Covergestion de contenidos on-demand para organizaciones

Caso de Estudio

Cámara de Empresas de Software y Servicios

Informáticos de Argentina(CESSI)

Biblioteca Digital Multimedia on-line

www.novamens.com

Esos contenidos se guardaban en un directorio compartido en un Servidor Windows, por lo que:

• Era difícil y lento encontrar la información a medida que la cantidad de documentos crecía

• No podía ponerse el conocimiento generado por CESSI al servicio de los asociados y de la comunidad fácilmente

• La gran cantidad de videos y material multimedia no podía difundirse

• Era muy complicado administrar la seguridad sobre la información sensible dentro de la organización

• Era complejo hacer backup de esta información valiosa

1. El problema: compartir el conocimiento generado por CESSI

CESSI genera una gran cantidad de conocimiento valioso para sus asociados y la sociedad en general (planes, estrategias y políticas públicas, presentaciones, conferencias, talleres de capacitación, informes, encuestas, charlas magistrales, eventos, giras de negocios, premios Sadosky, actividades de vinculación, etc.).

Relevamiento + Implementación + Capacitación : 2.5 horas

(Cero programación)

El resultado…

2. Implementación de kbee.docs

3. La Base de Conocimientos de CESSI

Es un servicio web para Bibliotecas Digitales Multimedia y Gestión Documental en organizaciones.

Ofrece herramientas listas para usar para definir la seguridad, gestionar la carga y clasificación, consultar y buscar en forma eficiente en la base de contenidos.

Permite la colaboración e interacción de la comunidad de usuarios para aprovechar la inteligencia colectiva de su organización.

Está diseñado para ser simple, útil y costo efectivo. Es muy fácil de usar, no requiere leer manuales ni contratar consultores para implementarlo; el mismo usuario lo configura a la medida de su empresa y en minutos está listo para usar.

4. Qué es kbee.docs ?

Seguro• Administre de forma simple lo que cada usuario puede cargar, publicar y consultar.• Registros de auditoria de los cambios sobre los documentos.• Todas las comunicaciones son encriptadas.• No tiene que preocuparse por mantener la seguridad de los servidores, ni de hacer backup, nuestro equipo de ingeniería lo hace por usted todos los días.

Simple y escalable• Es muy fácil de usar.• La implementación es inmediata, en minutos está listo para usar.• Es una tecnología innovadora de gran simplicidad y que a la vez ofrece la potencia para soportar la complejidad y la escala propia de organizaciones intensivas en el uso de contenidos multimedia y docmentos.• Cuenta con un buscador innovador altamente eficiente para su dominio

Costo efectivo• No tiene que realizar una inversión inicial de hardware o software de base.• No necesita utilizar el valioso tiempo de su staff de tecnología para instalar y configurar nada.• No tiene que invertir tiempo de su gente ni contratar consultores para implementar.

Comunidad “2.0”, colaboración e interacción • Los usuarios pueden valorar los contenidos, recomendar, comentar, etc.

5. Caracteristicas diferenciales

Carga de archivos digitales y Digitalización de papel

Cargar documentos es tan simple como hacer Drag & Drop desde su PC.

También puede digitalizar documentos directamente desde el scanner y crear un archivo pdf con todas las hojas escaneadas.

Cada usuario cuenta con un espacio web privado para sus archivos, y uno compartido accesible por los usuarios autorizados.

6. Carga de contenidos

Clasificadoreskbee.docs cuenta con tecnología diferencial para organizar la base documental por más grande y compleja que sea (contratos, manuales y procedimientos, registros, legajos, material de marketing, etc.) y clasificarlos mediante un modelo de información específico de su organización.

El objeto i-DOCLa unidad de información es el objeto i-DOC. Un i-DOC se compone de uno o más archivos, más una cantidad de información asociada, tal como fecha, autor, descripción, referencias a otros documentos relacionados, e información de clasificación propia de cada instalación, como por ejemplo proyecto al cual pertenece, cliente, área organizacional, resposable de su publicación, tema, evento,

etcétera

Gracias a este modelo de información es posible aplicar políticas de seguridad precisas y hacer búsquedas y consultas muy eficientes.

7. Clasificación

Home. publicación

Usuarios autorizados pueden publicar contenidos (recomendados, destacados, etc.)

Acceso púbilco

Opcionalmente, puede existir un portal público con parte de la base de contenidos.

Espacio personalCada usuario registrado cuenta con un espacio personal para sus listas (favoritos, etc.)Comentarios, votaciones, etc.

Colaboración y Comunidad 2.0

Incluye herramientas de colaboraciòn y Comunidad 2.0 tales como Comentarios con o sin moderación, Votación, Recomendación, Tags, etc.

8. Portal web y Comunidad 2.0

Buscadores

El motor de búsqueda de texto permite hacer búsquedas de texto libre dentro de los documentos, cuenta con:

• Algoritmo de relevancia optimizado (considera la información de contexto, contenidos de documentos, clasificación, etc).• Recuperación por proximidad fonética y sintáctica• Expresiones lógicas: AND (y), OR (o), NOT (-), *, RELACIÓN ASOCIATIVA,- PROXIMIDAD CONSECUTIVA DE DOS O MAS TÉRMINOS, etcétera.• Búsqueda full-text dentro de decenas de tipos de archivos (PDF, MS Word, Excel, ppt,HTML, etc.).• Escalabilidad para espacios de contenidos muy grandes• Diccionario multi-idioma para “quiso decir: …”

• Realiza stemming (indexación de la raíz de la palabra para mayor eficiencia de recuperación)

• Es multi-lenguaje.

8. Consulta. Navegación y búsqueda (1)

Búsqueda guiada: Navegación+Búsqueda y Búsqueda+Navegación

La búsqueda en kbee.docs es un proceso de interacción entre el usuario y el sistema.

El usuario puede buscar y luego refinar los resultados de la búsqueda por las distintas categorías del sistema de clasificación en el orden que quiera, o bien navegar una o varias categoría y luego realizar una búsqueda de texto en el subconjunto resultado.

Algoritmo de relevancia optimizadoEl algoritmo de relevancia se ajusta a la medida de su modelo de información, ponderando adecuadamente lo que encuentra dentro de los documentos con la información de clasificación,más la recuperación semántica sobre las Areas Temáticas.

Ejemplo, si busca “Presentacion Puerta”Un contenido cuyo autor es de nombre “Puerta” y sea de tipo “Presentacion” tiene mayor relevancia que otro donde la palabra “puerta” aparece dentro de un PDF, aunque aparezca repetidas veces.

10. Consulta. Navegación y búsqueda (2)

kbee.docs es escalable para gestionar eficazmente una cantidad de documentos muy grande,

Puede organizar eficientemente legajos y archivos con múltiples documentos

Puede contener cualquier tipo de documentos y contenidos multimedia

Establecer relaciones entre los documentos

Aplicar políticas de seguridad precisas de forma simple y efectiva.

Enviar por mail, imprimir, grabar un DVD con un grupo de documentos, etc.

11. Consulta. Detalle (1)

La base documental puede incluir videos y otros contenidos multimedia.

12. Consulta. Detalle multimedia (2)

Puede clasificar contenidos externos como videos de YouTube o presentaciones de SlideShare.

13. Consulta. Videos y Presentaciones externas (3)

Modelo de seguridadTiene un sistema de seguridad versátil para implementar políticas propias de su organización, tal como definir que usuarios pueden cargar, consultar, publicar, o archivar cada tipo de documento, o los documentos asociados a un cliente, o a un proyecto,

EncriptaciónTodas las comunicaciones son encriptadas

Es simpleDefinir la seguridad es muy simple, lo hace el mismo usuario administrador en minutos.

Pistas de auditoría El sistema registra los cambios sobre cada i-DOC con fines de auditoria, incluyendo quién y cuando editó, agregó archivos, publicó o archivó, etc.

14. Seguridad y auditoría

kbee.docs se puede especializar fácilmente a la medida de la organización que lo usa.

Para esto existe el “Modelo de Información”.

Está formado por información que, sin ser los documentos propiamente dichos, tienen relación con los documentos conformando el contexto de la base documental.

El Modelo de Información es específico de cada instalación, y se compone de: Entidades, Relaciones, Clasificadores, Repositorios, etc.

kbee.docs Se ha especializado fácilmente para mútiples industrias (Real Estate, Laboratorios, Tecnología, Servicios Financieros, etc.) y tipo de aplicaciones (archivo seguro, gestión documental ISO 9000, base de conocimientos on-line, etc.)

15. El Modelo de Información

kbee.docs es un servicio ASP (Application Service Provider) de alta calidad muy costo efectivo.

• Corre en servidores distribuidos en Datacenters de Estados Unidos y Latinoamérica

• Cuenta con arquitectura distribuida de alta disponibilidad

• Tiene servicio de soporte 7x24

• Su empresa no tiene que comprar hardware ni software de base • Cero mantenimiento: No tiene que ocuparse de mantener la infraestructura, ni de la seguridad, ni el backup, ni agregar discos o servidores cuando la base documental crece.Nuestro equipo de ingeniería hace todo esto por usted !

16. La seguridad para su negocio que sus contenidos están disponibles 7x24

Muchas gracias !

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