manual microsoft project 2003 2007 2010 aplicado a la construccion

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Antonio Molina C. MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010

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Curso Ms-Project

Antonio Molina Campos, Constructor Civil

Magister en Ingeniería Industrial

Universidad del Bío-Bío - Concepción - Chile

[email protected] [email protected]

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Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB Hoja 2

Índice

Pág.

Introducción. 5

1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 6

2. Pasos para programar el Proyecto. 13

3. Programación. 19

3.1. Programación en Gantt 20

3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 21

3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 25

3.2.- Programación CPM 35

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 36

3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red. 37

3.2.2.1. Creación de Plantilla 1-CPM 37

3.2.2.2. Creación de Plantilla 2-CPM 42

3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red 42

3.3.- Programación PERT 47

3.3.1. Pasos para Programar en PERT 47

3.3.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista 53

3.3.3. Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de) 53

4.- Costos de un proyecto de construcción en Project 55

4.1. Hoja de recursos 58

4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra 58

4.1.2. Como ingresar recursos Materiales 60

4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas 61

4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias 62

4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos 63

4.2. Análisis de costos en Ms-Project 66

4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto 68

4.2.2. Asignación de recursos a las actividades – Análisis de Costos 76

4.2.2.1. Análisis de costos en área 3 (vista de formulario) 76

4.2.2.2. Análisis de costos mediante opción Asignar recursos 79

4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project 87

4.3.1. Análisis de gráficos de recursos con costo variable 87

4.3.2. Análisis de gráficos de recursos con costo fijo 92

4.3.3. Análisis de gráficos de recursos con filtro de Grupo 95

4.4. Informes de costos en Ms-Project 97

4.4.1. Informe de presupuesto de costos en Ms-Project 98

4.4.2. Informe de presupuesto de costos en Excel 101

4.4.3. Informe de presupuesto detallado en Ms-Project 103

4.4.4. Informe de flujo de caja en Ms-Project 105

4.4.5. Impresión malla de programación 107

5. Control de obras – Seguimiento del proyecto 110

5.1. Establecer línea de base del proyecto 110

5.2. Seguimiento del proyecto 112

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5.2.1. Control de tiempos 113

5.2.2. Control de costos 114

5.2.3. Revisión de los presupuestos del proyecto 120

5.2.4. Tablas de control de proyecto 122

5.2.4.1. Construcción Tabla N°1 Control de Costos 123

5.2.4.2. Construcción Tabla N°2 Control de Costos 125

5.2.4.3. Construcción Tabla N°1 Control de Tiempos 126

5.2.4.4. Construcción Tabla N°2 Control de Tiempos 128

5.2.4.5. Construcción Tabla Estado de Pago 129

5.2.4.6. Simulación de Estado de Pago para el proyecto 133

5.2.4.7. Tabla Días corridos Versus. Días Hábiles 138

5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos) 143

5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel 150

6. Como utilizar las tablas de Uso de tareas y Uso de recursos 150

6.1. Vista Uso de tareas 150

6.2. Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas 155

6.3. Vista Uso de recursos 158

7. Como usar lo aprendido en proyectos futuros- Organizador 161

7.1. Como actualizar proyectos entre archivos 161

7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT 166

8. Programación rítmica 168

8.1. Cálculo manual de la Programación Rítmica 168

8.2. Calculo en Ms-Project de la Programación Rítmica 170

9. Análisis de datos en Excel, creación de curvas S (Ms-Project 2003-2007) 175

9.1. Instalación de Complementos en Ms-Project 2003 176

9.2. Instalación de Complementos en Ms-Project 2007 177

9.3. Análisis de datos de escala temporal de Excel 180

9.4. Uso de Macro automática para Generar Curvas S 189

10. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010) 196

10.1 Creación de Curvas S para Ms-Project 2010 202

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Dedicatoria

Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo tuyo y de que te sientas

cada día más orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has

empezado.

Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueños que fueron mis mismos sueños, siento tus

penas como yo las sentí, miro tus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres

de mi vida de Universitario.

Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo

mayor con toda mi alma.

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Introducción.

Este manual de Ms-Project aplicado a la Construcción pretende ser una ayuda

primero para todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bío-Bío. Concepción

Chile, mi alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico

Santa María donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los

profesionales a los cuales he preparado en esta área tan apasionante de planificación de

proyectos considerando esta excelente herramienta, Ms-Project.

Ms-Project está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de

proyectos, y no todos relacionados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y

diversos, de esta manera, como no había nada relacionado a esta área, la Construcción,

decidí realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada desde sus primeras

versiones, bueno el primer software de administración de proyectos fue en 1987 y una

versión DOS, luego en Windows use todas las versiones pasando por las mejores según yo

2003 y 2007, hasta está última versión 2010 (hasta ahora) que no me gusta pues le han

quitado algunos complementos como el PERT y la muy útil y servicial “Análisis de datos

en Excel” aunque si debo decir que programando se puede hacer una buena opción de

PERT y según algunos los informes visuales de Project 2007 y 2010 reemplazan la opción

de análisis de datos en Excel, yo no estoy totalmente de acuerdo, sin programación en

Visual Basic y/o macros no es posible obtener unas curvas de control o curvas S de

comparación de datos actuales, reales y previstos.

Para mí lo ideal es tener las versiones 2003 y 2007, la 2003 solo para “quitarle” sus

complementos y pasarlos a la versión 2007 luego de esto sin duda me quedo con Ms-

Project 2007 y utilizo en este los complementos como el análisis de datos en Excel donde

se pueden lograr graficar curvas de control (curva S) programada, real, y un sinfín de datos

de análisis necesarios para planificar todos proyectos en los distintos estados, planificado

(previsto para Ms-Project), Real y Actual. Todo este procedimiento también está includo en

el manual.

Respecto a la creación manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis

alumnos que escribió el manual, luego en virtud de la falta de un lenguaje más claro y de

que le faltaban varios pasos y explicaciones más detalladas, hoy lo he reescrito todo

considerando todas las necesidades de un proyecto de construcción, desde la concepción,

programación y costos, hasta control o seguimiento del mismo y formulación de estados de

pago.

En virtud de esto he decidido separar el manual en varios capítulos, primero todo lo

que concierne a cómo crear las mallas de programación en las técnicas más utilizadas, es

decir GANTT, CPM y PERT, luego el análisis de costos de las actividades, control y

estaos de pago, detallado y relacionado todo con un ejemplo práctico, un simple muro de

albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo “si

aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrán realizar un proyecto de 1000

actividades, todo dependerá de ustedes”.

En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003, 2007 y 2010, en

color negro lo común para los tres sistemas, en color azul lo particular para Project 2007 y

donde puede encontrar cada opción en el Project 2010 destacado con color rojo.

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Manual Microsoft Project. 2003/2007/2010

Ms-Project ha sido creado para un ámbito muy variado de empresas y posibilidades

de uso, nuestra área, la construcción, es una empresa muy peculiar, por esto, el sistema

(Project) se debe adaptar a la empresa y no esta al software.

El primer paso es entonces el adaptar el Ms-Project a la empresa, paso que en la

mayoría de las veces solo será necesario una vez si se toma la precaución de guardar los

cambios.

1. Adaptar Microsoft Project a la Empresa.

Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos:

a) Menú herramientas + opciones + vista.

Nos preocuparemos de los puntos más importantes de esta opción, a medida que nos

familiaricemos más con Project, se verán otras opciones de cambio, además tanto el manual

como el curso se considera con un ejemplo práctico, y no hay mejor manera de enseñar que

con el problema o la situación “real”, entonces cuando esta suceda retomaremos algunos de

los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fácil entendimiento

puesto que son de edición o manejo de texto común en todos los programas de Windows.

Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de

este y los sistemas comunes, de esta manera creo más importante darle relevancia a las

particularidades de nuestra área, la construcción.

1 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Vista

a) En la opción Vista:

Símbolo: $ (símbolo de moneda del país respectivo)

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Decimales: 0 (Dependiendo si se pagan o se cobran centavos o décimas de la

moneda respectiva)

Estos pasos anteriores no siempre es necesario hacerlos, depende de la

configuración que se haya efectuado en el Panel de control, en la opción

Configuración Regional, donde se configura lo referente a moneda, número,

fechas.

Es importante aquí verificar el separador de lista, que no coincida con el separador

decimal, por ejemplo si el separador decimal es coma (,), el separador de lista

debería ser punto y coma (;). Este error se denota cuando se ingresa a Project y nos

dice que ”… el separador de lista y el separador decimal coinciden…”.

Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los

cambios o mejoras que producen las siguientes opciones:

Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”

Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por

ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene

actividades se enumerarán de acuerdo al índice del resumen:

Obra Gruesa

1.1. Excavaciones.

El numero de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades

(dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso.

Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”

Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del

proyecto, información global del proyecto, como duración total costo total, nombre

del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta

opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las

actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo

como matriz para otro proyecto.

b) Menú herramientas + opciones + programación

De la opción Programación es importante considerar lo siguiente:

Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales.

Inicialmente Project considera la opción: Porcentajes, situación que se da para

un trabajador que puede estar asignado un valor de % a la actividad como un

jornal asignado un 50% a la actividad de excavación. En construcción no es

usual esta manera, pues si asignamos materiales a las partidas no podemos decir

que una pieza de madera está asignada un 100% a Moldajes. Al estar

seleccionado valores decimales se podrá asignar cantidades más reales al hacer

análisis de costos para cada partida.

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2 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Programación

Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto.

Si la forma de proceder elegida al hacer una Gantt es generar primero el listado

de partidas y posteriormente unirlas, es conveniente que todas se alineen en la

fecha de inicio del proyecto.

Mostrar duración en: Días.

Si bien es cierto a las actividades o tareas se pueden ingresar y cambiar varias

duraciones indistintamente (minutos, horas, días, semanas, meses), es bueno

prefijar la duración más común de uso, para nuestra área es días, como para un

proyecto mecánico podría ser horas, esto es solo la unidad que considera por

defecto y la unidad considerada en algunos informes, siendo posible cambiarla

en cualquier momento.

Mostrar trabajo en: Días.

Hay que diferenciar duración de trabajo, situación que muchas veces se

confunde.

Duración: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente

fórmula:

ienton

obradeCantidadDuración

dimRe

__

Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para

producir un bien en un determinado tiempo. Para la construcción el trabajo es la

cantidad de trabajadores o maquinas utilizados en la duración de la tarea.

Por ejemplo:

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Tarea: Confección de Moldaje de Cimiento

Cantidad: 100 M2

Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal

Rendimiento: 20 m2/día

Duración de la actividad: díasdiam

m5

/220

2100

Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Días = 10 TD o en Construcción 10 HD (10

hombres días).

Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces:

Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina

Rendimiento: 25 M2/día

Duración= díasdiam

m4

/225

2100

Trabajo = 2 H x 4 Días = 8 HD (8 Hombres Días)

= 1 M x 4 Días = 4 DM (4 Días Maquina)

El trabajo total es 12 Días, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project

elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que

nos importa es el total.

Para el área de la construcción lo más común es Días, siendo también posible

cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento.

Tipo de tarea predeterminado: Duración fija.

Desactivar la opción: “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo”.

Project para esta opción tiene prefijado: Cantidad Fija, situación que recalcula la

duración cada vez que se ingresa un recurso nuevo, considerando un

rendimiento inicial de acuerdo a la cantidad de recursos variables (mano de obra

y/o maquinaria) y la duración de la tarea.

Por ejemplo si en la actividad anterior donde consideramos 2 trabajadores y una

duración de 5 días, Project considera entonces que se tiene un rendimiento

proporcional a la cantidad de trabajadores ingresados, de esta manera si se

cambia al doble (2 carpinteros y 2 jornales), Project re calculará la duración a la

mitad, y así de manera matemática.

En construcción esto no es siempre válido pues la cantidad de esfuerzo no es

proporcional a la cantidad de recursos (mano de obra) pues para este caso el

rendimiento que rige la duración es del carpintero, pues si queremos disminuir la

duración a la mitad bastaría con asignar 2 carpinteros y 1 jornal, si tenemos el

tipo de tarea como cantidad fija Project determinará que solo se ha subido un

33% más (1/3) y este valor reducirá la duración.

En estricto rigor en consideración a lo anterior se debe seleccionar el tipo de

tarea a: Duración Fija para que Project no cambie la duración y deje la

responsabilidad de cambiar, calcular el nuevo rendimiento y la nueva duración a

nosotros que somos los evaluadores y RESPONSABLES del proyecto.

Una vez realizados todos los cambios es importante presionar el botón .

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Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt, cuando se crea un

proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de

guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.

c) Menú herramientas + opciones + calendario.

3 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Calendario

En esta parte de debe considerar las siguientes opciones:

La semana comienza el: Lunes.

El año fiscal comienza en: Enero

Hora predeterminada de entrada: 8:00.

Hora predeterminada de salida: 18:00

Jornada laboral: 9.

Semana laboral: 45

En Chile la semana laboral legal es de 45 Horas semanales de acuerdo a esto se calcula

la jornada diaria y las horas de entrada y salida de los trabajadores.

Si consideramos que se trabajará de lunes a viernes (5 días) jornadas iguales la jornada

laboral es: 45/5 = 9 Horas diarias.

La hora de entrada es generalmente a las 8:00 de la mañana, la cantidad que se asigne a

colación determinará la hora de salida, para una hora de colación la hora de salida es las

18:00 hrs, con 45 minutos de colación la salida será a las 17:45 Hrs.

Si se considera que trabajaran de lunes a sábado jornadas iguales (6 días), la jornada

laboral es: 45/6 = 7,5 Horas diarias.

Otra posibilidad es trabajar de lunes a viernes 8 horas y el sábado 5 horas, completando

las 45 horas semanales.

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Para cualquier tipo de jornada laboral considerada es importante establecer aquí la

jornada laboral (horas diarias) pues este valor es el que considera Project para

determinar la duración del día, y su equivalencia en horas.

Es importante la relación de este valor con la configuración del horario de trabajo del

proyecto u obra, situación que veremos más adelante en Configuración del Calendario

laboral.

Una vez realizados los cambios no olviden presionar el botón para

guardar los cambios en el archivo Global.mpt eso nos evitará volver a hacer estos cambios

cada vez que ingresemos a Project y cada vez que se cree un archivo nuevo.

Notas:

1) Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los

proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), este

no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno

nuevo, este archivo nuevo tomará todos los nuevos parámetros.

2) Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante

para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para

proyectos futuros, de tal manera se verá más adelante como guardar en el global: tablas,

campos, vistas, calendario y otros datos que será útiles en los siguientes proyectos que

deban programar.

Para Project 2010 las opciones de adaptar el Ms-Project a la empresa se encuentran en el

menú Archivo opción: Opciones

Menú Archivo opción Opciones

Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente

activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener

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los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Análisis de datos en

Excel, ni siquiera tiene Análisis PERT, estos son los motivos porque YO no uso Ms-Project

2010, es una pena, no sé si esto se solucionará…

Ficha Personalizar cinta de opciones

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2. Pasos para Programar el Proyecto.

El segundo paso deberá ser lo referente al proyecto propiamente tal, no olvidemos que

el primer paso fue configurar el Project a la Empresa, el segundo corresponde entonces

al proyecto o a la obra.

En general para el proyecto de deben realizar los siguientes pasos:

Dar fecha de inicio del Proyecto

Determinar la semana laboral y los feriados.

Programar (Gantt, CPM, o PERT)

Análisis de costos

Control de la Obra

En este capítulo nos referiremos a los dos primeros (fecha de inicio, semana laboral y

feriados).

Para la fecha de inicio del proyecto:

Menú Proyecto + información del Proyecto. (Similar para Project 2010

Menú Proyecto, botón Información del Proyecto)

En esta opción se ingresa la “Fecha de comienzo” del Proyecto si se programa a partir

de: “Fecha de comienzo del Proyecto”, esto en el caso que sepamos la fecha de inicio, de

tal manera que la programación del proyecto (Gantt, CPM o PERT) nos entregará la fecha

de término.

4 • Menú Proyecto + información del Proyecto.

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5 • Menú Proyecto + información del Proyecto. Fecha Inicio

De igual manera es posible que sepamos la fecha impuesta de término del proyecto, o

cuando debemos terminar, para este efecto se deberá cambiar primero en Programar a partir

de: Fecha de fin del Proyecto, Project entonces deja la opción de ingresar la fecha de fin y

se calculará la fecha de comienzo a partir de la programación realizada.

6 Programar a partir de fecha de fin del Proyecto.

Menú Herramientas opción: Cambiar calendario laboral.

En esta opción se ingresará y determinará la semana laboral (días de trabajo y horas de

entrada y salida) y además los feriados considerados para que Project evite programar

jornada de trabajo para estos días.

Los pasos a continuación son para Ms-Project 2003

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7 Cambiar calendario laboral

Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora

de inicio era las 8:00 hrs de la mañana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del

calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las

15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar

o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista académico o de aprendizaje es mejor

pues debemos saber cómo cambiar el horario para cada día de la semana.

Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el día

lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la

mañana y tarde tal como se ve en la figura N°8.

Luego si seleccionamos cada día (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos

verificar que el horario de cada uno es jornada de la mañana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y

jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs

8 Cambio de Jornada Laborar y Horarios

Luego de esto es necesario indicar al Project los días feriados para que evite trabajar estos

días. Para esto seleccionar el día feriado y seleccionar la opción ,

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continuar de la misma manera para todos los días feriados del año actual y siguiente,

considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durará el proyecto.

9 Creación de Feriados

Consideraré el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en

este punto guardemos nuestro trabajo como “Clase1-adaptar.mpp”, considerando que en

los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa.

Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:

Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero

los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son iguales al 2010 pasos

que detallo más delante.

Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:

Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo.

Primero debemos cambiar el horario para cada día, es decir hora de entrada, colación y

salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010.

El primer paso es 1) seleccionar la opción semana laboral, y luego 2) detalles y para

cambiar el horario de trabajo de todos los días hábiles 3) seleccionar la opción: Establecer

días(s) en estos períodos laborables específicos y luego ingresar la hora de entrada en la

mañana, salida entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.

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Para los días feriados 1) seleccionar la opción Excepciones y 2) posicionando el cursor el

día feriado, 3) Escribir un texto en el casillero siguiente (pude ser mejor ingresar el nombre

del feriado, aunque Project reconoce un texto

cualquiera como feriado), al presionar Enter

activa el feriado para el día seleccionado. De la

misma manera se procede para los siguientes días,

obviamente debemos cambiarnos a otra línea para

crear otra excepción. Si a este feriado le queremos

ingresar un horario particular como solo trabajar

en la mañana debemos presionar 3) detalles para

la línea de excepción del día en particular. Tal

como se aprecia en la siguiente figura.

Es necesario entender que el calendario en el que hemos configurado la semana

laboral y los feriados está asignado al proyecto (archivo) que hemos llamado Clase1-

adaptar, para proyectos futuros (nuevos) deberíamos realizar todo de nuevo, a menos que

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guardemos este calendario en el Global.mpt, para esto seleccionar del menú

Herramientas la opción Organizador y de este la opción Calendario:

10 Organizador - Calendario

En el Organizador es importante destacar las distintas carpetas u opciones como Vistas,

Campos, Calendarios y otros, y las dos “ventanas” donde es posible seleccionar archivos o

el global.mpt, queremos pasar nuestro calendario que está asignado al nuestra primera

clase, seleccionar entonces la opción Calendario y en una de las dos ventanas el archivo

clase1.adaptar.mpp y seleccionar Estándar (que es el nombre que da Project al calendario)

y Copiarlo mediante el botón hacia el global.mpt. Project nos dirá que ya

existe un calendario Estándar en el global y nos pregunta si deseamos reemplazarlo,

aceptemos en el entendido que el calendario de nuestra clase1 está más completo que el

calendario inicial de Project.

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3. Generación de la Programación.

Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado

corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallaran aquí los pasos para

generar una programación Gantt, en los siguientes capítulos se abordaran los pasos pasa

general una programación en CPM.

Nota:

Realmente la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas

más tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM en

representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista Diagrama de

red).

Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi

punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la

comparación real o generación real de un proyecto. Para este efecto consideraré un

proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando también que los pasos son válidos

y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de

1.000.

Proyecto Muro de

Albañilería.

Especificaciones Técnicas:

1. Terreno no apto para

usar como moldaje.

2. Hormigones

Estructurales H-20, no

estructurales H-15

3. Considere emplantillado

para las fundaciones

4. Cadenas de 20x15 cm 4

fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20

cm

5. Pilares de 15x15 4 fe 12

mm, estribo 6 mm cada 20 cm

6. Sobre Cimiento 20x15 4

fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20

cm

7. Considere su criterio en

datos faltantes (anote su criterio

por favor)

50

20x15

S/C 4 fe d 12 mm

50

300

300

240

Pilares 15x15

(TIP)

20

Cadenas 20x15

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3.1.- Programación en Gantt

Existen varias maneras de programar, mi intención, en este manual no es enseñar

programación de obras, cada uno de Uds. puede tener o no experiencia al respecto y su

manera de programar, incluso a mis alumnos no les puedo enseñar a “programar”, esto se

adquiere con la experiencia, si les enseño técnicas de programación, y algunos “trucos”,

pero me permitiré algunas licencias en algunos puntos del desarrollo del proyecto, como

por ejemplo:

1ro Siempre programar pensando que un buen sistema de programación es aquel que

entrega la mayor cantidad de respuestas sin necesidad de más documentos que la sola

programación.

Las preguntas más importantes de la programación son:

¿Qué hacer?, ¿Dónde Hacerlo?, ¿Cuánto hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Cuándo hacerlo?

Para responder a ¿Qué hacer? Considere siempre en el nombre de la tarea que estamos

programando y que al programar indicamos “Operación”, considerar también en el nombre

la respuesta a ¿Dónde Hacerlo?, por ejemplo es distinto indicar las siguientes maneras de

denotar el nombre de una tarea:

Nombre tarea: Moldaje

El nombre de la tarea no nos indica si se está confeccionando o comprando o

colocando o retirando el moldaje, ni el elemento o tipo de moldaje.

Nombre tarea: Confección de Moldaje de Pilares

En este caso nos indica claramente que estamos confeccionando el moldaje, nos

responde a la pregunta: ¿Qué hacer?, Confección de Moldaje o la operación a

realizar. La pregunta ¿Dónde hacerlo? Se responde con el elemento es decir

“Pilares”

La pregunta ¿Cuánto hacer?, se responde con la cantidad a ejecutar, la cual podría ser

incorporada en el nombre de la tarea, pero se perdería información en virtud de que

debemos pensar que tanto la cantidad y unidad a ejecutar de la tarea son parte del

presupuesto, y es importante considerar la posibilidad que nos da el Project de crear y

personalizar campos.

2do Escribir en la tabla primero el camino critico (o camino principal), luego las

actividades en paralelo y al final de la lista las confecciones, esto generará una malla Gantt

más fácil de entender y realizar y mejorará la relación entre tareas en el entendido que todas

las tareas dependen de una u otra manera del camino critico.

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11 Carta Gantt, Inicial sin Campos personalizados.

Como comentaba anteriormente es necesario generar campos personalizados para mejorar

la Gantt y responder a las preguntas, y poder utilizar estos campos en tablas futuras.

3.1.1.- Como crear y personalizar campos en Project.

Microsoft Project nos da la posibilidad de personalizar campos y poder utilizarlos en

nuestro proyecto y poder generar tablas particulares y adaptadas a nuestras necesidades.

Para esto hay dos pasos a seguir:

a) Insertar una columna en la tabla activa, utilizar un campo de los disponibles y luego

personalizarlo, dando botón de la derecha en el nombre del campo y seleccionando

la opción Personalizar campo.

b) Personalizar el o los campos y luego insertar la columna con el campo ya

personalizado, este procedimiento seguiremos en el manual.

Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos

que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más

adelante cuando creemos nuestras propias tablas.

Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos:

Menú herramientas + personalizar + campos…

Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc.

Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1).

Generar la fórmula, si el campo la considera.

Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados.

Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son

Número y texto respectivamente.

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12 Pasos para Personalizar Campos

El mismo procedimiento se debe seguir para personalizar el campo Unidad.

El siguiente paso es insertar estos campos previamente personalizados en una tabla ya

creada o generar una tabla nueva e ingresarlos en esta.

Para esta primera parte del manual insertaremos los campos en la tabla activa de la

carta Gantt (Entrada). Esto es haciendo botón de la derecha en el campo que queremos

desplazar, consideremos entonces la siguiente tabla:

No

Tarea

Cantidad

Unidad

Duración

Id nombre Número1

Texto1 Duración campos

Campo personalizado Tabla 1

Se deben insertar los campos personalizados Cantidad y Unidad y desplazar la

Duración, Cuando el campo se ha personalizado se podrá ubicar tanto por su nombre

original (número1) o por su nombre personalizado:

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13 Insertar el Campo personalizado Cantidad

Proceder de la misma manera para ingresar el siguiente campo personalizado (columna), la

tabla o vista de la Gantt debe quedar de la siguiente manera:

14 Carta Gantt con Columnas Cantidad y Unidad

Obviamente en las columnas Cantidad y Unidad se ingresa la cubicación de cada

tarea, estos valores podrán ser utilizados en tablas futuras, tanto como otros campos que

hagan relación a estos.

Recordemos que las columnas fueron ingresadas en la tabla activa de la carta Gantt,

al respecto es importante tener presente lo siguiente: Project en su vista Gantt (o Gantt de

seguimiento) distingue algunas áreas en particular, yo las he denotado como área 1, área 2 y

área 3.

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15 Áreas de trabajo de la carta Gantt

Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de esta manera esta área se controla con el menú

Ver opción Tablas.

El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y

duraciones gráficas.

El área 3, se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un

espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para

asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante.

Para el Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción

Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del

menú Mostrar división.

Si consideramos que ingresamos las columnas en la tabla de Entrada podemos ver

o modificar esta tabla en el Menú Ver opción Tablas, más tablas, luego botón

es posible aquí cambiarle nombre, ingresar más campos (columnas).

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La creación de tablas nuevas se verá más adelante, donde craremos tablas de

presupuesto Previsto, actual y real, también como tablas de control de costos y de tiempo, y

tabla de estados de pago.

16 Pasos para Crear y/o Modificar una tabla.

3.1.2.- Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas.

Como regla general de programación primero se debe programar el camino crítico

(camino principal) luego las actividades en paralelo y al final las confecciones. Al decir

programar para este caso en particular no me refiero a que, por ejemplo las confecciones,

deban realizarse al final sino en la tabla o en el listado de tares considerarlas al final, ya

veremos más adelante con conveniente de esto.

Para vincular las actividades se pueden seguir dos métodos:

a) Grafico, seleccionando una actividad y arrastrando a la otra hasta que se seleccione

la siguiente y se cree el vínculo.

b) Se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavación) y

se presiona el botón “Vincular tareas”, para desvincular actividades se presiona el

botón “Desvincular tareas”, o simplemente dando doble clic en la línea que une la

actividad y presionando el botón Eliminar de la Ventana Dependencia entre tareas.

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17 Botones Vincular y Desvincular Tareas

18 Tipos de Enlace y Desfase entre Tareas.

Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la

manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a

Project 2003- 2007.

No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios

de estos objetos se pueden logar con botón de la derecha o doble click sobre dicho objeto.

Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería,

Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.

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19 Listado de Tareas del Proyecto Muro de Albañilería.

Es bueno considerar algunos aspectos como subproyectos o tareas resumen, como

por ejemplo Obra gruesa, Terminaciones y Confecciones. Figura 20. Insertar estas tareas

posicionándose en la ubicación respectiva y mediante el Menú Insertar opción Nueva

Tarea ingresar la Tarea Resumen como una tarea normal sin duraciones (Actividades 1, 20

y 24). (Figura 20)

Para Project 2010 botón de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.

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20 Tareas Resumen (Insertar Tarea)

Si están haciendo el proyecto del muro de albañilería les sugiero guardarlo como “clase2-

Gantt.mpp”.

Veamos ahora como

dar dependencia de las

tareas al subproyecto o

tarea resumen, para

esto seleccionar todas

las actividades que

pertenecen a Obra

gruesa (sin seleccionar

obra gruesa) y aplicar

sangría, con el botón

.

Realizar la misma

operación para las

siguientes tareas y su

dependecia con las

Tareas Resumen. (ver

figura 21)

Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010, están disponibles en el

menú Tarea.

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21 Tareas Resumen y las tareas dependientes.

Luego de esto terminemos de vincular las tareas de la manera gráfica o mediante

selección y el botón Vincular tareas .

Siguiendo con lo “bueno” de

programar o tener el camino crítico

en primer lugar de la tabla es la

selección y vinculación de este,

para esto seleccionemos todo el

camino crítico arrastrando desde

Trazado Fundación hasta Retiro

de moldajes s/c Pilares... luego

presionando la tecla Control de su

teclado cliclear en Estuco y

Terminaciones, tal como se ve en

la siguiente figura.

Luego de esto presionar el

botón Vincular tareas y

tendremos todo el camino crítico

unido. (ver Figura 22)

De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues

estas dependen del Camino Crítico.

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22 Camino Crítico del Proyecto

Detengámonos a analizar las confecciones y el porqué fueron programadas al final

(o las dejamos al final de la lista).

23 Procesos de Confecciones

Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras,

esto es debido que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación

y el entendimiento de la malla.

Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma

manera realizarlo para enfierraduras. (ver figura 24)

24 Unión de Procesos Moldajes y Enfierraduras

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Las confecciones son tareas que tienen restricciones de inicio y de término, la

restricción de inicio está dada, generalmente, por disponibilidad de recursos, o término de

actividad precedente, la de término está dada, generalmente, por la colocación del

elemento.

Una programación también nos indica un buen uso y manejo de recursos, por

ejemplo para nuestro proyecto, en la tarea Trazado Fundación podríamos haber considerado

un Trazador, pero este recurso solo tendría esa tarea que realizar, de esta manera es más

conveniente para esta considerar un Carpintero de 1ra y un jornal, entonces esta cuadrilla al

terminar el Trazado pasa a la tarea Confección de Moldaje cimiento, esta es entonces la

restricción de inicio de la confección, se debe unir desde Trazado Cimiento a conf.

Moldaje cimiento. La restricción de término de esta tarea es la colocación del elemento, es

decir colocación moldaje cimiento fundación. Recuerden unir en la dirección donde se

ejecuta el proceso. Continuar con de la misma manera para las restantes tareas de

confecciones. (ver Figura 25)

25 Gantt Proyecto Muro Albañilería

En la figura 25 se muestra la Gantt terminada de acuerdo a la configuración inicial

del Project, pero sin duda podemos y debemos mejorarla más, seguramente a ustedes les

surgen algunas interrogantes, como:

Si hemos tenido la precaución de crear primero el camino critico ¿porque no lo ha

marcado de un color diferente?

Por ejemplo si vemos la duración total de la Obra Gruesa son 6,89 días, la pregunta

que nos hacemos aquí es ¿Cuánto dura el proyecto total?, y si estos 6,89 son días hábiles,

¿cuánto dura nuestro proyecto en días corridos?, o ¿Cómo podemos ver los días

correlativos del proyecto?

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Para solucionar la primera pregunta veamos como funciona el asistente para

diagrama Gantt .

26 Asistente para Diagrama Gantt.

Seleccionar aquí Ruta critica, o también es posible incorporar otros datos o

seleccionar más opciones si optan por Diagrama de Gantt personalizado, de esta manera

pueden personalizar aun más su carta Gantt. Les sugiero revisar estas opciones y ver el

resultado obtenido si es de vuestro agrado o si les muestra la información que ustedes

necesitan. Más adelante veremos que para los efectos del curso/manual usaremos la Gantt

de seguimiento pues en esta podremos controlar y ver el avance del proyecto.

27 Carta Gantt con Ruta critica

Para ver el camino crítico en Project 2010 en menú Formato activar el casillero Tareas

criticas.

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Para la solución a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus

programas trabajan en base a objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es

un objeto y como tal tiene propiedades e información.

La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla

en la opción Opciones del Menú Herramientas. (ver

Figura 1), si queremos aun mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla

.

Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente:

Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en

este, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click

y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar.

Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es

bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se

llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos

la ventana Escala temporal. (Figura 28)

28 Ventana Escala Temporal

En la ventana Escala Temporal podemos controlar la forma en que se muestra las

columnas de tiempo, cantidad de niveles que queremos mostrar, Project por defecto se

inicia con dos niveles (Nivel intermedio y Nivel Inferior).

Por ejemplo para nuestro proyecto por la duración de este basta considerar en el

Nivel intermedio las Unidades como: Semanas, la etiqueta se refiere al formato del tiempo

que queremos que se muestre, seleccionemos el Nivel inferior y las unidades como Días

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pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada

(Días), noten la gran variedad de etiquetas, seleccionen aquí 1,2,3,4 desde el comienzo,

noten también que en la parte inferior de esta ventana nos muestra como queda nuestra

escala temporal (carta Gantt) de acuerdo a la selecciones realizadas. Ver figura 29 con la

forma de la carta Gantt de nuestro proyecto.

En la opción Período no laborable es conveniente seleccionar

.

29 Carta Gantt - Días Seguidos

Nuestra Gantt

está casi lista, bueno

la verdad no creo que

nunca esté totalmente

lista, si cada vez

nuestra obra cambia,

la Gantt deberá

cambiar con ella,

pero por lo menos

asumamos que en

nuestra etapa de

“dibujo” o de

planificación está

“casi” lista.

Es posible

mejorar el aspecto de

la Gantt cambiando la cuadricula, el estilo de la barra, dibujando líneas entre otras, para

esto hacer botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla (Dije espacio en blanco

no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el siguiente menú desplegable: Esto es

similar en Project 2010.

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Seleccionar en este Cuadricula y este por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel

inferior seleccionar una línea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la

Figura 30.

Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones.

Todas las opciones del menú anterior que se mostró haciendo botón de la derecha en

un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es

posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.

30 Vista Final de Carta Gantt

3.2.- Programación en CPM

Recordemos que les comenté que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una

CPM, y la representa mediante una Carta Gantt y una representación Nodo Actividad (para

más detalles de estas metodologías de programación ver mis apuntes: Programación Gantt-

CPM-PERT), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crítico,

y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces

veremos ahora CPM en representación Nodo Actividad, que Ms-Project llama

Diagrama de Red.

Una de las ventajas de Ms-Project, y lo es también en los sistemas computacionales,

que nos facilita la labor y disminuye el tiempo de dedicación, de esta manera Project nos

“da” la vista CPM en nodo actividad al realizar la Gantt, pero, la manera de crear esta vista

si estamos usando Project tal como viene preconfigurado, en mi opinión no es muy

amigable ni nos entrega una información fácil de entender, es más me atrevería a decir que

“asusta” a muchos planificadores. Para comprobar estoy y que Ustedes se tomen su propia

impresión y evaluación de esta vista inicial carguemos el archivo que habíamos guardado

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anteriormente (clase2-gantt.mpp) y selecciones la vista Diagrama de Red, muévanse en la

vista y miren con detenimiento toda la malla. (Ver Figura 31). Pero, no todo es así tan

“caótico”;y me refiero específicamente a mi opinión, y al vista inicial del diagrama de Red,

Ms-Project nos entrega varias maneras de mejorar o adaptar esta vista a nuestros

requerimientos y que nos entregue toda la información que requerimos.

31 Vista Diagrama de Red del proyecto

Hay dos maneras de seguir este manual/curso

a) Enseñarles como se puede cambiar la vista diagrama de red directamente del

proyecto ya creado en vista Gantt y

b) Crear un proyecto nuevo en Vista Diagrama de red, cambiar la plantilla de la tarea,

y luego pasar esta vista al proyecto anterior, esta segunda opción más larga, desde el

punto de vista académico es mejor porque aprenderán más pasos.

Entonces empecemos esta parte creando un archivo nuevo y llamémosle: clase3-

cpm.mpp, trabajaremos en la vista Diagrama de Red

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red

Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastre el

mouse creando un rectángulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundación:

La Tarea tal como se ve no nos muestra mucha información considerando nuestra

área, la construcción, y considerando lo dicho ya que una buena planificación debe

responder la mayoría de la preguntas sin necesidad de más documentos, como por ejemplo

la cantidad de obra, entre otras cosas.

Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para

una representación típica se tiene:

CE Duración TE

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Nombre Actividad

(Operación Elemento)

CL Holgura TL

Donde: CE= Comienzo más temprano TE= Término más Temprano

CL= Comienzo más tardío TL= Término más tardío

De acuerdo a la figura anterior diseñemos una Plantilla para nuestra tarea en Project

que nos muestre toda la información requerida.

Nombre Tarea

CE TE

CL TL

Holgura Duración

Plantilla 1 Plantilla 2

De las dos posibilidades diseñadas elegiré la primera para recordar cómo se

personalizan los campos, considerando que Cantidad y Unidad son campos personalizados.

De igual manera, la idea siempre será tener varias plantillas de tareas creadas y poder

cambiar la malla en cualquier momento. La plantilla 2, se usará en las tareas resúmenes del

proyecto.

3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red.

3.2.2.1.- Creación de Plantilla 1- CPM

Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas

son los siguientes:

Menú Formato opción Estilos de Cuadro, o botón de la derecha en un espacio en blanco

de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues

siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botón de la derecha sobre la tarea y esto

solo cambiará la tarea en particular y las siguientes serán creadas tal como estaba antes.

Nombre Tarea

Cantidad Unidad

CE TE

Holgura Duración

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32 Ventana Estilos de Cuadro

Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la

plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para

crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana

Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón y

en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el

proceso y ventanas en la figura 33.

33 Ventanas para Crear Plantilla de Tareas

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Para este caso es más conveniente empezar desde la ventana Diseño de Celdas, esta

controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%), y la

cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial

elegido, considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la

tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción

, para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a

75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 34.

34 Ventana Definición de plantilla de datos

En esta ventana primero cambiemos el nombre nombremos nuestra plantilla como

Plantilla 1-CPM y personalicemos nuestra plantilla de acuerdo a los campos que

necesitamos, para esto es necesario conocer el nombre que da Project a los campos antes

vistos:

Nombre CPM Nombre Ms-Project

CE =Comienzo más temprano Comienzo

TE =Término más temprano Fin

CL =Comienzo más tardío Límite de comienzo

TL = Término más tardío Límite de finalización

Holgura Demora permisible

Duración Duración

Tabla 2 Nombres de campos para plantilla CPM en Ms-Project En el área de campos, seleccionar los campos de acuerdo al diseño previo,

recordemos que para la Cantidad y Unidad debemos usar los campos número1 y texto1

respectivamente, los cuales pueden ser personalizados antes o posteriormente a la

asignación en la plantilla.

Cada vez que se ingrese el campo en la celda respectiva, cambiar el titulo o nombre

de este por el que queremos que se despliegue en la malla, para esto escribir en la casilla

correspondiente a la etiqueta, por ejemplo para el campo Comienzo se ha cambiado la

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etiqueta a CE: , para los campos número1 y

texto1 se han dejado en blanco para que solo se vean los valores de estos

. Ver figura 35 con la Plantilla de Tarea

denominada Plantilla 1-CPM.

35 Definición de plantilla CPM personalizada

Lugo de verificados los cambios presionar Aceptar y se tendrá la Ventana Plantilla

de datos, en esta podemos crear una nueva, copiar alguna existente, por ejemplo tomar esta

ya creada y copiarla, para cambiar algunos de los campos por campos de costos, entre otras

posibilidades, les sugiero crear varias plantillas de tareas para distinta información.

36 Ventana Plantilla de Datos con Plantilla1-CPM

En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos

de esta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro,

noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por

ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el

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momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla

de datos nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver Figura 37)

37 Selección de Plantilla personalizada para los cuadros de tareas.

Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la

configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros.

Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden

para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad por

ejemplo para horas ingresar la letra “h”, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas

y “ms” para mes.

Dibujemos 2 ó 3 tareas más teniendo en cuenta lo siguiente, que si arrastramos

desde Trazado Fundación (no arrastrar desde el borde, es mejor iniciar desde del centro de

Trazado) hacia la derecha se creará una tarea unida a la anterior y si dibujamos la tarea al

lado Project la moverá al inicio de la Hoja de trabajo, esto debido a que Project realiza un

cuadriculado de acuerdo a las fechas de inicio de las actividades y las ubica en el inicio, es

posible luego de esto unirlas manualmente, de manera gráfica arrastrando de una actividad

a la otra o seleccionando ambas y presionando el botón Vincular tareas. (Ver figuras 38 y

39).

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38 Unión de tareas en Diagrama de red

39 Tareas unidas, vínculo recto

3.2.2.2.- Creación de Plantilla 2- CPM

Si hemos creado ya la Plantilla 1, la número dos será sin duda más fácil, para esto realizar

los siguientes pasos:

De la ventana Estilos de cuadro (Ver figura 36), seleccionando la Plantilla 1-CPM,

presionar el botón Copiar.

En la ventana Definición de estilos de cuadros, cambiemos el nombre de la plantilla a

Plantilla 2 – CPM, y cambiemos los campos de acuerdo al esquema de la plantilla 2 visto

anteriormente.

40 Plantilla 2- CPM

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3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red

Hemos mejorado el cuadro de las tareas, usaremos para los siguientes pasos la

plantilla 1-CPM, estas aun siguen uniéndose con las líneas rectas y aun no es posible

moverlas manualmente o a algún lugar que queramos sin que Ms-Project las ubique de

acuerdo su esquema, para cambiar esto del Menú Formato seleccionar la opción Diseño.

(Ver figura 40)

En Project 2010 es similar seleccionar menú Formato y seleccionar el botón Diseño.

41 Ventana Diseño

En esta ventana seleccionar en Modo de Diseño la opción

que nos permitirá mover manualmente los cuadros en la

posición que queramos, y seleccionar en Estilo de líneas de vínculo , esto

nos dibujará líneas directas entre actividades que para las mallas CPM en nodo actividad es

más claro de distinguir las dependencias entre tareas. (Ver figura 41)

42 Malla CPM Nodo actividad

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Con todo lo anteriormente aprendido ya podríamos seguir dibujando la malla CPM

en representación Nodo Actividad de nuestro proyecto Muro de Albañilería, pero si ya lo

habíamos creado en vista Gantt, para que volver a hacerlo, aprendamos entonces a pasar

esta vista y todo este trabajo al archivo anterior, para esto guardemos este trabajo como

clase3-CPM.mpp.

Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para

una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos

problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de

Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la

clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en

memoria y luego seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador.

En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+

Organizador.

En esta ventana seleccionar la opción Vistas y en las ventanas para vistas

disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como

se muestra en la figura 42, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2

mediante el botón , verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la

dirección correcta (clase3 a clase2), nos saldrá un mensaje de que ya existe un diagrama de

red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de

esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (Ver Figura

43)

43 Organizador: Copiar vista de Clase3 a Clase2

Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como

queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en

este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama

de Gantt.

Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato

Diseñar ahora y la malla se redibujará.

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Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para

ubicarlas en la posición que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom - para

aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo si queremos dejar el camino crítico al medio y

ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mínimo y

seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectángulo que las

seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan útil en otras

aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas

seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin solar el botón del mouse

arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicación indicada.

(Ver figura 43).

44 Vista Diagrama de red

45 Diagrama de Red ordenado

Si ponen un poco de atención notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun

están más grandes que las tareas críticas y no criticas, esto es fácil de solucionar, pues basta

con seleccionar para todas las tareas resúmenes la Plantilla 2- CPM o simplemente

disminuir el tamaño del cuadro de la actividad.

Para cambiar a la Plantilla 2, en menú Formato opción Estilos de cuadro, seleccionar en

la ventana Configuración de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen

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críticas y tareas de resumen no criticas seleccionar en el listado desplegable la Plantilla 2-

CPM, tal como se muestra en la figura 46.

46 Plantilla 2-CPM para tareas Resumen

Si solo quieren disminuir el tamaño en la ventana Configuración de estilos para:

Resumen del proyecto, Tareas de resumen críticas y tareas de resumen no criticas

presionar el botón , y luego el botón y en la siguiente

ventana el botón y aquí cambiar el tamaño por ejemplo a 70%, con esto se

cambia el tamaño de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeño es

bueno tratar de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (líneas punteadas) para

facilitar el trabajo al unir las hojas.

Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-

CPM así recordaremos que en nuestro proyecto están bien diseñadas las vistas Diagrama

de Gantt y la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es

realizar un análisis de costos de cada tarea.

Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” solo entre

archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendrá aun la vista Estándar, entonces si

queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestras plantillas se debe

copiar esta vista al Global.mpt así cuando creemos una tarea esta será creada con la

plantilla personalizada. Para esto en el Organizador (Ver figura 43) seleccionar en una de

las áreas el proyecto clase3-Gantt-CPM y en la otra Global.mpt y con el botón

, copiar en la opción el Diagrama de

Red desde la clase3 hasta Global.mpt.

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3.3.- Programación PERT

En Ms-Project 2010 no es posible realizar programación PERT lo siento si tienes la

versión 2010, no es mi culpa que no tenga programación PERT, ya saben de quien

A diferencia de CPM que es determinístico (no considera probabilidades ni eventos

inciertos), PERT es probabilístico y considera eventos inciertos o factores que afectan el

rendimiento es decir hacen una variabilidad en la duración de la actividad y de la obra.

Algunos autores consideran que PERT no es probabilístico pues el cálculo final es

igual a una CPM, no es intención de este manual ni mía (ahora) polemizar respecto a esto,

pero a mis alumnos les muestro que PERT si es probabilístico considerando fórmula de

riesgo y la tabla de distribución normal, la idea de ahora es mostrar como Ms-Project

2003/2007 realizan programación PERT.

Para aprender a realizar PERT consideremos el mismo proyecto del muro de

albañilería pero que ahora aprenderemos como ingresar la variabilidad de este proyecto

mediante la incorporación de duraciones optimistas, medias, y pesimistas y recordemos la

fórmula que utiliza PERT para el cálculo de la duración esperada o estadística.

6

4 dpdmdode

; para esta fórmula PERT estima una probabilidad de un 50%

La estimación de las duraciones optimistas, medias, y pesimistas tiene en si todo un

estudio que tampoco es parte de este manual (si estará a futuro en un libro más extenso de

Planificación de Obras de Construcción mediante Ms-Project donde abordaré todas las

metodologías más en extenso y como se aplican estas en el Ms-project), pero se deben

considerar algunas actividades probabilísticas, es decir que tienen variabilidad, y que esta

variabilidad se debe a factores que influyen en su rendimiento como Clima, Calidad de la

mano de obra, Calidad de los materiales, etc.

3.3.1. Pasos para Programar en PERT

Para realizar una programación PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos:

1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Menú Ver – Barra de

Herramientas y verificar que esté la opción Análisis PERT con un tick y si no está,

activarla, con lo que pondrá esta barra en el área de barra de herramientas.

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47 Barra Herramienta Análisis PERT

2) Antes de este paso guardar el archivo como Clase1-PERT, considerando que

haremos algunos cambios en el archivo original y que este lo seguiremos ocupando

luego cuando hagamos Análisis de Costos en las Actividades.

Se deben ingresar las 3 duraciones a las actividades probabilísticas (para este

ejemplo solo consideraremos 5 actividades), se ingresaran duraciones estimadas

optimistas, medias y pesimistas para cada actividad, para esto no se han considerado

ni criterios estadísticos ni tablas estadísticas en esta estimación, de acuerdo a lo

dicho anteriormente que esto es materia de otro estudio no de este manual. El

ingreso de estas duraciones se puede realizar de dos maneras:

a. Ingresar las 3 duraciones independiente para cada actividad probabilística

mediante Formulario de Entrada PERT

b. Y/o Ingresar para todas las actividades mediante la Hoja de Entradas

PERT, esta opción es mejor pues se tienen todas las actividades y

considerando que en PERT se deben ingresar de igual manera las duraciones

para las actividades determinísticas.

48 Entrada de Duraciones

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49 Hoja de Entradas PERT

En la hoja de Entradas PERT he ingresado primero las actividades probabilísticas

(pudiendo ingresar todas a la vez), no olvidar que las duraciones deben ser ingresadas

correctamente, pues la hoja de entradas asume inicialmente días, si la duración es horas

ingresar h para denotar esto. También Ms-Project pone de titulo “Dur. Esperada” en la

columna de la duración media, lo cual es un error pues se debe ingresar aquí la duración

media o esperada, el titulo es fácil de corregir y ya hemos visto como se hace. Ms-Project

también comete un Error en el Formulario de Entrada PERT.

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50 Formulario de Entrada PERT

Para cambiar esto se deben seguir los siguientes pasos:

Menú Herramientas - Personalizar- Formularios y seleccionar Entrada PERT y luego

el botón Modificar.

51 Modificar el Formulario de Entrada PERT

Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra

Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el

botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar,

luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.

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Luego de ingresadas las duraciones probabilísticas ingresemos las de las actividades

determinísticas, para esto como ya se tiene calculadas se debe repetir la misma duración en

optimista, media y pesimista, esto se entiende como que la duración no varia pero es

importante realizarlo pues Ms-Project realizará los cálculos de las nuevas duraciones

(esperadas) de acuerdo a la fórmula visto anteriormente.

52 Ingreso de Duraciones a Actividades Determinísticas

Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden

que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado.

Al presionar el botón calcular PERT se recalculará la

duración de acuerdo a las duraciones optimistas, medias y

pesimistas y de acuerdo a la fórmula de duración esperada.

Es bueno también para evitar confusiones cambiar el titulo

de la Columna Duración por Dur. Esperada (por ejemplo).

En la figura 51 se muestra la tabla con las duraciones esperadas calculadas (Columna en

azul).

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53 Duraciones Esperadas calculadas.

Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien

es cierto es poca la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y solo hemos

ingresado datos probabilísticos a 5 actividades, pero la función principal de esto es que

aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.

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3.3.2. Análisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas

Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodología.

El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duración esperada, pero también Project

presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qué realmente es la

media), y Gantt pesimista.

54 Botones para las Gantt optimista, media y pesimista

Ms-Project construye la Gantt optimista en base a que ocurran todas las duraciones

optimistas, el mismo criterio usa para la Gantt media y la pesimista, obviamente estas

situaciones son muy difícil de que ocurran pero muestran los tiempos extremos para el

proyecto, por ejemplo para el muro de albañilería se tienen las siguientes fechas de término:

Fin optimista: jue 21-8-2008

Fin medio: lun 25-8-2008

Fin pesimista: mié 27-8-2008

Fin esperado: lun 25-8-2008 (Para una probabilidad de 50%), la media y la esperada es la

misma por la poca variabilidad que introducimos en las actividades y lo pequeño del

proyecto.

3.3.3. Cambio de pesos en la fórmula de duración esperada.

Como decía anteriormente el optimista y pesimista es el extremo, y el esperado para el

50% de probabilidades, pero si queremos que esta duración sea más pesimista u optimista

simplemente cambiamos los pesos de la fórmula que utiliza Ms-Project, para esto presionar

el botón Establecer pesos PERT en la ventana que se despliega (figura 53), se pueden

cambiar los pesos para la duraciones de la fórmula para la duración esperada (la sumatoria

de estos pesos debe ser 6), en la tabal inicialmente el peso para lo optimista es igual al

pesimista (1), si queremos que el resultado final de la duración esperar sea más optimista se

puede cambiar el peso de la duración optimista a 2, la media (que al igual Ms-Project está

errado y dice esperado) a 3 y la Pesimista en 1, si cambiamos estos valores y volvemos a

calcular el valor final de la de tenderá a ser más optimista.

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55 Establecer pesos PERT

Recuerden que el proyecto en si es pequeño, que la mayoría de las duraciones es en horas y

que probablemente se vea muy poca variación en los datos, pero la intención es que

aprendan a utilizar PERT en Ms-Project. Al respecto también podríamos concluir que una

metodología PERT se justifica en proyectos más grandes y con más variabilidad.

Es posible que al usar los botones PERT de error, esto generalmente se debe a una mala

instalación o que no se tienen los complementos instalados, la verdad no he investigado a

ciencia cierta porque Ms-Project produce a veces estos errores, y esos tontos errores de

traducción como confundir “media” con “esperado”, pero bueno ya alguien tendrá o tendré

tiempo para investigar y dar posibles soluciones más certeras al rspecto, de todas maneras

más adelante dedicaré una parte a la instalación de complementos, principalmente hacer

una comparación del Ms-Project 2003 y las “falta” de complementos del Ms-Project 2007

(como la falta del complemento Análisis de datos en Excel)y como solucionar esta “falta”.

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4. Costos de un proyecto de construcción en Ms-Project

Sin duda alguna todo constructor (o empresa constructora) estudia (o realiza) los

proyectos para ganar dinero, no creo que alguien diga que no, pues bueno bajo este

entendido es bueno administrar el dinero gastado de buena manera para tener utilidades,

una buena planificación (de tiempo y costos) y un buen control de los mismos hará que se

cumplan los objetivos planteados.

No explicaré acá el proceso de estudio de costos en extenso, pero si es necesario

aclarar conceptos y una breve introducción, pues si bien es cierto Ms-Project es una

herramienta, y una muy buena herramienta, esta no piensa, no hace los estudios, quien debe

tener claros los conceptos y pasos y quien es responsable ante todo es el evaluador

(Constructor, Ingeniero, Arquitecto o quien sea el profesional responsable), nunca deben

culpar al sistema (Ms-Project) de los problemas, entonces para evitar problemas (o

disminuirlos) hagan buenos estudios.

En general el estudio de presupuesto estimativo consta de pasos importantes, como

la cotización de recursos, análisis de costos y generación de presupuesto.

Es importante aclarar las diferencias entre: Análisis de Precios Unitarios, Análisis de

Costos Unitarios, Análisis de Precios y Análisis de Costos.

Primero veamos la diferencia entre Precio y Costo:

Precio es el valor de venta del producto o servicio, es el valor de venta del proyecto o de la

partida, el precio de venta necesariamente considera el costo del producto.

Costo: Es cuando nos cuenta el proyecto o cada partida en particular.

Si en construcción consideramos el Costo como nuestro Costo Directo (el costo que nos

genera la obra o partida) y a este le agregamos % de Gatos Generales (directos e

indirectos), % Gastos Financieros, % de Utilidades y % de IVA, sumando todo estos

valores se obtiene el Precio de venta.

Entonces, aclaradas las diferencias (o similitudes) entre Precio y Costo, continuemos con

los siguientes conceptos:

Análisis de Costos Unitarios: Es el estudio de costos (no olviden que los precios

consideran necesariamente los costos) a nivel de unidad de producción (de aquí porqué se

dice Unitario), en Construcción no todo debe (o puede) estudiarse de un punto de vista

unitario, por ejemplo si consideramos un metro cúbico de hormigón de cimientos, este es

igual al siguiente metro cubico y al siguiente y así todos los metros cúbicos son iguales, de

esta manera podemos asumir que todos los recursos (materiales, maquinarias y mano de

obra son proporcionales a cada metro cubico y las cantidades son iguales para todos estos),

entonces en cada partida en que todas las unidades de estudio sean iguales es posible

realizar un estudio unitario, es decir al estudiar el costo de una unidad este puede ser

asumido para todas las unidades a producir.

Análisis de Precios Unitarios: Es similar al estudio de Costos Unitarios, es decir es la

determinación de las cantidades de recursos (materiales, maquinas herramientas y mano de

obra) a nivel de unidad de producción, pero a estos costos se le deben agregar otros gastos y

utilidades y los impuestos para obtener el precio final de venta desde el punto de vista de la

unidad a producir o vender.

Análisis de Precios Unitarios= Análisis de Costos Unitarios +%Gastos Generales+%

Gastos Financieros+% Utilidades +% Impuestos

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Análisis de Costos: Cuando el estudio de costos no se puede hacer para la unidad o cuando

las unidades a estudiar son distintas entre sí se debe estudiar la totalidad de la partida y

calcular la cantidad total de recursos, y el costo total se divide por la cantidad de la partida

a ejecutar para obtener el costo por unidad.

Un ejemplo de unidades distintas es la partida “Trazado y replanteo”, el metro lineal de un

esquina es distinto a un metro lineal central, no todos los metros lineales de trazado tienen

la misma cantidad de niveletas (materiales), por lo tanto si estudiamos un metro lineal de

una esquina y obtenemos los recursos para este (rendimiento por metro lineal) para obtener

la cantidad total de recursos (o costos) no es válido multiplicar este valor por la cantidad

total de metros lineales, pues el resultado estará errado.

De la misma manera otro ejemplo es el recubrimiento de muro de madera por medio de

tableros si se quiere hacer una buena utilización de los tableros.

Análisis de Precios: Similar al análisis de costos pero se incorporan al estudio los valores

de gastos generales, financieros, utilidades e impuestos, considerando obviamente que el

estudio debe hacerse por la cantidad total de la partida.

En Ms-Project el estudio utilizado es Análisis de Costos, pues no debemos olvidar que

cuando se administra un proyecto se administran los recursos y costos directos de obras, al

realizar el estudio de esta manera se obtendrán también las cantidades de recursos

necesarias para un determinado tiempo, para de esta manera considerar las ordenes de

pedido de materiales, punto que tocaremos más adelante.

De todas maneras si como comenté el estudio debe ser realizado por Análisis de Costos,

es decir total por partida, siempre está presente el estudio unitario, si un evaluador tiene

ya realizado análisis de costos unitarios por partida bastará multiplicar por la cantidad

de obra para obtener la cantidad de recurso total a ingresar al Ms-Project. De otra

manera si se tiene el estudio de recursos y costos totales, para obtener el costo unitario

bastará entonces dividir por la cantidad total.

Para realizar el estudio de costos en Ms-Project seguiremos el siguiente diagrama:

56 Diagrama de pasos para Análisis de Costos

Hoja de Recursos

Costo Unitario del recurso

(Materiales, Maquinas-

Herramientas, Mano de

Obra, Tratos)

Análisis de Costos

Costo total por actividad

(cantidad de recursos total

por actividad)

Generación del:

Presupuesto del proyecto

Generación del:

Flujo de caja del

proyecto

Generación de:

Gráficos del proyecto

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Para mejor entendimiento y recordar los puntos tratados mostraré un Formato de Análisis

de Precios Unitarios donde detallaré gráficamente los puntos anteriores. (Ver figura 57)

57 Formato Análisis de Precios Unitarios

Ms-Project no realiza el estudio de costos exactamente como el diagrama anterior,

pero el concepto es exactamente el mismo, teniendo en cuenta que se realiza el análisis para

el total de cada actividad y considerando el diagrama de pasos descrito anteriormente.

Recordemos también que un administrador de proyecto administra los costos directos y por

lo tanto el estudio (presupuesto y flujo de caja de Ms-Project) será referido a estos, los

valores y/o porcentajes de gastos generales, financieros, utilidades y los impuestos son

propias y responsabilidad de la empresa y no es la función de este manual.

4.1. Hoja de Recursos.

OBRA:

PARTIDA:

Cantidad de Obra: Unidad:

A. Materiales

Recurso Unidad Cantidad Unitario Total

Total A

Unitario A

B. Máquinas y Herramientas


Total B

Unitario B

C. Mano de Obra


Sub. Total C

% Leyes Sociales

Total C

Unitario C

D Total Costo Directo (A+B+C)

Total Costo Unitario Directo

D. __% Gastos Generales

E. __% Gastos Financieros

F. __% Utilidades

G. __% Impuestos IVA

Total Precio Partida

Total Precio Unitario partida

Si el análisis es Unitario, la

cantidad es “1”, en caso

contrario es el total de la

actividad

Es el total de Costo

directo de la

Actividad

Si el análisis es

Unitario, la cantidad

es Rendimiento por

unidad de

producción, en caso

contrario es el total

de la actividad

Si las cantidades son

totales por partida,

los unitarios se

obtienen dividiendo

por el total de la

partida.

Para obtener el

Precio de venta se

le suman al costo

directo estos

valores.

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Para poder realizar el análisis de costos de cada actividad, en Ms-Project es

necesario primero ingresar los costos unitarios de los recursos del proyecto. Esto es en la

Hoja de Recursos.

La hoja de recursos se obtiene desde la barra de vistas o

menú Ver / Hoja de Recursos.

En Ms-Project 2010, Menú Vista opción Hoja recursos.

No olviden que está guardado en algún lugar el archivo

clase3-Gantt-CPM, usaremos ese archivo para continuar

con el estudio de costos para el proyecto muro de albañilería, volvamos a guardar como y

renombrémosle como “clase4-Recursos”.

58 Ventana Hoja de Recursos

Para entender esta sección crearemos algunos recursos particulares para el muro de

albañilería paso a paso con el fin de entender cada columna de esta sección.

4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra:

Veamos los pasos para Ingresar el recurso Carpintero de 1ra, que consideramos en el

trazado y replanteo del muro:

En Ms-Project 2010, todas las columnas están prefijadas como filtro, es posible

entonces seleccionar los datos de acuerdo al criterio que desee el usuario.

Recurso: Maestro Carpintero de primera, con costo de $15.000 diario (incluidas las leyes

sociales).

En la columna Nombre del Recurso: Carpintero 1ra (día), se ingresa el nombre del

recurso y entre paréntesis la unidad de consumo o producción.

En la columna Tipo: Trabajo. Se selecciona Trabajo para todos los recursos que

dependen del tiempo como Mano de Obra, Maquinarias. Se selecciona Materiales para

todos los recursos que no dependen del tiempo como Materiales, Herramientas, Tratos. Se

selecciona Costo, cuando el recurso es un costo asociado a la actividad.

Yo particularmente prefiero seleccionar Material para las Herramientas con costo fijo o

depreciadas por producción (que no sean arrendadas pues estas dependen del tiempo y

entonces su tipo debe ser Trabajo), de la misma manera prefiero para Tratos seleccionar el

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tipo Material en vez de Costo, pues también la columna Tipo condiciona la columna Tasa

estándar y para Tratos al seleccionar Material es posible ingresar un costo por unidad de

producción.

Columna Etiqueta de material: Ms-Project solo tiene esta columna habilitada solo para

recursos que no dependen del tiempo, no entiendo realmente el motivo de no dejarla

habilitada para los otros recursos, pero bueno es así.

La columna Iniciales: es una columna que no le veo mucha utilidad la verdad y que

siempre la elimino de la tabla, para esto posicionar el cursor en el nombre de la columna y

presionar la tecla suprimir o botón de la derecha y seleccionar Ocultar columna, ambas

opciones no borran el campo ni la columna solo la ocultan de la tabla.

En la columna Grupo: Mano de Obra, se ingresa el grupo al cual pertenece el recurso

en cuestión, la idea es crear tantos grupos como sea necesario, por ejemplo (mano de obra,

maquinarias, herramientas, tratos, materiales).

En la columna Capacidad máxima: 1, Ms-Project inicialmente asume 1, Capacidad

máxima se relaciona con la cantidad de recursos que se dispone para realizar la obra, esto

obviamente esta solo relacionado con los recursos que dependen del tiempo (Mano de obra

y Maquinarias) pues tener más o menos de estos recursos condiciona la duración de la

actividad, en cambio los materiales no se pueden restringir ni cambiar la cantidad

determinada por la cubicación o por las especificaciones técnicas.

Si al inicio de la planificación de la obra se sabe o está condicionada la cantidad de

algunos recursos (mano de obra y/o maquinaria) se debe ingresar para que Ms-Project nos

indique si el recurso esta sobreasignado (recursos con texto rojo), también es posible que

no se sepa la cantidad de recursos y se utiliza la propia programación del proyecto y la

asignación de recursos para que nos indique la cantidad de recursos requerida para la

materialización del proyecto. (Este punto lo volveré a tocar más adelante cuando

realicemos análisis y gráficos de recursos).

En la columna Tasa estándar:15000/d, se ingresa el costo del recurso de acuerdo a la

unidad de consumo o de pago que consideremos, en este caso se ha considerado $15.000

por cada día de trabajo (15000/d), al igual que la duración si el costo es por minuto agregar

al costo /m, /h si es por hora, /s si es por semana y /ms si es por mes. Para el caso del

Carpintero 1ra como en la columna Tipo se seleccionó Trabajo Ms-Project condiciona la

columna Tasa estándar para ingresar costos por unidad de tiempo. Cuando en la columna

Tipo se selecciona Material Ms-Project condiciona la columna Tasa estándar para ingresar

costos por unidad de producción o de consumo.

Los costos ingresados para la mano de obra son con leyes sociales, y los costos de

materiales son costos netos, no olviden que un administrador de proyectos en la

planificación considera costos directos.

En la columna Tasa horas extra : Se ingresa el costo de la hora extra. Cada

administrador de proyectos podrá tener su propia metodología o sistema de trabajo, pero yo

utilizo las horas extras cuando el proyecto está ya desarrollo y como una herramienta para

suplir atraso.

En la columna Costo/uso: Se ingresa un costo asociado por cada vez que se usa el

recurso para el caso de recursos con costos fijos solo se asigna una vez independiente de la

cantidad asignada, por ejemplo si se asignan 100 ladrillos a una actividad el costo por uso

se asignaría una sola vez. Si el recurso tiene costo variable por ejemplo maquinaria o mano

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de obra el costo por uso se asigna cada vez que se asigna un recurso, es decir si se asignan 2

carpinteros de 2da a una actividad el costo por uso se asignara dos veces a la actividad.

En la columna Acumular: Prorrateo, esta columna es importante para que Project

construya el Flujo de Caja y de acuerdo a este campo se determine en que periodo del flujo

de caja considera el costo del recurso. Se selecciona Comienzo para los Materiales y

Herramientas, se selecciona Prorrateo para los recursos que dependen del tiempo es decir

Mano de Obra y Maquinarias, y se selecciona Fin para los subcontratos.

En la columna Calendario: Estándar, inicialmente Project asume para todos los

recursos que dependen del tiempo el calendario estándar (recordemos que ya hemos

cambiado la semana laboral y los feriados del calendario), es posible también luego de

crear los recursos que dependen del tiempo (mano de obra y maquinarias) configurar un

calendario particular para cada uno de estos.

En la columna Código: Es posible ingresar en esta columna un código para cada

recurso de acuerdo a la codificación de cada empresa o de su sistema de presupuesto

particular.

Para todos los recursos mano de obra se deben seguir los mismos pasos y reglas vistas

anteriormente.

4.1.2. Como ingresar recursos Materiales.

Recurso: Pieza de Pino bruto de 1”x4”x3,2 mts, con costo neto de $1000 la pieza.

Nombre del Recurso: Pino B. 1x4x3,2 mts (pza)

Tipo: Material

Etiqueta de material: pza

Grupo: Materiales

Capacidad máxima: los recursos materiales no pueden están restringidos, de acuerdo a

esto no es posible en Ms-Project cambiar o ingresar una cantidad máxima.

Tasa estándar: 1000, recuerden que el valor ingresado acá debe ser el valor neto.

Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Comienzo, los materiales desde el punto de vista de administrador de

presupuesto de costo directo, deben ser considerados para el período inicial del flujo de

caja, es decir al comienzo.

Calendario base: Los recursos que no dependen del tiempo no tienen asignado

calendario.

Código:

Todos los materiales deben ser ingresados bajo los mismos principios considerados acá.

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59 Hoja de recursos (carpintero y pino)

4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas

Recurso: Carretilla 90 lts, Costo unitario con rueda de goma $22.000.

Este recurso se puede considerar de dos maneras en el análisis de costos:

Primero considerando su valor por unidad de producción, para esto debemos

depreciar esta herramienta, necesitamos entonces además de su costo, la vida útil de la

carretilla, esta puede ser estipulada en tiempo o en producción que es el caso de la

carretilla, ahora cuanto produce la carretilla en su vida útil?, esto sin duda nos lo debe

entregar el fabricante o la experiencia en terreno, yo asumiré una vida útil de 100m3, pero

por favor no consideren este valor como algo real es solo con fines académicos y puede

estar muy errado de la realidad solo es solo con los fines estipulados.

Si no consideramos un costo residual el valor del costo de producción es:

3/220$3100

000.22$

_m

mútilVida

Costo

Segundo considerando el costo por unidad de carretilla, para esto al asignar se debe

tener la precaución si esta herramienta se consume totalmente en la actividad que se asigna

o es solo un porcentaje de la vida útil, por lo tanto también en esta manera de asignación

está presente el concepto de vida útil.

Caso uno por unidad de producción:

Nombre del Recurso: Carretilla 90 lts (m3)

Tipo: Material

Etiqueta de material: m3

Grupo: Herramientas

Capacidad máxima:.

Tasa estándar: $220.

Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Comienzo.

Calendario base:.

Código:

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Caso dos por unidad de herramienta:

Nombre del Recurso: Carretilla 90 lts (unidad)

Tipo: Material

Etiqueta de material: unid

Grupo: Herramientas

Capacidad máxima:.

Tasa estándar: $22.000.

Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Comienzo.

Calendario base:.

Código:

En la Hoja de recursos es bueno ingresar ambos tipos y decidir cuál de estos se

utiliza al hacer al análisis de costos.

Para todas las herramientas debemos considerar los mismos conceptos y reglas

vistas anteriormente.

4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias

El recurso maquinaria en general está considerado con costo variable, es decir

depende del, tiene un costo por unidad de tiempo pero el costo total variará de acuerdo a la

cantidad de recurso y principalmente el tiempo o duración de la actividad.

Para el caso de este ejemplo Betonera 150 lts, el costo debe ser por unidad de

tiempo dependiendo del arriendo (día, semana, mes). Si esta maquinaria es comprada se le

debe realizar la depreciación del recurso tal como se vio para el caso de las herramientas.

Puede ser considerada por unidad de producción, pero desde mi punto de vista es mejor por

unidad de tiempo, obviamente el evaluador decidirá cual sistema usa, si es por unidad de

producción el tratamiento es igual que la herramienta, si es por unidad de tiempo, tal como

veremos a continuación.

Recurso: Betonera 150 lts (día).

Nombre del Recurso: Betonera 150 lts /día)

Tipo: Trabajo

Etiqueta de material:

Grupo: Maquinarias

Capacidad máxima: Depende de la programación (cantidad requerida) o de la

disponibilidad, Ms-Project asumirá 1

Tasa estándar: 7000/d, costo de arriendo sin impuestos.

Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Prorrateo, al igual que la mano de obra se prorratea de acuerdo a la

duración de la actividad.

Calendario base: Estándar

Código:

4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos.

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Veamos ahora como se ingresan recursos de subcontrato o tratos en la hoja de

recursos y los conceptos que debemos tener claros para tal efecto.

En construcción existen muchos recursos que deben considerarse bajo el concepto de trato,

pero uno de los más comunes es el Enfierrador, los tratos se deben considerar por unidad de

producción, para este caso tenemos tres posibilidades, una que el Enfierrador sea un costo

de Kilo pero por Fabricación y Colocación, dos que sea el costo solo por Fabricación y tres

que sea el costo solo por Colocación, por lo tanto tendremos el mismo recurso bajo tres

conceptos distintos y la asignación dependerá de la actividad en particular a la cual sea

asignado.

Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $250 considerando Fabricación y Colocación.

Nombre del Recurso: Enfierrador F/C (Kg)

Tipo: Material, como dije anteriormente yo prefiero seleccionar material en esta

columna en vez de costo, pues la opción costo no permite el ingreso de un valor en

Tasa estándar.

Etiqueta de material: Kg

Grupo: Tratos

Capacidad máxima.

Tasa estándar: $250

Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Fin, los tratos deben ser considerados al término de la actividad, pues

cuando esta termina se mide y se cancela el valor total del trato, aunque se hayan dado

anticipos el valor del flujo de caja y costo debe ser considerado al final del periodo.

Calendario base:.

Código:

Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $150 considerando solo Fabricación.

Nombre del Recurso: Enfierrador F (Kg)

Tipo: Material.


Grupo: Tratos

Capacidad máxima.


Tasa horas extra:

Costo/uso:

Acumular: Fin.

Calendario base:.

Código:

Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $100 considerando solo Colocación.

Nombre del Recurso: Enfierrador C (Kg)

Tipo: Material.


Grupo: Tratos

Capacidad máxima.


Tasa horas extra:

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Costo/uso:

Acumular: Fin.

Calendario base:.

Código:

60 Hoja de recursos con los recursos estudiados.

La hoja de recursos debe contener a lo menos todos los recursos que se usarán en el

proyecto (con sus costos unitarios), es posible utilizar Excel para copiar desde Project o

viceversa para facilitar esta labor, yo sugiero siempre utilizar un archivo aparte como base

de datos de recursos y que este sea utilizado en todos los proyectos, actualizando sus datos

en Excel mediante fórmulas de actualización de precios mediante el IPC o cualquier

metodología de actualización de precios que utilice el administrador de proyectos.

Al tener esta base de datos es posible copiar los recursos de esta al proyecto que se

estudie. Para este efecto consideraré una base de datos con 27 recursos llamada

recursos27.mpp y es un archivo de Project que solo tiene estos recursos, se carga este

archivo se seleccionan todos, presionar el botón copiar recursos (o control +C), luego en el

archivo “Clase4-Recursos” pegar la selección, como en nuestro proyecto tenemos ya

recursos creados se pueden duplicar algunos, para tal efecto es necesario borrar los

duplicados para evitar problemas al asignarlos a las actividades, de esta manera nuestro

proyecto ya tiene una base de datos de recursos para iniciar el análisis de costos (Ver

Figura 61).

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61 Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2003 y 2007

62 Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2010

Sugerencia: Mantener un solo archivo de Project (como el ejemplo archivo

recursos27.mpp) con todos los recursos que se utilicen en la empresa y utilizar este

archivo en todos los proyectos, obviamente los costos de esta planilla deben ser

actualizados por algún sistema que considere la empresa, cotización, fórmulas de Excel,

es posible copiar este archivo de Project a Excel y viceversa para utilizar las fórmulas y

facilitar la mantención de este archivo utilizado como base de datos

.

4.2. Análisis de Costos en Ms-Project

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El análisis de costos debe ser hecho para cada actividad de la programación (Ver

figura 54 Pasos para Análisis de Costos), y este es posible hacerlo en varias vistas como:

Diagrama de red, Gantt, y Gantt de seguimiento entre otras, yo prefiero inicialmente utilizar

el Diagrama de Gantt, esta tiene varias ventajas y la principal radica en la posibilidad de ver

las tablas (donde visualizaremos el presupuesto), además del análisis de costos.

Utilizaremos el archivo clase4-recursos.mpp, para los pasos siguientes.

El diagrama de Gantt que inicialmente está dividido en dos áreas es necesario crear

el área 3 (para Ms-Project Vista de formulario), de ingreso de datos de recursos y costos

esto mediante el menú Ventana opción Dividir. (Ver figura 60).

En la figura 60, el área 1 corresponde al área de tablas y se controla en el menú Ver

opción Tablas

63 Áreas de trabajo para Análisis de Costos

Área1: área de tablas, se controla con el menú Ver opción Tablas.

Área 2: Gantt

Área3: área de análisis de costos.

Para el análisis de costos nos interesa el área 3, es bueno recordar que Windows trabaja

en base a objetos, cada objeto tiene información y propiedades, las propiedades se

despliegan con doble clic en el objeto, la información relacionada al objeto es con botón de

la derecha en este. Entonces de esta manera el área 3 es un objeto y debemos cambiar la

información relacionada al análisis de costos, para esto botón de la derecha sobre el área y

seleccionar del menú desplegable la opción Costo del recurso. (Ver Figuras 63 y 64)

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64 Área 3, Costo del recurso

Nota: Esta área que ahora utilizaremos para el análisis de costos, veremos más

adelante que tiene muchos otros usos, como gráficos de recursos, usos de tareas o de

recursos entre otros.

Antes de describir como se hace el análisis de costos en Ms-Project creo que es

conveniente recordar algunos puntos respecto a los estados de todo proyecto de

construcción, esto es necesario para poder realizar los distintos presupuestos para cada

estado de nuestra obra.

65 Diagrama Estados del proyecto.

Los estados del proyecto u obra son:

1. El primer estado es el Actual (tiempo y costos), es el estado que se actualizará

constantemente y variará tal como varia la obra, esto obviamente en la medida que

sea actualizado el proyecto o se le realice el seguimiento y este a la vez sea

informado a Project. Este estado inicialmente es pensado a futuro, y en la fecha de

presentación del proyecto estos valores pasarán a formar el estado previsto al

establecer línea de base. Los campos actuales toman el valor de los campos reales

cuando se hace control del proyecto, los valores de los campos actuales son iguales

a los previstos en las etapas que aun no se han controlado o no realizado.

Tipos de campos Campo de Project

Costos Costo

Tiempos Inicio

Duración

Fin Tabla 3 Campos para estado Actual.

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2. El estado Previsto (o estimado) es el que ofrecemos al mandante con el cual

debemos comparar los datos reales, en relación a costos y tiempos, los valores de

los campos de este estado no deben variar (a menos que hayan aumentos de obra

que cambien los costos y/o los tiempos que se habían previsto y ofrecido al

mandante). Los campos previstos se utilizan para compararlos con los campos

Reales y así poder visualizar si nuestra obra está atrasada o adelantada respecto a lo

estimado (tiempos previstos/ tiempos reales) y/o si hemos gastado más o menos

(costo previsto/costo real).


Costos Costo previsto

Tiempos Inicio previsto

Duración prevista

Fin previsto Tabla 4 Campos para estado Previsto.

3. El estado Real, es el estado que se obtiene con el seguimiento de la obra u proyecto

(veremos en extenso los pasos para hacer control de obra más adelante). Este estado

debe tener todos los datos reales que nos permita compararlos con los previstos,

determinar las variaciones de costos y tiempos y poder tomar medidas a tiempo para

ajustarnos a lo programado o previsto (estimado). Este estado se mide en obra y se

le informa a Project tal como veremos más adelante.


Costos Costo real

Tiempos Inicio real

Duración real

Fin real Tabla 5 Campos para estado Real.

Estos tres estados deben tener cada cual el presupuesto respectivo que dé cuenta del

proyecto en el estado correspondiente.

4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto

Antes de realizar el análisis de costos, construyamos los tres presupuestos, es decir

construiremos en Ms-Project una tabla para cada presupuesto, entonces consideremos los

pasos para crear tablas:

a) Diseñar la(s) tabla(s) manualmente con los campos de Ms-Project y los campos

personalizados.

b) Personalizar los campos

c) Crear la tabla.

Para el diseño de estas tablas seguiré el siguiente procedimiento y pasos:

En la primera línea de la tabla indicaré el nombre de la columna de acuerdo al tipo

de estado, en la segunda línea los campos que utilizaremos para construir dicha tabla, con

rojo diferenciaré los campos que son personalizados, es decir que no los tiene Project

creados para la función particular, por lo tanto nosotros tendremos que adaptarlos para

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nuestra necesidad, de la misma manera con color negro los campos que Project ya los tiene

creados del tipo que se requiere en el presupuesto.

a). Diseño de las tablas de presupuesto (paso 1 para crear tablas):

a) Tabla Presupuesto Actual

No Actividad Cantidad

actual

Unidad Unitario

actual

Costo

actual

Id nombre número1 texto1 costo1 costo

Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al

campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad.

Para la columna Unitario actual utilizáremos el campo costo1, recordemos que

Project calcula costos directos totales, para este caso el valor del costo total estará en el

campo “costo”, entonces el Unitario actual debe ser calculado por la fórmula:

En base a campos:1

cos1cos

número

toto

b) Tabla Presupuesto Real


real

Unidad Unitario

real

Costo

real

Id nombre número1 texto1 Costo2 Costo real

Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al

campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad.

Utilizaré el mismo campo (número1) para ambas tablas (Actual y Real) esto debido a que

nos resultará más fácil la actualización de las cantidades reales si estas son distintas a las

estimadas, basta entonces ingresar el valor real en el presupuesto real y este se actualizará

automáticamente en el presupuesto actual.

Para la columna Unitario real utilizáremos el campo costo2, Project calculará de

acuerdo al avance ingresado los costos reales totales, para este caso el valor del costo total

real estará en el campo “costo real”, entonces el Unitario real debe ser calculado por la

fórmula:

En base a campos:

c) Tabla Presupuesto Previsto


previsto

Unidad Unitario

previsto

Costo

previsto

Id nombre Número2 texto1 Costo3 Costo previsto

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El campo personalizado para la cantidad prevista es “número2” es distinto pues el

valor de este inicialmente deberá tomar el mismo de la cantidad actual, luego de esto no

debe variar para ser comparado con el valor del estado real y poder calcular las diferencias.

Para la columna Unitario previsto utilizáremos el campo costo3, los campos

previstos tendrán valor cuando se establezca línea de base para el proyecto, veremos esto

cuando controlemos nuestra obra en los capítulos correspondientes, Project tiene el valor

del Costo total previsto de cada actividad en el campo “costo previsto” este campo toma

valor de acuerdo al control que hacemos a cada actividad y recurso de esta, de esta manera

el Unitario previsto debe ser calculado por la fórmula:

En base a campos:2

_cos3cos

número

previstototo

b). Creación de campos personalizados (paso 2 para crear tablas):

Menú Herramientas, opción Personalizar, opción Campos…

Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados.

Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos:

Menú herramientas + personalizar + campos…

Seleccionar el tipo de campo: Número, Texto, Costo, etc.

Seleccionar un campo y cambiar su nombre.

Generar la fórmula, si el campo la considera.

a) Campos personalizados para “Presupuesto Actual”

Personalizaremos los campos de acuerdo al orden que hemos creado los

presupuestos, entonces de la tabla “Presupuesto Actual” solo resta personalizar la columna

“Unitario actual” mediante el campo Costo1:

En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo, Costo luego mediante el botón

Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario actual, (Ver Figura 66).

66 Cambio nombre campo personalizado

Este campo tiene fórmula, pues Ms-Project no calcula el precio unitario, pero

tenemos el Costo total de la actividad en el campo costo y tenemos el valor de la cantidad

actual en el campo personalizado número1, construyamos la fórmula mediante el botón

Fórmula de acuerdo con los siguientes pasos:

Primero en base a selección de campos, mediante el botón

seleccionemos el campo Costo, a continuación seleccionar el símbolo de división “/”,

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luego mediante el mismo botón seleccionemos la opción Número luego Número

personalizado y finalmente Cantidad (número1), con esto se construye la fórmula

[Costo]/[Cantidad] en el cuadro de edición, (Ver Figura 67).

La segunda opción de construcción de fórmula es escribirla directamente en el

cuadro de edición, y se construye en base a los campos entre paréntesis cuadrados.

67 Fórmula para Unitario Actual

Esta fórmula [Costo]/[Cantidad] tiene un problema de cálculo y es que para valores

cero de la Cantidad esto dará indeterminado, entonces utilizaremos en el mismo cuadro de

dialogo de Fórmula el botón y en este seleccionemos de la opción General la

función IIf(expr;parte_verdadera;parte_falsa), asumo que todos los lectores de este

manual tienen conocimiento a lo menos básicos de Excel entonces no tendrán problemas en

rehacer la fórmula para que quede de la siguiente manera

IIf(Cantidad>0;[Costo]/[Cantidad];0). (Ver Figura 68).

68 Fórmula para Unitario Actual corregida

De esta manera cuando el valor de la cantidad sea mayor que cero efectuará la

división [Costo]/[Cantidad], para todos los otros casos considerará un cero en el valor del

unitario. Con esto tenemos personalizados todos los campos de la tabla “Presupuesto

Actual”.

b) Campos personalizados para “Presupuesto Real”

Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Real” en esta solo nos resta

personalizar la columna “Unitario real” mediante el campo Costo2:

En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo: Costo, y de los campos

seleccionemos el campo Costo2 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el

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nombre a Unitario real, y mediante el botón generemos la fórmula

IIf(Cantidad>0;[Costo real]/[Cantidad];0) igual como vimos anteriormente.

c) Campos personalizados para “Presupuesto Previsto”

Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Previsto” en esta debemos

personalizar la columna Cantidad prevista mediante el campo Número2 con el botón

Cambiar nombre cambiemos el nombre a Cantidad prevista y luego personalicemos la

columna “Unitario Previsto” mediante el campo Costo3:

En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo, Costo, y elijamos el

campo Costo3 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario

previsto, y mediante el botón generemos la fórmula:

IIf(Cantidad prevista>0;[Costo previsto]/[Cantidad prevista];0) o IIf(número2>0;[Costo

previsto]/[ número2];0) tal como se explicó en los puntos anteriores.

Con los pasos anteriores ya hemos personalizados los campos de Cantidades, y los

costos unitarios (Ver Figura 69), podemos entonces crear las tablas de presupuestos.

69 Campos de costos unitarios personalizados

c). Creación de Tablas de Presupuesto en Ms-Project (paso 3 para crear tablas):

Para crear una tabla en Ms-Project del menú Ver seleccionar la opción Tabla: y de

esta la opción Mas Tablas con esto tendremos la ventana Mas Tablas (Ver Figura 70),

guardemos el trabajo como Clase 4-Presupuestos.

70 Ventana Más tablas

a) Creación de la tabla “Presupuesto Actual”

En esta podemos crear una tabla vacía, ingresando cada columna, y/o copiar una

existente, elegiré esta última opción pues nos servirá esto para la creación de las siguientes

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tablas, para crear la tabla “Presupuesto Actual” mediante el botón copiemos

la tabla de Entrada pues en esta ya hemos insertado las columnas Cantidad y Unidad,

cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Actual y activemos el check list

, y con el botón borremos las columnas que no están de

acuerdo al diseño de la tabla del punto 2.1.2.1, punto a, queda de la siguiente manera: (Ver

Figura 71).

71 Creación Tabla Presupuesto Actual

Luego en la posición del cursor de la figura 71 seleccionemos los campos Unitario

Actual y luego el campo Costo del menú desplegable.

Luego en la columna Titulo escribamos los títulos que queremos que aparezcan en la tabla

y solo cuando el nombre del campo sea distinto al nombre de la columna. Luego de

presionar el botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos

Modificar si es necesario (Ver Figura 72).

72 Tabla Presupuesto Actual

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b) Creación de la tabla “Presupuesto Real”

Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos

será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos

la tabla de Presupuesto Actual cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Real y

activemos el check list .

Luego de esto como el campo número1 (Cantidad) es un campo común que hemos

ocupado en ambos presupuestos (actual y real) para este caso solo cambiemos el nombre

del título a Cantidad real. Luego reemplazar el campo Unitario actual por Unitario real,

para este caso no es necesario escribir un título pues este es igual al nombre del campo,

luego de esto reemplazar el campo Costo por el campo Costo real. Luego de presionar el

botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es

necesario (Ver Figura 73)

73 Tabla Presupuesto Real

c) Creación de la tabla “Presupuesto Previsto”

Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos

será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos

la tabla de Presupuesto Real cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Previsto y

activemos el check list .

Como el presupuesto previsto tendrá todos los valores de costos y cantidades

presentadas al mandante, es decir son los valores que no deben cambiar (a menos que hayan

aumentos de obra) con estos nos debemos comparar para determinar las variaciones

posibles, debido a esto los campos son particulares y específicos para este presupuesto,

construyamos entonces el Presupuesto Previsto de acuerdo al diseño del punto 4.2.1.1 c,

reemplazando los campos respectivos.

Reemplazar el campo Cantidad por Cantidad prevista, borrar el título Cantidad real.

Reemplazar el campo Unitario real por Unitario previsto.

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Reemplazar el campo Costo real por Costo previsto. Luego de presionar el botón Aceptar,

se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver

Figura 74).

74 Tabla Presupuesto Previsto

Luego de creadas las tablas de presupuestos es posible dejarlas visibles en el área de

tablas de la Gantt mediante el botón o seleccionarlas desde el menú Ver opción

Tabla, en esta opción deben estar las 3 tablas creadas (Presupuesto Actual, Presupuesto

Previsto y Presupuesto Real) si hemos tenido la precaución de activar el check list

(Ver Figura 75)

75 Opciones para aplicar las Tablas creadas

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Todos estos presupuestos están vacios pues no hemos aun realizado el análisis de

costos, recordemos que inicialmente los valores estarán en el Presupuesto actual, entonces

activemos este en el área de tablas de la vista Gantt mediante las opciones antes vistas.

4.2.2. Asignación de recursos a las Actividades – Análisis de Costos

Para hacer el análisis de costos tenemos dos maneras en Ms-Project y estas son:

1ro En el área 3 (vista de formulario) (Ver Figura 63) y 2do con menú Herramientas

opción Asignar recursos, veamos más en detalle ambas maneras:

4.2.2.1. Análisis de Costos en Área 3 (vista de formulario)

Recordemos que el área 3 se obtiene dividiendo en el menú Ventana opción

Dividir o botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar la opción

Dividir, luego en el área 3 botón de la derecha y seleccionar Costo del recurso.

76 Pasos para realizar análisis de costos Área 3

Es importante tener claro los conceptos de análisis de costos, no hago este manual

para enseñar costos, pero de todas maneras relacionaré conceptos básicos y esenciales para

los pasos futuros de este manual.

Para hacer el análisis de costos es importante tener claro los recursos que se

utilizaran, las cantidades, rendimientos, y obviamente los costos unitarios de estos, este

último punto ya debe estar definido en la hoja de recursos.

Lamentablemente muchos analistas utilizan análisis de costos (unitarios) de otras

empresas o de manuales que entrega el “mercado de la construcción”, y mucho más

lamentable es aun que los utilizan sin cambios, entiendo que si no se tiene experiencia se

utilice algún análisis sin cambios o con cambios mínimos pero luego es OBLIGATORIO

(profesional y/o moral) hacer sus propios estudios para sus obras u proyectos, luego de esto

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la experiencia hará mejorar los estudios, tener base de datos de rendimientos, considerar

factores influyentes, entre otros puntos.

Solo haré un estudio más acabado del análisis de costos con una o máximo dos

actividades para mostrar de manera más detallada que los estudios “reales” de costos

pueden ser realizados con la misma “realidad” en Ms-Project.

Para hacer un análisis de costos primero debemos hacer un diseño de la actividad,

yo sugiero dibujar o diagramar esta actividad, todos los constructores tenemos o tuvimos

clases de dibujo es decir no nos debería costar “dibujar” en papel esta actividad, o los más

avanzados en CAD o algún programa de dibujo.

Actividad a estudiar: Trazado fundacion, Cantidad: 6 ml.

77 Diseño de Trazado y Replanteo

Como la longitud del muro son 6 metros lineales, considero para esta actividad 2

niveletas fabricadas cada una con una tabla de Pino bruto de 1”x4” de 1,5 mts de largo y

dos pies derecho (pilares) de 2”x2”x1,5 mts, consideraré 5 clavos de 3” por cada niveleta,

alambre #18 para trasladar el eje de la excavación al terreno, y cal para el trazado de los

límites de la excavación, para la fabricación de estas y el trazado consideraré un carpintero

de primera y un jornal, un buen planificador también debe considerar una utilización de

recursos lo más optima que sea posible de esta manera es mejor considerar estos recursos

en vez de un Trazador, pues este no se utilizará en otras actividades, en cambio esta

cuadrilla (Carpintero 1ra y Jornal) se utilizará en las siguientes actividades de carpintería.

Entonces la cubicación de recursos es la siguiente:

Recurso Cantidad Unidad

Carpintero 1ra 1

Jornal 1

Pino B. 1”x4”x3,2 mts 1 Pza

Pino B. 2”x2”x3,2 mts 2 Pza

Clavo 2” (570 un/kg) 12/265=0,05 Kg

Alambre #18 8 ml/105ml/kg=0,08 Kg

Cal 1 Kg Tabla 6 Cubicación de recursos para Actividad Trazado

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Respecto a las cantidades de Mano de obra Ms-Project considera la cantidad de

recursos (número de personas, no rendimientos ni HD) que utilizaremos para la actividad

en estudio, para el ejemplo en cuestión se ha considerado un carpintero y un jornal, luego

de esto Project calculará el costo y el total de Horas o días hombre para la actividad.

Ingresemos los recursos y las cantidades calculadas, en la columna Unidades, de

acuerdo al diseño de la actividad siguiendo los pasos detallados en la figura 76. (Ver

Figura 78)

78 Ingreso de recursos en área 3 para actividad “Trazado fundación”

Para que Ms-Project calcule los costos debemos presionar el botón Aceptar, o

cambiar a otra actividad o realizar una operación distinta, luego de esto los botones

Aceptar y Cancelar se cambian a Anterior y Siguiente respectivamente. (Ver Figura 79)

79 Costos de recursos para actividad “Trazado fundación”

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Antes de continuar creo necesario explicar cómo Ms-Project calcula los costos.

Calculo Costos variables, (Mano de Obra, Maquinarias) es decir todos los costos que

dependen del tiempo, se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:

Costo variable= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso x Duración Actividad.

Ejemplo: Costo Carpintero 1ra= 1 x $15.000/día x 2 horas = $3.333

Recordemos que hemos considerado 9 horas diarias, entonces el costo por hora es

$15000/9=$1666,67, pero de este cálculo no debemos preocuparnos Ms-Project lo hace y

efectúa los cálculos de los costos para cualquier unidad de tiempo.

Calculo Costos Fijos, (Materiales, Herramientas, Tratos) es decir todos los costos que no

dependen del tiempo, estos se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:

Costo Fijo= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso.

Ejemplo: Costo Pino B. 2”x2”x3,2 mts=1 x $1000 = $2.000

De la misma manera se calculan todos los costos. El costo total directo de la

actividad está en el campo Costo, esto se puede ver reflejado en el Presupuesto Actual, el

resto de los análisis pueden ser hechos de la misma manera, pero veamos otra posibilidad

de realizar costos que nos ofrece Ms-Project.

4.2.2.2. Análisis de Costos mediante opción Asignar Recursos

Esta segunda manera de realizar el análisis de costos es mediante el botón

Asignar recursos, Menú Herramientas opción Asignar recursos Alt+F10.

En Ms-Project 2010 menú Recursos botón Asignar Recursos

También es posible mediante la combinación de teclas Alt+F10

Para realizar el análisis de costos primero se debe seleccionar la actividad (para el

muro de albañilería de ejemplo seleccionar la actividad Excavación fundaciones), luego de

esto presionar el botón Asignar recursos de la barra de herramientas Estándar. (Ver

Figura 80). A diferencia que la manera anterior (punto 4.2.2.1. es importante acá no tocar

el área 3 pues el botón Asignar recursos se desactivará).

80 Opción Asignar recursos

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Para asignar recursos en esta ventana, buscarlos en el listado (que es el listado que

hemos generado en la Hoja de recursos), la búsqueda es distinta a la realizada en el área 3,

no es posible buscar al escribir el nombre en el listado pues esto borrará el recurso y será

reemplazado por el que pretendemos buscar, veremos más adelante como podemos hacer

para disminuir este listado o como se pueden utilizar filtros.

Consideraremos para la Actividad Excavación fundaciones los siguientes recursos:

1 jornal, Carretilla y Pala; no consideraremos entibaciones para estas excavaciones por lo

tanto no se asignaran maderas.

Actividad: Excavación fundaciones, Cantidad: 3,1 m3

Para el caso del Jornal buscarlo en el listado y en la columna Unidades asignar 1,

luego presionar Enter o el botón Asignar, el recurso asignado se ubica al inicio del listado

con un tick lo que indica que está asignado a la actividad, el costo del recurso es calculado

automáticamente y asignado al área 3, .

Recordemos que las herramientas las podemos asignar como unidad de producción

o unidad de recursos (ver punto 4.1.3), entonces la asignación de la carretilla y pala debe

ser efectuada bajo estas consideraciones, considerare la carretilla por producción y la pala

por cantidad de recurso.

Para el caso de la carretilla tenemos dos recursos creados, Carretilla (m3) para

producción, y Carretilla (unidad), si es asignada por producción debemos asignar la

cantidad de acuerdo a la actividad es decir 3,1m3 en la columna Unidades de la ventana

Asignar recursos. Esto quiere decir que la carretilla debe producir o desgastarse un total de

3,1 m3 y el costo a cobrar debe ser consecuente con esto.

La pala también está creada como producción y como unidad de recurso, utilizaré

para este caso la asignación por unidad, en este caso se debe tener presente la vida útil que

hemos considerado en la creación de la Hoja de recursos, consideré una vida útil de la pala

de 100m3, esto es solo con fines académicos, la cantidad que ustedes deben considerar debe

ser la que les detalla el fabricante o la que han medido mediante la experiencia en sus obras.

Entonces la asignación de la pala por unidad es 3,1/100=0,031.

Muchos profesionales del área de la construcción consideran todas las herramientas

en gastos generales y no en el análisis de costo de la actividad que los consume, como dije

anteriormente no es función, ni mi intención enseñar análisis de costos, pero yo considero

siempre las herramientas en el análisis de costos de la actividad para obtener el real costo

de esta. (Ver Figura 81)

81 Asignación recursos, actividad Excavación fundaciones

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Una de las ventajas de la ventana Asignar recursos, es que permanece activa para

asignar en otras actividades, y que podemos asignar en varias actividades a la vez, si se

consideran los mismos recursos, por ejemplo para todas las colocación y los retiros de

moldajes consideraré el Carpintero 1ra y el Jornal, sin cerrar la ventana Asignar recursos

con la tecla Control presionada seleccionemos todas las actividades de colocación y retiro,

luego de esto asignemos 1 Carpintero 1ra y 1 Jornal, tal como se muestra en la Figura 82.

82 Asignación de recursos a varias actividades

Noten en la ventana de recursos que no muestra costos sino dos guiones, esto es

debido a que el costo total de mano de obra considera la duración de la actividad, por lo

tanto en la asignación a varias actividades los costos variables pueden ser distintos entre

estas.

Para el caso de las colocaciones de moldajes si se consideran otros recursos,

materiales por ejemplo, estos se asignaran de manera particular para cada actividad. Es

posible que algún evaluador de costos considere todos los recursos en la actividad de

fabricación y en colocación y retiro solo la mano de obra, para este caso no será necesario

ingresar más recursos.

Asignaré a la actividad colocación de moldajes de cimientos fundación, los recursos

restantes, las cantidades asignadas deben estar cubicadas considerando vuestros

rendimientos, yo asignaré cantidades arbitrarias.

Para esto seleccionar con el cursor esta actividad (con esto se deseleccionan las

restantes).

La ventana Asignar recursos, presenta más ventajas como por ejemplo filtro de

recursos, si se tiene una base de datos de muchos recursos y resulta “molesto” buscar en el

listado, entonces es útil el filtro, para esto presionar , y activar la

opción Filtrar por, y seleccionar la opción Grupo donde escribamos el nombre del grupo

de recursos que queremos que filtre el listado, para este caso escribamos Materiales con

esto solo mostrará los Materiales además de los recursos ya asignados. (Ver Figura 83).

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83 Filtro de recursos en Asignar recursos.

En la actividad colocación de moldajes cimiento fundación agregué los recursos

detallados en la Figura 84:

84 Asignación recursos actividad Colocación moldaje fundación

Es esta actividad además de los recursos ya asignados se requiere un recurso que no

está en el listado, por ejemplo clavo de 3”, para ingresar este nuevo recurso podemos

hacerlo directamente en la Hoja de recursos como hemos aprendido o agregarlo escribiendo

su nombre directamente en la ventana Asignar recursos, al final del listado, luego de esto

hacer doble clic en el nombre para ingresar el resto de los datos en la ventana Información

del recurso, en la opción General de esta ventana ingresar: Grupo: Materiales, Tipo:

Material, Etiqueta de material: Kg y en la opción Costo consideraré $500 para el valor del

Kg de clavo de 3”. (Ver Figura 85)

Todos los recursos que no hemos ingresado antes, podemos ingresarlos

directamente en la ventana Asignar recursos, visto anteriormente, así también en el área 3,

escribiéndolos directamente al final de esta, luego al dar doble clic en el nombre se procede

de la misma manera vista anteriormente.

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85 Ingreso de datos para recursos nuevos

Luego de esto asignar 0,5 kg de clavo de 3” a la actividad analizada.

Para el caso de la confecciones es posible también asignar los recursos como grupo,

la metodología de cálculos de recursos puede ser propia de cada evaluador de costos, yo

consideraré el siguiente método para todas las confecciones de moldajes que consideran los

mismos recursos pero cantidades distintas, de acuerdo a la siguiente tabla.

Cantidades de recursos

No Actividad Cantidad Carpintero

1ra

Jornal Pino

1x4

Pino

2x2

Clavo

2”

Clavo

3”

1 Conf. Moldaje cimiento 8,6 m2 1 1 10 7 0,5 0

2 Conf. Moldaje s/c 3,0 m2 1 1 3,5 2,5 0,2 0

3 Conf. Moldaje pilares 3,9 m2 1 1 4,5 3,2 0,3 0

4 Conf. Moldaje cadenas 8,6 m2 1 1 10 7 0,5 0

Tabla 7 Cubicación de recursos para actividades de Confección de moldajes.

Para hacer el análisis de costos de las actividades seleccionemos todas las

actividades de confección de moldajes, luego ingresar los recursos y sus cantidades

correspondientes a Conf. Moldaje cimiento, Ms-Project ingresará a todas las actividades

seleccionadas los mismos recursos y sus cantidades (Ver Figura 86), luego de esto

seleccionar la actividad Conf. Moldajes s/c y en el área 3 cambiar las cantidades por las de

la tabla en los recursos que hayan cambios, de manera similar se procede para Conf.

Moldaje pilares. (Ver Figura 87).

Nota:

Para este caso en particular opté por ingresar las cantidades para la actividad 1,

Conf. Moldajes cimiento, considerando que los mismos recursos y sus cantidades se

repiten a lo menos en una actividad más, y resulta entonces más fácil cambiar solo dos

actividades que cambiarlas todas.

Como dije anteriormente no es mi intención enseñar análisis de costos, en esta

metodología calculé los recursos de las actividades 2,3 y 4 en base a la actividad 1 y

considerando proporciones, por ejemplo el Pino 1x4 está en una relación (10 pza/8,6 m2),

entonces para la actividad 2 la cantidad de Pino 1x4 es (10 pza/8,6 m2)*3 m2=3,49 pza.

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86 Ingreso de recursos a actividades de confección

87 Ingreso de recursos a actividades de confección

Para el resto de las actividades podemos seguir cualquiera de los dos métodos vistos

anteriormente, es decir asignar recursos mediante el menú desplegable en el área 3, o

asignarlos por medio de la ventana Asignar recursos.

También es posible que tengan algunos proyectos donde se han estudiado los

análisis de costos de actividades similares, que pueden tener las mismas cubicaciones y los

mismos recursos, o pueden tener cantidades de obras distintas y por consiguiente

cantidades de recursos distintas, considerando que la cantidad de recursos que se debe

ingresar debe ser consecuente con la cantidad de obra de cada actividad.

Para enseñarles como pueden copiar los análisis de costos de otros proyectos,

considerando el supuesto que ustedes puedan tener proyectos ya estudiados con actividades

similares y que además en la construcción el tiempo es oro (aunque creo que en todo orden

de cosa lo es), y todo lo que podamos hacer para economizar este recurso tan escaso y

valioso es bienvenido, les enseñaré el famoso “copiar – pegar” en Ms-Project.

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Bueno yo por esas casualidades de la vida tengo un archivo donde están todos los

análisis de costos de las actividades ya realizados, utilizaré este archivo para “pegar” los

análisis en el archivo de ejemplo.

Quiero dejar claro (como en varias veces antes en este manual) que los análisis de

costos son irreales no están hechos para ser utilizados como referencia para obras u

proyectos, solo pretender ser ejemplo de los pasos para realizar los pasos de análisis de

costos en Ms-Project.

Aclarado lo anterior para copiar análisis anteriores debemos abrir ambos archivos

(para mi caso Clase 4-Presupuesto y Presupuesto completo), luego de esto en ambos

archivos cerrar el área 3 (vista de formularios) y desde la barra de vistas seleccionar Uso

de tareas, pueden ver en esta vista que se muestran los recursos de todas las actividades,

para nuestro caso no hemos hecho el análisis de la actividad “Conf. y coloc.

emplantillado” entonces seleccionar del archivo, Presupuesto completo, los recursos de

esta actividad y botón de la derecha en la selección y del menú desplegable seleccionar

Copiar asignación (Control + C), luego en el archivo Clase4-Prespuestos, seleccionar la

línea que corresponda a la misma actividad y desplegar el menú con botón de la derecha y

seleccionar la opción Pegar, con esto hemos pegado los recursos de la actividad de un

presupuesto antiguo a un presupuesto nuevo (Ver Figura 88).

88 Copiar recursos de proyecto antiguo a proyecto nuevo.

Para las siguientes actividades realizaré el mismo proceso de copiar y pegar Análisis

de costos del proyecto Presupuesto completo al Clase4-Presupuestos. Para el caso de las

actividades de confección y colocación de enfierraduras quiero recordarles que el

subcontrato de enfierraduras está dividido en Fabricación (Enfierrador F (kg)), en

Colocación (Enfierrador C (kg)), y en Colocación y Fabricación (Enfierrador F/C (kg)) y

se ha asignado de acuerdo a la operación que realice el subcontratista.

Nota: El proyecto antiguo del cual se quieren pegar los análisis de costos no debe estar

CONTROLADO.

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Al haber realizado los análisis de costos de todas las actividades, por cualquier

método (área 3 (vista de formularios), o Asignar recursos o Copiar-Pegar desde otro

proyecto), podemos apreciar que el Presupuesto Actual debe desplegar los costos de todas

las actividades, las tareas resúmenes y la tarea resumen del proyecto (costo total), recuerden

que estos costos son solo de referencia académica.

Es bueno a esta altura, si no lo han hecho ya, guardar el archivo sigamos por el

momento con el mismo nombre es decir Clase4-Presupuestos.

Verifiquemos además que los otros presupuestos Presupuesto Real, y Previsto,

permanecen con sus costos en cero, pues aun no se ejecutan para el caso del Real y aun no

se asignar los valores para el caso previsto, ya veremos estos y su utilidad cuando

aprendamos como Ms-Project realiza el control de obra o seguimiento.

89 Proyecto con Costos Actuales

Con el proyecto terminado en lo que se refiere al análisis de costos estimados, antes

de imprimir presupuestos, flujo de caja, debemos revisar el estudio, lo primero que

debemos revisar son los recursos, sus cantidades, gráficos, entender los gráficos y como los

podemos utilizar para mejorar nuestra planificación, luego de esto podemos revisar los

informes de Presupuesto y Flujo de caja.

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4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project

En este capítulo aprenderemos a revisar los gráficos de recursos (solo los más

importantes, el resto es responsabilidad de ustedes), para revisar los gráficos seleccionar de

la Barra de vistas el botón Gráfico de recursos, o menú Ver opción Gráfico de recursos.

Para Ms-Project 2010 Gráficos de recursos se puede seleccionar mediante la Barra de vistas

botón Gráfico de recursos, o menú de Tarea opción Ver.

Antes de seleccionar la opción Gráfico de recursos, es conveniente para esta primera

parte del estudio cerrar la vista de formularios (Área 3) para poder ver los gráficos

generales del proyecto y no particular para cada actividad (pasos que veremos más

adelante), entonces dejar la vista del proyecto tal como se aprecia en la Figura 89, luego de

esto presionar el botón Gráfico de recursos.

Nota: Como el archivo de ejemplo de planificación del proyecto muro de albañilería tiene

fecha de inicio jue 07-08-08, para actualizarlo a una fecha más actual, supondré una fecha

de inicio para el 9 de abril del 2012, ya veré de acuerdo al avance de la escritura de este

manual su fecha definitiva de inicio para que nos coincida con la fecha de presentación al

mandante y la fecha de control de obra de acuerdo a la figura 65 Diagrama Estados del

proyecto.

4.3.1. Análisis de Gráficos de recursos con costo variable

La vista Gráfico de recursos se puede apreciar en la Figura 90, acá al igual que para

el análisis de costos nombraré esta vista en dos áreas solo para efectos académicos y

diferenciar estas áreas en esta vista.

90 Gráfico de recursos

En el Área 1 podemos seleccionar el recurso a graficar en el área de gráficos (Área

2) mediante la barra de desplazamiento. El Área 2 es donde se grafican los datos para el

recurso seleccionado, ya veremos con más detalle las distintas opciones para ver

información y cambiar los gráficos y su utilidad. Si no se ve un gráfico y tiene recursos

asignados dar doble clic al botón de desplazamiento al inicio de la barra del área 2.

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Si cambiamos los recursos con la barra de desplazamiento del Área 1, podemos ver

que están todos los recursos del proyecto, (todos los creados en la hoja de recursos,

asignados o no a las actividades), esto es porque no están filtrados, ya veremos más

adelante el uso de filtros y su utilidad.

También es posible cambiar la escala temporal del gráfico mediante las opciones de

Zoom Alejar – Acercar , (Para Ms-Project 2010 Menú Vista opción Zoom),

opciones que más que hacer un zoom a la vista cambian la escala de tiempo del gráfico

desde minutos hasta semestres.

Analicemos el gráfico del carpintero que tenemos en la Figura 90, el gráfico en si

tiene una sección en azul (en nivel 1) y sobre este en rojo, esto indica que el recurso

carpintero de 1ra esta sobreasignado en una unidad, considerando para esto la capacidad

máxima que inicialmente considera Project igual a uno y que dejamos tal cual para poder

analizarlas en este momento. Este gráfico es una curva de contrato y despido del carpintero,

en estricto rigor nos indica lo siguiente:

Lunes 9 de abril necesitamos un carpintero, el martes 10 necesitamos dos, el

miércoles 11 necesitamos uno (deberíamos despedir uno), los días jueves y viernes no

necesitamos carpinteros por lo tantos deberíamos (de acuerdo al gráfico) despedir el que

nos quedaba y volver a contratarlo los días lunes 16 y martes 17 de abril. Esto que nos

indica Ms-Project es imposible de hacer desde el punto de vista social o de planificación

del recurso humano, entonces debemos decidir con cuantos recursos Carpintero de 1ra

contaremos en nuestra obra, de acuerdo al gráfico la cantidad máxima de recursos son dos,

pero esta cantidad solo es necesaria un día del total de nueve en los que se requieren

carpinteros.

Seguramente si ustedes van a decirle a su jefe que necesitan 2 carpinteros para

vuestro proyecto, recibirán un rotundo NO, buen la verdad si yo fuera el jefe les diría lo

mismo, pero esperaría de ustedes una respuesta a este No tan rotundo, por ejemplo: “Está

bien pero el día que necesitamos dos carpinteros y tendremos solo uno, ese día

probablemente nos atrasaremos por tener menos recursos, o tendremos que utilizar

horas extras para disminuir o eliminar este atraso y eso por consiguiente subirá los

costos, entonces señor Jefe, está de acuerdo en asumir esta responsabilidad?”, bueno

pueden usar los lenguajes que ustedes quieran pero la verdad es que trato de indicarles que

un planificador debe poder ver el futuro en los proyectos ante cualquier variación y

proyectar soluciones, y los distintos escenarios al analizar los datos que nos presenta el Ms-

Project.

Para todos los recursos que dependen del tiempo el análisis es similar, ¿pero cómo

se procede ante la posibilidad de que el jefe si nos diga que podemos tener los recursos que

hemos solicitado?, que no necesariamente es el máximo, es decir si de acuerdo a la curva

ocupacional (para cualquier recurso variable) necesitamos 4 unidades, y de acuerdo a los

análisis y peticiones con el jefe acordamos en trabajar con 3, que presenta una buena media

de trabajo, esta cantidad es entonces la capacidad máxima del recurso en cuestión, para

cambiar el valor desde el gráfico del recurso presionar el botón Hoja de recursos de la

barra de vistas y cambiar la Capacidad máxima al valor acordado, luego volver el cursor a

la línea del recurso y nuevamente regresar al Gráfico de recursos presionando el botón

correspondiente en la barra de vistas.

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Ahora analicemos los costos de los recursos que dependen del

tiempo, también teniendo como ejemplo al Carpintero de 1ra, para

esto en el área de gráfico con el botón de la derecha desplegar el

menú, vean que tenemos seleccionada la opción Unidades de

recursos asignadas, que gráfica las unidades de recursos, también

asumo que han visto que hay varias opciones disponibles a graficar,

no las veremos todas, solo las de costos, asumo que ustedes lo harán

considerado su espíritu investigador. De este menú seleccionemos primero la opción costo

y analicemos el gráfico resultante.

Antes de analizar el gráfico cambiemos la escala temporal de este dando doble clic

en esta y de la opción Nivel inferior, seleccionar del menú desplegable la opción 1,2,3,4

(Desde el comienzo). (Ver Figura 91)

91 Gráfico de costos del recurso Carpintero 1ra

Este gráfico nos indica que el primero y segundo día gastaremos $15.000

respectivamente, $6.667 el tercero, $3.333, del cuarto al séptimo día no gastaremos en

carpintero, el octavo, y $10.833 el noveno día que es el último día que necesitaremos

carpintero en nuestro proyecto.

Antes de establecer comentarios o juicios de este gráfico, quiero que veamos cual es

el costo total de carpintero que nos presenta Ms-Project, para esto en el menú desplegable

del área de gráfico seleccionar Costo acumulado, el gráfico cambia automáticamente al

tipo Área escalonada, yo considero que este tipo no es el apropiado para esta información

de costo acumulado, aprovechemos esto para cambiar el tipo de gráfico, para esto demos

doble clic en el grafico, con lo que se desplegará la ventana Estilos de barra (Ver Figura

92)

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92 Ventana Estilos de barra

Esta ventana está dividida en dos secciones a la derecha los gráficos para el recurso

en particular y a la izquierda para el o los recursos filtrados (veremos más adelante como

filtrar y el uso de esta opción para nuestro análisis).

El la sección de Recurso para Costos totales (esta opción de costos totales varía de

acuerdo al tipo de información que seleccione en el menú desplegable), seleccionar en

Mostrar cómo: línea, como decía desde mi punto de vista este tipo de gráfico es más

indicado para costos aculados. (Ver Figura 93)

93 Gráfico Costo acumulado (Gráfico de Línea)

De acuerdo al gráfico el costo total que según Ms-Project tenemos considerado para

recurso Carpintero 1ra es de $50.833, esta valor, como decir para que no resulte

complicado para Ms-Project ni para nosotros, pero este valor NO es el valor que realmente

gastaremos (en caso de que lo real se ajuste a lo programado).

Ms-Project nos entrega el valor de tiempo efectivamente asignado a la actividad

(seleccionar trabajo en el menú desplegable) , por ejemplo si tenemos un solo carpintero

con un costo de $15.000/día y este trabaja solo en dos actividades que se ejecutan en días

seguidos estas a su vez solo duran medio día cada una, entonces el Project nos entregará el

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costo de carpintero de acuerdo a la siguiente fórmula:(1*$15000 *0,5)+ :(1*$15000

*0,5)=$15.000.

El valor real que debemos informar es = 1 Carpintero * 2 días * $15.000= $30.000,

considerando que tendremos al carpintero dos días y debemos pagarle los días completos

(obvio más impuestos).

Entonces ¿Quiere decir qué Ms-Project nos entrega valores errados de mano de

obra?. Bueno la respuesta es sí y no… y no es una metáfora esto del sí y no, sino que si

queremos informar al Jefe que el valor a considerar para Carpintero es el que entrega

Project, entonces este valor está errado, pero si queremos entregar el valor de tiempo

efectivo por el recurso, entonces este valor está bien. Pero ¿Qué valor nos sirve?, está bien,

no diré ambos porque no terminaríamos nunca con este análisis metafórico, (pero la verdad

nos sirven ambos), el que deberíamos informar al jefe y considerar en el presupuesto es el

valor que considere todas las unidades de recursos que tengamos y la cantidad de tiempo

que los tengamos, esta información si la entrega Ms-Project con bastante detalle, y quiero

dejar claro TODOS pero todos los software de análisis de costos hacen este mismo análisis

de costo, el costo total de mano de obra (y maquinarias) debemos realizarnos nosotros en

alguna planilla de cálculo, los sistemas de planificación como Ms-Project presenta ventajas

para la elaboración de estos cálculos pues nos muestra de manera fácil el tiempo que

debemos disponer de los recursos con costos variables.

Entonces, recordemos que decidimos (o nuestro jefe decidió) trabajar en nuestro

proyecto con un carpintero y este estará contratado por nueve días, además consideramos

entonces también trabajar con horas extras, siempre les dejo alguna duda a mis alumnos, o

alguna pregunta planteada, bueno no había dejado ninguna hasta ahora y he aquí una para

que ustedes lectores la puedan resolver antes de llegar al final, no sé si pondré la respuesta

en alguna parte del manual o esperaré que quien sepa la respuesta me la envié por email,

aquí va entonces la pregunta: ¿De acuerdo a la programación y al análisis de recursos,

necesitaremos trabajar realmente con horas extras el día dos?, justifique su respuesta

obviamente no solo diga Si o No…

Bueno pero no nos alejemos del manual, obtengamos el valor de Carpintero 1ra

que debemos informar al jefe y considerar en nuestro presupuesto, para esto con los datos

de Project he realizado una simple planilla en Excel, en esta podemos, por fin, obtener el

costo total del Carpintero de 1ra y es $135.000 (más leyes sociales) versus los $50.333

que nos entrega Ms-Project y que es el costo por tiempo efectivo, en la planilla he

considerado además un gráfico para el jornal a modo de ejemplo. (Ver Figura 94).

Les sugiero realizar siempre gráficos similares para todos los recursos con costos

variables (mano de obra, maquinarias), y con estos también se puede obtener el costo total

de cada grupo de recursos, considerando un gráfico resumen, o sumando las cantidades

parciales, o ustedes pueden idear un sistema mejor en base a la información entregada por

Project, y de esto no me cabe ninguna duda.

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Recurso: Carpintero 1ra

Costo Día

Tiempo

Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Costo Total

Recurso: Jornal

Costo Día

Tiempo

Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

cant J. 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Costo Total

$ 15.000

$ 135.000

$ 8.000

$ 88.000

94 Gráfico de costo total de Carpintero (Excel en base a datos de Ms-Project)

4.3.2. Análisis de Gráficos de recursos con costo fijo.

Para el caso de los recursos con costos fijos, analizaremos el ladrillo, entonces para

esto desplazar en el área 1 hasta este recurso, y en él área de gráficos seleccionemos

Unidades de recursos asignadas mediante el menú desplegable. (Ver Figura 95)

95 Gráfico Unidades de recursos para ladrillo.

De este gráfico seguramente diríamos que los días cuatro, cinco y ocho se necesitan

225 unidades de ladrillos, es decir 675 unidades, pero ¿Cómo puede ser estos si en el

análisis de costo solo asigné 450 unidades (verifiquen esto, seleccionando del menú

Ventana la opción Dividir) (Ver Figura 96)

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96 Gráfico recurso, Ventana dividida

Ms-Project en las unidades de recursos asignadas nos muestra un rendimiento diario

programado de acuerdo a la cantidad que ingresamos y la duración de la actividad, es decir:

450 unidades /2 días=225 Unidades día. Si la actividad albañilería iniciara a las 8:00 Hrs.

de la mañana del día cuatro esta terminaría a las 18:00 hrs. del día cinco, pero esta no inicia

a las 8:00 Hrs. de la mañana sino a las 11:00 Hrs. AM del día cuatro, si cambian la escala

temporal hasta ver los minutos (cada 15 minutos) pueden ver el inicio y termino de cada

actividad del proyecto.

Para ver las cantidades que necesitamos cada día debemos seleccionar del menú

desplegable la opción Trabajo. (Ver Figura 97)

97 Gráfico Trabajo, para recurso ladrillo

Este gráfico si nos muestra la cantidad programada para cada día, nos indica que el

día cuatro del proyecto necesitamos 150 ladrillos, 225 unidades para el día cinco y en el

día ocho necesitamos 75 unidades.

Esta información es valiosa para un buen planificador, nos sirve para programar

nuestros pedidos de materiales, en este caso para el recurso ladrillo, no creo que ustedes

pedirán de acuerdo al grafico las cantidades diarias que nos muestra, Ms-Project espera que

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programemos de manera más profesional, entonces: ¿Cuantos ladrillos pedimos? y

¿Cuando pedimos estos ladrillos?, son dos preguntas que estoy tentado a dejarlas

planteadas al igual que la anterior, pero creo que esta vez las responderé yo, o les indicaré

los pasos que debemos considerar para obtener las respuestas.

Responderé a las preguntas en orden, primero para responder a:

¿Cuántos ladrillos pedimos?, esto depende de varios factores, primero la capacidad de

almacenaje, y del consumo de recursos. Es decir si tenemos una capacidad de almacenaje

mayor o igual a 450 ladrillos debemos pedirlos todos para que estén disponibles el primer

día de trabajo de esta actividad.

¿Cuando pedimos estos ladrillos?, esta pregunta se refiere a cuánto tiempo antes pedimos

el material para que esté en obra y no atrasarnos, para esto consideremos el esquema de la

figura 98.

98 Esquema de tiempos de pedido de materiales

Para determinar la fecha de pedido del material, es necesario a lo menos tener claros

dos tiempos.

El tiempo 1 (T1) está determinado por el tiempo que se demoran en procesar la orden de

pedido en la oficina central y enviarla al proveedor, para el ejemplo yo asumiré tres días.

El tiempo 2 (T2) es el tiempo que se demora en procesar la orden de pedido el proveedor

hasta el momento que realiza el despacho y tiempo de traslado, yo para todo este tiempo

consideré cuatro días, entonces para este supuesto caso la orden del material desde la obra

debe ser enviada a lo menos con 7 días hábiles para evitar atrasos.

Para todas las opciones de gráficos anteriores y las siguientes, como hemos visto,

podemos dividir el área de gráfico de recursos, y mostrar en esta nueva sección información

importante para el análisis, como Programación, Costo, Trabajo, Notas y Objetos, y además

poder combinar con cualquiera de la información disponible del gráfico. (Ver Figura 99).

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99 Gráfico recursos, pantalla dividida.

Espero que se den cuenta de la utilidad de estos gráficos y que les hayan quedado

claros los puntos anteriores, pero, aun hay más provecho y opciones de la opción Gráficos

de recursos que podemos y debemos conocer.

4.3.3. Análisis de Gráficos de recursos con filtro de Grupo.

Hasta el momento solo hemos visto recursos sin filtrar, en el área de recursos están

todos los que creamos en la hoja de recursos, estén asignados al proyecto o no,

independiente de su grupo, o tipo, entonces es necesario saber cómo poder filtrar estos

recursos como para poder responder a preguntas tales como: ¿Cuánto tenemos planificado

gastar en todos los materiales?, ¿Cuál es el recurso más incidente en el total de gasto de

materiales?, estas preguntas pueden ser realizadas para cada grupo de recursos como mano

de obra, maquinarias, tratos y el grupo que hayamos creado y que queramos ver costos y

datos totales.

Para ver los tipos de filtros para los recursos, revisar el menú Proyecto, opción

Filtro para, tenemos varias opciones de filtro, además de Más filtro, donde podemos crear

filtros personalizados, considerando campos y operaciones de filtro.

En Ms-Project 2010 en menú Formato seleccionar Filtro y la opción

correspondiente.

Si bien todas son útiles, algunas más otras obviamente menos, yo uso

principalmente la opción Grupo… donde podemos escribir el nombre del grupo que

queremos filtrar, para el ejemplo escriban Materiales, es importante tener claro el nombre

que hemos escrito en la columna grupo de la Hoja de recursos, por ejemplo si escribimos

Material, no nos mostrará recursos (a menos que haya algún grupo material y recursos en

este). (Ver Figura 100)

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100 Filtro para recursos (filtro Grupo…)

Luego de esto tendremos en el área 1 solo los recursos del grupo Materiales, para

poder graficar datos totales del botón seleccionar del menú Formato la opción Estilos de

barra o doble clic en el área de gráfico.

Para Ms-Project 2010 en Menú Formato seleccionar botón Estilos de barra

En el área de gráfico seleccionar del menú desplegable la opción Costo acumulado,

luego doble clic en esta área y en la sección Recurso filtrado en la opción Costos totales,

Mostrar cómo: seleccionar el gráfico Línea y cambiar el color a Rojo (por ejemplo), en la

sección Recurso (de la misma ventana), seleccionar en Mostrar cómo: también Línea y

verificar que el color sea distinto al elegido anteriormente, presionar Aceptar.

Para mayor información, dividir la ventana de gráficos si la ha cerrado (vista de

formularios), para encontrar el recurso más incidente en el costo basta mover la barra de

desplazamiento del área 1 hasta se muestre la curva en azul que sea más incidente, para el

caso del ejemplo del muro de albañilería es el cemento corriente. Si ha seguido

correctamente los pasos anteriores debería tener su proyecto de la manera que se muestra en

la Figura 101.

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101 Grafico Costo total grupo: Materiales y Cemento corriente

Con el gráfico respondemos a las dos preguntas planteadas, el costo total estimado

de Materiales para el muro de albañilería son $319.904, y el recurso más incidente es el

Cemento corriente. El costo total del cemento no se muestra en este gráfico, pero en la

ventana de información se muestran los parciales seleccionando la opción Costo, tal como

se muestra en la Figura 101.

De manera similar a las vistas anteriormente podemos revisar el resto de los

recursos, determinar capacidades máximas, costos totales y parciales planificados,

reprogramar el proyecto antes esta revisión o tomar medidas de ajuste si las estimamos

necesarias, antes de pasar al siguiente punto que revisar los informes que nos entrega

Project para presentarlos al mandante.

4.4. Informes de costos en Ms-Project

Por supuesto antes de presentarles a nuestro Jefe y/o mandante los informes de

presupuesto y flujo de caja (entre otros) debemos revisarlos, arreglarlos y conocerlos bien,

y estar preparados antes las preguntas que seguro nos harán, bueno es lo que veremos en

este punto.

Para acceder a los informes en Ms-Project 2003 menú Ver opción Informes, en Ms-

Project 2007 menú Informes opción Informe. En Ms-Project 2010 menú Proyecto botón

Informes.

Project 2007 y 2010 tienen informes Visuales que

pretenden reemplazar a la opción Análisis de datos de

escala temporal en Excel, sin logarlo según mi opinión, no

se aun si optaré por un capitulo analizando estos Informes visuales.

Ms-Project tiene varios informes disponibles, solo veremos los más importantes para un

proyecto de construcción, y principalmente porque son los que se necesitan para presentar

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al mandante, veremos los bueno y lo malo de estos informes, y como podemos arreglar la

presentación, de ser posible.

El problema de estos informes de Ms-Project es la rigidez de su estructura, que si

bien es cierto se puede modificar, esta modificación es bastante limitada, yo en general no

uso los informes de Project directamente, lo bueno es que primero muchos informes

puedes ser realizados en base a tablas personalizadas, y segundo que estas tablas pueden ser

exportadas a Excel y ahí construir un informe con más detalles y de mejor presentación.

Además no olviden que en Ms-Project debemos trabajar con costos directos, y por lo tanto

no son los costos que debemos presentar al mandante, al mandante se le presenta el Precio

de venta, y sugiero este informe final hacerlo en base al de Project pero en una planilla de

cálculo Excel, o para los más avanzados si sabe Visual Basic y macros pueden generar sus

propios informes de manera más fácil y automática.

4.4.1. Informe de Presupuesto de costos en Ms-Project

Luego de seleccionada la opción Informes se despliega la ventana Informes (Ver

Figura 103)

102 Ventana Informes

Para seleccionar el informe de presupuesto de Ms-Project, dar doble clic en el botón

Costos, luego en Presupuesto, se tiene el informe de la figura 103.

103 Informe Presupuesto (tabla costo)

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Seguramente pueden ver que el informe inicial para un 99,9% de los constructores

no tiene utilidad tal cual está, bueno mi intención es enseñar a arreglar lo que se pueda (y

nos permita Project) y mejorar para una presentación como seguramente ese 99,9% espera.

Ms-Project inicialmente confecciona el informe en base a la tabla de costos y con

parámetros prefijados, para cambiar estos realizar los siguientes pasos: Cerrar el informe,

luego doble clic en botón Costos, y seleccionar Presupuesto en ventana Informe de costos

(no presionar el botón seleccionar, solo un clic), y luego presionar el botón Modificar, nos

desplegará la ventana Informe de tareas, realizar en estas los siguientes pasos:

1) En la opción Definición seleccionar en Tabla: Presupuesto Actual (Figura 104)

104 Informe de tarea: opción Definición

2) En la opción Detalles deseleccionar Mostrar totales (Figura 105)

105 Informe de tarea: opción Detalles

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3) En la opción Ordenar deseleccionar Mostrar totales, cambiar el primer criterio a Id

y activar . (Ver Figura 106)

106 Informe de tarea: opción Ordenar

Luego de estos cambios presionar Aceptar y luego doble clic en Presupuesto o el

botón Seleccionar con esto nos despliega el informe que hemos modificado (Ver Figura

107), bueno en mi opinión, igual este informe aun no es para dejar conforme al 99,9% de

los planificadores (o lectores de este manual), no quiero dar ahora porcentajes de

aceptación (prefiero no hacerlo ), pero si les aseguro que aun podemos mejorar la

presentación aun más, pero no es Ms-Project sino en Excel o cualquier planilla de cálculo.

107 Informe de Presupuesto modificado en base a tabla Presupuesto Actual

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Este informe (Figura 107) está bastante mejor que el anterior (Figura 103),

podríamos presentarlo al Jefe pues es un buen informe de Costo directo, y es generalmente

él quien le agrega los porcentajes faltantes para llegar al precio de venta, bueno pueden

ustedes ser también los responsables de este paso, entonces veremos cómo podemos hacer

para generar un presupuesto de precio de venta, solo los pasos generales he, no esperen que

les haga todo .

4.4.2. Informe de Presupuesto de costos en Excel

Como hemos generado las tablas de costos (Presupuesto Actual, Presupuesto Real y

Presupuesto Previsto) entonces les indicaré los pasos para crear en una planilla de cálculo

con el presupuesto de precio de venta en base al presupuesto de costo directo. Para esto

seguiremos los siguientes pasos:

Cerrar la vista previa del informe y la ventana Informes, para los pasos tomaré la

tabla de Presupuesto Actual, pero es obvio que puede ser cualesquiera de ellos dependiendo

del informe y de la etapa del proyecto que se trate.

Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: Para Ms-Project 2003 y Para Ms-Project 2007 en menú Herramientas seleccionar

opción Opciones y en la opción Seguridad activar

Para Ms-Project 2010 en

menú Archivo seleccionar Opciones luego Centro de confianza y el botón

y en Formato heredado

.

Paso 2: Del menú Archivo seleccionar la opción Guardar como y en Tipo seleccionar

Libro de Microsoft Excel, (en Ms-Project 2010 seleccionar Libro de Excel), cambiémosle

nombre al archivo a Presupuesto Actual, recuerden la ubicación de donde están guardando

su archivo, no es raro que al mejor planificador se le olvide o no se fije donde esta

guardando sus archivos o que carpeta es, les sugiero además guardar la fecha del archivo en

algún lugar o en el mismo nombre del archivo.

También pueden guardar en vez de Libro de Excel una Tabla dinámica de Microsoft

Excel, los pasos son similares, aunque los resultados obtenidos en Excel serán distintos,

para nuestras necesidades solo ocuparemos Libro de Excel.

Luego de cambiado el nombre, presionar el botón Aceptar, con lo que se activa la

ventana Asistente para exportación presionar el botón Siguiente hasta la sección

Opciones de equivalencia, activar acá cualesquiera de los check box (o los tres) y luego

presionar el botón Siguiente (Ver Figura 108)

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108 Asistente para exportación-Opciones de equivalencia

Luego de esto tenemos la ventana de la Figura 109, en donde deberíamos ingresar

los campos de acuerdo a la tabla que queremos crear en Excel, bueno tanto como Ms-

Project como yo sabemos que no se acordaran de los nombres de los campos o de que

nuestro tiempo siempre es limitado así que todo lo que sea para economizar este recursos es

bienvenido, en virtud de esto Ms-Project creó el botón al presionar este

nos despliega un listado de tablas, elijamos de este listado Presupuesto Actual y al

presionar el botón Aceptar nos traslada todos los campos de esta tabla a la ventana

Asistente para exportación – Equivalencia de tareas (Ver Figura 109), luego al presionar

Finalizar nos crea un archivo de Excel del nombre ingresado.

109 Asistente para exportación – Equivalencia de tareas

Posteriormente cargar desde Excel el archivo que Ms-Project nos creó, tenemos la

tabla Presupuesto Actual en Excel, en esta planilla es posible entonces crear o modificarla

para construir un Presupuesto de Precio de venta. Yo les sugiero crear una planilla donde

tengan hojas de cálculo para determinar el costo estimado de mano de obra, gastos

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generales, gastos financieros, leyes sociales y el Presupuesto de Precio de venta el cual es

creado en base a las anteriores planillas y teniendo como base el presupuesto de costo

directo (Ver Figura 110).

110 Planilla Excel para General el Presupuesto de Precio de venta.

En esta planilla ya he modificado básicamente el presupuesto de costo directo, no

creo necesario profundizar en los pasos en Excel, no es parte de este manual, quizás en una

futura nueva versión les entregue las planillas y los pasos para generar el presupuesto de

venta.

4.4.3. Informe de Presupuesto detallado en Ms-Project

Seguramente ustedes querrán ver detalles de la asignación de recursos a las

actividades, (análisis de costos en las actividades), veamos los pasos para obtener este

informe en Ms-Project.

De la ventana Informes, seleccionar el botón Costos y luego para el informe

Presupuesto presionar el botón Modificar en la opción Definición cambiar el Nombre a:

Informe Presupuesto Detallado o a Presupuesto Actual Detallado en la opción Detalles,

seleccionar de la sección Asignación , activar y

, la opción Ordenar está correcta con el informe anterior (debería

estar ordenada de manera ascendente por el criterio Id), luego de esto presionar el botón

Aceptar. (Ver Figura 111).

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111 Pasos para Informe de costos detallado.

Luego de estos pasos no deben presionar o seleccionar la opción de Presupuesto

pues al cambiarle nombre al informe estamos personalizando y creado nuestros propios

informes y estos estarán disponibles en la opción (botón) Personalizados de la ventana

Informes, entonces cierren la ventana Informes de costos y presionen el botón

Personalizados (Ver Figura 112)

112 Informes personalizados

En la ventana Informes personalizados podemos crear nuevos informes, copiar,

modificar, entre otras opciones, además de ir directamente al Organizador, opción que

veremos más adelante con más detalle. Para ver el informe creado presionar el botón Vista

Previa.

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113 Vista previa Informe presupuesto detallado.

Este informe nos presenta detalles del análisis de costos que hemos hecho para cada

actividad. Este informe tal como está no puede ser enviado con esta estructura a Excel, pero

en el punto anterior que aprendimos (Punto 4.4.1.2), si seleccionamos la opción

de la ventana Opciones de equivalencia del Asistente

para exportación nos generará el informe de costos con los recursos asignados en cada

actividad. (Ver Figura 108).

4.4.4. Informe de Flujo de Caja en Ms-Project

Seguramente querremos tener detalles impresos de las asignaciones (recursos) hechas

a cada actividad en el presupuesto, es decir informe que nos imprima el análisis de costos

para cada actividad.

Seleccionar del menú Informes la opción Informes… y en Informes de costos

seleccionar Flujo de caja, con esto nos generará el informe de la Figura 114.

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114 Informe de Flujo de Caja Semanal

Este informe que genera inicialmente Ms-Project es un Flujo de Caja semanal,

Project ha ingresado los costos de acuerdo lo que hemos seleccionado en la columna

Acumular de la Hoja de recursos.

En este informe podemos cambiar el periodo dependiendo de la duración de nuestro

proyecto, y de los requerimientos del Mandante o Jefe, también podemos crear informes

personalizados y guardarlos para proyectos futuros.

Para aprender esto, cerrar la vista previa el informe de flujo de caja y en la ventana

Informes de costos, presionar el botón Modificar (seleccionando una vez el flujo de caja

en caso de no estar seleccionado), cambiar el nombre a Flujo de caja Semanal y presionar

el botón Aceptar, luego nuevamente presionar el botón Modificar ahora cambiar el

nombre a Flujo de caja Mensual y en la opción columna seleccionar del menú desplegable

Meses y presionar el botón Aceptar (Ver Figura 115).

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115 Creación de Informes personalizados de Flujo de Caja

Para ambos informes es posible además agregar detalle de los recursos si activamos

la opción .

No olviden que cada vez que cambiamos nombre al informe este estará disponible

en la opción Personalizados, entonces tendremos estos informes para poder ocuparlos en

cualquier momento de nuestro proyecto, o para proyectos futuros mediantes el

Organizador, herramienta esencial de Ms-Project que veremos más adelante.

4.4.5. Impresión Malla de Programación

Para imprimir la malla de programación, sea GANTT, CPM O PERT el

procedimiento es similar para cualesquiera de ella.

El primer paso es activar la vista de la malla que deseamos imprimir, por ejemplo la

malla Gantt, es importante dejar en claro que se imprimirá tal como esté en pantalla, es

decir con el zoom que tengamos activado, con la tabla desplegada, entre otras opciones,

entonces antes de imprimir les sugiero configurar la vista y sus detalles y utilizar la opción

Vista preliminar antes de la impresión definitiva.

Un paso importante es revisar la configuración de la página, para esto seleccionar del

menú Archivo la opción Configurar página, en Ms-Project 2010 menú Archivo opción

Imprimir y seleccionar Configurar página. También si seleccionamos Vista previa se

accede a la configuración mediante el botón Configurar página. (Ver Figura 116).

116 Configuración de Página

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No es necesario que analicemos las opciones Página y Márgenes de la ventana de

configurar página, así que veremos lo importante de conocer de Encabezado, Pié de

página, Leyenda y Vista.

En las opciones Encabezado y Pié de página es importante saber que Ms-Project

divide el encabezado de la hoja de impresión en tres áreas: Izquierda, Centro y Derecha y

en cada una de estas áreas es posible ingresar información como la detallada en la figura

117.

117 Ingreso de Información para Encabezado y Pié de página

Si tienen una impresora normal para la impresión de la malla, es posible que

necesiten más de una hoja para la impresión total, entonces toda la información que se haya

ingresado en cualquier área será repetida en todas las hojas, seguramente tendrán que cortar

los márgenes y pegar las hojas individuales para construir una sola “gran hoja” con toda la

malla, será más fácil de revisar que hojas separadas.

Es mejor imprimir la malla en un plotter o impresora de formato continuo, sino se

dispone de estos medios de impresión, no dudo de vuestro ingenio para la impresión de

calidad.

En la opción Leyenda al igual que Pie y Encabezado de página también se divide en

tres áreas, pero además genera un cuadro de información de la gráfica de las tareas, y esta

información el usuario puede elegir donde se ubicará y dependerá de la opción elegida en

Leyenda en: es la opción prefijada e imprime la leyenda en cada hoja que se

necesite para la malla, imprime solo una hoja con la leyenda, y

no imprime leyenda. Si para vuestras mallas se necesitan varias hojas les sugiero o usar una

página de leyendas o simplemente no imprimir que la información que imprime es básica y

muy fácil de entender al mirar la malla.

Un ejemplo de impresión (vista preliminar) la podemos ver en la figura 118.

Para imprimir las vistas de CPM o PERT los pasos son similares a los vistos

anteriormente, con algunas diferencias, como por ejemplo, no es posible en CPM ni PERT

imprimir alguna tabla anexada a la malla, en la opción Vista no es posible configurar por lo

tanto opciones referidas a impresión de columnas.

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118 Ejemplo de Impresión de Malla Gantt

La opción Vista, permite configurar las columnas a imprimir en el caso de la Gantt,

y las Notas agregadas a cada actividad en caso de haberlo hecho y otros datos que podrían

ser importantes para ustedes.

Luego de haber revisado los recursos, revisar gráficos de contrato y despido, acordar

cantidades máximas, revisado presupuesto, flujos de caja, haber hechos los ajustes

necesarios, y una vez que estemos de acuerdo que esta es la planificación que deseamos

presentar al mandante, es tiempo entonces de presentar toda la información en la propuesta

y esperar los resultados, esto entonces requerirá fijar todos los datos (establecer línea de

base) para realizar el seguimiento de nuestro proyecto, punto que veremos en el siguiente

capítulo.

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5. Control de Obra –Seguimiento del proyecto

Obviamente el control de obra o seguimiento lo realizaremos una vez que nos hemos

ganado la propuesta, asumiré entonces esto para poder revisar los pasos para realizar el

seguimiento de nuestro proyecto.

Antes de ver los pasos para realizar el seguimiento, revisemos los tres presupuestos

que hemos hecho. (Ver Figura 119)

119 Tablas de presupuestos. Actual, Previsto, Real.

Si se fijan los presupuestos Previsto y Real están en cero, el previsto porque aun no

hemos establecido la línea base, (paso que veremos y explicaré más adelante), es el que

deberemos usar para comparar con la realidad. El presupuesto Real está en cero porque aun

no hacemos control de nuestro proyecto, este tendrá valores a medida que controlemos las

actividades e informemos al Ms-Project esta realidad.

El primer paso antes de ver los pasos para el seguimiento es pasar las cantidades

actuales a la columna “Cantidad Prevista” simplemente copiando y pegando de uno a otro.

Para hacer el control utilizaremos la vista Gantt de Seguimiento y en esta configuremos la

escala temporal y la cuadricula tal como tenemos la Gantt normal, dejemos el Presupuesto

previsto en el área de tablas, dividir la pantalla para mostrar la vista de formulario,

seleccionar Trazado fundación y guardar el archivo con el nombre: Clase 5- Para control.

Nota: (Para poder hacer control en tiempo real cambié la fecha de inicio del proyecto al

20-02-2012)

5.1. Establecer línea de base del proyecto.

El primer paso y más importante es Establecer línea de base para el proyecto, con esto

se “llenan” los campos previstos tanto de costos como de tiempos, datos que utilizaremos

como efecto de comparación, ya que son estos los datos que presentaremos al mandante y

con estos también nos controlaran tanto nuestro jefe como el mandante del proyecto.

Línea de Base, para Ms-Project 2003 del menú de Herramientas seleccionar la opción

Seguimiento y luego Guardar línea de base. En Ms-Project 2007 del menú de

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Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y luego Establecer línea de base. En

Ms-Project 2010 del menú de Proyecto presionar el botón Establecer línea base.

120 Ventana Establecer línea de base

La primera vez que se establece línea de base, siempre debe ser para el proyecto

completo, con esto se llenaran los campos previstos con los datos que están en los campos

actuales, de costos (costo previsto), de tiempos (comienzo previsto, duración prevista y fin

previsto) y trabajo (trabajo previsto),. Luego cuando el proyecto esté en desarrollo podemos

guardar Plan provisional guardando datos de la línea de base y/o comienzos y fin de las

actividades para la fecha de control. Cuando el proyecto esté en desarrollo también es

posible guardar línea de base para tareas seleccionadas, por ejemplo si hay aumento de obra

en algunas actividades y este aumento cambia las fechas de inicio, fin y los costos, y

posiblemente fechas de término del proyecto, entonces se debe guardar una nueva línea de

base, recuerden que nos compararan con los datos previstos y si hay aumento de obra deben

y cambian los datos, estos deben reemplazar a los valores previstos antiguos.

Presionar el botón Aceptar y vean las diferencias entre las vistas antes y después del

proceso (Ver Figura 121). Volvamos a guardar el archivo con el mismo nombre.

121 Vista Gantt seguimiento antes y después de Línea de base

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Al guardar o establecer línea de base los costos totales actuales y los costos de cada

recursos se pasan a los correspondientes previstos, y estos permanecerán fijos para el

posterior control, de la misma manera como expliqué antes los tiempos actuales pasaran a

los campos de tiempo previstos, entonces, ya está listo nuestro proyecto para ejecutarse y

empezar el seguimiento de este.

5.2. Seguimiento del proyecto.

Asumamos que nuestro proyecto tiene 2 días de ejecutado, que hemos medido en

terreno lo real y que tenemos que realizar el control al proyecto, es decir informar al Ms-

Project de esta realidad.

Para realizar el seguimiento o control debemos tener en cuenta lo siguiente:

Fecha de estado o de control: es la fecha hasta donde hemos medido los datos reales y que

informaremos al Project. La fecha de estado se informa en Menú Proyecto opción

información del proyecto, Fecha de estado. Para nuestro ejemplo consideraré le fecha de

progreso el 21-02-2012

Líneas de progreso: Son líneas que podemos elegir mostrarlas o no en nuestro proyecto,

son intervalo de tiempo que nos indica la fecha de estado o la fecha de hoy en nuestra malla

de programación. Para el proyecto elegiré y

luego presionar el botón Aceptar. (Ver Figura 122)

122 Línea de estado del proyecto.

Guardemos en este punto nuestro proyecto con el nombre: clase6-control, debido a

que ya tenemos varias actividades controladas.

La línea de progreso en la fecha de estado nos muestra una línea vertical para la

fecha de estado que ingresamos en el punto anterior, en todas las actividades donde esta

línea es triangular o escalonada indica que esta actividad debe ser controlada para la fecha

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de estado estipulada, cuando hagamos control veremos el cambio en las actividades donde

se haya informado la realidad.

El control o seguimiento del proyecto se hace a dos niveles, Control de tiempo y

Control de costos, ambos si a nivel de actividades y de recursos.

5.2.1. Control de tiempos

Con el control de tiempo, debemos informar a Ms-Project los tiempos reales para la

actividad a controlar, es decir porcentaje de avance (% completado), fecha de comienzo

real, fin real, duración real y duración restante, no necesariamente debemos ingresar todo,

pues si informamos por ejemplo comienzo y fin real estamos implícitamente informando la

duración, si ingresamos fecha de comienzo y 100% completado estamos informando

duración real, fin real. Veremos más en detalle en el proyecto de ejemplo estos conceptos.

Para realizar este control, seleccionemos la actividad a controlar, (Trazado

fundación) luego de esto del menú Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y

luego Actualizar tareas. (Ver Figura 123).

123 Ingreso de datos de tiempos, Actualizar tareas

Para la actividad Trazado y Fundación he asumido lo siguiente: Que el inicio de la

actividad es la programada (20-02-2012) y que todos los tiempos se produjeron de manera

normal (es decir la duración y fin real igual a lo previsto), para esto ingresar él %

completado en 100% y Ms-Project asumirá los campos reales faltantes iguales a los

previstos (estimados). Seleccionen de nuevo la misma opción (ventana Actualizar tareas)

para ver el resultado. (Ver Figura 123).

Podemos ver que Project asumió la fecha de Fin, y asumió la duración real igual a la

estimada (2 horas), y la duración restante 0 horas.

Cuando la duración de una actividad es menor o fracción de día no ingresar la fecha

de fin real pues Ms-Project asumirá la hora límite de salida es decir para nuestra

configuración las 18:00 hrs, si ingresamos la fecha de comienzo real asumirá las 8:00 hrs.

Para estos casos es preferible ingresar duración real y restante y las fechas de comienzo y

fin de las actividades predecesoras y sucesoras.

El ingreso de estos datos produjo cambios en la malla y en los costos reales

(veremos estos costos en el punto siguiente). En la malla, la actividad Trazado Fundación

está con un 100% de avance, la línea de estado está en la fecha de estado, el color de la

actividad cambió de rojo (critica) a azul (completada).

El ingreso de datos de tiempos reales puede producir cambios en los costos de los

recursos, y es el siguiente paso que se debe revisar en el seguimiento de todo proyecto, es

entonces el punto que revisaremos a continuación.

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5.2.2. Control de costos

El ingreso de datos reales referentes a tiempo, como los vistos en el punto anterior,

realiza cálculos de costos reales, revisemos todo lo referente al control de costos que

debemos conocer para nuestros proyectos.

El control de costos se realiza en el área 3 (Vista de formulario), Ms-Project calcula

los costos reales y el costo total real lo guarda en el campo Costo real, pero este cálculo

inicial Project lo hace para facilitar nuestro trabajo, revisemos los datos entonces:

Los costos variables (costo mano de obra, maquinarias) Ms-Project los calcula de

acuerdo a la siguiente fórmula:

Costo real variable recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso* duración real

actividad.

Para la actividad Trazado Fundación los costos reales varaibles son iguales a los

previstos pues se mantuvieron los parámetros de cálculo de la fórmula.

Los costos fijos (costos materiales, herramientas, subcontratos) Ms-Project los

calcula de acuerdo a la siguiente fórmula:

Costo real fijo recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso.

Inicialmente Ms-Project asume los costos fijos reales iguales a los previstos, esto

tiene varias ventajas y justificaciones, como por ejemplo:

El control cuesta dinero, el hacer control es un gasto (que todas las empresas deben

considerar), es un costo pues se debe disponer de profesionales que midan en terreno

(cantidades reales, rendimientos reales, entre otros) y que midan en oficina (costos unitarios

reales, facturas de compra de materiales, entre otros), es un gasto además por el tiempo

necesario para hacer esta medición.

Alguien quizás se podría preguntar ¿Entonces si el control cuesta dinero, es mejor

no hacer control?, la respuesta obvia es NO, no hay que dejar de hacer el control es un

punto muy importante en todo proyecto, no da el estado de este proyecto para tomar

medidas a tiempo para enmendar posibles atrasos y aumentos de costo, pero si hay que

hacer control a lo importante de la actividad ( y del proyecto), es por esto que Ms-Project

asume todos los costos fijos reales iguales a los previstos, los recursos poco incidentes en el

costo de la actividad no necesitamos controlarlos o informarlos, entonces lo mejor es

asumirlos iguales, sin variación, y así nosotros nos preocupamos de los recursos

importantes y lo debemos hacer de la siguiente manera.

Asumiré que para esta actividad realizaremos el control para los siguientes recursos

y los datos reales medidos en terreno y son de acuerdo a los siguientes casos:

Primer caso de control, que la cantidad real de un recurso sea distinta a la prevista

Pino B. 1x4x3,2 mts (pza):

Cantidad real 2 piezas, (prevista una pieza)

Costo Unitario real igual al previsto, esto debido a que compramos este recurso al

mismo precio cotizado ($1.000 la pieza).

Para realizar el control de este recurso, ingresar la cantidad real en la columna

“Unidades” de la vista de formulario (área 3) y presionar Aceptar.

Ms-Project recalculó los costos con la fórmula vista anteriormente (Costo fijo real

recurso), y el costo real del recurso es desplegado en la columna Costo real del la vista

formulario, si comparamos el costo previsto $1.000 que es el costo estimado con el costo

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real $2.000 nos indica que hemos gastado el doble de lo considerado en este recurso. (Ver

Figura 124)

124 Vista Formulario: Costo recurso, ingreso datos para Pino B.1x4x3.2 mts.

Un buen planificador al hacer seguimiento y detectar diferencias entre lo real y lo

estimado (previsto) debe buscar los motivos, preguntarse los porqués, en este caso la

cantidad de recurso real fue distinta a la estimada para el pino 1x4, entonces ¿A qué se debe

esta diferencia?

Los posibles motivos son:

1) Mala cubicación, la cantidad de obra fue mal estimada. En nuestro caso no pasó eso,

pues es la misma cantidad (6 ml).

2) Pérdida, mala utilización del recurso. Para nuestro caso tampoco pasó esto, las dos

piezas de Pino 1x4 están utilizadas en la actividad.

3) Mal rendimiento estimado.

Para nuestro caso el rendimiento estimado (Re) era: Re=1 pza/6 ml=0,17 pza/ml.

El rendimiento real (Rr) fue: Rr=2 pza/6 ml = 0,34 pza/ml

Entonces hemos estimado mal el rendimiento para el pino 1”x4”x3,2 mts, esto

implica revisar nuestros estudios y si efectivamente está mal estimado guardar este

rendimiento real para proyectos futuros.

En estudios que he realizado anteriormente planteo que siempre es mejor utilizar

tablas estadísticas de rendimientos y estimar más probabilísticamente las duraciones, pero

eso es materia de otro libro o apunte o discusión, lamentablemente no de este manual de

Project.

Segundo caso de control, que unitario real de un recurso sea distinto al previsto

Pino 2x2x3,2 mts (pza)

Cantidad real 2 piezas (igual a la prevista)

Costo Unitario real $1.300 la pieza, distinto al previsto.

El resto de los parámetros son iguales a los previstos.

Para realizar el control de este recurso, primero seleccionar el recurso y luego

seleccionar el botón información del recurso o doble clic en el nombre del recurso en el

área 3, en la ventana Información del recurso, en la opción Costo cambiar de $1.000

(precio previamente cotizado) a $1.300 que es el precio real al que compramos las piezas de

pino de 2”x2”.

Presionen el botón Aceptar y vean el cambio de costo total del recurso, costo total

previsto (estimado) $2.000, costo total real $2.600. (Ver Figura 125).

Este cambio de precio unitario cambiará los costos de los análisis de todas las

actividades que tengan considerado este recurso, esto debido al nuevo costo unitario del

recurso.

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125 Vista Formulario: Costo recurso, cambio costo unitario para Pino B.2x2x3.2 mts.

En este caso de control, de cambio de precio unitario del recurso, puede ser debido

principalmente a los siguientes motivos:

1) Mala cotización, quizás no se realizó, no se llamó a los proveedores para actualizar

precios.

2) No se consideró el tiempo desde la cotización al inicio del proyecto, y la variación

de los impuestos (IPC para Chile).

3) El proveedor cambió el precio de venta del recurso.

Antes del ver el tercer caso de control realicemos el seguimiento en las siguientes

actividades ingresando los datos reales medidos en terreno, para esto seleccionemos

primero “Excavación fundaciones” y luego ingresemos los datos de tiempos, en menú

Herramientas opción Seguimiento y Actualizar tareas…

Esta actividad se atrasó, de acuerdo a los informes su duración real fueron 1,2 días,

por lo tanto basta ingresar en la ventana Actualizar tareas en el casillero Duración real:1,2d

y en Duración restante: 0d. Recuerde no ingresar la fecha de comienzo esta vez pues si lo

hace Ms-Project asumirá que el inicio es a las 8:00 hrs.

Luego de esto presionar Aceptar y Project asumirá la actividad terminada en un

100% las fechas de comienzo y fin real con el atraso ingresado, de la misma manera

calculará los costos de acuerdo a las fórmulas vistas anteriormente. El costo del Jornal

aumentó de $8.000 (previsto) a $9.600 (real) esto debido al aumento del la duración de la

actividad de 1 día a 1,2 días. Para el caso de los restantes recursos no se realizará control

debido a que el costo no es significativo (recuerden que el control cuesta).

Tercer caso de control, que Costo total real de un recurso sea distinto al previsto

Para la siguiente actividad “Conf. y coloc. Emplatillado” realicemos los mismos

pasos anteriores, considerando la siguiente información de terreno “La actividad se realizó

de manera prevista de acuerdo a los tiempos”, es decir en Actualizar tareas ingresemos

100% en % completado y presionemos Aceptar. Con esto Project asume todos los costos

reales iguales a los previstos y espera que Usted ingrese el efectivamente real de acuerdo a

las mediciones o datos entregados, para esto el informe es el siguiente: “En el recurso

cemento corriente se gastaron $7000 para esta actividad”, en informe no indica si se gastó

más cantidad de sacos, o si el costo unitario cambió, es importante revisar luego el motivo

de esta variación o pedir un informe más detallado.

Esto puede ser debido a:

1) Un sobrecosto en el flete o

2) Un cambio solo atribuible a esta actividad,

Para este caso de control se cambia directamente el costo real del recurso en el área 3 (vista

de formulario), presionemos Aceptar para que Project recalcule el costo.

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Seguramente en nuestros proyectos habrán cambios de recursos, además de

cantidades y precios, es decir que hayamos considerado recursos de más o que nos haya

faltado algún recurso de los que estimamos inicialmente, y este recurso nuevo es un costo

que se agrega al análisis estimado, esto es en cuarto caso de control

Cuarto caso de control, que no consideramos cierto recurso en el análisis de coso.

Para la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el informe llegado

desde obra es el siguiente:

Recursos cantidades reales:

cuartón 3x3x2,4 mts (pza) 14 piezas

pino 2x2x3,2 mts (pza) 12 piezas

Se agregó a esta partida el recurso: Desmoldante madera sikaform, 1 Kg, $2400.

Este recurso no estaba en el análisis de costo ni estaba en la base de datos de

recursos, entonces antes de hacer el control, al final del análisis (área 3), escribir y

completar los datos tal como se vio anteriormente. (Doble clic en el nombre del recurso

nuevo y luego ingresar el resto de los datos)

Este nuevo recurso antes del control debe estar de la siguiente manera:

Luego efectuemos el control de tiempo, Herramientas, opción Seguimiento y

Actualizar tareas, e ingresemos los datos reales entregados en el informe.

126 Control con recurso no previsto en el análisis inicial.

El recurso que no estaba considerado en la estimación inicial de costos, no aumenta

el costo previsto, pero si aumenta el costo real de la partida y obviamente el costo actual.

Quinto caso de control, la actividad se está ejecutando a la fecha de control.

Antes de analizar el presupuesto real sigamos haciendo control a las actividades que

están en el tiempo de estado, para la siguiente aprenderemos a controlar actividades que

aun no estar terminadas 100% en la fecha de control.

Por favor quiero dejar claro que quizás para la actividad “Coloc. enfierradura

pilares” no se ajuste al estudio que haremos, pues si al termino de la jornada llevamos una

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hora de trabajo, de la actividad que tiene una duración estimada de 2 horas, lo más probable

es que se decida continuar una hora extra para terminar esta partida, es más esta actividad

es a trato por lo tanto esto no tendrá un aumento en el costo de mano de obra, pero si un

posible atraso. Pero de acuerdo a la malla de programación esta actividad es válida como

ejemplo “académico” desde el punto de vista de control que quiero plantear en Ms-Project,

esto por lo tanto es extrapolable a cualquier actividad “más importante” que se esté

ejecutando a la fecha de control de vuestros proyectos.

Informe de terreno de la actividad “Coloc. enfierradura pilares”:

Duración a la fecha: 15 minutos

Cantidad ejecutada: 1 kg

Con estos datos es posible calcular los rendimientos reales, la duración restante,

determinar si estamos atrasados o adelantados y de acuerdo a los cálculos realizar el control

de la actividad.

Los datos previstos son:

Duración estimada (prevista) 2 horas

Cantidad de obra: 15 kg

Rendimiento estimado: 15kg/2 hrs = 7,5 kg/hora = 67,5 kg/día (para día de 9 hrs de trabajo)

Los datos reales son:

Rendimiento real = 1kg/0,15 hora=6,7 kg/hora = 60,3 kg/día

De acuerdo a esto, estamos atrasados, el rendimiento es más bajo que el estimado, entonces

si seguimos o se considera este rendimiento para lo que falta de producir, la duración

restante es:

Duración real=(15kg-1k)/6,7kg/hora=2 horas

El avance entonces es (1kg/15Kg)*100=6,67%, de la misma manera se puede calcular en

base a los tiempos, es decir (0,15hrs/2,15hrs)*100=6,69% (duración hasta el control

dividido por la duración total estimada)

Para realizar el control, seleccionemos la actividad y en el menú Herramientas

opción Seguimiento y Actualizar tareas, ingresar la duración real (0,15 hrs) y la duración

restante 2 horas y presionar el botón Aceptar, revisemos luego de esto lo calculado por Ms-

Project. (Ver Figura 127 a y b)

127 a y b Ingreso de datos para actividad en ejecución

Project calculó el % de avance, 7%, determinó la fecha de comienzo de acuerdo al

término de la actividad precedente, la fecha de fin aun no está calculada pues la actividad

aun está en ejecución. Respecto a los costos Ms-Project los estima de acuerdo al estado de

la columna Acumular de la hoja de recursos, pero de todas maneras es estimativo y no se

puede variar hasta que la actividad esté terminada en un 100%. Para el caso de esta

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actividad el recurso Enfierrador se consideró como subcontrato y su estado de pago es Fin,

por lo que aun no se considera imputado este al estado real.

Para nuestro proyecto, aun debemos informar el estado real para las actividades de

confecciones, estas actividades tienen holgura considerable, entonces lo más probable que

no tengamos que preocuparnos de su atraso si lo hubiese a menos que este sea de tal

magnitud que atrase el proyecto, entonces en virtud del tiempo que siempre es escaso

veremos como informar a todas estas actividades el control de tiempo real igual al estimado

(es decir ingresar 100% a todas las actividades) y luego nos preocuparemos de ingresar el

costo real de los recursos de acuerdo a lo informado por el encargado de control.

Para esto tenemos dos posibilidades la primera es seleccionar todas las actividades

de confección y luego del Menú Herramientas, opción Seguimiento y Actualizar tareas en

% completado ingresar 100, (Ver Figura 128).

Este paso Ms-Project realiza para todas las actividades seleccionadas control de

tiempo de acuerdo a lo previsto y asume los costos reales iguales a los previstos, esperando

que el evaluador ingrese lo informado.

128 Ingreso de avance para múltiple selección.

La segunda opción de control para múltiple selección es utilizar el comando de Ms-

Project para este efecto, del menú Herramientas opción Seguimiento seleccionar

Actualizar proyecto… (Ver Figura 129).

129 Ventana Actualizar proyecto

En esta ventana seleccionar Actualizar trabajo completado al:, seleccionar fecha

el casillero correspondiente, por defecto para nosotros es la fecha de control que

ingresamos anteriormente. Si se activa se calculará él % que lleve

la actividad a la fecha estipulada, si se activa se ingresará o 0% o

100% no valores intermedios. También es posible reprogramar el trabajo restante para que

empiece en una fecha estipulada.

Seleccionemos los datos de la figura 129 y presionemos Aceptar.

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En las actividades de confección realicemos el control de costos de acuerdo a lo

aprendido, ingresemos datos supuestos de terreno, como distinta cantidad real de recursos,

distintos unitarios reales, o cambiemos en Costo real de algunos recursos, la idea es que

luego veamos las variaciones en los distintos presupuestos.

5.2.3. Revisión de los Presupuestos del proyecto.

En este punto revisaremos los distintos presupuestos generados anteriormente,

recordemos que hemos generado un presupuesto por cada estado de la obra:

Presupuesto Actual: es el presupuesto que tiene el estado actual de la obra y

proyectado, asume todas las variaciones de los datos reales considerando los datos aun

estimados. (Ver Figura 130)

130 Presupuesto Actual

Presupuesto Real: es el presupuesto que tiene los datos reales, muestra lo gastado a

la fecha. (Ver Figura 131)

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131 Presupuesto Real

Para el caso del ejemplo, llevamos a la fecha gastado $204.717, los costos reales

totales para cada actividad controlada son los que se muestran en el presupuesto, en este

presupuesto también es posible ingresar la cantidad real de la partida, y esta se actualizará

en el Presupuesto Actual.

Las actividades no controladas tienen costo real total en $0, las cantidades de obra

inicialmente se consideraron igual a las estimadas, y si hay variación se ingresa cuando se

informe su valor real.

Presupuesto Previsto: tiene la línea base, es decir los costos estimados

inicialmente, este presupuesto no debería variar (a menos que haya aumento de obra), es el

presupuesto presentado al mandante, contra estos datos nos compararan (y nos debemos

comparar) para determinar los aumentos o disminución de costos. (Ver Figura 131)

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132 Presupuesto Previsto

5.2.4. Tablas de control de proyecto.

Hagamos el siguiente ejercicio mental, revisen en Ms-Project el Presupuesto Real y

vean cuanto es el valor final real de la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación”,

memoricen el valor, luego vean el Presupuesto Previsto y vean que valor total de la misma

partida que teníamos estimado, comparen mentalmente ambos valores, hagan este mismo

proceso mental con a lo menos dos actividades más. ¿Se acuerdan de los valores?, ¿Es fácil

hacer control con presupuestos separados?, ¿Que es lo ideal para hacer control de costos?.

Responderé las preguntas desde mi punto de vista en el orden que se hicieron:

Seguramente no se acordaban de los valores exactos, o era difícil mantener estos valores al

cambiar de presupuesto. Hacer el control con presupuestos separados es difícil hacer el

control. Bueno para la última respuesta lo idea es tener tablas de control que consulten los

tres estados, es decir Actual. Real y Previsto, esto veremos que nos facilitará el control de

los proyectos.

5.2.4.1. Construcción Tabla No1 Control de Costos.

La primera tabla de control la construiremos agrupándolos datos por estado de la

obra, es decir primero el estado Actual, segundo el estado Real y al final el estado Previsto,

pudiendo ser cualquier otro que estimen ustedes como planificadores del proyecto.

Recuerden que los pasos establecidos con anterioridad para crear una tabla es

primero hacer el diseño de esta con los campos personalizados, el diseño es el del esquema

de la figura 133, los campos ya están todos personalizados pues corresponden a los

diferentes presupuestos creados con anterioridad.

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133 Esquema de tabla de control No1

De acuerdo a lo anterior crearemos la tabla de control tomando el Presupuesto

Actual como base, entonces en el menú Ver opción Tabla y luego Más tablas…,

seleccionen en la ventana el presupuesto Actual y presionen el botón Copiar. Cambien el

nombre a “Tabla No1 Control de Costos” y activen , luego al final de los

campos de la ventana Más tablas ingresemos los campos de acuerdo al esquema anterior

desde el N°4, estos son:

N° Campo Nombre o Título

1 Cantidad Cantidad Actual

2 Unitario actual

3 Costo Costo Actual

4 Cantidad Cantidad Real

5 Unitario real

6 Costo real

7 Cantidad prevista

8 Unitario previsto

9 Costo previsto

10 Variación de costo Tabla 8 Campos para Tabla No1 Control de Costos

Recuerden que el campo Cantidad se comparte entre el estado Actual y el Real,

por lo tanto es necesario diferenciar el estado con el título de la columna.

El campo Variación de costo, es un campo que utiliza Ms-Project para determinar

la variación entre el costo real y el previsto, existen también otros campos que tienen el

valor de la variación del comienzo, del fin, de la duración y del trabajo. (Ver Figura 134)

No Actividades

Cant. Unit. Total Cant. Unit. Total Cant. Unit. Total

Campos Actuales Campos Reales Campos Previstos

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134 Creación “Tabla No1 Control de Costos”

Aplicar esta tabla en el área de tablas, abrir además la ventana para ver y analizar

todas las columnas tal como se muestra en la figura 135.

135 Tabla No1 Control de Costos

Esta tabla esta indudablemente mejor estructurada para revisar el control de costos,

no necesitamos recordar los valores de cada presupuesto o estado, por ejemplo para la

partida que antes habíamos hecho el ejercicio mental, ahora podemos ver que en la

actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el costo real gastado es de $31.611, y

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el costo que teníamos estimado era de $25.611, es decir hubo una variación de sobrecosto

de $6.000 para esta partida. En la misma tabla se puede apreciar que en nuestro presupuesto

a la fecha llevamos gastados de más $26.400, $9.600 corresponden a obra gruesa y $16.800

a confecciones.

5.2.4.2. Construcción Tabla No2 Control de Costos.

La tabla anterior si bien es cierto está bien, nos presenta ventajas al estar separada

por estado, podríamos crear una tabla basada en la No1, pero que agrupe todos los campos

del mismo tipo, es decir agrupamos todas las cantidades, todos los unitarios y todos los

costos, tal como el diagrama de la figura 136.

136 Esquema de tabla de control No2

Para crear esta tabla, en el Menú Ver, opción Tablas seleccionar Más Tablas… y

seleccionando la “Tabla No1 Control de Costos”, activen , y presionar el

botón Copiar, recuerden copiar no Modificar (que en los cursos que he dictado muchas

veces he visto a algunos alumnos que igual presionan el botón Modificar), Modificar

modificará la tabla y si le cambiamos nombre se perderá la inicial.

Cambiemos el nombre a “Tabla No2 Control de Costos”, luego sin más cambio

presionemos el botón Aplicar.

La tabla No2 está inicialmente tal como la No1, pero con la opción de mover

columnas la podemos ordenar de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre

el nombre de la columna y “arrastrarla” a la posición indicada).

Mover también la columna Unidad antes de Cantidad actual, y verificar que la

Columna variación de costo quede al final, al lado de las columnas, Costo real y Costo

previsto, considerando que es la variación entre estos dos costos. (Ver Figuras 137 y 138)

137 Mover columnas para tabla No2

138 Tabla No2 Control de Costos

No Actividades Cant. Cant. cant. Unit. Unit. Unit. Total Total Total

actual real prev. actual real prev. actual real prev.

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Con las tablas de control No1 y No2, tenemos “casi” todas las necesidades de

comparación de control de costos, digo “casi” pues aun es posible diseñar alguna más, pero

eso se los dejo a ustedes, en el siguiente paso veremos tablas de control de tiempos.

5.2.4.3. Construcción Tabla No1 Control de Tiempos.

Con las tablas anteriores revisamos los datos de costos controlados, ahora

construiremos de manera similar tablas de control de tiempos, en la primera de esta, al igual

que la de costo agruparemos los datos por estado del proyecto, es decir Actual, Real y

Previsto, tal como se muestra en el esquema de la figura 139.

139 Esquema para Tabla No1 Control tiempos

Los campos para la creación de esta tabla son:

Campos versiones

anteriores a Project 2010

Campos para Project

2010

Nombre o Título

Comienzo Comienzo actual

Duración Duración actual

Fin Fin actual

Comienzo real

Duración real

Fin real

Comienzo previsto Comienzo de línea base

Duración prevista Duración de línea base

Fin previsto Fin de línea base

Variación de ** Tabla 9 Campos creación Tabla No1 Control de Tiempos

Para la variación del tiempo, Ms-Project tiene tres campos, Variación de comienzo,

Variación de la duración y Variación del fin, su uso y función se explica por sí sola, para la

tabla No1 no utilizaré estos campos, ya veremos el porqué y en que tabla la usaré.

Para crear la tabla en Project seleccionar del menú Ver la opción Tabla y luego

Más tablas…, en la ventana Más tablas podemos crear una tabla nueva (vacía) e ingresar

los campos o tomar algunos de los presupuestos cambiar el nombre a “Tabla No1 Control

de tiempos”, activar , y borrar las columnas de costo, dejando los Campos

Id, Indicadores, Nombre, Unidad. Los campos se puede eliminar presionando la tecla Supr

del teclado de su computador o con el botón .

Luego de esto ingresar en orden los campos detallados en la tabla anterior, el titulo

solo ingresarlo para los tres primeros campos, para los siguientes no es necesario pues el

nombre del campo es igual al título. (Ver Figura 140).

No Actividades

Cmzo. Dur. Fin Cmzo. Dur. Fin Cmzo. Dur. Fin

Campos Actuales Campos Reales Campos Previstos

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140 Creación Tabla No1 Control tiempos

Luego de esto presionar el botón Aceptar y luego aplicar la tabla No1 de control de

tiempos.

Seguramente al aplicar las columnas de la tabla quedaron de la manera que se

detalla en la figura 141, para solucionar este problema al igual que Excel basta dar doble

clic en el vértice de ambas columnas, o doble clic en el nombre de la columna y presionar

el botón . (Ver Figura 142)

141 Tabla No1 Control tiempos, no muestra las fechas

142 Tabla No1 Control de tiempos

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5.2.4.4. Construcción Tabla No2 Control de Tiempos.

La tabla No2 de control de tiempo la construiremos de manera similar a la de costos,

es decir la copiamos (Menú Ver- Tablas-Más tablas…), cambiamos el nombre a “Tabla

No2 Control de tiempos”, activamos , luego presionar el botón Aceptar y

Aplicar.

Recuerden que la tabla No2 la concebimos con agrupación de campos de acuerdo a

su tipo, para esta tabla he considerado los campos de variación de manera similar al

diagrama de la figura 143.

143 Esquema para tabla No2 de control de tiempos.

Una vez aplicada la Tabla No2, con opción de mover columnas la debemos ordenar

de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre el nombre de la columna y

arrastrarla a la posición indicada). Una vez agrupados los campos iniciales (comienzos,

duraciones y fin), insertemos las columnas de variación de acuerdo a su tipo, presionando

botón de la derecha en el nombre de la columna posterior a la posición de ingreso, para la

tabla en Duración actual, Fin actual, en el caso de Fin previsto se insertará la columna antes

de este campo, luego con la opción mover “moverla” al final. (Ver Figura 144).

144 Tabla No2 Control de tiempos

Similar análisis al de costos podemos hacer en estas tablas, pero referido al tiempo,

por ejemplo podemos ver que la fecha de término prevista para nuestro proyecto era el

2/3/2012 y por los atrasos hasta ahora informados el proyecto tiene un fin proyectado para

No Actividades Cmzo. Cmzo. Cmzo. Variac. Dur. Dur. Dur. Variac. Fin Fin Fin Variac.

actual prev. real cmzo actual real prev. dur. actual real prev. fin

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el día 5/03/2012, es decir hay que tomar medidas para reducir este atraso, que puede ser

mejorar los rendimientos, incorporar más tecnología, entre otros.

Las tablas anteriores pueden ser mejoradas si incorporamos por ejemplo columna

con % de avance, trabajo, (actual, real, previsto), hay un sinfín de posibilidades, todo

depende del planificador y las limitaciones y posibilidades de Ms-Project obviamente.

5.2.4.5. Construcción Tabla Estado de Pago.

En este punto les enseñaré a cómo crear una tabla de estado de pago, si bien es

cierto esta no es una tabla de control, si debe crearse en base al control del proyecto.

La función principal de la tabla estado de pago es cobrar lo construido a la fecha,

veremos acá como crear la tabla, simularemos estados de pago.

No olviden que como el planificador trabaja con costos directos, y Ms-Project de la

misma manera informa costos directos, el estado de pago que generaremos acá para ser

presentado al mandante debemos exportarlos a Excel, y los valores de costo directo deben

ser incrementados en los porcentajes antes vistos para presentar un precio de venta (Costo

directo +% Gastos Generales+% Gastos financieros+% utilidades + % Impuestos = precio

de venta)

Diseño de la tabla

Hay varias maneras de crear tablas de estado de pago, puede ser en virtud de la

cantidad de obra realizada, del avance de la actividad, de la duración, no olvidemos sí que

todo está relacionado, por lo tanto yo crearé un tipo de tabla de control, si ustedes no usan

este tipo o no es de su agrado, espero que con el conocimiento que adquieran en este punto

puedan crear y diseñar sus propias tablas de control.

Como debemos cobrar lo que nosotros “ofrecimos” al mandante es decir lo previsto,

tomaremos este presupuesto como base para la tabla, en la figura 145 se muestra el diseño

de tabla con las columnas y los campos de Project y personalizados.

145 Esquema Tabla estado de pago

Los campos personalizados del esquema anterior están con color rojo, el resto son

campos que ya Ms-Project tiene definidos.

El Campo (1) es el campo % Completado que es el porcentaje que nos indica Ms-

Project de acuerdo al control que hemos realizado en cada actividad.

El Campo (2), para la columna % a cobrar, resuelve el problema de que no siempre

podemos cobrar el total del avance que llevamos a la fecha, porque según contrato, por

ejemplo solo se nos permite cobrar actividades terminadas en un 100%, o a veces

actividades que tienen menor avance, o porque la fecha de estado de pago no coincide

plenamente con el avance informado al Project, por cualquiera de estos motivos u otros, el

estado de pago se generará de acuerdo al porcentaje a cobrar ingresado por el planificador,

he usado para esta columna el campo % físico completado y lo he usado principalmente

porque Project agrega un símbolo de % al valor ingresado, puede ser también un campo

numérico el utilizado para este efecto.

No Actividad % % a Total E.P. E.P. Saldo por % Total Liquido a Cant. Unitario Total Completado Cobrar Ejecutado Anterior Actual cobrar Retención Retención Pagar número1 costo3 (1) (2) costo4 costo5 costo6 costo7 Número3 costo8 costo9

Campos Previstos

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El resto de los campos se determinaron por su tipo, si el valor corresponde a dinero

use un campo de costo, y empecé con el costo4, pues el último utilizado anteriormente fue

el costo3.

Respecto al funcionamiento y fórmulas de cada columna y campo nuevos se debe

considerar lo siguiente antes de crear la tabla:

% a Cobrar (% físico completado): Es el porcentaje acumulado a cobrar de la partida

para el estado de pago, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula.

Total Ejecutado (costo4): es el valor acumulado para el estado de pago. Está relacionado

con el % a cobrar y el valor presentado al mandante para la partida (costo previsto). La

fórmula es la siguiente:

Fórmula en base a campos

E.P. Anterior (costo5): es el Estado de Pago anterior que se cobró, de haber estados de

pago anteriores, de ser el primero E.P. este valor será cero, es un valor acumulado, este

valor se informa por lo tanto no tiene fórmula.

E.P. Actual (costo6): es el valor a cobrar de lo efectivamente realizado en este estado de

pago, es decir el total ejecutado menos lo que ya hayamos cobrado en los estados de pago

anteriores. La fórmula es la siguiente:


Saldo por cobrar (costo7): es el dinero remante que nos queda pro cobrar, siempre y

cuando el porcentaje a cobrar (% a cobrar) sea menor al 100%. Es el valor presentado al

mandante menos lo que hemos cobrado a la fecha. La fórmula es la siguiente:


% retención (número3): En muchos contratos retienen dineros del presupuesto, puede ser

esto por varios motivos pero el más común es por “buena ejecución de la obra”, con esto el

mandante “se asegura” de que las posibles fallas o errores o reparaciones sean arregladas

por la empresa, el mandante retiene este monto hasta que sea reparada la falla, si todo está

correcto o se ha reparado todo estos fondos se devuelven pasado un tiempo. Todo esto debe

estar claro y establecido en las bases administrativas y/o contrato. Como Ms-Project no

tiene más campos de porcentaje disponibles para ocupar, usé un campo numérico y el

siguiente libre es decir el número3, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula.

Total Retención (costo8): es el monto de la retención de cada actividad para el estado de

pago actual, por lo tanto se calcula en base al estado de pago actual. La fórmula es la

siguiente:


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Líquido a Pagar (costo9): es el dinero que efectivamente cobraremos en el estado de pago

actual luego de todas las retenciones. La fórmula es la siguiente:


Personalización de los campos

No olviden que el segundo paso antes de crear la tabla es personalizar los campos,

para esto en el menú Herramientas seleccionen Personalizar y luego Campos

Personalizaremos en el orden que están el diagrama de la figura 145, cambiando los

nombres de los campos de acuerdo al título de la columna e ingresando la fórmula detallada

anteriormente cuando corresponda.

Recuerden que las fórmulas las pueden crear en base a los botones y

o escribirla directamente con los campos entre paréntesis cuadrados tal como

se muestra a continuación para el campo Total Ejecutado.

[Costo previsto]*[% físico completado]/100, para el resto de los campos proceder de

manera similar. (Ver Figura 146)

146 Personalización de campos para Tabla Estado de Pago

Una vez personalizados todos los campos podemos crear la tabla Estado de Pago.

Creación de la tabla Estado de Pago

Para crear la tabla estado de pago debemos considerar como base el presupuesto

previsto, entonces en el menú Ver opción Tablas, y luego Más tablas… en la ventana

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seleccionar la tabla “Presupuesto previsto” del listado y presionar el botón Copiar, cambiar

el nombre a “Tabla Estado de Pago”, activar e ingresar a continuación del

Costo previsto los campos personalizados en el orden que están en el esquema de la figura

145, en la siguiente tabla he resumido los campos, el nombre personalizado para cada uno,

los únicos campos que debemos ingresar un titulo son %Completado y % físico

completado, pues estos no son campos personalizables, para el resto no es necesario pues

el titulo será el nombre del campo, entonces se debe dejar en blanco este espacio cuando

creemos la tabla. (Ver Figura 147).

Campo Nombre personalizado

del campo

Título

% Completado % Avance

% físico completado % a Cobrar

Costo4 Total Ejecutado

Costo5 E.P. Anterior

Costo6 E.P. Actual

Costo7 Saldo por cobrar

Número3 % retención

Costo8 Total Retención

Costo9 Líquido a Pagar

Tabla 10 Tabla Campos para Estado de Pago

147 Creación de Tabla Estado de Pago

La tabla Estado de pago, para el primer estado de pago debe ser como la de al figura

148.

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148 Tabla para Estado de Pago No1

5.4.2.6. Simulación de Estado de Pago para el proyecto.

Simularemos algunos estados de pago para probar y arreglar la tabla que hemos

realizado, si arreglar, pues aun hay pasos que mejorar, pero prefiero hacer estas

“reparaciones” en virtud de probar esta tabla y ver sus falencias, pues desde el punto de

vista académico es más ventajoso aprender de ver el problema y solucionarlo a que le den

todo hecho.

Para probar la tabla, o generar el primer estado de pago, necesitamos informar él %

a Cobrar para las actividades que tengan algún % de avance. Este porcentaje real fue

informado por el encargado de control de acuerdo a la siguiente tabla:

Tabla 11 Porcentajes a Cobrar para E.P.No1

Actividad % Avance % a Cobrar

Trazado Fundación 100% 100

Excavación fundaciones 100% 100

Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80

Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50

Coloc. enfierradura pilares 7% 0

Conf. Moldaje cimiento 100% 100

Conf. Moldaje s/c 100% 100

Conf. Moldaje pílares 100% 100

Conf. Moldaje cadenas 100% 100

conf. Enf. Pilares 100% 100

conf. Enf. s/c 100% 100

conf. Enf. Cadenas 100% 100

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Ingresar en la Tabla Estado de Pago los porcentajes informados, de acuerdo al

contrato él % de retención es un 5%, luego del ingreso de estos datos la tabla queda como

se muestra en la figura 149, acá encontramos el primer problema y una oportunidad de

mejora.

149 Tabla Estado de Pago sin suma de totales

Antes de tocar el problema, analicemos algunos de los cálculos que ha realizado la

tabla, para el caso de la Actividad Trazado Fundación como él % a Cobrar ingresado es

un 100%, el monto Total Ejecutado es igual al Costo previsto ($8.500), de igual manera el

Estado de Pago Actual también es $8.500 debido a que este es el primer estado de pago por

lo tanto no hay descuento de estados de pago anteriores, el porcentaje de retención para esta

partida es $425 equivalente a 5%, el Líquido a Pagar es entonces $8.075.

En cambio para las actividades Conf. y coloc. Emplatillado y Colocación moldaje

cimiento fundación en las cuales él % a Cobrar es un 80% y un 50% respectivamente, los

cálculos se efectúan con los porcentajes ingresados.

Asumo que seguramente ustedes se han dado cuenta del problema de la tabla, bueno

sino es así, les ayudo, el problema es que la tabla no suma los totales, si se fijan en la tabla

los valores para las líneas Resumen están en Cero, este problema lo solucionamos en

personalización de campos, pero ahora seleccionemos esta opción de la siguiente manera,

presionando botón de la derecha del mouse sobre el nombre de la columna Total Ejecutado

y del menú desplegable seleccionar Personalizar Campos. (Ver Figura 150).

150 Opción Personalizar campos…

Al seleccionar esta opción desde la tabla Estado de Pago nos lleva directamente a la

ventana Campos pers. y con el campo donde activamos el menú desplegable seleccionado

para activar la suma de los valores para la línea de Resumen de la opción Cálculo de filas

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de resumen de grupo y tarea activar y del menú desplegable seleccionar

Suma. (Ver Figura 151).

151 Activación de la opción Suma para las filas resumen.

Realizar los mismos pasos para todos los campos de costos sin salir de la ventana

Campos pers., luego de esto la tabla queda de la manera mostrada en la figura 152.

152 Tabla Estado de Pago No1

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Recordemos que este es el primer estado de pago, si este es por ejemplo quincenal,

el segundo estado de pago deberá ser preparado para esa fecha de acuerdo al informe

entregado.

Con fines académicos y para probar esta tabla con un segundo estado de pago solo

asumiré cambios en el avance en las actividades cuyos porcentajes están de color rojo.

Tabla 12 Porcentajes a Cobrar para E.P.No2

Antes de ingresar estos nuevos porcentaje es importante guardar el archivo de Ms-

Project, para tal efecto guardemos con el nombre Clase6-E.P.1, luego de esto debemos

copiar los valores de la columna Total Ejecutado a la columna E.P. Anterior,

posteriormente ingresemos los valores de los % a Cobrar en la columna correspondiente

para Estado de Pago No2. (Ver Figura 153)

153 Tabla Estado de Pago No2

Actividad % Avance % a Cobrar E.P. 1 % a Cobrar E.P.2

Trazado Fundación 100% 100 100

Excavación fundaciones 100% 100 100

Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80 100

Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50 80

Coloc. enfierradura pilares 80% 0 50

Conf. Moldaje cimiento 100% 100 100

Conf. Moldaje s/c 100% 100 100

Conf. Moldaje pílares 100% 100 100

Conf. Moldaje cadenas 100% 100 100

conf. Enf. Pilares 100% 100 100

conf. Enf. s/c 100% 100 100

conf. Enf. Cadenas 100% 100 100

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Luego de esto guardemos luego como Clase6.E.P.2 comparemos ambas estados de

pago.

Es importante guardar los archivos de Ms-Project con el nombre relacionado con el

Estado de Pago, pues si no hemos impreso o queremos revisar los datos basta cargar el

archivo correspondiente luego activar en el menú Ver- Tablas y seleccionar del listado la

tabla Estado de Pago. Proceder de la misma manera para todos los estados de pago que se

realicen en el transcurso del proyecto.

He dicho antes que trabajamos con costo directo, es decir esta tabla de estado de

pago tal como está no puede ser presentada al mandante para cobrar, pues no tiene los

precios de venta, pero si recordamos el inicio del capítulo de costos donde expliqué que el

precio de venta es:

Con esto es fácil visualizar que hacer para generar una planilla con estado de pago

con precios, para esto pasar esta tabla a Excel, tal como vimos en el punto 4.4.2 para la

generación de presupuesto en Excel, el procedimiento acá es similar.

Yo les aconsejo hacer una gran planilla donde tengan todo, incluyendo los cálculos

de los porcentajes de la formula anterior, generar planillas de traspaso mediante Project,

copiarla luego a la planilla principal para que se reactualice automáticamente.

Como ejemplo les presento la planilla generada en Excel de la figura 154.

154 Ejemplo de Planilla Excel con Estado de Pago para Precio de Venta.

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5.2.4.7. Tabla Días corridos Versus. Días Hábiles

En construcción es común que los mandantes o las empresas soliciten los días

corridos del proyecto, hasta el momento solo hemos visto días hábiles, pues Ms-Project

calcula directamente estos y los días corridos no, si hemos configurado la Gantt para que la

tarea de resumen del proyecto nos muestre la cantidad total de días, (Ver Figura 155), esto

obviamente no es suficiente siempre estará la pregunta ¿En cuántos días me entregaras el

proyecto?, la respuesta en (por ejemplo) 25 días hábiles, no satisfará a nuestro mandante, el

debe saber cuántos días corridos o totales debe esperar para “disfrutar” de su proyecto.

155 Días corridos en vista Gantt

Ms-Project en el campo duración solo nos mostrará la duración efectiva de la

actividad, sin considerar el tiempo no laborable, por lo tanto en esta columna solo mostrará

el tiempo hábil en las distintas unidades que se haya ingresado para cada actividad.

156 Vista diagrama de Gantt para análisis de días corridos

Si analizamos nuestro proyecto “Muro de albañilería”, la columna Duración, nos

muestra solo los días hábiles que se necesitan para realizar el proyecto, para este caso 10,11

días. Esta columna además nos muestra la duración de cada actividad en distintas unidades,

de acuerdo a como le hayamos informado, y obviamente solo tiempo hábil, por ejemplo la

actividad “Conf. Albañilería” tiene una duración de 2 días hábiles, pero el tiempo

transcurrido entre el comienzo de esta actividad hasta que se entrega es mayor y se conoce

como tiempo corrido o días corridos que es lo más común para el área de la construcción.

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Recordemos también que el proyecto tiene tres estados: El estado actual que no

sindica el cómo vamos y como terminaremos de seguir todo tal cual, es una proyección de

lo que ha pasado y lo que aún nos falta. El estado previsto nos indica lo que estimamos

inicialmente en cuanto a costos y tiempos. El estado real nos indica lo real hasta el

momento es lo informado a la fecha de estado.

Entonces podemos hacer algunas preguntas, ¿Cuál es la duración actual del proyecto

en días corridos?, ¿Cuál es la duración actual de las actividades en días corridos?, ¿Cuáles

son las duraciones previstas para ambos casos?, para responder estas preguntas

generaremos algunas columnas con fórmulas que nos permite Ms-Project.

Para tal efecto crearé tres columnas con fórmulas para responder a las preguntas y

que sean de utilidad, como por ejemplo la columna Duración si puede tener varias

unidades, crearé una columna de duración con días hábiles actuales, también una columna

con días corridos actuales, y una columna con los días previstos.

Ms-Project tiene varias fórmulas para realizar o usar en operaciones de fechas,

indicaré en color Rojo las formulas para Ms-Project 2010.

Para calcular el tiempo laboral (días hábiles actuales) entre dos fechas:

ProjDateDiff( fecha1; fecha2; calendario )

Devuelve la duración entre dos fechas en minutos.

Sintaxis

fecha1 Necesario; Variable. La fecha usada como comienzo de la duración.

fecha2 Necesario; Variable. La fecha usada como fin de la duración.

calendario Opcional; String. El calendario que se va a usar cuando se calcula la duración.

Si no se especifica calendario, el valor predeterminado para el recurso actual es el

calendario de recursos o bien, para la tarea actual, el calendario de tareas o el calendario

estándar si no existe calendario de tareas.

Entonces para calcular el tiempo entre las fechas actuales en horas dividimos por 60 y este

por 9 para obtenerlo en días, fórmula es:

(ProjDateDiff([Comienzo];[Fin])/60)/9 Para versiones anteriores a 2010

(ProjDateDiff([Comienzo programado];[Fin programado])/60)/9 Para Project 2010

Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la primera fórmula, pues la

fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo al igual que fin y fin

programado.

Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos actuales) entre dos fechas:

DateDiff( intervalo; fecha1; fecha2; primer_día_semana; primera_semana_año )

Devuelve un tipo de datos Variable (Long) que especifica el número de intervalos de

tiempo entre dos fechas especificadas.

Sintaxis

intervalo Necesario; expresión de cadena que representa el intervalo de tiempo que se usa

para calcular la diferencia entre fecha1 y fecha2, este intervalo puede ser “m”, “h”, “d”, “s”

para minutos, horas, días y semanas respectivamente.

fecha1, fecha2 Necesario; Variable (Date). Dos fechas que se desean usar en el cálculo.

primer_día_semana Opcional; un valor constante que especifica el primer día de la

semana. Si no se especifica, se supone que es el domingo.

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primera_semana_año Opcional; un valor constante que especifica la primera semana del

año. Si no se especifica, se supone que la primera semana es la semana en la que transcurre

el 1 de enero.

Entonces la fórmula definitiva para poder calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas

actuales es:

DateDiff("h";[Comienzo];[Fin])/24 Para versiones anteriores a 2010

DateDiff("h";[Comienzo programado];[Fin programado])/24 Para Project 2010

Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la fórmula para versiones

anteriores, pues la fecha de comienzo programado es igual a la fecha en el campo

comienzo al igual que fin y fin programado.

Consideré calcular el tiempo en horas y el resultado dividirlo por 24 para llevarlo a

días (las horas totales del día, laborales y no laborales), pues si considero días “d” el

resultado para duraciones de actividades menores a un día (horas) será cero.

Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos previstos) entre dos fechas:

Para el cálculo de los días corridos previstos la fórmula básicamente es la misma

anterior pero teniendo en consideración dos puntos importantes:

a) Las fechas deben ser las previstas, y

b) Hay que considerar que la fórmula dará error cuando las fecha previstas aun no se

informen, es decir cuando no se haya establecido línea de base, entonces el valor de

estas fechas será NOD.

Para esto hay que considerar la incorporación de otras funciones de Project:

IIf( expr; parte_verdadera; parte_falsa ), y

ProjDateValue( expr ) que devuelve el valor de fecha de una expresión.

Por lo tanto la fórmula definitiva para obtener los días corridos previstos es:

IIf([Comienzo previsto]<>ProjDateValue("NOD") And [Fin previsto]

<>ProjDateValue("NOD");DateDiff("h";[Comienzo previsto];[Fin previsto])/24;0)

Para Ms-Project 2010 es la misma fórmula.

Entonces diseñemos una tabla con las columnas y campos vistos anteriormente,

utilizaré los campos numéricos personalizados con las fórmulas antes detalladas: (Ver

Tabla N°13)

Tabla 13 Diseño de tabla con días corridos

Para personalizar los campos de acuerdo a las fórmulas creadas, seleccionar menú

Herramientas, opción Personalizar luego los Campos para Project 2003/2007 y para

Project 2010 menú Proyecto y presionar el botón Campos personalizados.

número4= (ProjDateDiff([Comienzo];[Fin])/60)/9

número5= DateDiff("h";[Comienzo];[Fin])/24

No Actividad Cantidad Unidad Duración

Días habiles

actuales

Días corridos

actuales

Días corridos

previstos

Id nombre número1 texto1 duración número4 número5 número6

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número6= IIf([Comienzo previsto]<>ProjDateValue("NOD") And [Fin previsto]

<>ProjDateValue("NOD");DateDiff("h";[Comienzo previsto];[Fin previsto])/24;0)

Crear la tabla en menú Ver opción Tablas y luego Más tablas… para Ms-Project

2003/2007 y para Project 2010 menú Vista botón Tablas opción Más tablas…

157 Fórmula Días corridos previstos

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Para el caso de las líneas de resumen, y principalmente la resumen del proyecto es

necesario definir como se calculará el tiempo, elegir que este sea calculado por la misma

fórmula creada para las actividades seleccionando en: Cálculo de las filas de resumen de

grupo y tarea (Ver Figura 157).

Agregar a la tabla las fechas actuales y previstas para efectos de comparación, de

todas maneras los campos personalizados pueden ser parte de otras tablas, ustedes como

buenos planificadores no me cabe la menor duda que crearan más tablas y utilizarán estos

campos en ellas. La tabla final Días corridos la podemos ver en la Figura 158.

158 Tabla días corridos

Al inicio de este punto hice algunas preguntas: a) Cuál es la duración del proyecto

en días corridos?, b) ¿Cuál es la duración de las actividades en días corridos?, c) ¿Cuáles

son las duraciones previstas para ambos casos?, bueno todas las respuestas a estas

preguntas las podemos obtener de la tabla de la figura 158.

Para la pregunta a) la respuesta es 14 días corridos

Para la pregunta b) la respuesta está en la columna Días corridos actuales.

Para la pregunta c1) la respuesta es 11,38 días corridos

Para la pregunta c2) la respuesta está en la columna Días corridos previstos.

Nuestro proyecto está atrasado respecto a lo previsto, teníamos previsto entregar al

mandante el proyecto en 11,38 días corridos y actualmente de suceder lo que no hemos

construido tal cual lo previsto terminaremos nuestro proyecto en 14 días corridos, eso

implica que debemos mejorar los rendimientos, agregar más tecnología o reprogramar

nuestro proyecto entre otros posibles cambios.

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5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos)

El Método del Valor Ganado (EVM por sus siglas en ingles) es una técnica de

gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su

presupuesto y de su calendario de ejecución.

Definición Según PMBOK (11)

Gestión del Valor Ganado / Earned Value Management (EVM):

“Una metodología de gestión para integrar alcance, cronograma y recursos, y para medir

el rendimiento y el avance del proyecto en forma objetiva. El rendimiento se mide

determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y

comparándolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). El avance se

mide comparando el valor ganado con el valor planificado.”

El análisis de valor ganado se realiza puntualmente para medir el estado del

proyecto a la Fecha de estado por medio de la respuesta a las tres siguientes preguntas.

Luego de obtener la respuesta a estas preguntas, los datos del Valor Ganado pueden ser

fácilmente calculadas:

Que tanto trabajo se planificó? (Valor Planeado)

Que tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor Ganado)

Que tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual)

El valor planeado (PV) representa el costo del presupuesto para todas las tareas que fueron

planeadas empezar y terminar en el momento del análisis.

El valor ganado (EV) representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo

realizado en el momento del análisis.

El Costo Actual (AC) es el costo real del trabajo realizado en el momento del análisis.

Al inicio se suele presentar la confusión de costo actual con la figura del valor ganado,

también con el porcentaje alcanzado con el valor ganado. Para la facilidad de entendimiento

es importante recordar que el EVM está basado en el presupuesto inicial del proyecto.

Microsoft Project tiene tres tablas relacionadas con el Valor Ganado (Valor

Acumulado) que se pueden obtener a través del Menú Ver opción Tablas y luego Más

Tablas… para Ms-Project 2003/2007 y para Project 2010 seleccionar del Menú Vista

botón Tablas y opción Más tablas, estas tablas son:

Valor acumulado

Indicadores de costo del valor acumulado

Indicadores de programación del valor acumulado

Les sugiero antes de aplicar cada tabla, presionar el botón Modificar y activar el

chek box Visible en el menú. (Ver Figura 159)

159 Activar Visible en el menú para las tablas Valor Ganado

1 El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las

mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente

(IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio

rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto

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La tabla “Valor acumulado” de Ms-Project nos despliega las columnas e

información de la Figura 160, la explicación de cada una de estas la veremos a

continuación, recuerden que los datos son a la Fecha de estado.

160 Tabla Valor acumulado de Ms-Project

Es importante conocer los siguientes conceptos asociados a la información

entregada 2:

Valor planeado: PV (CPTP) Es el costo presupuestado del trabajo programado y contiene

los costos previstos acumulados de fase temporal hasta la fecha de estado o la fecha actual.

es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una

actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo.

Valor acumulado: VA (CPTP) Es el costo presupuestado del trabajo realizado, contiene el

valor acumulado del porcentaje completado de la tarea, del recurso o de la asignación,

multiplicado por los costos previstos de fase temporal. El CPTR se calcula hasta la fecha de

estado o la fecha actual. Esta información también se conoce como valor acumulado.

(CPTP) es entonces lo que se debería llevar gastado según la programación de la línea de

base a la fecha de estado

AC (CRTR) Es el Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) o lo que exactamente ha

costado el trabajo realizado, también denominado AC del inglés Actual Cost.

VP Es la variación de programación del valor acumulado muestra la diferencia en términos

de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas

asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual.

Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o

asignaciones van según lo programado.

2 http://office.microsoft.com

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VC (variación de costo del valor acumulado) muestra la diferencia entre cuánto debería

haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta

la fecha de estado o la fecha actual.

CEF El campo CEF (estimación al finalizar) muestra el costo total esperado de una tarea,

según el rendimiento hasta la fecha de estado. CEF también se denomina previsión al

finalizar.

En versiones anteriores de Ms-Project 2010, CEF era el equivalente al campo Costo

programado. Se calcula como sigue: CEF = CRTR + (Costo previsto * - CPTR) / IRC.

CPF Es el costo presupuestado al finalizar, para nuestro caso es igual al costo previsto.

VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la

finalización (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Project, el CEF es el campo

Costo total y el CPF es el campo Costo previsto de la línea de base asociada. En el gráfico

de la figura 161 podemos apreciar el significado de cada una de las variables.

161 Gráfico Valor Acumulado

(3)

La tabla Indicadores de valores del costo acumulado (Ver Figura 162), nos aporta algunos

otros datos de análisis además de los ya vistos, y estos son4:

%VC (Porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo

(VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) expresada como un porcentaje.

Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente

conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual.

Existen dos categorías de campos %VC.

%VC (campo de tareas)

%VC (campo de tareas con fases temporales)

3 Gráfico adaptado de http://www.gestiondeproyectos.com.es. 4 http://office.microsoft.com

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IRC (Índice de rendimiento de costos) se muestra la relación entre los costos

presupuestados (o de línea base) y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de

estado del proyecto o la fecha actual. La versión con fase temporal de este campo muestra

los valores distribuidos en el tiempo.

Existen dos categorías de campos IRC.

IRC (campo de tareas)

IRC (campo de tareas con fases temporales)

IRPC (Índice de rendimiento para completar) muestra la relación entre el trabajo restante

que debe realizarse y los fondos que quedan por gastar en la fecha de estado.

Ms-Project calcula el IRPC de la siguiente manera:

IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR)

Agregue el campo IRPC a una vista de tareas para mostrar o filtrar por la relación entre el

presupuesto restante disponible y el costo restante programado. Esto le puede resultar útil

para ver si tiene alguna posibilidad de tener un exceso de fondos para la tarea, de quedarse

sin dinero o de ver si la tarea va según el plan previsto.

162 Tabla Indicadores de valores del costo acumulado

La tabla Indicadores de programación del valor acumulado (Ver Figura 163)

nos aporta un dato más además de los detallados, esta tabla básicamente nos permite

analizar los índices de rendimientos del proyecto.

El campo nuevo que incorpora esta tabla es5:

IRP (Índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo

presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado

(CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de finalización del proyecto.

5 http://office.microsoft.com

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La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del

tiempo.

Existen diversas categorías de campos IRP.

IRP (campo de tareas)

IRP (campo de fases temporales de tareas)

163 Tabla Indicadores de programación del valor acumulado

5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel

Además de las tablas vistas anteriormente es posible crear otras dependiendo del

conocimiento y necesidad del planificador, o enviar datos a Excel para poder graficar

curvas S de control de valor acumulado, en Project 2003 es posible utilizando Análisis de

datos de escala temporal en Excel, también es posible enviar datos desde la vista Uso de

tareas, copiando y pegando en Excel y graficando directamente o generando una macro

automática para repetir los pasos automáticamente.

Para enseñar los pasos que podamos replicar en todas las versiones (Project

2003/2007 y 2010) utilizaré la vista Uso de tareas para la generación de las curvas de

control de Valor Ganado. (Para más detalles de estas vistas ver capítulo 6)

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Recordemos que los datos de Valor ganado son hasta la Fecha de estado y en

nuestro proyecto solo hemos informado dos días de control, por lo tanto realizaré el control

hasta el 28 de febrero. Entonces cambiar la fecha de estado en Menú Proyecto información

del proyecto a la indicada, luego hacer un control estimado variando cantidades, fechas, y

datos reales, guardare el archivo como Clase7-control 28 febrero.

Luego del control seleccionar de la barra de vistas Uso de tareas, y en el área de

detalles dar doble clic para desplegar la ventana estilos de detalles y seleccionar los campos

CPTP, CRTR y CPTP. (Ver Figura 164).

164 Selección de Campos para graficar Valor Ganado

CPTP Corresponde al Valor programado del trabajo, CRTR es el valor real del trabajo

realizado y CPTR es el valor acumulado del trabajo realizado.

Una vez seleccionado estos campos, seleccionar solo la tarea resumen del proyecto,

en la columna Detalles y seleccionar Copiar, (Ver Figura 165), luego abrir Excel y

pegarlos en la celda C2

165 Selección de celdas para pegar en Excel

El copiar desde esta vista a Excel no considera los nombres de las filas ni los

nombres de las columnas o escala temporal para nuestro caso, ambas situaciones las

remediaremos en Excel.

Seguramente a algunos de ustedes se les ha ocurrido copiar la tabla activa en esta

vista a Excel, pero bueno para lo que queremos ahora generar no nos servirá de nada, ni

tampoco usar Guardar como en el comando de Project y guardar la Tabla de uso de tareas

que tiene Project como una hoja de Excel, pues lamento decirle que tampoco sirve no nos

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guarda los detalles sino solo la tabla que tiene generada, por lo tanto solo nos queda el

viejo y útil comando Copia- Pegar.

Entonces copiar la selección en Excel, celda C2, luego en la celda B1 ingresar la

fecha de un día antes del proyecto, para nuestro caso 19 de febrero y arrastrar hasta el

último día de datos, luego ingresar ceros para el primer día y copiar el formato del día

siguiente, ingresar los nombres de los campos en la columna A. (Ver Figura 166)

166 Datos en Excel para graficar.

Seleccionar el grupo de datos, incluyendo nombres y seleccionar del menú Insertar

un Gráfico de línea, mejorar en este por ejemplo la ubicación de la leyenda, y otras mejoras

que seguramente ustedes le harán. (Ver Figura 167).

167 Gráfico Valor Acumulado (Valor ganado)

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6. Como utilizar las Tablas de Uso de tareas y Uso de recursos

Las tablas o vistas de Uso de tareas y Uso de recursos son muy buenas herramientas

de Project debido a eso les dedicaré este capítulo, aunque ya he hablado de ellas y las

hemos aplicado en algunos puntos, pero aun tienen más uso para la construcción.

Estas vistas pueden ser desplegadas como vista principal, Figura 168a, o como parte

de otra como por ejemplo Gantt de seguimiento, Figura 168b. La información es la misma

pero referida en el primer caso a todo el proyecto, en el segundo en particular a la actividad

seleccionada.

168 Vistas Uso de tareas a) Vista principal, b) Vista particular actividad

6.1. Vista Uso de tareas

Primero analicemos la vista Uso de tareas, que información nos entrega y el provecho

que podríamos sacar de la información. Analizaremos primero esta vista como principal,

entonces cierren la vista de formulario, y luego de la barra de vista seleccionar Uso de

tareas.

Esta vista es similar a la Gantt en lo referido a las área de trabajo, inicialmente tenemos

el área de tablas (área 1) y el área de información de información de Uso de la tarea (área

2). Para el caso del área 1, podemos desplegar cualesquiera de las tablas que hemos creado

anteriormente o modificar la tabla de Uso de Project, por el momento dejaremos esta.

La vista Uso de tareas nos muestra un detalle de todas las tareas del presupuesto y los

recursos del análisis de costo de cada actividad.

El trabajo Ms-Project lo entiende de dos maneras, para los recursos con costo fijo

(materiales, herramientas, tratos) el trabajo es igual a las cantidades de recursos

consideradas en el análisis de costo. En cambio para los recursos con costo variable es el

trabajo o esfuerzo que despliega el recurso para esa actividad, para la mano de obra es

Hombre Día (HD) U hora Hombre (HH), para la maquinaria es Hora o Día maquina (HM o

DM), y se mide en tiempo. El cálculo del trabajo es:

La tabla de uso que activa Ms-Project en el área 1 no tiene la cantidad de recursos

que hemos considerado en el análisis de costos, entonces insertemos esta columna,

haciendo botón de la derecha en la columna Unidad y seleccionemos Insertar Columna,

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luego del menú desplegable Nombre del campo seleccionemos el campo Unidades de

asignación y presionen el botón Aceptar, la vista debe quedar como la figura 169.

169 Ejemplo Uso de tareas

Para el caso de la actividad “Trazado Fundación” Ms-Project calcula lo siguiente

para la mano de obra: Carpintero 1ra (día): Trabajo 0,22 días, Jornal (día): Trabajo 0,22

días. Esto se obtiene de acuerdo a los siguientes datos:

Duración actividad: 2 horas

Cálculo trabajo para Carpintero:

Trabajo= No trabajadores * duración partida

1 Hombre* 2 Horas = 2 HH = 2 Hrs/9 Hrs/día=0,22 Hombres Días (HD)

0,22 Carpintero Días

Cálculo trabajo para Jornal:



0,22 Jornal Días

Trabajo total partida= Trabajo Carpintero + Trabajo Jornal

0,22 Carpintero Días +0,22 Jornal Días = 0,44 HD

Para la actividad “Conf. y coloc. Emplatillado” los cálculos que ejecuta Ms-Project son

los siguientes:

Duración de la partida: 3 horas

Cálculo trabajo para Jornal (día):



0,33 Jornal Día

Cálculo trabajo para Albañil (día):


1Hombre* 3 Horas = 3 HH = 3 Hrs/9 Hrs/día=0,33 Hombres Días (HD)

0,33 Albañil Días

Cálculo trabajo para Betonera 120 lts (día):

Trabajo= No maquinarias * duración partida

1 Maquina* 3 Horas = 3 MH = 3 Hrs/9 Hrs/día=0,33 Maquina Días (MD)

0,33 Maquina Día

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Trabajo total partida= Trabajo Jornal + Trabajo Albañil + Trabajo Maquina

0,33 Días +0,33 Días +0,33 Días = 1 Día.

De la misma manera podemos ver en la tabla que el trabajo total para el proyecto es de

19,92 días (trabajo) y la duración para este es 10,11 días hábiles.

Recuerden que en los capítulos anteriores comenté que trabajo y duración de una

actividad son conceptos distintos, aquí los vemos con más claridad de acuerdo a los

cálculos y a la información entregada en la planilla.

En el área de información de uso de la tarea, la información inicial que nos entrega

Ms-Project es referida a trabajo para cada recurso que depende del tiempo (Mano de Obra

y Maquinaria) y cantidad de recursos para los recursos que no dependen del tiempo

(materiales, herramientas, y tratos), pero referido a la unidad de tiempo de la escala

temporal. (Ver Figura 170).

170 Tabla de uso, información de vista de uso

Por ejemplo para la actividad “Excavación fundaciones” el trabajo total requerido

de 2 días (de trabajo) se dividen en 0,78 días de trabajo para el primer día del proyecto y

0,42 días de trabajo para el segundo, y que este trabajo está referido al único recurso que

depende del tiempo en esta actividad (Jornal). En cambio para el recurso carretilla

“mueve” 2,01 m3 el primer día y 1,09 m3 el segundo totalizando los 3,1 M3

correspondiente a esta.

Para el día uno del proyecto el trabajo total es de 2,78días (trabajo) y 1,22 días

corresponden a obra gruesa.

Como comenté antes esta es la información que inicialmente presenta Ms-Project

tanto en el área de tablas como en el área de uso de la tarea. Pero es posible desplegar más

información en ambas áreas, ya vimos que en el área de tablas insertamos la columna

“Unidades de asignación” de la misma manera podemos crear tablas nuevas para esta área o

insertar columnas nuevas.

En el área de uso de tareas también es posible ingresar información que necesitemos

para mejorar el análisis del proyecto.

Para esto es posible proceder de dos maneras:

En el área de uso de tares, dar doble clic con el botón izquierdo del mouse, con esto

se despliega la ventana “Estilos de detalle”, o botón de la derecha y del menú desplegable

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elegir “Estilos de detalle”, para Project 2003 y 2007 menú Formato opción Estilos de

detalle. Project 2010 menú Formato botón Agregar detalles. (Ver Figura 171).

171 Estilos de detalle

En la sección de Campos disponibles hay muchos que son de utilidad para las

necesidades de la construcción, en la sección Mostrar estos campos están todos los

campos con los cuales se construye la tabla Uso de tareas, entonces si queremos desplegar

más solo bastará pasar de una sección a otra los campos con el botón Mostrar, de manera

contraria para quitar de la sección Mostrar estos campos se selecciona y presiona el botón

Ocultar. Los campos de esta sección también pueden ser ordenados con los botones

Mover.

Como ejercicio construyamos nuestra tabla de Uso de tareas con los siguientes

campos: Costo, Costo real, Costo previsto y Costo acumulado.

172 Vista Uso de tareas con campos de costos

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Podemos complementar esta información insertando columnas en el área de tablas,

como columnas de costos, de avance, de tiempo. Luego veremos cómo generar una tabla de

uso personalizada y complementaria a las tablas de control.

Una manera rápida de insertar campos en el área de uso es desplegando el menú

contextual en esta área con botón de la derecha y seleccionando los campos que queramos,

pudiendo ser todos los de este menú. (Ver Figura 173)

173 Menú contextual para vista Uso de tareas.

Esta información, del área de uso de tareas, no es posible importarla directamente a

Excel tal como vimos para los presupuestos, si podemos pasar tablas que hayamos creado a

una hoja de Excel o mejor aun a tabla dinámica, pero los datos que hemos desplegado en

ambas áreas tal como están desplegados no es posible. Pero, no todo está perdido, podemos

seleccionar y con el simple y siempre “bien usado” Copiar-Pegar podemos pegar esta

información a Excel, pero si requerirá de un trabajo extra, y tener claro lo siguiente:

a) No pasa los nombres de las columnas,

b) Si en el área de uso tenemos más de un dato (más de una fila), en el área de tablas

siempre tendremos solo una línea por recurso, de esta manera al copiar pegar

debemos tener en cuenta esta incompatibilidad de filas entre estas áreas.

c) Las áreas deben ser copiadas y pegadas por separado.

d) Se selecciona toda el área “tocando” con el curso el vértice del área respectiva,

luego de esto copiar y pegar en Excel. (Ver Figura 174)

174 Selección de área

En mi opinión esta tabla de Uso de tarea es bastante buena y se puede obtener

bastante información, pero no se puede sacar un buen “provecho”, seguro coincidimos que

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la información numérica es buena pero mejor y más clara es siempre una información

gráfica, con los pasos anteriores de “copiar-pegar” podemos con algo de trabajo obtener

buenos gráficos a partir de los datos.

También para Ms-Project 2007 y Project 2010 pueden usar la opción Informes

visuales (menú Informe opción Informes visuales), con esta nueva opción (que no creo

que le dedique mucho de mi tiempo a esta en el manual) es posible crear nuevas plantillas,

editar las existentes, desplegar a Excel o Visio los informes, e incluso seleccionar los

campos, (Ver Figura 175), luego de esto nos genera tablas dinámicas y gráficos los que

podemos cambiar y personalizar, personalmente no me gusta mucho esta opción, yo

prefiero sin duda la opción que el Sr. Microsoft quitó de Project 2007 y 2010 el

complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel, opción que si veré más en

extenso y a esta si le dedicaré un capítulo especial.

175 Generación Informes Visuales

6.2. Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas

La vista Uso de tareas yo la uso además para suplir un problema de control de cantidad

de recursos reales versus previstas que tienen las tablas anteriores y la manera de hacer el

control de costos, esto es debido a que las tablas de control y los presupuestos desplegados

(y los campos personalizados) son especificas o para actividad o para recursos, no hay

manera de generar una tabla en la cual se puedan mezclar campos de actividades y recursos

en la misma tabla, o por lo menos yo no lo he encontrado. No quiero decir que el problema

es de Ms-Project pues este tiene campos para actividad y para recursos (aunque son los

mismos), pero veremos que la tabla de Uso de tareas si mezcla ambos estados y entonces en

esta podemos suplir dicho problema.

Para graficar más el problema recordemos la manera de ingresar la cantidad real de los

recursos, en el área 3, en la columna Unidades están solo las cantidades actuales (Ver

Figura 176) (recuerden que antes de hacer control los campos actuales son iguales a los

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previstos), si reemplazamos este valor por el real (y fue lo hicimos) borramos el previsto

pues no hay campos de cantidades previstas de recursos asignados.

176 Columna Unidades para ingreso de cantidades reales para el control

Seguramente muchos planificadores querrán tener registro de las cantidades

previstas y que no sean reemplazadas por las reales, bueno esto es posible de hacer en la

vista Uso de tareas.

En el área de tabla insertemos el campo Cantidad prevista e insertemos también el

campo Cantidad e ingresemos como titulo Cantidad real, tal como se muestra en la figura

177.

177 Tabla Uso de tareas, con columnas Cantidad prevista y Real

Los campos son los mismos que hemos personalizado antes, inicialmente en la tabla

solo tiene valor en la fila que corresponde a la actividad (en la figura 6 para Trazado

Fundación y 3,1 para Excavación fundaciones), pero en las filas que corresponden a los

recursos tiene valor 0 (por ejemplo en la figura para la actividad Excavación fundaciones)

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entonces en esta columna debemos ingresar las cantidades estimadas (previstas) de cada

recurso antes de hacer el control (en la figura para la actividad Trazado Fundación).

Yo inserte las columnas en la tabla de Uso de Ms-Project, obviamente podemos

crear una tabla separada e insertar las columnas que creamos necesarias para controlar a

nivel de recursos.

Cree una nueva tabla de nombre “Tabla control de recursos”, no detallaré el paso

a paso para crearla pues estoy seguro que no será problema para ustedes el hacerla por sus

propios medios, los campos que inserté están en la figura 178. Para los usuarios del manual

estarán todos los archivos de clases a disposición de ellos, y ya verán en el capítulo 7 como

usar lo aprendido en proyectos futuros mediante el Organizador que cada archivo tiene

todos los campos, fórmulas, vistas, tablas y que estas pueden ser ocupadas en cada proyecto

que queramos, entonces si les dejo los archivos tendrán todas las tablas, campos, vistas y

demás “cosas” que hayamos creado en el transcurso de este manual.

178 Tabla Control de recursos

Como lamentablemente a veces no todo es perfecto, si pasamos esta tabla a Excel

con la opción Guardar como seleccionando el tipo “Libro de Microsoft Excel”, Ms-

Project pasará esta tabla como una tabla de actividades y no anexará los recursos (Ver

Figura 179).

179 Tabla Control de recursos en Excel (Guardar como)

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Para solucionar este problema usemos los comandos que a todo el mundo salva

“Copiar – Pegar”, para esto seleccionen el vértice de la tabla y activen el comando Copiar

y luego en una Hoja de Excel simplemente activar Pegar, luego si hay que hacer arreglos,

como colocar los títulos a las columnas, sangrías a los recursos, y cualquier arreglo que

ustedes quieran para mejorar esta tabla. (Ver Figura 180).

180 Tabla Control de recursos en Excel (Copiar – Pegar)

6.3. Vista Uso de recursos

Esta vista Uso de recursos muestra información de trabajo referida al recurso, es

decir a diferencia de la vista de Uso de tareas que genera el listado en base a actividades y

los recursos asignados a cada una, Uso de recursos genera el listado en base a cada recurso

y las actividades en que está asignado. (Ver Figura 181)

Para desplegar esta vista, seleccionar el botón Uso de recursos de la barra de vistas,

Menú Ver opción Uso recursos, Ms-Project 2010 de Menú de Vista seleccionar botón Uso

de recursos.

181 Vista Uso de recursos

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Esta vista está dividida en dos áreas, el área de tablas y el área de uso, y como decía

la vista Uso de recurso es referida al recurso y su uso en todas las actividades en las que

está asignado, por ejemplo del área de tabla podemos obtener la siguiente información el

Carpintero 1ra (día) está asignado a once actividades y el trabajo total de este recurso son

3,39 días (3,39 HD). En el área de uso encontramos información similar pero referida a la

unidad de tiempo, indica la distribución diaria de la cantidad de trabajo total (3,39 días),

nos muestra que para los días uno y dos se necesita 1 día de trabajo, para el día tres 0,23

días y así sucesivamente hasta el día diez que se termina de ocupar el carpintero.

El carpintero anteriormente analizado, depende del tiempo por lo tanto genera

trabajo, en cambio un recurso que no depende del tiempo como el Pino B. 1x4x3,2 mts

(pza) no genera trabajo, Project muestra en la columna y filas de trabajo las unidades de

asignación en el área uno y las cantidades necesarias por unidad de tiempo. Desde el punto

de cantidades esta vista en el área de tablas indica que se necesitan 34,5 piezas para todo el

proyecto y la distribución parcial de este recurso está en las actividades donde está

asignado. En el área de uso, nos indica las cantidades requeridas por unidad de tiempo, nos

indica que el primer día se necesitan 18 piezas y el segundo 16,5 piezas con lo que se

completa la cantidad total requerida.

En esta vista al igual que la vista Uso de tareas, podemos agregar más información

tanto en el área de tabla como en el área de uso.

Por ejemplo yo agregué en el área de tablas columnas de trabajo (trabajo actual,

trabajo real, trabajo previsto) y costos (costo actual, costo real y costo previsto), y en el área

de uso pueden agregar información igual que lo aprendido en la Vista Uso de tareas por

medio del menú desplegable y/o la opción Estilos de detalle… (Ver Figura 182).

182 Vista Uso de recursos con columnas nuevas

Recuerden que pueden crear sus propias tablas o modificar las existentes, yo al

ingresar las columnas de trabajo y costos modifique la tabla de uso existente.

Si quisiéramos ingresar los campos personalizados como cantidad, o costo unitarios

no se pueden ingresar en esta tabla, ni siquiera estarán disponible y esto debido a que los

creamos como campos para tareas, podemos crear campos nuevos asignados a los recursos

(si es que lo requieren). Revisemos lo anterior, dando botón de la derecha en cualquiera de

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las columnas de la tabla (de los títulos) y del menú desplegable seleccionar la opción

Personalizar campos… (Ver Figura 183).

183 Campos personalizados para recursos

Noten que esta activa la opción recursos, y que los campos (en la figura campos de

costos) no están personalizados, podemos personalizar campos de recueros para cualquier

requerimiento. No crearé ni personalizaré campos pues el procedimiento necesario ya lo

hemos aprendido en los puntos anteriores.

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7. Como usar lo aprendido en proyectos futuros (uso Organizador)

Seguramente se han preguntado, ¿Cómo usar las tablas en otros proyectos?, ¿Cómo

podemos usar los campos personalizados en otros proyecto?, en resumen ¿Cómo podemos

usar lo aprendido en otros proyectos?. Bueno ahora veremos que si hay manera de usar todo

lo que hemos aprendido en proyectos futuros, incluso en proyectos pasados o en ejecución

que podremos actualizar con las nuevas tablas, campos, vistas etc.

Para eso usaremos el Organizador, que es una excelente herramienta de Ms-

Project, ya hemos visto y usando algunas funciones de esta herramienta (subcapítulo 3.2.3),

pero seguro no le dieron la importancia que tiene.

Recordemos cómo se activa el Organizador, para Project 2003 y 2007 menú

Herramientas opción Organizador, En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o

menú Archivo+ Información+ Organizador. (Ver Figura 184).

Antes de activar guardemos nuestro archivo “clase6-control” con el nombre

“proyecto estrella”, si es un nombre un tanto peculiar pero ya verán que es así para poder

acordarnos y relacionar este archivo y todo lo que hemos hecho (tablas, campos, vistas,

informes, entre otros), con el nombre particular que le hemos puesto.

Recuerden que podemos usar todo lo aprendido, que tenemos en el archivo

“proyecto estrella”, en proyectos antiguos o en ejecución y en proyectos nuevos.

184 Organizador

7.1. Como actualizar proyectos entre archivos.

Ya vimos como actualizar proyectos antiguos o en ejecución cuando realizamos las

plantillas CPM, ahora ha cambiado bastante nuestro proyecto, tenemos muchas tablas,

campos, vistas, formularios entre otros, veremos cómo actualizar mediante el organizador.

Recordemos algunos puntos ya vistos, como que el Organizador tiene dos áreas

importantes con un menú desplegable cada una de estas, en la figura podemos ver que en

una de estas está el “Global.MPT” y en la otra el “proyecto estrella”, ya volveré a hablar

más en extenso de las particularidades del Global.MPT, pero ahora veamos como actualizar

entre proyectos.

La manera de actualizar proyectos antiguos o en ejecución es entre archivos,

consideraré un archivo pasado como proyecto en ejecución y que no está actualizado con

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todo lo aprendido, los archivos no deben estar controlados, si usan un archivo controlado no

olviden eliminar la línea de base y de progreso antes de hacerlo.

Entonces ustedes carguen cualquier proyecto antiguo o en ejecución, yo cargaré el

archivo clase3-Gantt-CPM, si ustedes quieren probar los comandos antes de intentar en

vuestros proyectos es bueno usar las clases anteriores, recuerden que el archivo que

actualizaremos solo tiene las plantillas de CPM y dos campos personalizados y el proyecto

estrella tiene todo lo que hemos aprendido hasta ahora.

Verifiquemos los campos, vistas y tablas que

tienen el archivo clase3, por ejemplo si activamos el

menú Ver opción Tablas las disponibles se muestran

en la figura 185.

Podemos ver que no tenemos tablas nuevas en

este archivo, esto es debido a que no las hemos

creado aun o como es un proyecto “antiguo” no

habíamos aprendido lo necesario para crear tablas,

también es posible si ustedes usan un archivo antiguo

y si han creado tablas pero no las tienen activas para

el menú.

Para verificar que campos hemos creado

podemos usar el comando Herramientas–

personalizar – campos, o simplemente seguir los

pasos que veremos más adelante donde verificaremos

que pasos tenemos creados y cuales nos faltan.

Antes del siguiente paso, recuerden que en el archivo que queremos actualizar

(clase3-Gantt-CPM) no puede estar activa la vista que deseamos reemplazar, es decir si

queremos actualizar la vista de Gantt de seguimiento no puede esta estar activa, entonces

en este archivo seleccionemos una vista que nunca hemos variado, pocas nos quedan la

verdad pues hemos mejorados casi todas las disponibles en la barra de vistas, pero aun es

posible seleccionar alguna vista o formulario que no hemos variados, para esto de la barra

de vista activen el botón Mas Vistas y del listado seleccionen, por ejemplo, Formulario

detalles de tarea. Luego de esto activen el Organizador desde cualquier archivo, yo lo

activaré desde el archivo clase3-Gantt-CPM.

En una de las áreas de listado del Organizador seleccionen el archivo “proyecto

estrella” y en la otra el archivo “clase3-Gantt-CPM”, para que sigamos los mismos pasos

activemos a la izquierda la clase3-Gantt-CPM y en la derecha el archivo proyecto estrella,

vean la diferencia en los listados por ejemplo de la opción Vistas, para copiar todas las

vistas seleccionen todo el listado en el área de proyecto estrella y mediante el botón copian

peguen todo al archivo clase3-Gantt-CPM (Ver Figura 186).

185 Tablas del proyecto clase3

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186 Organizador, Copiando vistas a proyecto antiguo

Cuando presionemos el botón Copiar saldrá el mensaje de la figura 187, este

nos indica que algunas vistas existen en la clase3, y si deseamos reemplazarlas por las del

archivo proyecto estrella, obviamente para mi caso es Si a todo y debería ser para ustedes

también a menos que no estén seguros o que las vistas de su proyecto estrella sean más

antiguas o incompletas que el del proyecto a actualizar.

187 Mensaje de advertencia de Project

Actualicemos de la misma manera todas las opciones desde el “proyecto estrella”

al archivo que queremos actualizar “clase3-Gantt-CPM”, sigamos esta actualización en el

siguiente orden:

1) Vistas

2) Campos (para Tareas y Recursos)

3) Tablas (para Tareas y Recursos)

4) Informes y

5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones que hayan modificado (como formularios

por ejemplo) actualicen también sus proyectos antiguos o ejecución.

Para el caso de Tablas hay que actualizar las tablas que hemos creado para las tareas

y para los recursos, como lo hemos hecho nosotros creamos varias tablas para las

actividades (a nivel de estas) (Ver Figura 188) y tablas que creamos y modificamos para

los recursos que creamos cuando aprendimos a usar las Vistas de Uso de tareas y Uso de

recursos (Ver Figura 189).

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188 Organizador, Tabla para Tareas

189 Organizador, Tablas para Recursos

Luego de haber actualizado todo, presionemos el botón Cerrar del Organizador, y

verifiquen nuevamente las tablas que tenemos ahora disponibles mediante el menú Ver

opción Tablas. (Ver Figura 190).

Comparen los menús y las tablas disponibles de las figuras 185 y 190.

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190 Menú Tabla luego de la actualización

Hemos visto que podemos actualizar archivos, en ejecución o antiguos, con

esto hemos agregado todo creado del archivo proyecto estrella a un archivo en ejecución,

(clase3-Gantt-CPM) para este caso no se habían creado los recursos ni hechos análisis de

costos, ni menos control, por lo tanto la gran mayoría de las tablas estarán vacías y se

actualizaran a medida que se realicen en este proyecto los pasos faltantes.

Para el caso de los recursos, el listado del proyecto estrella no se pasa al clase3, pero

se pueden copiar fácilmente de uno a otro, basta seleccionar todos los recursos del proyecto

estrella y pegarlos en el clase3, luego de esto hacer el análisis de costos como aprendimos

anteriormente. Guarden el nombre de este archivo como “proyecto actualizado”.

De manera similar debemos proceder para pasar todo lo aprendido a un proyecto

nuevo, todo esto a nivel de archivos.

Para esto crear un proyecto nuevo, menú Archivo opción Nuevo, seleccionar

Proyecto en blanco, verifiquen que no hay nada de lo que hemos creado anteriormente,

solo están las tablas que tiene Project, los campos no están personalizados, solo están los

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informes de Project, luego de esto proceder de la manera vista anteriormente pasando por

medio del Organizador todo lo que hemos realizado en el proyecto estrella.

Esta manera de actualizar proyectos entre archivos las pueden usar en cualquier

momento, pero principalmente cuando no quieren que quede nuestro “conocimiento y

trabajo” disponible para todos, cada opción que se pase al global.mpt quedará en el

computador disponible parea cualquier usuario de este, yo les aconsejo siempre tener el

proyecto estrella o su propio archivo con su campos personalizados, tablas, vistas, informes

y todo lo que ustedes hayan creado y usar este archivo para actualizar sus proyecto o crear

proyectos nuevos con todo lo aprendido.

Si no queremos que nos copien nuestro trabajo, o disminuir la posibilidad de esto, el

usar el Organizador entre archivos es la mejor opción, en cambio si queremos que todo lo

aprendido esté siempre para todos los que usen el computador y obviamente Ms-Project

debemos usar la siguiente opción.

7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT.

Todo lo que vimos en el punto anterior fue actualización entre archivos y que no

quedaba dicha actualización en el computador, es decir cada vez que creemos un archivo de

Project este estará tal como inicialmente está configurado inicialmente.

Todo lo que se haga en este paso quedará en el computador y Ms-Project de la

misma manera todo lo que hemos creado estará disponible para todos los que usen Project,

si es la determinación de la Empresa (o de ustedes) que estén siempre las tablas, campos,

vistas y todo lo creado, lo que veremos más adelante es la opción, en cambio si no

queremos que tengan disponible todo y solo usarlo de manera particular lo aprendido

entonces la opción es entre archivos.

En el archivo “proyecto estrella” activen nuevamente el Organizador (menú

Herramientas opción Organizador), en un lado dejaremos esta vez Global.MPT y en la

otra área el proyecto estrella, tal como la figura 191.

191 Organizador para actualizar (copiar) a Global.MPT

Actualicemos de la misma manera que el punto anterior todas las opciones desde el

“proyecto estrella” al “Global.MPT”, sigamos esta actualización en el siguiente orden:

1) Vistas

2) Campos (para Tareas y Recursos)

3) Tablas (para Tareas y Recursos)

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4) Informes y

5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones modificadas del Organizador actualícenlas

también en el Global.MPT.

Luego de esto si creamos un proyecto nuevo, este estará con todo disponible para

poder usarlo (Ver Figura 192), obviamente las tablas estarán en cero, las vistas vacías, pero

por ejemplo si queremos crear una CPM en la vista diagrama de Red al crear una tarea esta

será de acuerdo a las plantillas creadas, de igual manera estarán todas las tablas disponibles

para este nuevo proyecto.

192 Revisión de lo aprendido en un proyecto nuevo.

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8. Programación rítmica

Decidí escribir todo lo referente a Programación rítmica en un capítulo separado por

la importancia de este sistema, debido a que es un sistema que se aplica a la construcción

pero a programación repetitiva, como villas, poblaciones, condominios de casas iguales.

Recuerdo una vez en uno de los cursos que dicté a unos profesionales del área de la

construcción hice la siguiente pregunta: ¿Es posible aplicar programación rítmica en

construcción de edificios?, esta vez tampoco dejaré esta pregunta planteada para ustedes

sino que les contaré que las respuestas en general fueron rotundos No, bueno la realidad es

que si podemos aplicar programación rítmica en la construcción de edificios pero solo en

terminaciones, en obra gruesa obviamente no es posible.

No explicaré con un montón de teoría como funciona una programación rítmica sino

con un ejemplo práctico el que calcularé paso a paso de manera manual y luego desarrollaré

el mismo proyecto en Ms-Project.

Para el ejercicio consideremos el proyecto de la figura 193, una villa de 5 casas iguales.

193 Plano - Villa 5 viviendas.

8.1. Cálculo manual de la Programación Rítmica

Para realizar una programación rítmica primero debemos programar la casa 1 o

unidad singular de manera “normal” es decir Gantt, o CPM, para determinar las duraciones

y el o los caminos críticos, luego con esta programación determinamos las actividades que

compondrán la programación rítmica, a lo menos debería ser el camino critico, pues este

nos indica la duración total de la casa, la duración de las actividades de la programación

rítmica debe ser en enteros o fracciones de media duración, para el ejemplo de estudio

asumiré la siguiente tabla.

Actividad Duración

Trazado 0,5

Excavaciones 1

Muros 2

Techumbre 1

Terminaciones 1 14 Tabla Actividades para Programación rítmica

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Quiero dejar en claro, pero muy en claro, que este listado de actividades es solo con

los fines académicos de enseñar Programación rítmica y que estas actividades no son

realmente todas las de la programación de una vivienda normal, para el caso de estudio el

resultado será exactamente el mismo.

Luego de esto debemos elegir el Ritmo (R) para nuestra programación, el ritmo es

por lo general la duración que más se repite, es el desfase en el inicio de cada partida con

respecto a la anterior, determina el número de cuadrillas (NC) y la cantidad de tiempos

muertos (TM).

Para valores menores a uno NC es igual a uno

Para valores negativos TM es igual a cero.

La elección del Ritmo debe considerar todos los puntos anteriores, si elegimos la

duración menor tendremos muchas cuadrillas (NC), y si elegimos la duración mayor

tendremos más tiempos muertos (TM)

Actividad Duración NC

(R=0,5)

TM

(R=0,5)

NC

(R=1)

TM

(R=1)

NC

(R=2)

TM (R=2)

Trazado 0,5 0,5/0,5=1 0 1 1-05=0,5 1 2-0,50=1,5

Excavaciones 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0

Muros 2 2/0,5= 4 0 2/1=2 0 1 2-2=0

Techumbre 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0

Terminaciones 1 1/0,5= 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0

Total 11 0 6 0,5 5 4,5

15 Cálculo de NC y TM para elección del Ritmo

De acuerdo a la tabla anterior podemos concluir que el tiempo menor genera

muchas cuadrillas lo que puede tener problemas de calidad, mucho control, pero si tiene la

ventaja de obtener el menor tiempo, también podemos ver que la duración mayor tiene

muchos tiempos muertos y la mayor duración para el proyecto, elegiré entonces para el

ritmo la duración igual a Uno.

El número de viviendas o casas a construir se denomina N, y para este caso N=5-

El número de actividades se denota por A, este número debe incluir todas las

actividades realizadas por cada cuadrilla como actividad independiente, por ejemplo si

elegimos el ritmo igual a uno, para la actividad Muros debemos considerar dos actividades

la actividad Muros para la cuadrilla 1 (Q1) y la actividad Muros para la cuadrilla 2 (Q2), es

decir A = total de cuadrillas.

Las fórmulas de cálculo de tiempo para la programación rítmica son las siguientes:

Duración de la unidad singular o casa 1 (t1):

Donde A= el número de actividades considerando cada cuadrilla

R= el Ritmo elegido

Duración del proyecto total (Tt)

Donde N= el número de viviendas a construir.

t1, R son la duración de la casa 1 y el Ritmo respectivamente.

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De acuerdo a lo anterior la Programación rítmica es la siguiente:

N. Actividad Dur Q 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Trazado 0,5 Q1 C

1

T

M

C

2

T

M

C

3

T

M

C

4

T

M

C

5

T

M

2 Excavaciones 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5

3 Muros 2 Q1 C1- Q1 C3- Q1 C5- Q1

4 Q2 C2- Q2 C4- Q2

5 Techumbre 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5

6 Terminacione

s

1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5

16 Programación Rítmica

Los tiempos de acuerdo a las fórmulas son los siguientes: t1=A*R=6*1= 6

Tt=t1+R(N-1)=6+1(5-1)=10

8.2. Cálculo en Ms-Project de la Programación Rítmica

Veamos ahora como realizar esta programación rítmica en el Ms-Project. Para

Project 2003 y 2007 del menú Insertar seleccionar Tarea repetitiva, en Ms-Project 2010

de la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a

continuación, haga clic en Tarea periódica.

Antes de hacer este ejercicio verifiquen de tener bien configurado lo relacionado

con el horario de trabajo, en Herramientas opción Opciones (9 horas diarias) y en

Herramientas opción Configurar calendario laboral e ingresar las fechas de inicio,

colación y término de la jornada laboral para la semana de trabajo (8:00-13:00 y 14:00-

18:00), yo asumo que esto está claro y ya solucionado, más aun si han pasado el Calendario

del proyecto estrella a su nuevo proyecto o al Global.MPT, pero si no es así, no está mal

recordar esto, que es uno de los grandes problemas iniciales y muy fácil de corregir.

Dar fecha de inicio del proyecto el 19/03/2012.

194 Información de tarea repetitiva, para actividad Trazado, 1er Paso.

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En el Nombre de tarea: ingresar el nombre de la tarea repetitiva, como sugerencia

indicar las casas que se harán en esta actividad, para Trazado, escribir por ejemplo

“Trazado Q1 Casas1-5”.

En Duración: se ingresa la duración de la actividad en unidades de tiempo, para el

caso de trazado la duración es 0,5d.

El Patrón de repetición es cada cuanto se repite la actividad para este cado Trazado

se repite cada 1 día laborable.

El Intervalo de repetición indica cuando empieza la actividad (Comienzo:) y cada

cuantas veces se repetirá (Terminar después de:) esto está relacionado con las cuadrillas y

la cantidad de casas en las que trabajará, en este caso la cuadrilla 1 (Q1) realizará 5 casas,

también en vez de indicar las repeticiones podemos indicar la fecha de término en

(Terminar el:), yo personalmente prefiero indicar las repeticiones en vez de fecha de

término. Para esta actividad consideraré fecha de inicio 19/03/2012 y que la actividad

terminará después de 5 veces. (Ver Figura 194). Luego presionar Aceptar.

Como sugerencia seguir los siguientes pasos para realizar una programación rítmica

en Ms-Project.

1ro Ingresar los datos, nombre, repeticiones en la vista Información de la tarea

repetitiva. (Ver Figura 194).

2do Desplegar las actividades repetitivas y editar sus nombres para cada actividad,

casa y cuadrilla (Ver Figura 195).

3ro Unir las actividades repetitivas, seleccionándolas todas y presionado el botón

Vincular tareas (Ver Figura 196).

195 Edición de nombres de tareas repetitivas, 2do paso-

196 Vincular tareas repetitivas, 3er Paso

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Luego cerrar la tarea principal y posicionarse en la segunda línea y nuevamente

seleccionar Tarea repetitiva del menú Insertar.

La segunda actividad es Excavaciones, la cuadrilla 1 (Q1) realizará las 5 casas,

entonces el nombre que ingresaremos será “Excavación Q1 Casa1-5”, la duración es un

día, el Patrón de repetición es un día laborable, pondré la fecha de inicio igual a la fecha de

comienzo del proyecto, y luego uniré las actividades para determinar el comienzo de la

segunda actividad con respecto a la primera, esta actividad se repetirá 5 veces. (Ver Figura

197).

197 Información de tarea repetitiva, para Excavación

Realizar los pasos 2 (edición de nombres de actividades) y 3 (enlaces de

actividades) para Excavación, luego de esto se realiza el siguiente paso para las

programación rítmica.

4to Unir las actividades de la actividad a la siguiente, para esto abrir ambas

actividades principales y de la primera actividad de trazado “Trazado Q1 Casa 1” vincular a

la primera actividad de Excavación “Excavación Q1 Casa 1”. Para este caso en particular

como hay un tiempo muerto de 0,5 días de las actividades de trazado, al hacer la unión

entre las primeras actividades se pierde este tiempo muerto (y el ritmo) por lo que hay de

dar un desfase entre actividades, dando doble clic en la línea ingresar el desfase de 0,5d.

(Ver Figura 198).

198 Ingreso de desfase (Tiempo Muerto)

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La siguiente actividad “Muros” tiene dos cuadrillas para su ejecución (Q1 y Q2) por

lo tanto son dos actividades, “Muros Q1–Casa 1,3,5” y “Muros Q2-Casa 2,4” y deben ser

creadas como dos cuadrillas.

Para la actividad “Muros Q1–Casa 1,3,5” sigamos los mismos pasos vistos

anteriormente en el cual el primero ingresar lo siguiente: Duración 2d, el Patrón de

repetición cada 2 días laborales, el comienzo igual a la fecha de inicio del proyecto y se

repetirá 3 veces (esta cuadrilla trabajará en 3 casas). (Ver Figura 199).

199 Información de tarea repetitiva para actividad Muros Q1

Realicen los dos pasos siguientes (2do y 3er paso) y que son editar nombres y

vincular las tareas, que se deben realizar tal como vimos anteriormente.

El cuarto paso implica abrir la actividad “Excavación Q1 Casa1-5” y vincular las

primeras actividades (“Excavación Q1 Casa 1” y “Muros Q1–Casa 1”) para este caso no

hay que considerar desfases pues las actividades precedentes no tienen tiempos muertos

asociados.

Luego de esto crear la Actividad de Muros para la cuadrilla 2, “Muros Q2-Casa 2,4”,

de la misma manera que vimos anteriormente, no olviden que esta cuadrilla solo trabaja en

2 casas por lo tanto se debe ingresar

Para el cuarto paso deben cuidar en unir las actividades que corresponden, para este

caso se deben vincular desde “Excavación Q1 Casa 2” a la actividad “Muros Q2-Casa 2”, si

se fijan todo sigue un orden lógico, siempre se unen entre las mismas casas, excavación

casa 2, a muros casa 2.

Y en general cuando son dos cuadrillas para una actividad, la cuadrilla impar trabaja

en casas impares, y la cuadrilla par trabajará por lo tanto en casas pares, si siguen esta

simple regla podrán simplificar también la confección de la programación rítmica, que

realmente no es una metodología complicada pero si requiere de seguir ciertos pasos y

rigurosidad en estos, en el ejemplo solo programamos cinco casas, lo normal de construir

son muchas más y entonces requerirá mucho más cuidado.

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Para las siguientes actividades seguir los mismos pasos descritos anteriormente,

recuerden cerrar la última actividad principal para crear la siguiente, no olviden también

seguir los pasos descritos anteriormente (cuatro pasos para programación rítmica).

Para que se despliegue la duración total del proyecto del menú Herramientas

seleccionar la opción Opciones y en Vista seleccionar ,

en la Escala temporal para el Nivel inferior seleccionar ,

la programación rítmica terminada se puede ver en la Figura 200.

200 Programación rítmica 5 viviendas

Para esta programación pueden ustedes realizar todo lo aprendido, es decir análisis

de costos, presupuestos (actual, previsto, real), realizar control, tablas de control, estados de

pago, es decir se puede tratar como cualquier otro sistema de programación como Gantt,

CPM y PERT, de la misma manera podemos usar el Organizador para pasar todas las tablas

a este proyecto, o si han pasado todo al Global.MPT todo estará siempre disponible para

todos los proyectos nuevos.

La programación rítmica por defecto es crítica en todas las actividades, pues

cualquier atraso en una de ella produce atrasos en cadena en las siguientes actividades.

Yo solo vinculé las primeras actividades de cada actividad resumen, lo correcto

sería unirlas todas, también se puede hacer esta vinculación a medida que avanza el

proyecto.

Para el caso de edificios les comenté que solo es aplicable a terminaciones de pisos

iguales, por ejemplo al terminar pisos de baño del 1er piso, pasar al del 2do, entonces las

casas podrían equivaler a los pisos, la manera de construir la programación rítmica es

exactamente igual a la vista anteriormente.

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9. Análisis de datos en Excel, creación de Curvas S (Project 2003-2007)

Una buena herramienta para comparar los estados del proyecto es la curva S (curvas de

control), de avance acumulado, de costo acumulado, para los estados Actual, Estimado y

Real.

Todas las tareas contribuyen con su costo (actual, estimado o real) a su costo

acumulado, en la figura 188 muestro un gráfico de ejemplo que fue generado por la opción

Informes visuales de Project 2007.

201 Ejemplo Curva S Actual para el proyecto

Para la figura, el costo acumulado se le llama “Curva S” porque es similar a una

letra S, Se observa un crecimiento lento al inicio del proyecto, un crecimiento exponencial

en las fases intermedias, y una nueva ralentización hacia el final cuando ya estamos

próximos a agotar todo el presupuesto, esta curva es característica no solo en los costos, de

manera similar se comporta en el avance de la obra, lento al inicio, exponencial en obra

gruesa y lento nuevamente en terminaciones.

Bueno tenía decidido, o casi decidido, no hablar de los informes visuales de Project

2007 y 2010 pero ya me convencí a mi mismo de que si los mostraré, siguen sin gustarme

mucho, prefiero el antiguo y querido Análisis de datos en Excel, pero pensándolo bien, este

manual en primera instancia no es para mí sino para ustedes los planificadores que usan y

usaran Project y que quieren aprender lo más posible de este sistema y como aplicarlos en

vuestras obras de construcción, bueno pero para los informes visuales tendrán que esperar

el próximo capítulo.

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5

Semana 8 Semana 9 Semana 10

T1

2012C

ost

o a

cum

ula

do

Co

sto

Curva S Actual

Costo Costo acumulado

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Aunque parezca muy repetitivo y “casi” innecesario según algunos, quiero volver a

decir lo mismo, Para poder hacer el seguimiento del proyecto debe controlarse, para poder

controlarlo debe estar guardada una línea de base (o establecida en Ms-Project 2007-2010).

Pero volvamos a lo importante en este punto, crear Curva S en Ms-Project no es tan

directo como presionar un botón (ojalá fuera así), en Project 2007 y 2010 con los informes

visuales se puede logar una curva S de costo actual acumulado y trabajo actual acumulado

relativamente fácil, lo complicado es logar en un gráfico las tres curvas (o por lo menos

dos) para poder compararlas (Actual, Real y Prevista).

En Ms-Project 2003 hay una muy buena herramienta (complemento) que nos

permite realizar gráficos mediante Excel, bueno la verdad esta herramienta no nos gráfica

directamente pero si nos permite pasar muchos datos desde Project a Excel y bueno desde

este programa hacer lo que necesitemos, para este caso curvas de control.

Inicialmente los complementos no están instalados, por lo menos los que

necesitaremos (o el que necesitamos para nuestro objetivo), pero ¿Que es un

complemento?, bueno es un “pequeño programa” de modelo de objetos componentes

(COM) que permite realizar operaciones en base a pasos preestablecidos en este.

Inicialmente no todos los complementos están instalados, los pasos para hacerlo es lo que

veremos ahora.

9.1. Instalación de Complementos en Ms-Project 2003

En el menú Ver seleccionar Barra de herramientas y luego Personalizar, y del

listado Categorías elegir Todos los comandos y del listado Comandos seleccionar

ComAddInsDialog y arrástralo a la barra de herramientas y luego cerrar la vista

Personalizar. (Ver Figura 202)

202 Insertar complementos COM

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Luego de cerrar la vista personalizar seleccionar este botón (Complementos COM)

de la barra de herramientas con los que se despliega el listado de complementos disponibles

para Ms-Project 2003. (Ver Figura 203).

203 Complementos COM para Ms-Project 2003

Para que estén activos realizar lo siguiente, primero desactivarlos

(si quieren desactiven solo la opción que usaremos o

también pueden realizar lo mismo con todos los complementos disponibles), luego Cerrar

la ventana Complementos COM. Luego abrirla nuevamente y ahora activar

o todos los que antes habíamos desactivado y volvemos a

cerrar la ventana de complementos.

En la opción Barra de herramientas (menú Ver, Barra de herramientas) está la

opción Análisis, activarla y esta nos desplegará la barra de herramientas con los

complementos activados, mover esta barra a una ubicación más definitiva en la cinta de

herramientas. (Ver Figura 204)

204 Barra de herramientas Complementos COM para Project 2003

9.2. Instalación de Complementos en Ms-Project 2007

Ms-Project 2003 tiene varios complementos útiles como Análisis PERT y Análisis

de daros de escala temporal de Excel, el segundo de este y que veremos más adelante no

está para Project 2007, fue eliminado, pero en este capítulo veremos cómo podemos hacer

para instalarlo. En estricto rigor los señores creadores de Project 2007 dicen que está

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herramienta fue reemplazada por los Informes visuales, lo que a mí no me parece tan así,

situación que analizaré más adelante.

Si buscan en la ayuda de Ms-Project 2007, este desplegará el siguiente mensaje o

texto:

“El Asistente para análisis de datos de escala temporal en Excel complemento COM (Modelo de objetos componentes) no se incluye en Microsoft Office Project 2007. En su lugar, use los informes visuales para analizar los datos del proyecto mediante el uso de los informes de los gráficos dinámicos de Microsoft Office Excel.”

Si tienen solo el Project 2007 entonces no podrán tener este complemento, lo siento

mucho, no es mi culpa , es del señor Gate (supongo que fue él, como es el jefe), pero no

todo está perdido si además de tener el Project 2007 también tienen el 2003 están salvados

podemos “sacar” los complementos del 2003 y pasarlos al 2007, en caso contrario pues no

les quedará otra que usar los Informes visuales.

Los complementos que están disponibles en Ms-Project 2007 son los de la figura

205, con los pasos que veremos más adelante podremos obtener además los de Project 2003

y obviamente el que nos interesa “Análisis de datos de escala temporal de Excel”.

205 Complementos COM para Project 2007

Yo asumiré para este paso que ustedes tienen ambas versiones, entonces los pasos

para obtener estos complementos en Project 2007 son los siguientes:

Primero instalar Ms-Project 2003, luego instalar Ms-Project 2007 y cuando nos

alerte que existe una versión anterior y nos pregunte si deseamos actualizar, o dejarla sin

tocarla pues optemos por dejarla “tranquila” (por ahora ), esto hará que tengamos ambas

versiones instaladas.

Luego instalar los complementos en Ms-Project 2003 tal como vimos en el punto

9.1. cerrar Project 2003 y cargar Ms-Project 2007.

En Project 2007 realizar los mismos pasos para instalar los complementos vistos en

el punto 9.1. (desactivar y activar los complementos), ahora Project 2007 leerá todos los

complementos de la versión 2003 y los tendrá disponibles (Ver Figura 206), realizar el

mismo procedimiento desactivarlos, cerrar la ventana Complementos COM y luego abrir

nuevamente esta ventana y volver a activarlos, volver a cerrarla.

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206 Complementos COM Project 2007 obtenidos de Project 2003

En la opción Barra de herramientas seleccionar ahora la opción Análisis en donde

estarán los complementos activados y nuestro muy apreciado Análisis de datos de escala

temporal en Excel. (Ver Figura 207)

207 Barra de Herramientas Análisis con complementos COM

Esta opción nos activa la barra de herramientas de complementos, con los nuevos

complementos extraídos de Project 2003, arrastrarla hasta la cinta de herramientas (Ver

Figura 208), para poder utilizar el Análisis de datos de escala temporal para generar las

curvas S.

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208 Nueva barra de herramientas Complementos COM para Project 2007

9.3. Análisis de datos de escala temporal de Excel

Los pasos para usar el complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel,

son iguales para Ms-Project 2003 y Ms-Project 2007, por lo tanto no haré diferencia entre

ambos software pues el resultado es el mismo, el archivo resultante para Excel se llamará

igual, pero no olviden que para Project 2007 tenemos este complemento solo porque lo

hemos “sacado” del Project 2003, de la misma manera quiero aclarar que estos pasos para

extraer este complemento no funcionan si pretendemos hacer lo mismo para Project 2010,

no es posible pasar estos complementos del 2003 al 2010, ni PERT, ni el Análisis de datos

de escala temporal, en internet encontré una rutina para poder hacer que Ms-Project calcule

PERT, es muy probable que la incluye en algún anexo del manual.

El procedimiento de uso de este complemento lo realizaremos en Ms-Project 2007,

para esto carguen el Proyecto estrella (o clase6-control), pues este tiene el primer control

ya informado, luego de esto activen el Botón Analizar datos de escapa temporal en Excel

que nos despliega la siguiente figura.

209 Asistente para análisis de datos de escala temporal –Paso 1 de 5

Seleccionen Proyecto completo y luego presionen el botón Siguiente, el paso 2 nos

muestra las áreas de Campos disponibles y Exportar los campos, en esta última área

debemos Agregar todos los campos que queremos “pasar” a Excel. (Ver Figura 210).

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En este capítulo mostraré paso a paso lo que deberíamos hacer para poder graficar

en Excel las Curvas S de Trabajo (actual, real y previsto), Costos (actual, real, previsto) y

Avance del proyecto, mostraré los datos que nos entrega este complemento y que datos nos

faltan y los pasos en Excel para obtenerlos y/o generar las fórmulas, luego de estos

exhaustivos pasos les mostraré la macro que hace todo esto automáticamente, pero eso es

de otro capítulo.

Entonces los datos a graficar son los siguientes:

No Dato Proyecto Campo Ms-Project

1 Trabajo Actual Trabajo

2 Trabajo Real Trabajo Real

3 Trabajo Previsto Trabajo Previsto

4 Costo Actual Costo

5 Costo Real Costo Real

6 Costo Previsto Costo Previsto

7 Avance Físico Real Porcentaje completado

8 Avance Físico Real Acumulado Porcentaje completado acumulado

9 Avance Físico Previsto PVC

10 Avance Físico Previsto Acumulado PVP Tabla 17 Datos para Excel

Ms-Project no calcula el Avance Físico previsto, entonces tendremos que calcularlo,

utilizaremos un campo cualquiera de los disponibles (obviamente debe ser un campo

desocupado), yo utilizaré el campo PVC, de la misma manera si no calcula el previsto

tampoco calculará el valor acumulado por lo tanto utilizaré PVP para obtenerlo en Excel.

Pasar los campos al área Exportar campos en el orden establecido (Ver Figura 211).

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Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,

(Ver Figura 212) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos pasar los datos a

Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la

fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la

fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran

entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el

tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel

(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del

proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)

la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para

nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.


En el paso 4, pregunta ¿Desea representar los datos de escala temporal en gráficos

de Excel?, responder esto es que tenemos más de dos unidades en nuestros datos y

no queremos que Excel grafique automaticamente, si seleccionamos Si nos aparecerá un

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aviso indicando lo anterior, presionar Siguiente, para en el último paso pasar los datos

presionando el botón Exportar datos (Ver Figura 213).


Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel

llamada TimeData.txt (Ver Figura 214), la renombraré como TimeData-Graficos.xls.

214 Planilla TimeData

Recuerden que los datos del proyecto que necesitamos para graficar no estaban

todos en los campos de Ms-Project, campos que pasamos a Excel, entonces debemos

mediante fórmulas y pasos más o menos engorrosos arreglarlos para luego de esto poder

graficar las curvas S.

Como primer paso cambiemos los nombres de los campos de Ms-Project por los de

los datos del proyecto de acuerdo a la tabla 17, esto se puede realizar en Project con la

opción de Buscar y Reemplazar, presionar el botón Reemplazar todos. (Ver Figura 215).

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215 Primer paso de arreglo de datos en Excel

Como segundo paso, debemos crear algunas fórmulas que nos faltan antes de

graficar, Ms-Project generó algunos totales de columnas, pero no de las filas, entonces las

debemos crear nosotros.

Para nuestro proyecto el total de las filas o de los datos de proyecto lo debemos

generar en la columna S, la formula es =SUMA(C4:R4) esta se arrastra hasta la última fila

de la planilla y copiamos el formato de la columna R. (Ver Figura 216).

216 Segundo paso, generación de Total de Filas

Creemos ahora la fórmula para Avance Físico Previsto, esto se obtiene con el

Trabajo previsto para el periodo dividido por el total de trabajo para la partida, es decir para

el primer día la fórmula es =C5/S5, si S5 es igual a cero (como en este caso el resultado

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será error , por lo tanto incorporaré la fórmula de Si condicional, entonces la

fórmula queda de la siguiente manera =SI(S5>0;C5/S5;0), esta la debemos “arrastrar por la

fila correspondiente pero para evitar errores debemos fijar la columna S en la fórmula,

entonces la fórmula final es =SI($S5>0;C5/$S5;0). (Ver Figura 204).

217 Creación de fórmula de Avance Físico Previsto

El Avance Físico Previsto Acumulado es más fácil del calcular pues es

simplemente acumular los datos del Avance Físico previsto, es igual a la celda superior más

la celda anterior (Ver Figura 218), luego arrastrar esta fórmula hasta la columna R.

218 Calculo de Avance Físico Previsto Acumulado

Tenemos ya las fórmulas para Avance Físico Previsto y para Avance Físico

Previsto Acumulado pero solo para las dos primeras filas, para copiar en el resto de las

filas de las restantes actividades podemos realizar un filtro de Excel, primero filtremos

Avance Físico Previsto. (Ver Figura 219)

219 Filtro para Avance Físico Previsto

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Seleccionar toda la primera fila, donde tenemos la formula que hemos creado y esta

arrastrarla hasta la última fila. Quitar el filtro de Avance Físico Previsto y filtrar ahora

Avance Físico Previsto Acumulado y seleccionar la fila donde están las fórmulas y

copiarlas hasta el final de la planilla. Luego de esto quitar la orden de filtro para la planilla.

Ms-Project no incorporó las fórmulas del Total de las partidas para los avances

físico real y acumulado (Ver Figura 220), pero el valor de Avance Físico Real lo podemos

calcular en base al Trabajo Real, por lo tanto el Avance real es igual al Trabajo real divido

por el total de trabajo a realizar, y este es el Total Trabajo Actual (columna S), pues este

tiene el trabajo que debemos realizar con las variaciones reales incluidas. (Ver Figura 208).

220 Campo Avance Físico Real sin fórmula

221 Fórmula para Campo Costo Real

El Avance Físico Real Acumulado es el acumulado del parcial y la fórmula es la

celda superior más la anterior, tal como se vio anteriormente. (Ver Figura 218).

Para el caso de Avance Físico Previsto y Acumulado procedamos de la misma

manera que para los Avances reales, pero el divisor para este es el total previsto (columna

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S), pues este valor no varía y es el que hemos comprometido con nuestro mandante. (Ver

Figura 222)

222 Fórmula de cálculo de Avance Físico previsto

Una vez calculados estos totales parciales debemos calcular los Totales acumulados

que son los valores que debemos graficar (recuerden la Curvas S se grafican del valor

absoluto). De manera similar he calculado incidencias del Avance Físico Incidencia

(Real/Previsto) Acumulado y Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado.

Las fórmulas de cálculo de los valores acumulados ya las saben, y asumo también

sabrán como generar estas líneas para la planilla TimeData-Graficos.xls

Acumulados Trabajo Actual Acumulado

Trabajo Previsto Acumulado

Trabajo Real Acumulado

Costo Actual Acumulado

Costo Previsto Acumulado

Costo Real Acumulado

Avance Físico Actual Acumulado

Avance Físico Previsto Acumulado

Avance Físico Real Acumulado

Avance Físico Incidencia (Real/Previsto) Acumulado

Avance Costo Actual Acumulado

Avance Costo Previsto Acumulado

Avance Costo Real Acumulado

Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado Tabla 18 Campos Acumulados para Graficar

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En la planilla es posible mejorar todo lo que ustedes requieran, pintar las celdas, las

filas, líneas, etcétera, la imaginación para esto (y la necesidad) será de vuestra

responsabilidad, (Ver Figura 223).

223 Planilla de ejemplo para generar Curvas S

Para graficar basta seleccionar los datos (filas) y graficar, les sugiero generar los

gráficos en hojas independientes de acuerdo al tipo, por ejemplo yo solo graficaré trabajo,

selecciono entonces las tres filas de trabajo y elegiré gráfico de líneas.

224 Curvas S de Avance Físico.

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De la misma manera y en hojas separadas graficar los costos, avance de costos y

todos los gráficos que según ustedes puedan ser útiles con los datos que tenemos en la

planilla Excel.

Hay que tener claro que cada avance (control) que se ingrese al Ms-Project

producirá diferencias en las curvas Actuales y Reales, entonces cada vez que se requieran

nuevos gráficos se debe utilizar la herramienta Análisis de datos de escala temporal de

Excel, les sugiero mantener la primera planilla como matriz, y copiar en esta los nuevos

datos (sin borrar las filas de totales pues estas tienen formulas que recalcularán los datos)

generados en la TimeData, como la matriz ya tiene las fórmulas de totales y los gráficos,

solo tendremos que generar las fórmulas de las filas parciales y todo se reactualizará.

Bueno supongo ¿están pensando lo que creo que están pensando?, ¡igual es bastante

trabajo hacer esto!, aunque un planificador no debería tener problema con los gráficos y el

cálculo de los datos, tengo que coincidir con ustedes que si es un trabajo que “ojala no

hiciéramos” o como una vez dije el control cuesta, tiempo y dinero, la idea es siempre

“gastar menos”, en este caso menos tiempo, entonces en el siguiente paso les enseñaré a

como no hacer todos los pasos anteriores y usar una macro para que esta realice todo por

nosotros.

9.4. Uso de Macro automática para Generar Curvas S

Como les decía, los pasos anteriores los hace una macro automática, bueno porque

no empecé por mostrar la macro y no perder tiempo en el punto anterior, la respuesta es

simple, prefiero enseñarles los criterios con los cuales se creó la macro y las necesidades

que la crearon, las necesidades son una gran oportunidad de superación y para crear.

La macro fue producto de una investigación de Tesis de Grado para optar al Grado

de Licenciado en Ciencias de la Construcción de la Universidad del Bío-Bío, esta

investigación de la cual fui profesor guía dio como resultado esta macro, mi alumno de ese

entonces Giovanni Aravena, hoy titulado y trabajando. Como docente siempre busco

alumnos y/o alumnas que den más pasos hacia delante de lo acostumbrado, de lo normal,

todos mis alumnos y alumnas me hacen sentir orgullos, pero algunos como Giovanni, me

hacen sentir aun más orgullo de la labor tan gratificante de ser Docente Universitario.

Bueno la macro que usaremos ahora fue una de las primeras que creó Giovanni,

luego creó otras más completas y con más “adornos”, y que abocaban otros temas como

presupuesto, esta macro la MacroGio nos facilitará enormemente el trabajo y los pasos

para usarla son los siguientes.

Activar el botón Análisis de datos de escala temporal de Excel y pasemos los

mismos campos que para el punto 9.3 de acuerdo a la tabla 16, los pasos (1 al 5) son

exactamente los mimos vistos anteriormente.

Para que ustedes no regresen en el manual a revisar los pasos anteriores y si solo

quieren generar las Curvas S en base a esta macro, me tomaré la libertad de repetirlos paso

a paso hasta generar la planilla TimeData en Excel.

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Los datos del proyecto y los campos de Ms-Project son los siguientes:

No Dato Proyecto Campo Ms-Project









9 Avance Físico Previsto PVC

10 Avance Físico Previsto Acumulado PVP Tabla 19 Datos para generar la planilla TimeData en Excel

Ms-Project no calcula el Avance Físico previsto, entonces tendremos que calcularlo,

utilizaremos un campo cualquiera de los disponibles (obviamente debe ser un campo

desocupado), yo utilizaré el campo PVC, de la misma manera si no calcula el previsto

tampoco calculará el valor acumulado por lo tanto utilizaré PVP para obtenerlo en Excel.

Pasar los campos al área Exportar campos en el orden establecido (Ver Figura 225).


Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,

(Ver Figura 226) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos traspasar los datos a

Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la

fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la

fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran

entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el

tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel

(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del

proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)

la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para

nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.

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En el paso 4, pregunta ¿Desea representar los datos de escala temporal en gráficos

de Excel?, responder esto es que tenemos ms de dos unidades en nuestros datos y no

queremos que Excel grafique automaticamente, si seleccionamos Si nos paracerá un aviso

indicando lo anterior, presionar Siguiente, para en el último paso Exportar los datos

presionando el botón Exportar datos (Ver Figura 227).


Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel

llamada TimeData.txt, la renombraré como TimeData.xls.

Luego de esto cargar la macro MacroGio, para que esta funcione deben estar

activada la opción que permite habilitarlas.

Les sugiero si no confían en esta u otra macro no habilitar este centro de confianza,

por lo menos yo doy fe que esta macro solo hace los pasos automáticos para generar las

Curvas S y nada “oscuro”, de todas maneras es buena opción solo habilitar las macros para

probarla y luego desactivar esta opción.

Los pasos para realizar esta operación en Excel 2007 son los siguientes, del Botón

de Office seleccionar y de Opciones de Excel seleccionar

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y luego y activar habilitación de

las macros ,

(Ver Figura 228).

228 Habilitación de macros para Excel 2007

Luego de estos pasos, cargar la macro MacroGio, volver a la hoja TimeData y

activar la macro (desde esta hoja) en el menú Vista del botón Macro seleccionar Ver

macros, buscar en el listado SUPERMACRO, y ejecutarla. (Ver Figura 229).

229 Activación SUPERMACRO

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Luego de unos segundos la macro debería generar todos los pasos vistos en el punto

9.3, crear las fórmulas, ordenar los datos, pintar celdas, filas y uno que otro maquillaje, y lo

mejor genera hojas con las Curvas S para Trabajo, Costos, Avance Físico, Avance de

Costos además de los datos de TimeData que fue renombrada a Datos de escala temporal.

(Ver Figura 230), yo renombraré esta nueva planilla como TimeData-Macro.xls.

230 Hoja de Excel y Curvas S generada por la macro MacroGio

Los gráficos creados los veremos en la hoja siguiente, recuerden es una macro

inicial, que si hace mucho más fácil la labor está más que claro, también se puede mejorar,

y de hecho como les comenté anteriormente fue mejorada para realizar otras labores

además, con un menú en base a botones y demás, pero eso pertenece al autor y a la

Universidad bueno en parte al profesor guía igual , pero yo asumo que muchos de ustedes

saben programar en macro, y que dominan en menor o mayor grado Visual Basic y que

vuestro espíritu investigativo y de superación les hará crear más macros con muchas otras

opciones.

Recuerden también que la opción Análisis de datos de escala temporal para Excel es

un complemento para Ms-Project 2003, que yo les enseñé como poder “sacar” este

complemento para poder usarlo en Ms-Project 2007, pero que esto no es posible de hacer

para Ms-Project 2010, por lo tanto si ustedes solo tienen la versión 2010 solo podrán usar

los informes visuales, que según algunos reemplaza a la opción de Análisis de datos, pero

según yo, los informes visuales son buenos pero no se puede lograr lo que hemos hecho acá

con la macro, a menos que programen obviamente y así programando en Visual Basic y

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macros se le abrirá un nuevo horizontes donde los límites los pondrán ustedes y bueno este

escaso recurso, el tiempo, de todas maneras veré en un próximo capítulo como hacer curvas

de control (curvas S) para Project 2010.

231 Curvas S para Trabajo

232 Curvas S para Costo

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233 Curva S para Avance Físico

234 Curvas S para Avance de Costos

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10. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010)

Si tienen Project 2003 y 2007 puede con los pasos anteriores generar Curvas S, paso a

paso o con la macro MacroGio, o también pueden usar los Informes visuales de Project

2007, pero si solo tienen la versión 2010, no les quedará otra que usar esta opción, por lo

tanto como el manual lo llamé Ms-Project 2003-2007-2010 creo necesario o me veo

obligado a escribir un capítulo para que puedan usar esta opción.

Abran el archivo clase6-control y activen los informes visuales, en Project 2007

menú Informe opción Informes visuales, en Project 2010 del menú Proyecto presionar el

botón Informes visuales. (Ver Figura 235)

235 Informes Visuales (Ms-Project 2007-2010)

Los pasos a seguir son los mismos para Project 2007 y 2010 así que no haré

diferencia en estos, yo sin embargo generaré los informes en Project 2007.

Hay bastantes informes disponibles para ser generados en Microsoft Excel y/o Visio,

yo mostraré los (o el más) importante, asumo, como siempre, que ustedes investigaran los

otros.

Se pueden crear nuevas plantillas para graficar en el botón Plantilla nueva, se

pueden editar los existentes en el botón Editar plantilla y se puede Administrar plantillas

existentes en el botón respectivo.

En general los gráficos son del tipo Actividades versus Tiempo (el tiempo genera

las columnas y las actividades las líneas), se elige en

como la función

principal de esto es generar Curvas S, entonces me abocaré a ello, para esto seleccionen la

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Opción Uso de tareas. De Uso de tareas seleccionen el informe Flujo de caja y seleccionen

Días para el Nivel de datos de uso, luego presionen en botón Editar plantilla

(presionaremos editar solo para aprender el funcionamiento, pero podríamos haber ido

antes directamente al gráfico). (Ver Figura 236)

236 Edición de Plantilla Flujo de caja (para Curva S)

Por esta opción de Selector de campos, es que muchos dicen que los informes

visuales reemplazan al complemento Análisis de datos de escala temporal para Excel,

bueno en parte tienen razón se parece mucho y básicamente hace muchos pasos similar y

gráfica directamente, pero a mí no me gusta tanto comparativamente hablando digo. Quizás

algún día pueda sacarle el provecho quizás programando macros y en visual, pero por ahora

lo uso tal cual.

Primero seleccionen el gráfico sin hacer ningún cambio en los campos, ni más ni

menos campos, presionemos el botón Cancelar y en Crear informes activemos Microsoft

Excel y desactivemos Visio en Mostar plantilla de informes creada en:

luego presionen el botón Ver.

Luego de esto generará el gráfico y una tabla dinámica en Excel, el gráfico inicial

que nos ha mostrado es bastante “feo” y no nos muestra ni mejora los informes anteriores,

pero si tocan con el puntero del mouse el gráfico podrán ver al lado derecho de este el

listado de campos y los campos que están seleccionados y que generan el gráfico

propiamente tal.

Para poder cambiar el periodo o rango de grafico seleccionemos la hoja Uso de

tareas, (Ver Figura 237).

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237 Gráfico inicial Flujo de caja para Curva S

Al seleccionar la Hoja Uso de tareas, nos muestra la tabla de la figura 238, además

de la lista de campos de tabla dinámica a la derecha de esta.

Esta tabla inicialmente nos muestra solo el trimestre T1 , al abrir este periodo

nos mostrará las semanas y abriendo estas nos mostrará los días (Ver Figura 238).

238 Selección del periodo a graficar.

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Luego de seleccionado el periodo a días seleccionar ahora la hoja Gráfico1,

239 Curva S para Costo Actual Acumulado

Al lado izquierdo del gráfico se seleccionan o deseleccionan los campos a graficar,

probemos ahora con Trabajo actual (Trabajo) y Trabajo Actual Acumulado (Trabajo

acumulado), deseleccionar los campos de costos y activar los de trabajo (Ver Figura 240).

240 Gráfico para Trabajo actual y acumulado

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Para cambiar el tipo de gráfico botón de la derecha en el gráfico a cambiar, en este

caso el Trabajo acumulado y del menú desplegable elegir la opción

de este seleccionar Tipo de líneas y presionar el botón

Aceptar. (Ver Figuras 241 y 242).

241 Selección de tipo de gráfico

242 Curva S para Trabajo Actual Acumulado

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Generar curvas S de Costo Actual y de Trabajo Actual es bastante fácil (pues están

los datos acumulados), pero para poder generar todas las curvas de Costo para poder

comparar por ejemplo Costo Actual, Real y Previsto todos en un solo gráfico (tal como se

vio en la macro), esto no será tan fácil, es decir mediante “solo” Informes visuales no es

posible. De la misma manera no es posible generar las tres curvas de trabajo (Actual, Real,

Previsto) en un solo gráfico por medio de estos Informes visuales.

Ms-Project genera la mayoría de los campos necesarios para poder crear a partir de

estos los otros campos que necesitamos para graficar, los campos acumulados son más

fáciles de crear en Excel.

En la tabla 20 he generado un listado de los campos del proyecto que necesitamos

para poder graficar las Curvas S y los datos que podemos obtener directamente de Ms-

Project, los datos en color rojo no están disponibles directamente por lo tanto se deben crear

en Excel.

No Dato de Proyecto Campo Ms-Project


Trabajo Actual Acumulado Trabajo acumulado


Trabajo Real Acumulado


Trabajo Previsto Acumulado


Costo Actual Acumulado Costo acumulado


Costo Real Acumulado


Costo Previsto Acumulado



9 Avance Físico Previsto

10 Avance Físico Previsto Acumulado Tabla 20 Tabla con campos para graficar Curvas S

Si pasamos los campos de Ms-Project y utilizamos otros campos en reemplazo de

los que no están disponibles, al pasar estos campos en la tabla dinámica generada en Excel

no tendremos disponibles todos los campos que hemos solicitado y tampoco podremos

ingresar fórmulas nuevas (el el área de la tabla dinámica) entonces no nos quedará más

opción que desplegar todos los campos, seleccionarlos y copiarlos en un área distinta al

área ocupada por la tabla dinámica y crear en ese nuevo sector las columnas y fórmulas

nuevas y luego de esto graficar las Curvas S.

Una labor de “enanos” lo sé, pero no sé si habrá otra posibilidad, no soy experto en

tablas dinámicas, si ustedes usan Project 2003 y 2007 les sugiero usar la macro MacroGio,

si usan Ms-Project 2010 bueno aprender Visual Basic, macros, investigar…. Los informes

Visuales tiene varias funciones más y/o crear una macro exclusivamente para esta versión

que realice las curvas S, lamentablemente yo no la tengo…. Por ahora.

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10.1. Creación de Curvas S para Ms-Project 2010

No quiero dejar el manual sin creación de curvas de control para Ms-Project 2010

que es una herramienta tan útil para todos los planificadores de proyectos de la

construcción.

Dije al inicio del manual que yo prefiero usar Project 2007 luego de “quitarle” los

complementos al Project 2003 esto principalmente por la herramienta de Análisis de datos

de escala temporal para Excel, pero no podía dejar a Ms-Project 2010 como “el malo de la

Película” y la verdad no lo es, entonces en este capítulo quiero enmendarme y enmendar

algo a esta versión explicando los pasos para crear curvas de control o curvas S en Excel

con los datos de Project.

Los pasos los seguiré para Ms-Project 2010 pero son válidos también para las dos

versiones anteriores, vistas en este manual (2003 y 2007), considero para Project 2010 ya

que en este no se puede usar ni el complemento antes comentado ni la macro automática

detallada en los capítulos anteriores..

Utilicemos para este ejemplo el “proyecto estrella” o la “clase6-control”, y

seleccionemos la vista Uso de tareas, recuerden que esta vista se divide en dos secciones

que arbitrariamente yo denominé Área 1 a la sección de tablas y Área 2 a la sección de los

datos de uso o detalles. En el Área 1 creamos una tabla nueva con campos personalizados,

pero para la generación de las curvas de control (Curvas S) no es relevante que tabla

tengamos activa en esta sección, pues “pasaremos” a Excel datos desde el área de detalles.

Para este ejemplo no pasaré ningún campo acumulado, como Trabajo acumulado,

Costo acumulado, y Porcentaje completado acumulado, pues estos los generaremos

directamente en Excel.

De manera similar pasaré a Excel los campos para poder graficar los tres estados del

proyectos, estados que detallé anteriormente y que quiero recordarles ahora por lo

importante que es graficar estos y poder compararlos en un mismo gráfico, además que en

general los planificadores solo graficas los estados Previstos y real.

Estado Previsto tiene los valores de lo estimado a futuro (costo previsto, comienzo

previsto, duración prevista, fin previsto, trabajo previsto), es lo que ofrecimos al mandante

o comprometido con nuestro jefe.

Estado Real tiene los datos reales informados a la fecha de control (costo real,

comienzo real, duración real, fin real, trabajo real. Cuando el proyecto no se ha empezado

(o no informado o controlado) estos datos están en cero o no NOD para las fechas.

Estado Actual tiene los datos proyectados, es decir lo real informado a la fecha de

control más lo previsto o aun no informado (costo, comienzo, duración, fin, trabajo).

El estado actual nos indica como terminaría el proyecto de suceder todo lo que resta

aun de la manera que se estimó, nos muestra entonces que más caro o más barato saldrá el

presupuesto. Nos indica cual sería la fecha de término del proyecto con lo real que ha

sucedido a la fecha del control y si continuáramos de la manera prevista lo que aun no se ha

ejecutado.

Cuando el proyecto está terminado y completamente informado (controlado) los

campos actuales (de costos, tiempo y trabajo) son iguales a los datos reales, de ahí la

importancia de hacer el control de los proyectos.

Es importante revisar constantemente este estado pues nos indica las posibilidades

de mejoras de acuerdo a los costos, tiempos y trabajos por realizar.

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No Campo Ms-Project

1 Trabajo

2 Trabajo Real

3 Trabajo Previsto

4 Costo

5 Costo Real

6 Costo Previsto

7 Porcentaje completado Tabla 21 Campos para Excel

Entonces tal como aprendimos en el Capítulo 6 “Como usar las tablas de uso de

tareas y uso de recursos”, pasemos al área de detalles los campos de la Tabla 21, dando

doble clic en esta sección y en la ventana pasaremos los campos de Project de la tabla, el

resto de campos que no tiene Project los generaremos en Excel. (Ver Figura 243)

243 Selección de datos para sección de detalles.

Una vez seleccionados los campos podemos ordenarlos con los botones de Mover

hacia arriba o abajo, luego de esto presionar el botón Aceptar.

Utilizaremos solo la sección de resumen del proyecto para el ejemplo, es posible

seleccionar todas las actividades, pero para graficar las curvas S basta solo el resumen

como veremos más adelante, de la misma manera también debemos seleccionar la escala

temporal de la columna que pasaremos a Excel en la

opción Escala temporal (Menú Vista - Escala

Temporal), yo optaré por días (Ver Figura 244).

Para el rango de datos seleccionar en la

columna Detalles solo las filas correspondientes al

resumen del Proyecto, (Ver Figura 245), no

necesitamos pasar los datos correspondiente a las

actividades, pues solo graficaremos datos resúmenes,

es posible que algunos planificadores necesiten

mostrar o realizar informes con estas tareas, en este 244 Selección de Escala de tiempo de

los datos

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caso pueden pasar todos los datos de las actividades seleccionando en la escala temporal y

arrastrando a la derecha hasta el fin del proyecto, de esta manera tendrán una tabla similar a

la vista y creada por la opción Análisis de datos de escala temporal en Excel, pero insisto,

no necesitamos ahora estos datos.

245 Selección de rango de datos para copiar a Excel.

Toda esta selección la debemos pasar a Excel, los pasaremos con los comandos

Copiar – Pegar, peguemos entonces la selección en una hoja de Excel.

Esta manera, la única, de copiar la información desde Project tiene algunos

inconvenientes, no graves afortunadamente y que solucionaremos más adelante, y estos

son:

1. No copia los nombre de las columnas (tiempo o período de tiempo),

2. Si seleccionamos los nombres de los campos en la columna Detalles, nos selecciona

todo el período que dura el proyecto pero no podemos seleccionar (o pegar) un día

antes del inicio del proyecto que será útil para graficar la curva S desde cero.

Los pasos para crear las Curvas S en Excel son los siguientes:

1. Copiemos la selección en la celda C2,

2. Eliminemos todas las letras del prefijo de trabajo que utiliza Project y no nos sirven

en Excel para poder realizar operaciones con estos datos, para nuestro ejemplo es la

letra “d” correspondientes a días de trabajo, utilizar para esto la opción

Reemplazar, y reemplacémoslas por un blanco “ “. (Ver Figura 246)

246 Reemplazo de prefijo de trabajo

3. luego de esto en la celda B1 ingresemos la fecha anterior al período de inicio del

proyecto, primer día para mi caso y es el 19-febrero, basta con ingresar el primero y

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luego arrastrar hasta el fin del proyecto. En la primera columna ingresemos ceros y

copiemos los formatos de la columna siguiente (Ver Figura 247).

4. En la primera columna ingresar los nombres de los campos (o filas), desde Ms-

Project lamentablemente no podemos seleccionar estos nombres y pegarlos en

Excel, así que no nos quedará otra posibilidad que escribirlos (Ver Figura 247).

247 Ingreso de Fechas y datos para primera columna.

5. Crear las filas de datos acumulados para cada parcial, la última columna (fecha de

fin actual) del proyecto tendrá la fecha más tardía de término y los valores totales

de este, copiar los formatos correctos para todas las filas y celdas. (Ver Figura

248).

248 Creación de fórmulas de valores acumulados

Antes de seguir, en este mismo punto repasemos y analicemos los conceptos

de fechas de fin, para esto en Ms-Project podemos visualizar la Tabla No2 Control

de tiempos que hicimos unos capítulos atrás Menú Vista opción y

seleccionar la tabla comentada (Ver Figura 249).

El Fin Actual (campo Fin) Lun. 05-03-2012 nos muestra cual sería el fin de

seguir nuestro proyecto tal como los estimamos en lo aun no construido, Fin de

línea de base (campo Fin previsto para Project 2003 y 2007) vie. 02-03-2012 nos

muestra el Fin que planificamos y que ofrecimos al mandante y nuestro jefe, lo ideal

es que ambos terminen iguales (Fin real = Fin estimado), hasta el momento nuestro

proyecto está atrasado 0,22 días hábiles.

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249 Fechas de Fin del Proyecto

6. Pero sigamos con los pasos para crear las curvas S, muchos planificadores crean las

curvas S con los valores acumulados, por ejemplo muestra el costo acumulado para

cada periodo de tiempo y la última fecha nos debe mostrar el costo total gastado. Yo

particularmente prefiero graficar las curvas de control (curvas S) para los valores

absolutos es decir considerando el porcentaje relativo acumulado para el fin del

proyecto será un 100%, de todas maneras es bueno graficar también los acumulados

y poder realizar comparaciones.

El acumulado absoluto entonces es el acumulado parcial dividido por el total del

proyecto, esto es válido para los datos actuales y los previstos, pero para el caso del

real se debe considerar el total actual para cada ítem respectivo, es decir para el

Trabajo real acumulado del primer periodo la fórmula es =B12/$Q10, el divisor es

el Trabajo actual acumulado (para el ejemplo la celda total actual es $Q10), para el

Costo real acumulado absoluto la fórmula es =B15/$Q13, el divisor es entonces el

Costo actual acumulado. (Ver Figura 250).

250 Cálculo de valores absolutos para graficar.

Los valores absolutos nos presentarán más información al graficarlos, para esto

sigamos con los pasos siguientes.

7. Graficaré en hojas distintas las distintas curvas de control. Cambiemos nombres a

las hojas, para la hoja de Curvas S de Trabajo del menú Insertar seleccionemos

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Gráficos de Línea y en el menú Diseño activar el botón Seleccionar datos, o botón

de la derecha en el área de grafico y opción Seleccionar datos, seleccionar de la hoja

de datos el rango correspondiente a los trabajos (actual, previsto y real) desde los

nombres hasta el último período, luego presionar Aceptar, el gráfico que nos entrega

Excel lo podemos ver en la Figura 251.

251 Grafico inicial para Curvas S de trabajo

8. Para mejorar la presentación de este grafico realizar los siguientes pasos:

a. Dar botón de la derecha en las leyendas y seleccionar la opción Formato de

leyenda y en esta seleccionar Inferior y arrastrar el gráfico para aumentar

su tamaño. (Ver Figura 252)

252 Grafico Curvas S para trabajos paso 8a

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b. Nuevamente dar botón de la derecha en el gráfico el menú desplegable

activar la opción Seleccionar datos y luego seleccionar Trabajo real

acumulado absoluto, presionar el botón Editar y luego cambiar el rango a

desplegar, hasta el período real informado (solo hasta cuando los valores se

vuelven constante) (Ver Figura 253).

253 Grafico Curvas S para trabajos paso 8b

c. Luego dar botón de la derecha en el eje vertical del gráfico (eje de %) y

seleccionar la opción Dar formato a eje, y cambiar la opción Máxima de

Automática (1,2) a Fija (1,0) para que el máximo valor a graficar sea 100%.

En esta misma opción es posible configurar los rellenos de este, colores de

líneas entre otros. (Ver Figura 254).

254 Selección de valores del eje.

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Luego de esto el gráfico ya mejorado queda tal como vemos en la figura 255.

255 Curva S para comparación de trabajos actual, previsto y real.

9. Realizar similares pasos para las curvas S de costos (Ver Figura 256)

256 Curvas S para Costos

10. Para el caso de las curvas de avance, están claros los datos de avance informados,

pero el avance previsto no está como datos en Ms-Project pero si podríamos

obtenerlo en base al trabajo previsto, en el entendido que si recordamos que el

trabajo se obtiene de la siguiente fórmula:

Trabajo=N° recursos incidentes x duración actividad

Donde:

N° recursos incidentes, es la cantidad de recursos que inciden en la

duración por lo tanto aportan trabajo a la actividad y son Mano de Obra y

Maquinarias

Duración actividad es la duración de la actividad en unidades de tiempo.

Por lo tanto si consideramos el trabajo previsto:

Trabajo previsto=N° recursos previstos x duración prevista

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Esto quiere decir que si la actividad se ejecutó de acuerdo a lo previsto se realizó

con los mismos recursos y duración prevista es decir sin variación y se ejecutó

100% de acuerdo a lo estimado.

Entonces graficaré Avance acumulado versus el avance previsto absoluto, tal como

se puede apreciar en la Figura 257.

257 Curva S de avance informado versus previsto.

Si vemos los datos con los cuales construimos este gráfico el avance informado era

un 35% y para esta fecha el previsto es de un 30,4% (calculado por el trabajo previsto), Ms-

Project calcula el Porcentaje avance de acuerdo a la cantidad de partidas informadas y no

de acuerdo al trabajo realizado, debido a esto si queremos saber realmente si estamos

atrasados a esta fecha en cantidad de trabajo realizado y por realizar es mucho mejor

considerar las Curvas de control (curvas S) en base a los trabajos, es decir el primer gráfico

que he analizado y creado en este capítulo.

Siempre es bueno también analizar y comparar los gráficos de datos absolutos

(rango 0% a 100%) y valores acumulados (Ver Figuras 258 y 259)

258 Curva S Costos Acumulados

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259 Curva S Trabajos acumulados

Los gráficos son sin duda buenos elementos de información y análisis de datos para

toda la organización, y principalmente en construcción las curvas S o curvas de control son

una herramienta muy utilizadas tanto de gráficos absolutos (rango de 0% a 100%) gráficos

de las figuras 255, 256 y 256 como de valores acumulados figuras 258 y 259.

La información gráfica también debe ser complementada con información tabulada,

ya hemos creado varias tablas, tal como los distintos presupuestos para los estados del

proyecto actual, previsto y real, también tablas de control de costos y tiempos, tabla de

estado de pago, tablas para Tareas y para Recursos (Ver Figura 260).

260 Tablas creadas en Manual

También Project dispone de más información y mediante esta es posible también

generar más tablas para suplir necesidades de información dependiendo del área.

También hay información y necesidades del área de la construcción, como por

ejemplo una columna con los días corridos, que en muchos proyectos se exige, debido a

esto escribiré un capitulo de tablas extras y campos personalizados para necesidades

inmediatas como días corridos.

Para los ejemplos anteriores de creación de curvas S, no sería mala idea crear una

macro en Excel para que se realice todo automático….

manual microsoft project 2003 2007 2010 aplicado a la construccion

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