ELEMENTOS TEÓRICOS Y METODOLOGICOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS

EN MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN.

Objetivo

Suministrar al personal de Dirección General de Registro y Control Académico una introducción a los elementos

teóricos relacionados con la Gestión por Procesos, y las herramientas metodológicas para el levantamiento de los

Procesos en el MPPE, como parte del Plan de Reinstitucionalización que se adelanta en el Despacho.

Atribuciones Formular planes para el desarrollo del Sub-sistema de Educación Básica, en conjunto

con los otros Despachos de los Viceministros o Viceministras del Ministerio del Poder Popular para la Educación.

Planificar y coordinar el proceso de supervisión del funcionamiento del Sub-sistema de Educación Básica.

Planificar y coordinar el proceso de diseño, implementación, actualización permanente y evaluación del currículo educativo.

Planificar, coordinar y dirigir lo relativo al registro y control académico. Diseñar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluación de los programas de formación

permanente para el personal docente del Sub-sistema de Educación Básica. Diseñar y desarrollar las estrategias y recursos para el aprendizaje. Planificar y coordinar el desarrollo de la modalidad de educación intercultural en

articulación con el Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de pueblos indígenas.

Coordinar el Centro Nacional para el Mejoramiento de la Enseñanza de la Ciencia (CENAMEC)

Coordinar la Fundación Bolivariana de Informática y Telemática (FUNDABIT) en relación con la producción de contenidos para los recursos para el aprendizaje.

Participar en el control de la gestión educativa.

Organigrama Despacho del Viceministro de Educación

Despacho del Viceministro de Educación

Dirección General de

Currículo

Dirección General de

Currículo

Dirección General de

Formación Docente

Dirección General de

Formación Docente

Dirección General de

Recursos para elAprendizaje

Dirección General de

Recursos para elAprendizaje

Dirección General de

Registro y Control Académico

Dirección General de

Registro y Control Académico

Dirección General de

Supervisión Educativa

Dirección General de

Supervisión Educativa

Dirección General de

EducaciónIntercultural

Dirección General de

EducaciónIntercultural

FUNDABITFUNDABITCENAMECCENAMEC

Estructura Transitoria según

G.O..N° 40.375

de fecha 19- 03- 2014

¿Que vamos a hacer en el taller?

Discutiremos los Fundamentos Teóricos de la Gestión por Procesos.

Efectuaremos unos ejercicios en equipos para cubrir todas las fases de

una dinámica de Levantamiento de

Procesos:

1. Identificación2. Configuración3. Mapas

Se suministrarán elementos a ser considerados en la fase de evaluación de un Proceso

Sistema

Totalidad percibida de un conjunto de partes interactuantes que están en permanente cambio por las interrelaciones

que establece con su entorno

Gestión por ProcesosLa Gestión por Procesos constituye un modelo de

operación que facilita la mejora continua en el funcionamiento de las actividades de una organización,

debido a que implica la identificación, selección, descripción, documentación de los procesos.

Su principal objetivo es mejorar los resultados de la organización a través de la consecución de niveles superiores de satisfacción de los usuarios externos

(ciudadanos) e internos.

Distintos Elemento de un Proceso

TRANSFORMACIÓN

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES

USUARIOS

TRANSFORMACIÓN

ENTRADAS• Insumos

SALIDAS• Productos• Servicios

PROVEEDORES• Internos• Externos

RECURSOS(Medios)

INDICADORES

RESPONSABLE

Retroalimentación

USUARIOS• Internos• Externos

ProcesoUna actividad que utiliza recursos, y que se

gestiona con la finalidad de permitir la transformación de elementos de entrada

en resultados

Objetivos de la Gestión por Procesos

Entender las diferencias de alcance entre la mejora

orientada a los procesos (qué y para quién se hacen las

cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las

funciones (cómo se hacen las cosas). Así el

departamento no es más que un eslabón de una cadena

(el proceso) al que añade valor.

Continua …

Objetivos de la Gestión por Procesos• Establecer una organización en torno a los resultados, no

a las funciones y tareas.

• Organizar la realización de las actividades del proceso así

como los puntos de toma de decisiones, lo más cerca

posible al lugar de contacto con el usuario.

• Entender las diferencias de alcance entre la mejora

orientada a los procesos (qué y para quién se hacen las

cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las

funciones (cómo se hacen las cosas). Así el departamento

no es más que un eslabón de una cadena (el proceso) al

que añade valor.

Diferencias entre una Gestión por Procesos y la Diferencias entre una Gestión por Procesos y la Organización Funcional TradicionalOrganización Funcional Tradicional

En la gestión por procesos es fundamental pensar En la gestión por procesos es fundamental pensar “porqué” y “para quién”“porqué” y “para quién” se hacen las cosas en lugar se hacen las cosas en lugar de de “cómo”“cómo” se hacen las cosas. se hacen las cosas.

Gestión Funcional Gestión por Procesos

• Los Procesos están “ocultos”.• Indicadores por desempeños.• Personal a cargo de tareas y

controlado.• Gerente controlador.

• Los Procesos están “visibles”.• Indicadores para resultados a todo

lo largo del proceso.• Personal facultado – empoderado.• Gerente líder / Formador

¿ ¿ Qué debe lograr la Gestión por Procesos ?Qué debe lograr la Gestión por Procesos ?

• *Reducir los costos internos innecesarios, eliminando las actividades que no aportan valor al usuario.

• *Acortar los plazos de entrega del producto o servicio.

• *Mejorar la calidad y el valor percibido por el usuario.

• *Incorporar actividades adicionales de bajo costo y cuyo valor sea fácil de percibir por el usuario (información, por ejemplo).

Ámbito de la Gestión por Procesos

Se debe aplicar a todas las actividades de la organización, en particular a los procesos claves para el éxito y que tienen normalmente una mayor incidencia sobre la satisfacción de las necesidades del usuario externo.

Para ello es necesario:

*Diseñar los procesos

*Controlar los procesos

*Analizar los procesos

*Medir los resultados

*Efectuar la mejora continúa

Pirámide de ProcesosPirámide de Procesos

M a croPro ce s o s

P r o c e s o s

Sub-P r o c e s o s

Ac t i vi dade s

Tar e as

Pirámide del Proceso y Líderes del Proceso(Unidad Organizativa)

MacroProceso

Proceso

Sub-Procesos

Actividades

Tareas

Ministro

Viceministros – Directores Generales

Otras Unidades de la Organización

IDENTIFICACIÓN DE

PROCESOS

IDENTIFICACIÓN DE

PROCESOS

CONFIGURACIÓN DE

PROCESOS

CONFIGURACIÓN DE

PROCESOS

MAPA DE

PROCESOS

MAPA DE

PROCESOS

EVALUACIÓNDE

PROCESOS

EVALUACIÓNDE

PROCESOS

Levantamiento de Procesos (Fases) de Procesos (Fases)

MisiónIdentificación de la Razón de ser del Proceso

¿ Qué hacemos ?(Productos / Servicios)

¿ Para quién lo hacemos ?(Usuarios)

¿ Cómo lo hacemos ?(Actividades)

MisiónDefinición del primer equipo

“Coordinar el diseño, el desarrollo, control y evaluación de la política pública educativa que se desarrolla en las instituciones educativas del Subsistema de Educación Básica, en articulación con los otros Viceministerios; formulando políticas, planes, programas y proyectos contenidos en el Currículo Nacional Bolivariano, la formación permanente de los docentes, recursos para el aprendizaje, el registro, control y evaluación”.

Definición del segundo equipo

“Dar cumplimiento a las políticas públicas educativas y generar de forma articulada y coordinada planes, programas y proyectos del Currículo Nacional Bolivariano, atendiendo la formación permanente, la supervisión educativa, los recursos para el aprendizaje y el registro y control de los y las estudiantes correspondientes a los niveles y modalidades del Subsistema de Educación Básica, a través de un proceso de acompañamiento, seguimiento y control, a fin de impulsar dichas políticas y reorientarlas en caso de ser necesario”.

SUBPROCESOS:

RESPONSABLE:

LEVANTAMIENTO DE PROCESOSFICHA Nº 1

DESPACHO DEL VICEMINISTRO O VICEMINISTRA DE

OBJETIVOS:

PRODUCTOS:

Identificación de ProcesosAcción racional dirigida a precisar los procesos que se

ejecutan en una organización.¿ Cómo proceder ?

Definir la MisiónDefinir la MisiónSeñalar los

ProcesosIntervinientes

Señalar los Procesos

Intervinientes

Identificar los Productos

o Servicios

Identificar los Productos

o Servicios

SUBPROCESOS:

PRODUCTO:

ACTIVIDADES:

LEVANTAMIENTO DE PROCESOSFICHA Nº 2

DESPACHO DEL VICEMINISTRO O VICEMINISTRA DE

Organización

CONFIGURACIÓN DE PROCESOS

Responsable:

Sub-Proceso:

Cargo:

Proveedores

EntradasActividades

Salidas

Usuarios

Recursos

• *Proporciona la adopción de un lenguaje que facilita las

comunicaciones entre los componentes de una

organización.

• *Permite identificar las interacciones existentes entre los

procesos con lo cual se facilita su gestión.

• *Es un eslabón necesario entre el marco de referencia y

las practicas cotidianas de la organización.

• *Facilita el abordar un programa de mejoramiento

continuo.

Mapa de Procesos

C la ve s

E s tra té g ic o s

D e A po yo

Clasificación de ProcesosClasificación de Procesos

Procesos Estratégicos

1.2

1.1 Cadena de Valor

1.3 Procesos De Apoyo

2. Límites

2. 1 De Entrada

2. 2 De Salida

Componentes del Mapa de Procesos

Proveedores Usuarios

• Vistos como un todo constituyen la razón de ser de la organización. sus productos están relacionados directamente con su misión.

• Ejemplo a Nivel Macro:

Sistema de Mercados Alimenticios

27

Planificaciónde Compras

Planificaciónde Compras ComprasCompras RecepciónRecepción AlmacenamientoAlmacenamiento

DespachoDespacho VentasVentas

Procesos Estratégicos • Son responsables por proporcionar directrices, lineamientos,

establecer los objetivos y efectuar el control de gestión de la organización. Además son responsables por la dirección de procesos de alto valor agregado.

• Ejemplo a Nivel Macro:

Innovación Y Desarrollo

Innovación Y Desarrollo

Gestión del Conocimiento

Gestión del Conocimiento

Orientación Estratégica

Orientación Estratégica

Plan Estratégico

Plan Estratégico

Seguimiento y Evaluación de

la Gestión

Seguimiento y Evaluación de

la Gestión

1. Darle nombre a la organización.

2. Precisar los límites del Mapa de Procesos.

3. Identificar los Procesos Claves.

4. Construir la Cadena de Valor.

5. Identificar los Procesos Estratégicos.

6. Identificar los Procesos de Apoyo.

7. Armar el Mapa de Procesos.

8. Repasar todos los puntos anteriores.

Pasos para la Construcción de los Mapas de Procesos

1. Defina en forma secuencial las actividades que

integran la cadena.

2. Precise los procesos situados línea arriba, el primero

de ellos es que el que recibe las demandas de

información servicios o productos de su cliente, luego

mantenga la secuencia del proceso 1 al 2 y así

sucesivamente, hasta llegar al último proceso (línea

abajo), el ultimo es el que entrega el producto o

servicio al usuario.

Procesos Clave: Construcción de la Cadena de Valor.

Modalidades de Expresión Grafica de los Modalidades de Expresión Grafica de los Procesos ClavesProcesos Claves

11 22 33 44 55

11 22 33 44 55

1122

55

33

66

44

77

88

Caso 1: Lineal

Caso 2: Se produce un salto

Caso 3: Líneas en paralelo con actividades de inicio y fin comunes

Identificar los Procesos Estratégicos¿Qué procesos al interior de la organización se

requieren para que los procesos claves se ejecuten conforme a directrices, lineamientos y estrategias

específicas, que contribuyan al logro de sus objetivos y al cumplimiento de su misión?

Identificar los Procesos de Apoyo¿Qué procesos al interior de la organización se

requieren para que los procesos claves cuenten con apoyo técnico y administrativo que contribuyan al

logro de sus objetivos y al cumplimiento de su misión? ¿ Cuales deben ser auto- proveídos?

EvaluaciónEvaluaciónEvaluación de ProcesosEvaluación de Procesos

EntradasEntradas

ActividadesActividades

SalidasSalidas

Indicadores de Gestión

Indicadores de Gestión

RecursosRecursos

DocumentosDocumentos

¿ Suficientes , oportunas ?

¿ Suficientes , redundantes ?

¿ Usuarios satisfechos ?

¿ Idóneos, oportunos ?

¿ Suficientes, actualizados ?

¿ Actualizados ?

EVALUACIÓNDE

PROCESOS

Taller Inicial con los Viceministro y

Directores Generales.

-Elaborar Misión.-Identificar.-Procesos.

1 Día

Taller con Direcciones Generales.

Identificación de sub-Procesos

Y Actividades

6 Días

Análisis Equipo del Procesamiento del

Ministerio

-Configurar Procesos.-Elaborar

Grafico del Proceso

2 Días

Verificación de trabajo con Direcciones Generales.

-Validación-Configurar y

-Grafico

3 Días 1 Día

-Validación Final

Reunión de Trabajo Con Viceministro y Directores Generales