LA AUTOMATIZACION DE

LA FUERZA DE VENTAS

Germán Arias Prieto

LA AUTOMATIZACION DE LA FUERZA DE VENTAS

El calculo de los costos y beneficios de las opciones para la automatización de la fuerza de ventas constituye un proceso peligroso. El Gartner Group, una empresa de consultaría sobre el tema, estima que 60% de todos los proyectos en este sentido fracasan, en tanto que otros cálculos llegan incluso a 80% “ He encontrado más tumbas en los patios de las empresas en honor de la automatización de la fuerza de ventas que de los programas de administración total de la calidad”, dijo Jim Cecil, consultor de ventas y comercialización a la revista INC.

CONTINUACION Muchos problemas son posibles. El sistema de

ventas puede definirse mal; quizá se elija un sistema equivocado para la automatización, se excluyan gerentes clave del proceso o se elija una configuración hardware-software inadecuada, los vendedores pueden oponerse a utilizar el sistema, quizá signifique mas trabajo (mayor costo) para el proceso de ventas o no se adapte a las necesidades del cliente. Sin embargo, cuando se utiliza bien, puede aumentar las ventas de 15 a 85%, advierte la Pantech Corporation, una empresa de asesoria en el ramo con sede en Atlanta. Entre los beneficios están las mejoras en la eficiencia de las ventas.

BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION

A. EFICIENCIA

Los sistemas de automatización de ventas permiten a los vendedores realizar trabajo habitual en menos tiempo.

A.1. MENOS PAPELEO

Incluso en los sistemas más sencillos, se sustituye que se realiza a mano, como la redacción de los informes de las visitas, la colocación de pedidos, la preparación de facturas y la recopilación, entrada y transmisión de datos.

A.2. COBERTURA DE MAYOR NUMERO DE CLIENTES

Si se dispone de tiempo extra para vender, se pueden visitar más clientes. Además, la capacidad de procesamiento de información de los sistemas automatizados aumenta la capacidad del vendedor para manejar mas clientes, en cuanto el seguimiento de la información relativa a los compradores y sus pedidos.

A.3. MENOS TIEMPO PARA PREPARAR LAS VISITAS DE VENTAS

Las bases centralizadas de clientes hacen más eficiente la preparación de visitas. El vendedor puede acudir a los datos del cliente y a otros acerca de sus antecedentes como empresa y de la industria. Además, los paquetes integrales de prestación permiten que los vendedores preparen presentaciones de alta calidad y a la medida en el campo.

A.4.MENOS TIEMPO PARA EL DESARROLLO DE PROPUESTAS

Las listas electrónicas de precios, las especificaciones de los productos y los formatos estandarizados de propuestas permiten efectuar propuestas preliminares durante las presentaciones. Esto no solo aumenta la eficiencia del vendedor al eliminar la necesidad de otra visita, sino que mejora las oportunidades de cerrar la venta al presentar una oferta en el momento en que el interés del comprador es mayor.

B. EFICACIA

Además de mejorar la eficiencia de las tareas estándares de ventas, la automatización permite que la fuerza de ventas complete diversas tareas y proporcione beneficios a los clientes, que no serian posibles con los sistemas manuales.

B.1. MAYOR ACCESO A LA INFORMACION

Thomas Siebel y Michael Malone, autores de Virtual Selling, sostienen que la automatización de la fuerza de ventas permite el desarrollo de profesionales de ventas conocedores. Las características definitorias de este individuo, comprenden una percepción profunda de su empresa y de los productos y servicios de la competencia, una perspectiva estratégica del mercado, acceso inmediato a información de seguimiento y la capacidad de garantizar la entrega y el servicio.

B.2. MEJOR PROSPECCION

Las ventas son un juego de números; la cantidad de ventas que se cierra depende de cuantos clientes se visite. A mejor calidad de los prospectos, mayor la “proporción de cierres”; en este aspecto, la automatización de la fuerza de ventas puede proporcionarle a gerentes de ventas y vendedores sistemas mas precisos y completos para evaluar los prospectos.

B.3. MEJORES OFERTAS

En la mayor parte de las situaciones de negocios la oferta constituye una combinación compleja de productos y servicios que se modifica de acuerdo con el precio. En algunos casos pueden existir miles de posibles combinaciones que el vendedor y el cliente pueden considerar.

B.4. UN LLENADO DE PEDIDOS MAS RAPIDO

La velocidad de los ciclos de negocios se ha vuelto un factor básico para el éxito en muchas industrias. El tiempo del ciclo en una empresa se relaciona con el de sus proveedores. Las compañías que buscan mejorar sus tiempos para aumentar su ventaja competitiva necesitan proveedores que puedan completar los pedidos con rapidez

CONTINUACION

La automatización permite a los vendedores acelerar los pedidos a través de la comprobación de inventarios y fechas de entrega en el campo, mientras levantan el pedido. Estos pedidos pueden colocarse de inmediato desde el campo en el cierre de la venta.

VENTAJAS DE MULTIMEDIA

COMO HERRAMIENTAS DE VENTA

A) FACILIDAD DE ACTUALIZACION

Puesto que dicha tecnología consiste básicamente en datos digitales, las presentaciones pueden modificarse con rapidez. Es posible escanear imágenes de nuevos productos para incorporales a una presentación o añadir datos sin cambiar por completo, como tenia que hacerse con un video autocontenido.

B) VISUALIZACIÓN

Las capacidades de video permiten que esta tecnología lleve la empresa, producto o servicio al prospecto. Las capacidades graficas de computación permiten al presentador crear prototipos visuales de los productos, o bien, mostrar productos y servicios tal y como aparecerían cuando se usen.

C) SONIDO

Las capacidades de audio añaden un impacto dramático a las presentaciones multimedia. También permite que participantes clave - como los ejecutivos de la empresa y los clientes satisfechos - se hagan escuchar en la presentación.

D) IMAGEN CORPORATIVA

Una presentación multimedia profesional demuestra liderazgo y capacidad tecnológica al prospecto, quien quizás no conozca la empresa del vendedor o su reputación.

La tecnología multimedia puede servir como representación de la compañía en el campo.

E) INTERACTIVIDAD

La participación es un elemento muy poderoso para aumentar el interés del prospecto. Al permitir que la presentación avance de acuerdo con las preguntas de este, la tecnología multimedia adapta el proceso de venta a sus intereses. Además, la participación aumenta la retención de información considerable.

F) APLICACIONES IMAGINARIAS

El lapso que transcurre entre el interés y la entrega de la información puede resultar fatal para la venta. Si la visita del vendedor genera interés, pero la complejidad del proyecto requiere bastante tiempo para responder con un diseño detallado del producto y un estimado de su precio, es posible que la venta se pierda y que, entretanto, surjan asuntos que presionen.

G) TRANSFERENCIA ELECTRONICA

Debido a que se basa en datos digitales, es posible trasladar la tecnología multimedia a bajo costo a la ubicación del cliente, a través de un disquete, CD-ROM o Internet. Esto permite a los miembros de la empresa prospecto compartir información con otros tomadores de decisiones.

H) VEHICULOS PARA LA TRANSMISIÓN MULTIMEDIA

Un asunto básico que debe considerarse cuando se diseña un apoyo multimedia para la fuerza de venta es el vehiculo de trasmisión: ¿Cómo se llevará el contenido al prospecto? Existen tres opciones dominantes: presentaciones en el sitio, medios distribuidos y “centros de decisión”, cada uno cuenta con ventajas únicas.

I) PRESENTACIONES EN EL SITIO

Un enfoque dominante para la trasmisión del contenido multimedia es mediante presentaciones en el sitio, las cuales lleva a cabo un vendedor con una computadora portátil. El monitor de la computadora puede bastar como vehiculo para la presentación visual para uno o dos prospectos.

J) MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN

Como la tecnología multimedia puede distribuirse en forma electrónica, como se indico antes, la presentación puede ofrecerse directamente al prospecto en forma de disco o CD-ROM, o a través de Internet. Una ventaja de esta opción es que amplia el potencial para distribuir la presentación, ya que no necesita la presencia del vendedor.