manajemen audit
TRANSCRIPT
MANAJEMEN AUDIT ISO 19011:2002
AUDITAUDIT
PROSES YANG SISTEMATIS, MANDIRI DAN TERDOKUMENTASI UNTUK MEMPEROLEH BUKTI AUDIT DAN PENILAIAN SECARA OBYEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT DIPENUHI
AUDIT EKSTERNAL
AUDIT INTERNAL AUDIT PIHAK PERTAMA (AUDIT INTERNAL)
AUDIT PIHAK KEDUA
AUDIT PIHAK KETIGA
ETHICAL CONDUCT (Kode Etik)
FAIR PRESENTATION(Penyajian yang adil)
DUE PROFESIONAL CARE (Taat secara profesional)
EVIDENCE BASED APPROACH
(Pendekatan berdasarkan bukti)
INDEPENDENCE (Independen)
PRINSIP-PRINSIP BAGI AUDITOR
Ethical Conduct (Kode Etik) Ethical Conduct (Kode Etik)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Confidentiality (Kerahasiaan)
Trust (Kepercayaan)
Discretion (Tidak terpengaruh)
Integrity (Integritas)
Fair Presentation (Presentasi yang adil)Fair Presentation (Presentasi yang adil)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Harus mencerminkan kebenaran dan ketepatan dari kegiatan audit
Audit finding (Temuan audit)
Audit Conclusion (kesimpulan audit)
Audit report (Laporan audit)
Due Professional Care (Menjaga profesionalisme)
Due Professional Care (Menjaga profesionalisme)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
The importance of the task
(Pentingnya tugas yang dilaksanakan)
The Confidence (Percaya diri)
Competence (Memiliki
kompetensi)
Independence (Independen)Independence (Independen)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Independent of the activity being audited (Independen selama kegiatan audit)
Free from bias and conflict of interest (Bebas dari
keberpihakan)
Maintain the objective state of mind (Memelihara pemikiran yang obyektif)
Memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan pada bukti audit
Evidence-based Approach (Pendekatan berdasarkan bukti)
Evidence-based Approach (Pendekatan berdasarkan bukti)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Audit evidence is verifiable (Bukti audit dapat diverifikasi)
Audit conclusion related to the appropriate use of sampling (Kesimpulan audit memperhatikan penggunaan sampling yang sesuai)
Base on samples of information (Berdasarkan pada sampel informasi)
MANAJEMEN PROGRAM AUDITMANAJEMEN PROGRAM AUDIT
PROGRAMAUDIT
PLAN DO CHECK ACTION
PROSEDUR
ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT
Penanggung Jawab
• Sasaran & jangkauan• Tanggung jawab• Sumber daya • Prosedur
• Jadual audit• Penilaian auditor• Seleksi tim audit• Pengarahan aktivitas audit• Record
• Pantau dan kaji ulang• Identifikasi kebutuhan perbaikan & pencegahan• Identifikasi improvement
Kompetensi Auditor
AktivitasAudit
PlanPlan
DoDo
CheckCheck
ActionAction Perbaikan program audit
SASARAN PROGRAM AUDITSASARAN PROGRAM AUDIT
Atas dasar pertimbangan• Prioritas Manajemen• Maksud komersial• Persyaratan sistem manajemen • Peraturan perundangan, persyaratan kontrak• Kebutuhan evaluasi pemasok• Persyaratan pelanggan• Kebutuhan pihak yang berkepentingan • Resiko terhadap organisasi
SASARANAUDIT
Mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan audit
JANGKAUAN PROGRAM AUDITJANGKAUAN PROGRAM AUDIT
AUDITPROGRAM
AUDITPROGRAM
Perhatian pihak yang berkepentingan
Perhatian pihak yang berkepentingan
Ruang lingkup, Sasaran,Durasi
Ruang lingkup, Sasaran,Durasi
Problem bahasa,Sosial, budaya
Problem bahasa,Sosial, budaya
Standar, regulasi,kriteria
Standar, regulasi,kriteria
Kebutuhan sertifikasi/registrasi
Kebutuhan sertifikasi/registrasi
Frekuensi auditFrekuensi audit
Hasil audit sebelumnyaHasil audit sebelumnya
Kompleksitasaktivitas
Kompleksitasaktivitas
Perubahan significantdari operasi
Perubahan significantdari operasi
TANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDITTANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDIT
• Prinsip-prinsip audit• Kompetensi auditor • Penerapan dari teknik audit • Ketrampilan manajemen • Memahami hal teknis dan
bisnis usaha yang diaudit
Tanggung jawab untuk mengelola program audit yang memahami :
• Menetapkan sasaran dan jangkauan program audit • Menetapkan tanggung jawab dan prosedur • Menjamin tersedianya sumber daya• Memastikan penerapan program audit • Memastikan rekaman program audit dipelihara• Memantau, meninjau dan memperbaiki program audit
TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT
SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT
Mempertimbangkan :
• Sumber daya financial • Teknik mengaudit • Proses mencapai dan memelihara kompetensi
auditor & meningkatkan kinerja auditor• Ketersediaan Auditor dan Tenaga Ahli• Jangkauan program audit • Akomodasi, transportasi dll.
KEGIATAN AUDIT
Pre - Audit On site – Audit Post - Audit
Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim auditKontak awal
Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim auditKontak awal
Tinjauan Dokumen Tinjauan Dokumen
Persiapan audit lapangan Rencana auditPenugasan Tim auditDokumen kerja
Persiapan audit lapangan Rencana auditPenugasan Tim auditDokumen kerja
Rapat PembukaanRapat Pembukaan
Proses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifi- kasi information Persiapan kesimpulan audit
Proses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifi- kasi information Persiapan kesimpulan audit
Rapat PenutupanRapat Penutupan
Laporan auditLaporan audit
Distribusi laporan auditDistribusi laporan audit
Penyelesaian auditPenyelesaian audit
Tindak lanjut auditTindak lanjut audit
PENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASIPENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASI
Hanya informasi yang dapat di verifikasi Bukti audit
Temuan Audit
Sumber informasi
Pengumpulan dengan contoh yang sesuai dan verifikasi
Penilaian terhadap kriteria audit
Tinjauan
Kesimpulan audit
Metoda Pengumpulan Informasi• Wawancara • Observasi Lapangan• Tinjauan Dokumen
PELAKSANAAN TINDAK LANJUTPELAKSANAAN TINDAK LANJUT
• Kesimpulan audit untuk mengidentifikasi keperluan tindakan koreksi, pencegahan dan peningkatan
• Ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditee dalam jangka waktu yang disepakati
• Informasi auditee kepada klien audit tentang status tindakan
• Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan diverifikasi
• Verifikasi dapat dilakukan pada audit selanjutnya
ATRIBUT PERSONIL
Seorang auditor sebaiknya :
• Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus hati, jujur dan bijaksana
• Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatif
• Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi setiap orang
• Suka memperhatikan, yaitu cara aktif menyadari kegiatan fisik yang ada disekitarnya
• Cerdik, yaitu secara insting menyadari dan mampu memahami situasi
• Versatile, yaitu selalu siap menyesuaikan diri dalam situasi yang berbeda.
• Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian sasaran
• Tegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis.
• Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara mandiri meskipun aktif berinteraksi dengan yang lain
KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITORKOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR
Pengetahuan danKetrampilan bidangMutu
Pengetahuan dan Pengetahuan danKetrampilan umum Ketrampilan bidang Mutu & Lingkungan Lingkungan
Pendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman Kerja Auditor Audit
Atribut Personel
PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, PELATIHAN AUDITOR DAN PENGALAMAN AUDIT
Parameter Auditor Auditor di kedua disiplin Ketua tim audit
Pendidikan Pendidikan tingkat dua (lihat cacatan 1)
Sama seperti auditor
Jumlah pengalaman kerja 5 tahun (lihat cacatan 2) Sama seperti auditor Sama seperti auditor
Pengalaman kerja bidang manajemen mutu atau manajemen mingkungan
Min 2 tahun dari jumlah 5 tahun
24 hari pelatihan dalam disiplin kediua (lihat catatan 4)
Sama seperti auditor
Pelatihan auditor 40 hari pelatihan auditor 2 tahun dalam dua disiplin Sama seperti auditor
Pengalaman audit 4 auidt lengkap hingga jumlah min. 20 hari pengalaman magang audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat catatan 3)
3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit dalam disiplin kedua dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat cacatan 3)
3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit bertindak dalam peran Ketua tim audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit
Catatan 1 Pendidikan tingkat dua adalah bagian dari sistem pendidikan nasional sesudah tahap awal atau dasar, tetapi diselesaikan sebelum masuk ke universitas atau lembaga pendidkikan serupa.Catatan 2 Jumlah hatun pengalaman kerja dapat dikurangi 1 tahun jika orangnya telah menyelesaikan proses pendidikan kedua yang sesuai.Catatan 3 Pengalaman kerja dalam disiplin kedua dapat bersamaan dengan pengalaman kerja dalam disiplin pertama.Catatan 4 Pelatihan dalam disiplin kedua adalah untuk mendapat pengetahuan dari standar, hokum, peraturan, prinsip, metode dan teknik yang relevan.Catatan 5 Audit lengkap adalah audit yang mencakup semua langkah yang diurutkan dalam 6.3 sampai 6.6. Pengalaman audit menyeluruh hendaknya mencakup seluruh stndar system manajemen
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM
• Prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit yang sesuai dan menjamin bahwa audit dilaksanakan konsisten dan sistematis.
• Sistem manajemen dan dokumentasi referensi untuk menjamin auditor memahami ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit.
• Situasi organisasi untuk menjamin auditor memahami konteks oprasional organisasi.
• Hukum, regulasi dan persyaratan lain yang berlaku untuk disiplin yang relevan untuk menjamin auditor bekerja sesuai dan memperhatikan persyaratan yang diterapkan pada organisasi yang diaudit.
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM KETUA TIM AUDIT
Ketua tim audit mampu :• Merencanakan audit dan sumber daya yang efektif
selama audit• Mewakili Tim audit berkomunikasi dengan klien audit
dan auditee• Mengorganisir dan mengarahkan anggota• Mengarahkan dan memandu auditor magang• Memimpin Tim audit mencapai kesimpulan audit• Mencegah dan mengatasi konflik yang terjadi• Menyiapkan dan melengkapi laporan audit
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN KHUSUS AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTU
• Metode dan teknik yang terkait dengan mutu, untuk menjamin auditor menguji sistem manajemen mutu dan mendapatkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai.
• Proses dan produk, termasuk jasa, untuk menjamin auditor memahami konteks teknologi dari audit yang dilaksanakan.
METODA EVALUASI AUDITOR
Metoda evaluasi Sasaran Contoh
Tinjauan rekaman Verifikasi latar belakang auditor Analisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan pengalaman audit
Umpan balik positif dan negative Mendapatkan informasi kinerja auditor
Survai, keesioner, referensi personil, penghargaan, keluhan, kinerja, evaluasi, tinjauan pembanding
Wawancana Evaluasi atribut peronil dan ketrampilan berkomunikasi, verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan informasi tambahan
Tatap muka dan wawancara telepon
Observasi Evaluasi atribut personil dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan ketrampilan
Role playing, audit witness, kinerja penugasan
Pengujian Evaluasi atribut personil, pengetahuan, ketrampilan dan penerapannya
Ujian lisan dan tertulis, tes psykhologi
Tinjauan audit sebelumnya Mendapatkan informasi bahwa observasi langsung tidak memungkinkan untuk dilakukan atau yang sesuai
Tinjauan pada laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega dan auditor
Terima Kasih
Audit Mutu Internal