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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y POLÍTICAS ESCUELA DE DERECHO
DIVISIÓN DE ESTUDIO PARA GRADUADOS
LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI-JURISDICCIONAL O SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA. PRINCIPIOS
RECTORES
Tesis para optar al Título de: Magíster Scientiarium en Derecho Procesal Civil
Autora: Abog. Marisol Reda de Valbuena Tutor Académico: Ana Teresa González Acosta Doctora en Derecho
MARACAIBO, NOVIEMBRE DE 2006
LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI- JURISDICCIONAL O
SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA. PRINCIPIOS RECTORES
LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI-JURISDICCIONAL O SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA. PRINCIPIOS RECTORES
AUTOR: MARISOL REDA DE VALBUENA. C.I.: 7.711.926.
CALIFICACIÓN OBTENIDA:
OBSERVACIONES:
EVALUADOR:
FIRMA:
LUGAR Y FECHA DE EVALUACIÓN:
LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI-JURISDICCIONAL O SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA. PRINCIPIOS RECTORES
_______________________________ Abog. Marisol Reda de Valbuena
C. I. 7.711.926
Dirección: Edif. Coromoto, Apto. 10A, Av. 16 Goajira, No. 59-69, Maracaibo, Estado Zulia Teléfono: 0414-6173939
________________________________ Dra. Ana Teresa González Acosta
C. I. 3.764.938 Tutor Académico
DEDICATORIA
A Dios, por las fuerzas que me ha dado para seguir adelante.
A Ana, mi madre, por sus inagotables fuerzas para luchar ante las vicisitudes de
la vida enfrentando el difícil pero hermoso reto que Dios delegó en forma especial a
quien nos da el ser.
A José Ángel, mi padre, a quien quiero, respeto y siempre he admirado hasta hoy
después de fallecido, por su sabiduría, disciplina y honradez en el trabajo.
A Heidi, Leandro y Enyelbert, mis hijos, y a todos mis sobrinos para que sigan
adelante y no se dejen vencer por los obstáculos que se les presenten a lo largo de
sus vidas.
A Maria, mi hermana, por encomendarme siempre a Dios quien me ha guiado en
todas las etapas de mi vida.
A Victoria Andrea Mayela y Victor Raúl mis hijos, quienes despertaron en mi la
motivación por la meta que un día me tracé. Que Dios los bendiga, porque ya me
bendijo por permitirme ser madre de esos dos tesoros.
A Víctor, mi esposo, por el hecho de ser el padre de quienes con su nacimiento
me estimuló a la culminación de esta tesis y por su apoyo y paciencia en la finalización
de la misma.
AGRADECIMIENTO
A Víctor, mi esposo, por haberme demostrado lo que encierra el valor de mi
esposo y por su ayuda prestada en la finalización de esta investigación.
Al Dr. Atilio Arrieta , mi jefe y colega, quien con mucho optimismo me impulsa al
logro de mis metas, a quien considero una brillante profesional del Derecho por su
ética, disciplina y profunda dedicación al trabajo, y además, por haberme facilitado
gran parte de la bibliografía empleada para el desarrollo de esta investigación.
A Marlene Méndez, por su valiosa labor desempeñada dentro de la planificación
de la maestría, además por su receptividad y paciencia en el transcurso de la misma.
Ana Teresa González Acosta, tutor de esta tesis, por sus aportes y disposición
para el desarrollo de esta investigación.
A Salma Yordy, Luis Rios y Elisa Villalobos por sus disposiciones y paciencia en
la trascripción de esta tesis.
A todos ellos, mi eterna gratitud.
REDA DE VALBUENA, Marisol Consuelo. “LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI-JURISDICCIONAL O SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA”. Proyecto Trabajo de Grado para optar al Grado de Magíster Scientiarium en Derecho Procesal Civil. La Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas. División de Estudios para Graduados. Maracaibo, Estado Zulia – Venezuela. Septiembre 2006. Pág. 127.
RESUMEN
Este estudio esta dirigido a determinar los alcances de la función notarial a la luz de la nueva Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en gaceta Oficial No. 37.333 del 27 de Noviembre del 2001. En donde se le confiere al Funcionario público entre otras las competencias para autorizar y dar fe pública a los actos hechos y declaraciones y particularmente la de autorizar y realizar constancia de cualquier hecho o acto a través de inspección extrajudicial, a fin de determinar si esta función constituyen actos Cuasi-Juridiccional o sustituto de la Jurisdicción Voluntaria. En el entendido que también determinaremos sus principios rectores. Se analizan tanto las leyes, como la doctrina imperante, la jurisprudencia reciente y el contexto social venezolano. Por tanto, se realizó la revisión, tanto de doctrina patria, y los fundamentos teóricos-prácticos de la función y así verificar si la función notarial: Acto Cuasi-Jurisdiccional o sustituto de la Jurisdicción Voluntaria. Principios de Rectores. Todo ello cumpliendo con los principios y técnicas y utilizando las herramientas metodológicas propias de la investigación Descriptiva-Documental.
Palabras Claves: Acto Cuasi-Juridiccional, Notario, Principios, inspección
extrajudicial.
REDA DE VALBUENA, Marisol Consuelo. “LA FUNCIÓN NOTARIAL: ACTO CUASI-JURISDICCIONAL O SUSTITUTO DE LA JURISDICCIÓN VOLUNTARIA”. Proyecto Trabajo de Grado para optar al Grado de Magíster Scientiarium en Derecho Procesal Civil. La Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas. División de Estudios para Graduados. Maracaibo, Estado Zulia – Venezuela. Septiembre 2006. Pág. 127.
ABSTRACT
This study this directed to determine the reaches of the notarial function by the light of the new Law of Registration Public and of the Notariado, published in Official gazette No. 37.333 of November 27 the 2001. Where is conferred the public Official among other the competitions to authorize and to give public faith to the made acts and declarations and particularly the one of to authorize and to carry out perseverance of any fact or act through extrajudicial inspection, in order to determine if this function constitutes acts Quasi-Juridiccional or substitute of the Voluntary Jurisdiction. In the expert that we will also determine their principles rectors. They are analyzed the laws so much, as the prevailing doctrine, the recent jurisprudence and the context social Venezuelan. Therefore, he/she was carried out the revision, so much of native doctrine, and the theoretical-practical foundations of the function and this way to verify if the notarial function: Quasi-jurisdictional act or substitute of the Voluntary Jurisdiction. Principles of Rectors. Everything fulfilling it the principles and technical and using the methodological tools characteristic of the Descriptive-documental investigation. Key words: Act Quasi-Juridiccional, Notary, Principles, extrajudicial inspection.
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA................................................................................................ 5
AGRADECIMIENTO........................................................................................ 6
RESUMEN........................................................................................................ 7
ABSTRACT....................................................................................................... 8
ÍNDICE GENERAL........................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN ................................................................................... .. 15
CAPITULO I. DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS
SECCIÓN PRIMERA. El Notario ............................................................... 18
SECCIÓN SEGUNDA. Deber de orientar y deber de imparcialidad............ 19
SECCIÓN TERCERA. Competencia del Notario por razón del Territorio.... 20
SECCIÓN CUARTA. Régimen Legal de los Notarios Públicos................... 21
CAPITULO II. CARÁCTER ROGADO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
El Previo Requerimiento............................................................................. 29
CAPITULO III ACTIVIDADES NOTARIALES DE LOS FUNCIONARIOS DEL SERVICIO EXTERIOR DE LA REPÚBLICA DE VENEZUELA
Régimen legal................................................. ...................................... ......... 32
Concepto de Instrumento Público .................................................................... 34
CAPITULO IV FUNDAMENTO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
SECCIÓN PRIMERA La Función Notarial ...................................................... 38
SECCIÓN SEGUNDA De la Oficina Notarial. .................................................. 41
SECCIÓN TERCERA Administración de la Oficina Notarial ........................... 43
SECCIÓN CUARTA Liquidación de Derechos Notariales ............................... 48
SECCIÓN QUINTA De las sanciones por incumplimiento de la Ley de
Arancel Judicial................................................................................................
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CAPITULO V. DE LAS FORMALIDADES DEL ACTO NOTARIAL
SECCIÓN PRIMERA. Procedimiento ............................................................. 57
SECCIÓN SEGUNDA. De los Requisitos ....................................................... 60
SECCIÓN TERCERA Del otorgamiento …………............……………………. 77
SECCIÓN CUARTA. del Archivo Oficial………….......................……………… 82
SECCIÓN QUINTA. Justificativos para Perpetua Memoria .......................... 85
SECCIÓN SEXTA. El Protesto .....…………………………………….........…… 87
SECCIÓN SÉPTIMA Depósito de Instrumento Privado ................................... 93
SECCIÓN OCTAVA Copias Certificadas ........................................................ 94
SECCIÓN NOVENA.Contratos de venta con Reserva de Dominio ................ 97
SECCIÓN DÉCIMA. Acta Notarial ............................................................ 98
SECCIÓN DÉCIMA PRIMERA. Del Recurso de Casación ......................... 99
SECCIÓN DÉCIMA SEGUNDA Testamento Cerrado. Consignación,
Apertura y Publicación ............................................................................
101
SECCIÓN DÉCIMA TERCERA. Citaciones. Instructivo. Artículo 218 del
Código de Procedimiento……..................................................................
109
CONCLUSIONES…………………………………………………………………… 120
BIBLIOGRAFIA…………….……………………………………………………….. 127
INTRODUCCIÓN
En Venezuela, es necesario estimular el estudio y sistematización de la
normativa Jurídica que regula la función notarial, a fin de lograr uniformidad de
criterios en la interpretación y aplicación de las mismas, es sano para la
Administración Pública y para el Estado de Derecho una adecuada divulgación de las
normas y procedimientos que utilizan en la realización de su actividad reglada las
Notarías. De esta manera, podemos tener la certeza de la función notarial como acto
cuasi-jurisdiccional o sustituto de la jurisdicción voluntaria.
Es necesario destacar, que un documento inexacto o imperfecto constituye un
peligro para el tráfico jurídico por el perjuicio que pueda ocasionar a las partes y a la
sociedad en general, creando una apariencia que no responde a la realidad, tal
probabilidad debería quedar minimizada con un estudio completo de la normativa
jurídica correspondiente, que le permita al Notario Público una preparación jurídica
especializada, su imparcialidad profesional y por la responsabilidad de su actuación,
por cuanto el documento notarial, goza de fe pública impuesta por el Estado, la cual
da credibilidad y lo presume por cierto, una vez autenticado por el notario publico.
Debemos contribuir a que el Usuario, entendiendo por usuario de las Notarías
Públicas, no exclusivamente al profesional del Derecho, sino al Ciudadano Común que
acude a estos Organismos Públicos como parte interesada para suscribir un
documento de su interés, no quede indefenso ante la interpretación subjetiva del
Notario Público en la aplicación de la Norma Jurídica, pues la función Notarial es un
servicio Público que presta el Estado para garantizar la seguridad Jurídica en los
negocios y actuaciones de los particulares y en beneficio de la colectividad.
De tal manera, que las consecuencias jurídicas que produce el acto Notarial
(creación, modificación y extinción de derechos) le dan carácter de independencia a
los instrumentos o derechos que se inscriben en él, adquiriendo valor jurídico Notarial.
Además, la facultad legal y hasta constitucional que le concede el Estado a la
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función Notarial, pone de manifiesto el alto grado de eficiencia, confiabilidad y
seguridad jurídica, que deben reinar en estos entes de servicios públicos que allí se
prestan.
Asimismo, el deber de imparcialidad, objetividad, uniformidad que debe existir en
las Notarías Públicas, en la actualidad se ve muy cuestionado para o por todo aquel
que de una u otra manera necesita acudir a estas. Ya que es muy cierto que existe
una normativa legal aplicable a estas, o que deben aplicar estas, pero no es menos
cierto que la falta de preparación de los funcionarios que allí laboran dejan a su
merced, al usuario de estos entes público, que viéndose en la necesidad legal de
utilizar estos servicios públicos ven como varía la aplicación de los requisitos legales,
entre una y otra Notaría Pública, constituyéndose esta situación en un verdadero
problema entre la comunidad.
De los Notarios Públicos
CAPITULO I
DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS
SECCIÓN PRIMERA
El Notario
La definición del Notario establecida en el Artículo 70 del del Decreto con Fuerza
de Ley de Registro Público y del Notariado (G.O. No. 37.333 del 27.11.2001) revive la
tradicional discusión sobre la Naturaleza de la Función Notarial en Venezuela, El
Notario Público es el funcionario público autorizado para dar fe conforme a las leyes y
dar forma jurídica a los contratos y actos que legalmente se celebren. El Notario
Público es un funcionario público porque ejerce una función pública, cuya actuación es
remunerada por los particulares, pero a través de tasas y emolumentos previamente
establecidos por la Ley.
Es por tanto, el profesional del Derecho a quién el Poder Público confía y delega
una función específica como la de imponer la credibilidad en la narración de los
hechos que refleja en los documentos que autoriza y dar forma con esta autorización a
los actos o negocios jurídicos.
El Notario Público es:
- Un profesional del Derecho que tiene la misión de orientar a las partes, aconsejarles
los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se
proponen alcanzar, informar a las mismas del contenido, naturaleza, trascendencia
y consecuencia legales de los actos o negocios jurídicos otorgados en su presencia,
así como las renuncias, reservas, gravámenes y cualquier otro elemento que
afecten los bienes o derechos referidos en el acto o negocio Jurídico. El notario
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dejará constancia en el acto del cumplimiento de esta obligación y su omisión lo
hace responsable civil, penal y administrativamente. (Articulo 78, ordinal 2)
- Como funcionario que ejerce la fe pública lo ampara una doble función, en la esfera
de los hechos por la exactitud de lo que el Notario Público oye, ve o percibe por sus
sentidos, y en la esfera del Derecho por la autenticidad y fuerza probatoria de las
declaraciones de voluntad de las partes intervinientes en el instrumento público que
autoriza.
Cumple el deber de interpretar la voluntad de los otorgantes y, con respecto a las
actas notariales, la fe pública ampara no la exactitud de los hechos, sino la exactitud
de la actuación del Notario Público, ya que se presume que ésta responde a la
realidad y veracidad del hecho producido.
Los Notarios Públicos merecerán fe pública en todos los actos, declaraciones y
certificaciones que autoricen con tal carácter. (Art. 9 del Reglamento de Notarias
Públicas). Y (Articulo 74 de la Ley del registro Público y del Notariado)
SECCIÓN SEGUNDA
Deber de Orientar y deber de Imparcialidad
Deber de orientar
Es deber del Notario Público orientar a los particulares que a él acuden. El
Notario Público ha de constatar en el documento la voluntad de los otorgantes, ya que
éstos probablemente desconocen los medios jurídicos adecuados para obtener el fin
perseguido, o bien ignoran sus consecuencias. Es por tanto, necesario que el Notario
Público informe en el doble sentido e instruya sobre los fines, medios y consecuencias
de lo que en definitiva constituirá la voluntad de las partes en el instrumento a
autenticar.
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El Notario Público debe leer el instrumento, puede informar a los otorgantes
sobre el valor y alcance de la redacción adoptada, es decir, la explicación de los
efectos jurídicos o consecuencias que se producirán con el otorgamiento. Como
acotamos anteriormente, debe informar a las partes del contenido,
naturaleza,trascendencia y consecuencias legales de los actos mo negocios jurídicos,
otorgados en su presencia.
Deber de imparcialidad
El deber de imparcialidad afecta a todo aquel que con autoridad ha de relacionar,
convenir y mediar entre partes contrapuestas, y la obligación de cumplir con tal deber
apoya el prestigio y la credibilidad del Notario Público.
La imparcialidad debe presidir toda la actuación del Notario Público, más si se
trata de la actuación en situaciones de desequilibrios entre las partes, una más
asesorada que otra, o bien cláusulas entre líneas que puedan coadyuvar a erróneas
interpretaciones para alguna de las partes intervinientes. El Notario Público es llamado
a corregir esos desequilibrios a fin de lograr la equidad en la relación jurídica que se
presenta a su autenticación. Conforme lo establece el Articulo 78 ordinal 3 .”Actuar de
manera imparcial y objetiva en relación con todas las personas que intervengan en los
actos o negocios jurídicos otorgados en su presencia”
SECCIÓN TERCERA
Competencia del Notario por razón del Territorio
El criterio asumido para determinar la competencia de la actuación notarial en
razón del territorio es la tesis "territorialista", es decir, de dividir el territorio nacional en
zonas, atribuyendo a cada una de estas competencias a un Notario Público
determinado o a varios, según sea el caso. A los efectos, el límite máximo viene
determinado por la delimitación estadal del territorio venezolano.
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El Notario Público debe ejercer las funciones en la jurisdicción territorial que le
haya sido atribuida. Los actos o contratos autorizados en contravención a esta
territorialidad (Art. 18, letra "h" del Reglamento de Notarías Públicas), tendrán plena
validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
Esta competencia viene dada, desde el mismo momento de la creación de la
Oficina Notarial, momento éste en el cual se determina el ámbito de validez para la
actuación de] Notario Público. En el caso de las Notarías del interior de la República,
su límite máximo de competencia viene dado por la extensión territorial del Estado de
que se trate, no obstando esto para que, al momento de su creación, se le asigne un
determinado municipio o varios de ellos para su competencia. En el caso de las
Notarías Públicas ubicadas en la capital de la República, y por haberse hecho tan
extensa la misma e involucrar tanta actividad económica susceptible de producir
numerosos instrumentos públicos a autenticar, se determinó que las oficinas notariales
allí ubicadas, tienen competencia en toda la Zona Metropolitana aún cuando ésta
abarca ya varios municipios y dos Estados.
SECCIÓN CUARTA
Régimen Legal de los Notarios Públicos
1.- Los Notarios son funcionarios de la Dirección Nacional de Registros y del
Notariado, Cada Notaria estará a cargo de un Notario, quien será responsable
del funcionamiento de su dependencia y su nombramiento estará a cargo del
Ministro del Interior y Justicia ( Articulo 67 y 68 de la Ley del Registro Público y
del Notariado), Además, todo Notario Público, así como el Jefe de Servicio
Revisor y el escribiente Tesorero, antes de entrar en el ejercicio de su cargo,
deberán prestar, a satisfacción del Ministerio de Justicia, caución real o personal
para responder de los perjuicios que puedan causar al Estado o a los particulares
en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades
recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia
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determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de
cincuenta mil bolívares (Bs. 50.000,00) para el Notario Público y el escribiente
Tesorero, y de treinta mil bolívares (Bs.30.000, 00) para el Jefe de Servicio
Revisor.
Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministro del Interior y Justicia
podrá aumentar la cuantía de la caución prestada. (Art. 7 del Reglamento de
Notarías Públicas).
2.- Cuando un Notario Publico tuviere que separarse temporalmente de su destino,
por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles, designará bajo su
responsabilidad al Jefe de Servicio Revisor para que, durante el tiempo de la
separación, haga sus veces con el carácter de Notario Público Interino y lo
participará inmediatamente a la Dirección Nacional de Registros y Notariado
del Ministerio del Interior y Justicia. Se hará constar el nombramiento de Notario
Público Interino en el Libro Diario a que se refiere el artículo 23 del Reglamento
de Notarías Públicas y se levantará un Acta en el Libro destinado a este efecto,
en la cual se dejará constancia de su separación, con indicación de los días que
dure su ausencia temporal, la cual será firmada por el Notario Público Titular y
por el Interino designado. No se podrá hacer uso por más de una vez en el lapso
de un (1) mes de la facultad concedida en este artículo. En los demás casos de
faltas temporales, el Notario Público será suplido por el abogado que, con el
carácter de Notario Público Interino designare el Ministerio del Interior y Justicia
(Art. 8 del Reglamento de Notarías Públicas).
3.- Los Notarios Públicos merecerán fe pública en todos los actos, declaraciones y
certificaciones que autoricen con tal carácter (Art. 9 del Reglamento de
Notarías Públicas). Y (Articulo 74 de la Ley del registro Público y del
Notariado).
4.- Son atribuciones de los Notarios Públicos: En el entendido que los Notarios
Públicos merecerán fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones
que autoricen con tal carácter (Art. 9 del Reglamento de Notarías Públicas).
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Igualmente el Art. 74 de la Ley de Registro Público y Notariado establece
taxativamente la competencia en el ámbito de su jurisdicción de los Notarios.
Articulo 74. Los Notarios son competentes en el ámbito de su jurisdicción para
dar fe pública de todos los actos, hechos y declaraciones que autoricen con tal
carácter, particularmente de los siguientes:
1. Documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
2. Poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias, con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias que se efectúen en los expedientes judiciales.
3. Justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
4. Protestos de los títulos de crédito, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
5. Otorgamiento de testamentos abiertos, de conformidad con los artículos 852 al 856 del Código Civil.
6. Presentación y entrega de testamentos cerrados, con expresión de las formalidades requeridas en los numerales 1°, 2° y 3° del articulo 857 del Código Civil.
7. Apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil. El Notario tendrá potestades para realizar los actos que se atribuyen al Registrador Subalterno en el Código Civil.
8. Capitulaciones matrimoniales.
9. Autorizaciones de administración separada de comunidad conyugal:
10. Autorizaciones de administración de bienes de menores e incapaces.
11. Otorgamiento de hipotecas [nobiliarias y prendas sin desplazamiento de posesión.
12. Otorgamiento de cualquier caución o garantía civil o mercantil.
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13. Constancias de cualquier hecho o acto a través de inspección extrajudicial.
14. Transcripciones en acta o por cualquier medio de reproducción o de grabación del contenido de archivos públicos o de documentos privados, siempre y cuando no esté expresamente prohibido en el primer caso o lo autorice el dueño o depositario del documento en el segundo caso.
15. Celebración de asambleas, reuniones o manifestaciones, dejando las constancias personales, gráficas y sonoras del caso.
16. Transacciones que ocurran en medios electrónicos.
17. Apertura de libros de asambleas de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades y Juntas Directivas.
18. Autenticar firmas autógrafas, electrónicas y huellas digitales.
19. Las demás que le atribuyan otras leyes
. 5. Los Notarios Públicos estarán obligados a prestar las funciones de su ministerio
cuando para ello sean requeridos, salvo que se encuentren física o legalmente
impedidos de hacerla. Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia,
y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el
buen desempeño de su cargo (Art. 11 del Reglamento de Notarías Públicas).
6. Los Notarios Públicos estarán obligados a presenciar el otorgamiento de los
documentos que se les presenten, sea en el propio día o dentro de los tres
siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al
efecto se señale (Art. 13 del Reglamento de Notarías Públicas).
7. Los Notarios Públicos están obligados a acatar y a dar fiel cumplimiento a todas
las disposiciones emanadas del Ministerio de Justicia (Art. 14 del Reglamento de
Notarias Públicas).
8.- Los Notarios Públicos están en el deber de mostrar a quién interese, los
protocolos, índices, libros, documentos y planos de su archivo, dentro del recinto
de las oficinas. A este respecto, el Jefe de Archivo adoptará las precauciones y
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medidas tendentes a garantizar el buen orden y conservación de los archivos que
tenga bajo custodia y será responsable de cualquier deterioro, extravío o pérdida
que ocurra por causa de descuido o negligencia (Art. 15 del Reglamento de
Notarías Públicas).
9. Los Notarios Públicos están obligados a registrar, autenticar o reconocer los
documentos presentados en el orden establecido en el artículo 24 del Reglamento
de Notarías Públicas, siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos
en la forma establecida en la Ley (Art. 16 del Reglamento de Notarías Públicas).
10. Los Notarios Públicos están obligados a no retardar o diferir las autenticaciones,
registros, reconocimientos y demás diligencias de su cargo. Igualmente están
obligados a atender las solicitudes de copias certificadas, sin dilaciones ni retardos
(Art. 17 del Reglamento de Notarías Públicas).
11. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni
aquellos en que aparezcan interesados, aún con el simple carácter de presentantes,
representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes
hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de
cualquiera de estas circunstancias hará que el Notario Público se considere
legalmente impedido para actuar y, en consecuencia, el Notario Público respectivo
encargará, bajo su responsabilidad y para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor, y
lo participará al Ministerio del Interior y Justicia.
b) Recibir del público, en razón de sus servicios, otras cantidades o emolumentos
diferentes a las pautadas en el Arancel fijado por la Ley, ni redactar documento alguno
por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, ni
en los términos en que éstas redacten sus títulos o escrituras. Tampoco podrán
hacerlo los empleados de las Notarías Públicas.
c) Efectuar el otorgamiento o archivo de escritos o documentos, cualesquiera que
sea la forma de que se los revista, en que el otorgante u otorgantes calumnien o
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injurien autoridades, corporaciones o particulares, o protesten contra las leyes
sancionadas.
d) Autenticar, registrar o reconocer documentos de liquidación, partición o
adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión u
otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título,
algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa del certificado de solvencia
o de liberación en el pago de impuesto, expedido conforme a la Ley de Impuesto sobre
Sucesiones, Donaciones y demás Ramos Conexos, o la autorización del Ministro de
Hacienda a que se refiere el artículo 35 de dicha Ley, a menos que ya hubiere recibido
para su archivo la copia a que se refiere el mismo artículo.
e) Autorizar o reconocer documentos mediante los cuales se traslade la
propiedad raíz, sin la previa presentación de los certificados de solvencia del impuesto
sobre la renta.
f) Autenticar o reconocer documentos sujetos a leyes especiales, tales como la
Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado
cabal cumplimiento a las respectivas disposiciones, en particular en cuanto se refiere
al contenido del Documento de Condominio y Documentos de Urbanización o
Parcelamiento, según el caso, y a los títulos que se presenten para su registro.
g) Aceptar, ni dar curso a documentos, poderes, renuncias, sustituciones o
revocatorias que no estén escritos en idioma castellano, ni los que se encuentren en la
situación prevista en el artículo 48 de la Ley de Impuesto sobre Sucesiones,
Donaciones y Demás Ramos Conexos, ni los comprendidos en alguna de las
prohibiciones a que se refieren los ordinales 1º, 3º, y 5º del artículo 40 de la Ley de
Registro Público (ahora Art. 52 de Ley de Registro Público).
h) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción territorial que les
haya sido atribuida. Los actos o contratos autorizados en contravención al presente
artículo tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público
infractor.
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i) Ingresar personal a la respectiva Notaría que no haya sido incorporado
previamente por el Ministerio de Justicia. A tal efecto, este Despacho fijará la
dotación de personal correspondiente a cada Notaría, previo estudio de las
necesidades existentes en cada una de ellas (Art. 18 del Reglamento de Notarías
Públicas).
Además de las prohibiciones contempladas en el Articulo 73 de la Ley del
registro Público y del Notariado.
Del Carácter Rogado de la Función Notarial
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CAPITULO II
CARÁCTER ROGADO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
El previo requerimiento
Como lo establece el Articulo 70 de la Ley del registro Público y del Notariado”
El Notario, como Órgano de Jurisdicción Voluntaria, actuará sólo a solicitud de parte
interesada”. Debemos agregar que todo el que solicita la actuación notarial debe
obtenerla, es por ello que la prestación de la función es uno de los deberes del Notario
Público. El instrumento público tiene carácter obligatorio para el Notario Público con
jurisdicción a quién se someten las partes e corresponda en virtud de los preceptos de
la legislación notarial. Incurre en responsabilidad el Notario Público que negare sin
justa razón su intervención.
Por regla general, la función del Notario Público no se inicia motu propio, la
institución notarial necesita la puesta en marcha por la instancia particular. Esta
instancia lo hace distinto de otros órganos autenticadores. El Notario Público no podrá
actuar sino a petición de parte interesada, y sólo podrá recoger, reflejar, formalizar
escritura, acta o documento pertinente, hechos, actos o negocios para los que haya
sido rogado y nunca los que, aún realizándose en su presencia, sean anteriores en el
tiempo a dicha rogación.
El Notario Público ha de actuar por requerimiento específico, es decir, a un
Notario Público concreto y determinado. Los particulares y las demás personas
jurídicas seleccionan el Notario Público al cual desean acudir.
El Notario Público sólo debe actuar conforme a las leyes (que ha de conocer y
aplicar a caso concreto), no está llamado a saltar obstáculos que se opongan a su
actuación. Cuando existe una causa legal, es decir, que la calificación que el Notario
Público dé al acto signifique que no se han llenado los presupuestos legales para su
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intervención, el acto no debe autorizarse (falta de capacidad, de representación, etc.)
Puede darse el caso de que exista imposibilidad para actuar, es decir, que a pesar
de la calificación favorable del Notario Público y de .su voluntad de intervenir, exista un
obstáculo material (enfermedad, accidente, incomunicación, coacción, parentesco,
etc.) que deniegue su actuación.
Actividades Notariales de los Funcionarios del Servicio Exterior
de la República Bolivariana de Venezuela
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CAPITULO III
ACTIVIDADES NOTARIALES DE LOS FUNCIONARIOS DEL SERVICIO
EXTERIOR DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE DE VENEZUELA
La Ley Orgánica del Servicio Consular, del Servicio Diplomático, así como
también los Tratados Internacionales existentes sobre la materia, atribuyen a los
Cónsules y Agentes Diplomáticos de nuestro país en el exterior funciones notariales.
Tales funcionarios merecen fe pública en todos los actos, declaraciones y
certificaciones que con tal carácter autoricen.
Régimen legal
1.- El Acuerdo Boliviano sobre Cónsules de 1.911. Artículo 5, ordinal 4, establece
que "Los Cónsules podrán recibir las declaraciones, protestas y relaciones de los
Capitanes, Contramaestres y Patrones de los buques de su Nación, por razón de
averías causadas en alta mar y las protestas que cualesquiera individuos de su
Nación tengan a bien hacer sobre asuntos mercantiles. Estos documentos en copia
auténtica expedida por el Cónsul, serán admitidos en los Tribunales, y tendrán el
mismo valor que si hubieran sido otorgados en los mismos".
2.- La Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1.963. Artículo 5,
indica, entre las funciones consulares, "la de actuar en calidad de Notario Público, en
la de funcionario de registro civil, y en funciones similares, y de ejercitar otras de
carácter administrativo”, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del
Estado receptor.
3.- Ley Orgánica del Servicio Consular. Numeral 28, artículo 11. Corresponde a
los Cónsules, recibir y registrar las declaraciones, protestos y contraprotestos que los
venezolanos y capitanes de buques mercantes hicieren ante ellos para resguardo de
33
intereses o responsabilidades propias o ajenas y enviar copia de lo actuado al Ministro
de Hacienda.
Numeral 4, artículo 21. Un libro o registro en el que se asienten íntegramente los
protesto s, poderes y demás actos de que deben dar fe; en este libro se registrarán
también, con las formalidades de Ley, los testamentos que presencie el Cónsul.
Artículo 50. Los Cónsules en los Puertos y lugares de ,su residencia, tienen la
facultad de recibir toda especie de protestas y declaraciones que los capitanes,
maestros, marineros, pasajeros y comerciantes, ciudadanos de la República de
Venezuela o cualquier extranjero tengan por conveniente hacer ante ellos sobre
asuntos relativos a intereses radicados o que deben radicarse en el Territorio de
Venezuela; y las copias de estas actas firmadas por los Cónsules y selladas con el
sello consular, tendrán entera fe y crédito en todas las Oficinas y Tribunales de la
República. Tienen también los Cónsules la facultad de presenciar el otorgamiento de
testamentos y poderes destinados a obrar ante las autoridades y Tribunales de
Venezuela, así como cualesquiera contratos que tengan por objeto bienes situados u
Obligaciones que deban cumplirse en Venezuela. Además están facultados, a falta de
Ministros Diplomáticos de Venezuela, para legalizar los documentos expedidos por las
autoridades locales, y así mismo, los autorizados por funcionarios diplomáticos o
consulares de la República que tengan distinta jurisdicción; y los expedidos por las
autoridades venezolanas, después de comprobados estos últimos por el Ministerio de
Relaciones Exteriores de la República.
4) La Ley Orgánica del Servicio Diplomático, señala como deberes de los Jefes
de la Misión, la de "presenciar el otorgamiento de poderes destinados a obrar ante las
autoridades y Tribunales de la República y de cualesquiera contratos que tengan por
objeto bienes situados y obligaciones que deban cumplirse en el territorio de la
República. Esta facultad podrán ejercerla aún en el caso de que los otorgantes no
sean venezolanos”.
No obstante las disposiciones antes señaladas que en forma expresa establecen
las funciones que deben ejercer nuestros funcionarios del Servicio Exterior, se debe
34
dar Cumplimiento a las disposiciones que sobre la materia establecen la Ley del
Registro Público y del Notariado, además del Reglamento de Notarías Públicas.
Concepto de instrumento público
Son instrumentos públicos aquellos documentos autorizados, con las
solemnidades legales por Notario Público competente, a requerimiento de parte e
incluidos en el libro correspondiente, y que revela un hecho, acto o negocio jurídico
para su prueba, eficacia o constitución, así como las copias certificadas que ellos
autoricen.
Análisis del concepto:
1.- Documento autorizado con las solemnidades legales, por Notario Público
competente: porque la inobservancia de aquellas o la incompetencia de éstos,
degradan el documento a la categoría de documento privado. El artículo. 1.357 del
Código Civil establece: "Instrumento Público o Auténtico es el que ha sido autorizado
con las solemnidades legales por un Registrador, un Juez u otro funcionario o
empleado público que tenga la facultad para darle fe pública en el lugar donde el
instrumento se haya autorizado". A su vez, el artículo 1.358 señala: "el instrumento
que no tiene la fuerza de público por incompetencia del funcionario o por defecto de
forma, es válido como instrumento privado cuando ha sido firmado por las partes”.
2.- A requerimiento de parte e incluido en el Libro correspondiente: Deberá
formarse el Libro de acuerdo con las formalidades de Ley como son el Tomo Principal
y el Duplicado.
3.- Contienen, revelan o exteriorizan un hecho, acto o negocio jurídico: con esto
se quiere expresar la variedad del contenido del instrumento público.
4.- Para su prueba, eficacia o constitución: porque el contenido del documento
varía y según éste, el fin perseguido por las partes también varía, y por tanto tiene
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consecuencias distintas. Unas veces tiene finalidad probatoria (como el acta que
prueba el hecho que narra), otras veces se determina el efecto en determinado
negocio (inscripción en él registro, ejecución procesal, etc.), y otras para dar vida a un
negocio que por la voluntad de los interesados o por mandato de la Ley no nace hasta
la formación del instrumento (una escritura constitutiva).
5.- Así como las copias certificadas notariales: son éstas consideradas
instrumento público cuando sean expedidas con las formalidades de Ley.
A la Luz de la Ley del registro Publico y del Notariado, en su Articulo 79, debemos
señalar, que define al Documento Notarial como:”Documento Notarial es él otorgado
en presencia del Notario o funcionario consular en el ejercicio de sus funciones, dentro
de los limites de su competencia y con las formalidades de Ley”
Fundamentos de la Función Notarial
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CAPITULO IV
FUNDAMENTOS DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
La declaración legal en la Ley del registro Público y del Notariado, del Notario,
quien ejerce la función notarial ,como órgano de Jurisdicción Voluntaria, contemplada
en el Articulo 70 , lo que hace es reforzar la opinión que sostenía que no existe
diferencia valorativa entre las declaraciones de fé pública que emiten los Notarios,
respecto de las situaciones jurídicas en que intervienen, y las declaraciones que dictan
los jueces en los procedimientos de jurisdicción Voluntaria, puesto que ambas tienen
igual valor presuntivo, de buena fé y de veracidad, hasta prueba en contrario ( Articulo
898 del Código de Procedimiento Civil), debemos agregar que la Función Notarial
contempla:
a) Los actos, contratos y documentos notariados se desarrollan y cristalizan
documentalmente en un ambiente de total normalidad dentro de la sociedad; pero un
documento falso, inexacto o imperfecto, constituye un peligro para el tráfico jurídico
por el perjuicio que puede ocasionar a las partes y a la sociedad en general creando
una apariencia que no responde a la realidad.
Tal probabilidad debería quedar minimizada con la intervención del Notario Público
tanto en la configuración del negocio como en su contenido documental por la
preparación jurídica especializada, su imparcialidad profesional y por la
responsabilidad de su actuación.
El documento notarial goza por tanto, de la fe pública impuesta por el Estado, la
cual da credibilidad y lo presume por cierto una vez autenticado por el fedatario del
Derecho, es decir, por el Notario Público.
b) Es en este sentido que la función notarial esta destinada a dotar de
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documentación especial, pública y privilegiada a los actos y contratos, y a los negocios
jurídicos que le son presentados para su debida autenticación. La actuación del Notario
Público, es considerada en el mundo como creadora de formas públicas y
documentadotas.
SECCIÓN PRIMERA
La Función Notarial
Estando en pleno conocimiento que la función notarial debe ser punto de estimulo
para su estudio, ya que pudiera implicar actos Cuasi-Jurisdiccionales entendido estos
desde sus antecedentes históricos y lo más reciente en sentencia de nuestro ilustre
Tribunal Supremo de Justicia en Sala Constitucional en el caso de C.V.J. Siderúrgica
del Orinoco C.A. SIDOR (s. S.C No. 438, del 04-04-01, que señala:
“Existen procedimientos administrativos donde la Administración cumple una función equivalente a la del juez para resolver la controversia entre dos partes. Por ello se ha denominado a los actos que resultan de dichos procedimientos como actos cuasi-jurisdiccionales...En tales actos, la Administración, en sede administrativa, no actúa como parte en el procedimiento decidiendo unilateralmente sobre derechos que le son inherentes, sino que actúa en forma similar a la del juez, dirimiendo un conflicto entre particulares y cuya decisión está sometida al posterior control en sede judicial...Es pues indudable que el acto administrativo que resulta de dichos procedimientos de tipo cuasi-jurisdiccional, crea derechos u obligaciones tanto para la parte recurrente como para aquélla o aquéllas que, tal como consta en el expediente administrativo, estuvieron efectivamente presentes en el procedimiento del cual resultó el acto impugnado”.
Esta investigación fue dirigida desde el punto de vista al conocimiento de la
función notarial como ya referimos o la Función Notarial como sustituto de la
Jurisdicción Voluntaria, y al efecto, históricamente, la consideración o tratamiento
doctrinario de los Notarios como órganos de Jurisdicción Voluntaria tiene su origen en
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la atribución que se les hizo a partir de 1952, de la competencia que tenían los jueces
de declarar autenticados los documentos que se le presentaran y que se leyeran en su
presencia por el otorgante, que les conferían los Artículos 790 y 791 del Código de
Procedimiento Civil de 1916. En efecto, la autenticación de documentos formaba parte
de los llamados procedimientos especiales no contenciosos previstos en este código
últimamente citado ( parte segunda, Titulo IV) y, de los procedimientos de Jurisdicción
Voluntaria en el Código Vigente( Libro cuarto, Parte Segunda) A ello contribuía también
la Facultad que se reconocía a los Notarios de solicitas auxilio de la Fuerza Pública
para el Buen desempeño de su Cargo( Reglamento del 11.11.98 Articulo 6). Todo lo
cual ya lo dilucidamos y sabemos que la Función Notarial a cargo de un Notario es un
Órgano de Jurisdicción Voluntaria que sólo puede actuar a solicitud de parte
interesada. Además este estudio de la Función Notaria propiamente dicha, creemos
hizo posible que resultara un instructivo actualizado de trabajo para su labor diaria que
ponga al alcance de cualesquier interesado las normas y procedimientos de más
frecuente uso, acompañada en su caso por el texto de las Legislaciones, Resoluciones,
Circulares, todo lo relacionado con la competencia actual que le son autorizadas a los
Notarios Públicos en el ámbito de su jurisdicción para dar fe pública de todos los casos,
hechos y declaraciones que autoricen con tal carácter entre los cuales se encuentran
las inspecciones extrajudiciales. Es sano para la Administración Pública y para el
Estado de Derecho que una adecuada divulgación de las normas y procedimientos que
utiliza en la realización de su actividad reglada. El estudio de esta investigación servirá
de apoyo por cuanto la Ley del registro Público y del Notariado, es relativamente
desconocida por la mayoría de los usuarios de las notarias Públicas pudiendo ser un
compendio técnico y ordenado, útil para el mejor desempeño de la actividad notarial y
para contribuir a que el usuario no quede indefenso ante la interpretación subjetiva del
Notario Público en la aplicación de la norma jurídica y ubicamos jurídicamente la
condición de la función notarial como un acto sustituto de la jurisdicción voluntaria.
La Función Notarial es un servicio público que presta el Estado para garantizar la
seguridad jurídica en los negocios y actuaciones de los particulares y en beneficio de la
colectividad.
Fiel a estos principios por mi experiencia amplia y vasta, se hace necesario
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exaltar el estudio e investigación científica de todas las normas jurídicas que regulan la
actividad notarial, manteniéndolas actualizadas ante la dinámica legislativa que coloca
al país al mismo ritmo de avance del Derecho Notarial Latino.
La función notarial se concreta con la autorización del instrumento público. Pero
tal autorización es el punto final de una labor o un proceso contentivo de una serie de
actos que exigen una actividad funcional complementaria.
Esta actividad funcional exige que el Notario Público deba:
1.- Procesar el instrumento público basándose en el principio de
legalidad.
2.- Autorizar el instrumento público con su firma.
3.- Conservar el instrumento autorizado para que a través del tiempo pueda
conocerse su contenido, para su efectividad.
4.- Expedir copias certificadas del instrumento autorizado a solicitud de parte
interesada.
Características de la función notarial:
a. Se inicia a instancia de parte, es decir, cuando los particulares de modo propio, o
bien por lo establecido en el ordenamiento jurídico existente, lo consideren
necesario o conveniente para su caso en particular.
b. Se realiza generalmente entre partes coincidentes.
c. Se ejerce al servicio de intereses privados, pero nunca en contra del interés público,
ya que sirve directamente para obtener la paz jurídica en la sociedad y consiste en
un servicio público prestado por el Estado.
d. Es una técnica jurídica en contraposición a la administrativa, ya que se requiere la
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interpretación de la voluntad de las partes, su traducción o revisión del lenguaje
jurídico y la debida interpretación y aplicación de la Ley en el caso concreto o real
ante el Notario Público actuante. En todo caso el ordenamiento jurídico señala la
procedencia o no de inscribir el acto para su debida autenticación.
e. Es una función cautelar o preventiva, ya que tiende a tomar las medidas
necesarias para impedir que se produzcan consecuencias distintas al fin
perseguido, y que hagan que desemboque en un conflicto.
SECCIÓN SEGUNDA
De la Oficina Notarial
La Ley del registro Publico y del Notariado, en su Articulo 68, establece que el
Nombramiento de los Notarios estará a cargo del Ministro del Interior y Justicia, y el
Articulo 72 establece quienes no podrán ejercer el Notariado.
Además el Reglamento de Notarías Públicas establece:
1.- Las Notarías Públicas estarán a cargo de un funcionario denominado Notario
Público; quién será de libre nombramiento y remoción del Ejecutivo Nacional, a través
del Ministerio de Justicia. Cuando las circunstancias, a juicio del Ministro, así lo exijan,
este cargo podrá ser provisto mediante concurso.
Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes
condiciones:
a) Ser venezolano, mayor de edad, estar en el libre ejercicio de los derechos
civiles y políticos, observar irreprochable conducta;
b) No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente o
activista político; y
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c) No tener impedimento físico permanente que lo imposibilite para el ejercicio de
las funciones del cargo y poseer, por lo menos, cinco (5) años de experiencia
profesional.
El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro
cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan
de esta disposición los cargos docentes; y los de miembros de comisiones
codificadoras o revisoras de Leyes, Ordenanzas y Reglamentos, que según las
disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados. (Art. 1 del
Reglamento de Notarías Públicas).
2.- Además del Notario Público, cada Notaría Pública tendrá un Jefe de Servicio
Revisor, quién deberá ser abogado; un Oficial Tesorero, un Jefe de Archivo y el
personal subalterno necesario, quienes serán designados por el Ministro de Justicia.
(Art. 2 del Reglamento de Notarías Públicas).
3.- Si en una misma jurisdicción hubiere dos o más Notarías Públicas se las distinguirá
mediante números ordinales. (Art. 5 del Reglamento de Notarías Públicas).
4.- Corresponde a los Notarios Públicos impedir que los abogados, procuradores y
particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos o efectúen
otros trabajos semejantes en los locales de la Notaría. Así mismo, deberán mantener
el orden en la Notaría e imponer a los contraventores las medidas correccionales a que
hubiere lugar. (Art. 6 del Reglamento de Notarías Públicas).
5.- Toda Notaría Pública deberá permanecer abierta durante los días laborables
durante siete horas y media (7 1/2). Cualquier labor extraordinaria que deban cumplir
los empleados será en concordancia con el artículo 41 del Reglamento de Notarías
Públicas.
6.- En las puertas de la Notaría deberá fijarse un cartel donde se indique el teléfono o
dirección donde pueda ser ubicado el Notario Público.
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7.- Deberá igualmente fijarse un cartel indicativo del horario dividiendo éste en horas
de Despacho y horas de Traslado. Las horas de Despacho deberán fijarse en horas de
la mañana, preferiblemente de 8:30 a.m. a 1:00 p.m., horas éstas en las que el Notario
Público presenciará los otorgamientos de conformidad con el artículo 13 del
Reglamento de Notarías Públicas. Las horas de Traslado se fijarán en horas de la
tarde, de 2:00 a 4:30 p.m. a los fines de la autorización de los documentos fuera del
recinto notarial.
8.- El archivo de las Notarías permanecerá abierto a la disposición del público todos
los días hábiles durante seis (6) horas por lo menos.(Art. 4to. del Reglamento de
Notarías Públicas)
9.- Ninguna Notaría Pública podrán trabajar personas que tengan entre sí parentesco
hasta el 4to grado de consanguinidad o 2º de afinidad. (Art. 19 del Reglamento de
Notarías Públicas).
SECCIÓN TERCERA
Administración de la Oficina Notarial
De acuerdo al artículo 22 del Reglamento de Notarías Públicas, una vez aceptada
la actuación, revisado el documento, constatado el carácter con el que actúan los
otorgantes, y exigidos los requisitos y anexos correspondientes; el usuario deberá
presentar el documento por la taquilla de la Notaría, indicando el momento para el cual
requiere el otorgamiento, especificar si desea el otorgamiento en el recinto de la
Notaría, en caso contrario debe indicar la dirección exacta del traslado y la hora del
mismo.
La liquidación de los derechos arancelarios, debe hacerse conforme a lo
estipulado en la Ley de Arancel Judicial, cancelando en el momento de la liquidación y
presentación del documento, el importe de la misma.
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Tales rubros de derechos a liquidar son:
a.- Arancel Notarial
b.- Documento Anticipado c. - Traslado - Transporte d.- Sistema Fotocopiado
e. - Testigos Instrumentales.
Para el control de los ingresos y egresos deberán llevarse en las oficinas
notariales, los siguientes Libros de Contabilidad:
a. - Libro de Presentaciones.
b.- Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos
Arancelarios.
c.- Libro de Diario Mayor.
d. - Libro de Conciliación Bancaria.
e.- Libro de Control de Ingreso y Distribución del Fotocopiado.
Movimiento Diario:
a.- Elaboración de la planilla de derechos arancelarios.
El usuario deberá cancelar el monto de la planilla emitida Firma del Libro de
Presentación.
b.- Preparación del Depósito bancario.
c.- Preparación de la planilla JN-P3.
e. - Asentar el depósito bancario y relación de cheques emitidos en el Libro Auxiliar
de Bancos.
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f- Cerrar el día con los respectivos reportes de cuadre de caja.
Movimiento Quincenal:
1.- Preparación de la nómina del personal: obreros y empleados.
2.- Realizar debidamente las retenciones y luego de deducidas éstas, depositarIas en
sus cuentas correspondientes, como son:
- 4% I.V.S.S
- 1 % Política Habitacional.
- 3% Fondo de Pensiones y Jubilaciones.
- 050%, Paro Forzoso.
- 10% del sueldo básico como aporte a la Caja de Ahorros.
- 10 % Correspondiente al Fondo de Pensiones y Jubilaciones de los Notarios
Públicos, artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
3.- Aportes patronales, deben ser depositados obligatoriamente en las dependencias
correspondientes:
- 9% I. V.S.S.
- 3% Fondo de Pensiones y Jubilaciones.
- 1.70% Paro Forzoso.
- 2% Política Habitacional.
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- 10% Caja de Ahorros, como aporte patronal que será deducido del sistema de
fotocopiado.
- 30% a ser deducido del rubro "traslados" para pagar al Fisco Nacional
(Art. 40 R.N.P).
4.- Bono Vacacional del personal de acuerdo a su fecha de ingreso.
5.- Distribución de los ingresos conforme al artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y
a Circular Nº 0230-344 de fecha 02/12/96 de la Dirección General Sectorial de
Registros y Notarías.
Movimiento Mensual:
1. - Conciliación bancaria.
2.- Elaboración de la planilla EN-l, la cual debe ser enviada al Ministerio de
Justicia durante los cinco (5) primeros días de cada mes.
3.- Cancelación al Banco Central de Venezuela u otro banco receptor de fondos
nacionales durante los cinco (5) primeros días de cada mes, el monto deducido
por concepto de traslado a favor del Fisco Nacional.
4.-. Planilla de cancelación al Fisco Nacional por retención de I.S.L.R deducido al
personal, previa autorización del funcionario. Debe ser cancelado durante los
primeros cinco (5) días de cada mes.
5.- Preparación y cancelación durante los primeros cinco (5) días de cada
mes de: - Pago al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S).
- Paro Forzoso.
- Fondo de Pensiones y Jubilaciones.
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- Fondo de Pensiones y Jubilaciones de los Notarios Públicos.
- Política Habitacional.
- Caja de Ahorro.
6.- Envío de los Oficios a cada institución conjuntamente con la planilla de cancelación
y la respectiva nómina de empleados donde conste el aporte de cada uno de los
funcionarios.
7.- Control de ingreso y egreso del personal a la Caja de Ahorros.
8.- Control de las deducciones y del respectivo pago de préstamo del personal a la
Caja de Ahorro.
9.- Control de ingreso y egreso del personal al Fondo de Pensiones y Jubilaciones.
10.- Control de ingreso y egreso del personal a la Política Habitacional.
11.- Control de ingresos y egresos del personal al I.V.S.S.
- Ingresos forma 14-02.
- Egresos forma 14-03.
- Reposos forma 14-10.
- Cambios de domicilio forma 14-02.
- Ingresos de familiares forma 14-02.
- Permisos no remunerados forma 14-10.
- Notificaciones a Medicina Legal (en caso de accidentes)
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12.- Oficios al Ministerio de Justicia:
- Comunicación y copia del depósito efectuado al I.V.S.S.
- Comunicación y copia del depósito efectuado al Fondo de Pensiones y
Jubilaciones.
- Forma EN-l de relación de gastos de la Oficina Notarial.
- Correspondencia y copia del depósito al Banco Central de Venezuela,
correspondiente al 30% por concepto de traslado.
SECCIÓN CUARTA
Liquidación de Derechos Notariales
La Ley de Arancel Judicial promulgada por Gaceta Oficial de la República de
Venezuela Nº. 4663, Extraordinaria del 29 de diciembre 1993 reformada según
Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº. 4743 del 01 de julio de 1994, regula
los derechos arancelarios y demás emolumentos que se deben cancelar por las
actuaciones cumplidas por los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos y la
recaudación y distribución de tales ingresos. El arancel notarial constituye un ingreso
público que tiene por objeto cubrir los gastos de funcionamiento de las Notarias
Públicas y la remuneración de los funcionarios como un servicio autónomo separado
del presupuesto del Estado. La Ley establece mecanismos que permiten adecuar los
montos a la realidad económica del país y que así a futuro, permitan mantener el valor
real de dichos montos (dictamen Nº HGJT-200-109 de la Gerencia Jurídica Tributaria
de fecha 19 de febrero de 1997).
De conformidad con el articulo 43 de la Ley de Arancel Judicial y la Circular Nº
0230/344, de fecha 2 de diciembre de 1996, de la Dirección General Sectorial de
Registros y Notarias del Ministerio de Justicia, los aranceles deberán en primer
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termino, pagar a los empleados y a obreros que no tengan remuneración
presupuestaria y a cubrir los demás gastos que exija el funcionamiento de la oficina.
Ningún funcionario podrá percibir directa o indirectamente, cantidad de dinero
alguna, por su intervención en actos inherentes a sus funciones. Toda infracción a las
disposiciones de la Ley de Arancel Judicial acarreará las sanciones penales y civiles a
que hubiere lugar.
Los ingresos percibidos por las Notarias Públicas están taxativamente indicados
en la Ley de Arancel Judicial. Por lo tanto, cualquiera otra forma de liquidación y
percepción será ilícita y acarreará responsabilidades a las personas que en ellas
participen. Ninguna actuación en juicio o procedimientos de carácter exclusivamente
penal, laboral o de menores causará arancel, tampoco causaran arancel notarial:
a. - Los efectuados en los procedimientos tendentes a obtener el beneficio de justicia
gratuita.
b.- Los efectuados en los juicios agrarios en los cuales tenga interés, según su propia
manifestación, el Procurador Agrario Nacional.
c.- Los procedimientos relativos a:
- Celebración, oposición y suspensión del matrimonio;
- Los que se refieren a la adopción, legitimación, reconocimiento de hijos,
inquisición de paternidad y constitución o ejercicio de la tutela;
- Los concernientes a la constitución de hogar, incluso los del juicio de oposición
que pudieran surgir;
- Los atinentes a los juicios de privación de patria potestad y a las reclamaciones
de alimento ventilados por ante la jurisdicción especial.
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d. - Los juicios contenciosos y procedimientos de jurisdicción voluntaria en los que las
leyes declaren exenciones de costa, derechos, impuestos y contribuciones. (Ver
Ley Orgánica de la Hacienda Pública, Ley Orgánica de Refinanciamiento
Agrícola, Ley de Política Habitacional).
Los Notarios Públicos no realizarán ninguna actuación, si antes no se han liquidado
ni pagado los derechos y emolumentos establecidos en esta Ley, excepto cuando la
liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuar la actuación (Circular
Nº 0230/332, de fecha 25 de octubre de 1996). Igualmente los ingresos deben ser
depositados diariamente en la entidad financiera de su escogencia, no existiendo
diferencia entre los ingresos diarios con los montos depositados. Se establece además
responsabilidad para el Notario Público Titular en caso de que exista algún faltante en
la Oficina Notarial.
Las Notarías Públicas tienen la obligación de fijar a la vista del público, en avisos
oficiales todas las normas relativas a la única forma de liquidación y percepción del
arancel notarial, emolumentos y sus montos, así como también sus respectivos ajustes
periódicos (Art. 9 de la Ley de Arancel Judicial).
El Ministerio de Justicia , hoy Ministerio del Interior y Justicia, podrá designar uno o
más funcionarios fiscalizadores para que actúen en funciones exclusivamente
relacionadas con la liquidación y percepción de los derechos y emolumentos fijados; de
lo recaudado, el Notario Público deberá enviar los primeros cinco (5) días del mes las
estadísticas (EN-l), a la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del
Ministerio de Justicia.
Los Notarios Públicos deberán estampar el sello de la Notaría en donde se
especifique la fecha de presentación del documento y liquidación de la planilla
correspondiente, el número de la planilla, la fecha en que se fijo el acto de
otorgamiento y el monto de esta.
En las Notarías Públicas se causarán Derechos por las siguientes actuaciones:
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1.- Instrucción de autorización.
2.- Apertura de Testamento. Cuando abierto el testamento resultare que su contenido
sólo se limita al reconocimiento de filiación no se cobrará derecho alguno.
3.- Instrucción de Justificativo.
4.- Instrucción de Títulos Supletorios por documento y su duplicado.
5.- Autenticación de documentos, el original y duplicado.
6.- Documento Autenticado.
7.- Actuaciones para dar fecha cierta a los documentos de Venta con Reserva de
Dominio.
8.- Copias Certificadas mecanografiadas.
9.- Documento anexo o complementario del documento original.
10.- Constitución y Traslado.
11.- Testigos Instrumentales.
12.- Estampar nota marginal.
13.- Servicio y custodia de los instrumentos privados, de conformidad con el artículo
1369 del Código Civil.
14.- Levantamientos de Protesto.
15.- Otras constituciones.
16.- Gastos de transporte de ida y Vuelta de acuerdo a la distancia y el lugar donde
deban constituirse.
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17.- La anticipación en el otorgamiento de los documentos y por los traslados y
actuaciones fuera de la Oficina Notarial.
Para comprobar la corrección y la legalidad de los derechos cobrados el
Ministerio de Justicia, podrá disponer de la revisión de las planillas pagadas cada vez
que lo juzgue conveniente, examinar los expedientes, actuaciones y documentos en los
cuales se causen los derechos, así como realizar todas las averiguaciones que sean
pertinentes.
En las Notarías Públicas se aplicará el producto de los Aranceles:
- A pagar a los empleados y obreros que no tengan remuneración presupuestaria;
- Los gastos de funcionamiento de la oficina.
- Del remanente después de haber deducido los gastos anteriormente mencionados un
cinco por ciento (5%) para el Colegio de Abogados y un cinco por ciento (5%) para el
Inpreabogado.
- Del remanente se deducirá un diez por ciento (10%) para el fondo de previsión social
de Registradores Mercantiles y Notarios Públicos.
- El saldo se distribuirá de la siguiente forma:
a.- Notario Público, treinta y cinco por ciento (35%);
b.- Jefe de Servicio Revisor, quince por ciento (15%); c.-
Jefe de Archivo, dos por ciento (2%);
d.- Escribientes, cuarenta y ocho por ciento (48%).
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SECCIÓN QUINTA
DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LA LEY DE ARANCEL JUDICIAL
1.- Las oficinas notariales deben sujetar sus cobros a lo dispuesto en la Ley de
Arancel Judicial, a tal efecto el artículo 67 ejusdem dispone: A los funcionarios y
auxiliares de la administración de justicia, Registros Mercantiles y Notarías Públicas
así como a los empleados de dichos Despachos, les está absolutamente prohibido:
a. - Liquidar derechos o emolumentos sobre actos o diligencias no determinadas en la
presente Ley como sujetas a imposición arancelaria;
b.- Liquidar derechos o emolumentos en cantidad mayor a la fijada en esta Ley para
cada acto o diligencia;
c. - Percibir por sí mismo, fuera del acto previsto en el artículo 8, dinero en efectivo,
valores o cualquier otra prestación en concepto de liquidación de derechos, de las
partes, abogados o particulares interesados en las actuaciones o diligencias que
causen los derechos arancelarios.
d.- Alterar el orden de presentación de los documentos, actuaciones y demás
solicitudes que deban ser proveídas y evacuadas en ese mismo orden, salvo lo
establecido en el artículo 28 ejusdem.
2.- Toda persona o funcionario público que tenga conocimiento de infracciones a la
presente Ley deberán formular la consiguiente denuncia, según los casos, ante el
Ministerio del Interior y Justicia, a través de la Dirección Nacional de registros y
Notarias y en caso de que el hecho revista carácter penal, ante el Ministerio Público y
demás órganos de instrucción penal, o ante el Fiscal del Ministerio Público, dentro de
los diez días siguientes a la fecha de la misma, sin perjuicio del cumplimiento de lo
establecido en el artículo 4 de la presente Ley (Art. 68 Ley de Arancel Judicial).
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3.- Los funcionarios o empleados que infrinjan las disposiciones contenidas en la
presente Ley, una vez demostrada, serán sancionados con la destitución del cargo.
Contra esta decisión sólo podrá interponerse el recurso contencioso - administrativo de
anulación (Art. 69 Ley de Arancel Judicial).
4.- A los efectos del artículo anterior, la sanción será impuesta por los organismos o
funcionarios que determine la Ley Especial respectiva (Art. 70 Ley de Arancel Judicial).
5.- El representante del Ministerio Público deberá intervenir en toda averiguación que
se abra con ocasión de las infracciones de la presente Ley (Art. 71 Ley de Arancel
Judicial).
6.- Los funcionarios o empleados que omitan la formalidad a que se refiere el artículo
13, serán sancionados por el Juez, Registrador Mercantil o Notario Público respectivo,
con una multa igual al triple de los derechos causados y removidos del cargo en caso
de reincidencia (Art. 72 Ley de Arancel Judicial.).
7.- El funcionario o empleado destituido no podrá formar parte de la Administración de
Justicia, Registro Mercantil o Notarías en los dos próximos años siguientes a la
sanción (Art. 73 Ley de Arancel Judicial).
8.- Los profesionales de la abogacía que participen en la infracción o por cuya causa
hubiere sido cometida, serán sometidos al Tribunal Disciplinario del Colegio de
Abogados de la jurisdicción, a requerimiento del del representante del Ministerio
Público; y los terceros que incurran en la infracción, quedan sujetos a enjuiciamiento
penal conforme a lo pautado en la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio
Público (Art. 74 Ley de Arancel Judicial.).
9.- Las sanciones disciplinarias a que se contraen los artículos anteriores, serán
impuestas sin perjuicio de las responsabilidades en que incurran los infractores
conforme a las disposiciones pertinentes del Código Penal y de la Ley Orgánica de
Salvaguarda del Patrimonio Público (Art. 75. Ley de Arancel Judicial.).
55
10.- Todas las cantidades que conforme a esta Ley recibieron los Jueces, Auxiliares de
Justicia y demás personas mencionadas en sus disposiciones, y que provinieren de los
particulares, no constituyen salario, y no se computarán a los fines de las prestaciones,
indemnizaciones o beneficios laborales que pudieren corresponderles (Art. 79 Ley de
Arancel Judicial).
11.- La Contraloría General de la República ejercerá control, vigilancia y fiscalización
de los ingresos públicos percibidos por concepto de arancel judicial, así como en su
administración.
El antiguo y hoy no existente Consejo de la Judicatura podrá solicitar a la Contraloría
General de la República, cuando lo considere conveniente, la fiscalización y control de
la percepción y distribución del arancel judicial (Art. 80 Ley de Arancel Judicial.).
56
De las Formalidades del Acto Notarial
57
CAPITULO V
DE LAS FORMALIDADES DEL ACTO NOTARIAL
SECCIÓN PRIMERA
Procedimiento
Deben cumplirse los procedimientos y formalidades de conformidad con las leyes
que rigen la materia.
1.- Todos los documentos que ingresen a una Notaría deberán ser revisados y
analizados cuidadosamente por el Jefe de Servicio Revisor (Art. 22 del Reglamento de
Notarias Públicas) para determinar si dichas actuaciones llenan los requisitos legales
pertinentes para ser procesados, se deberá estampar en el documento original un sello
en donde conste la revisión del documento y su conformidad con el mismo y que tuvo a
su vista todos los soportes que son necesarios para el otorgamiento.
a.- La capacidad de las personas para obligarse, su condición de representante de otra
persona natural o jurídica, con la constatación del carácter con el cual actúan;
b.- Las solvencias de los otorgantes con el fisco nacional u otros entes públicos o
privados, cuando así sea requerido expresamente por la Ley y los que comprueben el
pago de impuestos o tasas que sean necesarias para la celebración del acto;
c.- El cumplimiento de los demás requisitos esenciales para la celebración del acto, de
conformidad con la legislación vigente.
2.- El Jefe de Servicio Revisor deberá constatar que no exista prohibición de enajenar o
gravar, dictada por autoridad judicial competente contra alguno de los otorgantes del
58
documento, supuesto en el cual informará al Notario Público, el cual negará el ingreso
del documento.
3.- Una vez aceptada la actuación, el usuario presentará el documento en taquilla,
indicando si se trata de un documento ordinario o anticipado y si requiere traslado, a tal
efecto se procederá al calculo del arancel notarial correspondiente de acuerdo a lo
establecido en la Ley de Arancel Judicial, el usuario procederá a cancelada, no
pudiendo exigirle cantidad alguna distinta a la que consta expresamente en la planilla.
En el cuerpo de la planilla debe constar la fecha, hora y lugar en que tendrá lugar el
otorgamiento y se hará firmar el Libro de Presentaciones por el usuario presentante.
4.- Una vez liquidados y cancelados los derechos notariales el documento se entregará
al Jefe de Servicio quien se encargará de anotarlo en el Libro de Control de Entrada de
Documentos y colocarle el Número y Tomo que correspondan, llevando el control de los
folios que debe contener cada Tomo, los cuales no pueden exceder de doscientos (200)
folios cada uno, luego lo asigna al escribiente, quien se encargará de la elaboración de
las notas de fe y de sacar las copias por el anverso y reverso para la conformación del
Tomo Principal y Duplicado.
5.- El funcionario responsable deberá leer cuidadosamente el documento y elaborar la ~
minuta correspondiente, haciendo una relación sucinta del contenido del mismo, con
indicación del Número y Torno asignado y nombre del escribiente que lo tramitó. La
fecha del otorgamiento quedará pendiente hasta que el acto se realice, oportunidad en
la cual deberá indicarse esta fecha en la respectiva minuta.
6.- Las notas de fe deberán contener: Identificación de la Notaría, fecha de
otorgamiento, nombre del abogado redactor y su número del Inpreabogado, número y
fecha de la planilla de liquidación de los derechos arancelarios, nombres, domicilio,
nacionalidad, estado civil de los otorgantes y cédula de identidad; nombre e
identificación de los testigos instrumental es, Número y Tomo en el cual haya quedado
inserto el documento.
Cuando el documento no vaya a ser suscrito por todos los otorgantes, dentro del
59
texto de la nota de fe deberá hacerse constar dicha circunstancia. Igualmente al pie de
la nota de fe se dejarán las constancias que sean necesarias:
a) En los casos de venta de vehículos deberá expresarse el número y fecha del Titulo o
Certificado de Propiedad; y el titulo de propiedad deberá estar a nombre del Vendedor,
sin embargo, en algunas notarías, se les da curso no solamente de esta manera, sino,
con documentos autenticados donde consten las ventas anteriores (que no deben
exceder de 3 ventas) se hará constar dichas ventas, así como también el contrato de
Venta con Reserva de Dominio, debidamente cancelado, cuando este sea el caso;
b) En los casos de Poderes otorgados por personas jurídicas, se certificarán los
documentos de donde derive su representación, así como también cuando una persona
actúa en representación de otra deberá exhibir el fundamento de su representación;
c) En caso de venta de inmueble que cause el pago de impuesto o en su defecto que
se trate de vivienda principal, deberá hacerse constar al pie de la nota de fe (debe
dejarse copia fotostática de las planillas respectivas para su archivo);
d) Igualmente se -hará constar el pago del impuesto sobre sucesiones, en caso de
enajenación de bienes sucesorales;
e) De cualquier otra circunstancia que sea necesaria certificar;
f) Finalmente en el caso de haberse solicitado el traslado para el otorgamiento del
documento se deberá dejar constancia del lugar y hora en que se efectuó el mismo.
El día y hora fijados para el otorgamiento del documento, todos los otorgantes
deberán estar presentes en el lugar establecido previamente, con cédula de identidad
laminada y la respectiva planilla. Debe dársele estricto cumplimiento a la circular N>
0230/231, de fecha 22-8-1996. Si el acto no se pudiese realizar en la fecha prevista, los
otorgantes podrán suscribir el documento durante un lapso que no exceda de treinta
(30) días continuos, contados a partir de la fecha de la presentación del documento.
Una vez transcurrido ese lapso el documento deberá ser anulado y el usuario no tendrá
60
derecho alguno a la devolución de los derechos cancelados (Art. 30 de la Ley de
Arancel Judicial).
Otorgado el documento se estamparán los sellos oficiales de la Notaria en el lugar
de la firma del Notario Público, en las entre páginas del documento, y se inutilizarán los
vueltos de los folios que estén en blanco, igualmente se estampará un sello con el
nombre del Notario Público y la identificación de la Oficina Notarial donde se realice el
acto, tanto en el documento original como en las fotocopias que formarán los Tomos
igualmente se inutilizarán los Timbres Fiscales.
Seguidamente se le entregará el documento a la persona a cuyo nombre fue
expedida la planilla de liquidación, contra la presentación de ésta a la cual se le
estampará un sello de "entregado". Las fotocopias de los documentos deberán ser
remitidas al archivo para la formación del Tomo Principal y Duplicado, así como también
la minuta contentiva del acto notarial realizado para su inserción en el Libro Diario y en
los Libros Índice (Principal y Duplicado).
SECCIÓN SEGUNDA
De los requisitos
En la presentación de documentos ante el Notario Público, se debe cumplir
previamente con distintos requisitos formales y de fondo, conforme a la normativa que
regula la materia y ajustado al principio de legalidad para proceder a autorizar el
respectivo instrumento público.
1.- IDIOMA: El documento deberá estar redactado en idioma castellano, empleando
en ello estilo claro, puro, preciso, sin frases, ni términos oscuros, ni ambiguos de
acuerdo con la Ley, corno reglas imprescindibles, la verdad en el concepto, la
propiedad en el lenguaje.
2.- EN PAPEL SELLADO: Del valor establecido en la Ley de la materia o en su
defecto en papel tamaño oficio y no exceder en treinta (30) líneas a doble espacio
61
por el frente y de treinta y cuatro (34) por el vuelto y entre dos márgenes de tres
(3) centímetros cada uno con los Timbres Fiscales correspondientes (Art. 31, Ley
de Timbre Fiscal).
3.- VISTO BUENO DE ABOGADO: El documento debe estar redactado y visado por
un abogado en ejercicio, indicando el número de inscripción del Instituto de
Previsión Social del Abogado (INPREABOGADO) Debe darle estricto
cumplimiento a los artículos 5 y 6 de la Ley abogado:
"Artículo 5.- Los Jueces, los Registradores, los Notarios y demás autoridades
civiles, políticas y administrativas sólo admitirán corno representantes o asistentes de
terceros a ahogados-en-ejercicio, en los asuntos reservados a éstos en virtud de la Ley,
sin perjuicio de los dispuestos en las leyes y disposiciones, que regulan las relaciones
obrero-patronales.
Artículo 6.- Los Jueces, los Registradores, los Notarios y los inspectores Fiscales
se abstendrán de protocolizar o dar curso a escrituras contentivas de actos traslativos
o declarativos de la propiedad de bienes, títulos supletorio s, documentos relativos a
constitución o liberación de gravámenes, contratos de cualquier naturaleza, poderes,
documentos que deban inscribirse en el Registro de Comercio, declaraciones de
herencia y en general toda especie de escrituras que versen sobre cualquier derecho,
si dichos documentos no han sido redactados por un abogado en ejercicio.
Cuando se pretenda que un documento redactado en el extranjero surta efectos
en Venezuela, debe ser visado por un abogado en ejercicio en el país.
Si uno de los otorgantes es abogado, o cuando su cónyuge, ascendiente,
descendientes, o hermanos tengan participación directa en el asunto, podrá redactar el
documento aunque no se encuentre en ejercicio."
4.- CONTENIDO DEL DOCUMENTO: El documento presentado no podrá tener
ninguna mención en donde se calumnien o injurien autoridades,' corporaciones o
particulares, o protesten contra las leyes sancionadas, (Art. 18 letra "c" de Reglamento
62
de Notarías Públicas). Los abogados deben redactar el documento de acuerdo a las
declaraciones de voluntad de las partes quienes verificarán que estén ajustados
literalmente al texto que presentan. El Notario dará fe de la comparecencia, fe de
conocimiento, juicio de capacidad, otorgamiento y autorización.
5.- IDENTIFICACION DE LOS OTORGANTES: Se exigirá que el documento contenga
los nombres y apellidos completos de los otorgantes, con su estado civil, nacionalidad,
domicilio y número de cédula de identidad, en caso de personas naturales y las de
aquellos que los representen, si fuere el caso, o la denominación de la persona
jurídica. Deberá tener extremo cuidado cuando se trate de extranjeros, en cuyo caso
se debe dejar constancia del número del pasaporte y tiempo de permanencia en el
país. En aquellos casos cuando el pasaporte no indique el estado civil del otorgante y
el documento se refiera a una venta o poder de disposición, el Notario Público exigirá
que acrediten su estado civil (Circular N°. 0230/304 del 04-10-97).
6. ENAJENACIÓN DE INMUEBLES: Se deberá constatar que el objeto de la
negociación esté claramente expresado y definido; en caso de enajenación de
inmuebles el documento deberá contener el número de Registro de Información Fiscal
(R.I.F.), tanto del enajenante como del adquiriente, los datos del documento registrado
en el cual se consagra la titularidad de la propiedad del mismo y relación detallada de
sus linderos y medidas y demás requisitos que exige la Ley de Registro Público. -
Cuando el precio de venta sobrepase 3.000 Unidades Tributarias, deberá indicarle al
usuario la obligación de cancelar y presentar antes del otorgamiento del documento, la
planilla de retención del Impuesto correspondiente (Art. 80 Ley de Impuesto Sobre la
Renta). En el caso de Vivienda Principal deberá presentarse la correspondiente planilla
de Registro de Vivienda Principal y dejar constancia de ésta en la nota de fe.
En el caso de venta de bienes muebles sujetos a régimen de publicidad tales como
venta de vehículos, naves y aeronaves, maquinarias, etc., el documento deberá hacer
mención del número y demás especificaciones que permitan identificar e individualizar
el bien del cual se trata y anexar los documentos donde conste su procedencia y
titularidad. En el caso de ventas de automóviles se acompañaran las anteriores o
63
sucesivas ventas, deberán presentarse los documentos autenticados que acreditan
tales operaciones, que no deben exceder de 5 ventas, así como el contrato de Venta
con Reserva de Dominio debidamente cancelado. Cuando se trate de venta de
vehículos de alquiler el documento deberá contener la siguiente mención, "las placas no
entraran en la negociación, por ser una concesión del Estado y son intransmisibles". En
las ventas de bienes muebles o inmuebles cuyo valor exceda de CINCUENTA
MILLONES DE BOLIVARES (Bs.50.000.000,00) deberá llevarse la planilla de Registro
de Transacciones y mensualmente se enviará a la sede de la Comisión Nacional Contra
el uso indebido de las Drogas (CONACUID) (CIRCULAR No. 0230/101,de fecha 29-06-
96).
7.- REPRESENTACIÓN DE PERSONA NATURAL O JURÍDICA: Cuando el otorgante
al interesado para su corrección de conformidad con el artículo 22 del actúe en nombre
y representación de una persona natural deberá acreditar ante el Notario Público su
representación. Por lo tanto, el poder debe estar enunciado en el texto del documento y
exhibirlo para su lectura y confrontación. El Notario Público dará fe de ello en la nota de
fe.
Cuando el otorgante actúa en nombre y representación de una persona jurídica,
bien sea como Presidente, Gerente o con cualquier otro cargo que posea las
atribuciones contenidas en el documento Constitutivo Estatutario, deberá enunciarlo en
el documento y exhibir al funcionario los documentos auténticos, gacetas, libros o
registros que acrediten la representación que ejerce.
Si en el texto del documento no se enuncian todos los recaudo s necesarios que
acrediten tal representación, el Notario Público no dará curso al documento y lo
devolverá Reglamento de Notarias Públicas.
8.- PODER OTORGADO EN PAÍS EXTRANJERO: Cuando el otorgante actúe en
nombre y representación por poder otorgado en país extranjero que haya suscrito el
Protocolo sobre uniformidad del Régimen Legal de Poderes para ser utilizados en el
extranjero, deberá llenar las formalidades señaladas en el artículo 157 del Código de
Procedimiento Civil.
64
9.- SUSTITUCIÓN DE PODER: El apoderado que hubiere aceptado el mandato, podrá
sustituirlo de conformidad con el artículo 159 del Código de Procedimiento Civil.
10.- EL MANDATO: Debe examinarse el mandato especial para un negocio o para
ciertos negocios, y el mandato concebido en términos generales que no comprende
más que los actos de administración. Para poder transigir, enajenar, hipotecar o
ejecutar cualquier otro acto que exceda de la administración ordinaria, el mandato debe
ser expreso. Ver artículos 1.684 al 1.691 del Código Civil.
Cuando el poder sea otorgado a nombre de una persona natural o jurídica, o fuere
sustituido por el mandatario, el otorgante deberá enunciar en el poder y exhibir al
funcionario los documentos auténticos, gacetas, libros o registros que acrediten la
representación que ejerce. El funcionario que autorice el acto hará constar en la nota
respectiva los documentos que se exhiban, con expresión de sus fechas, origen o
procedencia y demás datos que concurran a identificados, sin adelantar ninguna
apreciación o interpretación jurídica de los mismos (Art. 155 Código de Procedimiento
Civil).11.- LA JUSTICIA GRATUITA: La justicia se administrará gratuitamente a las
personas a quienes el Tribunal o la Ley concedan este beneficio de conformidad con el
artículo 175 del Código de Procedimiento Civil.
12.- EN LA SOCIEDAD DE COMERCIO: Referida a la venta de acciones de
compañías, cuotas de participación ó ventas de fondo de comercio, se exigirá como
requisito previo al otorgamiento, la planilla de pago de impuestos de acuerdo al
siguiente esquema:
RESIDENTE NO RESIDENTE DOMICILIADA NO DOMICILIADA
Numeral 18
Actividades realizadas, las cantidades que se paguen por la adquisición de fondos de comercio 3% 34% 5% 5%
Numeral 21
Actividad realizada. a: Las cantidades que paguen las personas naturales o jurídicas. b.- Por enajenación de acciones o cuotas de participación de sociedades de comercio constituidas y domiciliadas en el país, cuando dicha enajenación no se efectué a través de la bolsa de valores cualquiera sea su adquiriente
3% 34% 5% 5%
f)
65
y en general cualquier solvencia de los otorgantes con el Fisco Nacional u otros entes
públicos ó privados, cuando así sea requerido expresamente por la Ley y los que
comprueben el pago de impuestos o tasas que sean necesarias para la celebración del
acto.
13- VENTA DE BIENHECHURÍAS: En los casos de ventas de bienhechurías
construidas sobre parcelas propiedades del Instituto Agrario Nacional, deberá
acompañarse la correspondiente autorización (Art. 41 de la Ley Orgánica de' Tribunales
y Procedimientos Agrarios).
14.-EN LA VENTA DE INMUEBLES ADJUDICADOS POR EL INSTITUTO NACIONAL
DE LA VIVIENDA (INAVI): Deberán acompañar el documento mediante el cual este
organismo conviene en la venta. De no presentar la autorización se negará la entrada
del documento:
"Artículo 16.- El Instituto Nacional de la Vivienda tiene derecho de preferencia para
readquirir los inmuebles que haya vendido en cumplimiento del objetivo fundamental
que le asigna esta Ley dentro de los veinticinco (25) años siguientes a la operación de
compra - venta.
A tal efecto, el comprador interesado en vender el inmueble adquirido lo notificará
al Instituto, a fin de que éste, dentro de los noventa (90) días siguientes a contar de la
fecha de la notificación, ejerza el derecho aquí establecido o entregue al interesado
constancia de que no esta dispuesto a ejercerlo.
Artículo 17.- El Registrador no protocolizará documento alguno de enajenación de
inmuebles a que se refiere el artículo anterior, si no le fuere presentada la constancia
escrita de que el referido Instituto no tiene interés en la correspondiente readquisición.
La protocolización en contravención de lo dispuesto en este artículo se tendrá como no
hecha. "
66
15-DERECHOS SUCESORALES: Los documentos que tengan por objeto un acto
de disposición de derechos sucesorales, deberán acompañarse con la
correspondiente planilla de liquidación de derechos sucesorales, la solvencia
emanada del SENIAT ó en su defecto, la autorización de la venta emanada de dicha
institución (Art. 45 Y 51 Ley de Impuesto Sobre Sucesiones, Donaciones y demás
Ramos Conexos) y darle cumplimiento a la Circular N° 0230/4421, de fecha 26-08-
92, emanadas del Ministerio de Justicia, la cual es del tenor siguiente: en virtud de la
entrada en vigencia a partir del 1 de junio de 1992, de la Resolución N°. 012 de
fecha 11-03-92, dictada por la Dirección General Sectorial de Rentas del Ministerio
de Hacienda, reglamentado el artículo 36 de la Ley de Impuesto Sobre Sucesiones
Donaciones y demás Ramos Conexo s, publicada en la Gaceta Oficial de la
República de Venezuela N° 34.931 de fecha 26-03-92, estableciendo la
autoliquidación y pago de Impuestos Sucesorales, se hace del conocimiento de los
Juzgados, Notarías y Registros, que en virtud del contenido de la misma estos
organismos solamente están obligados a exigir, a los fines de la verificación del
cumplimiento de las obligaciones fiscales, la presentación de la respectiva
declaración de herencia debidamente sellada por la Administración de Hacienda
respectiva, la forma de pago debidamente cancelada y el certificado de solvencia
expedido por dicha administración. Para el caso que la declaración de herencia no
cause impuesto, deberá exigirse únicamente copia de la declaración de herencia
debidamente sellada por la Administración de Hacienda correspondiente, y el
certificado de solvencia expedido por la misma. Igualmente se le hace saber que en
caso de sucesiones abiertas antes del 01-06-92, que no hubieren presentado la
declaración de herencia correspondiente antes de dicha fecha, o en los casos de
declaración de herencia complementaria, abiertas originalmente con anterioridad a
esa fecha, queda también sujeta a las normas de procedimiento previstas en la
citada ~ Resolución. Atentamente ONEXIMO GARNICA PRATO, Director General
de Rentas (E)”
16- DONACIÓN: Cuando el documento se refiere a una donación deberá exigirse el
pago del impuesto respectivo, si el valor de ésta excediere de Bs25.000,oo (Art.66
numeral 3 Ley de Impuesto sobre Sucesiones Donaciones y demás Ramos Conexos).
67
De conformidad con el Decreto N°. 2001 de fecha 20 de agosto de 1.997, se exonera
del Impuesto Sobre Donaciones establecido en el artículo 67 de la Ley de Impuestos
sobre Sucesiones, Donaciones y demás Ramos Conexos:
"Artículo 1: Se exonera del Impuesto sobre Donaciones establecido en el artículo 57
de la Ley del Impuesto sobre Sucesiones, Donaciones y demás Ramos Conexos:
1.-Las entidades públicas cuyo objeto primordial sea de carácter científico,
docente, artístico, cultural, deportivo, recreacional o de índole similar.
2.-Los establecimientos privados sin fines de lucro que se dediquen principalmente
a realizar actividades de carácter científico, docente, artístico, cultural, deportivo,
recreacional o de índole similar, así como los que se dediquen a realizar actividades
benéficas, asistenciales, de protección social o con destino a la fundación de
establecimientos de la misma índole o de cultos religiosos debidamente inscritos por
ante la Dirección de Cultos del Ministerio de Justicia.
Para tener derecho a la exoneración prevista en este artículo, los cultos religiosos
deberán estar acreditados ante el Ministerio de Justicia.
Artículo 2: Se exonera del Impuesto sobre Sucesiones y Legados establecido en la
Ley del Impuesto sobre Sucesiones, Donaciones y demás Ramos Conexos, a los
establecimientos privados sin fines de lucro que se dediquen principalmente a realizar
actividades benéficas asistenciales o religiosas.
Artículo 3: Las personas jurídicas a las que se refieren los artículos 1, numeral 2 de
este Decreto deberán destinar a la realización de sus actividades el setenta y cinco por
ciento (75%) de sus ingresos, a los fines del goce de la exoneración en ellos prevista.
Artículo 4: Para gozar de la exoneración establecida en el presente Decreto, los
representantes de los establecimientos y entidades privadas sin fines de lucro,
señalados en los artículos 1 y 2, deberán:
68
a) Informar a la Administración Tributaría cada una de las transmisiones efectuadas
a su representada dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de otorgamiento
del instrumento de propiedad del bien transmitido o de la entrega real, si fuere el caso.
b) Probar a la Administración Tributaria que su representada reúne las condiciones
para disfrutar de la exoneración.
c) Los establecimientos de cultos religiosos deberán además acompañar la
constancia de estar acreditados ante el Ministerio de Justicia.
Artículo 5: La exoneración a que se contrae este Decreto será por tiempo
indefinido. "
17.- ACTOS QUE EXCEDEN DE LA SIMPLE ADMINISTRACIÓN: Cuando el
documento contenga actos que excedan de la simple administración de bienes,
propiedad de menores de edad, incluyendo contratos de arrendamiento o anticresis que
excedan de tres (3) años o recibir la renta anticipada por más de un año, debe exigirse
y acompañarse la autorización expedida por el Juez de Menores (Art. 267 Código Civil).
En caso del menor emancipado se requerirá la asistencia de uno de sus progenitores o
el nombramiento de curador especial o la autorización del Juez competente cuando
realizare un acto que exceda de la simple administración (Art. 383 Código Civil).
18.- DISOLUCIÓN DE LA COMUNIDAD CONYUGAL: Cuando se trate de un acto de
disposición de un bien que haya formado parte de la comunidad conyugal, cuyo vínculo
se haya disuelto por divorcio, deberá ser presentada la correspondiente sentencia
registrada y documento de liquidación de la comunidad conyugal, en la cual conste que
el bien en cuestión le fue adjudicado al enajenante.
19- BIENES ADQUIRIDOS ANTES DEL MATRIMONIO: Cuando se trate de ventas de
bienes adquiridos antes del matrimonio, el cónyuge propietario del bien tiene la libre
administración y disposición del mismo, haciéndose constar en el documento la fecha
de celebración del matrimonio, previa presentación de la respectiva acta de Matrimonio.
69
20.- BIENES PROPIOS DE LOS CÓNYUGES: Deben verificar en la venta de bienes
muebles e inmuebles, si los mismos son bienes propios de uno de los cónyuges y que
esté enunciado en el texto del documento de conformidad con el artículo 151 del
Código Civil.
21.- DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA COMUNIDAD CONYUGAL: Por
separación de cuerpos y bienes, se deberán acompañar en caso de enajenación de
bienes muebles o inmuebles, el respectivo Decreto de Separación de Bienes y de
Cuerpos emanada del Tribunal competente y debidamente protocolizado ante el
Registrador Subalterno de la Jurisdicción.
22.- CAPITULACIONES MATRIMONIALES: Cuando se trate de venta de bienes por
parte de cónyuges, que estén bajo el régimen de capitulaciones matrimoniales, deberá
presentar el documento debidamente protocolizado ante el Registro Subalterno de la
Jurisdicción competente (Art. 143 del Código Civil).
23.- BIENES GANANCIALES: Se requerirá del consentimiento de ambos cónyuges
para enajenar a título gratuito u oneroso o para gravar bienes gananciales, cuando se
trate de bienes inmueble s, derechos o bienes muebles sometidos a régimen de
publicidad, acciones, obligaciones y cuotas de compañías, fondos de comercio, así
como aportes de dichos bienes a sociedades (Art. 168 del Código Civil). También es
necesario el consentimiento de ambos cónyuges para el caso de arrendamiento de
bienes de la comunidad conyugal cuya duración exceda de dos (2) años y en los
contratos de opción de compra - venta, ya que, nacen derechos y obligaciones para las
partes y se debe proteger al contratante de buena fe. Igualmente se requiere del
consentimiento del otro cónyuge, cuando se disponga de un bien propio a titulo gratuito
o cuando renuncie a herencias o legados (Art. 154 del Código Civil).
24.-COMPRA DE INMUEBLE S POR EXTRANJEROS: Cuando se trate de extranjeros
que pretendan adquirir la propiedad u otros derechos sobre bienes inmuebles en el
territorio definido como Zona de Seguridad, se requerirá la autorización del Ejecutivo
Nacional por órgano del Ministerio de la Defensa (Art. 16 de la Ley Orgánica de
Seguridad y Defensa). Ver apéndice de Zonas de Seguridad Fronteriza.
70
25.- FIRMANTE A RUEGO: Es necesario señalar que en la Ley del registro Público y
del Notariado Articulo 81 establece una innovación en el sentido de que el otorgante
que estuviere impedido para suscribir un documento notarial con su firma, lo hará a
ruego o estampará su huella digital al pie del documento y el Notario dejará constancia
en el acto, lo que nos permite interpretar que solo basta que estampe su huella digital o
un rogado
26.- VENTA EN MONEDA EXTRANJERA: Cuando el documento contenga mención en
moneda extranjera, deberá indicarse su contravalor en bolívares, salvo que el
documento vaya a surtir efectos en el extranjero. (Art. 97 Y 98 Ley de Banco Central)
27.- PROHIBICIÓN DE CONTRATAR: En cuanto a la capacidad de las personas debe
acatarse 10 dispuesto en los artículos 1.144, -1.171 Y 1.482 del Código Civil que
prohíben contratar consigo mismo cuando se actúe como representante de otro, lo cual
ha sido ratificado por la Jurisprudencia en sentencia de la Corte Suprema de Justicia
(Sala de Casación de fecha 31.03.93), "Sentencia del 31 de marzo de 1993 (C.SJ. -
Casación) F. Lares y otros contra Transporte Esparta Nueva C.A. y otros. Prohibición
de los administradores de una compañía de vender un inmueble en nombre de ésta y
adquirirlo a título personal. En el juicio de nulidad de un contrato de compraventa
intentado por los ciudadanos..... , contra la empresa mercantil... Recurso por Infracción
de Ley. Único. De conformidad con el ordinal 2° del artículo 313 del Código de
Procedimiento Civil, se alega, por errada interpretación y falsa aplicación, la violación
del ordinal 3° del artículo 1482 del Código Civil; la falsa aplicación del artículo 1171
ejusdem; y por falta de aplicación, la de los artículos 1352 del Código Civil, 269 del
Código de Comercio y 12 del Código de Procedimiento Civi1. ..... : El denunciado
artículo 1171 del Código Civil establece: “.... Ninguna persona puede, salvo disposición
contraria de la Ley, contratar consigo mismo en nombre de su representado, ni por
cuenta propia de otro, sin la autorización del representado. En todo caso, éste puede
ratificar el contrato". La sentencia recurrida decidió al respecto, de manera escueta y
simple, que la nulidad que invocan en el presente caso los actores es de carácter
relativo; que el negocio fue ratificado por la sociedad mercantil mediante documento
notariado de fecha 6 de abril de 1984 y en asamblea extraordinaria celebrada El 18 de
71
marzo del mismo año, por 10 cual los artículos mencionados no pudieron haber sido
violados. La Sala comienza por observar que esta cuestión es de tal importancia en el
proceso, y también de tal trascendencia general, que ella no es para ser decidida con
criterio tan simplista y casuística como lo resolvió la recurrida. Y porque el contenido del
negocio jurídico cuestionado, se enlaza, además con el artículo 296 del Código de
Comercio, que dispone que en caso de intereses contrarios entre los de la compañía y
de los administradores de la misma, éstos deben manifestado así a los demás
administradores y abstenerse de intervenir en las deliberaciones sobre la materia .....
Puede establecerse, primeramente, que antes de que el negocio de compraventa se
perfeccionara, entre la empresa mercantil vendedora y los adquirientes, existía sólo
una relación mercantil directa y simple entre éstos, porque ciertamente, para el instante
de la enajenación de los tres lotes de terreno, aquéllos eran órganos de está última,
porque ejercían los cargos de Presidente y Administradora General de la citada
sociedad. Sin embargo, esa situación jurídica cambió al enajenar los inmuebles
invocando el carácter de órgano de la sociedad, ya que por medio de dicho contrato se
consumó la vinculación simultánea de personas naturales que al propio tiempo ejercían
la representación de la sociedad mercantil vendedora y a la cual hasta entonces
aquéllos habían sido absolutamente extraños, formándose así desde ese instante, una
nueva relación con efectos jurídicos distintos a los existentes. Por tanto, la compra-
venta vino a constituir a en parte de una relación jurídica de la cual habían sido hasta
entonces absolutamente extraños. Esa venta, que erigió a la sociedad mercantil y a sus
representantes en acreedores y deudores al mismo tiempo, fue obra de ellos mismos,
actuando como órgano de la misma compañía, y tal negocio jurídico fue llevado a cabo
precisamente por ello, en su propio y exclusivo beneficio personal, ya que son los
únicos propietarios de los tres lotes de terreno que habían sido propiedad de la
empresa. Salta, pues, a la vista el evidente conflicto y oposición de intereses entre
quienes eran órganos de la empresa mercantil vendedora, por una parte; y ellos
mismos y adquirientes de los inmuebles, actuando esta vez como personas naturales.
Tal hecho lo obligaba a abstenerse de intervenir eh el asunto, no solo obedeciendo a
las más elementales consideraciones de delicadeza y ética en el ejercicio de su
representación, sino por virtud de la prohibición expresa contenida en el artículo 1171
del Código Civil, porque esta prohibición, en concepto de la Sala, es enteramente
72
aplicable al caso de autos. A mayor abundamiento, según los hechos de la recurrida, a
los cuales debe atenerse la Sala dada la índole de la denuncia, si ciertamente la
empresa mercantil ratificó el negocio jurídico celebrado por sus órganos, la recurrida ha
debido examinar cuidadosamente el "quórúm" válido no sólo para celebrar las
asambleas de la empresa, sino para resolver en ellas el asunto de la ratificación del
negocio jurídico ya culminado, porque conforme lo expresa la recurrida, solamente
concurrieron a dicha asamblea los ciudadanos .... , quienes son socios mayoritarios de
la empresa porque poseen en ella el cincuenta y siete por ciento (57%) de su capital
social; y ellos debían de abstenerse de intervenir en las deliberaciones sobre la materia
de la compra venta, según lo señala claramente el artículo 269 del Código de
Comercio. En consecuencia, el basarse la recurrida en una doctrina opuesta al
contenido jurídico y ético del artículo 1171 del Código Civil, y al dejar de aplicar el
contenido claro y preciso del artículo 269 del Código de Comercio, la sentencia
recurrida incurrió en errónea aplicación de aquel y en falta de aplicación de éste.
Así se declara Exp.: N. 90-672".
28.- VENTA DE ARMAS: Se debe dar estricto cumplimiento a la Circular emanada de
la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías N° 0230-05 de fecha 1001-97.
29.- Cuando se presente Poder o Documento otorgado ante un Cónsul de la República
de Venezuela, no será necesario legalización alguna (Art. 50 Ley Orgánica del
Servicio Consular). Se copia textualmente el Aviso Oficial referido:
"República de Venezuela. Ministerio de Relaciones Exteriores. Dirección general sectorial de relaciones consulares. A viso oficial. De conformidad con las disposiciones contenidas en los ordinales 9 y 13, artículo 25, de la Ley Orgánica de la administración central, se hace del conocimiento de las personas interesadas que la intervención del despacho de relaciones exteriores en materia de legalización de firmas, sólo se produce respecto de la firma de los Ministros del Ejecutivo Nacional y de los altos funcionarios que actúen por delegación expresa de aquellos, en documentos otorgados en el país que deban producir efectos en el exterior y de los funcionarios extranjeros que deban producir efectos en la república. Por
73
lo tanto, el ministerio de relaciones exteriores se abstendrá, a partir de esta fecha de legalizar las firmas de los funcionarios diplomáticos y consulares de la república, por cuanto esas firmas son auténticas en todo el territorio nacional y no requieren legalización alguna para surtir efectos legales en Venezuela. Miguel Ángel Burelli Rivas. Ministerio de relaciones exteriores. Caracas, 10 de abril de 1.997".
30.-EXEQUATUR: Cuando sea presentada sentencia extranjera debe exigirse el pase
de la sentencia o Exequatur para que tenga fuerza ejecutoria en Venezuela. (Art. 850 al
858 del Código de Procedimiento Civil).
31.- EL MATRIMONIO EXTRANJERO QUE SE DOMICILIARE EN VENEZUELA,
deberá presentar, dentro del primer año de su venida al país, a la Primera Autoridad
Civil de la Parroquia o Municipio respectivo, copia legalizada del acta d~ matrimonio
para su inserción en los Libros de Registro Civil (Art. 109 del Código Civil).
32.-ACTA DE DEFUNCIÓN: Cuando sea presentada Acta de Defunción expedida por
funcionario extranjero, deberá estar legalizada ante el Cónsul de Venezuela en el país
respectivo y traducida al idioma castellano.
33.-TRADUCCIÓN POR INTÉRPRETE PÚBLICO: Cuando se presente para su
autenticación la traducción de un documento, en el encabezamiento de la misma y junto
a los datos identificatorios del Intérprete Público deberá constar el Número y Fecha de
la Gaceta Oficial de la República de Venezuela en la cual conste su designación.
34.- DOCUMENTOS QUE DEBEN SER AUTENTICADOS:
Manifestación de voluntad para ser Venezolano: artículo 33 de la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela:
Las declaraciones de voluntad contempladas en los artículo 33 de la Constitución de
la República Bolivariana de Venezuela, se harán en forma auténtica por el
74
interesado cuando sea mayor de dieciocho años o por su representante legal, si no
ha cumplido esa edad. El Notario Público recibirá el documento y cumplirá con.
todas las formalidades de Ley. Debe indicársele al usuario que se requiere su
protocolización ante el Registro Principal, quién deberá asentarlo en el Protocolo
correspondiente. Es necesaria la actuación del Notario Público por cuánto es el
fedatario del derecho, y a quién le corresponde identificar y determinar la capacidad
del otorgante. Debe estar redactado por un abogado en ejercicio, de conformidad
con los artículos 5 y 6 de la Ley de Abogados y las estampillas correspondientes.
Reconocimiento voluntario de hijos (Art. 217 ordinal 3° y 218 del Código Civil).
Circular N°. 0230/265 del 07-11-97.
Contratos de ventas de vehículos (Ley de Transito Terrestre). Poderes Judiciales
(Art. 151 del Código de Procedimiento Civil).
Documentos Constitutivos de Fianza.
Capitulaciones Matrimoniales (Art. 143 del Código Civil).
Todos aquellos documentos presentados que a criterio del Notario Público,
dentro de su facultad calificativa considere que deben ser autenticados en
resguardo de la Seguridad Jurídica.
36.-DOCUMENTO DE CONDOMINIO: la redacción de documento debe
contener los siguientes requisitos:
Voluntad del propietario de someter el inmueble a la venta por unidades.
Descripción del inmueble y el título inmediato de adquisición.
Descripción de las plantas del edificio y cada unidad vendible con linderos
y medidas.
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Descripción de cosas y áreas comunes.
• Valor global y valores individuales de las unidades vendibles y los porcentajes que
le corresponden a cada una sobre las cosas comunes y la carga de la comunidad.
Gravámenes que pesan sobre el inmueble. En caso de existir gravámenes
debe constar la aceptación expresa del acreedor hipotecario.
• Ver: Ley de Propiedad Horizontal y Ley de Ordenación Urbanística.
37.-URBANIZACIÓN: La redacción del documento debe contener los
siguientes requisitos mínimos:
Voluntad del propietario de destinar el inmueble a la enajenación por parcelas.
Denominación del Parcelamiento y características.
Relación cronológica de los títulos de adquisición (tradición legal por veinte
años).
Porcentaje que representa el valor fijado a la totalidad.
El número de parcelas en que queda dividido el inmueble y sus
características particulares: Nomenclatura, Superficie, Linderos y Medidas.
Condiciones Generales de Urbanización o Parcelamiento.
Gravámenes y limitaciones que tenga el inmueble y autorización de (los)
acreedor(es) hipotecario(s) de existir hipotecas sobre las parcelas.
Ver: Ley de Parcelamiento y letra "f' del artículo 18 del Reglamento de
Notarías Públicas.
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38.-HIERROS y SEÑALES: se rige conforme a lo previsto en el Decreto que crea el
Registro Nacional de Hierros y Señales, Gaceta Oficial de la República de Venezuela
No.23.855 de fecha 7 de junio de 1.952.
39.- ASOCIACIONES, SOCIEDADES Y FUNDACIONES: para la constitución deberá
ser otorgado ante Notario Público por todos los futuros socios que van a constituir la
sociedad. Las Actas de Asambleas pueden ser presentadas y firmadas por las
personas previamente autorizadas para tales efectos en las Asambleas respectivas.
40.-ASOCIACIONES O COOPERATIVAS (CAJA DE AHORROS, FONDO DE
AHORROS): deben estar sometidas a las regulaciones de la Superintendencia de la
Caja de Ahorro del Ministerio de Hacienda y a la normativa establecida en la Ley de
Asociaciones y Cooperativas. Por 10 tanto deben estar acompañadas de las
respectivas autorizaciones otorgadas por la Superintendencia de la Caja de Ahorros.
41.-LEGITIMACIÓN DE CAPITALES: se debe dar cumplimiento a 10 pautado en 'el
artículo 219 de la Ley de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas, y la Circulares
N°. 0230/1220 del 22-04-94 y 0230/380 del 02-02-95, emanada de la Dirección General
Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. Debe exigírsele al Notario
Público como garante del principio de legalidad, debe sujetar su actuación al
ordenamiento jurídico vigente, dar seguridad y confiabilidad del estado de derecho
existente. Debe ser diligente y pulcro en su actuación, debe comportarse como un
buen padre de familia, en respaldo de la seguridad colectiva.
LISTA DE PAÍSES CON LOS CUALES EXISTEN CONVENIOS DE SUPRESIÓN DE VISAS DE TURISTA
Alemania Gran Bretaña San Cristóbal (San Kitt) Andorra Grenada Santa Lucia Antigua Irlanda San Marino Barbados Italia San Vicente y Granadinos I Bélgica Islandia Suecia Belice Jamaica Suiza
I Brasil Liechtenstein Taiwan I Granada Lituania Trinidad y Tobago I Costa Rica Luxemburgo Argentina
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I Dinamarca México Chile Dominica Mónaco Portugal España Nevis Uruguay Estados Unidos Noruega Paraguay Finlandia Nueva Zelandia Japón Francia Países Bajos MalasiSur Aftica
1.- Permite una entrada hasta por 90 días.
2.- No permite el ejercicio de actividades lucrativas o remuneradas.
SECCIÓN TERCERA
Del otorgamiento
El otorgamiento debe considerarse un "Acto Solemne" en el cual, una vez revisado
el documento correspondiente, acuden los otorgantes el día y hora previamente fijados,
a fin de prestar su consentimiento al texto leído u oído. Este acto solemne en que la
prestación del consentimiento tiene lugar, se llama "Otorgamiento". Se puede
considerar parte de la escritura, a saber, aquella en que después de las estipulaciones
o disposiciones se narra la escena antes descrita, al declarar que "su contenido es
cierto y mía la firma que lo autoriza".
El otorgamiento dota al documento público de sus efectos. La lectura del
instrumento, la presencia de los testigos, la instrucción de advertencias y reservas, son
algunas de las garantías de que el Derecho rodea al instrumento, y que le dan a éste
una fuerza que lo distingue del documento privado.
Unidad del acto:
Para que nazca un instrumento público se requiere la realización de un proceso o
conjunto de fases que podemos agrupar en dos períodos: el preparatorio que consiste
en la manifestación de voluntad, el asesoramiento del Notario Público a las partes
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intervinientes y la presentación de la escritura; y el período definitivo consistente en la
lectura del texto redactado, la conformidad manifestada por las partes comparecientes,
la cual es corroborada por la suscripción y autorización del instrumento realizada por el
Notario Público correspondiente.
La mayoría de las legislaciones, exigen la unión de todos los momentos indicados,
que comienza con la manifestación de voluntad de suscribir el documento, y culmina
con la autorización, que con su firma realiza el Notario Público.
En nuestra legislación, se exige que el acto de otorgamiento se efectúe en un solo
acto, es decir que es requisito indispensable que el instrumento sea suscrito por las
partes y autorizado éste por el Notario Público, no permitiendo así que en forma
indistinta se presenten las partes a suscribir la escritura. De ser esto posible, quedarían
inciertas la fecha de suscripción del documento, ya que si las partes intervinientes lo
hicieren en momentos distintos, quedaría duda al respecto de la fecha cierta del mismo.
Pudiese darse el caso de otorgamientos sucesivos cuando las partes intervinientes
acceden a firmar en sitios o lugares distintos, caso en le cual se cerrará el documento y
se presentará en la fecha subsiguiente en la que corresponderá a la otra u otras partes
firmar el instrumento respectivo. De eso se dará fe en el instrumentó en la nota
respectiva.
Si el documento no fuere otorgado el día de su presentación o en la fecha
señalada, deberán revisarse nuevamente las medidas de prohibición de enajenar y
gravar, a los fines de determinar si durante el" tiempo transcurrido entre la presentación
y el acto de otorgamiento, se hubiese implantado alguna medida que imposibilite la
firma de alguno de los otorgantes, en cuyo caso no se otorgará el documento y se
anulará por prohibición expresa del órgano correspondiente. (Circulares N. 0230/2391,
0230/231 Y 0230/268 del 30-4-93,22-8-96 Y 7-11-97).
Formalidades para el acto de otorgamiento:
El día y la hora del otorgamiento o cuando se hagan presentes los otorgantes y en
un lapso no mayor de treinta (30) días a partir de la fecha de presentación del
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documento; deberán estar todos presentes para dar cumplimiento a la unidad del acto
notarial, presentarán la planilla de derechos arancelarios correspondiente debidamente
cancelada, y en presencia del Notario Público se procederá al acto de otorgamiento
así:
1.- Llegado el momento del otorgamiento el Notario Público verificará que en el
documento a otorgarse se haya dado cumplimiento a todas las formalidades legales.
Se leerá el documento en voz alta y se confrontarán las copias con el original, en caso
de adolecer de errores salvables se hará constar por el Notario Público, en caso
contrarío se suspenderá el otorgamiento y se anulará por error sustancial, indicando en
que consiste.
3.- El otorgante u otorgantes acreditarán su identificación con la presentación de la
cédula de identidad laminada o en su defecto debe cumplirse con los medios de
identificación señalados en la Ley de Registro Público. Se fotocopiará la cédula de
identidad o el pasaporte y se agregará al cuaderno de comprobantes según Circular N°.
0230/304 del 04-10-96 emanada de la Dirección General Sectorial de Registros y
Notarias del Ministerio de Justicia. El artículo 341 del Código Penal dentro del capitulo
de los delitos contra la fe pública, dispone que quién falsamente haya atestado ante un
funcionario público o en un acto público, su identidad o estado, o la identidad o estado
de un tercero, de modo que pueda resultar algún perjuicio al público o a los
particulares, será castigado con prisión de tres a nueve meses.
4.- Cuando uno o varios de los otorgantes sean extranjeros se identificaran con los
medios de identificación de conformidad con Ley Orgánica de Identificación y Ley de
Extranjeros.
5.- Cuando se trate de otorgantes diplomáticos acreditados en el país, se identificaran
con su pasaporte o carnet diplomático.
6.- Cuando uno o más de los otorgantes, cualquiera que sea su nacionalidad, se
identifique con pasaporte en el cual no conste su estado civil y la actuación se refiera a
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una venta de inmuebles o muebles sujetos a régimen de publicidad, el otorgante u
otorgantes deberá acreditar su' estado civil .
7.- Deberá dejarse constancia del domicilio y del estado civil de los otorgantes. Cuando
el estado civil señalado en el documento discrepe con el estado civil que conste en el
medio de identificación, se hará la aclaratoria en nota separada con la presentación del
acta de matrimonio, sentencia de divorcio o acta de defunción, según sea el caso.
8.- Los otorgantes deben firmar el documento con los mismos rasgos de la firma que
aparece en su cédula de identidad. Si los otorgantes o alguno de ellos no supiesen o no
pudieren firmar, y tienen rogado, se expondrá en la Nota de Fe, con indicación del
nombre, apellido, estado, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan
firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así.
9.- Igualmente hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes que no
sepan leer.
10.- Consentimiento del sordo - mudo: si el enteramente sordo sabe y puede leer,
prestará el consentimiento, previa lectura propia del Instrumento, y si el Tribunal lo ha
declarado hábil para manejar sus negocio. El ciego de nacimiento, o el que hubiere
cegado durante la infancia, llegados a la mayoría de edad quedará sometido de
derecho a la misma incapacidad, a menos que el Tribunal los haya declarado hábil para
manejar sus negocios. El Código Civil establece:
"Artículo 409.- El débil de entendimiento cuyo estado no sea tan grave que dé
lugar a la interdicción, y el pródigo, podrán ser declarados por el Juez de Primera
Instancia inhábiles para estar en juicio, celebrar transacciones, dar ni tomar a préstamo,
percibir sus créditos, dar liberaciones, enajenar o gravar sus bienes, o para ejecutar
cualquier otro acto que exceda de la simple administración, sin la asistencia de un
curador que nombrará dicho Juez, de la misma manera que da tutor a los menores. La
prohibición podrá excederse hasta no permitir actos de simple administración sin la
intervención del curador, cuando sea necesaria esta medida.
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La inhabilitación podrá promoverse por los mismos que tienen derecho a pedir la
interdicción.
Artículo 41O._oEl sordomudo, el ciego de nacimiento o el que hubiere cegado
durante la infancia, llegados a la mayor edad, quedarán sometidos a la misma
incapacidad, a menos que el Tribunal los haya declarado hábiles para manejar sus
negocios.
Artículo 411.- La anulación de los actos ejecutados por el inhabilitado sin
asistencia del curador, no podrá intentarse sino por éste, por el mismo inhabilitado o
por sus herederos y causahabientes.
Artículo 412.- La inhabilidad se revocará como interdicción, cuando haya cesado la causa que lo motivó”
Ver: C.P.C. 572s. 574 C.C 147 validez de las convenciones matrimoniales.
395 pueden promover la interdicción. 637 incapacidad de testar.
999 aceptación de herencia.
1.144 incapacidad para contratar. 1.442 aceptación de donaciones.
1.582 arrendamiento por más de dos años.
11.- Los testigos instrumentales deben estar plenamente identificados en la nota de fe,
con su nombre y cédula de identidad y deberán firmar con su firma autentica que
aparece en su cédula de identidad.
12.-EI Notario Público firmará al pie de la nota de fe tanto del documento original, como
de las copias respectivas, rubricando cada una de las páginas de la escritura para
mayor seguridad.
13.- El Notario Público verificará la inutilización de los timbres fiscales que cause el
documento, constatando en el caso de presentarse ejemplares adicionales, se haya
82
colocado en estos la nota que los timbres fiscales fueron inutilizados en el documento
original (articulo 35 de Ley de Timbre Fiscal).
14.- Se estampará el sello oficial tanto en la Nota de Fe como en las entre páginas del
documento, de acuerdo a las formalidades, establecidas en la Ley del Registro Público
y del Notariado.
15.- Una vez otorgado se procederá a la entrega del documento a la persona a nombre
de la cual se expidió la planilla de liquidación, estampándole el sello de "entregado".
16.- En caso de documentos reconocidos se seguirá el mismo procedimiento
debiéndose dejar una copia fotostática del documento y de su correspondiente nota de
reconocimiento y se archivará en el cuaderno de comprobantes (Art. 26 del Reglamento
de Notarías Públicas).
De las funciones notariales
SECCIÓN CUARTA
El Archivo Oficial
Una vez otorgado el documento-se remitirán al archivo las copias, para que el Jefe
de Archivo proceda a la formación del Tomo Principal y Duplicado y a su foliatura.
Ambos Tomos deberán contener la correspondiente nota de apertura con indicación de
la fecha, número de tomo y números de folios así como también la nota de cierre que
contendrá la fecha, números de folios utilizados, números de actos que contienen y una
referencia clara del último documento otorgado (Art. 23 del Reglamento de Notarías
Públicas). Estas notas deben ser firmadas tanto por el Notario Público como por
Escribiente Tesorero, cuando este cargo esté vacante se dejará constancia de este
hecho.
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El Jefe de Archivo deberá:
1.- Responder de la seguridad, organización y conservación de los archivos y
documentos.
2.- Llevar inventarios de Tomos empastados y encuadernados.
3.- Llevar inventario del mobiliario y de sellos de la oficina.
4.- Llevar los Libros de Correspondencia Enviada y Recibida con su correspondientes
nota de apertura y cierre debidamente foliados.
5.- Llevar los Cuadernos de Comprobantes, Actas de Sorteo, Copias Certificadas y
demás que el Notario Público considere necesario en su respectiva oficina.
6.- Archivar un ejemplar de los Contratos de Ventas con Reserva de Dominio y Libro de
Registro de éstas, donde se llevará la secuencia numérica de los contratos que se
presenten.
7.- Llevar Libro de Registro de Enajenaciones de Inmuebles sujetas al pago, de
impuestos, Registro de Vivienda Principal, ventas de Fondo de Comercio, ventas de
Acciones de Compañías Anónimas.
8.- Llevar carpeta contentiva de solicitudes hechas a la Notaría, con sus respectivos
Timbres Fiscales inutilizados.
9.- Llevar expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la Notaría.
10.- Llevar el Libro de Actas, donde constarán las separaciones del Notario Público
Titular y designación del Jefe de Servicio Revisor como Notario Público Interino y
cualquiera otra circunstancia.
11. - Estampar las correspondientes notas marginales en el Libro Principal y Duplicado,
de sustituciones o revocatorias de poderes así como las correspondientes a las
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rescisiones de contratos, en las anulaciones de documentos antes del otorgamiento a
solicitud de las partes interesadas, o bien de conformidad con lo establecido en el Art.
30 de la Ley de Arancel Judicial. En aquellos casos en que los documentos objeto de la
revocatoria, anulación, rescisión o resolución hayan sido otorgados en otra Oficina
Notarial, se oficiará en un lapso de 24 horas a la Notaria donde se haya otorgado el
documento origen de tales actuaciones y al Registro Principal de la Jurisdicción
(cuando el duplicado ya se hubiere remitido) todo de conformidad con el artículo 112 de
la Ley de Registro Público y 1.926 del Código Civil.
12.- Elaborar la correspondencia que debe enviar la Notaria.
13.- Elaborar la Copia Certificada y los oficios correspondientes en caso de documentos
donde conste el reconocimientos de hijos.
14.- Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público.
Los Notarios Públicos están en el deber de mostrar a quien interese, los
protocolos, índices, libros, documentos y planos de su archivo, dentro del recinto de la
Notaría, debiendo el Jefe de Archivo ejercer los controles de vigilancia a fin de evitar el
deterioro o desglose de páginas en los libros o tomos.
Al comienzo de cada año deben remitirse los Tomos Duplicados del año anterior a
la Oficina de Registro correspondiente (Art. 28 del Reglamento de Notarías públicas).
SECCIÓN QUINTA
Justificativos para Perpetua Memoria
El Articulo 10 literal "e" del Reglamento de Notarias Públicas atribuye a los
Notarios Públicos la facultad de evacuar Justificaciones para Perpetua Memoria,
declaraciones testimoniales) con excepción de las señaladas en el articulo 937 del
Código Procedimiento Civil.
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Estos justificativos pueden ser:
1.- Justificativos de Soltería con fines matrimoniales (exentos de arancel notarial).
2.- Justificativos para invocar la excepción militar (exentos de arancel notarial).
Una vez oída la declaración de los testigos, dos en el caso de venezolanos y tres si
es extranjero artículo 108 del Código Civil, se devolverá el original con sus resultas al
interesado, haciéndose constar el número de folios que la integran. De estas
actuaciones se dejará constancia en el Libro Diario y en el Libro Índice.
3.- Justificativos para fines legales (sujeto al pago de arancel notarial y la inutilización
de Timbres Fiscales), en este tipo de justificativos se evacuarán todas las diligencias
que el solicitante considere necesarias a sus intereses y que estén permitidas por la
Ley.
Se entiende por Justificaciones para Perpetua Memoria, aquellas informaciones de
testigos instruidas, para hacer constar algún hecho que interese a las personas que las
promueven, quedando incluidas dentro de este amplio concepto las comprobatorias de
hechos, según sentencia de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación de fecha
27.11.80, en el juicio incoado por M. González contra Vigilantes Lara S.R.L. y otros,
donde se expone: ... "la creación de las Notarías Públicas está dirigida para tener, entre
otras funciones, la evacuación de Justificaciones de Perpetua Memoria y de otras
actuaciones de carácter no contencioso... ". La misma sentencia contempla en su
exposición... ". Por consiguiente cuando en el ordinal 4° del artículo 147 de la Ley
Orgánica del Poder Judicial se faculta al Ejecutivo Nacional, en Consejo de Ministros,
para crear, dotar, reglamentar y fijar la jurisdicción de Oficinas especiales para( el
servicio de ... evacuación de Justificaciones para Perpetua Memoria ... y otras
actuaciones de carácter no contencioso, caso en el cual los jueces de la respectiva
jurisdicción cesarán en el desempeño de las funciones que se atribuyan a las Oficinas
así creadas", de lo antes citado se desprende que la creación de Oficinas Especiales,
como son las Notarías Públicas, se le atribuyó la facultad para evacuar Justificaciones
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para Perpetua Memoria, de acuerdo a 10 previsto en el artículo 797 del Código Civil
vigente, en la forma y alcance que antes se definieron, es decir, excluyendo las
destinadas a dejar constancia de hechos sobre posesión perturbación o despojo de la
misma, y demás que sirvan para acciones interdíctales, contrariamente a lo sustentado
por la recurrida. La tesis del sentenciador de alzada conduciría al absurdo de que
cesando los jueces en la facultad de instruir tales justificaciones, cuando en su
jurisdicción se crean Notarías y no pudiendo éstas instruirlas, según esa tesis, las
mismas quedarían reservadas únicamente en tal situación a los jueces de Primera
Instancia, pero ya se dijo que la competencia exclusiva de éstos, a tenor de la parte del
artículo 798 del Código de Procedimiento Civil es para declarar esas Justificaciones
bastante para asegurar algún derecho, pero no para su evacuación o instrucción que
puede hacer cualquier Juez conforme al artículo 797 ejusdem. Por las mismas razones
cuando la letra "e" del artículo 10 del Reglamento de Notarías Públicas, atribuye a los
Notarios, Públicos "evacuar" Justificaciones para Perpetua Memoria, con excepción de
lo señalado en el artículo 798 del Código de Procedimiento Civil", tal excepción es para
la declaratoria prevista en este artículo pero no para la instrucción, evacuación de tales
Justificaciones, por las mismas razones antes apuntadas. No está por tanto ajustado a
derecho el criterio de la recurrida que atribuye carácter contencioso a los justificativos
destinados a servir de fundamento a una querella interdictal conforme al artículo 596
del Código de Procedimiento Civil, y por ello, dichas justificaciones, siendo
contenciosas, no podrán ser instruidas por los Notarios Públicos a tenor del citado
ordinal4° del artículo 147 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Los interdictos,
ciertamente son procedimientos especiales contenciosos, pero los Justificativos que
habrán de serviles de fundamento, no, hasta tanto hayan sido introducidos en el
proceso, son de jurisdicción voluntaria. La circunstancia de que el legislador haya
colocado las Justificaciones en general, sin hacer ninguna distinción, en las parte
segunda del Libro III del Código de Procedimiento Civil, que regula los "Procedimientos
Especiales no contenciosos", así lo confirma.
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SECCIÓN SEXTA
El Protesto
La Normativa jurídica que rige el cheque esta previsto en el Libro Primero, Titulo XI
de la sección décimo quinta del Código de Comercio, que comprende los artículos 489
al 494, ambos inclusive. Estos seis dispositivos legales datan de nuestro Código de
Comercio de 1.904, correspondiente a los artículos 450 al 455, los cuales se han
mantenido prácticamente sin modificación alguna, salvo el artículo 494 relacionado con
la tutela penal el cheque, el cual fue reformado en el año 1.955. Es importante señalar
también que nuestro legislador lo que hizo en 1.940 fue incorporar a nuestro
ordenamiento jurídico, con pequeñas variaciones, la normativa sobre el cheque del
Código Italiano de 1.882, circunstancia ésta que presenta actualmente problemas de
adaptación a la realidad moderna, ameritándose una reforma de nuestra legislación
mercantil.
Si analizamos brevemente dicha normativa, observamos que a tenor del artículo,
son aplicables al cheque todas las disposiciones acerca de la letra de cambio sobre: el
endoso, el aval, la firma de personas incapaces, las firmas falsas o falsificadas; el
vencimiento y el pago, el protesto, las acciones contra el librador y los endosantes y las
letras de cambio extraviadas.
Sin embargo entre la letra de cambio y. el cheque existen ciertas diferencias entre
las cuales nos permitimos señalar las siguientes:
1. La letra de cambio debe llevar tal mención, en el cheque no se exige este requisito.
2. La letra de cambio es un instrumento de circulación, y no hay límites en cuanto a la
oportunidad en que la letra deba ser pagada. El cheque es básicamente un
instrumento de pago, presentable en plazos muy cortos al banco para que éste,
como depositario de fondos del librador, pague su circulación, si la hay. Es muy
breve.
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3. La letra de cambio puede ser librada contra cualquier persona. En el cheque librado
solo puede ser ante una entidad bancaria.
4. En la letra de cambio no se precisa tener fondos para el momento del libramiento y
aceptación. En el cheque el librador debe tener fondos suficientes y disponibles para
cubrir el monto del giro.
5. La letra de cambio debe ser aceptada. En el cheque no existe la figura de la
aceptación.
6. En la letra de cambio el librado es el deudor y obligado principal. En el cheque el
librado es el banco, pero no es obligado principal, simplemente paga en nombre y
por cuenta del librador, no en virtud de una obligación propia.
Las diferencias enunciadas hacen necesaria la selección de las disposiciones
acerca de letra de cambio que sean compatibles con el cheque, ya que por remisión del
artículo 491 debemos aplicarlas a dicha institución.
En el artículo 490 del Código de Comercio, nuestro legislador establece de manera
muy escueta ciertos requisitos de forma que debe cumplir el cheque, pero a diferencia
de la aplicación que hace de los artículos 410· y 411, referidos a la letra de cambio; en
ese artículo 490 solo menciona algunos requisitos evidentemente insuficientes para que
el documento sea calificado como cheque.
Ante esta situación, haciendo a un lado la aplicación analógica de las normas sobre
la letra de cambio, es necesario determinar los requisitos formales tomando en cuenta
aquellos sin los cuales el cheque no podría cumplir su función, conforme a la práctica y
a la Ley. Así pues, siendo el cheque un documento formal, exige la existencia de
ciertosrequisitos que le dan tal carácter, y en este sentido se consideran requisitos
formales del cheque, los siguientes:
1. La cantidad que debe pagarse. El legislador no señala expresamente como debe
indicarse el monto del giro, pero en la práctica, los formatos que suministra el banco
89
a su cliente presentan dos lugares destinados a colocar en números y en letras la
cantidad a pagarse. En ocasiones, sin embargo, la indicación que debe hacerse en
letras se suple por números hechos con un dispositivo mecánico de seguridad,
como en el caso de los cheques de gerencia y los emitidos por algunas empresas.
2.- Ser fechado. Este segundo requisito legal exige que se indique el día, mes y año en
que se ha emitido el cheque; y como no hay señalamiento expreso de cómo
hacerlo, puede hacerse en letras o guarismos. En la práctica se hace en forma
abreviada en guarismos.
3.- Estar suscrito por el librador. La firma del librador, vale decir, la persona ql1e emite
la orden de pago, debe ser autógrafa y no puede cumplirse mediante firmante a
ruego, ni con sellos ni con huellas digitales; y debe ser la misma que aparece
registrada en las tarjetas del banco, suministradas por él al momento de abrir la
cuenta corriente en el banco.
En consecuencia, el librador puede registrar cualquier firma que estime
conveniente, y basta que la firma que aparezca en el cheque coincida con el modelo de
firma suministrado al banco, cuya obligación es confrontar la firma del cheque con la
que aparece en sus archivos. Entre el banco y el cliente se puede convenir la forma de
movilizar la cuenta corriente, la cual puede ser mediante firmas conjuntas, de un
determinado número de personas autorizadas, sellos, claves, etc.
4.- El nombre del beneficiario, aunque puede ser al portador. Al principio el cheque es
un instrumento a la orden, y en tal sentido debe ser girado a favor de una persona
determinada quién pueda transferido por endoso, es decir, que debe indicarse el
nombre del beneficiario, pero puede ser al portador. Práctica poco recomendada.
5.- Existen además otros requisitos no obligatorios tales como, el nombre del librado ya
que generalmente está impreso el nombre de la institución financiera.
6.- Lugar de emisión. El legislador tampoco hace mención expresa de este requisito tan
importante para la aplicación de lo dispuesto en los artículos 492 y 493 del Código
90
de Comercio, pero lo hace en el artículo 410 ejusdem en referencia a la letra de
cambio.
7.- Lugar de pago. Nuestro Código no exige esta indicación de relevante interés para
sacar el protesto por falta de pago, pero en la práctica, en los formatos de cheques,
el banco indica el nombre de la agencia, es decir, el lugar de pago. Actualmente
con los sistemas computarizados instalados en la mayoría de los institutos
bancarios, el pago puede hacerse en cualquier agencia que tenga el banco.
El incumplimiento de uno de estos requisitos formales del cheque puede dar lugar
a una negativa de pago por parte del banco librado; pero la negativa de pago puede
resultar de otras circunstancias, ya que como dice Joaquín Garrigues, "un cheque
puede ser formalmente válido y al mismo tiempo irregular, bien porque falte la
provisión, bien porque existiendo provisión no tiene disponibilidad. Consideramos que
el banco no debe limitarse a indicar en la hoja que se anexa al cheque devuelto
denominado ''Protocolo'' simplemente: "devuelto por inconforme o dirigirse al librador",
sino señalar la razón por la cual no hace el pago como lo dispone el artículo 494 del
Código de Comercio, especificando sobre todo cuando sea por insuficiencia de fondos
para que el poseedor del cheque pueda realizar oportunamente las gestiones tendentes
a dejar constancia auténtica de la falta de pago, por medio del protesto.
Plazo para hacer la presentación al pago:
El artículo 492 del Código de Comercio, contempla dos hipótesis en este aspecto y
establece los respectivos plazos, excluyéndose de los cómputos, el día de la emisión
del cheque.
El primero de los casos previstos señala que el poseedor del cheque debe
presentarlo al librado en los ocho días siguientes al de la fecha de la emisión, si el
cheque es "d" del pagadero en el mismo lugar en el que fue girado.
En el segundo supuesto establece que debe presentarlo al librado en los quince
días siguientes, si es pagadero en un lugar distinto al que fue girado
91
Esto no es obstáculo para que el cheque sea presentado el mismo día de su
emisión y se obtenga el pago de la cantidad girada.
Señala además este dispositivo legal, que la presentación a término se hará
constar con e: visto bueno del librado, y en defecto de dicho visto bueno, mediante el
protesto.
Es importante mencionar que los ocho o quince días, según sea el caso, que tiene
el poseedor del cheque 'para presentado al banco, son consecutivos, incluyéndose los
días feriados. Pero si el último día del término es feriado, el plazo se prorroga hasta el
primer día laborable que le siga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 481 del
Código de Comercio. Naturalmente que el día de la emisión no está comprendido en
estos términos.' Este artículo hace referencia a los días feriados legales, es decir,
establecidos por la Ley. En el caso de un día feriado bancario, el resultado es el mismo
pero por aplicación del artículo -i62 ejusdem por ser un obstáculo insuperable (caso de
fuerza mayor).
El poseedor de un cheque que no lo presenta en los términos señalados y no exige
el pago a su vencimiento, pierde su acción, contra los endosantes; y su acción contra el
librador si la cantidad del giro ha dejado de ser disponible por hecho del librado.
El protesto:
Nuestra legislación establece en el artículo 452 del Código de Comercio que la
negativa de aceptación o de pago debe constar por medio de un documento auténtico
"protesto por falta de aceptación o por falta de pago". El protesto por falta de pago'
debe ser tramitado, bien en el día en que la letra se ha de pagar, bien en uno de los
dos días laborables siguientes. De conformidad con este dispositivo legal, el protesto
referido al cheque es un documento auténtico por medio del cual se deja constancia de
la negativa de pago.
Por otra parte, el artículo 1.357 del Código Civil define como instrumento público o
auténtico el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador,
92
por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga la facultad de darle fe
pública en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.
Examinado el protesto del cheque a la luz de la referida normativa, se observa que
por disposición del artículo 452 del Código de Comercio es un documento auténtico;
que se ajusta también a la definición legal de-instrumento público o auténtico que
establece el artículo 1.357 del Código Civil, por lo que es forzoso concluir que se trata
de un instrumento público o auténtico.
En efecto, el protesto sólo puede ser tramitado por un funcionario público con
facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento deba ser autorizado. Por
disposición del artículo 10 del Reglamento de Notarías Públicas, esta competencia
corresponde de manera excluyente al Notario Público del lugar donde deba levantarse
el protesto pero si no existe Notaría en ese lugar, le corresponde al Registro de la
localidad que tenga facultades notariales. En este sentido, es importante señalar que el
citado Reglamento, en su artículo 9, dispone que los Notarios Públicos merecerán fe
pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autoricen con tal
carácter"; y en el artículo 10 ejusdem, entre las atribuciones expresas que se le
confieren a los Notarios Públicos, en el literal "d", se expresa la de levantar protestos.
Cuando deba efectuarse el protesto de un cheque, el beneficiario, el tenedor o el
apoderado, deberá presentar solicitud debidamente redactada y visada por abogado,
acompañada del cheque que se pretende protestar y de la hoja de devolución emanada
del banco contra el cual fue emitido el cheque; deberán inutilizarse los Timbres Fiscales
requeridos en el artículo 6 ordinal 11 de la Ley de Timbre Fiscal. Seguidamente y una
vez liquidados los derechos arancelarios se dictará auto de proceder. Cuando el
Notario Público proceda a realizar en la Institución financiera (la cual debe coincidir con
la sucursal en donde esté abierta la cuenta corriente) contra la cual se giró el cheque,
se levantará acta en la cual se indicará la hora, fecha, lugar de constitución, se
identificará plenamente el cheque en cuestión, así como a la persona que represente al
banco y se dejará constancia de lo expuesto por él, sobre las razones o motivos por los
cuales no se cancela el cheque presentado. En caso de no haber disponibilidad de
93
fondos suficientes para cubrir su monto o no se pueda cancelar por cualquier otro
motivo imputable al cuenta corrientista, se declara protestado el cheque. Si existe
disponibilidad en la cuenta corriente para cubrir el monto del cheque así se hará
constar en el acta, en este caso el Notario Público no puede hacer el cobro efectivo del
cheque.
Se dejará constancia de lo actuado en el Libro Diario de la Notaría y se devuelven
las diligencias practicadas con el citado cheque al solicitante, fotocopiando todo el
contenido y se archiva en el respectivo Cuaderno de Comprobantes. Deberá llevarse
un libro donde se deje constancia de lo actuado, todo lo cual será firmado por el
solicitante en prueba de recibidos
Aún cuando el protesto de la letra de cambio no es usual, pudiera presentarse, en
cuyo caso su procedimiento es semejante al del protesto de cheque, debiendo
levantarse en el domicilio del deudor (Art. 10, letra "d" del Reglamento de Notarías
Públicas y artículo 491 del Código de Comercio).
SECCIÓN SÉPTIMA
Depósito de Instrumento Privado
De conformidad con la letra "g" del artículo 1 O del Reglamento de Notarías
Públicas, el Notario Público tiene la facultad para archivar en los casos en que fuere
procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1360 de Código Civil.
PROCEDIMIENTO:
El interesado deberá presentar una solicitud dirigida al Notario Público, quién
examinará si es procedente el archivo de éste documento privado. De ser así, acuerda
de conformidad y redacta un Acta Notarial en donde deja constancia que en el día
presentado, e entregó un instrumento contentivo de la declaración y ordena su archivo
en el archivo general de la Notaría.
94
El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario y en el Libro Índice.
El solicitante deberá cancelar anualmente los derechos arancelarios
correspondientes.
El Notario Público debe comportarse como un buen padre de familia para la
protección y seguridad del respectivo Instrumento privado.
SECCIÓN OCTAVA
Copias Certificadas
La Copia Certificada es la reproducción literal de un instrumento público
autorizado el Notario Público competente con las formalidades de Ley; La Ley faculta
al Notario Público para expedir, reproducciones del documento otorgado que suplan
las presentaciones del original en el tráfico jurídico. La reproducción es la copia que
puede ser definida como el traslado o trascripción literal total de un documento
autorizado con su firma, rúbrica y sello por el Notario Público.
El valor de la Copia es el del instrumento público por cuánto la misma es la
reproducción fiel y exacta del asiento que consta en el Libro Principal. El Notario
Público expedir la Copia deberá cotejarla con el asiento a fin de evitar que se
transcriban exactitudes que acarreen la tacha del documento. La copia debe
expedirse por el Notario Público en cuya Oficina reposan los asientos, siempre que
las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus
otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de
certificación. Prohibición de expedir Copias Certificadas distintas de las previstas en la
letra "f' del artículo 10 del Reglamento de Notarías Públicas.
Se debe hacer la solicitud al Notario Público en la cual se señalarán los datos
identificatorios del documento cuya Copia solicita (fecha de otorgamiento, Número y
Tomo del documento). Dicha solicitud deberá ser presentada al Jefe de Archivo,
95
quien verificará en los tomos si los datos corresponden efectivamente al documento,
una vez realizada la verificación el interesado presentará su solicitud con los Timbres
Fiscales correspondientes en la taquilla de la Notaría, a los fines de la elaboración de
la planilla de liquidación de derechos arancelarios, en dicha planilla se hará constar el
número del documento, el Tomo y la fecha de otorgamiento del documento y número
de folios cuya copia se solicita.
Una vez cancelados los derechos se dictará auto de proceder al pie de la
solicitud, en el cual se ordena la expedición de la Copia Certificada. En el
encabezamiento de la Copia se identificará la notaría, haciendo constar el Notario
Público que la suscribe que la Copia que seguidamente se transcriba es fiel y exacta
de su original.
En la expedición de Copias Certificadas debe darse cumplimiento a lo pautado
en el artículo 10 letra "f' del Reglamento de Notarías Públicas, articulo 120 de la Ley
de Registro Público, artículos 111 y 112 Código de Procedimiento Civil y articulo
1.384 del Código Civil, lo cual ha sido ratificado en sentencia de la Corte Primera de
lo Contencioso Administrativo: “En la certificación Notarial de Poder debe hacerse
constar la solicitud de expedición… Opuso la cuestión previa a que se refiere el
ordinal 3° del articulo 346 del Código de Procedimiento Civil alegando que el
abogado... para acreditar su carácter de apoderado judicial del ciudadano ... presentó
Copia Certificada de un poder que no tiene validez a los efectos de legitimarlo como
apoderado del actor, puesto que en su expedición se violaron los artículos 10, literal
"f' del Reglamento de Notarias Públicas, 1,11 y 112 del Código de Procedimiento
Civil, 104 de la Ley de Registro Público y 1.384 del Código Civil, ya que dicha Copia
Certificada emana de un Notario Público, pero sin que en el texto de la misma
aparezca inserta la solicitud escrita hecha por el abogado .... , ni el decreto o auto del
Notario Público acordando la expedición de la certificación por lo que dicho
documento es ineficaz conforme a las disposiciones antes citadas y no hace fe ante
su representado... Motivación para decidir en el presente caso se opuso la cuestión
previa a que se refiere el ordinal 3° del articulo 346 del Código de Procedimiento Civil
por la ilegitimidad de la persona que se presenta como apoderado del actor, en virtud
96
de que el poder no se encuentra otorgado en forma legal, ya que constituye una
Copia que no cumple los requisitos correspondientes. Ahora bien, en virtud de que la
parte opositora ha señalado como incumplidos los requisitos previos en el Código de
Procedimiento Civil, en la Ley de Registro Público y en el Reglamento de Notarías
Públicas, esta Corte debe precisar, como gestión previa, que son diferentes los
requerimientos establecidos por la Ley para expedición de Copias Certificadas por
parte de los Jueces, de los Registradores o de los Notarios Públicos, sin que tales
requerimientos deban ser cumplidos acumulativos.
1.- Para la expedición de Copias Certificadas por parte de los Jueces debe darse cabal
cumplimiento al artículo 112 del Código de Procedimiento Civil. En consecuencia, la
Copia debe contener el previo decreto del Juez inserto al pie de la misma. Nuestra
Sala de Casación Civil, a partir de la Sentencia del 28 de marzo de 1960 (Gaceta
Forense W 27, segunda etapa, año 1960, página 153), ha sido especialmente
estricta en el cumplimiento de tal requisito; así, en el citado fallo dejo establecido lo
siguiente: Las Copias Certificadas de consiguiente han de ser autorizadas por el
funcionario que determine la Ley. Generalmente lo hace el secretario, pero sea éste
o cualquier otro, 10 cierto es que no tienen facultad para expedirla de propia
autoridad. El Tribunal es el único que puede decretarlas, y en comprobación de que
son expedidas legalmente, debe insertarse siempre, al final de la certificación el auto
o decreto judicial correspondiente. Su omisión hace viciosa la Copia Certificada
expedida al establecer la Ley, que el decreto del Juez se inserte al pie de la
Copia del acto que se certifica, no puede ser indiferente que tal forma de acreditar la
legalidad de dicha Copia puede omitirse cuando la Ley impone una formalidad, ésta
debe ser cumplida. La inserción en referencia es parte integrante de la Copia
Certificada a la que para alcanzar autenticidad no le basta solamente la presencia
del secretario o funcionario que la expide, sino junto con ella, la condición del
cumplimiento estricto de los requisitos legales, pues es mediante el cumplimiento de
las formas prescritas para la expedición de la Copia, que el legislador le ha asignado
fe especial al acto, expresamente lo ha consagrado en el artículo 1384 del Código
Civil citado ". En caso de Certificación de Fotostato del documento original se
agregará a la copia del documento una nota en la cual se hará constar que la misma
97
corresponde al documento solicitado firmada por el Notario Público y se dejará
constancia del nombre y cédula de identidad del funcionario autorizado para hacer la
fotocopia (articulo 120 de la Ley de Registro Público). Previa verificación con los
asientos que reposan en los archivos de la notaría. El Notario Público deberá
rubricar cada un de las páginas y se le recomienda adoptar medidas de seguridad
para evitar el forjamiento de documentos.
SECCIÓN NOVENA
Contratos de venta con Reserva de Dominio
De conformidad con el artículo 10 letra "h" del Reglamento de Notarías
Públicas, el Notario Público tiene facultad para archivar los documentos relativos a
los Contratos de venta con Reserva de Dominio a los efectos de la fecha cierta de
los mismos.
Procedimiento:
1. Se liquidan los derechos arancelarios de conformidad con la Ley de Arancel Judicial.
2. Se debe presentar el Contrato de Venta con Reserva de Dominio por triplicado
3. El Notario Público procederá a estampar la nota correspondiente donde deja
constancia que el referido contrato se encuentra archivado bajo el número que se le
asigne y con fecha cierta de la misma.
4. El Notario Público llevara un libro de control de archivos de los contratos, y quedará
con una copia del mismo.
5. El Notario Público deberá llevar un Libro de Contratos de Venta con Reserva de
Dominio, en el momento de la entrega deberá hacer firmar al solicitante de que le han
sido entregadas dos copias de la misma.
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6.- El Notario Público no puede expedir Copias Certificadas de la Reserva del Dominio
que se encuentra en el archivo. En caso del extravío del original el interesado deberá
solicitar inspección ocular.
7. Los Contratos de Venta con Reserva de Dominio no podrán extenderse por más de
cinco (5) años.
SECCIÓN DECIMA
Actas Notariales
Conforme lo establece el Articulo 80 de la Ley del registro Público y del Notariado
las actas Notariales son documentos que tienen por finalidad comprobar, a solicitud de
parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que consten u ocurran en su
presencia. El Acta Notarial es el documento original en que el Notario Público a
instancia de parte, consigna "los hechos y circunstancias que presencia o le constan",
de acuerdo con la expresión de los términos en el que el solicitante desea que aquella
se desenvuelva. El Notario Público debe hacer la narración del hecho que recibe o
produce; limitando el acta a la constancia de la solicitud de la actuación notarial. Deberá
trasladarse y constituirse en el lugar indicado donde se desarrolle el hecho para su
clara percepción, no debe influir ni coadyuvar en el desarrollo del hecho. La narración
de lo que el Notario Público presencie o perciba por sus sentidos debe hacerse en la
misma acta, seguidamente, después del acto de proceder aprobando la realización del
acto, haciendo siempre constar el sitio y hora de actuación. La redacción puede
hacerse en el lugar en donde se desarrolla el hecho o posteriormente en la Oficina
Notarial con arreglo a las notas tomadas en el lugar solicitado y con referencia expresa
a ellas.
El interesado presentará escrito redactado y visado por abogado con los timbres
fiscales respectivos, donde se indique el lugar, día y hora para la constitución, se
señalará la actuación que deba realizar (Acta de sorteo, de asamblea, de subasta,
etc.).
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Se presentará el documento por ante la taquilla correspondiente a fin de liquidar
los derechos arancelarios, sin embargo la Ley de Arancel Judicial consagra el supuesto
de que la misma se pueda liquidar posteriormente al acto, considerando el tiempo
invertido para efectuar la actuación en el mismo ( artículo 11 de la Ley referida).
Redactada el acta firmada por el Notario Público, o por las partes, el Notario
Público guardará un duplicado para su cuaderno de comprobantes o transcribirá el acta
en el Libro de Actas correspondiente, devolviendo al interesado original con sus
resultas. El Notario Público no puede emitir Copia Certificada del acta notarial, en caso
de pérdida o deterioro, el usuario puede solicitar ante el Juez competente, inspección
ocular del Libro de Actas o en su defecto el cuaderno de comprobantes respectivo.
SECCIÓN DECIMA PRIMERA
Del Recurso de Casación
El Articulo 314 del Código de Procedimiento Civil establece:
"El Recurso de Casación se anunciará ante el Tribunal que dictó la sentencia
contra la cual se recurre, dentro de los diez (la) días siguientes al vencimiento de los
lapsos indicados en el artículo 521, según los casos.
Sólo en caso de haber imposibilidad de hacerlo ante aquél, podrá anunciarse ante
otro Tribunal o ante un Registrador o Notario Público de la circunscripción, para que
éste lo pase de inmediato al Tribunal que debe admitirlo o negarlo, a los fines del
pronunciamiento de Ley".
Una vez recibida la solicitud formulada por el abogado que actúe como apoderado
judicial de la causa, quien deberá firmada y cancelar los Derechos Notariales
correspondientes de conformidad con el artículo 17, III ordinal 17 de la Ley de Arancel
Judicial. Seguidamente, se dictará auto de proceder ordenándose realizar el acto que
100
corresponde; se trasladará y constituirá en el Tribunal para efectuar el anuncio del
Recurso de Casación. En el acta se dejará constancia de lo actuado.
MODELO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. NOTARÍA PÚBLICA
________________DE _____________________________ ___________
MUNICIPIO _______________________________________ de deL 2006 _________.
18________° Y 13___________°. Vista la anterior solicitud se acuerda la misma,
procédase de conformidad con la Ley.
EL NOTARIO PÚBLICO
En el día de hoy ____ , siendo las ____ , el Notario Público que suscribe se trasladó y
constituyó en la sede que ocupa____________, a fin de participar que ante la Notaria
fue consignada solicitud de Anuncio de Recurso de Casación, de acuerdo a escrito que
precede estas actuaciones y de conformidad con el artículo 314 del Código de
Procedimiento Civil. Presente una persona quien dijo llamarse:_____________ , mayor
de edad, con cédula de identidad N°._____________ de este domicilio y quien procede
con el carácter _____ del mencionado Tribunal, se le puso de manifiesto la actuación
encomendada a los fines de Ley. Cumplida la presente comisión el Notario Público
acuerda regresar a su sede y dejar constancia de lo actuado en el Libro Diario que lleva
la Notaría. Terminó, se leyó y conformes firman.
EL NOTARIO PÚBLICO. EL NOTIFICADO
101
SECCIÓN DÉCIMA SEGUNDA
Testamento Cerrado Consignación, Apertura y Publicación
De conformidad con el artículo 10 letra "e" del Reglamento de Notarías Públicas,
el Notario Público interviene en la apertura deI Testamento Cerrado otorgado ante el
Registro Subalterno de la Jurisdicción Estatal que elija el testador. A tal fin, deberá
darle estricto cumplimiento a la sección IX relativa a la Apertura, Publicación y
Protocolización del Testamento Cerrado, artículos 986 al 989 del Código Civil.
Procedimiento:
1.- Toda persona que tenga en depósito un testamento cerrado, está en la obligación
de manifestado ante el Notario Público más cercano, tan pronto como conozca la
muerte del testador, para que sea abierto y publicado. Cualquiera que se crea interesado
puede solicitar del mismo funcionario que ordene la entrega del testamento
comprobando la muerte del testador. A tal fin, el interesado deberá dirigir una solicitud
redactada por un abogado en ejercicio, elaborada en Papel Sellado o en su defecto en
papel blanco con el Timbre Fiscal correspondiente.
MODELO
Ciudadano:
Notario Público _____________ _
Su Despacho.-
Yo_____________________________, venezolano(a) mayor de edad, abogado,
________________________________ Domiciliado (a) en: , con Cédula de
Identidad N°.____________ _________ e (o) inscrito(a) en el Instituto de Previsión
Social del Abogado bajo el N_________, ante usted, ocurro y expongo: En fecha:
___________falleció en la ciudad de: ____, el (Ia)
ciudadano(a):__________________ quien era venezolano(a), mayor de edad,
102
casado(a), solt ero (a), viudo(a), divorciado(a), domiciliado(a) en la ciudad de: , con
Cédula de Identidad N. _______ , según consta en Copia Certificada de la Partida de
Defunción de: __________ , que acompaño marcada "A". Tengo depositado en mi
poder el Testamento Cerrado de . , antes identificado(a) y de conformidad con el
artículo 10 letra "e" del Reglamento de Notarías Públicas y el artículo 986 del Código
Civil, solicito se fije el día y hora para Consignación, Apertura y Publicación del
Testamento Cerrado otorgado ante la Oficina Subalterna de Registro.
____________________ , en fecha: __ , bajo el N°._________ , Tomo
________________________________ , Protocolo , el cual acompaño marcado "B".
Solicito se sirva trasladarse y constituirse en la siguiente dirección:' ____________
(puede solicitarse que la apertura se haga en el recinto de la Notaría) el día y la
hora que usted señale. Es justicia en , a los _____ días del mes de ._ de mil
novecientos noventa y ____________
(Firma del Abogado)
Nota: Puede el Depositario estar asistido por el Abogado.
2.- Recibida la solicitud debe proceder cancelar, los derechos notariales
correspondientes de conformidad con el artículo 17 – III – 2 de la Ley de Arancel
Judicial. El Notario Público deberá solicitarle al interesado se sirva ubicar a los
testigos instruméntales que presenciaron el otorgamiento y cierre del sobre
respectivo contentivo del Testamento Cerrado, debidamente identificados por el
Registrador Subalterno en el Acta de otorgamiento. Igualmente debe fijar el día y
la hora para que retire el cartel que deberá publicar en uno de los periódicos de la
localidad (por una sola vez).
103
3.- El Notario Público al recibir el testamento deberá dictar "auto de proceder".
MODELO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. NOTARÍA PÚBLICA ___________
DE _______________DEL MUNICIPIO ______________ del (fecha) de (año) .-
Vista la anterior solicitud se acuerda de conformidad. Se fija el día (fecha) _____ de
de (año) a las p.m; para el acto de Consignación, Apertura y Publicación de
Testamento Cerrado otorgado por: _________ , de conformidad con el artículo 10
letra "e" del Reglamento de Notarías Públicas en concordancia con los artículos 982
y 987 del Código Civil, en presencia de dos (2) testigos (preferiblemente los que
suscribieron el Acta de Testamento por ante el Registrador Subalterno) y dos (2)
testigos (adscritos a la Notaría Pública). El acto a que se refiere la presente solicitud
se llevará a efecto el día antes
indicado, en la siguiente dirección:____________________________________ .
Se ordena elaborar el cartel que deberá ser publicado oportunamente por la
prensa.
EL NOTARIO PÚBLICO
4.- Entrega del Cartel al interesado, solicitud del Papel Sellado necesario para
instruir el expediente que va al Registro Subalterno o en su defecto el papel
blanco con los Timbres Fiscales correspondientes.
MODELO DE CARTEL
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. NOTARÍA PÚBLICA
104
________________DE _____ . MUNICIPIO ( ) de mil Novecientos noventa y o 18_° Y
13_°. Abogado: _______ ., Notario Público .- A todo el que tenga interés en ello.- SE
HACE SABER Que con motivo de la solicitud presentada por el Abogado(a). _______
________________________ (nacionalidad) , mayor de edad, (domicilio), abogado en
ejercicio, con Cédula de Identidad N° ._____________. inscrito(a) en el Instituto de
Previsión Social del Abogado bajo el N°. , he fijado las __ p.m., del día ( ) de El
interesado deberá consignar dos (2) ejemplares del periódico antes del acto de
apertura del Testamento Cerrado del año en curso, para proceder al acto de
Consignación, Apertura y Publicación del Testamento Cerrado, otorgado por:
___________________ , quien falleció el día _) de de (año en letras y número), en
(Dirección), a las (Hora), según Copia Certificada del Acta de Defunción expedida por
el Prefecto del Municipio Autónomo _______________del Estado , con fecha
____________________( )de ___________del presente año y he ordenado la
publicación de las siguientes actuaciones: "Ciudadano(a) NOTARIO PÚBLICO DE
MUNICIPIO . Su Despacho.~ Yo, venezolano(a) mayor de edad, abogado,
domiciliado(a) en: , con Cédula de Identidad N°. e (o) inscrito(a) en el Instituto de
Previsión Social del Abogado bajo el N°. ante usted, ocurro y expongo: En fecha:
___________ falleció en la ciudad de: _____el(la) ciudadano(a): quien era
venezolano(a), mayor dé edad, (casado(a), soltero(a), viudo(a), divorciado(a»,
domiciliado(a) en la ciudad de: ____________con Cédula. de Identidad No _______ ,
según consta en Copia Certificada de la Partida de Defunción de: __________ , que
acompaño marcada "A". Tengo depositado en mi poder el Testamento Cerrado de,
antes identificado(a) y de conformidad con el artículo 10 letra "e" del Reglamento de
Notarías Públicas y el artículo 986 del Código Civil solicito se fije el día y hora para
Consignación, Apertura y Publicación del Testamento Cerrado otorgado por el(la)
difunto(a): ante el Registro, en fecha: ______ , el cual acompaño marcado "B". Solicito
se sirva trasladarse y constituirse en la siguiente dirección: (puede solicitarse que la
106
apertura se haga en el recinto de la Notaría) el día y la hora que usted señale. Es
justicia en -" a los días del mes de ____________de mil novecientos noventa y (Fdo.)
Ilegible _______.- REPÚBLICA DE VENEZUELA. NOTARÍA PÚBLICA _____ DE .
MUNICIPIO, _____( ) de ____________________de Mil Novecientos Noventa y __ o
18_0 Y 13_°.- Vista la anterior solicitud, he fijado el día ( ) de_____ del año en curso, a
las (hora) para el acto de Consignación, Apertura y Publicación del Testamento
Cerrado otorgado por el(la) ciudadano(a): _ Todo de conformidad con el artículo 10,
letra "e" del Reglamento de Notarías Públicas en concordancia con los artículos 986 y
987 del Código Civil, en presencia de dos (2) testigos por lo menos, de ser posible, los
que suscribieron el Acta de Testamento. El acto a que se refiere el presente Auto, se
llevará a efecto el día arriba indicado en la siguiente dirección: (fdo.) Ilegible
Dr(a). ____________ _
(Firma y sello del Notario)
5.- El Interesado deberá consignar dos ejemplares del periódico antes del acto de
apertura del Testamento Cerrado
- El día y la hora fijada para la Apertura y Publicación del Testamento Cerrado en
presencia de dos (2) testigos, prefiriéndose, si fuere posible, dos (2) de los que
suscribieron el Acta del testamento y dos (2) testigos instrumentales designados por el
Notario Público. El Notario Público anunciará en afta voz la apertura del acto público
asistir todas las personas y familiares, así como el abogado asistente y abogado
redactor de la solicitud. Procederá a verificar en presencia de los testigos el estado en
que se encuentra el pliego y si hay o no indicios de haber sido alterado o violados los
sellos. De todo se levantará acta, en que se hará constar expresamente la verificación
del estado del pliego. Se procede seguidamente a dar apertura al sobre cerrado por los
dos (2) lados, tratando de no dañarlo; se extrae lo que se encuentre en su interior, se
107
el sobre abierto a todos los testigos para que verifiquen que no queda nada en superior.
Procede a abrir el segundo sobre si fuere el caso, extrae el pliego de su interior y repite
el procedimiento anterior, da lectura en alta voz del testamento, de cuya lectura el
asistente o secretario va elaborando simultáneamente el acta. Dicha acta será firmada
por el Notario Público, los testigos y los interesados que hayan concurrido y el
secretario, la cual debe contener la trascripción exacta del testamento.
7.- El mismo momento, el Notario Público ordenará que se expida Copia Certificada
del testamento y del Acta de Consignación, Apertura y Publicación, para su remisión,
Registro Subalterno donde fue protocolizada la Copia del acta de otorgamiento de
dicho testamento.
Si el testamento se otorgó ante un funcionario de país extranjero, las Copias
Cerificadas se remitirán para su protocolización, a una cualquiera de las Oficinas
Internas de Registro del Municipio Libertador del Distrito Federal.
8.- En el caso que el Notario Público requiera información de otorgamiento de
Testamento abierto o cerrado puede hacer la consulta ante la Dirección General
Sectorial de Registros y Notarias del Ministerio de Justicia al Departamento de
Registro del Testamento.
MODELO DE ACTA
REPÚBLICA DE VENEZUELA. NOTARIO PÚBLICO DE_____MUNICIPIO) DE
Mil Novecientos Noventa y o 18º____ y 13_°._ En el día de hoy, a las (hora),
siendo la hora y fecha fijada para el acto de Consignación, Apertura y Publicación del
Testamento Cerrado que otorgó el (la) ciudadana:
______________________________________ , previo anuncio del acto y de acuerdo
con el artículo 14 letra “e” del Reglamento de Notarias Públicas, en concordancia con el
artículo 988 del Código Civil, compareció ante mí el
abogado___________________________________
108
Oficio N°__________________. -
Ciudadano:
Registrador Subalterno (identificación del mismo) Su
Despacho.-
Tengo a bien dirigirme a Usted, para remitirle anexos al presente oficio, los siguientes
recaudas correspondientes al testamento cerrado otorgado ante ese Despacho por
el ciudadano: ______________ según acta protocolizada el día de de (año), bajo
el N°. , folio ________ del Protocolo_____, Tomo, cuya apertura se realizó en esta
Notaría, en acto que se efectuó el día de del presente año a las (hora):
1. - Solicitud dirigida a este Despacho para tales actuaciones.
2.:- Copia certificada del Acta de Consignación, Apertura y Publicación del Testamento
Cerrado, a los fines de su protocolización en la oficina a su cargo.
3.- El Acta original de la Consignación, Apertura y Publicación del Testamento
Cerrado.
4.- Cubierta exterior del testamento cerrado con su nota respectiva.
5.- Documento de última voluntad (Testamento) suscrito por el testador.
6.- Copia certificada del Acta o Partida de Defunción del ciudadano.
7.- Un -ejemplar del Cartel, cuya publicación ordenó esta Notaría relativo al acto de
Consignación, Apertura y publicación del Testamento Cerrado.
109
8.- Dos ejemplares del Diario " __________ " de esta ciudad, de fecha _______ de
____________de (año), en cuya página __ , aparece publicado el cartel
correspondiente.
9.- El Notario Público deberá notificar al interesado el día de envío del oficio a fin de
que se dirija a la Oficina de Registro correspondiente, a cancelar los Derechos de
Registro.
SECCIÓN DECIMA TERCERA
Citaciones. Instructivo
Artículo 218 del Código de Procedimiento Civil
1.- Presentación:
El interesado en que se practique la citación a través del Notario Público deberá
presentar a éste:
a. - La compulsa, que es la copia certificada del libelo de la demanda, con la orden de
comparecencia.
b.- Dicha compulsa deberá ser presentada al Notario Público mediante una solicitud
escrita dirigida a él por el interesado (demandante o su apoderado) y en el cual, entre
otras circunstancias, debe señalar el lugar donde debe constituirse la Notaría a los fines
de practicar la citación. -
Recibida la solicitud con los recaudos anexos (compulsa), el funcionario notarial la
admitirá y acto seguido, de acuerdo a la actividad u ocupación preferente de dicho
funcionario, se constituirá en el lugar indicado por el solicitante.
2.- Materialización del Acto:
a.- El Notario Público deberá levantar un acta en la cual dejará constancia del día, hora
110
y lugar donde sea constituido para practicar la citación, así como la identificación de la
persona a ser citada, haciendo alusión a las partes que intervienen en el juicio, Tribunal
de la causa y número de expediente y además se hará constar que a procedido a
entregar al citado la compulsa con su orden de comparecencia y se le exigirá a éste el
recibo firmado.
b.- Al momento de la citación se puede presentar cuatro supuestos:
1.) Que la persona a citarse no esté presente. En este caso el Notario Público dejará
constancia en el acta de tal circunstancia y ordenará el regreso a su sede y solo a
instancias de la parte interesada se constituirá nuevamente en el lugar que ésta señale.
2.) Que la persona a citarse estando presente se niegue a firmar el recibo y acepte la
entrega de la compulsa. Ante tal circunstancias el funcionario dejará constancia de ello
y devolverá al solicitante, luego de cerrado el acto, el recibo como un anexo del acta
levantada el efecto.
3.) Que la persona a citarse, estando presente, se niegue a aceptar la compulsa y
consecuencialmente no firme el recibo. En tal situación el Notario Público deberá
imponer a la persona objeto de la citación: del motivo de la demanda, del nombre del o
de los demandantes, Tribunal de la causa y número del expediente; de tal actuación
dejará constancia en el acta e igualmente de la negativa a la cual se ha hecho mención
en la primera parte de este literal. Cerrada el acta al interesado se le devolverá ésta con
el recibo y la compulsa, como anexos de la misma.
4.) Que la persona a citarse firme el recibo de la compulsa. En este caso se dejará
constancia en el acta con mención del lugar, fecha de la citación, menciones éstas que
bajo ninguna circunstancia pueden omitirse en el recibo. (Subrayado nuestro).
111
MODELOS DE SOLICITUD: Ciudadano:
Notario Público
Su Despacho.-
Yo, _____________________ mayor de edad, domiciliado(a) en:__________ y
con Cédula 'de Identidad N°____________actuando en mi carácter de: ____ ____
ante usted con el debido respeto ocurro y expongo: A los fines de practicar la citación
personal de: _______________________, parte demandada en el juicio incoado por
____________________________________ ante el Juzgado:
________________________ de la Circunscripción Judicial:____________ , pido se
constituya el ciudadano Notario Público en: , y a tal objeto consigno constante de:
____________, folios útiles la compulsa librada por el referido Juzgado. Evacuada que
sea esta solicitud pido que la misma me sea devuelta en original en sus resultas.
Es todo. (Lugar y Fecha).
(Firma del solicitante)
Modelo marcado "D".
MODELO DE ACTA
En el día de hoy _________, en la sede: __________, adscrita a la Dirección de
Registros y Notarías, el (la) funcionario(a) (identificado: nombres, apellidos, cédula
de identidad, cargo), incurrió en la causal de destitución prevista en el artículo 62,
ordinal ______________ de la Ley de Carrera Administrativa, toda vez que (narra
los hechos imputados). De los hechos narrados son testigos los (las) ciudadanos
(as) identificarlos), quienes fueron presenciales de los mismos y en prueba ellos
112
firman:
ELREGISTRADOR O NOTARIO. LOS TESTIGOS.
Responsabilidad del notario público
El Notario Público al incurrir en responsabilidad de orden disciplinario
administrativo, disciplinario- fiscal, civil y/o penal , se vera sujeto a una investigación
según sea el caso, primeramente le corresponde a la Dirección Nacional de
registros y del Notariado. A tal efecto el Director Nacional podrá designar una
comisión disciplinaria que se encargará de la sustanciación de los expedientes
disciplinarios, la imposición de Sanciones y la ejecución de las mismas, conforme lo
prevé el Articulo 83 de la Ley del Registro Público y del Notariado, las clases de
sanciones están contempladas en los Artículos 84,85,86,87 y 88, de la citada ley y
que van desde la suspensión del Cargo por un mes hasta la Destitución. El
Procedimiento Disciplinario podrá iniciarse de oficio o mediante denuncia, si es por
esta última deberá ser presentada ante la Dirección de adscripción, cuando
cometan delitos, faltas, hechos ilícitos e irregularidades cometidos en ejercicio del
cargo.
1. Responsabilidad Disciplinaria - Administrativo:
A.- La infracción de las normas internas de régimen y funcionamiento de la Oficina
Notarial.
B.- Infracción de las normas externas que repercuten en el buen nombre de la
Institución. Son actos o conductas de esta naturaleza, que determinan la
responsabilidad disciplinaria del Notario Público las señaladas en el artículo 35 del
Reglamento de Notarías Públicas . Estas faltas se traducen en amonestaciones
verbales, amonestaciones escritas, suspensión del cargo, con o sin goce de sueldo y
destitución.
113
2. Responsabilidad Disciplinaria - Fiscal; tales como la no exigencia del pago del
Impuesto Sobre la Renta o Planilla Sucesoral, debidamente liquidada y cancelada
cuando se trasladen a cualquier títulos los bienes en los cuales tenga interés el Fisco
Nacional (Art. 18 letra “d" Reglamento de Notaria Públicas; Art. 92 Ley de Impuesto
Sobre Sucesiones, Donaciones y demás Ramos Conexos).
Responsabilidad Civil por hechos ilícitos. Se produce cuando el Notario Público
causa daño al Estado o a los particulares por intención, negligencia o imprudencia y se
traduce en el pago de la reparación correspondiente (Art. 7 del Reglamento de Notarías
Públicas y Art. 1185 del Código Civil). Si el hecho reviste carácter de punible, la acción
respectiva puede proponerse conjuntamente con la penal.
4.) La responsabilidad penal: La infracción de los de los deberes que la Ley impone al
Notario Público, muchas veces constituye delitos. En el Código Penal Venezolano, en el
Titulo Tercero del Libro Segundo referente a los delitos contra la cosa pública, señala
entre los siguientes:
a.-La violación de los sellos (Art. 230 del Código Penal).
b.-La Substracción, supresión o alteración de algún instrumento o documento (Art. 231
Código Penal); el enriquecimiento ilícito, esto, es cuando cometen los delitos de
peculado; concusión, corrupción y lucro de funcionarios tipificados en los artículos 195,
196, 197, 198, 199 Y 205, Código Penal, según las disposiciones y en el título VI del
mismo libro referente a los delitos contra la fe pública, Capítulo III se tipifican los delitos
de falsedad de los actos y documentos en que pueden incurrir los Notarios Públicos por
forjamiento o alteración de instrumentos, por falsa atestación sobre hecho o
declaraciones o dar copias de documentos supuestos o manifestar en ella cosa
contraria o diferente de la que contenga el verdadero (Art. 317,318 Y 319 del Código
Penal).
114
Aspectos Teóricos-Doctrinales. Principios Rectores
En este entendido, además del estudio de la función notarial debemos referirnos a
los principio procesales rectores de esta función.
Las facultades otorgadas al Notario Público como rector de la función notarial por
la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela; las normas procesales de
carácter constitucional, que consagran los principios de igualdad de las partes frente a
la Ley, el principio de equidad, el derecho a la defensa, el derecho a acceder a los
órganos de justicia, el debido proceso, la garantía de los derechos personales en forma
progresiva y sin discriminación alguna; las normas contenidas en el Código de
Procedimiento Civil vigente, las cuales desarrollan estos principios, así como aquellas
que establecen las reglas y temporalidad de los actos; son el fundamento teórico del
estudio.
Estos postulados del derecho natural, que son acogidos en el derecho procesal y
que se ponderan en la aplicación de la justicia, cuando la norma así lo establezca, son
denominados principios generales de derecho y, los principios procesales
constitucionales comprenden el conjunto de normas de carácter constitucional, creadas
para la protección de los derechos individuales o colectivos de los ciudadanos, los
cuales son de orden público y que no pueden ser relajados por las partes o vulnerados
por los órganos de la administración pública.
Principios Procesales de carácter Constitucional:
Definidos como aquellas normas programáticas establecidos en la Constitución
Nacional también denominados Principios Constitucionales, que garantizan a los
ajusticiables el acceso a la justicia, seleccionados en la investigación, son los
siguientes.
La Tutela Judicial Efectiva:
115
Consagrada en el artículo 26 de la vigente Constitución, que obliga al Estado a
garantizar a todas las personas, el acceso a los órganos de la administración de justicia,
para hacer valer sus derechos e intereses, incluso los colectivos o difusos, a la tutela
efectiva de los mismos y a obtener con prontitud la decisión correspondiente.
La Eficacia Procesal:
Contenida en el artículo 257 de la Carta Magna, donde dispone que el proceso es el
instrumento fundamental para la aplicación de la justicia, que se establecerán la
uniformidad, la brevedad, la oralidad y la publicidad de los procesos en las Leyes
procedimentales y que no habrá sacrificio de la justicia por reposiciones inútiles, por la
omisión de formalidades inútiles o no esenciales a los procesos. Se acoge la teoría
finalista, el fin perseguido es obtener la justicia, dentro de los parámetros del artículo 26
de la Constitución de la República.
La Igualdad Procesal, (Espasa Lex, 1999:792):
Principio natural del proceso, según el cual los distintos sujetos -el que solicita una
tutela jurisdiccional y aquel frente al cual esa tutela se solicita- deben disponer de
iguales medios para hacer valer sus defensas, esto es, deben ser titulares de derechos
procesales semejantes, de igual posibilidad para sostener y fundar lo que a cada cual
interesa: "...debe entenderse la igualdad en el sentido de que las normas procesales
han de prever, por cada acto de alegación o prueba de una parte, un acto paralelo de la
parte opuesta o contrapuesta."
En la legislación patria, dicho principio de igualdad se encuentra establecido en el
ordinal 2° del artículo 21 de la Constitución vigente y, en el artículo 15 del Código de
Procedimiento Civil. Principio éste íntimamente ligado con el derecho a la defensa.
Del análisis de estos principios, se observa cómo el Estado Venezolano pasó de
ser un Estado formal de derecho a un Estado de justicia material, proyectado bajo la
efigie del concepto de valor y, para reflejarse en todas las instituciones públicas. La
observancia de dichos principios, se garantiza a través del derecho que tiene todo
116
ciudadano de salvaguardar efectivamente Sus derechos o intereses legítimos, en el
marco del proceso judicial, con el uso de las acciones, defensas, presentación de
medios probatorios, y demás; con la certeza de ser juzgado por un Juez ordinario
predeterminado en la Ley, lo cual no es más que la garantía de que la causa sea
resuelta por el Juez competente o, por aquel que funcionalmente haga sus veces, quien
a su vez, deberá garantizar absoluta imparcialidad, separado de las influencias
psicológicas y sociales que puedan incidir en el mismo.
En algunos casos, el precepto constitucional antes señalado, resulta inaplicable o
absurdo. En efecto, el ordinal 2° del artículo 49 constitucional, establece en forma
genérica, la presunción de inocencia para todo tipo de procesos. Sin embargo, tal
presunción sólo puede operar en sede penal y administrativa y no, en sede civil, ya que
ello desnaturalizaría el proceso civil, colocando a los justiciables en un verdadero
estado de desequilibrio; lo cual no ocurre en materia penal, donde tiene plena vigencia
dado que el imputado presenta desventaja frente al Estado, como débil jurídico.
Por otra parte, en el procedimiento civil el actor debe reseñar todas y cada una de
sus pretensiones y, en forma desglosada, indicar las razones y actividades que dieron
origen a su reclamación, así como cualquier otra pretensión; vale decir, que debe alegar
detalladamente los hechos y los fundamentos en la demanda, tal y como lo dispone el
artículo 340 de la Ley Adjetiva Civil, para posteriormente, demostrar en juicio sus
defensas, mediante los medios probatorios, que incluyen la parte que nos ocupa una
actuación notarial de las denominadas constancia de cualquier hecho o acto a través de
una inspección extrajudicial y, que permitan a la otra parte, el debido ejercicio del
derecho a la defensa y el control de los medios probatorios.
Principios Procesales Adjetivos:
Definidos como aquellas normas que desarrollan las pautas programáticas
establecidas en la norma sustantiva, vale decir, los principios constitucionales que
regulan la forma de intervención de los sujetos procesales y la verificación de los actos
en el proceso civil, las cuales se encuentran contenidas en el Código de Procedimiento
117
Civil vigente y otras leyes de carácter procedimiental y, seleccionados en la
investigación, son los siguientes:
La Celeridad Procesal:
Contenido en el artículo 10 del Código de Procedimiento Civil, ordena la aplicación
de la justicia en forma breve, rápida y eficaz. Dicha norma se concatena
sistemáticamente al dispositivo constitucional establecido en el artículo 257. En los
casos de los Notarios Públicos que rigen la función notarial estarán obligados a
presenciar el otorgamiento de los documentos que se les presenten, sea en el propio
día o dentro de los tres siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la
oportunidad que al efecto se señale (Art. 13 del Reglamento de Notarías Públicas).
Igualmente los Notarios Públicos están obligados a no retardar o diferir las
autenticaciones, registros, reconocimientos y demás diligencias de su cargo.
Igualmente están obligados a atender las solicitudes de copias certificadas, sin
dilaciones ni retardos (Art. 17 del Reglamento de Notarías Públicas).
El Principio Dispositivo:
Establecido en el artículo 11 del Código de Procedimiento Civil, dispone que en
materia civil, todo proceso debe iniciarse a instancia de parte, esto es, el impulso
corresponde al interesado, mediante el ejercicio de la acción. Dicho principio limita al
órgano judicial a actuar solo cuando lo establezca la Ley o, en caso de resguardo del
orden público y/o de las buenas costumbres.
Este principio es el que rige en la mayoría de los procedimientos de carácter civil y
mercantil, convirtiéndose en la regla principal de ellos. Se fundamenta en los
presupuestos de que no hay juicio sin demandante, que el asunto a decidir lo presentan
las partes y, por lo tanto, tienen la carga de probar sus alegatos, así como que el Juez
sólo debe y puede resolver sobre lo alegado y probado en actas.
Los Notarios Públicos estarán obligados a prestar las funciones de su ministerio
cuando para ello sean requeridos, salvo que se encuentren física o legalmente
118
impedidos de hacerla. Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia, y la
fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen
desempeño de su cargo (Art. 11 del Reglamento de Notarías Públicas).
El Principio de la Formalidad Procesal:
Dispone la verificación de los actos en el proceso civil, se encuentra regulado en el
artículo 7 del Código de Procedimiento Civil vigente, flexibilizado posteriormente
mediante el artículo 26 y 257 del texto constitucional.
Definición de términos básicos
Es necesario el completo desarrollo de algunos términos básicos para la presente
investigación, tales como: documento, notaria pública, servicios públicos, certeza
jurídica, requisitos, tomo, autenticado, valor probatorio, otorgante.
120
CONCLUSIONES
A mi Parecer la definición Legal del Notario Como Órgano de Jurisdicción
Voluntaria, en el articulo 70 del Decreto con Fuerza de Ley de Registro Público y del
Notariado, revive la tradicional discusión sobre la naturaleza de la Función Notarial en
Venezuela. El texto del referido Articulo , aparte de determinar que el Notario puede
intervenir en la formación de Situaciones Jurídicas o en la creación de derechos
subjetivos, en los casos de las actuaciones notariales; de Constancia de hechos o de
actos mediante inspecciones; de Notificaciones o de requerimientos; de las actas de
protesto de títulos de créditos; de los Justificativos, o de las relativas a testamentos y
autorizaciones de administración separada de comunidades separada de
comunidades conyugales o de la administración de bienes de menores e incapaces;
sin embargo aclara que el Notario sólo puede actuar a solicitud de parte interesada y
nunca de oficio, esa declaración del Notario como órgano de jurisdicción voluntaria, en
primer término, no puede interpretarse más allá de la función que propiamente le
corresponde de documentación o de autorización de actos o negocios jurídicos , para
darles fe pública .Puede concluirse que el Notario es un Funcionario administrativo
que por su competencia de dar fe pública ,en general, realiza algunas actuaciones de
la llamada jurisdicción voluntaria o no contenciosa, atribuida a los tribunales; pero, sin
que ello se trasmute en un órgano jurisdiccional, aunque sus actuaciones fedatarias se
requieran para el tramite de un proceso judicial, o produzcan efectos procésales, más
aún el mismo decreto Ley citado ratifica que los Notarios son funcionarios que
pertenecen a la administración pública nacional y no al Poder Judicial, y que su
función es la de dar fe pública de los actos o hechos jurídicos ocurridos en su
presencia física o a través de medios electrónicos( Artículos 67 y 74,
encabezamiento), siendo un funcionario administrativo, el Notario no dicta “actos
decisorios” y tampoco sigue “procesos” para cumplir con su función, sino que como
funcionario de la administración pública realiza una actividad administrativa de certeza
y veracidad Jurídica, que puedan tener como ya dijimos efectos procésales o
extraprocesales, por el Contrario, el juez que actúa en sede de jurisdicción voluntaria;
en procesos no contenciosos, dicta pronunciamientos o sentencias aunque no
produzcan cosa juzgada (Articulo9s 895,898 y 901 del Código de procedimiento Civil)
121
Esta actividad administrativa, por otra parte, contribuye a la materialización del
Principio de Seguridad Jurídica del sistema socioeconómico, contemplado en el
Articulo 299 de la Constitución Vigente. Es necesario pues, concluir que el término de
Jurisdicción voluntaria referido a la función Notarial, conforme a la definición del
Notario y de la Naturaleza de la función notarial, que se contienen en el mencionado
decreto Ley, no alcanza la función jurisdiccional que propiamente llevan a cabo los
jueces a través de los procedimientos de jurisdicción no contenciosa. En efecto la
actuación de los Notarios, solicitada voluntariamente por los interesados, consiste en
la formación de sus situaciones jurídicas o de creación de sus derechos subjetivos,
mediante declaraciones de fé pública presuntivas sobre su certeza y veracidad. Sobre
la actividad notarial o mejor dicho el acto de autenticación que significa "Acción y
efecto de autenticar" con preferencia a "autenticidad" porque ésta es la calidad que
reviste la cosa. La autenticación es significativo de un acto, de un hecho jurídico,
porque tiene consecuencias tales, y, por ello, es objeto formal de la ciencia notarial: el
hecho de la autenticación, que corresponde como característica únicamente al Notario
Público.
La relación entre auténtico y fe es igual que autoridad y verdad, en propia
esencia. El diccionario nos dice "autenticar, autorizar o legalizar" jurídicamente alguna
cosa. En la segunda acepción del adjetivo "auténtico" se lee "autorizado o legalizado
que hace fe pública"
La autenticidad comprende la fecha cierta la autenticidad de la firma. Cuando el
Notario Público interviene en el otorgamiento y fe del contenido del documento lo hace
como funcionario autenticante y no como profesional del derecho, lo que prueba que
tal función es entendida como más extensa y efectiva. Tal como lo señala Olavarría
Telléz "entendemos la autenticación como la producción de una verdad oficial; es
decir, como la afirmación de la realidad de un acontecimiento, hecho por una persona,
respecto a la cual el ordenamiento jurídico establece una presunción de verdad (Obra,
Contenido y Fuente de Derecho Notarial)”.
El documento reconocido, se entendía como aquel donde el Notario Público daba
fecha cierta y fe de la firma de los otorgantes. Guardaba para su archivo copia
122
fotostática del documento otorgado. Esta figura ya no esta en vigencia.
El Notario Público es un funcionario público porque el estado lo convierte en
detentador de una parte de la autoridad pública para extender documentos públicos. El
Notario Público es el autorizante del documento de acuerdo con las partes a quienes
ha asistido. Responde de su total conformidad ante la Ley en virtud de la misión de
control de legalidad que el estado le ha conferido.
La Función Notarial en cuanto a profesión implica vocación, es decir, dedicación
y servicio a la comunidad. Si' olvidan el sentido de servicio y se dejan guiar por un puro
interés material, el Notario se degrada a competidor y el sentimiento de hermandad es
sustituido por el de hostilidad, envidia o recelo. Por lo tanto, tienen la obligación de
aportar día a día esfuerzo, honradez y dignidad para alimentar y mantener al prestigio
corporativo.
Como función social, prestan un servicio. Hay una Sociedad a la cual se deben la
prestación de sus funciones y los intereses de ella lo han de tener primordialmente en
cuenta. Los Notarios Públicos ejercen una actividad para el público. El usuario los
beneficia al hacerlos depositarios de su confianza
La institución notarial goza del mayor prestigio frente a los usuarios y ante los
profesionales del derecho. Se puede afirmar que en la actualidad el noventa y ocho
por ciento (98%) de los documentos, contratos, transacciones y negocios entre las
partes requieren de la fe pública notarial, afirmando que la actuación del Notario
Público a través del tiempo ha dejado una huella de seguridad jurídica y de confianza
en las distintas capas sociales de nuestra población.
La actuación del Notario Público es confiable en su contenido y certeza jurídica.
En todos los países contemporáneos se le considera con pleno valor probatorio a los
actos y contratos asentados por él.
La institución notarial no debe su eficacia y valor a coyunturas o accidentes
actuales, sino, producto de una larga evolución, sus antecedentes se iniciaron en la
oscuridad de los primeros tiempos de la escritura.
123
Las ventajas del documento notarial pueden resumir se en:
1. Se obtiene claridad en las circunstancias y contenido de los contratos.
2. Se garantiza la existencia de lo ocurrido ante su fe, constituyendo una prueba con
pleno valor probatorio y fuerza ejecutoria.
3. Se evitan las nulidades en los contratos, pues interviene un profesional calificado.
4. Se orienta a las partes en forma imparcial previniéndolas por decisiones poco
meditadas o precipitadas.
5. Sirve de medio para alcanzar una publicidad reconocible por terceros.
6. El Notario Público es un eficaz colaborador con el Estado, del cumplimiento de las
leyes fiscales.
7. Con la existencia del protocolo se garantiza la conservación del instrumento y la
posibilidad de su fiel reproducción.
8. Crea el acervo documental de la Nación.
Desventajas de la contratación privada:
1.- Son redactadas por personas que no son profesionales del derecho.
2.- Si se extravía el documento, no existe matriz de donde sacar copia.
3.- Las partes que intervienen y firman el documento no se les comprueba su
identificación, ni la representación legal correspondiente.
4.- Por la deficiencia en su redacción, son rechazados por el Notario Público o por el
Registro Público de la propiedad.
5.- No tiene la protección del Registro Público de la propiedad, en el caso de que
exista doble venta, o de que el inmueble se encuentre gravado, ni se constata si el
vendedor realmente es propietario del inmueble.
124
6.- No constituye prueba con pleno valor probatorio ni fuerza ejecutiva.
7.- Por lo general las cláusulas del contrato se redactan a favor de la parte más
poderosa y no ponderando la imparcialidad.
Certificación por el notario público:
En la certificación, el Notario Público da fe adecuando la función notarial al caso
particular. Es la parte donde manifiesta el contenido de la fe pública que es:
a.- Fe de existencia de los documentos relacionados en la escritura;
b.- Fe de conocimiento;
c.- Fe de lectura y explicación del instrumento;
d.- Fe de capacidad de los otorgantes; y
e.- Fe de otorgamiento de la voluntad.
El Notario Público por su cualidad de fedatario al certificar formula un juicio de
certeza que se impondrá a los demás.
La autorización de la escritura es el acto de autoridad del Notario Público que
convierte al documento en auténtico, quién ejerce sus facultades como fedatario
público, da eficacia jurídica al acto de que se trate, en el caso de un hecho, que las
circunstancias asentadas produzcan los efectos de plena prueba.
El Notario Público satisface plenamente los ideales de seguridad jurídica, no solo
por la actividad examinadora que integra su función, sino también porque responde a
los principios de conservación y reproducción de los documentos. En los documentos
privados, no hay posibilidad de reproducción, pues a diferencia del notarial, no existe
una matriz que lo conserve en forma permanente.
125
En todas estas etapas de la actividad del Notario Público, debe caracterizarlo su
imparcialidad, espíritu conciliador, discreción en los secretos confiados, equidad en el
cobro de los aranceles notariales, preparación técnica y jurídica, desempeño personal
y cumplimiento de las demás normas éticas y jurídicas.
126
127
BIBLIOGRAFÍA
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