaua ja paberi kasutuselevõtmine – isegi kui

töötajale on need harjumuspärasemad – selliste otsustuste hulka, mis organisatsiooni edasi

arendaksid.

Teiseks oluliseks häirivaks faktoriks peeti tööteele raisatud aega (vastuste mediaan 5, keskmine

4,26). Olgu võrdluseks öeldud, et seoses kodus töötamist häirivate faktoritega esitatud väidega

"Ei ole tööteed, kus rahulikult mõtteid koguda, analüüsida tehtut" ei nõustunud pea keegi

141(181)

(vastuste mediaan 1, keskmine 2,25, kusjuures 10 vastajat pidasid sellist küsimust asjakohtuks,

teemasse mitte puutuvaks). Arvestades Sisekaitseakadeemia asukohta Pirita-Kosel, on töötee

pikkus ilmselt tõesti üks häirivamaid tegureid, millesse kaugtöö võiks tuua leevendust.

Küllaltki tähtsaks kontoritööd häirivaks asjaoluks peeti seda, et viisakusest tuleb raisata aega

hommikukohvile, sünnipäevadele ja tühjale lobale (vastuste mediaan 4, keskmine 3,94). Kui

võrrelda eelnevalt sedastatud suure vajadusega vahetu suhtlemise järele, tundub selline hinnang

kohatu. Siiski tuleb arvestada Sisekaitseakadeemia põhiliseks väärtuseks on eesmärgi

saavutamine (vt Tabel 12 esimene rida, lk 134; vastuste mediaan 6, keskmine 6,00). Olulisimaks

väärtuseks pidasid vastajad eesmärkide saavutamist ning klientide rahulolu (vt Tabel 13 esimene

rida, lk 135; mediaan 6, keskmine 6,14) ning alles seejärel hea kollektiivi loomist ja meeldivat

töökeskkonda (vt Tabel 13 teine rida, lk 135; mediaan 6, keskmine 5,57). Seega nähakse

hommikukohvis ja tühjas lobas tegevust, mis ei aita kaasa põhieesmärgi saavutamisele ning ei

loo seetõttu ka rahulolu pakkuvat töökeskkonda. Iseenesest ei peaks töötaja tühja loba eest koju

pagema, vaid ilmselt piisaks siin ilmnenud üldise negatiivse arvamuse üldiselt teatavaks

tegemisest.

Tabel 18: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Sisekaitseakadeemia)

Kodus töötamise puudused med kesk Kontoris töötamise puudused med kesk

1) väheneb võimalus astuda kolleegi juurest läbi ja arutada töist probleemi/ ideed

5 4,40 1) ei saa valida oma harjumustele või vajadustele vastavat tööaega

5 5,03

2) vähenevad võimalused teavitada kolleege oma tegemistest, saada ideid, mõtteid

5 4,24 2) tööle ja tagasi sõiduks kulutatu aeg on raisatud kasutult

5 4,26

3) vähem võimalust suhelda vahetult juhiga, rääkida silmast silma probleemidest

4 4,03 3) viisakusest tuleb raisata aega hommikukohvile, sünnipäevadele ja tühjale lobale

4 3,94

4) väheneb võimalus, et kolleeg astub oma murega Sinu/Teie juurest läbi

4 3,97 4) ei saa valida endale meeldivat töökeskkonda või seda ise kujundada

4 3,82

5) väheneb võimalus astuda kolleegi juurest läbi ja päevakohast probleemi arutada

4 3,94 5) ei saa valida oma harjumustele või vajadustele vastavaid töövahendeid

3 3,63

6) kogu tööstress ja pinge n-ö tuleb koju kaasa, sest ei saa ümber lülituda

4 3,85 6) ei näe piisavalt oma perekonda ning lapsed peavad olema lasteaias; 231

3 3,54

7) puudub selge eristus kodu- ja töökeskkond, mis aitaks töö rolli sisse elada

4 3,84 7) juhid/kolleegid korraldatavad ootamatult ettevalmistamata koosolekuid

3 3,32

8) ei saaks hetkekski perekonnast välja lülitada, keskkonda vahetada

4 3,77 8) pidevalt heliseb telefon ja küsitakse pisiasju, ei lasta keskenduda

3 3,29

9) kodustes tingimustes on ennast raskem tööle sundida

4 3,71 9) kolleegid arvavad, et võivad iga kell oma probleemiga läbi astuda

3 3,17

10) väheneb ühise edu tähistamine – inimesed ei saa ruumiliselt kokku

4 3,70 10) kolleege tuleb sageli nõustada, kuigi see ei ole minu töö

3 2,91

231 Selle väite kohta leidsid 13 vastanut, et see väide ei ole üldse asjakohane või ei puutu kaugtöö teemasse. Siin tabelis arvutatud mediaan ja keskmine hinne sellega ei arvesta, kuid sisuliselt võib seda kriteeriumi pidada võib-olla vähemoluliseks, kui tabelist iseenesest nähtub.

142(181)

Viis faktorit, mis kõige rohkem rõõmustaksid Sisekaitseakadeemia töötajaid kodutöö juures on

1) saab mugavalt riietuda (mediaan 4, keskmine 3,83); 2) saab ise kujundada oma töökeskkonda

(mediaan 4, keskmine 3,76), 3) kontoripäevad muutuksid sisukamaks ja meeldivamaks (mediaan

4; keskmine 3,48), 4) saab kuulata töö ajal muusikat, mis meeldib just sellele töötajale (mediaan

3,5, keskmine 3,73) ning 5) võimalus valida meeldivam või odavam elukoht (mediaan 3,

keskmine 3,53, kusjuures 18 vastajat pidasid seda küsimust teemasse üldse mitte puutuvaks).


Üheksa vastajat ehk 24,32% vastajatest leidsid, et nende ametikoha töö võiks korraldada kuni

51--85% kaugtööna. Kolmteist vastajat ehk 35,14% vastajatest leidsid, et nende ametikohale

vastava töö võiks korraldada kuni 50% osas kaugtööna. Üksteist vastajat ehk 29,73% vastajatest

– kusjuures ainult üks tippjuht - leidsid, et nende ametikohale vastavat tööd ei saa üldse teha

kaugtöö vormis.

3.4.2.4. Kokkuvõte

Uuringu tulemused näitavad, et Sisekaitseakadeemia töötajad on aktiivsed suhtlejad, kelle jaoks

on eriti oluline just vahetu suhtlemise vorm. Vahetu suhtlemine peab ise olema suunatud

eesmärgile, st klientide suurema rahulolu saavutamisele, mitte niisama tühja loba ajamisele.

Tundub, et formaalsemaid asju aetakse e-posti teel, aga sellele peab lisanduma informaalne ja

tööalane vahetu suhtlemine – töötajate jaoks on need töövahenditena vähemalt sama olulised.

Kontoris töötamise juures häirib kõige rohkem see, et töötaja ei saa ise kujundada oma

töökeskkonda ning pikk ja kasutu töötee. Esimest saab parandada seletada, et töötajatele antakse

suurem voli oma töökeskkonna kujundamisel. Töövahendite valikul suurendatakse töötajate osa-

liust, aga arvestada saab ainult nende ettepanekutega, mis toetavad asutuse eesmärki. Kuna tööta-

jate jaoks on keskseks vääruseks eesmärgi saavutamine, siis ei tohiks eesmärgist lähtuvad

argumendid töötajates vastuseisu tekitada.

Kasutatavad töövahendid- ja meetodid (e-post, telefon ja planeeritud koosolek) võimaldavad

kaugtöö kasutamist Sisekaitseakadeemias. Samas on kaugtöö vormis töötaval töötajal oht jääda

ilma võimalusest arutada tööalaseid probleeme ning jagada kolleegi edu, kui ta ei suhtle pidevalt

143(181)

aktiivselt ka vahetult. Silmas tuleb pidada, et suhtlemine peab siiski toetama organisatsiooni

eesmärki, sest vastasel juhul peetakse seda ebameeldivaks tühjaks lobaks.

Kaugtöö võimalusi saaks suurendada sellisel juhul, kui võetaks tööalaselt rohkem kasutusele

suhtlustarkvara ning selle kasutamine reglementeeritaks. Hetkel, niivõrd kui seda on kasutatud,

on see andnud ennem kasulikke tulemusi kui tagasilööke. Selleks, et sellest organisatsiooni jaoks

kasu oleks, peab vähemalt kriitiline hulk töötajaid seda tööalaselt kasutama. Samuti peavad

olema põhilised reeglid selle tarkvara eesmärgikohaseks kasutamiseks.

Uurimuse põhjal võib järeldada, et Sisekaitseakadeemia organisatsioon ei ole hetkel veel valmis

ilma välise surveta kaugtööle üle minema. Kui aga ruumiprogramm tiheneb või mõni muu

sisemine või väline tegur peaks tingima kaugtöö kasutamist, on põhilised eeldused selleks siiski

täidetud.

3.5. Kaugtöö rakendamine Tartu Linnavalitsuses

3.5.1. Taustinformatsioon Tartu Linnavalitsuse kohta

Tartu identiteedi kujunemisel on mänginud olulisimat rolli ülikool. 1630. aastal asutatakse

Tartusse gümnaasium ja 1632. aastal ülikool, mis asutaja, Rootsi kuningas Gustav II Adolfi järgi

saab nimeks Academia Gustaviana. Vahepealsetel aegadel tegutseb ülikool nii saksa- kui

venekeelse ülikoolina. 1. detsembril 1919.a avatakse Tartu Ülikool rahvusülikoolina. 232 Tartu

muutub ja jääb eesti teaduse ja akadeemilise elu keskuseks. Ülikooli lähedus on mõjutanud Tartu

Linnavalitsuse organisatsioonikultuuri ning mõjutab ka arengut tulevikus233. Paljud

linnavalitsuse teenistujad on ise üliõpilased ja uued teenistujad värvatakse üliõpilaste seast.

Aastaks 2003 on Tartu muutunud nüüdisaegseks kiiresti arenevaks linnaks, mille keskseteks

väärtusteks on kodanikukesksus ning elanikele lisaväärtuse loomine. Tartu linna missioon on

kindlustada elanikele, asutustele, ettevõtetele, organisatsioonidele ja külalistele

232 http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=6&page_id=77. 233 Tartu Linnavolikogu 27. mai 1999. a määrusega nr 90 vastu võetud "Arengustrateegia Tartu 2012 " punkt 12.1; http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=2&page_id=569.

144(181)

majanduslikult, sotsiaalselt ning ökoloogiliselt turvaline ja esteetiliselt nauditav keskkond

ja osutada kõrgekvaliteedilisi teenuseid.234

Üheks viisiks linnakodanike teenindamist parandada on infotehnoloogia juurutamine

linnavalitsuse töökorralduses ning ka inimestele suunatud info- ja e-teenuste loomine (Tartu

veebileht, mobiilmaksete kasutamine ühistranspordis jms).235 Tartu Linnavalitsuse infosüsteemi

hakati arendama 1990-date alguses. Esimesteks ülesanneteks oli andmekogude loomine ning

osakondade andmetöötluse parandamine, ent kohe selle järel tekkis vajadus ka arvutivõrkude

loomiseks. Aastaks 1995 olid ühendatud omavahel Raekoja platsi läheduses paiknevad

linnavalitsuse serverid, aastaks 1998 olid raadioühendustega ühendatud kõik Tartu

Linnavalitsuse asutused ühtesse süsteemi ning aastaks 2003 on kõik Tartu Linnavalitsuse

asutused ühendatud fiiberkaabliga ühtsesse infosüsteemi.

Enamus Tartu Linnavalitsuse andmekogusid on ehitatud üles client-server süsteemidele, mis

võimaldavad turvatud juurdepääsu veebiüleselt. Konkreetsesse aruvutisse peab olema

installeeritud spetsiaalne klient ning arvuti peab oma sertifikaadid ja ID-failid kaasa võtma, aga

siis on võimalik väljastpoolt juurde pääseda. Kõige massiivsem klient-server rakendus on

dokumendihalduse programm. Client-server rakenduste kõrval on infosüsteemi jäänud ka

väiksemaid file-server rakendusi. Need on need infosüsteemid, mis on üles ehitatud sisevõrgu

arhitektuurist lähtudes, sealhulgas geoinfosüsteemid, kauplemislubade töötlemise süsteem,

linnamajanduse osakonnas linnamajanduse teede sulgemislubade register jms. Nende süsteemida

kasutamine ei ole kaugtöö korras võimalik. Kõigist andmebaasidest ja failidest tehakse

igapäevane turvakoopia, et vältida andmete kadu.

Tartu Linnavalitsuse linnakantselei infotehnoloogia teenistuse juhataja Kalev Pullonen: "Me

oleme püüdnud serverite ja riistvara poole pealt neid riske minimeerida. Alati tuleb ka hinna

piir ette, alates millest ei ole mõtet edasi minna. Praegu me otseselt ei dubleeri servereid, küll

dubleerime kettaid, kettasüsteeme, toitesüsteeme, aga meil ei ole veel selliseid servereid, kus

kaks serverit teeksid sama asja kogu aeg. Küll me oleme taganud andmete säilimise ja

234 Tartu Linnavolikogu 27. mai 1999. a määrusega nr 90 kinnitatud "Tartu linna arengustrateegia 2012"; kättesaadav http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=2&page_id=579. 235 Tartu Linnavolikogu 27. mai 1999. a määrusega nr 90 vastu võetud "Arengustrateegia Tartu 2012" punkt 12.2; http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=2&page_id=569.

145(181)

turvakopeerimise. See, mis töö on tehtud, kui ka midagi väga katastroofilist juhtub serveri

ruumiga, siis suurim, mis me kaotaksime, oleks ühe päeva töö."236

Kui teenistuja töötab kaugtöö vormis, siis sõltub ta enam kui muidu asutuse andmekogu

andmetest ning peab saama tugineda neile kui õigetele. Tartu Linnavalitsuse praktika on

näidanud, et kui ka tehnika alt ei vea, siis riskiteguriks võivad osutuda inimesed ise. Ühes

osakonnas oli probleem andmete kadumisega. Alguses kahtlustati andmekogu tehnilist riket.

Peale mõnda aega jälgimist otsustas Tartu Linnavalitsus koos programmi koostajaga lisada

programmi parandused, mis sedastasid andmekogu töötlemise logi. Logi jälgimisel selgus, et üks

teenistuja ühel pool lauda sisestas andmeid ja teine teenistuja teisel pool lauda kustutas need

andmed ära, sest tema aruannetesse need andmed ei sobinud.237 Nüüd on logi iga andmekogu

osaks.

Tartu Linnavalitsuse töökorraldus ei jagune, erinevalt Tallinna Linnavalitsuse töökorraldusest,

"front office" ja "back office", vaid kõigi ametnike üks põhifunktsioon on olla linnakodanikele

kättesaadav silmast silma. Kui inimesel on konkreetne mure, siis saab ta pöörduda otse selle

ametniku poole, kes selle valdkonnaga tegeleb. Tartu linn ei ole üritanud ametnikke väga ära

peita ning seetõttu ei ole linnavalitsuses ka spetsiifilist "back office"-tüüpi töö, mida saaks hästi

kodus teha. See ei välista töö ajalist korraldust – jaotust kodanike vastuvõtuks ja asjade

kirjalikuks ettevalmistamiseks –, kuid kodanike vastuvõtu aeg ei saa olla piiratud mõne tunniga

nädalas.

Joonis 10: Tartu Linnavalitsuse töökorralduse ja front office—back office mudeli võrdlus

236 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Kalev Pullonen'iga, lisa 8. 237 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Kalev Pullonen'iga, lisa 8.

kodanik front-office

ametnik

ametnik

ametnik

kodanik

ametnik

ametnik

ametnik

ametnik

front office – back offisse töökorraldus Tartu Linnavalitsuse töökorraldus

146(181)

Tartu Linnavalitsuse teenistujad võib nende motivatsiooni järgi jagada kolme rühma. Ühed

teevad tööd sellepärast, et see töö neile meeldib, palk on võib-olla teisejärgulisem. Teised

koguvad ainult kogemusi, kasutavad oma töökohta praktikabaasina. Nende eesmärk on saada

kogemusi, aga kas nende tegevusest midagi suurt sünnib on teisejärgulisem. Päris palju on ka

neid, kes käivad tööl lihtsalt sellepärast, et midagi ju tegema peab. Viimased on ilmselt need,

keda rahuldab olemasolev töökorraldus ning kes mõtlevad: "Las' ma teen seda, mida ma teinud

olen. See on väga hea. Mis te segate mind."238 Seega on kätketud Tartu linna arengupotentsiaal

sellesse ühte kolmandikku töötajatest, kes tahavad midagi paremaks muuta. Nendest, kes

kogemusi on omandamas, võib loota, et nad tulevad muudatustega kaasa. Samas on selge, et

muudatuste juhtimise seisukohast muudatuse müümise tehnika on nendes kolmes rühmas väga

erinev.

Tartu Linnavalitsuse töökorraldus on osakonniti väga erinev. Üldistades linnavalitsuse

töökorraldust arvas linnasekretär, et näost näkku kohtumisi on linnavalitsuses vähe. Väga palju

kasutatakse telefone ja e-posti. Väga paljud kasutavad töömobiilide lühinumbrite süsteemi – pole

vahet, kas helistada lauatelefoni või mobiiltelefoni numbrile, hinnad on samad. Oluline on see, et

inimene on kättesaadav. Oluline on, et teenistuja juht teab, et teenistuja töötab ametiruumist

väljaspool, ning, et teenistuja on kättesaadav teistele teenistujatele, kes temaga koostööd

teevad.239 Tegelikkuses tehakse siiski suurem osa tööd ametiruumis kohapeal.

Tartu linnal on seadusest tulenev kohustus oma tegevuse strateegiliseks planeerimiseks.240 Tartu

linn peab võtma vastu arengukava ning määratlema selles nii oma missiooni kui ka prioriteedid

ning nende teostamise ajalise kava241. Arengukava vaadatakse läbi iga-aastaselt 1.oktoobriks242

ning selle alusel koostatakse linna eelarve243 ehk linna aasta töökava rahaline väljendus, sest

kulutuste lubamisega on määratud ära, millised projektid viiakse aasta jooksul ellu. Iga osakond

ja ametnik otsustab ise, kas ta koostab detailsema tegevuskava või mitte. Aruandlus toimub

eelarve täitmise aruande kaudu.244

238 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga, lisa 5. 239 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga, lisa 5. 240 Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 9. 241 vt Tartu Linnavolikogu 18. september 2003.a määrus nr 42 "Tartu linna arengukava aastateks 2004- 2007 kinnitamine"; http://www.tartu.ee. 242 Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 37 lg 3. 243 Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 37 lg 4 p 1 ja § 39 lg 1. 244 Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 391 lg 2 ning valla- ja linnaeelarve seaduse § 26—28.

147(181)

Tartu Linnavalitsuses alustati sissetulnud dokumentide skanneerimist juba 1999.a. Seoses

avaliku teabe seaduse jõustumisega tekkis Tartu linnal kohustus avaldada oma

dokumendiregister veebilehel245. Tartu Linnavalitsus otsustas muuta dokumendi avaldamise

tööprotsessi osaks.

Tartu Linnavalitsuse kantselei spetsialist Aune Visnapuu: "Päris algus oli avaliku teabe

seadus, mis nõudis meilt teatud andmete avaldamist kodulehel. Siis tuli idee, et kui üldse

midagi teha, siis mitte poolikult, et avalikustada üks osa andmeid ja kõik. Pigem teha siis juba

nii, et see andmete avalikustamine on üks osa meie tööprotsessist."

Dokumendihalduse korraldamiseks moodustati projekti juhtgrupp koosseisus: Hannes Astok,

Jüri Mölder, Kalev Pullonen, Aune Visnapuu (projektijuht). Projekti juhtgrupp valis välja need

töötajad, kes esindasid dokumendihalduse valdkondi ja tegelemise tasandeid. Valiti

võtmetöötajad, kes valdasid ühte või teist teemaringi; nt sekretäritöö kaardistamiseks

intervjueeriti ühte sekretäri, kes peaks justkui kõike tegema. Samuti intervjueeriti ühte

abilinnepead, ühte osakonnajuhatajat jne. Intervjuudest saadus informatsiooni põhjal koostati

esialgne lähteülesanne programmeerijatele. Kui dokumendihalduse programmi katseversioon

valmis, moodustati pilootgrupp, kes testis valminud mooduleid. Pilootgrupp oli natukene laiem –

rohkem oli kaastaud sekretäre, osakonnajuhatajaid, IT-huvilisi töötajaid ning infotehnoloogia

teenistus.

Projektijuht Aune Visnapuu hinnangul oli selle projekti juures oluline, et projektijuht ei olnud

IT-töötaja. Projekt lähtus tavalise töötaja, kes neid pabereid ajab, huvidest.

Kui dokumendihalduse programmi kasutusversioon valmis, viidi teenistujate seas läbi kaks

koolitust. Üks koolitus oli Lotus NOTES koolitus, mille raames õpetati kalendrite, e-

kirjavahetuse jms kasutamist, sest osa tööd läks üle Lotus NOTES keskkonda. Sellele järgnes

dokumendihalduse programmi GoPro enda koolitus. Koolitus hõlmas kõiki töötajaid ja kestis

neli tundi. Alles peale mõlema koolituse toimumist anti dokumendihalduse programm GoPro

kasutusse. Kuna dokumendihalduse programmi GoPro koolitus toimus enne programmi

juurutamist, siis inimesed ei osanud veel küsida. Nad said kätte info, mida neile koolitusel anti,

aga nad ei teadnud veel neid probleeme, mis neid ees ootavad.

245 Avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 31.

148(181)

Dokumendihalduse programmi juurutamiseks on loodud tugistruktuur. Sekretärid ja IT-

spetsialistid koolitati välja tugiisikuteks, kes oskavad struktuuriüksuse teisi töötajaid vajadusel

nõustada ning evivad ülevaadet probleemidest. Tugistruktuur koguneb kord kuus kolmapäeviti,

et arutada läbi programmi juurutamise küsimusi ja vaadata üle need töövaldkonnad, mis vajavad

ühtlustamist, ning probleemid, mis on tõusetunud.

Projektijuht Aune Visnapuu hindas projekti rakendumist: "Töötajata tööharjumused muutusid

kohe. Kui enne tuli paber töölauale, siis nüüd tuli see arvutist." Linnasekretär Jüri Mölder eristas

muudatusi uute ja vanade töötajate seas: "Viimased suuremad uuendused on tulnud kõik siin

sunniviisiliselt. Võib öelda seda, et uuendusi on palju paremini omaks võtnud need inimesed, kes

on linnavalitsusse äsja tööle tulnud, kui need inimesed, kes on siin varem töötanud."

Üldiselt arvuti teel saabunud dokumente välja ei trükita, kuid see ei ole ka keelatud - paberikulu

muutumist ei ole seatud selle projekti edukuse mõõdikuks. Mis muutunud ei ole on see, et

töötajatel ei ole veel tekkinud harjumust teha tunnis 15 minutit pausi ekraanilt töötades. Sellisel

juhul kipuvad töötajate silmas ära väsima, sest nii põhidokument on arvutis, taustateave on

arvutis ning ka õigusakte loetakse arvutist. Eraldi koolitust või ülevaate andmist kuvariga

töötamise eeskirjast246 ning heast tavast Tartu Linnavalitsuses toimunud ei ole.

Elektroonilise dokumendihalduse programmi juurutamine ei viinud siiski oluliste muudatusteni

töökorralduses. Töökäsk liigub ka elektrooniliselt sama rada pidi, mis see paberkandjal oleks

liikunud. Siiski reeglina lähevad raekojast kirjad osakondade või teenistuste juhatajatele, mitte

otse konkreetsele täitjale.247 Samas on asjaajamise kiiruse suurendamiseks üha enam kasutatud

meetodit, et töökäsu või täidetava dokumendi suunamisel abilinnapealt osakonna juhatajale,

saadetakse samas koopia teadmiseks ka sellele töötajale, kelle ülesannete hulka kuulub sellist

liiki probleemi lahendamine. See võimaldab tõenäolisel täitjal hakata kohe probleemiga tegelema

246 Vabariigi Valitsuse 15. novembri 2000. a määrus nr 362 (RTI 2000, 86, 556) "Kuvariga töötamise töötervishoiu ja tööohutuse nõuded" § 3 lg 3: "Iga töötaja peab saama vajaliku juhendamise ja väljaõppe enne kuvariga tööle asumist ning ka pärast oluliste muudatuste tegemist töötamiskohal," sealjuures eriti § 3 lg 4 tulenevate nõuetega: "Tööandja peab korraldama töö selliselt, et töötaja saab silmade ülepinge ja sundasendis töötamisega tekkivate vaevusete ennetamiseks vaheldada kuvariga töötamist teistlaadsete tööülesannete täitmisega. Kui see pole võimalik, peab töötaja saama perioodiliselt pidada puhkepause. Puhkepauside kestus peab moodustama vähemalt 10% kuvariga töötamise ajast." Eriti vajalik oleks nende reeglite selgitamine ja põhjendamine töötajale, kes töötab kaugtöö korras, sest just üksi kodus töötades on oht pikalt ilma pausideta järjest töötada väga suur. 247 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Aune Visnapuuga, lisa 6.

149(181)

veel enne osakonna või teenistuse juhatajalt töökäsu ja juhiste saamist.248 Ametlikult seda

töökorralduse muutmist siiski asjaajamise korras sedastatud ei ole.


hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 128--130: "Volitatud töötleja saadab dokumendi pärast

esialgsete andmete registrisse kandmist läbivaatamiseks vastava valdkonna või haldusalaga

tegelevale abilinnapeale, struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule, kes määrab

täitja(d), tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud. [--] Tartu linna

ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord" § 129: "Andmed

dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja täitmise tähtaeg märgitakse registrisse. [--]

Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena

määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest.

Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide väljatrükke või

teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale."

Näide: Tartu Linnavalitsuse kantselei spetsialist Aune Visnapuu rääkis juhtumi programmi

juurutamisel tekkinud probleemist: "Üks kõige värvikam asi oli see, kui minu laua juures

seisis ühe osakonna juhataja asetäitja ja väitis, et temal ei ole pädevust määrata

programmiga koostajaks Aune Visnapuu, kes on kantselei töötaja. Tema ei saa anda kantselei

töötajale korraldust. Siis oli minu küsimus: "…ja sul on piisavalt pädevust tulla minu laua

taha ja seda mulle öelda. Järelikult sa saad saata selle teate mulle ka elektrooniliselt." See on

emotsionaalselt kõige värvikam juhtum minu jaoks." See on hea näide pseudoprobleemidest,

mida võivad tekitada muudatustele vastu seisvad töötajad, ning mida peavad muudatuste juhid

olema valmis ennetama ja tõrjuma.

Sellegipoolest leiab abilinnapea Hannes Astok, et elektroonilise dokumendihalduse programmi

tõttu on dokumendi eluiga asjaajamises oluliselt lühenenud. Enne elektroonilise

dokumendihalduse programmi rakendamist kestis linnavalitsuse korralduse või muu dokumendi

eelnõu kooskõlastamisringi umbes 5 päeva. Peale programmi rakendamist kestab

kooskõlastusring keskmiselt 2 või 2,5 päeva249.

248 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga, lisa 7. 249 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga, lisa 7.

150(181)

Kui eelnev käsitles ametlikult reguleeritud asjaajamist, siis vabas tööalases asjaajamises on

infotehnoloogia kasutuselevõtt toodud kaasa rohkem muutusi. Eelkõige on suurenenud

dokumentide üksteisele edastamise hulk ning avardunud saajate ring. Töökorralduse seisukohast

eristuvad selgelt 1) ajakriitilised asjad ning 2) muud asjad, mis ei ole ajakriitilised.

Tartu Linnavalitsuse aselinnapea Hannes Astok: "Ma eelistan asju niipidi ajada, kus mul on

inimestele mingeid teateid edastada, kus ma ei eelda kohest tagasisidet, siis ma parem saadan

need e-kirjaga, sest siis jääb ka inimesele märk maha. Kui ma talle helistan, siis ei või kunagi

teada, mis situatsioonis ma teda taban. Kui kiire on, siis ma muidugi helistan, või kui ma

tahan tausta üle seletada, mida ma võib-olla ei taha kirja panna. Mis puudutab tööd

dokumentidega – kooskõlastusi, posti ja muud –, siis on tõesti, et päeva ajal sellist tööd

kontoris teha on suhteliselt võimatu. Alati keegi "imbub" uksest sisse ja telefon heliseb, nii et

keskenduda suhteliselt keeruline. Sellisel juhul on see kaugtöö variant, mida ma siis teen

õhtuti kodus või kui ma sõidan kusagile – nt rongiga Tallinnasse – päris mõnus. Nii et

kaugtöö korras saab teha kirjatööd ja tööd, mis ei ole ajakriitiline."250

Kaugtööd või töötamist infotehnoloogia vahendite abil distantsilt kasutatakse kas siis, kui isik

viibib komandeeringus või on kodus haige või põetab haiget pereliiget. Mõnel teisel juhul on see

vähem või rohkem peale sunnitud võimalus teha ületunnitööd.

Tartu Linnavalitsuse aselinnapea Hannes Astok: "Mõnel inimesel, kellel on kodus arvuti,

nendel me näeme, et nad hoiavad kätt elu pulsil – vastavad kirjadele ja kooskõlastavad

dokumente. [--] On teada, et teatud ametikohtadel sa ei saa ju oma tööd täielikult kellelegi

teisele ära delegeerida. See lõppeb sellega, et tööle tulles pead sa selle töö ikka ise ära

tegema."251

Tartu Linnavalitsuse linnasekretär Jüri Mölder: "Näiteks linnapea on mitmel korral toonud

näiteks seda, et on tal pühapäeval või laupäeva õhtul isegi tekkinud paar tundi vaba aega

ning loeb oma sissetulnud kirju ning paneb resolutsiooni peale, saadab linnaarstile. Viie

minuti pärast tuleb linnaarstilt vastus. Inimesed – mitte kõik, aga mõned – kasutavad seda

reaalselt ning see on kindlasti suurendanud töö tõhusust."252

250 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga, lisa 7. 251 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga, lisa 7. 252 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga, lisa 5.

151(181)

Tartu Linnavalitsuse abilinnapea Hannes Astok kaugtöö kasutamise mõttest: "Ma ei eritaks

töötunde ja ületunde253. See töö on meil selline, et see ei lõppe otsa. [--] Ma näen kaugtöös

seda boonust, et kui ma ei saa oma tööga päeva jooksul hakkama ja peaksin seda tööd

kontoris tegema, siis ma oleksin oma perest eemal ja kaotaksin oma perekonna arvelt aega,

aga kui ma teen seda õhtul kodus, siis ma olen ikkagi oma perekonna juures. Ma teen võib-

olla õhtul, kui lapsed on magama läinud, midagi. Mul jääb televiisorist mõni saade

nägemata, aga ma olen ikkagi oma perekonnaga koos. Ma saan oma aega paremini

kulutada."254

Infotehnoloogia vahendite kasutamine on toonud kaasa aetavate asjade jagunemise 1) asjadeks,

mida saab ajada ka e-posti või telefoni teel ja 2) asjadeks, mis olulisuse või keerukuse tõttu

eeldavad ühes füüsilises ruumis kokkusaamist. Selletõttu on hakatud koosolekuid ja nõupidamisi

rohkem tähtsustama ning need on muutunud sisutihedamaks.

Tartu Linnavalitsuse aselinnapea Hannes Astok: "Me oleme püüdnud koosoleku vormi

säilitada, kui on mingi olulisem küsimus või kui on näha, et kirja teel ei õnnestu küsimust

lahendada, jääb mingi "pingpong" käima. Siis tuleb kokku tulla ja ära lahendada. Vähenenud

on vahetu suhtlemine vähem tähtsates asjades, aga jäänud on see olulisemates asjades. Selles

mõttes tähtsustunud võib-olla isegi rohkem – kui juba kokku tulla, siis peab ka resultaat

tulema. Kui me juba viiekesi laua taha maha istume ja pool tundi kulutame, siis on see kokku

juba 2,5 tundi tööaega."

---

Kokkuvõtteks võib öelda, et Tartu Linnavalitsuse on valmisolek kaugtöö ulatuslikumaks

rakendamiseks küllaltki hea. Infotehnoloogiline varustatus võimaldab kaugtööd. Samas on just

organisatsioonilised takistused need, mis seavad piiri kaugtöö rakendamisele. Eelkõige on

selleks ametnike kohustus igal ajal võtta vastu kodanikke. Sõnastatud on organisatsiooni

253 vrd Elenurm,T "Kodutöö eeldab kohusetunnet". – Äripäev 30.aprill 2003.a: "Esialgu on muidugi tööandja võitja, sest ületunde tehakse vabatahtlikult, pikemas perspektiivis on kaotajad mõlemad. Kindel on see, et töötaja pole robot ja varem või hiljem läheb tal kumm tühjaks ja töökvaliteet võib langeda." 254 Sander Põllumäe 06.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga; lisa 7.

152(181)

missioon, mis seob inimesi ning motiveerib neid ka kaugtöö korral. Järgnevalt vaadeldakse,

kuivõrd kajastavad eelnenud järeldused Sisekaitseakadeemias läbi viidud uuringus.

Joonis 11: Tartu Linnavalitsuse organisatsiooniskeem

Linnavolikogu

Linnavalitsus Andrus Ansip

linnapea

Sven Illing abilinnapea

Jüri Mölder linnasekretär

linnakantselei

- teabeteenistus - infotehnoloogia teenistus - asjaajamisteenistus - raamatupidamisteenistus - sisekontrolli teenistus - personaliteenistus

ettevõtluse osakond

rahandusosakond

elanike registriteenistus

raamatupidamisteenistus

Laine Jänes abilinnapea

haridusosakond

kultuuriosakond

-arendusteenistus - korraldusteenistus - majandusteenistus - raamatupidamisteenistus

-kultuuriteenistus - noorsooteenistus - sporditeenistus

Vladimir Šokman abilinnapea

sotsiaalabiosakond

linnaarstiteenistus

-sotsiaaltööteenistus - lastekaitseteenistus - raamatupidamisteenistus - eakate ja puuetega inimeste hoolekande teenistus

Hannes Astok abilinnapea

linnamajanduse osakond

linnavarade osakond

- teedeteenistus - linnapuhastusteenistus - haljastusteenistus - liikluskorraldusteenistus - keskkonnateenistus - raamatupidamisteenistus

- eluruumide teenistus - ehitusteenistus - majandamisteenistus - raamatupidamisteenistus - omandireformiteenistus

Anto Ili abilinnapea

linnaplaneerimise ja maakorralduse osakond

arhitektuuri ja ehituse osakond

- arenguteenistus - planeeringuteenistus - geodeesiateenistus - maakorraldusteenistus - inseneriteenistus

153(181)

3.5.2. Tartu Linnavalitsuses läbiviidud kaugtööalane uurimus


Uuring viidi läbi Tartu Linnavalitsuse ametnike seas. Küsitlused edastati ametnikele nende töö

ametlikel elektronposti aadressidel. Kuna kõigil ametnikel on elektronposti aadress ning

asjaajamise korrast tuleneb kohustus seda kasutada, siis ei moonutanud see vastajate valimit.

Ankeedi vastuse võis esitada nii e-posti teel kui ka väljatrükina paberkandjal. Ankeedid kogus

Tartu Linnavalitsuse kantselei. Tartu Linnavalitsuses töötab kokku 295 inimest. Kui abitöölised

välja arvata oli võimalike vastajate arv ligi 230. Küsitluse käigus laekus 78 ankeeti ehk ligikaudu

33% võimalikest vastajatest.

Haridus. Vastajatelt küsiti nende haridustaset. Tartu Linnavalitsuse teenistujatest on teaduskraad

6 inimesel ehk 2,3% teenistujatest, kõrgharidus 193 inimesel ehk 65,4% teenistujatest ning kesk-

või kutseharidus 96 inimesel ehk 32,5% teenistujatest.255 Vastajatest oli teaduskraad 8 inimesel

ehk 10,3% vastajatest, kõrgharidus 51 inimesel ehk 65,4% vastajates ning kesk- või kutseharidus

14 ehk 17,9% vastajatest. Seega kajastavad küsitluse tulemused täpselt kõrgharidusega inimeste

vaateid, kuid kerge nihe on teaduskraadiga inimeste kasuks.

Vanus. Vastajatelt küsiti nende vanust. Tartu Linnavalitsuse teenistujad jagunevad

vanusegruppidesse järgmiselt 1) vanusegrupis alla 30 aastased on Tartu Linnavalitsuses 69

töötajat ehk 23,4% töötajates; 2) vanusegrupis 31-55aastased on 183 töötajat ehk 62,0%

töötajatest; 3) vanusegrupis 56 ja vanemad on 43 töötajat ehk 14,6% töötajates.256 Vastajatest

kuulus vanusegruppi alla 30 aastased 27 vastajat ehk 34,6% vastajatest, vanusegruppi 31—

55aastased 39 vastajat ehk 50,0% vastajatest ning vanusegruppi üle 56 aastat 14 vastajat ehk

17,9% vastajatest. Seega kajastavad küsitluse tulemused pisut enam noorema vanusegrupi

vaateid.



vastajatest (83%) pidas ennast keskastme- või tööjuhtideks või vanemspetsialistideks. 255 Egle Lääne 29.oktoobri 2003.a 11:40 e-kiri. 256 Egle Lääne 29.oktoobri 2003.a 11:40 e-kiri.

154(181)

3.5.2.2. Uuringu tulemused Tartu Linnavalitsuse kohta

Tartu Linnavalitsuse põhiliseks väärtuseks on eesmärgi saavutamine. Sellega, et olulisim on, et

töö saaks tehtud ja tulemus saavutatud, nõustus enamus küsitlusele vastanutest (vt Tabel 19

esimene rida, lk 156; vastuste mediaan 6, keskmine 5,37). Olulisimaks väärtuseks pidasid

vastajad eesmärkide saavutamist ning klientide rahulolu (vt Tabel 20esimene rida, lk 156;

vastuste mediaan 6, keskmine 6,03) ning alles seejärel hea kollektiivi loomist ja meeldivat

töökeskkonda (mediaan 6, keskmine 5,14). Väärtuste seisukohalt on oluline märkida, et pea

võrdselt hea töökollektiiviga väärtustatakse Tartu Linnavalitsuses korda ja protseduuride

järgimist ning tööajast kinnipidamist (vastuste mediaan 5, keskmine 5,02).

Kui võrrelda neid tulemusi töötajate motivatsiooni kohta esitatud küsimuse tulemustega (vt

Tabel 21 esimene ja teine rida, lk 156), siis on kõige olulisemaks motivatsiooniteguriks just

töötajate head suhted ja meeldiv töökeskkond (vastuste mediaan 7, keskmine 6,58).

Tartu Linnavalitsuse linnasekretär Jüri Mölder: "Ma olen kantseleis ka tunnetanud soovi, et

teeme ühiseid üritusi, käime koos teatris, äkki linnavalitsus maksab teatripiletid või

bussisõidu kinni. Ma olen öelnud, et see on mõnes aspektist isegi mõeldav, aga te peate

saama aru, et maksumaksja raha eest ametnikke mööda teatreid sõidutada, see ei ole päris

kohane. Sellel peaks mingi piir olema."257

Alles teisel kohal – küll ainult 0,23 punktiga taga – selgelt sõnastatud eesmärgid ja klientide

rahulolu (vastuste mediaan 7, keskmine 6,34). Niivõrd, kui nendest nappidest andmetest midagi

üldse järeldada saab, konkureerivad Tartu Linnavalitsuses ülesandekeskne ja inimesekeskne

organisatsioonikultuur. Tartu Linnavalitsuse linnasekretär tõi motivatsiooni järgi välja kolm

inimtüüpi, millest tõenäolisemalt "kogemuste saamisele orienteeritud" ja "midagi ju peab

tegema" teenistuja tüübid on ilmselt enam motiveeritud heast töökeskkonnast, samas kui "midagi

ära teha" teenistuja tüüp on selgelt ülesandele orienteeritud. Eesmärkide rõhutamine

organisatsiooni väärtuste juures näitab ilmselt seda, et – motiveerib see või mitte – on

257 Sander Põllumäe 04.novemberi 2003.a intervjuu Jüri Möldriga, lisa 5.

155(181)

eesmärkide ja linnaelanike rahulolu saavutamine teadvustatud valdava enamuse töötajate poolt

(sic! Mitte kõigi, sest esines ka vastuseid "1" ja "2").

Tartu Linnavalitsuse linnasekretär Jüri Mölder: "Ühed teevad tööd sellepärast, et see töö neile

meeldib, palk on võib-olla teisejärgulisem, teevad missioonist tööd. Teised kasutavad

töökohta praktikabaasina. Nende eesmärk on saada midagi muud, saada kogemusi. Nende

inimeste jaoks on ilmselt see, kas nende tegevusest midagi suurt sünnib, teisejärgulisem. Päris

palju on ka neid, kes käivad tööl lihtsalt sellepärast, et midagi ju tegema peab."258

Arvestades, et Tartu Linnavalitsuse osakonnad on nii ruumiliselt eraldipaiknevad kui ka

organisatsiooniliselt küllaltki iseseisvad, võib erinevates osakondades organisatsioonikultuur

mõneti erineda ning valitseda ka erinevad väärtused, motivatsioonitegurid jms.

Väga tähtsaks peetakse Tartu Linnavalitsuses ülemuse isiklikku eeskuju ja vahetut suhet

ülemusega (vt Tabel 19 teine rida, lk 156; vastuste mediaan 5, keskmine 4,92). Samas kodus

töötamise puudusena nimetas ülemusega suhtlemise võimaluste vähenemist ainult 34,32%

vastajatest. Võimalik, et vahetu suhtlemise all peetakse silmas allkirjade ja viisade kiiret saamist,

nii nagu see mitmes ankeedis täiendavalt antud selgitustest ilmnes.

Tartu Linnavalitsuse töötajad peavad ennast suhteliselt sõltumatuks, töötades seal, kus vaja, ning

edastades informatsiooni kolleegidele (vt Tabel 19 kolmas rida, lk 156; vastuste mediaan 5,

keskmine 4,47). Suhteid kolleegidega kui enda arendamise võimalust ning tööl käimise peamist

põhjust hinnati küll positiivselt, kuid see ei olnud dominant (vt Tabel 19 neljas rida, lk 156;

vastuste mediaan 4, keskmine 4,15), nii nagu seda organisatsiooni väärtusi ja

motivatsioonitegureid (vt ülalpool) silmas pidades oleks võinud arvata. Sellega, et

organisatsioonis on inimesi, kellega saab jätkata suhtlemist ainult tänu e-posti olemasolule,

hinnati keskmiselt oluliseks, kusjuures oli ka neid, kes pidasid seda väga oluliseks (vt Tabel 19

seitsmes rida, lk 156; vastuste mediaan 4, keskmine 3,74).

Seisundi ja väärtuste välised tunnused ehk artefaktid on Tartu Linnavalitsuse teenistujate arvates

kõige vähem olulised. Oma enda ametikohaga seonduvaid tunnuseid nagu ametiruum,

258 Sander Põllumäe 04.novemberi 2003.a intervjuu Jüri Möldriga, lisa 5.

156(181)

ametiriietus vms hinnati tähtsusetuks (vt Tabel 19 üheksas rida, lk 156; vastuste mediaan 3,

keskmine 3,28). Selline tulemus annab alust küsida, kas on mõtet remontida ametiruume, kui

selle olulisus töötaja motivatsiooni ja ühistunde jaoks on väga väike. Samas juhi seisundiga

seotud tunnuseid (ametiauto, kabinet jms) hinnati pigem negatiivseks või üldse mitte oluliseks

(vt Tabel 19 kümnes rida, lk 156; vastuste mediaan 2, keskmine 2,18).

Tabel 19: Tartu Linnavalitsuse organisatsiooni põhijooned

mediaan keskmine max min 1) Oluline on see, et töö saaks tehtud ja tähtaegasid järgitakse – millal töötaja selle töö konkreetselt ära teeb, ei ole oluline. 6 5,37 7 1 2) Organisatsiooni seisukohalt on väga tähtis ülemuse ja alluva vahetu suhe – ülemuse isiklik eeskuju ja juhised loovad tööülesannete täitmiseks vajalikud eeldused. 5 4,92 7 1 3) Töötaja täidab tööülesandeid seal, kus vaja – oluline on, et informatsioon jõuaks asutusse ja oleks teistele tööalaselt kättesaadav. 5 4,47 7 1 4) Igapäevased kontaktid kolleegidega annavad võimaluse erialaselt ennast arendada ning on peamiseks põhjuseks, miks üldse selles asutuses töötatakse. 4 4,15 7 1 5) Tööülesannete täitmisel on väga palju koordineerimist ja kooskõlastamist ning ühe töötaja füüsiline eemalolek takistab oluliselt teiste töötajate tööd. 4 4,12 7 1 6) Kõige suurema väärtuslikum osa infost – asjad, mida ei oska küsida – jõuab kolleegilt kolleegile juhuslikult kokkusaamiste, nõupidamiste või eraviisilise vestluse käigus. 4 4,12 7 1 7) Organisatsioonis on mitmeid inimesi, kellega ei ole võimalik vahetult suhelda. Samas võimaldab e-posti teel suhtlemine nendega siiski koostööd jätkata. 4 3,74 7 1 8) Kõige parem stiimul tööpäeva alustamiseks on pooltund kolleegidega, rivistus, hommikukohvi joomine vms. See annab emotsionaalset tuge ja tööks vajalikku teavet. 3 3,74 7 1 9) Ametiruum (ja vormiriietus) ei ole vajalikud niivõrd inimestele, vaid ametnikule endale, et ta tunneks ennast organisatsiooni liikmena. 3 3,28 7 1 10) Ülemuse kabinet, ametiauto, sulepea jt mängivad olulist rolli ametisuhte ja rollijaotuse kujunemisel ning aitavad kaasa ülesannete täitmisele. 2 2,21 7 1

Tabel 20: Tartu Linnavalitsuse väärtused ja eesmärgid

mediaan keskmine max min 1) eesmärkide saavutamine ja klientide rahulolu (uuringute tulemused) 6 6,03 7 2 2) hea töökollektiivi loomine, töötajate vastastikkused suhted ja meeldiv töökeskkond 6 5,14 7 1 3) kord ja protseduuride järgimine, tööajast kinnipidamine 5 5,02 7 2 4) töötajate rahulolu, töö- ja pereelu ühitamine ning kultuurilised üritused 4 4,12 7 1 5) kindlate rollide täpne täitmine ja rollid oleksid täpselt paigas 4 4,10 7 1 6) ühise vaenlase tunnetamine ja kõrge motivatsioon tema hävitamiseks 2 2,55 7 1 7) töötajate alandlik suhtumine ja juhtide enda tähtsustamine 1 2,03 7 1

Tabel 21: Tartu Linnavalitsuse teenistujate motivatsioonitegurid

mediaan keskmine max min 1) hea töökollektiivi, töötajate vastastikkused suhted ja meeldiv töökeskkond 7 6,58 7 4 2) selgelt sõnastatud eesmärk ja klientide rahulolu (uuringute tulemused) 7 6,34 7 3 3) iseenda rahulolu, töö- ja pereelu ühitamine ning kultuurilised üritused 6 5,41 7 3 4) selge kord ja protseduurid, konkreetselt määratud tööaeg 5 4,78 7 2 5) kindlad rollid, nende rollide järgmine kolleegide poolt 4 4,14 7 1 6) võimalus juhile meeldida ja tema armulikkuse osaks saada 2 2,09 6 1 7) ühise vaenlase tunnetamine ja kõrge motivatsioon tema hävitamiseks 1 2,23 7 1

157(181)

Tartu Linnavalitsuse töötajate nägemus organisatsioonist on rollikeskne (42,9%; vt Tabel 22, lk

157), samas kui osa töötajaid nägi organisatsiooni ka autoritaarse perekonna mudeli kohaselt

mingi konkreetse isiku võimu kesksena (13,6%; vt Tabel 22, lk 157). Arvestades nende kahe

nägemuse kokkusobimatust tuleb sellest teha järeldus, et erinevates osakondades on väga

erinevad kultuurid ning see loob erineva nägemuse ka linnavalitsusest kui tervikust. Töötajate

keskendumine osakonna juhataja isikule võib tekitada vastumeelsust tööülesannete määramisel

otse linnavalitsuse liikme poolt andmekogu kaudu ning seetõttu takistada tõhusat kaugtööd.

Samas ei tähenda keskendumine juhile ilmselt alandlikkust (vrd Tabel 21 seitsmes rida, lk 156;

vastuste mediaan 1, keskmine 2,23, kusjuures 4 vastajat pidasid seda siiski äärmiselt oluliseks).

Tabel 22: Tartu Linnavalitsuse nägemus organisatsioonist

hulk % 1) nagu hoone, kus igal töötajal on selge roll või ülesanne, tänu millele maja koos püsib 55 42,9% 2) nagu perekond, kus on üks pea, kes otsustab, kes mida teeb ja kes mida saab 17 13,6% 3) nagu külaturg, kus kõik küsimused lahendatakse läbirääkimiste ja tingimise teel 4 3,1% 4) nagu kellavärk, kus reeglid ja protseduurid tagavad laitmatu toimimise 3 2,3%

Isegi kui mediaani ja keskmiste analüüsi tulemusena võib tuua välja üldised suundumused Tartu

Linnavalitsuse organisatsiooni põhijoonte ning väärtuste kohta, tuleb silmas pidada, et

teenistujate arvamused ja hinnangud erinevad nendes küsimustes äärmuslike hinnanguteni.

Ilmselt on see tingitud osakondade suurest iseseisvusest ja erinevusest. Järgmiseks püütakse

hinnata otsustamisstiili ning tuua välja ühised jooned või suundumused selles.

Tabel 23: Tartu Linnavalitsuse tippjuhi otsustamisstiil

median avereage max min 1) antakse asja otsustamine vastavale ametnikule või osakonnajuhtajale, välja arvatud organisatsioonilise tähtsusega küsimused. Tippjuht teostab pistelist kontrolli tehtud otsuste üle ning sekkub ainult kaebuste või tõsiste puuduste avastamise korral 5 4,692 7 1 2) tippjuht teeb ise otsuse. Reeglina tippjuht konsulteerib eelnevalt mõne üksiku nõuniku või ametnikuga. Otsuse teksti ettevalmistamine tehakse ülesandeks ühele ametnikule ning talle antakse ühesed juhised. Tehtud otsus saadetakse täitmiseks 5 4,688 7 1 3) kutsutakse kokku mõned asjaga seotud isikud, kes otsustavad sisuliselt (sisuline ettepanek juhile). Tavaliselt saadetakse selline otsus veel laiemale inimeste grupile läbivaatamiseks ja arvamuse avaldamiseks. Tippjuht reeglina nõustub töörühma ettepanekuga. Äärmisel juhul teeb ta pisiparandusi või otsustab asja arutamist jätkata 5 4,368 7 1 4) kutsutakse kokku hästi palju inimesi, kellest osa selliste küsimustega muidu kokku ei puutu. Asja arutatakse mitmel erineval koosolekul. Mingit otsust vastu ei võeta. Juht annab asja otsustada ühele oma usaldusisikutest. Pärast vaatab juht ettevalmistatud otsuse uuesti läbi ning teeb sellise –vahel sisuliselt uue - otsuse, mida ta ise õigemaks peab 2 2,577 7 1 5) asja ettevalmistamine tehakse ülesandeks töötajale, kelle tööülesannetesse see küsimus üldse ei puutu. Töötaja peab siis kooskõlastama otsuse kõigiga, kellesse see otsus võiks puutuda. Lõpuks vaatab tippjuht ikkagi otsuse sisuliselt läbi ning sageli teeb sisuliselt uue otsuse 1 1,872 7 1

158(181)

Tippjuhi otsustusstiilidest valitsevad delegeerimine vastavale ametnikule või osakonnale (vt

Tabel 23, lk 157; vastuste mediaan 5, keskmine 4,69) ning juhi ainuisikuline otsustamine

(vastuste mediaan 5, keskmine 4,68). Kuigi on tegemist valitsevate otsustamisstiilidega, on

täielikult nõustutud ka sellega, et volitatakse töötajaid või otsustatakse ülerahvastatud

koosolekutel või antakse asi ettevalmistamiseks töötajale, kelle töövaldkonda see ei puutu;

niisamuti kui on teenistujaid, kes on hinnanud valitsevaid otsustamisstiile vähe kasutatavateks.

Tartu Linnavalitsuse teenistujad ise oma teenistusalaste otsustuste tegemisel pigem

konsulteerivad paari alluva või kolleegiga (55,3%, Tabel 24, lk 158). Ainult väga harva võetakse

otsus vastu ainuisikuliselt (4,6%, Tabel 24, lk 158). Selline hinnang ei korreleeru väitega, et

töötaja töötab seal kus vajalikuks peab, tagades üksnes info jõudmise asutusse (vt Tabel 19

kolmas rida, lk 156; vastuste mediaan 5, keskmine 4,47), kuid kattub hästi heade tööalaste suhete

kui motivatsioonifaktori tunnetamisega (vt Tabel 21 esimene rida, lk 156). Kui arvestada veel, et

organisatsiooni tajutakse küllaltki valitsevalt rollikesksena (42,9%; vt Tabel 22, lk 157), siis võib

arvata, et konsulteerimine täidab ennem suhtlemisvajaduse rahuldamise funktsiooni, kui et see

oleks ilmtingimata tööülesande enda täitmiseks vajalik.

Tabel 24: Tartu Linnavalitsuse otsustamisprotsessid

hulk % 1) konsulteeritakse paari alluvaga või kolleegiga 71 55,3% 2) võetakse otsuse vastu ainuisikuliselt 6 4,6% 3) antakse otsuse kellegi teise otsustada 1 0,7% 4) hoidutakse otsustamisest ja viivitatakse 0 0,0%

Tartu Linnavalitsuse küsitluses ei esitatud küsimust töövahendite kasutamise kohta. Tartu

Linnavalitsuse linnasekretär Jüri Mölder'i hinnangul on linnavalitsuses vahetut suhtlemist ja

kohtumisi vähe. See-eest kasutatakse väga palju telefone ja e-posti. Väga paljud teenistujad

kasutavad töömobiilide lühinumbrite süsteemi – pole vahet, kas sa helistad lauale või mobiili

peale, hinnad on samad. Ka dokumendihalduse programmi on integreeritud küsimuste ja

arvamuste küsimise ja suhtluse tarkvara. Jüri Mölder'i hinnangul vähendab informatsiooni

koondamine arvutitesse vahetut suhtlemist. Samas võib dokumentide elektrooniline menetlemine

159(181)

olla suurendanud telefoni kasutamist asutusesiseses kommunikatsioonis. MSN Messengeri

kasutavad peamiselt kantselei töötajad, kuid osakondades kasutatakse seda tööalaselt vähe.259 I

Intervjuus tõi Tartu Linnavalitsuse abilinnapea Hannes Astok välja elektronposti tähtsuse

suurenemise mistahes küsimuste lahendamisel. Telefoni kasutab tema ainult kiirete küsimuste

esitamiseks või konfidentsiaalse taustinformatsiooni andmiseks. Vahetu suhtlemine on muutunud

vähemaks, kuid samas on intensiivistunud – kokku tullakse, kui on oluline asi või kui ei suudeta

asja e-posti teel lahendada. See on rõhutanud vahetu suhtlemise tähtsust, aga ka

tulemuslikkust.260

Intervjuude põhjal saadud andmed annavad justkui väga head eeldused kaugtöö kasutamiseks,

kuid vaieldav on see, kui usaldusväärselt saab neid hinnanguid laiendada linnavalitsuse

ülejäänud töötajatele, kelle peamiseks motivatsiooni allikaks on vastastikkune suhtlemine ja hea

töökeskkond.


Kaugtöö tähendas Tartu Linnavalitsuse teenistujate jaoks eelkõige seda, et nad peavad osa oma

töövahenditest ise kinni maksma (vastuste mediaan 6, keskmine 5,4); ei saa iga päev suhelda

oma kolleegidega (vastuste mediaan 5, keskmine 5,0); kolleegidest erinev töökeskkond

vähendab ühtlustunnet (vastuste mediaan 5, keskmine 4,5) ning tõenäoliselt hakkab pere minu

tööd segama (sic! mitte vastupidi) (vastuste mediaan 4, keskmine 4,0). Samuti uskusid Tartu

Linnavalitsuse teenistujad, et töö- ja pereelu ei ole võimalik lahus hoida ning kaugtöötamine

tähendaks tööstressi koju kaasa võtmist. Samuti arvati, et kodus töötamisega kulud suurenevad.

Tegemist on küll pigem hoiakute kui kogemusega, ent need hoiakud peegeldavad selgesti hirmu,

et põhiline motivatsioonitegur – hea töökeskkond ja tööalased suhted - kaugtöö korral halveneb.

Töötades kodus tunneksid Tartu Linnavalitsuse töötajad kõige enam puudust võimalusest astuda

kolleegi juurest läbi ja arutada mõnda päevakohast probleemi (59 vastajat ehk 75,6%; Tabel 25,

lk 161). Samas leiab 17 vastajat, et neid segab kontoritöö juures just see, et kolleegid arvavad, et 259 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Jüri Mölder'iga, lisa 5. 260 Sander Põllumäe 04.novembri 2003.a intervjuu Hannes Astok'iga, lisa 7.

160(181)

võivad "iga kell oma probleemidega läbi astuda või nõupidamisi korraldada" (17 vastajat ehk

21,7%; Tabel 25, lk 161). Liites nende vastajate arvud kokku saame ligilähedaselt vastajate arvu

– kas tõesti jagunevad Tartu Linnavalitsuse teenistujad nendeks, kes oma mõtete ja ideedega teisi

häirivad (3/4) ja nendeks, kes seda taluma peavad (1/4). Vastuste võrdlus näitab siiski, et

küllaltki paljud nendest, kes peavad oluliseks võimalust kolleegiga päevakohaseid probleeme

arutada, peavad samas ise kontoritöö puuduseks, kui mõni kolleeg astub läbi oma probleemi

arutama või korraldab välkkoosoleku (korrelatsiooni koefitsient 0,227).

Näide: Üks vastajatest kirjutas (ankeet TrtLV.68) vastuseks küsimusele "Kas kaugtöö

parandaks või halvendaks Teie töötingimusi?" järgmiselt: "Halvendaks. Arvestades minu töö

iseloomu, on oluline vahetu suhtlemine ja võimalus alati astuda kolleegi kabinetti

konsultatsiooniks. Juhul, kui kollektiiv töötaks osaliselt kaugtööna, tekkiks mõttetut

ajaraiskamist ja kaoks konstruktiivse tegutsemise võimalus, kuna iga probleemi lahendamisel

peaks ju ühel ja samal momendil olema kõigil kodustöötajatel vaba moment. Aga kui üks

söödab näiteks lapsi ja teine otsustas just poodi minna, siis pole ju võimalik koheselt ja

operatiivselt tegutseda. Kontori täistööajal töötamine tagaks aga kindlasti selle, et töötaja on

tööajal täielikult tööle pühendunud." Selline töökorraldus näitab ilmselt seda, et teenistuja ei

kasuta MSN Messengeri ega e-kalendrit. Teisalt ei olnud uuringu käigus võimalik küsitleda

selle teenistuja kolleege, kas mitte nemad polnud need, kes "iga kell oma probleemiga läbi

astuvat kolleegi" kontoritöö häirivaks teguriks pidasid. Samas näitab see vastus, et kaugtööd

kujutatakse ette oma eraasjadega tegelemisena, mitte tõhusa töötamisena vahemaa tagant.

Kaugtöö korral oleks paljud Tartu Linnavalitsuse teenistujad tundnud samuti puudust

võimalusest suhelda vahetult ülemusega, rääkida temaga silmast silma probleemidest (56,6%;

Tabel 25, lk 161). Samas tööpäeva alustamisest ühise hommikukohviga (8,9% vastajatest) või

kuulujuttudest (7,6% vastajatest) oleksid kaugtöö korras töötades puudust tundnud vaid vähesed.

Vastupidiselt 9 vastajat (11,5% vastajatest) leidsid, et viisakusest hommikukohvi joomine või

muu tühja jutu ajamine häiriks neid kontoritöö juures.

161(181)

Tabel 25: Kodus ja kontoris töötamise puuduste võrdlus (Tartu Linnavalitsus)

Kodus töötamise puudused hulk % Kontoris töötamise puudused hulk %

1) võimalusest astuda kolleegi juurest läbi ja päevakohast probleemi arutada

59 75,6 1) ei saa valida oma harjumustele vastavaid töövahendeid ega tööaega

29 37,1

2) võimalusest suhelda vahetult ülemusega, rääkida silmast silma probleemidest

44 56,6 2) ei saa valida endale meeldivat töökeskkonda ja seda ise kujundada

20 25,6

3) selgelt eristatud töökeskkonnast, töökohast, töömiljööst, mis aitab töötaja rolli sisse elada

37 47,4 3) kolleegid arvavad, et võivad iga kell oma probleemiga läbi astuda või nõupidamisi korraldada

17 21,7

4) igapäevasest hommikukohvist, vestlustest printeri vms juures;

7 8,9 4) ei näe piisavalt tihti või palju oma perekonda ning lapsed peavad olema lasteaias;

13 16,7

5) kuulujuttudest ja mitteametlikust informatsioonist 6 7,6 5) viisakusest tuleb raisata aega hommikukohvile, sünnipäevadele ja tühjale lobale

9 11,5

Näide: Üks vastajatest (ankeet TrtLV.34) kirjutas: "Puudust tunneksin eelkõige suhtlemisest

teistega ning kardaks maha magada midagi olulist, st hindan mitteformaalset suhtlemist

organisatsioonis. Tunnen vajadust inimestega näost näkku suhelda, mitte üksnes telefoni või

e-maili vahendusel kontakteeruda. [--] Mind ei häiri tööl käimine, tõesti edasi-tagasi sõit

võtab teatud osa ajast, kui d selle korvab eelmisele küsimusel antud vastuses saadud meeldiv

elamus kaastöötajatega suhtlemisel."


Üheksa vastajat ehk 11,5% vastajatest leidsid, et nende ametikoha töö võiks korraldada kuni 51--

85% kaugtööna. Kaheksateist vastajat ehk 23,0% vastajatest leidsid, et nende ametikohale

vastava töö võiks korraldada kuni 50% osas kaugtööna. Kolmkümmend vastajat ehk 38,4%

vastajatest leidsid, et nende ametikohale vastavat tööd ei saa üldse teha kaugtöö vormis.

3.5.2.4. Kokkuvõte

Tartu Linnavalitsuse taustainformatsioon erines kõige enam küsitluse käigus saadud andmetest.

Taustainformatsiooni kohaselt on linnavalitsus küllaltki aktiivse uue infotehnoloogia

kasutamisega asutus, kus suur osa informatsioonist liigub e-posti teel ning dokumendihalduse

andmekogus. Kõik see võimaldab teha tööd kiiremini ja paremini ning seeläbi parendada

linnakodanike heaolu. Ka ankeetide tulemused näitavad, et eesmärkide saavutamine ja

linnakodanike rahulolu suurendamine on teenistujate ja organisatsiooni kui terviku põhiliseks

väärtuseks.

162(181)

Ankeetidest selgub, et töötajaid seob kõige rohkem soov suhelda omavahel. Hea töökeskkond ja

head tööalased suhted nii kolleegide kui ka juhiga on põhilisteks töömotivatsiooni teguriteks

ning kaugtöö korral kardetakse kõige enam, et just suhted kolleegidega vähenevad.

Tartu Linnavalitsuses kasutatakse 2003.a lõpus juba küllaltki palju infotehnoloogia vahendeid.

Põhiliseks ametliku suhtluse kanaliks on e-post ning haldusdokumendid, töökäsud jms liiguvad

dokumendihalduse tarkvara kaudu. See on vähendanud vahetu suhtluse osatähtsust

töökorralduses. Nende töötajate jaoks, kellele töötamine tähendab kolleegidega suhtlemist, on

see mõjunud ilmselt töömotivatsiooni vähendava tegurina. Ainult 19 vastajat ehk 24% vastajatest

leidsid, et kaugtöö parendaks nende rahulolu.

Selleks, et tulevikus kaugtööd kasutada, peaks linnavalitsus kaaluma senisest enam

suhtlustarkvara kasutusele võtmist ja võib-olla ka selle kasutuse reglementeerimist. Teenistujad

peaksid saama veenduda, et kaugtöövahendite abil suhtlemine ei tähenda alati suhtlemise kui

sellise vähenemist või selle aeglasemaks muutumust.

Linnasekretäri intervjuust selgus, et osakonnajuhatajaga kokkuleppel saab linnavalitsuses juba

täna kasutada kaugtööd. Mitmetest ankeetidest ilmnes, et osalise kaugtöö kasutamine

"igapäevase rutiini vähendamiseks" või "mõni päev keskendumiseks" võiks parandada

teenistujate rahulolu. Ilmselt tuleks kasuks linnavalitsuse kaugtööd soosiva suhtumise ametlik

väljakuulutamine ning selle reguleerimine sisekorraeeskirjades või asjaajamiskorras.

Uurimuse tulemuste põhjal võib järeldada, et peamiseks takistuseks kaugtöö rakendamisel on

töötajate töömotivatsioon ning liiga suur kooskõlastamiste osatähtsus tööalaste otsuste

vastuvõtmisel. Samuti tuleb arvestada, et linnavalitsuse osakondade organisatsioonikultuur on

ilmselt erinev (subkultuurid) ning osakondadele tuleb jätta vaba otsustamise ruum oma kaugtöö

poliitika väljatöötamisel.

3.6. Uuringute kokkuvõte ning hinnang uuringule

Infotehnoloogia ja selle kasutamisel põhinev kaugtöö on valdkonnad, kus kõik muutub väga

kiiresti. Selle magistritöö kirjutamise ajal oli kaugtööd hakatud suuremal või vähemal määral

163(181)

kasutama enam kui kümnes riigihaldusasutuses ning selle kohta oli võetud vastu ka eeskirjad.

Mitmed riigiasutused ootasid avaliku teenistuse seaduse eelnõu jõustumist, et siis õiguslikul

alusel reguleerida kaugtööd.

Lähtuvalt magistritöö ülesandepüstitusest oli uuringute esmane eesmärk sedastada kaugtöö mõju

suhetele inimene-inimene ja inimene-tehnika-inimene. Infotehnoloogia on viimaste aastatega

jõudsalt arenenud ning suhtlusvahendid on muutunud lihtsamaks ning kiiremaks. Vähenenud on

nii vahendite hinnad kui ka nendega seotud riskid.

Riigiasutused lähtuvad kaugtöö kasutamisel kahes eesmärgist: 1) teenistujate vajadused ning

nende vajaduste ja organisatsiooni huvide tasakaalustamine ning 2) riigi kulude kokkuhoid

töökohtade vähendamise ja ruumiprogrammi tihendamise arvel. Taustauuringus vastanutest

nimetasid kulude kokkuhoidu olulise kaalutlusena Riigikontroll ja Tolliamet, samas kui teistes

riigihaldusasutustes oli kaugtöö pigem töötajatele vastutuleku küsimus. Kohaliku omavalitsuse

asutustes peeti kaugtöö rakendamist nii tehniliselt kui ka teenistujate ettevalmistuse poolest

võimalikuks, aga seati kahtluse alla, kas kaugtöö ei vähenda teenistuja rahulolu (suhted

naabritega, eraelu puutumatuse häirimine). Uuritavatest asutustest Justiitsministeerium oli kõige

selgemalt seadnud endale eesmärgiks kulude kokkuhoiu kaugtöö rakendamise teel, pidades

üksikutel juhtudel võimalikuks kaugtöö rakendamist töötaja huvidest lähtuvalt, kuid põrkus selle

elluviimisel töötajate vastuseisu jt probleemidele. Tartu Linnavalitsuses ja Sisekaitseakadeemias

rõhutatakse kaugtööga seoses mugavama töökorralduse loomist, ent foonilt võib tajuda, et see

mugavam töökorraldus peaks justkui algama peale ametliku tööaja lõppu.

Üheski uuritavas ettevõttes ei ole kaugtööd vaadeldud tööprotsessi loomuliku osana. Üldlevinud

arvamus, et eestlased on individualistlikud, ei pea tööprotsessis kuigivõrd paika.

Justiitsministeeriumi teenistujad peavad väga oluliseks kolleegidega konsulteerimise võimalust.

Tartu Linnavalitsuse teenistujate jaoks on peamiseks motivatsioonifaktoriks hea töökeskkond ja

suhted kolleegidega. Individualistlikud väärtused ja hoiakud olid ehk kõige tugevamad

Sisekaitseakadeemias, kuid – nagu õppeprorektor Eve Limbach ütles – eks õppejõud olegi suure

egoga loovinimesed. Sellele vaatamata on ka Sisekaitseakadeemias siiski oluline roll

töösuhtlemises just vahetul suhtlemisel ja nõustamisel. Ego peab ju välja paistma.

164(181)

Ainsana uuritavatest asutustest kasutati laialdaselt suhtlustarkvara Justiitsministeeriumis.

Sisekaitseakadeemias kasutati suhtlustarkvara avaliku õiguse õppetooli töös ja

referentidevahelises suhtluses. Tartu Linnavalitsuses kasutasid seda linnakantselei teenistujad,

kuid osakondades ei olnud suhtlustarkvara kuigi levinud. Ennem kasutati Sisekaitseakadeemias

ja Tartu Linnavalitsuses telefoni.

Uuritavatest asutustest oli kaugtööd reguleeritud ainult Justiitsministeeriumis

sisekorraeeskirjades. Taustainformatsiooni korras saadud andmete kohaselt oli seda reguleeritud

veel Haridus- ja Teadusministeeriumis ning Andmekaitse Inspektsioonis sisekorraeeskirjades või

eraldi korras. Asjaajamise kordades kaugtööd reguleeritud ei olnud.

Suhtumine kaugtöösse oli väga erinev. Mitmed vastajad olid veendunud, et kaugtöö pole

mõeldav. Mitmed vastajad väitsid, et kasutavad seda ning et see on suurendanud nende rahulolu.

Samuti soovisid mitmed vastajates kaugtööd kasutada, uskudes, et see võiks suurendada nende

rahulolu. Küsitluse tulemused ei anna selles osas võimalust tõsikindlat järeldust teha.

Sisekaitseakadeemia õppeprorektor Eve Limbach kaugtöö kasutamise mõttest: "See võimalus

oma tööd paindlikult korraldada, on õudselt mõnus ja paneb inimesi palju rohkem tööle,

palju rohkem andma endast. See, kui Sa kramplikult peaksid istuma nii kaua oma laua taga,

kuni sa saad oma asjad tehtud, oleks märksa halvem variant, kui sa võid minna tunnike

varem, võtta mõnes asjad kaenlasse, teha pakitsevad isikliku elu asjad ära vahepeal ning siis

öösel edasi teha."261

Samas võib väita, et kaugtööd ei ole rakendatud Eesti kusagil sunniviisiliselt või need katsed ei

ole olnud edukad. Seal, kus kaugtööd kasutatakse, vastab see töökorraldusele ning mõnel juhul

inimene isegi ei taju, et ta teeb kaugtööd (ametnik võtab kooskõlastatava eelnõu koju kaasa, et

see õhtul läbi vaadata; õppejõud parandab kodutöid ja valmistab õppetööd ette kodus jne).

Kaugtöö rakendamise peamiseks põhjuseks või eelduseks nii töötajate kui ka tööandjate poolt on

tööviljakuse kasv. Kui töötaja ei pea kulutama aega tööteele, eeldatakse, et ta teeb selle jagu

261 Sander Põllumäe 04.november 2003.a intervjuu Eve Limbach'iga, lisa 4. Sama seisukoht on esindatud järgmistes artiklites Tibbo,L. "Mobiilne kontor suurendab personali efektiivsust". - Äripäeva lisaleht "IT.ee" 18.märts 2003.a. ja "Virtuaalbüroo suurendab töötajate motivatsiooni" - Äripäeva lisaleht "Juhtimine" 30.august 2000.a.

165(181)

rohkem tööd. Kui töötaja ei vasta kolleegide kõnedele ega pea viisakusest tühja juttu taluma,

eeldatakse, et ta teeb seda intensiivsemalt tööd. Küsimus on selles, millist tööd ehk mis on

töötaja töö mõõdetav tulem. Intervjuudest jäi magistritöö autoril mulje, et tööna mõõdetakse

ainult osa tööst – paberitööd, nähtavat tulemit – mitte kolleegi nõustamist, mitte kodaniku

küsimustele vastamist, mitte juhuslikku jutuajamist koridoris või kolleegi kabinetis mõne

aktuaalse teema arutamist. Selletõttu oli väga tervendav kuulda Eve Limbachi arvamust, et ka

juhuslik vestlus koridoris on osa õppejõu tööst ning väga oluline osa. See ei tähenda muidugi, et

Sisekaitseakadeemias selline tegevus tööaja normi sisse oleks arvestatud.

Uuringu lõppmärkuseks tuleb öelda, et uuritavad asutused on olnud viimastel aastatel oma

tegevuses küllaltki edukad, edumeelsed ning aktiivsed, kuid samas on nad teinud läbi ka olulisi

muutusi struktuuris ja personalis. Nende asutuste juhtkond on suhteliselt noor. Ilmselt need

asjaolud ongi tinginud paindliku töökorralduse jt nüüdisaegsete töökorralduse meetmete

katsetamise soovi, et tagada oma asutuse jätkusuutlikus uues postindustriaalses ühiskonnas.

166(181)

Kokkuvõte

Selle magistritöö eesmärk oli aidata kaasa riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste töökorralduse

parandamisele kaugtöö instituudi kasutamise võimaluste uurimise ja praktika sedastamise teel.

Magistritöö käigus läbi viidud taustauuringud ning kolme juhtumianalüüsi näitavad, et riigi- ja

kohaliku omavalitisuse asutused on kasutanud on kasutanud kaugtööd või kaalunud kaugtöö

rakendamist kahel eesmärgil: 1) kulude kokkuhoidmiseks ning 2) organisatsiooni huvide ja

teenistuja huvide tasakaalustamiseks. Kulude kokkuhoiu asemel toimub kulude ülekanne

teenistujatele, kes peavad osa kulusid ise kinni maksma. Organisatsiooni ja töötaja huvide

tasakaalustamise tõttu rakendatud kaugtöö toimib, kuid selgete reeglite puudumine lisab sellesse

ebamäärasust.

Kokkuvõtteks võib öelda, et kaugtööd on viimastel aastatel riigihaldusasutustes üha enam

kasutama hakanud. Need juhtumid, kus seda on kasutatud, näitavad kaugtöö kasutamise vajadust

ja võimalusi. Osalt kajastavad tulemused ka Eesti kui väikeriigi põhiprobleemi, et ei ole piisavalt

vastava ettevalmistusega spetsialiste, et korraldada asendamist. Samas kohalikes omavalitsustes

nähakse kaugtöös ennem ohtu eraelu puutumatusele ning inimestevahelistele suhtetele.

Uuringutest selgus, et töötajad näevad kaugtööd võimalusena vabaneda kontoritöö häirivatest

teguritest. Eelkõige nimetati selliste teguritena, et töötaja ei saa valida endale meeldivat

töökeskkonda, kasutada temale sobivat töövahendit või kuulata temale meeldivat muusikat.

Kontoritöö juures häiris see, et pidi raiskama aega hommikukohvi ja tühja jutu peale, telefon

helises ja kolleegid astusid sageli oma asjade arutamiseks läbi. Samuti häiris pikk ja kasutu

töötee.

167(181)

Tegemist on selliste häirivate teguritega, mille eest ei pea töötaja koju põgenema. Asutus võib

suurendada töötajate osalemist töökeskkonna kujundamisel või töövahendite valikul. Kui

enamusele töötajatest ei meeldi hommikukohvi joomine või tühja jutu ajamine, siis saavad nad

ühiselt sellest tavast loobuda. Telefoni kasutamise küsimuses tuleb kehtestada reeglid, mis

toetavad kolleegi aega väärtustavat käitumist. Nendest häirivatest teguritest vabanemine ei eelda

kaugtöö kasutamist, aga ilmselt jäävad need tegurid – näiteks telefoni kasutamine kaastöötajat

häirival viisil – kestma ka kaugtöö korral.

Uuringutest selgus, et asutused näevad kaugtöö põhjustena töötajate eraelust tingitud

ümberkorraldusi, kulude kokkuhoidu ja tööajanormi ületavat töötamist. Kaugtööd nähti ühe

võimalusena teha ületunnitööd (Tartu Linnavalitsus, Sisekaitseakadeemia) töötajale mugavamal

ajal. Sisekaitseakadeemias nähti kaugtööd osana paindliku tööaja korraldusest.

Justiitsministeeriumis oli viidud seoses ruumiprogrammi tihendamisega läbi põhjalik kaugtöö

rakendamise võimaluste analüüs. Selle käigus hinnati ametikoha ülesannete täitmise võimalust

kaugtöö korras. Analüüsi eesmärk ei olnud ladusam töökorraldus, vaid bürookulude

vähendamine ruumiprogrammi tihendamise teel.

Kaugtöö ühe põhjusena on erialases kirjanduses nimetatud elukoha muutmist paremasse või

odavamasse piirkonda. Magistritöö koostamise raames läbiviidud küsitluste tulemused näitasid,

et väga vähesed töötajad soovivad kaugtöö rakendamisel asuda elama meeldivamasse või

odavamasse kohta. Paljud pidasid seda küsimust asjakohatuks. Nende andmete põhjal võib

järeldada, et kaugtöö mõju regionaalpoliitikale Eestis oleks märkamatu.

Kaugtöö rakendamise peamiseks takistuseks on töötajate enda töömotivatsioon, tööharjumused

ning töökorraldus ise. Paljud teenistujad näevad organisatsiooni eelkõige suhtlemise

võimalusena ning peavad vahetuid tööalaseid sotsiaalseid kontakte ennem meeldivaks.

Tööharjumustes ja –meetodites esines palju vahetut suhtlemist ja nõustamist. Ka töökorraldus,

mille puhul eeldatakse, et ametnik on suurima võimaliku osa oma ajast kodanikule kättesaadav

tööruumides, takistab kaugtöö rakendamist.

Autor teeb magistritöö teema raames järgmised ettepanekud või soovitused riigi- ja kohaliku

omavalitsuse asutuste töökorralduse ja kaugtöö rakendamise kohta:

168(181)

1. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes mõõtetakse töö tulemusi ainult ühe osa töö, see on

paberitöö, järgi. Muu töö – kolleegi nõustamine, nõupidamised jms - tuleb ka ära teha, aga seda

ei mõõdeta. Töötajad näevad kaugtööd võimalusena teha tõhusamalt mõõdetavat tööd ja

vabaneda muudest ülesannetest kui häirivatest faktoritest. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus-

te töö tulemuste mõõtmise süsteemi muutma nii, et tulemuste mõõtmisel arvestataks kogu töötaja

tehtavat tööd.

2. Asutused näevad kaugtööd vahendina, mille abil töötaja täidab oma puhkeajal neid ülesandeid,

mida ettenähtud tööaja jooksul täita ei jõua. See viitab, et uuritavates asutustes on personal

alakomplekteeritud. Püsitöö korral on sedastatav, millal isik tuli tööle ja millal lahkus ning

jälgitav ka see, kas ta tööga tegeles. Kaugtöö korral on töötajal raskem tõendada, et tema

ülesannete maht ei vasta tööaja normile. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused peavad tagama

tööülesannete sisulise mahu vastavuse töötajanormile. Ületunnitöö korral peab asutus maksma

lisatasu sõltumata ületunnitöö tegemise vormist.

3. Tulemusjuhtimine soodustab kaugtöö rakendamist. Justiitsministeeriumi kogemuse põhjal

aitab tulemusele suunatud juhtimine kaasa paindliku tööaja regulatsiooni kehtestamisele ning

hiljem ka kaugtöö rakendamisele. Strateegilised eesmärgid tuleb määrata nii, et nende järgi on

võimalik tuletada selle ja järgmiste aastate tööülesandeid. Kui eesmärgid on üheselt määratletud,

tuleb töötajale jätta võimalikult suur vabadus otsustada oma töö korraldamise üle.

4. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes kasutatakse väga vähe grupitöövahendeid. E-

kalendrite kasutamist on proovitud mitmes ministeeriumis, kuid seda on tehtud töötaja üle

järelevalve teostamise eesmärgil. See on tekitanud töötajates vastuseisu ja soovimatust grupitöö

vahendeid kasutada. Grupitöö vahendid loovad suurimat lisaväärtust siis, kui neid kasutada

nende õigel eesmärgil. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused peavad hindama grupitöö

vahendite kasutamist nende töökorralduses ning vajadusel kehtestama vahendite eesmärgipärast

kasutamist toetavad reeglid.

5. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste asjaajamiskordades ja sisekorraeeskirjades on

puudulikult reguleeritud infotehnoloogia vahendite kasutamist. Infotehnoloogia vahendid

arenevad tänapäeval kiiremini kui tekkib kultuur nende kasutamisel. Mitmed nendest vahenditest

muudaksid asutuste töö tunduvalt tõhusamaks ning seetõttu oleks asutuse seisukohalt väga

169(181)

oluline reguleerida nende vahendite kasutamist. Kaugtöö – aga ka kabinetisüsteemi - korral on

eriti oluline luua kaugtöötaja jaoks virtuaalne sotsiaalne keskkond aktiivseks suhtlemiseks.

6. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes on soovitav luua nädalasisene töörütm – planeerida

koosolekud ja nõupidamised kindlatele nädalapäevadele ning vältida nõupidamisi ja koosolekuid

muudel päevadel. "Vaiksete päevade" kindlustamine annab teenistujale võimaluse planeerida

oma kirjatööd, aga loob samas ka eeldused edaspidi kaugtöö kasutuselevõtuks.

7. Uurimuse tulemused kinnitavad, et juhi ülesannete täitmine töötaja juhtimisel ja kontrollimisel

ei erine oluliselt kaugtöö ja paiktöö korral. Mõlemal juhul sõltub suunamise ja kontrollimise

vajadus ennekõike usaldusliku suhte olemasolust ning alluva ja ülemuse erialasest

asjatundlikkusest. Kui alluv on motiveeritud ja asjatundlik ning töhe sisse elanud, on tema

vahetu kohalolek vajalik X-teooria kategooriates mõtleva juhi hirmude kahandamiseks, mitte

objektiivselt töökorralduse seisukohast. Ennem pärsib liigne kontroll tipp- ja vanemspetsialistide

töös vajaliku loovuse ja mõjub töö tulemusele kahjulikult.

Magistritöö autor leiab, et selles magistritöös sedastatud kogemuse ja ettepanekute läbitöötamine

annab asutuse juhile piisava teoreetilise ja praktilise aluse hinnata õigesti oma asutuse

töökorraldust ning kaugtöö kasutamise võimalusi. Mitmed asutused on uuringute käigus

avaldanud soovi magistritööga tutvuda ning selle tutvumise käigus suureneb asutuste teadlikkus

kaugtöö kasutamise võimalustest. Sellega ongi autor magistritöö koostamise eesmärgi

saavutanud.

170(181)

Influence of Telework to Organisation of State and Local Offices

Author: Sander Põllumäe

The aim of the present master thesis is to assist in improving the organization of labour of the

state and local government offices by researching the possibilities of applying and asserting the

practice of the institution of telework. In the frames of the master thesis using the example of the

three state and local government offices – Tartu City Government, Ministry of Justice and the

Academy of Public Administration – the organization culture and the decision-making processes

suitability for the telework have been researched and the possibilities of applying the telework

have been considered.

The author of the master thesis is convinced that applying of the telework can not itself be the

aim to be achieved. The question is for the achieving of which aims in the democratic society

telework is necessary. The state and local government offices have been created for the rendering

of the public goods and satisfying of the public needs. If the telework enables to make the func-

tioning of the state and local government offices more effective, then it is a suitable means for

rendering the same public goods and satisfying the public needs. The applying of the telework

may assist in economizing the expenses of the state and local government offices. In addition the

telework may effect the regional politics in a positive way.

171(181)

As the background of the master thesis the research having been carried through in the frames of

the project of eGap of the European Commission, especially the subresearch made in Finland

“Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003” and the report “eWorks 2002” of the project @Work have

been used. Also as the background of the thesis there have been used the research “The effect

of the applying of infotechnology, telecommunication and telework on the labour occupation”

carried through in Estonia in the frames of the project @Work by the leading of Ministry of So-

cial Affairs. In addition there have been used the 22.01.2002. raport to the Bureau of te Prime

Minister “Telework in the public administration” presented by the workgroup of Tammo Esta,

Reet Kokovkin, Toomas Kokovkin, Matti Lüsi nad Aivi Telviku. Also there have been used arti-

cles and literature discussing the telework.

The background researches and the three case analyses carried through in the frames of the mas-

ter thesis show that the state and local government offices have been applying the telework or

have been discussing the applying of the telework for the two reasons: 1) economizing on the

expenses and 2) the reaction to the private life needs of the office worker by balancing both the

needs of the organization and those of the office worker. Instead of the economizing the ex-

penses there will take place the transmission of the expenses to the office worker who have to

refund part of the expenses by themselves. The telework being applied for the balancing of the

interests both of the organization and the worker is effective although it needs a bigger effort

from both of the sides.

None of the state or local government offices having applied the telework declared that telework

was used for the regional political aims or for the reason that telework might be suitable to the

organization of labour of the office. From the other side the researches carried through in the

frames of the master thesis show, that only few office workers would like by applying the tele-

work to resettle to the more pleasant or cheaper place. On the basis of this information one may

conclude that the influence of the telework on the regional politics is unnoticeable. Discussing

the connection of the telework and the organization of labour of the organization the telework

was considered to be a possibility for doing the overtime work (Tartu City Government, Acad-

emy of Public Defence). In the Academy of Public Defence the telework was also understood as

the part of the fluent settlement of the working time.

172(181)

The main obstacle in applying the telework is the working motivation of the office workers,

working habits and organization of labour. Many office workers take the organization most of all

for the possibility of communicating and consider the direct working contact pleasant. In the

working habits and working methods there was a lot of direct communicating and advising. The

organisation of labour in which it is presumed that the office worker is for the main part of his

time in his office accessible for the citizens obstructs the applying of the telework.

In the current master thesis the author makes the following suggestions about the organization of

labour and applying of the telework in the state and local government offices.

1. It appeared from the interviews that the working results of the office worker were measured

only on the basis of one part of the work – on the basis of the paper work. The rest of the work

has to be done as well, but it can not be measured. For this reason it appears from the number of

interviews, that the other working tasks (communicating with colleagues, answering the phone,

communicating with citizens are understood as the factors disturbing the work. Telework is seen

as a possibility to do more effectively the work which could be measured and to get rid of the

other tasks as the disturbing factors. Due to this the measuring of the working results should be

changed the way that in measuring the results there should be taken into account the whole work

done by the worker and not only the part of it.

2. Telework is seen as a means for the worker to fulfil the tasks he can not fulfil during the work-

ing time in his vacation time. It shows that in the institutions been researched there might be the

lack of posts – for one post there are more tasks to fulfil than the worker is able to fulfil during

his working time norm hours. It might result from the circumstance that in measuring the work in

the account are taken only a part of the tasks and on the basis of this the work-load is accounted

although the actual work-load is bigger. The state and local government offices should ensure

that the size of the working tasks does not exceed the working time norm. In the case of overtime

work the extra pay should be paid not depending on the way of doing the overtime work.

3. The factor making easier the application of the telework is the system of planning the work,

assigning the working tasks and measuring the tasks being aimed at achieving the results. On

the basis of the experience of Ministry of Justice one may conclude that the leading being aimed

at achieving the result assists to apply the fluent working time regulation and later on the tele-

173(181)

work as well. The strategic aims should be determined so, that on the basis of these the working

tasks for the current and the next year could be deduced. In all of the three institutions the

achieving of the aims and the orientation to the citizens are the most important.

4. In the business management regulations of the state and local government offices there has not

been paid attention to the using of the modern telecommunication means (MSN Messenger,

AOL Messenger etc, e-calendar, MS NetMeeting and other communicating software). If in the

middle of the nineties the institutions in which the using of e-post was regulated were progres-

sive, then today more attention should be paid to the using of new means. Especially to the using

of the software of e-calendar, e-posting lists and messenger. The research also has shown that the

phone is at the same time both the important office working instrument and the important dis-

turber. Considering the elaborating the politics of using the means of telework and the enacting

of the regulation the regulations about phone should be worked out as well.

5. It is recommendable to create in the state and local government offices the working plan for a

week – plan the meetings and conferences on the certain days of week and on the other days not

to convene meeting and conferences. The guaranteeing of the “silent days” gives the worker a

possibility to plan his paper work and also makes premises for applying the telework.

6. The results of the research confirm, that the fulfilling the tasks of the leader in leading and su-

pervising the worker do not differ essentially in the case of applying the local work or the tel-

work. In both of the cases the need for directing and supervising depends most of all on the con-

fidential relationship and on the proffesionalism of both the chief and the subordinate. The pres-

ence of the worker is necessary only for some leaders having fears knowing the subordinates are

not present. The presence of the worker is not necessary for the working settlement. Rather the

excessive supervision reduces both the creativeness of higher specialists and therefore the results

of their work as well.

174(181)

Viidatud kirjandus

1. Viidatud raamatud ja artiklid:

1) ADAPT Community Initiaitive, Telework. Some 100 examples from ADAPT. –

European Commission Directorate General for Employment, Industrial Relations and Social

Affairs (1998);

2) Ariko Marketing, Infotehnoloogia, telekommunikatsiooni ning kaugtöö kasutuse mõju

tööhõivele, (2002);

3) Asjaajamise ja arhiivi arendamise kava. Justiitsministeerium. http://www.just.ee/

index.php3?cath =1516, 14.oktoober 2003.a.

4) Belasco,J.A. & Stayer,R.C, Piisoni lend. – OÜ A.Y.Goldratt Baltic (2000);

5) Bergson,J. "Kaugtöö toob kontori koju". - Äripäeva lisaleht "IT.ee" 15.oktoober

2002.a;

6) Böhret, C "Avaliku sektori juhtimise vahendid". – Kjell A.Eliassen ja Jan Kooiman

(koostajad), Kadri Reinthal ja Külli Viks (tõlk), Avaliku sektori juhtimine. Euroopa riikide

kogemused, Tallinn: Eesti Keele Sihtasutus (2002);

7) Como, E. & Rattal,F.D. "The Development of Telework in Five European Regions:

First Results of the eGap Project". - Telework in SMEs, N° 3 - July-September 2003;

http://www.egap-eu.com/ egap/pdf/eGap3.pdf;

8) eBüroo arenduse kontseptsioon. Justiitsministeerium; http://www.just.ee/

index.php3?cath=1570;

9) Eesti avaliku sektori kvaliteediauhinna pilootprojekt 2003 "Arenev riigiasutus"

Justiitsministeeriumi taotlusdokument. – Justiitsministeerium (2003);

10) Eesti Linnade Liit ja Taani Kohalike Omavalitsuste Liit. Euroopa Liit ja kohalikud

omavalitsused: Euroopa Liidu otsene ja kaudne mõju Eesti kohalikele omavalitsustele. – Tallinn

(2002);

175(181)

11) Eesti Tööandjate Keskliit. "ILO konverentsil arutati infoühiskonna plusside ja

miinuste üle" (2002). - http://www.ettk.ee/src/uudised/index.php3?uudise_id=1097;

12) Einama, K. "Salasõna ei maksa kellelegi võrgu kaudu anda". – Äripäev 17.detsember

2002.a;

13) Einama, K. "Virtuaalbüroo reaalsed töövahendid". - Äripäeva lisaleht "Virtuaalbüroo"

02.mai 2001.a;

14) Einama, K. Kodukontor. Töötan seal, kus tahan. – Tallinn: Äripäeva kirjastus (2002);

15) Einberg, E. "Telefoniside virtuaalbüroos". – Äripäev 08.juuni 2003.a;

16) Elenurm,T. "Kaugtöö väljakutse juhile". – Äripäev 12.märts 2003.a;

17) Elenurm,T. "Kodutöö eeldab kohuse-tunnet". – Äripäev 30.aprill 2003.a.;

18) Esta,t., Kokovkin,R., Kokovkin,T., Lüsi,M., Telviku,A. 22.jaanuari 2000.a raport

peaministri büroole "Kaugtöö avalikus halduses"; http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/

toogrupid/kokovkin.htm;

19) eWorks 2002: Status Report on New Ways to Work in Knowledge Societies.

Foreword, p 10 - http://www.egap-eu.com/egap/pdf/ework2002en.pdf;

20) Eyben, D. "ICT and Decent Work: an EU employment & social perspektives". –

Sotsiaalministeeriumi, ILO ja EC korraldatud rahvusvahelise konverentsi "Infotehnoloogia ja

inimväärne töö: infoühiskonnas lahendus-te leidmine" 25.—26.aprill 2002.a materjalid;

21) French,J.R.P,Jr. & Bertham,R. “The Bases of Social Power” . – Dorwin P.

Cartwright (ed), Michigan: Institute for Social Research, The University of Michigan (1959);

22) Geus, A., Elav ettevõte. – M.Sütt (tõlk), Tallinn: OÜ Fontese (1999);

23) Heidelberg, M. Saateks. - Infotehnoloogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002,

Tallinn: Riigikantselei (2002); http://www.ria.ee/it2002/;

24) Heidmets,M., Einberg,R., Kokk,A., Meerits,H., Viik,L. "Infotehnoloogiline Eesti". -

Ahto Oja (koostaja) Agenda 21 (1999); http://www.agenda21.ee/ EA21/4_03info.html;

25) Jackson,P.J., & Wielen,J.M. Teleworking: International Perspectives. From

telecommuting to the virtual organisation. – London: Routledge (1998);

26) Johnston,P. & Nolan,J. eWorks 2002: Status Report on New Ways to Work in

Knowledge Societies. Foreword. (2002) - http://www.egap-eu.com/egap/pdf/ework2002en.pdf;

27) Justiitsministeerium. Kokkuvõte eBüroo küsitlusest (2003);

28) Kohtusaal kolib internetti. – Eesti Päevaleht 12.november 2003.a;

29) Kurki,M., Rantala,S., Rauhala,T. Etätyötutkimus Pirkanmaalla 2003. eGap -

projektin osaraportti (2003); http://www.egap-eu.com/egapdocuments.html#;

176(181)

30) Lauri Levo (2003) "Arvutivõrgu turvalisuse tagavad selle kasutajad".- Äripäeva

lisaleht "IT.ee" 21.jaanuar 2003.a;

31) Leiten, L. "Juhid kardavad kontrolli kaotada". – Äripäev 28.mai 2003.a;

32) Lepisk, K. "Rahvusvaheline konverents "Informatsiooni ja kommunikatsiooni

tehnoloogiad ja inimväärne töö: lahenduste leidmine infoühiskonnas"". – Eesti Tervishoid

2002/2, lk 6; http://www.ttk.ee/ ETT_2_2002.pdf;

33) Liiv, D. "Uued tehnoloogiad avalikus halduses". - Riigikogu Toimetised 2001/4;

34) Loogma,K,, Terk,E., Raim,J., Sirel,A. "Eesti tööhõive trendide analüüs

majandusarengu-te taustal". – Tallinn: Eesti Tuleviku-uuringute Instituut (2003);

35) McGregor, D. The Human Side of Enterprice. – Boston: McGraw-Hill, 1985;

36) Meerits, H. "Elu koondumine Tallinna on ohtlik". – Äripäev 31.mai 2000.a;

37) Moorcroft,S. & Bennet,V. European Guide to Teleworking: A Framework for action.

– Luxem-bourg: European Foundation For the Improvement of Living and Working Conditions

(1995);

38) Odrats. I. "Ülevaade infotehnoloogiavahendite arengust riigihaldusasutustes

2001/2002". – Infotehno-loogia avalikus halduses. Aastaraamat 2002, Tallinn: Riigikantselei;

http://www.ria.ee/it2002/;

39) Oikeusministeriö. Sähköinen asiointi hallinnossa. – Helsinki: Oikeusministeriön

lainvalmisteluosaston julkasu 8/2000;

40) Ojakivi,M. "Ametnikud peavad iga päeva töö kohta aru andma". - Eesti Päevaleht

13.november 2003.a;

41) Ojasson, M. "Ametnikud hakkavad kodus tööle". – "Äripäev" 31.mai 2001.a;

42) Padar, A, Põllumäe, S. Sisekaitseakadeemia diagnostika. (2002);

43) Piik,M. "Iga arvuti tuleb kaitsta ründajate eest". – Äripäev 21.mai 2001.a;

44) Põllumäe,S Kommunikatsiooni probleemid Sisekaitseakadeemia haldusprorektori

haldusalas. Analüüs (2001);

45) Põllumäe,S. Organisatsioonikultuur Sisekaitseakadeemias. Analüüs (2001);

46) Randma,T., Annus,T. "Haldusreformi müüdid". – Riigikogu Toimetised 2000/2;

47) Roots, H. Eesti bürokraatia järjepidevus ja uuenemine. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia

kirjastus (2000);

48) Roots, H. Organisatsioonikultuuri tüübid. – Tallinn: Sisekaitseakadeemia, (2002);

177(181)

49) Salmelin, B. Telework in single European e-Economy. Presentation at SEEM

workshop in March 2003; http://europa.eu.int/information_society/topics/ework/about/about_us/

index_en. htm; 25.oktoober 2003.a.

50) Seeder, K. "ILO kon-verentsil arutati kaugtöö kvaliteedi ja tingimuste üle" (2002). -

http://www.ettk.ee/src/uudised/index.php3?uudise_id=1095;

51) Semler,R. Ketser. – Tallinn: OÜ A.Y.Goldratt Baltic (2002);

52) Sootla, G. Eesti Vabariigi valitsemis- ja haldusstruktuuride, nende töökorralduse ja

ametnikkonna uurimine – sihtasutus Eesti Teadusfond grandiprojekti N 1682 lõpparuanne. -

Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, (1999);

53) Tavits, G. "Kaugtöö ja töösuhete reguleerimine". – Juridica 2000/II;

54) Tibbo, L. "Mobiilne kontor suurendab personali efektiivsust". - Äri-päeva lisaleht

"IT.ee" 18.märts 2003.a;

55) Tihanov,J. "IT-lahendused virtuaalbüroos". – Äripäev 26.veebruar 2003.a;

56) Toompark,T. "Maale, aga milleks?". – Äripäev 21.veebruar 2002.a;

57) Uurimus Euroopa infoühiskonnast (ESIS): Valimik projekti raames koostatud

raporteid. – Tartu (2003); http://www.esis.ee;

58) Vare, J. "Kaugtöötajale laua- või sülearvuti". – Äripäev 19.veebruar 2003.a;

59) Virtuaalbüroo suurendab töötajate motivatsiooni. Juhtkiri - Äripäeva lisaleht

"Juhtimine" 30.august 2000.a;

60) Ühendus Vabariigi Eest – Res Publica, Eesti Reformierakonna ja Eesti Rahvaliidu

2.veebruari 2003.a koalitsioonilepingu aastateks 2003—2007.

2. Viidatud veebilehed:

1) http://hot.ee/iloestonia/pohisisu/IT_ajakava.htm, 02.oktoober 2003.a;

2) http://www.bbw.admin.ch/html/pages/abstracts/html/fp/fp4/e99.0009.html, 16.oktoober

2003.a;

3) http://www.egap-eu.com, 09.oktoober 2003.a;

4) http://www.epl.ee/artikkel_249929.html, 23.juuli 2003.a;

5) http://www.ilo.org/public/english/employment/skills/recomm/instr/c_177.htm,

05.november 2003.a;

6) http://www.just.ee/files/tooplaanid/2003/6igusloom.htm, 03.november 2003.a;

7) http://www.just.ee/index.php3?cath=1530, 03.november 2003.a;


178(181)


10) http://www.sisekaitse.ee/kontakt.php3?id=kontakt, 23.oktoober 2003.a;

11) http://www.sisekaitse.ee/yldinfo.php3, 23.oktoober 2003.a;

12) http://www.sisekaitse.ee/yldinfo.php3?id=missioon, 23.oktoober 2003.a;

13) http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=6&page_id=77, 10.november 2003.a;

14) http://www.Telebalt.lv/, 04.november 2003.a;

15) http://x-tee.riik.ee/koostooprotokoll.htm; 05.november 2003.a.

3. Viidatud õigusaktid ja seaduste eelnõud:

1) avaliku teabe seadus (RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387; 2003, 25, 153; 26,

158);

2) avaliku teenistuse seadus (RT I 1995, 16, 228; 50, 764; 97, 1664; 1996, 15, 265; 45,

850; 1997, 1, 4; 29, 447; 1998, 34, 486; 38, 563; 41/42, 625; 50, 753; 57, 858; 110, 1809; 111,

1829; 1999, 4, 54; 10, 155; 16, 271; 16, 276; 2000, 25, 144; 25, 145; 28, 167; 102, 672; 2001, 7,

17; 7, 18; 17, 78; 42, 233; 47, 260; 2002, 21, 117; 62, 377; 110, 656; 2003, 4, 22; 13, 67; 13, 69;

20, 116; 51, 349; 58, 387);

3) avaliku teenistuse seaduse eelnõu nr 964 SE I seletuskiri; http://www.riigikogu.ee,

20.oktoober 2003.a;

4) digitaalallkirja seadus (RT I 2000, 26, 150; 92, 597; 2001, 56, 338; 2002, 53, 336; 61,

375);

5) Eesti Informaatikatalituse direktori 15. veebruari 2002.a käskkirjaga nr 10 kinnitatud

"Infosüsteemide andmevahetuskihi rakenduskord";

6) Eesti Vabariigi põhiseadus (RT I 1992, 26, 349);

7) Eesti Vabariigi töölepingu seadus (RT 1992, 15/16, 241; 1993,10, 150; 26, 441; 1995,

14, 170; 16, 228; 1996, 3, 57; 40, 773; 45, 850; 49, 953; 1997, 5/6, 32; 1998, 111, 1829; 1999,

16, 276; 60, 616; 2000, 25, 144; 51, 327; 57, 370; 102, 669; 2001, 17, 78; 42, 233; 53, 311;

2002, 61, 375; 62, 377; 110, 656; 111, 663; 2003, 4, 22; 13, 69);

8) haldusmenetluse seadus (RT I 2001, 58, 354; 2002, 53, 336; 61, 375; 2003, 20, 117)

9) justiitsministri 21.jaanuari 2003.a. käskkirjaga nr 23 kinnitatud "Õigusloome osakonna

tööplaan";

10) justiitsministri 27.novembri 2002.a. käskkirja nr 554 kinnitatud "Justiitsministeeriumi

arengukava aastani 2006";

179(181)

11) kohaliku omavalitsuse korralduse seadus (RT I 1993, 37, 558; 1994, 12, 200; 19, 340;

72, 1263; 84, 1475; 1995, 16, 228; 17, 237; 26-28, 355; 23, 334; 59, 1006; 97, 1664; 1996, 36,

738; 37, 739; 40, 773; 48, 942; 89, 1591; 1997, 13, 210; 29, 449; 29, 450; 69, 1113; 1998, 28,

356; 61, 984; 59, 941; 1999, 10, 155; 27, 392; 29, 401; 75, 705; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489;

100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 64, 390; 64, 393; 68, 407;

63, 387;, 82, 480; 96, 565; 99, 579);

12) Riigikogu 13.mai 1998.a otsusega kinnitatud "Eesti infopoliitika põhialused";

13) Sisekaitseakadeemia rektori 26. juuni 2003.a käskkiri nr 2.1-1/ 111

"Sisekaitseakadeemia töötasustamise kord";

14) Sisekaitseakadeemia rektori 27. juuni 2003.a käskkirja nr 2.1-1/ 112 "Preemiate ja

toetuste määrad";

15) Tartu Linnavolikogu 18. september 2003.a määrus nr 42 "Tartu linna arengukava

aastateks 2004- 2007 kinnitamine";

16) Tartu Linnavolikogu 27. mai 1999. a määrusega nr 90 vastu võetud "Arengustrateegia

Tartu 2012";

17) töö- ja puhkeaja seadus (RT I 2001, 17, 78; 102, 675; 2002, 56, 347; 61, 375; 99, 576;

2003, 23, 137);

18) töölepingu seaduse eelnõu (05.oktoober 2003.a redaktsioon);

19) töölepingu seaduse eelnõu nr 796 SE; http://www.riigikogu.ee, 17.oktoober 2003.a;

20) Vabariigi Valitsuse 15. aprill 1992.a määrus nr. 117 (RT 1992, nr. 14, art. 234) "Eesti

Sisekaitse Akadeemia kohta";

21) Vabariigi Valitsuse 15. novembri 2000. a määrus nr 362 (RTI 2000, 86, 556)

"Kuvariga töötamise töötervishoiu ja tööohutuse nõuded";

22) Vabariigi Valitsuse 15. oktoober 1992. a. määrus nr. 299 (RT I 1993, nr. 42, art. 564)

"Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta tegevteenistusega Eesti kaitseväes";

23) Vabariigi Valitsuse 15. oktoober 1992. a. määrus nr. 299 (RT I 1993, nr. 42, art. 564)

"Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta tegevteenistusega Eesti kaitseväes";

24) Vabariigi Valitsuse 16. mai 1995.a määrus nr 211 (RT I 1995, 49, 753) "Eesti

Riigikaitse Akadeemia üleviimine Siseministeeriumi valitsemisalasse";

25) Vabariigi Valitsuse 21. detsembri 1999.a määrusega nr 394 "Vabariigi Valitsuse 15.

oktoobri 1992. a määruse nr 299 «Eesti Sisekaitse Akadeemias õppimise võrdsustamise kohta

tegevteenistusega Eesti kaitseväes» kehtetuks tunnistamine";

180(181)

26) Vabariigi Valitsuse 4. juuni 1998. a määrus nr 125 (RT I 1998, 51, 770) "Eesti

Riigikaitse Akadeemia ümbernimetamine Sisekaitseakadeemiaks ja Sisekaitseakadeemia

põhimääruse kinnitamine";

27) Vabariigi Valitsuse 4. juuni 1998. a määrus nr 125 (RT I 1998, 51, 770) "Eesti

Riigikaitse Akadeemia ümbernimetamine Sisekaitseakadeemiaks ja Sisekaitseakadeemia

põhimääruse kinnitamine";

28) Vabariigi Valitsuse 7. juuli 1993.a. määruse nr. 209 (RT I 1993, nr. 48, art. 655) "

Eesti Sisekaitse Akadeemia struktuuri ja nime muutmine";

29) võlaõigusseadus (RT I 2001, 81, 487; 2002, 53, 336);

30) võlaõigusseaduse eelnõu nr 116 SE I; http://www.riigikogu.ee, 23.oktoober 2003.a.

4. Viidatud ametlik kirjavahetus

1) Aime Lauk 10.november 2003.a 13:22 e-kiri;

2) Aino Lodi 23.oktoobri 2003.a 16:13 e-kiri;

3) Eesti Õiguskeskuse foorumi 2003-11-10 15:38 uudis;

4) Egle Käärats, Õiguskantsleri kantselei 18.novembri 2003 kiri nr 9-4/1445;

5) Egle Lääne 29.oktoobri 2003.a 11:40 e-kiri;

6) Ele-Mall Vainomäe 10.novembri 2003.a 10:04 e-kiri;

7) Heili Klandorf 12.novembri 2003.a 16:04 e-kiri;

8) Heli Kaares 13.novembri 2003.a 18:27 e-kiri;

9) Jaana Tõnisson 14.novembri 2003.a 10:47 e-kiri;

10) Kalev Truusalu 11.novembri 2003.a 08:58 e-kiri;

11) Katrin Peets 12.november 2003.a 08:53 e-kiri;

12) Kristel Ainsalu, personalijuht 16.oktoobri 2003.a 11:30 e-kiri;

13) Lauri Maran'i 14.novembri 2003.a 11:14 e-kiri;

14) Lea Medri 12.novembri 2003.a 14:30 e-kiri;

15) Leelo Muru 16.novembri 2003.a 17:30 e-kiri;

16) Mai Aavisto 07.novembri 2003.a 15:30 e-kiri;

17) Mari Saarniit 16.juuli 2003.a 16:04 e-kiri;

18) Mari Saarniit 23.oktoobri 2003.a 13:47 e-kiri;

19) Muinsuskaitseameti 10.novembri 2003.a 09:25 e-kiri;

20) Piret Raadom 14.novembri 2003.a 11:50 e-kiri;

21) Rein Velling 07.novembri 2003.a 17:01 e-kiri;

181(181)

22) Sander Põllumäe 13.oktoobri 2003.a 15:05 e-kiri;

23) Sotsiaalministeeriumi 04.novembri 2003.a 09:23 e-kiri;

24) Viire Rannasoo 07.novembri 2003.a 13:03 e-kiri.

kaugtÖÖ rakendamine riigi ja kohaliku omavalitsuse … › wp-content › uploads › 2010 ›...

Documents