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Manual do Programa 5’S
Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico
Em busca de qualidade de vida para o colaborador!
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SUMÁRIO
• Organograma.................................................... • O que é 5’S ......................................................• O que significa cada senso .............................• Benefícios esperados.......................................• Fatores críticos de sucesso .............................• Passos para a Implantação..............................• Os 10 mandamentos do 5’S ............................
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O que é 5’S?
O 5s é um Programa de Qualidade que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do trabalhador, buscando promover uma melhoria na organização através de consciência e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo.
Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos trabalhadores, redução de custos e de desperdícios, e aumento da produtividade.
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O que é 5’S?
Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5s foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Hoje o 5s é adotado em um vasto número de empresas e organizações como parte de seus programas de qualidade e gestão.
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O que é 5’S?
O NOME 5S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’:
SEIRI: Senso de utilização;
SEITON: Senso de organização;
SEISO: Senso de limpeza;
SIKETSU: Senso de saúde;
SHITSUKE: Senso de autodisciplina.
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UTILIZAÇÃO: Separar o necessário do desnecessário. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, conseguimos melhorar a arrumação e dar lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou disponibilizado para alguém que esteja precisado.
O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
Lema: Separar o que utilizamos e descartar
o que não usamos
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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
ORGANIZAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar. Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter seu lugar específico. Os usados a todo momento devem ficar mais próximos dos que são usados esporadicamente para que seja possível encontrá-los facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia.
Lema: Sempre deixar tudo em ordem.
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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa manter tudo limpo, agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos.
Lema: Melhor que limpar é não sujar.
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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho. Significa zelar pela saúde e higiene. Não adianta mantermos o local de trabalho limpo se não cuidarmos de nossa higiene pessoal. A saúde também é observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a qualidade do trabalho.
Lema: Ambiente saudável,
trabalhador saudável.
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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
AUTODISCIPLINA: fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em si, mais eficiente e otimizado.
Lema: A manutenção do Programa 5s
depende do compromisso de cada um.
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Benefícios Esperados
Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S esperava apenas tratar da arrumação e padronização física do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele não para por ai, e que suas contribuições podem ser enormes. O 5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas e procedimentos.
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Benefícios Esperados
Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e a atuação em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e não evoluções dos problemas detectados.
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Benefícios Esperados
Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas e procedimentos que experimentaram evoluções marcantes:
– Eliminação do desperdício;– Organização do espaço;– Racionalização do tempo;– Redução do stress nas pessoas;– Padronização de processos;
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Benefícios Esperados
– Melhoria da qualidade no trabalho;– Melhoria das relações humanas;– Incremento da eficiência;– Incentivo à inovação;– Autodisciplina.
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Fatores críticos de sucesso
Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do início da implementação do programa. Fatores esses que são de vital importância para o funcionamento perfeito do Programa 5’S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.
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Fatores críticos de sucesso
– Engajamento das lideranças no programa;A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles
serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e motivação.
– Existência de gestão participativa;É de extrema importância a participação da força de trabalho
nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só quando o colaborador se sente útil e participando ativamente das decisões que ele se compromete com a mudança e melhoria dos procedimentos.
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Fatores críticos de sucesso
– Estratégias de mobilização da equipe;A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o
sucesso da implementação do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa.
– Revisões periódicas do programa;Praticando revisões e aprimoramentos periódicos no programa
objetivando o aumento do nível de exigência, se consegue maior apoio da equipe, pois essa vê que seu esforço está valendo a pena com resultados práticos e plausíveis.
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Passos para a Implantação
Seguindo a metodologia de fácil entendimento,
um passo a passo de implantação do Programa 5’S foi
criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas
na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar
a implementação do 5’S em sua empresa/organização.
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Passos para a Implantação
1. Criação da comissão de implantação - esta equipe será responsável pela elaboração da metodologia de implantação do programa na organização e deverá se reunir periodicamente. Esta comissão tem como função:
1.1 Elaborar a metodologia de implantação do programa;1.2 Mapear a área onde será implantado o programa ( será implantado
em toda organização, em parte da organização ou em setores específicos);
1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram o programa 5s, cursos, etc.;
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Passos para a Implantação
1.4 Determinar a divisão, entre a comissão, das seguintes tarefas:- Redigir as atas das reuniões;
- Recolher e arquivar as avaliações;
- Apresentar os resultados para os gerentes.
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Passos para a Implantação
2. Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a Comissão de Implantação deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantação, e focos de melhoria.
2.1 Gerentes devem indicar a nomeação de um funcionário líder em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização, para facilitar o desenvolvimento do programa.
2.2 Criação e definição dos participantes, um de cada gerência, da Comissão de Qualidade 5’S;
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Passos para a Implantação
– Funções do Líder:Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do
programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc.
É interessante que o líder seja uma pessoa carismática, comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas.
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Passos para a Implantação
É importante lembrar que os líderes serão também os
próprios “Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por
avaliar as outras unidades da empresa/organização, uma
unidade diferente a cada mês, tendo como base o “Formulário
Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s
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Passos para a Implantação
3. A Comissão de Qualidade 5’S, será composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações.
Será responsável por padronizar os critérios adotados pelos avaliadores/líderes para o julgamento dos requisitos do Formulário de Avaliação; fiscalizar, avaliar e então validar as avaliações realizadas e posteriormente apresentar ao chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. É importante lembrar que o gerente poderá levantar novos pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que serão analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.
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Passos para Implantação
3.1 Atribuições da Comissão:
– Ser comprometida com o programa;
– Eleger um líder para ser o coordenador da Comissão;
– Criar uma agenda permanente de reuniões da
Comissão;
– Agir como facilitadora e multiplicadora para o
envolvimento dos trabalhadores no programa;
– Ser responsável pela manutenção do programa na
unidade e na empresa/organização;
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Passos para a Implantação
– Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores;
– Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s; (colocar link para exemplo do formulário)
– Apresentar os resultados apurados nas avaliações para a empresa/organização, propondo as ações de melhoria;
– Avaliar como está a manutenção do programa 5s;
– Fiscalizar, educar e validar a avaliação;
– Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.
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Passos para a Implantação
3.2 Cronograma mensal da Comissão de Qualidade:
• Toda 1ª (primeira) semana do mês:– A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho
para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o “Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade diferente;
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Passos para a Implantação
• Toda 2ª (segunda) semana do mês:
– A Comissão deve se reunir para apuração dos
resultados das avaliações realizadas nas unidades.
Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em
cada avaliação, e se necessário revisar alguma
pontuação ou item que causou dúvida/questionamento,
para então validar todas as avaliações realizadas.
– Outra tarefa nessa semana é a preparação dos
relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe
geral na semana seguinte.
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Passos para a Implantação
• Toda 3ª (terceira) semana do mês :
– Nessa semana deve ser feita uma reunião com o
chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação
dos pontos levantados na semana de validação das
avaliações. Nesse momento o gerente tem total
liberdade para levantar novos questionamentos e chegar
a novos entendimentos com os líderes. O objetivo aqui é
evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na
percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria
dos requisitos avaliados etc.
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Passos para a Implantação
¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e
não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo
os gerentes de todas as unidades da empresa
juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se
reúne semanalmente para discutir melhorias no
Programa, acompanhamento de resultados, novas
práticas etc.
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Passos para Implantação
• Toda 4ª (quarta) semana do mês :
– Com as avaliações já validadas, é nessa semana que
irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”.
Eles devem ser colados em local visível em cada uma
das unidades/gerências da empresa/organização.
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Passos para a Implantação
4. Divulgação do Programa : é necessário que o programa, seus benefícios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar expectativa nos funcionários.
4.1 Fixação de cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa;
4.2 Disseminar a nova cultura de mudança;
4.3 Divulgação da data da reunião de lançamento do programa, que tem objetivo de informar toda equipe de trabalho sobre o 5’S, seu funcionamento e como ele será implantado na organização;
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Passos para a Implantação
5. Definições e ajustes importantes:
5.1 Definição da área de descarte. Deverá ser definido local para receber o material descartado e também quem será o responsável pela transferência do material para esta área;
5.2 Registrar, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa, para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe, e manutenção de conquistas.
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Passos para a Implantação
6. Aplicação do Formulário de Avaliação aos servidores/funcionários :
– A idéia é que o próprio Formulário de Avaliação seja preenchido pelos servidores antes da aplicação de cada senso, e após a aplicação dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.
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Passos para a Implantação
7. Reunião de Lançamento:
7.1 Faz-se a reunião com toda equipe da empresa/organização apresentando o programa 5s e como será a metodologia utilizada. É recomendável que seja um evento bem organizado, que fique guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e especial.
7.2 Ao final da apresentação inicia-se a implantação do 1º e 2º Sensos, Utilização e Organização. Sugere-se que a implantação desses Sensos ocorra no período de 15 (quinze) dias.
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Passos para a Implantação
• Implantação Senso a Senso:
– Deve-se adotar a seguinte dinâmica de aplicação: primeiro uma apresentação do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois ocorre a implantação propriamente dita num período de 15 (quinze) dias.
Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL
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Passos para a Implantação
• Cronograma de Implantação:
– Sensos 1 e 2, Utilização e Organização – Devem ser apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias.
– Sensos 3 e 4, Limpeza e Saúde – Também devem ser apresentados e implantados conjuntamente e também em 15 dias.
– Senso 5, Autodisciplina – Apresentado e implantado também em 15 dias.
Após esses 45 dias ocorrerá a primeira avaliação.
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Passos para a Implantação
8. Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulário)
– Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S.
– A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho;
– Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as à melhoria contínua;
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Passos para a Implantação
9. Critérios de Pontuação e Certificação:
O critério de pontuação tem variação de 0 a 2 pontos, sendo:
- Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s;
- Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira insuficiente;
- Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.
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Passos para a Implantação
- Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuação:
Pontuação Certificado
70 a 89 % Bronze
90 a 96 % Prata
97 a 100% Ouro
* Pontuações menores do que 70 % do total possível não atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum certificado. ( colocar link de certificado)
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Passos para a Implantação
- Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com
os critérios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina;
- Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados,
até que a pontuação chegue a 100%;
- O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade;
- Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para
encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;
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Os 10 Mandamentos do 5’S
1. Ficarei com o estritamente necessário.
2. Definirei um lugar para cada coisa.
3. Manterei cada coisa no seu lugar.
4. Manterei tudo limpo e em condições de uso.
5. Combaterei as causas de sujeira.
6. Identificarei toda situação de risco.
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Os 10 Mandamentos do 5’S
7. Trabalharei com segurança.
8. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente.
9. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
10. Honrarei todos os compromissos.