opstart af bølge 3 - obligatorisk digital selvbetjening

Opstart af bølge 3

Obligatorisk Digital Selvbetjening

v/Koncern Økonomi og Koncern IT

7. august 2013

mandag 10. april 2023

Koncern IT

Dagsorden

1. Hvad er obligatorisk og effektiv digital selvbetjening?

2. Hvilke områder ligger i bølge 3?

3. Hvad er ideen bag obligatorisk og effektiv digital selvbetjening?

4. Hvad er de økonomiske forventninger?

5. Hvad skal I gøre lige nu i forhold til de økonomiske forventninger?

6. Hvad skal I sikre som projektejere?

7. Hvad kan Koncern IT og OPB bistå med?

8. Forventninger til jer lige nu

9. Spørgsmål

10. Kontakt


Koncern IT

Hvad er obligatorisk og effektiv digital selv-betjening?

• En del af den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015

• En del af målet om at frigøre en effekt på samlet ca. 2 mia. i kommunerne fra 2015

• Lovene om digital selvbetjening beskriver:

• At kommuner SKAL stille brugervenlige løsninger til rådighed via hjemmeside og borger.dk• At borgere, der KAN anvende digitale selvbetjeningsløsninger SKAL anvende dem• At kommunen har pligt til at vejlede borgeren i løsningen og generelt om regler• At kommunen KAN afvise ansøgninger, der ikke modtages digitalt med mindre borgeren ikke

kan anvende løsningerne – eller der gælder særlige forhold (fx fysiologiske og psykiske årsager mv.)

• At for de borgere, der ikke kan, skal kommunen betjene borgeren på anden vis (tænk billigste kanalalternativ)

• Bølge 3 løsningerne skal være i drift pr. 1. december 2014.


Koncern IT

Hvilke områder ligger i bølge 3?

De omfattede obligatoriske områder og projektejere i parentes er:

•Ansøgning om beboerindskud (SSB)•Folkeregisterområdet - bopælsattest og adresseforespørgsel (OPB)•Logiværterklæring (OPB)•Ansøgning om byggetilladelse (TM)•Ansøgning om byggearbejde (TM)•Serviceydelser på trafik og vej (TM)•Anmeldelse om opgravning og ledningsarbejder (TM)•Affaldshåndtering fra borgere (TM)•Affaldshåndtering fra virksomheder (TM)•Udlån og udleje af lokaler (fokus på foreninger under folkeoplysningsloven) - (BEK)


Koncern IT

Hvilke områder ligger i bølge 3?Bølge 1 - December 2012 Bølge 2 - December 2013 Bølge 3 - December 2014 Bølge 4 - December 2015Aftalt og lovgivet Aftalt og lovgivet Aftalt Under afklaring

Flytning Begravelseshjælp SygedagpengeBotilbud til ældre og folk med handicap

Sundhedskort Friplads til dagtilbudAnsøgning om beboerindskud

Ansøgning om dækning af merudgiftsydelser til børn med nedsat funktionsevne

EU-sygesikring Hjælpemidler Bopælsattest og adresseforespørgsel

Ansøgning om tabt arbejdsfortjeneste ifbm. forsøgelse af børn

Optagelse i dagtilbud Udrejse LogiværterklæringerAnsøgning om enkeltydelser

Optagelse i fritidshjem KørekortAnsøgning om byggetilladelse

Ansøgning om hjælp til forsøgelse (kontanthjælp)

Optagelse i SFONavne- og adressebeskyttelse

Ansøgning om byggearbejde

Ansøgning om personligt tillæg

Skoleindskrivning PasServiceydelser på trafik og vej

Anmeldelse af BBR oplysninger

Skadedyrsbekæmpelse (rotter)

Anmeldelse om opgravning og ledningsarbejder Evt. mfl.

Lån til betaling af ejendomsskat

Affaldshåndtering fra borgere

Sygedagpenge (oplysningsskema)

Affaldshåndtering fra virksomheder

Udlån/udleje af lokaler og ejendomme

Udlån og udleje af lokaler

Valg af læge ParkeringVielse/partnerskab

Seviceområder

Status

Foreløbige områder i bølge 4


Koncern IT

Hvad er ideen bag obligatorisk og effektiv digital selvbetjening?


Koncern IT

Proces for obligatorisk implementering af selvbetjening

Hvad er de økonomiske forventninger?

Hvad er formelt besluttet?

Med Økonomiaftalen for 2014 fortsætter bølgeplanen. KL og regeringen har aftalt indhold og potentialer for bølge 3, som træder i kraft den 1. december 2014. Bølge 4 er IKKE aftalt, men er i proces.

Bølge 3 indeholder 10 opgaveområder:

1. Affaldshåndtering fra borgere

2. Affaldshåndtering fra virksomheder

3. Anmeldelse om byggearbejde

4. Ansøgning om byggetilladelse

5. Ansøgning om lån til beboerindskud

6. Registrering i CPR (bopælsattester og folkeregistermeddelelser)

7. Serviceydelser på vej og trafikområdet (ansøgning om råden over vej)

8. Anmeldelse om opgravnings- og ledningsarbejder

9. Logiværtserklæringer

10. Ansøgning om betalingslicenser og afgifter i forbindelse med parkering (vedrører ikke Herning).


Koncern IT

Hvad er de økonomiske forventninger?

Økonomi og forudsætninger

Udgifter ifm. implementeringen af bølge 3 i 2014 dækkes af potentialet i 2015. Altså intet potentiale i budget 2014!

Overgangen til digital selvbetjening i tredje bølge vil frigøre:

•64 mio. kr. i 2015 (ca. 1 mio. kr. i HK) stigende til

•94 mio. kr. i 2016 og frem (ca. 1,4 mio. kr. i HK)

Forudsætninger:

•Kommunerne tilvejebringer de fornødne ”effektive, brugervenlige og tilgængelige selvbetjeningsløsninger i relevant omfang”.

•Loven for bølge 3 forudsættes at være trådt i kraft den 1. december 2014. Relevant lovgivning en forudsætning for realisering af gevinst.

•Der igangsættes analyseaktiviteter frem mod økonomiaftale 2015, der skal afdække de områder, der skal indgå i den fjerde og sidste bølge.


Koncern IT


Koncern IT

Hvad skal I sikre som projektejere?

• Det enkelte projekt kræver en projektleder (udpeges af projektejer evt. i samarbejde med Koncern IT udvikling)

• Projektleder udarbejder projektgrundlag for projektet

• Udarbejdelse af AS-IS - nuværende Herning Kommune systemer, processer og sammenhænge skal afdækkes (grundlag for potentialer)

• Status på kanaler (henvendelser) afdækkes (grundlag for potentialer)

• Udarbejdelse af Business Case påbegyndes (potentiale- og gevinstvurdering)


Koncern IT

Hvad skal I sikre som projektejere?

• TO-BE-materiale inddrages, når det foreligger fra KL/KOMBIT

• Projektet anskaffer (evt. udbud) nye digitale løsninger, hvis eksisterende ikke kan løse den obligatoriske opgave med selvbetjening

• Nye løsninger implementeres og handlinger for ændring af borgeradfærd i henhold til kommunens kanalstrategi (få dem til at bruge de digitale løsninger) iværksættes

• Business Case afsluttes (gevinsterne realiseres) på det enkelte fagområde

E-mail

Post

Personlig Telefon


Koncern IT

Hvad kan Koncern IT og OPB bistå med?

• Projektledelse af det enkelte projekt / understøtte fagområdets projektleder med sparring

• Procesanalyse med afdækning af nuværende processer (AS-IS) for at synliggøre potentialer og fremtidige processer (TO-BE) for at sikre potentialer realiseres som gevinster.

• Understøtte udarbejdelsen af business case og gevinstrealisering

• Bistå med fakta og afdækning af henvendelseskanaler (KOMHEN-målinger)

• Formidling og kobling af TO-BE-materiale til Herning Kommunes AS-IS

• Projektet anskaffer (evt. udbud) nye digitale løsninger, hvis eksisterende løsning ikke allerede kan løse den obligatoriske opgave eller skal opgraderes til selvbetjening

• Nye effektive løsninger implementeres teknisk og organisatorisk • Installation og/eller opgraderinger• Handlinger for ændring og styring af borgeradfærd kanalstrategi (få dem til at bruge de digitale løsninger)• Forandringshåndtering (nye og ændrede opgaver for medarbejdere)• Sikker overgang til teknisk og organisatorisk drift (fx systemejer- og superbrugerroller)

• Business Case afsluttes (gevinsterne realiseres) på det enkelte fagområde


Koncern IT

Forventninger til jer lige nu

1. Projektejer skal have udpeget projektleder til det enkelte projekt og e-mailes til Koncern IT (Kim Nielsen Ranch)

2. Projektgrundlag udarbejdes for hvert projekt af projektleder og e-mailes til Koncern IT (Kim Nielsen Ranch)

3. Månedlig afrapportering af status på det enkelte projekt fra projektleder til projektejer og Koncern IT i forhold til afrapportering i Styregruppe for Digital Forvaltning (Kim Nielsen Ranch)

Inspiration til lederen som projektejer: http://www.stepstone.dk/For-Virksomheder/Tips-og-artikler/lederen-som-projektejer.cfm

http://www.stepstone.dk/For-Virksomheder/Tips-og-artikler/lederen-som-projektejer.cfm


Koncern IT

Spørgsmål

?


Koncern IT

Kontaktinfo

Kim Nielsen RanchProgramleder i Koncern IT

E-mail: [email protected]: 2960 7034

LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

mailto:[email protected]

opstart af bølge 3 - obligatorisk digital selvbetjening

Technology