konsep balanced score card

BALANCED SCORE CARDTechnique & Process for Better Performance

Saya mesti apa?

PENYEBAB PENYEBAB

Pesaing X Daya beli menurun X

Musim X Harga mahal V

Mutu V Pelayanan jelek V

Kurang profesional V Pasokan terlambat X

Promosi V After sales service V

M: Penjualan tidak memenuhi target : Mengapa?

AGF Consulting

Apa yang bisa saya lakukan?AGF- COMPETENCE(Achievement Generating

Factor) V

SGF- COMPETENCE(Support Generating

Factor) X

KEPUTUSANFOKUS

SARANSINERGI

KINERJAFIT

Saya mesti apa?M: Penjualan tidak memenuhi target : Mengapa?

KINERJAPENJUALAN

MUTUPRODUK

DAYASAING HARGA

PROMOSI

KOMPETENSIMENJUAL

Scorecard Score

Measures

Target

WeightIf you can measure it you can manage it, if you can manage it you can achieve it (Kaplan dan Norton)

Definisi

Sistem pengelolaan Stratejik yang mengkombinasi ukuran-ukuran keuangan dan non keuangan.

•KEUANGAN

•PELANGGAN

•PROSES INTERNAL

•PERTUMBUHAN DAN INOVASI

Objectives

Measures

Targets

Objectives

Measures

Targets

Objectives

Measures

Targets

Balanced Scorecard Planning Process

Vision / Mission

Objectives

Measures

Targets

Initiatives

Apa yang Akan menjadi progress

Menuju visi kita

Apa Langkah untuk mencapai

visi kita?

Balanced Scorecard dan Strategi

Artikulasi Komunikasi Penyesuaian

Financial?

•Pertumbuhan Pendapatan•Reduksi Biaya•Utilisasi Sumber Daya•Surplus

Untuk sukses secara finansial, apa yang

harus nampak dimata anggota

kita?

Pelanggan?

Untuk mencapai visi kita, apa yang

harus nampak dimata pelanggan

kita?

Apa yang sangat

penting bagi

pelanggan kita

LoyalitasAnggota

RetensiAnggota

KemanfaatanAnggota

KepuasanAnggota

AkuisisiAnggota

• Atribut Produk• Customer Relationship• Image dan Reputasi

Siapa saja dalam dan diluar organisasi kita adalah pelanggan kita

Proses Pengelolaan Internal?

• Perbaikan Mutu• Perpendek Waktu

Pelayanan• Efisiensi Internal• Efektivitas Proses• Reduksi Biaya

PUAS LAYANI

ANGGOTA

Indentifikasi

Kebutuhan

Anggota

Ciptakan pelayanan yang baik

KEMBANGKAN JENIS PELAYANAN

DELIVER PELAYANAN

Proses Inovasi Proses Operasi

Pelayanan Pelanggan

Untuk memuaskan semua fihak,

khususnya anggota kita, proses internal

mana yang kita unggul

KompetensiInti

Pembelajaran danInovasi?

• Profesionalisme Pelaksana• Kehandalan Sistem Informasi• Pemberdayaan• Organisasi Pembelajaran• Pembelajaran Organisasional

Bagaimana kemampuan berobah dan memperbaiki

kinerja

Litbang In

ternal &

ExternalPerhatikan gap kemampuan pelayanan kita

Vision &

Strategy

Vision &

Strategy

CUSTOMERCUSTOMER

“To achieve our vision, how should we appear to our member?”

Objectives Measures Targets Initiatives

FINANCIALFINANCIAL

“To succeed financially, how should we appear to our member?”


INTERNAL BUSINESS PROCESSES

INTERNAL BUSINESS PROCESSES

“To satisfy our member, what processes must we excel at?”


INNOVATION AND LEARNINGINNOVATION AND LEARNING

“To achieve our vision, how will we sustain our ability to change and improve?”


Hubungan Kausal

Menentukan ObjectivesPecific - Jelas

easurable – Bisa diukur

chievable – Bisa dicapai

ealistic- Realistis

angible &Timeliness– ada buktinya dgn rentang waktu jelas

Cascading

Kembangkan proses dimana setiap orang tahu bagaimana

organisasi akan bergerak, apa yang dituju dan bagaimana

mencapainya OBJECTIVES pada

semua level harus disajikan dalam 4 perspektif

Keuangan Pelanggan Proses Internal Pembelajaran dan

Innovasi

Business Unit Mission and

Strategy

Strategic Objectives

and Measures

Departmental Plans

Team Plans

Individual Performance

Measures

CONTOH CASCADING PENGEMBANGAN SCORECARD

RENCANA DARI KANTOR PUSAT

SCORECARDRSM 1

SCORECARDRSM 2

SCORECARDRSM 2

SCORECARDDM 1

DM 2

SCORECARDS.SUP 1

SC .

SUP 2

SCORECARDSSalesman 1

SCS 2

SCS 3

SCS 4

SCS 5

SCS 6

Penting!!!

“Plan is nothing, planning is everything “

“If you can measure it, you can manage it, if you can manage it, you can achieve it “

ARTIKULASI STRATEGI

PASTIKANJOB LOGIC

RANTAI NILAIAGF

RANTAILEADING

RANTAILAGGINGPLAN

SCORECARD

DEFINISIKINERJA

AUDITKINERJA

NERACAKINERJA

ARTIKULASI STRATEGI

GRAND STRATEGY

STRATEGICOBJECTIVES

(Tujuan Stratejik)

SUB STRATEG

Y

SUB STRATEG

Y

SUB STRATEG

Y

STRATEGICOBJECTIVES

(Tujuan Stratejik)

STRATEGICOBJECTIVES

(Tujuan Stratejik)

ARTIKULASI STRATEGI (1)

STRATEGI

*INVEST *CONSOLIDASI *DEVESTASI

STRATEGI KEUANGAN

STRATEGI PRODUKSI

STRATEGI PEMASARAN

STRATEGI SDM

STRATEGI PRODUK

STRATEGI MARKET ENTRY

STRATEGI HARGA

STRATEGI PROMOSI

STRATEGI PENJUALAN

STRATEGI PENGELOLAAN PELANGGAN

STRATEGI SELLING-

IN

STRATEGI SELLING-

OUT

STRATEGI SALES VALUE

STRATEGI SALES TERRITORY

STRATEGI SALES FORCESTRATEGI CUSTOMER RELATIONSHIP

ARTIKULASI STRATEGI (1)

STRATEGI * INVEST *KONSOLIDASI *DIVESTASI

STRATEGI KEUANGAN

STRATEGI PRODUKSI& OPERASI

STRATEGI PEMASARAN

STRATEGI SDM

STRATEGI PRODUK

STRATEGI MARKET ENTRY

STRATEGI HARGA

STRATEGI PROMOSI

STRATEGI PENJUALAN

STRATEGI PENGELOLAAN PELANGGAN

STRATEGI SELLING-

IN

STRATEGI SELLING-

OUT

STRATEGI SALES VALUE

STRATEGI SALES TERRITORY

STRATEGI SALES FORCESTRATEGI CUSTOMER RELATIONSHIP

PERSPEKTIF STRATEGI DALAM BSC-BALANCED SCORECARD

PERSPEKTIF KEUANGAN

PERSPEKTIF PELANGGAN

PERPESKTIF PROSES BISNIS INTERNAL

PERPEKTIF PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN

CONTOH: ARTIKULASI SUB STRATEGI PENJUALAN

RUMUSAN STRATEGI: MENINGKATKAN KINERJA PENJUALAN MENJADI Rp. 18 MILIAR PERTAHUN DI TAHUN 2004 atau Rp.1,5 MILIAR PERBULAN

STRATEGICOBJECTIVES

(Tujuan Stratejik)

RINCIAN TUJUAN STRATEJIK DARI RUMUSAN STRATEGI YANG DIBUAT

TUJUANSTRATEJIK

MENINGKATKAN NILAI PENJUALAN BULANAN

MENATA TERITORI PENJUALAN (TERRITORY ALIGNMENT) UNTUK MENJAMIN MERATANYA KETERSEDIAAN PRODUK DI PASAR

MENINGKATKAN PROFESIONALISME TENAGA PENJUALAN (HARD WORKING & SMART WORKING MODE)

MEMELIHARA HUBUNGAN PELANGGAN YANG ERAT UNTUK MENJAMIN KESETIAAN OUTLET MENJUAL PRODUK PERUSAHAAN

KINERJAPENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCE

MANAJEMENHUBUNGANPELANGGAN

RANTAI NILAI UTAMA

PASTIKAN JOB LOGIC UNTUK STRATEGI YANG DIBUAT

HARGAJUAL

JUMLAHRETUR

UNITPENJUALAN

NILAIPENJUALAN


MANAJEMENTERITORI

POTENSIWILAYAH ACCOUNT

RECRUITMENTPROGRAM

OUTLETSHARE

OUTLETCOVERAGE


PROFESIONALISMESALESFORCE

DIKLATMANORIENTASI

KERJA KERAS(HARD-WORKING)

ORIENTASI KERJA CERDAS(Smart Working)

ORIENTASI HASIL(Standard;Target)


MEMBANGUNHUBUNGANPELANGGAN

MUTUHUBUNGANPEMASARAN

TRANSAKSIONAL

KOMITMEN PADAKONSENSUS MUTU

PELAYANAN

MUTUHUBUNGANPEMASARANRELASIONAL

AGF CHAIN-RANTAI NILAI SELLING-IN

HARGAJUAL

JUMLAHRETUR

UNITPENJUALAN

NILAIPENJUALAN

MANAJEMEN

TERITORI

POTENSI

WILAYAHACCOUNT

RECRUITMENT

PROGRAM

OUTLET

SHARE

OUTLET

COVERAGE

PROFESIONALISMESALESFORCE

DIKLATMAN ORIENTASIKERJA KERAS

(HARD-WORKING)

ORIENTASI KERJA CERDAS

(Smart Working)ORIENTASI HASIL

(Standard;Target)

MEMBANGUNHUBUNGANPELANGGAN

MUTUHUBUNGANPEMASARANTRANSAKSIONALKOMITMEN PADA

KONSENSUS MUTUPELAYANANMUTUHUBUNGANPEMASARANRELASIONAL

AGF Consulting

SCORECARD RENCANA PEMASARAN

Sasaran: Meningkatkan kinerja penjualan hingga mencapai Rp. 1.5 m per bulan di tahun 2004

Strategic ObjectiveLagging

PerformanceLeading

Performance

M T M T

1. Meningkatkan penjualan

Sales value

1,5 M ΣBox Sales

7.500

Σ Outlet Harga Khusus

≤ 10% Outlet

Σ Retur ≤ 5%

AGF Consulting




PerformanceLeading

Performance

M T M T

2. Menata teritori penjualan untuk menjamin luas availability produk di pasar

%OS 14% Σ Outlet Putus

≤ 10% Outlet

%OC 65%= 3.000 Outlet Aktif

Σ Outlet Baru

≥20% Outlet

Σ Survey Outlet Industri

12 kali




PerformanceLeading

Performance

M T M T

3. Meningkatkan profesionalisme tenaga penjualan

% SF Target 100%

90% Σ Training 12 kali

% Quota Ratio

100% %RCP ≥100%

%ECP ≥80%

% Sales Mix ≥ 8 Jenis Item

≥70% Faktur




PerformanceLeading Performance

M T M T

4. Membangun & memelihara hubungan jangka panjang dengan outlet

Σ Outlet Pindah Pemasok

0% Σ Delivery tepat waktu

100 %

Σ Outlet Aktif

3000 Σ Kesalahan Item yang dikirim

0%

Σ Missionary Call

1/bln/ outlet

Rationale: Dengan 3000 outlet aktif sebagai hasil dari 80% ECP dengan rata rata potensi 250 box @ Rp.20.000, diharapkan menghasilkan value penjualan Rp.1.5 miliar per bulan

INDIKATOR KINERJA

Target SB(5)

B (4)

S(3)

K(2)

SK(1)

Sales Value 1.5 M 1.5 1.25 1.1 0.9 0.75

Outlet Share 14% 14 13 12 11 10

Outlet Coverage 65% >65 65 50 45 <45

%SF mencapai target 100%

90% 86% 83% 80% 75% 70%

Quota Ratio 100% 95% 90% 85% 83% 80%

Outlet Buy 3000 >3000 3000 2750 2500 <2500

Σ Outlet Pindah Pemasok

0% 2% 4% 6% >6% >10%

SCORECARD DEFINISI KINERJA LAGGING PERFORMANCE INDICATORKINERJA

PENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCE

MANAJEMENHUBUNGAN

PELANGGAN

INDIKATOR KINERJA Target SB(5)

B (4)

S(3)

K(2)

SK(1)

Σ Box Sales 7.500

Σ Outlet Harga Khusus ≤ 10% Outlet

Σ Retur ≤ 5%

Σ Outlet Putus ≤ 10% Outlet

Σ Outlet Baru ≥20% Outlet

Σ Survey Outlet Industri 12 kali

Σ Training 12 kali

%RCP ≥100%

%ECP ≥80%

% Sales Mix ≥ 8 Jenis Item ≥70% Faktur

Σ Delivery tepat waktu 100 %

Σ Kesalahan Item yang dikirim 0%

Σ Missionary Call 1/bln/ outlet

SCORECARD DEFINISI KINERJA LEADING PERFORMANCE INDICATOR

KINERJAPENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCE


INDIKATOR KINERJA BOBOT KINER-JA

INDEX KINERJA

KINERJA PUNCAK

GAP

Sales Value 0.20 5 1.00 1.00 0

Outlet Share 0.05 4 0.20 0.25 -20%

Outlet Coverage 0.1 3 0.30 0.50 -40%

%SF mencapai 100% 0.075 3 0.23 0.375 -40%

Quota Ratio 0.25 5 1.25 1.25 0%

Outlet Buy 0.15 3 0.45 0.75 -40%

Σ Outlet Pindah Pemasok 0.175 5 0.88 0.88 0%

TOTAL 1.0 4.3 5.0

DOCS ( Degree of Compliance to Standard) 86%

SCORECARD AUDIT KINERJA LAGGING PERFORMANCE INDICATORKINERJA

PENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCE

MANAJEMENHUBUNGAN

PELANGGAN

INDIKATOR KINERJA BOBOT KINERJA I.K K.P GAP

Σ Box Sales

Σ Outlet Harga Khusus

Σ Retur

Σ Outlet Putus

Σ Outlet Baru

Σ Survey Outlet Industri

Σ Training

%RCP

%ECP

% Sales Mix ≥ 8 Jenis Item

Σ Delivery tepat waktu

Σ Kesalahan Item yang dikirim

Σ Missionary Call

TOTAL 1.0 2.6 5.0

DOCS ( Degree of Compliance to Standard 52%

SCORECARD AUDIT KINERJA LEADINGKINERJAPENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCEMANAJEMEN

HUBUNGANPELANGGAN

NERACA KINERJA

LAG

86%

LEAD

52%

Apa makna dan implikasinya?

KINERJAPENJUALAN

MANAJEMENTERRITORI

MANAJEMENSALESFORCE


Target terlalu rendah

Windfall performance