pengelolaan di apotek. sizu
TRANSCRIPT
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
1/19
PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DI APOTEK
Apotek adalah tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian penyaluran
perbekalan farmasi kepada masyarakat. Pekerjaan kefarmasian diantaranya
pengadaan obat, penyimpanan obat, pembuatan sediaan obat, peracikan,
penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi serta memberikan informasi
kepada masyarakat mengenai perbekalan kefarmasian yang terdiri dari obat,
bahan obat, obat tradisional, alat kesehatan dan kosmetik. Tidak hanya
menjalankan pekerjaan kefarmasian tetapi tugas pokok dan fungsi apotek juga
harus dijalankan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standar prosedur yang
telah ditetapkan (Kepmenkes R !o. "##$ Tahun $%%$&.
Perkembangan apotek ini sangat ditentukan oleh pengelolaan sumber daya
dan pelayanan di apotek tersebut. 'leh sebab itu, standar pelayanan farmasi
sangat diperlukan dalam menjalankan suatu apotek (artini dan )ulasmono,
$%%*&. Pengaturan )tandar Pelayanan Kefarmasian di Apotek bertujuan untuk
meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian, menjamin kepastian hukum bagi
tenaga kefarmasian dan melindungi pasien juga masyarakat dari penggunaan obat
yang tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient safety&. +ndang-
+ndang !omor #* Tahun $%% tentang Kesehatan menyebutkan baha praktik
kefarmasian meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,
pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan obat
atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat
dan obat tradisional harus dilakukan oleh tenaga kesehatan yang mempunyai
keahlian dan keenangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Peraturan Pemerintah !omor " Tahun $%% tentang pekerjaan
kefarmasian menyatakan baha pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan
termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat,
pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan
obat, bahan obat dan obat tradisional.
Pelayanan kefarmasian di apotek meliputi dua kegiatan, yaitu kegiatan
yang bersifat manajerial berupa pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
"
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
2/19
bahan medis habis pakai dan pelayanan farmasi klinik. /enurut Permenkes R !o
# Tahun $%"0 menyatakan baha pengelolaan persediaan farmasi dilakukan
sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi1 perencanaan kebutuhan,
penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan.
Tujuannya adalah agar tersedianya perbekalan farmasi yang bermutu serta jumlah,
jenis dan aktu yang tepat. 'leh karena itu dalam makalah ini akan dibahas
pengelolaan sediaan farmasi di apotek yang meliputi perencanaan, permintaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, pelaporan,
pengarsipan, pemantauan dan e2aluasi.
1. PERENCANAAN
Tindakan dasar seorang manajer untuk dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik adalah melakukan perencanaan. +mumnya, perencanaan didahului
dengan prediksi atau ramalan tentang peristia yang akan datang. 3alam
pengelolaan logistik, fungsi perencanaan mencakup kegiatan dalam menetapkan
sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, garis-garis besar apa yang akan dituju dan
pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.
/enurut Keputusan /enkes R !o "%$45/enKes5)K565$%%0
menyatakan baha perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi sediaan
farmasi dan perbekalan kesehatan untuk menentukan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan yang akan dipesan. Tujuan perencanaan untuk pengadaan
obat adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan yang sesuai kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan obat5
penumpukan obat. 7adi, kegiatan pokok dalam perencanaan adalah memilih dan
menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan diadakan.Perencanaan pembelian atau pengadaan barang di apotek didasarkan atas
buku defecta, yaitu buku yang mencatat obat-obatan yang habis atau hampir habis.
3engan adanya buku defecta, dapat dikontrol jumlah barang maupun obat yang
harus dipesan sehingga tidak terjadi penumpukan obat dengan jenis yang sama
serta menghindari penolakan resep karena tidak tersedianya obat. /enurut
Keputusan /enkes R !o "%$45/enKes5)K565$%%0 menyatakan baha dalam
membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan1
$
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
3/19
a. Pola penyakit yang umum terjadi di masyarakat sekitar apotek
b. Kemampuan5 daya beli masyarakat
c. 8udaya masyarakat (kebiasaan masyarakat setempat&
d. Anggaran keuangan5 modal apotek
e. 3'9! (3aftar 'bat 9sensial !asional&, :ormularium Rumah )akit, )tandar
Terapi Rumah )akit
f. Penetapan Prioritas
g. Pola konsumsi5 data pemakaian periode lalu
h. Kecepatan penjualan obat yang fast mo2ing dan slo mo2ing
i. 'bat-obat yang sering di resepkan dokter5 data catatan medik
j. )isa persediaan
k. Rencana pengembangan
Perencanaan pegadaan sediaan farmasi untuk apotek yang baru berdiri,
biasanya didasarkan pada poin A-:, sedangkan untuk apotek yang sudah lama beroperasi dapat didasarkan pada poin A-K. )edangkan untuk penetapan prioritas
dapat dilakukan dengan analisis A8;, .
• /emberi tanda item yang masuk kategori1
- Kategori A, yaitu item yang mempunyai nilai persentase kumulatif sampai
dengan 4%>.
- Kategori 8, yaitu mempunyai nilai persentase kumulatif 4"-%>.- Kategori ;, yaitu nilai persentase kumulatif "-"%%>.
#
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
4/19
b. Analisis
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
5/19
)ebelum melakukan kegiatan pengadaan barang, perlu memperhatikan hal-hal
berikut 1
". 8uku habis (buku defecta&
$. Rencana anggaran belanja (anggaran pembelian&#. Pemilihan P8: yang sesuai
Kriteria P8: yang menjadi pertimbangan tempat pemesanan obat yaitu1
?egalitas P8:, pelayanan yang baik dan kecepatan pengiriman, ketersediaan
barang (lengkap5tidak5kuantitas dan kualitas barang&, rutinitas P8: datang ke
apotek, adanya program yang menguntungkan (diskon dan bonus&, harga barang,
prosedur P8: (jangka aktu pembayaran yang relatif lebih panjang&, lokasi P8:,
dan kemungkinan pengembalian barang yang rusak dan 93. 8erikut adalah
prosedur pengadaan yaitu1
a. )ediaan farmasi dan alat kesehatan yang diadakan harus telah memiliki i@in
edar atau nomor registrasi.
b. /encatat sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sisa persediaannya sudah
sampai jumlah persediaan pada TTK P9)A!B.
c. 3alam menetapkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan
selalu dengan pertimbangan penggunaan obat, harga dan ketersediaan
anggaran atau dengan menggunakan analisa Pareto-A8; atau analisa 9'C-
A8;.
d. /embuat )urat Pesanan minimal rangkap $ (dua& kepada masing- masing
distributor dengan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan
didasarkan pada data perencanaan yang telah dibuat dan data
monitoring5seleksi distributor.
e. )urat Pesanan harus ditanda tangan oleh Apoteker Pengelola Apotek.
f. +ntuk pesanan !arkotika menggunakan form khusus )urat Pesanan !arkotika
(;P:8, $%""&.
Pengadaan sediaan farmasi di dalam apotek dapat dilakukan dengan
beberapa cara yaitu1
a. Pelelangan umum yang dilakukan secara terbuka kepada msyarkat ataupun
P8: lain,
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
6/19
b. Pelelangan terbatas yaitu memeberikan pengumuman kepada sejumlah
penyedia barang dan jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan yang diyakini
terbatas,
c. Pemilihan langsung yaitu pemilihan dengan membandingkan sebanyak-banyak
penaaran serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya dan metode
penunjukkan langsung yaitu pada keadaan tertentu suatu apotek ataupun rumah
sakit dapat langsung menujuk salah satu penyedia barang5jasa (bogadenta,
$%"$&.
b) Pemesanan
Pemesanan barang (obat-obat& biasanya melalui dua jalur yaitu melalui
Pedagang 8esar :armasi (P8:& dan langsung ke pabrik. Pada umumnya apotek
memesan dari P8: daripada memesan langsung ke pabrik.
Tahapan pemesanan barang apotek1
". APA membuat surat pesanan kepada P8: menggunakan surat pesanan
rangkap tiga (dua rangkap untuk P8: dan satu rangkap untuk apotek&. )urat
pesanan obat dan perbekalan kesehatan di bidang farmasi lainnya harus
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek denga mencantumkan nama
dan nomor surat i@in pengelola apotek.
$. )urat pesanan dapat melalui sales atau telepon.
Ada # macam surat pesanan ()P&1
"& )P !arkotika
– Terdiri rangkap
– )atu )P hanya untuk " item obat
– :orm )P langsung dari K:
$& )P Psikotropika
– Terdiri $ atau # rangkap
– )atu )P bisa lebih dari " item obat
#& )P !on !arkotika-Psikotropika
– Terdiri dari $ rangkap
– +ntuk order '8, '8T, Alkes, obat keras non narkotika-
psikotrpika, kosmetika, dll
*
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
7/19
8agi apotek yang dalam tahap pendirian (belum mempunyai )P& akan
mendapatkan surat rekomendasi ()P sementara& dari dinkes kota5kabupaten.
c) Pembelan
Pembelian dilakukan dengan tiga cara yaitu1 pembelian berencana,
pembelian spekulatif, dan pembelian dalam jumlah terbatas.
". Pembelian berencana
/erencanakan pembelian berdasarkan penjualan per minggu atau per bulan.
Keuntungan apotek dapat mengetahui obat-obat yang bersifat fast mo2ing dan
slo mo2ing sehingga memudahkan dalam pengadaan. /etode ini biasanya
digunakan untuk apotek yang telah berjalan. ;ara ini biasa digunakan untuk
membeli barang yang sukar diperoleh karena P8: berada di luar kota.
$. Pembelian spekulatif
Pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan
harapan akan ada kenaikan harga dalam aktu dekat atau adanya diskon atau
bonus. Pengadaan secara spekulatif ini hendaknya harus diperhitungkan sesuai
dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan yang dapat menyebabkan
kerugian.
#. Pembelian dalam jumlah terbatas
Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek atau
pembelian dilakukan jika barang habis atau menipis. 8iasanya digunakan pada
apotek yang baru buka atau memiliki modal yang terbatas.
!. PENERIMAAN
Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima perbekalan farmasi yangtelah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung,
tender, konsinyasi, atau sumbangan yang diserahkan dari unit-unit pengelola yang
lebih tinggi (P8:& kepada unit pengelola dibaahnya (Apotek&. Penerimaan
merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
aktu penyerahan, dan harga yang tertera dalam kontrak5surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima. )emua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik (Peraturan /enteri Kesehatan Republik ndonesia !omor
4
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
8/19
= Tahun $%"0&. )elain itu, penerimaan adalah kegiatan 2erifikasi
penerimaan5penolakan, dokumentasi dan penyerahan yang di lakukan dengan
menggunakan chrecklistB yang sudah disiapkan untuk masing-masing jenis
produk yang berisi antara lain 1
". Kebenaran jumlah kemasan
$. Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan
#. Kebenaran jumlah satuan dalam tiap kemasan
0. Kebenaran jenis produk yang di terima
. Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan
*. Kebenaran identitas produk
4. Penerapan penandaan yang jelas pada label, bungkus dan brosur
=. Tidak terlihat kelainan arna, bentuk, kerusakan pada isi produk
. 7angka aktu kadaluarsa yang memadai.
Tahapan penerimaan barang di apotek1
". P8: akan mengirimkan barang yang dipesan disertai dengan faktur pengiriman
barang rangkap empat.
$. 8arang yang datang kemudian dicocokkan dengan item yang tertulis pada
faktur, diperiksa nama sediaan, jumlah, dosis, eDpiredate, dan kondisi sediaan.
#. :aktur kemudian ditangani oleh APA atau AA dengan mencantumkan nama dan
nomor )K.
0. Tiga lembar faktur dikembalikan ke P8: dan satu lembar untuk apotek.
7ika barang yang datang tidak sesuai dengan surat pesanan ()P& atau ada
kerusakan fisik maka bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke
P8: yang bersangkutan untuk di tukar dengan barang yang sesuai. 8arang
tersebut diretur karena 1
". Tidak cocok dengan yang dipesan
$. Kemasan rusak #. /endekati 9Dpire date atau sudah masuk eDpire date
". PEN#IMPANAN
)etelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan penyimpanan
sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas
dan keamanan )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai
sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud
meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,
=
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
9/19
2entilasi, dan penggolongan jenis )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan
/edis abis Pakai (Peraturan /enteri Kesehatan Republik ndonesia !omor =
Tahun $%"0&.
Komponen yang harus diperhatikan antara lain1
a. 'bat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan 'bat diberi label
yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,
tanggal kadaluarsa dan peringatan khususE
b. 9lektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit peraatan kecuali untuk
kebutuhan klinis yang pentingE
c. 9lektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit peraatan pasien
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada
area yang dibatasi ketat (restricted& untuk mencegah penatalaksanaan yang
kurang hati-hatiE dan
d. )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai yang dibaa
oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
'bat atau barang yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dijual, untuk
itu perlu disimpan dalam gudang tujuan agar aman (tidak hilang&, tidak mudah
rusak, dan mudah teraat.
Fudang harus memenuhi beberapa ketentuan antara lain1
". /erupakan ruang tersendiri dalam kompleks apotek
$. ;ukup aman, kuat, dan dapat dikunci dengan baik
#. Tidak terkena sinar matahari langsung
0. Tersedia rak yang cukup baik
. 3ilengkapi dengan alat pemadam kebakaran kering dan berair
Tujuan penyimpanan barang adalah1". +ntuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau rusak
$. +ntuk menjaga stabilitas obat
#. /emudahkan pengaasan jumlah persediaan, khususnya obat-obat yang
mempunyai aktu kadaluarsa
0. /emudahkan dan mempercepat pelayanan
. /enjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
10/19
Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan dan diatur sebaik-
baiknya, hal ini untuk memudahkan bagian gudang dalam pengontrolan dan
pengaasan.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan 1
". 3isusun berdasarkan alphabetis
'bat-obat yang tersedia disusun berdasarkan alphabet dari hurup A sampai G.
$. 8erdasarkan kriteria antara barang regular dan askes
8arang regular dan barang askes penempatannya dipisah untuk memudahkan
dalam pengambilan obat sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan antara
barang regular dan askes.
#. 8erdasarkan golongan obat
'bat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan, karena
dengan golongan obat tersebut dijual secara bebas kepadapasien. )edangkan
untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus
dan terkunci sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
0. 8erdasarkan ::' (:irst n :irst 'ut& dan :9:' (:irst 9Dpired :irst 'ut&
• ::' (:irst n :irst 'ut& yaitu obat-obat yang pertama masuk berarti yang
pertama keluar.• :9:' (:irst 9Dpired :irst 'ut& yaitu obat-obat yang kadaluarsanya lebih
cepat, maka yang pertama keluar.
. 8erdasarkan efek farmakologis
*. 8erdasarkan bentuk sediaan
)ediaan Padat
+ntuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. +ntuk obat keras di
simpan di rak-rak tertentu.+ntuk obat narkotika dan psikotropika disimpan
dilemari khusus dan terkunci. 3ari semua golongan obat disusun secara
alfabetis dan menggunakan metode ::' dan :9:'
)ediaan )uppositoria
)ediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin
)ediaan ;air
3isimpan di rak khusus sediaan cair (sirup& dan berdasarkan alfabetis
)ediaan Tetes
3isimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga&
disusun secara alfabetis
)ediaan )alep
"%
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
11/19
3isimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis
)ediaan njeksi
3isimpan di rak khusus sediaan injeksi.
Prosedur Tetap Penyimpanan )ediaan :armasi 3an Perbekalan Kesehatan
". /emeriksa kesesuaiaan nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan yang tertera pada faktur, kondisi fisik serta tanggal kadaluarsa.
$. /emberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan barang.
#. /enulis tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada
kartu stok.
0. /enyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada rak yang sesuai,secara alfabetis menurut bentuk sediaan dan memperhatikan sistem ::' (first
in first out& maupun :9:' (first eDpired first out&.
. /emasukkan bahan baku obat ke dalam adah yang sesuai, memberi etiket
yang memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
*. /enyimpan bahan obat pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin
stabilitasnya pada rak secara alfabetis.
4. /engisi kartu stok setiap penambahan dan pengambilan.
=. /enjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran pada akhir bulan.
. /enyimpan secara terpisah dan mendokumentasikan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan yang rusak5kadaluarsa untuk ditindaklanjuti.
Peralatan penyimpanan 1
". Peralatan penyimpanan kondisi umum
• ?emari5rak yang rapi dan terlindungi dari debu, kelembapan, dan cahaya
yang berlebihan.
• ?antai di lengkapi dengan palet.". Peralatan penyimpanan kondisi khusus
• ?emari pendingin dan A; untuk obat yang termolabil.
• :asilitas peralatan penyimpanan dingin harus di 2alidasi secara berkala.
• ?emari penyimpanan khusus untuk narkotika dan obat psikotropika.
• Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan pembuangan limbah
sitotoksik dan obat berbahaya harus di buat secara khusus untuk menjamin
keamanan petugas, pasien dan pengunjung.
$. PENDISTRI%&SIAN
""
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
12/19
Pendistribusian adalah kegiatan menyalurkan atau menyerahkan sediaan
farmasi dan alat kesehatan dari tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan pasien. Pendistribusian obat di apotek dapat dialurkan dari pabrik
sebagai produsen ke pedagang besar farmasi (P8:& sebagai penyalur, kemudian
apotek sebagai pelayanan dan pasien sebagai konsumen. )istem distribusi yang
baik menurut ;P:8, $%"" harus1
"& /enjamin kesinambungan penyaluran atau penyerahan.
$& /empertahankan mutu.
#& /eminimalkan kehilangan, kerusakan dan kadaluarsa.
0& /enjaga ketelitian pencatatan.
& /enggunakan metode distribusi yang efisien, dengan memperhatikan peraturan
peundang-undangan dan ketentuan lain yang berlaku.
*& /enggunakan sistem informasi manajemen.
'. PENGENDALIAN
Pengendalian persediaan yaitu upaya untuk mempertahankan tingkat
persediaan pada suatu tingkat tertentu dilakukan dengan mengendalikan arus
barang yang masuk melalui pengaturan sistem pesanan5pengadaan (scheduled
in2entory dan perpetual in2entory&, penyimpanan, dan pengeluaran untuk
memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan, kekosongan, kerusakan, kedaluarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan sediaan farmasi. Pengendalian persediaan bertujuan untuk
membantu pengelolaan perbekalan (supply& sediaan farmasi dan alat kesehatan
agar mempunyai persediaan dalam jenis dan jumlah yang cukup sekaligus
menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan(/ashuda,$%""&.8erdasarkan P9R/9!K9) R !o. # tahun $%"0 pengendalian dilakukan
untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan pelayanan,
melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan
pengeluaran. al ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan,
kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan serta pengembalian
pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan
cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurangkurangnya memuat nama 'bat,
"$
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
13/19
tanggal kadaluarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan
(P9R/9!K9) R !o. # tahun $%"0&.
(. PENCATATAN PELAPORAN DAN PENGARSIPAN
/enurut K9/9!9K) R !omor "%$45/9!K9)5)K565$%%0 , dalam
menjalani pelayanan kefarmasian di apotek, perlu dilaksanakan kegiatan
administrasi yang meliputi1
("& Administrasi umum1 pencatatan, pengarsipan, pelaporan nakotika,
psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
($& Administrasi Pelayanan1 pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan
pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat.
A. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan
yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan. Tujuan
pencatatan dan pelaporan itu sendiri antara lain adalah untuk 1
". Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,
pengeluaran5 penggunaan dan data mengenai aktu dari seluruh rangkaian
kegiatan mutasi obat
$. 8ukti baha suatu kegiatan telah dilakuka
#. )umber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
0. )umber data untuk pembuatan laporan.
Kelengkapan administrasi dalam pencatatan dan pelaporan di apotek itu
sendiri dapat dibagi sebagai berikut 1
8langko pesanan obat
"#
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
14/19
8langko kartu stok
8langko kartu stok digunakan untuk pencatatan obat-obatan yang ada di
apotek guna memudahkan untuk mengecek jumlah obat yang telah keluar
dan masuk. Kartu stok ini pula dapat dijadikan acuan untuk melakukan
stock opname apot
8langko salinan resep
"0
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
15/19
8langko faktur dan blangko nota penjualan
Ketika barang datang, Apoteker5Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan.
Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara 1
". /encocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang,
eDpired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur.
$. )etelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan
distempel. !amun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak
apotek meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya.
"
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
16/19
#. :aktur asli diberikan kepada ke P8:, sedangkan copyannya disimpan
sebagai arsip apotek.
0. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di P8:
diserahkan ke apotek 8uku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan
obat
8uku pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang atau obat-
obatan juga untuk mengetahui jumlah pembelian dalam tiap bulan dan
retur barang.
8uku pesanan obat narkotika dan psikotropika
Pemesanan sediaan narkotika menggunakan )urat Pesanan !arkotik yang
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA&. Pemesanan
dilakukan ke PT. Kimia :arma Trade and 3istribution (satu satunya P8:
narkotika yang legal di indonesia& dengan membuat surat pesanan khusus
narkotika rangkap empat. )atu lembar )urat Pesanan Asli dan dua lembar
salinan )urat Pesanan diserahkan kepada Pedagang 8esar :armasi yang
bersangkutan sedangkan satu lembar salinan )urat Pesanan sebagai arsip
di apotek, satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis
obat (item& narkotik misal pemesanan pethidin satu surat pesanan dan
"*
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
17/19
pemesanan kodein satu surat pesanan juga, begitu juga untuk item
narkotika lainnya.
Pelaporan !arkotika
Pelaporan penggunaan narkotika dilakukan setiap bulan. ?aporan
penggunaan obat narkotika di lakukan melalui online )P!AP ()istem
Pelaporan !arkotika dan Psikotropika&. Asisten apoteker setiap bulannya
menginput data penggunaan narkotika dan psikotropika melalui )P!AP
lalu setelah data telah terinput data tersebut di import (paling
lama sebelum tanggal "% pada bulan berikutnya&. ?aporan meliputi
laporan pemakaian narkotika untuk bulan bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan5sediaan, satuan, persediaan aal bulan&, pasord dan
username didapatkan setelah melakukan registrasi pada dinkes setempat.
8. Pengarsipan
Pengarsipan dan Pengelolaan Resep yang Telah 3ikerjakan
a. Resep yang telah dibuat disimpan menurut urutan tanggal dan nomor
penerimaan 5 pembuatan resep.
b. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lainnya,
tandai garis merah dibaah nama obatnya.
c. Resep yang telah disimpan melebihi tiga tahun dapat dimusnahkan dan cara
pemusnahannya adalah dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang
memadai.
d. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker pengelola apotek bersama
dengan sekurang-kurangnya seorang petugas apotek.
Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuaidengan bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap empat dan ditanda-
tangani oleh apoteker pengelola apotek dan seorang petugas apotek yang ikut
memusnahkan.
8erita acara pemusnahan ini harus disebutkan 1
a. ari dan tanggal pemusnahan
b. Tanggal yang teraal dan terakhir dari resep
c. 8erat resep yang dimusnahkan dalam kilogram
"4
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
18/19
*. MONITORING DAN E+AL&ASI
/onitoring dan e2aluasi merupakan tahapan untuk mengamati dan
menilai keberhasilan atau kesesuaian pelaksanaan ;ara Pelayanan Kefarmasian
Hang 8aik disuatu pelayanan kefarmasian. +ntuk e2aluasi mutu proses
pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan, dapat diukur dengan indikator
kepuasan dan keselamatan pasien atau pelanggan, pemangku kepentingan
(stakeholders&, dimensi aktu (time deli2ery&, )tandar Prosedur 'perasional
serta keberhasilan pengendalian perbekalan kesehatan dan sediaan farmasi.
92aluasi sediaan farmasi di Apotek harus memenuhi indikator kesesuai
proses terhadap standar, serta efektifitas dan efisiensi. al ini dapat dilakukandengan metode audit, re2ie dan obser2asi.
a& Audit
Audit merupakan usaha untuk menyempurnakan kualitas pelayanan
dengan pengukuran kinerja bagi yang memberikan pelayanan dengan menentukan
kinerja yang berkaitan dengan standar yang dikehendaki. 'leh karena itu, audit
merupakan alat untuk menilai, menge2aluasi, menyempurnakan Pelayanan
Kefarmasian secara sistematis. Audit dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil
monitoring terhadap proses dan hasil pengelolaan.
;ontoh1 - Audit )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai
lainnya (stock opname&
- Audit kesesuaian )P'
- Audit keuangan (cash flo, neraca, laporan rugi laba&
b& Re2ie
Re2ie yaitu tinjauan5kajian terhadap pelaksanaan Pelayanan Kefarmasian
tanpa dibandingkan dengan standar. Re2ie dilakukan oleh Apoteker berdasarkan
hasil monitoring terhadap pengelolaan )ediaan :armasi dan seluruh sumber daya
yang digunakan.
;ontoh1 - pengkajian terhadap 'bat fast5slo mo2ing
- perbandingan harga 'bat
c& 'bser2asi
'bser2asi dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil monitoring terhadap
seluruh proses pengelolaan )ediaan :armasi.
"=
-
8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu
19/19
;ontoh 1 I obser2asi terhadap penyimpanan 'bat
I proses transaksi dengan distributor
I ketertiban dokumentasi
"