manual de project 2007

Cursos para Ingenieros

P R O J E C T

20071.

Gua Referencial

Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para Ingenieros1. CAPITULO I. 2. 3. GESTIN DE PROYECTOS.Microsoft Project 2007 es una aplicacin de gestin de proyectos, que nos ayudar a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Antes de ver cmo utilizar esta aplicacin vamos a aclarar algunas dudas un tanto tericas que nos ayudarn a una mejor comprensin de la misma.

1.1.

Qu es un Proyecto?

Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo: Antes del proyecto: Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para conseguirlo. Identificar quin se encargar de cada tarea. Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en realizarlas. Durante el proyecto: Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea. Indicar qu problemas van surgiendo. Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto. Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosAl finalizar el proyecto: Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes. Al planificar un proyecto debemos tomar en cuenta los factores fundamentales que influyen en el mismo y que estn representados en el siguiente tringulo.

1.2.

Tringulo del Proyecto

Si pudiera prever el futuro del proyecto. En cierto modo puede, si comprende los tres factores que conforman cada proyecto:

TiempoTiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo.

DineroSe basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

mbitoObjetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.


Cursos para IngenierosEste tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.

1.3.

Elementos de un Proyecto.

Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado fundamentalmente por: tareas, hitos y recursos.

Tareas: Tambin se les llama pasos o actividades y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos planificando un seminario los elementos a considerar seran: quin ser el ponente, en qu lugar se realizar el seminario, la publicidad a realizar, las personas que asistirn, el protocolo,..... Y algunas de las tareas a realizar podran seran: contactar al ponente, reservar el auditorio para el seminario, contratar la publicidad,.

Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para Ingenieros4. CAPITULO II. 5. 6. EJECUCIN DEL PROGRAMACon Microsoft Project 2007 se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:

1. Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto. 2. Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo.

2.1. Cmo utilizar Project:

Una vez aclarados algunos aspectos tericos vamos a ver cmo se ejecuta el programa MICROSOFT PROJECT 2007.

a) Desplegamos el Botn INICIO. b) Vamos hasta la opcin PROGRAMAS. c) Seleccionamos MICROSOFT PROJECT., y se abre la siguiente pantalla:



2.2. Pantalla inicial de Project 2007

Escala Temporal

Tabla de EntradaBarra de Vistas

Diagrama de Gantt

Barra de Tareas

Barras de Desplazamiento



2.3. Apertura y Almacenamiento de un Archivo de Proyecto.

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos. En la ventana abrir, elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y despus seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir. Al abrir un archivo podemos ver lo que ste contiene as como hacer cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo, y para ello tenemos dos opciones: Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan slo tenemos que pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas:

2.4. Visualizacin del Proyecto en Vistas

Cuando trabajamos en Project 2007, podemos elegir la forma en la que deseamos ver e introducir informacin en nuestro proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de informacin y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una escala temporal.


Cursos para IngenierosTodas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una nica hoja, diagrama, grfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt).

Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a travs del Men Ver y elegir la opcin Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a la izquierda de la ventana de aplicacin de Project. Algunas de las vistas ms utilizadas las detallamos a continuacin:

Calendario

Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Lista de tareas e informacin relacionada y

Diagrama de Gantt

un diagrama que muestra las tareas y sus duraciones.

Diagrama Pert

Muestra todas las tareas y sus dependencias.

Uso de tareas

Lista de tareas y recursos para cada tarea.

Nos permite comparar la programacin de la Gantt de seguimiento lnea base con la programacin actual. Nos muestra la informacin de un recurso Grfico de recursos individual o en grupo a lo largo del tiempo. Nos permite introducir y editar informacin Hoja de recursos sobre recursos en un formato similar al de una hoja de clculo.


Cursos para IngenierosMuestra las tareas que estn agrupadas en Uso de recursos cada recurso. Muestra una lista con todas las vistas Ms vistas disponibles.

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad de la informacin que sta tiene, por eso tenemos que saber cmo movernos por las diferentes vistas. Para ello tenemos barras de desplazamiento en la mayora de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para desplazarnos entre los campos o cuadros de una vista, o ya ms concretamente, en el Formulario de tareas podemos utilizar los botones anterior y siguiente para desplazarnos en la lista de recursos o tareas, de uno en uno. Tambin se puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Men Edicin en la opcin Ir a.

7. CAPITULO III. PLANIFICACIN DE UN PROYECTO NUEVO

3.1. Inicio de la Programacin de un Proyecto Nuevo

Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de programar un proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener muy claro cules son las tareas a realizar, el tiempo total del proyecto y de cada una de las tareas y los recursos con los que contamos.


Cursos para IngenierosPara iniciar un proyecto en PROJECT 2007, abrimos el programa y nos aparece un archivo de proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir la informacin del proyecto.

Para introducir la fecha de comienzo del proyecto slo tenemos que desplegar la flecha que aparece en el cuadro de esa opcin y elegir del calendario que se abre, el mes, ao y da. Si no introducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizar automticamente la fecha actual como fecha inicial de la programacin que se est creando. La fecha de fin la calcular Project dependiendo de la informacin que introduzcamos referente a las tareas y recursos.

Tambin podemos programar un proyecto basndonos en una fecha final creando lo que se conoce como programacin hacia atrs. De esta forma a partir de la fecha final, conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar el proyecto para poder terminar en la fecha establecida.



3.2. Configuracin bsica

Luego de actualizar la informacin del proyecto, el siguiente paso es la configuracin del calendario bsico inicial del proyecto utilizando el men: HERRAMIENTAS OPCIONES CALENDARIO

y ajustando la informacin correspondiente como la hora de entrada, hora e salida y la semana la semana comienza el lunes. El resto de la informacin se actualizar mas adelante.



3.3. Definicin del proyecto y de los perodos laborales

En este paso debemos utilizar el men del panel de tareas y lo aprenderemos realizando el siguiente ejemplo: Proyecto: Planificacin de Seminario de Control de Calidad Definir el proyecto: Comienzo: 21-02-2011. Definir perodos laborales Definir das y horario de trabaja Calendario laboral (das festivos) Jornadas laborales Definir un calendario adicional (medio tiempo)

Escribir las siguientes tareas y sus duraciones:

Nro. 1 2 3 4

Nombre de la tarea Contactar al expositor Seleccionar el da del seminario Seleccionar y alquilar el local Hacer lista de invitados

Duracin 6 das 1 da 2 sem 5 das


Cursos para Ingenieros5 6 7 8 9 10 11 12 Realizar la permisologa Encargar Invitaciones Planificar la publicidad Reunin con publicista Planificar la decoracin Encargar elementos de decoracin Contratar pasapalos Seminario 10 das 2 das 6 das 1 da 1 sem 1 sem 3 das 1 da

2.7. Definicin de los Captulos:

Para definir los captulos del proyecto utilizamos el siguiente botn de la barra de herramientas: continuacin: . Para el ejercicio anterior, definir los captulos como se muestra a

Nro. 1 2 3 4 5 6

Nombre de la tarea SEMINARIO DE PLANIFICACIN Planificacin de Seminario Contactar al expositor Seleccionar el da del seminario Seleccionar y alquilar el local Hacer lista de invitados

Duracin

6 das 1 da 2 sem 5 das


Cursos para Ingenieros7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Realizar la permisologa Compras Encargar Invitaciones Planificar la publicidad Reunin con publicista Local Planificar la decoracin Encargar elementos de decoracin Contratar pasapalos Seminario 1 sem 1 sem 3 das 1 da 2 das 1 sem 1 da 10 das

2.8. La Escala Temporal

Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la duracin de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.


Cursos para Ingenieros2.9. Configurando el Encabezado y pie de pgina

Para completar el formato bsico del proyecto debemos configurar el encabezado y pie de pagina utilizando la opcin CONFIGURAR PAGINA, definindolos como se muestra en la pgina siguiente:


Cursos para IngenierosCAPITULO III. LAS TAREAS DE UN PROYECTO.

3.1. Qu es una Tarea?

Las tareas se les llama asocia con los pasos o actividades a realizar en un proyecto y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos planificando un seminario los elementos a considerar seran: quin ser el ponente, en qu lugar se realizar el seminario, la publicidad a realizar, las personas que asistirn, el protocolo , ..... Y algunas de las tareas a realizar podran seran: contactar al ponente, reservar el auditorio para el seminario, contratar la publicidad,.

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente. Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosIntuicin de alguien que la ha realizado anteriormente. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

3.2. Introduccin de las tareas y duraciones

Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas.

Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas est identificada por un nmero que se va escribiendo automticamente a medida que vamos introduciendo las tareas. Tras introducir una tarea pulsamos INTRO y podemos incluir una tarea nueva, as sucesivamente hasta que hayamos escrito todas las tareas a realizar.


Cursos para IngenierosLas duraciones las vamos escribiendo en la columna duracin. Estas duraciones las podemos especificar en perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de das en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos laborables y no laborables basados en un da de 24 horas y en una semana de 7 das). Como duracin predeterminada aparece 1 da, si queremos modificarla simplemente tenemos que introducir el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema: m h d s mt ht dt st minuto hora da semana minuto transcurrido hora transcurrida da transcurrido semana transcurrida

As, si queremos indicar que la duracin es de 3 semanas, tendremos que escribir en duracin 3s. Para introducir un hito, tan slo debemos introducir la tarea y como duracin 0. En el diagrama de Gantt, a la derecha de esta ventana, aparecer el hito representado con un rombo ().

3.2.1. Tarea Repetitiva

Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de la ltima tarea introducida, desplegamos el Men Insertar y elegimos Tarea repetitiva. En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:



En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duracin de la misma, cundo va a tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente), qu da de la semana y cuntas veces se tiene que repetir a partir del da en el que comience. Una vez indicada toda esta informacin pulsamos ACEPTAR. Podemos comprobar que en la lista de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda tiene un smbolo que indica que es una tarea repetitiva.

Barra de Tareas Repetitiva


Cursos para Ingenieros3.3. Dependencia entre Tareas (Vinculaciones)

Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, stas se disponen d tal forma que pueden indicar el orden de sucesin de las mismas, pero en cuanto al momento de comenzar, todas estn, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entre tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo tiempo o una comienza al finalizar otra, .... La tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea que depende de sta se llama sucesora.

La dependencia de tareas reduce o alarga la duracin de la planificacin del proyecto, veamos en qu consisten los cuatro tipos de dependencias y cmo afectan a esa duracin:

Dependencia Fin a comienzo: Es la ms utilizada. El final de una tarea marca el principio de otra. Aumenta la duracin del proyecto.

A BDependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duracin ya que las tareas se solapan.

A BProject 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosDependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin.

A BDependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea marca el final de otra.

A BPara vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botn Vincular tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.

Para desvincular tareas, seleccionamos las tareas que queramos desvincular y elegimos el botn Desvincular tareas que tambin lo encontramos en la barra de herramientas. Si no indicamos el tipo de vinculacin, se har por defecto una Dependencia de Fin a Comienzo. En el caso de que queramos cambiar esta dependencia por otra de las arriba Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para Ingenierosindicadas, pulsamos dos veces en la lnea de vnculo, de la dependencia que queremos modificar, y nos aparecer la ventana Dependencia entre tareas.

En esta ventana tambin podemos cambiar el tiempo de posposicin y el tiempo de adelanto. El primero de ellos retrasa el inicio de la tarea sucesora, con lo que se aumenta la duracin del proyecto. En el caso del tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrs, se adelanta, la tarea sucesora, con lo que se reduce la duracin del proyecto. Por ejemplo, si tenemos dos tareas con dependencia de fin a comienzo y ponemos el tiempo de adelanto de 1 da, las dos tareas se solapan en un da, ya que el ltimo da de la predecesora es el primero de la sucesora. En cambio si ponemos el tiempo de posposicin de 1 da, habr un da entre el fin de la predecesora y el comienzo de la sucesora.

3.4. Programacin de las Delimitaciones de Tareas

En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar terminar tareas en una fecha exacta aproximada. Cuando se impone una limitacin de una fecha de comienzo fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la programacin. Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al introducir una tarea, se le asigna por omisin una delimitacin . La tabla siguiente describe los tipos de delimitaciones y cuando son flexibles:


Cursos para IngenierosDelimitacin Descripcin La tarea comienza lo antes Lo antes posible (LAP) posible, basndose en otras delimitaciones. Lo mas tarde posible (LMTP) La tarea comienza lo mas tarde posible, basndose en otras delimitaciones. La tarea termina en la fecha Proyectos programados a introducida en una posterior. La tarea comienza en la fecha introducida en una posterior. partir de una fecha de comienzo Proyectos programados a partir de una fecha de comienzo. Todos los proyectos. Es flexible Todos los proyectos.

No finalizar antes de (NFAD)

No comenzar antes de (NCAD) No finalizar despus de (NFDD) No comenzar despus del (NCDD)

La tarea termina en la fecha Proyectos programados a introducida una anterior La tarea comienza en la fecha introducida una anterior. partir de una fecha de fin. Proyectos programados a partir de una fecha de fin.

3.5 Identificacin del Camino Crtico

El camino crtico lo forman las tareas que son crticas para la duracin del proyecto. Tareas crticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir ningn cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusin en la duracin total del proyecto. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosPara ver el camino crtico tenemos que formatear la programacin del proyecto, para ello vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, que permite

seleccionar diferentes opciones de formato de este Diagrama.

Una vez formateada la programacin, las tareas crticas aparecern en color rojo mientras que las que no lo son lo harn en azul. A medida que hagamos modificaciones para ajustar las duraciones de estas tareas, el camino crtico se ir actualizando.

Todo lo que hemos visto hasta ahora acerca de la dependencia de las tareas y sus duraciones lo podemos ver tambin bastante detallado en el Formulario de tareas, mostrndose ste como una vista individual o combinada segn nos interese ms. Esto ltimo lo podemos indicar en la Barra de Vistas en la opcin Ms vistas.


Cursos para Ingenieros8. CAPTULO IV. 9. LOS RECURSOS DE UN PROYECTO.

10.

4.1. Los Recursos.

Son las personas, equipos y materiales que sern utilizados en un proyecto. Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos: disponibilidad y costos.

Personas (Recurso humano) Trabajo Tipos de Recursos Materiales Costo Equipos

Recursos Humanos:Los recursos humanos son las personas que trabajaran en el desarrollo de un proyecto y pueden tener las siguientes caractersticas: 1) Persona individual identificada por nombre, por ejemplo: Jos Prez. 2) Persona individual identificada por funcin: Director, Operador de equipo, etc. 3) Grupo de personas con un objetivo comn: planificacin, contabilidad, investigacin, etc.


Cursos para IngenierosPara introducir recursos humanos presionamos clic en la vista: hoja de recursos y observaremos las siguientes columnas: Nombre del recurso, tipo, etiqueta de material, etc., inicialmente trabajaremos con las siguientes:

Haga clic en la hoja de recursos en la barra de vistas. Coloque el apuntador debajo de la columna: nombre del recurso. Escriba lo siguiente: Nombre: Pedro Prez Tipo: Trabajo

Iniciales: PP Capacidad mxima: 100%

El campo capacidad mxima lo podemos expresar con nmeros enteros o parciales, por ejemplo: 0,5, 1 o 2 para representar 50%, 100% o 200%. Para hacer este cambio, entramos en el men: herramientas Opciones programacin y en el cuadro mostrar las unidades de asignacin como debemos seleccionar valores decimales.

A continuacin escribiremos los siguientes recursos: Electricista Alberto Guerra Operador de Maquinaria Marino Pez Jonathan Ruiz trabajo trabajo trabajo trabajo trabajo EL AG JB MP JR 200% 100% 100% 50% 75%


Cursos para IngenierosRecursos de Equipamiento.Son todos aquellos equipos o maquinarias que se requieren a lo largo de la ejecucin de una obra, en Project los equipos son considerados de tipo trabajo. Debemos tomar en cuenta que los equipos, a diferencia del recurso humano, podran funcionar en horario completo 24 horas. Tambin debemos prever que varias personas podran necesitar el mismo equipo de manera simultanea y el equipo pudiera quedar sobre-saturados, por lo cual debemos configurar el tiempo a un 50% de capacidad mxima. Para la asignacin de equipamiento, utilizaremos las mismas columnas que para recursos humanos. Coloquemos los siguientes equipos: Nombre Mezcladora de pie Palas Carretillas Montacargas Tipo trabajo trabajo trabajo trabajo Iniciales MP PA CA MO Cap. Max. 200% 800% 400% 100%

Recursos Materiales:Son todos aquellos materiales de consumo que sern agotados en la ejecucin de las tareas asignadas a un proyecto. En este tipo de recurso debemos utilizar el campo etiqueta de material en el cual debemos indicar en que unidades se mide dicho material. Introducir los siguientes materiales: Nombre Cemento Arena Tipo material material Etiqueta de material saco m3 CE Iniciales

AR Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosPiedra Pintura Aceite Pintura Pared material material material m3 galn galn PI PA PP

4.2. Describir los Recursos.Para describir los recursos debemos visualizar la vista Hoja de Recursos en la cual por cada recurso debemos describir las siguientes columnas:

Nombre del recurso: describe el nombre del recurso. Tipo: en la versin de Project 2007 los recursos pueden ser de tipo trabajo, material o costo Etiqueta de material: aqu debemos indicar en que unidades se mide dicho material, por ejemplo: el papel por resma, los cartuchos de tinta por unidad, los lpices por docena. Etc. Iniciales: representan las siglas del recurso Grupo: identifica a que grupo de trabajo pertenece: compras, planificacin, administracin, gerencia, etc. Capacidad mxima: representa la cantidad de tiempo, en porcentaje que este recurso estar disponible para este proyecto. Tasa estndar: se refiere a una cuota de pago por unidad de tiempo que se mantendr a lo largo de la tarea a la cual fue asignado dicho recurso, por ejemplo: 5.000 Bs. /hora, 28.000 Bs. /semana o 20.000 Bs. /da y generalmente es aplicado a personas o alquiler de equipos. En el caso de materiales, representa el costo de este recurso por unidad de medida: 15.000 Bs. /resma, etc. Tasa horas/extra: representa el costo del recurso por horas extra y solo se coloca en recursos de tipo trabajo: personas o equipos.


Cursos para IngenierosCosto/uso: es un costo nico que se acredita a este recurso y se debe cancelar segn se indique en la columna acumular. Acumular: Indica cmo se cancelar el costo/uso y puede ser: al comienzo, Al final o por prorrateo Calendario: Se debe indicar cuando el recurso tiene un horario laboral diferente al horario estndar. Cdigo: se utiliza si tenemos codificados los recursos.

Para agregar informacin adicional de cada recurso en un campo texto.

En caso de ser necesario, podemos adicionar una columna tipo texto para escribir informacin adicional a cada recurso, como por ejemplo: direcciones, telfonos, etc. Procedemos de la siguiente forma:

Hacemos clic en el encabezado de la columna donde queremos insertar la nueva columna, por ejemplo: hagamos clic en la columna etiqueta de material.

Elegimos en el men: insertar columna. Colocamos la siguiente informacin: Nombre: Titulo: texto1 Telfono

Alinear ttulo: Izquierda Alinear dato: Derecha Ancho: 14

Pulse Aceptar. Finalmente introduzca los telfonos deseados.


Cursos para Ingenieros4.3. Asignacin de Costos a los Recursos.

En Microsoft Project hay dos maneras de manejar los costos: como una tasa estndar o como costo/uso. El primero se refiere a una cuota de pago por unidad de tiempo que se mantendr a lo largo de la tarea a la cual fue asignado dicho recurso, por ejemplo: 5000 Bs/hora, 28000 Bs/semana o 20000 Bs/da y generalmente es aplicado a personas o alquiler de equipos. El costo/uso se aplica a un pago por trabajo especfico o servicio prestado, que se cancelar una sola vez, segn 3 modalidades: al comienzo, al final o por prorrateo. Para la asignacin de los costos de un proyecto utilizaremos las columnas: tasa

estndar, costo/uso, acumular, tasa horas extra.

Organizar los Recursos en Grupos.

En un proyecto podemos organizar los recursos en grupos indicando en al columna correspondiente el grupo al cual pertenece dicho recurso, con el objetivo de ordenarlos, filtrarlos o agruparlos, por ejemplo: Herrera, carpintera, jardinera, etc. A continuacin organice los recursos en diferentes grupos.

Informacin adicional de cada Recurso en un campo texto.

En caso de ser necesario, podemos adicionar una columna tipo texto para escribir informacin adicional a cada recurso, como por ejemplo: direcciones, telfonos, etc. Procedemos de la siguiente forma: Hacemos clic en el encabezado de la columna donde queremos insertar la nueva columna, por ejemplo: hagamos clic en la columna etiqueta de material. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosElegimos en el men: insertar columna. Colocamos la siguiente informacin: Nombre: Titulo: texto1 Telfono

Alinear ttulo: Izquierda Alinear dato: Derecha Ancho: 14

Pulse Aceptar. Finalmente introduzca los telfonos deseados.

4.4. Resolucin Manual de sobreasignaciones de recursos.

La redistribucin automtica de recursos puede producir ajustes no deseados en la programacin soluciones que no resultan prcticas para un proyecto en particular. Cuando esto sucede, pueden usarse otras tcnicas de programacin para resolver sobreasignaciones de forma manual, hay que considerar lo siguiente: las

1. Incrementar la capacidad mxima del recurso: Al incrementar las unidades de un recurso, se reduce l nmero de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso de la tarea. 2. Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignacin: Se puede retrasar el comienzo de una tarea hasta que se disponga de un recurso poder dividir la tarea. 3. Ajustar las dependencias delimitaciones una tarea: La modificacin de las dependencias entre tareas puede suprimir el solapamiento entre tareas que usan el mismo recurso. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para Ingenieros4. Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recurso de una tarea puede cambiar la duracin de la misma. El trabajo asignado al recurso eliminado es redistribuido entre los restantes recursos asignados a la tarea.

Asignacin de Recursos:Cuando asignamos un recurso a una tarea se crea una correspondencia entre el recurso y la tarea generando as los costos correspondientes. Existen varias formas de hacerlo: 1. Con el botn asignar recurso de la barra estndar o 2. Entrando en la informacin de la tarea (doble clic en la tarea) 3. Entrando en el formulario de tarea (men Ventana-Dividir)

4.5. REFINAMIENTO DE LAS TAREAS:

Optimizacin de las Tareas:Todos los detalles de las tareas los podemos encontrar entrando en la informacin de la tarea (presionando doble clic en la tarea deseada), se muestran las siguientes carpetas: General: muestra la informacin general de la tarea. Predecesoras: actualizar las vinculaciones entre las tareas Recursos: se usa para asignar recursos de trabajo o materiales Avanzado: en la cual podemos asignar: Fechas Lmite: es un valor de fecha que indica la fecha mxima en la cual la

tarea deber ser completada, aunque esta fecha lmite no delimita la tarea. Al introducir una Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para Ingenierosfecha lmite, Project visualiza en el diagrama de Gantt un marcador de lmite que advierte que si la tarea finalizar despus de esa marca se esta excediendo la fecha lmite.

Delimitaciones de las tareas.Una delimitacin controla la fecha de comienzo y fin de una tarea y el grado en el que puede se modificada la programacin de una tarea. Existen 3 categoras de delimitaciones Project:

a) Flexibles (por defecto): Permiten el movimiento de la tarea en todas direcciones. Lo antes posible (LAP) Lo mas tarde posible (LMTP) b) Semi-flexibles: permite el movimiento de la tarea en una sola direccin: No comenzar antes del (NCAD) No comenzar despus del (NCDD) No finalizar antes del (NFAD) No finalizar despus del (NFDD) c) Inflexibles: No permiten ningn tipo de moviendo de la correspondiente tarea.

Delimitaciones Flexibles:

Son asumidos por defecto y permiten que tanto las fechas de comienzo y de finalizacin de las tareas puedan ser modificadas y ajustadas a criterio del programador (es la delimitacin mas recomendada) y pueden ser: Lo antes posible (LAP): cuando el proyecto esta programado por fecha de comienzo. Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosLo mas tarde posible (LMTP): cuando el proyecto esta programado por fecha de finalizacin.

Delimitaciones Semi-Flexibles:

Tiene un limite fijo, bien sea al comienzo o al final de la tarea, sin embargo puede ser modificada dentro de esos limites y pueden ser: No comenzar antes del (NCAD) No comenzar despus del (NCDD) No finalizar antes del (NFAD) No finalizar despus del (NFDD)

Delimitaciones Inflexibles:

No permiten ninguna modificacin en la programacin de la tarea, ni comienzo ni finalizacin de la misma, y pueden ser: Debe comenzar el (DCE) Debe finalizar el (DFE)


Cursos para IngenierosEjercicio: Colocar delimitaciones de los tres tipos a algunas tareas Colocar otras delimitaciones utilizando la gua de proyectos Tareas Establecer fechas lmites y de delimitacin

Hacer algunos cambios en las duraciones de algunas tareas y observar el comportamiento de la programacin de las tareas delimitadas.

4.6. INTRODUCCION DE COSTOS FIJOS

Los costos de un proyecto generalmente dependen de la asignacin de recursos tanto materiales como de trabajo, sin embargo, una tarea puede tener un costo propio independiente de los recursos, del esfuerzo o de la duracin de la misma, por ejemplo: la tramitacin de una permisologia, el montaje de un equipo, etc. Para introducir costos fijos: En el men Ver Tabla de Costos

Agregar algunos costos fijos de tarea

DIVIDIR TAREA: Pulsar el botn dividir tarea Mover el apuntador del Mouse sobre la barra del diagrama de gantt Presionar clic Mover la tarea al lugar deseado


Cursos para Ingenieros4.7. LA RUTA CRTICA.Es una serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de que la fecha de finalizacin del proyecto se vea afectada. Un factor importante en la visualizacin de la ruta crtica es el margen de demora o flotante, que es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se convierta en crtica y retrase otra tarea, Para visualizar la ruta critica, en el men: Ver Mas vistas gantt detallado

Podemos cambiar el margen de demora, entrando en el men: Herramientas Opciones Clculo Las tareas son criticas.

4.8. FONDO DE RECURSOS:

Se trata de un grupo de recursos que pueda ser utilizado desde varios proyectos. Abrir un proyecto nuevo y agregar todos los recursos disponibles por la empresa y guardarlo con el nombre fondo de recursos. Abrir un proyecto escribir las tareas correspondientes y vincular. Luego men: Herramientas Compartir recursos Compartir recursos



13.

CAPTULO V. 12. SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO.

11.

El seguimiento de un proyecto consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como, qu trabajo hizo alguien, cundo se realiz el trabajo y cul fue su costo, a esos detalles se les denomina Valores Reales. Lnea Base: Para comenzar ha realizar el seguimiento debemos guardar el plan original del proyecto denominado Lnea Base. Una lnea base es como una foto fija del plan original y sirve como punto de referencia para examinar la evolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado. Existen varios niveles de seguimiento: Actualizacin del trabajo segn lo previsto: se usa cuando el proyecto sucede exactamente como se planific. Realizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del porcentaje completado de trabajo Realizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del trabajo real realizado y trabajo restante Realizar siempre el seguimiento al especificar las horas de trabajo realizado por perodo de tiempo. Ejemplo: Abrir un proyecto que tenga la planificacin completa (Tareas, vinculacin y recursos asignados). Project 2007. Gua Referencial Ing. Dorimar Delpino, Telfono: 0412-647.92.98 [email protected]

Cursos para IngenierosPulsar el botn de Seguimiento en la gua de proyectos. Guardar la Lnea Base Visualizar la vista de Gantt de Seguimiento y examinarlo. Seleccionar la opcin Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto y seguir asistente. Observar los cambios en la vista Gantt de Seguimiento Seleccionar la opcin Comprobar el progreso del proyecto


manual de project 2007

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